Manual SOCE Menor Cuantia para Bienes y Servicios - Entidades Contratantes Signed Signed Signed

DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y
CERTIFICACIÓN
MANUAL DE USUARIO
MENOR CUANTÍA
Publicación del pliego y ejecución del

procedimiento en el SOCE
DIRIGIDO A
ENTIDADES CONTRATANTES
JULIO 2023
1
INDICE DE CONTENIDOS
1. Presentación .............................................................................................4
2. Fase Precontractual ....................................................................................4
2.1 Ingreso al Portal de Contratación Pública .........................................................4
2.2 Publicación del procedimiento de menor cuantía en el SOCE .................................6
2.3 Consulta de Procesos ................................................................................ 16
PROVEEDOR .................................................................................................. 19
2.4 Aceptación de la manifestación de interés .................................................... 19
ENTIDAD CONTRATANTE ................................................................................... 26
2.6 Reselección ........................................................................................... 26
2.6.1 Reselección por no selección .............................................................. 28
2.6.2 Reselección por falta de manifestaciones .............................................. 30
2.6.3 Registro de cronograma en reselección ................................................. 40
2.7 Selección de Proveedor ............................................................................. 45
PROVEEDOR .................................................................................................. 51
2.8 Preguntas.............................................................................................. 51
2.9 Respuestas y Aclaraciones ......................................................................... 54
PROVEEDOR .................................................................................................. 60
2.10 Entrega de Oferta .................................................................................. 60
2.11 Revisión de ofertas ................................................................................. 66
2.12 Convalidación de Errores.......................................................................... 66
PROVEEDOR .................................................................................................. 79
2.13 Respuesta a la Convalidación de Errores ....................................................... 79
2.14 Revisión de la Convalidación de Errores ....................................................... 84
2.15 Calificación de Oferta ............................................................................. 85
2.16 Selección de un nuevo proveedor en caso de que no envíe su oferta .................... 90
2.17 Adjudicación o declaratoria de desierto ....................................................... 97
2.17.1 Adjudicación ................................................................................. 97
2.17.2 Declaratoria desierto .................................................................... 102
2.17.3 Declarar desierto un procedimiento adjudicado .................................. 108
3. Fase Contractual .....................................................................................110
3.1 Registro de contrato ...............................................................................110
3.2 Registro de garantías...............................................................................116
3.3 Ejecución de Contratos ............................................................................120
3.4 Terminación de Contratos.........................................................................121
3.4.1 Terminación unilateral del Contrato ................................................... 121
3.4.2 Terminación por mutuo acuerdo ........................................................ 125
3.4.3 Terminación por laudo ejecutoriado ................................................... 129
2
3.4.4 Muerte del contratista o disolución .................................................... 130
4. Finalización del procedimiento de contratación ...............................................133
3
1. Presentación
La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública ha establecido los

procedimientos de contratación que utilizarán las Entidades Contratantes en las
adquisiciones de bienes, prestación de servicios, ejecución de obras y consultorías,
los mismos que deberán realizarse utilizando las herramientas electrónicas del
Sistema Oficial de Contratación del Estado “SOCE”.
El Servicio Nacional de Contratación Pública “SERCOP”, pone a disposición de las

Entidades Contratantes el presente manual, el cual tiene como objetivo dar a
conocer a las Entidades Contratantes los pasos a seguir para la publicación del pliego
de bienes y servicios la ejecución de la fase precontractual en el SOCE del
procedimiento de contratación de Menor cuantía de bienes y servicios.
ENTIDAD CONTRATANTE
2. Fase Precontractual
2.1 Ingreso al Portal de Contratación Pública

Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer
versión 7, Mozilla Firefox 2.0 o superior.
Ingrese al portal institucional SERCOP, www.sercop.gob.ec. Imagen 2.1
Imagen 2.1
4
Para ingresar al sistema de contratación, dé clic en el enlace “SOCE” Sistema Oficial
de Contratación del Estado. Imagen 2.2
Imagen 2.2
Para iniciar su sesión en el sistema, ingrese número de “Ruc” de la entidad

contratante, nombre de “Usuario” y “Contraseña”. Imagen 2.3
Imagen 2.3
5
Una vez que ha ingresado todos los datos, de clic en el botón “Entrar”. Imagen 2.4
Imagen 2.4
A continuación, podrá observar la pantalla inicial donde la entidad contratante

realiza las contrataciones. Imagen 2.5
Imagen 2.5
2.2 Publicación del procedimiento de menor cuantía en el SOCE
Para publicar el procedimiento de Menor Cuantía, ingrese al menú “Entidad

Contratante”, y posteriormente en el submenú “Nueva Contratación USHAY”.
Imagen 2.6
6
Imagen 2.6
En esta sección, deberá cargar el pliego generado en el MFC, para ello dé clic en el
botón “Examinar”. Imagen 2.7
Imagen 2.7
En el siguiente paso, busque el archivo del pliego “contratacion_pli_

menbieser.ushay”, luego dé clic en el botón “Abrir”. Imagen 2.8
Imagen 2.8
7
Una vez que ha seleccionado el archivo, dé clic en “Subir Archivo”. Imagen 2.9
Imagen 2.9
Ahora, el sistema mostrará un mensaje indicando que el archivo se ha subido, y

podrá revisar el archivo ya cargado en pantalla. Imagen 2.10
Imagen 2.10
Una vez subido el archivo en el sistema, seleccione la opción “Procesar Archivo”.

Imagen 2.11
Imagen 2.11
Si el archivo se subió con éxito, el sistema pasará a la pantalla “Resumen de
Información del Proceso de Contratación”. Para continuar, deberá registrar una o
8
varias palabras claves, esto quiere decir que registre palabras que sean afines a la
contratación que va a realizar. Imagen 2.12
Imagen 2.12
A continuación podrá observar un ejemplo de la palabra o palabras sinónimo de la

contratación. Imagen 2.13
Imagen 2.13
En la siguiente sección deberá registrar los datos de algunas autoridades, ingresando los
siguientes datos:
 Origen: Seleccionar entre nacional o extranjero

 Número de cédula o pasaporte: Datos que dependen del origen.
 Nombres o apellidos: Estos datos aparecerán automáticamente en el caso
de que sea una persona nacional, para el extranjero deberá ingresar
nombres y apellidos.
A continuación, la imagen en la que se deberán registrar los datos mencionados.

Imagen 2.14
9
Imagen 2.14
En el caso de que seleccione el origen nacional, ingrese número de cédula y, el

sistema le mostrará de forma automática los nombres y apellidos de dicha
autoridad. Imagen 2.15
Imagen 2.15
Para el caso de origen extranjero, registre el número de identificación con datos

alfanuméricos, posteriormente registre apellidos y nombres de la autoridad. Imagen 2.16
Imagen 2.16
En la siguiente sección el sistema solicitará que se indique SI se requiere o NO la

conformación de la comisión técnica. Imagen 2.17
Imagen 2.17
Es importante indicar que en base a nuevas disposiciones normativas en caso se exija la

conformación de la comisión técnica para este tipo de procedimiento deberá registrarla de
manera obligatoria.
En la siguiente pantalla podrá observar un ejemplo de los datos registrados. Imagen 2.18
10
Imagen 2.18
Para el caso de que se requiera la conformación de comisión técnica, el sistema

solicitará que seleccione el origen, digite el número de cédula, cargo y seleccione la
función que cumplirá en la comisión técnica. Imagen 2.19
Imagen 2.19
A continuación, un ejemplo con los datos registrados de los miembros de la comisión

técnica. Imagen 2.20
11
Imagen 2.20
Finalmente, dé clic en el botón “Continuar”. Imagen 2.21
Imagen 2.21
A continuación, el sistema le indicará si es que está seguro de continuar, ya que los

datos se grabarán y no podrán ser modificados. Para continuar de clic en el botón
“Aceptar”. Imagen 2.22
Imagen 2.22
En la siguiente sección, la entidad contratante deberá cargar los documentos que

son parte integrante del procedimiento de contratación. En la primera sección
deberá cargar la resolución de inicio y aprobación del pliego, para cargar el
documento, de clic en el botón “Seleccionar archivo”. Imagen 2.23
12
Imagen 2.23
A continuación seleccione el archivo, tal como se muestra en el siguiente ejemplo,

finalmente de clic en el botón “Abrir”. Imagen 2.24
Imagen 2.24
A continuación, registre el nombre del documento en la sección “Descripción” y

finalmente de clic en el botón “Subir” Imagen 2.25
13
Imagen 2.25
En la siguiente imagen puede observar que el archivo ha sido cargado con éxito. En
caso de que necesite borrarlo, puede dar clic en “Eliminar”. Imagen 2.26
Imagen 2.26
14
En la sección “ARCHIVOS OPCIONALES”, podrá adjuntar archivos que no se subieron
en al elaborar el pliego en el MFC. Imagen 2.27
Imagen 2.27
Se recomienda que antes de subir un archivo al sistema, revise que el nombre

con el que fue guardado el documento en PDF no tenga tildes, signos, ni
símbolos, y que el tamaño de cada archivo no supere los 10MB, ya que esto
podría impedir que pueda cargarlo en el sistema. Tome en cuenta esta
recomendación para cualquier sección donde el sistema le pida cargar un
archivo.
Adicionalmente, podrá observar los archivos que cargó al elaborar el pliego MFC,
estos se encuentran en la sección “ARCHIVOS CARGADOS DESDE EL USHAY”, este
archivo es el que se cargó en el pliego elaborado en el Módulo Facilitador de
Contratación Pública MFC. Imagen 2.28
Imagen 2.28
Una vez que se encuentre registrada toda la información, de clic en “Finalizar”.

