Procesos de entrega y recepción

en materia de archivos
Imparte: Mtra. Rosa Elena Jesús Maldonado
rosajesus@tabasco.gob.mx
23 y 24 de noviembre de
2023
SESIÓN I
Introducción

¿Qué importancia tienen los procesos de

entrega y recepción en el ámbito de archivos?

¿Cuáles son los principales objetivos de un

proceso de entrega y recepción?

3
¿Cuál es el marco normativo para la
realización de los procesos de entrega y
recepción?

4
 Continuidad operativa
Facilita la transición
responsabilidades y funciones
entre los servidores públicos
de Rendición de cuentas
Ayudan a establecer una cadena de
responsabilidad que facilita la
rendición de cuentas.

01 02 03 04

Cumplimiento normativo
• Ley que establece los procedimientos de
entrega y recepción […]
• Ley general de responsabilidades
administrativas
• Ley de archivos para el estado de Tabasco

5
 ¿Qué es el acto de entrega y recepción?
Es un proceso administrativo de interés público, de cumplimiento
obligatorio y formal, mediante el cual todo servidor público que
concluya su función, cargo o comisión, o que por cualquier otra
causa se separe de su empleo, hace entrega formal del ente público
de que se trate, al servidor público que le recibe o que lo sustituye en
sus funciones, mismo que deberá hacerse constar en el acta
administrativa correspondiente.

LEPERPPAOCAET, art. 2

6
¿Cuál es la finalidad del proceso de entrega
y recepción?
▸ Para los servidores ▸ Para los servidores
públicos salientes públicos entrantes

▸ Liberarlos de la ▸ Dotarles de la
responsabilidad información y los
administrativa respecto elementos necesarios
del propio acto de para el desempeño de
entrega y recepción […] sus funciones […]

7
¿En qué momento debe realizarse el
proceso de entrega y recepción?
Entrega final Entrega intermedia

Al término o inicio de un
ejercicio constitucional o Por suspensión Por destitución
mandato legal

Por renuncia Por cese o terminación de

nombramiento
Art. 3,
fracciones I-VII
Por cualquier otra causa
por la que concluya Por licencia por tiempo
indefinido
¿A quién deberá entregar el servidor público
la información que acredite el estado de su
competencia?

al servidor
público que
A quien lo designe para
sustituya en sus PorOrenuncia
bien tal efecto el
funciones superior
jerárquico del
mismo
¿Cada cuánto debe realizarse la integración
y actualización de la información que
conformará la entrega y recepción final?

▸ Cortes mensuales a ▸ Los primeros 5 días de

entregar al órgano de cada mes
control interno

10
 Palabras claves

2
Sistema: Sistema Electrónico de Entrega y
Recepción

1 Proceso: El proceso de entrega y recepción, que comprende la

organización, supervisión y apoyo técnico en la realización de las
actividades relativas a la correcta y oportuna integración de los
recursos humanos, materiales, financieros y de información […]
Acta: Documento en el que se hace constar el acto de
entrega y recepción, señalado por las personas que
intervienen […]
 ¿Quiénes están obligados a dar
cumplimiento al proceso de entrega y
recepción?

12
 Servidores
públicos
(titulares e
integrantes)

Entidades Órganos
Poder Poder
Poder Judicial Ayuntamientos paraestatales y constitucionales
Ejecutivo Legislativo paramunicipales autónomos

Nota: Corresponderá a los titulares e integrantes determinar en sus respectivas áreas de competencia,
adicionalmente, los servidores públicos que por la relevancia y responsabilidad de las funciones públicas
a su cargo, estarán sujetos a las disposiciones de esta Ley […].

13
¿Quiénes intervienen en el proceso de
entrega y recepción?

