Unidad 5.

Tratamiento, clasificación
y archivo de la información empresarial
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1. El archivo: finalidad y funciones

El funcionamiento diario de cualquier departamento, sección o área empresarial está marcado por la
necesidad de contar con información de calidad sobre la cual apoyar la toma de decisiones.

A diario se produce y recibe gran cantidad de documentos con multitud de datos; por ello, deben ser
correctamente tratados, ordenados y clasificados para que puedan considerarse información válida
para una correcta toma de decisiones. De este modo, el archivo y la conservación de documentos es
esencial para el correcto funcionamiento de cualquier empresa.
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1.1. Naturaleza y finalidad de la labor de archivo

En el ámbito empresarial podemos referirnos al archivo como:
• Lugar físico en el que una persona, empresa o institución ordena, clasifica y guarda documentos de
una determinada actividad.
• Institución, organismo o departamento encargado de conservar documentos.
En la labor que nos ocupa, entenderemos que un archivo es un conjunto ordenado de documentos
producidos en el ejercicio y el desarrollo de unas funciones o actividades empresariales concretas,
al servicio de la empresa, con el fin de facilitar su actividad.
El archivo de documentos debe gestionarse de forma adecuada porque:
1. Determinados documentos pueden servir como elemento probatorio ante un tercero.
2. Existe la obligación legal de conservar cierta documentación durante un tiempo desde su elaboración.

El archivo empresarial de documentos actúa como memoria colectiva de la empresa y se considera un

instrumento para generar información de calidad. Por ello es necesario:

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1.2. ¿Cómo debe desarrollarse la labor de archivo?

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2. Tipos de archivo empresariales

Podemos distinguir diferentes tipos de archivo en función de tres criterios: el soporte de archivo, la
frecuencia de uso y la localización física:

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2. Tipos de archivo empresariales

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2. Tipos de archivo empresariales

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3. Sistemas de clasificación de documentos

Existen diversos criterios para almacenar los documentos de un archivo. No hay un sistema de
clasificación más efectivo que otro; lo primordial es lograr una buena operatividad del sistema.
Un buen sistema de clasificación debe cumplir una serie de requisitos:

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3.1. El sistema alfabético

El sistema alfabético permite clasificar los documentos que se van a archivar según
el orden establecido por el alfabeto. Para ello, es necesario determinar en cada
caso una palabra clave, denominada palabra ordenatriz, que lo represente frente
al resto. A partir de ella se ordenará toda la documentación, pudiendo establecerse
un orden ascendente (de la A a la Z) o descendente (de la Z a la A).

3.2. El sistema numérico

El sistema numérico permite ordenar la documentación del archivo a partir de un
número natural determinado, siguiendo un orden ascendente o descendente.
Aunque lo ideal es que dicho número sea parte integrante del documento que se
va a archivar, como un número de factura, también puede ser que el número se le
asigne específicamente para archivarlo.

3.3. El sistema alfanumérico

El sistema alfanumérico surge de combinar el sistema de clasificación alfabético y el numérico. En él se

utiliza como palabra ordenatriz un término en el que se combinan tanto letras como números. Puede que
esa palabra ordenatriz esté relacionada con el documento o sea elaborada ex profeso para la ordenación.
La combinación de números y letras en la composición de la palabra ordenatriz puede hacerse utilizando
letras y números, o viceversa
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3.4. El sistema cronológico

La clasificación cronológica consiste en clasificar los documentos por fechas,

ya sea por orden de entrada o fecha de emisión, de recepción, de
vencimiento, etc. La ordenación se puede hacer desde la fecha más reciente
a la más antigua, o viceversa. La principal ventaja del archivo cronológico
está en su sencillez y rapidez de localización,

3.5. El sistema geográfico

El sistema geográfico sigue como criterio de ordenación una localización
física concreta referente en el documento, como por ejemplo el domicilio de
la persona o empresa emisora o receptora del documento. La principal
ventaja de este sistema radica en su flexibilidad, ya que permite intercalar
subdivisiones.

3.3. El sistema temático

El sistema temático de clasificación no es de los más usuales. Este sistema
necesita acudir a cualquier otro para la ordenación posterior de los
documentos contenidos en cada uno de los temas establecidos. Las
principales ventajas de este sistema radican en su rapidez y en la flexibilidad
para intercambiar documentos.
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4. Recepción y archivo de documentación en papel

No es posible guardar materialmente todos y cada uno de los documentos escritos que se originan en
la actividad empresarial. La labor de archivo debe tener como fin permitir el tratamiento fluido de
dicha documentación, conservando solo aquella que sea verdaderamente útil en el presente y el
futuro de la organización.
Por ello, en el desarrollo de la labor de archivo es necesario fijar una serie de criterios de selección de
documentos.

