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Caso práctico
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23/3/24, 17:18 Registro contable de la actividad comercial.
-Alejandro, te llamo para decirte que vas a estar los
próximos días en el departamento contable de la
empresa para poder tener la información necesaria,
sobre cómo se contabilizan las distintas operaciones
de compras y ventas, que se realizan diariamente en la
empresa.
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Como ya viste en la unidad 1, el ser humano necesita consumir bienes y/o servicios, para poder
satisfacer sus necesidades.
Una vez que los bienes han sido producidos, las empresas los hacen llegar al consumidor final, a través
de la distribución en el mercado. El consumidor final adquiere en el mercado los bienes y servicios,
pagando un precio por ellos. La actividad económica, nos permite administrar unos recursos escasos
para producir bienes y servicios, y satisfacer así unas necesidades, a través de su distribución al
consumidor final. Cuando la empresa no produce bienes y servicios, sino que ya compra los productos
terminados para su venta al consumidor final, se denominan mercaderías.
La empresa en la que Alejandro hace sus prácticas, compra productos típicos andaluces, para venderlos
sin ninguna transformación en el mercado, por lo que su actividad comercial se basa en la compra venta
de mercaderías.
Las compras de mercaderías, una vez que se han efectuado, siguiendo los pasos del circuito comercial y
con los documentos comerciales que ya conoce Alejandro cuando estuvo en el Departamento de
Aprovisionamiento de la empresa, han de registrarse contablemente según la normativa vigente.
Te proponemos el siguiente enlace que incluye un ejemplo real que ilustra cómo una
empresa determina el beneficio a través de sus costes e ingresos.
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23/3/24, 17:18 Registro contable de la actividad comercial.
Debes saber, que las cuentas del grupo 6 que según el Plan General de Contabilidad, se utilizan para
registrar las operaciones de aprovisionamiento, están recogidas en la siguiente tabla:
Código Nombre de la cuenta que registran las Código Cuentas que sirven para
cuenta COMPRAS cuenta registrar DESCUENTOS
Devoluciones de compras y
operaciones similares: Son
Compras de otros aprovisionamientos: Se
descuentos efectuados con
incluyen en esta cuenta los envases y
posterioridad a la factura y
(602) embalajes, si permanecen en la empresa (608)
originados al incumplir las
para ser utilizados, formando parte de su
condiciones del pedido por parte
inventario.
del proveedor. Se abonan en esta
cuenta.
Al igual que en el PGC de 1990, se deben añadir los gastos adicionales, hasta que las mercaderías se
encuentran ubicadas para su venta, tales como transportes, seguros, aranceles de aduanas y otros
atribuibles a la adquisición de las mercaderías.
Autoevaluación
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23/3/24, 17:18 Registro contable de la actividad comercial.
Ahora te mostramos las cuentas del grupo 4, que se utilizan para contabilizar las compras y que se
recogen en la siguiente tabla:
Código Nombre de la
Definición Funcionamiento
cuenta cuenta
Se carga cuando
Envases y compramos las mercancías
Recoge los envases y embalajes que
embalajes a junto con los envases a
(406) nos carga el proveedor en la factura y
devolver a devolver. Se abona cunando
tienen facultad de devolución.
proveedores se devuelven los envases al
proveedor.
Se carga cuando
Se registran las entregas realizadas a
Anticipos a efectuamos el anticipo. Se
(407) proveedores a cuenta de suministros
proveedores abona cuando se efectúa la
futuros.
compra.
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devoluciones posteriores a
la factura.
El IVA Soportado no
deducible formará parte del
precio de adquisición. El
saldo de esta cuenta es
deudor.
Ahora te proponemos un ejercicio, para que veas cómo hemos de calcular el importe que se ha de poner
en las compras, cuando se registran contablemente.
Ejercicio resuelto
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Retroalimentación
En primer lugar, vamos a determinar el importe de la compra.
Con los datos anteriores ¿Cuál sería el coste de adquisición de las mercaderías
adquiridas?
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Autoevaluación
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Pregunta
El importe del IVA Soportado no se incluye:
Respuestas
Opción
1
En la cuenta de Hacienda Pública IVA Soportado.
Opción
2
En la cuenta de Compras de mercaderías.
Opción
3
En la cuenta de Proveedores.
Opción
4
Ninguna de las otras respuestas es correcta.
Retroalimentación
Inténtalo de nuevo.
No es la opción correcta.
No es correcto.
