PASO A PASO PRESENTACIÓN Y CARGUE DE CUENTA DE COBRO

PRESENTACION INFORME DE ACTIVIDADES

1. En este documento se deben listar las obligaciones especificas del contrato, las cuales deben
tener sus respectivas actividades en cumplimiento de estas con sus anexos como soporte.
Cabe mencionar que toda actividad debe estar soportada, de lo contrario no tienen validez,
así como también, verificar que las actividades allí presentadas las fechas se encuentren
dentro del periodo a reportar y organizadas cronológicamente.
2. Los anexos deben estar mencionados en orden, con el fin de llevar una revisión más ágil y
eficaz, adicionalmente se deben presentar solo en PDF, a menos que sean matrices grandes
se podrán presentar en Excel.
3. Para la asistencia a reuniones se debe presentar las actas como soporte de la asistencia y se
debe evidenciar la firma de asistencia.
4. Cuando se asiste a capacitaciones o reuniones en donde no se puede lograr levantar un acta,
se debe anexar como soporte el registro fotográfico en donde se evidencia la asistencia (su
nombre) y realizar un breve resumen de lo tratado en la reunión o capacitación. Como se
muestra en la siguiente imagen. Es importante mencionar que las fechas que se mencionen
deben coincidir con los registros fotográficos.
PRESENTACION INFORME DE SUPERVISA

1. Para este documento el contratista debe presentar las mismas actividades que plasmo en
el informe de actividades, solo que debe hablar en tercera persona, ejemplo: el contratista
proyectó, el contratista realizó, el contratista asistió, entre otras.
2. Las obligaciones con sus respectivas actividades deben estar enumeradas de la siguiente
manera como se muestra en la imagen:

NOTA: para que la numeración no se vea afectada al momento de pasarla al aplicativo de

supervisa, es necesario que cuando estén realizando dicha numeración inmediatamente

opriman la teclas para deshacer la numeración automática que hace Word.

CARGUE DE LA CUENTA AL DRIVE

Para la presentación de la cuenta el contratista debe cargar al drive de la Dirección de Ecosistemas

en el enlace el cual será remitido personalmente; la siguiente lista de documentos. Los únicos
documentos que deben ir en editable (Word) son el informe de actividades y el informe de supervisa,
ya que sobre estos se realizan las observaciones. Adicionalmente es muy importante nombrar los
archivos con su número de contrato, como se evidencia en la imagen.
Una vez estén aprobados los informes los documentos deben quedar cargados en PDF, para que la
contratista encargada Andrea Valbuena cargue las cuentas de cobro al drive de la Secretaría, quien
será la única persona autorizada para cargar dicha información, ya que esta información debe ser la
autorizada para evitar cargar información errónea a la plataforma de la contraloría.

Cabe mencionar que las certificaciones de las ías (contraloría, procuraduría, policía y RNMC) se
deben actualizar cada mes. Los Formatos SAP (Actualización de Datos Terceros e Información
General y tributaria de Terceros) se presentan los mismos que se presentaron al momento de firmar
el contrato, teniendo en cuenta que deben tener la última versión actualizada. Como se detalla en
las siguientes imágenes:
NOTA: Al momento de radicar la cuenta con la contratista Liliana Valderrama se debe dejar por fuera
de la carpeta los siguientes documentos:

1. Dos copias en tamaño oficio del Formato RAS (Recibido a satisfacción y certificado para
pagos de convenios/contratos).
2. Planilla de aportes a seguridad social correspondiente al periodo que se esta cobrando,
firmada por la supervisión.
3. Certificación Bancaria
 INFORMACION PARA EL DILIGENCAMIENTO DEL RAS

NUMERO DE RPC
FONDO FECHA DE RPC
FONDO

SECCIÓN FONDO DEL PAGO

PRESUPUESTAL A REALIZAR

NOMBRE DEL
FONDO

PARA ESTE CASO LOS DOS ITEM

SALIERON BAJO EL MISMO FONDO

Proyecto: Andrea Carolina Reyes Soler / Contratista S.A