Docente

Lic. Medardo Castillo Ruiz

Elian Josué Sánchez Gaitán
Universidad Martin Lutero
12 de febrero del 2024

ESTUDIO SOBRE
LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
-Administración General-
INDICE

Estudio sobre los procesos administrativos ______________________________________________2

¿Qué son los procesos administrativos? _____________________________________________________2
Origen del proceso administrativo __________________________________________________________2
Importancia del proceso administrativo______________________________________________________2
Características del proceso administrativos ___________________________________________________3
Planeación ________________________________________________________________________3
Principios ______________________________________________________________________________3
Principios mas importantes de la planeación__________________________________________________4
1- Principio de flexibilidad _____________________________________________________________________4
2- Principio de universalidad ___________________________________________________________________4
3- Principio de racionalidad ____________________________________________________________________5
4- Principio de precisión _______________________________________________________________________5
5- Principio de la unidad_______________________________________________________________________5
6- Principio de factibilidad _____________________________________________________________________6
7- Principio de compromiso ____________________________________________________________________6
8- Principio de factor limitante _________________________________________________________________6
9- Principio de inherencia _____________________________________________________________________6

Etapas y niveles. _________________________________________________________________________7

¿Cuáles son las etapas de la planeación en el proceso administrativo? ___________________________________7

Niveles o tipos. __________________________________________________________________________7

- Planeación estratégica ______________________________________________________________________7
- Planeación táctica _________________________________________________________________________7
- Planeación operativa _______________________________________________________________________8

Dirección _________________________________________________________________________8
¿Qué es dirección en el proceso administrativo? ______________________________________________8
Importancia, componentes, elementos y etapas. ______________________________________________8
Liderazgo motivacional______________________________________________________________9
Importancia del liderazgo en el entorno laboral: _______________________________________________9
Características de un buen líder: ____________________________________________________________9
Motivación y liderazgo: __________________________________________________________________10
Control __________________________________________________________________________10
¿Qué es el control como etapa del proceso administrativo? ____________________________________10
Objetivo del control _____________________________________________________________________11
Proceso de control ______________________________________________________________________11
Importancia del control dentro del proceso administrativo _____________________________________13
Tipos de control ________________________________________________________________________13

Universidad Martin Lutero

2
Estudio sobre los procesos administrativos

¿Qué son los procesos administrativos?

El proceso administrativo es un conjunto de funciones administrativas dentro de

una organización u empresa que buscan aprovechar al máximo los recursos existentes de forma correcta,
rápida y eficaz.

El proceso administrativo se compone de cuatro etapas elementales: planeación, organización, ejecución y

control. A través de ellas, los miembros de una empresa buscan alcanzar las metas u objetivos propuestos.

Origen del proceso administrativo

El proceso administrativo fue detallado por Henry Fayol, ingeniero francés, que describió sus fases y
características en su obra: “Administración industrial y general” (1916).

Fayol se basó en su experiencia dentro de la compañía de hierro y carbón francesa, Compagnie Commentry
Fourchambault et Decazeville (allí ocupó puestos técnicos y luego gerenciales desde 1888 a 1918); y en sus
estudios en el campo de la administración. Para Fayol, el factor humano es la pieza fundamental en el
funcionamiento de las empresas y el cumplimiento de metas y objetivos.

En “Administración industrial y general” estableció las seis funciones de toda empresa industrial (técnicas,
administrativas, contables, comerciales, financieras, de seguridad) y definió a las funciones administrativas
como las encargadas de coordinar y sincronizar a las otras cinco funciones. Dentro de las funciones
administrativas desarrolló las cuatro etapas para un proceso administrativo eficiente y correcto.

Además, describió catorce principios para aplicar dentro de las empresas: jerarquía de mando,
orden, disciplina, equidad, división del trabajo, justa remuneración, trabajo en equipo, iniciativa, estabilidad
del personal, unidad de dirección, centralización, subordinación del interés particular al general, autoridad
y responsabilidad y unidad de mando.