Solución
1. Incorrecto (Retroalimentación)
2. Opción correcta (Retroalimentación)
3. Incorrecto (Retroalimentación)
4. Incorrecto (Retroalimentación)
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Caso práctico
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Es importante que sepas contabilizar el IVA de las compras, ya que en función de esos
cálculos tendremos la cantidad total de IVA Soportado por la empresa, para después poder
hacer la Declaración Liquidación de IVA.
En este apartado vas a ver, cómo hay que contabilizar estas operaciones en la empresa,
teniendo en cuenta la nueva legislación contable, que entró en vigor a partir del año 2007.
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En este apartado te mostraremos que existen en la empresa operaciones que están relacionadas con las
compras y que deben se contabilizadas igualmente siguiendo lo establecido en el Plan General de
Contabilidad.
También irás viendo en cada operación, además de las cuentas que intervienen, qué cálculos son
necesarios y cómo ha de contabilizarse el IVA de cada operación de compra.
Debes saber que si se anticipa a un proveedor 242 euros a cuenta de un futuro pedido, de 1000 euros ya
realizado, aunque en este caso no se ha efectuado la compra. Hay que tener en cuenta que hay que
registrar el IVA de la operación, correspondiente al anticipo y según la norma de valoración 10ª de las
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existencias: “Los anticipos a proveedores a cuenta de futuros suministros se valorarán al coste”. Veamos
cómo se registra:
Contabilidad de un anticipo
Código cuenta Concepto(contabilidad de un anticipo) Debe Haber
Anticipo
Código cuenta Concepto (contabilidad de un anticipo) Debe Haber
Por último: ¿Cómo se calcula la cuota que hemos de contabilizar de IVA? Se ha de compensar el IVA de
la compra 210 (21 % de 1000), con el IVA del anticipo 42. Por lo tanto se contabiliza en la cuenta de IVA
soportado 168, como puedes ver en el asiento anterior.
En la contabilidad del anticipo hay que tener en cuenta lo que dice la normativa fiscal sobre
la aplicación del art. 75 de la Ley del IVA.
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El cálculo del IVA será: 0,21 x 100= 21 euros. El rappel, al ser un descuento posterior a la factura,
es un ingreso y nace por el haber.
II. Si hacemos una devolución a este proveedor, por un importe de 20 euros se registrará, IVA no
incluido:
Si se compensa con deudas pendientes, habría que sustituir la cuenta de caja, por la de
proveedores.
Autoevaluación
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-Alejandro, podemos quedar esta tarde y repasar lo que el Nuevo Plan General de
contabilidad dice sobre el registro de las ventas y sobre todo qué cuentas se deben utilizar.
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En este apartado te vamos a explicar, cómo hay que contabilizar las operaciones relacionadas con las
ventas en la empresa, teniendo en cuenta la nueva legislación contable, que entró en vigor a partir del
año 2007.
En primer lugar veremos cuáles son las cuentas que se utilizan en el registro contable de las ventas.
Descuentos y devoluciones.
Anticipos.
Envases.
A continuación te mostramos en dos tablas consecutivas, las cuentas de ventas y de descuentos sobre
ventas, que se utilizan para registrar en la contabilidad de la empresa los asientos de ventas:
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1. Gastos relacionados
con la venta o
prestación de
servicios (impuestos,
Funcionamiento transporte, seguros,
etc.) y que se han de
registrar en las
cuentas de gastos
del grupo 6 que
correspondan y por lo
tanto se anotan en el
debe.
2. Los envases y
embalajes, cuando
sea necesario su
Se abona cuando se produce la devolución por parte
venta y se aceptan las del cliente y en este
mercancías (nace por el haber). caso se registran en
Se abona cuando se realiza la la cuenta (437)
prestación del servicio. Envases y embalajes
a devolver por
clientes.
Si no se devuelven
será una venta que
se registra en la
cuenta (704).
3. El IVA repercutido
que se registra en
una cuenta aparte
(477) HP IVA
repercutido.
4. Los descuentos
concedidos a los
clientes posteriores a
la factura.
Nombre de la
Código
cuenta de Definición Valoración
cuenta
Desuentos
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Ahora vamos a ver las cuentas del grupo 4 que según el Plan General de Contabilidad, han de utilizarse
para registrar los asientos de ventas en la empresa, y que están recogidas en la siguiente tabla:
Nombre de la
Cuenta Definición Funcionamiento
cuenta
Clientes efectos
comerciales a Se registran los créditos cuando Se carga cuando se acepta un
cobrar. se acepta una letra de cambio. efecto comercial.
Efectos Se incluyen en esta cuenta los Se abona cuando se paga el
(431)
aceptados efectos descontados, los que se efecto. Cuando el efecto resulta
descontados, en entregan en gestión de cobro y ser impagado o cuando se
gestión de cobro los efectos impagados. entregan en gestión de cobro.
e impagados.
