2023-Daza Manual Procedimientos Contables

1
Manual de procedimientos contables para el proceso de compra y venta de combustible
(Gasolina – ACPM) de la empresa Distribuidora de Combustibles Wayuu S.A.S
Carlos Andrés Daza de Moya
Universidad Cooperativa de Colombia
Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables
Programa de Contaduría Pública
Opción de Grado
Asesor: Arlet Esther Manjarres Tete
Santa Marta, 2023

2
Tabla de contenido
Contenido
Resumen ....................................................................................................................7
Abstract ......................................................................................................................8
INTRODUCCIÓN .....................................................................................................9
1. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA...............................................................10
1.1 Planteamiento del problema .................................................................................... 10
2. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ..................................................................14
3. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................15
4. OBJETIVOS ........................................................................................................16
5. Marco Teórico .....................................................................................................17
6. MARCO CONCEPTUAL ...................................................................................18
6.1 Manual de Procedimientos ...................................................................................... 18
6.2 Registros contables ............................................................................................. 19
6.3 Contabilidad ........................................................................................................ 20
7. METODOLOGÍA ................................................................................................21
8. HISTORIA DEL COMBUSTIBLE EN COLOMBIA ........................................22
10. ORGANIGRAMA ............................................................................................24

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11. MANUAL DE PROCESOS CONTABLES......................................................26
MANUAL DE PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA LA COMPRA Y
VENTA DE COMBUSTIBLES. .............................................................................26
FLUJO ACTIVIDADES DE COMPRA DE COMBUSTIBLE ..............................28
Formato control de inventario .................................................................................32
Proceso de compra ...................................................................................................33
Formato control de saldos........................................................................................33
INSTRUCTIVO CONTABILIZACIÓN COMPRA DE COMBUSTIBLE ...........35
Módulo de ingreso ...................................................................................................36
Selección documento a elaborar ..............................................................................37
Selección tipo de comprobante ................................................................................38
Elaboración registro de compras (información) ......................................................39
2. Datos de transacciones .............................................................................................. 40
Registro de transacción ............................................................................................41
Descripción larga .....................................................................................................42
Vista Preliminar Registro de Compras ....................................................................43
3. Cargos y Descuentos ................................................................................................. 43
Anotación cargos y descuentos................................................................................44
Retenciones ..............................................................................................................45
4. Vencimientos y formas de pago ................................................................................ 45

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Vencimientos y Formas de Pago .............................................................................46
Vista final registro de compras ................................................................................47
Formato Cuentas por Cobrar ...................................................................................48
Orden de pedido de compra .....................................................................................50
Aceptación orden de pedido de compra ..................................................................51
Identificación agente solicitante ..............................................................................52
Detalle del pedido ....................................................................................................53
Datos del Pedido ......................................................................................................54
Finalización Proceso de Aceptación de Orden de Pedido .......................................54
PALABRAS CLAVE: .............................................................................................55
CONCLUSIONES ...................................................................................................56
RECOMENDACIONES .........................................................................................57
BIBLIOGRAFÍA .....................................................................................................58
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Tabla de Cuadros
CUADRO 1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES .....................................................................................26
CUADRO 2 FORMATO CONTROL DE INVENTARIOS .....................................................................................................32
CUADRO 3 FORMATO CONTROL DE SALDOS ...............................................................................................................33
CUADRO 4 FORMATO DE CUENTAS POR COBRAR .....................................................................................................48
Tabla de Gráficos
GRAFICO 1 ORGANIGRAMA ......................................................................................................................................24
Tabla de Ilustraciones
ILUSTRACIÓN 1 MODULO DE INGRESO ....................................................................................................................36
ILUSTRACIÓN 2 SELECCION DOCUMENTO A ELABORAR ...........................................................................................37
ILUSTRACIÓN 3 SELECCION TIPO DE COMPROBANTE ..............................................................................................38
ILUSTRACIÓN 4 ELABORACION REGISYTRO DE COMPRAS .........................................................................................38
ILUSTRACIÓN 5 INFORMACION.................................................................................................................................39
ILUSTRACIÓN 6 REGISTRO DE TRANSACCION ............................................................................................................41
ILUSTRACIÓN 7 DESCRIPCION LARGA ........................................................................................................................42

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ILUSTRACIÓN 8 VISTA PRELIMINAR REGISTRO DE COMPRAS....................................................................................43
ILUSTRACIÓN 9 ANOTACION CARGOS Y DESCUENTOS ..............................................................................................44
ILUSTRACIÓN 10 RETENCIONES .................................................................................................................................45
ILUSTRACIÓN 11 VENCIMIENTO Y FORMAS DE PAGO ...............................................................................................46
ILUSTRACIÓN 12 VISTA FINAL REGISTRO DE COMPRAS ............................................................................................47
ILUSTRACIÓN 13 ORDEN DE PEDIDO DE COMPRAS ...................................................................................................50
ILUSTRACIÓN 14 ACEPTACION DE ORDEN DE PEDIDO CE COMPRAS ........................................................................51
ILUSTRACIÓN 15 IDENTIFICACION AGENTE SOLICITANTE .........................................................................................52
ILUSTRACIÓN 16 DETALLES DEL PEDIDO....................................................................................................................53
ILUSTRACIÓN 17 DATOS DEL PEDIDO ........................................................................................................................54
ILUSTRACIÓN 18 FINALIZACION ORDEN DE PEDIDO..................................................................................................54
ILUSTRACIÓN 19 ..........................................................................................................................................................54
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Resumen
Este trabajo se hace con el propósito de crear un manual de procedimientos contables
que facilitara la manera de cómo se registran las transacciones y la responsabilidad que conlleva
el proceso de compra y despacho del Combustible.
Todo esto mediante la observación de los procedimientos y la forma en cómo se registran
dichas transacciones actualmente en la empresa y lo que indica la norma para la organización de
un proceso contable.
Este trabajo contribuirá a aportar las herramientas necesarias para que los colaboradores
de la empresa puedan realizar sus funciones de manera eficiente y eficaz, ganando tiempo y a su
vez generando confianza en la información que se emita del sistema contable.

