PR01-GGE-AE Organización de Documentos Electorales V07 10.01.2020

Código: PR01-GGE/AE
PROCEDIMIENTO
Versión: 07
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
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ELECTORALES
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Firmado digitalmente por PASTOR

SOTOMAYOR Ivan Alfredo FAU
20291973851 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 08.01.2020 15:29:24 -05:00
Firmado digitalmente por GUEVARA Firmado digitalmente por GARCIA
REGALADO DE CRUZ Maria Jefe de Archivo Electoral y Verificación HIDALGO Gustavo Armando FAU
Perpetua Del Carmen FAU 20291973851 soft
20291973851 soft
Motivo: Soy el autor del documento
de Firmas (e ) Motivo: Doy V° B°
Fecha: 10.01.2020 10:10:00 -05:00
Fecha: 08.01.2020 14:13:09 -05:00
Especialista del Archivo Electoral Gerente de Gestión Electoral
Firmado digitalmente por

SANDOVAL CARDOZA Christian
Joel FAU 20291973851 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 09.01.2020 11:17:41 -05:00
Sub Gerente de Operaciones
Electorales (e)
Firmado digitalmente por

TWANAMA ALTAMIRANO Walter
Paul FAU 20291973851 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 09.01.2020 11:40:19 -05:00
Gerente de Gestión de la Calidad
1. OBJETIVO:
Establecer las actividades a seguir para la recepción, organización y descripción

de la documentación electoral proveniente de las ODPE/ORC, así como para su
conservación y custodia final en el Archivo Electoral de la GGE de la ONPE.
2. ALCANCE:
Es aplicable desde la recepción de los documentos electorales entregados por los

Jefes de las ODPE/ORC o su representante hasta la instalación de las unidades
de archivamiento o conservación en el Repositorio del Archivo Electoral.
3. BASE NORMATIVA:
3.1. Ley N° 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio

Documental de la Nación.
3.2. Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.
3.3. Ley N° 26487, Ley Orgánica de la Oficina Nacional de Procesos
Electorales.
3.4. Ley N° 27238, Ley Orgánica de la Policía Nacional del Perú
3.5. Reglamento del Decreto Ley N° 19414, aprobado mediante Decreto
Supremo N° 022-75 ED.
3.6. Reglamento de la Ley N° 25323, aprobado mediante Decreto Supremo N°
008-92 JUS.
3.7. Decreto supremo N° 017-93-JUS Texto único Ordenado de la Ley Orgánica
del Poder Judicial
3.8. Decreto Legislativo N° 052. Ley Orgánica del Ministerio Público
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3.9. Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos, aprobadas con

Resolución Jefatural:
S.N.A. N° 05 Conservación Documental

S.N.A. N° 06 Servicios Archivísticos
3.10. Directivas aprobadas con Resolución Jefatural
a) Directiva N° 007-86-AGN-DGAI “Normas para la conservación de

Documentos en los Archivos Administrativos del sector Público
Nacional
b) Directiva N° 001-2018-AGN/DNDAAI “Norma para la Eliminación de
Documentos de Archivo en las Entidades del Sector Público”
c) Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA “Normas para la elaboración del
Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de
las Entidades de la Administración Pública”
d) Directiva N° 002-2019-AGN/J “Normas para la Transferencia de
Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”
e) Directiva N° 006-2019-AGN/DDPA “Lineamientos para la Foliación de
Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”
f) Directiva N° 008-2019-AGN/DDPA “ Directiva para la Elaboración del
Programa de Control de Documentos”
g) Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA “Norma para la Administración de
Archivos en la Entidad Pública”.
h) Directiva N° 10-2019-AGN/DDPA “Norma para la Organización de
Documentos Archivísticos en la Entidad Pública”
i) Directiva N° 11-2019-AGN/DDPA “Norma para la Descripción
Archivística en la Entidad Pública”
j) Directiva N° 012-2019-AGN/DDPA “Norma para la Valoración
Documental en la entidad Pública”
Nota: Los documentos mencionados son los vigentes incluyendo sus

