UNIDAD - FUNCIONES BÁSICAS

Introducción
En esta unidad vamos a trabajar con las funciones de Excel, veremos las funciones más utilizadas
del programa.

Una función no es más que una fórmula predeterminada en Excel. Hay casi 400 funciones
distintas en Excel separadas por categorías. Veámoslas a continuación.

Estructura de las funciones

Para escribir una función lo primero que debemos hacer es escribir igualmente como en el caso
de las fórmulas el signo “igual”, una vez escrito el signo “igual”, lo que tendremos que escribir
es el nombre de la función, por ejemplo, SUMA, después dentro del paréntesis, los argumentos
separados por punto y coma o por dos puntos en el caso de los rangos.

Sí quisiéramos otra función nos iríamos a la barra de fórmulas y simplemente escribir las
primeras letras, veríamos todas las que Excel nos ofrece suma, suma cuadrado, suma series, etc.
Tipos de funciones
Excel nos ofrece infinidad de fórmulas y además nos las clasifica para que sea mucho más sencilla
su ubicación.

Veamos cuales son las categorías que Excel propone para nosotros podamos encontrar la
función que necesitamos, para ello nos iríamos a la barra de fórmulas y pulsaremos sobre
insertar función

y nos aparece un cuadro de diálogo.

Aquí ya nos aparece un desplegable con las categorías, podemos utilizar “las usadas
recientemente”, buscar en todo o ya segmentado por áreas, las financieras, la fecha y hora,
matemáticas y trigonométricas, estadísticas, búsqueda y referencia, de base de datos, funciones
de texto, lógica, información e ingeniería.

Sí pulsamos sobre cualquiera de ellas y vamos buscando la fórmula que necesitamos, abajo
encontramos un texto que nos puede ayudar a decidir sí es la función que necesitamos.

En este caso, la función que hemos elegido nos dice que “devuelve un número desplazado a la
izquierda por bits de desplazamiento”, por ejemplo.
Otra manera de acceder al menú, de las funciones es a través de la pestaña “fórmulas” dentro
de esta pestaña tenemos un área que se llama “biblioteca de funciones” y están todas éstas
aquí.

Aquí igualmente las tenemos separadas por lógicas, de texto, fecha y hora, etc. también
tenemos las “usadas recientemente” y la misma función de insertar función.

Insertar una función

Ha llegado la hora de insertar una función. Para insertar una función tenemos varios métodos.

El primero sería en la barra de fórmulas pulsando el icono de insertar fórmula, vemos que nos
aparece el cuadro de diálogo de insertar función.

Otra opción sería directamente ir a la cinta de opciones XXX fórmula, biblioteca de funciones,
insertar función. Igualmente, se nos abre el cuadro de diálogo de insertar la función.

Otra manera sería pulsando la tecla de mayúscula y F3, igualmente se nos abriría el cuadro de
diálogo de insertar función.

Una vez abierto, el cuadro de diálogo, si no tenemos claro cómo encontrar una función concreta
podemos escribir la operación que queremos realizar.
Por ejemplo, sumar, le damos a ir y nos aparecen todas las funciones que Excel considera que
nos podrían interesar.

Nosotros buscamos la función de SUMA y no parece que este resultado haya sido muy fructífero.

Veamos otra manera, si más o menos sabemos la categoría a la que pertenece la función que
queremos utilizar, en nuestro caso, sería “matemáticas y trigonométricas”, pulsamos sobre la
categoría, si escribimos la letra “S” pulsando dentro de la sección búsqueda, podremos ir
buscando la función que necesitamos, que es la de SUMA.
Una vez que hemos elegido SUMA, vemos que Excel nos propone el rango B7:I7, pero realmente
no es el rango que nosotros queremos

Lo corregimos y podremos previsualizar qué operación se está dando y qué resultado nos va a
dar.
Funciones Volátiles
Hay funciones que Excel denomina como “funciones VOLATILES” estas son funciones que no
necesitan de argumento y que tienen que ser actualizadas por el sistema, por ejemplo, si
utilizamos la función AHORA, nos devuelve la fecha y hora actuales con el formato de fecha y
hora.