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Abstract
This work is done with the purpose of creating a manual of accounting procedures that
will facilitate the way in which transactions are recorded and the responsibility involved in the
process of purchase and dispatch of fuel.
All this by means of the observation in first person of the procedures and the form in how
these transactions are registered at the present time in the company, it presents some faults and
emptiness’s that cause that the information verified in the systems presents errors and the
balances of the accounts are not the correct ones.
This work will contribute to provide the necessary tools so that the company's
collaborators can perform their functions efficiently and effectively, saving time and at the same
time generating confidence in the information issued by the accounting system.

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INTRODUCCIÓN
El combustible es uno de los recursos claves para la industria del transporte, y otros
sectores que integran y apoyan el desarrollo económico del país.
La elaboración del presente trabajo tiene como finalidad el diseño de un manual de
procedimientos contables, para su eventual implementación en el proceso de contabilización de
la información emanada del proceso de compra y venta de combustibles líquidos (Gasolina –
ACPM) y aplicar un procedimiento concreto y eficiente al momento de la digitación de la
información contable y financiera, para así obtener información veraz y confiable al momento de
descargarla del programa contable.
Es válido mencionar que este manual ha sido diseñado con la firme intención de subsanar
y corregir errores presentados de manera constante identificado por medio de evaluación en el
área encargada, verificando y constatando errores comunes y falta de orden a la hora de realizar
el procedimiento.
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1. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del problema
La empresa viene presentando en sus estados financieros trimestrales cifras altas de
cartera, afectando significativamente el flujo de efectivo de la entidad y limitando la compra de
inventario de combustible. Esta situación ocurre porque no se detecta al momento de vender al
cliente el cupo que le ha sido autorizado en cartera, como consecuencia de la desorganización en
los procedimientos que se deben seguir para controlar la venta del producto. Por otro lado, no se
está revisando el inventario físico de combustible, generando compras innecesarias que
conllevan a exceso de existencias o faltantes del producto.
Al realizar un recorrido por el departamento contable, evidenciamos que la persona que
se encarga de registrar las facturas de compra y venta es la misma que revisa la cartera y según
los saldos de esta se autoriza una venta o no, notamos que por la no claridad y la falta de apoyo
en sus procesos la persona comete errores involuntarios que conllevan en ocasiones al retraso de
la operación y el estancamiento de vehículos transportadores del combustible en la planta de
abastecimiento.
1.2. Antecedentes
A nivel mundial algunas empresas que se dedican a la comercialización de combustibles
han presentado inconvenientes en la organización de sus procesos contables, teniendo una
incidencia negativa y afectando de manera directa la operación de estas. Por lo que, para dar
solución a estos inconvenientes, las empresas han implementado manuales de procesos

11
contables. Haciendo la revisión, se referencian empresas como DIAGNOSTICENTRO
TECNODIESEL S.A.S.- ESTACION DE SERVICIOS GUAYAQUIL-DISTRIBUIDORA
NEGOCIEMOS- ESTACION DE SERVICIOS “HNOS. CHALEN” S.A cuya problemática
consistía en que no contaban con el control de la operación de una manera contundente, se
presentaban retrasos en despachos ya que no tenían información real y actualizada de manera
oportuna; siendo una forma de dar solución a sus problemáticas, la implementación de manual de
procedimientos contables.
Para el caso de Diagnosticentro Tecno diésel S.A.S, la elaboración de un manual de
procedimientos en el área contable le ayudó a conseguir los objetivos trazados por la
organización, a tener un mayor control de sus operaciones tener la información contable
organizada y en el momento oportuno.
Estos manuales tienen como finalidad responder por las necesidades del área contable de
la empresa generalmente son representados a través de un flujograma de procedimientos.
(Londoño, 2019); para el caso, se encontró el levantamiento de 6 procedimientos tales como:
cotizaciones, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, conciliaciones, nómina e informes
financieros; haciendo uso del software SIIGO para su contabilización. Este se constituye en un
buen referente para el presente trabajo, al tomar la experiencia desarrollada en la empresa y en
este sentido, al crear un manual para la empresa Distribuidora de Combustible Wayuu S.A.S en
el que pueda plantearse procedimientos parecidos para y la utilización de un software para la
organización y contabilización del proceso de compra y venta de combustibles.

12
Se resalta de la experiencia de DISTRIBUIDORA NEGOCIEMOS, la formulación de un
manual de procesos y procedimientos administrativos para el área contable para controlar las
operaciones y registros contables y generar información que sirva para la toma de decisiones.
Es importante identificar los procesos que nos llevan a la generación de la información y
es por esta razón que estos deben ser claros de tal manera que facilite su entendimiento y el
personal se responsabilice de la entrega de la información completa y eficiente al área contable.
(Villareal, 2012)
En base a lo expuesto en este manual, observamos que las elaboraciones de los manuales
de procesos facilitan y engranan las funciones diarias para que estas brinden los resultados
deseados y así la operación sea lo suficientemente eficaz y eficiente a la hora de la consecución
de los objetivos empresariales.
Para este trabajo es un aporte fundamental, ya que tomamos como base que los procesos
deben tener un orden lógico y sinérgico, para ir paso a paso realizando las labores que la
operación necesita sin retrasos ni imprevistos que puedan generar inconvenientes en la prestación
de servicios.
Por otro lado, el Manual de procedimientos y políticas contables propuesto para la
Estación de Servicio Guayaquil, se formuló con el propósito de seguir resultados que permitan
en un periodo breve, mejorar la situación en que se encuentra la empresa. De ello se toma como
referencia, la forma como se plantea el problema en donde se encuentra el tema de investigación
y los motivos que lo generan, la forma como se justifica la investigación y se proponen los
13
objetivos explicando la finalidad del estudio, tomando como alusión, tesis en donde resalte
procedimientos que se adapten al manual que se diseñaran. Ochoa (2018)
Las operaciones de venta de combustible son muy complejas por los diferentes procesos
y cuidados que deben tenerse en cuenta, contar con personal altamente capacitado e idóneo para
desarrollar estas actividades es muy valioso, los manuales de procesos permiten obtener
resultados positivos y contribuyen en la generación de confianza tanto para clientes, proveedores
y socios de la misma, la información contable descargada de los programas o proveedores
tecnológicos, nos permiten tener Estados financieros que nos ayudan al momento de tomar
decisiones económicas y financieras en el mediano y largo plazo
En La estación de Servicios “hnos. Chalen” S.A Char Gasolinera Gilda Lissette
Domínguez Muñoz, se propuso un Manual de control Interno Contable, en el que, mediante la
aplicación de fundamentos teóricos del Control Interno, la Gestión Financiera y la Rentabilidad
de la empresa, se analizan mediante los conceptos teóricos, los diferentes aspectos que inciden en
la gestión financiera y contable de las organizaciones y la implementación de este manual.
(Muñoz, 2015)
De este trabajo se toma como referencia aquellos conceptos teóricos que tienen
incidencia en la gestión financiera y contable de las empresas, para plantear los procedimientos
que harán parte del manual de procedimientos contables para el proceso de Compra y Venta de
combustible de la empresa Distribuidora De Combustibles Wayuu S.A.S