modificaciones.
4. REFERENCIAS:
No aplica
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5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
5.1 DEFINICIONES
N° TERMINO DEFINICIONES
Documento que contiene el registro de los actos que se
producen en cada mesa de sufragio, desde el momento de
su instalación hasta su cierre, así como los resultados de la
1 Acta Electoral
votación. Consta de tres (03) partes: Acta de Instalación,
Acta de Sufragio y Acta de Escrutinio (Art. 172 de la LOE,
Ley 26859).
Acta electoral de las Es el ejemplar del Acta electoral destinado a las ODPE, se
Oficinas utiliza para realizar el cómputo del proceso electoral. El plazo
2 Descentralizadas de de conservación de este documento archivístico es de valor
Procesos Electorales permanente en la Institución, y se custodia en los repositorios
(sobre plomo). del Archivo Electoral
Es el ejemplar del Acta electoral destinado a la ONPE,
mediante Resolución Jefatural, reemplaza al Acta de la
ODPE siempre y cuando este último haya sido siniestrado
Acta electoral de la durante el proceso electoral. El plazo de conservación de
3
ONPE (sobre rojo) este documento archivístico es de valor temporal en la
Institución, debido a que su vigencia y utilidad termina una
vez que concluye el proceso electoral. Se custodia en el
Archivo Electoral, hasta su eliminación.
Acta electoral para el Es el ejemplar del Acta electoral que se destina a los
conjunto de las representantes de las organizaciones políticas o promotores
organizaciones de la consulta popular.
4
políticas o promotores El plazo de conservación de este documento archivístico es
de la consulta popular de valor temporal en la Institución y se custodia en el Archivo
(sobre morado) Electoral, hasta su eliminación.
Persona instruida en temas de archivo, para la ejecución de
las diferentes actividades de archivo del Archivo Electoral
5 Asistente de Archivo durante los procesos electorales, consultas populares o por
funcionamiento, así como en la atención del servicio
archivístico electoral.
Área responsable de planificar, organizar dirigir, normar,
coordinar, ejecutar, controlar, describir, conservar y custodiar
los documentos electorales (Actas electorales, Listas de
Electores, Hoja de Control de Asistencia de Miembros de
7 Archivo Electoral Mesa y documentos administrativos: denuncias, informes,
resoluciones, reportes de puesta a cero de votantes y hoja
de resultados de verificación de votos etc.). Por su nivel de
especialización es un Archivo Periférico y está a cargo del
Área del Archivo Electoral y Verificación de Firmas.
Es el conjunto de datos pertenecientes a la información
8 Base de Datos electoral y administrativa generada en una mesa de sufragio,
almacenada sistemáticamente para su posterior uso.
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Etapa del proceso archivístico que consiste en aplicar
técnicas que tienen por objeto prolongar la vida de los
Conservación documentos de archivo, evitando el deterioro ocasionado por
9
Documental causas internas (oxidación y acidez) y externas (físicas,
químicas, biológicas y mecánicas); consta de 2 factores: la
preservación y la restauración.
Etapa del proceso archivístico en el que se determinan los
Descripción caracteres internos y externos de los documentos, con la
10
Documental finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos
descriptivos.
Es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones por instituciones o personas
naturales, o personas jurídicas, públicas o privadas,
11 Documento de archivo registrada en una unidad de información en cualquier tipo de
soporte, (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.)
en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una
actividad humana fijada en un soporte.
Documento generado durante el desarrollo de las elecciones
en cada mesa de sufragio, que contiene el registro de los
Documento electoral actos y resultados de las elecciones y la asistencia y
12
participación de los miembros de mesa, electores y
personeros. Incluye el Acta electoral, la Lista de Electores y
la Hoja de Control de Asistencia de Miembros de Mesa.
Es el documento en el que se controla la asistencia de los
miembros de mesa, titulares y suplentes elegidos para la
conducción de una mesa de sufragio, asimismo, para el
Hoja de Control de
control de la asistencia de aquellos ciudadanos no sorteados
13 Asistencia de
que desempeñaron el cargo de miembro de mesa. El plazo
Miembros de Mesa
de conservación de este documento archivístico es de valor
permanente en la Institución y se custodia en los repositorios
del Archivo Electoral.
Instrumento de consulta y control digital, que posibilita el
acceso a los documentos electorales (Actas Electorales,
Lista de Electores, Hoja de Control de Asistencia de
Miembros de Mesa, Reporte de Puesta a Cero de Votos y
Votantes y Hoja de Resultados de Verificación de Votos) y
por ende a la información. Está constituido por los siguientes
campos: nombre del departamento, provincia y distrito,
nombre del proceso electoral, nombre de los tipos
14 Inventario digital
documentales, cantidad de folios de cada uno de ellos,
número de la Resolución del JEE del Acta electoral
observada y el total de folios, si está en original, copia
certificada o copia simple; el número de la denuncia policial
y el total de folios de la misma, u otro documento que
sustente algún documento faltante, si está en original, copia
certificada o copia simple incluye el número correlativo de la
mesa por proceso electoral y por el departamento. Su función
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es reflejar en forma precisa y sintetizada el acervo
documental electoral.
Es el documento donde están impresos los datos de los