(436) Clientes de Recoge el importe del saldo de Se carga cuando tenemos dudas
dudoso cobro. aquellos clientes en los que razonables de que el cliente no
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concurren circunstancias que les nos va a pagar. Se abona
califican como de dudoso cobro cuando finalmente cobramos o
(Se incluyen los formalizados cuando finalmente es un
mediante letras de cambio). impagado (pérdida).
Ahora vamos a contabilizar, la venta a crédito por importe de 1200 euros sin descuentos.
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Autoevaluación
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Supón que ahora, uno de los clientes que va a realizar una exposición de
trajes de flamenco, necesita una partida de mantones de Manila de
nuestra empresa y nos remite a través de una transferencia bancaria, un
anticipo de 121 euros, a cuenta de un pedido, de 3000 euros. En la
empresa un compañero de Alejandro pide los justificantes necesarios para
registrar la operación.
El importe que recibimos es la suma del anticipo (cuenta 438) más el importe del IVA correspondiente.
En segundo lugar vamos a contabilizar la venta cuando esta se produce, teniendo en cuenta que
cobramos la venta mediante cheque bancario.
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Se ha de compensar el IVA de la venta con el IVA del anticipo que ya hemos repercutido en el asiento
anterior.
Contabilidad de un descuento
II. Vamos a contabilizar dos mantones, que nos han devuelto por tener algún desperfecto, por 500 €.
Contabilidad de un descuento
Si el cliente nos debe la partida, entonces sustituimos la cuenta de Bancos, por la de Clientes.
Autoevaluación
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Cuando nos hacen una devolución de una venta de mercancías se ha de contabilizar en el
Rellenar huecos (1): .
Habilitar JavaScript
Ahora te mostramos, cómo debes contabilizar las operaciones relacionadas con las
ventas que llevan envases. En primer lugar habíamos realizado una venta, por
importe de 200 euros, junto con envases por importe de 20 euros, a devolver por
clientes. Necesitarás realizar dos asientos veamos cuáles.
Contabilidad de un envases
Código Concepto (contabilizar venta con
Debe Haber
cuenta envases)
Contabilidad de un envases
Caso práctico
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Ahora Alejandro busca en la documentación de la empresa las facturas de ventas, que no
están pagadas al contado. Quiere comprobar cómo están registrados contablemente los
derechos de cobro.
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En primer lugar, vas a ver, en qué cuentas se han de anotar los derechos de cobro:
1. Cuentas del grupo 4: (430) clientes efectos comerciales a cobrar. En esta cuenta se incluyen los
efectos comerciales aceptados. (4310) Efectos comerciales en cartera.(4311) Efectos comerciales
descontados.(4312) Efectos comerciales en gestión de cobro; (4313) Efectos comerciales
impagados.
2. Cuentas del grupo 5.
Cuentas del grupo 5
Nombre de la
Cuenta Definición Funcionamiento
cuenta
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compensar los gastos ocasionados, por la
gestión de efectos impagados
Supón que uno de nuestros clientes, acepta una letra de cambio por el
importe de la deuda, que tiene con nosotros.
¿Cómo lo contabilizamos?
Posteriormente acudimos a una entidad bancaria, para que nos gestione su cobro.
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Ahora debes saber, que una vez que la empresa tiene la letra aceptada,
en una entidad bancaria, en gestión de cobro, has de contabilizar los
gastos que se han generado por la operación y el ingreso que se produce
en nuestra cuenta bancaria, cuando el efecto se cobra al vencimiento.
Bancos e instituciones de
572 18,15
crédito
II. Cuando el banco nos ingresa los efectos pagados por los clientes por las letras aceptadas.
Autoevaluación
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comerciales impagados.
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II. También el banco nos cobra comisiones y gastos por la devolución de los efectos.
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Debes saber que cuando vence la letra, que hemos llevado al descuento a
una entidad bancaria, pueden ocurrir dos cosas:
a. Si la letra se cobra:
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Caso práctico
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En este caso vas a contabilizar que uno de los proveedores de la empresa, nos admite el aplazamiento
de un pago, que estaba instrumentalizado mediante una letra o efecto comercial con un importe de 400
euros, emitiéndose un nuevo efecto. Aceptamos el nuevo efecto, aunque lleva aparejado unos gastos por
los intereses del aplazamiento.