14
2. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Distribuidora de Combustibles Wayuu S.A.S es una organización empresarial
conformada por inversionistas privados y entidades del sector Cooperativo del Departamento de
La Guajira, la cual nace con el propósito de generar oportunidades de desarrollo empresarial y
contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de las comunidades sin dejar de lado la
contribución a la conservación del Medio Ambiente y las Comunidades circuncidantes.
Tiene por objeto social, la actividad de importador introductor, almacenador y
distribuidor mayorista de combustibles líquidos derivados del petróleo, con una capacidad de
almacenamiento de 1.004.000 galones de combustibles líquidos, repartidos en 6 tanques de
almacenamiento,
Misión
Trabajamos para satisfacer la demanda de combustible en el departamento de La Guajira,
con altos estándares de calidad y contribuyendo al desarrollo de las comunidades y el medio
ambiente, de manera responsable, según toda la reglamentación legal vigente.
Visión
Para el año 2025 le empresa distribuidora de Combustibles Wayuu S.A.S se proyecta
como la principal distribuidora mayorista del departamento de La Guajira en materia de
combustibles líquidos derivados del petróleo.

15
3. JUSTIFICACIÓN
Un manual de proceso contable es importante para la empresa porque permite organizar
las finanzas, a través de la ejecución de los diferentes procedimientos llevados a cabo.
Este manual servirá de guía para el desarrollo del proceso de compra y venta de
combustibles de la Empresa Distribuidora de Combustibles Wayuu S.A.S y permitirá organizar
la parte contable a partir de la misma, sirviendo al finalizar como una herramienta para la toma
de decisiones.
Este trabajo servirá como referencia a la comunidad académica que desee implementar
manuales de procesos contables en empresas que se dediquen a la comercialización de
combustibles líquidos, al proporcionar los procedimientos que se llevan a cabo al interior de un
proceso de compras y ventas de combustibles y la forma como se contabilizan a través de un
software.
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4. OBJETIVOS
4.1 Objetivo General
Diseñar un manual de procedimientos contables para el proceso de compra y venta de
combustibles de la empresa Distribuidora de Combustibles Wayuu S.A.S.
4.2 Objetivos específicos
1. Documentar los procedimientos que se realizan durante el proceso de compra de
combustible.
2. Documentar los procedimientos que se realizan durante el proceso de venta de
combustible.
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5. Marco Teórico
El manual de procedimientos contables es una herramienta necesaria para la consecución
de los objetivos a nivel empresarial en el mundo, siendo parte esencial del control interno y parte
integral en el desarrollo económico, esto porque posee de una manera clara, organizada y
detallada las funciones y sus procedimientos que contribuyen positivamente en el desarrollo de
las operaciones o actividades desarrolladas por la entidad.
Mediante estos mantenemos una línea funcional de responsabilidades para así ayudar en
los controles que se ejercen, se definen y delimitan las funciones del personal en sus áreas de
trabajo por departamentos.
Los manuales de procedimientos contables nos permiten conocer y actuar en el proceso
interno en conjunto con los responsables de cada área de trabajo, precisan el análisis y la revisión
de los procedimientos y aumentan la eficiencia de los empleados de los diferentes
departamentos, mejorando la productividad.

18
6. MARCO CONCEPTUAL
6.1 Manual de Procedimientos
“Los manuales de procedimientos brindan herramientas efectivas de control interno, las
cuales son guías prácticas de políticas, procedimientos, controles de temas específicos dentro de
la entidad, estos ayudan a reducir errores operativos y financieros, lo cual da como resultado que
la toma de decisiones sea optima dentro de cada una de las áreas de la organización” (Vergara,
2017)
Basado en lo anterior, se hace énfasis en la gran importancia que tiene la implementación
de los manuales de procedimientos para cada uno de los procesos, son garantes del buen uso del
tiempo en la organización, son herramienta esencial a la hora de iniciar un proceso y de cómo
acabarlo, son guía para la generación de confianza y productividad laboral para quien los cumple
a cabalidad y adicionalmente contribuyen en el mejoramiento constante y evolución de los
procesos.
Para la empresa Distribuidora de Combustibles Wayuu S.A.S será una herramienta que
permitirá desarrollar operaciones tanto operativas como administrativas, pues la persona que
desempeña la función específica está ligada a los 2 centros de costo, iniciando un proceso de
planeación en compra y venta de combustible, organización y logística en el recibo y despacho, y