Para ello, pondremos el paréntesis vacío como hemos. Como hemos dicho, que no necesita
argumentos y nos devuelve la fecha y hora actuales.
Podemos actualizar esta función, por ejemplo, yendo a la barra de fórmulas y pulsando “intro”.
Vemos como se ha actualizado la hora.

Ejemplos de varias funciones, suma y autosuma

Ahora vamos a ver las distintas maneras que podemos realizar, las sumas, bien con las funciones
o como ya hemos visto escribiendo la fórmula.

La primera manera sería = (igual), seleccionamos el primer operando y vamos añadiendo hasta
que completamos la suma, pulsamos “intro” y nos devuelve el valor.

Otra manera será utilizando la fórmula SUMA que es mucho más rápido, que la primera opción,
escribimos el nombre la función y seleccionamos el rango, cerramos paréntesis, pulsamos
“intro” y ya tenemos el valor.
Otra opción, sería utilizando la función de AUTOSUMA, la podemos encontrar, en la cinta de
opciones, pestaña de inicio, edición y directamente pulsando sobre este botón, lo que hace es
sumar automáticamente el total, nos aparecerá las celdas seleccionadas.

Por norma general, Excel suele detectar el rango más cercano a la celda, donde nos hemos
posicionado, si pulsamos AUTOSUMA, vemos como nos detecta el rango que tiene a su
izquierda. Pulsamos “intro” y ya tenemos de nuevo, nuestra suma.

También podemos conocer el resultado antes de introducir la función que queremos, en el caso
de la suma, es tan sencillo como seleccionar el rango de celdas que queremos sumar y ver abajo,
los datos que nos ofrece.
El promedio de ventas es 39.910€, recuento tres celdas y las suma el total de euros a sumar.

Función Producto
A continuación, veamos otra de las funciones sencillas como puede ser la de MULTIPLICAR,
queremos de nuevo, conocer cuál es la comisión que se van a llevar los comerciales en función
del total de ventas trimestrales.

Pues veamos cómo.

Nos posicionamos como siempre en la celda donde queremos visionar el resultado. Nos
dirigimos a insertar función y buscamos la función de MULTIPLICAR, en este caso se trataría de
“producto”.

Multiplica todos los números especificados como argumentos y le damos a aceptar.

Nos aparece el cuadro de diálogo de argumentos de la función y ahora nos pregunta el rango o
valores que queremos multiplicar, en nuestro caso no queremos este rango, queremos que nos
multiplique el total trimestral por el porcentaje de la comisión.
Aceptamos y nos devuelve el valor de dicha comisión. Arrastramos y obtenemos el resto de los
resultados.

Redondear
Ahora veremos la función REDONDEAR, esta función nos permite visualizar, nuestros datos de
una manera más clara. Ahora mismo podemos ver un número con 6 decimales.

Nosotros lo que queremos con esta función es que nos redondeé este número a dos decimales,
pues veamos cómo lo haríamos.

Nos posicionamos en la celda donde queremos visualizar el resultado y nos vamos a insertar
función, buscamos la función “REDONDEAR” y nos aparece en la primera opción, aceptamos.

El primer número va a ser el número que queremos redondear y la segunda casilla será para
poner el número de decimales que queremos mostrar.

Ya vemos que nos hace un “preview” del resultado que vamos a obtener. Como vemos se nos
ha redondeado a dos decimales.
Pero imaginemos, que a este dato hay que añadirle, por ejemplo, el IVA, nosotros quisiéramos
saber si esto fuera un importe y quisiéramos saber cuánto sería el importe con IVA, aquí
haríamos la siguiente multiplicación, igual nuestro dato * (por) 21% de IVA y aquí tenemos el
IVA correspondiente.

Sí quisiéramos redondear el valor total, nos pondríamos en la siguiente celda, “redondear” y

ahora, pondríamos nuestro primer dato * (por) 21%, dos decimales, aceptar y también nos
redondearía el IVA.

