HSEQ CÓDIGO: HQ-PT-04

PROCEDIMIENTO VIGENCIA: 15/01/2023

INSPECCIONES PLANEADAS VERSIÓN: 12

1. OBJETIVO

Establecer y mantener un procedimiento de inspecciones para controlar y hacer

seguimiento a los riesgos en instalaciones, máquinas, herramientas, equipos y
condiciones de trabajo, personas, con el fin de conservar un ambiente de trabajo seguro,
controlando aquellos factores que atenten contra la salud y seguridad de los
colaboradores, medio ambiente, calidad, activos y propiedades de la empresa o de
terceros.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los centro de trabajo donde la Empresa preste sus
servicios técnicos y especializados, incluyendo el área administrativa.

3. DEFINICIONES

INSPECCIONES PLANEADAS: Es una revisión de las áreas, los equipos, las

instalaciones para identificar condiciones que pueden ser causa de eventos indeseados
como accidentes, incidentes de trabajo.

4. CONTENIDO

4.1 ETAPAS DE LA INSPECCIÓN

4.1.1 PREPARACIÓN
Se elabora un cronograma general en donde se estipulan las inspecciones que se van a
realizar durante el periodo.

La preparación adecuada incluye:

 Una actitud positiva: buscar no sólo lo que está mal, sino también comentar y
hacer resaltar las buenas prácticas y condiciones.
 Planificar la inspección: para esto se definen las instalaciones, herramientas,
equipo, los materiales y las áreas que va a inspeccionar y prever una ruta
planificada para dividir mejor el tiempo de inspección.
 Diligenciar el formato de verificación: A partir de la identificación de las
instalaciones, herramientas, equipo, personas y/o procesos que se van a
inspeccionar, se seleccionan los formatos a diligenciar, por ejemplo: Extintores,
Elementos de Protección Personal, Botiquín, Vehículos, Herramientas (Según
su necesidad), Orden y Aseo, etc.
 Revisar inspecciones previas: estas inspecciones pueden mostrar algunos
aspectos críticos como:
 Ítems en donde se encontraron falencias.
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 Aspectos que se dejaron a un lado en la última inspección.

 Elementos, equipos, maquinaria, que se encontraban en
condiciones inoperables.
 Acciones preventivas, correctivas u oportunidades de mejora.
 Condiciones sub estándar.

Las siguientes son condiciones que se deben de tener en cuenta para realizar las
inspecciones:
 Vestuario apropiado.
 Elementos de protección personal.
 Recursos físicos, humanos y económicos (cuando se requiere) para realizar las
inspecciones
 Formatos a utilizar
 Disposición de tiempo para realizar las inspecciones con tranquilidad y de una
manera objetiva

4.1.2 INSPECCIONAR
El (los) inspector (es) debe acentuar en lo positivo, buscar los aspectos que se
encuentran fuera de vista, adoptar medidas temporales inmediatas, describir e identificar
claramente cada aspecto y clasificar los peligros según “MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN
DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y CONTROL DE RIESGOS”. Así mismo, determinar las
causas básicas de los actos y condiciones sub estándares de acuerdo con el
procedimiento establecido por la organización.

4.1.3 DESARROLLO DE RECOMENDACIONES

Para realizar recomendaciones acertadas es necesario que los inspectores tengan en
cuenta los siguientes factores:
 La gravedad potencial del peligro.
 La probabilidad de ocurrencia.
 Alternativas de control.
 El grado de beneficio sobre otras acciones de control.
 Efectos secundarios que pueden producirse.
 Factores sociales o políticos que influyen.
Los hallazgos detectados durante la(s) inspección(es) a los elementos, personal,
maquinas, equipos, instalaciones, etc., podrán contar con un plan de acción documentado
en donde se establezca el qué, quién, cómo y cuándo; es de aclarar que a todos los
hallazgos se le debe realizar seguimiento durante la realización de la siguiente inspección
con el fin de evidenciar el cierre. En el punto 4.3 se establece la directriz a seguir para las
acciones de mejora.