Si por el contrario, es nuestra empresa la que admite el aplazamiento del cobro entonces ¿cómo
podemos contabilizarlo? Te lo mostramos en el siguiente apunte:
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Aplazamiento de cobro
Código cuenta Concepto (aplazamiento de pago) Debe Haber
Caso práctico
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Ha llegado el momento de que Alejandro, sepa cómo se contabilizan las existencias que
hay en el almacén de una empresa. Para ello, desde la dirección de la empresa le han
llamado para comentarle que un compañero de trabajo le va a acompañara visitar el
almacén. También repasa las normas contables que se refieren a la valoración de las
existencias en la empresa.
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Debes saber que el PGC establece las siguientes cuentas para la contabilización de las existencias y sus
variaciones:
El PGC utiliza el sistema especulativo, para contabilizar los movimientos de las cuentas del grupo de
existencias. Las entradas y salidas de las existencias en el almacén se contabilizan en cuentas de
gestión (no hay variación en la cuenta de existencias que figura en el activo).
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Autoevaluación
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Ahora debes conocer que según la norma de valoración 10ª del PGC, la
valoración inicial de las existencias, puede ser al precio de adquisición, ya
visto en la contabilización de las compras o bien con el coste de
producción.
En el caso de una empresa que hace sus propios productos, vas a ver
cómo se contabilizan en la empresa, sus propias existencias de productos
terminados, al final del ejercicio.
Hemos de tener en cuenta que el valor de las existencias iniciales de materias primas y las finales es 0.
En este caso la empresa debe contabilizar en primer lugar, las compras de materias primas, como ya has
visto en el apartado de contabilización de compras. También debe contabilizar el gasto de agua y
electricidad, en el debe, por ser un gasto y la mano de obra junto con las cargas sociales, se cargan
también en el debe y al estar pagados, se abona la cuenta de bancos. Se debe de contabilizar la
amortización del inmovilizado.
Pero, ¿cómo hemos de contabilizar las existencias finales de los productos terminados? Determinamos
el coste de producción, que será la suma de los importes anteriores (compras, suministros, mano de obra
y amortización), es decir 54.600 euros.
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Ahora verás qué ocurre, cuando se trata de una empresa, que se encarga
de la prestación de servicios.
Las existencias se registrarán, al coste de producción de los servicios, en tanto no se haya reconocido el
ingreso por la prestación de los servicios, según la norma de valoración 14ª del PGC dedicada a los
ingresos por ventas y prestación de servicios. Se deberán utilizar las cuentas del grupo 3.
Si una empresa que vende servicios (en este caso utilizamos como ejemplo una agencia de viajes), ha
comprado varios paquetes turísticos, a sus mayoristas pero no los va a vender hasta dentro de 2 meses.
En este caso la empresa ha de contabilizar la compra de estos paquetes turísticos como un gasto. A 31
de diciembre todavía no los ha puesto a la venta, por lo que los puede registrar como existencias.
Por una parte se utilizan los subgrupos de cuentas 39, para reflejar el
deterioro, además la cuenta 693 que al reflejar un gasto, nace por el debe y en el caso de que se
produzca una reversión en dicho deterioro se utilizará la cuenta 793, que al ser de ingresos nacerá por el
haber.
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23/3/24, 17:18 Registro contable de la actividad comercial.
Si tenemos en cuenta que una empresa ha comprado el 01/06/2019, una partida de estructuras
metálicas que le han costado 60.000 euros. A 31 de diciembre el precio de mercado que puede conseguir
por estas mercaderías, asciende a 55.000 euros. Además el gasto que le supone el poner estos bienes
en el mercado listos para su venta es de 1.000 euros.
Autoevaluación
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Si a 31 de diciembre, del año siguiente, se produjera un cambio en dicha valoración, de tal forma que el
deterioro ya no fuera tal, entonces se ha de registrar en el haber la cuenta 7931, por la reversión del
deterioro y en el debe la cuenta 390, corrigiendo el apunte anterior.
Caso práctico
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Sabe que en función del importe total del IVA soportado y del importe total del IVA
repercutido la empresa realizará su Declaración-Liquidación de IVA
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23/3/24, 17:18 Registro contable de la actividad comercial.
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En las ventas, el IVAque la empresa repercute en las facturas a sus clientes, se consideran como un
pasivo, no forma parte del ingreso de la venta o prestación de servicios.
a. Si es deducible, entonces se consideran como un activo, no forma parte del gasto de la compra de
bienes o servicios. Es un activo, ya que se trata de un importe que nos tendrá que devolver
Hacienda, en la liquidación de Hacienda, será menor importe de la cuota a devolver.
b. Si no es deducible, se considera como un mayor importe de la compra y por lo tanto es un gasto.
En el caso de que la empresa haya realizado compras por importe de 21.000 euros, entonces el IVA
soportado en las compras (21%), ha sido de 4.410 euros. Las ventas efectuadas han sido de 28.000
euros, por lo que el IVA repercutido (21%) ha sido de 5.880 euros. Por lo tanto, si el IVA repercutido ha
sido de 5.880 euros y el IVA soportado ha sido de 4.410 euros, entonces al repercutir más de lo que
hemos soportado por IVA debemos devolver esa diferencia a Hacienda. Esa diferencia que recauda
Hacienda es cuota a ingresar (5.880€ - 4.410€ =1.470 €). En caso contrario, cuando el IVA soportado sea
mayor que el repercutido, será cuota a devolver al contribuyente o, también existe la opción de elegir, a
compensar en ejercicios posteriores.
Si el IVA repercutido >IVA soportado: La cuenta a utilizar es H.P acreedor por IVA, nace por el
haber ya que es un importe que debemos a Hacienda y es una cuenta de pasivo.
Si el IVA soportado > IVA repercutido: Entonces la cuenta a utilizar es H.P deudor por IVA, nace por
el debe ya que es un importe que nos debe Hacienda porque hemos soportado más por IVA de lo
ingresado.
Date cuenta que si seguimos con el ejemplo anterior, vamos a contabilizar la liquidación del IVA.
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A continuación la liquidación del IVA en caso de que tengamos una deuda con Hacienda (II).
Por último y en el caso de tener un IVA soportado mayor habría que dar de alta la cuenta HP. Deudor por
IVA que nace por el debe al ser un crédito a nuestro favor y en contra de Hacienda.
Fíjate que en el caso de que las compras se realicen con IVA soportado no deducible, entonces el IVA
formará parte del precio de adquisición de los bienes de inversión, de bienes corrientes y servicios.
Por ejemplo a Alejandro le comentan que la empresa ha comprado algunas cestas de flores para realizar
obsequios a sus clientes. Según la normativa del IVA no es un IVA deducible por lo tanto vamos a realizar
el apunte contable:
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En el caso de autoconsumo, el IVA formará parte del coste de producción, de los bienes de inversión.
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Si una empresa lleva a cabo dos actividades, una de ellas exenta del IVA
(enseñanza) y otra no. Ha aplicado la prorrata provisional del 20%. Si el
total de compras efectuadas, ha sido de 15.000 euros ¿cómo se
contabiliza? El importe que se registra en la cuenta del IVA soportado,
sería del 20% del total (3.000 €).
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Caso práctico
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El ciclo contable es el conjunto de operaciones que se realizan en una empresa desde que
se abre la contabilidad de un ejercicio económico hasta que se cierra para elaborar las
cuentas anuales. Alejandro se pone en contacto con la dirección de la empresa para poder
informar de su trabajo en el departamento contable, sólo le falta revisar cómo se elabora el
ciclo contable en la empresa.
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A continuación te explicamos el ciclo contable, que está formado por una serie de fases que van desde la
apertura de la contabilidad hasta su cierre.
Inventario inicial. Se trata de elaborar una relación, lo más detallada posible de los bienes,
derechos y obligaciones que tiene la empresa en ese momento, es decir de su patrimonio.
Hemos de tomar como base, el Balance de Situación, con el que se cerró la contabilidad en el
ejercicio anterior.
Asiento de apertura. Utilizando los datos incluidos en el inventario inicial, se registra el asiento
de apertura, de tal forrna que se hace un apunte en el debe para todas aquellas cuentas que
son de activo y un apunte en el haber para las cuentas de pasivo.
Asiento de apertura
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Debes saber que el registro de las operaciones, puede realizarse diariamente y trimestralmente.
a. Diariamente: A través del libro diario, se anotan todas las operaciones que suponen una variación
en el patrimonio de la empresa, informan de todos los hechos contables que se producen en la
empresa de forma cronológica y posteriormente se anotan en el libro mayor, en el que se registran
todos los movimientos, que se producen en cada una de las cuentas, que representa cada uno de
los elementos patrimoniales de la empresa. También se puede representar en forma de T.
Asiento de diario
b. Trimestralmente: A partir de los datos de cada una de las cuentas, que se han ido abriendo en el
libro mayor, se elabora el Balance de Comprobación, formado por el saldo de cada una de las
cuentas al final del trimestre. A este libro también se le llama de sumas y saldos.
Nombre
Código Suma Saldos Saldos
de la Suma debe
cuenta haber deudores acreedores
cuenta
Asiento Definición de la
de diario operación/movimientos
La suma del debe ha de ser igual a la suma del haber de las cuentas. La suma de los saldos deudores
coincide con la suma de los saldos acreedores de las cuentas de la empresa.
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23/3/24, 17:18 Registro contable de la actividad comercial.
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