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Access Ayuda y procedimientos

Examinar Access Ayuda

Conceptos bsicos de Access o Compilar una base de datos para compartir en la Web o Gua de la interfaz de usuario de Access 2010 o Introduccin a la seguridad de Access 2010 o Agregar datos a una base de datos de Access o Crear una nueva base de datos de escritorio o Novedades de Microsoft Access o Proteger los datos con copias de seguridad y restauracin o Cambiar el formato de archivo predeterminado o Convertir una base de datos al formato de archivo de Access 2010 o Personalizar valores predeterminados para las bases de datos o Conceptos bsicos del diseo de una base de datos o Ejemplos de criterios de consulta o Ayudar a prevenir y corregir problemas con los archivos de base de datos mediante Compactar y reparar o Introduccin a Access SQL o Omitir las opciones de inicio cuando se abre una base de datos o Introduccin a la programacin de Access o Introduccin a los controles o Introduccin a formularios o Introduccin a las consultas o Introduccin a las tablas o Introduccin al formato de archivo de Access 2010 o Seleccionar y usar una plantilla de Access o Qu formato de archivo se debe usar en Access 2010? Servicios de Access

o
Accesibilidad Activar Access Complementos Agregar y modificar datos Conectar con orgenes de datos Controles Personalizar Disear aplicaciones Firmas e identificadores digitales Expresiones Buscar y filtrar datos Formularios Obtener ayuda Introduccin Instalar Macros Administrar una base de datos Programar Consultas Informes Guardar e imprimir Seguridad y privacidad Compartir datos con otros programas Ortografa y gramtica Tablas Trabajar en otro idioma

Access > Disear aplicaciones Compilar una base de datos para compartir en la Web
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Puede usar Microsoft Access 2010 y Servicios de Access, un nuevo componente de SharePoint, para compilar aplicaciones de base de datos web. Esto es til para lo siguiente:

Proteger y administrar el acceso a los datos Compartir datos dentro de una organizacin o a travs de Internet Crear aplicaciones de base de datos que no requieren el uso de Access

En este artculo se brinda informacin general sobre el diseo de bases de datos web de Access. Para ver una introduccin al diseo de bases de datos de escritorio, vea los artculos Crear una nueva base de datos de escritorio y Conceptos bsicos del diseo de una base de datos.

En este artculo

Informacin general Crear una base de datos web Publicar y sincronizar cambios realizados en la aplicacin

Informacin general
Servicios de Access brinda una plataforma para que el usuario cree bases de datos que pueda usar en la Web. El usuario disea y publica una base de datos web usando Access 2010 y SharePoint y luego el pblico usa dicha base de datos en un explorador web.

CMO FUNCIONA
Cuando el usuario publica una base de datos web, Servicios de Access crea un sitio de SharePoint que la contiene. Todos los datos y los objetos de la base de datos se mueven a listas de SharePoint ubicadas en dicho sitio.

Despus de la publicacin, los visitantes de SharePoint pueden usar la base de datos, segn sus permisos para el sitio de SharePoint.

Control total Esto le permite hacer cambios en los datos y el diseo. Colaborar Esto le permite realizar cambios en los datos, pero no en el diseo. Lectura Esto le permite leer datos, pero no puede cambiar nada.

Puede abrir la base de datos web en Access, revisar el diseo y, a continuacin, sincronizar los cambios, lo que los guarda en el sitio de SharePoint. Tambin puede desconectarla, usar la versin sin conexin y, a continuacin, sincronizar los cambios en los datos y el diseo cuando vuelva a estar en lnea.
NOTA

Para compilar una base de datos web, el usuario necesita permisos de Control total en el sitio

de SharePoint donde desee publicarla. Para obtener ms informacin sobre los permisos de SharePoint, vea la seccin Vea tambin.

Ejecucin de formularios e informes en el explorador


Los formularios, los informes y la mayora de las macros se ejecutan dentro del explorador. Esto permite a Access actualizar los datos en pantalla sin tener que rehacer toda la pgina.

Puede crear un formulario para ayudar a las personas a navegar por su aplicacin. Un nuevo control, el control de navegacin, facilita la adicin al formulario de botones de navegacin estndar de estilo web para este fin.
NOTA

El panel de navegacin (la caracterstica que se usa en Access para examinar los objetos de

una base de datos) no est disponible en un explorador web.

Almacenamiento de datos en listas de SharePoint


Todas las tablas se convierten en listas de SharePoint y los registros, en elementos de lista. Esto permite usar los permisos de SharePoint para controlar el acceso a la base de datos web, as como hacer uso de otras capacidades de SharePoint.

Ejecucin de macros de datos y consultas en el servidor


Todo el procesamiento SQL se realiza en el servidor. Esto ayuda a mejorar el rendimiento de la red limitando el trfico a conjuntos de resultados.

Intranet o Internet
Puede publicar en su propio servidor de SharePoint de intranet o en Internet. Microsoft ofrece una solucin de SharePoint hospedada orientada a Internet.

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Crear una base de datos web


Esta seccin describe nuevas caractersticas clave y brinda pasos que indican las tareas de diseo bsicas que debe completar para crear una base de datos web.

En esta seccin

Antes de comenzar Posibilidad de uso de una plantilla Introduccin a una base de datos web en blanco

Disear una tabla web Agregar un campo calculado Establecer reglas de validacin de datos Crear una relacin entre dos tablas web Mantener la integridad de los datos usando macros de datos Crear una consulta web Crear un formulario web Crear un informe web Crear un informe de navegacin

ANTES DE COMENZAR
Existen algunas tareas que debe realizar antes de comenzar a disear una base de datos web. Adems, existen diferencias de diseo entre las bases de datos web y las de escritorio que debe conocer, especialmente si es un desarrollador de Access experimentado.

Determinar la finalidad de la base de datos. Tenga planes claros a fin de que pueda tomar buenas decisiones cuando trabaje en los detalles del diseo. Buscar y organizar la informacin necesaria. No se pueden usar tablas vinculadas en una base de datos web. Cualquier dato que desee usar y no se origine en la base de datos se debe importar antes de publicar. Si organiza los datos antes de comenzar a disear la base de datos, puede evitar tener que readaptar el diseo para dar cabida a datos inesperados. Identificar el sitio de SharePoint que usar para publicar. No puede publicar sin SharePoint. Si quiere probar su diseo en un explorador mientras lo realiza (lo que no es una mala idea), primero debe publicarlo. Planear la seguridad. Puede aprovechar la seguridad de SharePoint para controlar el acceso a la base de datos web. Planee la seguridad a tiempo para que pueda incorporarla en su diseo.

Diferencias de diseo entre las bases de datos web y de escritorio

Algunas de las caractersticas de las bases de datos que puede usar en una base de datos de escritorio no estn disponibles con Servicios de Access. No obstante, existen nuevas caractersticas que son compatibles con muchos de los mismos escenarios que admiten estas caractersticas de escritorio.

La siguiente tabla enumera las caractersticas que son solo de escritorio y las nuevas caractersticas que ayudan a la compatibilidad con los mismos escenarios.
Caracterstica solo de escritorio Vista Diseo

Escenario Diseo de objetos de base de datos Revisin de datos resumidos, como sumas, promedios y grupos Eventos de programacin

Nueva caracterstica Vista Hoja de datos mejorada; vista Presentacin Macros de datos; funciones de grupo en los informes

Funciones de grupo

VBA

Macros y macros de datos; nueva experiencia de diseo de macros con IntelliSense Control de navegacin u otro elemento de formulario

Navegar a un objeto de base de datos

Panel de navegacin; paneles de control

IMPORTANTE Puede crear muchos objetos de cliente en una base de datos web, pero no los puede

usar en un explorador. Sin embargo, son parte de la base de datos web y se pueden usar en Access 2010 en el escritorio. Los usuarios pueden abrir la base de datos web en Access y, a continuacin, usar los objetos de cliente. Esto resulta eficaz para compartir una base de datos y tambin crea nuevas oportunidades para trabajar en colaboracin a travs de Internet. SharePoint se encarga de cualquier problema de simultaneidad.

Caractersticas de solo escritorio sin equivalente de Servicios de Access


NOTA

La siguiente lista no es exclusiva.

Consultas de unin Consultas de tabla de referencias cruzadas Superposicin de controles en formularios Relaciones de tabla Formato condicional Diversas expresiones y acciones de macros

POSIBILIDAD DE USO DE UNA PLANTILLA


Cuando haya determinado qu operaciones debe hacer la aplicacin, considere si una plantilla de base de datos sera de utilidad. Las plantillas de bases de datos son aplicaciones predefinidas que pueden usarse tal como estn o pueden modificarse para satisfacer sus necesidades particulares.

Puede revisar las plantillas disponibles en la ficha Nueva en la vista Backstage. Para obtener ms informacin sobre las plantillas que vienen con Access 2010, vea el artculo sobre cmo seleccionar y usar una plantilla de Access.

TAREAS INICIALES CON UNA BASE DE DATOS WEB EN BLANCO


En la ficha Archivo, haga clic en Nuevo.

La ficha Archivo abre la vista Backstage, una nueva parte de la interfaz de Access donde encontrar los comandos que se aplican a una base de datos completa, como Publicar en SharePoint.

En la vista Backstage, la pestaa Nuevo tiene comandos para crear una base de datos.

En Plantillas disponibles, haga clic en Base de datos web en blanco.

Revise el nombre de archivo propuesto en el cuadro Nombre de archivo y la ruta de acceso al archivo de la base de datos, mencionada a continuacin. Puede cambiar el nombre de archivo escribiendo en el cuadro Nombre de archivo.

Para cambiar la ruta de acceso, haga clic en el icono de carpeta junto al cuadro Nombre de archivo para buscar una ubicacin en donde colocar el archivo de la base de datos.

Haga clic en Crear. Se abre la nueva base de datos web, que muestra una nueva tabla vaca.

DISEAR UNA TABLA WEB


NOTA

Debe usar la vista Hoja de datos para disear una tabla web.

Cuando crea una base de datos web en blanco por primera vez, Access crea una nueva tabla y la abre en la vista Hoja de datos. Puede utilizar los comandos en las fichas Campos y Tabla para agregar campos, ndices, reglas de validacin y macros de datos; se trata de una nueva caracterstica que le permite cambiar los datos segn los eventos.

Despus de que edite y use la nueva tabla, es muy probable que desee crear ms tablas.

Crear una nueva tabla web


Con la base de datos web abierta:

En la pestaa Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Cuando crea una tabla por primera vez, sta tiene un campo: un campo de identificacin Autonumeracin (tipo de datos Autonumeracin: tipo de datos de campo que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena automticamente un nmero exclusivo para cada registro en el momento en que ste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de nmeros: secuencial, aleatorio e id. de replicacin.). Puede agregar nuevos campos para almacenar aquella informacin requerida por el tema de la tabla. Por ejemplo, es posible que quiera agregar un campo que almacene la fecha en la que comienza a realizar el seguimiento de un determinado evento.

Agregar un campo desde la galera de campos


Puede elegir entre una variedad de campos con formato previo y agregarlos a su tabla usando la galera de campos.

En la ficha Campos, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en el tipo de campo que desee.

Agregar un campo haciendo clic en la hoja de datos


1. Con la tabla abierta, haga clic en Haga clic para agregar y, a continuacin, seleccione un tipo de campo. 2. Asigne al campo un nombre que refleje su contenido.
SUGERENCIA Para cambiar el nombre de un campo existente, haga doble clic en el nombre

del campo. 3. Repita el procedimiento para cada campo que quiera crear.

Cambiar propiedades de campo


Las propiedades y el formato determinan el modo en que se comporta un campo, como qu tipo de datos puede almacenar. Puede cambiar esta configuracin para que el campo se comporte del modo que desee.

1. 2. 3.

Seleccione el campo que tenga las propiedades y el formato que desee cambiar. En la cinta, haga clic en la pestaa Campos. Use los comandos de los grupos Formato y Propiedades para cambiar la configuracin.

AGREGAR UN CAMPO CALCULADO


Puede agregar un campo que muestre un valor calculado a partir de otros datos de la misma tabla. No pueden usarse datos de otras tablas como origen para el dato calculado. Los campos calculados no admiten algunas expresiones.

1. 2.

Con la tabla abierta, haga clic en Haga clic para agregar. Elija Campo calculado y despus haga clic en el tipo de datos que desee para el campo.

Se abre el Generador de expresiones.

3.

selo para crear el clculo para el campo. Recuerde que solo puede usar otros campos de la misma tabla como origen de los datos para el clculo. Para obtener ayuda con el Generador de expresiones, consulte el artculos sobre cmo usar el Generador de expresiones.

ESTABLECER REGLAS DE VALIDACIN DE DATOS


Puede usar una expresin para validar la entrada para la mayora de los campos. Tambin puede usar una expresin para validar la entrada para una tabla, lo que puede ser til si desea validar la entrada para un campo que no admite la validacin o si desea validar la entrada de un campo basndose en el valor de otros campos de la tabla.

Tambin puede especificar qu mensaje se muestra cuando una regla de validacin impide la entrada, el cual se conoce como mensaje de validacin.

Establecer un mensaje y una regla de validacin de campo


1. 2. 3. Seleccione el campo al que quiera agregar una regla de validacin. En la cinta, haga clic en la pestaa Campos. En el grupo Validacin de campo, haga clic en Validacin y despus en Regla de validacin de campo.

Se abre el Generador de expresiones.

4.

Use el Generador de expresiones para crear la regla de validacin. Para obtener ayuda con el uso del Generador de expresiones, consulte el artculo sobre cmo usar el Generador de Expresiones.

5.

En el grupo Validacin de campo, haga clic en Validacin y despus en Mensaje de validacin de campo.

6.

Escriba el mensaje que quiera mostrar cuando los datos de la entrada no sean vlidos y luego haga clic en Aceptar.

Establecer un mensaje y una regla de validacin de registros


Puede utilizar una regla de validacin de registros para evitar registros duplicados o para requerir que una combinacin determinada de hechos acerca del registro sea verdadera, como [Fecha de inicio] es mayor que 1 de enero de 2010 y menor que [Fecha de finalizacin].

1. 2. 3.

Abra la tabla a la que quiera agregar una regla de validacin. En la cinta, haga clic en la pestaa Campos. En el grupo Validacin de campo, haga clic en Validacin y despus en Regla de validacin de registros.

Se abre el Generador de expresiones.

4.

Use el Generador de expresiones para crear la regla de validacin. Para obtener ayuda con el uso del Generador de expresiones, vea el artculo sobre cmo usar el Generador de Expresiones.

5.

En el grupo Validacin de campo, haga clic en Validacin y despus en Mensaje de validacin de registros.

6.

Escriba el mensaje que quiera mostrar cuando los datos de la entrada no sean vlidos y luego haga clic en Aceptar.

CREAR UNA RELACIN ENTRE DOS TABLAS WEB

Para crear una relacin en una base de datos web, use el Asistente para bsquedas para crear un campo de bsqueda. El campo de bsqueda se ubica en la tabla que se encuentra en el lado de varios de la relacin y apunta a la tabla que se encuentra en el lado de uno de la relacin.

Crear un campo de bsqueda en la vista Hoja de datos


1. 2. Abra la tabla que desee en el lado de varios de la relacin. Haga clic en la flecha junto a Haga clic para agregar y despus haga clic en Bsqueda y relacin. 3. Siga los pasos del Asistente para bsquedas para crear el campo de bsqueda.

MODIFICAR UN CAMPO DE BSQUEDA EN LA VISTA HOJA DE DATOS


1. 2. Abra la tabla que contiene el campo de bsqueda que desea modificar. Siga uno de estos pasos:

En la ficha Campos, en el grupo Propiedades, haga clic en Modificar bsquedas. Haga clic con el botn secundario en el campo de bsqueda y despus haga clic en Modificar bsquedas.

3.

Siga los pasos del Asistente para bsquedas.

MANTENER LA INTEGRIDAD DE DATOS USANDO LAS MACROS DE DATOS


Puede implementar eliminaciones y actualizaciones en cascada usando macros de datos. Puede usar los comandos de la ficha Tabla para crear macros incrustadas que modifiquen datos.

Para obtener ms informacin sobre la creacin de macros de datos, vea el artculo sobre cmo crear una macro de datos.

CREAR UNA CONSULTA WEB

Puede usar una consulta como origen de datos de formularios e informes. Las consultas se ejecutan en el servidor, lo que ayuda a minimizar el trfico de red.

Por ejemplo, suponga que usa una base de datos web para realizar un seguimiento de las contribuciones benficas. Desea ver quin don dinero mientras tena lugar un evento. Podra usar una consulta para seleccionar los datos y prepararlos para su uso en formularios e informes.
NOTA

Este procedimiento usa la plantilla de contribuciones benficas como ejemplo. Puede continuar

del mismo modo si crea una nueva base de datos con la plantilla de base de datos de contribuciones benficas. 1. 2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Consulta. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en cada una de las tablas que desea incluir y, a continuacin, haga clic en Cerrar.

En este ejemplo, haga doble clic en Constituyentes, Donativos, Eventos y AsistentesAlEvento.

3.

Cree las uniones necesarias arrastrando los campos de un objeto a otro en la ventana de diseo de la consulta.

En este ejemplo, arrastre el campo Identificador de Constituyentes al campo IdConstituyenteDonante de Donativos y, a continuacin, arrastre el campo IdConstituyenteDonante de Donativos al campo IdConstituyente de AsistentesAlEvento.

4.

Agregue los campos que desea usar. Puede arrastrar los campos a la cuadrcula o puede hacer doble clic en un campo para agregarlo.

En este ejemplo, agregue Evento de la tabla Eventos, FechaDelDonativo de la tabla Donativos, y Saludo, Nombre y Apellido de la tabla Constituyentes.

5.

Agregue cualquier criterio que desee aplicar.

En este ejemplo, es conveniente limitar la FechaDelDonativo para que est entre la FechaDeInicio y la FechaDeFinalizacin del evento. En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la fila Criterios bajo FechaDelDonativo, escriba >=[FechaDeInicio] y <=[FechaDeFinalizacin].

CREAR UN FORMULARIO WEB


Los formularios son el principal mtodo para escribir y editar datos en la base de datos web, adems de ser tiles para revisar los datos. Los formularios se ejecutan en el explorador, lo que ayuda a optimizar el rendimiento. Al abrir un formulario, el explorador recupera los datos necesarios desde el servidor de SharePoint. Puede filtrar y ordenar los datos en el formulario sin necesidad de recuperar datos del servidor nuevo.
SUGERENCIA Para un rendimiento ptimo, limite los registros que los informes y formularios principales

recuperan. 1. Seleccione una tabla o consulta para usarla como origen de datos.
NOTA

Si desea crear un formulario independiente, omita este paso.

2.

En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en uno de los siguientes botones:

Formulario Cree un formulario simple que muestre un registro a la vez mediante el objeto seleccionado como origen de datos.
NOTA

Si va a crear un formulario independiente, este botn no est disponible.

Varios elementos Cree un formulario que muestre varios registros a la vez mediante el objeto seleccionado como origen de datos.
NOTA

Si va a crear un formulario independiente, este botn no est disponible.

Formulario en blanco Cree un formulario vaco. Hoja de datos Cree un formulario que se parezca a una hoja de datos y que se comporte del mismo modo mediante el objeto seleccionado como origen de datos.
NOTA

Si va a crear un formulario independiente, este botn no est disponible.

CREAR UN INFORME WEB


Los informes son el principal mtodo para revisar o imprimir datos desde una base de datos web. Los informes se ejecutan en el explorador, lo que ayuda a optimizar el rendimiento. Al abrir un informe, el explorador recupera los datos necesarios desde el servidor de SharePoint. Puede filtrar y ordenar los datos en el informe sin necesidad de recuperar datos del servidor nuevo.

SUGERENCIA Para un rendimiento ptimo, limite los registros que los informes y formularios principales

recuperan. 1. 2. Seleccione una tabla o consulta para usarla como origen de datos. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en uno de los siguientes botones:

Informe Cree un informe bsico con el objeto seleccionado como origen de datos. Informe en blanco Cree un informe vaco.

CREAR UN FORMULARIO DE NAVEGACIN


Es necesario conocer un modo para poder navegar en la aplicacin. Recuerde que el panel de navegacin no est disponible en los exploradores web. Para que otros puedan usar los objetos de la base de datos, debe proporcionarles los medios. Puede crear un formulario de navegacin y especificar que se muestre cuando alguien abra su aplicacin en un explorador web.
SUGERENCIA Es recomendable esperar hasta el final para crear un formulario de navegacin y as

poder agregarle todos los objetos cuando lo cree. 1. 2. En la cinta, haga clic en la pestaa Crear. En el grupo Formularios, haga clic en Navegacin y luego seleccione un diseo de navegacin de la lista. 3. Para agregar un elemento, arrstrelo desde el panel de navegacin hasta el control de navegacin.
NOTA

Solo puede agregar formularios e informes a un control de navegacin.

4.

Agregue todos los controles que desee al cuerpo del formulario de navegacin. Por ejemplo, puede proporcionar una funcin de bsqueda en todos los formularios agregando algunos controles al formulario.

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Publicar y sincronizar cambios realizados a la aplicacin

Antes de publicar una base de datos web, considere la posibilidad de ejecutar el Comprobador de compatibilidad. El Comprobador de compatibilidad examina los objetos de la base de datos para detectar cualquier problema que impida su correcta publicacin. Si no surgen problemas, el Comprobador de compatibilidad notifica que la base de datos es compatible con Web. Si se encuentran problemas, el Comprobador de compatibilidad crea una tabla que enumera dichos problemas.

1. 2.

Haga clic en la pestaa Archivo. En Informacin acerca de nombreBaseDeDatos, haga clic en Ejecutar Comprobador de compatibilidad.

PUBLICAR UNA BASE DE DATOS WEB


1. En la ficha Archivo, haga clic en Guardar y publicar y despus en Publicar en Servicios de Access. 2. En Publicar en Servicios de Access, complete la informacin siguiente:

En el cuadro Direccin URL del servidor, escriba la direccin web del servidor de SharePoint en que desea publicar la base de datos. Por ejemplo, http://Contoso/.

En el cuadro Nombre del sitio, escriba un nombre para la base de datos web. Este nombre se anexar a la direccin URL del servidor para crear la direccin URL de la aplicacin.

Por ejemplo, si la direccin URL del servidor es http://Contoso/ y el nombre del sitio es ServicioAlCliente, la direccin URL es http://Contoso/ServicioAlCliente.

3.

Haga clic en Publicar en Servicios de Access.

SINCRONIZAR UNA BASE DE DATOS WEB

Despus de realizar cambios de diseo o de desconectar una base de datos, necesitar realizar una sincronizacin en algn momento. sta resuelve las diferencias entre el archivo de la base de datos del equipo y el sitio de SharePoint.

1. 2.

Abra la base de datos web en Access. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Sincronizar todo.

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Access > Conceptos bsicos de Access Gua de la interfaz de usuario de Access 2010
Access 2010 presenta una interfaz de usuario con cambios notables respecto a las versiones anteriores, sobre todo las anteriores a Access 2007. Con Access 2007, se introdujeron dos componentes principales de la interfaz de usuario: la cinta y el panel de navegacin. Ahora se ha modificado la cinta y se ha agregado un tercer componente de la interfaz de usuario, la vista Backstage de Microsoft Office, una novedad de Access 2010.

En este artculo se describen los elementos de interfaz de usuario de Access 2010 y se proporcionan vnculos para obtener ms informacin acerca de estos elementos y cmo personalizar su experiencia.

En este artculo

Informacin general Vista Backstage Cinta de opciones Panel de navegacin Documentos con fichas Barra de estado Minibarra de herramientas Obtener ayuda

Informacin general
Los tres componentes principales de la interfaz de usuario de Access 2010 son:

Cinta de opciones es la cinta de fichas a lo largo de la parte superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos. Vista Backstage es la coleccin de comandos que se ven en la ficha Archivo de la cinta. Panel de navegacin es el panel en el lado izquierdo de la ventana del programa de Access que le permite trabajar con objetos de base de datos. El panel de navegacin reemplaz la ventana Base de datos en Access 2007.

Estos tres elementos proporcionan el entorno en el que crear y usar bases de datos.

CINTA DE OPCIONES
La cinta de opciones es el reemplazo principal de los mens y las barras de herramientas de las versiones anteriores a Access 2007. Se compone principalmente de fichas con grupos de botones.

La cinta de opciones tiene fichas principales que agrupan comandos usados frecuentemente, fichas contextuales que aparecen slo cuando puede usarlas, y la Barra de herramientas de acceso rpido, una pequea barra de herramientas que puede personalizar con sus comandos favoritos.

En las fichas de la cinta de opciones, algunos de los botones proporcionan una galera de opciones, mientras que otros inician un comando.

VISTA BACKSTAGE
La vista Backstage es una novedad de Access 2010. Contiene comandos e informacin aplicables a toda una base de datos, como Compactar y reparar, as como comandos que se encontraban en el men Archivo en versiones anteriores, como Imprimir.

PANEL DE NAVEGACIN

El panel de navegacin ayuda a organizar los objetos de la base de datos, y supone el principal mtodo para abrir o cambiar el diseo de un objeto de base de datos. El panel de navegacin reemplaza la ventana Base de datos que haba en las versiones anteriores a Access 2007.

El panel de navegacin est organizado por categoras y grupos. Puede elegir entre diversas opciones de organizacin, y tambin puede crear su propio esquema de organizacin personalizado en el panel de navegacin. De manera predeterminada, una nueva base de datos usa la categora Tipo de objeto, que tiene grupos que corresponden a los distintos tipos de objeto de base de datos. La categora Tipo de objeto organiza los objetos de la base de datos de forma similar a la ventana Base de datos predeterminada de las versiones anteriores.

Puede minimizar el panel de navegacin y tambin se pueden ocultar, pero no se puede oscurecer el panel de navegacin abriendo objetos de base de datos ante el mismo.

Vista Backstage
La vista Backstage ocupa la ficha Archivo en la cinta y contiene muchos comandos que se encontraban en el men Archivo en versiones anteriores de Access. Adems, la vista Backstage contiene otros comandos que se aplican a todo un archivo de base de datos. Cuando abra Access pero no abra ninguna base de datos (por ejemplo, se abre Access desde el men Inicio), ver la vista Backstage.

En la vista Backstage, puede crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente, publicar una base de datos en la Web a travs de SharePoint Server y realizar muchas tareas de mantenimiento de archivos y bases de datos.

CREAR UNA NUEVA BASE DE DATOS EN BLANCO


1. Inicie Access desde el men Inicio o desde un acceso directo.

Aparece la vista Backstage.

2.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Crear una nueva base de datos web 1. 2. En Plantillas disponibles, haga clic en Base de datos web en blanco. A la derecha, en Base de datos web en blanco, escriba un nombre para el archivo de base de datos en el cuadro Nombre de archivo o use el que se le proporciona. 3. Haga clic en Crear.

Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.

Crear una nueva base de datos de escritorio 1. 2. En Plantillas disponibles, haga clic en Base de datos en blanco. A la derecha, en Base de datos en blanco, escriba un nombre para el archivo de base de datos en el cuadro Nombre de archivo o use el que se le proporciona. 3. Haga clic en Crear.

Se crea la nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.

Access 2010 incluye una serie de plantillas y se pueden descargar ms desde Office.com. Una plantilla de Access es una base de datos previamente diseada con tablas, formularios e informes de diseo profesional. Las plantillas proporcionan una gran ventaja a la hora de crear una nueva base de datos.

CREAR UNA NUEVA BASE DE DATOS A PARTIR DE UNA PLANTILLA DE EJEMPLO


1. Inicie Access desde el men Inicio o desde un acceso directo.

Aparece la vista Backstage.

2. 3. 4.

Haga clic en Plantillas de ejemplo y, a continuacin, examine las plantillas disponibles. Cuando encuentre la plantilla que desea usar, haga clic en ella A la derecha, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use el que se le proporciona.

5.

Haga clic en Crear.

Access crea la nueva base de datos a partir de la plantilla y la abre.

Puede descargar ms plantillas de Access desde Office.com directamente desde la vista Backstage.

CREAR UNA NUEVA BASE DE DATOS A PARTIR DE UNA PLANTILLA DE OFFICE.COM


1. Inicie Access desde el men Inicio o desde un acceso directo.

Aparece la vista Backstage.

2.

En el panel Plantillas de Office.com, haga clic en una categora y, cuando aparezcan las plantillas de esa categora, haga clic en una de ellas.
NOTA

Tambin puede buscar una plantilla mediante el cuadro de bsqueda proporcionado.

3.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use el que se le proporciona.

4.

Haga clic en Descargar.

Access descarga automticamente la plantilla, crea una nueva base de datos a partir de esa plantilla, la almacena en la carpeta de documentos (por ejemplo, la carpeta Mis documentos) y abre la base de datos.

Cuando se abre (o se crea y se abre) una base de datos, Access agrega el nombre de archivo y la ubicacin de la base de datos a una lista interna de los documentos usados ms recientemente. Esta lista aparece en la ficha Reciente de la vista Backstage, de modo que se pueden abrir fcilmente las bases de datos usadas ms recientemente.

ABRIR UNA BASE DE DATOS RECIENTEMENTE USADA


1. 2. Inicie Access. En la vista Backstage, haga clic en Reciente y, a continuacin, haga clic en la base de datos que desea abrir.

Access abre la base de datos.

ABRIR UNA BASE DE DATOS DESDE LA VISTA BACKSTAGE


1. 2. Inicie Access. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Abrir. Cuando aparezca el cuadro de dilogo Abrir, busque y seleccione un archivo y haga clic en Abrir.

Se abre la base de datos.

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Cinta de opciones
La cinta de opciones reemplaza fundamentalmente los mens y barras de herramientas, adems de constituir la principal interfaz de comandos de Access 2010. Una de las principales ventajas de la cinta de opciones es que fusiona en una sola ubicacin las tareas o los puntos de entrada que requeran la visualizacin de mens, barras de herramientas, paneles de tareas u otros componentes de la interfaz de usuario. De este modo, se dispone de una nica ubicacin en la que buscar los comandos.

Cuando se abre una base de datos, la cinta de opciones aparece en la parte superior de la ventana principal de Access, donde se muestran los comandos en la ficha de comandos activa.

La cinta de opciones se compone de varias fichas que contienen comandos. En Access 2010, las fichas de comandos principales son Archivo, Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados, y estos grupos contienen algunos de los dems elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galera, que es un nuevo tipo de control que presenta las opciones visualmente.

Los comandos que estn disponibles en la cinta de opciones tambin reflejan el objeto activo actualmente. Por ejemplo, si tiene una tabla abierta en la vista Hoja de datos y hace clic en Formulario en la ficha Crear, en el grupo Formularios, Access crea el formulario, segn la tabla activa. Es decir, el nombre de la tabla activa se especifica en la propiedad OrigenDelRegistro del nuevo formulario. Adems, algunas fichas de la cinta de opciones slo aparecen en determinados contextos. Por ejemplo, la ficha Diseo slo aparece cuando tiene un objeto abierto en la vista Diseo.

Se pueden usar mtodos abreviados de teclado con la cinta de opciones. Todos los mtodos abreviados de las versiones anteriores de Access siguen vigentes. El Sistema de acceso de teclado reemplaza los aceleradores de men de las versiones anteriores de Access. Este sistema usa pequeos indicadores con una sola letra o una combinacin de letras que aparecen en la cinta de opciones al presionar la tecla ALT. Estos indicadores muestran el mtodo abreviado de teclado que activa el control situado debajo.

Cuando se selecciona una ficha de comandos, se pueden explorar los comandos disponibles en esa ficha.

SELECCIONAR UNA FICHA DE COMANDOS


1. 2. Inicie Access. Haga clic en la pestaa que desee.

O bien,

1. 2.

Inicie Access. Presione y suelte la tecla ALT.

Aparecen las sugerencias de teclado.

3.

Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado correspondiente a la ficha de comandos que desee seleccionar.

Un comando se puede ejecutar de varias maneras. La forma ms rpida y ms directa es usar el mtodo abreviado de teclado asociado al comando. Si conoce el mtodo abreviado de una versin anterior de Access, tambin tiene que funcionar en Access.

Para obtener ms informacin sobre los mtodos abreviados de teclado, vea el tema sobre los mtodos abreviados de teclado de Access.

EJECUTAR UN COMANDO
1. 2. Inicie Access. Haga clic en la pestaa correspondiente al comando. La tabla siguiente muestra un ejemplo representativo de las pestaas y los comandos disponibles en cada ficha. Las pestaas y los comandos disponibles cambian dependiendo de lo que se est haciendo.
Ficha de comandos Inicio Acciones comunes que se pueden realizar Seleccionar una vista diferente. Copiar y pegar del Portapapeles. Configurar las actuales caractersticas de fuente. Configurar la actual alineacin de fuente. Aplicar formato de texto enriquecido a un campo memo. Trabajar con registros (Actualizar, Nuevo, Guardar, Eliminar, Totales, Ortografa, Ms). Ordenar y filtrar los registros. Buscar registros. Crear Crear una nueva tabla vaca. Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla. Crear una lista en un sitio de SharePoint y una tabla en la base de datos actual que se

vincule a la lista recin creada. Crear una nueva tabla vaca en la vista Diseo Crear un nuevo formulario basado en la tabla o consulta activa. Crear una nueva tabla dinmico o un nuevo grfico dinmico. Crear un nuevo informe basado en la tabla o consulta activa. Crear una nueva consulta, macro, mdulo o mdulo de clase. Datos externos Importar o Vincular a datos externos. Exportar datos. Recopilar y actualizar datos a travs de correo electrnico. Crear importaciones y exportaciones guardadas. Ejecutar el Administrador de tablas vinculadas Herramientas de base de datos Mover algunas o todas las partes de una base de datos a un sitio de SharePoint nuevo o existente. Iniciar el Editor de Visual Basic o ejecutar una macro. Crear y ver relaciones entre las tablas. Mostrar u ocultar dependencias de objetos Ejecutar el Documentador de base de datos o analizar el rendimiento. Mover datos a Microsoft SQL Server o a una base de datos de Access (Slo tablas). Administrar los complementos de Access. Crear o editar un mdulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

3.

Haga clic en el control que represente el comando. Asimismo, si conoce el mtodo abreviado de teclado correspondiente al comando de una versin anterior de Access, aplquelo mediante el teclado.

O bien,

Presione y suelte la tecla ALT.

Aparecen las teclas de acceso.

Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado asociada al comando que desee.

FICHAS DE COMANDOS CONTEXTUALES


Adems de las fichas de comandos estndar, Access 2010 tambin tiene fichas de comandos contextuales. Segn el contexto (es decir, segn el objeto con el que se trabaje o la tarea que se est llevando a cabo), puede que aparezca una o varias fichas de comandos contextuales junto a las fichas de comandos estndar.

ACTIVAR UNA FICHA DE COMANDOS CONTEXTUAL


Haga clic en la ficha de comandos contextual.

O bien,

1.

Presione y suelte la tecla ALT.

Aparecen las teclas de acceso.

2.

Presione la tecla o las teclas mostradas en la tecla de acceso correspondiente a la ficha de comandos contextual.

Las fichas de comandos contextuales contienen comandos y caractersticas que se usan en un contexto especfico. Por ejemplo, cuando se abre una tabla en la vista Diseo, las fichas contextuales contienen comandos que se aplican nicamente cuando se trabaja con una tabla en esa vista. Otro ejemplo: cuando se abre una tabla en la vista Diseo, aparece una ficha de comandos contextual denominada Diseo junto a la ficha Herramientas avanzadas. Cuando se hace clic en la pestaa Diseo, en la cinta de opciones se muestran los comandos que estn disponibles nicamente cuando el objeto est en la vista Diseo.

Galeras

La cinta de opciones tambin incluye un control denominado galera. El control de galera est diseado para ayudarle a centrarse en conseguir los resultados deseados. En vez de mostrar simplemente los comandos, el control de galera muestra el resultado de usar dichos comandos. El objetivo es

proporcionar una forma visual de explorar y ver lo que Access 2010 puede hacer, haciendo hincapi en los resultados y no slo en los comandos en s.

Las galeras tienen diferentes formas y tamaos. Hay un diseo de cuadrcula, una representacin similar a un men que se despliega, e incluso un diseo de cinta de opciones que coloca el contenido de la galera en la cinta de opciones.

OCULTAR LA CINTA DE OPCIONES


Puede que a veces se requiera un poco ms de espacio en el rea de trabajo. Por ese motivo, se puede contraer la cinta de opciones de modo que quede nicamente la barra con las fichas de comandos. Para ocultar la cinta de opciones, haga doble clic en la ficha de comandos activa. Para volver a mostrarla, vuelva a hacer doble clic en la ficha de comandos activa.

Ocultar y restaurar la cinta de opciones


1. 2. Haga doble clic en la ficha de comandos activa (la ficha activa es la ficha resaltada). Haga doble clic de nuevo en la ficha de comandos activa para restaurar la cinta de opciones.

BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO


La Barra de herramientas de acceso rpido es una barra de herramientas adyacente a la cinta de opciones que permite obtener acceso a los comandos con un solo clic. El conjunto predeterminado de comandos incluye Guardar, Deshacer y Rehacer, y puede personalizar la Barra de herramientas de

acceso rpido de modo que incluya otros comandos que use con ms frecuencia. Asimismo, puede modificar la ubicacin de la barra de herramientas y cambiar el tamao pequeo predeterminado a grande. La barra de herramientas pequea aparece junto a las fichas de comandos de la cinta de opciones. Cuando se cambia al tamao grande, la barra de herramientas aparece debajo y a lo largo de toda la cinta de opciones.

Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido


1. 2. Haga clic en la primera flecha desplegable a la derecha en la barra de herramientas. En Personalizar barra de herramientas de acceso rpido, slo tiene que hacer clic en el comando que desea agregar.

O bien, si no aparece el comando, haga clic en Ms comandos y siga con el siguiente paso de este procedimiento.

3.

En el cuadro de dilogo Opciones de Access, seleccione el comando o los comandos que desee agregar y, a continuacin, haga clic en Agregar.

4.

Para quitar un comando, resltelo en la lista a la derecha y, a continuacin, haga clic en Quitar. Asimismo, puede hacer doble clic en el comando en la lista.

5.

Cuando termine, haga clic en Aceptar.

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Panel de navegacin
Cuando se abre una base de datos o se crea una nueva, los nombres de los objetos de la base de datos aparecen en el panel de navegacin. Los objetos de la base de datos son las tablas, los formularios, los informes, las pginas, las macros y los mdulos. El panel de navegacin reemplaza la ventana Base de datos de las versiones anteriores de Access. Si usaba la ventana Base de datos para llevar a cabo una tarea en una versin anterior, ahora va a realizar esa tarea mediante el panel de navegacin. Por ejemplo, si desea agregar una fila a una tabla en la vista Hoja de datos, abra esa tabla en el panel de navegacin.

NOTA

El panel de navegacin no est disponible en un explorador web. Para usar el panel de

navegacin con una base de datos de web, primero debe abrir esa base de datos mediante Access.

Para abrir un objeto de base de datos o aplicar un comando a un objeto de base de datos, haga clic con el botn secundario en el objeto y seleccione un elemento del men contextual. Los comandos del men contextual varan segn el tipo de objeto.

ABRIR UN OBJETO DE BASE DE DATOS, COMO UNA TABLA, UN FORMULARIO O UN INFORME


En el panel de navegacin, haga doble clic en el objeto.

O bien,

En el panel de navegacin, seleccione el objeto y, a continuacin, presione ENTRAR.

O bien,

1.

En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en un objeto y despus haga clic en Abrir.

Observe que puede configurar una opcin para que se abran los objetos con un solo clic en el cuadro de dilogo Opciones de navegacin.

En el panel de navegacin se dividen los objetos de la base de datos en categoras que contienen grupos. Algunas son categoras predefinidas, pero tambin se pueden crear grupos personalizados.

De manera predeterminada, el panel de navegacin aparece cuando se abre una base de datos, inclusive las bases de datos creadas con versiones anteriores de Access. Para impedir que el panel de navegacin aparezca de manera predeterminada, configure una opcin de programa. En los siguientes pasos, se explica cmo se lleva a cabo cada accin.

Para mostrar u ocultar el panel de navegacin

Haga clic en el botn situado en la esquina superior derecha del panel de navegacin ( presione F11.

), o

IMPEDIR QUE EL PANEL DE NAVEGACIN APAREZCA DE MANERA PREDETERMINADA


1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Opciones.

Aparecer el cuadro de dilogo Opciones de Access.

2. 3.

En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual. Bajo Navegacin, desactive la casilla de verificacin Mostrar panel de navegacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Para obtener ms informacin sobre el panel de navegacin, vea el artculo sobre cmo usar y organizar los objetos de base de datos en el panel de navegacin.

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Documentos con fichas


En Office Access 2007, se pueden mostrar los objetos de la base de datos en documentos con fichas en vez de ventanas superpuestas. Para el uso interactivo diario, puede que prefiera la interfaz de documentos con fichas. Para habilitar o deshabilitar los documentos con fichas, configure Opciones de Access (vea Mostrar u ocultar fichas de documentos, ms adelante en este artculo). Sin embargo, si cambia la configuracin de los documentos con fichas, es preciso cerrar y volver a abrir la base de datos para que la nueva configuracin surta efecto.

MOSTRAR U OCULTAR FICHAS DE DOCUMENTOS


1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Opciones.

Aparecer el cuadro de dilogo Opciones de Access.

2. 3.

En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual. En la seccin Opciones de aplicacin, bajo Opciones de la ventana de documentos, seleccione Documentos con fichas.

4.

Active o desactive la casilla de verificacin Mostrar fichas de documento. Al desactivar la casilla de verificacin, se desactivan las fichas de documento.

5.

Haga clic en Aceptar .

NOTAS

El valor de Mostrar fichas de documento debe configurarse independientemente para cada base de datos.

Tras modificar la configuracin de Mostrar fichas de documento, es preciso cerrar y volver a abrir la base de datos para que el cambio surta efecto. Las nuevas bases de datos creadas con Access 2007 o Access 2010 muestran las fichas de documento de manera predeterminada. Las bases de datos creadas con una versin anterior de Access utilizan ventanas superpuestas de forma predeterminada.

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Barra de estado
Al igual que en las versiones anteriores de Access, en Access 2010 se puede mostrar una barra de estado en la parte inferior de la ventana. Este elemento estndar de la interfaz de usuario sigue siendo el lugar donde aparecen los mensajes de estado, las sugerencias de propiedades, los indicadores de progreso, etc. En Access 2010, la barra de estado desempea asimismo dos funciones estndar que tambin se ven en la barra de estado de otros programas de Office 2010: el cambio de vista o ventana y el zoom.

Los controles disponibles en la barra de estado permiten cambiar la ventana activa entre una de las vistas disponibles. Si se visualiza un objeto que admita un zoom variable, se puede ajustar el nivel de zoom para ampliar o alejar mediante el control deslizante en la barra de estado.

La barra de estado se puede habilitar o deshabilitar en el cuadro de dilogo Opciones de Access.

MOSTRAR U OCULTAR LA BARRA DE ESTADO


1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Opciones.

Aparecer el cuadro de dilogo Opciones de Access.

2. 3.

En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual. Bajo Opciones de aplicacin, active o desactive la casilla de verificacin Mostrar barra de estado. Al desactivar la casilla de verificacin, se desactiva la visualizacin de la barra de estado.

4.

Haga clic en Aceptar.

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minibarra de herramientas
En las versiones anteriores a Access 2007, la aplicacin de formato a texto requera a menudo el uso de un men o la visualizacin de la barra de herramientas Formato. En Access 2010, se puede aplicar formato a texto con mayor facilidad mediante la minibarra de herramientas. Cuando se selecciona texto para aplicarle formato, la minibarra de herramientas aparece automticamente encima del texto seleccionado. Si se aproxima el puntero del mouse a la minibarra de herramientas, sta se intensifica gradualmente y se puede usar para aplicar negrita, cursiva, tamao de fuente, color, etc. Cuando se aleja el puntero de la minibarra de herramientas, sta se atena gradualmente. Si no desea usar la minibarra de herramientas para aplicar formato a una seleccin de texto, aleje el puntero unos pxeles y la minibarra de herramientas desaparecer.

DAR FORMATO A TEXTO MEDIANTE LA MINIBARRA DE HERRAMIENTAS


1. Seleccione el texto al que desee aplicar formato.

La minibarra de herramientas aparece de manera transparente encima del texto.

2.

Aplique formato utilizando la minibarra de herramientas.

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Obtener ayuda
Si tiene alguna pregunta, puede obtener ayuda presionando F1 o haciendo clic en el signo de interrogacin situado en el lado derecho de la cinta de opciones.

Tambin puede obtener ayuda desde la vista Backstage:

Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Ayuda.

Aparecer una lista de recursos de Ayuda en la vista Backstage.

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Access > Seguridad y privacidad Introduccin a la seguridad de Access 2010


Ocultar todo

En este artculo se proporciona informacin general sobre las caractersticas de seguridad que ofrece Access 2010 y se explica cmo usar correctamente las herramientas de Access que ayudan a proteger las bases de datos. Este artculo tambin incluye vnculos a contenido ms detallado sobre las diversas caractersticas de seguridad.

En este artculo no se abordan las caractersticas de seguridad de SharePoint disponibles si se publica una base de datos en la Web mediante Servicios de Access. Para obtener ms informacin, vea la Ayuda en Microsoft SharePoint Server 2010.

En este artculo

Novedades en la seguridad de Access Usar una base de datos de Access en una ubicacin de confianza Empaquetar, firmar y distribuir una base de datos de Access Habilitar contenido deshabilitado al abrir una base de datos Usar una contrasea para cifrar una base de datos de Access Cmo funciona la seguridad con las bases de datos de las versiones anteriores de Access que se abren en Access 2010 Ejecutar expresiones no seguras (deshabilitar el modo de recinto de seguridad)

Novedades en la seguridad de Access


Access proporciona un modelo de seguridad mejorada que ayuda a simplificar el proceso de aplicar seguridad a una base de datos y de abrir una base de datos con la seguridad habilitada.
NOTA

Si bien el modelo y las tcnicas que se abordan en este artculo mejoran la seguridad, la

manera ms segura de contribuir a proteger los datos de Access es almacenar las tablas en un servidor, como un equipo que ejecuta Windows SharePoint Services 3.0 o .

A continuacin presentamos las novedades en la seguridad de Access:

NUEVO EN 2010
Nueva tecnologa de cifrado Office 2010 ofrece una nueva tecnologa de cifrado ms segura que la tecnologa que ofreca Office 2007. Soporte para productos de cifrado de terceros Access 2010 permite usar la tecnologa de cifrado de otros fabricantes, si as lo prefiere. En este artculo no se aborda el uso de productos de terceros.

NUEVO EN 2007
La capacidad de ver datos, incluso si no desea habilitar el contenido de una base de datos. En Microsoft Office Access 2003, si se estableca el nivel de seguridad en Alto, haba que firmar mediante cdigo y confiar en una base de datos para poder ver los datos. Ahora puede ver los datos sin tener que decidir si confiar o no en una base de datos. Mayor facilidad de uso. Si se colocan archivos de bases de datos (ya sea con el nuevo formato de archivo de Access o con formatos de archivo anteriores) en una ubicacin de confianza, como una carpeta de archivos o un recurso de red designados como seguros, esos archivos se abrirn y se ejecutarn sin que se muestre ningn mensaje de advertencia o sin que se pida que se habilite el contenido deshabilitado. Asimismo, si se abren bases de datos de las versiones anteriores de Access, como .mdb o .mde, en Access 2010, esas bases de datos llevan firma digital y se ha optado por confiar en el publicador, esos archivos se ejecutarn sin que sea necesario tomar decisiones en materia de confianza. No obstante,

recuerde que el cdigo de VBA de una base de datos firmada no se ejecutar hasta que se confe en el publicador y tampoco se ejecutar si la firma digital deja de ser vlida. Una firma pierde su validez cuando un usuario que no sea el firmante altera el contenido de una base de datos. Para obtener ms informacin sobre la firma de bases de datos, vea la seccin Cmo funciona la seguridad con las bases de datos de las versiones anteriores de Access que se abren en Access 2010.

Si no sabe con seguridad si un certificado es de confianza, el artculo Cmo saber si una firma digital es de confianza proporciona informacin general acerca de la comprobacin de las fechas y otros elementos de un certificado para saber si es vlido o no.

