INSTRUCTIVO Código: IN06-GGE/RME

ORGANIZACIÓN EN LAS ODPE/ORC DE LOS Versión: 01

DOCUMENTOS ELECTORALES Y
HOLOGRAMAS PARA LA ENTREGA A LA GGE Página: 1 de 9

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Firmado digitalmente por ROJAS

MONZON Erni FAU 20291973851 soft
Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 25.04.2023 16:56:26 -05:00
Firmado digitalmente por ORNA
ROBLADILLO Henry Josue FAU
20291973851 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 27.04.2023 18:22:53 -05:00

Técnico en Operaciones Sub Gerencia de Organización y Firmado digitalmente por GARCIA

de la Gerencia de Organización Electoral y Ejecución Electoral HIDALGO Gustavo Armando FAU
20291973851 soft
Coordinación Regional Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 02.06.2023 17:35:03 -05:00

Firmado digitalmente por SALAZAR

PAREDES Saul Fernando FAU
20291973851 soft
Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 26.04.2023 12:48:16 -05:00
Firmado digitalmente por PHANG
SANCHEZ Juan Antonio FAU
20291973851 soft
Gerente de Gestión Electoral
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 02.06.2023 11:54:11 -05:00

Analista administrativo y de Materiales

Sub Gerente de Producción Electoral
Críticos

Firmado digitalmente por GUEVARA

REGALADO DE CRUZ Maria
Perpetua Del Carmen FAU
20291973851 soft
Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 26.04.2023 16:10:55 -05:00
Firmado digitalmente por SALAS
PALACIOS Maria Rocio FAU
20291973851 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 02.06.2023 16:30:28 -05:00

Especialista del Archivo Electoral de la Gerente de Planeamiento y Presupuesto

GGE

1. OBJETIVO:
Establecer las tareas para organizar los documentos electorales y hologramas en el ambiente de las
ODPE/ORC para la entrega al comisionado de la GGE, antes de ser replegado.

2. BASE NORMATIVA:
2.1. Constitución Política del Perú
2.2. Ley N° 26487, Ley Orgánica de la Oficina Nacional de Procesos Electorales.
2.3. Ley N° 26859, Ley Orgánica de Elecciones.
2.4. Resolución Jefatural N°000902-2021-JN/ONPE, que adecua el Reglamento de Organización y
Funciones de la ONPE aprobado con Resolución Jefatural N° 00063-2014-J/ONPE.

Nota: Los documentos mencionados son los vigentes incluyendo sus modificaciones.

3. REFERENCIAS:
3.1. PR01-GGE/RME: Repliegue de material electoral, equipos informáticos electorales y documentos
electorales.

Nota: Los documentos mencionados son los vigentes incluyendo sus modificaciones.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:

4.1. Definiciones

N° Término Definición
Documento generado durante el desarrollo del día de la jornada electoral
en cada mesa de sufragio, que contiene el registro de las actas,
1 Documento electoral resultados de las elecciones, la asistencia y participación de los miembros
de mesa, electores y personeros. Incluye el acta electoral, la lista de
electores y la hoja de control de asistencia de miembros de mesa.

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N° Término Definición
Es el documento que emite una dependencia policial en forma gratuita, a
2 Denuncia policial solicitud de los ciudadanos, por pérdida, robo o sustracción de bienes o
documentos.
Dispositivo físico numerado (de plástico o adhesivo), que se coloca como
Precinto de sello de seguridad en la tapa de cajas, puerta de unidad de transporte o
3
seguridad embalaje de EIE, para garantizar la inviolabilidad del contenido del
material electoral y EIE a desplegar.
Traslado del material electoral y/o equipos informáticos electorales desde
4 Repliegue los locales de votación en Lima Metropolitana y Callao u ODPE/ORC/
Puntos focales en Provincias, hasta el local designado por la GGE.
Material electoral sobrante en la mesa de sufragio. Incluye: cédulas de
sufragio no utilizadas o destruidas, actas electorales no utilizadas o
5 Restos electorales
destruidas, hojas borrador, formatos no utilizados, y los útiles de la mesa de
sufragio (como lapiceros, tampones, etiquetas sobrantes, sobres).
Es el conjunto de documentos que poseen características comunes,
producidos por una unidad de organización en el ejercicio de sus
actividades o funciones, regulado por una norma jurídica y/o
procedimiento y que, por consiguiente, son archivados, clasificados como
unidad.