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4.2 TIPOS DE INSPECCIÓN

4.2.1 INSPECCIONES PRE OPERACIONALES
Son inspecciones que se realizan previo al uso, funcionamiento o puesta en marcha de un
equipo, maquina, herramienta o vehículo, con el fin de hacer un seguimiento de su
correcto estado y la anticipación a corregir desviaciones identificadas en todos sus
aspectos. Permite asegurar un alto grado de eficacia y seguridad en el uso y
funcionamiento de los mismos. Se deben aplicar previo a su uso, ya sea al inicio de la
jornada o solo cuando se vaya a usar. Se aplica diariamente si es un equipo de uso
constante. Sus hallazgos se deben reportar de inmediato al área HSE para advertir el
peligro y si es necesario, evitar su uso hasta tanto se haya corregido la desviación.

FORMATO DE
RESPONSABLE FRECUENCIA
INSPECCIÓN
Siempre antes de iniciar su
uso
VARIOS DE ACUERDO A
Usuario de máquina, Puede ser diaria, varias
LA MAQUINA,
herramienta, equipo o veces al día o esporádica,
HERRAMIENTA, EQUIPO O
vehículo según uso de máquina,
VEHICULO
herramienta, equipo o
vehículo.

4.2.2 INSPECCIÓN DE BOTIQUÍN

Está orientada a verificar que los botiquines de las instalaciones y vehículos contengan
todos los elementos necesarios y que estos se encuentren en optimo estado.

FORMATO DE INSPECCIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA

Coordinador SST/
INSPECCIÓN DE BOTIQUÍN Mensual
HSE Operativo
4.2.3 INSPECCIÓN DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
Esta inspección tiene diversos fines:

 Verificar que los trabajadores tengan y porten los elementos de protección

personal que requieren para ejecutar sus actividades.

 Verificar que dichos elementos estén en buen estado.

 Verificar que el trabajador sabe cómo usarlo y conservarlo.

Esta inspección se debe realizar a todos los trabajadores.

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FORMATO DE INSPECCIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA

INSPECCIÓN DE ELEMENTOS DE Coordinador SST/
Mensual
PROTECCIÓN PERSONAL HSE Operativo

4.2.4 INSPECCIÓN DE EXTINTORES

Está orientada a verificar que los extintores portátiles de las instalaciones se encuentren
en optimo estado de funcionamiento (estado físico, presión, manómetros, fechas de
vencimiento de carga, entre otros) garantizando su respuesta ante una situación de
emergencia.

FORMATO DE INSPECCIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA

INSPECCIÓN MENSUAL DE Coordinador SST/
Mensual
EXTINTORES HSE Operativo

4.2.5 INSPECCIÓN DE ORDEN Y ASEO

Está dirigida a detectar riesgos relacionados con la falta de orden y/o aseo en las áreas
de trabajo, y proponer mejoras que contribuyan al incremento de la productividad y
adecuación del ambiente de trabajo.

Para la ejecución de la inspección de orden y aseo deberán llevarse a cabo las directrices
establecidas en el documento “PROCEDIMIENTO ORDEN Y ASEO”.

FORMATO DE INSPECCIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA

Coordinador SST/
INSPECCIÓN ORDEN Y ASEO Mensual
HSE Operativo

4.2.6 INSPECCIÓN DE INSTALACIONES E INFRAESTRUCTURA

Está enfocada a verificar que las instalaciones no presenten situaciones con potencial de
generar lesiones o enfermedades a las personas, daños a los bienes materiales y/o el
medio ambiente. La inspección se realiza en las instalaciones del cliente o propias,
cuando sea aplicable según el objeto del contrato.

FORMATO DE INSPECCIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA

LISTA DE CHEQUEO DE
Coordinador SST/
INSTALACIONES E Mensual
HSE Operativo
INFRAESTRUCTURA

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4.2.7 INSPECCIÓN DE DUCHAS Y LAVAOJOS DE EMERGENCIA

La inspección está orientada a verificar de seguridad y uso de los equipos de ducha y
lavaojos de emergencia en las instalaciones del cliente cuando sea aplicable según el
objeto del contrato.