Su obra funciona como base de muchas organizaciones y empresas y se centra en tres aspectos
fundamentales: la aplicación del proceso administrativo, los principios técnicos y la división del trabajo.

Importancia del proceso administrativo

El proceso administrativo funciona como una guía simple y rigurosa mediante la cual una empresa u
organización intenta lograr los objetivos propuestos de la forma más eficiente.

La aplicación de este proceso administrativo permite aprovechar la mano de obra y los recursos técnicos y
materiales que posee una empresa. El proceso administrativo permite controlar de manera organizada los
recursos y disponerlos de manera eficiente.

Este proceso puede ser aplicado en cualquier tipo de empresa y cada uno de los miembros de la organización
debe conocer su rol dentro del proceso. La planificación y organización de los procesos administrativos suele
ser el deber de los puestos jerárquicos cuyas funciones son menos técnicas y más administrativas.

Universidad Martin Lutero

3
Características del proceso administrativos

 Es utilizado en empresas y organizaciones para la correcta administración y utilización de los recursos.

 Sirve para organizar procedimientos y cumplir metas y objetivos.

 Debe estar alineado a los objetivos de la empresa y se busca que pueda ser aplicado de manera
efectiva y simple.

 Sus fases están interrelacionadas y se pueden dividir en: mecánica (compuesta por la planificación y la
organización) y dinámica (compuesta por la dirección y el control).

 El ciclo de sus fases se repite por cada objetivo propuesto. Son etapas cíclicas y repetitivas.

 Debe ser conocido por todos los miembros de la empresa.

 Puede ser aplicado en cualquier tipo o tamaño de empresa.

 Debe ser regulado por la cúpula administrativa de la organización.

Planeación

La planeación es la primera etapa que debe ejercer el cuerpo administrativo de una empresa. Aquí es donde
serán previstos los objetivos y metas que deberá cumplir la empresa y los métodos a llevar a cabo.

La relación entre el personal trabajador y el personal administrativo debe ser complementaria para el
funcionamiento correcto de la empresa y el cumplimiento de sus objetivos.

En la planeación, se debe desarrollar un plan que contenga las diferentes actividades futuras que se van a
realizar y dicho plan deberá implementarse en el plazo dispuesto.

Principios

Los principios de la planeación administrativa son puntos que deben ser recordados para asegurarse que la
administración pueda trabajar correctamente. Son universales, pueden cambiar con el tiempo, pero incluso
estos cambios serán universales.

Los principios de la planeación son muy importantes para manejar exitosamente una institución o una
organización. También funcionan como guías que ayudan a los gestores a simplificar el proceso de
administración.

Estos principios deben relacionar y complementar las operaciones, planes u órdenes; deben proveer
información de instrucciones que cubran la logística y el apoyo administrativo de la operación.

En una organización se debe seguir un proceso que desarrolle y mantenga un ambiente en el cual los
individuos, trabajando en grupos, puedan cumplir metas específicas.

Universidad Martin Lutero

4
Dichas metas deben crear unas ganancias o deben satisfacer ciertas necesidades. Los principios de planeación
deben ayudar a cumplir con las metas específicas de la organización.

Principios mas importantes de la planeación

1- Principio de flexibilidad

Se refiere a que un sistema debería ser capaz de adaptarse a los cambios en la compañía basados en sus
necesidades, operaciones y gerencia. De acuerdo con este principio, debe haber una flexibilidad en los planes.

Esto es importante porque la flexibilidad permite que los planes se adapten a las contingencias que se puedan
desarrollar en el futuro.

De esta manera, los planes deberían ser ajustados para que puedan adaptarse a los cambios que puedan
desarrollarse después de que los planes hayan sido formulados.

Sin embargo, existe cierto grado de peligro asociado con la flexibilidad: los encargados deben ser conscientes
de que los cambios pueden influenciar decisiones tomadas previamente.

Por ese motivo, los encargados deben comparar el costo de realizar cambios en contra de los beneficios
provistos por la flexibilidad.

Ejemplo

El cambio momentáneo en la dirección de grupo debido a que la líder está cumpliendo una baja por
maternidad.

