I UNIDAD: El presupuesto de Efectivo

Introducción

Desde el punto de vista de la organización, las finanzas ocupan un nivel ejecutivo, su organización tiene
que ver con las funciones o tareas a efectuar por el administrador financiero, por ejemplo: análisis de efectivo,
función de tesorería, la función contable, el presupuesto, administrador del crédito y cobro, análisis de
inversiones, la predicción y proyección financiera.

Las Finanzas es el arte o ciencia de administrar el dinero, cuyas actividades están relacionadas con la
obtención y la gestión del dinero, recursos o capital por parte de una persona o empresa.
Es por ello que las finanzas se refieren a la forma de cómo obtener los recursos, a la forma de cómo se gastan o
consumen y a la forma de invertirlos.

Entre los principales objetivos de las finanzas es:

1. Buscar la mejor rentabilizad para la empresa y maximizar las Ganancias.

2. Maximizar las utilidades, se refiere a las utilidades por acción que obtiene el accionista o los dueños de la
empresa periodo a período (año a año)
3. Cumplir con todas sus obligaciones.

Dentro de las funciones de las Finanzas.

1. Planificar, organizar, dirigir y controlar de manera eficiente y eficaz, los recursos financieros de la empresa.
2. Programa y controla las diferentes inversiones de tipo financiero que determine la gerencia.
3. Desarrolla y fortalece un sistema efectivo de controles contables y financieros.
4. Administra todos los ingresos de la empresa..
5. Elabora proyecciones de ingresos y gastos estimados para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto.
7. Revisa, consolida y aprueba el Plan Anual de actividades y el Anteproyecto de Presupuesto de su Dirección

Existen dos aéreas de las finanzas dentro de toda empresa: la Administración financiera y el análisis financiero.

El análisis financiero es un estudio de los estados Financieros de una empresa, con el propósito de
establecer debilidades y fortalezas de naturaleza financiera. El administrador financiero antes de realizar el
análisis financiero, es necesario conocer el entorno económico: Tasas de interés, Precios (inflación).Tipo de
cambio, Devaluación de la moneda, Políticas fiscales, Tratados internacionales, entre otros.
Los pronósticos financieros constituyen una de las responsabilidades del analista financiero, puesto que
debe anticipar lo que sucederá a la empresa en el futuro. Para ello, es que tiene realizar presupuestos.
 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO
El presupuesto es un plan que representa las expectativas para un futuro, expresado en términos
cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, entre otros, es decir, es la formulación
de un plan de actividades en un periodo determinado y poder llevar un adecuado control de los ingresos y
gastos de una empresa e institución.

Es un pronóstico de entradas y salidas de efectivo planeadas por la empresa para calcular sus
requerimientos de efectivo a corto plazo, y calcular los excedentes y faltantes de efectivo, en un determinado
plazo (a menos de un año).

Este presupuesto es desarrollado normalmente por el tesorero de la empresa, quien depende del
director de finanzas y tiene a su cargo la administración de la liquidez de la compañía.

1.1. Objetivos del Presupuesto de efectivo

a. Calcular por anticipado las entradas y salidas de efectivo para conocer los sobrantes o faltantes de dinero
y tomar medidas para invertir adecuadamente los sobrantes y financiar los faltantes.

b. Determinar la capacidad que tiene una compañía para pagar intereses así como los dividendos y para pagar sus
deudas cuando estas vencen.

c. Establecer políticas de dividendos en la empresa.

d. Determinar si las políticas de cobro y de pago son las óptimas, efectuando una revisión que liberar recursos que
se analizaran para financiar los faltantes destacados.

1.2. Planificación y el Control del Efectivo.

La planificación y el control de las entradas de efectivo, y las salidas de efectivo y del correspondiente
financiamiento, constituyen una función importante en todas las empresas.

El presupuesto de efectivo es una forma eficaz de planificar y controlar las salidas de dinero, de evaluar las
necesidades del mismo y de hacer uso provechoso de su excedente. Un objetivo básico es planificar la posición de
liquidez de la compañía como un elemento para determinar las futuras necesidades de obtención de préstamos y
las oportunidades de inversión. La administración puede controlar los tiempos de los flujos de efectivo de muchas
maneras.

1.3 Métodos para Desarrollar el Presupuesto de Efectivo.

Los métodos utilizados para preparar el presupuesto de efectivo son:

 Método de balances proyectados

 Método indirecto

 Método de entradas y salidas

Para realizar el presupuesto de efectivo bajo esta técnica lo único que debemos saber son los ingresos y
gastos en efectivo del negocio. Este método es el que se utiliza cuando empresarios o administradores se manejan
con las chequeras.
Los pasos que se deben seguir para mejorar la situación financiera son los siguientes:

Primer paso: Pronosticar las ventas

Adriana dice que sus ventas se incrementaran este año en un 1% cada mes.

