Diseño Organizacional

Actividad final

Sergio Ivan Lizarraga Portillo

Ciudad Obregón Sonora 22/08/2023

Etapa 1. Panorama global. Investigación documental y de campo
Considerar visión global
La dinámica actual de la economía mundial ha provocado transformaciones
importantes en las diferentes estructuras sociales, en las instituciones públicas y
privadas, en el desarrollo de los mercados financieros, en las operaciones de
comercio internacional, entre otras. Ciertamente, la globalización ha impuesto
retos significativos a los países y organizaciones en términos de incrementar sus
ventajas competitivas y comparativas como requisito para permanecer y crecer en
el área global. Por otra parte, es importante considerar que la globalización
constituye un aspecto característico del desarrollo del capitalismo, actualmente
centrado en lo financiero, al punto de ser la expresión de la concentración y
centralización del capital cuya tendencia ha desbordado de forma turbulenta los
linderos de los espacios económicos que representan los Estados-nacionales. Así,
se generan unas lógicas hegemónicas que con la pretensión de favorecer las
dinámicas del capital (reproducción y acumulación) buscan normalizar diferentes
procesos en el mundo. No en vano emergen propuestas normalizadoras en lo
productivo como las normas de aseguramiento de la calidad, en lo financiero como
los estándares internacionales de información financiera, los cuales, además,
conforman un conjunto con los estándares de aseguramiento de la información
(auditoria), código de ética y guías de educación contable. Inclusive, la regulación
fiscal tiende a ser moldeada por las directrices de las corporaciones
transnacionales y agencias financieras internacionales. De esta manera, la
globalización económica conduce también a un proceso de globalización contable,
en el que adquiere relevancia la uniformidad de las normas de contabilidad y la
utilización de un lenguaje financiero homogéneo que facilite la oportuna toma de
decisiones a los agentes del mercado de capitales.

Situación actual en México / o en sectores específicos

Las pequeñas y medianas empresas en México representan el 94 % de la
economía de México sin duda estas son un factor clave para el desarrollo
económico de un país; es por ello que los problemas que enfrentan día a día en su
operación requieren de una constante ayuda para la solución de problemas en su
gestión empresarial. Se ha desarrollado un plan de consultoría para identificar a
través de la etapa de diagnóstico la falta de control internos en la salvo guarda de
las entradas y salidas de ingresos y egresos. Esto motivó a buscar una pronta
solución a esta; si bien son coincidentes en las fallas de las empresas, resulta
necesario buscar una solución a esta problemática ya que permite cuidar de una
manera más efectiva el recurso prioritario para estas pequeñas y medianas
empresas.
Restricciones o problemáticas actuales
Apoyar a las pequeñas y medianas empresas sin duda ha sido un factor clave en
la política gubernamental, sexenio tras sexenio se ha buscado en México utilizar
mecanismos estratégicos y políticos que beneficien la búsqueda de soluciones al
crecimiento y desarrollo de las empresas. En este caso se realizó un estudio, a
tres pequeñas empresas conocidas a través de la consultoría de negocios donde
muestran las mismas carencias de faltas de control interno, en base a ello se
busca alternativas de solución que beneficien a los siguientes puntos: Salvaguarda
de los activos tangibles monetarios cuidado de los recursos de ingresos y egresos
políticas de planeación en cuanto a los mecanismos de entrada y de salida de
efectivo generación de informes financieros finalmente todas estas situaciones
permitirán vigilar el crecimiento y desarrollo de las empresas, dado que los
beneficios anteriormente planteados buscan soluciones de mejora en el
desempeño y control del uso de los recursos que son bienes tangibles de las
pequeñas y medianas empresas.