Centro de confianza El Centro de confianza es un cuadro de dilogo que proporciona una sola ubicacin para definir y cambiar la configuracin de seguridad de Access. El Centro de confianza se usa para crear o cambiar las ubicaciones de confianza y configurar las opciones de seguridad de Access. Esa configuracin afecta a la manera en que las bases de datos nuevas y existentes se comportan cuando se abren en esa instancia de Access. El Centro de confianza contiene asimismo la lgica para evaluar los componentes de una base de datos y determinar si es seguro abrir la base de datos o si el Centro de confianza debe deshabilitarla y dejar que el usuario decida si desea habilitarla. Para obtener informacin sobre el uso del Centro de confianza con Access, vea la seccin Usar una base de datos de Access en una ubicacin de confianza, ms adelante en este artculo.

Para obtener informacin general sobre el uso del Centro de confianza, vea el artculo Ver la configuracin de seguridad y privacidad en el Centro de confianza.

Menos mensajes de advertencia. En las versiones anteriores de Access, apareca una gran variedad de mensajes de alerta: la seguridad de macros y el modo de espacio aislado, para citar solo dos. De forma predeterminada, si se abre un archivo .accdb en el que an no confe, se ve una sola herramienta denominada Barra de mensajes.

Si desea confiar en la base de datos, se puede usar la herramienta Barra de acciones del documento para habilitar el contenido de la base de datos deshabilitado, es decir, consultas de accin (consultas que agregan, eliminan o cambian datos), macros, controles ActiveX,

expresiones (funciones que se evalan como un solo valor) y cdigo de VBA , cuando se abre una base de datos que contiene uno o varios de esos componentes.

Nuevas formas de firmar y distribuir archivos de base de datos En las versiones anteriores a Access 2007, se usaba el Editor de Visual Basic para aplicar un certificado de seguridad a los componentes individuales de las bases de datos. Ahora se puede empaquetar la base de datos y, despus, firmar y distribuir el paquete.

Si extrae una base de datos de un paquete firmado y la coloca en una ubicacin de confianza, la base de datos se abre sin mostrarse la barra de mensajes. Si se extrae una base de datos desde un paquete firmado hasta una ubicacin que no es de confianza, pero se confa en el certificado del paquete y la firma es vlida, la base de datos se abre sin mostrarse la barra de mensajes.
NOTA

Si empaqueta y firma una base de datos que no es de confianza o que contiene una

firma digital no vlida, debe usar la barra de mensajes para confiar en la base de datos cada vez que la abra, a menos que la coloque en una ubicacin de confianza. Un algoritmo ms seguro para cifrar las bases de datos con formato .accdb que usan la caracterstica de contrasea. Cuando se cifra una base de datos, los datos de las tablas se codifican, con lo que se impide que usuarios no deseados puedan leerlos.
NOTA

Al cifrar una base de datos con una contrasea, la base de datos cifrada usa el

bloqueo por pginas, independientemente de la configuracin de la aplicacin. Esto podra afectar la disponibilidad de los datos en un entorno compartido. Una nueva subclase de acciones de macro que se ejecutan cuando se deshabilita una base de datos Estas macros, que son ms seguras, contienen funciones de control de errores. Tambin puede incrustar macros (incluso las que contienen acciones que Access deshabilita) directamente en formularios, informes o propiedades de controles que funcionaran de forma lgica con un mdulo de cdigo de VBA o una macro de una versin anterior de Access.
NOTA

Para obtener ms informacin sobre macros, consulte el artculo sobre la introduccin

a las macros.

Por ltimo, recuerde estas reglas a medida que avance:

Si se abre una base de datos en una ubicacin de confianza, se ejecutan todos los componentes sin que sea necesario tomar ninguna decisin en materia de confianza. Cuando se empaqueta, se firma y se implementa una base de datos con un formato de archivo anterior (.mdb o .mde), se ejecutan todos los componentes sin que sea necesario tomar ninguna decisin en materia de confianza si la base de datos contiene una firma digital vlida de un publicador de confianza y se confa en el certificado. Si se firma y se implementa una base de datos que no es de confianza en una ubicacin que no es de confianza, el Centro de confianza deshabilita la base de datos de forma predeterminada y se debe optar por habilitar la base de datos cada vez que se abre. Para obtener ms informacin, vea la seccin Habilitar contenido deshabilitado al abrirse una base de datos.

ACCESS Y LA SEGURIDAD A NIVEL DE USUARIO


Access no admite seguridad a nivel de usuario para las bases de datos creadas con el nuevo formato de archivo (.accdb y .accde). No obstante, si se abre una base de datos de una versin anterior de Access en Access 2010 y esa base de datos tiene aplicada la seguridad a nivel de usuario, esa configuracin seguir vigente.
IMPORTANTE Los permisos creados mediante la caracterstica de seguridad de nivel de usuario no

protegen la base de datos ante usuarios malintencionados y no se han diseado para servir de barrera de seguridad. Es apropiado utilizar esta caracterstica para mejorar la facilidad de uso de una base de datos para usuarios de confianza. Para ayudar a mantener seguros los datos, permita solo a los usuarios de confianza tener acceso a su archivo de base de datos o archivos de seguridad de nivel de usuario asociados mediante los permisos del sistema de archivos de Windows.

Si se convierte una base de datos de una versin anterior de Access con seguridad de nivel de usuario aplicada al nuevo formato de archivo, Access quita automticamente toda la configuracin de seguridad y se aplican las reglas de proteccin de archivos .accdb o .accde.

Por ltimo, recuerde que todos los usuarios pueden ver siempre todos los objetos de base de datos cuando se abren las bases de datos con el nuevo formato de archivo.

ARQUITECTURA DE SEGURIDAD DE ACCESS


Para comprender la arquitectura de seguridad de Access, recuerde que una base de datos de Access no es un archivo como un libro de Excel o un documento de Word. Una base de datos de Access es un conjunto de objetos, es decir, tablas, formularios, consultas, macros, informes, etc. , que, a menudo, dependen los unos de los otros para su funcionamiento. Por ejemplo, si se crea un formulario de entrada de datos, no se pueden proporcionar ni almacenar datos con ese formulario a menos que se enlacen (vinculen) los controles del formulario a una tabla.

Algunos componentes de Access pueden representar un riesgo para la seguridad, por lo que se deshabilitan en las bases de datos que no son de confianza:

Consultas de accin (consultas que insertan, eliminan o modifican datos) Macros Algunas expresiones (funciones que devuelven un valor nico) Cdigo VBA

Para ayudar a que los datos sean ms seguros, Access y el Centro de confianza realizan una serie de comprobaciones de seguridad cada vez que se abre una base de datos. El proceso es el siguiente:

Cuando se abre un archivo .accdb o .accde, Access enva la ubicacin de la base de datos al Centro de confianza. Si se trata de una ubicacin de confianza, la base de datos se ejecutar con toda su funcionalidad. Si se abre una base de datos con un formato de archivo anterior, Access enva la ubicacin del archivo y los detalles de la firma digital (si existe) al Centro de confianza.

El Centro de confianza comprueba esas "pruebas" para evaluar si la base de datos es de confianza y, a continuacin, informa a Access de cmo abrir la base de datos. Access deshabilita la base de datos, o bien, la abre con toda su funcionalidad.
NOTA

Recuerde que la configuracin definida por el usuario o el administrador del sistema

en el Centro de confianza controla las decisiones que se toman cuando Access abre una base de datos.

Para obtener ms informacin sobre el uso del Centro de confianza, vea la seccin Ver tambin

Si el Centro de confianza deshabilita contenido, aparece la barra de mensajes cuando se abre la base de datos.

Para habilitar el contenido de la base de datos, haga clic en Opciones y, a continuacin, elija las opciones correspondientes en el cuadro de dilogo que aparece. Access habilita el contenido deshabilitado y la base de datos vuelve a abrirse con toda su funcionalidad. En caso contrario, no funcionarn los componentes deshabilitados. Si se abre una base de datos creada con el formato de archivo anterior (.mdb o .mde) y esa base de datos no est firmada ni es de confianza, Access deshabilita todo el contenido ejecutable de forma predeterminada.

MODO DESHABILITADO
Cuando el Centro de confianza evala que una base de datos no es de confianza, Access la abre en modo Deshabilitado, es decir, desactiva todo el contenido ejecutable, independientemente del formato de archivo de la base de datos.

En modo deshabilitado, Access deshabilita los componentes siguientes:

Cdigo de VBA y referencias en cdigo de VBA, adems de expresiones inseguras. Acciones inseguras en todas las macros. Las acciones "inseguras" son las que permiten a un usuario modificar la base de datos u obtener acceso a recursos ubicados fuera de la base de datos. No obstante, las acciones que Access deshabilita pueden considerarse a veces como "seguras". Por ejemplo, si se confa en la persona que cre la base de datos, se puede confiar en todas las acciones de macro inseguras. Varios tipos de consulta:

Consultas de accin Agregan, actualizan y eliminan datos.

Consultas DDL (Lenguaje de definicin de datos) Crean o alteran objetos de una base de datos, como tablas y procedimientos.

Consultas de paso a travs de SQL Envan los comandos directamente a un servidor de base de datos que admite el estndar ODBC (Conectividad abierta de bases de datos). Las consultas de paso a travs funcionan con las tablas en el servidor y no implican el motor de base de datos de Access. Controles ActiveX.

Cuando se abre una base de datos, Access puede intentar cargar complementos, es decir, programas que extienden la funcionalidad de Access o de la base de datos abierta. Asimismo, puede que el usuario desee ejecutar asistentes que creen objetos en la base de datos abierta. Cuando se carga un complemento o se inicia un asistente, Access pasa la evidencia al Centro de confianza, que toma decisiones adicionales en materia de confianza y habilita o deshabilita el objeto o la accin. Cuando el Centro de confianza deshabilita una base de datos y no se est de acuerdo con esa decisin, casi siempre se puede usar la barra de mensajes para habilitar el contenido. Los complementos son la excepcin a esa regla. Si en el Centro de confianza (en el panel Complementos) se activa la casilla Requerir que las extensiones de la aplicacin estn firmadas por un editor de confianza, Access pedir que se habilite el complemento, pero ese proceso no implica la barra de mensajes. Para obtener informacin sobre el uso del Centro de confianza, vea la seccin Usar una base de datos de Office Access 2007 en una ubicacin de confianza que aparece ms adelante en este artculo.

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Usar una base de datos de Access en una ubicacin de confianza


Si se coloca una base de datos de Access en una ubicacin de confianza, todo el cdigo de VBA, las macros y las expresiones seguras se ejecutan cuando se abre la base de datos. No es necesario tomar ninguna decisin en materia de confianza al abrir la base de datos.

El proceso de usar una base de datos de Access en una ubicacin de confianza se compone de los siguientes pasos:

1. 2.

Use el Centro de confianza para buscar o crear una ubicacin de confianza. Guarde, mueva o copie una base de datos de Access a la ubicacin de confianza.

3.

Abra y use la base de datos.

En los siguientes pasos se explica cmo buscar o crear una ubicacin de confianza y, a continuacin, agregar una base de datos a esa ubicacin.

Abrir el Centro de confianza


1. En la ficha Archivo, haga clic en Opciones.

Aparece el cuadro de dilogo Opciones de Access.

2.

Haga clic en Centro de confianza y, a continuacin, haga clic en Centro de confianza de Microsoft Office y elija Configuracin del Centro de confianza.

3.

Haga clic en Ubicaciones de confianza y, a continuacin, siga uno de los procedimientos que se describen a continuacin.

o o

Anote la ruta de acceso de una o varias ubicaciones de confianza. Cree una nueva ubicacin de confianza. Para ello, haga clic en Agregar nueva ubicacin y complete las opciones del cuadro de dilogo Centro de confianza de Microsoft Office.

Colocar una base de datos en una ubicacin de confianza


Use su tcnica favorita para mover o copiar un archivo de base de datos a una ubicacin de confianza. Por ejemplo, puede usar el Explorador de Windows para copiar o mover el archivo, o bien, puede abrir el archivo en Access y guardarlo en la ubicacin de confianza.

Abrir una base de datos en una ubicacin de confianza


Use su procedimiento favorito para abrir un archivo. Por ejemplo, puede hacer doble clic en el archivo de base de datos en el Explorador de Windows o, si Access se est ejecutando, puede hacer clic en Abrir en la ficha Archivo para buscar y abrir el archivo.

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Empaquetar, firmar y distribuir una base de datos de Office Access 2007

Access permite firmar y distribuir una base de datos con mayor facilidad y rapidez. Cuando se crea un archivo .accdb o .accde, se puede empaquetar el archivo, aplicar al paquete una firma digital y, a continuacin, distribuir el paquete firmado a otros usuarios. La caracterstica Empaquetar y firmar coloca la base de datos en un archivo .accdc, firma el paquete y, a continuacin, coloca el paquete de cdigo firmado en una ubicacin determinada por el usuario. Despus, otras personas pueden extraer la base de datos desde el paquete y trabajar directamente en la base de datos en vez del archivo de paquete.

Recuerde los siguientes puntos:

Empaquetar una base de datos y firmar el paquete son formas de transmitir confianza. Cuando se recibe el paquete, la firma confirma que no se ha alterado la base de datos despus de crear el paquete. Una vez extrada la base de datos del paquete, ya no existe ninguna conexin entre el paquete firmado y la base de datos extrada. La herramienta Empaquetar y firmar se puede usar nicamente con las bases de datos guardadas con formato de archivo .accdb, .accdc, o .accde. Access tambin proporciona herramientas para firmar y distribuir las bases de datos creadas con un formato de archivo anterior. Debe usar la herramienta de firma digital correspondiente, segn el archivo de formato de base de datos que est usando. Se puede agregar slo una base de datos a un paquete. El proceso firma digitalmente un paquete que contiene toda la base de datos, no slo macros o mdulos. El proceso comprime el archivo de paquete con el fin de ayudar a reducir los tiempos de descarga. Se pueden extraer bases de datos de los archivos de paquete ubicados en los servidores de Windows SharePoint Services 3.0.

En los pasos que se describen en las siguientes secciones se explica cmo crear un archivo de paquete firmado y cmo extraer y usar la base de datos de un archivo de paquete firmado.

CREAR UN PAQUETE FIRMADO


1. Abra la base de datos que desee empaquetar y firmar.

2.

En la ficha Archivo, haga clic en Guardar y publicar y, a continuacin, en Avanzadas, haga clic en Empaquetar y firmar.

Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar certificado.

3.

Seleccione un certificado digital y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Aparece el cuadro de dilogo Crear paquete firmado de Microsoft Office Access.

4. 5.

En la lista Guardar en, seleccione una ubicacin para el paquete de base de datos firmado. Escriba un nombre para el paquete firmado en el cuadro Nombre de archivo y, a continuacin, haga clic en Crear.

Access crea el archivo .accdc y lo coloca en la ubicacin seleccionada.

EXTRAER Y USAR UN PAQUETE FIRMADO


1. En la ficha Archivo, haga clic en Abrir.

Aparece el cuadro de dilogo Abrir.

2. 3.

Seleccione Paquetes firmados de Microsoft Office Access (*.accdc) como tipo de archivo. Use la lista Buscar en para localizar la carpeta que contiene el archivo .accdc, seleccione el archivo y haga clic en Abrir.

4.

Siga uno de estos procedimientos:

Si opt por confiar en el certificado digital aplicado al paquete de implementacin, aparecer el cuadro de dilogo Extraer base de datos a. Vaya al siguiente paso.

Si an no ha optado por confiar en el certificado digital, aparecer el siguiente mensaje de advertencia.

Si confa en la base de datos, haga clic en Abrir. Si confa en cualquier certificado de ese proveedor, haga clic en Confiar en todo contenido del editor. Aparece el cuadro de dilogo Extraer base de datos a.
NOTA

Si utiliza un certificado con firma personal para firmar un paquete de base de

datos y, a continuacin, hace clic en Confiar en todo contenido del editor al abrir el paquete, siempre se confiar en los paquetes firmados con sus certificados de firma personal. 5. De manera opcional, en la lista Guardar en, seleccione una ubicacin para la base de datos extrada y, a continuacin, en el cuadro Nombre de archivo, especifique otro nombre para la base de datos extrada.
SUGERENCIA Si extrae la base de datos en una ubicacin de confianza, su contenido se

habilitar automticamente cuando la abra. Si elige una ubicacin que no es de confianza, puede que parte del contenido de la base de datos est deshabilitado de forma predeterminada. 6. Haga clic en Aceptar.

Si no sabe con seguridad si un certificado es de confianza, el artculo Cmo saber si una firma digital es de confianza proporciona informacin general acerca de la comprobacin de las fechas y otros elementos de un certificado para garantizar que es vlido.

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Habilitar contenido deshabilitado al abrirse una base de datos


De forma predeterminada, Access deshabilita todo el contenido ejecutable de una base de datos, a menos que se confe en la base de datos o se coloque la base de datos en una ubicacin de confianza. Cuando se abre una base de datos, Access deshabilita el contenido y muestra la barra de mensajes.

De forma predeterminada y al igual que en Access 2003, Access ya no muestra un conjunto de cuadros de dilogo modales (cuadros de dilogo que requieren que el usuario tome una decisin) cuando se abre una base de datos. Si prefiere el comportamiento anterior, se puede agregar una clave de registro y mostrar un cuadro de dilogo modal de versiones anteriores.

CONFIAR EN UNA BASE DE DATOS


Independientemente del comportamiento que presenta Access cuando se abre una base de datos, si esa base de datos procede de un publicador confiable, se puede optar por habilitar los componentes ejecutables del archivo para confiar en la base de datos.

En la barra de mensajes, haga clic en Habilitar contenido.


IMPORTANTE Cuando se hace clic en Habilitar contenido, Access habilita todo el contenido

deshabilitado, inclusive cdigo potencialmente malintencionado. Si el cdigo malintencionado causa daos a los datos o al equipo, Access no puede deshacer esos daos.

Ocultar la barra de mensajes


Haga clic en el botn Cerrar (X) situado en la esquina superior de la barra de mensajes.

Se cierra la barra de mensajes. Volver a aparecer la prxima vez que abra la base de datos, a menos que la mueva a una ubicacin de confianza.

Agregar la clave del Registro para mostrar los cuadros de dilogo modales
1. 2. En Microsoft Windows, haga clic en el botn de Inicio y, a continuacin, haga clic en Ejecutar. En el cuadro Abrir, escriba regedit y, a continuacin, presione ENTRAR.

Se inicia el Editor del Registro.

3.

Expanda la carpeta HKEY_CURRENT_USER y vaya a la siguiente clave del Registro:

Software\Microsoft\Office\14.0\Access\Security

4.

En el panel de la derecha del Editor del Registro, haga clic con el botn secundario en un rea en blanco, site el puntero en Nuevo y haga clic en DWORD Valor. Aparecer un nuevo valor DWORD en blanco.

5. 6.

Escriba el siguiente nombre para el valor: ModalTrustDecisionOnly. Haga doble clic en el nuevo valor.

Aparece el cuadro de dilogo Editar valor DWORD.

7. 8.

En el campo Datos del valor, cambie el valor 0 a 1 y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Cierre el Editor del Registro.

A partir de ahora, cuando se abre una base de datos con contenido inseguro, se ve una serie de cuadros de dilogo en vez de la barra de mensajes. Para volver al comportamiento original, repita estos pasos y cambie el valor 1 a 0.

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Usar una contrasea para cifrar una base de datos de Access


La herramienta de cifrado de Access combina y mejora dos herramientas anteriores: el cifrado y las contraseas para bases de datos. Cuando se usa una contrasea para cifrar una base de datos, todos los datos se vuelven ilegibles para otras herramientas y se obliga a los usuarios a escribir una contrasea para poder usar la base de datos. El cifrado aplicado en Access 2010 usa un algoritmo ms seguro que el usado en las versiones anteriores de Access.
NOTA

Si en Access 2007 usaba una contrasea para cifrar una base de datos, quizs desee cambiar

a la nueva tecnologa de cifrado que proporciona mayor seguridad.

CAMBIAR UNA BASE DE DATOS CIFRADA DE ACCESS 2007 A LA NUEVA TECNOLOGA DE CIFRADO
Para cambiar a la nueva tecnologa de cifrado, elimine la contrasea de la base de datos actual y, a continuacin, vuelva a agregarla.

CIFRAR MEDIANTE CONTRASEA


1. Abra la base de datos que desee cifrar en modo Exclusivo.

Abra la base de datos en modo Exclusivo.

1. 2.

En la ficha Archivo, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, busque el archivo que desee abrir y, a continuacin, seleccione el archivo.

3.

Haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, haga clic en Abrir en modo exclusivo.

2.

En la ficha Archivo, haga clic en Informacin y despus en Cifrar con contrasea.

Aparece el cuadro de dilogo Establecer contrasea para la base de datos.

3.

Escriba la contrasea en el cuadro Contrasea y escrbala de nuevo en el campo Confirmar.


NOTA

4.

Haga clic en Aceptar.

DESCIFRAR Y ABRIR UNA BASE DE DATOS


1. Abra la base de datos cifrada como suele abrirse cualquier otra base de datos.

Aparece el cuadro de dilogo Solicitud de contrasea.

2.

Escriba la contrasea en el cuadro Escriba la contrasea de la base de datos y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

QUITAR UNA CONTRASEA


1. En la ficha Archivo, haga clic en Informacin y despus en Descifrar base de datos.

Aparece el cuadro de dilogo Anular la contrasea establecida para la base de datos.

2.

Escriba la contrasea en el cuadro Contrasea y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

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Cmo funciona la seguridad con las bases de datos de las versiones anteriores de Access que se abren en Access 2010
Cuando se abre una base de datos creada en una versin anterior de Access, las caractersticas de seguridad aplicadas a esa base de datos siguen vigentes. Por ejemplo, si se aplic la seguridad a nivel de usuario a una base de datos, esa caracterstica seguir vigente en Access 2010.

De forma predeterminada, Access abre todas las bases de datos de las versiones anteriores que no sean de confianza en el modo Deshabilitado y las mantiene en ese estado. Se puede optar por habilitar el contenido deshabilitado cada vez que se abre una base de datos anterior, o bien, se puede aplicar una firma digital mediante un certificado de un publicador de confianza, o bien, se puede colocar la base de datos en una ubicacin de confianza.
IMPORTANTE Los pasos de esta seccin no se aplican a las bases de datos que usan alguno de los

nuevos formatos de archivo (*.accd?).

Para las bases de datos con formato de archivo anterior, se puede aplicar una firma digital (firma digital: sello electrnico seguro con cifrado que certifica la autenticidad de una macro o documento. Esta firma confirma que la macro o documento emitido por el equipo o la persona que lo firma no ha sido alterado.) a los componentes de la base de datos. Una firma digital confirma que las macros, los mdulos de

cdigo y otros componentes ejecutables de la base de datos se originaron con el firmante y que no se ha alterado la base de datos desde su firma.

Para aplicar una firma a una base de datos, se requiere primero un certificado digital. Si se crean bases de datos para la distribucin comercial, es preciso obtener un certificado de una entidad de certificacin. Las entidades de certificacin comprueban si las personas que crean contenido (como bases de datos) son de confianza.

Para obtener ms informacin sobre las entidades de certificacin que ofrecen servicios para los productos de Microsoft, vea la seccin Vea tambin.

Si desea usar una base de datos para uso personal o usarla en un grupo de trabajo limitado, Microsoft Office Professional 2007 incluye una herramienta para la creacin de un certificado con firma personal. En las siguientes secciones se explica cmo instalar y usar una herramienta denominada SelfCert.exe para crear un certificado con firma personal.

CREAR UN CERTIFICADO CON FIRMA PERSONAL


1. Vaya a la carpeta que contiene los archivos de programa de Access 2010. La carpeta predeterminada es Unidad:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office14. En esa carpeta, busque y haga doble clic en SelfCert.exe.

Aparece el cuadro de dilogo Crear certificado digital.

2. 3.

En el cuadro Nombre del certificado, escriba un nombre para el nuevo certificado de prueba. Haga dos veces clic en Aceptar. Si no ve el comando Certificado digital para proyectos de VBA o no encuentra SelfCert.exe,

NOTA

puede que tenga que instalar SelfCert.

FIRMAR EL CDIGO DE UNA BASE DE DATOS


NOTA

Recuerde que estos pasos solamente aplican si est usando bases de datos con un formato de

archivo anterior, como .mdb. Para firmar bases de datos ms recientes, vea la seccin Empaquetar, firmar y distribuir una base de datos de Access. 1. Abra la base de datos que desee firmar.

2.

En el grupo Macro de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Visual Basic para iniciar el Editor de Visual Basic.

Mtodo abreviado de teclado Presione ALT+F11.

3.

En la ventana Explorador de proyectos, seleccione la base de datos o el proyecto de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) que desee firmar.

4.

En el men Herramientas, haga clic en Firma digital.

Aparece el cuadro de dilogo Firma digital.

5.

Haga clic en Elegir para seleccionar el certificado de prueba.

Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar certificado.

6.

Seleccione el certificado que desee aplicar.

Si sigui los pasos descritos en la seccin anterior, seleccione el certificado creado mediante SelfCert.

7.

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Seleccionar certificado y vuelva a hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Firma Digital .

SUGERENCIAS SOBRE LA FIRMA DE BASES DE DATOS DE VERSIONES ANTERIORES


Si desea impedir que los usuarios de su solucin cambien involuntariamente su proyecto de VBA e invaliden as su firma, bloquee el proyecto de VBA antes de firmarlo.
NOTA

Bloquear el proyecto de VBA no impide que otro usuario reemplace la firma digital por

otra firma. Los administradores de la empresa deben volver a firmar las plantillas (plantilla: archivo o archivos que contienen la estructura y las herramientas para dar forma a elementos como el estilo o el diseo de pgina de los archivos finalizados. Por ejemplo, las plantillas de Word pueden dar forma a un documento sencillo, y las plantillas de FrontPage pueden dar forma a un sitio Web completo.) y complementos (complemento: programa suplementario que

agrega funciones o comandos personalizados a Microsoft Office.) para poder controlar con exactitud lo que los usuarios ejecutan en sus equipos. Cuando firme un proyecto de VBA digitalmente, es importante que obtenga una marca de tiempo para que otros usuarios puedan comprobar la firma incluso despus de que haya caducado el certificado de sta. Vea Microsoft Office Online para obtener ms informacin sobre la seguridad y las marcas de tiempo de VBA.
NOTA

Recuerde que estos pasos se aplican nicamente cuando se usan bases de datos con un

formato de archivo anterior a Access 2010. Para firmar bases de datos ms recientes, vea la seccin Empaquetar, firmar y distribuir una base de datos de Access.

Instalar SelfCert.exe
1. 2. Inicie el CD de instalacin de Office 2010 u otro medio de instalacin. En Instalacin, haga clic en Agregar o quitar funciones y, a continuacin, haga clic en Continuar.
NOTA

Si trabaja en un entorno en el que los administradores de TI instalan Microsoft Office

en equipos individuales en lugar de usar el CD, siga estos pasos: 1. 2. 3. En Microsoft Windows, abra el Panel de control. Haga doble clic en Programas y caractersticas. Seleccione Microsoft Office 2010 y, a continuacin, haga clic en Cambiar.

Se inicia la instalacin.

4. 5. 3.

Haga clic en Agregar o quitar funciones y, a continuacin, haga clic en Continuar. Contine con los pasos siguientes.

Expanda los nodos Microsoft Office y Caractersticas compartidas de Office haciendo clic en los signos ms (+) situados junto a los mismos.

4. 5. 6.

Haga clic en Certificado digital para proyectos de VBA. Haga clic en Ejecutar desde mi PC. Haga clic en Continuar para instalar el componente.

7.

Haga clic en Cerrar cuando termine la instalacin y, a continuacin, vuelva al primer grupo de pasos de esta seccin.

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Ejecutar expresiones inseguras (deshabilitar el modo de recinto de seguridad)


Cuando se agrega una expresin a una base de datos y, a continuacin, se confa en la base de datos o se coloca la base de datos en una ubicacin de confianza, Access ejecuta esa expresin en un entorno operativo denominado modo de recinto de seguridad en el caso de las bases de datos creadas en Access o con formatos de archivo de una versin anterior de Access. Access habilita el modo de recinto de seguridad de forma predeterminada, y el modo deshabilita siempre las expresiones inseguras, incluso despus de que se confe en una base de datos. Para obtener ms informacin sobre las expresiones que el modo de recinto de seguridad deshabilita, vea el artculo de Microsoft Office.com sobre el modo de recinto de seguridad del Servicio de expresin de Microsoft Jet.

Si confa en una base de datos y desea ejecutar una expresin que el modo de recinto de seguridad deshabilita, puede ejecutar esa expresin cambiando una clave del Registro y deshabilitando el modo de recinto de seguridad. Recuerde que primero debe confiar en una base de datos para poder seguir este procedimiento.

En el siguiente dibujo se representa el proceso de decisin que hay que seguir para ejecutar expresiones inseguras.

Si no est familiarizado con el Registro o el cambio de claves del Registro, pngase en contacto con alguien que s est familiarizado o considere la posibilidad de convertir la base de datos de una versin anterior de Access al nuevo formato de archivo. Adems, debe disponer de permisos de administrador en el equipo para poder cambiar los valores del Registro.

Cambiar la clave del Registro


IMPORTANTE Siguiendo estos pasos se permite que las expresiones que no son seguras se ejecuten

en todas las instancias de Access para todos los usuarios del equipo. 1. 2. En Microsoft Windows, haga clic en el botn Inicio y, a continuacin, haga clic en Ejecutar. En el cuadro Abrir, escriba regedit y, a continuacin, presione ENTRAR.

Se inicia el Editor del Registro.

3.

Expanda la carpeta HKEY_LOCAL_MACHINE y vaya a la siguiente clave del Registro:

\Software\Microsoft\Office\14.0\Access Connectivity Engine\Engines

4.

En el panel derecho del Editor del Registro, haga doble clic en el valor SandboxMode.

Aparece el cuadro de dilogo Editar valor DWORD.

5. 6.

En el campo Datos del valor, cambie el valor 3 a 2 y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Cierre el Editor del Registro.

Importante Recuerde que si no confa primero en la base de datos, Access deshabilita las expresiones inseguras independientemente de que cambie este valor del Registro.

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Access > Agregar y modificar datos Agregar datos a una base de datos de Access
Ocultar todo

Microsoft Access 2010 ofrece varias maneras de escribir datos en una base de datos, y en este artculo se describe cundo y cmo usar diversas opciones.
NOTA

Este artculo no incluye informacin sobre cmo trabajar con bases de datos web de Access.

Para obtener ms informacin sobre la creacin de bases de datos web de Access, vea el artculo sobre cmo compilar una base de datos para compartir en la Web.

En este artculo

Escribir datos en una tabla Usar un formulario para escribir datos Escribir valores en blanco Agregar datos usando una lista Identificar un campo de bsqueda Maneras de ahorrar tiempo al insertar datos Recuerde establecer el tipo de datos apropiado

Escribir datos en una tabla

Aunque un formulario es el mejor objeto que puede usarse para la entrada de datos, especialmente si tiene varios usuarios para su base de datos de Access, puede escribir directamente los datos y editarlos en una tabla.

El tipo de datos que un usuario puede escribir en una tabla puede depender de los siguientes aspectos:

De manera predeterminada, los campos de una tabla se establecen para aceptar un tipo de datos de campo (tipo de datos de campo: caracterstica de un campo que determina el tipo de datos que puede almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos es Texto puede almacenar datos que consten de letras o nmeros, pero un campo de tipo Nmero slo puede almacenar datos numricos.) especfico, como texto o nmeros. Debe especificar el tipo de datos que se ha definido para el campo. De lo contrario, Access muestra un mensaje de error: El usuario debe escribir los datos con un formato especfico si un campo tiene aplicada una mscara de entrada (mscara de entrada: formato que consta de caracteres de visualizacin literales (como parntesis, puntos y guiones) y caracteres de mscara que especifican dnde se han de insertar datos, as como el tipo de datos y el nmero de caracteres permitidos.). Salvo en el caso de los datos adjuntos y las listas multivalor, se puede escribir un solo tipo de datos en la mayora de los campos. Si no sabe si un campo acepta datos adjuntos, puede consultar las propiedades del campo. Cuando un campo es una lista multivalor, Access muestra una casilla de verificacin junto a cada elemento de la lista.

VER LA CONFIGURACIN DE LA PROPIEDAD DEL CAMPO


1. En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en la tabla y luego en Vista Diseo en el men contextual. 2. Haga clic en Hoja de propiedades, en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseo, para ver las propiedades del campo.

Modo en que la configuracin de la propiedad afecta las opciones de edicin y entrada de datos
Ubicacin en la cuadrcula de diseo de la tabla Pestaa General

Propiedad Tamao del campo

Posibles valores De 0 a 255

Comportamiento al intentar escribir datos El lmite de caracteres se aplica nicamente a los campos configurados con el tipo de datos Texto. Si se intenta escribir un nmero de caracteres

mayor que el valor especificado, el campo recortar el final de los datos que escriba. Mscara de entrada Pestaa General Conjuntos predefinidos o personalizados de caracteres literales y marcadores de posicin. Una mscara de entrada obliga a escribir los datos con un formato predefinido. Las mscaras aparecen cuando se selecciona un campo en una tabla o un control en un formulario. Por ejemplo, supongamos que hace clic en un campo de fecha y ve estos caracteres: MMM-DD-AAAA. Se trata de una mscara de entrada que le obliga a escribir los valores de mes con tres letras, como oct, y el valor de ao con cuatro dgitos , por ejemplo, oct-15-2009.
NOTA Recuerde que las mscaras de entrada controlan nicamente la forma en que se escriben los datos. No controlan cmo Access almacena o muestra los datos.

Requerido

Pestaa General

S/No

Cuando est activada, esta propiedad obliga a especificar un valor en un campo y Access no permite guardar nuevos datos hasta que no se haya rellenado un campo obligatorio. Cuando est desactivada la propiedad, el campo acepta valores nulos, lo que significa que el campo puede estar en blanco.
NOTA Un valor nulo no es lo mismo que el valor cero. Cero (0) es un dgito mientras que "nulo" hace referencia a un valor desconocido, un valor sin definir o un valor que falta.

Permitir longitud cero

Pestaa General

S/No

Cuando est activada esta propiedad, se pueden escribir cadenas de longitud cero; es decir, cadenas que no contienen caracteres. Para crear una cadena de longitud cero, se pueden escribir comillas dobles en el campo (""). Asimismo, se puede crear un ndice de ms de un campo. En este caso, se pueden duplicar los valores en uno de los campos, pero no en ambos campos.

Indizado

Pestaa General

S (con duplicados), S (sin duplicados), No

1.

Para escribir datos en una tabla, en el panel de navegacin, haga doble clic en la tabla que desee usar.

De manera predeterminada, Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

2. 3.

Haga clic en el campo que quiera usar y, a continuacin, escriba los datos. Para desplazarse al siguiente campo de la misma fila, presione la tecla TAB, use las teclas de direccin Derecha e Izquierda o bien haga clic en la celda del siguiente campo.
NOTA

Cuando se presiona la tecla TAB, Access usa de forma predeterminada la

configuracin regional de Windows para determinar si el cursor se va a mover hacia la izquierda o la derecha. Si el equipo usa un idioma que se lee de izquierda a derecha, el cursor se mueve hacia la derecha cuando se presiona la tecla TAB. Si el equipo usa un idioma que se lee de derecha a izquierda, el cursor se mueve hacia la izquierda.

SUGERENCIA Para ir al siguiente campo de una columna, use las teclas de direccin Arriba y

Abajo, o haga clic en la celda especfica.

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Usar un formulario para escribir los datos


Cuando tenga varios usuarios para la base de datos, el uso de un formulario puede hacer que la entrada de datos sea ms sencilla, ms rpida y ms precisa, porque puede establecer el diseo que se adapte a las necesidades y aptitudes del usuario.

El diseo de un formulario determina el modo en que puede escribir o editar los datos. Los formularios tienen controles como listas, cuadros de texto y botones, cada uno de los cuales est asociado a campos de diversas tablas, consultas, macros o controles de otros formularios abiertos. Los controles se usan ya sea para leer datos de una tabla o escribir datos en una tabla subyacente.

Lo que el usuario hace con un control de formulario depende de los siguientes aspectos:

El tipo de datos establecido para el origen de datos subyacente Las propiedades establecidas para un campo Las propiedades establecidas para el control

En las siguientes secciones, se explica cmo usar los controles de entrada de datos ms comunes.
NOTA

Para cualquier duda referente a una base de datos especfica, pngase en contacto con el

administrador del sistema o el diseador de la base de datos.

Para obtener ms informacin sobre cmo crear formularios en Access 2010, vea el artculo de introduccin a los formularios.

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Escribir valores en blanco

Puede escribir un valor en blanco si no tiene los datos especficos o si los datos no existen. Access tiene dos tipos de valores en blanco: valores nulos y cadenas de longitud cero. Los valores nulos indican un valor desconocido, mientras que las cadenas de longitud cero indican campos que contienen un valor vaco. Por ejemplo, en una tabla con un campo de nmero de fax, puede dejar el campo en blanco si no tiene la informacin, y Access escribe un valor nulo (si su base de datos est diseada para aceptar un valor nulo). Puede tambin escribir una cadena de longitud cero en el campo para indicar que sabe que no hay ningn valor para ese campo.

1.

Para escribir una cadena de longitud cero, abra una tabla en la vista Hoja de datos o un formulario en la vista Formulario.

2. 3.

Seleccione el campo y escriba dos comillas dobles sin espacio entre ellas (""). Mueva el cursor hacia otro registro para confirmar los cambios. De forma predeterminada, las comillas desaparecen.

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Agregar registros mediante una lista


Como usuario de una base de datos, puede seleccionar o escribir datos en funcin de los valores disponibles en la lista. Access tiene varios tipos de listas basadas en las necesidades de entrada de datos.

Un cuadro de lista muestra los valores escritos cuando se dise el control. Los valores pueden provenir de uno o ms campos de una tabla o el resultado de una consulta.

1.

Si la lista se encuentra en un formulario, bralo en la vista Formulario, y si la lista est en una tabla o un conjunto de resultados de consulta, abra el objeto en la vista Hoja de datos.

2. 3.

Desplcese por la lista de elementos del cuadro de lista y seleccione el elemento que desee. Para confirmar la seleccin a la base de datos, mueva el cursor hacia otro campo.

Los cuadros combinados se asemejan a cuadros de lista a excepcin de que tienen un cuadro de texto y una lista desplegable. Cuando se crea una lista en una tabla o un conjunto de resultados de consulta, Access usa un cuadro combinado de manera predeterminada. Por medio del uso de un cuadro combinado, puede ahorrar espacio en el diseo del formulario.

Para seleccionar elementos desde un cuadro combinado, haga clic en la flecha abajo junto a la lista y luego seleccione los datos que quiera agregar.

Las listas que admiten valores mltiples se llaman campos multivalor (campo multivalor: campo de bsqueda que puede almacenar ms de un valor.). Las listas multivalor que cree sin programacin en Access resuelven un problema empresarial comn. Por ejemplo, supongamos que usa una base de datos de Access para realizar el seguimiento de problemas de soporte al cliente. Si tiene que asignar mltiples personas a un problema, puede usar una lista multivalor. Una lista que usa una casilla de verificacin junto a cada elemento de lista le permite seleccionar muchos elementos de ella.

Para seleccionar elementos en la lista de la casilla de verificacin, haga clic en la flecha hacia abajo situada junto a la lista, seleccione hasta 100 casillas de verificacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

EDITAR LOS ELEMENTOS DE UNA LISTA


Puede editar cualquier tipo de lista en un formulario, una tabla o un conjuntos de resultados de consulta si el diseador de la base de datos o el departamento de TI no deshabilit este comando en la base de datos. Sin embargo, el mtodo siguiente no se puede usar para modificar una lista si la bsqueda est basada en datos de otro origen de datos.
NOTA

Consulte con su departamento de TI antes de editar elementos de una lista.

1.

Abra el formulario, la tabla o el conjunto de resultados de consulta que contenga la lista (si es un formulario, bralo en la vista Formulario; si es una tabla o un conjunto de resultados de consulta, bralo en la vista Hoja de datos).

2.

Haga clic con el botn secundario en la lista y, a continuacin, haga clic en Editar elementos de lista.

Aparece un cuadro de dilogo o un formulario de entrada de datos. La pantalla que ver depende del tipo de lista que desee editar. Las listas de valores muestran un conjunto de elementos que se escriben manualmente, mientras que las listas de bsqueda usan una consulta para recuperar sus datos de una o varias tablas. Siga uno de los procedimientos que se describen a continuacin.

Si est editando una lista de valores, use el cuadro de dilogo Editar elementos de lista para modificar los datos de la lista y, a continuacin, haga clic en Aceptar cuando termine.

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Identificar un campo de bsqueda


Un campo de bsqueda presenta una lista de opciones de datos. Los valores residen en la propiedad Origen de la fila del campo de bsqueda. Los dos tipos de listas de bsqueda de Access son listas de valor que contienen conjuntos de valores predefinidos y listas de bsqueda que usan una consulta para recuperar los valores de otra lista.

Dado que un campo de bsqueda usa una consulta para recuperar valores desde una o ms tablas en una base de datos, de manera predeterminada, un campo de bsqueda presenta los valores en una lista. Puede seleccionar uno o ms elementos desde una lista de bsqueda dependiendo del modo en que el desarrollador de la base de datos configur el campo de bsqueda.

Identifique qu tipo de campo de bsqueda es: una lista de valores o una lista de bsqueda. Si usa una lista de bsqueda, determine la tabla de origen que proporciona los datos para el campo de bsqueda y, a continuacin, agregue o edite los elementos en la lista de valores.

1.

Con el botn secundario, haga clic para seleccionar la tabla y haga clic en Vista Diseo en el men contextual.

2. 3.

En la seccin inferior de la cuadrcula de diseo, haga clic en la pestaa Bsqueda. Compruebe las propiedades Tipo de origen de la fila y Origen de la fila.

La propiedad Tipo de origen de la fila debe tener el valor Lista de valores o Tabla o consulta. La propiedad Origen de la fila debe contener una lista de valores o una consulta.

VER LA CONFIGURACIN DE LA PROPIEDAD BSQUEDA


1. En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en la tabla y luego haga clic en Vista Diseo en el men contextual. 2. Haga clic en Hoja de propiedades, en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseo para ver las propiedades del campo.
Ubicacin en la cuadrcula de diseo de la tabla Pestaa Bsqueda

Propiedad Limitar a la lista

Valores posibles S/No

Comportamiento al intentar escribir datos Habilita o deshabilita la capacidad de agregar al campo un valor que no se encuentra en la lista. Cuando esta propiedad se establece en S, debe elegir uno de los valores. Cuando se establece en No, puede escribir un valor que no aparece. Habilita o deshabilita el comando Editar elementos de lista para las listas de valores, pero no para los campos de bsqueda. Si desea habilitar este comando para los campos de bsqueda, escriba un nombre de formulario vlido en la propiedad Formulario de edicin de elementos de lista. Access permite seleccionar cualquier formulario pero, a menos que el formulario est diseado para permitir modificaciones, quizs no pueda modificar los valores de la lista. Aparece el comando Permitir ediciones de lista de valores en un men contextual que se abre cuando se hace clic con el botn secundario en un control de cuadro de lista o cuadro combinado. Cuando se ejecuta el comando, aparece el cuadro de dilogo Editar elementos de lista. Asimismo, si se especifica el nombre de un formulario en la propiedad Formulario de edicin de elementos de lista, Access inicia ese formulario en lugar de mostrar el cuadro de dilogo.
NOTA Puede ejecutar el comando Editar elementos de lista desde los controles de cuadro de lista y cuadro combinado situados en los formularios y desde los controles de cuadro combinado situados en las tablas y en los conjuntos de resultados. Los formularios deben abrirse en la vista Diseo o Examinar, y las tablas y los conjuntos de resultados de las consultas deben abrirse en la vista Hoja de datos.

Permitir ediciones de lista de valores

Pestaa Bsqueda

S/No

Formulario de edicin de elementos de

Pestaa Bsqueda

Nombre de un formulario de entrada de

Si se especifica el nombre de un formulario de entrada de datos como valor para esta propiedad de tabla, ese formulario se abre cuando un usuario ejecuta el comando Editar elementos de

lista

datos

lista. En caso contrario, el cuadro de dilogo Editar elementos de lista aparece cuando el usuario ejecuta el comando.

EDITAR UN CAMPO DE BSQUEDA


De forma predeterminada, Access muestra los datos de bsqueda en una lista desplegable, pero se puede especificar un control de cuadro de lista para mostrar los datos. La diferencia entre ambos es que una lista desplegable se abre para presentar la lista y, a continuacin, se cierra una vez que el usuario ha realizado la seleccin. En cambio, un cuadro de lista permanece abierto.

Para editar un campo de bsqueda, puede ejecutar el comando Editar elementos de lista o puede editar los datos directamente en la propiedad Origen de la fila o desde la tabla de origen.

Para agregar o editar datos en la tabla de origen, abra la tabla de origen para la lista de bsqueda y modifique los datos en esa tabla.

Se puede trabajar con los campos de bsqueda directamente en las tablas, pero tambin en los formularios e informes. De forma predeterminada, los valores de un campo de bsqueda aparecen en un tipo de control de lista denominado cuadro combinado: una lista con una flecha desplegable: . Dependiendo de cmo el diseador de la base de datos haya configurado el campo de bsqueda y el cuadro combinado, se pueden editar los elementos de la lista y agregar elementos a la lista. Para ello, el diseador de la base de datos tiene que configurar una propiedad del campo de bsqueda (la propiedad se denomina Limitar a la lista y el diseador tiene que activarla).

Cuando se crea un campo de bsqueda, tambin puede configurarlo para que admita varios valores. Cuando haga esto, la lista resultante mostrar una casilla de verificacin junto a cada elemento de lista, y puede activar o desactivar los elementos que sea necesario.

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Maneras de ahorrar tiempo al escribir datos


Access permite acelerar el proceso de entrada de datos de diversas maneras. Los procedimientos que se describen en las siguientes secciones explican cmo configurar un valor predeterminado para los

campos y listas de los formularios, y cmo usar los mtodos abreviados de teclado para volver a usar los valores al ordenar los datos.

DEFINIR EL VALOR PREDETERMINADO DE UN CAMPO O CONTROL


Si muchos registros comparten el mismo valor para un campo determinado, como una ciudad, un pas o una regin, se puede ahorrar tiempo estableciendo un valor predeterminado para el control dependiente de ese campo. Cuando se abre el formulario o se crea un nuevo registro, aparece el valor predeterminado en ese control de manera predeterminada.

DEFINIR EL VALOR PREDETERMINADO DE UN CONTROL


1. 2. Abra el formulario en la vista Diseo. Haga clic con el botn secundario del mouse en el control con el que desee trabajar y, a continuacin, haga clic en Propiedades. 3. 4. En la ficha Datos, establezca la propiedad Valor predeterminado en el valor que desee. Repita los pasos 1 a 3 para definir otro valor predeterminado.

ESPECIFICAR OTRO VALOR


1. En el caso de un valor en un cuadro de texto, escriba los nuevos datos. Puede sobrescribir un valor predeterminado en cualquier momento.

O bien,

En el caso de un valor en una lista, seleccione otro valor de la lista.

VOLVER A USAR VALORES AL ORDENAR


Al desplazarse por los registros, probablemente tenga que ordenar cada registro usando el mismo valor. En ese caso, puede ahorrar tiempo usando mtodos abreviados de teclado para repetir ese valor de ordenacin. Por ejemplo, supongamos que ordena listas de pedidos por tipo de producto. En el primer registro, escriba refrescos para ordenar por los pedidos de refrescos. Cuando se mueva al siguiente registro, podr copiar y volver a usar ese valor de ordenacin.

NOTA

En estos pasos, se supone que tiene un formulario abierto en la vista Formulario.

1. 2.

Vaya al campo que vuelva a usar el valor del correspondiente campo en el registro anterior. Presione CTRL+ ' (apstrofo).