4.1. Materiales de archivo en soporte papel

Para desarrollar adecuadamente la labor de archivo en soporte papel, las empresas suelen utilizar
distintos materiales, herramientas y mobiliario. La amplia oferta de carpetas, cajas, estanterías y
armarios disponibles en el mercado facilita enormemente atender de forma adecuada cualquier tipo
de necesidad empresarial.
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4.1. Materiales de archivo en soporte papel

Los materiales de archivo

más utilizados en la
actividad empresarial son
los siguientes:
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4.2. Recomendaciones para archivar documentos escritos

A fin de dar entrada en el archivo físico a un documento escrito, se aconseja seguir una serie de
pasos como los que se resumen a continuación:
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5. Recepción y archivo de documentación en digital

Se define archivo informático como el conjunto de datos almacenados en soporte

informático, que pueden ser aplicaciones, imágenes, documentos de texto, bases de
datos, archivos de audio o vídeo, presentaciones, etc.

5.1. Equipamiento informático para el archivo

Para el tratamiento y archivo informático de datos es necesario contar con el equipamiento

tecnológico adecuado. Hoy en día, el ordenador es una herramienta indispensable para el desarrollo
de cualquier trabajo de oficina.
Existen muchas soluciones de software de gestión que permiten controlar la contabilidad, la
facturación, las nóminas, etc., pero también están muy extendidos los paquetes o suites ofimáticos que
incluyen procesadores de texto, hojas de cálculo, navegadores web, gestores de bases de datos y de
eventos personales, software para la elaboración de presentaciones o programas cliente de correo
electrónico.
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5.1. Equipamiento informático para el archivo

Adicionalmente al software, el archivo en soporte informático y la realización de copias de

seguridad se apoya en la utilización de distintas herramientas de hardware:
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5.2. Archivo en soporte informático

Todo archivo informático tiene una ruta y un nombre identificativo mediante el cual es posible
localizarlo entre los distintos directorios, subdirectorios y carpetas alojados en un dispositivo de
almacenamiento determinado.

Dentro de una misma carpeta de archivo pueden alojarse tanto archivos como otras carpetas, con
lo que se crea una ordenación jerárquica en forma de árbol en la que dos archivos nunca pueden
compartir una misma ruta de acceso. Solo así se puede localizar cualquiera de ellos de manera
rápida y sencilla aplicando un sistema de búsqueda automático.

Cuando un usuario desarrolla la labor de archivo en soporte informático, determina qué archivos
deben alojarse en una misma carpeta, así como la agrupación de estas en unidades de archivos
superiores.

La labor de archivo de documentos en soporte informático supone ordenar, clasificar

y conservar estos siguiendo un determinado criterio, quedando así disponibles y
accesibles para cualquier consulta posterior.
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6. Consulta y conservación de la documentación

Tanto el archivo en soporte papel como en soporte informático tienen como fin servir como fuente de
información sobre la cual se apoya la toma de decisiones en la empresa.

6.1. Conservación y uso de documentos escritos

La documentación escrita contenida en un archivo convencional debe ser conservada hasta que se determine
que ya no es útil para la actividad empresarial. Para usar dicha documentación, es necesario seguir una serie de
normas:
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6.1. Conservación y uso de documentos escritos

Una de las mayores preocupaciones de cualquier responsable de archivo es incrementar la eficiencia de

los recursos invertidos. Por ello, las empresas aplican los principios de las tres erres: reducir, reutilizar
y reciclar.
• Reducir el uso de materiales de archivo a lo estrictamente necesario.
• Reutilizar al máximo todos los materiales posibles.
• Reciclar, para lo que se deben colocar papeleras de reciclaje en el archivo.

6.2. Purga y destrucción de documentos

La purga y eliminación periódica de documentación no útil evita la acumulación
innecesaria de documentación con escaso valor operativo o legal.
La destrucción de documentación ha de realizarse con cierta frecuencia,
utilizando para ello cualquier método que evite el acceso a la información
contenida en ella por parte de cualquier persona no autorizada. Para ello se
suelen utilizar máquinas destructoras de documentación, las cuales convierten
los documentos en finas tiras de papel de las que es prácticamente imposible
rescatar cualquier información.
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6.3. Gestión de datos en soporte informático

Un sistema de gestión de bases de datos es un programa informático capaz de

obtener información regulando el acceso, la consulta y la eliminación de los datos
alojados y organizados. Algunos de los más utilizados son Microsoft Access, MySQL,
Oracle o dBase.