14
 Poder Ejecutivo

OIC o, en su caso,
Representante de
Servidor público Servidor público el titular de la
la Secretaría de
saliente entrante*1 Unidad de Asuntos
Contraloría*2
Jurídicos

1. O la persona designada por el superior jerárquico, cuando no exista nombramiento.

2. Ahora Secretaría de la Función Pública (antes Secretaría de Contraloría).
 Ayuntamientos

Contralor
Servidor público
Servidor público municipal o
entrante o la Síndico municipal
saliente representante
persona designada
acreditado
 Órganos
constitucionales
autónomos

Servidor público Representante de

Servidor público
entrante o la su órgano de
saliente
persona designada control interno
Hablemos un poco sobre el expediente
protocolario…

18
Deberá contener

Acta en la que consta la toma de protesta en

su caso

Nombramiento del servidor público que

entrega y del que recibe
Art. 9, fracción I

Acta circunstancia de la entrega y

recepción
Documentación financiera y presupuestal
Estados financieros y anexos Deuda pública, incluyendo servicios financieros y
endeudamiento neto
Estado de origen y aplicación de recursos Gasto comprometido

Corte de caja adicional Rezago fiscal

Flujo de efectivo Archivos vigentes

Estado de ejercicio presupuestal Archivos históricos y de cómputo

Catálogo de cuentas Relación de servicios contratados que implican

un gasto programado
Cuentas contables Relación de cuentas

Cuentas presupuestarias Oficios expedidos por el OSFE, referentes a la

fiscalización de las cuentas públicas, etc…
 Nota

La información deberá detallarse de tal manera que contenga todos los

datos necesarios y suficientes para determinar, ubicar e identificar con
facilidad el concepto de que se trata, así como, para localizar y
determinar la situación y estado en que se encuentre, permitiendo a la
entidad o dependencia que se halle en este proceso, en cuanto a la
entrega de expedientes, almacenar los mismos en los medios
electrónicos que estén a su alcance.
 ¿Cuáles son los requisitos que se deben
reunir y especificar para el proceso de
entrega y recepción? (Además de lo antes
mencionado)

22
I. La fecha, lugar y hora de su inicio
II. El nombre, cargo u ocupación de las personas
que intervienen, quienes se identificarán
plenamente mediante nombramiento u oficio
III. Elaborarse en presencia de por lo menos dos
testigos
IV. El asunto u objeto del acto
V. El conjunto de hechos que el evento de
entrega y recepción comprende, relacionados
con detalle […] lo cual deberá manifestarse bajo
protesta de decir verdad
VI. El número, tipo y contenido de los
documentos que se anexan y complementan el
acta;
23
Procedimientos

I. Se elaborará por lo menos un tanto del Acta para

cada uno de los funcionarios que intervienen;
II. Deberán evitarse tachaduras, enmendaduras o borraduras;

III. Los espacios o renglones no utilizados deben ser

cancelados con guiones;

IV. Todas y cada una de las hojas que integran el acta de

entrega y recepción, deben ser rubricadas al margen por
las personas que en ella intervinieron y al calce en el
espacio de su nombre en la hoja final, haciéndose
constar, en su caso, la negativa para hacerlo;
V. En caso de no existir formato especial de acta, ésta se
levantará en papel oficial de la dependencia,
ayuntamiento o entidad de que se trate;

24
Procedimientos

VI. Las cantidades deben ser asentadas en número y letra;

VII. Las hojas que integren el Acta Administrativa de Entrega y

Recepción, así como los anexos, deben foliarse en forma
consecutiva, llenado por su anverso. El reverso deberá
contener la leyenda “sin texto” y cruzada con una línea diagonal;

VIII. Contener un apartado de observaciones; y

IX. Indicar la fecha, lugar y hora en que concluya el acto.

La firma de las actas y de los anexos de la entrega y

recepción deberá realizarse el mismo día en que se
concluya dicho procedimiento.

25
 ¿Se debe prejuzgar o poner en duda la
veracidad de la información que se tenga
en el proceso de entrega recepción?
▸ No, solo se debe verificar que se cumpla la normatividad que rige el
proceso de entrega y recepción.

26
¿Con cuánto tiempo cuenta el servidor público entrante para requerir al
servidor público saliente la información o aclaraciones adicionales que
considere necesarias?

• Treinta días hábiles contados a partir de la conclusión del acto de entrega y

recepción.

• No obstante, cuando por el volumen de la información y de los bienes que se

entregan al servidor público entrante éste requiera de mayor plazo para
realizar una recepción ordenada y transparente, deberá solicitar a los
órganos internos de control una prórroga sobre el plazo de 15 días hábiles,
señalando el nuevo plazo y los argumentos que justifiquen la petición.
¿Qué facultades tienen los órganos
internos de control?

28
 Facultades…
Coordinar y supervisar los
procesos de entrega y recepción
1 2
3 4
Expedir las disposiciones
complementarias y establecer el
calendario general de
actividades que se requieran
para el cumplimiento de la ley
Establecer la programación,
coordinación, apoyo técnico y
supervisión de las actividades que
deberán instrumentarse en el
ámbito de su competencia, para
alcanzar los objetivos de la ley
Coordinar la ejecución del
Proceso de entrega y recepción
final, así como dar
seguimiento y evaluar el
cumplimiento del calendario de
actividades requeridas para su
instrumentación […]
29
Capacitar a los sujetos obligados Verificar el cumplimiento de la Ley
en la preparación, revisión e e interpretar su contenido
integración de la documentación
soporte de los anexos que
5 6
formarán parte de las actas de
entrega y recepción […]

Intervenir en el proceso de las

unidades administrativas que
integran los entes
públicos a que se refiere la ley Artículo 36, fracciones I-VII

30
De las responsabilidades

1 Del servidor público saliente

Del servidor público entrante 2

.

31
Ley de archivos para el estado de
Tabasco (PO 15-07-2020)

32
 Marco normativo

Art. 10
Cada sujeto obligado es responsable de
organizar y conservar sus archivos; de
la operación de su sistema institucional;
del cumplimiento de lo dispuesto por
esta ley y las determinaciones que emita
el Consejo Nacional y el Consejo Local,
según corresponda; y deberán garantizar
que no se sustraigan, dañen o eliminen
documentos de archivo y la información
a su cargo.
El servidor público que concluya su empleo,
cargo o comisión, deberá garantizar la entrega
de los archivos a quien lo sustituya, debiendo
estar organizados y descritos de conformidad
con los instrumentos de control y consulta
archivísticos que identifiquen la función que les
dio origen en los términos de esta ley.

33
Ley de archivos para el estado de Tabasco (LAET), disponible en:
https://tabasco.gob.mx/PeriodicoOficial/descargar/1669
 Marco normativo

Instrumentos de control y consulta

archivísticos

Art. 13. Los sujetos obligados Art. 14. Además de los

deberán contar con los instrumentos instrumentos de control y consulta
de control y consulta archivísticos archivísticos, los sujetos obligados
[…] deberán contar y poner a
disposición del público
I. Cuadro general de clasificación
archivística; la Guía de archivo documental y
II. Catálogo de disposición el índice de expedientes
documental; y clasificados como reservados […]
III. Inventarios documentales.

Ley de archivos para el estado de Tabasco (LAET), disponible en: 34

https://tabasco.gob.mx/PeriodicoOficial/descargar/1669
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del estado de Tabasco, art. 110
 Marco normativo

Capítulo III
De los procesos de entrega y recepción de
archivos

Art. 17 Art. 18
Los servidores públicos que deban elaborar un Cuando se trate de la fusión,
acta de entrega- recepción al separarse de su extinción, cambio de adscripción o
empleo, cargo o comisión, en los términos de las cualquier proceso de
disposiciones aplicables, deberán entregar los transformación de un sujeto
archivos que se encuentren bajo su custodia, así obligado, área o unidad de este, se
como los instrumentos de control y consulta tomarán las siguientes previsiones
archivísticos actualizados, señalando los […]
documentos con posible valor histórico de
acuerdo con el catálogo de disposición 35
documental.
 Fracción I
El responsable de los
procesos referidos
dispondrá lo necesario para
asegurar que todos los
documentos de archivo y
los instrumentos de control y
consulta archivísticos sean
trasladados a los archivos
que correspondan […]
En ningún caso, la entidad
receptora podrá modificar
los instrumentos de control y
consulta archivísticos.
Fracción II
Tratándose de la
liquidación o extinción
de un sujeto obligado
del gobierno estatal,
será obligación del
liquidador remitir copia
del inventario de los
expedientes, del fondo
que se resguardará, al
Archivo General del
Estado. […]
Para los municipios será
el archivo municipal
 Relación de sujetos obligados que ya
cuentan con el registro y validación de los
instrumentos de control archivísticos