Segundo paso: Pronosticar gastos basándose en ventas

Si las ventas se incrementaran en un 1% cada mes, entonces debemos saber cuánto

se debe incrementar cada gasto:

-Sueldos: Planea incrementarlo 1% al mes debido a las comisiones que paga a los vendedores.
-Proveedores: Se incrementará cada mes en %5 debido al material que va a usar.
-Servicios: Se quedan igual que ingresos.
-Impuestos: Se incrementan igual que ingresos.
-Pago a bancos: Se queda igual.

Tercer paso: Conocer el saldo de efectivo, el flujo neto de efectivo

-Debemos saber cuánto dinero se tiene en efectivo el día de hoy para iniciar el proceso de presupuesto.
-Adriana tiene $50,000.00 en efectivo.

Cuarto paso: Realizar el presupuesto de efectivo.

Para realizar el presupuesto de efectivo, se utilizará el método de entradas y salidas.

1.4 Estimación de Ingresos y Desembolsos de Efectivo.

Es el cálculo o proyección de las entradas de dinero que la empresa realiza durante un periodo
determinado, para ello la compañía realiza un programa de ingresos en efectivo esperados y contiene los
siguientes componentes:

 Ventas pronosticadas: Es el volumen estimado de ventas, y este es expresado en dinero o en unidades

físicas, que una compañía espera lograr durante un periodo determinado, y está compuesta por un
margen porcentual de ventas de contado (que es el dinero en efectivo que la empresa espera contar en
ese mismo mes) y un porcentaje de las ventas a crédito o cuentas por cobrar (que es el dinero en efectivo
que la empresa espera contar en próximos meses, que puede ser a un mes, dos meses o tres meses).
 Préstamos: Es el dinero que ingresa a la compañía producto de un crédito solicitado por la misma para
cubrir alguna deuda.
 Otros ingresos: Es aquel dinero que ingresa a la compañía cuando esta ha invertido en algún título valor,
tales como acciones, bonos, entre otros; por lo que recibe intereses, dividendos por dicho concepto.

Ejemplo 1: La compañía ABC está preparando un presupuesto de caja para los meses de octubre,
noviembre y diciembre del año 2012. Las ventas en agosto fueron de $100.000 y en septiembre $200.000. Se
pronostican ventas de $400.000 para octubre, $300.000 para noviembre y $200.000 para diciembre.
El 20% de las ventas de la empresa se han hecho al contado, el 50% han generado cuentas por cobrar que son
cobradas después de 30 días y el restante 30% ha generado cuentas por cobrar que se cobran después de dos
meses. No se tiene estimación de cuentas incobrables.

En diciembre la empresa espera recibir un dividendo de $30.000, proveniente de las acciones de una subsidiaria.
A continuación se presentan los datos.

Programa de entradas de efectivo proyectado de la Compañía ABC

Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Ventas
$100.000 $ 200.000 $ 400.000 $ 300.000 $ 200.000
pronosticadas

Ventas al
contado $ 20.000 $ 40.000 $ 80.000 $ 60.000 $ 40.000
(20%)
Cuentas por
cobrar
Un mes (50%) $ 50.000 $ 100.000 $ 200.000 $ 150.000
Dos meses
$ 30.000 $ 60.000 $ 120.000
(30%)
Otras
entradas $ 30.000
efectivo
Total
entradas $ 210.000 $ 320.000 $ 340.000
efectivo

1.5 Estimación de los Pagos y Cobros en Efectivo.

Son todos los pagos o desembolsos que la compañía proyecta para cumplir con todas sus obligaciones. Por
lo que la compañía realiza un programa de desembolsos, los gastos se componen de la siguiente manera:

 Compras: Son las adquisiciones de materias primas u otros insumos para la operación de la empresa. Está
compuesto por un margen porcentual de las cuentas por pagar de contado y otro porcentaje a pagar a
uno o tres meses.
 Gastos operativos: Estos corresponde a los pagos de los salarios de la administración, ventas, personal
operativo, los impuestos, el arriendo (alquiler), servicios públicos, depreciaciones, desembolsos de activos
fijos, entre otros.
 Gastos financieros: Estos corresponde a los pagos de cuotas o abonos a préstamos, provisiones, entre
otros.
Todos los gastos se estiman que se pagarán en base a un porcentaje asignado de las ventas por mes
proyectados.