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Recuerde establecer el tipo de datos apropiado


Cuando disee su base de datos, debe seleccionar el tipo de datos apropiado para cada campo si el tipo de datos es diferente de texto. La siguiente tabla tiene informacin sobre los tipos de datos de Access y qu efecto tiene cada tipo de datos sobre la entrada de datos.
Tipo de datos Texto Efecto en la entrada de datos Los campos de texto aceptan caracteres de texto o numricos, incluidas las listas delimitadas de elementos. Un campo de texto acepta menos caracteres que un campo Memo (de 0 a 255 caracteres). En algunos casos, puede usar funciones de conversin para realizar clculos con los datos de un campo de texto. Se pueden escribir grandes cantidades de texto o datos numricos en este tipo de campo. Adems, si el diseador de la base de datos configura el campo para que admita formato de texto enriquecido, se pueden aplicar los tipos de formato que normalmente incluyen los programas de procesamiento de texto, como Word. Por ejemplo, se pueden aplicar diferentes fuentes y tamaos de fuente a caracteres especficos del texto y aplicarles el formato de negrita o cursiva, etc. Se pueden agregar asimismo etiquetas HTML (Lenguaje de marcado de hipertexto) a los datos. Adems, los campos Memo tienen una nueva propiedad llamada Slo anexar. Cuando se habilita dicha propiedad, Access realiza el control de las versiones anteriores de los datos del campo. Para consultar el historial del campo, haga clic con el botn secundario y seleccione Mostrar historial de columna. Esta caracterstica est destinada a ser usada en aplicaciones como bases de datos de seguimiento de problemas, donde probablemente tenga que llevar un registro permanente que no cambie. Cuando se coloca el cursor en un campo Memo que tiene habilitada la propiedad Slo anexar, de manera predeterminada, el texto del campo desaparece. No se podr aplicar ningn formato ni hacer otros cambios en el texto. Al igual que en el caso de los campos Texto, se pueden usar funciones de conversin con los datos de un campo Memo.

Memo

Nmero

En este tipo de campo, se pueden escribir nicamente nmeros y se pueden realizar clculos con sus valores. Slo puede escribir fechas y horas en este tipo de campo. Segn cmo haya definido el campo el diseador de la base de datos, pueden darse las siguientes condiciones: Si el diseador de la base de datos cre una mscara de entrada para el campo (una serie de caracteres literales y de marcadores de posicin que aparecen cuando se selecciona el campo), los datos deben escribirse en los espacios y con el formato proporcionados por la mscara. Por ejemplo, si la mscara indica MMM-DD-AAAA, se deber escribir oct-11-2009 en los espacios previstos. No se podr escribir el nombre de mes completo ni un valor de ao de dos dgitos. Si el diseador no cre una mscara de entrada para controlar la forma en que se escribe una fecha u hora, se puede escribir el valor en cualquier formato de fecha u hora vlido. Por

Fecha/Hora

ejemplo, 11 oct. 2009, 11.10.09, 11.10.09, etc. El diseador de la base de datos puede aplicar un formato de presentacin al campo. En ese caso, si no hay mscara de entrada, se puede escribir un valor en casi cualquier formato, pero Access muestra las fechas de acuerdo con el formato de presentacin. Por ejemplo, se puede escribir 11.10.09, pero el formato de presentacin puede haberse configurado de modo que se muestre el valor como 11-oct-2009. Moneda Se pueden escribir nicamente valores de moneda en este tipo de campo. Adems, no es preciso escribir manualmente el smbolo de moneda. De forma predeterminada, Access aplica el smbolo de moneda ( , , $, etc.) especificado en la configuracin regional de Windows. En este tipo de campo, no se pueden escribir ni cambiar los datos en ningn momento. Access incrementa los valores de un campo Autonumeracin cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Cuando se hace clic en un campo configurado en este tipo de datos, Access muestra una casilla de verificacin o una lista desplegable, segn el formato aplicado al campo. Si el formato del campo indica que se muestre una lista, se puede seleccionar S o No, Verdadero o Falso, o bien, Activado o Desactivado en la lista, dependiendo del formato aplicado al campo. No se pueden escribir ni cambiar los valores de la lista directamente desde un formulario o una tabla. Este tipo de campo se usa cuando se desea mostrar datos de un archivo creado con otro programa de Office; por ejemplo, para mostrar un archivo de texto, un grfico de Excel o diapositivas de PowerPoint.
NOTA Los datos adjuntos proporcionan una forma ms rpida, fcil y flexible de ver los datos de otros programas. Vea la entrada Datos adjuntos, ms adelante en esta tabla, para obtener informacin adicional.

Autonumeracin

S/No

Objeto OLE

Hipervnculo

En este tipo de campo se puede escribir cualquier clase de datos y Access agrega http:// al texto. Si escribe una direccin web vlida, el vnculo funcionar; de lo contrario, se mostrar un mensaje de error. Adems, la modificacin de un hipervnculo existente puede ser difcil porque al hacer clic en un campo de hipervnculo, se inicia el explorador y se abre el sitio especificado por el vnculo. Para editar un campo de hipervnculo, seleccione un campo adyacente, use la tecla TAB o las teclas de direccin para mover el enfoque hacia el campo de hipervnculo y, a continuacin, presione F2 para habilitar la edicin o haga clic con el botn secundario en el campo, apunte a Hipervnculo y, a continuacin, haga clic en Editar hipervnculo. A este tipo de campo se pueden adjuntar datos de otros programas, pero no se puede escribir ni incluir de otra forma texto o datos numricos. El Asistente para bsquedas no es un tipo de datos. Este asistente se usa para crear dos tipos de listas desplegables: las listas de valores y los campos de bsqueda. Una lista de valores utiliza una lista delimitada de elementos que se especifican manualmente cuando se usa el Asistente para bsquedas. Estos valores pueden ser independientes de cualquier otro dato u objeto de la base de datos.

Datos adjuntos

Asistente para bsquedas

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Access > Disear aplicaciones Crear una nueva base de datos de escritorio
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Este artculo aborda el proceso bsico de iniciar Access 2010 y crear una base de datos que se usar en equipos de escritorio, no en la Web. Explica cmo crear una base de datos de escritorio mediante una plantilla y cmo crear una base de datos desde cero creando sus propias tablas, formularios,

informes y otros objetos de base de datos. Incluye asimismo una explicacin de algunas tcnicas que puede usar para incluir datos existentes en la nueva base de datos.
NOTA

Access 2010 tambin admite la creacin de bases de datos web que se implementan en un

servidor en el que se ejecuta Servicios de Access, un componente nuevo de SharePoint Server. Se puede usar una base de datos web con un explorador web (no es necesario contar con Access a menos que se desee efectuar cambios de diseo). Este artculo no explica cmo crear una base de datos web. Para obtener ms informacin sobre la creacin de bases de datos web, consulte el artculo Compilar una base de datos para compartir en la Web.

En este artculo

Informacin general Crear una base de datos mediante una plantilla Crear una base de datos sin plantilla Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access Importar, anexar o vincular a datos de otro origen Agregar un elemento de la aplicacin Abrir una base de datos de Access existente

Informacin general
Al iniciarse Access por primera vez o al cerrarse una base de datos sin que se cierre Access, se muestra la vista Backstage de Microsoft Office.

La vista Backstage es el punto de partida para crear nuevas bases de datos, abrir bases de datos existentes o consultar el contenido destacado de Office.com, todo aquello que, usando Access, desee hacer con un archivo de base de datos o fuera de una base de datos, en comparacin con dentro de una base de datos.

CREAR UNA BASE DE DATOS


Cuando se abre Access, la vista Backstage muestra la ficha Nueva. La ficha Nueva proporciona varias formas de crear una nueva base de datos:

Una base de datos en blanco Puede comenzar desde cero si lo desea. Es una buena opcin si tiene requisitos de diseo muy especficos o si dispone de datos que necesita adaptar o incorporar. Una plantilla que se instala con Access Considere usar una plantilla si va a comenzar un nuevo proyecto y desea hacerlo rpidamente. Access se suministra con varias plantillas instaladas de forma predeterminada. Una plantilla de Office.com Adems de las plantillas que vienen con Access, puede encontrar muchas ms plantillas en Office.com. Ni siquiera es necesario abrir un explorador; las plantillas estn disponibles desde la ficha Nueva.

AGREGAR A UNA BASE DE DATOS


Cuando est trabajando en una base de datos, puede agregar campos, tablas o elementos de la aplicacin.

Los elementos de la aplicacin son una caracterstica nueva que permite usar juntos varios objetos de base de datos relacionados como si fueran uno. Por ejemplo, un elemento de la aplicacin puede consistir en una tabla y un formulario que se basa en la tabla. Puede agregar la tabla y el formulario al mismo tiempo mediante el elemento de la aplicacin.

Tambin puede crear consultas, formularios, informes, macros, es decir, todos los objetos de base de datos con los que suele trabajar.

Crear una base de datos mediante una plantilla


Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede usar tal y como estn o como puntos de inicio. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea especfica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de los problemas, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeo nmero de registros de muestra cuya finalidad es mostrar su modo de empleo.

Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma ms rpida de empezar a crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay datos de otro programa que desea importar a Access, tal vez considere conveniente crear una base de datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura.

1.

Si tiene una base de datos abierta, en la ficha Archivo, haga clic en Cerrar base de datos . La vista Backstage muestra la ficha Nueva.

2.

En la ficha Nueva aparecen varios conjuntos de plantillas, algunas integradas en Access. Puede descargar tambin ms plantillas de Office.com. Vea la siguiente seccin de este artculo para obtener informacin detallada.

3.

Seleccione la plantilla que desee usar. El icono de la plantilla aparece en el panel de la derecha justo encima del cuadro Nombre de archivo.

4.

Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Tambin puede crear y vincular la base de datos a un sitio de SharePoint Foundation.
NOTA

Si bien ambas usan SharePoint, una base de datos de escritorio vinculada a un sitio

de SharePoint no es igual que una base de datos web que usa Servicios de Access. Para poder usar una base de datos de escritorio, debe tener instalado Access. Una base de datos web se puede usar con un explorador web. 5. Haga clic en Crear.

Access crea una base de datos de la plantilla que elija y, a continuacin, la abre. Para muchas plantillas, aparece un formulario en el que puede empezar por escribir datos. Si la plantilla contiene datos de muestra, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registros (la barra o el cuadro sombreado que aparece a la izquierda del registro) y luego seguir este procedimiento:

En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar.

6.

Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vaca del formulario y empiece a escribir. Use el panel de navegacin (panel de navegacin: panel que aparece cuando se abre una base de datos o un proyecto de Access. En el panel de navegacin, se muestran los objetos de la base de datos, y se puede personalizar para ordenar y agrupar los objetos de formas diferentes.) para buscar otros formularios o informes que tal vez desee usar.

Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con plantillas, vea el artculo sobre cmo seleccionar y usar una plantilla de Access.

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Crear una base de datos sin plantilla

Si no le interesa utilizar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayora de los casos, este proceso incluye alguna o ambas de estas operaciones:

Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base de datos y, a continuacin, repetir el proceso con las nuevas tablas que cree mediante el comando Tabla en la pestaa Crear. Importar datos de otros orgenes y crear tablas en el proceso.

Para obtener ms informacin sobre cmo planear y disear una base de datos, vea la seccin Vea tambin.

CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCO


1. 2. En la ficha Archivo, haga clic en Nuevo y despus en Base de datos en blanco. En el panel derecho, en Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Para cambiar la ubicacin predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicacin donde colocar la base de datos (situado junto al cuadro Nombre

de archivo), busque la nueva ubicacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos con una tabla vaca denominada Tabla1 y, a continuacin, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sita en la primera celda vaca de la columna Haga clic para agregar.

4.

Comience a escribir para agregar datos o pegue datos desde otro origen, tal y como se describe en la seccin Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.

Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de clculo de Excel. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos. Cuando se agrega una nueva columna a la hoja de datos, se define un nuevo campo en la tabla. Access define automticamente el tipo de datos de cada campo en funcin de los datos que escribe.

Si, de momento, no desea escribir datos en Tabla1, haga clic en Cerrar

. Si realiz cambios en la

tabla, Access le pedir que guarde los cambios. Haga clic en S para guardar los cambios, en No para descartarlos o en Cancelar para dejar la tabla abierta.
IMPORTANTE Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access elimina toda la tabla,

aunque haya escrito datos en ella.

AGREGAR UNA TABLA


Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas en la pestaa Crear.

Crear una tabla empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan mediante nmeros (Campo1, Campo2, etc.) y Access define automticamente el tipo de datos de cada campo en funcin de los datos que escribe.

1.

En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Access crea la tabla y selecciona la primera celda vaca de la columna Haga clic para agregar.

2.

En la ficha Campos, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en el tipo de campo que desee agregar. Si no ve el tipo que desea, haga clic en Ms campos .

Access muestra una lista de tipos de campo usados regularmente. Haga clic en el tipo de campo que desee y Access agrega el nuevo campo a la hoja de datos en el punto de insercin.

Puede mover el campo arrastrndolo. Al arrastrar un campo a una hoja de datos, aparece una barra de insercin vertical, que le indica dnde se colocar el campo.

3.

Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vaca o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la seccin Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.

4.

Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nuevo nombre.

Debera asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qu contiene cuando lo examine en el panel Lista de campos.

5.

Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y, a continuacin, arrastre la columna a la ubicacin que desee.

Puede seleccionar tambin varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una nueva ubicacin. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el ttulo de la primera columna y, a continuacin, con la tecla MAYS presionada, haga clic en el ttulo de la ltima columna.

Crear una tabla empezando en la vista Diseo En la vista Diseo, cree primero la estructura de la tabla. A continuacin, cambie a la vista Hoja de datos para escribir datos o escriba datos mediante otro mtodo, como pegar o importar.

1. 2.

En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseo de tabla. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo y, a continuacin, seleccione un tipo de datos de la lista Tipo de datos.

3.

Si lo desea, puede escribir una descripcin para cada campo en la columna Descripcin. La descripcin se muestra en la barra de estado cuando el cursor se sita en ese campo en la vista Hoja de datos. La descripcin se usa tambin como texto de la barra de estado para los controles de un formulario o informe que se crean arrastrando el campo desde el panel Lista de campos, y para los controles que se crean para ese campo mediante el Asistente para formularios o el Asistente para informes.

4.

Despus de agregar todos los campos, guarde la tabla:

En la ficha Archivo, haga clic en Guardar.

5.

Para empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento, cambie a la vista Hoja de datos y haga clic en la primera celda vaca. Puede pegar tambin datos de otro origen, tal como se describe en la seccin Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.

Definir propiedades de campo en la Vista Diseo Independientemente de cmo haya creado la tabla, es conveniente examinar y definir las propiedades de los campos. Si bien algunas propiedades estn disponibles en la vista Hoja de datos, otras solo se pueden establecer en la vista Diseo. Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario en la tabla en el panel de navegacin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo. Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la cuadrcula de diseo. Las propiedades aparecen debajo de la cuadrcula de diseo, bajo Propiedades del campo.

Para ver una descripcin de cada propiedad del campo, haga clic en la propiedad y lea la descripcin en el cuadro situado junto a la lista de propiedades bajo Propiedades del campo. Para obtener informacin ms detallada, haga clic en el botn Ayuda.

En la tabla siguiente se describen algunas de las propiedades de campo que suelen ajustarse.
Propiedad Tamao del campo Descripcin Para los campos de texto, esta propiedad define el nmero mximo de caracteres que se puede almacenar en el campo. El valor mximo es 255. Para los campos numricos, esta propiedad define el tipo de nmero que se va a almacenar (Entero largo, Doble, etc.). Para permitir un almacenamiento de los datos ms eficaz, es aconsejable asignar la menor cantidad de espacio prevista para los datos. Puede aumentar ese valor posteriormente si cambian sus necesidades. Esta propiedad define el modo en que se muestran los datos. No afecta a los datos reales cuando se almacenan en el campo. Puede seleccionar un formato predefinido o especificar un formato personalizado.

Formato

Mscara de entrada

Utilice esta propiedad para especificar un modelo para todos los datos que se incluyan en este campo. De este modo, se asegurar de que todos los datos se escriben correctamente y contienen el nmero de caracteres necesario. Para obtener ayuda en la creacin de una mscara de entrada, haga clic en situado en el margen derecho del cuadro de propiedades.

Valor predeterminado

Utilice esta propiedad para especificar el valor predeterminado que aparecer en este campo cada vez que se agregue un nuevo registro. Por ejemplo, si hay un campo de fecha/hora en el que siempre desea registrar la fecha en la que se agreg el registro, puede escribir "Fecha()" (sin las comillas dobles) como valor predeterminado. Esta propiedad indica si un valor es necesario en este campo. Si establece esta propiedad en S, Access no permite que se agregue un nuevo registro a menos que se especifique un valor para este campo.

Requerido

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Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access


Si los datos estn almacenados en otro programa, como Excel, puede copiarlos y pegarlos en una tabla de Access. En general, este proceso funciona mejor si los datos ya estn separados en columnas, como ocurre en las hojas de clculo de Excel. Si los datos estn en un programa de procesamiento de texto, es conveniente separar las columnas de datos con tabulaciones o convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto antes de copiar los datos. Si los datos requieren modificacin o algn tipo de manipulacin (por ejemplo, separar los nombres completos en nombres y apellidos), quizs prefiera realizar esta operacin antes de copiar los datos, especialmente si no est familiarizado con Access.

Cuando pegue los datos en una tabla vaca, Access definir el tipo de datos de cada campo de acuerdo con la clase de datos que encuentre. Por ejemplo, si un campo pegado no contiene ms que valores de fecha, Access aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo. Si el campo pegado slo contiene las palabras "s" y "no", Access aplica el tipo de datos S/No al campo.

Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es de un tipo similar a las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna nombres de campo genricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las siguientes filas, Access determina que la primera fila est compuesta de nombres de campos. Access asigna nombres a los campos en consecuencia y no se incluye la primera fila en los datos.

Si Access asigna nombres de campo genricos, deber cambiar los nombres de los campos lo antes posible para evitar confusiones.Siga este procedimiento:

1. 2.

Presione CTRL+G para guardar la tabla. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuacin, escriba un nombre de campo descriptivo para cada columna.

3.

Guarde la tabla de nuevo. Puede cambiar tambin el nombre de los campos editndolos en la vista Diseo. Para cambiar

NOTA

a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario en la tabla en el panel de navegacin y, a

continuacin, haga clic en Vista Diseo. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de navegacin.

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Importar, anexar o vincular a datos de otro origen


Es posible que tenga datos almacenados en otro programa y desee importar esos datos a una nueva tabla o anexarlos a una tabla existente de Access. O tal vez trabaje con personas que almacenan sus datos en otros programas y desee trabajar con esos datos en Access vinculndose a ellos. En cualquier caso, Access permite trabajar fcilmente con datos de otros orgenes. Puede importarlos de una hoja de clculo de Excel, de una tabla de otra base de datos de Access, de una lista de SharePoint Foundation o de otros orgenes diversos. El proceso que se usa vara ligeramente en funcin del origen, pero para empezar puede utilizar el procedimiento siguiente.

1.

En Access, en la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de clculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de programa que necesita, haga clic en Ms.
NOTA

Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite

iniciar el programa en el que cre originalmente los datos y, a continuacin, usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo comn (como archivo de texto delimitado (archivo de texto delimitado: archivo que contiene datos donde los valores de campo individuales estn separados por un carcter, como una coma o una tabulacin.)) e importar los datos en Access. 2. En el cuadro de dilogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar el archivo de datos de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.

3.

Haga clic en la opcin que desee (todos los programas permiten importar y algunos permiten anexar o vincular) bajo Especifique cmo y dnde desea almacenar los datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla que use los datos importados, o bien (con algunos programas) puede anexar los datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada que mantenga un vnculo a los datos del programa de origen.

4.

Si se inicia un asistente, siga las instrucciones que aparecen en las pginas del asistente. En la ltima pgina del asistente, haga clic en Finalizar.

Si importa objetos o vincula tablas de una base de datos de Access, aparece el cuadro de dilogo Importar objetos o Vincular tablas. Elija los elementos que desee y despus haga clic en Aceptar.

El proceso exacto depende de si opta por importar, anexar o vincular datos.

5.

Access le preguntar si desea guardar los detalles de la operacin de importacin que acaba de realizar. Si cree que en el futuro volver a realizar la misma operacin de importacin, haga clic en Guardar los pasos de la importacin y especifique los detalles. Puede repetir fcilmente la operacin ms adelante haciendo clic en Importaciones guardadas en el

grupo Importar y vincular de la ficha Datos externos. Si no desea guardar los detalles de la operacin, haga clic en Cerrar.

Si opta por importar una tabla, Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuacin, muestra la tabla bajo el grupo Tablas en el panel de exploracin. Si opta por anexar datos a una tabla existente, los datos se agregan a esa tabla. Si opta por vincular a datos, Access crea una tabla vinculada bajo el grupo Tablas en el panel de navegacin.

Para obtener informacin ms especfica sobre cmo importar varios tipos de datos a Access, vea los vnculos de la seccin Vea tambin.

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Agregar un elemento de la aplicacin

Puede utilizar un elemento de aplicacin para agregar funcionalidad a una base de datos existente. Un elemento de aplicacin puede ser tan simple como una sola tabla o puede contener varios objetos relacionados, como una tabla y un formulario dependiente.

Por ejemplo, el elemento de aplicacin Comentarios consta de una tabla con un campo de identificador de Autonumeracin, un campo de fecha y un campo Memo. Puede agregarlo a cualquier base de datos y utilizarlo como est o con una mnima personalizacin.

1. 2. 3.

Abra la base de datos a la que desea agregar un elemento de la aplicacin. Haga clic en la pestaa Crear. En el grupo Plantillas, haga clic en Elementos de la aplicacin. Se abre una lista de elementos disponibles.

4.

Haga clic en la parte de la aplicacin que quiera agregar.

Abrir una base de datos de Access existente


1. 2. 3. En la ficha Archivo, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, vaya a la base de datos que desee abrir. Siga uno de estos procedimientos:

Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado especificado en el cuadro de dilogo Opciones de Access o en el modo establecido por una directiva administrativa.

Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso compartido en un entorno de multiusuario, de manera que cualquier usuario pueda leer y escribir en la base de datos.

Haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en modo slo lectura para abrir la base de datos en acceso de slo lectura y, de esta forma, poder verla pero no editarla. Otros usuarios pueden seguir leyendo y escribiendo en la base de datos.

Haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en modo exclusivo para abrir la base de datos con acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta con acceso exclusivo, cualquiera que intente abrir la base de datos recibe el mensaje "el archivo ya est en uso".

Haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en modo exclusivo de slo lectura para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Otros usuarios pueden seguir abriendo la base de datos pero estarn limitados al modo de slo lectura.

NOTA

Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de archivo externo, como dBASE,

Microsoft Exchange o Excel. Puede abrir tambin directamente cualquier origen de datos ODBC (origen de datos ODBC: datos e informacin necesaria para tener acceso a esos datos desde programas y bases de datos que admitan el protocolo ODBC (conectividad abierta de bases de datos).), como Microsoft SQL Server. Access crea automticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vnculos a cada tabla de la base de datos externa.

SUGERENCIAS
Para abrir una de las ltimas bases de datos abiertas, en la ficha Archivo, haga clic en Reciente y luego en el nombre de archivo de esa base de datos. Access abrir la base de datos con las mismas opciones que tena cuando se abri por ltima vez. Si no se muestra la lista de archivos recin usados, en la ficha Archivo, haga clic en Opciones. En el cuadro de dilogo Opciones de Access, haga clic en Configuracin de cliente. En Mostrar, escriba el nmero de documentos que se van a mostrar en la lista Documentos recientes, hasta un mximo de 50.

Tambin puede mostrar las bases de datos recientes en la barra de navegacin de la vista Backstage, para obtener acceso con solo dos clics: 1) la ficha Archivo y 2) la base de datos reciente que desea abrir. Cerca de la parte inferior de la ficha Reciente, active la casilla de verificacin Tener acceso rpidamente a este nmero de bases de datos recientes y, a continuacin, ajuste el nmero de bases de datos que desee mostrar.

Si va a abrir una base de datos haciendo clic en el comando Abrir en la ficha Archivo, puede ver una lista de accesos directos a bases de datos que ha abierto anteriormente si hace clic en Mis documentos recientes en el cuadro de dilogo Abrir.

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Vea tambin

Compilar una base de datos para compartir en la Web Conceptos bsicos del diseo de una base de datos Configurar opciones de usuario para una base de datos actual desde una ubicacin centralizada Importar o vincular a los datos de un libro de Excel Importar o vincular datos de Access a SQL Server Introduccin a Access 2010

Access > Conceptos bsicos de Access Novedades de Microsoft Access


En Microsoft Access 2010, puede crear bases de datos web y publicarlas en un sitio de SharePoint.

Empiece a colaborar de inmediato.

Los usuarios que visitan SharePoint pueden usar la aplicacin de base de datos en un explorador web, usando los permisos de SharePoint para determinar lo que puede ver cada usuario. Puede comenzar con una plantilla y empezar a colaborar inmediatamente. Muchas otras mejoras son compatibles con esta nueva capacidad de publicacin web y adems ofrecen ventajas para las bases de datos de escritorio tradicionales.

La interfaz de usuario de Access 2010 tambin ha cambiado. Si no est familiarizado con Office Access 2007, la Cinta y el panel de navegacin, quizs sean nuevos para usted. La Cinta reemplaza los mens y las barras de herramientas de las versiones anteriores. El panel de navegacin reemplaza y ampla la funcionalidad de la ventana Base de datos. Otra novedad de Access 2010, la vista Backstage, le concede acceso a todos los comandos aplicables a toda la base de datos, como compactar y reparar, o comandos procedentes del men Archivo.

En este artculo se describen las caractersticas nuevas de Office Access 2007 y Access 2010. Si necesita una introduccin general a Access, vea el artculo de introduccin a Access 2010.

En este artculo

Informacin general

Nueva interfaz de usuario Herramientas de diseo mejoradas Nuevos tipos de datos y controles Mejor presentacin de los datos Mayor seguridad Mejores mtodos de solucin de problemas Mejores herramientas de correccin

Informacin general
Si tiene acceso a un sitio de SharePoint con Servicios de Access configurado, puede crear una base de datos web con Access 2010. Los usuarios pueden usar esta base de datos en la ventana de un explorador web, pero usted debe usar Access 2010 para realizar cambios de diseo. Aunque algunas caractersticas de las bases de datos de escritorio no se trasladan a la Web, puede realizar muchas acciones equivalentes mediante el uso de nuevas caractersticas, como los campos calculados o las macros de datos.

COMPARTIR UNA BASE DE DATOS EN LA WEB


Usar una plantilla Hay cinco plantillas en Access 2010: Contactos, Activos, Proyectos, Eventos y Contribuciones benficas. Adems, puede modificar cualquier plantilla antes o despus de publicar. Comenzar desde cero Al crear una nueva base de datos en blanco, elija entre una base de datos normal y una base de datos web. Esta eleccin afecta a las caractersticas de diseo y los comandos que se ven, de modo que es fcil asegurarse de que la aplicacin sea compatible con la Web. Convertir una base de datos existente en una base de datos web Puede publicar una aplicacin existente en la Web. Dado que no todas las caractersticas de las bases de datos de escritorio se admiten en la Web, es posible que deba ajustar algunas caractersticas de la aplicacin.

NOTA

Para identificar y solucionar problemas de compatibilidad, puede ejecutar el nuevo

Comprobador de compatibilidad web. Intranet o Internet Puede publicar en su propio servidor de SharePoint o puede usar una solucin de SharePoint hospedada.

Para obtener ms informacin acerca de las bases de datos web, vea el artculo sobre cmo crear una base de datos para compartirla en la Web.

NUEVO GENERADOR DE MACROS


Access 2010 tiene un nuevo generador de macros que incluye IntelliSense y una interfaz sencilla y fcil de usar.

Seleccione una accin de la lista...

...o haga doble clic en una accin en el catlogo de acciones para agregarla a la macro.

Si est trabajando en la macro, se muestra la ficha Diseo.

Si agrega una accin, se muestran ms opciones en el generador de macros. Por ejemplo, si agrega una accin "Si", puede ver:

Adems de las macros tradicionales, puede usar el nuevo generador de macros para crear macros de datos; esta caracterstica es nueva.

MACROS DE DATOS: CAMBIO DE DATOS SEGN EVENTOS


Las macros de datos ayudan a admitir agregados en las bases de datos web y adems proporcionan un mtodo para implementar "desencadenadores" en cualquier base de datos de Access 2010.

Por ejemplo, puede haber un campo PorcentajeCompletado y un campo Estado. Puede usar una macro de datos para establecer el campo PorcentajeCompletado en 100 al establecer el estado en Completo y en 0 al establecer el estado en No iniciado.

GENERADOR DE EXPRESIONES MEJORADO


El Generador de expresiones incluye ahora IntelliSense para poder ver las opciones a medida que escribe. Adems, muestra informacin de ayuda para el valor de expresin seleccionado en la ventana Generador de expresiones. Por ejemplo, si selecciona la funcin Recortar, el Generador de expresiones muestra:

Trim(string) Devuelve una variante de tipo cadena (string) que contiene una copia de una cadena especificada sin interlineado.

CAMPOS CALCULADOS
Puede crear un campo que muestre los resultados de un clculo. El clculo debe hacer referencia a otros campos de la misma tabla. Para crear el clculo, se usa el Generador de expresiones.

REGLAS DE VALIDACIN DE TABLA


NOTA

Esta caracterstica se introdujo en Access 2007.

Puede crear una regla que impida la entrada de datos si el registro modificado puede validar una regla especificada. A diferencia de una regla de validacin de campo, una regla de validacin de tabla puede comprobar el valor de ms de un campo. Para crear la regla de validacin, se usa el Generador de expresiones.

PLANTILLAS DE BASES DE DATOS PARA CREAR APLICACIONES COMPLETAS


Access 2010 incluye un conjunto de plantillas de bases de datos de diseo profesional para el seguimiento de contactos, tareas, eventos, estudiantes y activos, entre otros tipos de datos. Se pueden usar tal cual o se pueden mejorar y perfeccionar para realizar el seguimiento de la informacin exactamente del modo en el que desee.

Cada plantilla es una aplicacin de seguimiento completa que incluye tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones predefinidos. Las plantillas se han diseado de modo que se puedan usar inmediatamente. Si el diseo de la plantilla se ajusta a sus necesidades, podr usarla tal cual. De lo contrario, podr usarla para crear ms rpidamente una base de datos que se ajuste a sus necesidades especficas.

Adems de las plantillas incluidas en Access 2010, se puede conectar a Office.comy descargar ms plantillas.

ELEMENTOS DE APLICACIN PARA AGREGAR FUNCIONALIDAD A UNA BASE DE DATOS EXISTENTE


Puede agregar funcionalidad a una base de datos existente fcilmente mediante el uso de un elemento de la aplicacin. Como novedad en Access 2010, un elemento de aplicacin es una plantilla que incluye parte de una base de datos, por ejemplo, una tabla con formato previo, o bien una tabla con un formulario y un informe asociados. Por ejemplo, si agrega un elemento de la aplicacin Tareas a la base de datos, tendr una tabla Tareas, un formulario Tareas y la opcin de relacionar la tabla Tareas con otra tabla de la base de datos.

VISTA HOJA DE DATOS MEJORADA


Puede crear tablas y empezar a usarlas sin definir los campos previamente; simplemente haga clic en Tabla en la ficha Crear y empiece a escribir los datos en la nueva hoja de datos que aparece. Dado que Access 2010 determina automticamente el mejor tipo de datos para cada campo, puede empezar a trabajar de inmediato. En la columna Haga clic para agregar se muestra exactamente dnde agregar un nuevo campo y, si necesita modificar el tipo de datos o el formato de presentacin de un campo nuevo o existente, puede usar los comandos de la cinta, en la ficha Campos. Adems, puede pegar datos de tablas de Microsoft Excel en una hoja de datos nueva; Access 2010 crea todos los campos y reconoce los tipos de datos automticamente.

PANEL LISTA DE CAMPOS


El panel Lista de campos, introducido en Access 2007, permite agregar campos de otras tablas. Puede arrastrar los campos desde la tabla del origen de registros, desde tablas relacionadas o desde tablas no relacionadas de la base de datos. Si es necesaria una relacin entre las tablas, se crea automticamente o se le guiar durante el proceso.

LA VISTA PRESENTACIN CONTRIBUYE A ACELERAR EL DISEO DE LOS FORMULARIOS E INFORMES


Use la vista Presentacin para realizar modificaciones de diseo mientras ve los datos de un formulario o informe.

La vista Presentacin incluye muchas mejoras con respecto a Access 2007 y es necesaria si va a disear un formulario o un informe para la Web.

Por ejemplo, para agregar un campo a la cuadrcula de diseo, puede arrastrarlo desde el panel Lista de campos o puede modificar las propiedades mediante la hoja de propiedades.

Uso de diseos de controles para mantener el orden


Los diseos, una novedad de Office Access 2007, son grupos de controles que se pueden mover y cuyo tamao se puede cambiar como una unidad. En Access 2010, los diseos se han mejorado para permitir una colocacin ms flexible de los controles en los formularios e informes. Puede dividir o combinar celdas horizontal o verticalmente, lo que permite reorganizar los campos, las columnas o las filas fcilmente.

Debe usar la vista Presentacin al disear bases de datos web, aunque la vista Diseo sigue estando disponible para trabajar en el diseo de las bases de datos de escritorio.

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Nueva interfaz de usuario

La nueva interfaz de usuario , incluida con Office Access 2007 y mejorada en Access 2010 , se dise para facilitar la bsqueda de comandos y caractersticas que antes estaban poco visibles entre una cantidad considerable de mens y barras de herramientas.

CINTA
La cinta es una coleccin de fichas que contienen grupos de comandos organizados por caracterstica y funcionalidad. La cinta reemplaza los niveles de mens y barras de herramientas de las versiones anteriores de Access.

Entre las caractersticas principales de la cinta, se incluyen:

Fichas de comandos: fichas que muestran comandos que se suelen usar de forma conjunta para encontrar los comandos necesarios. Fichas de comandos contextuales: fichas de comandos que aparecen segn el contexto; es decir, segn el objeto con el que se est trabajando o la tarea que se est llevando a cabo. Una ficha de comandos contextuales contiene los comandos que se aplicaran con mayor probabilidad a la tarea que se est realizando. Galeras: nuevos controles que muestran una vista previa de un estilo o una opcin para ver los resultados antes de realizar una seleccin.

VISTA BACKSTAGE
La vista Backstage es una novedad de Access 2010 que contiene comandos aplicables a toda una base de datos (por ejemplo, compactar y reparar o abrir una nueva base de datos). Los comandos estn organizados en fichas en la parte izquierda de la pantalla y cada ficha contiene un grupo de comandos o vnculos relacionados. Por ejemplo, al hacer clic en Nueva, puede ver un conjunto de botones que le permiten crear una nueva base de datos desde el principio o seleccionar una base de datos de una biblioteca de plantillas de base de datos diseadas por profesionales.

Muchos de los comandos de la vista Backstage estaban disponibles en el men Archivo en las versiones anteriores de Access. Adems, puede ver las bases de datos abiertas recientemente y, si est conectado a Internet, los vnculos a artculos de office.com.

PANEL DE NAVEGACIN
El panel de navegacin, una novedad de Access 2007, facilita el acceso a todos los objetos de la base de datos abierta actualmente. Use el panel de navegacin para organizar los objetos por tipo, fecha de creacin, fecha de modificacin, tabla relacionada (segn las dependencias de objetos) o en grupos personalizados que haya creado. Necesita ms espacio para trabajar en el diseo del formulario? Puede contraer el panel de navegacin fcilmente para que ocupe poco espacio y siga estando disponible. El panel de navegacin reemplaza a la ventana Base de datos usada en versiones de Access anteriores a Access 2007.

OBJETOS CON FICHAS


De forma predeterminada, las tablas, las consultas, los formularios y las macros se muestran como objetos con fichas en la ventana de Access.
NOTA

Puede cambiar esta configuracin para cada base de datos y usar las ventanas de los objetos

en lugar de fichas.

Al hacer clic en las fichas de los objetos, es posible pasar con facilidad de uno a otro.

VENTANA AYUDA
A diferencia de las versiones anteriores de Access, Access 2010 ofrece un fcil acceso al contenido de la Ayuda de Access y a la referencia del desarrollador desde la ventana Ayuda. Por ejemplo, puede cambiar fcilmente el mbito de la bsqueda al contenido de referencia del desarrollador nicamente. Independientemente de la configuracin de la ventana Ayuda, todo el contenido de la Ayuda de Access y de referencia del desarrollador est siempre disponible en Office Online en Office.com o en MSDN..

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Herramientas de creacin de objetos ms eficaces


Access 2010 ofrece un entorno intuitivo para crear objetos de base de datos.

FICHA CREAR
Use la ficha Crear para crear rpidamente nuevos formularios, informes, tablas, consultas y otros objetos de base de datos. Si selecciona una tabla o consulta en el panel de navegacin, puede crear un nuevo formulario o informe basado en ese objeto con un solo clic mediante el comando Formulario o el comando Informe.

Los nuevos formularios e informes creados mediante este proceso de un solo clic usan un diseo actualizado para que resulten ms atractivos a la vista y se puedan usar inmediatamente. Los formularios e informes generados automticamente tienen un diseo profesional con encabezados que incluyen un logotipo y un ttulo. Adems, un informe generado automticamente tambin incluye informacin de fecha y hora as como pies de pgina informativos y totales.

VISTA INFORME Y VISTA PRESENTACIN


Estas vistas, presentadas en Office Access 2007 y mejoradas en Access 2010, le permiten trabajar con formularios e informes de forma interactiva. Con la vista Informe, puede examinar una representacin precisa del informe sin tener que imprimirlo o mostrarlo en la vista preliminar. Si desea centrarse en

determinados registros, use la caracterstica de filtro o una operacin de bsqueda para buscar texto coincidente. Puede usar el comando Copiar para copiar texto en el Portapapeles o puede hacer clic en los hipervnculos activos que se muestran en el informe para abrir un vnculo en el explorador.

La vista Presentacin permite realizar cambios de diseo mientras examina los datos. Puede usar la vista Presentacin para realizar muchos cambios de diseo comunes mientras ve los datos en un formulario o informe. Por ejemplo, puede agregar un campo si arrastra su nombre desde el nuevo panel Lista de campos o cambiar las propiedades mediante la hoja de propiedades.

La vista Presentacin ofrece ahora diseos mejorados, es decir, grupos de controles que se ajustan como un solo control para poder reorganizar fcilmente los campos, las columnas, las filas o los diseos completos. Asimismo, puede quitar un campo o aplicar un formato fcilmente en la vista Presentacin.

OPERACIONES DE AGRUPACIN Y ORDENACIN SIMPLIFICADAS EN LOS INFORMES

Office Access 2007 proporciona un mtodo mejor y ms accesible para agrupar y ordenar informes, y agregar totales. Navegar por la interfaz es muy fcil y, si se usa con la nueva vista Presentacin, puede ver el efecto de los cambios de forma instantnea.

Suponga que desea ver el total de ventas por regin en un informe. Use la vista Presentacin y el nuevo panel Agrupacin, orden y total para agregar un nivel de grupo, solicitar un total ; ver los cambios realizados en directo en el informe. Con la fila Total es fcil agregar una suma, un promedio, un recuento, un mximo o un mnimo a los pies o encabezados de los informes. Los totales simples ya no requieren la creacin manual de un campo calculado. A partir de ahora, basta con sealar y hacer clic.

DISEOS DE CONTROLES MEJORADOS PARA FACILITAR LA CREACIN DE FORMULARIOS E INFORMES OPTIMIZADOS


Los formularios e informes contienen a menudo informacin tabular, como una columna que contiene nombres de clientes o una fila que contiene todos los campos de un cliente. Puede agrupar estos controles en un diseo que se pueda manipular fcilmente como si fuera una unidad, incluida la etiqueta.

Dado que se pueden seleccionar controles de secciones diferentes, como la etiqueta en el encabezado o pie de seccin, la flexibilidad es considerable. Se pueden realizar fcilmente las siguientes acciones:

Mover o cambiar el tamao de un diseo. Por ejemplo, mover una columna a la izquierda o a la derecha. Aplicar formato a un diseo. Por ejemplo, aplicar negrita a una columna de nombres de cliente para que resalte. Agregar una columna o un campo de columna a un diseo. Eliminar una columna o un campo de columna de un diseo. Combinar o dividir celdas (solo en Access 2010)

Los formatos se guardan junto con el diseo, para que permanezcan disponibles.

DIVIDIR FORMULARIOS PARA AGILIZAR EL EXAMEN DE LOS DATOS


NOTA

Esta caracterstica se introdujo en Access 2007.

Use un formulario dividido para crear un formulario que combine una vista Hoja de datos y una vista Formulario. Puede establecer una propiedad para indicar a Access que coloque la hoja de datos en la parte superior, en la parte inferior, a la izquierda o a la derecha.

NOTA

Los formularios divididos no estn disponibles en las bases de datos web.

MACROS INCRUSTADAS EN FORMULARIOS E INFORMES


Las macros incrustadas se presentaron por primera vez en Office Access 2007.

Use macros incrustadas para evitar tener que escribir cdigo. Una macro incrustada se almacena en una propiedad y forma parte del objeto al que pertenece. Puede cambiar el diseo de la macro sin tener que preocuparse por el resto de los controles que pueden usarla; cada macro incrustada es independiente. Las macros incrustadas son de confianza porque se impide automticamente que lleven a cabo determinadas operaciones que pueden ser no seguras.

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Nuevos tipos de datos y controles


Los campos calculados, una novedad de Access 2010, permiten almacenar el resultado de un clculo. En Office Access 2007 se incluyeron los siguientes tipos de datos y controles nuevos y mejorados:

Campos multivalor Tipo de datos adjuntos Campos Memo mejorados Control de calendario integrado para campos de fecha y hora

CAMPOS CALCULADOS
Puede crear un campo que muestre un valor que se calcula a partir de otros datos de la misma tabla. Para crear el clculo se usa el Generador de expresiones, lo que permite aprovechar las ventajas de IntelliSense y el fcil acceso a la Ayuda para los valores de expresin.

No se pueden usar datos de otras tablas como origen del dato calculado. Los campos calculados no admiten algunas expresiones.

CAMPOS MULTIVALOR
Presentados con Office Access 2007, los campos multivalor pueden almacenar ms de un valor por registro. Por ejemplo, puede que tenga que asignar una tarea a uno de sus empleados o contratistas, pero no desee asignarla a ms de una persona. En la mayora de los sistemas de administracin de bases de datos y en las versiones de Access anteriores a Office Access 2007, era necesario crear una relacin de varios a varios para hacer esto correctamente.
NOTA

Access crea una tabla oculta para mantener la relacin de varios a varios necesaria para cada

campo multivalor.

Los campos multivalor son especialmente apropiados cuando se trabaja con una lista de SharePoint que contiene uno de los tipos de campo multivalor usados en Windows SharePoint Services.Access 2010 admite estos tipos de datos.

CAMPOS DE DATOS ADJUNTOS DE ARCHIVOS


El tipo de datos Datos adjuntos permite almacenar fcilmente todos los tipos de documentos y archivos binarios de la base de datos sin que su tamao aumente de forma innecesaria. Access comprime de forma automtica los datos adjuntos si es posible para minimizar el uso de espacio. Desea adjuntar un documento de Word a un registro o guardar una serie de imgenes digitales en la base de datos? El uso de datos adjuntos facilita an ms estas tareas. Puede agregar incluso varios datos adjuntos a un nico registro.

NOTA

Puede utilizar campos de datos adjuntos en las bases de datos de web, pero cada tabla web

puede tener como mximo un campo de datos adjuntos.

LOS CAMPOS MEMO AHORA ALMACENAN TEXTO ENRIQUECIDO Y SON COMPATIBLES CON EL HISTORIAL DE REVISIONES
Presentados en Office Access 2007, los campos Memo de texto enriquecido significan que ya no est limitado al texto sin formato en los registros. Puede aplicar formato al texto con opciones (negrita, cursiva o mediante las distintas fuentes y colores, y otras opciones de formato comunes) y almacenar el texto en la base de datos. El texto con formato enriquecido se almacena en un campo Memo con un formato basado en HTML y compatible con el tipo de datos de texto enriquecido de Windows SharePoint Services. Establezca la nueva propiedad FormatoDeTexto en TextoEnriquecido o TextoSinFormato

para que la informacin tenga un formato correcto en los controles de cuadro de texto y la vista Hoja de datos.

Los campos Memo son tiles para almacenar grandes cantidades de informacin. Puede configurar la propiedad Slo anexar para conservar un historial de todos los cambios realizados en un campo Memo. A continuacin, puede ver un historial de dichos cambios. Esta caracterstica tambin es compatible con la caracterstica de seguimiento de Windows SharePoint Services, por lo que tambin se puede usar Access para ver el historial de contenido de las listas de SharePoint.

CALENDARIO PARA SELECCIONAR FECHAS


NOTA

Esta caracterstica se introdujo en Access 2007.

Los campos y controles que usan el tipo de datos de fecha y hora son automticamente compatibles con un calendario interactivo integrado, introducido en Access 2007. El botn de calendario se muestra automticamente a la derecha de la fecha. Desea saber la fecha del prximo viernes? Haga clic en el botn y el calendario se mostrar automticamente para elegir la fecha. De forma opcional, puede desactivar el calendario para un campo o control mediante una propiedad.

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Mejor presentacin de los datos


Las nuevas herramientas de presentacin de datos facilitan la creacin de objetos de base de datos con ms rapidez y el anlisis posterior de los datos.

HERRAMIENTAS MEJORADAS DE ORDENACIN Y FILTRADO


Suponga que tiene que buscar rpidamente un valor que coincida u ordenar una columna de datos. La caracterstica Filtro automtico incluida con Office Access 2007 mejora las ya eficaces funciones de filtrado y permite concentrarse con rapidez en los datos importantes. Es fcil seleccionar entre los valores nicos de una columna, algo muy til en situaciones en las que no se recuerda algn nombre, o bien ordenar los valores mediante opciones del men contextual en un lenguaje sencillo, como Ordenar de ms antiguo a ms reciente u Ordenar de menor a mayor.

Las opciones de filtro ms comunes se encuentran en los comandos de men o tambin se pueden usar filtros rpidos para limitar la informacin segn los datos especificados. Las opciones de los filtros rpidos cambian automticamente segn el tipo de datos para mostrar opciones adecuadas para la informacin numrica, de texto y de fecha.

TOTALES Y COLORES DE FONDO ALTERNATIVOS EN HOJAS DE DATOS


La vista Hoja de datos incluye ahora una fila Total en la que se puede ver una suma, un recuento, un promedio, un mximo, un mnimo, una desviacin estndar o una varianza. Una vez agregada la fila Total, elija la flecha de la celda de la columna y seleccione el clculo deseado.

Los informes, las hojas de datos y los formularios continuos admiten un color de fondo alternativo para las filas, que se puede configurar de manera independiente del color de fondo predeterminado. Es fcil sombrear las filas alternas con cualquier color que se elija.

FORMATO CONDICIONAL
Access 2010 agrega nuevas caractersticas de formato condicional, lo que permite usar algunos de los estilos de formato disponibles en Excel. Por ejemplo, ahora puede agregar barras de datos para mejorar la legibilidad de una columna de nmeros, como se muestra en el grfico siguiente:

NOTA

El formato condicional no est disponible en las bases de datos web.

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Seguridad mejorada
Las caractersticas de seguridad mejoradas y su eficaz integracin con Windows SharePoint Services permiten realizar las tareas de administracin de una forma ms eficaz y aumentar la seguridad de las aplicaciones de seguimiento de informacin. Al almacenar los datos de las aplicaciones de seguimiento en listas de Windows SharePoint Services, es posible realizar auditoras del historial de revisiones, recuperar informacin eliminada y configurar permisos de acceso a los datos.

Office Access 2007 inclua un nuevo modelo de seguridad que se traslad y mejor en Access 2010. Las decisiones de confianza unificadas estn integradas con el Centro de confianza de Microsoft Office. Las ubicaciones de confianza permiten confiar en todas las bases de datos ubicadas en carpetas seguras. Se puede cargar una aplicacin de Office Access 2007 que tenga cdigo o macros deshabilitados para ofrecer una experiencia ms segura en el modo de espacio aislado (es decir, los comandos no seguros no se pueden ejecutar). Las macros de confianza se ejecutan en el modo de espacio aislado.

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RECOPILAR DATOS MEDIANTE FORMULARIOS DE INFOPATH Y OUTLOOK

La caracterstica de recopilacin de datos presentada en Office Access 2007 facilita la recopilacin de comentarios con Outlook y, opcionalmente, InfoPath. Puede crear automticamente un formulario de InfoPath o un formulario HTML e insertarlo en el cuerpo de un mensaje de correo electrnico. A continuacin, ese formulario se puede enviar a los destinatarios seleccionados de los contactos de Outlook o a los nombres de destinatario almacenados en un campo de la base de datos de Access.