19
contable en el proceso del registro de la información según los lineamientos que se van a detallar
en este manual.
Constituyen un documento técnico que incluyen información sobre la sucesión
cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad
para la realización de una función, actividad o tarea específica en una organización. (Franklin,
2009)
Siguiendo las bases del autor traemos a colación la importancia del manual de
procedimiento, instrumento de guía y apoyo para conseguir los objetivos deseados agilizando y
fortaleciendo los mecanismos de acción a la hora de desarrollar las tareas específicas del cargo
que se desempeñan en la organización, la mejora de tiempos y la reducción de costos en los
procesos son algunos de los beneficios de estos para las compañías.
6.2 Registros contables
El término registro o asiento contable hace referencia al ingreso de información que se
realiza en los libros de contabilidad a fin de construir una bitácora de todos los movimientos
económicos realizados por un ente, bien sea persona natural o jurídica. En términos generales un
registro contable es la representación de las transacciones que involucran el movimiento de los
recursos del ente.
El registro contable responde al principio de partido doble; lo cual significa que toda
transacción debe guardar en la memoria contable, tanto la destinación como la procedencia del
recurso. (actualicese, 2014)
Es importante para la empresa Distribuidora de Combustibles Wayuu S.A.S ceñirse a la
normatividad actual contable, para esto en la creación de este manual se hace énfasis en los
20
procedimientos a la hora de la contabilización o el registro de la información contable, basados
en la norma de causación. los hechos o movimientos económicos deberán ser registrados en el
periodo en que estos se dan para llevar un control exacto y veraz de las transacciones y los saldos
por cada proveedor o cliente.
6.3 Contabilidad
Es definida como “una técnica utilizada para registrar las operaciones de las entidades,
que corrigen económicamente y producen información financiera de manera sistemática y
estructurada” (Institute of Accounting Standards Board. IASB, 2009)
Partiendo de la idea anterior, destacamos la importancia de la contabilidad para las
organizaciones, es difícil tomar decisiones sin información contable, es difícil generar
información veraz y verdadera par la toma de estas. La contabilidad es la base de todo negocio,
por medio de esta podemos especular, soñar, planear, direccionar nuestra visión hacia donde
queremos y podemos llegar tomando buenas decisiones y asesorándonos de la mejor manera para
el mediano y largo plazo. La información contable es la base de toda organización, el registro y
la interpretación que esta pueda generar, pueden llevarnos a ser más competitivos día a día.
21
7. METODOLOGÍA
Este trabajo se desarrolla bajo una metodología de investigación mixta, debido a que fue
necesario analizar cada una de las actividades realizadas en la empresa Distribuidora de
Combustibles Wayuu S.A.S al interior del proceso de compras y ventas, para materializarlos a
través de unos procedimientos, elaborando de esta forma un levantamiento cualitativo. De igual
manera, se realiza un levantamiento cuantitativo al analizar los registros contables y evidenciar la
importancia de implementar manuales de procedimientos contables apoyados en software para
controlar los inventarios de combustible en la empresa Distribuidora de Combustibles Wayuu
S.A.S. Se hizo un trabajo de campo, concerniente a una intervención dentro de la empresa,
específicamente en el proceso de compras y ventas de combustible, evaluando la organización de
cada uno de los procesos mencionados. Como fuentes primarias de información se tienen los
resultados de entrevistas semiestructuradas realizadas al personal que integra el proceso de
compras y ventas de combustible; además de la revisión de experiencias de empresas como
DIAGNOSTICENTRO TECNODIESEL S.A.S.- ESTACION DE SERVICIOS GUAYAQUIL-
DISTRIBUIDORA NEGOCIEMOS- ESTACION DE SERVICIOS “HNOS. CHALEN” S.A,
que implementaron manuales de procesos contables para organización de contabilidad dentro de
sus instalaciones.
22
8. HISTORIA DEL COMBUSTIBLE EN COLOMBIA
En Colombia la industria de los combustibles líquidos comenzó en 1869 con la primera
extracción de una muestra de petróleo del Magdalena Medio, en el sector de “La Cira Infantas”,
Santander, a sólo 22 kilómetros de Barrancabermeja (hoy convertido en el pozo más antiguo de
Colombia). Comisión de Regulación de Energía y Gas (2019)
En 1905 el gobierno colombiano firmó dos concesiones: La Concesión De Mares y la
Concesión Barco, que les dio derechos a agentes privados para explorar terrenos en Santander
(Barrancabermeja) y Norte de Santander (Catatumbo), respectivamente. La Concesión De mares
se convirtió en propiedad de la empresa Tropical Oil Company también denominada “Troco”,
que más adelante cedería sus funciones al Estado en virtud de la expiración del contrato.
Comisión de Regulación de Energía y Gas (2019)
En el año 1948 mediante la ley 165 se crea la empresa Colombiana de Petróleos en sus
siglas (Ecopetrol) desde ese entonces y hasta el día de hoy se hizo cargo de las actividades
propias relacionadas a los combustibles líquidos y el petróleo.
.
23
24
10. ORGANIGRAMA
Grafico 1 Organigrama
(PERTUZ, 2023)
1. JUNTA DE ACCIONISTAS
2. GERENCIA
Gerencia general
3. JEFES DE AREA
25
Contador
Director comercial
Administrador
Jefe de planta y operaciones
4. COORDINADORES
Coordinador HSE
Asesor HSE
5. AUXILIARES
Auxiliares contables
Auxiliares de operaciones
6. OFICIOS VARIOS-SERVICIO GENERAL Y OPERARIOS.

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11. MANUAL DE PROCESOS CONTABLES
Cuadro 1 Manual de Procedimientos Contables
DISTRIBUIDORA DE COMBUSTIBLE
WAYUU SAS Versión: 01
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA Y VENTA DE COMBUSTIBLES
MANUAL DE PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA LA COMPRA Y VENTA DE
COMBUSTIBLES.
Elaboro: Revisado: Aprobado:
Fecha: Fecha: Fecha:

27
Versión: 01
WAYUU SAS
OBJETIVO
Establecer los controles que permita llevar a cabo el correcto flujo de compra y venta
de combustible sin afectar la operación de la empresa.
ALCANCE
Aplica a los procesos operativos y administrativos de la empresa.
RESPONSABLE
El responsable de la ejecución de este procedimiento es el auxiliar contable.
4. DEFINICIONES
❖ Combustible: Sustancia o materia que al combinarse con oxígeno es
capaz de reaccionar desprendiendo calor.
❖ EDS: Estación de Servicios
❖ Sicom: Sistema de Información de Combustibles Líquidos

28
Versión: 01
WAYUU SAS
FLUJO ACTIVIDADES DE COMPRA DE COMBUSTIBLE
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE
Se revisa inventario a la fecha para saber las Formato control de
cantidades a solicitar para cada tipo de Inventario para Compra