La actual gestión informática de una base de datos presenta una serie de ventajas frente al tratamiento
de la información conservada en soporte papel:

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7. Tratamiento de la correspondencia empresarial

La correspondencia es uno de los principales cauces que una empresa tiene para comunicarse con
clientes, proveedores, empleados, la Administración pública, etc. Por ello, suele haber una persona,
departamento o sección encargada de esta tarea.
Hay diferentes tipos de correspondencia:
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7.1. Tratamiento de la correspondencia de entrada

La correspondencia de entrada es la que se recibe del exterior, tanto por el servicio de Correos como de
las empresas de mensajería, fax, correo electrónico, etc. Su tratamiento requiere una serie de etapas:
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7.1. Tratamiento de la
correspondencia de entrada
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7.2. Tratamiento de la correspondencia de salida

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7.3. Servicios de correspondencia y paquetería

Para llevar a cabo correctamente el tratamiento de la correspondencia y la paquetería, las empresas

pueden optar entre hacerlo por sus propios medios o utilizar el servicio de Correos o el servicio de
empresas de mensajería privadas.
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8. Tratamiento telemático de la documentación

Actualmente, las nuevas tecnologías de la información y la comunicación posibilitan que los servicios
de correspondencia y paquetería tradicionales se adapten a los nuevos requerimientos de inmediatez
que los clientes demandan cada vez más.
Algunos son de ellos son los siguientes:
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8. Tratamiento telemático de la documentación

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8. Tratamiento telemático de la documentación

La adecuada transmisión de información utilizando medios telemáticos se apoya en la utilización de

dos herramientas principales:
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9. Seguridad y confidencialidad de la información

Todo documento conservado en un archivo debe ser protegido de cualquier uso inadecuado.

9.1. Medidas para la protección de la información

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9.1. Medidas para la protección de la información

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9.2. Aplicación de la Ley de Protección de Datos

La legislación se ha encargado de establecer límites al acceso y la cesión de datos personales. La

protección de datos personales está regulada en la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos y
Garantías y Derechos Digitales (LOPDGDD), y a través del Reglamento de la UE 2016/679, relativo a la
protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales y a la libre
circulación de estos (RGPD). Dicha normativa tiene por objeto «garantizar y proteger los derechos y las
libertades de las personas físicas, en especial su honor y su intimidad», siendo de aplicación a toda
empresa con archivos en España, independientemente de si esta es nacional o extranjera.
Esta normativa establece que toda empresa o empresario que desarrolle una actividad empresarial en
territorio español y trabaje con datos personales estará obligado a cumplir con una serie de aspectos
relativos a la protección de datos:
• Deberá notificar a la Agencia Española de Protección de Datos los ficheros de datos personales que
posea o las aplicaciones informáticas que utilice para su gestión.
• Tendrá que redactar un documento de seguridad en el cual se reflejen las políticas, las normas y los
procedimientos aplicables a la gestión de los datos personales almacenados.
• Habrá de firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con aquellas empresas o
profesionales que, en el desarrollo de la prestación de un servicio, accedan a dichos datos
personales.
• Deberá informar a los titulares de los datos de que está cumpliendo con la normativa relativa a la
protección de estos.
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10. La Agencia Española de Protección de datos

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es la entidad estatal independiente del resto de
administraciones públicas encargada de velar por el cumplimiento de la normativa sobre protección de
datos. Su principal labor es garantizar y velar por la preservación del derecho a la protección de datos de
carácter personal de los ciudadanos.
La AEPD se regula por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter
Personal (LOPD), así como por el Real Decreto 1720/2007, encargado de desarrollarla. En dicha regulación
se establecen como principales funciones de la AEPD las siguientes:
• Atiende las peticiones y las reclamaciones de los titulares de los datos, informándoles de los derechos
que tienen reconocidos por ley.
• En relación con las empresas y organizaciones encargadas de almacenar y tratar datos personales, la
AEPD emite las autorizaciones necesarias para poder desarrollar tal labor, reclamando las medidas de
corrección oportunas ante actuaciones contrarias a la ley y ordenando, en su caso, el cese en el
tratamiento y la cancelación de los datos.
• En lo concerniente a la elaboración de legislación, la AEPD realiza informes consultivos previos sobre
cualquier proyecto de norma que desarrolle la LOPD o incida en una materia relacionada.
• La AEPD tutela los derechos y las garantías de los usuarios en el ámbito de las comunicaciones
electrónicas, incluyendo el envío de comunicaciones comerciales no solicitadas a través de correo
electrónico (spam).
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10.1.Adaptación de la actividad empresarial a la LOPD

El proceso de adaptación a la LOPD seguido por cualquier empresa suele pasar por las siguientes fases: