DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y

CERTIFICACIÓN

MANUAL DE USUARIO

CONCURSO PÚBLICO POR

CONTRATACIÓN DIRECTA DESIERTA

Publicación y ejecución en el Sistema

Oficial de Contratación del Estado
SOCE

DIRIGIDO A
ENTIDADES CONTRATANTES

JULIO 2023
CONTENIDO

1. Presentación ........................................................................................................... 1
ETAPA PRECONTRACTUAL.............................................................................................. 1
ENTIDAD CONTRATANTE ................................................................................................ 1
2. Ingreso al Portal de Contratación Pública ......................................................... 1
3. Publicación del procedimiento en el SOCE ....................................................... 3
4. Consulta de procesos .......................................................................................... 14
PROVEEDOR ................................................................................................................... 16
5. Preguntas............................................................................................................... 16
ENTIDAD CONTRATANTE .............................................................................................. 19
6. Respuestas y Aclaraciones .................................................................................. 19
PROVEEDOR ................................................................................................................... 24
7. Entrega de Propuestas ........................................................................................ 24
ENTIDAD CONTRATANTE .............................................................................................. 27
8. Revisión de ofertas recibidas ............................................................................. 27
9. Solicitud de Convalidación de Errores ............................................................. 28
PROVEEDOR ................................................................................................................... 36
10. Respuesta a la convalidación de errores ......................................................... 36
ENTIDAD CONTRATANTE .............................................................................................. 37
11. Revisión de la Convalidación de Errores .......................................................... 37
12. Calificación de Ofertas ....................................................................................... 39
SISTEMA SOCE ............................................................................................................... 43
13. Publicación de resultados finales ..................................................................... 43
ENTIDAD – PROVEEDOR................................................................................................ 44
14. Negociación........................................................................................................... 44
ENTIDAD ......................................................................................................................... 48
15. Adjudicación ......................................................................................................... 48
16. Declaratoria de desierto ..................................................................................... 52
ETAPA CONTRACTUAL ................................................................................................. 52
ENTIDAD CONTRATANTE ............................................................................................. 52
17. Registro del contrato .......................................................................................... 52
18. Registro de garantías .......................................................................................... 58
19. Ejecución del contrato ....................................................................................... 61
20. Terminación de contratos .................................................................................. 62
20.1. Terminación Unilateral ................................................................................ 62
20.2. Terminación por Mutuo Acuerdo ................................................................ 66
20.3. Terminación por laudo ejecutoriado ......................................................... 70
20.4. Terminación por muerte del contratista o disolución ............................ 74
ENTIDAD CONTRATANTE ............................................................................................. 77
21. Finalización del Procedimiento de Contratación ........................................... 77
1. Presentación

La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública ha establecido los

procedimientos de contratación que utilizarán las Entidades Contratantes en las
adquisiciones de bienes, prestación de servicios, ejecución de obras y consultorías, los
mismos que deberán realizarse utilizando las herramientas electrónicas del Sistema
Oficial de Contratación del Estado “SOCE”.

El presente manual tiene como objetivo dar a conocer a los entes contratantes los
pasos a seguir para la publicación y la ejecución de la fase precontractual del
procedimiento de Consultoría Concurso Público por Contratación Directa Desierta.

ETAPA PRECONTRACTUAL

ENTIDAD CONTRATANTE

2. Ingreso al Portal de Contratación Pública

Una vez que la Entidad ha elaborado los pliegos en el MFC-Entidades Contratantes, y

posee toda la documentación relevante que se generó en la Fase de Preparación, debe
publicarse el proceso en el SOCE

Para acceder al Portal de Contratación Pública, debe utilizar el navegador de Firefox

Versión 68 o Superior y colocar en la barra de direcciones: www.sercop.gob.ec, ver
imagen 2.1

1
 Imagen 2.1

Desde la sección “Enlaces rápidos” puede acceder a página del Sistema Oficial de
Contratación Pública del Ecuador, para ello debe dar clic en icono “SOCE – Sistema
Oficial de Contratación Pública del Ecuador”, ver imagen 2.2

Imagen 2.2

Para iniciar su sesión en el SOCE, ingrese el número de RUC de la entidad contratante,

el usuario y la contraseña del usuario operador del portal, para finalizar debe dar clic
en el botón “Entrar”, ver imagen 2.3

2
 Imagen 2.3

Inmediatamente se presentarán en la pantalla inicial del SOCE las opciones del perfil
que le han sido asignadas como operador del Portal, ver imagen 2.4

Imagen 2.4

3. Publicación del procedimiento en el SOCE

Para publicar el proceso, ubíquese en la sección “Entidad Contratante” que se

encuentra ubicada en el menú de la parte superior del SOCE, al seleccionarla, se

3
desplegará un submenú, debe dar clic en el botón “Nueva Contratación (Ushay)”,
ver Imagen: 3.1

Imagen 3.1

Inmediatamente podrá visualizar la pantalla para la creación del proceso de

contratación, donde se deberá cargar el pliego generado en el aplicativo MFC, en
formato “.ushay”; para proceder con lo indicado, debe dar clic en botón “Examinar”,
ver Imagen: 3.2

Imagen 3.2

El sistema abrirá las carpetas digitales del computador, debe ubicar el archivo con la
extensión “.ushay” que contiene el pliego del procedimiento, para proceder a
cargarlo, señálelo y de clic en el botón “Abrir”, ver imagen: 3.3

4
 Imagen 3.3

Una vez que el archivo ha sido seleccionado, de clic en el botón “Subir Archivo”,
inmediatamente podrá visualizar el archivo en la sección “Archivos subidos” y el
sistema desplegará un mensaje confirmando la carga del mismo, ver imagen 3.4

Imagen 3.4

El siguiente paso es dar clic en el botón en “Procesar Archivo (s)”, esta acción permite
que el archivo se procese en el sistema y se suba el pliego; de igual manera se genera
el siguiente mensaje que se encuentra en el extremo superior derecho: “El pliego
USHAY ha sido procesado correctamente, espere mientras se abre la pantalla resumen.
Una vez cumplida la fecha de publicación del pliego, revise que el pliego .USHAY se
encuentre en la sección Información Proceso Contratación, pestaña Archivos”, ver
Imagen: 3.5

5
 Imagen 3.5

Si el archivo se procesó exitosamente, de forma automática, el sistema pasará a la

pantalla “Resumen Información del Proceso de Contratación”, en la cual se
visualizan los datos generales del procedimiento.