Ejemplo 2: La compañía ABC durante los mismos meses (agosto a diciembre 2012) proyecta los
siguientes gastos:
 Las compras de la empresa representan el 70% de las ventas, el 10% de las compras se paga al contado,
el 70% se paga en el mes siguiente al de compra y el 20% restante se paga dos meses después del mes de
compra. En el mes de octubre se pagan $20.000 de dividendos.
Se paga arrendamiento de $500 mensuales.
Los sueldos y salarios de la empresa pueden calcularse agregando 10% de sus ventas mensuales a la
cifra del costo fijo de $8.000. En diciembre se pagan impuestos por $25.000. Se compra una máquina nueva a un
costo de $130.000 en el mes de noviembre.
Se pagan intereses de $10.000 en diciembre. También en diciembre se abona a un fondo de
amortización $20.000.
No se espera una readquisición o retiro de acciones durante este periodo. El programa de desembolsos
de efectivos es el que se presenta a continuación:

UNA EMPRESA QUE ESPERA TENER UN EXCEDENTE DE CAJA PUEDE PROGRAMAR INVERSIONES, EN TANTO
QUE UNA EMPRESA QUE ESPERE DÉFICITS DE CAJA, DEBE PLANEAR LA FORMA DE OBTENER FINANCIAMIENTO
A CORTO PLAZO.
Programa de desembolsos de efectivo proyectado de la compañía ABC
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Compras (70% $
$ 70.000 $ 140.000 $ 210.000 $ 140.000
ventas) 280.000

Compras al
$ 7.000 $ 14.000 $ 28.000 $ 21.000 $ 14.000
contado (10%)
Pagos
Un mes (70%) $ 4.900 $ 98.000 $ 196.000 $ 147.000
Dos meses (20%) $ 14.000 $ 28.000 $ 56.000
Dividendos $ 20.000
Sueldos y salarios $ 48.000 $ 38.000 $ 28.000
Arrendamientos $ 5.000 $ 5.000 $ 5.000
Impuestos $ 25.000
Compra máquina $ 130.000
intereses $ 10.000
Fondo de
$ 20.000
amortización
Readquisición
$ -
acciones
Total $
$ 418.000 $ 305.000
desembolsos 213.000

La diferencia entre los ingresos y los gastos proyectados se denomina: Flujo Neto de Efectivo.

Agregando el saldo inicial de caja en el periodo al flujo neto de efectivo obtenemos el saldo final de caja
para cada mes.

Por último cualquier financiamiento adicional para mantener un saldo mínimo de caja debe agregársele al
saldo final de caja, para conseguir un saldo final con o sin financiamiento.
 Ejemplo 3: La compañía ABC le solicita a usted que realice un presupuesto de efectivo (caja)
durante los mismos meses proyectados (agosto a diciembre 2012) con los datos brindados anteriormente y con
los siguientes datos adicionales:

 La empresa tiene un saldo inicial de ₡50.000.

 Debe tener un saldo mínimo de ₡25.000 para hacerle frente a sus obligaciones.
Nota: Si el FNE es negativo, se debe solicitar un financiamiento para que tenga el saldo mínimo.

Presupuesto de caja para la compañía ABC

Octubre Noviembre Diciembre
Total entradas de efectivo $ 210.000 $ 320.000 $ 340.000
(-) Total desembolsos $ 213.000 $ 418.000 $ 305.000
Flujo neto de efectivo $ -3.000 $ -98.000 $ 35.000
(+) Saldo inicial en caja $ 50.000 $ 47.000 $ -51.000
Saldo final en caja $ 47.000 $ -51.000 $ -16.000
(+) financiamiento $ - $ 76.000 $ 41.000
Saldo final con financiamiento $ 47.000 $ 25.000 $ 25.000
Interpretación del Presupuesto de caja

El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en caja, que puede
analizarse para determinar si se espera un déficit o un excedente de efectivo durante cada período que abarca
el pronóstico.
El encargado del análisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas necesarias para solicitar
financiamiento máximo, si es necesario, indicando en el presupuesto de caja a causa de la incertidumbre en los
valores finales de caja, que se basan en los pronósticos de ventas.

1.6 Pasos por seguir para la Elaboración del Presupuesto de Efectivo.

1.7 Análisis de Resultados.
1.8 Toma de Decisiones:
- Conclusiones
- Recomendaciones
- Sugerencias

Interpretación del Presupuesto de caja

El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en caja, que puede analizarse
para determinar si se espera un déficit o un excedente de efectivo durante cada período que abarca el
pronóstico. El encargado del análisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas necesarias para
solicitar financiamiento máximo, si es necesario, indicando en el presupuesto de caja a causa de la
incertidumbre en los valores finales de caja, que se basan en los pronósticos de ventas.

El desarrollo de este ejercicio permite la aplicación de los conceptos expuestos en la teoría que en ocasiones no
son lo suficientemente claros.