ciudadanos votantes de una mesa de sufragio, donde
registran su firma e impresión dactilar como constancia de
15 Lista de Electores haber ejercido su derecho al sufragio. El plazo de
conservación de este documento archivístico es de valor
permanente en la Institución y se custodia en los repositorios
del Archivo Electoral.
Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un
conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar
Organización de los documentos de la institución. Mantiene organizado los
16
documentos documentos de manera –orgánico - funcional y facilita la
ubicación inmediata de los documentos y acceder a la
información necesaria para la consulta
Es el ambiente destinado a la conservación y custodia de los
17 Repositorio
documentos.
Proceso archivístico que consiste en la ejecución de un
Servicio Archivístico conjunto de acciones que permiten poner a disposición de
18
Electoral los usuarios la información contenida en los documentos
electorales.
Sobres de papel con el logo de las siglas de la Institución
“ONPE” impreso en color plomo, morado, rojo y anaranjado,
que contienen los documentos electorales:
Actas Electorales (color plomo, procesadas en la ODPE;

color rojo, para la Oficina Nacional de Procesos Electorales;
19 Sobres de colores color morado, para ser entregadas al conjunto de las
organizaciones políticas, o para el representante de los
promotores y de las autoridades sometidas a consulta, de ser
el caso); color azul, para ser entregadas a los miembros de
la Junta Nacional de Justicia; Listas de Electores y Hoja de
Control de Asistencia de Miembros de Mesa (color
anaranjado) para ser entregadas a la ODPE/ORC.
Instrumento utilizado para medir la temperatura y la
humedad relativa del aire y del medio ambiente. La unidad
20 Termohigrometros de medida de la humedad relativa se define como el
porcentaje de la cantidad de vapor de agua presente en 01
m3 de aire en una temperatura dada.
Es aquel soporte que sirve de acondicionamiento y
Unidad de
protección a los documentos, entre estas unidades de
21 archivamiento o
archivamiento tenemos a los archivadores de palanca, cajas
conservación.
de archivo, carpetas, tomos, y otros de similar función.
Proceso por el cual se determinan los valores permanentes
Valoración
22 y temporales de los documentos, a fin de establecer su
Documental
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
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5.2 ABREVIATURAS
N° Abreviatura Definición
1 AAEVEF Asistente del Archivo Electoral y Verificación de Firmas
2 AE Actas electorales
3 CORC Coordinador de la Oficina Regional de Coordinación.
4 CEIE Coordinador de Estadística e Información electoral
5 CT Coordinador de Turno
6 ADA Asistente de Archivo
7 EAE Especialista del Archivo Electoral.
8 GGE Gerencia de Gestión Electoral.
9 GITE Gerencia de Informática y Tecnología Electoral.
10 HCAMM Hoja de Control de Asistencia de Miembros de Mesa.
JAEVEF Jefatura de Área de Archivo Electoral y Verificación de
11
Firmas.
12 JEE Jurado Electoral Especial.
JODPE Jefe de la Oficina Descentralizada de Procesos
13
Electorales.
14 L.E Lista de Electores.
15 ODPE Oficina Descentralizada de Procesos Electorales.
16 ONPE Oficina Nacional de Procesos Electorales.
17 ORC Oficina Regional de Coordinación
18 SEA Sistema de Escrutinio Automatizado.
19 SGOE Subgerencia de Operaciones Electorales.
20 Ubigeo Ubicación geográfica.
21 VC Voto convencional
22 VEP Voto electrónico presencial
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6. DESARROLLO
6.1. Recepción de los documentos electorales replegados
N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
6.1.1. Inicio de actividades previas a la