Auxiliar contable
combustible (archivo Excel “Petromil de Combustible
2023”).
Después de tener las cantidades a solicitar
para cada tipo de combustible, se procede a
solicitar con el proveedor de transporte el Grupo de WhatsApp Auxiliar contable
número de vehículos para cargue, esto vía
WhatsApp.
Cuando nos confirman el recibido y la
aprobación de la flota de cargue, se crea la Ver instructivo anexo
orden de pedido en la plataforma del Sicom, (Creación orden pedido Auxiliar contable
y después de creadas las ordenes se envía Sicom)
correo electrónico al proveedor informándole

29
la placa del vehículo y el nombre del
conductor que pasara a hacer el cargue en el
vehículo.
Instructivo de
Al correo electrónico nos llega la factura contabilización compra
electrónica de compra, La cual se contabiliza de combustible.
apenas se reciba el combustible en la planta Formato control de Auxiliar contable
de abastecimiento. Y enseguida se alimenta saldos
el formato control de saldos.
Mientras tanto se coloca en transito Despacho en transito
FLUJO ACTIVIDADES PARA LA VENTA DE COMBUSTIBLE
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE
Se recibe por parte del cliente la solicitud del
tipo de combustible que necesita y la
cantidad. (vía grupo de WhatsApp) llamado Grupo WhatsApp Auxiliar contable
clientes discowacop
Se verifica que el cliente se encuentre paz y
salvo con el saldo de cartera a la hora de Formato Excel Cuentas Auxiliar contable
solicitar su pedido. por Cobrar
➢ Si ésta fuera del crédito asignado, se
solicita autorización de despacho a la

30
contadora vía WhatsApp, de no ser Instructivo verificación
autorizado, se le escribe al cliente consignación para
notificándole que esta por fuera del abonar a cartera
crédito asignado y que debe realizar
abono o pago de lo que debe para
poder despacharle su requerimiento.
El cliente hace una consignación para abonar
a la cuenta, después de esto la envía al correo
electrónico
(despachosdcwayuu@gmail.com) copia o
Instructivo verificación
imagen legible donde se detalle el monto
consignación para Auxiliar contable
consignado, la fecha de realización y la
abonar a cartera
cuenta de la empresa, y en el asunto del
correo, identifican a que EDS pertenece, ya
que en algunas ocasiones un cliente posee dos
(2) o más EDS.
Se procede con la autorización del pedido en Instructivo autorización

Auxiliar contable
la plataforma (Sicom, sistema de pedidos plataforma
información de combustibles líquidos) que Sicom

31
el ministerio de minas y energía y la dirección
de hidrocarburos tienen destinado para la
autorización de los pedidos solicitados por
parte de las eds minoristas a la mayorista
donde se encuentra afiliada con contrato de
prestación de servicio de venta de
combustibles.
Se envía notificación para despacho a la
planta vía WhatsApp, y se le confirma al

Auxiliar contable
cliente o EDS que ya se encuentra su pedido Grupo de WhatsApp
autorizado y en proceso de despacho según
su turno asignado en planta.

32
Formato control de inventario
Cuadro 2 Formato Control de Inventarios
FORMATO CONTROL DE INVENTARIO PARA

CODIGO: FCI-001-V1
COMPRA DE COMBUSTIBEL
INVEN/ B10% B10% GAS GAS 4% GAS 4% GAS 5% GAS 5%
COMBUSTI CUPO FULL CUPO CUPO FULL CUPO FULL
INVENTARI
O INICIAL
COMPRAS
VENTAS
SALDO
FINAL
TRANSITO
NETO
Fuente: Elaboración propia
Se presenta el formato de control de inventario, en un Excel formulado. En él se
determinan las cantidades actuales de inventario, para así poder realizar el proceso de compra de
combustible al proveedor. En las columnas y filas se detallan los diferentes tipos de combustibles
siendo B10% (ACPM con una mezcla de alcohol carburante al 10%) y GAS 4% y 5% (gasolina
con una mezcla de alcohol carburante al 4% y 5% respectivamente) y el inventario inicial,
compuesto por el saldo después de restadas la ventas y sumadas las compras anteriores a la fecha
para la revisión, las compras, que son las cantidades solicitadas para cada tipo de combustible,
33
las ventas, que son las cantidades efectivamente despachadas a nuestros clientes, las compras en
tránsito, que son aquellas que aún no han sido descargadas en los tanques de almacenamiento y
el inventario final, que es aquel se obtiene de sumar al inventario inicial las compras y luego
restarle las ventas. El inventario neto es aquel que se obtiene de restar al inventario final, las
compras en tránsito. Todo esto para poder programar el siguiente pedido y así abastecer los
tanques de almacenamiento y tener inventario suficiente de los diferentes tipos de combustibles
para satisfacer las necesidades de compra de los clientes de la empresa.
Proceso de compra
Formato control de saldos
Cuadro 3 formato Control de Saldos
CODIGO: FCS-002-V1
FORMATO CONTROL DE SALDOS EN COMPRAS Y ABONOS A CARTERA PARA EL ABON CARTER
PROVEEDOR PETROMIL OS A A
DISTRIBUIDORA DE COMBUSTIBLE WAYUU SAS CARTE APROB SALDO DE
NIT. 900195626-1 RA ADA CARTERA
- -
FEC FECH FACTU B10 B10 ET- ET-5% GASO GASO GASO ET- ET- ABONO
HA VEN RA CUPO FULL 5%GASO FULL CP FULL 4%GASO 4% PRECI
Cp Cp GASO O
FULL DETALLE
Fuente: Elaboración Propia.

34
Mediante este formato se lleva un control diario de las compras realizadas al proveedor,
en él se registran las facturas de compra, desglosadas por fecha, tipos de combustible, total de la
compra, y el control del saldo del crédito aprobado por nuestro proveedor.
• Fecha debemos colocar la fecha de la factura de compra.
• Fecha de vencimiento se debe colocar la fecha de vencimiento de esta, según los
días otorgados de crédito por parte del proveedor.
• Factura N° se debe colocar el número de la factura de compra.
• Tipo de combustibles se debe seleccionar el tipo de combustible y colocar la
cantidad que se esté comprando.
• Precio esta celda esta formulada para calcular el valor de la compra, después de
colocar la cantidad a comprar según el tipo de combustible y previamente
teniendo el precio de compra actualizado por galón.
• Abono se debe colocar la cantidad abonada al proveedor para ir calculando el
saldo que se le debe según crédito aprobado entre las dos partes.
• Crédito pactado entre las partes, en esta celda se debe colocar el valor del total del
crédito pactado y así mismo esta celda esta formulada para ir restando el total de
compras realizadas.
• Total, compras realizadas al proveedor, esta celda esta formulada para ir sumando
el precio de lo comprado por día y allí ir teniendo actualizado el saldo que se
debe, con el fin de no pasarnos del monto del crédito aprobado.

