CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
AGENCIA NACIONAL DE REGULACIÓN, CONTROL Y VIGILANCIA SANITARIA
SECCIÓN SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN
DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL 1
Dirección Ejecutiva - -
- -
Gestión de Análisis de
Laboratorio de
Medicamentos,
Productos Naturales,
Dispositivos Médicos,
Reactivos Bioquímicos
Dirección Técnica de Gestión de Análisis de
Laboratorios de Laboratorio de Alimentos
Referencia Procesados, Agua
Procesada, Productos del
Tabaco
ORIGEN DE LA CONDICIONES DE
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL DESCRIPCIÓN DE SERIE DOCUMENTAL
DOCUMENTACIÓN ACCESO
Definir y dirigir el plan de acción, los programas, proyectos y
las estrategias de la dependencia en concordancia con las
Actas de Directorio - Física Publico
políticas y la misión de la Agencia de Regulación, Control y
Vigilancia Sanitaria
Es un instrumento de gestión que establece los principales
Planes Presupuestados y Ejecutados - objetivos institucionales y la programación de las metas Física Publico
operativas
Son documentos aprobado por un organismo reconocido que
Normativas técnicas emitidas - Física Publico
establece especificaciones técnicas.
Es la acción mediante el cual se ejecuta el control para cumplir
con lo establecido en el control de calidad, de esa forma se
Planificación y Gestión de Procesos - evidencia el mantenimiento preventivo correctivo y calibración Físico Publico
que se realiza a los equipos utilizados para los análisis que se
realizan en el laboratorio.
El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta para
facilitar a las entidades estatales identificar, registrar,
programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y
Planes Operativos Presupuestados - Físico - Digital Publico
servicios; y diseñar estrategias de contratación
basadas en agregación de la demanda que permitan
incrementar la eficiencia del proceso de contratación.
Es el documento donde se identifica los equipos que deben ser
calibrados y mantenidos además de las fechas topes en que
deben realizarse estas actividades, registro de un
- Informes de Referencia y Análisis - procedimiento periódico para minimizar el riesgo de fallo y Físico Publico
asegurar la continua operación de los equipos, logrando de
esta manera extender su vida útil, de esa forma mantener los
equipos acorde a los parámetros establecidos
Es el registro físico de los estudios realizados para confirmar si
Evaluación de Efectividad - un método es valido en las condiciones del laboratorio y los Físico - Digital Publico
resultados son estadísticamente aceptable
Es un registro digital con los datos obtenidos por el laboratorio
Registro de Control de movimientos - y que permiten demostrar el desempeño del mismo al ser Físico - Digital Publico
comparados con otros laboratorios similares
El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta para
facilitar a las entidades estatales identificar, registrar,
programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y
Planes de Adquisiciones - Físico - Digital Publico
servicios; y diseñar estrategias de contratación
basadas en agregación de la demanda que permitan
incrementar la eficiencia del proceso de contratación.
Es el documento donde se identifica los equipos que deben ser
calibrados y mantenidos además de las fechas topes en que
deben realizarse estas activiades, registro de un procedimiento
- Informes de Liberación - periódico para minimizar el riesgo de fallo y asegurar la Físico - Digital Publico
continua operación de los equipos, logrando de esta manera
extender su vida útil, de esa forma mantener los equipos
acorde a los parámetros establecidos
Es el registro físico de los resultados de análisis realizados al
Informes de Resultados - Físico - Digital Publico
producto.
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Dirección Técnica de Gestión de Análisis de
Laboratorios de Laboratorio de Alimentos
Referencia Procesados, Agua
Procesada, Productos del
Tabaco
Gestión de Análisis de
Laboratorio de
Plaguicidas, Cosméticos,
Productos Higiénicos
Dirección Técnica de
- -
Atención al Usuario
- -
Gestión de Regulación para
la inocuidad y calidad de
los alimentos
-
Es el registro físico del proceso orientado a otorgar el
certificado de liberación de lote para Medicamentos biológicos
(vacunas en general), se otorga cuando se verifica que cuentan
Inventario de insumos y materiales - Físico - Digital Publico
con registro sanitario, cumplen con los requisitos técnicos,
legales y especificaciones de calidad, además de ser aptos para
uso y consumo humano.
El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta para
facilitar a las entidades estatales identificar, registrar,
programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y
servicios; y diseñar estrategias de contratación
Planes Operativos Presupuestados de equipos de laboratorio - Físico - Digital Publico
basadas en agregación de la demanda que permitan
incrementar la eficiencia del proceso de contratación. No
contamos con la infraestructura adecuado bajo las Normas
vigentes para el análisis de Productos Plaguicidas
Es el documento donde se identifica los equipos que deben ser
calibrados y mantenidos además de las fechas topes en que
- deben realizarse estas actividades, .... registro de un
procedimiento periódico para minimizar el riesgo de fallo y
Informes de Referencia y Análisis de resultados de Plaguicidas,
- asegurar la continua operación de los equipos, logrando de Físico - Digital Publico
Cosméticos
esta manera extender su vida útil, de esa forma mantener los
equipos acorde a los parámetros establecidos. No contamos
con la infraestructura adecuado bajo las Normas vigentes para
el análisis de Productos Plaguicidas
Es el registro físico de los resultados de análisis realizados al
Evaluación de efectividad - producto. No contamos con la infraestructura adecuado bajo Físico - Digital Publico
las Normas vigentes para el análisis de Productos Plaguicidas
Es el registro físico en el cual se reportan la cantidad de
Registro de control de movimiento - Físico - Digital Publico
equipos y materiales de extnia en el laboratorio
Describe las acciones para la atención y solución de
requerimientos, atención de problemas o reclamos de alcance
Informes de consultas y requerimientos de los usuarios. - Físico y Digital Publico
particular presentados por los usuarios cumpliendo con las
condiciones y plazos establecidos
Es un servicio de calidad que satisface las expectativas de
Informes de Consolidado - quienes lo utilizan es necesario conocer la opinión y el grado Físico y Digital Publico
de satisfacción de esas personas
Son reportes para evaluar mensualmente la calidad de servicio
- Físico y Digital Publico
Reporte de Información de Requerimiento que presta el Arcsa
Se verifica la veracidad de los documentos emitidos, para su
Copias certificadas - respectiva certificación, esto puede ser a petición de usuarios Físico y Digital Publico
internos o externos.
Se emiten las guías con los procedimientos para los usuarios
internos y externos y se aplique la regulación, control y
Evaluación y Reformas de la Normativa técnica - Físico y Digital Publico
vigilancia de los productos que son de competencia de la
ARCSA.
Normativas Técnicas Sanitaria - Es direccionar, modificar y actualizar la normativa en Físico y Digital Publico
materia de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria
Son talleres en lineación con la normativa de la Agencia de
Aprobación de foros, seminarios, talleres en temática de normativa - Físico y Digital Publico
Regulacion, Control y Vigilancia Sanitaria
Planificar y elaborar normativa técnica sanitario de los productos de uso
Se emiten para la regulación, control y vigilancia de los
- y consumo humano así como los establecimientos sujetos a vigilancia y - Físico y Digital Publico
productos que son de competencia de la ARCSA.
control sanitario
El plan regulatorio es propuesto por el Comité Regulatorio de
Acta de Directorio - la ARCSA y es una guía para la elaboración y emisión de Física y Digital Publico
normativas que emite la Agencia.
Se emite para la regulación, control y vigilancia de los
Normativa Técnica Sanitaria - Física y Digital Publico
productos que son de competencia de la ARCSA.
Se emite con el fin de exponer los cambios que se han
Informe de socialización de Normativa Técnica Sanitaria de alimentos
- suscitado durante la socialización de la normativa, así como las Física y Digital Publico
procesados
observaciones recibidas.
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 Gestión de Regulación para Se emite para la guía de los usuarios internos y externos para
Instructivos, guías técnicas y otros documentos técnicos de alimentos
la inocuidad y calidad de - la regulación, control y vigilancia de los productos que son de Física y Digital Publico
procesados.
los alimentos competencia de la ARCSA.
Se emite con el fin de exponer el desempeño, observaciones y
Informes de Participación en proyectos de normativa sanitaria - Física y Digital Publico
acuerdos determinados en la reunión/comité.

Gestión de Regulación para
la calidad, seguridad y
Dirección Técnica de eficacia de los
Normativa Sanitaria medicamentos en general,
productos o medicamentos
biológicos, productos o
medicamentos
homeopáticos, productos
naturales de uso medicinal,
dispositivos médicos
Perfiladores de riesgos relacionados con productos cosméticos,
productos higiénicos, plaguicidas
Informes de justificación de los proyectos de normativa
Plan Regulatorio en temas de: medicamentos en general.
Normativa técnica sanitaria de medicamentos en general, productos o
medicamentos biológicos
Normativa para la siembra, cultivo y cosecha de plantas que contengan
principios activos de sustancias estupefacientes y psicotrópicas
Informe de socialización de normativa técnica sanitaria de
medicamentos en general, productos o medicamentos biológicos,
Instructivos, guías técnicas de medicamentos
Informes de desarrollo y evaluación para la certificación como Autoridad
Nacional Reguladora
Se emite con el fin de exponer el desempeño, observaciones y
- Física y Digital Publico
acuerdos determinados en la reunión/comité.
Se emite con el fin de justificar la elaboración de los proyectos
- normativos, dicho documento sirve de respaldo para la Física y Digital Publico
emisión de las NTS.
El plan regulatorio es propuesto por el Comité Regulatorio de
- la ARCSA y es una guía para la elaboración y emisión de Física y Digital Publico
normativas que emite la Agencia.
Marco normativo para la regulación, control y vigilancia de
medicamentos en general, productos o medicamentos
biológicos, productos o medicamentos homeopáticos,
- Física y Digital Publico
productos naturales de uso medicinal y dispositivos médicos
de uso humano así como establecimientos que los producen y
comercializan
Es el marco normativo para la regulación, control y vigilancia
de la siembra, y cultivo y cosecha de plantas que contengan
- cannabis, exclusivamente para la producción de Física y Digital Publico
medicamentos, que se expenderán bajo prescripción médica, y
para investigación médico-científica
Se emite con el fin de exponer los cambios que se han
- suscitado durante la socialización de la normativa, así como las Física y Digital Publico
observaciones recibidas.
Se emite para la guía de los usuarios internos y externos para
- la regulación, control y vigilancia de los productos que son de Física y Digital Publico
competencia de la ARCSA.
Se emite con el fin de exponer el desempeño, observaciones y
- Física y Digital Publico
acuerdos determinados en la reunión/comité.