Imagen 2.29
15
Imagen 2.29
Lea detenidamente el siguiente mensaje, si está seguro de finalizar el procedimiento

dé clic en el botón “Aceptar”. En caso de que no realice esta confirmación, el
procedimiento no se publicará. Imagen 2.30
Imagen 2.30
2.3 Consulta de Procesos

Una vez que haya registrado el proceso proceda a buscarlo, haga clic en el Menú
“Consultar” submenú “Mis Procesos”. Imagen 2.31
16
Imagen 2.31
Podrá realizar la búsqueda del proceso con cualquiera de las opciones siguientes:
Palabra clave, Tipo de Contratación, Estado del Proceso, Código del Proceso o
por Fechas de Publicación. Imagen 2.32
Imagen 2.32
En la siguiente pantalla podrá observar un ejemplo en el que se realiza la búsqueda

por el “Tipo de Contratación” y por la “Fecha de Publicación”. Una vez seleccionado
los filtros de búsqueda, dé clic en el botón “Buscar”. Imagen 2.33
17
Imagen 2.33
A continuación podrá observar el resultado de la búsqueda realizada. Imagen 2.34
Imagen 2.34
Ahora, ingrese al procedimiento dando clic en el código del procedimiento requerido.

Imagen 2.35
Imagen 2.35
Ahora podrá visualizar toda la información del procedimiento. Revise Descripción,

Fechas, Productos, Parámetros de Calificación, Respuesta de Aceptación, Archivos,
18
inclusive podrá revisar la sección de los Invitados en el enlace “Ver Invitaciones”.
Imagen 2.36
Imagen 2.36
Recuerde que una vez publicado el procedimiento de menor cuantía, el sistema

automáticamente realiza la invitación a proveedores de micro y pequeñas
empresas, actores pertenecientes al sector de la economía popular y solidaria,
profesionales o artesanos, registrados y habilitados en el Registro Único de
Proveedores -RUP y que se encuentren domiciliados en el cantón donde surta
efecto el objeto de contratación y en el código CPC objeto de dicha
contratación. (Criterio de localidad, tamaño y/o tipo de proveedor).
PROVEEDOR
2.4 Aceptación de la manifestación de interés
Una vez que el procedimiento de contratación de menor cuantía se publique, la

primera etapa del procedimiento es la del envío de la manifestación de interés, para
ello el proveedor deberá ingresar al sistema, revisar el listado de invitaciones
recibidas. Para ingresar al procedimiento de contratación del listado de invitaciones
recibidas, el proveedor deberá dar clic en el código del procedimiento al que le
interesa participar, tal como se muestra en la siguiente imagen. Imagen 2.37
19
Imagen 2.37
Otra de las opciones para que el proveedor pueda revisar las invitaciones se
encuentra en el menú consultar “Invitaciones recibidas” de Imagen 2.38
Imagen 2.38
Al ingresar podrá hacer la búsqueda del proceso por mes, tal como se muestra en la
pantalla a continuación. Imagen 2.39
Imagen 2.39
20
Una vez que ha seleccionado el mes de la invitación, dé clic en “Buscar
invitaciones”. Imagen 2.40
Imagen 2.40
A continuación se muestra el resultado de las invitaciones del mes seleccionado. Para

ingresar al procedimiento en el que requiera participar, dé clic en el código del
procedimiento. Imagen 2.41
Imagen 2.41
Al ingresar, revise las pestañas “Descripción”, “Fechas”, “Productos”, “Parámetros

de Calificación”, “Respuesta de Aceptación”, “Archivos”. Imagen 2.42
21
Imagen 2.42
En caso de que el proveedor manifieste su interés en participar en el procedimiento

de contratación, debe revisar que el estado del procedimiento se encuentre
“Aceptación Proveedor”, para enviar la manifestación deberá dar clic en la sección
“Aceptación de proveedores”. Imagen 2.43
Imagen 2.43
Recuerde que el proveedor tiene 24 horas contados desde la fecha de publicación o re-
selección del procedimiento para presentar su manifestación de interés.
Ahora, el sistema le dirigirá a la pantalla de “Manifestación de Interés”, en donde se

muestra la información general del procedimiento, y los campos que deberá llenar
para generar la manifestación. Imagen 2.44
22
Imagen 2.44
A continuación, ingrese los siguientes los siguientes datos solicitados en la sección

“Ingreso de ofertas”:
 Registre tiempo de entrega propuesto o plazo en número de días.

 Registre el tiempo de Garantía en número de meses.
Ingrese la razón de aceptación de la manifestación de interés. Imagen 2.45
Imagen 2.45
A continuación un ejemplo con los datos llenos. Imagen 2.46
Imagen 2.46
En la siguiente sección debe registrar el valor de su oferta económica, para esto

ingrese el valor correspondiente en la casilla de precio unitario por cada ítem.
Imagen 2.47
Imagen 2.47
23
Una vez ingresado el valor del precio unitario de todos los ítems, el sistema calculará
automáticamente el precio total. Imagen 2.48
Imagen 2.48
En la siguiente sección el proveedor procederá a llenar la información respecto a la

declaración de valor agregado ecuatoriano de su oferta; para lo cual deberá
responder “SI” o “NO” a la pregunta: “¿Es usted DISTRIBUIDOR, COMERCIANTE,
IMPORTADOR, REPRESENTANTE DIRECTO o INTERMEDIARIO de los bienes o
servicios que conforman su oferta? Imagen 2.49
Imagen 2.49
Recuerde revisar las recomendaciones que presenta el sistema, respecto a la

declaración de VAE en la sección que se presenta a continuación. Imagen 2.50
Imagen 2.50
Después de registrar la respuesta, el sistema habilitará los campos para el llenado de

los literales a) y b) de la declaración del VAE. El valor de c) el sistema lo presenta
automáticamente en base al “precio total” previamente establecido. Imagen 2.51
24
Imagen 2.51
Una vez que haya ingresado los campos solicitados del VAE dé clic en el botón
Imagen 2.52
Se recomienda al proveedor revisar la metodología de declaración del VAE, misma que

se encuentra en la dirección https://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/valor-
agregado-ecuatoriano.
Para confirmar los datos ingresados en la manifestación de interés dé clic en el botón

Imagen 2.53
A continuación, el sistema informará el monto de oferta registrado y el porcentaje

de VAE declarado por el proveedor. Imagen 2.54
25
Imagen 2.54
Recuerde que al momento de realizar la oferta deberá registrar los mismos valores de
oferta y VAE, que fueron establecidos en la manifestación de interés.
Para finalizar de clic en el botón “Imprimir”. El documento generado será el

respaldo del envío de la manifestación de interés del proveedor. Imagen 2.55
Imagen 2.55
En caso que en el procedimiento existan re-selecciones en otras circunscripciones

territoriales, el proveedor será invitado nuevamente y no requerirá enviar nuevamente
la manifestación de interés.
ENTIDAD CONTRATANTE
2.6 Reselección
Si no se realiza la selección de un proveedor, ya sea porque venció el tiempo de

vigencia de las manifestaciones de interés, porque no se presentaren al menos 3
manifestaciones de interés o en el caso de que se presente más de 3 manifestaciones
y una vez realizadas las selecciones estas sean descalificadas agotándose el listado
de manifestaciones de interés dentro de un nivel territorial; el sistema pasará a un
estado de “Re-selección Proveedor” mediante el cual se podrá realizar una nueva
invitación a nivel cantonal, provincial, nacional considerando parámetros de inclusión
y contratación preferente -MYPES o la selección directa de un proveedor sin
26
considerar parámetros de inclusión y contratación preferente -MYPES según sea el
caso.
En estos casos para continuar con la reselección, de clic en el botón “Re-selección