35
INSTRUCTIVO CONTABILIZACIÓN COMPRA DE COMBUSTIBLE
Para la contabilización de la compra de combustible, se hace uso del software
contable SIIGO. Este software es una plataforma que permite llevar la contabilidad al día,
ágil y eficaz a la hora de generar reportes de información para tomar las mejores decisiones,
incluye facturación electrónica, nomina electrónica entre otras herramientas que están a la
vanguardia para organizar la parte contable de la empresa.
En Siigo el registro de compra es un documento contable por medio del cual se
registra la adquisición de productos, servicios o activos fijos, es decir, realiza la acusación
de toda transacción comercial. Ejemplo: compras de materia prima y productos, servicios de
mantenimiento, compra de maquinaria y equipos, etc. (siigo, 2020)
Importante: La factura de compra es esencialmente importante contablemente, ya
que con esta registramos tanto las cantidades como los valores de tipo tributario, compras,
cuentas por pagar, entre otros
Para elaborar el registro de compras podemos utilizar el buscador en el menú o ir por
la ruta: Documentos – Registro de compra.

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Al momento de dar inicio a la elaboración del registro de compras, se ingresa al programa
contable, que en nuestro caso es SIIGO, ya en este; ingresamos los datos requeridos,
seleccionamos la empresa, agregamos nuestro usuario, clave o contraseña, indicamos el año, el
mes y día en donde deseamos iniciar nuestras labores.
Módulo de ingreso
Ilustración 1 Modulo de Ingreso
Fuente: (Siigo, 2020)

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Selección documento a elaborar
Ilustración 2 Seleccion documento a elaborar
Fuente: (Siigo, 2020)
Ya dentro de la aplicación, nos aparece el recuadro arriba ilustrado, seleccionamos
Documentos y luego registro de compras, dando doble clic nos habilita una pantalla en la
cual seleccionas el tipo de compra a elaborar, que en nuestro caso sería p1 compras.
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Selección tipo de comprobante
(siigo, 2020)
Ilustración 3 seleccion tipo de comprobante
Después de seleccionado, nos solicita los siguientes datos: Datos generales o de encabezado:
Elaboración registro de compras
Ilustración 4 Elaboracion regisytro de compras
(Siigo, 2020)
39
• Fecha: Ingresamos al día y mes en el cual se va a elaborar el
documento.
• Nit: tercero (proveedor) al cual le elaboraremos el registro de, este
puede estar previamente creado o desde la elaboración del documento es posible
realizar su creación.
• Factura No: en estas casillas, ingresamos el número de factura que
recibimos de nuestro proveedor; en la primera casilla se incluye el prefijo que tenga
la factura y en la segunda se incluirá el número de la factura que hemos recibido.
Importante: si al momento de elaborar nuestro registro de compra, en la captura del
número de la factura ingresamos un número previamente utilizado en otra compra, el
sistema mostrará el mensaje informativo con la relación del comprobante interno (P), donde
se contabilizó el número de factura del proveedor. Ejemplo:
Elaboración registro de compras (información)
Ilustración 5 Informacion
40
(Siigo, 2020)
• Centro de costos: es necesario tener creado mínimo uno, que sería el
centro de costos principal.
• Fecha: esta segunda fecha corresponde a la impresa en la factura del
proveedor.
2. Datos de transacciones
En esta pantalla se incluyen los productos que están ingresando al inventario de la
empresa, en cuál bodega se van a almacenar, el número de unidades adquiridas y el valor
total de las unidades.
Se realiza la captura del producto, donde se podrá ingresar, de forma independiente,
la línea, grupo y código del producto; después solicita la bodega, cantidad y valor total del
producto.
Importante: puedes cambiar la captura de producto, por captura de cuenta, por
referencia o por código de barras utilizando la tecla F7.

41
Registro de transacción
Ilustración 6 Registro de Transaccion
(Siigo, 2020)
Si en la captura de los productos / Servicios, necesitas la descripción de más de 50
caracteres, da clic en el botón finalizar y te habilitará la ventana para que la ingreses.

42
Descripción larga
Ilustración 7 Descripcion Larga
(Siigo, 2020)
43
En el momento de la impresión, la verás reflejada en el documento.
Vista Preliminar Registro de Compras
Ilustración 8 Vista preliminar registro de compras
(Siigo, 2020)
3. Cargos y Descuentos
Es posible asignar los porcentajes que apliquen para cada uno de los impuestos y el
sistema realiza el cálculo en forma automática. Estos se mostrarán de acuerdo con lo
parametrizado previamente del documento.

44
Anotación cargos y descuentos
Ilustración 9 Anotacion Cargos y Descuentos
(Siigo, 2020)
Al momento de terminar de ingresar todos los productos que se van a incluir en el
registro de compra, puedes grabar esos datos, labor que se realizará con la tecla de función
F1.
45
En la siguiente ventana te muestra el cálculo de otros impuestos, como el
de Reteica y Reteiva, donde muestra la base y el valor.
Retenciones
Ilustración 10 Retenciones
(Siigo, 2020)
4. Vencimientos y formas de pago
Después de esto incluyes información de cómo la empresa cancela esta compra al
proveedor, es decir, la forma de pago, las cuotas, las fechas de vencimiento y el valor de
cada cuota.
46
Vencimientos y Formas de Pago
Ilustración 11 Vencimiento y formas de pago
(Siigo, 2020)
Importante: el sistema te traerá automáticamente el número del registro de compra
si en la parametrización del documento se marcó el campo “Numeración Automática”, en
caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo.
Luego lo puedes enviar a vista preliminar o a la impresora.