Aprendizajes esenciales que requieren los profesionales en la materia

Diagnosticar la situación actual de la empresa:
El primer paso es la búsqueda de información mediante formas directas o
indirectas; las formas directas se consideran las entrevistas, los cuestionarios o
encuestas donde el investigador recopila la información de forma directa, la forma
indirecta se refiere a información que se recopila de segunda mano por artículos,
libros etc. Después se realizará un informe con algunas recomendaciones por
cada área estudiada
Determinar sistemas de ayuda para la empresa:
En este paso se analiza las deficiencias carencias con las que se encuentra la
empresa, mismas que se propondrán por lo menos dos alternativas de mejora
para mostrárselas al empresario. 18
Documentar el proceso de implementación de un sistema de ayuda en una
organización:
El consultor beberá estar al pendiente que las mejoras se implementen, pero la
responsabilidad de que se ejecuten es del empresario; el consultor guiará y
motivará al empresario a su auto aprendizaje.
Cerrar proyectos de Consultoría:
Para finalizar con la consultoría se elabora un informe donde se establezcan
todos los beneficios que obtuvo la empresa como resultado de la colaboración del
consultor donde explique el análisis de impactos
Estándares o indicadores de calidad / efectividad
El índice de rotación de cuentas por pagar: El número de veces que tu empresa
paga las deudas con tus proveedores durante un período determinado se cuenta
con este indicador: el índice de rotación de cuentas por pagar. Con este KPI se
puede valorar si tu empresa tiene suficientes ingresos o efectivo para cumplir con
sus obligaciones de pago a corto plazo. Con este indicador tu empresa puede
saber qué acciones hay que tomar ante un crédito. ¿Cómo se calcula la rotación
de cuentas por pagar? Es muy sencillo calcular la rotación de cuentas por pagar
proveedores. La fórmula es la siguiente: rotación de cuentas por pagar = compras
totales a proveedores/ promedio de cuentas por pagar. El promedio es útil por la
variabilidad durante el año en el que se calcula. Es más representativo que el
saldo final. La rotación de cuentas por pagar proveedores en días indica el
promedio de días que una empresa tarda en cursar un pago a un proveedor. Solo
hay que dividir la cantidad de días que tiene un año entre la rotación y ya tienes el
resultado. Con el índice de rotación de cuentas por pagar puedes valorar si tu
empresa cumple dentro del plazo fijado el pago de sus facturas pendientes.
Puedes determinado adelantarte a posibles problemas de liquidez y planificar las
soluciones de crédito más interesantes según el estado actual de facturación.
También es una buena métrica para comprobar que la empresa paga a buen ritmo
a sus proveedores y que tiene suficientes ingresos para cumplir con el pago de
sus deudas a corto plazo. Otro aspecto para destacar del resultado de este
indicador es que la empresa puede cumplir con los pagos a tiempo o muy
rápidamente, por este motivo, quizá no use del todos los términos de crédito de
sus proveedores, y, en consecuencia, no invierte y la tasa de crecimiento
disminuye ocasionando posibles pérdidas a largo plazo. En resumen, el índice de
rotación de cuentas por pagar proveedores puede ayudarte a controlar la liquidez
de tu negocio para mejorar el ritmo de pagos a tus proveedores y planificar
inversiones que te proporcionarán ganancias dentro de un tiempo determinado.
Etapa 2. Definición del problema

Planteamiento de un problema o área de mejora.