El usuario decide si desea recopilar nueva informacin o actualizar la existente. A continuacin, los destinatarios rellenan el formulario y lo devuelven. Outlook reconoce los formularios entrantes y guarda automticamente los datos en la base de datos de Access, sin necesidad de volver a escribirlos.

EXPORTAR A PDF Y XPS

En Access 2010, puede exportar datos al formato de archivo PDF (Portable Document Format) o XPS (XML Paper Specification) para imprimirlos, enviarlos o distribuirlos por correo electrnico, siempre y cuando instale primero el complemento Publicar como PDF o XPS. Cuando se exporta un formulario, un informe o una hoja de datos a un archivo .pdf o .xps, se puede capturar la informacin en un formulario de fcil distribucin que conserva todas las caractersticas de formato, pero que no requiere que los dems usuarios instalen Access en los equipos para imprimirlo o revisarlo.

Formato de documento porttil PDF es un formato de archivo electrnico de diseo fijo que conserva el formato del documento y ayuda a compartir archivos. El formato PDF se asegura de que, cuando el archivo se vea en lnea o impreso, se conservar exactamente el formato original y que los datos del archivo no se puedan copiar o cambiar con facilidad. El formato PDF es tambin adecuado para documentos que se vayan a reproducir usando mtodos de impresin comerciales. XML Paper Specification XPS es un formato de archivo electrnico que conserva el formato del documento y ayuda a compartir archivos. El formato XPS se asegura de que, cuando el archivo se vea en lnea o impreso, se conservar exactamente el formato original y que los datos del archivo no se puedan copiar o cambiar con facilidad.

MS SENCILLEZ DEL TRABAJO CON DATOS EXTERNOS


Ahora puede conectarse a un servicio web como origen de datos externo. Necesita un archivo de definicin de servicio web proporcionado por el administrador del servicio web. Despus de instalar el archivo de definicin, puede establecer un vnculo a los datos del servicio web en forma de tabla vinculada.

Las nuevas caractersticas de Office Access 2007 permiten importar y exportar datos con mayor facilidad. Puede guardar una operacin de importacin o exportacin y volver a usarla la prxima vez que desee realizar la misma tarea. El Asistente para importar hojas de clculo permite invalidar el tipo de datos elegido por Access, por lo que puede importar, exportar y vincular a archivos que tengan uno de los cinco formatos de Office Excel 2007 como mnimo.

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Mejores mtodos de solucin de problemas

Presentado en Office Access 2007, Diagnsticos de Microsoft Office incluye una serie de pruebas de diagnstico que permiten averiguar por qu se bloquea el equipo. Estas pruebas de diagnstico pueden solucionar directamente algunos problemas e identificar los mtodos para solucionar otros. Diagnsticos de Microsoft Office reemplaza las siguientes caractersticas de Microsoft Office 2003: Detectar y reparar, y Recuperacin de aplicaciones de Microsoft Office.

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Herramientas de correccin mejoradas


stas son algunas de las nuevas caractersticas del corrector ortogrfico.

El corrector ortogrfico se comporta ahora de forma ms uniforme en los programas de Office. Algunos ejemplos de este cambio son los siguientes: Varias opciones del corrector ortogrfico ahora son globales. Si cambia una de estas opciones en un programa de Office, esa opcin tambin se cambia en el resto de los programas de Office. Para obtener ms informacin, vea el artculo Elegir cmo funciona la comprobacin ortogrfica y gramatical. Adems de compartir los mismos diccionarios personalizados, todos los programas pueden administrarlos mediante el mismo cuadro de dilogo. Para obtener ms informacin, vea el artculo Utilizar diccionarios personalizados para agregar palabras al corrector ortogrfico. El corrector ortogrfico incluye el diccionario de francs posterior a la reforma. En Microsoft Office 2003, era un complemento que se deba instalar por separado. Para obtener ms informacin, vea el artculo sobre cmo elegir el funcionamiento de la revisin ortogrfica y gramatical. Se crea automticamente un diccionario de exclusiones para un idioma cuando ste se utiliza por primera vez. Los diccionarios de exclusiones se pueden utilizar para forzar al corrector ortogrfico a que marque palabras cuyo uso desea evitar. Sirven para evitar el uso de palabras obscenas o que no se adaptan a su gua de estilo. Para obtener ms informacin, vea el artculo Usar diccionarios de exclusiones para especificar la ortografa preferida de una palabra.

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Access > Conceptos bsicos de Access Proteger los datos con copias de seguridad y restauracin
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Necesitar una copia de seguridad de la base de datos para restaurar la base de datos completa en caso de que se produzca un error del sistema o para restaurar un objeto cuando el comando Deshacer no sea suficiente para corregir un error.

Si tener una copia de seguridad de la base de datos le parece una prdida de espacio de almacenamiento, considere el tiempo que ahorrara al evitar perder datos y diseo. La creacin de copias de seguridad de manera peridica es importante cuando varios usuarios se encuentran actualizando la base de datos. Si no cuenta con una copia de seguridad, no podr restaurar objetos que falten o que estn daados, ni cambios en el diseo de la base de datos.

En este artculo

Planear copias de seguridad peridicas Hacer una copia de seguridad de una base de datos Hacer una copia de seguridad de una base de datos dividida Restaurar una base de datos Restaurar objetos en una base de datos

Planear copias de seguridad peridicas


Puesto que algunos cambios o errores no pueden invertirse, no espere a perder datos para darse cuenta de que debera haber creado una copia de seguridad de la base de datos. Por ejemplo, cuando se usa una consulta de acciones (consulta de acciones: consulta que copia o cambia datos. Las consultas de acciones incluyen consultas para anexar, eliminar, convertir en tabla y actualizar consultas. Se identifican con un signo de exclamacin (!) junto a sus nombres en el panel de navegacin.) para eliminar registros o cambiar datos, los valores que se actualizaron por la consulta no se pueden restaurar mediante Deshacer.

SUGERENCIA Antes de ejecutar una consulta de accin, considere la posibilidad de crear una copia de

seguridad, especialmente si la consulta va a cambiar o eliminar una gran cantidad de datos.

Si la base de datos tiene varios usuarios, antes de realizar una copia de seguridad, debe asegurarse de que todos los usuarios cierren sus bases de datos para que se guarden todos los cambios en los datos.

Si se pregunta con qu frecuencia ser necesario crear copias de seguridad de la base de datos, esto depende generalmente de la frecuencia con la que se incorporan cambios importantes en ella. A continuacin, se indican algunas directrices generales para ayudarle a decidir sobre la frecuencia de las copias de seguridad:

Si la base de datos es una base de datos de archivo, o slo se usa como referencia y apenas cambia, ser suficiente con crear copias de seguridad cuando el diseo o los datos cambien. Si la base de datos est activa y los datos cambian frecuentemente, cree una programacin para hacer copias de seguridad de la base de datos de forma peridica. Si la base de datos tiene varios usuarios, cree una copia de seguridad de la base de datos siempre que haya un cambio de diseo.
NOTA

Para los datos de una tabla vinculada (tabla vinculada: tabla almacenada en un

archivo fuera de la base de datos abierta desde donde Access puede tener acceso a los registros. Puede agregar, eliminar y editar registros de una tabla vinculada, pero no puede cambiar su estructura.), cree copias de seguridad mediante las caractersticas de copia de seguridad disponibles en el programa que contiene las tablas vinculadas. Si la base de datos que contiene las tablas vinculadas es una base de datos de Access, use el procedimiento de la seccin Hacer una copia de seguridad de una base de datos dividida.

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Hacer una copia de seguridad de una base de datos


Al hacer una copia de seguridad de una base de datos, Access guarda y cierra los objetos abiertos en la vista Diseo, y guarda una copia del archivo de base de datos con el nombre y en la ubicacin que especifique.

NOTA

Access abrir los objetos segn se especifique en el valor de la propiedad Vista

predeterminada de dichos objetos. 1. 2. 3. 4. Abra la base de datos para la que desee crear una copia de seguridad. Haga clic en la pestaa Archivo. Haga clic en Compartir. En el rea Guardar base de datos como, en Avanzada, haga clic en Copia de seguridad de la base de datos. 5. En el cuadro de dilogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo, revise el nombre de la copia de seguridad de la base de datos.

Puede cambiar el nombre si lo desea, pero el nombre predeterminado contiene el nombre del archivo de base de datos original y la fecha en que se realiz la copia de seguridad.
SUGERENCIA Cuando restaure datos u objetos de una copia de seguridad, le interesa saber

qu base de datos contiene la copia de seguridad y cundo se cre la copia. Por lo tanto, suele ser aconsejable usar el nombre de archivo predeterminado. 6. Seleccione el tipo de archivo donde desea guardar la base de datos de la copia de seguridad en la lista Guardar como tipo y, a continuacin, haga clic en Guardar.

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Hacer una copia de seguridad de una base de datos dividida


Una base de datos dividida consta normalmente de dos archivos de base de datos: una base de datos back-end, que slo contiene datos en tablas, y una base de datos front-end, que contiene vnculos a las tablas de la base de datos back-end, consultas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. Todos los datos se almacenan en la base de datos back-end. Todos los objetos de interfaz de usuario, como consultas, formularios e informes, se almacenan en la base de datos front-end.

Como es necesario hacer la copia de seguridad de las bases de datos front-end y back-end de manera independiente entre s cuando se hace una copia de seguridad de una base de datos dividida, hacerlo con frecuencia puede requerir mucho tiempo. Debido a que la base de datos back-end contiene los datos, es ms importante realizar copias de seguridad peridicas de la base de datos back-end. Haga

una copia de seguridad de la base de datos front-end siempre que modifique su diseo. Como cada usuario tiene una copia individual de la base de datos front-end y puede realizar cambios arbitrarios de diseo, puede ser aconsejable exigir que cada usuario realice su propia copia de seguridad de la base de datos front-end.

HACER UNA COPIA DE SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS BACK-END


Notifique a los usuarios antes de comenzar el proceso de copia de seguridad, porque la ejecucin de ste requiere acceso exclusivo al archivo de base de datos y es posible que los usuarios no puedan usar la base de datos back-end mientras dure el proceso.

1.

Para abrir nicamente la base de datos back-end, inicie Access pero no abra una base de datos.

2.

Haga clic en Abrir y, a continuacin, seleccione el archivo de base de datos del que desea hacer una copia de seguridad.

3.

Haga clic en la flecha situada junto a Abrir y luego en Abrir en modo exclusivo.

4. 5.

Haga clic en la pestaa Archivo. Haga clic en Compartir.

6.

En el rea Guardar base de datos como, en Avanzada, haga clic en Copia de seguridad de la base de datos.

7.

En el cuadro de dilogo Guardar base de datos como, en el cuadro Nombre de archivo, revise el nombre de la copia de seguridad de la base de datos.

Revise el nombre predeterminado de la copia de seguridad de la base de datos. Puede cambiar el nombre si lo desea, pero tenga en cuenta que el nombre predeterminado contiene el nombre del archivo de base de datos original y la fecha en que se realiz la copia de seguridad.
SUGERENCIA Cuando restaure datos u objetos de una copia de seguridad, deber saber qu

base de datos contiene la copia de seguridad y cundo se realiz la copia. Por lo tanto, es aconsejable que use el nombre de archivo predeterminado. 8. En el cuadro de dilogo Guardar como, seleccione la ubicacin en la que desea guardar la copia de seguridad de la base de datos back-end y haga clic en Guardar.

HACER UNA COPIA DE SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS FRONT-END


Para hacer una copia de seguridad de una base de datos front-end tras realizar un cambio de diseo, deje abierta la base de datos inmediatamente despus de cambiar el diseo. A continuacin, siga los pasos de la seccin Hacer una copia de seguridad de una base de datos, comenzando por el paso 2.

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Restaurar una base de datos


NOTA

Slo puede restaurar una base de datos si tiene una copia de seguridad de sta.

Una copia de seguridad se considera una "copia correcta conocida" de un archivo de base de datos (una copia en cuyo diseo e integridad de datos confa). Debe usar el comando Copia de seguridad de la base de datos de Access para hacer copias de seguridad, pero puede usar cualquier copia correcta conocida para restaurar una base de datos. Por ejemplo, puede restaurar una base de datos a partir de una copia almacenada en un dispositivo USB externo de copia de seguridad.

Cuando se restaura una base de datos completa, se reemplaza un archivo de base de datos que est daado, que tiene problemas de datos o que ha desaparecido, con una copia de seguridad de la base de datos.

1. 2.

Abra el Explorador de Windows y vaya a la copia buena conocida de la base de datos. Copie la copia buena conocida a la ubicacin donde se debe reemplazar la base de datos que falta o est daada. Si se le pregunta si desea reemplazar un archivo existente, hgalo.

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Restaurar objetos en una base de datos


Si slo tiene que restaurar uno o ms objetos en una base de datos, importe los objetos de la copia de seguridad de la base de datos a la base de datos que contiene (o en la que falta) el objeto que desea restaurar.
IMPORTANTE Si otras bases de datos o programas tienen vnculos a objetos de la base de datos que

va a restaurar, es imprescindible que restaure la base de datos en la ubicacin correcta. De lo contrario, no funcionarn los vnculos a los objetos de la base de datos y ser necesario actualizarlos. 1. 2. Abra la base de datos en la que desea restaurar un objeto. Para restaurar un objeto que falta, vaya al paso 3. Para reemplazar un objeto que contiene datos incorrectos o que faltan, o si el objeto ha dejado de funcionar correctamente, haga lo siguiente: a. Si desea conservar el objeto actual, para compararlo con la versin restaurada despus de efectuar la restauracin, cmbiele el nombre antes de restaurarlo. Por ejemplo, si desea restaurar un formulario daado denominado Desproteccin, puede cambiar el nombre del formulario daado a Desproteccin_inservible. b. Elimine el objeto que desea reemplazar.
NOTA

Tenga siempre cuidado cuando elimine objetos de base de datos, ya que

pueden estar vinculados a otros objetos de la base de datos. 3. En la ficha Datos externos del grupo Importar y vincular, haga clic en Access.

4.

En el cuadro de dilogo Obtener datos externos - Base de datos de Access, haga clic en Examinar para ubicar la base de datos de copia de seguridad y, a continuacin, haga clic en Abrir.

5.

Seleccione Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y mdulos en la base de datos actual y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

6.

En el cuadro de dilogo Importar objetos, haga clic en la pestaa correspondiente al tipo de objeto de base de datos que desea restaurar. Por ejemplo, si desea restaurar una tabla, haga clic en la pestaa Tablas.

7. 8.

Haga clic en el objeto para seleccionarlo. Si desea restaurar varios objetos, repita los pasos 6 y 7 hasta que seleccione todos los objetos que desea restaurar.

9.

Para revisar las opciones de importacin antes de importar los objetos, en el cuadro de dilogo Importar objetos, haga clic en el botn Opciones.

10. Despus de seleccionar los objetos y las opciones de configuracin de importacin, haga clic en Aceptar para restaurar los objetos.

Para automatizar la creacin de copias de seguridad, es aconsejable usar un programa que realice copias de seguridad automatizadas de un sistema de archivos, como un software de copia de seguridad de servidor de archivos o un dispositivo USB externo de copia de seguridad.

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Vea tambin

Ayudar a prevenir y corregir problemas con los archivos de base de datos mediante Compactar y reparar

Access > Conceptos bsicos de Access Cambiar el formato de archivo predeterminado


Al crear una base de datos nueva y vaca, Access le pide que proporcione un nombre para el archivo. De forma predeterminada, el archivo tendr la extensin ".accdb"; se crea con el formato de Access 2007-2010, y no puede leerse en versiones anteriores de Access.

En algunos casos, quizs prefiera crear archivos con un formato de Access anterior. En Microsoft Access 2010, tiene la opcin de crear archivos con el formato de Access 2000 o el formato de Access 2002-2003 (ambos tienen la extensin ".mdb"). En este caso, al crear un nuevo archivo de base de datos, se crear con el formato de Access anterior y se podr compartir el archivo con otros usuarios que utilicen esa versin de Access. Esto puede ser til si ha actualizado a Access 2010 pero comparte archivos con otros usuarios que no han realizado la actualizacin.

PARA CAMBIAR EL FORMATO DE ARCHIVO PREDETERMINADO


1. 2. 3. 4. Haga clic en el botn de Office. En Access, haga clic en Opciones.

En el cuadro de dilogo Opciones de Access, haga clic en Ms frecuentes. En Creando bases de datos, en el cuadro Formato de archivo predeterminado, seleccione el formato de archivo que desee como formato predeterminado.

5. 6. 7.

Haga clic en Aceptar. Haga clic en el Botn de Office y luego elija Nuevo. Para crear un archivo nuevo, escriba el nombre de archivo que desee (no cambie la extensin) y haga clic en Crear. Si no desea crear un archivo en este momento, haga clic en Cancelar.

CONVERTIR EL FORMATO DE UNA BASE DE DATOS A OTRO FORMATO


Si desea cambiar el formato de una base de datos a otro formato, puede elegir un formato bajo el comando Guardar base de datos como. Este comando conserva el formato original de la base de datos y crea una copia de la base de datos en el formato especificado. De este modo, podr utilizar la copia de la base de datos con la versin de Access que desee.
NOTA

Si la base de datos original tiene el formato de Access 2007-2010 y contiene datos complejos,

datos sin conexin o datos adjuntos creados con el formato de Access 2007-2010, no podr guardar la copia con un formato anterior, como el de Access 2000 o Access 2002-2003. 1. 2. Si la base de datos no est abierta, abra la base de datos que desee convertir. Haga clic en el Botn de Office y luego elija Guardando.

3. 4. 5.

En Tipos de archivo de base de datos, haga clic en el tipo de archivo que desea. En la esquina superior, haga clic en Guardar base de datos como. Si hay objetos de la base de datos abiertos cuando intenta guardarla con otro formato, Access le pide que cierre los objetos antes de crear la copia. Haga clic en S para que Access cierre los objetos (Access le pregunta si desea guardar los cambios, si procede), o bien, haga clic en No para cancelar todo el proceso.

6.

En el cuadro Nombre de archivo del cuadro de dilogo Guardar como, escriba un nombre de archivo para la copia de la base de datos.

7.

Haga clic en Guardar

. Access crea la copia y, a continuacin, la abre.

Access > Conceptos bsicos de Access Convertir una base de datos al formato de archivo de Access 2010
Puede convertir una base de datos creada con Microsoft Office Access 2003, Access 2002, Access 2000 o Access 97 al formato de archivo de Access 2007-2010. El nuevo formato de archivo es compatible con las nuevas caractersticas, como los campos multivalor y los datos adjuntos.

Sin embargo, no es posible abrir o vincular una base de datos del nuevo formato de archivo (.accdb) con versiones anteriores de Access. De igual manera, el nuevo formato no es compatible con la replicacin o la seguridad a nivel de usuario. Si necesita usar la base de datos con versiones anteriores de Access, o si necesita usar replicacin o seguridad a nivel de usuario, debe usar un formato de archivo de una versin anterior.
NOTAS

Se puede publicar una base de datos que use el nuevo formato de archivo en Internet mediante Servicios de Access, un nuevo componente de SharePoint Server, pero no es posible publicar una base de datos que tenga un formato de archivo anterior en Internet mediante Servicios de Access. Si comparte la base de datos con otros usuarios, asegrese de que todos ellos usan Office Access 2007 o Access 2010 antes de convertir la base de datos al nuevo formato de archivo. No se puede convertir una base de datos replicada al nuevo formato de archivo.

En este artculo

Convertir una base de datos de Access 2000 o Access 2002 - 2003 Convertir una base de datos de Access 97

Convertir una base de datos de Access 2000 o Access 2002 2003


Para convertir una base de datos de Access 2000 o Access 2002 - 2003 (.mdb) al nuevo formato de archivo (.accdb), primero debe abrir la base de datos en Access 2010 y, despus, guardarla con el formato de archivo .accdb.

1. 2.

En la ficha Archivo, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos que desea convertir.
NOTA

Si se muestra el cuadro de dilogo Mejoras de base de datos la base de datos que

est abriendo est en un formato anterior a Access 2000. Para continuar, vea una de las siguientes secciones: Convertir una base de datos de Access 97 o Convertir una base de datos de Access 95. 3. En la ficha Archivo, haga clic en Guardar y publicar y, en Tipos de archivo de base de datos, haga clic en Base de datos de Access (*.accdb).

Si algn objeto de la base de datos est abierto cuando use el comando Guardar base de datos como, Access le pedir que lo cierre para poder crear la copia. Haga clic en S para que Access cierre los objetos, o bien, haga clic en No para cancelar todo el proceso. Si es necesario, Access le pedir que guarde los cambios.

4.

En el cuadro de dilogo Guardar como, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar.

Access crea una copia de la base de datos y despus la abre. Access cierra automticamente la base de datos original.

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Convertir una base de datos de Access 97


Al abrir una base de datos de Access 97 en Access 2010, aparece el cuadro de dilogo Mejoras de base de datos. Para convertir la base de datos al formato de archivo de Access 2007, haga clic en S. Access crea una copia de la base de datos en el formato .accdb.
NOTA

No se pueden usar archivos .accdb en versiones de Access anteriores a Office Access 2007.

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Vea tambin

Qu formato de archivo se debe usar en Access 2010? Cambiar el formato de archivo predeterminado Introduccin al formato de archivo de Access 2010

Access > Personalizar Personalizar valores predeterminados para las bases de datos
Puede personalizar diversos valores para las bases de datos de Microsoft Access 2010 desde la categora de opciones Configuracin de cliente. Los valores que establece desde esta categora se aplicarn a todos los archivos de base de datos de Access ubicados en el equipo. Esta configuracin no es aplicable para una base de datos web.

Qu desea hacer?

Personalizar el cursor y comportamientos clave Establecer opciones de presentacin de caractersticas Cambiar las opciones de impresin Establecer opciones comunes para la base de datos Personalizar opciones avanzadas para la aplicacin Establecer opciones para presentaciones especficas de un idioma

Personalizar el cursor y comportamientos clave


Use las siguientes opciones para configurar el comportamiento del cursor cuando usa determinadas teclas. Para obtener informacin sobre cmo establecer un comportamiento de cursor especfico de un idioma, consulte la seccin Movimiento del cursor en Establecer opciones para presentaciones especficas de un idioma.

Para establecer la accin que debe realizar el cursor despus de presionar ENTRAR:
Opcin No mover Descripcin Mantiene el cursor en el campo activo.

Siguiente campo

Mueve el cursor al siguiente campo. De forma predeterminada, el siguiente campo est a la derecha o a la izquierda del campo activo, dependiendo de cmo se haya configurado la direccin del texto. Esta configuracin es una seleccin predeterminada. Mueve el cursor al campo activo del siguiente registro. Cuando vea mltiples registros, el siguiente registro ser el que est justo debajo del registro activo.

Siguiente registro

Personalice el modo en que se comporta el cursor cuando usa las teclas de direccin usando las opciones de Comportamiento de la tecla de direccin.

Opcin Siguiente campo

Descripcin Mueve el cursor al campo siguiente o anterior despus de presionar las teclas de direccin DERECHA o IZQUIERDA, segn la configuracin de idioma.

Siguiente carcter

Mueve el cursor al carcter siguiente o al anterior despus de presionar las teclas de direccin DERECHA o IZQUIERDA.

El cursor se detiene en el primer o ltimo campo

Cuando se selecciona, impide que las teclas de direccin IZQUIERDA y DERECHA muevan el cursor desde el primer o el ltimo campo al registro siguiente o al anterior.

Para establecer cmo se comporta el cursor en formularios y hojas de datos, cuando use la tecla Entrar, la tecla TAB y las teclas de direccin, seleccione una opcin en la seccin Comportamiento al entrar en el campo:
Opcin Seleccionar todo el campo Descripcin Selecciona todo el campo cuando el cursor entra en l.

Ir al principio del campo

Se mueve al principio del campo cuando el cursor entra en l.

Ir al final del campo

Se mueve al final del campo cuando el cursor entra en l.

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Establecer opciones de presentacin de caractersticas


Puede personalizar los siguientes valores para mostrar algunas caractersticas tiles como etiquetas inteligentes (Aplicaciones que se incluyen con Access y que puede agregar a campos para que los elementos como nombres, direcciones o smbolos de cotizacin se reconozcan automticamente), animaciones y barras de estado desde las opciones de Mostrar.

Opcin Mostrar este nmero de documentos recientes Barra de estado

Descripcin Defina o cambie el nmero de archivos usados recientemente que aparece en el panel Base de datos reciente.

Muestra la barra de estado en la parte inferior de la ventana de Access.

Mostrar animaciones

Activa las funciones animadas, como la insercin animada de columnas nuevas en hojas de datos.

Mostrar etiquetas inteligentes en hojas de datos

Muestra etiquetas inteligentes en las hojas de datos.

Mostrar etiquetas inteligentes en formularios e informes

Muestra etiquetas inteligentes en los formularios e informes.

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Cambiar las opciones de impresin


Puede establecer los mrgenes predeterminados mediante las opciones en Imprimir. Tambin puede personalizar las opciones de configuracin de pgina e impresin justo antes de imprimir un informe o una hoja de datos.
Opcin Margen izquierdo Descripcin Cambia el margen izquierdo predeterminado para hojas de datos, mdulos e informes y formularios nuevos. Se puede usar cualquier valor incluido en el intervalo desde cero hasta el ancho o el alto de una pgina impresa. Para cambiar estos mrgenes en formularios e informes existentes, Haga clic en la pestaa Archivo. haga clic en Imprimir, haga clic nuevamente en Imprimir, y luego establezca las opciones en el cuadro de dilogo Imprimir.

Margen derecho

Cambia el margen derecho predeterminado para hojas de datos, mdulos e informes y formularios nuevos. Se puede usar cualquier valor incluido en el intervalo desde cero hasta el ancho o el alto de una pgina impresa. Para cambiar estos mrgenes en formularios e informes existentes, Haga clic en la pestaa Archivo. haga clic en Imprimir, haga clic nuevamente en Imprimir, y luego haga clic en Configuracin de pgina en el cuadro de dilogo Imprimir.

Margen superior

Cambia el margen superior predeterminado para hojas de datos, mdulos e informes y formularios nuevos. Se puede usar cualquier valor incluido en el intervalo desde cero hasta el ancho o el alto de una pgina impresa. Para cambiar estos mrgenes en formularios e informes existentes, Haga clic en la pestaa Archivo. haga clic en Imprimir, haga clic nuevamente en Imprimir, y luego haga clic en Configuracin de pgina en el cuadro de dilogo Imprimir. Cambia el margen inferior predeterminado para hojas de datos, mdulos e informes y formularios nuevos. Se puede usar cualquier valor incluido en el intervalo desde cero hasta el ancho o el alto de una pgina impresa. Para cambiar estos mrgenes en formularios e informes existentes, Haga clic en la pestaa Archivo. haga clic en Imprimir, haga clic nuevamente en Imprimir, y luego haga clic en Configuracin de pgina en el cuadro de dilogo Imprimir.

Margen inferior

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Establecer opciones comunes para la base de datos


Use cualquiera de las siguientes opciones para personalizar el modo en que se comporta Access cuando realiza alguna de las tareas comunes:
Opcin Mostrar errores de interfaz de usuario en el complemento Descripcin Esta opcin est ubicada debajo de la seccin General y puede ser til si el usuario es un desarrollador. Seleccione la opcin para que Access muestre los errores en el cdigo de personalizacin de la interfaz de usuario.

Proporcionar informacin mediante sonidos

Reproduce sonidos disponibles asociados a los eventos de programa de Microsoft Office Professional 2010 como, por ejemplo, abrir, guardar, imprimir archivos y mostrar mensajes de error. Los sonidos que se asignan a los distintos eventos se pueden modificar en el cuadro de dilogo de propiedades del sonido en el Panel de control de Windows. Si activa o desactiva la casilla Proporcionar informacin mediante sonidos en un programa de Office, tambin se activar o desactivar esta funcin para el resto de programas de Office. Para cambiar el sonido asociado a un evento, abra la carpeta Sonidos en el Panel de control de Windows. El equipo debe contar con una tarjeta de sonido para reproducir la mayora de los sonidos. Cuando est seleccionada esta opcin, Access abre la ltima base de datos usada en vez de mostrar la pgina de Microsoft Office Access. Existen dos modos de abrir la ltima base de datos usada: Compartido abre la ltima base de datos usada de forma compartida. Este valor es el predeterminado. Exclusivo abre la ltima base de datos usada de forma exclusiva por un solo usuario. Sin bloquear: deja los registros abiertos para edicin.

Abrir la ltima base de datos usada al iniciar Access

Bloqueo predeterminado de registros

Todos los registros: bloquea todos los registros de la hoja de datos o el formulario abierto, y tambin bloquea registros en las tablas subyacentes. Los registros permanecen bloqueados mientras los objetos estn abiertos.

Registro modificado: bloquea solo el registro que se est editando.

Usar formato de aos de cuatro dgitos

Esta base de datos: establece en cuatro dgitos (aaaa) el formato de ao predeterminado para la base de datos abierta.
NOTA Esta opcin reemplaza la configuracin establecida en Todas las bases de datos para la base de datos abierta.

Todas las bases de datos: establece en cuatro dgitos (aaaa) el formato de ao predeterminado para todas las bases de datos.

ESTABLECER OPCIONES PARA LAS ACCIONES DE BSQUEDA Y REEMPLAZO


Puede establecer el comportamiento de bsqueda y bsqueda y reemplazo usando las siguientes opciones:
Opcin Bsqueda rpida Descripcin Realiza una bsqueda en el campo activo de manera que todo el contenido del campo coincida con la cadena de bsqueda.

Bsqueda general

Realiza una bsqueda en todos los campos de manera que coincida una parte del campo.

Bsqueda en inicio de campo

Realiza una bsqueda en el campo activo de manera que coincidan los caracteres iniciales del campo.

ESTABLECER OPCIONES PARA MOSTRAR MENSAJES DE CONFIRMACIN


Puede ser til para que los usuarios vean los mensajes que confirman cuando se completan determinadas acciones, y puede usar las siguientes opciones para establecer qu mensaje se muestra:
Opcin Cambios en los registros Descripcin Muestra un mensaje de confirmacin siempre que se modifica un registro.

Eliminaciones de documento

Muestra un mensaje de confirmacin siempre que se elimina un objeto de base de datos.

Consultas de accin

Muestra un mensaje de confirmacin siempre que se ejecuta una consulta de accin de datos anexados, actualizacin, eliminacin o creacin de tabla en una base de datos de Access.

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Personalizar opciones avanzadas para su aplicacin


Opcin Abrir bases de datos usando bloqueo por registros Descripcin Aplica el bloqueo por registros como predeterminado para la base de datos que est abierta. Si se desactiva esta casilla de verificacin, el bloqueo por pginas pasa a ser el predeterminado para la base de datos abierta. La eleccin que haga se aplicar a los datos de formularios y hojas de datos y al cdigo que utilice un objeto de conjunto de registros para recorrer registros de forma cclica. Esta opcin no es aplicable a consultas de accin ni a cdigo que ejecute operaciones masivas mediante instrucciones SQL. Tiempo de espera de OLE/DDE (s) Controla el intervalo de tiempo que debe transcurrir para que Access reintente un intento de OLE o DDE con errores. Los valores vlidos son del 0 al 300. El valor predeterminado es 30. Nmero de segundos que deben transcurrir para que Access actualice automticamente los registros en las vistas Hoja de datos o Formulario. Los valores vlidos son del 0 al 32.766. El valor predeterminado es 60. El valor 0 impide las actualizaciones. Nmero de veces que Access intenta guardar un registro cambiado que est bloqueado por otro usuario. Los valores vlidos son del 0 al 10. El valor predeterminado es 2. Intervalo de tiempo que debe transcurrir para que Access actualice automticamente los datos recopilados a travs de una conexin ODBC. Esta configuracin tiene validez nicamente cuando la base de datos se comparte en una red. Los valores vlidos son del 0 al 32.766. El valor predeterminado es 1500. El valor 0 impide las actualizaciones. Nmero de milisegundos que tienen que transcurrir para que Access intente guardar un registro cambiado que est bloqueado por otro usuario. Los valores vlidos son del 0 al 1.000. El valor predeterminado es 250.

Intervalo de actualizacin (s)

Nmero de intentos de actualizacin

Intervalo de actualizacin ODBC (s)

Intervalo entre intentos de actualizacin (ms)

Operaciones DDE

Omitir peticiones DDE: permite a Access omitir las peticiones DDE desde otras aplicaciones.

Habilitar la actualizacin DDE: permite a Access actualizar los vnculos DDE en el intervalo especificado en el cuadro Intervalo de actualizacin (s).

Argumentos de la lnea de comandos

Introduzca argumentos que se van a ejecutar al iniciarse Access o abrirse una base de datos de Access.

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Establecer opciones para presentaciones especficas de un idioma


Opcin Direccin predeterminada Descripcin De izquierda a derecha: configura los nuevos objetos de modo que se muestren de izquierda a derecha, una direccin que les resulta familiar a los usuarios de los idiomas europeos y del ingls. Por ejemplo, esta configuracin muestra el primer campo de una tabla empezando en la columna situada ms a la izquierda y agrega los nuevos campos a la derecha de la columna, adems de colocar el cuadro del nmero de registros y los botones de navegacin en la vista Hoja de datos en la esquina inferior izquierda. De derecha a izquierda: configura los nuevos objetos de modo que se muestren de derecha a izquierda, una direccin que les resulta familiar a los usuarios de los idiomas del Oriente Medio. Por ejemplo, esta configuracin muestra el primer campo de una tabla empezando en la columna situada ms a la derecha y agrega los nuevos campos a la izquierda de la columna, adems de colocar el cuadro del nmero de registros y los botones de navegacin en la vista Hoja de datos en la esquina inferior derecha. Usar calendario Hijri Cuando est disponible, puede seleccionar la opcin para que la referencia de la fecha subyacente se base en el calendario lunar. Si no est seleccionada esta opcin, la base de datos usar el calendario gregoriano.
NOTA Access recomienda elegir un tipo de calendario cuando se crea por primera vez una base de datos y no cambiar nunca esa configuracin.

Movimiento del cursor

Visual: configura el movimiento del cursor de modo que avance dentro de un texto bidireccional movindose al siguiente carcter visualmente adyacente. Por ejemplo, cuando se usan las teclas de direccin para desplazarse de derecha a izquierda por un texto en rabe y, despus, por un texto en ingls dentro de la misma frase, el punto de insercin se mueve de derecha a izquierda por el texto en rabe y, despus, contina en el carcter situado ms a la derecha de la palabra en ingls y avanza de derecha a izquierda. Lgico: configura el movimiento del cursor de modo que avance dentro de un texto bidireccional de acuerdo con la direccin del idioma detectado. Por ejemplo, cuando se usan las teclas de direccin para desplazarse por un texto en rabe y, despus, en ingls dentro de la misma frase, el punto de insercin se mueve de derecha a izquierda dentro del texto en rabe y, despus, comienza en el carcter situado ms a la izquierda de la palabra en ingls y contina movindose de izquierda a derecha.

Tema predeterminado

Haga clic en Examinar para seleccionar colores, temas de fuente o un tema predeterminado para la base de datos.

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Access > Conceptos bsicos de Access Conceptos bsicos del diseo de una base de datos
Una base de datos correctamente diseada permite obtener acceso a informacin exacta y actualizada. Puesto que un diseo correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece lgico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseo ya que, en ese caso, es mucho ms probable que la base de datos termine adaptndose a sus necesidades y pueda modificarse fcilmente.

En este artculo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos de escritorio. Aprender a decidir qu informacin necesita, a dividir la informacin en las tablas y columnas adecuadas y a relacionar las tablas entre s. Debe leer este artculo antes de crear la primera base de datos de escritorio.
IMPORTANTE Microsoft Access 2010 proporciona una nueva experiencia de diseo que permite crear

aplicaciones de bases de datos para la Web. Muchas consideraciones de diseo varan cuando se disea para la Web. Este artculo no aborda el diseo de aplicaciones de bases de datos web. Para obtener ms informacin, vea el artculo Compilar una base de datos para compartir en la Web.

En este artculo

Algunos trminos sobre bases de datos que debe conocer Qu es un buen diseo de base de datos? El proceso de diseo Determinar la finalidad de la base de datos Buscar y organizar la informacin necesaria Dividir la informacin en tablas Convertir los elementos de informacin en columnas Especificar claves principales Crear relaciones entre las tablas Ajustar el diseo Aplicar las reglas de normalizacin

Algunos trminos sobre bases de datos que debe conocer


Access 2010 organiza la informacin en tablas, que son listas y columnas similares a las de un libro contable o a las de una hoja de clculo. Una base de datos simple puede que slo contenga una tabla, pero la mayora de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podra tener una tabla con informacin sobre productos, otra con informacin sobre pedidos y una tercera con informacin sobre clientes.

Cada fila se denomina propiamente registro y cada columna campo. Un registro es una forma lgica y coherente de combinar informacin sobre alguna cosa. Un campo es un elemento nico de informacin, un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products, por ejemplo, cada fila o registro contendra informacin sobre un producto y cada columna contendra algn dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.

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Qu es un buen diseo de base de datos?

El proceso de diseo de una base de datos se gua por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la informacin duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la informacin sea correcta y completa. Si la base de datos contiene informacin incorrecta, los informes que recogen informacin de la base de datos contendrn tambin informacin incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarn mal fundamentadas.

Un buen diseo de base de datos es, por tanto, aqul que:

Divide la informacin en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes. Proporciona a Access la informacin necesaria para reunir la informacin de las tablas cuando as se precise. Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la informacin. Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generacin de informes.

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El proceso de diseo
El proceso de diseo consta de los pasos siguientes:

Determinar la finalidad de la base de datos

Esto le ayudar a estar preparado para los dems pasos.

Buscar y organizar la informacin necesaria

Rena todos los tipos de informacin que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los nmeros de pedidos.

Dividir la informacin en tablas

Divida los elementos de informacin en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasar a ser una tabla.

Convertir los elementos de informacin en columnas

Decida qu informacin desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertir en un campo y se mostrar como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podra incluir campos como Apellido y Fecha de contratacin.

Especificar claves principales

Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequvocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.

Definir relaciones entre las tablas

Examine cada tabla y decida cmo se relacionan los datos de una tabla con las dems tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones segn sea necesario.

Ajustar el diseo

Analice el diseo para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseo.

Aplicar las reglas de normalizacin

Aplique reglas de normalizacin de los datos para comprobar si las tablas estn estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

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Determinar la finalidad de la base de datos


Es conveniente plasmar en papel el propsito de la base de datos: cmo piensa utilizarla y quin va a utilizarla. Para una pequea base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podra escribir algo tan simple como "La base de datos de clientes contiene una lista de informacin de los clientes para el envo masivo de correo y la generacin de informes". Si la base de datos es ms compleja o la utilizan

muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podra definirse fcilmente en uno o varios prrafos y debera incluir cundo y cmo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea es desarrollar una declaracin de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseo. Esta declaracin de intenciones le permitir centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.

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Buscar y organizar la informacin necesaria


Para buscar y organizar la informacin necesaria, empiece con la informacin existente. Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la informacin de los clientes en formularios de papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de informacin que contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que disear uno para registrar la informacin de los clientes. Qu informacin incluira en el formulario? Qu casillas creara? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podra contener un nombre de cliente, su direccin, ciudad, provincia, cdigo postal y nmero de telfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible de una tabla.

Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien ms va a utilizar la base de datos, pdale tambin su opinin. Ms tarde podr ajustar la lista.

A continuacin, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por regin, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que tambin desee generar cartas modelo para envirselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Disee el informe en su imaginacin y piense cmo le gustara que fuera. Qu informacin incluira en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.

Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudar a identificar los elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones peridicas de correo electrnico y desea imprimir un listado de los que han decidido inscribirse. Para registrar esa informacin, agrega una columna "Enviar correo electrnico" a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en S o No.

La necesidad de enviar mensajes de correo electrnico a los clientes implica la inclusin de otro elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrnico, tendr que conocer tambin la direccin de correo electrnico a la que stos deben enviarse. Por tanto, tendr que registrar una direccin de correo electrnico para cada cliente.

Parece lgico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qu elementos necesita para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo, las abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un saludo), tendr que crear un elemento de saludo. Adems, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo "Estimado Sr. Garca", en lugar de "Estimado Sr. Miguel ngel Garca". Esto implicara almacenar el apellido independientemente del nombre.

Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de informacin en sus partes lgicas ms pequeas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividir el nombre en dos partes: el nombre y el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sera til que el apellido de los clientes estuviera almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar,

buscar, calcular o generar informes a partir de un elemento de informacin, debe incluir ese elemento en su propio campo.

Piense en las preguntas que le gustara que la base de datos contestara. Por ejemplo, cuntas ventas de un determinado producto se cerraron el pasado mes? Dnde viven sus mejores clientes? Quin es el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudar a determinar los elementos adicionales que necesita registrar.

Una vez reunida esta informacin, ya puede continuar con el paso siguiente.

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Dividir la informacin en tablas


Para dividir la informacin en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, despus de buscar y organizar la informacin de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podra ser similar a la siguiente:

Las entidades principales mostradas aqu son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto, parece lgico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseo correcto.

Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podra estar tentado a incluirlos todos ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustracin anterior. A continuacin le explicaremos por qu eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a continuacin:

En este caso, cada fila contiene informacin sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos productos del mismo proveedor, la informacin del nombre y la direccin del proveedor debe repetirse muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco. Registrar la informacin del proveedor una sola vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solucin mucho mejor.

Otro problema de este diseo surge cuando es necesario modificar la informacin del proveedor. Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la direccin de un proveedor. Como sta aparece en muchos lugares, podra sin querer cambiar la direccin en un lugar y olvidarse de cambiarla en los dems lugares. Ese problema se resuelve registrando la informacin del proveedor en un nico lugar.

Cuando disee la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que est repitiendo la misma informacin en varios lugares, como la direccin de un determinado proveedor, coloque esa informacin en una tabla distinta.

Por ltimo, suponga que el proveedor Bodega Sol slo suministra un producto y desea eliminar ese producto pero conservar el nombre del proveedor y la informacin de direccin. Cmo eliminara el producto sin perder la informacin del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, adems de datos sobre un proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la informacin sobre los productos y otra tabla para la informacin sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto slo se eliminaran los datos del producto y no los datos del proveedor.

Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar datos nicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos slo debe contener datos de productos. Como la direccin del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de proveedores.

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Convertir los elementos de informacin en columnas


Para determinar las columnas de una tabla, decida qu informacin necesita registrar sobre el tema representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de columnas iniciales sera Nombre, Direccin, Ciudad-Provincia-Cdigo postal, Enviar correo electrnico, Saludo y Correo electrnico. Cada registro de la tabla contiene el mismo nmero de columnas, por lo que puede almacenar informacin sobre el nombre, direccin, ciudad-provincia-cdigo postal, envo de correo electrnico, saludo y direccin de correo electrnico para cada registro. Por ejemplo, la columna de direccin podra contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendr datos sobre un cliente y el campo de direccin, la direccin de ese cliente.

Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor precisin las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos columnas distintas (el nombre y el apellido) para poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De igual forma, la direccin consta en realidad de cinco componentes distintos: direccin, ciudad, provincia, cdigo postal y pas o regin, y parece lgico tambin almacenarlos en columnas distintas. Si desea realizar, por ejemplo, una bsqueda o una operacin de ordenacin o filtrado por provincia, necesita que la informacin de provincia est almacenada en una columna distinta.

Debe considerar tambin si la base de datos va a contener informacin slo de procedencia nacional o internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es preferible tener una columna Regin en lugar de Provincia, ya que esa columna puede incluir provincias del propio pas y regiones de otros pases o regiones. De igual forma, es ms lgico incluir una columna Regin en lugar de Comunidad Autnoma si va a almacenar direcciones internacionales.

En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de datos.

No incluya datos calculados

En la mayora de los casos, no debe almacenar el resultado de los clculos en las tablas. En lugar de ello, puede dejar que Access realice los clculos cuando desee ver el resultado. Suponga, por ejemplo, que tiene un informe Productos bajo pedido que contiene el subtotal de unidades de un pedido para cada categora de producto de la base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La tabla Productos contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en un pedido de cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que se imprime el informe, pero el subtotal propiamente dicho no debe almacenarse en una tabla.

Almacene la informacin en sus partes lgicas ms pequeas

Puede ceder a la tentacin de habilitar un nico campo para los nombres completos o para los nombres de productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de informacin en un campo, ser difcil recuperar datos individuales ms adelante. Intente dividir la informacin en partes lgicas. Por ejemplo, cree campos distintos para el nombre y el apellido, o para el nombre del producto, la categora y la descripcin.

Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede elegir la clave principal de cada tabla.

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Especificar claves principales

Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequvocamente cada fila almacenada en la tabla. sta suele ser un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de identificador de empleado o un nmero de serie. En la terminologa de bases de datos, esta informacin recibe el nombre de clave principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar rpidamente datos de varias tablas y reunir automticamente esos datos.

Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un nmero de producto que identifica inequvocamente cada producto del catlogo, puede utilizar ese identificador como clave principal de la tabla, pero slo si los valores de esa columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave principal, ya que los nombres no son exclusivos. Es muy fcil que dos personas tengan el mismo nombre en la misma tabla.

Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin asignar o vaco (porque no se conoce) en algn momento, no puede utilizarlo como componente de una clave principal.

Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la clave principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las dems tablas. Si la clave principal cambia, el cambio debe aplicarse tambin a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar una clave principal que no cambie reduce la posibilidad de que se pierda su sincronizacin con las otras tablas en las que se hace referencia a ella.

A menudo, se utiliza como clave principal un nmero nico arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada pedido un nmero de pedido distinto. La nica finalidad de este nmero de pedido es identificar el pedido. Una vez asignado, nunca cambia.

Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumrico. Cuando se utiliza el tipo de datos Autonumrico, Access asigna automticamente un valor. Este tipo de identificador no es "fctico", es decir, no contiene informacin objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores de este tipo son perfectos para usarlos como claves principales, ya que no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila, como un nmero de telfono o el nombre de un cliente, es ms probable que cambie, ya que la propia informacin "fctica" podra cambiar.

Una columna establecida en el tipo de datos Autonumrico suele constituir una buena clave principal. No hay dos identificadores de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o ms campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artculos de lnea de pedidos tendra dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal est formada por ms de una columna se denomina clave compuesta.

Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumrica para cada una de las tablas que funcione como clave principal: IdProducto para la tabla Productos, IdPedido para la tabla Pedidos, IdCliente para la tabla Clientes e IdProveedores para la tabla Proveedores.

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Crear relaciones entre las tablas


Ahora que ha dividido la informacin en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la informacin de forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye informacin de varias tablas.

La informacin de este formulario procede de la tabla Clientes...

...la tabla Empleados...

...la tabla Pedidos...

...la tabla Productos...

...y la tabla Detalles de pedidos.

Access es un sistema de administracin de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional, la informacin se divide en tablas distintas en funcin del tema. A continuacin, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la informacin segn se precise.

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CREAR UNA RELACIN DE UNO A VARIOS


Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos de productos. Un proveedor puede suministrar cualquier nmero de productos y, por consiguiente, para cada proveedor representado en la tabla Proveedores, puede haber muchos productos representados en la tabla Productos. La relacin entre la tabla Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relacin de uno a varios.

Para representar una relacin de uno a varios en el diseo de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relacin y agrguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relacin. En este caso, por ejemplo, agregara la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla Productos. Access utilizara entonces el nmero de identificador de proveedor de la tabla Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto.

La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa porque tambin es la clave principal en la tabla Proveedores.

El punto de partida para la unin de tablas relacionadas se proporciona estableciendo parejas de claves principales y claves externas. Si no est seguro de las tablas que deben compartir una columna comn, al identificar una relacin de uno a varios se asegurar de que las dos tablas implicadas requerirn una columna compartida.

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CREAR UNA RELACIN DE VARIOS A VARIOS


Considere la relacin entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.

Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un nico producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Y para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relacin se denomina relacin de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relacin.

Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relacin de varios a varios. Esto presenta un problema. Para comprender el problema, imagine qu sucedera si intenta crear la relacin entre las

dos tablas agregando el campo Id. de producto a la tabla Pedidos. Para que haya ms de un producto por pedido, necesita ms de un registro en la tabla Pedidos para cada pedido y, en ese caso, tendra que repetir la informacin de pedido para cada fila relacionada con un nico pedido, lo que dara lugar a un diseo ineficaz que podra producir datos inexactos. El mismo problema aparece si coloca el campo Id. de pedido en la tabla Productos: tendra varios registros en la tabla Productos para cada producto. Cmo se soluciona este problema?