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Permite colocar un comentario y la vista preliminar lo muestra así:
Vista final registro de compras
Ilustración 12 Vista Final registro de compras

(Siigo, 2020)
48
Proceso de Venta de Combustible
Una vez el cliente solicite el pedido, procedemos a verificar el saldo del cliente en el
formato de Excel CUENTAS POR COBRAR (ilustración 16), luego de constatada la
información y si cumple con la condición de cartera pactada, se procede a ingresar a la
plataforma del SICOM de la siguiente manera:
Formato Cuentas por Cobrar
FORMATO DE CUENTAS POR COBRAR

CODIGO: FCC-003-V1
TOTAL SALDO
NOMBRE EDS CUPO DE GALONES ANTERIOR
CARTERA VENDIDOS 16.073.340
GALONES $
VENTA O VENDIDOS 10.900
FECHA CONSIGNACION TOTAL ABONO SALDO FECHA PAG
FACTURA VENTA
CONSIGNACION 5.000.000 11.073.340 01 ENE/23 BANCOLOMBIA TRANSF HR 06:39 PM
1/05/2023 FE-15068 10.900 66.960.989 78.034.329
Cuadro 4 Formato de cuentas por cobrar
Fuente: Elaboración Propia

49
Instructivo verificación Consignación Para Abonar a Cartera
Al momento de recibir a solicitud de pedido por parte de nuestros clientes, debemos
remitiros al formato de cuentas por cobrar, en este verificamos si los saldos están dentro de lo
estipulado o no.
En la celda Nombre EDS debemos ubicar el nombre de nuestro cliente.
La celda de cupo de cartera hace referencia al cupo asignado del crédito al cliente.
La celda total de galones vendidos, nos refiere a la sumatoria de los galones despachados al
cliente hasta la fecha de la nueva solicitud, la celda de saldo anterior, nos hace referencia al saldo
acumulado del mes anterior, el cual será tenido en cuenta para la continuación de la deuda o del
proceso de paz y salvo del cliente, fecha de factura, corresponde a la fecha en que se genera la
factura de venta, en la celda venta o consignación se debe colocar para la venta el numero de la
factura y para consignación la palabra CONSIGNACIÓN, esto para ir aumentando o
disminuyendo los saldos en la cartera del cliente.
La celda de galones vendidos nos refiere a la cantidad efectivamente despachada que se
refleja en la factura de venta electrónica, total venta corresponde a la cantidad de galones
solicitados por el precio de venta según el tipo de combustible solicitado, Abono corresponde al
valor de la consignación recibida y la celda saldo corresponde a el saldo anterior, mas los
abonos, menos los valores de las facturas de ventas.
Para aceptar las órdenes de pedido emitidas por nuestros clientes debemos seguir los
siguientes pasos:
• Después de haber recibido la solicitud de aceptación de pedido por parte de
nuestro cliente vía WhatsApp, procedemos a verificar esta orden en nuestro

50
usuario en la plataforma SICOM, ingresando en la opción MIS TAREAS, donde
tendremos la información del número del caso, nombre del proceso, actividades,
fecha de creación y damos clic en el caso solicitado.
Orden de pedido de compra
Ilustración 13 Orden de pedido de compras
(Sicom, 2022)
Al ingresar l a p l a t a f o r m a d e l S I C O M se abre un formulario con nombre de:
Aceptación Orden de Pedido, Con un sub formulario de nombre:Agente Proveedor con
información como: Código SICOM, Nombre Comercial, Tipo de Agente y NIT, dentro de esta
mismaesta la dirección de correspondencia del proveedor con información como: Dirección,
Departamento y Municipio, Trae laopción de continuar con el nombre de la planta
Abastecimiento o da la opción de cambiarla por si el agente mayorista nocuenta con el producto
del despacho en esta planta, y de acuerdo a la planta seleccionada traerá la información de
dirección de instalación con datos como: Dirección, Departamento y Municipio

51
Aceptación orden de pedido de compra
Ilustración 14 Aceptacion de orden de pedido ce compras
(Sicom, 2022)
En el formulario de Agente Solicitante traerá información como: Código SICOM, Tipo
de Agente, Sub-Tipo de Agente, Nombre Comercial y NIT., un subformulario de dirección de
instalación de esta misma con información como: Dirección, Departamento y Municipio.

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Identificación agente solicitante
Ilustración 15 Identificacion agente solicitante
(Sicom, 2022)
53
En el formulario de Ítems del Pedido se confirmará información como: Producto,
Volumen solicitado y se editará Volumen Aceptado
Detalle del pedido
Ilustración 16 Detalles del pedido
(Sicom, 2022)
En el formulario Datos del Pedido traerá información de confirmación como: Fecha
Sugerida de Entrega y Códigode Autorización, junto con una lista desplegable con
nombre Estado donde se debe seleccionar la opción ACEPTADA.

54
Datos del Pedido
Ilustración 17 Datos del pedido
(Sicom, 2022)
Luego deber dar clic en guardar para guardar los cambios efectuados y luego siguiente para
finalizar el proceso
Finalización Proceso de Aceptación de Orden de Pedido
Ilustración 18 Finalizacion orden de pedido
Ilustración 19
(Sicom, 2022)
55
Y de esta manerase realiza el procedimiento de aceptación de orden
de pedido simple.
Después de finalizado este proceso, se debe informar en planta para que ellos autoricen el
despacho de la nueva orden de pedido.
PALABRAS CLAVE:
SICOM: Sistema de información de combustibles líquidos
B10%: Bioacem al 10% mezcla
SIIGO: sistema integrado de información gerencial operativo.
EDS: Estacion de serv

56
CONCLUSIONES
La empresa Distribuidora de Combustibles wayuu S.A.S, viene presentando
inconvenientes administrativos y operativos a la hora de atender los requerimientos de venta de
combustible a sus clientes y la realización de las compras del mismo con el proveedor
contratado, dichas situaciones ralentizan la operación y generan zozobra e insatisfacción por
parte de todos los involucrados.
La propuesta de este manual de procesos contables es identificar y organizar las
actividades o procesos involucrados en la prestación del servicio, buscando fortalecer los
procesos para garantizar con su optimo cumplimiento la operación de compra y venta en la
empresa, ahorrando tiempo y eficiencia en los procesos.
Este documento se dirige al área contable, proceso de compra y venta de combustible de
la empresa, con la función de organizar los procesos y así garantizar la operación.
Este tipo de documentos es de gran importancia para la empresa Distribuidora de
Combustibles Wayuu SAS, siendo una herramienta indispensable para garantizar el control en el
proceso de compras y ventas de combustible, permitiendo reducir errores y aceleran la
productividad empresarial en eficiencia, costos y tiempo demandados para el normal
funcionamiento de éstas.
Se consigue el objetivo con la creación de este manual, dando a entender que estos son
documentos que necesitan ser tenidos en cuenta en las inducciones del personal contratado por
primera vez para desempeñar estas funciones, siendo la guía y la ayuda para no cometer errores
involuntarios y así no se afecten las operaciones diarias y así la productividad.