FORMATO DE INSPECCIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA

INSPECCIÓN DUCHAS Y Coordinador SST/
Mensual
LAVAJOJOS DE EMERGENCIA HSE Operativo

4.2.8 INSPECCIÓN DE QUÍMICOS

Las inspecciones de productos químicos está orientada a verificar que los productos
químicos cumplan con los requisitos de seguridad en el proceso en el almacenamiento y
etiquetado.

FORMATO DE INSPECCIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA

INSPECCIÓN ALMACENAMIENTO Coordinador SST/
Mensual
DE QUIMICOS HSE Operativo

4.2.9 INSPECCIÓN AMBIENTAL

4.2.9.1 KIT AMBIENTAL
Con el objetivo de contar con los elementos necesarios para una emergencia ambiental,
se realizará inspección del kit ambiental por frente de trabajo.

FORMATO DE INSPECCIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA

Coordinador SST/
INSPECCIÓN KIT AMBIENTAL Mensual
HSE Operativo

4.2.9.2 USO AGUA Y ENERGÍA

La organización comprometida con la gestión ambiental y cuidado de los recursos
naturales ha determinado realizar la verificación del uso eficiente del agua y la energía.

FORMATO DE INSPECCIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA

LISTA DE VERIFICACIÓN USO
EFICIENTE DEL AGUA Coordinador SST/
Mensual
LSITA DE VERIFICACIÓN USO HSE Operativo
EFICIENTE DE LA ENERGÍA

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4.2.9.3 RESIDUOS
La organización comprometida con la gestión ambiental y de los residuos, ha determinado
realizar la verificación de residuos.

FORMATO DE INSPECCIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA

LISTA DE CHEQUEO PARA Coordinador SST/
Mensual
RESIDUOS HSE Operativo

4.2.10 INSPECCIÓN DE HERRAMIENTAS Y EQUIPOS

4.2.10.1 HERRAMIENTAS MENORES
Con el objetivo de identificar a tiempo defectos en las herramientas menores, se hará uso
del formato que permita realizar una revisión del estado de las herramientas a utilizar en
la labor.

FORMATO DE INSPECCIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA

LISTA DE CHEQUEO HSE Operativo/ Diaria (antes de cada
HERRAMIENTA MENOR Personal Operativo uso)

4.2.10.2 GUADUAÑAS
La organización consiente de que la guadaña es una herramienta muy importante para la
prestación del servicio y de igual manera tiene un impacto en la salud del trabajador y
terceros, ha determinado realizar una inspección diaria de la guadaña.

FORMATO DE INSPECCIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA

HSE Operativo/ Diaria (antes de cada
INSPECCIÓN DIARIA DE GUADAÑA
Personal Operativo uso)

4.2.11 INSPECCIÓN DE EQUIPOS DE TAREAS CRÍTICAS

4.2.11.1 EQUIPOS DE TRABAJO SEGURO EN ALTURAS
El trabajo en alturas se considera un trabajo de alto riesgo, por esta razón se debe
realizar inspecciones a los equipos para el desarrollo seguro de trabajo en alturas. Las
inspecciones de los equipos utilizados en trabajo seguro en alturas se regirán según las
directrices del procedimiento “TRABAJO EN ALTURAS”.

4.2.11.2 EQUIPOS DE TRABAJO EN ESPACIOS CONFINADOS

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El trabajo en espacios confinados se considera un trabajo de alto riesgo debido a las

características propias de la labor, por esta razón se debe realizar inspecciones
inherentes para el desarrollo seguro de trabajos en espacios confinados. Las
inspecciones de los equipos utilizados en trabajo en espacios confinados se regirán según
las directrices del procedimiento “TRABAJO EN ESPACIOS CONFINADOS”.