Proveedor” que aparece en el menú del proceso. Imagen 2.56
Imagen 2.56
El sistema le mostrará la pantalla de Re-selección, con información de la entidad

contratante, representante legal, código del proceso, detalle del producto,
provincia, cantón, tipo de proveedor y el mensaje detallando la razón de la
reselección. Imagen 2.57
Imagen 2.57
27
2.6.1 Reselección por no selección
A continuación se muestra un ejemplo donde pese a contar con 3 o más

manifestaciones de interés, la entidad no realizó la selección del proveedor en el
tiempo de vigencia de 72 horas que tienen las manifestaciones de interés. Imagen
2.58
Imagen 2.58
En este caso el sistema le permitirá cargar un archivo de justificación de reinicio previo

al registro del cronograma.
Para continuar dé clic en el botón “Reiniciar”. Imagen 2.59
Imagen 2.59
28
En esta sección, cargue el archivo que justifique el reinicio del proceso, para ello dé
clic en el botón “Examinar”. Imagen 2.60
Imagen 2.60
Busque el archivo requerido, luego dé clic en el botón “Abrir”. Imagen 2.61
Imagen 2.61
A continuación, registre el nombre del documento en la sección “Descripción” y

finalmente de clic en el botón “Subir”. Imagen 2.62
Imagen 2.62
29
Una vez cargado el archivo, dé clic en el botón “Continuar” para continuar con el
registro del cronograma. Imagen 2.63
Imagen 2.63
2.6.2 Reselección por falta de manifestaciones
A continuación se muestra un ejemplo en donde no se presentaron al menos 3

manifestaciones de interés a nivel cantonal, por lo que el sistema indica que debe
realizar la invitación al nivel provincial. Para continuar con el registro del
cronograma de clic en el botón “Continuar”. Imagen 2.64
Imagen 2.64
A continuación un ejemplo donde se agotó el listado de manifestaciones de interés a

nivel cantonal por lo que el sistema indica que debe realizar la invitación al nivel
30
provincial. Para continuar con el registro del cronograma dé clic en el botón
“Continuar”. Imagen 2.65
Imagen 2.65
En este caso se muestra un ejemplo en donde no se presentaron al menos 3

manifestaciones de interés hasta el nivel provincial, por lo que el sistema indica que
debe realizar la invitación a nivel nacional. Para continuar con el registro del
cronograma dé clic en el botón “Continuar”. Imagen 2.66
Imagen 2.66
31
A continuación un ejemplo donde se agotó el listado de manifestaciones de interés a
nivel provincial por lo que el sistema indica que debe realizar la invitación al nivel
nacional. Para continuar con el registro del cronograma dé clic en el botón
Imagen 2.67
Aquí un ejemplo en donde no se presentaron al menos 3 manifestaciones de interés

hasta el nivel nacional. Para continuar con la selección directa del proveedor de clic
en “Continuar”. Imagen 2.68
Imagen 2.68
32
Aquí un ejemplo en donde se agotó el listado de manifestaciones de interés hasta el
nivel nacional. Para continuar con la selección directa del proveedor de clic en
Imagen 2.69
Si no se presentó el mínimo de tres manifestaciones o se agotó el listado de

manifestaciones de interés hasta el nivel nacional, el sistema le permitirá realizar la
selección directa de un proveedor a nivel nacional sin considerar parámetros de
inclusión y contratación preferente -MYPES, para continuar de clic en “Imprimir
Resultado”. Imagen 2.70
Imagen 2.70
33
En la siguiente pantalla dé clic en “Imprimir” y guarde el documento como respaldo
de la invitación que se va a realizar. Imagen 2.71
Imagen 2.71
A continuación, de clic en el botón “Regresar” para retornar a la pantalla de

“Invitaciones a proveedores”. Imagen 2.72
Imagen 2.72
De clic en “Seleccione proveedor”, para proceder con la selección del proveedor.

Imagen 2.73
34
Imagen 2.73
En esta sección la entidad contratante seleccionará a un proveedor del “Listado de

proveedores categorizados en el producto”. Imagen 2.74
Imagen 2.74
35
Para revisar el resto de proveedores dé clic en la opción “Siguiente”. Imagen 2.75
Imagen 2.75
Tambien puede realizar la busqueda mediante el numero de RUC o la razón social del
proveedor dando clic en la opción deseada. Imagen 2.76
Imagen 2.76
Ingrese los datos de búsqueda y dé clic en “Buscar proveedor”. Imagen 2.77
36
Imagen 2.77
A continuación se muestra un ejemplo de búsqueda de un proveedor. Para

seleccionarlo, dé clic en el nombre del proveedor. Imagen 2.78
Imagen 2.78
A continuación, el sistema presentará el proveedor que ha sido seleccionado para

que se le envié una invitación al procedimiento. Imagen 2.79
Imagen 2.79
37
Si requiere eliminar la selección, dé clic en la “X”, tal como se muestra en la
siguiente imagen. Imagen 2.80
Imagen 2.80
Para continuar con el proceso de selección debe cargar el “Acta de selección de
proveedores”, para ello dé clic en “Examinar”. Imagen 2.81
Imagen 2.81
38
En el siguiente paso, busque el archivo del acta y dé clic en el botón “Abrir”. Imagen
2.82
Imagen 2.82
Revise que el nombre de los archivos que se vayan a subir al sistema no contenga tildes.
Una vez seleccionado el archivo, ingrese el nombre del acta en la sección

“Descripción” y finalmente de clic en el botón “Subir”. Imagen 2.83
Imagen 2.83
Para continuar con el registro del cronograma de clic en el botón “Continuar”.

Imagen 2.84
39
Imagen 2.84
2.6.3 Registro de cronograma en reselección
El sistema presentará una alerta sobre cómo establecer las fechas que deberá
registrar para el nuevo cronograma, lea la información y de clic en “Aceptar”.
Imagen 2.85
Imagen 2.85
A continuación, se muestra la pantalla del cronograma. Para registrar la fecha de

cada etapa, dé clic en el cuadro tal como se muestra en la imagen, lo que permitirá
mostrar el calendario. Imagen 2.86
40
Imagen 2.86
Para seleccionar el año dé clic en los botones que se muestran en la imagen, la

flecha izquierda es para el año anterior y la fecha derecha para el año siguiente, si
se sostiene el clic aparecerá una lista plegable con todos años para una selección
rápida. Imagen 2.87
Imagen 2.87
41
Para seleccionar el mes dé clic en los botones que se muestran en la imagen, la
flecha izquierda es para el mes anterior y la fecha derecha para el mes siguiente, si
se sostiene el clic aparecerá una lista con todos meses para una selección rápida.
Imagen 2.88
Imagen 2.88
Ahora escoja el día dentro del calendario dando clic en el mismo. Imagen 2.89
Imagen 2.89
Para registrar la hora y los minutos dé clic en los mismos tal como se muestra en la
imagen, por cada clic aumentará el valor, para un registro rápido sostenga el clic en
la casilla de la hora o de los minutos, y arrastre el mouse a la izquierda para
disminuir el valor o la derecha para aumentar el valor. Imagen 2.90
42
Imagen 2.90
Si requiere corregir todas las fechas del cronograma puede dar clic en “Limpiar
Fechas”. Imagen 2.91
Imagen 2.91
Una vez registradas correctamente todas la fechas; dé clic en “Continuar”. Imagen

2.92
43
Imagen 2.92
Recuerde que las fechas presentadas en este manual se realizaron desde un ambiente de
capacitación, por lo cual no representan los plazos y tiempos reales o los establecidos
en la normativa.
El sistema pasará al estado de “Aceptación Proveedor”, para que los proveedores

dentro del término de 24 horas procedan a presentar sus manifestaciones de interés.
Imagen 2.93
Imagen 2.93
44
2.7 Selección de Proveedor
En esta etapa del procedimiento, el sistema mostrará el listado de manifestaciones

de interés que se recibieron y de los cuales el sistema emitirá el nombre del
proveedor seleccionado que continuará con el procedimiento. Imagen 2.94
Imagen 2.94
Para continuar con la selección del proveedor dé clic en el botón “Selección de