57
RECOMENDACIONES
• Adoptar por parte de la empres Distribuidora de Combustibles Wayuu SAS el
Manual de procedimientos contables en los procesos de compra y venta de
combustibles, tomándolo como guía de apoyo para el óptimo cumplimiento de las
funciones de los empleados que desempeñan los diferentes roles en el proceso de
compra y venta de combustibles.
• Implementarlo en un 100% para reducir riesgos y aumentar confianza y seguridad
dentro del procesos.
• Implementar control interno a cada una de las áreas involucradas para identificar
posibles falencias y que puedan ser intervenidas de inmediato.
• Organizar reinducciones al personal para reforzar y verificar nivel de
cumplimiento y asimilación del mismo.
• Motivación y recompensa al personal que cumple con las metas establecidas para
cada área y proceso.

58
BIBLIOGRAFÍA
actualicese. (13 de junio de 2014). Obtenido de https://actualicese.com/definicion-de-registros-
contables/
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PERTUZ, P. (10 de ENERO de 2023). MANUAL DEL SISTMA DE GESTION DE
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https://siigopyme.portaldeclientes.siigo.com/basedeconocimiento/elaboracion-registro-
compra-sin-cruce/
59
Vergara, M. E. (2017). LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTO COMO HERRAMIENTAS DE
CONTROL INTERNO.
Villareal, J. P. (2012). Manual de Procesos y Procedimientos para el Area Contable de
Distribuidora Negociemos. Santiago de Cali, colombia.

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1

Manual de procedimientos contables para el proceso de compra y venta de combustible

(Gasolina – ACPM) de la empresa Distribuidora de Combustibles Wayuu S.A.S

Carlos Andrés Daza de Moya

Universidad Cooperativa de Colombia

Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables

Programa de Contaduría Pública

Asesor: Arlet Esther Manjarres Tete

Santa Marta, 2023

1. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA...............................................................10

1.1 Planteamiento del problema .................................................................................... 10

2. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ..................................................................14

5. Marco Teórico .....................................................................................................17

6. MARCO CONCEPTUAL ...................................................................................18

6.1 Manual de Procedimientos ...................................................................................... 18

6.2 Registros contables ............................................................................................. 19

6.3 Contabilidad ........................................................................................................ 20

8. HISTORIA DEL COMBUSTIBLE EN COLOMBIA ........................................22

10. ORGANIGRAMA ............................................................................................24

11. MANUAL DE PROCESOS CONTABLES......................................................26

MANUAL DE PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA LA COMPRA Y

VENTA DE COMBUSTIBLES. .............................................................................26

FLUJO ACTIVIDADES DE COMPRA DE COMBUSTIBLE ..............................28

Formato control de inventario .................................................................................32

Proceso de compra ...................................................................................................33

Formato control de saldos........................................................................................33

INSTRUCTIVO CONTABILIZACIÓN COMPRA DE COMBUSTIBLE ...........35

Módulo de ingreso ...................................................................................................36

Selección documento a elaborar ..............................................................................37

Selección tipo de comprobante ................................................................................38

Elaboración registro de compras (información) ......................................................39

2. Datos de transacciones .............................................................................................. 40

Registro de transacción ............................................................................................41

Descripción larga .....................................................................................................42

Vista Preliminar Registro de Compras ....................................................................43

3. Cargos y Descuentos ................................................................................................. 43

Anotación cargos y descuentos................................................................................44

4. Vencimientos y formas de pago ................................................................................ 45

Vencimientos y Formas de Pago .............................................................................46

Vista final registro de compras ................................................................................47

Formato Cuentas por Cobrar ...................................................................................48

Orden de pedido de compra .....................................................................................50

Aceptación orden de pedido de compra ..................................................................51

Identificación agente solicitante ..............................................................................52

Detalle del pedido ....................................................................................................53

Datos del Pedido ......................................................................................................54

Finalización Proceso de Aceptación de Orden de Pedido .......................................54

PALABRAS CLAVE: .............................................................................................55

CUADRO 1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES .....................................................................................26

CUADRO 2 FORMATO CONTROL DE INVENTARIOS .....................................................................................................32

CUADRO 3 FORMATO CONTROL DE SALDOS ...............................................................................................................33

CUADRO 4 FORMATO DE CUENTAS POR COBRAR .....................................................................................................48

GRAFICO 1 ORGANIGRAMA ......................................................................................................................................24

ILUSTRACIÓN 1 MODULO DE INGRESO ....................................................................................................................36

ILUSTRACIÓN 2 SELECCION DOCUMENTO A ELABORAR ...........................................................................................37

ILUSTRACIÓN 3 SELECCION TIPO DE COMPROBANTE ..............................................................................................38

ILUSTRACIÓN 4 ELABORACION REGISYTRO DE COMPRAS .........................................................................................38

ILUSTRACIÓN 6 REGISTRO DE TRANSACCION ............................................................................................................41

ILUSTRACIÓN 7 DESCRIPCION LARGA ........................................................................................................................42

ILUSTRACIÓN 8 VISTA PRELIMINAR REGISTRO DE COMPRAS....................................................................................43

ILUSTRACIÓN 9 ANOTACION CARGOS Y DESCUENTOS ..............................................................................................44

ILUSTRACIÓN 10 RETENCIONES .................................................................................................................................45

ILUSTRACIÓN 11 VENCIMIENTO Y FORMAS DE PAGO ...............................................................................................46