Se inicia mediante Quipux para proceder con la elaboración de

Informes de participación en Comités y Subcomités Técnicos nacionales e - Física y Digital Publico
la normativa
internacionales, para elaborar proyectos de normativa técnica nacional.
Se emite con el fin de exponer el desempeño, observaciones y
Informes técnicos de justificación de los proyectos de normativa de - Física y Digital Publico
acuerdos determinados en la reunión/comité.
medicamentos en general.
Se emite para la regulación, control y vigilancia de los
Plan Regulatorio en temas de cosméticos, productos higiénicos, - Física y Digital Publico
productos que son de competencia de la ARCSA.
plaguicidas y otros para aprobación del Directorio.
Se emite con el fin de exponer los cambios que se han
Normativa técnica sanitaria - suscitado durante la socialización de la normativa, así como las Física y Digital Publico
observaciones recibidas.
Se emite para la guía de los usuarios internos y externos para
Gestión de Regulación para Informe de socialización de Normativa Técnica Sanitaria - la regulación, control y vigilancia de los productos que son de Física y Digital Publico
la calidad y seguridad de competencia de la ARCSA.
cosméticos, productos Se emite con el fin de exponer el desempeño, observaciones y
Instructivos, guías técnicas - Física y Digital Publico
higiénicos, plaguicidas y acuerdos determinados en la reunión/comité.
otros
Informes de participación en proyectos de normativa sanitaria Se emite con el fin de exponer el desempeño, observaciones y
- Física y Digital Publico
internacional acuerdos determinados en la reunión/comité.
Informes de Participación en proyectos de normativa técnica Se inicia mediante Quipux para proceder con la elaboración de
- Físico Publico
nacional la normativa
Se emite con el fin de justificar la elaboración de los proyectos
Informes técnicos de justificación de los proyectos de normativa - normativos, dicho documento sirve de respaldo para la Física y Digital Publico
Coordinación Técnica emisión de las NTS.
de Regulación Sanitaria Planificar, elaborar, dirigir y evaluar la gestión de clasificación de riesgo Son documentos que se inicia con una planificación para la
- sanitario relacionado con los productos de uso y consumo humano así - elaboración a la metodología técnica sobre el manejo de Física y Digital Publico
como de los establecimientos sujetos a control y vigilancia sanitaria. riesgos sanitarios de productos de consumo humano.
Son documentos relacionados a la metodología técnica sobre
Informes Técnicos - el manejo de riesgos sanitarios de productos de consumo Física y Digital Publico
humano.

Gestión de Riegos de
Alimentos, Agua Procesada 3 de 22
y Productos del Tabaco
 Coordinación Técnica
de Regulación Sanitaria

Son documentos relacionados a las bases de datos de

productos y establecimientos donde se evidencia el nivel de
Metodología de clasificación - Digital Publico
riesgo sanitario y los resultados comparativos del riesgo de
cada uno.
Listado de alimentos procesados, agua procesada, productos del Son documentos relacionados para la priorización del nivel de
- Digital Y Física Publico
Gestión de Riegos de tabaco y establecimientos riesgo sanitario de productos y establecimientos.
Alimentos, Agua Procesada
y Productos del Tabaco Son documentos relacionados a las acciones preventivas para
Informe de control de alimentos procesados, agua procesada,
- el manejo de riesgos sanitarios de productos de consumo Digital y Físico Publico
productos del Tabaco
humano dirigidas a la población en general.

Informes sobre los Programas de información, difusión y educación Se inicia mediante Quipux para presentar los programas de
- Digital y Físico Publico
dirigidos a la población informacion, difusion y educación

Sistema que permite darle seguimiento a los procesos de

Perfiladores de riesgos relacionados con alimentos procesados
Informes técnicos de la clasificación
Propuestas de Metodología para la clasificación de riesgos
Listados de medicamentos, productos biológicos, productos y
medicamentos homeopáticos y productos naturales de uso medicinal
Gestión de Riesgos de
Medicamentos
Informe de prioridades para el control de medicamentos
Informe sobre los programas de información, difusión y educación
dirigidos a la población
Dirección Técnica de Perfiladores de riesgos relacionados con medicamentos, productos
Riesgos Sanitarios biológicos
Informes técnicos de la clasificación, estimación e impacto de riesgos
sanitarios .
Propuestas de Metodología de clasificación de riesgos
Gestión de Riegos de Listados de productos cosméticos, productos higiénicos, plaguicidas de
Cosméticos, Productos uso doméstico e industrial y otros
Higiénicos, Plaguicidas y
Otros
Informe de prioridades para el control de productos cosméticos,
productos higiénicos, plaguicidas de uso doméstico.
Informe de programas de información, difusión y educación
- Digital Publico
riesgos sanitarios que son manejados por el área.
Sistema o herramienta que permite darle seguimiento a los
- procesos que son manejados por el área para su Digital Publico
categorización.
Son documentos relacionados a las bases de datos que
permite priorizar la planificación para las inspecciones de
- Digital Publico
acuerdo al nivel de riesgo sanitario de los productos y
establecimientos.
Son documentos relacionados a las acciones preventivas para
- Digital Publico
el manejo de riesgos de productos de consumo humano.
Documentos de respaldo para tener mejoras en el proceso de
medición del riesgo de los medicamentos productos biológicos,
- Digital Y Física Publico
medicamentos homeopáticos y productos naturales,
procesados de usos medicinal.
Se inicia mediante Quipux para presentar los programas de y
- Digital Y Física Publico
educación
Son documentos relacionados a las bases de datos de
- productos y establecimientos donde se evidencia el nivel de Digital Y Física Publico
riesgo y los resultados comparativos del riesgo de cada uno.
Son documentos relacionados a la metodología técnica sobre
- el manejo de riesgos sanitarios de productos de consumo Digital Y Física Publico
humano.
Son documentos relacionados a las bases de datos de
productos y establecimientos donde se evidencia el nivel de
- Digital Publico
riesgo sanitario y los resultados comparativos del riesgo de
cada uno.
Son documentos relacionados para la priorización del nivel de
- Digital Y Física Publico
riesgo sanitario de productos y establecimientos.
Son documentos relacionados a las acciones preventivas para
- el manejo de riesgos sanitarios de productos de consumo Digital y Físico Publico
humano dirigidas a la población en general.
Se inicia mediante Quipux para presentar los programas de y
- Digital y Físico Publico
educación

Perfiladores de riesgos relacionados con productos cosméticos, Sistema que permite darle seguimiento a los procesos de
- Digital Publico
productos higienicos, plaguicidas riesgos sanitarios que son manejados por el área.

Son documentos relacionados a las acciones preventivas para

Informes técnicos de la clasificación, estimación e impacto - el manejo de riesgos de dispositivos médicos, reactivos Digital Y Física Confidencial
bioquímicos, plaguicidas y otros.

Sistema que permite darle seguimiento a los procesos que son

Propuestas de Metodología de clasificación de riesgos - Digital Y Física Confidencial
manejados por el área.

Documentos referentes a la prioridades para el control de

Listados de dispositivos médicos, reactivos bioquímicos y
Gestión de Riesgos de
establecimientos sujetos a control y vigilancia sanitaria
Dispositivos Médicos y
Reactivos Bioquímicos
Informe para el control de dispositivos médicos, reactivos bioquímicos y
establecimientos sujetos a control y vigilancia
- Digital Y Física Confidencial
dispositivos médicos, reactivos bioquímicos y establecimientos
Documento sobre los Programas de información, difusión y
educación dirigidos a la población en temas relacionados con
- Digital Confidencial
los riesgos sanitarios, prevención y manejo de riesgos de
dispositivos médicos, reactivos bioquímicos y establecimientos

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 Gestión de Riesgos de
Dispositivos Médicos y
Reactivos Bioquímicos

Informe sobre los programas de información, difusión y educación

- -
dirigidos a la población en temas relacionados con los riesgos
sanitarios
Perfiladores de riesgos relacionados con dispositivos médicos, reactivos
bioquímicos y establecimientos sujetos a control y vigilancia sanitaria
Directrices de Gestión de Certificaciones
Certificados de Notificación Sanitaria de Alimentos Procesados,
Plaguicidas, Notificación Sanitaria Obligatoria de Cosméticos y Productos
Higiénicos
Informe de evaluación de los procesos de emisión de certificaciones.
Se inicia mediante Quipux para presentar los programas de y
- Digital Confidencial
educación
bases de datos de productos y establecimientos donde se
- evidencia el nivel de riesgo y los resultados comparativos del Digital Y Física Confidencial
riesgo de cada uno.
Se define los objetivos del área de acuerdo a la planificación y
- físico Publico
los lineamientos.
Es una base de datos de los registros emitidos , cancelados y
- Digital Y Física Publico
suspendidos y sirve como consulta para el usuario.
Documentos emitidos que contienen información relacionada
- de los productos a importar (sin valor comercial, estudios de Digital Y Física Publico
mercado, etc.) y exportación (garantía de lote)

Gestión de Notificación
Certificados varios, dependiendo del tipo de trámite solicitado
Sanitaria de Alimentos
por el usuario, estos pueden ser Certificados de medicamento
Procesados, Plaguicidas,
de no contener sustancias catalogadas sujetas a fiscalización;
Notificación Sanitaria
Requerimiento o no de Registro Sanitario/Notificación
Obligatoria de Cosméticos y
Sanitaria; Certificados de Libre Venta, Autorización de
Productos Higiénicos
importación de medicamentos y/o dispositivos médicos por
Catastro de registros cancelados - Digital Y Física Publico
excepción; importación de medicamentos, dispositivos y
alimentos por objeto de donación; Importación de productos
de uso y consumo humano sin valor comercial, estudio de
mercado, investigación o desarrollo; etc., con la finalidad de
autorizar bajo la normativa vigente lo solicitado por el
requirente.

Establece de forma clara el procedimiento y los requisitos para

Autorizaciones para importación y exportación en el ámbito de su solicitar la autorización para importar medicamentos que
Dirección Técnica de - Digital Y Física Publico
competencia. contengan sustancias catalogadas sujetas a fiscalización a
Alimentos Procesados,
través de la ventanilla única ecuatoriana
Plaguicidas, Cosméticos,
Productos Higiénicos Gestión de Trámites Es un proceso orientado a certificar que cada uno mas
Complementarios y Certificado de trámites complementarios. - medicamentos no contengan sustancias catalogadas sujetas a Físico y Digital Publico
Permisos de fiscalización
Funcionamiento Documento en el cual se reporta el total de los permisos de
Informe de Permisos de Funcionamiento - funcionamiento conforme el sistema automatizado de permiso Físico y Digital Publico
de funcionamiento.
Es la base de datos del sistema automatizado de permisos de
Catastro de Permisos de Funcionamientos - Digital Publico
funcionamiento finalizado, suspendido, cancelado en procesos

Es la certificación otorgada por la Agencia para plantas

procesadoras de alimentos, establecimientos de distribución,
Certificados de buenas prácticas - comercialización, transporte de alimentos . Las Buenas Digital Publico
Prácticas de Manufactura son las normas establecidas para
mantener la calidad, seguridad de los alimentos procesados

Gestión de Certificación de
Son los reportes del estado de la certificación en Buenas
Buenas Prácticas
Practicas sirve para analizar los resultados de los
Informe de evaluación de los procesos - Físico y Digital Publico
establecimientos certificados y reportar las acciones
ejecutadas y en proceso que pueda mantener la dirección.

