APOYO ADMINISTRATIVO – SECRETARIADO

EJECUTIVO
INFORMACIÓN PRELIMINAR DE LA ESPECIALIDAD
1.- ¿En que consiste el apoyo administrativo?
Llevando a cabo tareas como el envío de correos electrónicos, fotocopiado, archivado, atención al
teléfono, registro de los mensajes y gestión de los artículos de papelería y otros materiales. Suelen
realizar sustituciones en recepción o en la centralita telefónica.
2.- ¿En qué consiste la labor de la secretaria ejecutiva?
Planifica agendas, coordina viajes y actividades de la Unidad, realizando las reservas y planificación
según naturaleza de cada actividad, verificando el cumplimiento de objetivos para los usuarios.
3.- ¿Cuáles son las funciones del auxiliar técnico en apoyo administrativo?
 El apoyo administrativo
 El envío de correos electrónicos
 Fotocopiado
 Archivado
 Atención al teléfono
 Registro de los mensajes
 Gestión de los artículos de papelería y otros materiales.
4.- ¿Cuáles son las funciones del auxiliar técnico en secretariado?
Sus funciones se basan en la organización de actividades para la asistencia de la gerencia en una
compañía, además de velar por el correcto funcionamiento de los procesos de la empresa.
5.- Elabora una tabla de dos columnas y anota las funciones de una secretaria ejecutiva y del
apoyo administrativo.
FUNCIONES DE UNA SECRETARIA FUNCIONES DEL APOYO ADMINISTRATIVO
EJECUTIVA
 Mantener la agenda del ejecutivo y asistir  El apoyo administrativo
en la planificación de citas, reuniones del  El envío de correos
consejo, conferencias, etc. electrónicos
 Asistir a reuniones y escribir actas.  Fotocopiado
 Recibir y filtrar llamadas telefónicas, así  Archivado
como pasarlas cuando corresponda.  Atención al teléfono
 Gestionar y priorizar toda la  Registro de los mensajes
correspondencia de salida y entrada (email,  Gestión de los artículos
cartas, paquetes, etc.). de papelería y otros
 Organizar los viajes de los ejecutivos. materiales.
 Manejar documentos confidenciales
asegurándote de que permanecen a salvo.
 Preparar facturas y estados financieros y
proporcionar asistencia en la contabilidad.
 Controlar los suministros de oficina y
negociar los términos con los proveedores
para garantizar los pedidos más rentables.
 Mantener registros electrónicos y en papel
asegurándote de que la información está
organizada y se puede acceder a ella con
facilidad.
 Llevar a cabo investigaciones y preparar
las presentaciones o los informes que se le
asignen

6.- Considerando la información, ¿Qué opinas de las funciones de las secretarias y del apoyo
administrativo?
Las dos funciones son similares sin embargo también nos damos cuenta que las funciones de las
secretarias son un poco más complejas debido a que su trabajo consta de muchas actividades
diferentes a la del apoyo administrativo como, recibir invitados, planear juntas, viajes, entre otros.