6 Serie documental El nombre de la serie es claro, conciso, de preferencia que sea irrepetible
en otras series, salvo se precise ello en una norma o base legal. Evitar
nombrar las series empleando únicamente el tipo documental, siglas o
abreviaturas.

La serie documental es el producto de la confluencia entre productor

7 Sobre anaranjado
8 Sobre plomo
9 Sobre rojo
10 Sobre morado
(Unidad de Organización), función y tipo documental.
Sobre de plástico transparente con las siglas de la ONPE en color
anaranjado donde se custodia la Lista de Electores y las Hojas de Control
de Asistencia de Miembros de Mesa
Sobre de plástico transparente con las siglas de la ONPE en color plomo
donde se custodia el Acta electoral procesada en la ODPE/ORC/PF.
Sobre de plástico transparente con las siglas de la ONPE en color rojo
donde se custodia el Ejemplar adicional del Acta electoral para la ONPE.
Sobre de plástico transparente con las siglas de la ONPE en color morado
donde se custodia el Ejemplar adicional del Acta electoral para ser
entregado a los representantes de las organizaciones políticas.

4.2. Abreviaturas

N° Abreviatura
1 CEIE
2 EAE
3 GGE
4 GOECOR
5 HCAMM
6 JAEVEF
7 ODPE
8 ORC
9 SUDIME
Definición
Coordinadora de Estadística e Información Electoral
Especialista de Archivo Electoral
Gerencia de Gestión Electoral
Gerencia de Organización Electoral y Coordinación
Regional.
Hoja de control de Asistencia Miembros de Mesa
Jefatura de Archivo Electoral y Verificación de Firmas
Oficina Descentralizada de Procesos Electorales
Oficina Regional de Coordinación
Supervisor de Distribución de Material Electoral

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5. DESARROLLO:

5.1 ACCIONES PREVIAS A LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTORALES EN LA

ODPE/ ORC

ROL
N° DESCRIPCIÓN DE LA TAREA REGISTRO
RESPONSABLE
Implementar y acondicionar el área adecuada, dotando al
personal del mobiliario y material de trabajo que a continuación
se indica a considerar:

a. Infraestructura del área de trabajo:

• Paredes y techo de material noble

• Piso de cemento pulido
• Puertas y ventanas de metal
• El área de trabajo dependerá del volumen de la
cantidad de mesas del Proceso Electoral

b. Mobiliario:

• Mesas de trabajo y sillas en cantidad suficiente para las

actividades de organización.
• Mesa para instalar el equipo informático para la
recepción de documentos electorales.

c. Materiales de Trabajo

• Hojas Bond.
• Cuchilla cúter. JODPE /Gestor
1
• Folder manila A4. de ORC/CO
• Lapiceros.
• Engrapador.
• Grapas.
• Sacagrapas.
• Ánforas.
• Sobres manila A4.

d. Materiales de Protección personal:

• Mascarillas descartables.
• Guantes descartables.
• Alcohol gel

Recibir capacitación sobre la organización de los documentos

electorales por parte del personal del proceso de archivo
electoral de la GGE.

Nota: Adicionalmente, considerar que para el repliegue en las

ORC / ODPE, se deben ordenar los materiales e implementos
electorales (formatería, lapiceros, tampones, cabinas, ánforas,
etc.) como se detalla en el punto 6.4 del procedimiento de
Repliegue PR 01 – GGE/RME

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5.2 ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS ELECTORALES EN LAS ODPE/ORC, ANTES DE SER

ENTREGADOS AL COMISIONADO DE LA GGE

ROL
Nº DESCRIPCIÓN DE TAREAS REGISTRO
RESPONSABLE
5.2.1 Organización de las Actas electorales procesadas en las ODPE/ORC – sobre plomo
Abrir las ánforas y retirar los paquetes de Sobres Plomos y las
actas

a) Clasificar las Actas Electorales procesadas en las

ODPE/ORC/PF-sobre plomo por:

1. El tipo de elección y/o consulta

2. Seriar o agrupar por el tipo documental, de acuerdo a la
modalidad de votación, de cada tipo de elección y/o
consulta, las:
o Actas Electorales - Conv. (tamaño de formato A3)
se clasifican por el lado del Escrutinio.
o Actas Electorales de Escrutinio - STAE (tamaño de
formato A4)
o Actas Electorales de Instalación y Sufragio - STAE
(tamaño de formato A3).

b) Ordenar cada serie documental por la ubicación geográfica

(departamento, provincia, distrito) en forma alfabética.
1 CO ----
c) Ordenar las actas electorales de cada distrito por el número
de la mesa de sufragio en forma ascendente (de menor a
mayor).

d) Verificar en la Resolución del JEE que el número de la mesa

de sufragio y el código alfanumérico que se indica,
correspondan al número de la mesa y código alfanumérico del
Acta electoral, la misma que se indica debajo del código de
barras. Asimismo, verificar que los folios de las Resoluciones
del Jurado Electoral Especial estén completos – sobre plomo
observadas. Estas deben engraparse detrás del Acta electoral
de Escrutinio.

e) Colocar cada serie documental organizada, en su sobre

plástico, y en el ánfora o caja de cartón debidamente rotulada.

f) Custodiar las ánforas o cajas con las actas electorales hasta

su entrega al Comisionado de la GGE.
5.2.2 Organización de las Actas Electorales para la ONPE – Acta electoral sobre rojo.
Proceder de acuerdo a los incs. desde la letra a) hasta la letra f)
a excepción de la letra d) del ítem 5.2.1 del presente Instructivo.
CO ---

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ROL
Nº DESCRIPCIÓN DE TAREAS REGISTRO
RESPONSABLE
5.2.3 Organización de las Actas Electorales para ser entregadas a los representantes de las
organizaciones políticas o promotores de la consulta. Sobre morado
Proceder de acuerdo a los incs. desde la letra a) hasta la letra f)
CO ---
a excepción de la letra d) del ítem 5.2.1 del presente Instructivo.

5.2.4 Organización de las Listas de Electores - sobre anaranjado

a) Ordenar la serie documental por la ubicación geográfica
(departamento, provincia, distrito) en forma alfabética.

b) Ordenar las Listas de Electores de cada distrito por el número

de la mesa de sufragio en forma ascendente (de menor a
mayor)

c) Verificar que los folios de cada Lista de Electores estén

CO --
completos. Cada cuadernillo de la Lista de Electores debe
estar engrapada (al centro).

d) Colocar la serie documental organizada en su sobre plástico

y en el ánfora o caja de cartón debidamente rotulada.

e) Custodiar las ánforas o cajas con las Listas de Electores hasta

su entrega al Comisionado de la GGE.
5.2.5 Organización de las Hojas de control de Asistencia de Miembros de Mesa (HCAMM) - sobre
anaranjado
a) Ordenar la serie documental por la ubicación geográfica
(departamento, provincia, distrito) en forma alfabética.

b) Ordenar las HCAMM de cada distrito por el número de la

mesa de sufragio en forma ascendente (de menor a mayor).
1 CO --
c) Colocar la serie documental organizada en su sobre plástico
y en el ánfora o caja de cartón debidamente rotulada.

d) Custodiar las ánforas o cajas con las HCAMM hasta su

entrega al Comisionado de la GGE.
Supervisar el cumplimiento de las tareas anteriores y comunicar
2 cualquier casuística que se presente a la EAE en lo que respecta SUDIME
a la organización de los documentos electorales.

5.3 MESAS DE SUFRAGIO NO INSTALADAS

ROL
Nº DESCRIPCIÓN DE TAREAS REGISTRO
RESPONSABLE
5.3.1 MESAS DE SUFRAGIO NO INSTALADAS
a) Verificar que cada mesa de sufragio que no fue instalada
tenga el formato de Acta de No Instalación de Mesa de
1 CO ---
sufragio.

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ROL
Nº DESCRIPCIÓN DE TAREAS REGISTRO
RESPONSABLE
b) Verificar que el formato de las Actas de No Instalación de
Mesa de Sufragio contenga la siguiente información:

o Hora
o Fecha
o Nombre del proceso electoral
o Datos y firmas del:
o Coordinador de Local de Votación
o Fiscalizador del JNE
o Miembros de Mesa
o Personeros de organizaciones política o representantes
de las Instituciones de observación electoral

c) Ordenar las Actas de No Instalación de Mesas de Sufragio,

por la ubicación geográfica de (departamento, provincia,
Distrito) de la ODPE/ORC/PF en forma alfabética.

d) Ordenar las Actas de No Instalación de Mesas de Sufragio de

un distrito por el número de la mesa de sufragio, en forma
ascendente de menor a mayor (en el caso de haber varias
mesas de sufragio que no fueron instaladas en un
determinado distrito).

e) Colocar las Actas de No Instalación de Mesas de Sufragio

organizadas en un sobre manila (debidamente rotulado) para
su entrega al Comisionado de la GGE.
Supervisar el cumplimiento de las tareas anteriores y comunicar
2 cualquier casuística que se presente a la EAE en lo que respecta SUDIME
a la organización de los documentos electorales.

5.4 CUSTODIA DE LA DENUNCIA POLICIAL U OTRO DOCUMENTO QUE SUSTENTE UN

DOCUMENTO ELECTORAL EXTRAVIADO O SINIESTRADO

ROL
Nº DESCRIPCIÓN DE TAREAS REGISTRO
RESPONSABLE

a) Colocar en un sobre manila A4, la denuncia policial o el

documento que sustente el documento electoral faltante por
haber sido extraviado o siniestrado; sobre manila que debe
estar rotulado con los siguientes datos:
• Nombre del proceso electoral
• Nombre de la ODPE/ORC/PF,
• Nombre del documento que sustenta el documento
1 electoral faltante CO ---

b) Colocar el sobre manila al interior del ánfora que contiene los

documentos electorales.

Nota 1: En el ítem 5.1.2 el Instructivo IN05-GGE/RME, se señalan

los datos que deben contener la denuncia policial o el documento
que sustenta un documento electoral faltante.

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ROL
Nº DESCRIPCIÓN DE TAREAS REGISTRO
RESPONSABLE
Custodiar el sobre manila A4 que contiene las denuncias
2 policiales al interior del ánfora de documentos electorales, la CO
misma que será entregada al Comisionado de la GGE.
Supervisar el cumplimiento de las tareas anteriores y comunicar
3 cualquier casuística que se presente a la EAE en lo que respecta SUDIME
a la organización de los documentos electorales.

5.5 DOCUMENTOS ELECTORALES CON SIGNOS DE DETERIORO

ROL
Nº DESCRIPCIÓN DE TAREAS REGISTRO
RESPONSABLE
a) No restaurar documentos electorales con signos de deterioro
(rotos, manchados, estrujados, etc.) que pongan en alto
riesgo la pérdida de información electoral, De darse el caso,
colocar en un sobre manila y rotular de la siguiente forma:

o Documento deteriorado
o Nombre del proceso electoral
1 CO
o Nombre de la ODPE/ORC
o Nombre del documento electoral dañado

b) Custodiar el sobre manila que contiene los documentos

electorales deteriorados al interior del ánfora con documentos
electorales, la misma que será entregada al Comisionado de
la GGE.
Supervisar el cumplimiento de las tareas anteriores y comunicar
2 cualquier casuística que se presente a la EAE en lo que respecta SUDIME
a la organización de los documentos electorales

5.6 ENTREGA DE HOLOGRAMAS AL COMISIONADO DE LA GGE

ROL
Nº DESCRIPCIÓN DE TAREAS REGISTRO
RESPONSABLE
Revisar, contar las cartillas de hologramas y colocarlas en
un ánfora lacrado.

Nota 2: Si el número de hologramas es mayor al número de

electores que no sufragaron (ausentismo), se tiene que
1 devolver todos los hologramas. CO ---

Nota 3: Los hologramas no deben retirarse del papel

siliconado ni hacer enmendaduras a la parte de devolución
de la cartilla de hologramas.

Apertura las cartillas de hologramas en presencia del CO y

corroborar la mesa de sufragio.
Comisionado de
2 Contabilizar los hologramas sobrantes de cada cartilla y ---
la GGE
contrastarlo con el reporte de ausentismo facilitado por la
GITE.

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ROL
Nº DESCRIPCIÓN DE TAREAS REGISTRO
RESPONSABLE
De existir hologramas faltantes, se debe comunicar al
JODPE o Gestor de ORC para que realice la denuncia
policial correspondiente.