La solucin a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relacin de varios a varios en dos relaciones de uno a varios. Insertara la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla y, por consiguiente, la tercera tabla registrara todas las apariciones o instancias de la relacin.

Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artculo de lnea de un pedido. La clave principal de la tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas Pedidos y Productos. El campo Id. de pedido no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido puede tener varios artculos de lnea. El identificador de pedido se repite para cada artculo de lnea del pedido, por lo que el campo no contiene valores nicos. Tampoco servira utilizar solamente el campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos campos juntos producen un valor exclusivo para cada registro.

En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se relacionan directamente entre s, sino indirectamente a travs de la tabla Detalles de pedidos. La relacin de varios

a varios entre los pedidos y los productos se representa en la base de datos mediante dos relaciones de uno a varios:

La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relacin de uno a varios. Cada pedido tiene varios artculos de lnea, pero cada artculo est asociado a un nico pedido. La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relacin de uno a varios. Cada producto puede tener varios artculos asociados, pero cada artculo de lnea hace referencia nicamente a un producto.

Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado pedido, as como todos los pedidos de un determinado producto.

Despus de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sera similar a la siguiente:

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CREAR UNA RELACIN DE UNO A UNO


Otro tipo de relacin es la relacin de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar informacin complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que slo se aplica a unos pocos productos. Como no necesita la informacin con frecuencia, y como almacenar la informacin en la tabla Productos creara un espacio vaco para todos los productos que no necesitan esa informacin, la coloca en una tabla distinta. Al igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador de producto como clave principal. La relacin entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relacin de uno a uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un nico registro coincidente en la tabla complementaria. Cuando identifique esta relacin, ambas tablas deben compartir un campo comn.

Cuando necesite crear una relacin de uno a uno en la base de datos, considere si puede incluir la informacin de las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algn motivo (quizs porque se creara una gran cantidad de espacio vaco), puede representar esa relacin en su diseo guindose por las pautas siguientes:

Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podr definir la relacin utilizando la misma clave principal en ambas tablas. Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas (cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como clave externa.

Determinar las relaciones entre las tablas le ayudar a asegurarse de que tiene las tablas y columnas correctas. Cuando existe una relacin de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben compartir una o varias columnas comunes. Cuando la relacin es de varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la relacin.

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Ajustar el diseo
Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con datos de ejemplo y probar que funcionan con la informacin: creando consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le permitir encontrar posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna que olvid insertar durante la fase de diseo, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos duplicados.

Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e informes provisionales y compruebe si muestran los datos segn lo previsto. Compruebe si existen datos duplicados innecesarios y, si encuentra alguno, modifique el diseo para eliminar la duplicacin.

Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dar cuenta de que se puede mejorar. stas son algunas comprobaciones que puede hacer:

Olvid incluir alguna columna? Y, en ese caso, pertenece la informacin a alguna de las tablas existentes? Si se trata de informacin sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada elemento de informacin que desee registrar. Si la informacin no se puede calcular a partir de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna para esa informacin. Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un elemento de informacin se puede calcular a partir de otras columnas existentes (como un descuento calculado a partir del precio de venta al pblico), normalmente es preferible que se calcule en lugar de crear una nueva columna. Ha proporcionada informacin duplicada en alguna de las tablas? Si es as, probablemente tendr que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relacin de uno a varios. Tiene tablas con muchos campos, un nmero limitado de registros y muchos campos vacos en cada registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a disear la tabla de forma que tenga menos campos y ms registros. Ha dividido cada elemento de informacin en sus partes lgicas ms pequeas? Si necesita generar informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de informacin, incluya ese elemento en su propia columna. Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene informacin sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta. Estn representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.

AJUSTAR LA TABLA PRODUCTOS

Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una categora general, como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podra incluir un campo que mostrara la categora de cada producto.

Suponga que despus de examinar y ajustar el diseo de la base de datos, decide almacenar una descripcin de la categora junto con su nombre. Si agrega un campo Descripcin de categora a la tabla Productos, tendra que repetir la descripcin de cada categora para cada producto perteneciente a dicha categora, lo cual no es una buena solucin.

Una solucin mejor es convertir las categoras en un nuevo tema de la base de datos, con su propia tabla y su propia clave principal. A continuacin, puede agregar la clave principal de la tabla Categoras a la tabla Productos como clave externa.

Las tablas Categoras y Productos tienen una relacin de uno a varios: una categora puede incluir varios productos, pero un producto pertenece nicamente a una categora.

Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:

Id. de producto Nombre Id1 de producto Nombre1 Id2 de producto Nombre2 Id3 de producto Nombre3

Aqu, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los dems solamente por el nmero agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas numeradas de esta forma, debe revisar el diseo.

Un diseo como ste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un lmite mximo de nmero de productos. En cuanto supere ese lmite, deber agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la tabla, lo que supone una tarea administrativa importante.

Otro problema es que se malgastar el espacio en aquellos proveedores que tengan menos que el nmero mximo de productos, ya que las columnas adicionales quedarn en blanco. El defecto ms grave de este diseo es que muchas tareas son difciles de realizar, como ordenar o indizar la tabla por identificador de producto o nombre.

Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseo con vistas a dividir la tabla en dos. En el ejemplo anterior, sera conveniente usar dos tablas, una para proveedores y otra para productos, vinculadas por el identificador de proveedor.

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Aplicar las reglas de normalizacin


En el siguiente paso del diseo, puede aplicar las reglas de normalizacin de datos (denominadas a veces simplemente reglas de normalizacin). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas estn estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseo de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o, simplemente, normalizacin.

La normalizacin es ms til una vez representados todos los elementos de informacin y despus de haber definido un diseo preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de informacin en las tablas adecuadas. Lo que la normalizacin no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos correctos para empezar a trabajar.

Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseo adopta lo que se conoce como "forma normal". Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma normal. En este artculo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayora de los diseos de base de datos.

PRIMERA FORMA NORMAL

La primera forma normal establece que en cada interseccin de fila y columna de la tabla existe un valor y nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se incluya ms de un precio. Si considera cada interseccin de filas y columnas como una celda, cada celda slo puede contener un valor.

SEGUNDA FORMA NORMAL


La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la clave principal y no slo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal formada por varias columnas. Suponga, por ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de pedido e Id. de producto forman la clave principal:

Id. de pedido (clave principal) Id. de producto (clave principal) Nombre de producto

Este diseo infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de producto de la tabla, ya que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).

TERCERA FORMA NORMAL


La tercera forma normal exige no slo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave principal, sino tambin que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras.

O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada ms que de la clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:

IdProducto (clave principal) Nombre PVP Descuento

Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al pblico (PVP) sugerido. Esta tabla infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna Descuento, depende de otra columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las columnas implica que debe poder cambiar cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna Descuento cambiara en consecuencia e infringira esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse a otra tabla cuya clave sea PVP.

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Access > Conceptos bsicos de Access Ejemplos de criterios de consulta


Ocultar todo

Cuando se desea limitar los resultados de una consulta basada en los valores de un campo, se usan los criterios de consulta. Un criterio de consulta es una expresin que Access compara con los valores de los campos de consulta para determinar si se va a incluir o no el registro que contiene cada uno de los valores. Por ejemplo, = "Chicago" es una expresin que Access puede comparar con los valores de un campo de texto de una consulta. Si el valor para ese criterio en un registro determinado es "Chicago", Access incluye el registro en los resultados de la consulta.

Este tema contiene varios ejemplos de criterios de consulta. En el tema, se supone que ya sabe disear consultas de seleccin sencillas.

Para obtener ms informacin acerca de las consultas, vea el artculo Introduccin a consultas.

En este tema

Informacin general Criterios para campos Texto, Memo e Hipervnculo Criterios para campos Nmero, Moneda y Autonumrico Criterios para campos Fecha/Hora Criterios para otros campos

Informacin general
Un criterio es similar a una frmula . Es una cadena que puede estar formada por referencias de campo, operadores (operador: signo o smbolo que especifica el tipo de clculo que se debe llevar a cabo en una expresin. Hay operadores matemticos, comparativos, lgicos y referenciales.) y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no vara. Por ejemplo, el nmero 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.). Los criterios de consulta tambin se conocen como expresiones.

En las tablas siguientes, se muestran algunos ejemplos de criterios y se explica su funcionamiento.


Criterios >25 y <50 Descripcin Este criterio se aplica a campos Nmero, como Precio o UnidadesEnStock. El resultado incluye solamente aquellos registros en los que el campo Precio o UnidadesEnStock contiene un valor mayor que 25 y menor que 50. Este criterio se aplica a campos Fecha/Hora, como FechaNacimiento. En el resultado de la consulta, slo se incluyen los registros en los que el nmero de aos entre la fecha de nacimiento de una persona y la fecha actual es mayor que 30. Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de campo para que se muestren los registros en los que el valor de campo sea nulo.

DifFecha("aaaa", [FechaNacimiento], Fecha()) > 30 Es Nulo

Los criterios pueden ser muy distintos entre s. Algunos criterios son sencillos y usan operadores bsicos (como "<) y constantes (como "50"). Otros son complejos y usan funciones ("como DifFecha") o referencias de campo (como "[FechaNacimiento]").

Este tema proporciona ejemplos de varios criterios usados comnmente, organizados por tipo de datos. Puede usar los ejemplos citados en este tema como punto de partida para escribir sus propios criterios. Para ello, debe familiarizarse con las funciones, operadores y caracteres especiales, as como con la sintaxis de las expresiones. Para obtener ms informacin, vea los artculos de la seccin Vea tambin.

Para agregar un criterio a una consulta, debe abrirla en la vista Diseo. Despus, identifique los campos para los que desea especificar criterios. Si el campo no est an en la cuadrcula de diseo, agrguelo arrastrndolo desde la ventana de diseo de la consulta hasta la cuadrcula, o bien, haciendo doble clic en el campo. Una vez que el campo deseado est en la cuadrcula de diseo, escriba el criterio para ese campo en la fila Criterios.

TODOS LOS CRITERIOS ESPECIFICADOS EN LA FILA CRITERIOS ESTN COMBINADOS


Los criterios que especifique para los distintos campos de la fila Criterios se combinan mediante el operador Y. Por ejemplo, podra especificar el criterio ="Chicago" para el campo Ciudad y el criterio < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha()) para el campo FechaNacimiento. Los dos criterios se interpretan juntos de la siguiente manera:

Ciudad = "Chicago" Y FechaNacimiento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha())

Los campos Ciudad y FechaNacimiento incluyen criterios.

Slo los registros cuyo valor para el campo Ciudad sea Chicago se ajustarn al criterio.

Slo los registros que tengan como mnimo 40 aos de antigedad se ajustarn al criterio.

Slo los registros que cumplan los dos criterios se incluirn en los resultados.

ESPECIFIQUE CRITERIOS ALTERNATIVOS UTILIZANDO LA FILA O

Si tiene criterios alternativos, o dos conjuntos de criterios independientes donde basta con que se cumpla un conjunto, use las filas Criterios y o en la cuadrcula de diseo.

El criterio Ciudad se especifica en la fila Criterios.

El criterio FechaNacimiento se especifica en la fila O.

Los criterios especificados en las filas Criterios y o se combinan utilizando el operador O, como se muestra a continuacin:

Ciudad = "Chicago" O FechaNacimiento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha())

Si necesita especificar ms alternativas, use las filas situadas debajo de la fila o.

Antes de continuar con los ejemplos, tenga en cuenta lo siguiente:

Si los criterios son temporales o cambian a menudo, puede filtrar el resultado de la consulta en lugar de estar modificando continuamente los criterios. Un filtro cambia el resultado de la consulta sin modificar el diseo de sta. Para obtener ms informacin sobre los filtros, vea la seccin Vea tambin

Si los campos de los criterios no cambian pero los valores que desea s cambian con frecuencia, puede crear una consulta de parmetros. Una consulta de parmetros solicita al usuario una entrada de datos y luego usa estos datos para crear los criterios de consulta. Para obtener ms informacin sobre las consultas de parmetros, vea la seccin Vea tambin

Criterios para campos Texto, Memo e Hipervnculo


Los ejemplos siguientes son para el campo PasRegin de una consulta basada en una tabla donde se almacenan datos de contacto. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrcula de diseo.

Para incluir registros que... Coincidan exactamente con un valor, como China No coincidan con un valor, como Mxico Empiecen por la cadena especificada, como U

Use este criterio "China"

Resultado de la consulta Devuelve los registros en los que el campo PasRegin tiene el valor China.

No "Mxico"

Devuelve los registros en los que el campo PasRegin tiene un valor distinto de Mxico. Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones cuyos nombres empiezan por "U", como Uruguay, Uganda, etc.
NOTA Cuando se utiliza en una expresin, el asterisco (*) representa cualquier cadena de caracteres (tambin se le denomina "carcter comodn"). Para obtener una lista de este tipo de caracteres, vea el artculo Informacin de referencia sobre los caracteres comodn en Access.

Como U*

No empiecen por la cadena especificada,

No como U*

Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones cuyos nombres empiezan por un carcter distinto de

como U Contengan la cadena especificada, como Corea No contengan la cadena especificada, como Corea Acaben con la cadena especificada, como "ina" No acaben con la cadena especificada, como "ina" Contengan valores nulos (o que falten) No contengan valores nulos Contengan cadenas de longitud cero Como "*Corea*"

"U". Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones que contienen la cadena "Corea".

No como "*Corea*"

Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones que no contienen la cadena "Corea".

Como "*ina"

Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones cuyos nombres acaban con "ina" como China y Argentina. Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones cuyos nombres no acaban con "ina", como China y Argentina. Devuelve los registros en los que no hay ningn valor en el campo. Devuelve los registros en los que no falta el valor del campo.

No como "*ina"

Es Nulo

No es Nulo

"" (un par de comillas)

Devuelve los registros en los que el campo tiene un valor en blanco (pero no nulo). Por ejemplo, los registros de ventas realizada a otro departamento podran contener un valor en blanco en el campo PasRegin. Devuelve los registros en los que el campo PasRegin no tiene un valor en blanco. Devuelve los registros donde no hay ningn valor en el campo, o bien, el campo tiene un valor en blanco.

No contengan cadenas de longitud cero Contengan valores nulos o cadenas de longitud cero. Ni vaco ni en blanco

No ""

"" O Es Nulo

No es Nulo Y Sin ""

Devuelve los registros en los que el campo PasRegin tiene un valor no en blanco y no nulo. Devuelve los registros de todos los pases o regiones a partir de Mxico y posteriores por orden alfabtico.

Vayan a continuacin de un valor, como Mxico, si se ordenan alfabticamente Estn incluidos en un intervalo especfico, como de la A hasta la D Coincidan con uno de dos valores, tales como Estados Unidos o Reino Unido Contengan uno de los valores de una lista Contengan ciertos caracteres en una posicin especfica en el valor del campo Satisfagan requisitos de longitud

>= "Mxico"

Como "[A-D]*"

Devuelve los registros correspondientes a los pases o regiones cuyos nombres empiezan por las letras "A" a la "D".

"Estados Unidos" O "Reino Unido"

Devuelve los registros correspondientes a Estados Unidos y Reino Unido.

En("Francia", "China", "Alemania", "Japn") Der([PasRegin], 1) = "y"

Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones especificados en la lista. Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones cuyo nombre acaba con la letra "y".

Longitud([PasRegin]) > 10

Devuelve los registros correspondientes a los pases o regiones cuyo nombre tiene ms de 10 caracteres.

Coincidan con un modelo especfico

Como "Chi??"

Devuelve los registros correspondientes a los pases o regiones cuyos nombres tienen cinco caracteres de longitud y los tres primeros caracteres son "Chi", como China y Chile.
NOTA Los caracteres ? y _, cuando se usan en una expresin, representan un solo carcter (tambin se les denomina "caracteres comodn"). El carcter _ no se puede usar en la misma expresin junto con el carcter ? ni con el carcter comodn *. El carcter comodn _ se puede usar en una expresin que tambin contiene el carcter comodn %.

LOS CRITERIOS DE HIPERVNCULOS SON ALGO DIFCILES


De forma predeterminada, un criterio que se especifique para un campo Hipervnculo se aplica a la parte de texto visible del valor del campo y no al destino del vnculo. Para especificar los criterios para la parte correspondiente al Localizador uniforme de recursos (URL) del valor, use la expresin ParteDeHipervnculo. La sintaxis de esta expresin es la siguiente: ParteDeHipervnculo([Tabla1].[Campo1],1) = "http://www.microsoft.com/spain", donde Tabla1 es el nombre de la tabla que contiene el campo de hipervnculo, Campo1 es el campo de hipervnculo y http://www.microsoft.com/spain es la direccin URL con la que se desea coincidir.

Criterios para campos Nmero, Moneda y Autonumrico


Los ejemplos siguientes son para el campo PrecioUnidad de una consulta basada en una tabla donde se almacena informacin de productos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrcula de diseo de la consulta.

Para incluir registros que... Coincidan exactamente con un valor, como 100 No coincidan con un valor, como 1000 Contengan un valor menor que otro valor, como 100 Contengan un valor mayor que otro valor, como 99,99 Contengan uno de entre dos valores, como 20 25 Contengan un valor que est incluido en un intervalo

Use este criterio 100

Resultado de la consulta Devuelve los registros en los que el precio por unidad del producto es 100 $.

No 1000

Devuelve los registros en los que el precio por unidad del producto no es 1000 $. Devuelve los registros en los que el precio por unidad es menor que 100 $ (<100). La segunda expresin (<=100) muestra los registros en los que el precio por unidad es menor o igual que 100 $. Devuelve los registros en los que el precio por unidad es mayor que 99,99 $ (>99,99). La segunda expresin muestra los registros en los que el precio por unidad es mayor o igual que 99,99 $. Devuelve los registros en los que el precio por unidad es 20 $ 25 $.

< 100 <= 100

>99,99 >=99,99

20 o 25

>49,99 Y <99,99 O bien, Entre 50 Y 100 <50 O >100

Devuelve los registros en los que el precio por unidad est entre (pero sin incluir) 49,99 $ y 99,99 $.

Contengan un valor que est fuera de un intervalo Contengan uno entre varios valores Contengan un valor que acabe con los

Devuelve los registros en los que el precio por unidad no est entre 50 $ y 100 $.

En(20, 25, 30) Como

Devuelve los registros en los que el precio por unidad es 20 $, 25 $ 30 $.

Devuelve los registros en los que el precio por unidad acaba con "4,99", como

dgitos especificados

"*4,99"

4,99 $, 14,99 $, 24,99 $, etc.


NOTA Los caracteres * y %, cuando se usan en una expresin, representan cualquier nmero de caracteres, que tambin se denominan "caracteres comodn". El carcter % no se puede usar en la misma expresin junto con el carcter * ni con el carcter comodn ?. El carcter comodn % se puede usar en una expresin que tambin contiene el carcter comodn _.

Contengan valores nulos (o que falten) Contengan valores no nulos

Es Nulo

Devuelve los registros en los que no se ha especificado ningn valor en el campo PrecioUnidad. Devuelve los registros en los que no falta el valor del campo PrecioUnidad.

No es Nulo

Criterios para campos Fecha/Hora


Los ejemplos siguientes son para el campo FechaPedido de una consulta basada en una tabla donde se almacena informacin de pedidos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrcula de diseo de la consulta.

Para incluir registros que... Coincidan exactamente con un valor, como 2/2/2006

Use este criterio #2/2/2006#

Resultado de la consulta Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar el 2 de febrero de 2006. No olvide rodear los valores de fechas con el carcter #, para que Access pueda distinguir entre fechas y cadenas de texto. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron

No coincidan con un valor, como 2/2/2006

No #2/2/2006#

lugar en una fecha distinta al 2 de febrero de 2006. Contengan valores anteriores a una fecha determinada, como el 2/2/2006 < #2/2/2006# Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar antes del 2 de febrero de 2006. Para ver las transacciones que tuvieron lugar en esa fecha o antes, use el operador <= en lugar de <.

Contengan valores posteriores a una fecha determinada, como el 2/2/2006

> #2/2/2006#

Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar despus del 2 de febrero de 2006. Para ver las transacciones que tuvieron lugar en esa fecha o despus, use el operador >= en lugar de >.

Contengan valores que estn dentro de un intervalo de fechas

>#2/2/2006# Y <#4/2/2006#

Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar entre el 2 de febrero de 2006 y el 4 de febrero de 2006. Tambin puede usar el operador Entre para filtrar segn un intervalo de valores, incluidos los extremos. Por ejemplo, Entre #2/2/2006# Y #4/2/2006# es lo mismo que >#2/2/2006# Y <#2/4/2006#.

Contengan valores que estn fuera de un intervalo

<#2/2/2006# O >#4/2/2006#

Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar antes del 2 de febrero de 2006 o despus del 4 de febrero de 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar el 2 de febrero de 2006 o el 3 de febrero de 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar el 1 de febrero de 2006, el 1 de marzo de 2006 o el 1 de abril de 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar en diciembre de cualquier ao. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar en el primer trimestre de

Contengan uno de dos valores, como 2/2/2006 o 3/2/2006

#2/2/2006# O #3/2/2006#

Contengan uno entre varios valores

En (#1/2/2006#, #1/3/2006#, #1/4/2006#)

Contengan una fecha que sea de un mes especfico (independientemente del ao), como diciembre Contengan una fecha que sea de un trimestre especfico

ParcFecha("m", [FechaVenta]) = 12

ParcFecha("t", [FechaVenta]) = 1

(independientemente del ao), como el primer trimestre Contengan la fecha en curso Fecha()

cualquier ao.

Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar en la fecha en curso. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros en los que el campo FechaPedido tiene el valor 2 de febrero de 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar en el da anterior a la fecha en curso. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al 1 de febrero de 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tendrn lugar en el da posterior a la fecha en curso. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al 3 de febrero de 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar durante la semana en curso. Una semana empieza en domingo y termina en sbado. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar durante la semana pasada. Una semana empieza en domingo y termina en sbado. Devuelve los registros de las transacciones que tendrn lugar la semana prxima. Una semana empieza en domingo y termina en sbado. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar durante los 7 ltimos das. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al perodo del 24 de enero de 2006 al 2 de febrero de 2006. Devuelve los registros correspondientes al mes en curso. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes a febrero de 2006. Devuelve los registros correspondientes al mes pasado. Si hoy es el 2/2/2006,

Contengan la fecha de ayer

Fecha()-1

Contengan la fecha de maana

Fecha() + 1

Contengan fechas que sean de la semana en curso

ParcFecha("ss", [FechaVenta]) = ParcFecha("ss", Fecha()) Y Ao( [FechaVenta]) = Ao(Fecha())

Contengan fechas que sean de la semana anterior

Ao([FechaVenta])* 53 + ParcFecha("ss", [FechaVenta]) = Ao(Fecha())* 53 + ParcFecha("ss", Fecha()) - 1

Contengan fechas que sean de la semana prxima

Ao([FechaVenta])* 53+ParcFecha("ss", [FechaVenta]) = Ao(Fecha())* 53+ParcFecha("ss", Fecha()) + 1

Contengan fechas que sean de los 7 ltimos das

Entre Fecha() Y Fecha()-6

Contengan una fecha que sea del mes en curso

Ao([FechaVenta]) = Ao(Ahora()) Y Mes([FechaVenta]) = Mes(Ahora())

Contengan una fecha que sea del mes anterior

Ao([FechaVenta])* 12 + ParcFecha("m", [FechaVenta]) = Ao(Fecha())* 12 + ParcFecha("m",

Fecha()) - 1

ver los registros correspondientes a enero de 2006. Devuelve los registros correspondientes al mes prximo. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes a marzo de 2006. Los registros de ventas de un perodo de un mes. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al perodo del 2 de enero de 2006 al 2 de febrero de 2006. Devuelve los registros correspondientes al trimestre en curso. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al primer trimestre de 2006. Devuelve los registros correspondientes al trimestre anterior. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al ltimo trimestre de 2005. Devuelve los registros correspondientes al prximo trimestre. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al segundo trimestre de 2006. Devuelve los registros correspondientes al ao en curso. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al ao 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar durante el ao pasado. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al ao 2005. Devuelve los registros de las transacciones con fecha en el ao prximo. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al ao 2007. Devuelve los registros de las transacciones con fechas entre el 1 de enero del ao en curso y la fecha actual. Si hoy es el 2/2/2006, ver los registros correspondientes al perodo del 1 de enero de 2006 al 2 de febrero de 2006.

Contengan una fecha que sea del mes prximo

Ao([FechaVenta])* 12 + ParcFecha("m", [FechaVenta]) = Ao(Fecha())* 12 + ParcFecha("m", Fecha()) + 1

Contengan fechas que sean de los 30 31 ltimos das

Entre Fecha( ) Y AgregFecha("M", -1, Fecha( ))

Contengan una fecha que sea del trimestre en curso

Ao([FechaVenta]) = Ao(Ahora()) Y ParcFecha("t", Fecha()) = ParcFecha("t", Ahora())

Contengan una fecha que sea del trimestre anterior

Ao([FechaVenta])*4+ParcFecha("t",[FechaVenta]) = Ao(Fecha())*4+ParcFecha("t",Fecha())- 1

Contengan una fecha que sea del prximo trimestre

Ao([FechaVenta])*4+ParcFecha("t",[FechaVenta]) = Ao(Fecha())*4+ParcFecha("t",Fecha())+1

Contengan fechas que sean del ao en curso

Ao([FechaVenta]) = Ao(Fecha())

Contengan una fecha que sea del ao anterior

Ao([FechaVenta]) = Ao(Fecha()) - 1

Contengan una fecha que sea del ao prximo

Ao([FechaVenta]) = Ao(Fecha()) + 1

Contengan una fecha que est entre el 1 de enero y hoy (registros del ao hasta la fecha)

Ao([FechaVenta]) = Ao(Fecha()) Y Mes([FechaVenta]) <= Mes(Fecha()) Y Da([FechaVenta]) <= Da (Fecha())

Contengan una fecha ya pasada

< Fecha()

Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar antes de hoy. Devuelve los registros de las transacciones que tendrn lugar despus de hoy. Devuelve los registros en los que falta la fecha de la transaccin. Devuelve los registros en los que se conoce la fecha de la transaccin.

Contengan una fecha del futuro

> Fecha()

Filtren valores nulos (o que falten)

Es Nulo

Filtren valores no nulos

No es Nulo

Criterios para otros campos


Campos S/No En la fila Criterios, escriba S para incluir los registros que tengan activada la casilla de verificacin. Escriba No para incluir los registros que no tengan activada la casilla de verificacin.

Datos adjuntos En la fila Criterios, escriba Es Nulo para incluir los registros que no contengan datos adjuntos. Escriba No es Nulo para incluir los registros que s contengan datos adjuntos.

Campos de bsqueda Hay dos tipos de campos de bsqueda: los que buscan valores en un origen de datos existente (mediante una clave externa) y los que se basan en una lista de valores especificados al crearse el campo de bsqueda.

Los campos de bsqueda que se basan en una lista de valores especificados son del tipo de datos Texto, y los criterios vlidos son los mismos que para otros campos de texto.

Los criterios que se pueden usar en un campo de bsqueda basado en valores de un origen de datos existente dependen del tipo de datos de la clave externa, y no del tipo de los datos que se buscan. Por ejemplo, suponga que tiene un campo de bsqueda que muestra los nombres de empleados, pero usa una clave externa de tipo de datos Nmero. Puesto que el campo almacena un nmero en lugar de texto, usted utilizar criterios vlidos para nmeros, es decir, >2.

Si no conoce el tipo de datos de la clave externa, puede examinar la tabla de origen en la vista Diseo para determinar los tipos de datos de los campos. Para ello:

1. 2.

Busque la tabla de origen en el panel de navegacin. Abra la tabla en la vista Diseo. Para ello:

Haga clic en la tabla y, a continuacin, presione CTRL+ENTRAR. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la tabla y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.

3.

El tipo de datos de cada campo se muestra en la columna Tipo de datos de la cuadrcula de diseo de la tabla.

Campos multivalor Los datos de un campo multivalor se almacenan como filas en una tabla oculta que Office Access 2007 crea y rellena para representar el campo. En la vista Diseo de la consulta, se representa en el panel Lista de campos mediante un campo expansible. Para usar criterios para un campo multivalor, deber suministrar criterios para una fila de la tabla oculta. Para hacerlo:

1. 2.

Cree una consulta que contenga el campo multivalor y brala en la vista Diseo. Expanda el campo multivalor haciendo clic en el signo ms (+) situado junto al campo (si el campo ya est expandido, habr un signo menos (-)). Justo debajo del nombre del campo, ver un campo que representa un nico valor del campo multivalor. Este campo tendr el mismo nombre que el campo multivalor, con la cadena .Value agregada al final.

3.

Arrastre el campo multivalor y su campo de valor nico a columnas distintas en la cuadrcula de diseo. Si desea ver slo el campo multivalor completo en los resultados, desactive la casilla de verificacin Mostrar correspondiente al campo de valor nico.

4.

Escriba los criterios en la fila Criterios correspondiente al campo de valor nico, utilizando criterios apropiados segn cual sea el tipo de datos de los valores.

5.

Cada valor del campo multivalor se puede evaluar individualmente mediante los criterios que especifique. Por ejemplo, puede tener un campo multivalor para almacenar una lista de nmeros. Si especifica los criterios >5 Y <3, todos los registros donde haya al menos un valor mayor que 5 y un valor menor que 3 aparecern en los resultados

Access > Conceptos bsicos de Access Ayudar a prevenir y corregir problemas con los archivos de base de datos mediante Compactar y reparar
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Los archivos de base de datos pueden crecer en tamao rpidamente conforme se utilizan, lo que puede llegar a afectar al rendimiento. Tambin pueden resultar daados en algn momento. Puede utilizar el comando Compactar y reparar base de datos de Microsoft Office Access para prevenir o solucionar estos problemas.

En este artculo no se explica cmo realizar una copia de seguridad ni restaurar una base de datos. Encontrar vnculos a informacin adicional en la seccin Vea tambin.
NOTA

Al compactar y reparar una base de datos web publicada, es necesario sincronizar la base de

datos una vez terminadas la compactacin y la reparacin. Es posible que la compactacin y reparacin no resuelvan todos los problemas que pueden darse con una base de datos web publicada.

En este artculo

Por qu es necesario compactar y reparar una base de datos Antes de empezar Compactar y reparar una base de datos

Por qu es necesario compactar y reparar una base de datos


En esta introduccin se explica cmo el comando Compactar y reparar base de datos puede ayudar a prevenir y solucionar los siguientes problemas que afectan algunas veces a las bases de datos: los archivos son cada vez ms grandes y a veces resultan daados.

LOS ARCHIVOS DE BASE DATOS SON CADA VEZ MS GRANDES


A medida que agrega y actualiza los datos y cambia su diseo, aumenta el tamao del archivo de base de datos. Este aumento se produce por la incorporacin de nuevos datos, pero tambin por otros motivos:

Access crea objetos temporales ocultos para realizar diversas tareas. Algunas veces, esos objetos temporales permanecen en la base de datos cuando Access ya no los necesita.

Cuando elimina un objeto de base de datos, el espacio en disco que ocupaba el objeto no se recupera automticamente: el archivo de base de datos sigue utilizando ese espacio en disco aunque se haya eliminado el objeto.

Cuando el archivo de base de datos se llena con los restos de los objetos temporales y eliminados, su rendimiento podra verse reducido. Es posible que los objetos se abran ms lentamente, que las consultas tarden ms de lo normal en ejecutarse y que las operaciones habituales duren ms tiempo.
NOTA

Cuando se compacta una base de datos, los datos no se comprimen, sino que se reduce el

tamao del archivo de base de datos al eliminar el espacio no utilizado.

LOS ARCHIVOS DE BASE DE DATOS PUEDEN RESULTAR DAADOS


En algunas circunstancias, puede que un archivo de base de datos resulte daado. Si un archivo de base de datos se comparte a travs de una red y varios usuarios trabajan directamente con el archivo al mismo tiempo, es muy poco probable que ese archivo resulte daado. Pero las posibilidades de que se dae el archivo aumentan ligeramente si los usuarios modifican frecuentemente los datos en los campos Memo, y el riesgo cada vez es mayor. Puede mitigar ese riesgo con el comando Compactar y reparar base de datos.

A menudo, este tipo de dao es la consecuencia de un problema con un mdulo (mdulo: coleccin de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre. Existen dos tipos de mdulos: mdulos estndar y mdulos de clase.) de Visual Basic para Aplicaciones (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versin del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.) y no constituye un riesgo con respecto a la prdida de datos. Sin embargo, s representa un riesgo para el diseo de la base de datos y puede provocar que se pierda cdigo de VBA o que los formularios resulten inservibles.

Es poco frecuente que se pierdan datos cuando el archivo de base de datos resulta daado. Normalmente, esta prdida se limita a la ltima accin realizada por un usuario, es decir, a un nico cambio en los datos. Cuando un usuario empieza a cambiar datos y el cambio se interrumpe (debido, por ejemplo, a que se pierde el servicio de red), Access marca el archivo de base de datos como

daado. El archivo se puede reparar, pero es posible que falten algunos datos cuando finalice la reparacin.
SUGERENCIA Dividir una base de datos puede ayudar a impedir que se daen los archivos de base de

datos y a reducir la prdida de datos al mantener los datos en un archivo independiente al que los usuarios no tienen acceso directamente.

Access pregunta si desea reparar un archivo de base de datos daado


Al intentar abrir un archivo de base de datos que est daado, se le preguntar si desea que Access repare automticamente el archivo. Puede utilizar tambin manualmente el comando Compactar y reparar base de datos para reparar y abrir un archivo de base de datos daado.

Si Access repara completamente un archivo daado, muestra un mensaje en el que se indica que la reparacin se ha realizado correctamente y que debe comprobar el contenido de la base de datos para asegurarse de que todo est correcto.

Si la reparacin se realiza parcialmente, Access realiza un seguimiento de los objetos de base de datos que no se han podido reparar para que pueda determinar lo que necesita recuperar de una copia de seguridad.
NOTA

Puede definir una opcin de la base de datos que permite que el comando Compactar y

reparar base de datos se ejecute automticamente cada vez que se cierra una determinada base de datos. Si usted es el nico usuario de una base de datos, debe definir esta opcin. En las bases de datos multiusuario, definir esta opcin no sera lo ms conveniente porque puede interrumpir momentneamente la funcionalidad de la base de datos.

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Antes de empezar
Considere las siguientes acciones antes de compactar y reparar una base de datos:

Realice siempre una copia de seguridad Durante el proceso de reparacin, Access puede truncar algunos datos de tablas que estn daadas. A veces es posible recuperar estos datos de una copia de seguridad. Adems de la estrategia habitual de copia de seguridad, debe

hacer una copia de seguridad antes de usar el comando Compactar y reparar base de datos. Para ello, puede usar el comando Realizar copia de seguridad de la base de datos: Haga clic en el botn de Office. Aparece el Espacio de comandos contextuales. Elija Guardar y, a continuacin, en la categora Avanzadas, haga clic en Realizar copia de seguridad de la base de datos. Compactar y reparar automticamente A menos que comparta un archivo de base de datos determinado con otros usuarios a travs de una red, debe configurar la base de datos para que se compacte y repare automticamente. Registre la tabla de errores de recuperacin del sistema Cuando Access no es capaz de reparar todos los objetos de un archivo de base de datos daado, los objetos que no se pueden recuperar se registran en una tabla denominada MSysCompactErrors. Si hay errores, Access abre la tabla MSysCompactErrors en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: vista que muestra datos de una tabla, un formulario, una consulta, una vista o un procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.).

Si dispone de una copia de seguridad de la base de datos realizada antes de que la base de datos resultara daada, puede usar la tabla MSysCompactErrors para determinar los objetos que desea importar de la copia de seguridad a la base de datos reparada.

Obtenga acceso exclusivo a la base de datos cuando use el comando Compactar y reparar base de datos Si usted es la nica persona que usa la base de datos, puede omitir el resto de esta seccin e ir directamente a Compactar y reparar una base de datos.

Una operacin Compactar y reparar requiere acceso exclusivo al archivo de base de datos, porque la operacin puede interrumpir el trabajo de los dems usuarios. Cuando vaya a ejecutar una operacin Compactar y reparar, deber notificrselo a los dems usuarios para que no utilicen la base de datos durante ese tiempo.

Indique a los usuarios durante cunto tiempo no deben usar la base de datos. Si ejecuta operaciones Compactar y reparar peridicamente, mantenga un registro de cunto tarda la operacin. Podr realizar clculos ms precisos que orienten a los dems usuarios sobre cunto tiempo deben evitar usar la base de datos.

Obtenga permisos (permisos: conjunto de atributos que especifica el tipo de acceso que tiene un usuario a los datos u objetos de una base de datos.) suficientes para ejecutar una operacin Compactar y reparar Si usa un archivo de base de datos de una versin anterior y trabaja en un grupo de trabajo (grupo de trabajo: grupo de usuarios en un entorno multiusuario que comparten datos y el mismo archivo de informacin de grupo de trabajo.), tal vez desee compactar y reparar la base de datos usted mismo. Si no tiene permisos suficientes y necesita compactar y reparar una base de datos, pngase en contacto con el administrador del grupo de trabajo para solicitar asistencia.

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Compactar y reparar una base de datos


Compactar y reparar automticamente una base de datos al cerrarla Compactar y reparar manualmente una base de datos

COMPACTAR Y REPARAR AUTOMTICAMENTE UNA BASE DE DATOS AL CERRARLA


Puede seleccionar la opcin de base de datos Compactar al cerrar si desea compactar y reparar automticamente una base de datos cuando se cierre.
NOTA

Esta opcin slo afecta a la base de datos que est actualmente abierta. Debe definir esta

opcin para cada base de datos que desee compactar y reparar automticamente. 1. 2. 3. 4. Haga clic en el botn de Office. Aparece el Espacio de comandos contextuales. En el panel izquierdo del espacio de comandos contextuales, haga clic en Opciones. En el cuadro de dilogo Opciones de Access, haga clic en Base de datos actual. En Opciones de aplicacin, active la casilla de verificacin Compactar al cerrar.

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COMPACTAR Y REPARAR MANUALMENTE UNA BASE DE DATOS

Adems o en lugar de usar la opcin de base de datos Compactar al cerrar, puede ejecutar manualmente el comando Compactar y reparar base de datos. Puede ejecutar el comando cuando la base de datos est abierta o para una base de datos cerrada. Puede crear tambin un acceso directo en el escritorio que ejecute el comando Compactar y reparar base de datos en un archivo de base de datos determinado.

Compactar y reparar una base de datos abierta


NOTA

Si otros usuarios estn utilizando actualmente el archivo de base de datos, no puede realizar

una operacin Compactar y reparar. Haga clic en el botn de Office. Aparece el Espacio de comandos contextuales. Seleccione Informacin y, a continuacin, haga clic en Compactar y reparar base de datos.

Compactar y reparar una base de datos que no est abierta


NOTA

Si otros usuarios estn utilizando actualmente el archivo de base de datos, no puede realizar

una operacin Compactar y reparar. Mientras ejecuta la operacin, ningn usuario puede utilizar el archivo de base de datos. 1. 2. 3. Inicie Access, pero no abra una base de datos. Seleccione Informacin y, a continuacin, haga clic en Compactar y reparar base de datos. En el cuadro de dilogo Base de datos de origen para compactar, desplcese a la base de datos que desea compactar y reparar y haga doble clic en ella.

Crear un acceso directo en el escritorio que compacte y repare una determinada base de datos
Puede crear un acceso directo en el escritorio para compactar y reparar una base de datos determinada.

Antes de empezar, compruebe la ubicacin del archivo Msaccess.exe en su equipo. El archivo Msaccess.exe se encuentra normalmente en la siguiente carpeta:

C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office14

Si no encuentra el archivo Msaccess.exe en esa ubicacin, bsquelo y tome nota de la ruta de acceso completa.

Crear el acceso directo de escritorio

1.

Haga clic con el botn secundario del mouse en el escritorio, elija Nuevo y, a continuacin, haga clic en Acceso directo en el men contextual.

2.

En la primera pgina del asistente Crear acceso directo, en el cuadro Escriba la ubicacin del elemento, escriba el smbolo de dobles comillas ("), especifique la ruta de acceso completa del archivo Msaccess.exe (incluido el nombre de archivo) y, a continuacin, escriba otro smbolo de dobles comillas. Tambin puede hacer clic en Examinar para buscar y seleccionar el archivo. En este caso, los smbolos de comillas se agregan automticamente.

Por ejemplo, escriba:"C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office14\msaccess.exe"

3.

Detrs de las comillas de cierre, inserte un espacio y escriba la ruta de acceso completa a la base de datos que desea compactar y reparar. Si la ruta incluye espacios, escrbala entre comillas. Inserte otro espacio seguido de /compact.

Por ejemplo, escriba: "C:\Mi carpeta\Mi base de datos.accdb" /compact

4. 5.

Haga clic en Siguiente. En el cuadro Escriba un nombre para este acceso directo, escriba un nombre para el acceso directo y, a continuacin, haga clic en Finalizar.

El asistente crear el acceso directo y lo colocar en el escritorio.

6.

Siempre que desee compactar y reparar la base de datos, haga doble clic en el acceso directo.
SUGERENCIA Para agregar el acceso directo de escritorio al men Inicio, haga clic con el

botn secundario del mouse en el acceso directo y, a continuacin, haga clic en Anclar al men Inicio en el men contextual.

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Access > Conceptos bsicos de Access Introduccin a Access SQL


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Si desea recuperar datos de una base de datos, puede solicitar los datos mediante el Lenguaje de consulta estructurado o SQL. SQL es un lenguaje de computacin que se asemeja al ingls y que los programas de bases de datos comprenden. Cada consulta que se ejecuta usa SQL en segundo plano.

Si comprende el funcionamiento de SQL, podr crear mejores consultas adems de entender cmo solucionar una consulta que no devuelve los resultados deseados.
NOTA

No se puede editar SQL para una consulta web.

En este artculo

Qu es SQL? Clusulas SQL bsicas: SELECT, FROM y WHERE Ordenar los resultados: ORDER BY BY Trabajar con datos resumidos: GROUP BY y HAVING Combinar los resultados de la consulta: UNION Ms informacin acerca de la clusula SELECT Ms informacin acerca de la clusula FROM Ms informacin acerca de la clusula WHERE

Qu es SQL?
SQL es un lenguaje de computacin que sirve para trabajar con conjuntos de datos y las relaciones entre ellos. Los programas de bases de datos relacionales, como Microsoft Office Access, usan SQL para trabajar con datos. A diferencia de muchos lenguajes de computacin, SQL no es difcil de leer y entender, incluso para un usuario inexperto. Al igual que muchos lenguajes de computacin, SQL es un estndar internacional reconocido por organismos de estndares, como ISO y ANSI.

SQL no es difcil de leer y entender, incluso para un usuario inexperto.

SQL se usa para describir conjuntos de datos que pueden ayudarle a responder preguntas. Cuando usa SQL, debe emplear la sintaxis correcta. La sintaxis es el conjunto de reglas mediante las cuales se combinan los elementos de un lenguaje correctamente. La sintaxis de SQL se basa en la sintaxis del ingls y usa muchos de los mismos elementos que la sintaxis de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versin del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.).

Por ejemplo, una simple instruccin SQL que recupera una lista de los apellidos de contactos cuyo nombre es Mara podra ser similar a esto:
SELECT Last_Name FROM Contacts WHERE First_Name = 'Mary';
NOTA

SQL no se usa solo para manipular datos, sino tambin para crear y modificar el diseo de los

objetos de una base de datos (por ejemplo, las tablas). La parte de SQL que se usa para crear y modificar objetos de una de base de datos se denomina lenguaje de definicin de datos (DDL). En este tema no se describe el DDL. Para obtener ms informacin, vea el tema acerca de cmo crear o modificar tablas o ndices mediante una consulta de definicin de datos.

INSTRUCCIONES SELECT
Para describir un conjunto de datos mediante SQL, escriba una instruccin SELECT. Una instruccin SELECT contiene una descripcin completa del conjunto de datos que desea obtener de una base de datos. Incluye lo siguiente:

Qu tablas contienen los datos. Cmo se relacionan los datos de orgenes diferentes. Qu campos o clculos proporcionarn los datos. Criterios que los datos deben cumplir para ser incluidos. Si se deben ordenar los datos y, en caso de ser as, cmo deben ordenarse.

CLUSULAS SQL

Al igual que una frase, una instruccin SQL tiene clusulas. Cada clusula realiza una funcin para la instruccin SQL. Algunas clusulas son obligatorias en una instruccin SELECT. En la siguiente tabla se enumeran las clusulas SQL ms comunes.
Clusula SQL SELECT FROM WHERE

Funcin Muestra una lista de los campos que contienen datos de inters. Muestra las tablas que contienen los campos de la clusula SELECT. Especifica los criterios de campo que cada registro debe cumplir para poder ser incluido en los resultados. Especifica la forma de ordenar los resultados. En una instruccin SQL que contiene funciones de agregado, muestra los campos que no se resumen en la clusula SELECT. En una instruccin SQL que contiene funciones de agregado, especifica las condiciones que se aplican a los campos que se resumen en la instruccin SELECT.

Obligatoria S S No

ORDER BY GROUP BY HAVING

No Solo si estn estos campos No

TRMINOS DE SQL
Cada clusula SQL consta de trminos, comparables a diferentes partes de la oracin. En la siguiente tabla se enumeran los tipos de trminos de SQL.
Trmino de SQL identificador Parte de la oracin comparable sustantivo

Definicin Nombre que se usa para identificar un objeto de la base de datos, como el nombre de un campo. Palabra clave que representa o modifica una accin. Valor que no cambia, como un nmero o un valor nulo (NULL). Combinacin de identificadores, operadores, constantes y funciones que se evala como un valor nico.

Ejemplo Clientes.[Nmero de telfono] AS

operador

verbo o adverbio

constante

sustantivo

42

expresin

adjetivo

> = Productos.[Precio por unidad]

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Clusulas SQL bsicas: SELECT, FROM y WHERE


Una instruccin SQL tiene el formato general:

SELECT field_1 FROM table_1 WHERE criterion_1 ;


NOTAS

Access pasa por alto los saltos de lnea en una instruccin SQL. Sin embargo, conviene usar una lnea para cada clusula para que las instrucciones SQL sean ms fciles de leer por todos. Cada una de las instrucciones SELECT termina con un punto y coma (;). El punto y coma (;) puede aparecer al final de la ltima clusula o solo en una lnea al final de la instruccin SQL.

UN EJEMPLO EN ACCESS
A continuacin se muestra el aspecto que podra tener en Access una instruccin SQL para una consulta de seleccin simple:

Clusula SELECT

Clusula FROM

Clusula WHERE

En este ejemplo de instruccin SQL, se indica "Seleccionar los datos almacenados en los campos Direccin de correo electrnico y Empresa de la tabla llamada Contactos, especficamente aquellos registros en los cuales el valor del campo Ciudad sea Seattle".

A continuacin se incluye un ejemplo y se describe cada clusula para mostrar cmo funciona la sintaxis de SQL.

CLUSULA SELECT
SELECT [E-mail Address], Company

sta es la clusula SELECT. Se compone de un operador (SELECT) seguido de dos identificadores ([Direccin de correo electrnico] y Empresa).

Si un identificador contiene espacios o caracteres especiales (como "Direccin de correo electrnico"), se debe escribir entre corchetes.

Una clusula SELECT no tiene que mencionar las tablas que contienen los campos y no puede especificar las condiciones que deben cumplir los datos que se van a incluir.

La clusula SELECT siempre aparece antes que la clusula FROM en una instruccin SELECT.

CLUSULA FROM
FROM Contacts

sta es la clusula FROM. Se compone de un operador (FROM) seguido de un identificador (Contactos).

Una clusula FROM no enumera los campos que se van a seleccionar.

CLUSULA WHERE
WHERE City="Seattle"

sta es la clusula WHERE. Se compone de un operador (WHERE) seguido de un identificador (Ciudad="Seattle").


NOTA

A diferencia de las clusulas SELECT y FROM, la clusula WHERE no es un elemento

obligatorio en una instruccin SELECT.

Puede realizar muchas de las acciones que SQL permite mediante las clusulas SELECT, FROM y WHERE. En las secciones incluidas al final de este artculo encontrar ms informacin acerca de cmo usar estas clusulas:

Ms informacin acerca de la clusula SELECT Ms informacin acerca de la clusula FROM Ms informacin acerca de la clusula WHERE

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Ordenar los resultados: ORDER BY


Al igual que Microsoft Office Excel, Access permite ordenar los resultados de la consulta en una hoja de datos. Adems, puede especificar en la consulta cmo desea ordenar los resultados al ejecutar la consulta mediante una clusula ORDER BY. Si usa una clusula ORDER BY, sta ser la ltima clusula en la instruccin SQL.

Una clusula ORDER BY contiene una lista de los campos que desea usar para ordenar, en el mismo orden en el que desea aplicar las operaciones de ordenacin.

Por ejemplo, suponga que desea ordenar los resultados por el valor del campo Empresa en orden descendente y, en caso de que haya registros con el mismo valor para Empresa , desea ordenarlos adems por el valor indicado en el campo Direccin de correo electrnico en orden ascendente. La clusula ORDER BY podra ser similar a la siguiente:
ORDER BY Company DESC, [E-mail Address]
NOTA

De forma predeterminada, Access ordena los valores de forma ascendente (A-Z, de menor a

mayor). Use la palabra clave DESC para ordenar los valores en orden descendente.

Para obtener ms informacin acerca de la clusula ORDER BY, vea el tema sobre la clusula ORDER BY.

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Trabajar con datos resumidos: GROUP BY y HAVING


En ocasiones, es posible que desee trabajar con datos resumidos, como las ventas totales de un mes o los artculos ms caros del inventario. Para ello, debe aplicar una funcin de agregado (funcin de

agregado: funcin, como Suma, Cuenta, Promedio o Var, que se utiliza para calcular totales.) a un campo en la clusula SELECT. Por ejemplo, si desea que la consulta muestre la cantidad de direcciones de correo electrnico para cada una de las empresas, la clusula SELECT debe ser similar a la siguiente:
SELECT COUNT([E-mail Address]), Company

Las funciones de agregado que se pueden usar dependen del tipo de datos del campo o la expresin que desea emplear. Para obtener ms informacin acerca de las funciones de agregado disponibles, vea el tema sobre las funciones de agregado de SQL.

ESPECIFICAR CAMPOS QUE NO SE USAN EN UNA FUNCIN DE AGREGADO: CLUSULA GROUP BY


Al usar las funciones de agregado, normalmente debe crear una clusula GROUP BY. Una clusula GROUP BY muestra una lista de todos los campos a los que no se aplica una funcin de agregado. Si aplica las funciones de agregado a todos los campos de una consulta, no es necesario crear la clusula GROUP BY.

Una clusula GROUP BY se incluye inmediatamente despus de la clusula WHERE o la clusula FROM si no hay una clusula WHERE. La clusula GROUP BY muestra una lista de los campos que aparecen en la clusula SELECT.

Por ejemplo, siguiendo con el ejemplo anterior, si la clusula SELECT aplica una funcin de agregado a [Direccin de correo electrnico] pero no a Empresa, la clusula GROUP BY sera similar a la siguiente:
GROUP BY Company

Para obtener ms informacin acerca de la clusula GROUP BY, vea el tema sobre la clusula GROUP BY.

LIMITAR LOS VALORES DE AGREGADO MEDIANTE LOS CRITERIOS DE AGRUPACIN: CLUSULA HAVING

Si desea usar criterios para limitar sus resultados, pero el campo al que desea aplicar el criterio se usa en una funcin de agregado, no puede usar una clusula WHERE. En su lugar, debe usar una clusula HAVING. La clusula HAVING funciona como la clusula WHERE, pero se usa para los datos agregados.

Por ejemplo, suponga que usa la funcin COUNT (que devuelve un nmero de filas) con el primer campo de la clusula SELECT:
SELECT COUNT([E-mail Address]), Company

Si desea que la consulta limite los resultados segn el valor de la funcin COUNT, no puede usar un criterio para dicho campo en la clusula WHERE. Por el contrario, debe incluir el criterio en una clusula HAVING. Por ejemplo, si solo desea que la consulta indique las filas en caso de que exista ms de una direccin de correo electrnico asociada con la empresa, la clusula HAVING debera ser similar a la siguiente:
HAVING COUNT([E-mail Address])>1
NOTA

Una consulta puede incluir una clusula WHERE y una clusula HAVING: los criterios para los

campos que no se usan en una funcin de agregado se corresponden con la clusula WHERE y los criterios de los campos que se usan en las funciones de agregado se corresponden con la clusula HAVING.

Para obtener ms informacin acerca de la clusula HAVING, vea el tema sobre la clusula HAVING.

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Combinar los resultados de la consulta: UNION


Si desea revisar todos los datos obtenidos en conjunto de varias consultas de seleccin similares, como un conjunto combinado, use el operador UNION.

El operador UNION le permite combinar dos instrucciones SELECT en una. Las instrucciones SELECT que combine deben tener el mismo nmero de campos de resultado, en el mismo orden y con el mismo tipo de datos o con tipos de datos compatibles. Al ejecutar la consulta, los datos de cada conjunto de campos correspondientes se combinan en un nico campo de resultado de modo que el resultado de la consulta tenga el mismo nmero de campos que cada una de las instrucciones de seleccin.

NOTA

A efectos de una consulta de unin, los tipos de datos Texto y Nmero son compatibles.

Si usa el operador UNION, tambin puede usar la palabra clave ALL para especificar si los resultados de la consulta deben incluir las filas duplicadas, si existe alguna.

La sintaxis bsica de SQL para una consulta de unin que combina dos instrucciones SELECT es la siguiente:
SELECT field_1 FROM table_1 UNION [ALL] SELECT field_a FROM table_a ;

Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Productos y otra tabla denominada Servicios. Ambas tablas tienen campos que contienen el nombre del producto o servicio, el precio, la disponibilidad de garanta del servicio o de garanta del producto, y si el producto o servicio se ofrece de forma exclusiva. Aunque en la tabla Productos se almacena informacin de garanta del producto y en la tabla Servicios se almacena informacin de garanta del servicio, la informacin bsica es la misma (si un producto o servicio determinado incluye una garanta de calidad). Puede usar una consulta de unin, como la que se muestra a continuacin, para combinar los cuatro campos de las dos tablas:
SELECT name, price, warranty_available, exclusive_offer FROM Products UNION ALL SELECT name, price, guarantee_available, exclusive_offer FROM Services ;

Para obtener ms informacin acerca de cmo combinar instrucciones SELECT mediante el operador UNION, vea el tema sobre cmo combinar los resultados de varias consultas de seleccin mediante una consulta de unin.

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Ms informacin acerca de la clusula SELECT

En una instruccin SELECT, la clusula SELECT incluye los campos que contienen los datos que desea usar.

USAR CORCHETES PARA INCLUIR LOS IDENTIFICADORES


Puede escribir el nombre entre corchetes para incluir el nombre de un campo en la clusula SELECT. Si el nombre no contiene espacios ni caracteres especiales (como signos de puntuacin), los corchetes son opcionales. Si el nombre contiene espacios o caracteres especiales, debe usar los corchetes.
SUGERENCIA Un nombre que contiene espacios resulta ms fcil de leer y le permite ahorrar tiempo

cuando disea formularios e informes, pero es posible que luego deba escribir ms al especificar instrucciones SQL. Debe tener en cuenta este dato cuando asigne un nombre a los objetos de la base de datos.

Si la instruccin SQL tiene dos o ms campos con el mismo nombre, debe agregar el nombre del origen de datos de cada campo al nombre del campo en la clusula SELECT. Debe usar el mismo nombre para los orgenes de datos que ha usado en la clusula FROM.

SELECCIONAR TODOS LOS CAMPOS


Si desea incluir todos los campos de un origen de datos, puede enumerar todos los campos individualmente en la clusula SELECT o bien puede usar el carcter comodn asterisco (*). Si usa el asterisco, Access determina los campos que contiene el origen de datos cuando se ejecuta la consulta e incluye todos esos campos en la consulta. Esto le permite asegurarse de que la consulta se actualizar en caso de que se agreguen nuevos campos al origen de datos.

Puede usar el asterisco con uno o ms orgenes de datos en una instruccin SQL. Si usa el asterisco y hay varios orgenes de datos, debe incluir el nombre del origen de datos junto con el asterisco para que Access pueda determinar desde qu origen de datos debe incluir todos los campos.

Por ejemplo, suponga que desea seleccionar todos los campos de la tabla Pedidos, pero solo la direccin de correo electrnico de la tabla de Contactos. La clusula SELECT podra ser similar a la siguiente:
SELECT Orders.*, Contacts.[E-mail Address]

NOTA

Realice un seguimiento cada vez que use el asterisco. Si ms adelante se agregan al origen de

datos nuevos campos que no estaban previstos, los resultados de la consulta podran no ser los deseados.

SELECCIONAR VALORES DISTINTOS


Si sabe que la instruccin seleccionar datos redundantes y prefiere ver solo los valores distintos, puede usar la palabra clave DISTINCT en la clusula SELECT. Por ejemplo, suponga que cada uno de los clientes representa varios intereses diferentes y algunos usan el mismo nmero de telfono. Si desea asegurarse de que solo se vea cada uno de los nmeros de telfono una vez, la clusula SELECT debe ser similar a la siguiente:
SELECT DISTINCT [txtCustomerPhone]

USAR NOMBRES SUSTITUTOS PARA LOS CAMPOS O EXPRESIONES: PALABRA CLAVE AS


Puede cambiar la etiqueta que se muestra para cualquier campo en la vista de hoja de datos mediante la palabra clave AS y un alias de campo en la clusula SELECT. Un alias de campo es un nombre que se asigna a un campo en una consulta para que las consultas sean ms fciles de leer. Por ejemplo, si desea seleccionar datos de un campo llamado txtTelClien y el campo contiene los nmeros de telfono de los clientes, puede mejorar la legibilidad de los resultados mediante el uso de un alias de campo en la instruccin SELECT de la siguiente manera:
SELECT [txtCustPhone] AS [Customer Phone]
NOTA

Debe usar un alias de campo si se usa una expresin en una clusula SELECT.

Seleccionar mediante una expresin


En ocasiones, es posible que necesite realizar clculos a partir de los datos o recuperar solo una parte de los datos de un campo. Por ejemplo, suponga que desea obtener el ao de nacimiento de los clientes a partir de los datos del campo Fecha de nacimiento de la base de datos. La clusula SELECT puede ser similar a la siguiente:
SELECT DatePart("yyyy",[BirthDate]) AS [Birth Year]

Esta expresin consta de la funcin DatePart y dos argumentos ("yyyy" (constante) y [BirthDate] (identificador)).

Puede usar cualquier expresin vlida como campo siempre que la expresin genere un valor nico al especificar un valor de entrada nico.

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Ms informacin acerca de la clusula FROM


En una instruccin SELECT, la clusula FROM especifica las tablas o consultas que contienen los datos que usar la clusula SELECT.

Supongamos que desea saber el nmero de telfono de un cliente especfico. Si la tabla que contiene el campo que almacena estos datos se llama tblCliente, la clusula FROM sera similar a:
FROM tblCustomer

USAR CORCHETES PARA INCLUIR LOS IDENTIFICADORES


Puede escribir el nombre entre corchetes. Si el nombre no contiene espacios ni caracteres especiales (como signos de puntuacin), los corchetes son opcionales. Si el nombre contiene espacios o caracteres especiales, debe usar los corchetes.
SUGERENCIA Un nombre que contiene espacios resulta ms fcil de leer y le permite ahorrar tiempo

cuando disea formularios e informes, pero es posible que luego deba escribir ms al especificar instrucciones SQL. Debe tener en cuenta este dato cuando asigne un nombre a los objetos de la base de datos.

USAR NOMBRES SUSTITUTOS PARA ORGENES DE DATOS


Puede usar un nombre diferente para hacer referencia a un origen de datos en una instruccin SELECT mediante un alias de tabla en la clusula FROM. Un alias de tabla es el nombre que se asigna a un origen de datos en una consulta si se usa una expresin como origen de datos o para facilitar la escritura y lectura de la instruccin SQL. Esto puede ser especialmente til si el nombre del origen de

datos es largo o difcil de escribir, sobre todo si hay varios campos que tienen el mismo nombre en diferentes tablas.

Por ejemplo, si desea seleccionar datos de dos campos, ambos con el nombre ID, uno de los cuales procede de la tabla tblCliente y el otro de la tabla tblPedido, la clusula SELECT puede ser similar a la siguiente:
SELECT [tblCustomer].[ID], [tblOrder].[ID]

Al usar alias de tabla en la clusula FROM, puede facilitar la escritura de la consulta. As, la clusula FROM podra ser similar a:
FROM [tblCustomer] AS [C], [tblOrder] AS [O]

A continuacin, puede usar estos alias de tabla en la clusula SELECT del modo siguiente:
SELECT [C].[ID], [O].[ID]
NOTA

Si se usa un alias de tabla, puede hacer referencia al origen de datos en la instruccin SQL

mediante el alias o mediante el nombre completo del origen de datos.

COMBINAR DATOS RELACIONADOS


Cuando necesite combinar pares de registros de dos orgenes de datos en un registro nico en los resultados de una consulta, puede realizar una combinacin. Una combinacin es una operacin de SQL que especifica cmo se relacionan dos orgenes de datos y si se deben incluir los datos de un origen en caso de no haber ningn dato correspondiente del otro origen.

Para combinar la informacin de dos orgenes de datos, debe realizar una operacin de combinacin en el campo que tienen en comn. Si los valores almacenados en este campo coinciden, los datos de los registros se combinan en los resultados.

Adems de la combinacin de datos, tambin se puede usar una combinacin para especificar si se incluirn registros de cualquier tabla en caso de no haber ningn registro correspondiente en la tabla relacionada.

Por ejemplo, supongamos que desea usar los datos de dos tablas en una consulta: tblCliente y tblPedido. Las dos tablas tienen un campo, IDCliente, que identifica a un cliente. Cada uno de los registros de la tabla tblCliente puede tener uno o ms registros correspondientes en la tabla tblPedido y los valores correspondientes pueden estar determinados por los valores del campo IDCliente.

Si desea combinar las tablas de modo que la consulta combine los registros de las tablas y excluya registros de cada tabla si no hay ningn registro correspondiente en la otra tabla, la clusula FROM puede ser similar a la siguiente (se ha agregado un salto de lnea para mejorar la legibilidad):
FROM [tblCustomer] INNER JOIN [tblOrder] ON [tblCustomer].[CustomerID]=[tblOrder].[CustomerID]

En Microsoft Office Access, las combinaciones se producen en la clusula FROM de una instruccin SELECT. Hay dos tipos de combinaciones: combinaciones internas y combinaciones externas. En las siguientes secciones se explican estos dos tipos de combinaciones.

COMBINACIONES INTERNAS
Las combinaciones internas son el tipo de combinacin ms comn. Cuando se ejecuta una consulta con una combinacin interna, los nicos registros que se incluyen en los resultados de la consulta son los registros en los que existe un valor comn en las dos tablas combinadas.

Una combinacin interna tiene la siguiente sintaxis (se ha agregado un salto de lnea para mejorar la legibilidad):
FROM table1 INNER JOIN table2 ON table1.field1 compopr table2.field2

En la siguiente tabla se describen las diferentes partes de una operacin INNER JOIN.
Parte tabla1, tabla2 campo1, campo2 Descripcin Nombres de las tablas cuyos registros se combinan.

Nombres de los campos que se combinan. Si no son numricos, los campos deben ser del mismo tipo de datos (tipo de datos: caracterstica de un campo que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) y contener la misma clase de datos, pero pueden tener nombres distintos.

opcomp

Cualquier operador de comparacin relacional: "=", "<", ">", "<=", ">=" o "<>".

COMBINACIONES EXTERNAS
Las combinaciones externas son similares a las combinaciones internas porque indican a una consulta cmo combinar informacin a partir de dos orgenes. Son diferentes ya que tambin especifican si se incluirn datos donde no hay ningn valor comn. Las combinaciones externas son direccionales: se puede especificar si incluir todos los registros del primer origen de datos especificado en la combinacin (denominada combinacin izquierda o left join) o incluir todos los registros del segundo origen de datos en la combinacin (denominada combinacin derecha o right join).

Una combinacin externa tiene la siguiente sintaxis:

FROM tabla1 [ LEFT | RIGHT ] JOIN tabla2 ON tabla1.campo1opcomp tabla2.campo2

En la siguiente tabla se describen las diferentes partes de las operaciones LEFT JOIN y RIGHT JOIN.
Parte tabla1, tabla2 campo1, campo2 Descripcin Nombres de las tablas cuyos registros se combinan.

Nombres de los campos que se combinan. Estos campos deben ser del mismo tipo de datos (tipo de datos: caracterstica de un campo que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) y contener la misma clase de datos, pero pueden tener nombres distintos. Cualquier operador de comparacin relacional: "=", "<", ">", "<=", ">=" o "<>".

opcomp

Para obtener ms informacin acerca de las combinaciones, vea el tema sobre cmo combinar tablas y consultas.

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Ms informacin acerca de la clusula WHERE


Si desea usar datos para limitar el nmero de registros devueltos en una consulta, puede usar criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) de consulta en la clusula WHERE de una

instruccin SELECT. Un criterio de consulta es similar a una frmula: consiste en una cadena que puede incluir referencias de campos, operadores (operador: signo o smbolo que especifica el tipo de clculo que se debe llevar a cabo en una expresin. Hay operadores matemticos, comparativos, lgicos y referenciales.) y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no vara. Por ejemplo, el nmero 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.). Los criterios de consulta son un tipo de expresin (expresin: cualquier combinacin de operadores matemticos o lgicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evala a un solo valor. Las expresiones pueden realizar clculos, manipular caracteres o probar datos.).

En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo y se explica cmo funcionan.


Criterios >25 y <50 Descripcin Este criterio se aplica a un campo de nmero, como Precios o UnidadesenExistencias. Incluye solo aquellos registros en los que el campo contiene un valor superior a 25 e inferior a 50. Este criterio se aplica a un campo de Fecha/Hora, como Fecha de nacimiento. En el resultado de la consulta se incluyen nicamente los registros en los cuales la cantidad de aos entre la fecha de nacimiento de una persona y la fecha actual es superior a 30. Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de campo para mostrar los registros en los que el valor de campo es nulo.

DifFecha("aaaa", [FechaNacimiento], Fecha()) > 30 Es nulo

Tal como se observa en la tabla anterior, los criterios pueden ser muy distintos entre s segn el tipo de datos del campo al que se apliquen y los requisitos especficos en cada caso. Algunos criterios son sencillos y usan operadores bsicos y constantes. Otros son complejos y usan funciones y operadores especiales, e incluyen referencias de campo.
IMPORTANTE Si se usa un campo con una funcin de agregado, no podr especificar criterios para

dicho campo en una clusula WHERE. En su lugar, debe usar una clusula HAVING para especificar criterios para los campos agregados. Para obtener ms informacin, vea la seccin Trabajar con datos resumidos: GROUP BY y HAVING .

Sintaxis de la clusula WHERE


Una clusula WHERE tiene la siguiente sintaxis bsica:

WHERE field = criterion

Por ejemplo, suponga que desea saber el nmero de telfono de un cliente, pero solo recuerda que el apellido del cliente es Bagel. En lugar de buscar en todos los nmeros de telfono de la base de datos, puede usar una clusula WHERE para limitar los resultados y encontrar ms fcilmente el nmero de telfono deseado. Si los apellidos se almacenan en un campo denominado Apellidos, la clusula WHERE ser similar a la siguiente::
WHERE [LastName]='Bagel'
NOTA

No es necesario basar los criterios de la clusula WHERE en la equivalencia de valores. Puede

usar otros operadores de comparacin, como mayor que (>) o menor que (<). Por ejemplo, WHERE [Precio]>100.

USAR LA CLUSULA WHERE PARA COMBINAR ORGENES DE DATOS


En ocasiones, es posible que necesite combinar orgenes de datos basados en los campos que contienen datos coincidentes, pero que tienen distintos tipos de datos. Por ejemplo, el campo de una tabla puede tener el tipo de datos Nmero y es posible que desee comparar dicho campo con un campo de otra tabla que tiene el tipo de datos Texto.

No puede crear una unin entre campos que tienen distintos tipos de datos. Para combinar los datos de dos orgenes de datos basados en los valores de los campos que tienen distintos tipos de datos, debe crear una clusula WHERE que use un campo como criterio para el otro campo mediante la palabra clave LIKE.

Por ejemplo, suponga que desea usar los datos de la tabla1 y la tabla2, pero solo si los datos del campo1 (campo de texto de la tabla1) coinciden con los datos del campo2 (campo numrico de la tabla2). La clusula WHERE ser similar a la siguiente:
WHERE field1 LIKE field2

Para obtener ms informacin acerca de cmo crear un criterio para usar una clusula WHERE, vea el tema de ejemplos de criterios de consulta.

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Access > Personalizar Omitir las opciones de inicio cuando se abre una base de datos
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Si usa un valor para especificar lo que sucede cuando se abre una base de datos de Microsoft Access 2010, puede omitir dicho valor para recuperar acceso completo a la base de datos. Por ejemplo, puede configurar opciones para una base de datos activa desde el cuadro de dilogo Opciones de Access o creando una macro AutoExec o mediante un procedimiento de evento (procedimiento de evento: procedimiento que se ejecuta automticamente en respuesta a un evento iniciado por un usuario o cdigo de programa o el sistema desencadena.) Abrir. Si la base de datos tiene un valor para las opciones de inicio, en este artculo se describe cmo omitirlo.

En ocasiones, la opcin para omitir las opciones de inicio puede ser til. Por ejemplo, si hubiera establecido la opcin para ocultar el panel de navegacin, pero quisiera que este est visible, puede omitir la opcin establecida previamente. Para omitir opciones de inicio, realice el siguiente paso:

Mantenga presionada la tecla MAYS mientras se abre la base de datos.

En funcin de la configuracin de seguridad de macros de la base de datos, puede que vea uno o ms mensajes de seguridad en el inicio.
NOTA

Debe mantener presionada la tecla MAYS hasta que cierre todos los mensajes de seguridad.

De lo contrario no se omitirn las opciones de inicio.

Al abrir una base de datos mientras mantiene presionada la tecla MAYS, se omiten muchas de las opciones configuradas en la pgina Base de datos actual del cuadro de dilogo Opciones de Access. Para cambiar estas opciones, haga lo siguiente:

1.

Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Opciones.

Se abre el cuadro Opciones de Access.

2.

Haga clic en Base de datos actual y cambie la configuracin para la base de datos activa. Probablemente deba cerrar y volver a abrir la base de datos para que los cambios surtan

NOTA

efecto.

En la siguiente tabla se enumeran cada una de las opciones de configuracin de la pgina Base de datos actual y cmo se comportan cuando se abre la base de datos mientras mantiene presionada la tecla MAYS.
Grupo de opciones Opciones de aplicacin Comportamiento cuando se omitieron las opciones de inicio No se muestra el ttulo de la aplicacin personalizada.

Valor Ttulo de la aplicacin

Icono de la aplicacin Mostrar formulario

No se muestra el icono de la aplicacin personalizada. No se muestra el formulario designado y no se ejecuta ninguno de los procedimientos de evento del formulario. Solo est disponible cuando se presenta un formulario web designado. Cuando est disponible, no se muestra el formulario web designado, y no se ejecutar ninguno de los procedimientos de evento del formulario. El panel de navegacin se muestra incluso si esta opcin no est activada. No se muestra la cinta personalizada designada.

Formulario de presentacin web

Navegacin

Mostrar panel de navegacin Nombre de la banda de opciones

Opciones de barra de herramientas y cinta

Permitir el uso de mens no restringidos Permitir el uso de mens contextuales predeterminados

Se muestran todas las pestaas de la cinta predeterminadas, independientemente del valor. Se muestran todos los mens contextuales predeterminados independientemente del valor.

Para obtener ms informacin sobre cmo configurar las opciones para la base de datos actual, consulte el artculo sobre cmo configurar opciones de usuario para una base de datos activa desde una ubicacin centralizada.

Si agrega una macro de Access denominada AutoExec a una base de datos, la macro normalmente se ejecuta cada vez que se abre la base de datos. Cuando se omiten las opciones de inicio, no se ejecuta la macro AutoExec.

Cuando la base de datos tiene varios usuarios, se puede evitar que los usuarios omitan las opciones de inicio. Deshabilite la tecla Omitir (MAYS) mediante el cdigo Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versin del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic

que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.) para establecer la propiedad AllowBypassKey en False.

La propiedad AllowBypassKey usa los siguientes valores.


Valor True False Descripcin Habilita la tecla MAYS para permitir que el usuario omita las propiedades de inicio o la macro AutoExec. Deshabilita la tecla MAYS para evitar que el usuario omita las propiedades de inicio o la macro AutoExec.

Puede establecer esta propiedad usando una macro (macro: accin o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas.) o un cdigo de VBA.

Para establecer la propiedad AllowBypassKey usando una macro, debe crearla de la siguiente manera:

En una base de datos de Microsoft Access (base de datos: coleccin de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, la informacin sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se clasifica en categoras en tablas, registros y campos.) (.mdb o .accdb), puede agregar la propiedad usando el mtodo CreateProperty y luego anexarla a la coleccin Propiedades del objeto Database. En un proyecto de Microsoft Access (proyecto de Microsoft Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL Server y se usa para crear aplicaciones cliente/servidor. Un archivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos, como tablas o vistas.) (.adp), puede agregar la propiedad a la coleccin AccessObjectProperties del objeto CurrentProject usando el mtodo Add.

La configuracin de la propiedad AllowBypassKey no entra en vigor hasta que se abre nuevamente la base de datos de la aplicacin.

Para obtener ms informacin sobre los formatos de archivo en Access 2010, consulte el artculo sobre la introduccin al formato de archivo de Access 2010.

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Access > Conceptos bsicos de Access Introduccin a la programacin de Access

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Al crear una nueva base de datos, se suele empezar creando varios objetos de base de datos como tablas, formularios e informes. Finalmente, llega a un punto en que necesita agregar alguna programacin para automatizar ciertos procesos y mantener agrupados los objetos de base de datos. Este artculo proporciona orientacin al usuario sobre las herramientas de programacin en Access 2010.
NOTA

Puede agregar cdigo de Visual Basic para aplicaciones (VBA) a una base de datos web; sin

embargo, no puede ejecutar ese cdigo mientras se ejecuta la base de datos en un explorador web. Si la base de datos web contiene cdigo VBA, primero debe abrir la base de datos web mediante Access antes de ejecutar el cdigo. Para realizar tareas de programacin en una base de datos web, use macros de Access en su lugar.

Para obtener ms informacin acerca de bases de datos web, vea el artculo sobre cmo crear una base de datos para compartir en la Web.

En este artculo

Qu es la programacin Se deben usar macros o cdigo de VBA? Usar el Asistente para botones de comando para realizar tareas comunes de programacin Comprender las macros Comprender el cdigo de VBA Convertir macros a cdigo de VBA Aprender a usar el sistema de Ayuda

Qu es la programacin
En Access, la programacin es el proceso de agregar funcionalidad a la base de datos mediante el uso de macros de Access o cdigo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Por ejemplo, suponga que ha creado un formulario y un informe y desea agregar un botn de comando al formulario que, cuando se haga clic en l, abra el informe. En este caso, la programacin es el proceso de crear una macro o un

procedimiento de VBA y establecer a continuacin la propiedad de evento AlHacerClic del botn de comando de manera que, al hacer clic en el botn de comando, se ejecute la macro o el procedimiento. En el caso de una operacin sencilla, como abrir un informe, puede usar el Asistente para botones de comando para que realice todo el trabajo, o puede desactivarlo y realizar la programacin usted mismo.
NOTA

Muchos programas de Microsoft Office usan el trmino "macro" para referirse a cdigo de VBA.

Esto puede inducir a confusin a los usuarios de Access porque, en Access, el trmino "macro" hace referencia a una coleccin con nombre de acciones de macro que puede reunir mediante el uso del Generador de macros. Las acciones de macro de Access representan nicamente un subconjunto de los comandos disponibles en VBA. El Generador de macros proporciona una interfaz ms estructurada que el Editor de Visual Basic, permitiendo al usuario agregar programacin a controles y objetos sin tener que aprender cdigo de VBA. Debe recordar que, en los artculos de Ayuda de Access, las macros de Access reciben el nombre de macros. Sin embargo, el cdigo, las funciones o los procedimientos de VBA se denominan cdigo de VBA. El cdigo de VBA est contenido en mdulos de clases (que forman parte de formularios o informes individuales y que, normalmente, contienen cdigo slo para esos objetos) y en mdulos (que no estn vinculados a objetos especficos y que suelen contener cdigo "global" que se puede usar en toda la base de datos).

Los objetos (por ejemplo, formularios e informes) y los controles (por ejemplo, botones de comando y cuadros de texto) tienen varias propiedades de evento a las que se pueden adjuntar macros o procedimientos. Cada propiedad de evento est asociada a un evento concreto, como hacer clic en un botn del mouse, abrir un formulario o modificar datos en un cuadro de texto. Los eventos tambin pueden ser desencadenados por factores externos a Access, como eventos del sistema, o por macros o procedimientos adjuntos a otros eventos. La base de datos puede aumentar su complejidad si se agregan numerosos procedimientos o macros a varias propiedades de evento de muchos objetos pero, en la mayora de los casos, se pueden conseguir los resultados deseados usando muy poca programacin.

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Se deben usar macros o cdigo de VBA?


La decisin respecto de si usar macros, VBA o ambos depende principalmente de la forma en que se piense implementar o distribuir la base de datos. Por ejemplo, si la base de datos se almacena en su

equipo y usted es el nico usuario, y si se siente cmodo trabajando con el cdigo de VBA, posiblemente decida usar VBA para desarrollar la mayora de las tareas de programacin. Sin embargo, si planea compartir la base de datos con otras personas y colocarla en un servidor de archivos, posiblemente prefiera evitar usar VBA por razones de seguridad. Si piensa publicar la base de datos como una aplicacin web de Access, deber usar macros en lugar de VBA para desarrollar las tareas de programacin, porque VBA no es compatible con la caracterstica de publicacin en Web.

Aplicaciones web de Access Las aplicaciones web de Access son una caracterstica nueva de Access 2010 con la que puede publicar una aplicacin en un servidor de Microsoft SharePoint que ejecute Access Services. Esto permite que otras personas puedan usar la base de datos a travs de un explorador estndar de Internet, en lugar de necesitar tener Access instalado en sus equipos. Sin embargo, como el cdigo de VBA no es compatible con la caracterstica de publicacin en Web, si planea publicar la aplicacin como una aplicacin web de Access, deber usar nicamente macros para realizar tareas de programacin.

Cuando se diseen aplicaciones web de Access, se deber comenzar por hacer clic en Base de datos web en blanco cuando se inicie Access por primera vez. Esto limita las caractersticas que se pueden usar para crear la base de datos, lo que permitir asegurar que la aplicacin web se publique correctamente.

Aplicaciones cliente Si no planea publicar la aplicacin en un servidor de Access Services, deber basar la decisin de usar macros o cdigo de VBA en dos aspectos: la seguridad y la funcionalidad que desee lograr. La seguridad es un aspecto problemtico porque se puede usar VBA para crear cdigo que comprometa la seguridad de los datos o dae los archivos de su equipo. Cuando emplea una base de datos creada por otra persona, slo debe habilitar el cdigo de VBA si tiene la certeza de que la base de datos procede de una fuente de confianza. Cuando crea una base de datos que va a ser usada por otros usuarios, debe evitar incluir herramientas de programacin que obliguen a dichos usuarios a otorgar especficamente el estado de confianza a la base de datos. Las tcnicas generales para evitar que los usuarios necesiten tener confianza en la base de datos se exponen ms adelante en esta seccin.

Para garantizar la seguridad de la base de datos, debe usar macros cuando sea posible y emplear la programacin de VBA slo en operaciones que no se puedan realizar mediante acciones de macro. Adems, slo debe usar acciones de macro que no requieran la concesin del estado de confianza a la base de datos para poder ejecutarla. La limitacin del uso de acciones de macro permite a los usuarios

tener confianza en que la base de datos no contiene programacin que pueda daar sus datos u otros archivos de sus equipos.

CONSIDERACIONES SOBRE MACROS


Access 2010 contiene muchas acciones de macro nuevas que le permiten crear macros ms eficaces que las que se pueden crear con las versiones anteriores de Access. Por ejemplo, ahora puede crear y emplear variables temporales globales mediante el uso de acciones de macro, as como controlar errores ms fcilmente mediante las nuevas acciones de macro para el control de errores. En las versiones anteriores de Access, estos tipos de caractersticas solo estn disponibles si se usa VBA. Adems, puede incrustar una macro directamente en la propiedad de evento de un objeto o control. Una macro incrustada forma parte del objeto o control y permanece con el objeto o control si se mueve o se copia.

Las macros proporcionan un mtodo sencillo para ocuparse de muchas tareas de programacin, como la apertura y cierre de formularios y la ejecucin de informes. Los objetos de base de datos (formularios, informes, etc.) que se han creado se pueden vincular rpida y fcilmente porque no es necesario recordar mucha sintaxis. Los argumentos para cada accin se muestran en el Generador de macros.

Adems de la mayor seguridad y facilidad de uso que proporcionan las macros, debe usar macros para realizar las siguientes tareas:

Asignar una accin o un conjunto de acciones a una tecla. Esto requiere la creacin de un grupo de macros denominado AutoKeys. Realizar una accin o una serie de acciones cuando se abre una base de datos por primera vez. Esto requiere la creacin de una macro denominada AutoExec.
NOTA

La macro AutoExec se ejecuta antes que cualquier otra macro o cdigo de VBA,

aunque haya designado un formulario de inicio en el cuadro de dilogo Opciones de Access y adjuntado una macro o cdigo de VBA al evento AlAbrir o AlCargar de ese formulario.

Para obtener ms informacin acerca de cmo crear macros, vea la seccin Comprender macros.

CONSIDERACIONES DE VBA

Debe usar programacin de VBA en lugar de macros si desea realizar una de las acciones siguientes:

Usar funciones integradas o crear funciones propias Access incluye muchas funciones integradas, como la funcin Inters, que calcula un pago de intereses. Puede usar estas funciones integradas para realizar clculos sin tener que crear expresiones complicadas. Mediante el uso de cdigo de VBA, tambin puede crear funciones propias para realizar clculos que superen la capacidad de una expresin o para reemplazar expresiones complejas. Adems, puede usar las funciones que cree en expresiones para aplicar una operacin normal a ms de un objeto. Crear o manipular objetos En la mayora de los casos, ver que es ms fcil crear y modificar un objeto en la vista Diseo de ese objeto. Sin embargo, en algunas situaciones, es posible que desee manipular la definicin de un objeto en cdigo. Mediante el uso de VBA, puede manipular todos los objetos de una base de datos y la propia base de datos. Realizar acciones en el nivel de sistema Puede realizar la accin EjecutarAplicacin en una macro para ejecutar otro programa (como Excel) desde Access, pero no puede usar una macro para realizar muchas ms cosas fuera de Access. Si emplea VBA, puede comprobar si existe un archivo en el equipo, usar la Automatizacin o el Intercambio dinmico de datos (DDE) para comunicarse con otros programas basados en Microsoft Windows, como Excel, y llamar a funciones en las Bibliotecas de vnculos dinmicos (DLL) de Windows. Manipular registros de uno en uno Puede usar VBA para recorrer un conjunto de registros, de uno en uno, y realizar una operacin en cada registro. En contraposicin, las macros funcionan con conjuntos completos de registros de una vez.

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Usar el Asistente para botones de comando para realizar tareas comunes de programacin
Si va a agregar un botn de comando a un formulario, el Asistente para botones de comando puede ayudarle a introducirse en la programacin. El asistente ayuda a crear un botn de comando que realiza una tarea especfica. En un archivo de Access 2010 (.accdb), el asistente crea una macro que se incrusta en la propiedad AlHacerClic del botn de comando. En un archivo .mdb o .adp, el asistente crea cdigo de VBA porque en estos formatos de archivo no hay disponibles macros incrustadas. En

cualquiera de los casos, puede modificar o mejorar la macro o el cdigo de VBA para que se adapte mejor a sus necesidades.

1.

En el Panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en el formulario al que desea agregar el botn de comando y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.

2.

En la ficha Diseo, haga clic en la flecha abajo para mostrar la galera Controles y, a continuacin, asegrese de que Utilizar asistentes para controles est seleccionado.

3. 4.

En la ficha Diseo, en la galera Controles, haga clic en Botn. En la cuadrcula de diseo del formulario, haga clic en el lugar donde desee colocar el botn de comando.

Se inicia el Asistente para botones de comando.

5.

En la primera pgina del asistente, haga clic en cada categora de la lista Categoras para ver qu acciones puede programar el asistente para que las realice el botn de comando. En la lista Acciones, seleccione la accin que desee y, a continuacin, haga clic en Siguiente.

6.

Haga clic en la opcin Texto o en la opcin Imagen, dependiendo de si desea que se muestre texto o una imagen en el botn de comando.

Si desea que se muestre texto, puede editarlo en el cuadro situado junto a la opcin Texto.

Si desea que se muestre una imagen, el asistente sugiere una imagen de la lista. Si desea seleccionar una imagen diferente, active la casilla de verificacin Mostrar todas las imgenes para que mostrar una lista de todas las imgenes de botn de comando que proporciona Access, o haga clic en Examinar para seleccionar una imagen que est almacenada en otro lugar.

Haga clic en Siguiente.

7.

Especifique un nombre significativo para el botn de comando. Este paso es opcional y este nombre no se muestra en el botn de comando. Sin embargo, conviene especificar un nombre significativo para que, cuando tenga que hacer referencia al botn de comando ms adelante (por ejemplo, si establece el orden de tabulacin de los controles en el formulario), sea mucho

ms fcil diferenciar entre los botones de comando. Si, por ejemplo, el botn de comando cierra el formulario, puede asignarle el nombre cmdCerrar o ComandoCerrar. 8. Haga clic en Finalizar.

Access coloca el botn de comando en el formulario.

9.

Si desea ver lo que el asistente "programa" por usted, siga estos pasos opcionales: 1. 2. 3. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4. Haga clic en la pestaa Evento de la hoja de propiedades. En el cuadro de propiedad Al hacer clic, haga clic en el botn Generar .

Access inicia el Generador de macros y muestra la macro creada por el asistente. Puede editar la macro si lo desea (para obtener ms informacin sobre cmo editar una macro, vea la seccin Comprender macros). Cuando haya finalizado, en la ficha Diseo, en el grupo Cerrar, haga clic en Cerrar para cerrar el Generador de macros. Si Access le pregunta si desea guardar los cambios y actualizar la propiedad, haga clic en S para guardarlos o en No para rechazarlos.

10. En la ficha Diseo, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuacin, en Vista Formulario. Haga clic en el nuevo botn de comando para comprobar que funciona como esperaba.

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Comprender macros
Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y agregar funcionalidad a formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botn de comando a un formulario, asocia la propiedad de evento AlHacerClic del botn a una macro que contiene los comandos que desea que realice el botn cada vez que se haga clic en l.

Sirve de ayuda pensar que las macros de Access son como un lenguaje de programacin simplificado en el que se crea cdigo generando una lista de acciones (accin: componente bsico de una macro; instruccin independiente que se puede combinar con otras acciones para automatizar tareas. A veces

se denomina comando en otros lenguajes de macros.) que realizar. Cuando genera una macro, selecciona cada accin de una lista desplegable y, a continuacin, rellena la informacin requerida para cada accin. Las macros permiten agregar funcionalidad a formularios, informes y controles sin escribir cdigo en un mdulo de VBA. Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos que estn disponibles en VBA, y la mayora de la gente encuentra ms fcil crear una macro que escribir cdigo de VBA.

Las macros se crean usando el Generador de macros que se muestra en la ilustracin siguiente.

Para que se muestre el Generador de macros:

En la ficha Crear, en el grupo Macros y cdigo, haga clic en Macro.

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Comprender el cdigo de VBA


Al igual que las macros, VBA permite agregar automatizacin y otra funcionalidad a las aplicaciones de Access. Puede ampliar VBA mediante el uso de controles de terceros, y puede escribir funciones y procedimientos propios para satisfacer sus necesidades especficas.

NOTA

Puede agregar cdigo de Visual Basic para aplicaciones (VBA) a una base de datos web; sin

embargo, no puede ejecutar ese cdigo mientras se ejecuta la base de datos en un explorador web. Si la base de datos web contiene cdigo VBA, primero debe abrir la base de datos web mediante Access antes de ejecutar el cdigo. Para realizar tareas de programacin en una base de datos web, use macros de Access en su lugar.

Para obtener ms informacin acerca de bases de datos web, vea el artculo sobre cmo crear una base de datos para compartir en la Web.

Una forma rpida de introducirse en la programacin de VBA es crear primero una macro de Access y convertirla despus en cdigo de VBA. Las instrucciones para realizar esta accin se incluyen en la seccin Convertir macros a cdigo de VBA. Esta caracterstica crea un nuevo mdulo VBA que realiza las operaciones equivalentes de la macro. Tambin abre el Editor de Visual Basic para poder empezar a modificar el procedimiento. Cuando est trabajando en el Editor de Visual Basic, puede hacer clic en palabras clave y presionar F1 para iniciar la Ayuda para programadores de Access y obtener ms informacin acerca de cada palabra clave. A continuacin, puede examinar la citada Ayuda y descubrir nuevos comandos que le sirvan para realizar las tareas de programacin que desee.

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Convertir macros a cdigo de VBA


Puede usar Access 2010 para convertir automticamente macros a mdulos de VBA o mdulos de clase. Puede convertir macros adjuntas a un formulario o informe, tanto si existen como objetos independientes o como macros incrustadas. Tambin puede convertir macros globales que no estn adjuntas a un formulario o informe concreto.
NOTA

Puede agregar cdigo de Visual Basic para aplicaciones (VBA) a una base de datos web; sin

embargo, no puede ejecutar ese cdigo mientras se ejecuta la base de datos en un explorador web. Si la base de datos web contiene cdigo VBA, primero debe abrir la base de datos web mediante Access antes de ejecutar el cdigo. Para realizar tareas de programacin en una base de datos web, use macros de Access en su lugar.

Para obtener ms informacin acerca de bases de datos web, vea el artculo sobre cmo crear una base de datos para compartir en la Web.

CONVERTIR MACROS QUE ESTN ADJUNTAS A UN FORMULARIO O INFORME


Este proceso convierte a VBA las macros a las que hace referencia (o estn incrustadas en) un formulario o informe (o cualquiera de sus controles) y agrega cdigo de VBA al mdulo de clase del formulario o informe. El mdulo de clase forma parte del formulario o informe y se mueve con ellos si se mueven o copian.

1.

En el Panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en el formulario o informe y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.

2.

En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir macros del formulario a Visual Basic o en Convertir macros del informe a Visual Basic.

3.

En el cuadro de dilogo Convertir macros de formulario o Convertir macros de informe, seleccione si desea que Access agregue cdigo de control de errores a las funciones que genera. Adems, si las macros tienen comentarios, seleccione si desea que se incluyan como comentarios en las funciones. Haga clic en Convertir para continuar.

Si no existe ningn mdulo de clase para el formulario o informe, Access crea uno y agrega un procedimiento al mdulo correspondiente a cada macro que estaba asociada al formulario o informe. Access tambin cambia las propiedades de evento del formulario o informe para que ejecuten los nuevos procedimientos de VBA en lugar de las macros.

4.

Para ver y editar el cdigo de VBA:

1.

Estando abierto todava el formulario o informe en la vista Diseo, si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para que aparezca.

2.

En la ficha Evento de la hoja de propiedades, haga clic en cualquier cuadro de propiedad que muestre [Procedimiento de evento] y, a continuacin, haga clic en el botn para generar . Para ver las propiedades de evento correspondientes a un control

especfico, haga clic en el control para seleccionarlo. Para ver las propiedades de evento correspondientes a todo el formulario o informe, seleccione Formulario o Informe en la lista desplegable situada en la parte superior de la hoja de propiedades.

Access abre el Editor de Visual Basic y muestra el procedimiento de evento en su mdulo de clase. Puede desplazarse hacia arriba o hacia abajo para ver los dems procedimientos que estn en el mismo mdulo de clase.

CONVERTIR MACROS GLOBALES


1. En el Panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en la macro que desee convertir y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo. 2. 3. En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir macros a Visual Basic. En el cuadro de dilogo Convertir macro, seleccione las opciones que desee y, a continuacin, haga clic en Convertir.

Access convierte la macro y abre el Editor de Visual Basic.

4.

Para ver y editar el cdigo de VBA: 1. En el Editor de Visual Basic, si no se muestra el panel Explorador del proyecto, en el men Ver, haga clic en Explorador del proyecto. 2. Expanda el rbol correspondiente al nombre de la base de datos en la que est trabajando. 3. En Mdulos, haga doble clic en el mdulo Macro convertidanombre de macro.

El Editor de Visual Basic abre el mdulo.

ADJUNTAR UNA FUNCIN DE VBA A UNA PROPIEDAD DE EVENTO


Cuando convierte una macro global a VBA, el cdigo de VBA se coloca en un mdulo estndar. A diferencia de los mdulos de clase, los mdulos estndar no forman parte de un formulario o informe. Posiblemente desee asociar la funcin a una propiedad de evento en un formulario, informe o control para que el cdigo se ejecute de forma exacta cundo y dnde desee. Para ello, puede copiar el cdigo de VBA en un mdulo de clase y asociarlo despus a una propiedad de evento, o puede realizar una llamada especial desde la propiedad de evento al mdulo estndar mediante el procedimiento siguiente.

1.

En el Editor de Visual Basic, anote el nombre de funcin. Por ejemplo, si ha convertido una macro denominada MiMacro, el nombre de funcin puede ser MiMacro().

2. 3.

Cierre el Editor de Visual Basic. En el Panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en el formulario o informe al que desea asociar la funcin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.

4. 5. 6.

Haga clic en el control o seccin al que desee asociar la funcin. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4. En la ficha Evento de la hoja de propiedades, haga clic en el cuadro de propiedad de evento al que desee asociar la funcin.

7.

En el cuadro de propiedad, escriba un signo igual (=) seguido del nombre de la funcin, por ejemplo, =MiMacro(). Asegrese de incluir los parntesis.

8.

Haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rpido para guardar el formulario o informe.

9.

En el Panel de navegacin, haga doble clic en el formulario o informe, y compruebe si el cdigo se ejecuta como debe ser.

Ahora ya conoce los pasos bsicos para agregar cdigo de VBA a su base de datos. Este artculo describe slo los conceptos bsicos para comenzar a trabajar; hay muchos libros de referencia y recursos en lnea excelentes que le pueden ayudar a desarrollar sus conocimientos de programacin.

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Aprender a usar el sistema de Ayuda


Access 2010 proporciona muchos medios para obtener ayuda en el trabajo de programacin. Puede obtener ayuda en cualquier momento si hace clic en el botn Ayuda situado en la esquina superior derecha de la ventana de Access.

Access muestra la ventana Ayuda.

Adems, cuando est creando una macro o un procedimiento de VBA, puede hacer clic en una accin de macro, una palabra clave o un nombre de funcin integrada y presionar F1. En la mayora de los casos, Access muestra el tema de la Ayuda correspondiente al elemento en el que ha hecho clic.

Una vez abierta la ventana Ayuda, use los botones de navegacin de la barra de herramientas para moverse entre las pginas.

Por ejemplo, haga clic en Inicio para ver la tabla de contenido y, a continuacin, haga clic en los botones Atrs, Adelante, Detener o Actualizar para moverse entre los temas o cargar de nuevo un tema. Tambin puede buscar en el sistema de Ayuda informacin especfica si escribe trminos de bsqueda en el cuadro situado debajo de la barra de herramientas y presiona ENTRAR o hace clic en Buscar.

Si busca informacin sobre programacin, suele ser til examinar la Ayuda para programadores de Access adems de la Ayuda de Access.

CAMBIAR A AYUDA PARA PROGRAMADORES DE ACCESS


1. Haga clic en la flecha desplegable situada junto al botn Buscar.

La ventana Ayuda muestra una lista de temas de Ayuda disponibles que puede examinar.

2.

Si est conectado a Internet, en Contenido de Office.com, haga clic en Referencia del programador. Se recomienda usar este mtodo porque el contenido del sitio web de Office.com siempre est ms actualizado que los dems. Si no est conectado a Internet, o si el administrador del sistema ha deshabilitado la posibilidad de que la ventana Ayuda est en modo Con conexin, puede seguir viendo la Ayuda para programadores de Access haciendo clic en Referencia del programador en Contenido de este equipo.

3.

Puede examinar la Ayuda usando los vnculos de la tabla de contenido o escribiendo trminos de bsqueda en el cuadro situado debajo de la barra de herramientas y presionando ENTRAR.

4.

Para volver a la Ayuda de Access, haga clic en la flecha desplegable situada junto al botn Buscar y, a continuacin, en Ayuda de Access debajo de Contenido de Office.com o de Contenido de este equipo.

Para obtener ms informacin sobre el uso de la Ayuda con o sin conexin, haga clic en el men Estado de conexin situado en la esquina inferior derecha de la ventana Ayuda y, a continuacin, haga clic en Explique estas opciones.

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Access > Conceptos bsicos de Access Introduccin a los controles

En este artculo se describen los diferentes tipos de controles disponibles en Access y se muestra cmo agregar controles a los formularios e informes. Los controles son las partes de un formulario o informe que sirven para insertar, modificar o mostrar datos. Por ejemplo, un cuadro de texto es un control que se usa con frecuencia para mostrar los datos de un informe, o para insertar y mostrar datos en los formularios. Otros controles comunes son los botones de comando, casillas y cuadros combinados (listas desplegables).

En este artculo

Obtener informacin sobre los controles Obtener informacin sobre los diseos

Obtener informacin sobre los controles


Los controles permiten mostrar los datos y trabajar con ellos en la aplicacin de base de datos. El control ms frecuente es el cuadro de texto, pero tambin hay otros controles como botones de comando, etiquetas, casillas y controles de subformulario y subinforme.

Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados:

Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores procedentes de los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, nmeros, valores S/No, imgenes o grficos. Por ejemplo, un cuadro de texto que muestre los apellidos de un empleado podra obtener esta informacin del campo Apellidos de la tabla Empleados. Control independiente Los controles que no tienen un origen de datos (como un campo o una expresin) son controles independientes. Los controles independientes se usan para mostrar informacin, imgenes, lneas o rectngulos. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el ttulo de un formulario es un control independiente. Control calculado Un control cuyo origen de datos es una expresin en lugar de un campo se denomina control calculado. Para especificar el valor que se va a usar como origen de los datos del control, se define una expresin. Una expresin puede ser una combinacin de

operadores (por ejemplo, = y +), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un nico valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresin calcula el precio de un artculo con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del campo Precio por unidad por un valor constante (0,75).

=[Precio por unidad] * 0,75


Una expresin puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un formulario o informe, o bien de los datos de otro control incluido en el formulario o informe.
NOTA

Tambin se pueden realizar clculos en las tablas agregando un tipo de campo

calculado, o bien en las consultas especificando una expresin en la fila de campos o en la cuadrcula de consultas. Se pueden enlazar los formularios e informes a dichas tablas o consultas. Los clculos aparecen en los formularios o informes sin tener que crear un control calculado.

Cuando se crea un formulario o un informe, probablemente sea ms eficaz agregar y organizar primero todos los controles dependientes, especialmente si representan la mayora de los controles del objeto. Despus se pueden agregar los controles independientes y calculados que completen el diseo mediante las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseo en la vista Diseo o en la vista Presentacin.

Un control se enlaza a un campo identificando el campo del que proceden los datos del control. Se puede crear un control enlazado al campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta el formulario o informe. En el panel Lista de campos, se muestran los campos de la tabla o consulta subyacente del formulario. Para mostrar el panel Lista de campos, abra el objeto en la vista Presentacin o en la vista Diseo y, en la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes. Cuando se hace doble clic en un campo del panel Lista de campos, Access agrega al objeto el tipo de control apropiado para ese campo.

Asimismo, se puede enlazar un campo a un control escribiendo el nombre del campo en el propio control (si el objeto est abierto en la vista Diseo) o en el cuadro de propiedades Origen del control de la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las caractersticas del control, como su nombre, el origen de sus datos y su formato. Para mostrar u ocultar la hoja de propiedades, presione F4.

El uso del panel Lista de campos es la mejor forma de crear un control dependiente, por dos motivos:

Access rellena automticamente la etiqueta asociada del control con el nombre del campo (o el ttulo definido para ese campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no hay que escribir la etiqueta del control. Access establece automticamente muchas de las propiedades del control en los valores apropiados de acuerdo con las propiedades del campo en la tabla o consulta subyacente (como las propiedades Formato, Lugares decimales y Mscara de entrada).

Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo a un campo, establezca la propiedad Origen del control del control en el nombre del campo. Para obtener informacin detallada sobre la propiedad Origen del control, presione F1 mientras que el cursor se encuentra en la lista desplegable de la propiedad.

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Descripcin de los diseos


Los diseos son guas que permiten alinear los controles horizontal y verticalmente para proporcionar un aspecto uniforme. Puede considerar que un diseo es como una tabla donde cada celda est vaca, o bien, contiene un nico control. Los siguientes procedimientos indican cmo se pueden agregar, eliminar o reorganizar los controles en los diseos.
NOTA

Los diseos son opcionales si est creando una base de datos de escritorio que solo se puede

abrir con Access. Sin embargo, si va a publicar la base de datos en un servidor de SharePoint y usarla en un explorador, debe usar diseos en todos los formularios e informes que desee usar en el explorador.

Para obtener ms informacin acerca de bases de datos web, vea el artculo sobre cmo crear una base de datos para compartir en la Web.

Los diseos se pueden configurar de varias formas, pero normalmente se configuran en un formato tabular o apilado. En estos dos formatos principales, se pueden dividir o combinar celdas para personalizar el diseo de modo que se adapte mejor a los controles. Para obtener ms informacin vea la seccin Dividir o combinar celdas en un diseo.

En los diseos de controles tabulares, los controles estn organizados en filas y columnas, al igual que en una hoja de clculo, con etiquetas en la parte superior, como se muestra en la siguiente ilustracin:

Los diseos de controles tabulares siempre se expanden en dos secciones de un formulario o informe. En cualquier seccin que haya controles, las etiquetas estarn en la seccin de arriba.

En los diseos apilados, los controles se organizan verticalmente, al igual que se puede ver en un formulario en papel, con una etiqueta a la izquierda de cada control, como se muestra en la siguiente ilustracin:

Los diseos apilados siempre estn contenidos en una sola seccin del formulario o informe.

Access crea automticamente diseos tabulares en cualquiera de las siguientes circunstancias:

Un informe nuevo se puede crear haciendo clic en Informe en el grupo Informes de la ficha Crear. Un informe nuevo se puede crear haciendo clic en Informe en blanco en el grupo Informes de la ficha Crear y, a continuacin, arrastrando un campo desde el panel Lista de campos hasta el informe.

Access crea automticamente diseos apilados en cualquiera de las siguientes circunstancias:

Un formulario nuevo se puede crear haciendo clic en Formulario en el grupo Formularios de la ficha Crear. Un formulario nuevo se puede crear haciendo clic en Formulario en blanco en el grupo Formularios de la ficha Crear y, a continuacin, arrastrando un campo desde el panel Lista de campos hasta el formulario.

EN ESTA SECCIN

Crear un diseo nuevo Cambiar un diseo de tubular a apilado, o viceversa Dividir un diseo en dos Agregar filas o columnas a un diseo Quitar filas o columnas de un diseo Dividir o combinar celdas en un diseo Reorganizar los controles en un diseo Agregar controles a un diseo Quitar controles de un diseo

CREAR UN DISEO NUEVO

En un formulario u objeto de informe existente, puede crear un nuevo diseo de controles siguiendo este procedimiento:

1. 2.

Seleccione un control que desee agregar al diseo. Si desea agregar otros controles al mismo diseo, mantenga presionada la tecla MAYS y proceda a seleccionarlos.

3.

En la ficha Organizar, en el grupo Tabla, haga clic en Tabular o Apilado

Access crea el diseo y le agrega los controles seleccionados.

Principio de seccin

CAMBIAR UN DISEO DEL FORMATO TABULAR AL APILADO Y VICEVERSA


Para cambiar un diseo entero de un tipo de diseo a otro:

Seleccione una celda con el diseo que desea cambiar. En la ficha Organizar, en el grupo Filas y columnas, haga clic en Seleccionar diseo. En la ficha Organizar, en el grupo Tabla, haga clic en el tipo de diseo que desee (Tabular o Apilado).

Access reorganiza los controles en el tipo de diseo que usted prefiera.

Principio de seccin

DIVIDIR UN DISEO EN DOS


Puede dividir un diseo de controles en varios diseos siguiendo este procedimiento:

1.

Mantenga presionada la tecla MAYS y haga clic en las celdas que desee mover al nuevo diseo.

2.

En la ficha Organizar, en el grupo Tabla, haga clic en el tipo de diseo que desea para el nuevo diseo (Tabular o Apilado).

Access crea un nuevo diseo de controles y le agrega los controles seleccionados.


NOTA

El diseo original podra contener filas vacas o columnas como resultado de dividir el diseo.

Para eliminar una fila o columna, haga clic con el botn secundario en una celda de la fila o columna y, a continuacin, haga clic en Eliminar fila o Eliminar columna. Principio de seccin

AGREGAR FILAS O COLUMNAS A UN DISEO


1. 2. Seleccione una celda adyacente al lugar donde desea agregar la nueva fila o columna. En la ficha Organizar, en el grupo Filas y columnas, haga clic en Insertar arriba o Insertar abajopara insertar una nueva fila, ya sea arriba o abajo de la fila actual. Haga clic en Insertar a la izquierda o Insertar a la derecha para insertar una nueva columna, ya sea a la izquierda o a la derecha de la columna actual.

Access agrega la nueva fila o columna al diseo.

Principio de seccin

QUITAR FILAS O COLUMNAS DE UN DISEO


1. 2. Seleccione una celda en la fila o columna que desea eliminar. En la ficha Organizar, en el grupo Filas y columnas, haga clic en Seleccionar columna o Seleccionar fila para seleccionar la columna o fila. 3. Presione la tecla SUPR.

Access elimina la fila o columna del diseo.

Principio de seccin

DIVIDIR O COMBINAR CELDAS EN UN DISEO


Al igual que una tabla en un documento de procesamiento de texto, un diseo est compuesto de celdas organizadas en filas y columnas. Cada celda puede contener un control, como un cuadro de texto, una

etiqueta o un botn de comandos. Se puede dividir una celda de forma vertical u horizontal para crear dos celdas, o bien, combinar varias celdas para crear una sola celda que abarque varias filas y columnas del diseo. Incluso si una celda abarca varias filas o columnas, sta slo podr contener un control.

Dividir celdas
Cuando se divide una celda de forma vertical, se crea una nueva fila en la estructura del diseo. Si hay otras celdas en la misma fila como la que se dividi, stas permanecen del mismo tamao (abarcando las dos filas subyacentes que resultan de la divisin). Cuando se divide una celda de forma horizontal, se crea una nueva columna en la estructura del diseo. Si hay otras celdas en la misma columna como la que se dividi, stas permanecen del mismo tamao (abarcando las dos columnas subyacentes que resultan de la divisin).

Combinar celdas
NOTA

Puede combinar celdas vacas, o bien, puede combinar una celda que contenga un control con

otras celdas vacas. Sin embargo, no se pueden celdas que contengan varios controles debido a que cada celda solo puede contener un control. 1. 2. 3. Seleccione la primera celda que desea combinar. Mantenga presionada la tecla MAYS y seleccione las otras celdas que desea combinar. En la ficha Organizar, en el grupo Combinar o dividir, haga clic en Combinar. Al dividir o combinar varias celdas en un diseo, la estructura de la fila o columna subyacente

NOTA

puede volverse un poco ms compleja. En consecuencia, puede resultar difcil cambiar el tamao solo a la celda que desea. Es recomendable ajustar primero la altura de las filas y el tamao de las columnas al mximo y, a continuacin, dividir o combinar las celdas para crear el diseo deseado. Principio de seccin

ORGANIZAR LOS CONTROLES EN UN DISEO


Puede mover un control dentro de un diseo o entre diseos, arrastrndolo hasta la ubicacin que desee. A medida que arrastra el control, una barra horizontal o vertical indica dnde se colocar la columna al soltar el botn. Si arrastra el control hasta una celda vaca, Access resalta la celda completa para indicar dnde se colocar el control.

Tambin puede mover un control dentro de un diseo seleccionndolo y utilizando las teclas de direccin para moverlo.
PRECAUCIN

Si usa las teclas de direccin para mover un control a la izquierda o a la derecha y lo

mueve fuera de los lmites del diseo, Access agrega nuevas columnas al diseo, segn sea necesario, para acomodar el control que se ha movido. Estas columnas permanecern en el diseo, incluso si mueve el control a su ubicacin original. Como consecuencia inesperada, el informe podra ampliarse hasta extenderse a otra pgina. En los informes, esto puede causar la impresin de hojas en blanco, debido al espacio adicional del objeto. Para eliminar una columna vaca en un diseo, en la Vista diseo, seleccione una celda de esa columna y, a continuacin, presione la tecla SUPR. Cuando el diseo ya no cruza el lmite de la pgina, Access cambia el tamao del informe automticamente al ancho de pgina original. Principio de seccin

AGREGAR CONTROLES A UN DISEO


Para agregar un nuevo campo desde el panel Lista de campos a un diseo de controles existente

Arrastre el campo desde el panel Lista de campos hasta el diseo. Una barra horizontal o vertical indica dnde se colocar el campo al soltar el botn. Si arrastra el campo hasta una celda vaca, Access resalta la celda completa para indicar dnde se colocar el campo.

Para agregar controles existentes a un diseo de controles existente

1. 2.

En la vista Diseo, seleccione el primer control que desee agregar al diseo de controles. Si desea agregar otros controles al mismo diseo, mantenga presionada la tecla MAYS y proceda a seleccionarlos. Si lo desea, puede seleccionar controles que estn en otros diseos de controles.

3.

Arrastre los campos seleccionados hasta el diseo. Una barra horizontal o vertical indicar dnde se colocar el campo al soltar el botn.

Principio de seccin

ELIMINAR CONTROLES DE UN DISEO


Eliminar controles de un diseo permite colocar los controles en cualquier parte del formulario o informe sin afectar la posicin de los dems controles.
PRECAUCIN

Si planea usar un informe o un formulario como parte de una aplicacin web, todos los

controles deben estar contenidos en diseos. 1. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vistas y luego en Vista Diseo. Seleccione las celdas que desea quitar del diseo, incluidas todas las etiquetas. Para seleccionar varias celdas, mantenga presionada la tecla MAYS y, a continuacin, seleccione las celdas que desea eliminar. Para seleccionar todas las celdas de un diseo, en la ficha Organizar, en el grupo Filas y columnas, haga clic en Seleccionar diseo. 3. Haga clic con el botn secundario en una de las celdas seleccionadas, elija Diseo y, despus, haga clic en Eliminar diseo.

Access quita las celdas seleccionadas del diseo.

4.

Si quedaron algunos controles en el diseo, stos se superpondrn con los controles eliminados. Mientras los controles estn seleccionados, arrstrelos fuera del diseo, con cuidado de no soltarlos nuevamente en el diseo.

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Access > Conceptos bsicos de Access Introduccin a formularios


Los formularios son objetos de base de datos que pueden usarse para crear una interfaz de usuario para una aplicacin de base de datos. Un formulario "enlazado" es aquel que est directamente conectado a un origen de datos, como una tabla o una consulta, y que puede ser usado para insertar, modificar o mostrar datos del origen de datos. Tambin se pueden crear formularios "independientes" sin un vnculo directo al origen de datos, pero que tambin contienen botones de comando, etiquetas o cualquier otro control necesario para que la aplicacin funcione.

Este artculo se centra principalmente en los formularios enlazados. Este tipo de formularios puede usarse para controlar el acceso a los datos, como qu campos o filas de datos se van a mostrar. Por

ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver solo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario solo con esos campos, les ser ms fcil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar al formulario botones de comando y otras caractersticas para automatizar las acciones realizadas con frecuencia.

Considere los formularios enlazados como ventanas por las que los usuarios ven y obtienen acceso a la base de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultar ms agradable y ms eficaz trabajar con una base de datos, adems de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos.
NOTA

En este artculo se supone que ya ha creado una tabla (o una consulta basada en una o varias

tablas) y que desea crear un formulario para ver o manipular los datos. Para obtener ms informacin sobre las tablas y consultas, vea los vnculos de la seccin Vea tambin de este artculo.

En este artculo

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos Crear un formulario mediante el Asistente para formularios Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco Descripcin de la vista Presentacin y la vista Diseo Ajustar un formulario en la vista Presentacin Ajustar un formulario en la vista Diseo

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario


Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente estn colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentacin o Diseo para ajustarlo a sus necesidades.

Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario

1.

En el panel de navegacin, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

2.

En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin. En la vista Presentacin, se pueden realizar cambios de diseo en el formulario mientras muestra los datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamao de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario.

Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relacin uno a varios con la tabla o consulta usada para crear el formulario, agregar una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relacin uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos relacionados con el registro Empleado actual. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide que no es necesario. Si hay ms de una tabla con una relacin uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.

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Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido


NOTA

Puede agregar un formulario dividido a una base de datos web, pero el formulario no se puede

ejecutar a menos que abra la base de datos web con Access (en otras palabras, no se ejecutar en un explorador web). Para obtener ms informacin acerca de las bases de datos web, vea el artculo sobre cmo compilar una base de datos para compartir en la Web.

Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.

Un formulario dividido es diferente de una combinacin de formularios y subformularios, ya que las dos vistas estn conectadas al mismo origen de datos y estn en todo momento sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y el formulario no est configurado para evitar estas acciones).

Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo formulario. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rpidamente un registro y, a continuacin, usar la parte correspondiente al formulario para ver o editar el registro.

Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido

1.

En el panel de navegacin, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee incluir en el formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja de datos.

2.

En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario dividido.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin. En la vista Presentacin, se pueden realizar cambios de diseo en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamao de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. Para obtener ms informacin sobre las vistas de los formularios, vea la seccin Descripcin de la vista Presentacin y la vista Diseo.

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Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos
Cuando se crea un formulario mediante la herramienta Formulario, ese formulario muestra uno solo registro a la vez. Si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros pero ms personalizable que una hoja de datos, se puede usar la herramienta Varios elementos.

1.

En el panel de navegacin, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

2.

En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Ms formularios y, a continuacin, haga clic en Varios elementos.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin. En la vista Presentacin, se pueden realizar cambios de diseo en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamao de los cuadros de texto para que quepan los datos. Para obtener ms informacin sobre las vistas de los formularios, vea la seccin Descripcin de la vista Presentacin y la vista Diseo.

Cuando se usa la herramienta Varios elementos, el formulario creado por Access se parece a una hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve ms de un registro a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos proporciona ms opciones de personalizacin que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar elementos grficos, botones y otros controles. Para obtener ms informacin sobre la personalizacin de los formularios, vea las secciones Ajustar un formulario en la vista Presentacin, y Ajustar un formulario en la vista Diseo.

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Crear un formulario mediante el Asistente para formularios


Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para formularios en vez de las diversas herramientas de creacin de formulario anteriormente mencionadas. Asimismo, permite definir cmo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de ms de una tabla o consulta siempre y cuando defina con antelacin las relaciones entre las tablas y consultas. Para obtener ms informacin sobre cmo crear relaciones, vea los vnculos en la seccin Vea tambin de este artculo.

1. 2.

En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Asistente para formularios. Siga las instrucciones incluidas en las pginas del Asistente para formularios.
NOTA

Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en

Siguiente ni en Finalizar despus de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera pgina del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los dems campos que desee incluir en el formulario. A continuacin, haga clic en Siguiente o Finalizar. 3. En la ltima pgina del asistente, haga clic en Finalizar.

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Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco


Si el asistente o las herramientas de creacin de formularios no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rpida de crear un formulario, especialmente si est pensando en incluir slo unos pocos campos.

1.

En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco.

Access abre un formulario en blanco en la vista Presentacin y muestra el panel Lista de campos.

2.

En el panel Lista de campos, haga clic en el signo ms (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario.

3.

Para agregar un campo al formulario, haga doble clic sobre l o arrstrelo al formulario.
NOTAS

Una vez que ha agregado el primer campo, podr agregar varios campos a la vez. Para ello, mantenga presionada la tecla CTRL, haga clic en varios campos y, a continuacin, arrstrelos al mismo tiempo hasta el formulario.

El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar segn qu parte del formulario est seleccionada en ese momento. Si no puede ver el campo que desea agregar, seleccione otra parte distinta del formulario e intente agregar el campo nuevamente.

4.

Con las herramientas del grupo Encabezado o pie de pgina, en la ficha Diseo, se puede agregar al formulario un logotipo, un ttulo, o la fecha y la hora.

5.

Use las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseo para agregar una mayor variedad de controles al formulario.

Para una mayor seleccin de controles, cambie a la vista Diseo haciendo clic con el botn secundario en el formulario y, a continuacin, clic en Vista Diseo.
PRECAUCIN

Puede que los controles que agregue mientras est en la vista Diseo no

sean compatibles con la caracterstica Publicar en Web. Si planea publicar el formulario en Web, deber usar solamente las caractersticas disponibles en la vista Presentacin.

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Descripcin de la vista Presentacin y la vista Diseo

Vista Presentacin La vista Diseo es la ms intuitiva para modificar formularios y se puede usar para casi todos los cambios que desee realizar en un formulario de Access. Si crea una base de datos haciendo clic en Base de datos web en blanco en la vista Microsoft Backstage, la vista Presentacin es la nica vista que est disponible para disear formularios.

En la vista Diseo, el formulario se est ejecutando en realidad. Por tanto, puede ver los datos tal y como aparecern cuando se use el formulario. Sin embargo, tambin puede cambiar el diseo del formulario en esta vista. Como puede ver los datos mientras est modificando el formulario, sta es una vista muy til para establecer el tamao de los controles o realizar casi cualquier otra tarea que afecte a la apariencia y a la facilidad de uso del formulario.

Hay algunas tareas que no se pueden realizar en la vista Presentacin y que requieren pasar a la vista Diseo. En algunos casos, Access muestra un mensaje que indica que hay que cambiar a la vista Diseo antes de poder realizar un cambio determinado. Sin embargo, puede que algunas caractersticas que agregue estando en vista Diseo no sean compatibles con la caracterstica Publicar en Web. Si planea publicar el formulario en Web, deber usar solamente las caractersticas disponibles en la vista Presentacin.

Vista Diseo La vista Diseo ofrece una vista ms detallada de la estructura de un formulario. Se pueden ver las secciones Encabezado, Detalle y Pie de pgina de un formulario. Cuando se muestra en la vista Diseo, el formulario no se est ejecutando en realidad. Por lo tanto, no se pueden ver los datos subyacentes mientras se realizan cambios de diseo. Sin embargo, hay algunas tareas que se pueden realizar ms fcilmente en la vista Diseo que en la vista Presentacin. Se puede:

Agregar una mayor variedad de controles al formulario, marcos de objetos dependientes, saltos de pgina y grficos. Modificar los orgenes de los controles de cuadro de texto en los mismos cuadros de texto sin usar la hoja de propiedades. Cambiar el tamao de las secciones de los formularios, por ejemplo, la seccin Encabezado del formulario o la seccin Detalle. Cambiar algunas propiedades del formulario que no se pueden cambiar en la vista Presentacin.

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Ajustar un formulario en la vista Presentacin


Una vez creado el formulario, se puede ajustar fcilmente su diseo en la vista Presentacin. Usando los datos reales del formulario como punto de referencia, se pueden reorganizar los controles y ajustar su tamao. Se pueden colocar controles nuevos en el formulario y configurar las propiedades del formulario y de sus controles.

Para cambiar a la vista Presentacin, haga clic con el botn secundario en el nombre del formulario en el panel de navegacin y, a continuacin, haga clic en Vista Presentacin.

Access muestra el formulario en la vista Presentacin.

Puede usar la hoja de propiedades para cambiar las propiedades del formulario, sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseo del formulario. Para mostrar el panel de Lista de campos:

En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Agregar campos existentes.

Mtodo abreviado de teclado Presione ALT+F8.

A continuacin, podr arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de campos hasta el formulario.

Para agregar un solo campo, haga doble clic en el mismo o arrstrelo desde el panel Lista de campos hasta la seccin del formulario donde desea que se muestre. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desee agregar. A continuacin, arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.

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Ajustar un formulario en la vista Diseo

El diseo de un formulario tambin se puede ajustar en la vista Diseo. Se pueden agregar nuevos controles y campos al formulario agregndolos a la cuadrcula de diseo. La hoja de propiedades incluye un gran nmero de propiedades que se pueden configurar para personalizar el formulario. Sin embargo, puede que algunas caractersticas que agregue mientras est en la vista Diseo no sean compatibles con la caracterstica Publicar en Web. Si planea publicar el formulario en Web, deber usar solamente las caractersticas disponibles en la vista Presentacin.

Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario en el nombre del formulario en el panel de navegacin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.
NOTA

La vista diseo no est disponible cuando se trabaja en una base de datos web.

Access muestra el formulario en la vista Diseo.

Puede usar la hoja de propiedades para cambiar las propiedades del formulario, sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseo del formulario. Para mostrar el panel de Lista de campos:

En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Agregar campos existentes.

Mtodo abreviado de teclado Presione ALT+F8.

A continuacin, podr arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de campos hasta el formulario.

Para agregar un solo campo, haga doble clic en l o arrstrelo desde el panel Lista de campos hasta la seccin del formulario donde desea que se muestre. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desee agregar. A continuacin, arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.

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Access > Conceptos bsicos de Access Introduccin a las consultas

Ocultar todo

Cuando desee revisar, agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos, considere la posibilidad de usar una consulta.

Al usar una consulta, puede responder a preguntas muy especficas acerca de sus datos que seran difciles de responder mirando directamente los datos de la tabla. Puede usar las consultas para filtrar los datos, realizar clculos con ellos y resumirlos. Tambin puede usar consultas para automatizar muchas tareas de administracin de datos y revisar los cambios realizados en los datos antes de confirmarlos.
NOTA

Las funciones de consultas de funciones agregadas, como Suma o Cuenta, no estn

disponibles en las consultas web.

En este artculo

Informacin general Mirar un subconjunto de los datos de una tabla Revisar los datos de ms de una tabla a la vez Formular variaciones de una pregunta usando parmetros con una consulta Realizar clculos basados en los datos Mirar datos resumidos o agregados

Crear una nueva tabla usando datos de otras tablas Agregar datos a una tabla usando datos de otras tablas Cambiar datos de forma automatizada Eliminar datos de forma automatizada

Informacin general
Una consulta es una solicitud de los resultados de los datos, de las acciones de los datos o de ambos. Puede usar una consulta para responder a una pregunta sencilla, realizar clculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o eliminar datos de una tabla. Las consultas que se usan para recuperar datos de una tabla o realizar clculos se denominan consultas de seleccin. Las consultas que agregan, cambian o eliminan datos se denominan consultas de accin.

En este artculo se proporciona informacin bsica acerca de las consultas as como ejemplos de los diferentes tipos de consultas. Para obtener ms informacin sobre cada tipo de consulta, busque en la Ayuda o haga clic en los vnculos que aparecen en la seccin Vea tambin de este artculo.

Tambin puede usar una consulta para proporcionar datos para un formulario o informe. En una base de datos debidamente diseada, los datos que desea presentar mediante un formulario o informe se encuentran a menudo en varias tablas. Al usar una consulta, puede reunir los datos que desee usar antes de disear el formulario o informe.

Para obtener ms informacin sobre cmo usar una consulta para proporcionar datos para formularios e informes, vea los vnculos que aparecen en la seccin Vea tambin o busque en la Ayuda.

ABRIR UNA CONSULTA EXISTENTE


Si no est familiarizado con el panel de navegacin, es posible que no sepa cmo abrir una consulta que ya existe. El panel de navegacin es una caracterstica que reemplaza la ventana Base de datos de versiones anteriores a Access 2007. Ver el panel de navegacin en el lado izquierdo de la pantalla.

Para abrir cualquier objeto de la base de datos, como una consulta, puede hacer doble clic en el objeto en el panel de navegacin.

USAR LA BASE DE DATOS NORTHWIND PARA PRACTICAR CON EJEMPLOS


NOTA

En los ejemplos de este artculo se usa una base de datos creada mediante la plantilla de base

de datos Northwind 2010. 1. 2. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Nuevo. En la mitad del panel, bajo Plantillas disponibles, haga clic en Plantillas de ejemplo y, a continuacin, en Northwind. 3. En el panel derecho, revise el nombre del archivo de base de datos del cuadro Nombre de archivo y haga cambios en caso necesario. Tambin puede buscar otra ubicacin si hace clic en el icono de carpeta. 4. 5. Haga clic en Crear. Siga las instrucciones que aparecen en la pgina Northwind Traders (en la ficha de objeto Pantalla de inicio) para abrir la base de datos y, a continuacin, cierre la ventana Cuadro de dilogo de inicio de sesin.

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Mirar un subconjunto de los datos de una tabla


Puede que en ocasiones desee revisar todos los datos de una tabla, pero otras veces quiz desee revisar slo los datos de determinados campos o revisar los datos slo si ciertos campos cumplen determinados criterios. Para revisar algunos de los datos de una tabla, use una consulta de seleccin.

Suponga que desea comprobar una lista de productos y sus precios. Puede crear una consulta que devuelva la informacin de productos y precios siguiendo este procedimiento:

1. 2. 3. 4. 5.

Abra la base de datos Northwind que cre previamente mediante estos pasos. En la ficha Crear, en el grupo Macros y cdigo, haga clic en Diseo de la consulta. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en Productos. Cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla. En la tabla Productos, haga doble clic en Nombre de producto y en Precio listado para agregar estos campos a la cuadrcula de diseo (cuadrcula de diseo: cuadrcula utilizada

para disear una consulta o un filtro en la vista Diseo de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrcula se conoca antes como la cuadrcula QBE.) de la consulta. 6. En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

La consulta se ejecuta y se muestra una lista de productos y precios.

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Revisar los datos de ms de una tabla a la vez


Las tablas de una base de datos debidamente diseada establecen relaciones (relacin: asociacin que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relacin puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) lgicas entre s. Estas relaciones existen en funcin de los campos que las tablas tienen en comn. Cuando desee comprobar los datos de tablas relacionadas, use una consulta de seleccin.

Suponga que desea comprobar los pedidos de los clientes que viven en una determinada ciudad. Los datos de los pedidos y los clientes estn almacenados en dos tablas de la misma base de datos. Cada tabla tiene un campo Id. de cliente, que forma la base de una relacin uno a varios (relacin uno a varios: asociacin entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) entre las dos tablas. Puede crear una consulta que devuelva los pedidos de los clientes de una determinada ciudad, como Las Vegas, siguiendo este procedimiento:

1. 2. 3.

Abra la base de datos Northwind que cre previamente mediante estos pasos. En la ficha Crear, en el grupo Macros y cdigo, haga clic en Diseo de la consulta. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en Clientes y en Pedidos.

4.

Cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla.

Fjese en la lnea, denominada combinacin, que conecta el campo Id. de la tabla Clientes con el campo Id. de cliente de la tabla Pedidos. Esta lnea muestra la relacin entre las dos tablas.

5.

En la tabla Clientes, haga doble clic en Compaa y en Ciudad para agregar estos campos a la cuadrcula de diseo de la consulta.

6.

En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la columna Ciudad, desactive la casilla de verificacin de la fila Mostrar.

7.

En la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Las Vegas.

Al desactivar la casilla de verificacin Mostrar, se evita que la consulta muestre la ciudad en sus resultados; al escribir Las Vegas en la fila Criterios, indica que desea ver slo los registros en que el valor del campo Ciudad sea Las Vegas. En este caso, la consulta devuelve slo los clientes de Las Vegas : Compaa L y Compaa AA.

Tenga en cuenta que no tiene que mostrar un campo para usarlo con un criterio.

8.

En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de pedido y en Fecha de pedido para agregar estos campos a las siguientes dos columnas de la cuadrcula de diseo de la consulta.

9.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

La consulta se ejecuta y muestra una lista con los pedidos de los clientes de Las Vegas.

10. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Aparecer el cuadro de dilogo Guardar como.

11. En el cuadro Nombre de la consulta, escriba Pedidos por ciudad y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

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Formular variaciones de una pregunta usando parmetros con una consulta


Es posible que en ocasiones desee ejecutar una consulta muy similar a otra existente. Puede cambiar la consulta original para usar nuevos criterios, pero si desea ejecutar con frecuencia variaciones de una consulta concreta, considere la posibilidad de usar una consulta de parmetros. Cuando ejecuta una

consulta de parmetros, la consulta solicita los valores de los campos y, a continuacin, usa los valores especificados para crear los criterios de la consulta.

En el ejemplo anterior, cre una consulta que devuelve los pedidos de los clientes de Las Vegas. Puede modificar la consulta de modo que le pida la ciudad cada vez que la ejecute siguiendo este procedimiento:

1. 2.

Abra la base de datos Northwind que configur previamente con estos pasos. Haga clic en Barra Tamao del panel para mostrar el panel de navegacin.
NOTA

Este paso no es necesario si ya se muestra el panel de navegacin.

3.

En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en la consulta denominada Pedidos por ciudad (que cre en la seccin anterior) y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual.

4.

En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, elimine Las Vegas y, a continuacin, escriba [Para qu ciudad?].

La cadena [Para qu ciudad?] es la solicitud de parmetros. Los corchetes indican que desea que la consulta solicite informacin, y el texto (en este caso, Para qu ciudad?) es la pregunta que se muestra en la solicitud de parmetros.
NOTA

No se puede usar ni un punto (.) ni un signo de exclamacin (!) como texto en el

mensaje de solicitud de parmetros. 5. Active la casilla de verificacin en la fila Mostrar de la columna Ciudad de manera que se muestre la ciudad en los resultados de la consulta. 6. En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

La consulta solicita que indique un valor para Ciudad.

7.

Escriba Nueva York y, a continuacin, presione ENTRAR.

La consulta se ejecuta y muestra los pedidos de los clientes de Nueva York.

Pero qu sucede si no sabe qu valores puede especificar? Para que los parmetros sean ms flexibles, use caracteres comodn como parte del mensaje:

8.

En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.

9.

En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Como [Para qu ciudad?]&"*".

En esta solicitud de parmetros, la palabra clave Como, el smbolo de la "y" comercial (&) y el asterisco (*) entre comillas permiten al usuario escribir una combinacin de caracteres, incluidos caracteres comodn, para que se devuelva una gran variedad de resultados. Por ejemplo, si el usuario escribe *, la consulta devolver todas las ciudades; si el usuario escribe L, la consulta devolver todas las ciudades que empiecen por la letra "L", y si el usuario escribe *s*, la consulta devolver todas las ciudades que contengan la letra "s".

10. En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

En la solicitud de consulta, escriba Nueva y, a continuacin, presione ENTRAR.

11. La consulta se ejecuta y se muestran los pedidos de los clientes de Nueva York.

ESPECIFICAR LOS TIPOS DE DATOS DE LOS PARMETROS


Tambin puede especificar qu tipo de datos debe aceptar un parmetro. Puede establecer el tipo de datos para cualquier parmetro, pero es especialmente importante establecer el tipo de datos para los datos numricos, de moneda o de fecha y hora. Cuando se especifica el tipo de datos que debe aceptar un parmetro, los usuarios ven un mensaje de error ms til si especifican un tipo de datos equivocado, por ejemplo, texto cuando se espera moneda.
NOTA

Si se establece un parmetro para que acepte datos de texto, cualquier entrada se interpretar

como texto y no se mostrar ningn mensaje de error.

Para especificar el tipo de datos de los parmetros de una consulta, siga este procedimiento:

1.

Con la consulta abierta en la vista Diseo, en la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Parmetros.

2.

En el cuadro de dilogo Parmetros de la consulta, en la columna Parmetro, escriba la solicitud de cada parmetro para el que desee especificar el tipo de datos. Asegrese de que

cada parmetro coincida con la solicitud que usa en la fila Criterios de la cuadrcula de diseo de la consulta. 3. En la columna Tipo de datos, seleccione el tipo de datos para cada parmetro.

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Realizar clculos basados en los datos


La mayor parte del tiempo, no se usan tablas para almacenar valores calculados basados en datos de la misma base de datos. Por ejemplo, la tabla Detalles de pedido de Northwind 2007 no almacena los subtotales de los productos porque el subtotal correspondiente a un producto dado se calcula usando los datos almacenados en los campos Cantidad, Precio y Descuento de la tabla Detalles de pedido.

En algunos casos, los valores calculados dejan de estar actualizados porque cambian los valores en los que se basan. Por ejemplo, no debe almacenar la edad de una persona en una tabla porque cada ao tendr que actualizar el valor; en su lugar, almacene la fecha de nacimiento de la persona y, a continuacin, use una expresin en una consulta para calcular su edad.

Siga el procedimiento que se detalla a continuacin para crear una consulta que calcule los subtotales de los productos basndose en los datos de la tabla Detalles de pedido.

1. 2. 3.

Abra la base de datos Northwind que configur previamente con estos pasos. En la ficha Crear, en el grupo Macros y cdigo, haga clic en Diseo de la consulta. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en Detalles de pedido.

4. 5.

Cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla. En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de producto para agregar este campo a la primera columna de la cuadrcula de diseo de la consulta.

6.

En la segunda columna de la cuadrcula, haga clic con el botn secundario en la fila Campo y, a continuacin, haga clic en Zoom en el men contextual.

7.

En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente:

Subtotal: ([Cantidad]*[Precio])-([Cantidad]*[Precio]*[Descuento])

Haga clic en Aceptar .

Este es el campo calculado. El campo calculado multiplica la cantidad de cada producto por el precio de dicho producto, multiplica la cantidad de cada producto por el precio y el descuento de dicho producto y, a continuacin, resta el descuento total del precio total.

8.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Se ejecuta la consulta y, a continuacin, se muestra una lista de productos y subtotales, por pedido.

9.

Presione CTRL+G para guardar la consulta y, a continuacin, asgnele el nombre Subtotales de productos.

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Mirar datos resumidos o agregados


Cuando usa tablas para registrar las transacciones o almacenar datos numricos que se usan peridicamente, resulta til poder comprobar los datos agregados, como las sumas o los promedios.

Access permite revisar datos agregados simples en cualquier hoja de datos (hoja de datos: datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado que aparecen en formato de filas y columnas.) agregando una fila Total. Se trata de una fila al final de la hoja de datos que puede mostrar un total acumulado u otros valores agregados.
NOTA

No se puede agregar una fila Total a la hoja de datos de una consulta web.

Puede agregar una fila Total a la consulta Subtotales de productos que cre en el ejemplo anterior siguiendo este procedimiento:

1.

Ejecute la consulta Subtotales de productos y deje los resultados abiertos en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: vista que muestra datos de una tabla, un formulario, una consulta, una vista o un procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.).

2.

En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales.

Aparecer una nueva fila en la parte inferior de la hoja de datos con la palabra Total en la primera columna.

3.

Haga clic en la celda de la ltima fila de la hoja de datos denominada Total.

Observe que aparece una flecha en la celda.

4.

Haga clic en la flecha para ver las funciones de agregado disponibles.

Dado que la columna contiene datos de texto, hay slo dos opciones: Ninguno y Cuenta.

5.

Seleccione Cuenta.

El contenido de la celda cambia de Total a una cuenta de los valores de la columna.

6.

Haga clic en la celda adyacente (la segunda columna).

Observe que aparece una flecha en la celda.

7.

Haga clic en la flecha y, a continuacin, en Suma.

El campo muestra una suma de los valores de la columna.

8.

Deje la consulta abierta en la vista Hoja de datos.

CREAR UNA CONSULTA DE TOTALES PARA OBTENER RESMENES MS COMPLEJOS


La fila Total de una hoja de datos es muy til, pero para cuestiones ms complejas, se usa una consulta de totales. Una consulta de totales es una consulta de seleccin que permite agrupar y resumir los datos. Por ejemplo, suponga que desea ver las ventas totales por producto. En una consulta de totales, puede usar Suma, una funcin de agregado (funcin de agregado: funcin, como Suma, Cuenta, Promedio o Var, que se utiliza para calcular totales.), para ver las ventas totales por producto.
NOTA

No se pueden usar funciones de agregado en una consulta web.

Siga el procedimiento que se detalla a continuacin para modificar la consulta Subtotales de productos para obtener subtotales resumidos por producto.

1.

En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.

Se abre la consulta Subtotales de productos en la vista Diseo.

2.

En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseo, haga clic en Totales.

Aparece la fila Totales en la cuadrcula de diseo de la consulta.


NOTA

Si bien tienen nombres similares, la fila Totales de la cuadrcula de diseo y la fila

Total de una hoja de datos no son iguales:

Puede agrupar por valores de campo mediante la fila Totales en la cuadrcula de diseo. Puede agregar una fila Total de hoja de datos a los resultados de una consulta de totales.

Cuando usa la fila Totales en la cuadrcula de diseo, debe elegir una funcin de agregado para cada campo. Si no desea realizar un clculo en un campo, puede agrupar por ese campo.

3.

En la segunda columna de la cuadrcula de diseo, en la fila Total, seleccione Suma en la lista desplegable.

4.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

La consulta se ejecuta y, a continuacin, muestra una lista de productos con subtotales.

5.

Presione CTRL+G para guardar la consulta. Deje la consulta abierta.

CREAR UNA CONSULTA DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS PARA AGREGAR OTRO NIVEL DE AGRUPAMIENTO
Ahora suponga que desea comprobar los subtotales de los productos, pero tambin desea agregar por mes, de modo que cada fila muestre los subtotales de un producto y cada columna muestre los subtotales de producto de un mes. Para mostrar los subtotales de un producto y los subtotales de

producto de un mes, use una consulta de tabla de referencias cruzadas (consulta de tabla de referencias cruzadas: consulta que calcula una suma, promedio, recuento u otro tipo de total en registros y, a continuacin, agrupa el resultado en dos tipos de informacin: uno vertical en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro horizontal en la parte superior.).
NOTA

No se puede crear una consulta web que sea una consulta de tabla de referencias cruzadas.

Puede modificar nuevamente la consulta Subtotales de productos de manera que la consulta devuelva filas con los subtotales de producto y columnas con los subtotales mensuales.

1.

En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.

2. 3.

En el grupo Configuracin de consultas, haga clic en Mostrar tabla. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos y, a continuacin, haga clic en Cerrar.

4.

En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseo, haga clic en Tabla de referencias cruzadas.

En la cuadrcula de diseo, la fila Mostrar est oculta y se muestra la fila Tabla de referencias cruzadas.

5.

En la tercera columna de la cuadrcula de diseo, haga clic con el botn secundario en la fila Campo y, a continuacin, haga clic en Zoom en el men contextual. Se abrir el cuadro Zoom

6.

En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente:

Mes: "Mes " & ParcFecha("m", [Fecha de pedido])

7. 8.

Haga clic en Aceptar . En la fila Tabla de referencias cruzadas, seleccione los valores siguientes en la lista desplegable: Encabezado de fila para la primera columna, Valor para la segunda columna y Encabezado de columna para la tercera columna.

9.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Se ejecuta la consulta y se muestran los subtotales de producto, agregados por mes.

10. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Volver al principio

Crear una nueva tabla usando datos de otras tablas


Puede usar una consulta de creacin de tabla para crear una nueva tabla a partir de datos almacenados en otras tablas.
NOTA

No se puede crear una consulta web que sea una consulta de creacin de tabla.

Por ejemplo, suponga que desea enviar datos referentes a los pedidos de Chicago a un socio empresarial de Chicago que use Access para preparar informes. En lugar de enviar todos los datos de los pedidos, conviene restringirlos a los datos especficos de los pedidos de Chicago.

Puede crear una consulta de seleccin que contenga los datos de los pedidos de Chicago y, a continuacin, usar la consulta de seleccin para crear la nueva tabla siguiendo este procedimiento:

1. 2.

Abra la base de datos Northwind que cre previamente mediante estos pasos. Para ejecutar una consulta de creacin de tabla, quiz necesite habilitar el contenido de la base de datos por medio de la barra de mensajes, que aparece debajo de la cinta de opciones si la base de datos no es de confianza al abrirla.

Cmo habilitar la base de datos

En la barra de mensajes, haga clic en Habilitar contenido.

NOTA

Si la base de datos est en una ubicacin de confianza, la barra de mensajes no

aparecer y no ser necesario habilitar el contenido. 3. 4. 5. 6. Cierre el formulario del Cuadro de dilogo de inicio de sesin. En la ficha Crear, en el grupo Macros y cdigo, haga clic en Diseo de la consulta. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en Detalles de pedido y en Pedidos. Cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla.

7.

En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de cliente y en Ciudad dest para agregar estos campos a la cuadrcula de diseo.

8.

En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de pedido, Id. de producto, Cantidad, Precio y Descuento para agregar estos campos a la cuadrcula de diseo.

9.

En la columna Ciudad dest de la cuadrcula de diseo, active la casilla situada en la fila Mostrar. En la fila Criterios, escriba 'Chicago' (incluidas las comillas simples).

Compruebe los resultados de la consulta antes de usarlos para crear la tabla.

10. En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. 11. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Aparecer el cuadro de dilogo Guardar como.

12. En el cuadro Nombre de la consulta, escriba Consulta de pedidos de Chicago y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 13. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo. 14. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseo, haga clic en Crear tabla.

Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla.

15. En el cuadro de dilogo Crear tabla, en el cuadro Nombre de tabla, escriba Pedidos de Chicago y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 16. En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. 17. En el cuadro de dilogo de confirmacin, haga clic en S para confirmar.

Se crea la nueva tabla, que aparece en el panel de navegacin.


NOTA

Si ya hay una tabla con el nombre especificado, sta se borra antes de que se ejecute

la consulta. 18. En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Como ya existe la tabla Pedidos de Chicago, aparecer un cuadro de dilogo de advertencia.

19. Haga clic en No para cancelar la accin y cerrar el cuadro de dilogo.

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Agregar datos a una tabla usando datos de otras tablas


Puede usar una consulta de datos anexados para recuperar datos de una o varias tablas y agregar dichos datos a otra tabla.
NOTA

No se puede crear una consulta web que sea una consulta de datos anexados.

Suponga que cre una tabla para compartirla con un socio empresarial de Chicago, pero se da cuenta de que el socio tambin trabaja con clientes del rea de Milwaukee. Ahora desea agregar a la tabla filas con datos del rea de Milwaukee antes de compartir la tabla con su socio.

Puede agregar datos del rea de Milwaukee a la tabla Pedidos de Chicago creada en el ejemplo anterior siguiendo este procedimiento:

1. 2.

Abra la consulta denominada "Consulta de pedidos de Chicago" en la vista Diseo. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseo, haga clic en Anexar. Se abrir el cuadro de dilogo Anexar.

3.

En el cuadro de dilogo Anexar, haga clic en la flecha del cuadro Nombre de tabla y, a continuacin, seleccione Pedidos de Chicago en la lista desplegable.

4.

Haga clic en Aceptar .

Se cierra el cuadro de dilogo Anexar. En la cuadrcula de diseo, desaparece la fila Mostrar y aparece la fila Anexar a.

5.

En la cuadrcula de diseo, en la fila Criterios de la columna Ciudad dest, elimine 'Chicago' y, a continuacin, escriba 'Milwaukee'.

6.

En la fila Anexar a, seleccione el campo adecuado para cada columna.

En este ejemplo, los valores de la fila Anexar a deben coincidir con los de la fila Campo, pero no es obligatorio para que funcionen las consultas de datos anexados.

7.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

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Cambiar datos de forma automatizada


Puede usar una consulta de actualizacin para cambiar los datos de las tablas y para escribir los criterios a fin de especificar las filas que deben actualizarse. Una consulta de actualizacin permite revisar los datos actualizados antes de realizar la actualizacin.
IMPORTANTE Las consultas de accin no se pueden deshacer. Conviene que haga una copia de

seguridad de las tablas que vaya a actualizar mediante una consulta de actualizacin.
NOTA

No se puede crear una consulta web que sea una consulta de actualizacin.

En el ejemplo anterior, anex filas a la tabla Pedidos de Chicago. En esta tabla, el campo Id. de producto muestra el identificador de producto numrico. Para que los datos resulten ms tiles para los informes, quiz prefiera reemplazar los identificadores de producto por los nombres de producto. Para ello, primero debe cambiar de Nmero a Texto el tipo de datos del campo Id. de producto de la tabla Pedidos de Chicago de manera que ese campo acepte nombres de producto.