Es la base de datos del sistema automatizado de Buenas

Catastro del registro, homologación, suspensión y cancelación de las
certificaciones.
Evaluar y supervisar los procesos de emisión de certificaciones
- por el usuario, estos pueden ser Certificados de medicamento
Catastro Digital de Procesos de Certificaciones
- Practicas Manufactura, sirve para notificar a Coordinación de Digital Publico
Gestión de Vigilancia y Control Posterior.
Revisión de la solicitudes ingresadas por la vue en cada
- proceso( observaciones ,salvedades, solicitudes receptadas y Físico y Digital Publico
emitidas )
Certificados varios, dependiendo del tipo de trámite solicitado
- Físico y Digital Publico
de no contener sustancias catalogadas sujetas a fiscalización

Cancelación de certificados por requerimiento de usuario - Es el medio por el cual se inhabilita un certificado Físico y Digital Publico

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Gestión de Registro
Sanitario de
Medicamentos, Productos
Naturales, Dispositivos
Médicos, Reactivos
Bioquímicos
Coordinación Técnica
de Certificaciones,
Autorizaciones y
Gestión de Trámites
Buenas Prácticas Dirección Técnica de Complementarios y
Sanitarias Medicamentos, Permisos de
Productos Naturales, Funcionamiento
Dispositivos Médicos,
Reactivos Bioquímicos
Gestión de Certificación de
Buenas Prácticas
Certificados de Registro Sanitario
Autorizaciones para la siembra, cultivo y cosecha de plantas que
contengan principios activos de sustancias estupefacientes y
psicotrópicas
Informe de evaluación de los procesos de emisión de certificaciones.
Catastro de la emisión, suspensión, cancelación de las certificaciones.
Autorizaciones para importación y exportación
Certificado de trámites complementarios
Informes de Permiso de Funcionamiento
Catastro de Permisos de Funcionamientos
Certificados de buenas prácticas
Informe de evaluación de los procesos
Catastro del registro, homologación, suspensión y cancelación de las
certificaciones.
Es la certificación otorgada por la Autoridad Sanitaria Nacional
y sirve para importación ,exportación y comercialización de los
- Físico y Digital Publico
productos de uso y consumo humano señalados en el articulo
137 de la ley orgánica de salud
- Se inicia mediante Quipux físico Publico
Revisión de la solicitudes ingresadas por la vue en cada
- proceso( observaciones ,salvedades, solicitudes receptadas y físico Publico
emitidas )
Es una base de datos de los registros emitidos , cancelados y
- Digital Publico
suspendidos y sirve como consulta para el usuario.
Documentos emitidos que contienen información de los
medicamentos que contienen sustancias catalogadas sujetas a
- fiscalización solicitados por SENAE(importación) y país de Físico y digital Publico
destino (exportación) para la comercialización de los
productos.
Certificados varios, dependiendo del tipo de trámite solicitado
por el usuario, estos pueden ser Certificados de medicamento
de no contener sustancias catalogadas sujetas a fiscalización;
Requerimiento o no de Registro Sanitario/Notificación
Sanitaria; Certificados de Libre Venta, Autorización de
importación de medicamentos y/o dispositivos médicos por
- Físico y digital Publico
excepción; importación de medicamentos, dispositivos y
alimentos por objeto de donación; Importación de productos
de uso y consumo humano sin valor comercial, estudio de
mercado, investigación o desarrollo; etc., con la finalidad de
autorizar bajo la normativa vigente lo solicitado por el
requirente.
Informes técnicos elaborados por los analistas en los cuales
consta la atención brindada al trámite presentado por el
- usuario, estos informes se realizan para la inclusión de Físico y digital Publico
medicamentos que contienen sustancias catalogadas sujetas a
fiscalización, y ampliación de cupo.
Son los reportes de las bases de datos del sistema
automatizado de permisos de funcionamiento.
- Sirve para verificar el cumplimiento de los requisitos para la Físico y digital Publico
obtención o renovación del permiso de funcionamiento de los
establecimientos sujetos a control y vigilancia sanitaria.
Es la certificación otorgada por la Agencia para plantas
procesadoras de alimentos, establecimientos de distribución,
comercialización, transporte de alimentos . Las Buenas
Prácticas de Manufactura son las normas establecidas para
- Digital / Físico Publico
mantener la calidad, seguridad e inocuidad de los alimentos
procesados.
Sirve para llevar el control de los establecimientos que
procesan, distribuyen y transportan alimentos procesados.
Son los reportes del estado de la certificación Buenas Prácticas
de Manufactura o certificaciones de inocuidad alimentaria
rigurosamente superiores que incluyan como pre - requisito las
- Físico y Digital Publico
Buenas Prácticas de Manufactura.
Sirve para analizar los resultados de los establecimientos
registrados en la Agencia.
Base de datos del sistema automatizado de BPM (vigentes,
caducados, suspendidos y cancelados).
Sirve para notificar a Coordinación de Gestión de Vigilancia y
Control Posterior, Coordinación de Gestión de Certificaciones y
- Digital Publico
a la Dirección Técnica de Riesgos Sanitarios las empresas
certificadas en Buenas Prácticas de Manufactura,
adicionalmente a la Dirección de Gestión de Comunicación
Social para la publicación en nuestra pagina web
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Procesos de autorización, suspensión y catastro de ensayos clínicos
Importación / Exportación: Ensayos Clínicos y atención sanitaria
- Son inspecciones relacionada con la ejecución de un ensayo
Inspecciones clínicos
Catastro de organizaciones
Es la autorización emitida por el ARCSA al patrocinador para
- Físico y Digital Publico
que se ejecute un estudio clínico en el país
Es una proceso que debe realizar el responsable de una
- investigación en salud humana para poder enviar o traer las Físico y Digital Publico
muestras biológicas de los participantes de una investigación
- Físico y Digital Publico
clínico aprobado en el país.
Sirve de base para desarrollar propuestas de apoyo y
- Físico y Digital Publico
crecimiento para las organizaciones

El investigador esta obligado a notificar de forma inmediata al

- Físico y Digital Publico
promotor del estudio los efectos adversos o inesperados
Comunicación con entidades relacionadas a lo ensayos clínicos

Documento donde se confirma la recepción de información y

puede levantarse observaciones a los documentos entregados
como: informes de seguridad(IPS-DSUR-SUSAR-EAS-RAGI),
Análisis de la documentación técnica - Físico y Digital Publico
avance de estudio. Estas observaciones el usuario debe
subsanarlas, además ARCSA puede emitir un documento de
ACUSE DE RECIBIDO si la documentación está completa
Dirección Técnica de
Ensayos Clínicos Solicitud con los siguientes documentos: Protocolo de
investigación, consentimiento informado, manual de
Gestión de Ensayos Clínicos
Autorizaciones para la ejecución de ensayos clínicos. - investigador, certificados de calidad de producto y laboratorio, Físico y Digital Publico
de productos de uso y
contratos y convenios, hoja de vida de investigadores (español-
consumo humano con fines
ingles), entre otros
de investigación
Incluye la solicitud de inspección, confirmación de la
Informes técnicos de inspección de ensayos clínicos. - inspección, informe de inspección, subsanaciones, cierre de Físico y Digital Publico
subsanaciones
Incluye: Solicitud con los documentación de respaldo de la
enmienda (modificaciones), desviaciones del protocolo, cierre
Evaluación de los procesos de emisión de autorizaciones - Físico y Digital Publico
de sitio clínico y sitio clínico. La enmienda puede venir en ingles
y español.
Catastro de la emisión, suspensión, cancelación, culminación satisfactoria
- Base de datos con los estudios clínicos Físico y Digital Publico
de los ensayos clínicos.
Documentación técnica de la solicitud y de los documentos adjuntos - Quipux con la aprobación o no de las solicitudes Físico y Digital Publico
Gestión de importación y Incluye: Solicitud con los documentación de respaldo como
Autorizaciones para la importación o exportación dentro del ámbito de
exportación de productos - facturas, certificado médico, documentos del donante y del Físico y Digital Publico
su competencia.
de uso y consumo humano centro, etc.
con fines de investigación
Incluye: Solicitud con los documentación de respaldo como
Procesos de emisión de autorizaciones - Físico y Digital Publico
certificado médico, consentimiento informado, etc.

La normativa técnica sanitaria tiene por objeto regular,

Planificación anual Control Posterior - controlar y vigilar la autorización y emisión del permiso de Físico y Digital Confidencial
funcionamiento para distribuidoras farmacéuticas.

- - Es la coordinación interinstitucional con las entidades

Operativos Interinstitucionales - Físico y Digital Confidencial
involucradas en los procesos de control

Son los instrumentos técnicos legales relacionada con la

Informe Ejecutivo de Control Posterior - Físico y Digital Confidencial
competencia de vigilancia y control posterior

Se planifica una reunión con los técnicos para desarrollar

Planificación anual - Físico y Digital Confidencial
acciones y así evitar la falsificación de medicamentos.
Dirigir la implementación de los sistemas de
- Físico y Digital Confidencial
Seguimientos y capacitaciones Farmacovigilancia,

Participar en foros, espacios de análisis y discusiones de temas

Consultas Ciudadanas - Físico y Digital Confidencial
relacionados con la vigilancia y control posterior de los
productos de uso y consumo humano
Informes de Controles Fijación de Precios - Físico y Digital Confidencial
Dirigir la aplicación de los precios de medicamentos
Monitoreo de los Eventos Supuestamente Atribuibles a la Vacunación o
- Es para evaluar la cobertura de vacunas en zonas de riesgos Físico y Digital Confidencial
Inmunización

Base de datos Medicamentos y datos Estándares - Coordinar con la Dirección Técnica de Laboratorios de Físico y Digital Confidencial
Referencia la realización de los análisis de laboratorio

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 - Físico y Digital Confidencial
Participación en sistema internacional FALFRA Es desarrollar y administrar el Sistema de Notificación

Operativos Interinstitucionales - Implementar y dirigir intersectorialmente, el sistema nacional Físico y Digital Confidencial
de trazabilidad de productos de uso y consumo humano

Redes internacionales de publicación- de alertas - Se trata de establecer mecanismos de coordinación con los Físico y Digital Confidencial
Sistemas de Alertas Internacionales

- Participar en los programas y sistemas internacionales de intercambio de Es la emisión de Alertas de acuerdo a notificaciones,
- Físico y Digital Confidencial
información y alerta de medicamentos, dispositivos médicos y otros denuncias.
productos falsificados

Casos Falsificación de Medicamentos Denuncias - Es determinar la falsificación de medicamentos, Físico y Digital Confidencial
dispositivos médicos y otros productos sujetos a vigilancia
sanitaria

Se trata de gestionar con la Dirección de Asesoría Jurídica,

Casos Falsificación de Medicamentos reglamentos - la denuncia ante Fiscalía en caso de falsificación de Físico y Digital Confidencial
medicamentos

Son los procesos de control y vigilancia de la falsificación de

Casos Falsificación de Medicamentos reuniones y planes
- medicamentos, dispositivos médicos y otros productos sujetos Físico y Digital Confidencial
interinstitucionales
a vigilancia sanitaria

Se trata de articular con el área competente la alerta a la

Alertas de medicamentos, dispositivos médicos - ciudadanía sobre los medicamentos, dispositivos médicos y Físico y Digital Confidencial
otros productos falsificados

Se trata de suspender y retiro de medicamentos, dispositivos

Casos Falsificación de Medicamentos - Físico y Digital Confidencial
médicos y otros productos falsificados, con las instancias
involucradas