Proveedor”. Imagen 2.95
Imagen 2.95
En esta sección la entidad contratante podrá visualizar las manifestaciones de interés

remitidas por los proveedores y datos relacionados tales como nombre del proveedor,
RUC, precio, localidad, tipo de proveedor, agregado nacional, nivel de envío de
manifestación de interés, fecha de aceptación y estado. Imagen 2.96
45
Imagen 2.96
Para que el sistema muestre el resultado del proveedor que continuará participando
en el procedimiento, de clic en el botón “Seleccionar Proveedor”. Imagen 2.97
Imagen 2.97
Ahora, el sistema muestra un mensaje indicando que se realizó la selección, para lo

cual debe dar clic en el botón “Aceptar”. Imagen 2.98
Imagen 2.98
46
En la siguiente pantalla podrá revisar el nombre del proveedor que fue seleccionado
por el sistema y que continuará participando en el procedimiento de menor cuantía,
para finalizar la selección dé clic en el botón “Continuar”. Imagen 2.99
Imagen 2.99
En el siguiente paso el sistema solicitará la reprogramación del cronograma de

ejecución del procedimiento desde la fecha límite de preguntas hasta la fecha
estimada de adjudicación, revise la ventana de información respecto a los horarios
establecidos y dé clic en “Aceptar”. Imagen 2.100
Imagen 2.100

47
Imagen 2.101

flecha izquierda es para ir al año anterior y la fecha derecha para el año siguiente, si
Imagen 2.102
48
Imagen 2.103
Imagen 2.103
Imagen 2.104
49
Imagen 2.105
Imagen 2.106
Una vez registradas correctamente todas la fechas; dé clic en “Continuar”, y el

sistema pasará a la etapa de preguntas. Imagen 2.107
50
Imagen 2.107
PROVEEDOR
2.8 Preguntas
Cuando el procedimiento se encuentre en la etapa de “Preguntas, Respuestas y

Aclaraciones”, hasta la fecha límite de preguntas según el cronograma, el proveedor
seleccionado podrá realizar preguntas respecto al procedimiento de contratación.
Imagen 2.108
Imagen 2.108
51
Para realizar las preguntas ingrese al enlace, “Ver Preguntas, Respuestas y
Aclaraciones” Imagen 2.109
Imagen 2.109
Para registrar las preguntas, en la siguiente pantalla dé clic en el botón “Agregar

Pregunta”. Imagen 2.110
Imagen 2.110
Lea detenidamente el mensaje que aparece a continuación, y si está de acuerdo

con lo informado de clic en el botón “Aceptar”. Imagen 2.111
52
Imagen 2.111
Ingrese la pregunta en la sección que aparece a continuación. Imagen 2.112
Imagen 2.112
Cuando concluya la pregunta, de clic en el botón “Enviar”. Imagen 2.113
Imagen 2.113
Una vez que haya enviado la pregunta esta quedará grabada en el sistema, tal
como se muestra en la siguiente imagen. . Imagen 2.114
53
Imagen 2.114
El proveedor podrá realizar todas las preguntas que requiera, siempre y cuando remita
su pregunta antes de la fecha límite establecido para realizar las preguntas. . Los
reclamos o quejas no tendrán una respuesta a través de esta sección, estos casos no
serán considerados como preguntas.
ENTIDAD CONTRATANTE
2.9 Respuestas y Aclaraciones
La entidad contratante podrá responder las preguntas realizadas por el proveedor

siempre que el proceso se encuentre en el Estado “Preguntas, Respuestas y
Aclaraciones”, para esto ingrese al enlace “Ver Preguntas, Respuestas y
Aclaraciones”. Imagen 2.115
Imagen 2.115
Al ingresar, en pantalla podrá observar las preguntas realizadas por el proveedor que
deberá responder. Para ello haga clic en el botón “Responder”. Imagen 2.116
54
Imagen 2.116
En la siguiente pantalla, ingrese la respuesta en el campo correspondiente, y

finalmente dé clic en “Enviar”. Imagen 2.117
Imagen 2.117
Se le recuerda a la entidad contratante que debe contestar todas las preguntas, no será
considerada como respuesta la razón “Remítase a los pliegos”, ya que de esa forma no
está dando respuesta.
En la siguiente pantalla podrá visualizar la respuesta registrada en el sistema,

además contará con una opción para adjuntar archivos. Imagen 2.118
55
Imagen 2.118
Para subir el archivo debe dar clic en el botón “Examinar”. Imagen 2.119
Imagen 2.119
Seleccione el archivo y de clic en el botón “abrir”. Imagen 2.120
Imagen 2.120
Una vez seleccionado el archivo registre la descripción y de clic en el botón subir.

Imagen 2.121
56
Imagen 2.121
Aquí un ejemplo con el archivo ya cargado. Imagen 2.122
Imagen 2.122
En caso de que la entidad contratante requiera realizar alguna aclaración a los

proveedores, podrá realizar esta acción dando clic en el botón “Agregar Aclaración”
que se encuentra en la parte inferior de la misma sección. Imagen 2.123
Imagen 2.123
Para realizar una aclaración, regístrela en la sección enmarcada a continuación y de

clic en el botón “Enviar”. “Enviar”. Imagen 2.124
57
Imagen 2.124
A continuación podrá observar la aclaración registrada en el sistema. Imagen 2.125
Imagen 2.125
Para subir el archivo de la aclaración debe dar clic en el botón “Examinar”. Imagen
2.126
Imagen 2.126
Seleccione el archivo y de clic en el botón “abrir”. Imagen 2.127
58
Imagen 2.127
Una vez seleccionado el archivo registre la descripción y de clic en el botón subir.

Imagen 2.128
Imagen 2.128
Aquí un ejemplo con el archivo ya cargado. Imagen 2.129
Imagen 2.129
No existe un número límite de aclaraciones que pueda realizar la entidad contratante,

podrá agregar todas las aclaraciones que se requieran siempre y cuando se las realice
hasta antes de la fecha límite de Respuestas.
La sección de aclaraciones se la utiliza para subir la modificación de los pliegos, esto

solo en el caso de que se requiera hacer una modificación al pliego, misma que no
afecta al presupuesto ni al objeto del contrato.
59
Las preguntas no contestadas hasta antes de la fecha límite de respuestas serán
registradas en el sistema, en este caso el sistema mostrará un mensaje en pantalla
en el procedimiento recomendando a la entidad contratante la “Cancelación del
procedimiento”. Imagen 2.130
Imagen 2.130
PROVEEDOR
2.10 Entrega de Oferta
Ingrese al procedimiento de contratación que fue invitado y para enviar la oferta de

clic en la sección “Entregar Oferta”. Imagen 2.131
Imagen 2.131
En la siguiente pantalla, cargue el archivo USHAY oferta, para ello dé clic en el botón
“Examinar”. Imagen 2.132
60
Imagen 2.132
Seleccione el archivo “oferta_pli_menbieser.ushay”, posteriormente clic en el botón

“Abrir”. Imagen 2.134
Imagen 2.134
Una vez seleccionado el archivo de oferta USHAY, dé clic en “Subir Archivo”. Imagen
2.135
Imagen 2.135
61
Una vez cargado el archivo aparecerá un mensaje confirmando la carga tal como
aparece en la siguiente imagen. Imagen 2.136
Imagen 2.136
Una vez que el archivo ha cargado exitosamente, dé clic en “Procesar Archivo”.

Imagen 2.137
Imagen 2.137
Si el archivo se procesa correctamente, aparecerá un mensaje tal como se muestra

en la siguiente imagen. Imagen 2.138
Imagen 2.138
Para continuar cargue el archivo de la oferta firmada electrónicamente en formato

pdf. Imagen 2.139
62
Imagen 2.139
Para subir el formulario dé clic en “Examinar” Imagen 2.140
Imagen 2.140
Elija el archivo y dé clic en el botón “Abrir”. Imagen 2.141
Imagen 2.141
Digite la descripción del archivo y dé clic en “Subir”. Imagen 2.142
63
Imagen 2.142
Para guardar los datos registrados y el archivo cargado de clic en el botón “Guardar
temporalmente”. Imagen 2.143
Imagen 2.143
A continuación el sistema indicará que la información se ha guardado correctamente,

para ello dé clic en el botón “Aceptar”. Imagen 2.144
Imagen 2.144
En el siguiente paso de clic en “Confirmar Oferta”. Imagen 2.145
Imagen 2.145
64
Para continuar lea el siguiente mensaje, y dé clic en “Aceptar”. Imagen 2.146
Imagen 2.146
A continuación podrá ver el mensaje de que la oferta ha sido cargada exitosamente.