recepción de los documentos
electorales
Aprobar el Cronograma de Recepción Cronograma
Electrónica de Documentos Electorales de las de
ODPE/ORC, considerando la disponibilidad Recepción
de los documentos electorales por Electrónica
Subgerente de
ODPE/ORC y el arribo de los JODPE o de los de
la SGOE
CORC a Lima. Documentos
1 En el caso, que la ODPE/ORC no entregue Electorales
los documentos electorales de alguna de las de las
series documentales durante la programación ODPE/ORC
establecida en el primer cronograma, se
reprogramará un nuevo Cronograma.
Elaborar el Cronograma y la reprogramación
en coordinación con la GOECOR.
Recibir de la SGOE, vía correo electrónico o
mediante un documento, el Cronograma de
2
Recepción Electrónica de Documentos
Electorales de las ODPE/ORC.
Recibir de la GITE vía correo electrónico, la
Base de Datos de las Actas electorales
3
procesadas en las ODPE/ORC y la base de
datos de las Resoluciones del JEE.
Disponer vía correo electrónico al CEIE, lo
siguiente:
Cronograma
1. Actualizar la base de datos del Archivo Jefe de la y/o
Electoral, con la base de datos de las JAEVEF Correos
Actas electorales procesadas de las Electrónicos
ODPE/ORC, recibida de la GITE, a
4 través de la JAEVEF.
2. Realizar las adecuaciones o

modificaciones a la base de datos del
Archivo Electoral, de acuerdo a las
características específicas del proceso
electoral según el tipo de elección o
consulta popular.
Disponer, vía correo electrónico, que el
5
AAEVEF desarrolle las acciones necesarias
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para el acondicionamiento del área de
trabajo, instalación de red de datos,
instalación eléctrica, correo electrónico,
equipos: computadoras, impresora
multifuncional, equipos de aire
acondicionado, deshumedecedores,
termohigrometros, escáneres manuales,
teléfono ID mobiliario: mesas, sillas,
estantería, racks, o estantes de ángulo
ranurado; área de custodia de los
documentos electorales, con las condiciones
básicas de conservación documental, en el
local donde se va a llevar a cabo las
actividades de archivo, desde la recepción de
los documentos electorales hasta su traslado
al local de la GGE-Antares.
Disponer, vía correo electrónico, que la EAE
efectúe las acciones necesarias para el
desarrollo y supervisión de las actividades de
archivo: desde la recepción, organización,
descripción, conservación y valoración
6
documental, así como la atención del servicio
archivístico electoral de los documentos
generados en el proceso electoral hasta su
instalación en los Repositorios del Archivo
Electoral.
Instruir a los Archiveros en las actividades
archivísticas de recepción, organización,
descripción, selección, y conservación FM14-
7 EAE/ CEIE
documental, así como la atención del servicio GGC/GC
archivístico electoral. Registrar en el FM14-
GGC/GC
6.1.2. Recepción de los documentos
electorales
Solicitar al JODPE o al CORC fotocopia de su
documento nacional de identidad; y, en el
caso, de estar sólo su representante, deberá EAE
1 entregar además de la fotocopia de su
documento nacional de identidad, el
documento de Autorización del
JODPE/CORC.
Recibir las cajas y/o ánforas conteniendo los
2 documentos electorales según el EAE/ CT
Cronograma de Recepción aprobado.
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Disponer a todos los Archiveros el desarrollo
de las acciones para la recepción, según lo
descrito en el ítem 5.1 del Instructivo IN01-
GGE/AE:”.
3 Nota: En caso de no contar con la EAE

Organización previa de los documentos
electorales realizadas por las ODPE/ORC, se
realizará la Preparación de las series
documentales según el instructivo IN01-
GGE/AE.
6.2. Verificar, Organizar y registrar los documentos electorales recibidos de

las ODPE/ORC
6.2.1. Verificar, Organizar y registrar los

documentos electorales recibidos de
las ODPE
Verificar, organizar y registrar los
documentos recibidos según los ítems del ADA 3 ---
5.2, 5.3, 5.4, del instructivo IN01-GGE/AE
“Verificación y Registro de documentos
1
electorales” Asimismo, aplicará medidas de
conservación según Anexo Nº 01 DEL IN02-
GGE/AE
Verificar la existencia de documentos