37
Núm. Validados Dictamen de validación
1 Secretaría de Desarrollo Agropecuario, Forestal y Pesca (SEDAFOP) DV/001/21
2 Comisión Estatal Forestal (COMESFOR) DV/001/22
3 Secretaría de Finanzas (SF) DV/002/22
4 Central de Abasto de Villahermosa (CAV) DV/003/22
5 Secretaría para el Desarrollo Económico y la Competitividad (SEDEC) DV/001/23
6 Sistema Estatal para el Desarrollo Integral de la Familia (DIF) DV/002/23
7 Instituto Tabasqueño de la Infraestructura Física Educativa (ITIFE) DV/003/23
8 Instituto de Seguridad Social del Estado de Tabasco (ISSET) DV/004/23
9 Secretaría de Administración e Innovación Gubernamental DV/005/23
10 Secretaría de la Función Pública DV/006/23
11 Secretaría de Movilidad (SEMOVI) DV/007/23
12 Instituto Tecnológico Superior de la Región Sierra (ITSS) DV/008/23
13 Instituto de Formación para el Trabajo del estado de Tabasco (IFORTAB) DV/009/23

38
 Instrumentos de
control y
consulta
2
archivísticos
 Cuadro general de clasificación archivística

“Instrumento técnico que

refleja la estructura de un
archivo con base en las
atribuciones y funciones
de cada sujeto obligado”
LAET, art. 4, fracción XX

40
 Instructivo para
elaborar el Cuadro
general de
clasificación
archivística
2012

 Descarga:
https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/543
30/INSTRUCTIVO_PARA_ELABORAR_EL_CUADRO_GENE
RAL_DE_CLASIFICACI_N_ARCHIV_STICA.pdf
41
 Catálogo de disposición documental (CADIDO)

Al registro general y
sistemático que establece los
valores documentales, la
vigencia documental, los
plazos de conservación y la
disposición documental; ”
LAET, art. 4, fracción XIV

42
Instructivo para la
elaboración del
Catálogo de
disposición
documental
2012

 Descarga:
https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/5433
2/INSTRUCTIVO_PARA_LA_ELABORACI_N_DEL_CAT_LOG
O_DE_DISPOSICI_N_DOCUMENTAL.pdf 43
Catálogo de disposición documental

Fondo: Sistema Estatal Anticorrupción

Vigencia documental

Código Nivel de clasificación Técnicas de selección Observaciones

Valor Plazos de
documental conservación

SECCIÓN 4C Recursos Humanos A L F C AT AC T E C M

4C.1 Disposiciones en materia X X 2 5 7 X Utilizar una técnica de

de recursos humanos muestreo selectivo
4C.2 Programas y proyectos X 2 5 7 X Utilizar una técnica de
en materia de recursos muestreo selectivo
humanos
4C.3 Expediente único de X X 3 15 18 X Utilizar una técnica de
personal muestreo selectivo

4C.4 Registro y control de X 2 5 7 X

puestos y plazas

44
¿Para qué sirve un CADIDO?
ESTABLECER VIGENCIAS EVITA
DOCUMENTALES La explosión documental y la
Valores documentales + Plazos guarda de documentos sin
de conservación valores documentales
1 2

3 4
Da cuenta del ciclo vital de los Referencia obligada para la
documentos desde su inicio elaboración de inventarios
hasta su disposición final documentales
CICLO VITAL REFERENCIA

45
 Inventarios documentales
a los instrumentos de consulta que describen las
series documentales y expedientes de un
archivo y que permiten su localización
(inventario general), para las transferencias
(inventario de transferencia) o para la baja
documental (inventario de baja documental); ”
LAET, art. 4, fracción XXXV

46
¿Qué se describe en los
inventarios documentales?

Expedientes y series
documentales

47
 Archivo General de la Nación
Inventario general de Archivo de Trámite Hoja 1 de 10

Nombre de la dependencia: Archivo General de la Nación

Nombre de la unidad administrativa: Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
Nombre del área productora: Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
Fondo: AGN
Sección: 8C
Serie: 8C.3, 8C.4, 8C.11, 8C.15, 8C.20

Vigencia documental
Periodo de trámite del Soporte
Núm. Núm. expediente documental Valor Plazo
Código de Título del Núm. documental documental Observa
Conse de
clasificación expediente Descripción de Ubicación ciones
cutivo exp.
archivística fojas Total
Fecha de Fecha de Electró
Físico A L F C AT AC de
inicio cierre nico
años
Documentación sobre
Edificio de gobierno /
Procedimientos y los Procedimientos y
1 1 AGN.8C.3 20/01/2020 14/05/2020 12 X X 2 5 7 Archivero metálico/
Políticas de la DTIC Políticas que tiene la
Gaveta 2
DTIC
Servicio de Documentación Edificio de gobierno /
Telefonía relacionada con la Archivero metálico/
2 1 AGN.8C.4.1 21/01/2020 04/05/2020 33 X X 2 5 7
Convencional contratación de Gaveta 2
“Telmex” telefonía con Telmex

El presente inventario consta de 10 fojas y ampara la cantidad de 300 expedientes de los años 2020.
48
 Área de firmas
o cierre

Revisó
Elaboró

________________________
__________________
Nombre, cargo y firma del Responsable del
Nombre , cargo y firma del
Archivo de Trámite, quien revisó el inventario
Servidor Público que elaboró el inventario

Autorizó

Fecha de elaboración

DD/MM/AAAA
________________________
Nombre, cargo y firma del Titular de la Unidad
Administrativa (a la pertenece el Área generadora)
quien da el visto bueno del inventario

49
¿Es la denominación del expediente de acuerdo con el asunto?
Por ejemplo: “pólizas de diario”, “licitación para construcción
de puente peatonal”
En este apartado se debe omitir términos como
“generalidades, varios, diversos, etc.”

Título del expediente

¿Es el nombre del organismo al que pertenece el archivo?

Nombre de la dependencia
¿Es el nombre de la unidad a la que corresponde el Archivo?

Nombre de la unidad administrativa

 ¿Es uno de los niveles que conforma el CGCA y
que engloba una gran atribución? Su clave alfanumérica
se identifica en este mismo instrumento

Sección
 ¿Es el nombre del área específica donde
se generan los expedientes (dirección de área,
subdirección, departamento)?

Nombre del área productora

 ¿Es el número que sigue el uno al otro,
sin saltos, empezando con el uno y hasta completar el total de
expedientes generados en un año?

Número consecutivo
 ¿Es uno de los niveles que conforma el CGCA y
que refleja el nombre de una función?
Su clave alfanumérica se identifica en este mismo instrumento

Serie
¿Es este apartado se coloca la fecha que da inicio al expediente?
con el siguiente formato: dd/ mm/aaaa. Ejemplo: 16/01/2020

Fecha de inicio
¿Es la clave que corresponde a la clasificación del expediente,
conforme al CGCA. La clave será formada por:
Fondo/Sección/Serie/ número de expediente/año?

Código de clasificación archivística

¿Es un identificador único asignado a un expediente para
facilitar su identificación y recuperación?

Número de expediente
¿Es este apartado se coloca una breve explicación del asunto?

Descripción del expediente

¿Se refiere a los expedientes que se encuentran almacenados en
formato binario, compuesto por ceros y unos, y que pueden ser
procesados por computadoras u otros dispositivos electrónicos.
Pueden incluir documentos de texto, imágenes, audio,
video, presentaciones, hojas de cálculo y más.
Estos expedientes se almacenan discos duros, unidades USB,
discos ópticos y otros dispositivos de almacenamiento.

Soporte documental: digital

 ¿Es este apartado se coloca la fecha de terminación
del asunto del expediente?
Con el siguiente formato: dd/mm/aaaa. Ejemplo: 08/10/2020

Fecha de cierre
¿Proporciona información sobre la extensión total del
expediente?

Número total de fojas

 ¿Se refiere a los documentos que existen en forma tangible,
es decir, en formato impreso o material.
Pueden incluir papel, fotografías,
diapositivas, cintas magnéticas, películas,
discos compactos (CD), entre otros.
Estos documentos generalmente se encuentran en estanterías,
archivadores o cajas.

Soporte documental: físico

 ¿Son los que se gestionan y se acceden mediante sistemas
informáticos?
Pueden estar en diferentes formatos, como documentos de
procesamiento de texto (por ejemplo, Word),
hojas de cálculo (por ejemplo, Excel),
correos electrónicos, y otros formatos específicos de software.
Estos documentos electrónicos suelen requerir aplicaciones o
programas específicos para visualizar, editar y gestionar
su contenido.

Soporte documental: electrónico

 ¿Es la condición de los documentos que les confiere
características específicas en los archivos?

Valores documentales: administrativo, legal, fiscal o contable

¿Es el periodo de guarda de la documentación en los archivos de
trámite y concentración, que consiste en la combinación de la
vigencia documental y, en su caso, el término precautorio
y periodo de reserva que se establezcan de conformidad con
la normatividad aplicable?

Plazos de conservación
 Procesos de entrega y recepción
en materia de archivos
Imparte: Mtra. Rosa Elena Jesús Maldonado
rosajesus@tabasco.gob.mx
23 y 24 de noviembre de
2023
SESIÓN II
 ¿Cuáles son los otros
formatos de inventarios
documentales que se
utilizarán para el
proceso de entrega y
recepción?

70
 Inventarios de
transferencia primaria

71
Inventarios de bajas de
series documentales
anteriores y posteriores
a 2005

72
 Series
• Oficio de solicitud de
documentales dictamen de baja
Series
anteriores a
2005
1 documental documentales a
01 partir de 2005

Sujetas a plazos
de conservación
• Inventario de baja Sujetas a lo
establecidos en las documental (junto con establecido en el
disposiciones 2 las notas de valoración) Catálogo de
normativas disposición
aplicables a la documental de las
naturaleza de Dependencias y
la documentación, entidades.
respetando el
• Declaratoria de
principio de
3 valoración
procedencia y orden
original.
Documentación
siniestrada

74

Documentación
siniestrada y de
riesgo sanitario
Aviso en los primeros
45 días
Documentación que
por algún factor,
causas ajenas o
imprevisibles
(desastres naturales o
accidentes) sufrieron
de pérdida parcial o
total de la información
El AGET no emitirá dictamen de baja documental, sino un oficio de respuesta después
de analizar la información enviada por el sujeto obligado.
•Oficio de la notificación de hechos sobre documentación siniestrada o que
por sus condiciones represente un riesgo sanitario dirigido al director del
1 Archivo General del Estado de Tabasco.
•Acta administrativa de la narrativa de los hechos firmada por el OIC, titular
de la unidad administrativa productora y del responsable del archivo donde
2 01 haya ocurrido el siniestro.
•Copia del acta de hechos levantada ante la Fiscalía.
3
•Fotografías nítidas que evidencien el estado físico de la documentación, con
sello institucional y rúbricas originales de las y los funcionarios
4 responsables que participen en el acta administrativa.
•Inventario documental que describe las series documentales reportadas
como siniestradas.
5
 Acta administrativa firmada por

Documentos de • Área generadora

comprobación 1
administrativa
inmediata 01
• Responsable de archivo de
2 trámite
Creada o producida
por una institución o • Responsable del área
individuo de forma
3 coordinadora de archivos
natural en función
de una actividad
administrativa • Responsable del órgano
4 interno de control
 Proceso de entrega y recepción

¿Qué deberán entregar las áreas productoras de la

documentación?

¿Qué deberán entregar las áreas operativas (que

también son áreas productoras)?