Imagen 2.147
Imagen 2.147
Para finalizar dé clic en “Imprimir”. El documento impreso será el respaldo del

envío de su oferta. Imagen 2.148
Imagen 2.148
65
ENTIDAD CONTRATANTE
2.11 Revisión de ofertas

Cuando la fecha límite de entrega de propuesta haya concluido, la entidad
contratante deberá descargar el archivo de la oferta que fue remitido por el
proveedor. Para ello ingrese al proceso y dé clic en la pestaña archivos, diríjase a la
sección de oferta para posteriormente descargarlo. Imagen 2.149
Imagen 2.149
Podrá realizar la revisión de la oferta a través del módulo facilitador de contratación

pública-MFC-, para conocer los pasos para la revisión de la oferta en el MFC, descargue
el manual desde el portal www.sercop.gob.ec.
2.12 Convalidación de Errores

Una vez revisado el archivo de la oferta y previo a la calificación, la entidad
contratante podrá solicitar la convalidación de algún error subsanable, para ello la
entidad contratante deberá revisar que el procedimiento se encuentre en el estado
“Convalidación de Errores”, e ingresar al enlace “Convalidación de Errores”.
Imagen 2.150
66
Imagen 2.150
En la siguiente sección se muestra la opción que da el sistema para escoger si se va a

realizar la convalidación de errores. Imagen 2.151
Imagen 2.151
En el caso de que requiera realizar la convalidación, seleccione la opción “Sí

convalidar errores” luego dé clic en el botón “Guardar”. Imagen 2.152
Imagen 2.152
67
Enseguida el sistema advierte que de continuar no podrá modificar su elección, si la
elección es correcta dé clic en “Aceptar”. Imagen 2.153
Imagen 2.153
En la siguiente pantalla, adjunte el acta de Convalidación de Errores. Imagen 2.154
Imagen 2.154
Para cargar el documento seleccione el archivo, ingrese el nombre del documento en

la sección “Descripción” y dé clic en el botón “Subir”. Imagen 2.155
68
Imagen 2.155
Una vez cargado el archivo dé clic en “Continuar”. Imagen 2.156
Imagen 2.156
Enseguida el sistema le dará paso a la pantalla de “Proceso de Convalidación de

errores”, para registrar el mensaje de la convalidación dé clic en el enlace
“Convalidar”. Imagen 2.157
69
Imagen 2.157
Ingrese el mensaje de convalidación en la siguiente sección. Imagen 2.158
Imagen 2.158
A continuación, ingrese de forma detallada la convalidación realizada, sea claro, no

dé lugar a diferentes interpretaciones, explique lo que desea informar. Una vez que
haya detallado la solicitud de convalidación, dé clic en el botón “Enviar” Imagen
2.159
70
Imagen 2.159
En la siguiente sección podrá observar que el mensaje de convalidación ha sido

registrado en el sistema. Imagen 2.160
Imagen 2.160
Una vez ingresado el mensaje de convalidación, proceda a subir el archivo de “Oficio

de Convalidación del Proveedor” en la siguiente sección. Imagen 2.161
71
Imagen 2.161
Para ello seleccione el archivo, ingrese el nombre del documento en la sección

“Descripción”, y finalmente dé clic en “Subir”. Imagen 2.162.
Imagen 2.162
72
Finalmente podrá observar que el archivo se ha subido con éxito, tal como aparece
en la siguiente imagen. Para continuar de clic en “Regresar”. Imagen 2.163
Imagen 2.163
Para continuar con el registro del cronograma, de clic en el botón “Finalizar

Convalidación”. Imagen 2.164
Imagen 2.164
Enseguida el sistema le muestra una pantalla de advertencia sobre cómo establecer

las fechas que deberá registrar para el nuevo cronograma de convalidación, lea la
información y dé clic en “Aceptar”. Imagen 2.165
73
Imagen 2.165
En esta sección la entidad contratante deberá agregar fechas adicionales que no

estuvieron establecidas inicialmente en el cronograma y que se dan por la acción de
la convalidación. A continuación, se muestra la pantalla del cronograma. Para
registrar la fecha de cada etapa, dé clic en el cuadro tal como se muestra en la
imagen, lo que permitirá mostrar el calendario. Imagen 2.166
Imagen 2.166

Imagen 2.167
74
Imagen 2.168
Imagen 2.168
Imagen 2.169
75
Imagen 2.170
Una vez registradas correctamente todas la fechas; dé clic en “Realizar

Convalidación”. Imagen 2.171
Imagen 2.171
Según la normativa de contratación pública el término mínimo de la convalidación es de

2 5 días
A continuación, el sistema solicitará a través de un mensaje la confirmación de los

datos ingresados, si está seguro de continuar de clic en “Aceptar”, caso contrario
podrá cambiar los datos con la opción “Cancelar”. Imagen 2.172
76
Imagen 2.172
A continuación el sistema confirma el registro de la convalidación conforme se

muestra en la imagen. Para continuar de clic en “Aceptar”. Imagen 2.173
Imagen 2.173
En la siguiente pantalla podrá revisar la confirmación de las fechas registradas en el

cronograma, para continuar de clic en el botón “Regresar”. Imagen 2.174
Imagen 2.174
77
En el caso de que no requiera realizar la convalidación de errores, la entidad
contratante deberá seleccionar la opción “No convalidar errores” luego dar clic en
el botón “Guardar”. Imagen 2.175
Imagen 2.175
Enseguida el sistema advierte que de continuar no podrá modificar su elección, si la

elección es correcta dé clic en “Aceptar”. Imagen 2.176
Imagen 2.176
Una vez realizada la acción, el sistema confirmará que no se realizará la

convalidación para continuar con la siguiente etapa del proceso de clic en el botón
“Regresar”. Imagen 2.177
Imagen 2.177
78
PROVEEDOR
2.13 Respuesta a la Convalidación de Errores
En esta etapa del procedimiento, el proveedor debe revisar si es que tiene alguna
convalidación pendiente, para revisar la solicitud de convalidación de clic en la
sección “Convalidación de Errores”. Imagen 2.178
Imagen 2.178
Una vez que ingrese revise si tiene convalidaciones a responder. Imagen 2.179
Imagen 2.179
En caso de que no tenga convalidación alguna, no requiere ingresar información en

esta etapa. En el caso que tenga convalidaciones que responder aparecerá un número
en la sección Cantidad/ preguntas, Para responder a la convalidación de clic en
“Revisar/ Responder Pregunta(s)”. Imagen 2.180
79
Imagen 2.180
En pantalla podrá revisar la convalidación solicitada por parte de la entidad

contratante, lea detenidamente el mensaje y revise el documento adjunto. Imagen
2.181
Imagen 2.181
Para dar respuesta a la convalidación realizada, de clic en el botón “Responder”,

como se muestra en la siguiente pantalla. Imagen 2.182
80
Imagen 2.182
Proceda a ingresar la respuesta a la convalidación como se muestra en la imagen a

continuación, para el envío de la respuesta, haga clic en el botón “Enviar”. Imagen
2.183
Imagen 2.183
81
En la siguiente pantalla podrá observar la respuesta enviada por el proveedor. Imagen
2.184
Imagen 2.184
A continuación, revise la sección en la que debe cargar el archivo de la respuesta a

la convalidación. Imagen 2.185
Imagen 2.185
82
Para adjuntar el documento, seleccione el archivo, haga clic en abrir, ingrese
nombre del documento en la sección descripción y finalmente haga clic en el botón
“Subir”. Imagen 2.186
Imagen 2.186
A continuación, revise el documento subido al sistema. Imagen 2.187
Imagen 2.187
83
ENTIDAD CONTRATANTE
2.14 Revisión de la Convalidación de Errores

La entidad contratante procederá a revisar si el proveedor contestó o no a la
convalidación realizada, para ello deberá ingresar al enlace “Convalidación de
Errores”. Imagen 2.188
Imagen 2.188
En la siguiente sección dé clic en “Revisar Convalidación”, para revisar la respuesta

del proveedor. Imagen 2.189
Imagen 2.189
Revise a continuación la respuesta a la convalidación y el archivo de adjunto. Imagen

2.190
84
Imagen 2.190
2.15 Calificación de Oferta

La entidad contratante ahora deberá evaluar a través del sistema la oferta enviada
por el proveedor, para ello recuerde revisar que el estado del procedimiento s se
encuentre en “Calificación de Participantes” y para realizar la calificación ingrese
al enlace “Requisitos Mínimos”. Imagen 2.191
Imagen 2.191
En la siguiente pantalla, la entidad contratante realizará la calificación de la oferta,

Para el procedimiento de contratación de la menor cuantía de bienes y servicios la
85
entidad contratante calificará un solo parámetro de calificación y ese será
“Cumplimiento de requisito mínimos” Imagen 2.192
Imagen 2.192
Si una vez revisada que la oferta del proveedor, cumple con todos requisitos mínimos
del pliego, la entidad contratante deberá calificar al proveedor dando clic en la
casilla “Si cumple”, caso contrario seleccionara la casilla “No cumple”. Imagen
2.193
Imagen 2.193
Si selecciona la casilla “Si cumple”, el sistema de forma establecerá la razón de la

calificación. Imagen 2.194
86
Imagen 2.194
Si registra la casilla “No cumple”, el sistema le solicitará seleccionar una razón de

calificación de entre algunas opciones. Para continuar seleccione la razón, y si la
razón de descalificación no se encuentra en el listado de opciones escoja “Otros” y
digite la razón que aplique para la descalificación. Imagen 2.195
Imagen 2.195
Para continuar con la calificación dé clic en el botón “Guardar Temporalmente”.

