ACTA DE LA SEGUNDA SESIÓN ORDINARIA DE LA COMISIÓN DE

ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL

DE FECHA 27 DE MAYO DE 2021
NÚMERO: INFOEM/CAGD/02/2021

Con motivo de la emergencia sanitaria del Covid-19, las medidas extraordinarias de

distanciamiento social y de conformidad con los artículos 10 y 18 fracción III del Reglamento
Interior del Instituto y los artículos 77, 78 primer párrafo y 79 de los Lineamientos para el
funcionamiento del Pleno y las Comisiones del Instituto siendo las diecisiete horas del
veintisiete de mayo de dos mil veintiuno, se encuentran presentes vía remota, los C.C. Mtro.
José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado y Coordinador; Dra. Eva Abaid Yapur,
Comisionada e Integrante; Mtra. Zulema Martínez Sánchez, Comisionada Presidenta e
Invitada, en presencia de la Secretaria Técnica de la Comisión, la Mtra. Neftalí Lizzette Haro
Vázquez, todos de este Instituto, para celebrar la Segunda Sesión Ordinaria de la Comisión
de Archivos y Gestión Documental, a la cual fueron convocados oportunamente mediante
el memorándum INFOEM/DAGD/124/2021 de fecha veintiuno de mayo de dos mil
veintiuno.

I.-En esa virtud, en el primer punto del orden del día, la Mtra. Neftalí Lizzette Haro
Vázquez, Directora de Archivo y Gestión Documental y, Secretaria Técnica de la Comisión,
hace constar que se encuentran presentes dos de los tres integrantes de la Comisión de
Archivos y Gestión Documental, en consecuencia, declara que existe cuórum legal para
celebrar la Segunda Sesión Ordinaria.

II. Lectura y aprobación del orden del día.

En el desahogo del segundo punto del orden del día, relativo a la aprobación del orden del
día, la Mtra. Neftalí Lizzette Haro Vázquez, Secretaria Técnica de la Comisión, pregunta a
los integrantes de la Comisión si existe algún comentario o modificación del orden del día
previamente enviado.

Analizado y discutido el presente asunto, se emite el siguiente:

ACUERDO INFOEM/CAGD/ORD/02/I/2021: mediante el cual se aprueba por

unanimidad de votos de los presentes, el siguiente orden del día:

1. Lista de asistencia y declaratoria de cuórum por parte del Coordinador de esta

Comisión, para la apertura y celebración de la Segunda Sesión Ordinaria, de fecha
27 de mayo de 2021.

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2. Lectura y aprobación del orden del día previamente enviado.

3. Aprobación del Acta número INFOEM/CAGD/01/2021 de la Comisión de
Archivos y Gestión Documental, de fecha 25 de enero de 2021.
4. Presentación del reporte de Verificaciones Virtuales de los Procesos Archivísticos.
5. Presentación del reporte de Transferencias Primarias.
6. Presentación del Calendario de revisión y resguardo de expedientes electrónicos.
7. Presentación del reporte del destino final de documentación de comprobación
administrativa inmediata y apoyo informativo.
8. Presentación, y en su caso aprobación del Manual de Procedimientos de Archivo
y Gestión Documental del Infoem.
9. Presentación del estatus de los manuales de procedimientos de las unidades
administrativas.
10. Estatus del “Proyecto de archivos vinculados a graves violaciones de Derechos
Humanos”.
11. Presentación de la actualización de los integrantes del Sistema Institucional de
Archivos.
12. Presentación de la estructura del Catálogo de Disposición Documental.
13. Informe de los trabajos realizados en el Archivo Histórico.
14. Informe del desarrollo e infraestructura del Sistema Automatizado para la Gestión
Documental y Administración de Archivos (SAGDAA) del Instituto.
15. Estatus del proyecto con los SSOO: Poder Judicial del Estado de Chihuahua y
Tamaulipas para la elaboración de su Cuadro General de Clasificación
Archivística.
16. Presentación de las estadísticas de los cursos en línea “Inducción a la
administración de documentos y archivos de los SSOO del SNT” y “Elaboración
del CGCA”, fecha de corte 15 de mayo 2021.
17. Asuntos Generales.

III.- Se procede a la aprobación del Acta INFOEM/CAGD/01/2021 de la Primera Sesión

Ordinaria de la Comisión de Archivos y Gestión Documental.

Analizado el presente asunto, se emite el siguiente:

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ACUERDO INFOEM/CAGD/ORD/02/II/2021: mediante el cual se aprueba por

unanimidad de votos de los presentes, el Acta INFOEM/CAGD/01/2021 de la Primera
Sesión Ordinaria de la Comisión de Archivos y Gestión Documental de fecha veinticinco
de enero de dos mil veintiuno.

IV.-Presentación del reporte de Verificaciones Virtuales de los Procesos Archivísticos.

Continuando con el desahogo de la Sesión, La Secretaria Técnica de la Comisión, Mtra.

Neftalí Lizzette Haro Vázquez, presentó el reporte, haciendo mención de que se realizaron
40 verificaciones de manera virtual durante el periodo del 22 de febrero al 05 de marzo,
indicando que este ejercicio ayudó a que las áreas trabajaran y lograran cumplir con las
actividades para su transferencia primaria, por lo cual se propone que este ejercicio se realice
trimestralmente para que las áreas y los Responsables de Archivo de Trámite no dejen al
final el tema de sus archivos y abonará a evitar el cúmulo de trabajo extra.

Aunado comento que, un punto importante de las verificaciones es que por primera vez se
cuenta con un antecedente y registro de expedientes y documentos de archivos electrónicos
de las unidades administrativas.

Haciendo uso de la voz el Mtro. José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado

Coordinador, indicó que, este ejercicio fue de singular importancia para preparar el proceso
masivo y sin precedentes en cuanto al volumen de información que integró el proceso de
las transferencias primarias, el hecho de que se pudiera realizar este proceso de verificación
que forma parte de las acciones que mandata la Ley General de Transparencia, ayudó a
realizar las transferencia en las mejores condiciones.

Analizado el presente asunto, se emite el siguiente:

ACUERDO INFOEM/CAGD/ORD/02/III/2021: mediante el cual se tiene por presentado

el reporte de Verificaciones Virtuales de los Procesos Archivísticos.

V.- Presentación del reporte de Transferencias Primarias.

Continuando con el desahogo de la Sesión, la Secretaria Técnica de la Comisión, Mtra.

Neftalí Lizzette Haro Vázquez, reporta que, se recibieron 690 cajas, 16,152 expedientes, 18,

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514 legajos, 846,117 documentos de archivo, dando un total de 138.74 metros lineales,
correspondiente al periodo del 2006 al 2020, participando todas las unidades
administrativas, incluyendo la Unidad de Comunicación Social con una transferencia de
documentación electrónica.

Suma a lo anterior añadió que, la capacidad del archivo de concentración ha sido rebasada
en un 12.27 %. Durante el periodo del 2015 al 2020 se contaba con 144.4 metro lineales de
documentación, mientras que en el mes de abril del presente año se recibieron 138.74 metro
lineales de documentación, así mismo comentó que el archivo de concentración tiene una
capacidad de 252 metro lineales y a la fecha se tienen 282.94 metro lineales de
documentación.

Haciendo uso de la voz el Mtro. José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado

Coordinador, indicó que, este año todas las áreas han aportado con la transferencias al
archivo de concentración con lo que se generó prácticamente en los 5 años anteriores, añadió
que no termina por ser sorprendente si consideramos la condición del Pleno, el paso del
tiempo y el hecho de que vaya avanzando el proceso y consolidación de nuestro Sistema
Institucional en materia de archivos y gestión documental, es lo que sin duda ha abonado a
que al día de hoy se realizará una transferencia primaria masiva, que en la medida en que
se consolide el proyecto del sistema institucional de archivos, en los próximos años se verán
transferencias distintas, además, de la nueva modalidad de los expedientes de SAIMEX y
SARCOEM, así como los electrónicos de algunas unidades administrativas, impactará en
buena medida en el volumen de la información, por lo que quedará como reto para finales
de este año el proceso de la primera baja documental

Analizado el presente asunto, se emite el siguiente:

ACUERDO INFOEM/CAGD/ORD/02/IV/2021: mediante el cual se tiene por presentado

el reporte de Transferencias Primarias.

VI. Presentación del Calendario de Revisión y Resguardo de Expedientes Electrónicos.

Continuando con la Sesión, la Secretaria Técnica de la Comisión, Mtra. Neftalí Lizzette Haro
Vázquez, indicó que a todos los titulares se les hizo llegar el calendario de verificaciones y

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resguardo de expedientes electrónicos, comentando que esta actividad se realizará en

conjunto con la Dirección General de Informática, ejecutándola de la siguiente manera: en
primer lugar se revisaran los expedientes electrónicos y posteriormente se llevará a cabo el
resguardo de los mismos.

Añadió que la Dirección General de Informática, trabajó en un sistema interno para hacer
los resguardos de la información de todas las unidades administrativas, el cual va a
funcionar a través de un usuario y contraseña, teniendo únicamente acceso la Dirección de
Archivo y Gestión Documental.

Por último, comentó que el día de la revisión deberá estar presente el titular de la unidad
administrativa, el Responsable del Archivo de Trámite y en su caso los servidores públicos
que manejen, resguarden o sean responsables de los documentos de archivo electrónicos,
dependiendo de la unidad administrativa, por lo que para dejar evidencia de este ejercicio
se elaborará un acta.

En uso de la voz el Mtro. José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado Coordinador,

indicó que esta es una actividad sustantiva para ir preparando el proceso de entrega
recepción, ya que buena parte de la información que aquí se identifique y se resguarde,
formará parte del archivo en trámite y sobre todo es muy importante generar los resguardos
respectivos para que a partir de esta revisión, el instituto tenga la garantía de la conservación
de la información independientemente del generador de la misma, y así evitar su pérdida.

La Secretaria Técnica de la Comisión, Mtra. Neftalí Lizzette Haro Vázquez, añadió que el
respaldo se tendrá que quedar en los equipos de cómputo institucionales de los
responsables, la Dirección de Archivo solo tendrá un respaldo para evitar la pérdida de
información y que posteriormente tendrá que pasar por un proceso de baja (eliminación) ya
que la Dirección de Archivo no tiene que conservarlo como archivo de trámite, solo es para
cuidar la perdida de información durante el proceso de entrega-recepción, sumándose el
Mtro. José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado Coordinador, confirmo que solo se
trata de una copia de seguridad que tendrá el área de archivo, exclusivamente para
asegurase de que durante el proceso de entrega-recepción, en los equipos de cómputo de
cada uno de los servidores públicos se encuentre la información y de no ser así procurar la
recuperación como una medida de seguridad.

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En uso de la voz la Dra. Eva Abaid Yapur, Comisionada e Integrante, comento que se suma
al proyecto e indicó que es muy importante esta actividad para el proceso de entrega
recepción, ya que es sumamente importante por la cantidad de tiempo y de información, así
como recordar que la información no es de los servidores públicos, sino que le pertenece al
Instituto y en el momento de realizar una entrega-recepción deberá estar debidamente
resguardada.

Analizado el presente asunto, se emite el siguiente:

ACUERDO INFOEM/CAGD/ORD/02/V/2021: mediante el cual se tiene por presentado el

Calendario de Revisión y Resguardo de Expedientes Electrónicos.

VII. Presentación del reporte del destino final de documentación de comprobación

administrativa inmediata y apoyo informativo.

Continuando con la Sesión, la Secretaria Técnica de la Comisión, Mtra. Neftalí Lizzette Haro
Vázquez, mencionó que se han dado de baja 95 cajas tipo galleteras y tamaño oficio, 197, 740
fojas correspondientes a 1.90 metros lineales de documentación del periodo 2004 al 2020,
asimismo, señaló que faltan unidades administrativas que no han solicitado el proceso de
baja de la documentación de comprobación administrativa inmediata, a las cuales se les
invita a que inicien el proceso, ya que de lo contrario deberán de expedientar la
documentación para el tema de la entrega-recepción.

En uso de la voz el Mtro. José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado Coordinador,

señaló que, han sido casi 2 metros lineales que se han desocupado de espacios en los
archivos de trámite de las distintas áreas del Infoem, recordando que esta información es
documentación que carece de un valor archivístico por lo que no son documentos de archivo
y que normalmente se tiene como copia o respaldo y que una vez que se realiza la
transferencia primaria es innecesario conservar estos documentos, ya que los documentos
originales ya se encuentran resguardados en el Archivo de Concentración, asimismo, indicó
que el área generadora de la documentación es la que identifica esta información susceptible
de ser sometida al proceso de eliminación por carecer de valores archivísticos y
posteriormente el área de archivo lleva a cabo la revisión de esta documentación en conjunto
con el órgano de control interno del Infoem, para proceder después al levantamiento de un

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acta donde se hace constar que tipo de documentación se está sometiendo a este tratamiento
para su eliminación y con eso se garantiza que no haya un solo documento de archivo que
se ponga en peligro de ser eliminado.

Analizado el presente asunto, se emite el siguiente:

ACUERDO INFOEM/CAGD/ORD/02/VI/2021: mediante el cual se tiene por presentado,

el reporte del destino final de documentación de comprobación administrativa inmediata
y apoyo informativo.

VIII. Presentación, y en su caso aprobación del Manual de Procedimientos de Archivo y

Gestión Documental del Infoem.

Continuando con la Sesión, la Secretaria Técnica de la Comisión, Mtra. Neftalí Lizzette Haro
Vázquez, señaló que se ha trabajado en conjunto con la Unidad de Información Planeación,
Programación y Evaluación (UIPPE) en la elaboración del Manual de Procedimientos, para
lo cual se realizaron diversas observaciones desde el mes de diciembre del año 2020 hasta la
fecha por parte de la UIPPE, las cuales se solventaron en su momento, remitiendo el día de
hoy la versión final del Manual de Procedimientos a la UIPPE.

Adicionalmente se explicaron los 8 procedimientos con los que cuenta el manual:

1. Integración, organización, descripción y conservación de los documentos de archivo
y expedientes en los Archivos de Trámite.
2. Préstamo de Expedientes en los Archivos de Trámite.
3. Destino Final de Documentos de Comprobación Administrativa Inmediata y Apoyo
Informativo.
4. Transferencia Primaria.
5. Préstamo de Expedientes Bajo Resguardo del Archivo de Concentración.
6. Selección Documental en el Archivo de Concentración.
7. Destino Final Documental en Archivo de Concentración.
8. Transferencia Secundaria.

En uso de la voz el Mtro. José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado Coordinador,

comento que el contar con este manual es de suma relevancia, ya que esto nos acerca a la

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homologación de los procedimientos administrativos y que se dio un primer paso con el

proceso de actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística identificando ahí
el conjunto de facultades, competencias o funciones de la institución e identificar las áreas
responsables de la elaboración, fue el primer paso, el segundo es la elaboración de los
manuales de procedimientos, estableciendo cual debe de ser el procedimiento
estandarizado de gestión documental, de tal forma que no dependa de la creatividad de los
funcionarios públicos que en muchas ocasiones conduce a la discrecionalidad, ya que cada
quien realiza los proceso de diferente manera y al establecer los manuales de
procedimientos completos se da un paso muy importante para disminuir la condición de
discrecionalidad y lograr establecer procedimiento homogéneos, añadiendo que, el hecho
que en la Dirección de Archivo se establezcan estos 8 procedimientos sustantivos ayudará a
consolidar el modelo de gestión administrativa.

En uso de la voz la Dra. Eva Abaid Yapur, Comisionada e Integrante, comento que se suma
a lo que dice el Mtro. José Guadalupe Luna Hernández y agrego que es de vital importancia
aprobar al Manual de Procedimientos ya que sin duda es parte de la gestión administrativa,
ya que los manuales se necesitan para tener muy bien reglamentado y documentados los
procedimientos, por lo cual sin duda es un gran paso e indico el reconocimiento por el
trabajo realizado a las área involucradas para poder presentar este documento final del
Manual de Procedimientos de Archivos y Gestión Documental.

En uso de la voz la Mtra. Zulema Martínez Sánchez, comento que el que sea un órgano
garante pequeño con un presupuesto pequeño, no nos exime de la gran responsabilidad que
implica tener los manuales de procedimientos, es un tema muy importante del cual se siente
orgullosa de formar parte de este nuevo proceso del Infoem, indicó que reconoce el trabajo
de la Directora de Archivo y Gestión Documental, así como del Titular de la Unidad de
Planeación, Programación y Evaluación por los resultados obtenidos en este proyecto y
también enfatizo que reconoce el liderazgo del Mtro. José Guadalupe Luna Hernández y el
de todo su equipo.

Analizado el presente asunto, se emite el siguiente:

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ACUERDO INFOEM/CAGD/ORD/02/VII/2021: mediante el cual se aprueba por

unanimidad de votos de los presentes, el Manual de Procedimientos de Archivo y Gestión
Documental del Infoem.

IX. Presentación del estatus de los manuales de procedimientos de las unidades

administrativas.

Continuando con la Sesión, la Secretaria Técnica de la Comisión, Mtra. Neftalí Lizzette Haro
Vázquez, dio el uso de la voz al Lic. Rafael Ramírez Sánchez, Titular de la Unidad de
Planeación, Programación y Evaluación para presentar este proyecto.

En uso de la voz el Lic. Rafael Ramírez Sánchez, Titular de la Unidad de Planeación,

Programación y Evaluación, señala que si bien el instituto es un órgano autónomo, es
importante adoptar las buenas prácticas empleadas por otros entes públicos, como es el caso
de la Dirección General de Innovación, por lo que se tomó de referencia la guía técnica para
la elaboración de manuales de procedimientos emitido por dicha instancia, así mismo
explico que se inició este proyecto capacitando a cada una de las unidades administrativas
del instituto, dentro del periodo del 3 al 6 de noviembre, del 2020, entregando a las unidades
administrativas la guía técnica para la elaboración de los manuales de procedimientos y al
mismo tiempo se fijaron las fechas para el seguimiento de los avance de la elaboración de
los manuales de cada una de las unidades administrativas, posteriormente se tuvieron las
reuniones con cada una de las área en las que presentaron sus avances, los cuales se
revisaron en la misma reunión y se le dieron a conocer las observaciones y en fecha 19 de
mayo se les hizo un recordatorio para que envíen a más tardar el día 2 de junio sus manuales
de procedimientos, los cuales deberán de contener las adecuaciones y modificaciones
solicitadas en su momento.

A su vez, dio a conocer el estatus actual de los manuales de procedimientos de las unidades
administrativas:
 La Dirección General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y Gobierno
Abierto, el día 20 de mayo envió su proyecto para revisión.
 La Dirección General de Capacitación, Certificación y Políticas Públicas, el día 27 de
mayo envió el avance del manual de procedimientos del Departamento de
Certificación y el Departamento de Capacitación.

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 La Dirección de Archivo y Gestión Documental, estuvo subsanando algunas

observaciones que se les hicieron llegar en su momento, teniendo un estatus de
finalizado el proyecto.
 La unidad de transparencia hizo llegar el proyecto de su manual en el cual se
consideraron las últimas modificaciones, comentarios y observaciones que se
realizaron.
 La Dirección General Jurídica y de Verificación el día 26 de mayo presentó un
manual procedimientos que contiene 2 de los procesos sustantivos del área.
 La Dirección General de Informática, el día 27 de mayo envió 2 de los 4
procedimientos con que cuenta el área.
 La Dirección General de Administración y Finanzas se encuentra en proceso de
descripción de sus procedimientos al igual que la diagramación.
 La Dirección General de Protección de Datos Personales lleva un avance del 80 %.
 La Unidad de Comunicación se encuentra realizando las modificaciones
correspondientes.
 La Secretaría Técnica del Pleno se encuentra en proceso de descripción de sus
procedimientos.
 La Contraloría Interna y Órgano de Control y Vigilancia, reporta un avance del 90
%.
 La Unidad de Vinculación reporta un avance del 75%.

En uso de la voz el Mtro. José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado Coordinador, dio
la instrucción de solicitarles a las áreas un último esfuerzo para tratar de puntualizar este
tema que aún está pendiente, para tratar de que al cierre del ejerció constitucional de este
Pleno, todas las ares puedan tener una primer versión del manual.

Analizado el presente asunto, se emite el siguiente:

ACUERDO INFOEM/CAGD/ORD/02/VIII/2021: mediante el cual se tiene por presentado

el estatus de los manuales de procedimientos de las unidades administrativas.

X. Estatus del “Proyecto de archivos vinculados a graves violaciones de Derechos

Humanos”.

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Continuando con la Sesión, el Mtro. José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado

Coordinador, comento que, aunque se ha realizado un gran esfuerzo y avance de la
Dirección de Archivo y Gestión de Documental, este tema que deriva de la reunión del
grupo de derechos humanos de la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA), no se
podrá concluir y quedará como estatus de un proyecto.

Explicó que en el proyecto original se le dio mucha importancia al protagonismo e

involucramiento de la sociedad civil, con la finalidad de que fuera un proyecto de co-
creación entre los colectivos que trabajan este tipo de temas en conjunto con el Infoem y la
identificación de casos, sobre todo en los temas donde la violación genere una multiplicidad
de víctimas, en el caso de la represión política en la Secretaría de Gobernación en el Gobierno
de la República, viene realizando un trabajo con los familiares para identificar los casos, se
estableció un primer contacto pero no se terminó de concretar, lo mismo en el caso de
feminicidios se acercó con grupos de la sociedad civil, pero el enorme desgaste que ellos han
acumulado por ese tipo de circunstancia, no permitió concretar a corto plazo.

Analizado el presente asunto, se emite el siguiente:

ACUERDO INFOEM/CAGD/ORD/02/IX/2021: mediante el cual se tiene por presentado

el “Proyecto de archivos vinculados a graves violaciones de Derechos Humanos”.

XI. Presentación de la actualización de los integrantes del Sistema Institucional de

Archivos.

Continuando con la Sesión, la Secretaria Técnica de la Comisión, Mtra. Neftalí Lizzette Haro
Vázquez, mencionó que la estructura del Sistema Institucional de Archivos para este año
está constituida por 43 integrantes, a diferencia del año 2020 donde éramos 28 integrantes,
y como precedente en los años del 2015 al 2019 eran solamente 13 integrantes, así mismo
indicó que en el presente año cada una de las unidades administrativas cumplió con la
designación de su Responsable de Archivo de Trámite.

Por último, dio a conocer la estructura actual del Sistema Institucional de Archivos, la cual
se conforma de la siguiente manera: 39 Responsables de Archivo de Trámite, un

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Responsable del Área Coordinadora de Archivos, un Responsable de Oficialía de Partes, un

Responsable de Archivo de Concentración y un Responsable de Archivo Histórico.

En uso de la voz el Mtro. José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado Coordinador,

señaló que en la medida en que se va consolidando el modelo de gestión documental, la
necesidad de establecer cada una de las áreas su Responsable de Archivo de Trámite va a
llevarnos a este gran resultado y a tener un equipo de 43 servidores públicos a quienes
debemos mucho los resultados obtenidos.

Analizado el presente asunto, se emite el siguiente:

ACUERDO INFOEM/CAGD/ORD/02/X/2021: mediante el cual se tiene por presentada la

actualización de los integrantes del Sistema Institucional de Archivos.

XII. Presentación de la estructura del Catálogo de Disposición Documental.

Continuando con la Sesión, la Secretaria Técnica de la Comisión, Mtra. Neftalí Lizzette Haro
Vázquez, explicó que la estructura del Catálogo de Disposición Documental es exactamente
igual a la estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística, solamente que este
instrumento técnico es más amplio, ya que en el se establecen los valores primarios, la
clasificación de la información, los plazos de conservación y el destino final de la
documentación, este instrumento se complementa con las fichas técnicas de valoración
documental, las cuales cada unidad administrativa trabajó en conjunto con el área
Coordinadora de Archivos.

Sumado a lo anterior, comentó que estos instrumentos (fichas y catálogo) se encuentran en

revisión por el Grupo Interdisciplinario de Archivos, el día de hoy 27 de mayo es la fecha
límite para que los integrantes remitan observaciones, tanto a las ficha técnicas de valoración
documental como de las reglas de operación del Grupo, por lo que en los próximos días se
sesionará para su aprobación.

En uso de la voz el Mtro. José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado Coordinador,

mencionó que en la medida en que el trabajo sea genuino y en que las área le empiecen a
ver utilidad a estos instrumentos, y no simple y sencillamente el nivel de cumplir con un
documento, se enfrenta a la necesidad de actualizar e integrar acciones que se vienen

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realizando y que normalmente no se reportan y eso es lo bondadoso de la gestión

documental y de este tipo de resultados, comento que se estará a la espera de la aprobación
de este instrumento.

Por último, la Secretaria Técnica de la Comisión, Mtra. Neftalí Lizzette Haro Vázquez, hizo
mención a que este instrumento se aprueba en conjunto con el listado de documentación de
comprobación administrativa inmediata anual, y que una vez aprobado por el Grupo
Interdisciplinario de Archivos pasa a aprobación del Comité de Transparencia.

Analizado el presente asunto, se emite el siguiente:

ACUERDO INFOEM/CAGD/ORD/02/XI/2021: mediante el cual se tiene por presentada

la estructura del Catálogo de Disposición Documental.

XIII. Informe de los trabajos realizados en el Archivo Histórico.

Continuando con la Sesión, la Secretaria Técnica de la Comisión, Mtra. Neftalí Lizzette Haro
Vázquez, señaló que durante el mes de agosto del 2020 se iniciaron los trabajos de las fichas
técnicas de pre-valoración documental de las transferencias secundarias, indicando que es
importante mencionar que las 28 remesas que vencen su tiempo de conservación
precaucional y que comprenden 87 cajas, no se encuentra nada clasificado, por lo cual
implica más trabajo al tener que revisar cada uno de los documentos de archivo que integran
los expedientes para realizar su ficha técnica de pre-valoración y poder presentar en su
momento a los integrantes del Grupo Interdisciplinario de Archivos el fundamento del por
qué es necesario que se dé de baja esa documentación, ya que ha cumplido su ciclo vital.

En uso de la voz el Mtro. José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado Coordinador,

señaló que este volumen de información se acerca a la última fase del ciclo vital del
documento de donde se identificarán esos documentos que van a pasar al Archivo Histórico,
respetando el orden original del fondo.

Analizado el presente asunto, se emite el siguiente:

ACUERDO INFOEM/CAGD/ORD/02/XII/2021: mediante el cual se tiene por presentado

el Informe de los trabajos realizados en el Archivo Histórico.

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XIV. Informe del desarrollo e infraestructura del Sistema Automatizado para la Gestión
Documental y Administración de Archivos (SAGDAA) del Instituto.

Continuando con la Sesión, la Secretaria Técnica de la Comisión, Mtra. Neftalí Lizzette Haro
Vázquez, sede el uso de la voz a la Lic. Laura Patricia Siú Leonor, Directora General de
Informática para presentar el avance del proyecto.

En uso de la voz la Lic. Laura Patricia Siú Leonor, Directora General de Informática, informó
que este proyecto es un gran esfuerzo de trabajo colegiado, en el cual a inicio de año se
revisaron propuestas para poder aprovechar algunas iniciativas que ya se tenían, sin
embargo, se decidió implementar un sistema automatizado de archivos a la medida y
necesidades del Instituto, para lo cual desde el mes de marzo se han tenido diversas
reuniones de trabajo entre los equipos de la Dirección General de Informática y la Dirección
de Archivo y Gestión Documental, donde el objetivo es contar con el proyecto del sistema
en 3 etapas, iniciando pruebas durante el mes de julio con la Dirección de Archivo, y
posteriormente con las área internas del Infoem, donde se puedan trabajar algunos catálogo
que servirán de base para el funcionamiento del sistema y empezar a registrar los asuntos
que se lleven al interior o áreas externas, comento que el objetivo es que el 2 de agosto se
pueda empezar a utilizar este sistema con el registro de los asuntos y creación de
expedientes.

Añadió que en una segunda etapa, se pretende trabajar con el tema de las transferencias
primarias y secundarias, y en una tercera etapa la consulta de expedientes electrónicos de
la información pública.

La Secretaria Técnica de la Comisión, Mtra. Neftalí Lizzette Haro Vázquez, menionó que en
términos archivísticos lo que se contempla en la primera etapa es contar con los procesos de
oficialía de Partes y Archivo de Trámite, en una segunda etapa la parte del Archivo de
Concentración, Archivo Histórico y el proceso de baja documental.

Sumado a lo anterior el Mtro. José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado Coordinador,

comentó que este es un proyecto monumental por lo que representará el cambio de la
cultura administrativa del Infoem, el cual será un paso formidable en el tema de abrir el
archivo de trámite a la institución, para el caso de las solicitudes de información con las

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respectivas valoración o restricciones de la información confidencial y la reserva, esto

ayudaría a una gestión más diligente de lo que son las solicitudes de acceso a la información
y sobre todo hará el procedimiento más eficiente, asimismo, comentó que ojalá que el Pleno
tenga la oportunidad de inaugurar los primeros procedimientos. Señaló que ha sido un gran
esfuerzo el que se ha realizado y extiende el mayor de los reconocimientos sobre el
desarrollo de este proyecto.

En uso de la voz la Dra. Eva Abaid Yapur, Comisionada e Integrante, mencionó que se suma
al reconocimiento, suena muy interesante, emocionante y que es parte del legado que como
integrantes de este instituto se va a dejar a las siguientes generaciones, tanto del pleno como
servidores públicos que se integren al Infoem, por y para el bien de los mexiquenses porque
influye directamente, indicó que le ha tocado ver cómo ha evolucionado el tema de los
archivos en el Infoem, que le da mucho orgullo y gusto de este logro y que reitera el
reconocimiento a todos los que han dedicado tiempo extra para poder presentar el día de
hoy este proyecto, también hizo énfasis en que ojalá les toque inaugurarlo.

En uso de la voz la Mtra. Zulema Martínez Sánchez, señaló que estos proyectos ayudan a
transitar a una era digital, los procesos nuevos siempre nos van ayudar hacer todo más fácil,
menciona que celebra mucho que se vayan concretando más proyectos como este y extiende
su reconocimiento por el logro del mismo y en hora buena para el instituto y todos los
involucrados.

Analizado el presente asunto, se emite el siguiente:

ACUERDO INFOEM/CAGD/ORD/02/XIII/2021: mediante el cual se tiene por presentado

el Informe del desarrollo e infraestructura del Sistema Automatizado para la Gestión
Documental y Administración de Archivos (SAGDAA) del Instituto.

XV. Estatus del proyecto con los SSOO: Poder Judicial del Estado de Chihuahua y
Tamaulipas para la elaboración de su Cuadro General de Clasificación Archivística.

Continuando con la Sesión, el Mtro. José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado

Coordinador, señaló que, en su momento se estableció contacto con los órganos garantes de
estos dos estados para llevar una ruta común, mencionó que en este punto tampoco se logró

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concretar el proyecto y es muy importante cerrarlo, declarar que no se establecieron las

condiciones necesarias para llevarlo a cabo, y que ya habrá oportunidad en el futuro de
atender inquietudes de ese tipo, pero vale la pena ir cerrándolo para no dejar temas
pendientes e inconclusos.

Analizado el presente asunto, se emite el siguiente:

ACUERDO INFOEM/CAGD/ORD/02/XIV/2021: mediante el cual se tiene por cancelado

el proyecto con los SSOO: Poder Judicial del Estado de Chihuahua y Tamaulipas para la
elaboración de su Cuadro General de Clasificación Archivística.

XVI. Presentación de las estadísticas de los cursos en línea “Inducción a la administración

de documentos y archivos de los SSOO del SNT” y “Elaboración del CGCA”, fecha de
corte 15 de enero 2021.

Continuando con la Sesión, la Secretaria Técnica de la Comisión, Mtra. Neftalí Lizzette Haro
Vázquez, presentó las estadísticas de los cursos, señalando que tienen un corte al quince de
mayo del presente año y que en cuanto al reporte del curso en línea “Inducción a la
Administración de Documentos y Archivos de los Sujetos Obligados del Sistema Nacional
de Transparencia”, se tienen las siguientes cifras:

Total de
Constancias Total de
entregadas Participantes

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Asimismo, presentó el reporte del curso en línea “Elaboración del Cuadro General de
Clasificación Archivística”, correspondiente con fecha de corte al quince de mayo del
presente año, teniendo las siguientes cifras:

Concepto Total

Participantes 828

Constancias entregadas 475

Participantes de sexo femenino 297

Participantes de sexo masculino 178

Analizado el presente asunto, se emite el siguiente:

ACUERDO INFOEM/CAGD/ORD/02/XV/2021: mediante el cual se tienen por

presentadas, las estadísticas de los cursos en línea “Inducción a la administración de
documentos y archivos de los SSOO del SNT” y “Elaboración del CGCA”, fecha de corte
15 de mayo 2021.

En virtud de haberse agotado todos y cada uno de los puntos del orden del día y al no existir
más asuntos que tratar, se da por concluida la Segunda Sesión Ordinaria siendo las
dieciocho horas con veintiséis minutos del día veintisiete de mayo del dos mil veintiún,
firmando al calce los que en ella intervinieron.

JOSÉ GUADALUPE LUNA HERNÁNDEZ.

COMISIONADO Y COORDINADOR.

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Esta hoja corresponde a la Segunda Sesión Ordinaria de la Comisión de Archivos y Gestión Documental del
Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de
México y Municipios de fecha veintisiete de mayo de dos mil veintiuno.

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