faltantes o no faltantes, indicados en el
2
FM01-GGE/AE: “Reporte de documentos
faltantes”. EAE
FM01-
GGE/AE
Imprimir dos ejemplares del FM01-GGE/AE:
3 “Reporte de documentos faltantes” y
entregar al Jefe de la JAEVEF para su firma.
Firmar dos ejemplares del FM01-GGE/AE:
“Reporte de documentos faltantes”. FM01-
4 JAEVEF/AAEVEF
Entregar los dos ejemplares firmados a la GGE/AE
EAE
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Entregar un ejemplar al JODPE/CORC, vía
correo electrónico, o físicamente.
El segundo ejemplar es el CARGO de la
entrega física, y de ser la entrega vía correo
5 electrónico, se dejará constancia del mismo. EAE ---
Custodiar el CARGO en el Expediente de
Organización de los documentos electorales
recibidos de la ODPE., según ítem 5.8 del
IN01-GGE/AE
6.2.2. Sustento de documentos faltantes
(documento físico, Informe, Acta,
denuncia policial, oficio u otro)
Recibir del JODPE/CORC o su
representante el sustento de los documentos
faltantes.
 Revisar el documento sustentatorio
de acuerdo al ítem 5.9 “Documento
Sustentatorio” del IN01-GGE/AE
“Verificación y Registro de
ADA 3 ---
documentos electorales”. Si no está
conforme, devolver el documento
1
sustentatorio al JODPE/CORC o a su
representante, para la subsanación.
 De estar conforme, colocar en el
FM01-GGE/AE: Reporte de
documentos faltantes, los datos del
documento sustentatorio al lado de la
mesa de sufragio.
 Entregar el FM01-GGE/AE Reporte
de documentos faltantes, a la EAE.
Proyectar el Informe de conformidad a través
Proyecto
del SGD y remitir a la JAEVEF. Adjuntando
2 EAE Informe de
copia del Reporte FM01-GGE/AE Reporte de
Conformidad
documentos faltantes.
Firmar y entregar el Informe de conformidad
a la SGOE, señalando que el JODPE/CORC,
Informe de
3 ha cumplido con entregar toda la JAEVEF
Conformidad
documentación electoral, así como haber
sustentado los documentos faltantes.
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6.3. Organización de documentos electorales por el ubigeo a nivel nacional y

Continentes (extranjero)
Disponer a los ADA, organización, de los
documentos electorales por el ubigeo a nivel
1 nacional y Continentes (extranjero) según el EAE ---
ítem 5.5 del IN01-GGE/AE
Organizar las Actas electorales para la ONPE
(sobre rojo) y Actas electorales para ser
entregadas a los representantes de las
agrupaciones políticas o promotores de la ADA 3
2 consulta popular (sobre morado) según lo ---
descrito en el ítem 5.5.1 instructivo IN01-
GGE/AE “Verificación y registro de
documentos electorales”.
Organizar los documentos electorales
agrupados por mesa de sufragio por el ubigeo
a nivel nacional y Continentes (extranjero) ADA 3
3 según lo descrito en el ítem 5.5.2 del ---
Instructivo IN01-GGE/AE “Verificación y
registro de documentos electorales”.
6.4. Descripción de documentos electorales, identificación e instalación de las

unidades de conservación en los repositorios
6.4.1. Elaboración del Inventario digital
Inventario
Preparar la Base de Datos del Sistema del
Digital
Archivo Electoral para la elaboración del
CEIE
inventario digital. Los campos de la Base de
1 FM05-
Datos son los mismos que se observan en el
GGE/AE
Formato FM05-GGE/AE: Rótulo de sobre
manila.
Instruir al ADA 4 sobre la elaboración del

Inventario digital, y control de calidad según el
inciso 5.10.1“Elaboración del registro de
información de la unidad de instalación” y
“Control de calidad del registro de unidades FM14-
2 CEIE
de instalación” del ítem 5.10 del Instructivo GGC/GC
IN01-GGE/AE “Verificación y Registro de
Documentos Electorales”, registrándolo en el
FM14-GGC/GC: Registro de Asistencia.
PROCEDIMIENTO
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Efectuar una copia de seguridad del indicado