Capacitaciones - Se trata de emitir directrices para la prevención y control de los Físico y Digital Confidencial
eventos adversos
Es solventar las denuncias provenientes del uso y consumo
Denuncias Arcsa móvil - Físico y Digital Confidencial
de productos de consumo humano
Planificación Nacional Control Posterior - Físico y Digital Confidencial
Es emitir directrices para la vigilancia y control de la publicidad
Es la Planificación Anual de Vigilancia y Control Posterior
Plan Nacional de Control Posterior - dirigida a todas las coordinaciones zonales para Control de Físico y Digital Confidencial
productos y establecimientos.
Es el Informe Mensual Ejecutivo de Vigilancia y Control
Informe mensual de Control Posterior - Posterior que sirve para reportar los controles realizados de Físico y Digital Confidencial
acuerdo a la planificación.
Se realiza controles interinstitucionales de acuerdo a
- Físico y Digital Confidencial
Gestión de Control Informes de Control elaborado por las Coordinaciones zonales solicitudes
posterior de Es la reunión de retroalimentación de las zonales con respecto
medicamentos, productos Informe técnico de retroalimentación de control posterior - Físico y Digital Confidencial
La Dirección Técnica de a controles de acuerdo a la planificación anual.
Farmacovigilancia, naturales, dispositivos
Sistema de Notificación de Sospecha de Falsificación de Es la emisión de Alertas de acuerdo a notificaciones,
Tecnovigilancia y médicos, reactivos - Físico y Digital Confidencial
Medicamentos, Dispositivos Médicos y otros productos denuncias.
Coordinador/a Vigilancia de Productos bioquímicos y
de Uso y Consumo establecimientos que los Realiza los controles técnicos en las respectivas
Técnico/a de Vigilancia
Humano fabrican, almacena y Informe técnico consolidado sobre la falsificación de medicamentos, Coordinaciones Zonales para la confirmación y caracterización
y Control Posterior - Físico y Digital Confidencial
comercializan dispositivos médicos del producto, y realizan Interacción con otras entidades
competentes si el caso lo amerita.
Informe técnico consolidado de confirmación sobre la falsificación de Se realiza un informe mensual Ejecutivo de Vigilancia y Control
- Físico y Digital Confidencial
medicamentos, dispositivos médicos Posterior
Denuncias - Alertas - Denuncias- Alertas - Solicitudes Físico y Digital Confidencial
Casos Falsificación de Medicamentos - Son las denuncias- Alertas de OPS-Red EAMI-FALFRA Digital Confidencial
Base de Datos Consolidada de Precios Techo del Consejo Nacional de Es el Informe Técnico generado por controles por precios a los
- Físico y Digital Confidencial
Fijación de Precios de Medicamentos. medicamentos
Eventos Atribuibles a la Vacunación o Inmunización - Base de datos de Esavis Físico y Digital Confidencial
Es la Planificación Anual de Vigilancia y Control Posterior
- dirigida a todas las coordinaciones zonales para Control de Físico y Digital Confidencial
Gestión de Control productos y establecimientos.
Posterior de Alimentos Plan Nacional de Control Posterior de Alimentos Procesados
Procesados Aditivos
alimentarios, Agua
Procesada, Productos del
Tabaco y establecimientos
que fabrican, almacenan,
transportan, distribuyen, 8 de 22
comercializan y expenden /
dispensan
 Coordinador/a Vigilancia de Productos
Técnico/a de Vigilancia de Uso y Consumo
y Control Posterior Humano

Gestión de Control
Posterior de Alimentos
Procesados Aditivos Es la elaboración de los Informes Técnicos de acuerdo a los
alimentarios, Agua Informe mensual y anual consolidado de la gestión de control posterior - Físico y Digital Confidencial
controles en conjunto con otras instituciones
Procesada, Productos del de Alimentos Procesados
Tabaco y establecimientos Es un proceso orientado a realizar análisis de seguridad,
que fabrican, almacenan, Reporte de cumplimiento - calidad e inocuidad de los productos sujetos control y Físico y Digital Confidencial
transportan, distribuyen, vigilancia sanitaria
Es desarrollar un plan de accion, asistencia tecnica, inspeccion
comercializan y expenden / Informe de Retroalimentación a Coordinaciones Zonales: - Físico y Digital Confidencial
y control con enfoque de riesgo.
dispensan
Es el Informe Mensual Ejecutivo de Vigilancia y Control
Informe Ejecutivo de Control a Alimentos Procesados: - Posterior que sirve para reportar los controles realizados de Físico y Digital Confidencial
acuerdo a la planificación.
Es la Planificación Anual de Vigilancia y Control Posterior
Plan Nacional de Control Posterior de Plaguicidas, Cosméticos,
- dirigida a todas las coordinaciones zonales para Control de Físico y Digital Confidencial
Productos Higiénicos
productos y establecimientos.

Gestión de Control Es el Informe Mensual Ejecutivo de Vigilancia y Control

Informe mensual y anual de Plaguicidas, Cosméticos, Productos - Posterior que sirve para reportar los controles realizados de Físico y Digital Confidencial
Posterior de Plaguicidas,
Higiénicos acuerdo a la planificación.
Cosméticos, Productos
Se realiza controles interinstitucionales de acuerdo a
Higiénicos y Reporte consolidado del seguimiento del control posterior: - Físico y Digital Confidencial
solicitudes
establecimientos que los
fabrican, almacenan y
Planes intersectoriales de ejecución y control posterior de - Es el diagnóstico para el registro de plaguicidas, cosméticos Físico y Digital Confidencial
comercializan
Plaguicidas, Cosméticos, Productos Higiénicos y establecimientos

Informe Ejecutivo de Plaguicidas, Cosméticos, Productos Higiénicos y Se realiza informes técnicos de acuerdo a los controles
- Físico y Digital Confidencial
establecimientos que los fabrican, almacenan, transportan, distribuyen, planificados, denuncias, alertas
comercializan y expenden / dispensan
En el Informe Ejecutivo Mensual se detallan las RAMS , fallas
terapéuticas, errores de medicación que cada zonal reporta a
Informe trimestral conforme a lo establecido en el estatuto. - Físico y Digital Confidencial
nivel nacional, así como también los titulares del Registro
Sanitario
En el Informe Ejecutivo Mensual se detallan las notificaciones
de eventos o incidentes adversos serios y no serios, que cada
Reacciones Adversas - Físico y Digital Confidencial
zonal reporta a nivel nacional , así como también los titulares
del Registro Sanitario
Es el Informe Ejecutivo Mensual se registran las notificaciones
Informe Técnico Trimestral de análisis de Base de datos de - que se comparten al Programa Internacional de Físico y Digital Confidencial
Tecnovigilancia Farmacovigilancia.
Gestión Técnica de Es un resumen de la información global actualizada de la
Farmacovigilancia, seguridad de un medicamento consolidada por el titular del
Informe de las notificaciones de reacciones adversas al Programa - Físico y Digital Confidencial
Tecnovigilancia, y Vigilancia registro sanitario, la presentación es periódica lo que permite
Internacional de Farmacovigilancia de la Organización Mundial de la
de otros productos de uso siempre estar actualizado sobre los nuevos adversos.
Salud
y consumo humano.
Es el Informe Mensual Ejecutivo de Vigilancia y Control
Informes de análisis de reporte de seguridad - Posterior que sirve para reportar los controles realizados de Físico y Digital Confidencial
acuerdo a la planificación.
Informe Ejecutivo Mensual de la Gestión de Farmacovigilancia y Se realiza Alertas las mismas que se suben a la pagina Web
- Físico y Digital Confidencial
Tecnovigilancia Arcsa
Base de Datos de Alertas publicada en la pagina web de
- Físico y Digital Confidencial
Monitoreo de Alertas Internacionales ARCSA.
Base de Datos de Alertas publicada en la pagina web de
Base de datos Mensual enviados a comunicaciones - Físico y Digital Confidencial
ARCSA.

Es la reunión de retroalimentación de las zonales con respecto

Retroalimentación Coordinaciones Zonales - Físico y Digital Confidencial
a controles de acuerdo a la planificación anual.
Documentos que contienen la resolución de la autoridad en los
procesos sancionatorios conocidos con base en las
Procesos Sancionatorios - Físico Publico
competencias dadas en la Ley Orgánica de Salud y el Decreto
Ejecutivo 1290
Son documentos que contienen resolución de las apelaciones
presentadas en los procesos sustanciados por las
Dirección Técnica Resoluciones de apelación - Físico Publico
- Coordinaciones Zonales para conocimiento de la Máxima
Sancionatoria
Autoridad
Resoluciones, notificaciones u otros documentos para la ejecución Son documentos utilizados para la sustanciación de los
- Físico Publico
de los procesos sancionatorios procesos
Son documentos remitidos a la Dirección Administrativa
Informes Jurídicos - Físico Publico
Financiera para la emisión de las órdenes de cobro

9 de 22
 Es un instructivo que aplica para toda la documentación, todo
Directrices para elaboración de plan anual de la política pública y
- aquel documento que suministre lineamiento de algún Físico / digital Publico
proforma presupuestaria
proceso de la entidad.
Es aplicar las políticas, normas emitidos por los organismos
Reporte de Avances y Resultados de los Lineamientos - Físico / digital Publico
rectores de planificación
Plan Anual de Política Pública - Es consolidad los planes estratégicos institucionales Físico / digital Publico
Subprocesos de Evaluación a la Gestión Institucional de Gestión y Es determinar los lineamientos para la elaboración de planes,
- Físico / digital Publico
Resultados programas y proyectos
Implementación de políticas normas técnicas, metodológicas de los Son normas técnicas para la ejecución de los procesos de
- Físico / digital Publico
procesos reforma
Es impulsar y coordinar la elaboración de los convenios
Portafolio de Convenios suscritos - Físico / digital Publico
nacionales o internacionales
Esla evaluación al cumplimiento de la planificación es la
- - - ejecución presupuestaria por la gestión de gobierno por Físico / digital Publico
Proforma Presupuestaria resultado
Comprende en el análisis, evaluación sobre la mejora de clima
Planificación de desarrollo de actividades - Físico / digital Publico
laboral
Es implementar metodologías y proyectos de gestión de
Informe de Implementación - Físico / digital Publico
cambios
Es implementar buenas practicas sobre los procesos de
Plan de Responsabilidad Social y Ambiental - Físico / digital Publico
responsabilidad
Es planificar el desarrollo de actividades que comprenden el
Programa de Auditoría - Físico / digital Publico
análisis, evaluación
Taxonomía de Servicios - Son mecanismos de la comunicación y flujo de la información Físico / digital Publico

Son proyectos de manuales de procesos y las propuestas de

Portafolio de Procesos Institucionales Actualizado - Físico / digital Publico
mejora para el sistema de gestión interna

Evaluar Conjuntamente con las áreas técnicas de la agencia los

Matriz de Competencias aprobada - componentes presentados en la matriz de competencias, de Físico / digital Publico
tal manera que se permita analizar los productos y servicios.
Establecer la programación institucional y el deber ser de la
Plan Estratégico Institucional aprobado - Físico / digital Publico
institución 2017-2021
Solicitud presupuestaria para el financiamiento de los
Correos institucionales intercambiados - Físico / digital Publico
proyección de inversión.
Elaborar el PAPP inicial con el presupuesto aprobado y
Planificación Anual de la Política Pública - seguimiento de la ejecución presupuestaria con sus respectivas Físico / digital Publico
modificaciones y certificaciones PAPP
Solicitud de la proforma presupuestaria para el
Propuesta de Proforma Presupuestaria de Planta Central - Físico / digital Publico
financiamiento de las necesidades de la agencia .
Elaboración de documentos metodológicos como formatos de
Instructivos de la planificación para el desarrollo de los planes guía para la realización de planes estratégicos, operativos y de
- Físico / digital Publico
Gestión de Planificación e institucionales acuerdo a las necesidades institucionales, en función de las
-
Inversión normativas vigentes.
Modificaciones de Plan Anual de la política pública y proforma Elaborar el informe de seguimiento mensual de la ejecución
- Físico / digital Publico
presupuestaria presupuestaria de la agencia.
Recopilar información estadísticas de los principales
Informe de Estadísticas - Físico / digital Publico
productos de la institución.
Recopilar los convenios y proyectos de asistencia técnica y de
Proyectos aprobados - Físico y digital. Publico
cooperación internacional vigentes.
Detalla el procedimiento a llevarse a cabo para el manejo de la
Instructivo elaborado para validación - Físico y digital. Publico
cooperación internacional y el desarrollo de los convenios.
Gestión de la elaboración de los convenios de cooperación
Convenios de cooperación nacional e internacional para aprobación del - nacionales e internacionales para la aprobación del Director Físico y digital. Publico
Director Ejecutivo Ejecutivo.
Recopilación de la información respecto a los convenios,
Fichas de Seguimiento y/o Cierre de cada convenio suscrito en digital - programas y proyectos de cooperación técnica para Físico y digital. Publico
seguimiento y elaboración de informe respectivo.