A continuación, la entidad debe completar los siguientes campos:

➢ Palabras Claves: Se refiere a las palabras que puedan servir de referencia y que
permitan facilitar la búsqueda del proceso, por ejemplo: Estudios.

➢ Funcionario encargado del Proceso: En este espacio debe seleccionar a la persona

que será la responsable de la publicación del proceso en el sistema.

➢ Autoridades: En el registro de los datos del procedimiento, el sistema solicita que

se dé a conocer el origen, el número de cédula o identificación y los apellidos y
nombres de la máxima autoridad, del responsable de la gestión Administrativa-
Financiera y de la autoridad ordenadora de gasto.

Al seleccionar la opción origen nacional y colocar el número de cédula o

identificación, por estar enlazado el Portal con la base de datos del Registro Civil,
aparecen automáticamente los apellidos y nombres de la persona al que le
corresponde el número de identificación colocado, en caso de seleccionar origen
extranjero se deberá colocar el número de identificación, los apellidos y nombres
de forma textual como constan en su documento de identificación, ver imagen 3.6

6
 Imagen 3.6

➢ Comisión Técnica: El sistema le solicita definir si en el procedimiento existe o no

comisión técnica, recuerde que el Articulo 58 del Reglamento General a la Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública indica que si el valor del
presupuesto referencial es igual o superior a multiplicar el coeficiente 0,000002
por el Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio fiscal, debe
conformarla

En caso de seleccionar la opción SI, el sistema solicitará que ingrese los siguientes
datos de la comisión técnica: origen, número de cédula, cargo y función, ver imagen
3.7

Imagen 3.7

Una vez que los datos han sido completados, debe dar clic en el botón “Continuar”,
ver Imagen: 3.8

7
 Imagen 3.8

El sistema emite de advertencia, para continuar debe dar clic en el botón “Aceptar”,
ver imagen 3.9

Imagen 3.9

El siguiente paso es realizar la invitación a los consultores, si previamente realizó un

procedimiento de preselección en consultoría, deberá invitar a los consultores de la
lista de precalificados; para ello, debe ir a la parte inferior de la pantalla a la opción
“Usar buscador cuando se invita a la lista de precalificados” y buscar a dichos
consultores ya sea por RUC o por razón social y añadirlos uno a uno, si ingresa por error
un consultor que no esté correcto puede eliminarlo, ver imagen: 3.10

8
 Imagen 3.10

Si no realizo un procedimiento de preselección previo, debe dar clic en el botón

“Invitar todos proveedores”, el sistema realizará la invitación a todos los consultores
categorizados en el CPC del procedimiento, ver imagen: 3.11

Imagen 3.11

A continuación podrá visualizar el listado de consultores que serán invitados, deberá

dar clic en botón “Continuar”, ver imagen: 3.12

9
 Imagen 3.12

Se desplegará el mensaje, debe dar clic en el botón “Aceptar”, ver Imagen: 3.13

Imagen 3.13

Inmediatamente se presenta el resumen de anexos, sección en la que se publicarán

los documentos relevantes y obligatorios conforme la normativa legal, debe tomar en
cuenta las extensiones permitidas que se muestran a continuación, como también el
peso de los archivos de máximo 10MB, ver Imagen: 3.14

10
 Imagen: 3.14

En la sección de archivos obligatorios, debe subirse la Resolución de Aprobación de

los pliegos; y en la sección de archivos opcionales, debe subir todos los documentos
relevantes del procedimiento y el pliego suscrito, recuerde que para subir los archivos,
debe seguir los siguientes pasos:

• Incluya una descripción del archivo por ejemplo: Resolución de aprobación de

pliegos

• Debe dar clic en el botón “Examinar” y ubicar el lugar en el cual se almacenó

el archivo que desea publicar, ver Imagen: 3.15

11
 Imagen: 3.15

• Seleccione el archivo y pulse el botón “Abrir”, ver Imagen: 3.16

Imagen: 3.16

• Pulse el botón “Subir” y se visualizará el archivo cargado, en el caso de que

necesite borrarlo, puede dar clic en el enlace “Eliminar”, ver Imagen: 3.17

12
 Imagen: 3.17

Además se visualizarán los archivos anexos que fueron cargados desde el MFC.

Una vez que haya subido todos los documentos, debe dar clic en el botón “Finalizar”,
ver Imagen: 3.18

Imagen 3.18

13
En seguida se presentará el siguiente mensaje: “Esta seguro que desea finalizar la
creación del proceso?”, debe dar clic en el botón “Aceptar”, ver Imagen: 3.19

Imagen 3.19

Con este último paso, el procedimiento queda debidamente publicado en el SOCE y se

reflejará en la fecha establecida en el cronograma para su publicación, el sistema
regresará a la pantalla inicial del SOCE de la entidad contratante, ver Imagen 3.20

Imagen 3.20

4. Consulta de procesos

En la parte superior de la pantalla principal del SOCE, ubique el cursor en la sección

“Consultar”, se presenta un menú desplegable, seleccione y de clic en la opción “Mis
procesos”, ver imagen 4.1

14
 Imagen 4.1

Visualizará la pantalla de “Consulta de mis procesos”, en donde la entidad podrá

realizar la búsqueda del proceso de consultoría Concurso Público por Contratación
Directa Desierta mediante varias opciones: por palabra clave; tipo de contratación,
tipo de compra (ejemplo: Concurso Público por Contratación Directa Desierta, estado
del procedimiento (ejemplo: “Todos”), colocando el código del proceso y por fechas
de publicación, las cuales están parametrizadas para los últimos 6 meses; con la
información seleccionada, debe dar clic en el botón “Buscar”, ver Imagen 4.2

Imagen 4.2

15
Se podrá visualizar los procedimientos de Concurso Público por Contratación Directa
Desierta, que la entidad contratante mantiene en los últimos 6 meses; deberá ubicar
el procedimiento de contratación, en la parte izquierda del proceso aparecerá color
azul el código del procedimiento, debe dar un clic para ingresar al mismo, ver Imagen:
4.3

Imagen 4.3

PROVEEDOR

5. Preguntas

Una vez publicado el proceso, el sistema enviará la invitación a todos los proveedores
categorizados en el CPC seleccionado, quienes podrán revisar las etapas del mismo en
el sistema de acuerdo al cronograma establecido.