Entero
La función ENTERO funcionaría más o menos similar a la de redondear, lo único que nos
devolvería un valor entero, sin decimales, en este caso, sí quisiéramos el entero de este número,
tendríamos que posicionarnos en la celda donde queremos recibir el resultado y buscamos
nuestra función, elegimos el número y vemos que nos redondea el número hasta el entero
inferior más próximo.

Y este sería el resultado.

Año y día
Las funciones del año, día, etc. son de las funciones que Excel denomina funciones VOLATILES.

Veamos primero como funciona la función HOY. Como hemos dicho que es volátil, no tenemos
que añadir argumentos. Así que escribimos los paréntesis vacíos y nos devuelve la fecha de hoy.
Si quisiéramos, por ejemplo, que nos diera el año, escribiríamos, fecha del año, aquí si que
elegiríamos nuestro argumento, de donde queremos que nos devuelva el dato del año,
pulsamos “intro” y nos devuelve el año.

Lo mismo ocurriría con el mes y el día

La hora, los minutos y los segundos funcionarían igual

Promedio, max, min

Ahora vamos a trabajar con las funciones estadísticas, PROMEDIO, MAXIMO Y MINIMO. Son
funciones estadísticamente muy utilizada en Excel.

Empecemos por PROMEDIO nos colocamos en la celda donde queremos visionar nuestro
resultado, y buscamos de “promedio”, aceptamos.
Comprobamos que el rango que nos ofrece es el que necesitamos, en este caso, vemos que, en
efecto, es lo que buscábamos, aceptamos y obtenemos el resultado, así obtenemos una media
de las ventas mensuales.

Ahora vamos a realizar el máximo, buscamos la función “MAX” y seleccionamos el rango,

cerramos paréntesis, intro y nos devuelve el valor máximo del rango elegido.
Igualmente aplicamos la fórmula al resto de los datos y por último la del MINIMO, que es igual
que la del máximo, lo único que nos devolverá, el valor mínimo del rango seleccionado.

De esta manera, los comerciales podrán ver, por ejemplo, cual ha sido su peor mes de
facturación y el mejor.

Concatenar
Ahora vamos a ver la función CONCATENAR.

Es una función muy importante y muy interesante a la hora de trabajar, por ejemplo, con bases
de datos de todo tipo, por ejemplo, de clientes, de proveedores, de listados de alumnos, etc.

Muchas veces recibimos listados en un formato que no es el adecuado, sobre todo cuando
queremos hacer comunicaciones por email, cuando necesitamos tratar con el nombre completo,
por ejemplo, de nuestros clientes. Es muy engorroso tenerlos en celdas separadas puesto que
la única manera que tendríamos de juntar todo el nombre sería cortando y pegando.

Así que veamos cómo funciona la función CONCATENAR.

Sí nos situamos en la celda donde queremos ver el resultado, vamos a la pestaña fórmulas-
biblioteca de funciones, desplegamos las funciones de texto y utilizaremos la función CONCAT.

En el “texto nº1” estaremos en la primera de las celdas, la segunda y la tercera. Aceptamos y

vemos que Excel nos ha creado en una celda el nombre completo, pero no está como queremos
verlo.

Para poder ver el nombre en condiciones, deberemos introducir espacios, para ello, editaremos
nuestra función. Deberemos añadir espacios, creando nuevos argumentos, después del
argumento de B5 abriremos comillas, un espacio, cerraremos comillas y punto y coma.
De esta manera estamos añadiendo un espacio entre cada una de las celdas seleccionadas.
Hacemos lo mismo entre la celda C5 y D5 añadiendo comillas, espacio, comillas y cerrando
argumento con punto y coma.

Pulsamos y ahora sí, tenemos todo el nombre y apellidos unidos en una única celda.

Mayúsculas y minúsculas
Ahora veamos otras funciones de texto que son también muy útiles, por ejemplo, si
necesitamos, visionar nuestro listado de clientes en mayúscula, podemos con una función
convertir nuestra base de datos en mayúsculas. Veamos cómo.