Lineamientos e información georreferenciada remitidas por las Recopilar información estadística de los principales productos
- Físico y digital. Publico
instituciones del sector de la Institución desagregada geográficamente.

Recopilación de la información respecto a los avances y

Plan Anual de la Gestión de Procesos de Resultados - resultados de los compromisos relacionados con los Físico y digital. Publico
lineamientos metodológicos de GPR.

Gestión de Seguimiento y
Evaluación de Planes, -
Programas y Proyectos 10 de 22

Dirección de
 Informe de Avances de Compromisos - Son los objetivos realizados por cada objetivo Físico y digital. Publico
Informe de Seguimiento mensual de indicadores y proyectos a nivel
Gestión de Seguimiento y - Indicadores homologadas de Gobiernos por Resultados (MDT). Físico y digital. Publico
nacional
Evaluación de Planes, - Recopilación de la información sobre la gestión y los resultados
Reporte de Avances de ejecución física y presupuestaria - Físico y digital. Publico
Programas y Proyectos de la planificación para GPR y SIPEIP.
Informe de Cumplimiento de Resultados de Indicadores N1 (Nivel Recopilación de información de los avances de ejecución física
- Físico y digital. Publico
Estratégico) y presupuestaria de programas, proyectos e intervenciones.
Dirección de
Planificación y Gestión Recopilación de información de la gestión institucional para el
Reportes de seguimiento al cumplimiento de compromisos - Físico y digital. Publico
Estratégica análisis de los avances.
Recopilación de la información para el respectivo seguimiento
Informe Rendición de Cuentas - Físico y digital. Publico
del cumplimiento de compromisos a reportar.
Recopilación de insumos para la gestión de la rendición social
Informe de seguimiento trimestral a la Ejecución Presupuestaria - Físico y digital. Publico
de cuentas.
Documento consolidado que contiene el portafolio de
Portafolio de procesos institucionales actualizado - Físico y digital. Publico
procesos institucionales.
Manuales de procesos e instructivos de acuerdo a la
Manuales de Procesos aprobados - arquitectura de procesos, para identificar las actividades de Físico y digital. Publico
cada rol.
El expediente comprende las herramientas de definición de
servicios y administración por procesos, para cumplir con la
Catálogo de Procesos de productos y servicios institucionales - Físico y digital. Publico
implementación de la Norma Técnica de Prestación de
Servicios y Administración por Procesos.

El expediente comprende las herramientas de optimización en

la prestación de servicios y administración por procesos, para
Informes de Priorización de Servicios - Físico y digital. Publico
cumplir con la implementación de la Norma Técnica de
Prestación de Servicios y Administración por Procesos.

El expediente comprende la evaluación realizada por auditores

internos y OPS con el detalle de los hallazgos y determinación
Reportes de Hallazgos - Físico y digital. Publico
del plan de trabajo para el cierre de brechas, para alcanzar y
mantener la evaluación Nivel 4 como Agencia Reguladora.

El expediente comprende los Planes de Mejora Continua que

surgen de varias herramientas implementadas de acuerdo a la
Ficha de Caracterización - Norma Técnica de Prestación de Servicios y Administración por Físico y digital. Publico
Gestión de Procesos, Procesos, para determinar la Carta de Servicio y su publicación
-
Servicios y Calidad en el portal GPR.

El expediente comprende la planificación de la socialización de

Matriz de Seguimiento de Documentos en Actualización
Informe de Evaluación de los Procesos y Servicios de la Institución que
requieran ser automatizados
Programa de Auditoria
los Manuales de Procesos de acuerdo a los documentos
- Físico y digital. Publico
programados a ser actualizados, para que la Unidad de Clima y
Cultura Organizacional gestione la socialización.
El expediente comprende los respaldos del análisis de la
automatización y el Informe de evaluación de los procesos y
- servicios de la Institución, para evidenciar la necesidad de Físico y digital. Publico
automatización de los servicios en base a los procesos que los
apalancan.
El expediente comprende toda la documentación relacionada
- a los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad, para dar a Físico y digital. Publico
conocer el nivel de implementación y mantenimiento.

El expediente comprende todos los reporte de hallazgos

Matriz de Delegación de Responsables del SGC por área - levantados en el SGC y el plan de trabajo para el cierre, con la Físico y digital. Publico
finalidad de dar seguimiento del cumplimiento y eficacia.

El expediente comprende todas las herramientas establecidas

Informes del Avance de la Implementación de los Modelos de
Gestión de Servicios, Administración por Procesos y Mejoramiento de
Calidad, en cada uno de los niveles de la institución
Informe de Implementación
en la Norma Técnica de Prestación de Servicios y
- Físico y digital. Publico
Administración por Procesos, desarrolladas en la institución
para cumplieren con la implementación de la misma.
Informe de la política, norma técnica, metodología y
- Físico y digital. Publico
herramientas de gestión pública para madurez institucional.

Plan de socialización de manuales de procesos institucionales

Plan de Sensibilización - Físico y digital. Publico
para el conocimiento de los servidores.

11 de 22
Gestión de Cambio y
-
Cultura Organizativa

Gestión de Cambio y
-
Cultura Organizativa
- -
Gestión de Proyectos TIC -
Dirección de
Tecnologías de la
Información y
Comunicaciones
Son los planes, programas y proyectos de Gestión del Cambio y
Planes, Programas y Proyectos - Cultura Organizativa implementados en la institución pro Físico y digital. Publico
mejora clima y cultura laboral.
Informe de la metodología y herramientas para contribuir al
Informe de Implementación de Metodologías - Físico y digital. Publico
mejoramiento del clima y cultura laboral.
Percepción del ambiente laboral institucional que permite
Informe de Percepción del ambiente laboral - trabajar un plan de acción correctivo pro mejora del clima Físico y digital. Publico
laboral.
Informe de medición de clima y cultura laboral que permite
Informes de Medición de Clima y Cultura Laboral - conocer la percepción de los servidores sobre el ambiente Físico y digital. Publico
laboral y sus factores.
Proyectos ejecutados pro mejora de clima laboral y cultura
Informe de Ejecución de proyectos - Físico y digital. Publico
organizativa que permite conocer las acciones implementadas.
Implementación de las actividades de responsabilidad social y
Plan de Responsabilidad Social y Ambiental - Físico y digital. Publico
ambiental
Seguimiento de la implementación del Modelo de Reestructura
Informes Técnicos de Implementación del Modelo de Reestructura - Institucional para conocer los avances en el proceso de Físico y digital. Publico
Institucional transición
Informe de Constatación de Mecanismos de la calidad en las Es la constatación de las señaléticas internas de la institución
- Físico y digital. Publico
instalaciones para brindar una atención al usuario
Procesos - Establecer las directrices a seguir para la elaboración. Físico y digital. Publico
Son los estudios de factibilidad para la formulación,
Desarrollo y Proyectos - Físico y digital. Publico
aprobación, ejecución
Indica los niveles de servicio y calidad a nivel interno y externo
- Físico y digital. Publico
Indicadores de niveles de servicio y calidad de los aplicativos
Son procedimientos, instructivos, indicadores de medición que
Manuales de procedimientos para implementación de servicio - permitan la implementación, uso, aplicación, optimización, Físico y digital. Publico
informático control, evaluación
Son informe de cumplimiento de normativa y del Plan de
- Físico y digital. Publico
Diagrama de Servicios Gobierno Electrónico
- Plan que soporta las operaciones y funciones del proceso de TI. Digital Publico
Plan de arquitectura tecnológica
El objetivo del informe es desglosar detalles técnicos de las
Informe de desarrollo de soluciones tecnológicas - soluciones mantenidas por la Dirección de TICS a fin de que la Físico y Digital Publico
administración de las mismas sea eficiente.
Se emite con el fin de detallar especificaciones técnicas,
objetivos y estructura de como ejecutar un proyecto asignado
Informes de términos de referencia - Físico y Digital Publico
a la Dirección de TICS. Éste proyecto será un servicio o
producto que puede ser contratado o comprado.
Manuales de gestión de cambio de nuevas aplicaciones y sistemas
Se genera con el objeto de normar y estandarizar los
informáticos.
- procedimientos que se llevan a cabo en el desarrollo e Físico y Digital Publico
implementación de un software o aplicativo.
Este informe detallará paso a paso el procedimiento a seguir,
incluso en un escenario de fallo, la puesta a producción de un
Informes de Paso de Producción de los sistemas informáticos - Físico y Digital Publico
sistema informático que ha sido probado y aprobado por las
Direcciones implicadas.
Se implementa con el objetivo de auditar y optimizar la
Capacitaciones - Físico y Digital Publico
administración de los sistemas informáticos.
Se emite para elaborar el plan de desarrollo a seguir por parte
- de los programadores y así mantener el control de avances y Físico y Digital Publico
Cronograma de desarrollo entregables.
Este informe es el fehaciente que permitirá tener un feedback
- de la aplicación o sistema implementado para su corrección, Físico y Digital Publico
mejora o puesta a producción.
Informes de pruebas de software
Se implementa con el fin de respaldar los códigos fuentes de
las aplicaciones tecnológicas implementados inhouse, archivos
Inventarios de códigos Fuente - Digital Publico
de configuración, scripts y respaldos de base de datos e
instaladores.
Se emiten con el fin de administrar los versionamientos y
cambios ejecutados en las soluciones tecnológicas
Reportes de Control de cambio - Físico y Digital Publico
implementadas y en caso de no éxito y fallos no controlados
poder realizar un rollback eficiente.
12 de 22
 Dirección de
Tecnologías de la
Información y
Comunicaciones

Contiene las políticas, lineamientos de la administración y

operación de la plataforma tecnológica. Incluye inventario de
Plan de arquitectura tecnológica - Físico y Digital Publico
la infraestructura tecnológica y la arquitectura de
interconexión
Gestión de Manual de Buenas Prácticas de Uso del correo, Manual de
- Manuales y Diagramas - Digital Publico
Infraestructura de TI procedimiento Central Telefónica, Incidencia de enlaces
Diagrama general de conexiones lógicas de la infraestructura
Planes de Infraestructura - Digital Publico
de ARCSA

Informe y Reporte de Infraestructura - Informes de necesidad Físico y Digital Publico

Guía para establecer, desarrollar e implementar correcciones o

Planes de Mejora de Servicios Tecnológicos - Físico y Digital Publico
mejoras a los servicios tecnológicos internos.

Tickets ingresados por los usuarios y registrados a través de la

Registro de requerimientos, aprobaciones, asignaciones, renovaciones
- herramienta GLPI -Gestionnaire Libre de Parc Informatiqué-, Digital Publico
de cuenta y perfiles, priorizadas, escaladas y efectivamente atendidas.
técnicos asignados, estados, observaciones y soluciones.
Gestión de Soporte a
-
Usuarios
Constancia de la revisión del equipo y aplicaciones requeridas.
Informes de incidentes atribuidos al soporte de servicios de Tecnología
- Se elabora y autorizan junto con funcionarios de la Dirección Físico y Digital Publico
de la Información
Administrativa Financiera.

Se emiten con el fin de ser considerados en el plan de acción y

Incidentes - Físico y Digital Publico
mejora continua de los servicios tecnológicos internos.