La primera etapa es la de Preguntas, Respuestas y Aclaraciones, en la cual los

proveedores que tuvieren dudas o consultas en referencia al proceso, deberán dirigirse
al menú lateral izquierdo y hacer clic en el enlace “Ver Preguntas y/o Aclaraciones”,
ver imagen 5.1

16
 Imagen 5.1

A continuación se desplegará una pantalla, debe dar clic en el botón “Agregar

Pregunta”, ver imagen 5.2

Imagen 5.2

17
El sistema presenta un mensaje de alerta sobre la responsabilidad que tiene el
proveedor sobre la pregunta a realizar, para continuar debe dar clic en el botón
“Aceptar”, ver imagen 5.3

Imagen 5.3

Finalmente deberán ingresar la pregunta en el campo “Realice su pregunta”, cuando

concluya, debe dar clic en el botón “Enviar”, ver imagen 5.4

Imagen 5.4

Una vez registrada la pregunta en el sistema, podrá visualizarla dentro del proceso,
como se muestra a continuación, en caso de requerir realizar otra consulta, debe dar
clic en el botón “Agregar pregunta”, ver imagen 5.5

18
 Imagen 5.5

ENTIDAD CONTRATANTE

6. Respuestas y Aclaraciones

Para responder a las preguntas realizadas por el proveedor, la Entidad Contratante

deberá revisar que el proceso se encuentre en el Estado “Preguntas, Respuestas y
Aclaraciones”.

Para revisar las preguntas que se hayan realizado o en caso de requerir emitir una
aclaración, la entidad contratante debe hacer clic sobre el enlace “Ver Preguntas y/o
Aclaraciones”, ver imagen 6.1

19
 Imagen 6.1

En la siguiente pantalla podrá visualizar las preguntas que se hayan realizado dentro
del procedimiento, para responderlas debe ubicarse en cada una de ellas y dar clic en
el botón “Responder”, ver imagen 6.2

Imagen 6.2

A continuación se despliega una ventana para que coloque la respuesta

correspondiente, una vez que la información está completa, debe dar clic en el botón
“Enviar” para publicar la respuesta.

20
Recuerde que, el sistema permite un máximo de 1000 caracteres y se debe contestar
todas las preguntas, ver Imagen 6.3

Imagen 6.3

En la siguiente pantalla podrá ver la respuesta registrada en el sistema, además

contará con una opción para adjuntar archivos que respalden esta etapa del
procedimiento, para lo cual debe seguir el procedimiento ya antes indicado para subir
archivos en el SOCE, el cual se encuentra descrito en la parte final del numeral 2 de
este manual, para continuar debe dar clic en el botón “Regresar”, ver Imagen 6.4

Imagen 6.4

21
Recuerde que todas las preguntas registradas deben ser contestadas hasta antes de la
fecha límite, en este caso el sistema mostrará un mensaje en pantalla para que las
entidades contratantes deben proceder según lo establecido en la normativa.

Si la entidad contratante requiere realizar alguna aclaración a los proveedores dentro

del procedimiento, debe dar clic en el enlace “Ver Preguntas y/o Aclaraciones”, ver
Imagen: 6.5

Imagen 6.5

Para realizar la aclaración, debe dar clic en el botón “Agregar Aclaración”, ver
imagen 6.6

Imagen 6.6

22
En la siguiente sección registre la aclaración, al culminar de clic en el botón “Enviar”,
ver imagen 6.7

Imagen 6.7

A continuación, podrá observar la aclaración registrada en el sistema, si se requiere

cargar archivos que respalden la aclaración, seleccione el archivo, llene la descripción
y suba el documento, de clic en el botón “Regresar”, ver Imagen: 6.8

Imagen 6.8

23
Recuerde que no existe un número límite de aclaraciones a agregar por parte de la
entidad contratante, podrá agregar todas las aclaraciones que se requieran siempre y
cuando se las realice hasta antes de la fecha límite de respuestas.

La sección de aclaraciones es también utilizada para realizar modificaciones de los

pliegos, esto solo en el caso de que se requiera hacer una modificación que no afecte
al presupuesto, ni al objeto del contrato.

PROVEEDOR

7. Entrega de Propuestas
El proveedor para preparar su oferta debe de manera obligatoria elaborar la misma en
el aplicativo MFC-ofertas, producto de esto se obtendrá un archivo cuya extensión será
“.ushay”, este archivo será enviado a través del SOCE.

Luego de ingresar al SOCE con sus credenciales (RUC, Usuario, Contraseña), se

visualizará la pantalla principal del SOCE, proceda a buscar el proceso de contratación
en el que desea participar.
Se visualizará la información general del proceso, de clic en el enlace “Enviar Oferta”,
que se encuentra ubicado en el menú lateral izquierdo, ver imagen 7.1

Imagen 7.1

24
En la siguiente pantalla, deberá subir el archivo “*.ushay” que contiene la oferta, para
ello de clic en el botón “Examinar”, ver imagen 7.2

Imagen 7.2

Luego que el archivo haya sido ubicado y seleccionado, el consultor deberá dar clic en
el botón “Subir Archivo”, inmediatamente el archivo se cargará y podrá visualizarlo,
el sistema generará un mensaje al lado derecho de la pantalla que le indicará que el
archivo ha sido subido, ver Imagen 7.3

Imagen 7.3

25
Para completar el envío de la oferta al SOCE, el consultor deberá pulsar el botón
“Procesar Archivo(s)”, si el archivo se procesa correctamente, aparecerá un mensaje
indicando que la oferta ha sido procesada exitosamente, ver Imagen 7.4

Imagen 7.4

La siguiente pantalla presentará los datos de la oferta que fue enviada, para finalizar,
el consultor deberá dar clic en “Imprimir”, para que el documento que se genere sea
el respaldo del envío de su oferta, ver imagen 7.5

Imagen 7.5

26
ENTIDAD CONTRATANTE

8. Revisión de ofertas recibidas

Cuando la fecha límite de entrega de propuestas haya concluido y el estado del

procedimiento sea “Apertura de ofertas”, la entidad contratante deberá descargar
los archivos de ofertas “.Ushay” que fueron enviados por los proveedores.

Para descargarse las ofertas, ingrese al procedimiento de Consultoría Concurso Público

por Contratación Directa Desierta y diríjase a la pestaña “Archivos”, ver Imagen 8.1

Imagen 8.1

A continuación vaya a la sección “Subir Archivo – Oferta” para posteriormente

descargar los archivos de las ofertas enviadas, ver Imagen 8.2

27
 Imagen 8.2

9. Solicitud de Convalidación de Errores

Una vez revisadas las ofertas, de ser necesario, la entidad contratante puede solicitar
la convalidación de errores cuando estos sean de forma; para proceder con la solicitud
de convalidación debe ingresar al procedimiento de consultoría Concurso Público por
Contratación Directa Desierta, el cual debe encontrarse en la etapa de Calificación de
Participantes y debe dar clic en la opción “Convalidación de Errores”, ubicado en la
barra lateral izquierda de la pantalla, ver imagen 9.1

Imagen 9.1

28
La acción anterior abre la pantalla de evaluación ofertas, donde se visualizan los datos
del procedimiento y el sistema presentará las opciones: “Sí convalidar errores”, en
el que caso de que requiera que sea realizada; o “No convalidar errores”, de
encontrarse la información y documentación revisada acorde a lo solicitado, también
se visualizarán los datos de los consultores que enviaron la oferta a través del portal;
una vez seleccionada la opción que corresponda, debe dar clic en el botón “Guardar”,
ver Imagen: 9.2

Imagen 9.2

El sistema emite un mensaje, el cual indica que los datos seleccionados una vez
registrados, no podrán ser modificados; si está de acuerdo debe dar clic en el botón
“Aceptar”, ver, Imagen: 9.3

Imagen 9.3

En la siguiente pantalla, adjunte el Acta de Convalidación de errores; para cargar el

documento debe dar clic en el botón “Examinar”, ver Imagen 9.4

29
 Imagen 9.4

A continuación seleccione el archivo que contenga el acta de convalidación, ingrese el

nombre del documento en el campo “Descripción” y de clic en el botón “Subir”, el
archivo se cargará en archivos subidos, para finalizar la carga del documento, debe
dar clic en el botón “Continuar”, ver Imagen 9.5

Imagen 9.5

30
Una vez que adjunte el archivo, el sistema le dará paso al listado de consultores que
enviaron sus ofertas a través del sistema, ver Imagen 9.6

Imagen 9.6

Para proceder con el pedido de convalidación, se debe ubicar al consultor al que va a

solicitar realizarla y debe dar clic en la opción “Convalidar”, ver Imagen: 9.7

Imagen 9.7

Ingrese de forma detallada la convalidación solicitada en el campo “Realice su

convalidación”; debe hacerlo de manera clara de tal forma que no dé lugar a
interpretaciones, explique lo que solicita y lo que desea informar, una vez que haya
detallado la convalidación, debe dar clic en el botón “Enviar”, ver Imagen 9.8

31
 Imagen 9.8

A continuación, podrá observar el mensaje de convalidación, que ha sido enviado y

publicado en el sistema y la fecha de solicitud de dicha convalidación, ver Imagen: 9.9

Imagen 9.9

32
A continuación debe subir el archivo que justifica la convalidación, el procedimiento
es el mismo que ha sido utilizado para cargar archivos dentro del SOCE, una vez que
haya subido el documento podrá visualizarlo; de clic en el botón “Regresar”, ver
Imagen 9.10

Imagen 9.10

En la siguiente pantalla, debe dar clic en el botón “Guardar convalidación”, para

finalizar la solicitud de convalidación; este mismo procedimiento lo debe realizar para
cada oferente que se deba solicitar convalidación, ver Imagen: 9.11

Imagen 9.11

33
El sistema le solicitará establecer un nuevo cronograma, el cual contemple el periodo
de convalidación; al establecer las fechas debe considerar el tiempo que el consultor
debe disponer para analizar y enviar la información, en la modificación de las fechas
deberá considerar el mensaje de alerta que emite el sistema, para continuar de clic
en el botón “Aceptar”, ver Imagen: 9.12

Imagen 9.12

Llene las fechas utilizando el calendario para ubicar los días y las horas respectivas,
recuerde que deben estar acorde a los tiempos estipulados en la normativa vigente.

A continuación podrá ver un ejemplo; por último debe dar clic en el botón “Finalizar
Convalidación”, ver Imagen: 9.13

Imagen 9.13

34
En el siguiente mensaje el sistema alerta que las fechas ingresadas no podrán
modificarse una vez aceptado, si está de acuerdo debe dar clic en el botón “Aceptar”,
ver Imagen: 9.14

Imagen: 9.14

Inmediatamente el sistema muestra otro mensaje en el que indica que las fechas se
han registrado con éxito y el número total de convalidaciones realizadas, una vez
revisada la información de clic en el botón “Aceptar”, ver Imagen: 9.15

Imagen 9.15

La acción anterior permite volver a la pantalla del cronograma, en donde se

evidenciarán las fecha, el número de convalidación y el mensaje en la parte inferior
que indica que la convalidación ha sido enviada, corresponde al consultor revisar y dar
contestación a la convalidación solicitada, para volver a la pantalla inicial del
procedimiento debe dar clic en el botón “Regresar”, ver Imagen: 9.16

35
 Imagen: 9.16

PROVEEDOR

10. Respuesta a la convalidación de errores

En esta etapa del procedimiento, el proveedor debe revisar si tiene alguna

convalidación pendiente, si es que es así, debe revisar que el estado del procedimiento
se encuentre en “Convalidación de Errores” y proceder a responder en base a lo
solicitado, debe además adjuntar el respaldo de su convalidación si se requiere, dentro
del término establecido para el efecto.

36
ENTIDAD CONTRATANTE

11. Revisión de la Convalidación de Errores

La Entidad Contratante procederá a revisar si el consultor contestó o no a la

convalidación realizada, para ello deberá ingresar al procedimiento de Consultoría
Concurso Público por Contratación Directa Desierta y dar clic en la opción que se
encuentra en el menú lateral izquierdo de la pantalla denominada “Convalidación de
errores”, ver Imagen 11.1

Imagen 11.1

A continuación, se visualizarán los nombres de los oferentes, para acceder a revisar

las convalidaciones realizadas, debe dar clic en el enlace “Revisar Convalidación”,
ver Imagen 11.2

37
 Imagen 11.2

En esta sección la entidad contratante podrá revisar la información remitida por el

oferente y descargar los archivos que adjuntó a su convalidación, para continuar con
el procedimiento debe dar clic en el botón “Regresar”, ver Imagen 11.3

Imagen 11.3

38
12. Calificación de Ofertas

Para realizar la calificación de las ofertas a través del SOCE, la comisión técnica
previamente debe revisar las ofertas presentadas conforme lo indicado en el punto 8.
Revisión de ofertas de este manual, validar las firmas electrónicas de la oferta y sus
anexos en el aplicativo FIRMA EC, verificar que los consultores se encuentren
habilitados, al igual que los socios de las personas jurídicas, y finalmente elaborar el
Acta de calificación respectiva; con todos estos insumos procederá a registrar la
evaluación.

La entidad contratante debe acceder al procedimiento de contratación que desea

evaluar, el cual debe estar en la etapa de Calificación de participantes y debe dar un
clic en “Evaluar oferta”, ver imagen 12.1

Imagen 12.1

A continuación se presentará la pantalla de evaluación de ofertas y deberá calificar

uno a uno a los oferentes, para ello debe dar clic en el botón “Calificar”, opción que
se encuentra al lado derecho de cada oferente, ver Imagen: 12.2

39
 Imagen: 12.2

En la siguiente pantalla, la entidad contratante registrará la calificación obtenida por

el oferente en cada uno de los parámetros establecidos, así como, la razón de dicha
calificación.

Cuando haya concluido debe dar clic en el botón “Guardar Calificaciones”, ver imagen
12.3

Imagen 12.3

40
Para finalizar la calificación del oferente, debe pulsar el botón “Confirmar
Calificaciones”, ver Imagen 12.4

Imagen 12.4

Inmediatamente se visualizará un mensaje que le solicita confirmar definitivamente

las calificaciones efectuadas, si está de acuerdo, debe dar clic en el botón “Aceptar”,
ver, Imagen: 12.5

Imagen 12.5

Una vez confirmada la calificación, el estado de la calificación cambiará a “Ver oferta

evaluada”, en esta opción podemos revisar la calificación efectuada.

41
El sistema solicitará que suba el archivo que contiene la calificación final, este
documento debe estar en las extensiones permitidas por el sistema con un peso
máximo de 10 MB, luego debe dar un clic en el botón “Finalizar”, ver Imagen: 12.6

Imagen 12.6

Se desplegará un mensaje que le consultará si está seguro de finalizar la calificación,

de estar de acuerdo debe dar un clic en el botón “Aceptar”, ver Imagen: 12.7

Imagen: 12.7

Podrá visualizar la pantalla de evaluación de ofertas, en donde puede revisar la oferta

evaluada, para salir de esta pantalla debe dar clic en “Regresar”, ver Imagen: 12.8

42
 Imagen 12.8

SISTEMA SOCE

13. Publicación de resultados finales

Una vez que la calificación de la oferta técnica ha finalizado, el sistema realizará el
cálculo de la calificación global del procedimiento.

Cuando el procedimiento se encuentre en estado “Publicación de resultados finales”,

la entidad debe dar clic en “Ver evaluación final” y podrá visualizar los resultados de
la calificación global, ver imagen 13.1

Imagen 13.1

43
Cuando haya concluido la revisión de los resultados de la calificación de la oferta
técnica, económica y de los resultados globales del procedimiento, debe dar clic en el
botón “Regresar”, para volver a la pantalla inicial del procedimiento, ver imagen 13.2

Imagen 13.2

ENTIDAD – PROVEEDOR

14. Negociación

De acuerdo a la normativa legal establecida para el efecto, los procedimientos de

consultoría, luego de la calificación de la oferta y publicación de resultados finales, la
comisión técnica negociará con el oferente que se encuentre en el primer lugar todo
lo relacionado con los requerimientos establecidos en los pliegos.

De la negociación se levanta un documento que registra los aspectos más importantes

acordados, estos datos serán obligatoriamente registrados en el sistema.

44
El estado del proceso debe ser “Esperar Acuerdo”, para proceder a registrar la
negociación alcanzada, para ello debe dar clic en el enlace “Negociación
consultoría”, opción que se encuentra en el menú lateral izquierdo del procedimiento,
ver, Imagen: 14.1

Imagen: 14.1

La acción anterior despliega la pantalla “Negociación”, en donde se visualiza los datos

del proceso, y del consultor, así como también el link donde se registrará la
negociación, por lo cual debe dar clic en el botón “Iniciar negociación”, ver, Imagen:
14.2

Imagen: 14.2

45
Inmediatamente se muestra una pantalla para ingresar el resultado de la negociación,
a continuación se mostrará los datos que debe registrar, ver Imagen 14.3

Imagen: 14.3

Una vez realizadas estas acciones y como último paso, se debe dar clic en la opción
“SI” o “NO”, que dependerá del resultado de la negociación, como ejemplo
seleccionaremos la opción “SI” tal como indica la Imagen: 14.4

Imagen: 14.4

46
En seguida se visualizará un mensaje que le solicita confirmar si se llegó a un acuerdo
en la negociación, de ser así, debe dar clic en el botón “Aceptar” ver, Imagen: 14.5

Imagen: 14.5

La acción anterior nos ubica en la pantalla principal del proceso, en la cual se puede
ver que se el estado cambio a “Por Adjudicar”, ver Imagen: 14.6

Imagen 14.6

47
En el caso que no se llegará a un acuerdo en la negociación con el oferente ganador,
se seleccionará la opción “NO” y deberemos realizar una nueva negociación con el
segundo oferente en orden de prelación, siguiendo el mismo procedimiento indicado,
ver imagen 14.7

Imagen 14.7

ENTIDAD

15. Adjudicación

Una vez que el procedimiento se encuentre en estado Por Adjudicar, para proceder
con la adjudicación, debe dar clic en el menú lateral izquierdo de la pantalla en la
opción “Adjudicar”, ver Imagen: 15.1

48
 Imagen 15.1

Inmediatamente se presentará una pantalla en donde se muestran los datos del

procedimiento, el valor económico publicado, el valor de la calificación obtenida por
el proveedor, los datos del proveedor seleccionado, así como el valor y plazo alcanzado
en la negociación; en la parte inferior se habilitarán unos campos, en donde debe
registrar la razón de la adjudicación, cuando la información este completa, debe dar
un clic en el botón “Guardar”, ver Imagen: 15.2

49
 Imagen: 15.2

En la siguiente pantalla la entidad debe subir la Resolución de adjudicación,

documento que sustenta las razones por las cuales se adjudica al proveedor
seleccionado, este documento deberá estar en las extensiones permitidas por él
sistema, y con un peso máximo de 10 MB, cuando el documento este subido, debe dar
un clic en el botón “Finalizar Adjudicación”, ver, Imagen: 15.3

Imagen: 15.3

50
El sistema le solicita que confirme si está seguro de finalizar la adjudicación del
procedimiento, si está de acuerdo debe dar clic en el botón “Aceptar” ver, Imagen:
15.4

Imagen 15.4

A continuación el sistema, regresa a la pantalla de “Información del Proceso de

Contratación”, en donde se puede visualizar que el estado del procedimiento cambió
a “Adjudicado-Registro de Contratos”, con lo cual se concluye la fase precontractual
del mismo, ver Imagen: 15.5

Imagen 15.5

51
16. Declaratoria de desierto

En caso de que se requiera declarar desierto el proceso de consultoría Concurso Público

por Contratación Directa Desierta, proceda ingresando la razón, luego adjunte la
resolución de declaratoria desierto con su descripción, y finalmente de clic en el botón
“Declarar desierto”, ver imagen 16.1

Imagen 16.1

ETAPA CONTRACTUAL

ENTIDAD CONTRATANTE

17. Registro del contrato

Cuando el procedimiento ha sido adjudicado, la entidad contratante, deberá proceder

con la suscripción y registro del contrato, en esta etapa del procedimiento el usuario
operador del Portal debe registrar en el sistema SOCE algunos de los datos previos a la
ejecución del contrato. Para ello debe dar clic en “Contratos”, ver Imagen 17.1

52
 Imagen 17.1

En la siguiente pantalla se realiza el registro de la información esencial del contrato

principal, para lo cual debe dar clic en la sección “Ingreso de información del
contrato principal”, ver Imagen 17.2

Imagen 17.2

53
A continuación, se presentará la pantalla donde deberá registrar algunos datos
necesarios para el registro del contrato, cada sección contendrá las indicaciones en la
parte derecha del campo que va a completar, ver Imagen 17.3

Imagen 17.3

Los datos requeridos para el registro son los siguientes:

▪ Monto Contractual ($): El sistema registra de forma automática el valor de acuerdo

al total adjudicado.

▪ Plazo Contractual (días): Es el tiempo de acuerdo a lo definido en los pliegos y a

lo establecido en la cláusula de plazo del contrato.

▪ Porcentaje de Anticipo (%): De haber registrado al inicio del proceso que se iba a
entregar anticipo, en este campo se debe registrar el porcentaje definido, el
sistema automáticamente presenta el valor del mismo.

▪ Fecha de suscripción del contrato: Debe registrar la fecha de suscripción que

consta en el contrato

54
▪ Fecha de otra condición de acuerdo a la naturaleza del contrato: Debe registrar
la fecha en la que se ha establecido otra condición de acuerdo a la naturaleza del
contrato

▪ El contrato inicia en: Debe seleccionar una opción según se prevea que el plazo
del contrato inicie, a partir de la suscripción de contrato o de la notificación de
disponibilidad de anticipo

▪ Fecha prevista de terminación de contrato: El sistema hará el cálculo inmediato

a partir de las respuestas anteriores de acuerdo al plazo contractual.

▪ Nombre del administrador del contrato: Seleccione el nombre de la persona que

administrará el contrato, para este caso el nombre de los funcionarios aparecerán
en el listado, siempre y cuando el usuario administrador del portal los haya
registrado previamente en la opción de registro de usuarios del sistema que se
encuentra en el SOCE, se recomienda revisar el manual de Administración de
Usuarios.

▪ Información de consorcios: Seleccione si es asociación o consorcio, en el caso de

seleccionar la opción “Si”, debe completar la siguiente información, ver imagen
17.4

Imagen 17.4

▪ Entregas Parciales: Seleccione si va a realizar o no entregas parciales.

55
 En el caso de que seleccione “NO” contempla entregas parciales, ingrese el
número de días para la entrega definitiva en la sección enmarcada, ver Imagen 17.5

Imagen 17.5

Si selecciona “SI” contempla entregas parciales, deberá ingresar el número de

entregas y el número de días para cada entrega. Imagen 17.6

Imagen 17.6

Una vez que ha ingresado todos los datos, de clic en el botón “Guardar”, ver Imagen
17.7

Imagen 17.7

56
Inmediatamente el sistema le solicita que confirme si está seguro que la información
es correcta, de estar de acuerdo debe dar clic en el botón “Aceptar”, ver imagen 17.8

Imagen 17.8

Ahora proceda a cargar el contrato suscrito y la notificación de disponibilidad del

anticipo, en caso de haberlo entregado, si requiere agregar documentos adicionales
que acompañen al contrato, adjunte en la sección correspondiente dichos documentos,
mediante el procedimiento para cargar archivos en el SOCE que ya se ha descrito en
este manual. Una vez que ha cargado la información, debe dar clic en el botón
“Continuar”, ver Imagen 17.9

Imagen 17.9

Recuerde que, la normativa indica que “Los contratos de ejecución de obras,

arrendamiento y adquisición de bienes, prestación de servicios, incluidos los de

57
consultoría, inclusive los de Régimen Especial deberán ser registrados y publicados en
el sistema de contratación pública, en el término de cinco (5) días posteriores a su
suscripción; salvo manifiesta imposibilidad debidamente justificada, para lo cual las
entidades contratantes utilizarán la herramienta informática de seguimiento de
ejecución contractual”.

18. Registro de garantías

En esta sección, el sistema validará según el monto del contrato y demás
consideraciones si se requiere la garantía de fiel cumplimiento, la garantía técnica o
la garantía del anticipo, deberá registrar las que correspondan de acuerdo al tipo de
procedimiento en este caso consultoría Concurso Público por Contratación Directa
Desierta, ver imagen 18.1

Imagen 18.1

Los datos que el sistema le solicitará para cada una de las garantías será la siguiente:
✓ Selección garantía
✓ Forma de garantía
✓ Ingresar nombre del otorgante de la garantía
✓ Ingresa número de documento de garantía
✓ Monto de la garantía, solo en el caso que aplique

58
 ✓ Fecha de otorgamiento de la garantía
✓ Breve descripción de la garantía presentada.

Registre cada uno de los datos solicitados. Una vez que ha registrado todos los datos,
de clic en el botón “Guardar garantía”, ver Imagen 18.2

Imagen 18.2

En la siguiente pantalla se puede observar la garantía registrada, adjunte el documento

de la garantía recibido y de clic en el botón “Finalizar”, ver Imagen 18.3

Imagen 18.3

59
El sistema le solicitará que confirme si desea finalizar el registro del contrato, si está
de acuerdo, debe dar un clic en el botón “Aceptar”, ver imagen 18.4

Imagen 18.4

Inmediatamente visualizará una pantalla para finalizar el registro del contrato y

garantías, para ello, debe dar clic en el botón “Finalizar”, ver Imagen 18.5

Imagen 18.5

Nuevamente el sistema le solicita confirmar si está seguro de finalizar el registro de

contrato, si está de acuerdo pulse en el botón “Aceptar”, ver imagen 18.6

60
 Imagen 18.6

19. Ejecución del contrato

En esta etapa el sistema sólo le permitirá acceso para el registro de la ejecución al

administrador del contrato seleccionado previamente, por lo tanto el operador del
portal o también llamado gestor de la contratación deberá esperar que concluya este
estado, ver Imagen 19.1

Imagen 19.1

Se recomienda al administrador del contrato revisar el manual de la fase contractual.

61
20. Terminación de contratos

En esta etapa el operador del portal podrá registrar únicamente la información

relacionada a la Terminación de contratos, conforme lo siguiente:

• Terminación Unilateral
• Mutuo acuerdo
• Laudo ejecutoriados
• Muerte del contratista o disolución

A continuación se visualiza una pantalla en donde se muestran las opciones para

terminación de contratos. Imagen 20.1

Imagen 20.1

20.1. Terminación Unilateral

En el caso que se requiera terminal unilateralmente el contrato, debe dar un clic en

el enlace “Terminación unilateral”, ver Imagen 20.2

62
 Imagen 20.2

A continuación debe seleccionar el nombre del proveedor, luego debe dar clic en el
botón “Terminar Unilateralmente”, ver Imagen 20.3

Imagen 20.3

63
En seguida el sistema presenta un mensaje en donde le solicita que confirme si está
seguro que desea terminar unilateralmente el contrato; para confirmar debe dar un
clic en el botón “Aceptar”, ver Imagen 20.4

Imagen 20.4

Ahora debe subir la Resolución motivada para la declaratoria de terminación unilateral

de contrato, las liquidaciones, porcentaje de avance según corresponda y las
observaciones respectivas, ver Imagen 20.5

Imagen 20.5

64
A continuación debe dar clic en el botón “Finalizar Terminación Unilateral”, ver
Imagen 20.6

Imagen 20.6

El sistema presenta un mensaje de confirmación para la publicación de la terminación

del contrato, para confirmar dé clic en el botón “Aceptar”, ver Imagen 20.7

Imagen 20.7

Inmediatamente aparecerá otro mensaje, para que confirme la publicación de la

declaratoria de terminación unilateral del contrato, para hacerlo debe dar clic en el
botón “Aceptar”, ver imagen 20.8

65
 Imagen 20.8

El estado del procedimiento de contratación cambiará a “Terminado

Unilateralmente”, ver Imagen 20.9

Imagen 20.9

20.2. Terminación por Mutuo Acuerdo

Para terminar por mutuo acuerdo un contrato, debe dar clic en la opción “Mutuo
Acuerdo”, ver Imagen 20.10

66
 Imagen 20.10

En la siguiente pantalla, debe seleccionara el nombre del proveedor con el cual va a

terminar por mutuo acuerdo, luego debe dar clic en el botón “Terminar Contrato”,
ver Imagen 20.11

Imagen 20.11

67
Se visualizará un mensaje para que confirme si está seguro de la terminación por
mutuo acuerdo y el nombre del proveedor, de ser así debe dar clic en el botón
“Aceptar”, ver Imagen 20.12

Imagen 20.12

A continuación debe subir la Resolución motivada para declaratoria de la terminación

de contrato, el documento de liquidación que corresponda y una observación, ver
Imagen 20.13

Imagen 20.13

68
Para continuar deberá dar clic en el botón “Finalizar Terminación”, ver Imagen 20.14

Imagen 20.14

El sistema presenta un mensaje de confirmación para la publicación de la terminación

del contrato, para confirmar, debe dar clic en “Aceptar”, ver Imagen 20.15

Imagen 20.15

Se presenta un mensaje en el cual solicita la confirmación de que no se requieren

archivos adicionales para la terminación del contrato, de estar ingresados todos los
archivos requeridos debe dar clic en el botón “Aceptar”, ver Imagen 20.16

Imagen 20.16

69
En la siguiente pantalla podrá observar que estado del procedimiento de contratación
se encuentra como “Finalizado por mutuo acuerdo”, ver Imagen 20.17

Imagen 20.17

20.3. Terminación por laudo ejecutoriado

Si requiere terminar el contrato por laudo ejecutoriado, debe dar clic en la opción
“Laudo ejecutoriados”, ver Imagen 20.18

Imagen 20.18

70
En la siguiente pantalla, debe seleccionar el nombre del proveedor, luego debe dar
clic en el botón “Terminar contrato”, ver Imagen 20.19

Imagen 20.19

Inmediatamente aparecerá una ventana de notificación en la que debe confirmar el

mensaje dando clic en el botón “Aceptar”, ver Imagen 20.20

Imagen 20.20

71
A continuación suba la Resolución motivada para la declaratoria de terminación del
contrato por sentencia o laudo ejecutoriados que declaren la nulidad del contrato o la
resolución del mismo a pedido del contratista, el Acta de laudo o sentencia que
declaren la nulidad del contrato y registre observaciones, ver Imagen 20.21

Imagen 20.21

Luego de haber subido todos los documentos, debe dar clic en el botón “Finalizar
Terminación”, ver Imagen 20.22

Imagen 20.22

72
A continuación, aparecerá un mensaje para que confirme que no existen otros
documentos adicionales que subir, si está de acuerdo debe dar un clic en el botón
“Aceptar”, ver Imagen 20.23

Imagen 20.23

Inmediatamente aparecerá una ventana de notificación en la que debe confirmar el

mensaje dando clic en el botón “Aceptar”, ver Imagen 20.24

Imagen 20.24

En la siguiente pantalla podrá observar el procedimiento de contratación en estado

“Finalizado a solicitud del contratista”, ver Imagen 20.25

Imagen 20.25

73
20.4. Terminación por muerte del contratista o disolución

Para dar por terminado un contrato por muerte del contratista o por disolución de la
persona jurídica, debe dar clic en la opción “Muerte del contratista o disolución”,
ver Imagen 20.26

Imagen 20.26

En la siguiente pantalla, debe seleccionar el nombre del proveedor, luego debe dar
clic en el icono enmarcado para seleccionar el contrato que se desea, para continuar
debe dar clic en el botón “Terminar contrato”, ver Imagen 20.27

Imagen 20.27

74
Confirme el mensaje dando clic en el botón “Aceptar”, ver Imagen 20.28

Imagen 20.28

A continuación suba la Resolución motivada para la declaratoria de terminación de

contrato por muerte del contratista o por disolución de la persona jurídica, el Acta de
defunción o Resolución de disolución y una observación, ver Imagen 20.29

Imagen 20.29

75
Ahora debe dar clic en el botón “Finalizar Terminación”, ver Imagen 20.30

Imagen 20.30

A continuación, aparecerá una ventana de notificación en la que debe confirmar el

mensaje dando clic en el botón “Aceptar”, ver Imagen 20.31

Imagen 20.31

Inmediatamente en la nueva ventana de alerta, confirme el mensaje dando clic en el

botón “Aceptar”, ver Imagen 20.32

Imagen 20.32

76
En la siguiente pantalla podrá observar el procedimiento de contratación en estado
“Finalizado a solicitud del contratista”, ver Imagen 20.33

Imagen 20.33

ENTIDAD CONTRATANTE

21. Finalización del Procedimiento de Contratación

Cuando el administrador del contrato concluya con el registro de la Ejecución del

contrato, el procedimiento pasará a estado “En recepción”, ver Imagen 21.1

Imagen 21.1

77
La finalización le corresponde al operador del procedimiento, quien debe contar con
toda la información y documentación que indique que el procedimiento llegó a
finalizarse.

El operador debe ingresar al SOCE, para ello debe colocar el RUC, usuario y contraseña
con los que fue habilitado para el manejo del portal de compras públicas y que le
otorgan el perfil para las siguientes acciones, una vez colocada la información debe
dar clic en el botón “Entrar”, Imagen: 21.2

Imagen: 21.2

A continuación debe ubicar el procedimiento de contratación y dar clic en el código

correspondiente, que se mostrará en color azul, ver Imagen: 21.3

Imagen: 21.3

78
El sistema ingresará a la pantalla principal del procedimiento denominada
“Información del Proceso de Contratación”, debe verificar que el estado del
procedimiento se encuentre “En Recepción”.

En la parte inferior de la pantalla se aperturará una opción para registrar los

documentos de respaldo que le permitirán finalizar el mismo o cualquier documento
que no se lo haya subido durante la ejecución del procedimiento, tome en cuenta que
debe subir al menos un documento que contenga: acta entrega-recepción, factura, o
las obligaciones particulares que asuman las partes.

Cada archivo debe ser máximo de 10mb, si requiere eliminar algún archivo, lo podrá
hacer dando un clic en el botón “Eliminar”.

Recuerde que una vez finalizado el procedimiento, ya no podrá ingresar ningún tipo
de documento, inclusive no podrá dar por terminado unilateralmente el contrato.
Si ha subido todos los documentos, debe dar clic en el botón “Finalizar Proceso”, ver
Imagen: 21.4

Imagen: 21.4

El sistema emite el siguiente mensaje de alerta, para continuar debe dar clic en el
botón “Aceptar”, ver Imagen: 21.5

79
 Imagen 21.5

Inmediatamente, se presenta un mensaje para que confirme si está seguro de finalizar

el procedimiento, si está de acuerdo, debe dar clic en el botón “Aceptar”, ver imagen:
21.6

Imagen: 21.6

El procedimiento pasará a estado “Finalizada”, tal como se visualiza en la siguiente

pantalla, con lo cual se concluye el procedimiento de consultoría Concurso Público por
Contratación Directa Desierta, ver, Imagen: 21.7

Imagen: 21.7

80
 ACCIÓN RESPONSABLES AREA FIRMA

Elaborador: ECO. CECILIA ABAD DIRECCIÓN ZONAL 6

DIRECTORA ZONAL,
ENCARGADA

Revisor: DRA. MERY JACHO DIRECCIÓN DE

DIRECTORA DE CAPACITACIÓN Y
CAPACITACIÓN Y CERTIFICACIÓN EN Firmado electrónicamente por:
MERY GUADALUPE
CERTIFICACIÓN CONTRATACIÓN JACHO LEON

PÚBLICA

Aprobador: ING. PAÚL PROAÑO COORDINACIÓN

COORDINADOR TÉCNICA DE Firmado electrónicamente por:
CESAR PAUL PROANO
TÉCNICO DE OPERACIONES SALAZAR

OPERACIONES

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