2- Principio de universalidad

El proceso de planeación debe tener una cantidad de elementos necesarios (como tiempo, personal,
presupuesto, materia prima, etc.) para que al diseñar el plan, todo pueda unificarse. Todos estos elementos
van a influir en el proceso.

De esta manera, cuando se termine dicho proceso de planeación, la administración puede ponerse en marcha
enseguida.

Ejemplo

Si se quisiera desarrollar un proyecto de contabilidad de un cliente se requiere de los recursos humanos

(contables, estadísticos…) y técnicos (facturas, Excel, etc.) para ponerlo en marcha.

3- Principio de racionalidad

La racionalidad es el proceso de entendimiento de un problema, seguido por el establecimiento y evaluación

de los criterios de formulación de planes, la formulación de alternativas y su implementación.

Todas las decisiones deben estar basadas en la razón y la lógica, con poco o ningún énfasis en los valores y
emociones.

Universidad Martin Lutero

5
El encargado debe aprender de la experiencia para definir el método correcto o procedimiento a seguir para
obtener el resultado correcto.

Ejemplo

Una empresa desea emprenderse en un proyecto muy ambicioso pero inseguro. Los encargados deben
decidir si quieren iniciarlo a partir de valorar criterios lógicos como el económico, evitando a su vez dejarse
llevar por las emociones o el entusiasmo.

4- Principio de precisión

La precisión es el alma de la planeación. Esto provee al planeamiento de un significado exacto, definitivo y

apropiado en su contenido y magnitud.

Cualquier error en la planeación afecta las otras funciones de la administración. Por lo tanto, la precisión es la
importancia última de cada clase de planeamiento.

Por ese motivo, todos los planes deben ser precisos. Mientras las metas se fijen con mayor precisión, habrá
una mayor probabilidad de lograrlas con éxito. Según este principio, los planes nunca deberían realizarse con
afirmaciones vagas.

Ejemplo

Una administración tiene el encargo de elaborar un informe sobre la viabilidad de desarrollar los Juegos
Olímpicos de una ciudad. En este caso, precisar la fecha de entrega del informe se hace crucial para los
intereses federativos y estatales.

5- Principio de la unidad

Este principio se refiere a que todos los individuos que tienen el mismo objetivo deben ser dirigidos hacia el
logro de una meta común.

En una organización debe haber solo un plan para cada función. Estos planes deben estar conectados e
integrados, por lo que al final debe haber solo un plan principal.

Gracias a este principio se puede lograr eficientemente un objetivo organizacional, habrá una mejor
coordinación y los esfuerzos estarán dirigidos a lograr la meta de la mejor manera posible.

Ejemplo
Los departamentos de marketing tienen una idea sobre cómo gestionar los recursos muy diferentes a los del
departamento de finanzas. Si no llegan a un acuerdo, las opciones de éxito se verán muy reducidas.

6- Principio de factibilidad

La planeación debe estar basada en hechos y en la experiencia. Por lo tanto, debe ser realista por naturaleza.
Debe representar un programa que sea posible ejecutar con más o menos los recursos existentes.

La planeación siempre debe de estar basada en lo que se puede lograr de manera realista. No se pueden
realizar planes que no se puedan lograr a partir de los medios que se tienen disponibles.

Universidad Martin Lutero

6
Ejemplo

Una empresa con recursos para desarrollar tres proyectos distintos a la vez no debería involucrarse en realizar
ninguno más, ya que las posibilidades de que fracasen todos son alta.

7- Principio de compromiso

Cada plan incluye el compromiso de recursos, y el cumplimiento de estos compromisos involucra tiempo.

Si se quiere que un plan sea exitoso, los recursos deben ser comprometidos durante el periodo de tiempo que
sea necesario para su logro.

Ejemplo

Si se planea extender el edificio de una fábrica y toma seis meses construirlo, la compañía debe estar
preparada para no obtener un beneficio en sus ingresos de esta rama por un periodo de al menos seis meses.