Coordinar y gestionar los procesos jurídicos en el ámbito de la gestión Se coordinan los actos Administrativos que atienden recursos
- - - Físico Publico
interna y dan fin a las controversias.

Informes para el seguimiento de las causas seguidas contra y

Informes de la Dirección de la Asesoría Jurídica - Físico-Digital Publico
por la ARCSA
Actos Administrativos que atienden recursos de los
Gestión de Patrocinio Expedientes de Procesos - Físico Publico
- administrados y dan fin a las controversias.
Judicial
Responde a las exigencias legales originadas contencioso-
administrativas y ordinarias y otro tipo de requerimiento
Respuestas a Usuarios Externos - Físico Publico
judiciales y extrajudiciales, mediante los trámites
administrativos.
Documento que emite la Dirección de Asesoría Jurídica con el
fin de establecer el proceso legal a seguir, la correcta
Informes de la Dirección de la Asesoría Jurídica - Físico-Digital Publico
interpretación normativa o el criterio legal al respecto del tema
consultado.
Dirección de Asesoría Matrices detalladas de los actos administrativos realizados, su
Gestión de Asesoría
Jurídica - Actos Administrativos - estado, abogado responsable, fecha de elaboración entre Físico-Digital Publico
Jurídica
otros.
Asesoría u opinión que se solicita antes de ejecutar o realizar
una determinada acción. Se informa profesionalmente sobre
Plataforma Sistemática Lexis S.A - Digital Publico
un problema o un asunto a fin de recibir asesoramiento
técnico o legal.
Resoluciones de inicio, adjudicación o desierto para que sean
suscritas por la delegada de la máxima autoridad (Dirección de
Informes de la Dirección de la Asesoría Jurídica - físico Publico
Planificación), luego de haber sido requerido por el área
pertinente
Gestión de Contratación
- No se emite documento alguno, pues la revisión se realiza al
Pública
- momento de la elaboración de la resolución de inicio del físico Publico
Resoluciones, Reformas, Contratos y Convenios proceso correspondiente
Brinda una información oportuna y actual sobre la normativa,
Memorias Jurídicas o expedientes referidos a acciones administrativas y - física y digital Publico
actos administrativos, decisiones judiciales
legales
Es el documento escrito que registra todos los temas tratados
Actas de Reuniones - Física - Digital Confidencial

- Física - Digital Confidencial

Monitorio de Medios Es el análisis del posicionamiento de la gestión institucional
Asesorar a los servidores públicos en temas referentes a la
Capacitación Mediática - comunicación, imagen y gestión de relaciones publicas Física - Digital Confidencial
- -
Son instructivos y procedimientos de imagen corporativa
Manual de Comunicación - Física - Digital Confidencial

Informes de Cumplimiento - Provee los recursos e información requerida Física - Digital Confidencial

Ley Orgánico de Transparencia y Acceso a la Información Pública - Es ejercer las atribuciones que le asigne la autoridad Digital Publico

13 de 22
 Material gráfico en el que se detalla los distintos trabajos
- Digital Confidencial
Comunicación Interna, Externa audiovisuales referentes a la Arcsa
Documentos en los que los altos mandos solicitan respuestas
- Digital-Electrónico Confidencial
Solicitudes de Asesoría Técnica sobre las asesorías técnicas
Informativos impresos con diferentes mensajes dirigidos a los
- Digital-Electrónico Confidencial
miembros de las diferentes dependencias de la institución.
Cartelera Institucional
Análisis escrito que se realiza con el fin de dar a conocer las
- repercusiones que tiene la intervención de los voceros de la Físico- Digital Confidencial
Cobertura de Comunicación Arcsa, en diferentes medios.
Documento en el cual se detalla los lineamientos a seguir
Manuales, Instructivos de Dirección de Comunicación, Imagen y Prensa. - Digital - Electrónica Confidencial
según recomendación de las entidades rectoras.
Lista de los evento relevantes y protocolos a seguir dentro de
Eventos y Actos Protocolarios institucionales - Digital - Electrónica Publico
la institución.
Gestión de Comunicación
-
Interna Basados en la necesidad de llegar a la mayor cantidad de
usuarios, se desarrolla cápsulas audiovisuales, y pequeños
Guiones - Físico- Digital Publico
textos, que posteriormente son difundidas por los voceros
autorizados en los diferentes medios existentes actualmente.

Verbalmente el director pide que se haga un análisis del

trabajo realizado con el grupo, finalizando con la aplicación de
Matrices mensuales de Comunicación - Digital - Electrónica Confidencial
los conocimientos adquiridos durante los talleres para
mejorarla gestión comunicacional.

Dirección de Informes basados en las publicaciones que realizan los medios

- Digital - Electrónica Confidencial
Comunicación Social de comunicación sobre temas de interés para nuestra Agencia.
Reporte de monitoreo de medios
Publicación en la página web de la institución y las redes
- sociales oficiales sobre las actividades y servicios que ofrece la Digital - Electrónica Confidencial
Plan de Comunicación agencia.
informativo institucional de la Agencia "NOTIARCSA" mediante
Material Promocional institucional de Difusión - el cual se difunde todas las actividades que llevan a cabo las 9 Digital - Electrónica Confidencial
coordinaciones zonales de Arcsa.

Videos de contenido informativo, con el fin de dar a conocer a

Memoria gráfica, auditiva, visual y multimedia - Digital - Electrónica Confidencial
las masas de la gestión realizada por la Arcsa.

Contestadora y audio holding - Voz en off pregrabada par las redes telefónicas de la Agencia. Digital - Electrónica Confidencial
Elaboración de artes identificativas de las diferentes áreas que
- Digital - Electrónica Confidencial
Señalética institucional conforman la Arcsa
Gestión de Publicidad y Informativos sobre Alertas de productos de dudosa
- Campañas al aire - Digital - Electrónica Confidencial
Marketing procedencia con el fin de precautelar la salud ciudadana.

Papelería institucional generada para informar a los usuarios

de los diferentes servicios que ofrece la Arcsa, entre estos
Informe de uso y atención de las herramientas de contacto ciudadano y
- documentos también se elaboran boletines de prensa para Digital - Electrónica Confidencial
relacionamiento interno
difundir las actividades de la Agencia en los diferentes medios
de comunicación.
Iniciativa que surge del director con el fin de mejorar las
- Digital - Electrónica Confidencial
Informe de estrategias y planificación de medios de comunicación (ATL). relaciones internas
Dirección ejecutiva solicita al área de comunicación realice el
Informes puntos de rating - análisis detallado para fijar el impacto que tendría Digital - Electrónica Confidencial
determinada campaña
Informe en el que constan los medios y personas autorizadas
Agenda de Medios. - Digital - Electrónica Confidencial
para emitir un comunicado oficial referente a la Arcsa.
Planificación sobre los eventos y entrevistas que tienen los
Informes matrices mensuales de Comunicación - Digital - Electrónica Confidencial
Gestión de Relaciones diferentes voceros de la Agencia.
Públicas y Comunicación - La dirección de comunicación como parte de su competencia
Externa Ayuda memorias - elabora el informe que será presentado ante la autoridad Digital - Electrónica Confidencial
máxima de la Agencia
Recopilación de datos importantes con el fin de facilitar a los
Réplicas en medios de comunicación voceros de la Agencia en sus diferentes intervenciones internas Digital - Electrónica Confidencial
o externas
Es un sistema de procesos administrativos, mediante las
Informe mensual de Gestión Administrativa etapas de diagnóstico, planeación, organización, ejecución, Digital Publico
control e inspección

- - - 14 de 22
 Proceso por el cual se informa a la empresa aseguradora
Pólizas de seguros. sobre los siniestros ocurridos a los bienes protegidos por las Digital Publico
pólizas aseguradas.
Es un sistema de procesos administrativos, mediante las
Plan Operativo Anual de mantenimiento de Muebles y Equipos. etapas de diagnóstico, planeación, organización, ejecución, Digital Publico
control e inspección
- - - Documentos en que figuran los acuerdos del proceso de
Contratos del servicio de seguridad y vigilancia Digital Publico
contratación pública firmado por las partes.

Es un sistema de procesos administrativos, mediante las

Formulario No.001 Actividades Planificadas etapas de diagnóstico, planeación, organización, ejecución, Digital Publico
control e inspección

Informe de ejecución de mantenimiento programados de los

Informes de indicadores de Gestión de Procesos de Resultados bienes de larga duración - trimestral - Indicador de Gestión de Digital Publico
Procesos de Resultados

Es un sistema de procesos administrativos, mediante las

Informe de Administrativo mensual etapas de diagnóstico, planeación, organización, ejecución, Digital Publico
control e inspección
Gestión de Servicios Es un sistema de procesos administrativos, mediante las
Institucionales, Plan de mantenimiento ARCSA Planta Central elaborado anualmente etapas de diagnóstico, planeación, organización, ejecución, Digital Publico
- control e inspección
Mantenimiento y
Transporte Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos de la Elaboración de informe de del plan de mantenimiento de
Digital Publico
institución. bienes institucionales.
Documentos habilitantes para el desarrollo de las funciones de
Documentos habilitantes para conducción de vehículos Digital Publico
los conductores
Elaboración de informe de del plan de mantenimiento de
Plan Operativo Anual de mantenimiento de Muebles y Equipos Digital Publico
bienes institucionales.

Del resultado del informe de constatación física de bienes, se

detalla los bienes en mal estado, obsoletos y en desuso y
Informe de constatación física Digital Publico
perdidos, además de los bienes reportados por los custodios
administrativos

Con base en los requerimientos por medio de el correo

institucional o por Quipux de las diferente unidades
Actas de traspaso, transferencia de bienes Digital Publico
administrativas que conforman el ARCSA, se hace la
Gestión de Control de correspondiente entrega con sus respectivas actas.
Bienes, Activos fijos y - -
Bodega Dejamos en constancia obligatoria en una acta de bienes
Digital Publico
Dirección Actas de Custodia de bienes entregados para su custodia
Administrativa Al momento de efectuar el inventario de bienes se detecta la
Inventario, codificación de la administración falta de códigos en los bienes y se procede a la respectiva Digital Publico
codificación.
Se elabora mensualmente por la entrega total de los
Ingreso a Bodega Digital Publico
suministros entregados.
Con base en la constatación física se hace la inclusión o
exclusión de bienes en la póliza, no obstante cuando se
Pólizas de seguro Digital Publico
reporta el siniestro de algún bien se procede al
correspondiente reclamo ante la compañía de seguros.

Documentos habilitantes para elevar procesos en el portal de

Pac y sus reformas Digital Publico
compras públicas

Gestión de Adquisiciones - - Documentos que contienen procedimientos necesarios para la

Manuales, Instructivos y modelos Digital Publico
ejecución de un trabajo determinado

Ínfimas Cuantías Publicadas Informe de procesos elevados en el portal de compras públicas Digital Publico

Son documentos, oficios recibidos de otras instituciones para

Informes de Correos de Ecuador Físico Publico
su gestión

Son los instrumentos archivísticos que permiten clasificar y

establecer los plazos de conservación de la documentación
Herramientas metodológicas archivísticas Físico Publico
generada por las diversas unidades administrativas de la
entidad.

Son los expedientes relacionados a los proceso de baja

Baja documental Físico Publico
documental aprobados y validados.

Gestión Documental y
- -
Archivo

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 Gestión Documental y Son los instrumentos de control, la gestión consulta de los
- Inventario Documental - Físico Publico
Archivo expedientes que obran en cada uno de los archivos.