Imagen 2.196
87
Imagen 2.196
Una vez que se ha guardado la calificación de clic en el botón “Confirmar

Evaluación”, Imagen 2.197
Imagen 2.197
A continuación, el sistema solicitará la confirmación de la calificación, si está seguro

de continuar de clic en “Aceptar”, caso contrario dé clic en “Cancelar”. Imagen
2.198
Imagen 2.198
88
En la siguiente sección deberá adjuntar el acta de calificación. Imagen 2.199
Imagen 2.199
Para cargar el archivo, dé clic en “Examinar”. Imagen 2.200
Imagen 2.200
Seleccione el documento requerido, y dé clic en “Abrir”. Imagen 2.201
Imagen 2.201
Para continuar, ingrese en la sección “Descripción” el nombre del documento que va

a cargar, y finalmente clic en el botón “Subir”. Imagen 2.202
89
Imagen 2.202
En la siguiente imagen podrá observar el archivo cargado en el sistema. Imagen 2.203
Imagen 2.203
Para concluir con la calificación dé clic la opción “Finalizar Evaluación”. Imagen

2.204
Imagen 2.204
2.16 Selección de un nuevo proveedor en caso de que no envíe su

oferta
90
Cuando el proveedor presentó su manifestación de interés pero no envió su oferta
dentro del tiempo establecido en el cronograma; la entidad contratante podrá elegir
a un nuevo proveedor dentro del listado de manifestación de interés, para continuar
dé clic al enlace “Requisitos Mínimos”. Imagen 2.205
Imagen 2.205
El sistema emitirá un mensaje donde explica que al no existir ofertas en esta etapa,
la entidad contratante podrá seleccionar otro proveedor del listado de
manifestaciones, para continuar de clic en “Aceptar”. Imagen 2.206
Imagen 2.206
Para continuar con la selección de otro proveedor de clic en “Seleccionar

Imagen 2.207
91
En la siguiente sección el sistema mostrará la información del proveedor que no
envió la oferta para continuar con la selección de un nuevo proveedor deberá dar clic
en el botón “Continuar”. Imagen 2.208
Imagen 2.208
A continuación se muestra listado de manifestaciones de interés, para continuar dé

clic en el botón “Seleccionar Proveedor”. Imagen 2.209.
Imagen 2.209
Al realizar la selección, el sistema informa a través de un mensaje que se seleccionó

correctamente al proveedor, para continuar dé clic en “Aceptar”. Imagen 2.210
92
Imagen 2.210
En la siguiente sección el sistema muestra el nombre del proveedor seleccionado,

para ir al siguiente paso de clic en el botón “Continuar”. Imagen 2.211
Imagen 2.211
Al continuar, el sistema le solicitará el registro de las fechas del cronograma para

que nuevamente se ejecute del procedimiento. Registre las fechas de acuerdo al
horario señalado en el siguiente mensaje y de clic en “Aceptar”. Imagen 2.212
Imagen 2.212
93
Imagen 2.213

Imagen 2.214
94
Imagen 2.215
Imagen 2.215
Imagen 2.216
95
Imagen 2.217
Imagen 2.218
Una vez registradas correctamente todas la fechas; dé clic en “Continuar”, y el

sistema pasará a la etapa de preguntas. Imagen 2.219
96
Imagen 2.219
ENTIDAD CONTRATANTE
2.17 Adjudicación o declaratoria de desierto
2.17.1 Adjudicación
Una vez que la entidad contratante haya calificado al proveedor con el cumplimiento
de los requisitos mínimos, el sistema pasará al estado “Por Adjudicar”, y para
proceder con la adjudicación de clic en “Adjudicación”. Imagen 2.220
Imagen 2.220
97
A continuación, el sistema presentará la pantalla donde se encuentra el resumen de
la calificación realizada y la sección donde se procederá a registrar la adjudicación.
Imagen 2.221
Imagen 2.221
Para continuar con la adjudicación, seleccione el código del bien o servicio que se
registró en el procedimiento. Imagen 2.222
Imagen 2.222
A continuación, seleccione el proveedor adjudicado y registre la razón de

adjudicación. Imagen 2.223
98
Imagen 2.223
Una vez que haya registrado toda la información solicitada, dé clic en “Adjudicar
Imagen 2.224
A continuación proceda adjuntando el acta de adjudicación en la siguiente sección.

Imagen 2.225
99
Imagen 2.225
Para cargar el archivo, dé clic en “Examinar”, busque el documento requerido, y dé

clic en “Abrir”. Imagen 2.226
Imagen 2.226
Para continuar, ingrese en la sección “Descripción” el nombre del documento que va

a cargar en el sistema, y finalmente clic en el botón “Subir”. Imagen 2.227
100
Imagen 2.227
En la siguiente imagen podrá observar el archivo cargado en el sistema. Imagen 2.228
Imagen 2.228
Para concluir con la adjudicación dé clic en el botón “Finalizar Adjudicación”.

Imagen 2.229
Imagen 2.229
En seguida el sistema presenta un mensaje de confirmación, dé clic en “Aceptar”.

Imagen 2.230
101
Imagen 2.230
El sistema pasará al estado de “Adjudicado – Registro de Contratos”, permitiendo el

registro del contrato en el sistema. Imagen 2.231
Imagen 2.231
2.17.2 Declaratoria desierto
Si una vez realizadas las re-selecciones en todos los niveles, ningún proveedor
presentó su manifestación de interés, o de las re-selecciones realizadas ningún
proveedor cumplió con los requisitos mínimos establecidos en el pliego hasta el
último nivel de reselección, la entidad contratante podrá realizar la declaratoria de
desierto del procedimiento.
En el caso de descalificación del oferente en el último nivel de reselección, para

realizar la declaratoria de desierto del procedimiento, deberá ingresar a la sección
“Adjudicación”. Imagen 2.232
102
Imagen 2.232
En la siguiente pantalla el sistema indicará el resumen de la calificación y la opción

para que la entidad proceda a la declaratoria desierto, para ello de clic en el botón
“Declarar Desierto”. Imagen 2.233
Imagen 2.233
En esta sección procederá seleccionando dentro del listado la razón por la cual
declara desierto el procedimiento. Imagen 2.234
103
Imagen 2.234
Detalle el “Motivo por el cual declara desierto”, adjunte el archivo de la resolución y

finalmente dé clic en el botón “Declarar desierto”. Imagen 2.235
Imagen 2.235
Para confirmar la declaratoria desierto, de clic en el botón clic en el botón

Imagen 2.236
Enseguida el procedimiento de contratación pasará a un estado de “Desierta”, tal

como se muestra en la imagen. Imagen 2.237
104
Imagen 2.237
En el caso de que en la última reselección no se presentare manifestación de

interés, el procedimiento se presentará en estado “Re-selección Proveedor”.
Imagen 2.238
Imagen 2.238
Para continuar con la declaratoria de desierto de clic en el botón “Re-Selección

105
Imagen 2.239
El sistema le muestra la pantalla de selección del proveedor en donde se indica la

razón de la declaratoria tal como se muestra en la imagen. Para continuar de clic en
el botón “Declarar Desierto”. Imagen 2.240
Imagen 2.241
En la siguiente pantalla proceda seleccionando dentro del listado la razón por la cual
declara desierto el procedimiento. Imagen 2.242
106
Imagen 2.242

Imagen 2.243
Para confirmar la declaratoria desierto, de clic en el botón “Aceptar”. Imagen 2.244
Imagen 2.244

107
Imagen 2.245
2.17.3 Declarar desierto un procedimiento adjudicado
En caso de que la entidad contratante requiera declarar desierto el procedimiento

adjudicado según lo establecido en la normativa, dé clic en el botón “Desierto-
Proceso Adjudicado” en la pantalla principal del procedimiento. Imagen 2.246
Imagen 2.246
Lea detenidamente el mensaje que aparece a continuación, en el caso de que

requiera proceder a declarar desierto un procedimiento adjudicado, de clic el botón
“Aceptar”, caso contrario dé clic en “Cancelar”. Imagen 2.247
108
Imagen 2.247
En la siguiente pantalla, seleccione la causal por la que va a declarar desierto el

procedimiento adjudicado. Imagen 2.248
Imagen 2.248

Imagen 2.249
Para confirmar la declaratoria desierto, de clic en el botón clic en el botón