3 CEIE
inventario digital.
6.4.2. Impresiones de:
6.4.2.1. Sobres Manila
Realizar la distribución automatizada, de
acuerdo al parámetro definido por la cantidad
de sobres manila en cada caja de archivo
(aprox. 45 sobres manila por caja de archivo),
1 según el ítem 5.10.2 “Distribución de los CEIE
sobres manila por cajas de archivo” del IN01-
GGE/AE: “Verificación y Registro de
Documentos electorales”.
Comunicar a la EAE que se encuentra

disponible el aplicativo para la impresión de
2
los sobres manila.
Disponer al ADA 3 y/o al Proveedor externo

(de darse el caso) la impresión de los sobres
manila según el inciso 5.6.1 del ítem 5.6 del
3 IN01-GGE/AE: “Verificación y Registro de EAE
Documentos Electorales”, de Documentos
Electorales”. ---
6.4.2.2. Rótulos externos e internos
Realizar la distribución automatizada de

1 acuerdo al parámetro definido. 45 sobres
manila por cada caja de archivo.
Verificar los datos que deben contener los
rótulos definitivos externos e internos, según CEIE
2 el inciso 5.7.4 del ítem 5.7 del IN01-GGE/AE:
“Verificación y registro de documentos
electorales”.
Comunicar a la EAE que se encuentra
disponible el aplicativo para impresión de los
3
rótulos internos y externos de las cajas de
archivo.
Disponer al Archivero 3 la preparación e
impresión de los rótulos internos y externos
4 de las cajas de archivo según el inciso 5.6.2 EAE
del ítem 5.6 del IN01-GGE/AE: “Verificación y
Registro de Documentos electorales”.
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Versión: 07
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ELECTORALES

6.4.3. Traslado de documentos electorales de
un sobre de color a un sobre manila
impreso
Realizar el traslado de documentos
Archivero 3 ---
electorales del sobre de color al sobre manila
1 impreso según los incisos 5.11.1 y 5.11.2 del
ítem 5.11 del IN01-GGE/AE: “Verificación y
Registro de Documentos electorales”.
6.4.4. Trasladar las cajas de archivo