Es la documentación relacionada a las transferencias primarias

Transferencias Documental Físico Publico
y secundarias que realice la agencia

Son informes de todos los materiales y suministros para ser

Informes de solicitud y control de reposición de suministros, materiales y Físico Publico
utilizadas dentro de las actividades del ARCSA
equipos
Es lo consumible para las actividades internas de la Agencia de
Físico Publico
Inventario de suministros y materiales Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria

Sirve para reuniones con el propósito de revisar los avances de

Físico Publico
los proyectos mensuales
Agenda actualizada de la autoridad, funcionario
Ejercer un control adecuado y permanente de las garantía con
Informes de seguimiento mensual de gestión de cobro compulsivo a nivel
- las que cuenta la agencia, con el fin de asegurar una adecuada Físico Publico
nacional,titulos creditos emitidos, titulos credito planta central cancelado
vigilancia de la fecha de vencimiento de las mismas.

El presupuesto es una herramienta que debe facilitar el logro

Proforma Presupuestaria - Físico Publico
de los objetivos

Se emite de forma mensual, brinda información sobre los

Facturas archivo digital de tesoreria-SRI - diferentes ítems permite determinar posibles saldos Físico Publico
presupuestarios.
En los comprobantes de ingresos se refleja el total de dinero
que la Agencia ha recibido durante el mes por cada una de sus
prestaciones y el comprobante de pago avala la relación
Comprobantes Únicos de Pagos - Físico Publico
comercial o de transferencia en cuanto al servicio se archiva
por orden de CUR en cajas y reposan en el archivo fisico de la
bodega

Se emite de forma mensual, permite asignar flujo para atender

Reprogramación financiera - Físico Publico
los pagos por procesos de contratación

Se emite de forma mensual, brinda información sobre los

Modificaciones Presupuestarias por EOD, Institucional, reprogramaciones
- - - diferentes ítems permite determinar posibles saldos Físico Publico
financieras
presupuestarios.

Es un instructivo que aplica para toda la documentación, todo

Manuales de Gestión - aquel documento que suministre lineamiento de algún Físico Publico
proceso de la entidad.

En los comprobantes de ingresos se refleja el total de dinero

que la Agencia ha recibido durante el mes por cada una de sus
Comprobantes de Ingreso - Físico Publico
prestaciones y el comprobante de pago avala la relación
comercial o de transferencia en cuanto al servicio.

Se realiza de forma mensual, permite dar a conocer los saldos

Informe mensual de Contabilidad - Físico Publico
contables y su status a la fecha.

Es un contrato mediante el cual se pretende dotar de una

Garantías - Físico Publico
mayor seguridad al cumplimiento de un pago.

Realizar la recaudación de los ingresos por servicios prestados

Recaudación por multa de procesos Sancionatorios a nivel nacional - Físico Publico
por la Agencia y el valor total generado en la Facturación.

Se lo realiza una vez al año para plantear el presupuesto

Proforma presupuestaria - institucional, permite obtener financiamiento para las Físico Publico
diferentes actividades realizadas por la Entidad
Es el comprobante unico de registro son las ordenes de pago o
CUR GASTO Físico Publico
transferencia registradas en las entidades o instiituciones
Dirección Financiera
Se emite de forma mensual, documento habilitante para inicio
Gestión de Presupuesto - Modificaciones Presupuestarias por EOD - Físico Publico
de procesos de contratación
Son los cambios en el presupuesto aprobado de una
Informes - Físico Publico
institución

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Dirección Financiera
Gestión de Presupuesto -

Se emite de forma mensual, brinda información sobre los

Reprogramación financiera - diferentes ítems permite determinar posibles saldos Físico Publico
presupuestarios.

Se realiza de forma mensual, permite dar a conocer los saldos

Informe mensual Contabilidad - Físico Publico
contables y su status a la fecha.
Se realiza de forma mensual, conforme a los bienes que
Bienes de larga duración - depreciación - generan beneficios económicos así como también los consumo Físico Publico
Gestión de Contabilidad - para el normal desarrollo de las actividades institucionales.

Se realiza de forma cuatrimestral, permite dar cumplimiento a

Arqueos de Caja Chica Planta Central - las Normas de Control Interno en el buen uso y manejo de Físico Publico
gastos menores.

En los comprobantes de ingresos se refleja el total de dinero

que la Agencia ha recibido durante el mes por cada una de sus
Comprobantes Únicos de Registros de Ingresos-Pagos Físico Publico
prestaciones y el comprobante de pago avala la relación
comercial o de transferencia en cuanto al servicio.

Es un reporte detallado de las transacciones realizadas en la

Declaración de Impuestos SRI Físico Publico
Agencia, tanto las emitidas como recibidas.

Proceso por el cual se informa a la empresa aseguradora

Pólizas de Garantía Ejercicio Fiscal sobre los siniestros ocurridos a los bienes protegidos por las Físico Publico
pólizas aseguradas.

Estados de Cuenta Bancos Locales y BCE VS Control Ingresos Ejercicio Es un documento oficial el cual es emitido por entidades
Físico Publico
Fiscal y Periodo financieras y bancarias a sus clientes y que informan sobre los
Gestión de Tesorería - - movimientos, actividades, consumos y montos a pagar

Comprobantes retencion de impuestos Ejercicio Fiscal Físico Publico

Sirve para demostrar que dicho impuesto fue retenido y
presentarlo a la autoridad fiscal en caso que sea requerido
Es el análisis de las transacciones en efectivo de la agencia ,
Arqueos de Caja Chica Planta Central con el objetivo de comprobar si se ha contabilizado todo el Físico Publico
efectivo recibido con lo que se encuentra físicamente.

Es el detalle en cuentas de la recaudación por el pago de tasas

Físico Publico
de los servicios que presta la Agencia.
Informe mensual de Tesorería
Por medio de este informe se evidencia el valor total
CURS Contables Pagados recaudado por los servicios que presta la institución y lo Físico Publico
pendiente de cobro.
Es un modelo para la elaboración del programa de salud
ocupacional contiene una descripción práctica de los
Régimen Disciplinario principales elementos que conforman los sistemas de Físico Publico
seguridad y salud ocupacional a partir de los parámetros
establecidos.

Se emite con el propósito de oficializar alguna acción hacia el

Consulta de Funcionarios Físico Publico
trabajador

Se emite con el fin de establecer un análisis técnico para la

Proyecto de Reforma de Manual de Puestos aplicación de una reforma ya sea integral o parcial al Manual Físico Publico
de Puestos Institucional

Se emite con el fin de conocer la aplicación de los procesos de

reclutamiento y selección en relación a los instrumentos de
carácter técnico y operativo que permiten a la Dirección de
Políticas para la Gestión de Administración de Recursos Humanos Físico Publico
Administración del Talento Humano escoger a la persona más
idónea entre las y los postulantes para ocupar una vacante
determinada

- - -

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 Se emite con el fin de establecer las normas complementarias
a la legislación vigente para la aplicación del régimen relativo a
la Administración del Talento Humano de la Agencia. a fin de
obtener el máximo grado de eficiencia del personal en el
- - Planificación de la Administración de Talento Humano - Físico Publico
desempeño de sus funciones, en armonía y bajo las
disposiciones de la Ley Orgánica de Servicio Público, su
Reglamento General, las Resoluciones expedidas por el
Ministerio de Trabajo y Normativas conexas

Se emite con el fin de conocer el número de horas extras y su

Informes y reportes de horas extras, sobresueldos y nómina vez la autorización de pago de horas extras durante un periodo Físico Publico
determinado
Se emite con el fin de establecer los criterios que permitan
evaluar el desempeño de los funcionarios de la ARCSA
Evaluación de Desempeño tomando en consideración la Ley Orgánica del Servicio Público, Físico Publico
su reglamento y las normas establecidas por el Ministerio de
Trabajo.
Es una Planificación en relación a la Segurida y Salud
Seguridad y Salud Ocupacional Ocupacional en donde se desarrollara programas en pro al Físico Publico
bienestar de los servidores públicos de la Agencia.

Se emite con el fin conocer el número de las capacitaciones y

Capacitaciones Físico Publico
talleres sobre la salud integral de los trabajadores

Se emite con el fin de establecer los principios, conductas,

derechos, obligaciones y prohibiciones que se establecen en el
Reglamentos y Códigos Institucionales Físico Publico
Código de Ética y rige para los funcionarios servidores y
trabajadores de la Agencia

Se emite con el fin de establecer las directrices que debe

Informes de Reclutamiento y Selección cumplir tanto el empleador como el funcionario en relación a Físico Publico
seguridad e higiene en el trabajo

Se emite con el fin de establecer los principios, conductas,

derechos, obligaciones y prohibiciones que se establecen en el
Código de Trabajo Físico Publico
Código de Ética y rige para los funcionarios servidores y
trabajadores de la Agencia
Recopilación de información de la gestión institucional para el
Evaluación de Desempeño Físico Publico
análisis de los avances.
Se emite con el fin de respaldar todo el proceso que conlleva la
Concurso de mérito y oposición aplicación de los concursos de méritos y oposición desde su Físico Publico
Planificación hasta la declaratoria de ganadores

Se emite con el fin conocer el número de las capacitaciones y

Físico Publico
talleres sobre la salud integral de los trabajadores
Capacitaciones
Se emite con el fin de dar a conocer los movimientos de
personal en donde se podrá observar los: Traslados
administrativos institucionales; Traspasos administrativos
Reportes Mensuales de Gestión de Procesos de Resultados Físico Publico
institucionales e interinstitucionales de puestos; Comisiones
para la prestación servicios en otras instituciones, renuncias,
entre otros.
Gestión del Manejo
Técnico de Talento - - Se emite con el fin de establecer las normas complementarias
Humano a la legislación vigente para la aplicación del régimen relativo a
la Administración del Talento Humano de la Agencia. a fin de
obtener el máximo grado de eficiencia del personal en el
Planificación de la Administración de Talento Humano Físico Publico
desempeño de sus funciones, en armonía y bajo las
disposiciones de la Ley Orgánica de Servicio Público, su
Reglamento General, las Resoluciones expedidas por el
Ministerio de Trabajo y Normativas conexas

Dirección de
Administración de
Talento Humano

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 Gestión del Manejo
Técnico de Talento - -
Humano

Se emite con el fin de dar a conocer el Plan de optimización y

racionalización en donde se podrá observar los: Traslados
administrativos institucionales; Traspasos administrativos
institucionales e interinstitucionales de puestos; Comisiones
Desvinculaciones y Renuncias Físico Publico
Dirección de para la prestación servicios en otras instituciones; Contratos
Administración de de servicios ocasionales; Habilitación de puestos vacantes;
Talento Humano Creación de puestos; Supresión de puestos; y,
Desvinculaciones de personal.

Es una herramienta informática de administración, gestión y

Sistema Informático Integrado de Talento Humano Sistema Integrado de
Talento Humano actualizado.
desarrollo del Talento Humano que se encuentra bajo la
rectoría del Ministerio de Relaciones Laborales. El SIITH será
Físico Publico
operado por las Unidades de Administración del Talento
Humano - UATH de las instituciones, entidades y organismos
del Estado.

Se emite con el fin de establecer registros de asistencia de los

Registro, listas y control de asistencia Físico Publico
funcionarios de la Agencia
Se emite con el fin de establecer el calendario anual de
Plan anual de vacaciones Físico Publico
vacaciones
Se emite con el fin de emitir respuestas a cualquier
Memorandos Enviados requerimiento interno que exista dentro de la Dirección de Físico Publico
Administración del Talento Humano

Se emite con el fin de dar a conocer los movimientos de

personal en donde se podrá observar los: Traslados
Movimientos de personal (traspasos, traslados, cambios administrativos institucionales; Traspasos administrativos
Físico Publico
administrativos, licencias, comisiones de servicio, renuncias. institucionales e interinstitucionales de puestos; Comisiones
para la prestación servicios en otras instituciones, renuncias,
entre otros.