4.2.11.3 EQUIPOS DE TRABAJO EN SOLDADURA

El trabajo en caliente se considera un trabajo de alto riesgo debido a las características
propias de la labor, las cuales puede generar chispas cerca de fuentes de ignición. Por
esta razón se debe realizar inspecciones inherentes para el desarrollo seguro de trabajos
con soldadura.

FORMATO DE INSPECCIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA

INSPECCIÓN EQUIPOS DE
SOLDADURA
INSPECCIÓN EQUIPOS DE HSE Operativo/ Diaria (antes de cada
SOLDADURA OXIACETILENICA Y Personal Operativo uso)
OXICORTE
LISTA DE CHEQUEO PULIDORA

4.2.11.4 EQUIPOS DE TRABAJOS ELÉCTRICOS

El trabajo relacionado con equipos eléctricos se considera un trabajo de alto riesgo debido
a las características propias de la labor. La organización consiente de la necesidad de
contar con herramientas seguras para los trabajos eléctricos, ha determinado realizar una
inspección diaria de herramientas eléctricas.

FORMATO DE INSPECCIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA

INSPECCIÓN DE HERRAMIENTAS
ELÉCTRICAS
HSE Operativo/ Diaria (antes de cada
INSPECCIÓN PREOPERACIONAL
Personal Operativo uso)
GUANTES DIELÉTRICOS
INSPECCIÓN TRAJE ARC FLASH

4.2.12 INSPECCIÓN DE VEHÍCULOS

Servicios Asociados S.A.S. consciente de la importancia de mantener vehículos seguros
en la operación ha determinado realizar las siguientes inspecciones a los vehículos con el
fin de verificar que cumplan con los requisitos de seguridad.

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4.2.12.1 INSPECCIÓN PREPEOPERACIONAL DEL VEHÍCULO

Para la verificación de las óptimas condiciones de los vehículos que eventualmente se
contratan y usan para la movilización de personas, se instaura una inspección pre
operacional, la cual tiene como objetivo verificar el óptimo estado de funcionamiento
técnico-mecánico, y el estado físico de sus componentes generales (llantas, carrocería
etc.) previo al inicio del trayecto de un vehículo rentado.

FORMATO DE INSPECCIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA

INSPECCIÓN DIARIA DE VEHÍCULO
HSE Operativo/
LIVIANO
Personal que opera Diaria
INSPECCIÓN DIARIA DE VEHÍCULO
vehículos
PESADO

Debido a la necesidad de contar con la información de manera oportuna para la toma de

decisiones y en cumplimiento del objetivo del pilar de Vehículos Seguros del Plan
Estratégico de Seguridad Vial, la organización ha determinado el uso de los anteriores
formatos en medio digital mediante el uso de códigos QR.

Los formatos digitales se regirán bajo las directrices del procedimiento “CONTROL DE
LA INFORMACION DOCUMENTADA” o el documento que lo modifique o sustituya.

4.2.12.2 INSPECCIÓN DE VEHÍCULO

De igual manera se cuenta con un formato de inspección mensual que busca realizar un
seguimiento a la verificación de las óptimas condiciones del vehículo.

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INSPECCIONES PLANEADAS VERSIÓN: 12

FORMATO DE INSPECCIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA

HSE Operativo/
INSPECCIÓN MENSUAL DE
Personal que opera Mensual
VEHÍCULOS
vehículos

Debido a la necesidad de contar con la información de manera oportuna para la toma de

decisiones y en cumplimiento del objetivo del pilar de Vehículos Seguros del Plan
Estratégico de Seguridad Vial, la organización ha determinado el uso de los anteriores
formatos en medio digital mediante el uso de códigos QR.

4.2.13 INSPECCIÓN GERENCIAL

Las inspecciones gerenciales como objetivo vverificar el grado de compromiso de los
trabajadores y el cumplimiento de las responsabilidades establecidas para cada
trabajador y a todo nivel en lo relacionado con HSEQ por parte de la Gerencia, con el fin
de lograr el mejoramiento continuo, garantizando el bienestar de los trabajadores y el
fortalecimiento de una cultura preventiva que se traduzca en prácticas de trabajo seguro.