8- Principio de factor limitante

La planeación es escoger el mejor curso entre un número de cursos alternativos de acción. La clave de tomar
dichas decisiones se encuentra en definir el factor limitante (ya sea escaso o limitado) que puede impedir
lograr las metas.

El factor limitante es algún factor, fuerza o efecto en la situación que limita la habilidad de la organización
para lograr un objetivo en particular. Por lo tanto, al momento de decidir sobre un plan, el encargado debe
concentrarse principalmente en el factor limitante.

Otorgar mucha importancia a los factores que no son importantes es un error común en la planeación.

Ejemplo

El análisis DAFO es una herramienta utilizada por las empresas para determinar no solo las posibilidades y
oportunidades, sino también para valorar las amenazas y debilidades. Están interconectados, siendo la clave
para que la toma de decisiones no fracase.

9- Principio de inherencia

El proceso de planificar metas es algo implícito en las organizaciones. Por lo tanto, los encargados deben
encontrar la mejor manera de lograr los objetivos que se quieren lograr. Esto debe realizarse poco a poco, al
ir colocando objetivos inmediatos.

La planificación lleva a un resultado eficiente; esta permite encontrar soluciones reales a los problemas
enfrentados.

Ejemplo

Universidad Martin Lutero

7
Si se encargase un proyecto sobre cómo administrar los recursos de una empresa con inestabilidad financiera,
se debería fijar unas metas siempre con la prevención de tener un plan B por si el A fracasase.

Etapas y niveles.

¿Cuáles son las etapas de la planeación en el proceso administrativo?

Las etapas de la planeación e el proceso administrativo so las siguientes:

1- Establecimientos de objetivos
2- Análisis de la situación actual
3- Identificación de alternativas
4- Elección de la mejor alternativa
5- Elaboración de planes de acción
6- Implementación de los planes
7- Evaluación y control

Cada una de estas etapas es fundamental para el proceso de planeación y deben ser llevadas a cabo de
manera cuidadosa y minuciosa para lograr los objetivos propuestos.

Niveles o tipos.

La planeación en los procesos administrativos se divide en tres niveles que se complementan entre sí:

- Planeación estratégica

En este nivel, se establecen metas y objetivos institucionales a largo plazo. Se toman decisiones sobre la
dirección general de la organización, los recursos a utilizar y las políticas que guiarán su funcionamiento. Es
una planeación de alcance amplio y proyectada hacia el futuro.

- Planeación táctica

A nivel táctico, se definen planes más específicos para áreas concretas de la organización. Aquí se establecen
acciones y estrategias que contribuyen al logro de los objetivos generales. La planeación táctica se aplica en
áreas específicas que vigilan y definen aspectos que no son posibles delimitar en otros niveles.

- Planeación operativa

En este nivel, se diseñan planes concretos y detallados para la ejecución diaria de las actividades. La
planeación operativa se enfoca en la implementación práctica de las estrategias y tácticas previamente
definidas. Es ejecutada por los niveles de dirección jerárquica más bajos y se plantea para todas las áreas de la
organización.

En resumen, estos tres niveles de planificación permiten que la organización funcione de manera armónica,
asegurando que los esfuerzos se enfoquen en el cumplimiento de metas específicas y, a su vez, contribuyan a
los objetivos generales.

Universidad Martin Lutero

8
Dirección

¿Qué es dirección en el proceso administrativo?

Conocemos lo que es dirección en el proceso administrativo como la fase más dinámica de todo el proceso,
debido a la interacción que existe entre las personas miembros de un equipo de trabajo y su gerente.

Es la tercera etapa del proceso administrativo y una de las principales funciones administrativas de una
empresa. Va después de la organización y precede a la fase de control, en algunos casos es llamada la fase de
ejecución esto lo veremos más adelante.

Esta fase de lo que es dirección en el proceso administrativo se lleva a cabo con la participación de un gerente
quien es el encargado de motivar al equipo de trabajo, así como velar por la coordinación del mismo e instruir
y ayudar a los miembros que lo necesiten. Sin embargo, sus funciones son aún más amplias.