Deficiente control de cuentas por pagar: Las cuentas por pagar representan la
suma que se adeuda en una fecha específica por la compra de productos o
servicios .Si tenemos un mal control en esta área puede generar morosidad con
proveedores clave para la empresa o pagos duplicados, lo que a su vez
puede dificultar la adquisición de futuros bienes, dificultando la actividad
empresarial.
B. Contexto general y justificación.
Debido al crecimiento de los negocios, la contabilidad constituye una parte
fundamental de control sobre operaciones financieras y administrativas, ya
que proporciona información relevante para los propietarios de los negocios .Por lo
que la ejecución del presente proyecto está encaminado al Diseño de un Sistema
Contable para una Persona Natural Obligada a llevar Contabilidad, el mismo que
ayudará a la propietaria a controlar la economía de su negocio, para que conozca
oportunamente la situación económica y financiera; y de esta manera pueda tomar
decisiones claves para mejorar su rentabilidad. Se plantea una propuesta acorde a
las necesidades del negocio que permitirá la obtención de mejores resultados
en las operaciones que desempeña.
C. Explicar y ejemplificar por qué se considera un problema.
Un problema contable consiste en una mala administración en el departamento de
contabilidad de una empresa, y esto se debe a varios factores. Algunos de ellos
son aislamiento de funciones, falta de experiencia por parte del personal, fraudes
o también falta de un contador público o privado. Un problema contable también
significa que el proceso de datos no se lleve a cabo de acuerdo con las
instrucciones de contabilidad. Entre los componentes que se ve afectado son los
informes de balance de la empresa, ya que existirá un flujo monetario que no se
audita correctamente.
D. Explicar los beneficios a obtener si se aborda, resuelve o mejora.
La contabilidad es el elemento más importante en todo negocio, por cuanto, da ha
conocer la realidad económica y financiera del mismo; permitiendo administrar
correctamente su efectivo, sus inventarios, sus cuentas por cobrar y por pagar,
sus pasivos, sus costos, gastos e ingresos. La contabilidad es importante porque
ayuda a la toma de decisiones mostrando dónde y cómo se ha gastado el dinero o
se han contraído compromisos; evaluando el desempeño e indicando las
implicaciones financieras de escoger un plan en lugar de otro. Además, ayuda a
predecir los efectos futuros de las decisiones y a dirigir la atención tanto hacia los
problemas, las imperfecciones y las ineficiencias actuales, como las oportunidades
futuras. Recuerda que una auditoría operacional, oportuna y con experiencia, es
esa intervención profesional e independiente que soluciona las urgencias que
puedan surgir en el área contable de las empresas.
E. Metas y objetivos para alcanzar.
El objetivo principal del departamento de contabilidad de una empresa es agilizar
todas las transacciones financieras de una manera rápida y eficiente. La función
del área de cuentas a pagar dentro del departamento de contabilidad es la de ser
la encargada de controlar todos los gastos de la empresa, desde realizar los
pagos a los proveedores hasta reembolsar los gastos de viáticos a los empleados,
entre muchas otras tareas. Un objetivo importante para el área de las cuentas a
pagar es el ingreso oportuno delas facturas. El departamento de contabilidad en la
mayoría de las empresas permite que cada área establezca sus propias metas y
objetivos, en congruencia con los objetivos generales del departamento. La
persona que revisa el correo ingresa la fecha de recepción de la factura. La
persona encargada de las cuentas a pagar también coloca los sellos con la fecha
y sus iniciales en la factura cuando se procesa el pago. Estos pasos permiten
revisar el tiempo que se toma desde la recepción de una factura hasta su
introducción en el sistema contable. Esto proporciona al área de cuentas a pagar
con un instrumento para medir sus tareas con respecto a sus objetivos.
F. ¿Cómo se vinculan tus conocimientos y habilidades en torno a la contabilidad
gerencial?
Los puestos directivos y gerenciales enfrentan una realidad cambiante que exige
desarrollar estrategias imprescindibles para el alto desempeño de su actividad.
Esto implica que dichas estrategias se vean reflejadas en su capacidad para tomar
decisiones y gestionar sus equipos de trabajo. Cuando hablamos de habilidades
gerenciales, nos referimos a una serie de capacidades auto dirigidas para realizar
actividades de liderazgo. Estos recursos nos permiten gestionar, coordinar y dirigir
de la manera más eficiente todos los recursos del área a nuestro cargo,
principalmente los de capital humano. Las habilidades gerenciales son
imprescindibles para coordinar, gestionar y dirigir asuntos de vital importancia en
una empresa. Quienes asumen este cargo deben ser personas altamente
calificadas que puedan representar a la empresa y cumplir con los objetivos de la
organización. Es por eso que las habilidades gerenciales están directamente
relacionadas con el liderazgo y la toma de decisiones. Varios expertos las dividen
en tres grupos: Técnicas: es la suma de conocimientos profesionales enfocados a
procesos específicos. Hablamos del uso de recursos o herramientas necesarias
para desempeñar el cargo Conceptuales: son necesarias para desarrollar mapas
mentales complejos y abstractos sobre el área, lo que permite a la persona tener
un contexto claro del panorama y formular nuevos conceptos.
Humanas: es la habilidad más requerida para el cargo gerencial. Implica ser capaz
de comunicarse e interactuar de manera asertiva y eficiente para lograr objetivos
comunes.

Etapa 3. Propuesta (de diseño, solución, mejora, aplicación, desarrollo, etc.)

A.
Propuesta de mejora
Para concluir se observó en este proyecto que muchas organizaciones sobre todo
público no tiene claro su misión, visión, estrategias, entre otros factores que son
de mucha importancia, ya que es importante que los colaboradores estén
informados o se sientan parte de una organización a la cual ellos pertenecen, de
manera que puedan interactuar entre ellos, así como entre jefes y subordinados.
Muchas personas a las cuales se les aplico la encuesta no tenían ni idea de la
importancia que debe de haber en una organización como son los incentivos,
capacitación e incluso la buena relación laboral, que se sintieran parte de su
organización e identificados y la importancia de tener una estructura
organizacional, se logró distinguir en donde si están más informados y en donde
no en comparación de los dos sectores, por eso es importante que los
colaboradores ten informados siempre de la organización donde se encuentran y
de las estrategias así como la buena comunicación entre todos para poder trabajar
en equipo y así pueda fluir mejor la organización .
Verifica el estatus de crédito de tus clientes en potencia Si tienes la intención de
hacer negocios que involucran proyectos costosos a largo plazo, revisa el historial
de crédito de tu cliente para verificar su solvencia. Recuerda que no eres un
banco. El hecho de que extiendas crédito es un privilegio dentro de tu servicio al
cliente. Sé estricto con tu política de crédito No debes ofrecer a todos tus clientes
crédito si no son solventes. Tampoco debes ofrecer crédito a clientes nuevos
hasta que hayas establecido una relación continua con ellos. Una vez que
extiendas crédito, sé estricto con aquellos clientes que no pagan a tiempo. Detalla
las condiciones de pago En tu contrato de servicio u orden de compra, debes
indicar claramente cuándo vence el pago en lugar de utilizar términos vagos como
“al recibirlo” o “cuando se reciba”. Este tipo de terminología es muy imprecisa para
los clientes, por lo que acaban siendo ellos, y no tú, los que establecen la fecha de
pago. Aquí puedes obtener un diccionario completo delos términos más comunes
usados en las facturas, para que estas resulten claras y precisas. Ofrece planes
de pago Antes de que tus clientes se comprometan a comprar tu producto o
contratar tu servicio, pregúntales cómo prefieren pagar. Algunos pueden querer
hacer pagos a plazos o pagar con cheque, efectivo, giro postal o usar tarjetas de
crédito o débito. Es posible que desees recibir una parte del efectivo por
adelantado exigiendo un depósito del 15% en los pedidos. Haz un seguimiento de
los pagos Designa a un miembro de tu personal para que llame a los clientes,
verifique que recibieron la factura y les recuerde cuándo deben pagar. Si no
pueden pagar a tiempo, haz una segunda llamada para preguntarles la razón del
retraso y la nueva fecha de pago. Conserva notas completas en el archivo de cada
cliente.
Impón cargos por pagos atrasados No dudes en forzar a tu cliente a que pague a
tiempo agregando un cargo por pagos atrasados, como un 1.5% de interés o más
en el saldo pendiente. Como cortesía, cancela este cargo la primera vez que
los clientes se atrasen en el pago. Sin embargo, deja claro que no volverás a
cancelar los cargos por pagos atrasados en el futuro si continúan pagando tarde.
Envía tus facturas de manera regular Tus clientes, como tú, están
siempre ocupados y necesitan recordatorios para pagar sus deudas. Envía las
facturas dos veces al mes en lugar de una. Haciendo esto verás un aumento de
los pagos hechos a tiempo. No extiendas crédito a los clientes que aún no te han
pagado Tus finanzas se resentirán si continúas extendiendo crédito a los clientes
que no te han pagado. Cuando los clientes no pagan a tiempo, es mejor no hacer
negocios con ellos o retener sus cuentas. Revisa las cuentas por cobrar
regularmente Mantente al tanto del flujo de efectivo disponible revisando tus
cuentas por cobrar semanalmente. Puedes identificar obstáculos en tu sistema de
cobro de deudas que requieren ajustes. Es posible que debas acortar los plazos
de pago establecidos o comenzara pedir pagos en efectivo. Implementa otros
procedimientos de cobro de deudas Si los clientes se niegan a pagar, puedes
contratar a un abogado para que le envíe una carta final al cliente en cuestión
informándole que tienes la intención de comenzar el proceso de recaudación. Si
prefieres evitar esos costos adicionales, puedes cancelar la deuda impagada
reflejándola en tu declaración de impuestos como un deducible de impuestos.
B. Fundamentos teóricos de la propuesta Las Cuentas por Pagar surgen por
operaciones de compra de bienes materiales (Inventarios), servicios recibidos,
gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en
proceso. Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas
por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en Cuentas
por Pagar a Largo plazo. Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en
cada uno de éstos por cada documento de origen (fecha, número del documento
e importe) y por cada pago efectuado. También deben analizarse por edades para
evitar el pago de moras o indemnizaciones. Comprende las obligaciones
contraídas por el ente económico a favor de terceros por conceptos diferentes a
los proveedores y obligaciones financieras tales como cuentas corrientes
comerciales, a casa matriz, a compañías vinculadas, a contratistas, órdenes de
compra por utilizar, costos y gastos por pagar, insta lamentos por pagar,
acreedores oficiales, regalías por pagar, deudas con accionistas o socios,
dividendos o participaciones por pagar, retención en la fuente, retenciones y
aportes de nómina, cuotas por devolver y acreedores varios.
C. Condiciones de su aplicación
La correcta gestión de las cuentas por pagar en el departamento de finanzas es
importante para tener un registro al día y representativo de todos los compromisos
con los que cuenta la empresa, los plazos de pago disponible y así poder prever
de contar con el flujo de caja necesario para cumplir con dichos compromisos .En
muchas empresas, la gestión de las facturas a pagar se hace de forma manual, es
decir, se siguen usando documentos en papel y la aprobación de las órdenes de
compra y las facturas sigue siendo de forma anual. Esto resulta muy engorroso, es
una gran fuente de errores y de gastos, los documentos se pierden, hay retrasos
en los pagos, la gestión de estratégica de proveedores es imposible y resulta muy
ineficiente en términos de tiempo y dinero para el departamento de finanzas. Por
este motivo es que ya varias empresas han implementado tecnologías de
automatización para la gestión del proceso de las cuentas por pagar gracias a su
alta capacidad de mejorar la productividad y el rendimiento. El paso
más importante que hay quedar hacia una buena gestión de las cuentas por pagar
es entonces, la incorporación de tecnologías de automatización en la nube. Este
tipo de herramientas son fáciles y rápidas de implementar, accesibles, y permiten
tener total visibilidad, trazabilidad y control de las cuentas por pagar.
Reflexiones finales o Conclusiones de la propuesta realizada. o 3 aprendizajes
adquiridos en la asignatura que van a llevarse a la práctica laboral. o Nuevas
reflexiones adquiridas a partir de sumar este curso a tu ruta de desarrollo
profesional.
Para realizar el plan de mejoramiento es necesario realizar ciertas
recomendaciones que se esperan sean tomadas en cuentas para este
mejoramiento y evitar falencias en el proceso, estas recomendaciones son:
•Evitar atascamiento de documentos entre departamentos, es decir cuando se
deba entregar o devolver algún documento a otro departamento sea de manera
rápida para que el departamento que reciba realice el debido proceso.
•Cada departamento que reciba algún documento y deba realizar cierto proceso lo
haga de manera rápida y eficaz para que estos documentos puedan llegar donde
deben de manera ágil.
•Al enviar un documento de departamento a otro departamento estar seguros
De que cumplan con los requisitos tanto legales como estatutarios para evitar
que más adelante estos documentos sean devueltos.
•Si es necesario una capacitación al personal involucrado en el proceso con
respecto
de los requisitos para que ellos se cercioren que los documentos los cumplan.
•En el momento del pago, realizar oportunamente el pago de facturas
próximas a vencerse, como así mismo ubicar los proveedores urgentes para este
paso.
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