Las inspecciones gerenciales se regirán según las directrices del procedimiento

“INSPECCIONES GERENCIALES”.

4.2.14 INSPECCIONES GENERALES

De acuerdo a las necesidades específicas de cada contrato, cualquier personal
identificará los equipos, herramientas, áreas o procesos que requieran ser inspeccionados
según las actividades a realizar. Posteriormente se realizará la solicitud de creación del
documento siguiendo las directrices del procedimiento “CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS”.

RESPONSABLE FRECUENCIA
Cualquier personal Cuando se requiera

4.2.15 ASEGURAMIENTO DE ACTIVIDADES HSEQ

En la ejecución de las labores, el personal HSEQ está en la capacidad y autoridad para
realizar la verificación de aseguramiento de actividades en HSEQ. Con el objetivo de
verificar que las actividades se realicen de acuerdo a las procedimientos de seguridad e
identificar posibles desviaciones que puedan afectar la seguridad y salud de los
trabajadores, medio ambiente o terceros.

FORMATO DE INSPECCIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA

ASEGURAMIENTO DE Personal HSEQ Cuando se requiera

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ACTIVIDADES HSEQ

4.3 PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO A LAS DESVIACIONES

IDENTIFICADAS EN LAS INSPECCIONES
El análisis y seguimiento a las desviaciones identificadas en las inspecciones se hará según
lo establecido en el procedimiento “ACCIONES CORRECTIVAS, ACCIONES PARA LA
MEJORA Y CORRECIONES”.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1. En conjunto con todo el personal se:

a) Identifican las necesidades de

inspección, en términos de áreas,
equipos, herramientas,
comportamientos entre otras.
b) Establecen las áreas, equipos,
herramientas, elementos, entre otros
1. PLANEACIÓN DE sobre los que se debe implementar un
Todo El Personal
INSPECCIONES monitoreo.
c) Establecer que aspectos se van a
verificar durante la inspección; para
cumplir con este objetivo es
importante diseñar una lista de
verificación.
d) Determinar la frecuencia de la
inspección y los responsables de su
ejecución.
2. EJECUTAR LAS 2. Las inspecciones deben ser realizadas Personal
INSPECCIONES por todo el personal que forme parte activa Encargado De Las
de los procesos de acuerdo al cronograma Inspecciones
de inspecciones establecido.

Durante la inspección se debe:

a. Emplear la lista de verificación diseñada

para el área, equipo y herramienta a
inspeccionar, utilizando para tal fin y si
es necesario un mapa, plano o diagrama
específico.

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

b. Anotar toda condición subestándar

identificada, en forma breve.
c. Buscar aquellas cosas que no sean
posibles de identificar a primera vista,
como fisuras y grietas en herramientas,
conexiones y acoples desajustados, etc.
d. Describir y ubicar claramente cada
aspecto, utilizando si es necesario
diagramas o fotografías.
e. Tener en cuenta las situaciones que se
han presentado durante inspecciones
planeadas anteriores.
3. De acuerdo a los hallazgos encontrados,
se generan los planes de acción, los
reportes de mantenimiento, y/o las acciones
correctivas, preventivas y/o de mejora con el
fin de eliminar o mitigar el riesgo
identificado, o de mejorar las condiciones.

Para establecer eficazmente la medida de

Personal
3. ACCIONES DE control, responsables y tiempos de ejecución
Encargado De Las
MEJORA se debe tener en cuenta la probabilidad y
Inspecciones
severidad de las condiciones subestándar
identificadas.

Nota 2: Para la formulación de acciones

correctivas, preventivas y de mejora se
seguirán las directrices del procedimiento
“ACCIONES CORRECTIVAS, ACCIONES
PARA LA MEJORA Y CORRECIONES”.
4. SEGUIMIENTO A 4. Todas las acciones y/o planes de acción Coordinador SST
ACCIONES que se generen en las inspecciones se les
hará seguimiento a través del documento
“CUADRO RESUMEN ACCIONES PARA
ABORDAR RIESGOS Y
OPORTUNIDADES DE MEJORA”, el cual
permite ver el estado de avance de las
acciones generadas.