109
Imagen 2.250

Imagen 2.251
3. Fase Contractual
3.1 Registro de contrato
En esta etapa del procedimiento se registran algunos de los datos previos a la

ejecución del contrato. Para ello dé clic en la sección “Contratos”. Imagen 3.1
Imagen 3.1
110
En la siguiente pantalla dé clic en la sección “Ingreso de información del contrato
principal”. Imagen 3.2
Imagen 3.2
A continuación, el sistema le presentará la pantalla donde deberá registrar algunos

datos necesarios para el registro del contrato. Imagen 3.3
Imagen 3.3
111
Los datos requeridos para el registro son los siguientes:
 Seleccione “Fecha de suscripción del contrato”. Imagen 3.4
Imagen 3.4
 En caso de que en el pliego haya establecido otra condición para inicio de

ejecución del contrato, seleccione en el calendario la fecha que requiere
establecer. Imagen 3.5
Imagen 3.5
 Seleccione la fecha en la cual inicia el contrato y automáticamente se

calculará la “Fecha Prevista de Terminación del Contrato”, considerando la
opción elegida y el plazo contractual. Imagen 3.6
Imagen 3.6
112
 Seleccione el nombre del administrador del contrato. Para este caso el
nombre del administrador aparecerá en el listado, siempre y cuando se lo
haya registrado previamente en el registro de usuarios del sistema,
posteriormente el sistema le mostrará de forma automática el correo
electrónico registrado. Imagen 3.7 – Imagen 3.8
Imagen 3.7
Imagen 3.8
Para el caso en el que no aparezca el nombre del administrador del contrato, se le

recomienda solicitar esta información al administrador de la cuenta principal de su
entidad, mismo que podrá crear los datos del administrador de contrato. Se le
recomienda revisar el manual de administración de usuarios y contactos.
 Indique si el proveedor adjudicado participó en Asociación o Consorcio.

Imagen 3.9
Imagen 3.9
En el caso que sea asociación o consorcio deberá registrar los datos de la asociación
/consorcio y datos específicos del consorcio junto con el porcentaje de participación.
El total de la participación deberá ser de máximo el 100 por ciento. Imagen 3.10
113
Imagen 3.10
 Indique si las entregas establecidas eran parciales o una definitiva. En el caso

de que seleccione “No contempla entregas parciales”, ingrese el número de
días en la sección enmarcada. Imagen 3.11
Imagen 3.11
 En el caso de que seleccione la opción entregas parciales, deberá ingresar

número de entregas, y en base a este número el sistema habilitará el tiempo
y número de entregas. Imagen 3.12
Imagen 3.12
A continuación, un ejemplo en el que se ha ingresado 2 entregas, para lo cual el

sistema solicitará ingresar el tiempo en días para las entregas y posteriormente el
registro de las fechas. Imagen 3.13
Imagen 3.13
114
Una vez que ha ingresado todos los datos, dé clic en el botón “Guardar”. Imagen
3.14
Imagen 3.14
A continuación aparecerá la pantalla para carga de documentación relevante. Imagen

3.15
115
Imagen 3.15
Ahora proceda a cargar la documentación requerida ya sea el contrato, notificación

de disponibilidad del anticipo, u otra documentación adicional que acompañe al
contrato. Adjunte en la sección correspondiente dichos documentos y una vez que ha
cargado la información correspondiente, dé clic en el botón “Continuar”. Imagen
3.16
Imagen 3.16
Recuerde que según la normativa establecida en contratación pública, los contratos

deben ser publicados en el sistema en un tiempo máximo de 5 días posteriores a la
suscripción del mismo.
3.2 Registro de garantías
En la siguiente sección, proceda a registrar las garantías y la información pertinente

de las mismas. Para el registro de garantías el sistema validará según el monto del
contrato la garantía de fiel cumplimiento, anticipo y una garantía técnica. Para cada
una de las garantías se deberán registrar los siguientes datos:
 Selección garantía
 Forma de garantía
 Ingresar nombre del otorgante de la garantía
 Ingresa número de documento de garantía
116
 Monto de la garantía, solo en el caso que aplique
 Fecha de otorgamiento de la garantía (de acuerdo al documento emitido) La
fecha ingresada debe ser igual a la fecha de recepción del bien o servicio
 Breve descripción de la garantía presentada.
En el caso del ejemplo, el sistema indica que sólo se requiere la garantía técnica, en
otros casos en los que el sistema reconozca que el monto del contrato requiera una
garantía de fiel cumplimiento o una garantía de anticipo, registre cada uno de los
datos solicitados. Imagen 3.17 - Imagen 3.18
Imagen 3.17
Imagen 3.18
117
Una vez que ha registrado todos los datos, dé clic en el botón “Guardar Garantía”
Imagen 3.19
Imagen 3.19
En la siguiente pantalla se puede observar la garantía registrada. Imagen 3.20
Imagen 3.20
A continuación, adjunte el documento de la garantía y dé clic en el botón

“Finalizar”. Imagen 3.21
Imagen 3.21
118
El sistema le solicitará que confirme si desea finalizar el registro del contrato, debe
dar clic en el botón “Aceptar”. Imagen 3.22
Imagen 3.22
Inmediatamente visualizará una pantalla para finalizar el registro del contrato y

garantías, para ello, debe dar clic en el botón “Finalizar”. Imagen 3.23
Imagen 3.23
Revise a continuación el procedimiento de contratación, el mismo que deberá haber

pasado al estado “Ejecución de contrato”. Imagen 3.24
119
Imagen 3.24
3.3 Ejecución de Contratos
En esta etapa del procedimiento “Ejecución de contrato”, el sistema sólo le

permitirá la ejecución al administrador del contrato seleccionado, para lo cual el
operador del sistema o también llamado gestor de la contratación deberá esperar a
que concluya este estado. Imagen 3.25
Imagen 3.25
Se recomienda al administrador del contrato revisar el manual de la fase contractual.
120
3.4 Terminación de Contratos
La opción de terminación de contratos se habilitará en el sistema durante el estado

de “Ejecución del contrato”, para lo cual en caso de que la entidad contratante
haya realizado una terminación de contrato, deberá remitir al operador del sistema u
gestor de la contratación los archivos de dicha información, ya que el sistema solo le
habilitará a este usuario el acceso a dicha información. Para ingresar a esta sección
de clic en “Terminación de Contratos”. Imagen 3.26
Imagen 3.26
3.4.1 Terminación unilateral del Contrato
Para el caso de que la entidad contratante haya realizado una terminación

unilateral del contrato, de clic sobre dicha sección y registre la información
solicitada para la terminación del contrato. Imagen 3.27
Imagen 3.27
121
En la siguiente sección, seleccione el proveedor al que se le va a dar por terminado
el contrato. Imagen 3.28
Imagen 3.28
Una vez que se haya seleccionado el nombre del proveedor con el que se dio por
terminado unilateralmente el contrato, de clic en el botón “Terminar
unilateralmente”. Imagen 3.29
Imagen 3.29
A continuación, revise el mensaje que le aparece en pantalla, y en el caso que

confirme la terminación de contrato, de clic en el botón “Aceptar”. Imagen 3.30
122
Imagen 3.30
El siguiente paso es el registro de los documentos necesarios para realizar la

Terminación unilateral, para ello deberá cargar el informe financiero y los informes
del administrador, mismos que respaldan el incumplimiento. Finalmente agregue
porcentaje de avance e ingrese las observaciones al procedimiento . Imagen 3.31
Imagen 3.31
123
Una vez que cargue la información solicitada, de clic en el botón “Finalizar
Terminación Unilateral”. Imagen 3.32
Imagen 3.32
A continuación, lea detenidamente el mensaje de confirmación y de clic en el botón

Imagen 3.33
Una vez que esté seguro de confirmar la publicación de la Declaración Unilateral de

terminación del contrato, de clic en el botón “Aceptar”. Imagen 3.34
124
Imagen 3.34
A continuación, revise que el procedimiento se encuentre en estado “Terminado

Unilateralmente”. Imagen 3.35
Imagen 3.35
3.4.2 Terminación por mutuo acuerdo
En el caso en el que la entidad contratante requiera realizar una terminación por

mutuo acuerdo, deberá ingresar a la siguiente sección. Imagen 3.36
125
Imagen 3.36
A continuación, proceda a seleccionar el nombre del proveedor con el que va a dar

por terminado el contrato por mutuo acuerdo. Imagen 3.37
Imagen 3.37
126
Una vez que haya seleccionado el nombre del proveedor, de clic en el botón
“Terminar el Contrato”. Imagen 3.38
Imagen 3.38
Si desea confirmar la terminación por mutuo acuerdo, de clic en el botón “Aceptar”.