conteniendo los documentos electorales
e instalar en los repositorios.
Realizar la instalación de las unidades de
conservación en los repositorios según el ADA 3 ---
inciso “Instalación de las unidades de
1 conservación en los repositorios” del inc.
5.12.1 del ítem 5.12 del IN01-GGE/AE:
“Verificación y Registro de Documentos
electorales”.
Elaborar y entregar a la JAEVEF, el Informe
Final sobre la actividad “Organización de
2
documentos Electorales” del proceso
electoral.
Disponer al ADA las acciones a desarrollar
para la conservación de los documentos EAE ----
electorales en los Repositorios del Archivo
3 Electoral según los incisos 5.1.2, 5.1.3 del
ítem 5.1 así como los ítems 5.2, 5.3, 5.4 y 5.5
del IN02-GGE/AE “Conservación de
Documentos Electorales”.
7. FORMATOS ASOCIADOS
N° CÓDIGO DEFINICIÓN
1 FM11 - GGC/GC Reporte de salidas no
conformes
2 FM14 - GGC/GC Registro de Asistencia
3 FM01 - GGE/AE Reporte de documentos
faltantes
4 FM05 - GGE/AE Rótulo de sobre manila.
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8. CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS
Categoría
Versión Fecha de Sección/ N: Nuevo Cambios realizados con respecto a la versión
M:
anterior aprobación Ítem Modificado
anterior
E: Eliminado
Se incluye las ley N° 27238, Reglamento del
Decreto Ley N° 19414, Decreto supremo N° 017-
06 28/09/2018 3 N
93-JUS, Decreto Legislativo N° 052 y Ley
Orgánica del Ministerio Público
Se elimina el S.N.A. N° 01, S.N.A. N° 02 , S.N.A.
06 28/09/2018 3.6 E N° 03 y S.N.A. N° 04 de normas Generales del
sistema nacional de archivos
Se reemplaza la Directiva Nº 005/86-AGN-DGAI
“Normas para la Transferencia de Documentos
en los Archivos Administrativos del Sector
06 28/09/2018 3.7 M Público Nacional” por la Directiva N° 002-2019-
AGN/DDPA, "Normas para la Transferencia de
Documentos Archivísticos de las Entidades
Públicas"
Se elimina la Directiva Nº 006/86-AGN-DGAI
“Normas para la Eliminación de Documentos en
06 28/09/2018 3.7 E
los Archivos Administrativos del Sector Público
Nacional”.
Se elimina la Directiva N° 005-2008-
AGN/DNDAAI “Normas para la Foliación de
06 28/09/2018 3.8 E documentos archivísticos en los Archivos
Integrantes del Sistema Nacional de Archivos”,
aprobada con Resolución Jefatural.
Se agrega las directivas:
3.8 Directiva Nº 001-2018-AGN-DGAI “Normas
para la Transferencia de documentos en los
Archivos Administrativos del Sector Público
Nacional”
3.9. Directiva N° 006-2019-AGN/DDPA
“Lineamientos para la Foliación de documentos
06 28/09/2018 3 N
archivísticos de las Entidades Públicas.
3.10. Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA "Norma
para la Administración de Archivos en la Entidad
Pública
3.11. Directiva Nº 010-2019-AGN/DDPA “Norma
para la organización de documentos archivísticos
en la entidad pública
Se modifica la definición de Acta electoral de las
06 28/09/2018 5.1. (2) M Oficinas Descentralizadas de Procesos
Electorales (sobre plomo).
Se modifica la definición de Acta electoral de la
06 28/09/2018 5.1. (3) M
ONPE (sobre rojo)
Se modifica la definición de Acta electoral para el
conjunto de las organizaciones políticas o
06 28/09/2018 5.1. (4) M
promotores de la consulta popular (sobre
morado)
Se elimina la definición de Acta electoral para el
06 28/09/2018 5.1. (5) E
Consejo Nacional de la Magistratura (sobre azul).
Se cambia “Archivero” por “Asistente de Archivo
06 28/09/2018 5.1. (6) M
1,2,3 y 4”
06 28/09/2018 5.1. (7) M Se modifica la definición de “Archivo Electoral”
Se modifica la definición de “Documento de
06 28/09/2018 5.1. (11) M
archivo”
PROCEDIMIENTO
Versión: 07
Página: 15 de 16
ELECTORALES
Categoría
M:
anterior
E: Eliminado
Se modifica la definición de “Organización de
06 28/09/2018 5.1. (16) M
documentos”.
06 28/09/2018 5.1. (19) M Se modifica la definición de “Sobres de colores”.
06 28/09/2018 5.2 N Se agrega la abreviatura de “Actores electorales”
Se recibe de GITE vía correo electrónico, la Base
06 28/09/2018 6.1.1. (3) M de Datos de las Actas electorales procesadas en
las ODPE/ORC.
Se modifica la actividad “…..que les compete y
registrar el Taller en el Registro de Asistencia” por
06 28/09/2018 6.1.1. (7) M “ … de recepción, organización, descripción,
selección, y conservación documental, así como
la atención del servicio archivístico electoral”.
Se agrega la actividad “Recibir las cajas y/o
06 28/09/2018 6.1.2. N ánforas conteniendo los documentos electorales
según el Cronograma de Recepción aprobado,
Se elimina la actividad “Disponer al Archivero 1
clasificar, ordenar las cajas y/o ánforas que
06 28/09/2018 6.1.2. (2) E contienen los documentos electorales, según el
IN01-GGE/AE: “Verificación y Registro de
Se agrega a la actividad “Asimismo, aplicará
06 28/09/2018 6.2.1. (1) M medidas de conservación según Anexo Nº 01
DEL IN02-GGE/AE
Se precisa “….al Jefe de la JAEVEF para su
06 28/09/2018 6.2.1. (3) M
firma”.
Se elimina “…Entregar un primer ejemplar al
JODPE/CORC, si lo solicita y entregar el segundo
ejemplar (cargo), a la EAE, para su custodia en el
06 28/09/2018 6.2.1. (4) M
Expediente de Organización de los documentos
electorales recibidos de la ODPE” y se agrega
Entregar los dos ejemplares firmados a la EAE.
Se agrega al actividad “Entregar un ejemplar al
JODPE/CORC, vía correo electrónico, o
físicamente.
El segundo ejemplar es el CARGO de la entrega
física, y de ser la entrega vìa correo electrónico,
06 28/09/2018 6.2.1. (5) N
se dejará constancia del mismo.
Custodiar el CARGO en el Expediente de
Organización de los documentos electorales
recibidos de la ODPE., según ítem 5.8 del IN01-
GGE/AE”
Se cambia el “Archivero 3” por el Asistente de
06 28/09/2018 - N
Archivo
Se modifica “Organización de documentos
electorales” por el de “Organización de
06 28/09/2018 6.3. M
documentos electorales por el ubigeo a nivel
nacional y Continentes (extranjero)”
Se precisa “….por el ubigeo a nivel nacional y
06 28/09/2018 6.3. (1) M Continentes (extranjero) según el ítem 5.5 del
IN01-GGE/AE”
Se modifica “…del soporte plástico a un soporte
6.4.3. (1)
06 28/09/2018 M de papel” por “…del sobre de color a un sobre
manila impreso”
05 28/04/2016 5.1 (7) M Se precisa la definición del “Archivero”.
PROCEDIMIENTO
Versión: 07
Página: 16 de 16
ELECTORALES
Categoría
M:
anterior
E: Eliminado
Se incluyen los documentos administrativos de
05 28/04/2016 5.1 (8) N reportes de puesta a cero de votantes y hoja de
resultados de verificación de votos.
05 28/04/2016 5.1 N Documento y Termohigrómetros
 AEVEF
05 28/04/2016 5.2 E
 SAJE
 HCAMM
 LE
05 28/04/2016 5.2 N  ONPE
 Ubigeo
 VC
Se incorpora la base de datos generados través
05 28/04/2016 6.1.1 (3) N
de un sistema informático de la GOECOR.
Se precisa el subtítulo a “Recepción de los
05 28/04/2016 6.1.2 M
Se incluye una Nota referida a si en caso no se
05 28/04/2016 6.1.2 (3) N contara con la organización previa de los
documentos electorales.
Se precisa el cargo del Archivero 3 (B) a solo
05 28/04/2016 6 M llamarse Archivero 3, en el desarrollo de todo el
procedimiento.
Se precisa el registro a Proyecto de Informe de
05 28/04/2016 6.2.2 (2) M
Conformidad a través del SGD.
Se precisa la cantidad aproximada de sobres
6.4.2.1 manila por caja de archivo, pasando de “60” a
05 28/04/2016 M
(1) “45”. Esto también se precisará en los puntos
donde se haga mención.
6.4.2.1 Se incluye disposición también al “Proveedor
05 28/04/2016 N
(3) externo (de darse el caso)”.
Se elimina la mención del Instructivo de
05 28/04/2016 6.4.4 (3) E
Digitalización de Documentos Electorales.
La actividad de disponer las acciones para la
05 28/04/2016 6.4.4 (3) M conservación de documentos electorales pasó
del “Asistente de Archivo” al “Archivero”.
05 28/04/2016 8 E Anexos
9. ANEXO:
No aplica