Entender el concepto de lo que es dirección en el proceso administrativo y sus funciones es fundamental para
avanzar en las otras fases del proceso.

Importancia, componentes, elementos y etapas.

La dirección administrativa es una disciplina importante para el éxito de cualquier empresa. Se ocupa de la
organización y el control de los procesos administrativos. Está compuesta por cuatro componentes,
elementos o etapas que desempeñan un papel fundamental en la gestión empresarial:

1- Toma de decisiones: En esta etapa, los líderes deben comprender la situación, evaluar alternativas y
tomar decisiones informadas. Las fases incluyen:

- Definir el problema: Comprender la situación, los retos surgidos y los objetivos que guiarán la
solución.
- Evaluar las alternativas: Revisar todas las opciones disponibles.
- Tomar una decisión: Decantarse por una opción específica, considerando posibles consecuencias y
previsiones.

2- Integración: Implica la disposición de los elementos y recursos necesarios para ejecutar la decisión
previamente tomada. Aquí se incluyen:

- Reclutamiento: Agrandar o reemplazar el capital humano con el personal necesario para llevar a cabo
las labores que acarrea la decisión.

3- Motivación y guía: La dirección debe motivar al equipo y guiarlo hacia los objetivos. Esto implica:

- Comunicación fluida: Facilitar la interacción entre los miembros del equipo.

- Supervisión: Monitorear el progreso y corregir desviaciones.
Universidad Martin Lutero
9
 - Consecución de objetivos: Asegurar que se alcancen los resultados deseados.
- Control: Evaluar el desempeño y los resultados obtenidos, corrigiendo cualquier desviación o
ajustando las estrategias según sea necesario.

En resumen, la dirección administrativa no solo se trata de tomar decisiones, sino también de liderar, motivar
y asegurar el cumplimiento de metas organizacionales.

Liderazgo motivacional

El liderazgo motivacional desempeña un papel crucial en los procesos administrativos. Permíteme explorar
cómo estos dos conceptos se entrelazan y su relevancia en el entorno empresarial:

Importancia del liderazgo en el entorno laboral:

 Un buen líder guía y motiva a su equipo, estableciendo metas claras y proporcionando

herramientas y recursos necesarios para alcanzarlas.

 Genera confianza y fomenta la colaboración.

 Impulsa la motivación y el compromiso de los empleados.

Características de un buen líder:

 Entusiasmo: Transmitir seguridad y confianza al equipo.

 Visión a largo plazo: Detectar oportunidades y anticiparse a amenazas.

 Buena comunicación: Transmitir objetivos y alinear esfuerzos.

 Resolución de conflictos: Solucionar problemas eficientemente.

 Disciplina: Transmitir exigencia y ganar la confianza del equipo.

 Negociación: Persuadir y crear relaciones beneficiosas.

Motivación y liderazgo:

 La motivación es esencial para el éxito. Colaboradores motivados entregan mejores

resultados y son más eficientes.

 El líder debe identificar los factores que motivan a su equipo y diseñar estrategias para
impulsar su desempeño.

 Acciones que elevan la motivación:

 Retroalimentación individual y en equipo.

Universidad Martin Lutero

10
  Reconocimiento del trabajo y recompensas.

 Comunicación efectiva y participación en proyectos.

En resumen, un líder efectivo no solo guía, sino también motiva e inspira a su equipo, creando un ambiente
positivo y fomentando el compromiso y la lealtad.

Control

¿Qué es el control como etapa del proceso administrativo?

El control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen estándares para evaluar los
resultados obtenidos, con el objeto de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las
operaciones.

Sabemos que el proceso administrativo, es un conjunto de pasos, etapas o fases mediante las cuales se
aprovechan los recursos con los que cuenta una empresa. Estas etapas se dividen en planeación, dirección,
organización y control. Como observamos, el control es la última etapa del proceso administrativo. Esta etapa
consiste en medir y corregir el desempeño de las actividades y procesos que se llevan a cabo para asegurar
que los objetivos de la empresa sean alcanzados.