Imagen 3.39
Imagen 3.39
A continuación, cargue la resolución de mutuo acuerdo, y la liquidación financiera

del procedimiento. Imagen 3.40
127
Imagen 3.40
Una vez que ha cargado la información necesaria para la terminación, de clic en

“Finalizar Terminación”. Imagen 3.41
Imagen 3.41
En la siguiente pantalla podrá revisar que el procedimiento ha pasado al estado

“Finalizado por mutuo acuerdo”. Imagen 3.42
128
Imagen 3.42
3.4.3 Terminación por laudo ejecutoriado
Para el caso en el que la entidad contratante requiera realizar una terminación de

contrato por laudo ejecutoriado, seleccione la opción como se muestra en la
siguiente imagen. Imagen 3.43
Imagen 3.43
129
3.4.4 Muerte del contratista o disolución
En caso de que se requiera realizar una terminación de contrato por muerte del
contratista o disolución, de clic en la sección mencionada. Imagen 3.44
Imagen 3.44
Seleccione el proveedor al que se le dará por terminado el contrato. Imagen 3.45
Imagen 3.45
A continuación, de clic en “Terminar Contrato”. Imagen 3.46
130
Imagen 3.46
Para confirmar la terminación del contrato, de clic en el botón “Aceptar”. Imagen

3.47
Imagen 3.47
En la siguiente sección cargue los documentos que se solicitan a continuación. Imagen

3.48
131
Imagen 3.48
Una vez que haya cargado la información solicitada, de clic en “Finalizar la

Terminación”. Imagen 3.49
Imagen 3.49
Para continuar con la publicación de la terminación del contrato, de clic en el botón

132
Imagen 3.50
Finalmente, podrá revisar que la publicación de la terminación se ha realizado, para

ello revise el estado del procedimiento. Imagen 3.51
Imagen 3.51
ENTIDAD CONTRATANTE
4. Finalización del procedimiento de contratación
Una vez que el administrador del contrato concluya con la “Ejecución del contrato”
y el proceso pase al estado “Recepción”, el operador procederá a ingresar al
procedimiento para posteriormente finalizar el mismo, cargando en esta sección las
facturas o cualquier documento que no se lo haya subido durante la ejecución del
procedimiento. Imagen 4.1
133
Imagen 4.1
En esta sección podrá agregar los documentos para finalizar el procedimiento, cada
documento no deberá pesar más que 10mb. Imagen 4.2
Imagen 4.2
Una vez que haya cargado la información necesaria para finalizar el procedimiento,
el sistema le presentará el archivo o archivos cargados como se muestra en la
siguiente imagen. En caso de que requiera eliminar la información, dé clic en la
sección que indica dicha acción y vuelva a cargar el documento. Imagen 4.3
134
Imagen 4.3
El procedimiento deberá quedar en estado finalizado, para lo cual dé clic en el botón

“Finalizar Proceso”. Imagen 4.4
Imagen 4.4
El proceso ha concluido una vez que el estado del mismo se encuentre en estado
“Finalizada”. Imagen 4.5
Imagen 4.5
135
ACCIÓN RESPONSABLES AREA FIRMA
Elaborado ING. JOHN CEVALLOS CHACÓN COORDINACIÓN ZONAL 5 Y 8
/actualizado por: ANALISTA DE SUPERVISION DE Firmado electrónicamente por:
JOHN ESTEBAN
PROCEDIMIENTOS ZONAL CEVALLOS CHACON
Revisado por: DRA. MERY JACHO DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN

DIRECTORA DE CAPACITACIÓN Y Y CERTIFICACIÓN EN
CERTIFICACIÓN CONTRATACIÓN PÚBLICA Firmado electrónicamente por:
MERY GUADALUPE
JACHO LEON
Aprobado por:
ING. PAÚL PROAÑO COORDINACIÓN TÉCNICA DE
Firmado electrónicamente por:
COORDINADOR TÉCNICO DE OPERACIONES CESAR PAUL PROANO
SALAZAR
OPERACIONES
136

Manual SOCE Menor Cuantia para Bienes y Servicios - Entidades Contratantes Signed Signed Signed

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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y

Publicación del pliego y ejecución del

La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública ha establecido los

El Servicio Nacional de Contratación Pública “SERCOP”, pone a disposición de las

2.1 Ingreso al Portal de Contratación Pública

Ingrese al portal institucional SERCOP, www.sercop.gob.ec. Imagen 2.1

Para iniciar su sesión en el sistema, ingrese número de “Ruc” de la entidad

A continuación, podrá observar la pantalla inicial donde la entidad contratante

2.2 Publicación del procedimiento de menor cuantía en el SOCE

Para publicar el procedimiento de Menor Cuantía, ingrese al menú “Entidad

En el siguiente paso, busque el archivo del pliego “contratacion_pli_

Ahora, el sistema mostrará un mensaje indicando que el archivo se ha subido, y

Una vez subido el archivo en el sistema, seleccione la opción “Procesar Archivo”.

A continuación podrá observar un ejemplo de la palabra o palabras sinónimo de la

 Origen: Seleccionar entre nacional o extranjero

A continuación, la imagen en la que se deberán registrar los datos mencionados.

En el caso de que seleccione el origen nacional, ingrese número de cédula y, el

Para el caso de origen extranjero, registre el número de identificación con datos

En la siguiente sección el sistema solicitará que se indique SI se requiere o NO la

Es importante indicar que en base a nuevas disposiciones normativas en caso se exija la

Para el caso de que se requiera la conformación de comisión técnica, el sistema

A continuación, un ejemplo con los datos registrados de los miembros de la comisión

Finalmente, dé clic en el botón “Continuar”. Imagen 2.21

A continuación, el sistema le indicará si es que está seguro de continuar, ya que los

En la siguiente sección, la entidad contratante deberá cargar los documentos que

A continuación seleccione el archivo, tal como se muestra en el siguiente ejemplo,

A continuación, registre el nombre del documento en la sección “Descripción” y

Se recomienda que antes de subir un archivo al sistema, revise que el nombre

Una vez que se encuentre registrada toda la información, de clic en “Finalizar”.

Lea detenidamente el siguiente mensaje, si está seguro de finalizar el procedimiento

2.3 Consulta de Procesos

En la siguiente pantalla podrá observar un ejemplo en el que se realiza la búsqueda

A continuación podrá observar el resultado de la búsqueda realizada. Imagen 2.34

Ahora, ingrese al procedimiento dando clic en el código del procedimiento requerido.

Ahora podrá visualizar toda la información del procedimiento. Revise Descripción,

Recuerde que una vez publicado el procedimiento de menor cuantía, el sistema

2.4 Aceptación de la manifestación de interés

Una vez que el procedimiento de contratación de menor cuantía se publique, la

A continuación se muestra el resultado de las invitaciones del mes seleccionado. Para

Al ingresar, revise las pestañas “Descripción”, “Fechas”, “Productos”, “Parámetros

En caso de que el proveedor manifieste su interés en participar en el procedimiento

Ahora, el sistema le dirigirá a la pantalla de “Manifestación de Interés”, en donde se

A continuación, ingrese los siguientes los siguientes datos solicitados en la sección

 Registre tiempo de entrega propuesto o plazo en número de días.

Ingrese la razón de aceptación de la manifestación de interés. Imagen 2.45

A continuación un ejemplo con los datos llenos. Imagen 2.46

En la siguiente sección debe registrar el valor de su oferta económica, para esto

En la siguiente sección el proveedor procederá a llenar la información respecto a la

Recuerde revisar las recomendaciones que presenta el sistema, respecto a la

Después de registrar la respuesta, el sistema habilitará los campos para el llenado de

Se recomienda al proveedor revisar la metodología de declaración del VAE, misma que

Para confirmar los datos ingresados en la manifestación de interés dé clic en el botón

A continuación, el sistema informará el monto de oferta registrado y el porcentaje

Para finalizar de clic en el botón “Imprimir”. El documento generado será el

En caso que en el procedimiento existan re-selecciones en otras circunscripciones

Si no se realiza la selección de un proveedor, ya sea porque venció el tiempo de

En estos casos para continuar con la reselección, de clic en el botón “Re-selección

El sistema le mostrará la pantalla de Re-selección, con información de la entidad

A continuación se muestra un ejemplo donde pese a contar con 3 o más

En este caso el sistema le permitirá cargar un archivo de justificación de reinicio previo

Para continuar dé clic en el botón “Reiniciar”. Imagen 2.59

Busque el archivo requerido, luego dé clic en el botón “Abrir”. Imagen 2.61

A continuación, registre el nombre del documento en la sección “Descripción” y