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Especialista del Archivo Electoral Gerente de Gestión Electoral

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Firmado digitalmente por

Gerente de Gestión de la Calidad

Establecer las actividades a seguir para la recepción, organización y descripción

Es aplicable desde la recepción de los documentos electorales entregados por los

3.1. Ley N° 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio

3.9. Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos, aprobadas con

S.N.A. N° 05 Conservación Documental

3.10. Directivas aprobadas con Resolución Jefatural

a) Directiva N° 007-86-AGN-DGAI “Normas para la conservación de

Nota: Los documentos mencionados son los vigentes incluyendo sus

Es el documento donde están impresos los datos de los

Actas Electorales (color plomo, procesadas en la ODPE;

6.1. Recepción de los documentos electorales replegados

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

6.1.1. Inicio de actividades previas a la

2. Realizar las adecuaciones o

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

3 Nota: En caso de no contar con la EAE

6.2. Verificar, Organizar y registrar los documentos electorales recibidos de

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

6.2.1. Verificar, Organizar y registrar los

Verificar la existencia de documentos

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

6.3. Organización de documentos electorales por el ubigeo a nivel nacional y

6.4. Descripción de documentos electorales, identificación e instalación de las

6.4.1. Elaboración del Inventario digital

Instruir al ADA 4 sobre la elaboración del

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Efectuar una copia de seguridad del indicado

Comunicar a la EAE que se encuentra

Disponer al ADA 3 y/o al Proveedor externo

6.4.2.2. Rótulos externos e internos

Realizar la distribución automatizada de

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

6.4.4. Trasladar las cajas de archivo

8. CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS

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