De existir faltantes, entregar con cargo al comisionado de la

JODPE / Gestor
3 GGE, el sobre de manila que contiene las denuncias
ORC
policiales por los hologramas faltantes.

Remitir al analista administrativo de materiales críticos de la

Comisionado de Reporte de
4 GGE el reporte de verificación de manera digital para su
la GGE verificación
revisión y firma digital.

Analista
Remitir vía correo al JODPE el reporte de verificación
administrativo de
5 firmado donde se indique los faltantes o no faltantes de ---
materiales críticos
hologramas, fecha y hora.
de la GGE
Continuar con la custodia del ánfora lacrado rotulado con
precinto de seguridad que contiene los hologramas en un
6 ambiente seguro con llave y/o precinto de seguridad en el CO ---
ingreso al área, a fin de asegurar que no sea manipulado
hasta que sea estibado al medio de transporte.

5.7 ROTULADO DE ÁNFORA CONTENIENDO LAS SERIES DOCUMENTALES ESCANEADAS

ROL
Nº DESCRIPCIÓN DE TAREAS REGISTRO
RESPONSABLE

Rotular el ánfora con la siguiente información:

• Nombre del proceso electoral

• Nombre de la ODPE/ ORC (Ejemplo: ODPE CUSCO)
• Nombre de la serie documental (Ejemplo: AE-LE. HCAMM)
• Color del sobre (Ejemplo: sobre PLOMO – MORADO -
1 CO ---
ANARANJADO)
• Ubigeo (departamento, provincia, distrito)

Sellar el ánfora conteniendo las series documentales

organizadas y custodiarlas en un ambiente seguro hasta su
entrega al Comisionado de la GGE.

Recibir electrónicamente cada serie documental, debidamente Comisionado de

2 ---
organizada. la GGE
Culminado el registro por cada serie documental y de existir
Comisionado de
3 documentos faltantes, se debe comunicar al JODPE para que ---
la GGE
realice la denuncia policial correspondiente.
De existir faltantes, entregar con cargo al comisionado de la GGE,
JODPE / Gestor
4 el sobre de manila que contiene las denuncias policiales por los ---
ORC
documentos faltantes.
Remitir vía correo al JODPE el reporte de documentos faltantes Reporte de
5 JAEVEF
previamente firmado. documentos

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ROL
Nº DESCRIPCIÓN DE TAREAS REGISTRO
RESPONSABLE

En caso de no existir faltantes en el reporte se indica que “no hay

documentos faltantes”.
Sellar el ánfora conteniendo las series documentales recibidas
electrónicamente y el sobre de manila que contiene las denuncias
policiales, con cinta de embalaje y custodiar en un área segura Comisionado de
6 ---
(de ser posible colocar un precinto de seguridad en la puerta de la GGE
acceso o algún otro elemento que garantice la seguridad del área,
hasta el momento del repliegue).
Supervisar el cumplimiento de las tareas anteriores y comunicar
cualquier casuística que se presente a la EAE en lo que respecta
7 SUDIME ---
a la entrega y recepción electrónica de los documentos
electorales

6. FORMATOS ASOCIADOS:

No aplica.

7. ANEXOS

No aplica.

8. CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS

Categoría
Versión Fecha de Sección N: Nuevo Cambios realizados con respecto a la versión
anterior aprobación /Ítem M: Modificado anterior
E: Eliminado
Se modificó el termino de sobre “verde” por
00 18/10/2022 4.1.10 M “morado”, a fin que este relacionado con su
definición.
Se modificaron los item del instructivo IN05-
00 18/10/2022 5.4.1 M GGE/RME que mencionan a las denuncias
policiales.
Se eliminó el texto “pistolear el código de barras de
00 18/10/2022 5.6.2 E
las cartillas para”
5.6.3
00 18/10/2022 N Se agregó al “Gestor ORC” como rol responsable.
5.7.4
Del Instructivo IN03-GOECOR/RME: Recepción de
los documentos, equipos informáticos y material
electoral en la sede ODPE/ORC en provincia/Lima
05 29/05/2021 TITULO M metropolitana y callao para la entrega a la GGE,
versión 05, se extrajo el ítem 5.14, por ello se ha
generado un nuevo instructivo en versión 00 con
más detalle.

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