Tiene las siguientes funciones:

I. Función restrictiva y coercitiva: se emplea para evitar los desvíos indeseables o comportamientos no
aceptados. Se usa para delimitar funciones y ejercer el mando dentro de la empresa.

II. Sistema automático de regulación: cuando se detecta que las actividades o funciones de los
colaboradores, los procesos, las áreas o departamentos se han desviado o presentan irregularidades,
esta regulación los hará volver a las actividades ya planeadas.

III. Función administrativa: como ya se indicó, el control forma parte del proceso administrativo, junto
con la planeación, la organización y la dirección.

Objetivo del control

El objetivo de la función administrativa de control es la de ver que todo se haga conforme fue planeado y
organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su
repetición.

Proceso de control

El control o evaluación, como hoy se conoce, consiste en el proceso sistemático de regular o medir las
actividades que desarrolla la organización para que estas coincidan con los objetivos y expectativas
establecidos en sus planes. A fin de identificar los errores o desviaciones y con el objetivo de corregirlos y

Universidad Martin Lutero

11
evitar su repetición, la función de control, como fase del proceso administrativo, se desarrolla dentro de un
proceso compuesto por las siguientes fases:

1. Establecimiento de estándares. Se establecen los criterios de evaluación o comparación. Usualmente

se determinan dentro de las siguientes cuatro variables:

 De cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de existencias, materias primas,

número de horas de trabajo.

 De calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.

 De tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de

elaboración de un producto.

 De costos: establece los costos de producción, administración, costos de ventas.

2. Evaluación del desempeño. Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

3. Comparación de desempeño con el estándar establecido. Compara el desempeño de las funciones

realizadas con el que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvió o variación o algún
error o falla con relación al desempeño esperado.

4. Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado.

Esquema del proceso de control y sus etapas como función del proceso administrativo

El control es
un medio de

Universidad Martin Lutero

12
retroinformación que sirve para reiniciar el proceso administrativo. Si el fin último de la administración es la
calidad y eficiencia, la manera de verificar que esto se ha logrado es a través del control.

El sistema de control administrativo se considera cada vez más un sistema de retroalimentación cuyo
propósito central es identificar oportunidades de mejoramiento que les permitan a las organizaciones una
mejora continua en la optimización de sus recursos y el logro de sus resultados en función de una mejor
competitividad, mediante un mejor desempeño de las actividades.

Mancera, propone una variación al proceso de control, dice que el verdadero proceso de control incluiría los
siguientes pasos:

 Una fase de planificación de objetivos para cada segmento de la organización.

 Ejecutar los objetivos.

 Medir los resultados.

 Interpretar los resultados.

 Emprender acciones correctoras. Estas acciones correctoras, a su vez podrían ser de tres tipos:

 Modificar la actuación del segmento cuyos resultados son insatisfactorios.

 Modificar el objetivo inicialmente asignado.

 Modificar la estructura del segmento y organizarlo de otro modo, asignando objetivos

particulares a cada subsegmento.

Importancia del control dentro del proceso administrativo

De acuerdo con Munch, el control es una función del proceso administrativo de vital importancia, dado que:
 Sirve para comprobar la efectividad de la gestión.

 Promueve el aseguramiento de la calidad.

 Protege los activos de la empresa.

 Se garantiza el cumplimiento de los planes.

 Establece medidas para prevenir errores, y reducir costos y tiempo.

 Sirve para determinar y analizar las causas que originan las desviaciones, y evitar que se repitan.

 Es el fundamento para reiniciar el proceso de planeación y sus etapas.

Tipos de control

Existen diferentes tipos de control, entre los principales se encuentran:

Universidad Martin Lutero

13
  Control Preliminar: Es el realizado antes de que el proceso operacional comience. Esto incluye la
creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas
serán ejecutadas con propiedad.

 Control Concurrente: Se aplica durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia,
sincronización de las actividades que ocurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones
requeridas.

 Control de Retroalimentación: Se enfoca en el uso de la información de los resultados anteriores para

corregir posibles desviaciones.

Universidad Martin Lutero

14