77
Áreas productoras de la
documentación
LAET, artículos:
✓ 4, fracción IV;
✓ 30;
✓ 48, fracción VII;
✓ 49, fracción I, inciso a) y fracción III;
✓ 50, fracción II, inciso a;
✓ 51

78
Áreas operativas Áreas productoras de la documentación
A las que integran el Aquella que se encuentra en una Unidad
SIA: unidad de administrativa integrada por servidores
correspondencia, públicos de la dependencia y es la
archivo de trámite, responsable de crear los documentos
archivo de necesarios para el ejercicio de las
concentración y funciones.
archivo histórico. 0 0 0 0
1 2 3 4

Área Coordinadora de
Archivos
Encargada de promover y
vigilar el cumplimiento de las
disposiciones en materia de
gestión documental y
administración de archivos,
así como de coordinar las
áreas operativas del SIA.
Acervo Archivo
Conjunto de Conjunto
documentos organizado de
producidos y documentos
recibidos por los
0
1
0 0 0 producidos o
1 2 3 4
sujetos obligados recibidos por los
en el ejercicio de sujetos obligados
sus atribuciones y en el ejercicio de
funciones con sus atribuciones y
independencia del funciones, con
soporte, espacio o independencia del
lugar que se soporte, espacio o
resguarden. lugar que se
resguarden.
 Área Coordinadora de Archivos
Art. 27, LAET (paráfrasis)

Elaborar, en coadyuvancia de las áreas operativas, instrumentos de control

archivístico.
FUNCIONES:
Elaborar criterios para organizar, conservar archivos

Coordinar los procesos de valoración y disposición documental

Coordinar actividades para automatizar los procesos archivísticos de

documentos electrónicos.

Brindar asesorías y elaborar programas de capacitación

Coordinar las políticas de acceso y conservación de archivos.

Coordinar la operación de los archivos de trámite, concentración e históricos.

Autorizar las transferencias (cuando un área o unidad del sujeto obligado sea
sometida a procesos de fusión, escisión, extinción o cambio de adscripción)
 Unidad de Correspondencia
Art. 28 LAET

Son responsables de la recepción, registro, seguimiento y ¿Producen

despacho de la documentación para la integración de los documentos
expedientes de los archivos de trámite. de archivo?

Aquí empieza nuestra gestión documental:

Recepción

Distribución (turnado)

Trámite (despacho de correspondencia /respuesta)

Funciones del archivo de trámite
¿Qué deben hacer? Trabajar de acuerdo
con los criterios
Colaborar con el área coordinadora de específicos y
archivos en la elaboración de los recomendaciones
instrumentos de control archivístico dictados por el área
previstos en la LGA, las leyes locales y coordinadora de
sus disposiciones reglamentarias archivos

Integrar y organizar los

expedientes que cada
Resguardar archivos e
área o unidad produzca,
información clasificada de
use y reciba
acuerdo con la legislación
de transparencia y acceso
a la información pública,
en tanto conserve tal
carácter
Asegurar la Realizar las
localización y transferencias
consulta de los primarias al archivo Y las que
expedientes de concentración establezcan las
mediante disposiciones
elaboración de aplicables.
inventarios
documentales
 Archivo de Concentración
FUNCIONES Art. 30, LAET

Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes.

Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las unidades o áreas
administrativas productoras de la documentación que resguarda;

Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo con lo establecido en el
catálogo de disposición documental;

Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control

archivístico previstos en esta ley y demás disposiciones aplicables;

Participar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los criterios de valoración

documental y disposición documental;

Promover la baja documental de los expedientes que integran las series documentales que hayan
cumplido su vigencia documental y, en su caso, plazos de conservación y que no posean valores
históricos, conforme a las disposiciones aplicables;
 Archivo de Concentración
FUNCIONES Art. 30, LAET

Identificar los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia
documental y que cuenten con valores históricos, y que serán transferidos a los archivos históricos de los
sujetos obligados, según corresponda;

Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición documental, incluyendo
dictámenes, actas e inventarios;

Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo con lo establecido en el
catálogo de disposición documental;

Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, en los
términos que establezcan las disposiciones en la materia y conservarlos en el archivo de concentración
por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración;

Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan cumplido su vigencia
documental y posean valores evidénciales, testimoniales e informativos al archivo histórico del sujeto
obligado, o Archivo General del Estado, según corresponda.
 Archivo histórico
FUNCIONES Art. 31 LAET