Gestión de la Se emite con el fin de establecer el conjunto de políticas,

Administración de acciones y mecanismos a través de los cuales la Dirección de
- Inducción - Físico Publico
Talento Humano y Administración de Talento Humano, facilita la adecuada
Régimen Disciplinario vinculación de la o el servidor a su puesto de trabajo.

Los expedientes laborales son documentos en los que se

estipula claramente los documentos que son presentados por
Expedientes Individuales del servidor Físico Publico
el servidor al ingresar a laborar a la Agencia como certificados
de estudios, trabajo, hoja de vida, fichas de información, etc.

Se emite con el fin de establecer los principios, conductas,

derechos, obligaciones y prohibiciones que se establecen en el
Reglamentos y Códigos Institucionales Físico Publico
Código de Ética y rige para los funcionarios servidores y
trabajadores de la Agencia

Se emite con el fin de observar la aplicación con la que se han

Régimen Disciplinario llevado a cabo los procesos de sumarios administrativos, faltas Físico Publico
sanciones, resoluciones, etc.

Se emite con el fin de abarcar desde el análisis de reforma o

Proyecto de Reforma del Estatuto Orgánico elaboración de Estatuto Orgánico hasta la emisión y Físico Publico
publicación del mismo en el Registro Oficial.

Es un documento que establece un método de recopilación de

los requisitos y calificaciones personales exigidos para el
Gestión del Desarrollo
- Proyecto de Reforma de Manual de Puestos - cumplimiento satisfactorio de las tareas de un empleado Físico Publico
Organizacional
dentro de la institución: nivel de estudios, experiencia,
funciones del puesto, etc.

Se emite con el fin de presentar la revisión a la clasificación y

Clasificación y Valoración de Implementación de Manual de Puesto valoración de servidores de la institución por motivo de una Físico Publico
implementación del manual de puestos

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 Se emite con el fin de conocer el número de liquidaciones
ejecutadas a servidores cesantes de acuerdo a los lineamientos
Expediente Individual del servidor cesante generales establecidos en el subproceso de Liquidación de Físico Publico
Haberes para ex funcionarios de la Agencia Nacional de
Gestión de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria.
Remuneraciones y - - Se emite con el fin de conocer el número de horas extras y su
Nómina Memorandos Enviados vez la autorización de pago de horas extras durante un periodo Físico Publico
determinado
Se emite con el fin de afiliar o desafiliar al IESS a los servidores
Avisos de entrada y salida del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social que ingresan a laborar en la Agencia o aquellos que han sido Físico Publico
desvinculados

Es una Planificación en relación a la Segurida y Salud

Seguridad y Salud Ocupacional - Ocupacional en donde se desarrollara programas en pro al Físico Publico
bienestar de los servidores públicos de la Agencia.

Se emite con el fin de establecer las directrices que debe

Reglamentos y Códigos Institucionales cumplir tanto el empleador como el funcionario en relación a Físico Publico
seguridad e higiene en el trabajo
Gestión de Bienestar
Social y Salud -
Ocupacional Son parte de los requisitos que toda persona que ingresa a
laborar en la institución debe cumplir y se lo realiza con el fin
Fichas Médicas - de conocer las condiciones de salud con las que el trabajador Físico Publico
ingresa, desarrolla su trabajo y al momento de desvincularse
cual es su estado de salud

Se emite con el fin de establecer una medida de prevención y

Planes de emergencia y contingencia. - Físico Publico
evacuación ante algo riesgo
El objeto del presente instrumento normativo es regular,
Informes de Gestión mensual vigilar y controlar la publicidad y promoción de los productos Físico y Digital Publico
cosméticos.

Consolidación y validación de la planificación zonal Mediante oficios nos ayuda para controlar la gestión Físico y Digital Publico
- - - administrativa
Reuniones y actas de asistencia Par a planificar la implementación de normativas Físico y Digital Publico

Coactivo Es un procedimiento administrativo Físico y Digital Publico

Matriz de Planificación zonal de vigilancia y control posterior

Informes Técnicos de la Planificación del Control Posterior de los - de los productos de uso y consumo humano y Física y Digital Publico
Dirección Zonal de
productos de establecimientos establecimientos.
Vigilancia y Control -
Posterior Son Informes de vigilancia y control posterior de los productos
Informe mensual y anual de la gestión zonal - Física y Digital Publico
de uso y consumo humano, y establecimientos.
Es una Elaboración de criterios jurídicos en las respectivas
Procesos Sanitarios Especiales - Físico y Digital Publico
Dirección Zonal consultas realizadas al área.
-
Sancionatoria Se elaborará el respectivo informe de lo realizado en el
Actas de embargo y adjudicación de bienes - Físico y Digital Publico
proceso coactivo zonal.
Informe que detalla la disponibilidad y estabilidad de la
Gestión Zonal Tecnologías - Físico y Digital Publico
Informes de productos TICS infraestructura tecnológica institucional.
de la Información y
Informe disponibilidad y estabilidad de los sistemas de
Comunicaciones - Físico y Digital Publico
Plan anual de mantenimiento de equipos tecnológicos comunicación (Telefonía IP, red)
Es un certificación escrito en el cual se da cuenta de lo
Gestión Zonal Jurídico Criterios Jurídicas - Físico y Digital Publico
sucedido, tratado o pactado.
Identifica las necesidades actuales y futuras del talento
- Físico Confidencial
Planificación de Talento Humano humano.
- Analizar si se esta cumpliendo con los objetivos institucionales. Físico Confidencial
Informes Técnicos
- Mejora las condiciones de salud y seguridad de los servidores. Físico Confidencial
Informe de la evaluación de desempeño en la zona
Gestión Zonal de Registrar en el expediente del Servidor y realizar las acciones
Administración de Talento Plan de salud ocupacional -
necesarias.
Físico Confidencial
Humano
Acciones de Personal - Registrar los movimientos de los servidores. Físico Confidencial
Coordinación Zonal
Se emite con el fin de establecer registros de asistencia de los
Físico Confidencial
Registros zonales del Sistema Informático de Nómina funcionarios de la Agencia
Se emite con el fin conocer el número de las capacitaciones y
Capacitaciones Físico Confidencial
talleres sobre la salud integral de los trabajadores
Documento en el sistema esigef que valida la disponibilidad
Presupuesto - Físico - digital Publico
recursos económicos para la adquisición de un bien o servicio

Gestión Zonal Financiero

-

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Coordinación Zonal

Proyección de Ingresos y Egresos para ejercicio fiscal siguiente

Gestión Zonal Financiero Contabilidad - Físico - digital Publico
- realizado matrices y ejecutado en el sistema esigef
Documento donde se refleja la ejecución del presupuesto del
Tesorería - nivel zonal tanto de ingresos y gastos, incluye curs de pagos y Físico - digital Publico
curs de ingresos
Para cumplir con los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo,
sus objetivos y necesidades institucionales con el presupuesto
Plan Anual de Contratación - Físico - digital Publico
correspondiente, de conformidad a la planificación plurianual
de la Institución.

Detalle de los Bienes de larga duración y sujetos al control

administrativo que permite visualizar el estado, custodio y
Inventario - Físico - digital Publico
ubicación de los bienes, la legalización de la entrega recepción
Gestión Zonal
de los bienes y su compromiso de responsabilidad .
Administrativo
Informe de ejecución de mantenimiento programados de los
Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Vehículos - Físico - digital Publico
bienes de larga duración - trimestral - Indicador de GPR
Procedimientos para adquirir bienes y servicios según la
Adquisiciones - normativa de contratación Publica y las necesidades Físico - digital Publico
institucionales
Reemplazar por un bien nuevo en iguales o mejores
Reporte de existencias (meses) - Físico - digital Publico
características
El objetivo del documento es describir el grado de satisfacción
Gestión Zonal Atención al de los ciudadanos con los servicios e identificar las cuestiones
Encuestas de Satisfacción - Físico - digital Publico
Ciudadano susceptibles de mejora en relación con los servicios que se
prestan.

Medicamentos Nacionales
- Son medicinas que se elaboran en territorio ecuatoriano Fisico Publico

Medicamentos Extranjeros
- Son medicinas que se elaboran en territorio extranjero Fisico Publico

Reactivos Bioquimicos Es una sustancia que permite revelar la presencia de una

- sustancia diferente atravez de una interaccion Fisico Publico
La solicitud para la reinscripcion podra ser presentada desde
Reinscripciones automaticos 90 dias previos a la fecha de vencimiento del registro sanitario
- Fisico Publico
Es la autorizacion sobre los productos que son fabricados,
Registros Sanitario-Permiso de Funcionamiento
- importados, envasados en el pais Fisico Publico

Informes de Cumplimiento Son una herramienta de prevencion, seguimiento y contro, los

- cuales se centran en la verificacion de cumplimiento. Fisico Publico

Informar al usuario externo de forma detallada y precisa los

Alimentos Nacionales
pagos y requisitos necesarios para obtener el registro sanitario
- por producto de alimentos procesados nacionales. Fisico Publico
Son productos creados para el consumo humano bajo la
Alimentos Extranjeros
- normativa de un pais no nacional. Fisico Publico
Gestion de Emision Son productos creados para el uso del sistema humano
de Registros Cosmeticos Nacionales - elaborado en pais de origen. Fisico Publico
Sanitarios Alimentos-
Son productos creados para el uso del sistema humano
Medicamentos-
elaborado en pais no nacional.
Cosmeticos Cosmeticos Extranjeros - Fisico Publico
(HERENCIA DEL
INH)
Dispositivos Medicos Nacionales Son aquellos instrumentos,materiales reactivos usados solos o
en combinacion directamente en seres humanos para la
- prevencion,tratamiento y para la investigacion en medicina Fisico Publico

Es el mismo que habilita al ciudadano para la importacion,

Dispositivos Medicos Extranjeros
exportacion y comercializacion de los dispositivos medicos se
- otorgara cuando se cumpla con los requisitos de calidad. Fisico Publico

Son sustancia o mezcla de sustancias destinadas a prevenir,

Plaguicidas Nacionales destruir o controlar cualquier plaga, incluyendo los vectores de
enfermedades humanas o de los animales.
- Fisico Publico

Plaguicidas Extranjeros Es aquel plaguicida utilizado para prevenir o combatir

- infestaciones por plagas en el ambiente de las viviendas Fisico Publico

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Gestion de Emision
de Registros
Sanitarios Alimentos-
Medicamentos-
Cosmeticos
(HERENCIA DEL
INH)

Son productos destinados a absorber o retener las

Productos Higienicos de uso Absorventes Nacionales - secreciones,excreciones y flujos intimos en la higiene personal Publico
Productos Higienicos - Son aquellos que sirve para limpieza y desinfeccion Fisico Publico
Es el preparado farmaceutico obtenido por tecnicas
homeopaticas, conforme a las reglas descritas en las
Medicamentos Homeopaticos extranjeros - farmacopeas homeopaticas Fisico Publico

NOTA: LA SUBDIRECCIÓN GENERAL TÉCNICA NO SE ENCUENTRA IMPLEMENTADA POR TAL MOTIVO NO PRESENTA PRODUCTOS.

NOTA: LA AGENCIA NACIONAL DE REGULACION, CONTROL Y VIGILANCIA SANITARIA HEREDO LOS ARCHIVOS DEL INH- INSTITUTO NACIONAL DE HIGIENE

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