El Coordinador SST, realizará el seguimiento

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

y velará por que las acciones se ejecuten
eficazmente.
5. De manera semestral u extraordinaria
(cuando se considere pertinente), el
5. INFORMES Coordinador SST generará un informe de las
Coordinador SST –
PERIÓDICOS A condiciones anormales repetitivas
Líder HSEQ
HSEQ identificadas durante las inspecciones y sus
causas básicas. Dicho informe deberá ser
presentado al Líder HSEQ.

5. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Para desarrollar las actividades indicadas en este procedimiento se deben tener en cuenta
las siguientes medidas de seguridad:
 Utilizar adecuadamente los elementos de protección personal necesarios para la
actividad a realizar.
 Seguir los pasos para el adecuado levantamiento de objetos o cargas desde el piso.
 Los residuos que se generen como consecuencia de la ejecución de este procedimiento
deben ser dispuestos conforme a los lineamientos establecidos en las instalaciones de
Servicios Asociados e Instalaciones del Cliente.
 Tener conocimiento de las rutas de evacuación, del lugar de reunión, la ubicación de los
extintores y su aplicación según el color.
 Usar la iluminación adecuada para el desarrollo de estas actividades.
 Identificar la ubicación del botiquín y el uso de sus elementos.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, ACCIONES PARA LA MEJORA Y

CORRECIONES.
PROCEDIMIENTO TRABAJO EN ALTURAS.
PROCEDIMIENTO TRABAJO EN ESPACIOS CONFINADOS.
FORMATO CUADRO RESUMEN ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y
OPORTUNIDADES DE MEJORA.
FORMATO INSPECCIÓN DE BOTIQUÍN.
FORMATO INSPECCIÓN DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL.
FORMATO INSPECCIÓN MENSUAL DE EXTINTORES.
FORMATO INSPECCIÓN ORDEN Y ASEO.
FORMATO LISTA DE CHEQUEO DE INSTALACIONES E INFRAESTRUCTURA.

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FORMATO INSPECCIÓN ALMACENAMIENTO DE QUIMICOS.

FORMATO INSPECCIÓN KIT AMBIENTAL.
FORMATO INSPECCIÓN DUCHAS Y LAVAJOJOS DE EMERGENCIA.
FORMATO INSPECCIÓN ALMACENAMIENTO DE QUIMICOS.
FORMATO LISTA DE VERIFICACIÓN USO EFICIENTE DEL AGUA.
FORMATO LISTA DE VERIFICACIÓN USO EFICIENTE DE LA ENERGÍA.
FORMATO LISTA DE CHEQUEO HERRAMIENTA MENOR.
FORMATO INSPECCIÓN DIARIA DE GUADAÑA.
FORMATO INSPECCIÓN DIARIA DE VEHÍCULO LIVIANO.
FORMATO INSPECCIÓN DIARIA DE VEHÍCULO PESADO.
FORMATO INSPECCIÓN MENSUAL DE VEHÍCULOS.
FORMATO INSPECCIÓN GERENCIAL.
FORMATO ASEGURAMIENTO ACTIVIDADES HSEQ.

7. RESPONSABLES

COORDINADOR SST: es el responsable de planear las inspecciones para cada contrato, él

puede designar a la persona(s) para realizar estas. El responsable del proceso, área o
contrato inspeccionando es el encargado de ejercer total control sobre las medidas
correctivas, preventivas y oportunidades de mejora dentro de los plazos estipulados.

HSE OPERATIVO: es el responsable de controlar, ejecutar e informar los hallazgos

derivados de las inspecciones planeadas para cada contrato.

8. CUADRO DE APROBACIÓN

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

NICOLAS DUSSAN CLAUDIA PASTRANA CARLOS JULIO MURCIA
VALENCIA
CARGO: Coordinador HSEQ CARGO: Coordinador SST CARGO: Líder HSEQ
Junior

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