Recibir las transferencias secundarias y organizar y conservar los expedientes bajo su

resguardo;

Brindar servicios de préstamo y consulta al público, así como difundir el patrimonio

documental;

Establecer los procedimientos de consulta de los acervos que resguarda;

Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de

control archivístico previstos en esta ley, así como en la demás normativa aplicable;

Implementar políticas y estrategias de preservación que permitan conservar los

documentos históricos y aplicar los mecanismos y las herramientas que proporcionan
las tecnologías de información para mantenerlos a disposición de los usuarios; y
 Obligaciones

• La responsabilidad de preservar íntegramente los

documentos de archivo, tanto físicamente como en su
contenido, así como la organización, conservación y el buen
funcionamiento del sistema institucional, recaerá en la
máxima autoridad de cada sujeto obligado (artículo 16,
LAET).
¿Cuáles son los esquemas
sancionatorios previstos en la Ley
de archivos para el estado de
Tabasco?

88
 Infracciones administrativas
Artículos 99 al 102 Transferir a título oneroso o gratuito la
propiedad o posesión de archivos o
documentos de los sujetos obligados, salvo
aquellas transferencias que estén previstas o
autorizadas en las disposiciones aplicables;

Impedir u obstaculizar la consulta de

documentos de los archivos sin causa
justificada;

Graves
Actuar con dolo o negligencia en la ejecución de
medidas de índole técnica, administrativa,
ambiental o tecnológica, para la conservación
de los archivos;
 Infracciones administrativas
Artículos 99 al 102
Usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar,
mutilar, destruir o inutilizar, total o
parcialmente, sin causa legítima conforme a
las facultades correspondientes, y de manera
indebida, documentos de archivo de los
1 sujetos obligados;

Graves Omitir la entrega de algún documento de

archivo bajo la custodia de una persona al
separarse de un empleo, cargo o comisión;
 Infracciones administrativas
Artículos 99 al 102

2
No publicar el catálogo de disposición
documental, el dictamen y el acta de baja
documental autorizados por el Archivo
General del Estado, así como el acta que se
levante en caso de documentación
siniestrada en los portales electrónicos;

No graves
La autoridad competente podrá imponer multas de diez y
hasta mil quinientas veces el valor diario de la Unidad de
Medida y Actualización ($103.74 en 2023) e individualizará las
sanciones considerando los siguientes criterios:

I. La gravedad de la conducta constitutiva de la infracción;

II. Los daños o perjuicios ocasionados por la conducta constitutiva de la

infracción; y

III. La reincidencia, en su caso, de la conducta constitutiva de la infracción.

En caso de reincidencia, las multas podrán duplicarse, dependiendo de la gravedad de la

infracción cometida.

92
 Delitos contra los archivos

Mantenga,
Transfiera la propiedad o Traslade fuera del injustificadamente, fuera
posesión, transporte o territorio nacional del territorio nacional
reproduzca, sin el documentos documentos
Destruya documentos
permiso considerados patrimonio considerados patrimonio
considerados patrimonio
correspondiente, un documental del estado, documental del Estado,
documental del estado
documento considerado sin autorización del una vez fenecido el plazo
patrimonio documental Archivo General del por el que el Archivo
del estado Estado General del Estado le
autorizó la salida del país;
Delitos…

• Será sancionado con pena de tres a diez años de prisión y

multa de tres mil veces la Unidad de Medida y Actualización
hasta el valor del daño causado, a la persona que destruya
documentos relacionados con violaciones graves a derechos
humanos, alojados en algún archivo, que así hayan sido
declarados previamente por autoridad competente.
Enlace: https://www.youtube.com/watch?v=BoEERs-Xu9Y&t=264s

95
Marco normativo

❖ Ley general de archivos

❖ Ley general de responsabilidades administrativas

❖ Ley de archivos para el estado de Tabasco

❖ Ley que establece los procedimientos de entrega y recepción en los
poderes públicos, los ayuntamientos y los órganos constitucionales
autónomos del estado de Tabasco