Como siempre nos posicionamos en la celda donde queramos visionar el resultado final. Igual
(=) y añadimos fórmula MAYUSC, aquí igualmente elegimos la celda que queremos convertir en
“mayúsculas” aceptamos y ya lo tenemos.
Otra función, sería precisamente la contraria, la de convertir nuestros datos de clientes a
minúsculas. Igualmente nos vamos a texto, elegimos MINUSC, elegimos el nombre que
queremos convertir en minúsculas y nos lo convierte, arrastramos y copiamos la función para el
resto de los datos.

Función IZQUIERDA
Ahora imaginemos que necesitamos extraer información de las celdas, pero no necesitamos
todo el contenido de datos que en ella se encuentra, por ejemplo, de las siguientes, matrículas
sólo necesitamos disponer del dato de los números.

para ello utilizaremos la función izquierda, nos colocamos como siempre en la celda donde
queremos recibir el resultado, desplegamos funciones de texto “izquierda”, aquí nos devolverá
el número especificado de caracteres desde el principio de una cadena de texto; es decir, desde
el lado izquierdo.
A nosotros nos interesan únicamente los cuatro primeros caracteres, primero elegiremos el
texto al que queremos extraer el número de caracteres y después pulsaremos el número de
caracteres que queremos que extraiga, en nuestro caso es cuatro.

Aceptamos y nos devuelve únicamente el número de la matrícula, arrastramos y obtenemos el

resto de los resultados.

Función LARGO
Si necesitáramos saber qué se incluyen en una celda lo haríamos utilizando otra función de texto
que se llama LARGO. Veamos cómo.

Nos posicionamos en la celda donde queremos que nos devuelva el número de caracteres de la
celda, pulsamos sobre las funciones de texto y elegimos “largo” elegimos la celda que queremos
que cuente.
Vemos en el “preview” que ya nos da el número de caracteres de una cadena de texto.
Aceptamos, arrastramos al resto de celas con distintos contenidos y nos devuelve el número de
caracteres de cada una de las celdas.

Incluyendo signos de puntuación y guiones.

Función CONTAR
Excel también nos permite contar el valor de las celdas sean datos numéricos o no.

Veamos cómo con la función CONTAR.

Elegimos el rango que nos interesa en este caso es correcto, B4-B10, pulsamos en aceptar y nos
da el valor 7, eso es porque ha encontrado que hay contenido dentro de éstas siete celdas.
Sí quisiéramos contar otro tipo de información como puede ser texto, tendremos que utilizar
CONTARA.

Vamos a más funciones-estadísticas, elegimos el rango, confirmamos que es el que queremos y

no es así, nosotros queremos que coja el rango de H4 a H10, aceptamos y nos devuelve el valor
4 y eso es porque ha encontrado únicamente cuatro celdas con datos, no contará nunca las
celdas vacías.

Sí intentáramos utilizar la función contar con texto, veamos lo que ocurre, elegimos nuestro
rango, aceptamos y vemos que nos devuelve un valor 0 y es porque la función CONTAR
únicamente sirve para datos numéricos.
SUMAR.SI
Otra función muy útil en Excel es la de SUMAR SI, esto significa que sólo sumará los valores, que
nosotros queramos proponerle a Excel.

Siempre cumpliendo con los criterios que marquemos. Veamos cómo.

Nos vamos a las funciones matemáticas, elegimos la función SUMAR SI, aquí elegimos el rango,
de momento sólo queremos realizar esta operación con las ventas de enero, el criterio vamos a
sumar únicamente los valores menores de 30000 y el rango suma, será el rango que va a sumar
para las celdas que cumplan ese criterio, si lo omitimos se usarán las celdas que hemos elegido
en el rango inicial, aceptamos y nos da el valor de 65.195€.

Sí tenemos dudas podemos seleccionar todos esos valores, menores de 30000 y comprobar
abajo en la suma, efectivamente da el mismo resultado.