Puede actualizar los valores de la tabla Pedidos de Chicago siguiendo este procedimiento:

1. 2. 3. 4. 5.

Abra la tabla Pedidos de Chicago en la vista Diseo. En la fila Id. de producto, cambie el tipo de datos de Nmero a Texto. Guarde y cierre la tabla Pedidos de Chicago. En la ficha Crear, en el grupo Macros y cdigo, haga clic en Diseo de la consulta. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago y en Productos.

6. 7.

Cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseo, haga clic en Actualizar.

En la cuadrcula de diseo, desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y aparece la fila Actualizar a.

8.

En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de producto para agregar este campo a la cuadrcula de diseo.

9.

En la cuadrcula de diseo, en la fila Actualizar a de la columna Id. de producto, escriba o pegue lo siguiente:

[Productos].[Nombre de producto]
SUGERENCIA Puede usar una consulta de actualizacin para eliminar los valores de campo si

usa una cadena vaca ("") o un valor NULL en la fila Actualizar a. 10. En la fila Criterios, escriba o pegue lo siguiente:

[Id. de producto] Como ([Productos].[Id])

La palabra clave Como es necesaria porque los campos que va a comparar contienen tipos de datos diferentes (Id. de producto son datos de texto mientras que Id. son datos numricos).

11. Puede comprobar qu valores van a cambiar debido a una consulta de actualizacin visualizando la consulta en la vista Hoja de datos.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ver y despus en Vista Hoja de datos.

La consulta devuelve una lista con los identificadores de producto que se van a actualizar.

12. En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Cuando abra la tabla Pedidos de Chicago, ver que los valores numricos del campo Id. de producto se han reemplazado por los nombres de producto de la tabla Productos.

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Eliminar datos de forma automatizada


Puede usar una consulta de eliminacin para eliminar datos de las tablas o para escribir los criterios que especifiquen las filas que se deben eliminar. Una consulta de eliminacin permite revisar las filas que se eliminarn antes de realizar la eliminacin.

NOTA

No se puede crear una consulta web que sea una consulta de eliminacin.

Suponga que va a enviar la tabla Pedidos de Chicago (actualizada en el ejemplo anterior) a su socio empresarial de Chicago y se da cuenta de que algunas de las filas contienen diversos campos vacos. Desea quitar estas filas vacas antes de enviar la tabla. Podr abrir la tabla y eliminar las filas manualmente, pero quiz le resulte ms til usar una consulta de eliminacin si hay que eliminar bastantes filas y tiene claros los criterios para especificar las filas que deben eliminarse.

Puede usar una consulta para eliminar de la tabla Pedidos de Chicago las filas que no tengan un valor para Id. de pedido siguiendo este procedimiento:

1. 2. 3. 4.

En la ficha Crear, en el grupo Macros y cdigo, haga clic en Diseo de la consulta. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago. Cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseo, haga clic en Eliminar.

En la cuadrcula de diseo, desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y aparece la fila Eliminar.

5.

En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de pedido para agregarlo a la cuadrcula.

6. 7.

En la cuadrcula de diseo, en la fila Criterios de la columna Id. de pedido, escriba Es Nulo. En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

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Access > Conceptos bsicos de Access Introduccin a las tablas


Ocultar todo

Cuando se usa una base de datos, los datos se almacenan en tablas (listas basadas en asuntos que contienen datos organizados en registros). Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones de correo electrnico y nmeros de telfono.

En este artculo se proporciona informacin general acerca de las tablas en Microsoft Access 2010 y se describen las caractersticas de tabla nuevas y las caractersticas que ya no se incluyen. Adems, se explica cmo crear una tabla, agregar campos a una tabla, establecer la clave principal (clave principal: uno o ms campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) de una tabla y establecer las propiedades de campo y de tabla.

Para empezar a disear una base de datos, debe planear todas sus tablas y decidir de qu modo se relacionarn entre s. Antes de crear tablas, estudie detenidamente los requisitos y determine todas las tablas que necesita. Para ver una introduccin a la planeacin y el diseo de una base de datos, vea el tema sobre los conceptos bsicos del diseo de una base de datos y los vnculos de la seccin Vea tambin.
NOTA

La vista Diseo no est disponible para las tablas web. En lugar de ella, puede usar

caractersticas de diseo que se incluyen ahora en la vista Hoja de datos. Para obtener ms informacin acerca del diseo de una base de datos web, vea el artculo sobre cmo compilar una base de datos para compartir en la web.

En este artculo

Informacin general Novedades Especificaciones de tabla Crear una tabla Agregar un campo a una tabla Guardar una tabla Establecer la clave principal de una tabla Establecer las propiedades de una tabla establecer las propiedades de un campo

Informacin general

Una tabla es un objeto de base de datos que se usa para almacenar datos acerca de un asunto en particular, como los empleados o productos. Una tabla est compuesta por registros y campos.

Cada registro contiene datos acerca de una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en particular. Un registro se denomina normalmente fila o instancia.

Cada campo contiene datos acerca de un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la direccin de correo electrnico. Un campo se denomina normalmente columna o atributo.

Un registro se compone de valores de campo, como ejemplo Contoso, Ltd. o alguien@example.com. Un valor de campo se denomina normalmente hecho.

Un registro

Un campo

Un valor de campo

Una base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con informacin sobre un asunto diferente. Cada tabla puede contener a su vez muchos campos de distintos tipos de datos, como texto, nmeros, fechas e hipervnculos.

DATOS EXTERNOS
Se puede establecer un vnculo a distintos tipos de orgenes de datos externos, como otras bases de datos, archivos de texto y libros de Excel. Al establecer un vnculo a datos externos, Access puede usar ese vnculo como una tabla. Segn el origen de datos externo y el modo en el que se crea el vnculo, puede modificar los datos en la tabla vinculada y crear relaciones que involucren a la tabla vinculada. Sin embargo, no puede usar el vnculo para cambiar el diseo de los datos externos.

PROPIEDADES DE TABLA Y CAMPO


Las tablas y los campos tienen propiedades que se pueden establecer para controlar sus caractersticas o su comportamiento.

Tabla abierta en la vista Diseo

Propiedades de tabla

Propiedades de campo

En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de una tabla que afectan a la apariencia o el comportamiento de la tabla en su totalidad. Las propiedades de tabla se establecen en la hoja de propiedades de la tabla en la vista Diseo. Por ejemplo, puede establecer la propiedad Vista predeterminada de una tabla para especificar el modo en el que se muestra la tabla de forma predeterminada.

Una propiedad de campo se aplica a un campo de la tabla concreto y define una de las caractersticas del campo o un aspecto del comportamiento del campo. Puede establecer algunas propiedades de campo en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: vista que muestra datos de una tabla, un formulario, una consulta, una vista o un procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.). Adems, puede establecer cualquier propiedad de campo en la vista Diseo con el panel Propiedades del campo.

TIPOS DE DATOS

Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica la clase de datos almacenados en el campo, como grandes cantidades de texto o archivos adjuntos.

Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero se diferencia de las dems propiedades de campo por lo siguiente:

El tipo de datos de un campo se establece en la cuadrcula de diseo de la tabla y no en el panel Propiedades del campo. El tipo de datos de un campo determina qu otras propiedades tiene el campo. El tipo de datos de un campo se debe establecer al crear el campo.
NOTA

Para crear un nuevo campo en Access, puede escribir datos en una columna nueva

en la vista Hoja de datos. Cuando crea un campo de esta forma, Access asigna un tipo de datos para el campo automticamente segn al valor especificado. Si la entrada no implica ningn otro tipo de datos, Access establece el tipo de datos en Texto. Si es necesario, puede cambiar el tipo de datos mediante el uso de la cinta, que forma parte de la nueva Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.

Ejemplo de deteccin automtica de tipos de datos

En la tabla siguiente se indica cmo funciona la deteccin automtica de tipos de datos en la vista Hoja de datos.
Si escribe: Juan http://www.contoso.com Puede usar cualquier prefijo de protocolo de Internet vlido. Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son prefijos vlidos. Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos de: Texto Hipervnculo

1 50.000 50.000,99

Nmero, entero largo Nmero, entero largo Nmero, doble

50000,389 12/67 Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la configuracin regional del usuario.

Nmero, doble Fecha/Hora

31 de diciembre de 2006 10:50:23 10:50 a.m. 17:50 12,50 $ El smbolo de moneda reconocido es el de la configuracin regional del usuario.

Fecha/Hora Fecha/Hora Fecha/Hora Fecha/Hora Moneda

21,75 123,00% 3,46E+03

Nmero, doble Nmero, doble Nmero, doble

RELACIONES DE TABLA
Aunque cada tabla almacena datos acerca de un asunto diferente, las tablas de una base de datos generalmente almacenan datos acerca de asuntos que se relacionan entre s. Por ejemplo, es posible que una base de datos contenga:

Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones. Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imgenes de cada artculo Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes

Dado que los datos de los diferentes asuntos se almacenan en tablas independientes, es necesario encontrar la manera de relacionar los datos de modo que pueda combinar fcilmente los datos relacionados pertenecientes a esas tablas independientes. Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una relacin es una conexin lgica entre dos tablas que especifica los campos que las tablas tienen en comn.

Claves
Los campos que forman parte de una relacin de tabla se denominan claves. Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por ms de un campo. Existen dos tipos de claves:

Clave principal Una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal est compuesta por uno o ms campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. Por lo general, hay un nmero de identificacin nico, como un nmero de serie o un cdigo que funciona como la clave principal. Por ejemplo, puede tener una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un nmero de identificacin de cliente nico. El campo de identificacin de cliente es la clave principal de la tabla Clientes. Cuando una clave principal contiene ms de un campo, generalmente est compuesta de campos preexistentes que, en su conjunto, proporcionan valores nicos. Por ejemplo, puede usar una combinacin de apellido, nombre y fecha de nacimiento como la clave principal de una tabla para personas. Clave externa Una tabla puede tener adems una o ms claves externas. Una clave externa contiene valores que se corresponden con valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un nmero de identificacin de cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos.

La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relacin de una tabla. La relacin de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica por el campo de clave principal (identificador).

Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y, a continuacin, se crea una relacin entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver informacin acerca del cliente de un pedido, usa la relacin para identificar con qu datos de la tabla Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos.

Relacin de tabla en la ventana Relaciones

Una clave principal identificada con el icono de clave junto al nombre de campo

Una clave externa (observe la ausencia del icono de clave)

Ventajas de las relaciones


Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:

Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente solamente una vez en una tabla acerca de clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos. Eficacia Registrar los datos en una sola ubicacin implica el uso de menos espacio en disco. Adems, las tablas de menor tamao tienden a proporcionar datos ms rpidamente que las tablas de mayor tamao. Por ltimo, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes,

especifica valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estar desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento. Comprensibilidad El diseo de una base de datos es ms fcil de comprender si los asuntos est separados en tablas de manera apropiada.
SUGERENCIA Para planear las tablas, tenga en cuenta las relaciones. Puede usar el Asistente para

bsquedas para crear un campo de clave externa si ya existe la tabla que contiene la clave principal correspondiente. El Asistente para bsquedas crea la relacin.

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Especificaciones de tabla
En Access 2010, una tabla tiene las siguientes limitaciones prcticas:
Atributo Nmero de caracteres del nombre de una tabla Nmero de caracteres del nombre de un campo Nmero de campos de una tabla Nmero de tablas abiertas Mximo 64 64 255 2048 (este lmite incluye las tablas que Access abre de forma interna) 2 gigabytes menos el espacio necesario para los objetos del sistema 255 65.535 cuando se escriben los datos mediante la interfaz de usuario. 2 gigabytes de almacenamiento de caracteres cuando se escriben los datos mediante programacin. 1 gigabyte 32 10 255 2.048 255 4.000

Tamao de tabla

Nmero de caracteres de un campo de texto Nmero de caracteres de un campo Memo

Tamao de un campo Objeto OLE Nmero de ndices de una tabla Nmero de campos de un ndice Nmero de caracteres de un mensaje de validacin Nmero de caracteres de una regla de validacin Nmero de caracteres de una descripcin de tabla o campo Nmero de caracteres de un registro (sin incluir los campos Memo y Objeto OLE) si la propiedad UnicodeCompression de los campos

est establecida en S Nmero de caracteres del valor de una propiedad de campo 255

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Novedades

DIFERENCIAS CON RESPECTO A ACCESS 2007


Crear una tabla en Access 2010 es un proceso muy similar a la creacin de una tabla en Access 2007. Sin embargo, en Access 2010 existen algunas caractersticas nuevas relacionadas con las tablas:

Macros de datos Ahora puede adjuntar macros a eventos en las tablas. Esto le permite ejecutar acciones siempre que se modifique, inserte o elimine un registro. Estas macros se pueden usar para validar datos o ejecutar un clculo por ejemplo. Tipo de datos Calculado Este nuevo tipo de datos le permite crear un campo basado en un clculo de otros campos de la misma tabla. Por ejemplo, puede crear un campo Total de lnea que contenga el producto de un campo Cantidad y un campo Precio. A continuacin, si actualiza el campo Cantidad o el campo Precio, el campo Total de lnea se actualiza automticamente. Conectividad del servicio web Adems de establecer vnculos a orgenes de datos externos, como libros de Excel o listas de SharePoint, ahora puede conectarse a datos que se encuentran en sitios web que ofrecen una interfaz de servicios web. Por ejemplo, puede establecer un vnculo a datos que se encuentran en el sitio web de un comerciante en lnea y crear su propia aplicacin para ver los productos o iniciar pedidos. Las plantillas de tablas y campos se reemplazan por modelos Access 2007 inclua plantillas de tablas y campos. Las plantillas de tablas eran tablas vacas que se podan usar para crear nuevas tablas diseadas para ser compatibles con estas listas integradas de SharePoint: Contactos Tareas Problemas

Eventos Activos

Si desea agregar partes creadas previamente a la base de datos de Access 2010, debe usar modelos. Los modelos pueden incluir tablas y tambin otros tipos de objetos de base de datos como consultas y formularios.
NOTA

En este tema no se describen los modelos. Para obtener ms informacin, consulte la

seccin Vea tambin.

DIFERENCIAS CON RESPECTO A ACCESS 2003


Los modelos han reemplazado al Asistente para tablas En las versiones de Access anteriores a la versin 2007, se usaba el Asistente para tablas para crear una tabla rpidamente despus de responder a algunas preguntas. En Access 2007, el Asistente para tablas ha sido reemplazado por plantillas de tablas y campos. En Access 2010, los modelos reemplazan a las plantillas de tablas y campos.
NOTA

En este tema no se describen los modelos. Para obtener ms informacin, consulte la

seccin Vea tambin. Crear una hoja de datos Ahora puede crear y modificar tablas y campos mientras trabaja en la vista Hoja de datos.

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Crear una tabla nueva


Cree una tabla nueva si tiene un nuevo origen de datos que no pertenece a ninguna de las tablas existentes.

Para crear una tabla, puede crear una base de datos nueva, insertar una tabla en una base de datos existente o importar o establecer un vnculo a una tabla de otro origen de datos , como un libro de Microsoft Office Excel, un documento de Microsoft Office Word, un archivo de texto, un servicio web u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automticamente una nueva tabla vaca. Posteriormente puede introducir datos en la tabla para empezar a definir los campos.

Qu desea hacer?

Crear una tabla en una nueva base de datos Crear una tabla en una base de datos existente Importar o vincular para crear una tabla Usar el sitio de SharePoint para crear una tabla Usar un servicio web para crear una tabla

CREAR UNA TABLA EN UNA NUEVA BASE DE DATOS


1. 2. 3. 4. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Nuevo.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos. Para guardar la base de datos en otra ubicacin, haga clic en el icono de carpeta. Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos y se crea una nueva tabla denominada Tabla1, la cual se abre en la vista Hoja de datos.

CREAR UNA TABLA EN UNA BASE DE DATOS EXISTENTE


1. 2. Haga clic en el botn de Office. Se muestra el espacio de comandos contextuales. Seleccione Abrir y realice uno de estos pasos:

Si la base de datos que desea usar aparece en Bases de datos recientes, haga clic en la base de datos en esa lista.

- O bien -

Si la base de datos no aparece en Bases de datos recientes, en Abrir documento, haga clic en la opcin que desee.

3.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione la base de datos que desee y haga clic en Abrir.

4.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.

Principio de seccin

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IMPORTAR O VINCULAR PARA CREAR UNA TABLA


Puede importar o vincular datos almacenados en otra ubicacin para crear una tabla. Puede importar datos o establecer un vnculo a los datos de una hoja de clculo de Excel, una lista de Windows SharePoint Services, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Office Outlook, etc.

Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Los cambios posteriores que se realicen en los datos de origen no afectarn a los datos importados y los cambios que se realicen en los datos importados no afectarn los datos de origen. Despus de conectarse a un origen de datos e importar sus datos, se pueden usar los datos importados sin conectarse al origen. Se puede cambiar el diseo de una tabla importada.

Cuando se establece un vnculo a los datos, se crea una tabla vinculada en la base de datos actual que representa un vnculo activo a la informacin existente almacenada en otra ubicacin. Cuando se cambian los datos de una tabla vinculada, tambin se cambian en el origen. Siempre que los datos cambien en el origen, esos cambios se mostrarn en la tabla vinculada. Siempre que se use una tabla vinculada, debe ser posible conectarse al origen de datos. No se puede cambiar el diseo de una tabla vinculada.

NOTA

No se pueden modificar los datos de una hoja de clculo de Excel mediante una tabla

vinculada. Como alternativa, se pueden importar los datos de origen a una base de datos de Access y, a continuacin, se pueden vincular a una base de datos desde Excel. Para obtener ms informacin acerca de cmo establecer vnculos a Access desde Excel, busque en la Ayuda de Excel o consulte los vnculos de la seccin Vea tambin.

Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos


1. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en uno de los orgenes de datos disponibles.

2.

Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo que aparecen en cada paso.

Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegacin.


SUGERENCIA Adems, puede importar o establecer un vnculo a una lista de SharePoint mediante un

comando de la ficha Crear. Principio de seccin

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USAR UN SITIO DE SHAREPOINT PARA CREAR UNA TABLA


Puede crear una tabla en la base de datos importada desde una lista de SharePoint o vinculada a esta lista. Adems, puede crear una nueva lista de SharePoint mediante una plantilla predefinida. Las plantillas predefinidas de Access 2010 son Contactos, Tareas, Problemas y Eventos.

1.

En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Listas de SharePoint.

2.

Siga uno de estos pasos:

1. 2.

Crear una lista de SharePoint basada en una plantilla

Haga clic en Contactos, Tareas, Problemas o Eventos. En el cuadro de dilogo Crear nueva lista, escriba la direccin URL del sitio de SharePoint en el que desea crear la lista.

3.

Escriba un nombre para la nueva lista y su descripcin en los cuadros Especifique un nombre para la nueva lista y Descripcin.

4.

Para abrir la tabla vinculada una vez creada, active la casilla de verificacin Abrir la lista al finalizar (activada de forma predeterminada).

1. 2.

Crear una nueva lista personalizada

Haga clic en Personalizado. En el cuadro de dilogo Crear nueva lista, escriba la direccin URL del sitio de SharePoint en el que desea crear la lista.

3.

Escriba un nombre para la nueva lista y su descripcin en los cuadros Especifique un nombre para la nueva lista y Descripcin.

4.

Para abrir la tabla vinculada una vez creada, active la casilla de verificacin Abrir la lista al finalizar (activada de forma predeterminada).

1.

Importar los datos de una lista existente

Haga clic en Lista de SharePoint existente.

2.

En el cuadro de dilogo Obtener datos externos, escriba la direccin URL del sitio de SharePoint que contiene los datos que desea importar.

3.

Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y, a continuacin, haga clic en Siguiente.

4.

Active la casilla de verificacin situada junto a la lista de SharePoint que desea importar.

1. 2.

Vincular a una lista existente

Haga clic en Lista de SharePoint existente. En el cuadro de dilogo Obtener datos externos - Sitio de SharePoint, escriba la direccin URL del sitio de SharePoint que contiene la lista con la cual desea establecer el vnculo.

3.

Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuacin, haga clic en Siguiente.

4.

Active la casilla de verificacin situada junto a la lista de SharePoint con la cual desea establecer el vnculo.

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USAR UN SERVICIO WEB PARA CREAR UNA TABLA


Puede crear una tabla en la base de datos que se conecte a los datos de un sitio web que proporcione una interfaz de servicio web.
NOTA

Las tablas de servicio web son de solo lectura.

1. 2.

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Servicio web. Si la conexin que desea usar ya est instalada, omita el paso 5. De lo contrario, contine con el paso siguiente.

3. 4. 5.

Haga clic en Instalar una nueva conexin. Seleccione el archivo de conexin que desee usar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. En el cuadro de dilogo Crear vnculo a datos de servicios web, expanda la conexin que desea usar.

6.

Seleccione la tabla con la que desea establecer el vnculo.

Access muestra los campos a la derecha del cuadro de dilogo.

7.

De forma opcional, puede escribir un nombre para la tabla vinculada en el cuadro Especificar el nombre del vnculo. Access usar este nombre para la tabla vinculada en el panel de navegacin.

8.

Haga clic en Aceptar.

Access crea la tabla vinculada.

Principio de seccin

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Establecer la clave principal de una tabla


Debe especificar una clave principal para una tabla para poder aprovechar las siguientes ventajas:

Access crea un ndice para la clave principal de forma automtica, lo que puede contribuir a aumentar el rendimiento de la base de datos. Access se asegura de que cada registro tenga un valor en el campo de clave principal. Access se asegura de que cada valor del campo de clave sea nico. Los valores nicos son fundamentales porque, de lo contrario, no hay ninguna forma de distinguir correctamente un registro concreto de otros registros.

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de identificador y el tipo de datos Autonumeracin.

En la vista Diseo, puede cambiar o quitar la clave principal o establecer la clave principal para una tabla que an no tenga ninguna.

Determinar qu campos se usarn como la clave principal


En ocasiones, es posible que ya tenga datos que desea usar como la clave principal. Por ejemplo, es posible que tenga nmeros de identificador para sus empleados. Si crea una tabla para realizar un seguimiento de la informacin de los empleados, es posible que decida usar el identificador de empleado existente como la clave principal de la tabla. Adems, es posible que el identificador de empleado solo sea nico en combinacin con el identificador de departamento, lo que requiere el uso de ambos campos de forma conjunta como la clave principal. Un buen candidato para una clave principal debe tener las siguientes caractersticas:

Cada registro tiene un valor nico para el campo o la combinacin de campos. El campo o la combinacin de campos nunca est vaca ni es nula (siempre hay un valor). Los valores no cambian.

Si no existen datos adecuados para usarlos como clave principal, puede crear un campo nuevo para usarlo como clave principal. Cuando cree un nuevo campo para usarlo como clave principal, establezca el tipo de datos del campo en Autonumeracin para asegurarse de que rene las tres caractersticas mencionadas en la lista anterior.

Establecer o cambiar la clave principal


1. 2. Seleccione la tabla para la que desee establecer o cambiar la clave principal. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo. 3. En la cuadrcula de diseo de la tabla, seleccione el campo o los campos que desee usar como la clave principal

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas (selector de filas: barra o cuadro pequeo que, al hacer clic en l, selecciona una fila entera en la vista Diseo de tabla o macro, o cuando se ordenan y agrupan registros en la vista Diseo de informe.) del campo que desee.

Para seleccionar ms de un campo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

4.

En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Se muestra un indicador de clave a la izquierda del campo o los campos especificados como la clave principal.

Quitar la clave principal


1. 2. 3. Seleccione la tabla para la que desee quitar la clave principal. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuacin, en Vista Diseo. Haga clic en el selector de filas (selector de filas: barra o cuadro pequeo que, al hacer clic en l, selecciona una fila entera en la vista Diseo de tabla o macro, o cuando se ordenan y agrupan registros en la vista Diseo de informe.) para la clave principal actual. Si la clave principal consta de varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas para cada campo. 4. En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

El indicador de clave se quita del campo o los campos especificados previamente como clave principal.
NOTA

Al guardar una nueva tabla sin establecer una clave principal, Access le solicita que cree un

nuevo campo para la clave principal. Si hace clic en S, Access crea un campo de identificador que usa el tipo de datos Autonumeracin para proporcionar un valor nico para cada registro. Si la tabla ya

incluye un campo Autonumeracin, Access lo usa como clave principal. Si hace clic en No, Access no agrega ningn campo y no se establece ninguna clave principal.

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Establecer las propiedades de una tabla


Puede establecer propiedades que se apliquen a una tabla completa o a registros completos.

1. 2.

Seleccione la tabla cuyas propiedades desee establecer. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.

3.

En la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades.

Se muestra la hoja de propiedades de la tabla.

4. 5.

En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaa General. Haga clic en el cuadro a la izquierda de la propiedad que desea establecer y, a continuacin, especifique una configuracin para la propiedad.

Propiedades de tabla disponibles


Utilice esta propiedad de tabla Mostrar vistas en el sitio de SharePoint.

Para Especificar si las vistas basadas en la tabla se pueden mostrar en un sitio de SharePoint.
NOTA Los efectos de esta configuracin dependen de la configuracin de la propiedad de base de datos Mostrar todas las vistas en el sitio de SharePoint. Para obtener ms informacin, consulte la seccin Vea tambin.

Hoja secundaria de datos expandida Alto de hoja secundaria de datos

Cuando abra la tabla, expanda todas las hojas secundarias de datos.

Realizar una de estas acciones:

Si desea que la ventana de hojas secundarias de datos se expanda para

mostrar todas las filas, deje la propiedad establecida en 0".

Si desea controlar el alto de la hoja secundaria de datos, escriba el alto que desee en pulgadas. Definir la orientacin de la vista, segn si el idioma se lee de izquierda a derecha o de derecha a izquierda. Proporcionar una descripcin de la tabla. Esta descripcin aparecer en la informacin sobre herramientas para la tabla. Establecer Hoja de datos, Tabla dinmica o Grfico dinmico como la vista predeterminada al abrir la tabla. Escribir una expresin que deba ser verdadera al agregar o modificar un registro. Escribir un mensaje que aparezca cuando un registro infrinja la expresin en la propiedad Regla de validacin. Definir criterios de modo que se muestren nicamente las filas coincidentes en la vista Hoja de datos. Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de ordenacin predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos. Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja de datos y, en caso afirmativo, qu tabla o consulta va a proporcionar las filas de la hoja secundaria de datos. Indicar los campos de la tabla o consulta usados para la hoja secundaria de datos que coinciden con la propiedad Vincular campos principales especificada para la tabla. Indicar los campos de la tabla que coinciden con la propiedad Vincular campos secundarios especificada para la tabla. Aplicar automticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro (estableciendo su valor en S) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos Aplicar automticamente los criterios de ordenacin de la propiedad Ordenar por (estableciendo su valor en S) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos.

Orientacin

Descripcin

Vista predeterminada

Regla de validacin Texto de validacin

Filtro

Ordenar por

Hoja secundaria de datos

Vincular campos secundarios

Vincular campos principales

Filtrar al cargar

Ordenar por al cargar

SUGERENCIA Para proporcionar ms espacio para especificar o modificar una configuracin

en el cuadro de propiedad, presione MAYS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a especificar la propiedad Regla de validacin en una expresin y le gustara obtener ayuda para crearla, haga clic en el Generador de expresiones. 6. Para guardar los cambios, presione CTRL+G. junto al cuadro de propiedad Regla de validacin para mostrar

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Agregar un campo a una tabla

Cada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. Por ejemplo, en una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, nmero de telfono y direccin. En una tabla de productos se crean campos para nombre de producto, identificador de producto y precio.

Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes tiles de menor tamao. Es ms fcil combinar los datos ms adelante que tener que separarlos. Por ejemplo, en lugar de un campo Nombre completo, considere la posibilidad de crear campos independientes para apellido y nombre. A continuacin, puede buscar u ordenar por nombre, apellido o ambos fcilmente. Si tiene previsto crear un informe, ordenar, buscar o calcular en un elementos de datos, incluya ese elemento solo en un campo. Para obtener ms informacin acerca del diseo de una base de datos y la creacin de campos, consulte los vnculos en la seccin Vea tambin.

Despus de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento.

Qu desea hacer?

Agregar un campo introduciendo datos Crear un campo calculado

AGREGAR UN CAMPO MEDIANTE LA ENTRADA DE DATOS


Cuando crea una nueva tabla o abre una tabla existente en la vista Hoja de datos, puede agregar un campo a la tabla mediante la entrada de datos en la columna Agregar nuevo campo de la hoja de datos.

Escriba los datos en la columna Agregar nuevo campo.

1.

Crear o abrir una tabla en la vista Hoja de datos.


NOTA

Para obtener ms informacin acerca de la creacin de tablas, vea la seccin sobre

cmo crear una nueva tabla. 2. En la columna Agregar nuevo campo, escriba el nombre del campo que desea crear.

Use un nombre descriptivo para poder pueda identificar el campo ms fcilmente.

3.

Escriba los datos en el nuevo campo.

Principio de seccin

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Crear un campo calculado


Los campos calculados se crean en la vista Diseo.

1. 2.

Abra la tabla en la que desea crear un campo calculado en la vista Diseo. En la primera fila vaca de la cuadrcula de diseo de la tabla, escriba un nombre para el campo calculado en Nombre del campo.

3.

En Tipo de datos, elija Calculado.

Se abre el Generador de expresiones.

4.

Escriba el clculo que desea ejecutar en el Generador de expresiones. Por ejemplo, si la tabla tiene Campo1 y Campo2 y desea crear un campo calculado (Campo3) igual al valor del Campo1 dividido por el valor del Campo2, debe escribir [Campo1]/[Campo2] en el Generador de expresiones.

Para obtener ms informacin acerca de las expresiones, vea el artculo de introduccin a las expresiones.

5.

Cuando haya terminado de escribir el clculo, haga clic en Aceptar.


SUGERENCIA Es conveniente cambiar a la vista Hoja de datos para comprobar si el campo

calculado funciona del modo que desea.

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Establecer las propiedades de un campo


Despus de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento.

Por ejemplo, mediante la configuracin de propiedades de campo se puede:

Controlar la apariencia de los datos de un campo Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo Especificar valores predeterminados para un campo Agilizar la bsqueda y la ordenacin en un campo

Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la vista Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe usar la vista Diseo.

ESTABLECER PROPIEDADES DE CAMPO EN LA VISTA HOJA DE DATOS


Cuando trabaja en la vista Hoja de datos, puede cambiar el nombre, el tipo de datos, la propiedad Formato y algunas de las dems propiedades de un campo.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos


1. 2. En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en la tabla que desea abrir. En el men contextual, haga clic en Vista Hoja de datos.

Cambiar el nombre de un campo


Cuando agrega un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access asigna un nombre genrico al campo automticamente. Access asigna el nombre Campo1 al primer campo nuevo, Campo2 al segundo campo nuevo y as sucesivamente. De manera predeterminada, el nombre de un campo se usa como su etiqueta en todas las ubicaciones en las se muestra el campo (por ejemplo, en el encabezado de columna de una hoja de datos). Cambiar el nombre de los campos de manera que tengan nombres ms descriptivos facilita su uso al ver o modificar registros.

1.

Haga clic con el botn secundario en el encabezado del campo cuyo nombre desee cambiar (por ejemplo, Campo1).

2. 3.

En el men contextual, haga clic en Cambiar nombre de columna. Escriba el nuevo nombre en el encabezado del campo.

Los nombres de campo pueden contener un mximo de 64 caracteres (letras o nmeros), incluidos los espacios.

Cambiar el tipo de datos de un campo


Cuando se crea un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access examina esos datos para determinar el tipo de datos apropiado para el campo. Por ejemplo, si escribe 1/1/2006, Access reconoce esos datos como una fecha y establece el tipo de datos para el campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar definitivamente el tipo de datos, se establece en Texto de forma predeterminada.

El tipo de datos del campo determina qu otras propiedades de campo se pueden establecer. Por ejemplo, puede establecer solamente la propiedad Slo anexar para un campo que tiene el tipo de datos Hipervnculo o el tipo de datos Memo.

Es posible que en algunos casos desee cambiar el tipo de datos de un campo manualmente. Por ejemplo, supongamos que tiene nmeros de salas similares a fechas, como 10/2001. Si escribe 10/2001 en un nuevo campo en la vista Hoja de datos, la caracterstica de deteccin automtica de tipo de datos selecciona el tipo de datos Fecha/Hora para el campo. Como los nmeros de salas son etiquetas y no fechas, deben usar el tipo de datos Texto. Para cambiar el tipo de datos de un campo, siga el procedimiento que se indica continuacin.

1. 2.

Haga clic en la pestaa Hoja de datos. En la lista Tipo de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione el tipo de datos que desee.

Tipos de datos disponibles


Tipo de datos Texto Utilizado para almacenar Caracteres alfanumricos Se usa para el texto o para los nmeros que no se utilizan en los clculos (por ejemplo, un Id. de producto). Un valor numrico almacenado como texto se puede ordenar y filtrar de un modo ms lgico, pero no se puede utilizar fcilmente en los clculos. Tamao Hasta 255 caracteres

Memo

Caracteres alfanumricos (con una longitud mayor de 255 caracteres) o texto que utiliza formato de texto enriquecido. Se utiliza para el texto con una longitud mayor de 255 caracteres o que utilice formato enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los prrafos con formato de texto enriquecido, como negrita o cursiva, son ejemplos de uso de un campo Memo.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carcter), de los que se pueden mostrar 65.535 caracteres en un control.

Nmero

Valores numricos (enteros o valores fraccionarios). Se utiliza para almacenar nmeros utilizados en los clculos, salvo los valores monetarios (utilice el tipo de datos Moneda para los valores monetarios).

1, 2, 4 o 8 o 16 bytes cuando se usa en un id. de replicacin.

Fecha/Hora

Fechas y horas. Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado incluye un componente de fecha y uno de hora.

8 bytes.

Moneda

Valores monetarios. Se utiliza para almacenar valores monetarios

8 bytes.

(moneda).

Autonumeracin

Valor nmero nico que Access inserta automticamente cuando se agrega un registro. Se utiliza para generar valores nicos que pueden usarse como clave principal. Tenga en cuenta que los campos Autonumeracin pueden incrementarse secuencialmente, en un valor concreto o asignado aleatoriamente.

4 o 16 bytes cuando se utiliza en un id. de replicacin.

S/No

Valores booleanos (s/no). Puede usar alguno de estos tres formatos:: S/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado.

1 bit (8 bits = 1 byte).

Objeto OLE

Objetos OLE u otros datos binarios. Se utiliza para almacenar objetos OLE de otros programas de Microsoft Windows.

Hasta 1 gigabyte

Datos adjuntos

Fotos, imgenes, archivos binarios, archivos de Office. Es el tipo de datos preferente para almacenar imgenes digitales y cualquier tipo de archivo binario.

Datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Datos adjuntos sin comprimir, aproximadamente 700 kb, segn la medida en que puedan comprimirse los datos adjuntos.

Hipervnculo

Hipervnculos. Se utiliza para almacenar hipervnculos, que proporcionan acceso con un solo clic a pginas web mediante una direccin URL (localizador uniforme de recursos) o a archivos mediante un nombre en formato UNC (convencin de nomenclatura universal). Tambin se pueden establecer vnculos con objetos de Access almacenados en una base de datos.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carcter), de los que se pueden mostrar 65.535 caracteres en un control.

Asistente para bsquedas

En realidad no es un tipo de datos; sirve para iniciar el Asistente para bsquedas. Se utiliza para iniciar el Asistente para bsquedas a fin de poder crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor en otra tabla, consulta o lista de valores.

Basado en una tabla o consulta: el tamao de la columna asociada. Basado en un valor: el tamao del campo de texto utilizado para almacenar el valor.

NOTA

El tamao mximo de un archivo de base de datos de Access es 2 gigabytes.

SUGERENCIAS SOBRE TIPOS DE DATOS

Para optimizar el rendimiento, debe usar el Tamao del campo apropiado al crear un campo Texto o Nmero. Por ejemplo, si tiene previsto almacenar cdigos postales de una longitud predecible, especifique esa longitud como el tamao del campo. Para especificar el tamao del campo, puede establecer un valor en el cuadro de propiedad TamaoDelCampo. Para obtener ms informacin, vea la seccin acerca de cmo establecer otras propiedades de campo.

Para los nmeros de telfono, los nmeros de pieza y otros nmeros que no se van a usar en clculos matemticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Nmero. Un valor numrico que se almacena como texto se puede ordenar y filtrar de una forma ms lgica.

Cambiar el formato de un campo


Adems de determinar el tipo de datos de un campo nuevo, es posible que Access tambin establezca la propiedad Formato para el campo segn lo que haya especificado. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana. Para cambiar manualmente la propiedad Formato de un campo, haga lo siguiente:

1. 2.

En la cinta, haga clic en la pestaa Hoja de datos. En la lista Formato, en el grupo Formato y tipo de datos, especifique el formato que desee.
NOTA

Es posible que la lista Formato no est disponible para algunos campos (por ejemplo,

Texto) segn el tipo de datos del campo.

Establecer otras propiedades de campo


1. 2. En la vista Hoja de datos, haga clic en el campo para el que desea establecer la propiedad. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione las propiedades que desee.

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ESTABLECER PROPIEDADES DE CAMPO EN LA VISTA DISEO


Puede establecer cualquier propiedad de campo mientras trabaja con una tabla en la vista Diseo. En esta vista, puede establecer el tipo de datos de un campo en la cuadrcula de diseo de la tabla y puede establecer otras propiedades en el panelPropiedades del campo.

Abrir una tabla en la vista Diseo


1. 2. En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en la tabla. En el men contextual, haga clic en Vista Diseo.

Cambiar el tipo de datos de un campo


1. En la cuadrcula de diseo de la tabla, busque el campo para el que desea establecer el tipo de datos. 2. En la columna Tipo de datos, elija un tipo de datos de la lista.

Tipos de datos disponibles


Tipo de datos Texto Utilizado para almacenar Caracteres alfanumricos Se usa para el texto o para los nmeros que no se utilizan en los clculos (por ejemplo, un Id. de producto). Un valor numrico almacenado como texto se puede ordenar y filtrar de un modo ms lgico, pero no se puede utilizar fcilmente en los clculos. Tamao Hasta 255 caracteres

Memo

Caracteres alfanumricos (con una longitud mayor de 255 caracteres) o texto que utiliza formato de texto enriquecido. Se utiliza para el texto con una longitud mayor de 255 caracteres o que utilice formato enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los prrafos con formato de texto enriquecido, como negrita o cursiva, son ejemplos de uso de un campo Memo.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carcter), de los que se pueden mostrar 65.535 caracteres en un control.

Nmero

Valores numricos (enteros o valores fraccionarios).

1, 2, 4 o 8 o 16 bytes cuando se usa en un id. de replicacin.

Se utiliza para almacenar nmeros utilizados en los clculos, salvo los valores monetarios (utilice el tipo de datos Moneda para los valores monetarios).

Fecha/Hora

Fechas y horas. Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado incluye un componente de fecha y uno de hora.

8 bytes.

Moneda

Valores monetarios. Se utiliza para almacenar valores monetarios (moneda).

8 bytes.

Autonumeracin

Valor nmero nico que Access inserta automticamente cuando se agrega un registro. Se utiliza para generar valores nicos que pueden usarse como clave principal. Tenga en cuenta que los campos Autonumeracin pueden incrementarse secuencialmente, en un valor concreto o asignado aleatoriamente.

4 o 16 bytes cuando se utiliza en un id. de replicacin.

S/No

Valores booleanos (s/no). Puede usar alguno de estos tres formatos:: S/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado.

1 bit (8 bits = 1 byte).

Objeto OLE

Objetos OLE u otros datos binarios. Se utiliza para almacenar objetos OLE de otros programas de Microsoft Windows.

Hasta 1 gigabyte

Datos adjuntos

Fotos, imgenes, archivos binarios, archivos de Office. Es el tipo de datos preferente para almacenar imgenes digitales y cualquier tipo de archivo binario.

Datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Datos adjuntos sin comprimir, aproximadamente 700 kb, segn la medida en que puedan comprimirse los datos adjuntos.

Hipervnculo

Hipervnculos. Se utiliza para almacenar hipervnculos, que proporcionan acceso con un solo clic a pginas web mediante una direccin URL (localizador uniforme de recursos) o a archivos mediante un nombre en formato UNC (convencin de nomenclatura universal). Tambin se pueden establecer vnculos con objetos de Access almacenados en una base de datos.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carcter), de los que se pueden mostrar 65.535 caracteres en un control.

Asistente para bsquedas

En realidad no es un tipo de datos; sirve para iniciar el Asistente para bsquedas. Se utiliza para iniciar el Asistente para bsquedas a fin de poder crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor en otra tabla, consulta o lista de valores.

Basado en una tabla o consulta: el tamao de la columna asociada. Basado en un valor: el tamao del campo de texto utilizado para almacenar el valor.

NOTA

El tamao mximo de un archivo de base de datos de Access es 2 gigabytes.

SUGERENCIAS SOBRE TIPOS DE DATOS

Para los nmeros de telfono, los nmeros de pieza y otros nmeros que no se van a usar en clculos matemticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Nmero. Un valor numrico almacenado como texto se puede ordenar y filtrar de un modo ms lgico, pero no se puede usar fcilmente en los clculos.

Para los tipos de datos Texto y Nmero, puede especificar el tamao del campo o el tipo de datos con mayor precisin. Para ello, debe establecer un valor en el cuadro de propiedad TamaoDelCampo.

Establecer otras propiedades de campo


1. En la cuadrcula de diseo de la tabla, seleccione el campo para el que desea establecer las propiedades. Access muestra las propiedades para este campo en el panel Propiedades del campo.
NOTA

El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden establecer.

2.

En el panel Propiedades del campo, especifique la configuracin que desee para cada propiedad o presione F6 y use las teclas de direccin para seleccionar una propiedad.

Qu propiedades de campo estn disponibles?


NOTA

No todas las propiedades estn disponibles para cada campo. El tipo de datos de un

campo determina sus propiedades.


Propiedad de campo Tamao del campo Descripcin Establecer el tamao mximo de los datos almacenados con el tipo de datos Texto, Nmero o Autonumeracin.

SUGERENCIA Para lograr un rendimiento ptimo, especifique siempre el Tamao del campo mnimo que sea suficiente.

Formato

Personalizar la forma en la que el campo se muestra de forma predeterminada cuando se visualiza o imprime. Especificar el nmero de posiciones decimales utilizadas al mostrar nmeros. Especificar si un campo Autonumeracin se incrementa o recibe un valor aleatorio al agregar un nuevo registro. Mostrar los caracteres que facilitan la entrada de datos. Para obtener ms informacin acerca de cmo crear y usar una mscara de entrada, consulte la seccin Vea tambin. Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas de los formularios, informes y consultas. Asignar automticamente un valor predeterminado a un campo cuando se agregan nuevos registros. Proporcionar una expresin que debe ser verdadera cuando se agrega o cambia el valor del campo. Escribir un mensaje que se muestre cuando un valor infrinja la expresin en la propiedad Regla de validacin. Exigir que se especifiquen datos en un campo. Permitir la entrada (al establecer el valor de la propiedad en S) de una cadena de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo. Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creacin y utilizacin de un ndice. Comprimir el texto almacenado en este campo al almacenar una pequea cantidad de texto (> 4.096 caracteres). Controlar la conversin de caracteres en la versin asitica de Windows. Controlar la conversin de oraciones en las versiones asiticas de Windows. Adjuntar una etiqueta inteligente (etiquetas inteligentes: datos reconocidos y etiquetados como pertenecientes a un tipo determinado. Por ejemplo, un nombre de una persona o el nombre de un destinatario de correo electrnico de Microsoft Outlook reciente es un tipo de datos que es posible reconocer y etiquetar con una etiqueta inteligente.) al campo. Realizar un seguimiento del historial de valores de campo (para ello, se establece el valor de la propiedad en S). Elegir el valor Texto enriquecido de la propiedad para almacenar texto como HTML y permitir el formato enriquecido. Elegir el valor Texto sin formato de la propiedad para almacenar solo texto sin formato. Especificar la alineacin predeterminada del texto dentro de un control.

Posiciones decimales Nuevos valores

Mscara de entrada

Ttulo

Valor predeterminado

Regla de validacin

Texto de validacin

Requerido Permitir longitud cero

Indizado

Compresin Unicode

Modo IME Modo de oraciones IME Etiquetas inteligentes

Slo anexar

Formato del texto

Alineacin del texto

3.

Para proporcionar ms espacio para especificar o modificar una configuracin de propiedad en el cuadro de propiedad, presione MAYS+F2 para mostrar el cuadro Zoom.

SUGERENCIA Si va a especificar una mscara de entrada o una expresin de validacin y

desea obtener ayuda, haga clic en generador correspondiente. 4.

situado junto al cuadro de propiedad para mostrar el

Para guardar los cambios, presione CTRL+G.

En la seccin Vea tambin, encontrar vnculos para obtener ms informacin acerca de los tipos de datos y las propiedades de campo.

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Access > Conceptos bsicos de Access Introduccin al formato de archivo de Access 2010
Access 2010 crea archivos con un nuevo formato .accdb que no pueden abrirse con versiones de Access anteriores a 2007. En este artculo se describen las nuevas caractersticas del formato de archivo de Access 2010, se analizan algunos problemas que se producen al realizar la conversin a formatos de archivo anteriores y se brinda un resumen del modo en que cambiaron algunos tipos de archivo relacionados en relacin con versiones anteriores.

En este artculo

Caractersticas nuevas del formato de archivo de Access 2010 Conversin a formatos de archivo anteriores Tipos de archivo Tablas vinculadas Replicacin

Caractersticas nuevas del formato de archivo de Access 2010


El formato de archivo de Access 2010 le permite crear bases de datos web de Access , aplicaciones de Access que pueden publicarse como una base de datos en un servidor de Microsoft SharePoint y luego usarse mediante un explorador de Internet. Adems, el nuevo formato de archivo habilita campos

calculados en tablas, macros adjuntadas a eventos de tabla, mtodos de cifrado mejorados y otras mejoras. Este artculo contiene una breve introduccin a muchas de estas nuevas caractersticas.

Bases de datos web Access 2010 presenta una nueva manera de implementar una aplicacin de base de datos en un servidor de SharePoint como base de datos web. Esto permite al usuario y a sus compaeros de trabajo usar la base de datos en un explorador web, o mediante el uso de Access 2010, abrirla desde un sitio de SharePoint. Si disea una base de datos para que tenga compatibilidad web y para que tenga acceso a un servidor de SharePoint que ejecute Access Services, puede aprovechar este nuevo mtodo de implementacin.

Por ejemplo, supongamos que cre una aplicacin de Access que sus colegas usan para registrar el nmero de horas destinadas a diferentes proyectos. Publicando la base de datos como una base de datos web de Access, puede centralizar el almacenamiento de datos e implementar con facilidad actualizaciones a formularios, informes y dems objetos a medida que los modifica. Como desarrollador de la aplicacin, puede abrir la base de datos en Access 2010, realizar cambios y luego sincronizar los cambios con el servidor.

No todas las caractersticas de Access tienen compatibilidad web. Por lo tanto, Access 2010 brinda un entorno de "modo web" que restringe el uso de caractersticas que no pueden publicarse en un servidor de SharePoint o Access Services. Si publica una base de datos que incluye caractersticas que no tienen compatibilidad web, no puede usar esas caractersticas mediante un explorador web. No obstante, puede usar el comando "Abrir en Access" en SharePoint para abrir la aplicacin completa en Access 2010.

Para obtener ms informacin sobre las aplicaciones web de Access, vea el artculo sobre cmo compilar una base de datos para compartir en la Web.

Tipo de datos Calculado En versiones anteriores de Access, si quera calcular un valor (como [Cantidad] * [Precio unitario]), era necesario realizar el clculo en una consulta, un control, una macro o un cdigo de VBA. En Access 2010, puede usar el tipo de datos Calculado para crear un campo calculado en una tabla. Esto hace que sea ms fcil mostrar y usar los resultados del clculo en la base de datos. Access actualiza los campos calculados siempre que se edite un registro, manteniendo constantemente el valor correcto del campo.

Por ejemplo, para agregar el clculo [Cantidad] * [Precio unitario] a una tabla, tendra que escribir el clculo en la vista Diseo de tabla como se muestra en la siguiente ilustracin:

NOTAS

Tambin puede crear un campo calculado en la vista Hoja de datos; para ello, haga clic en Haga click para agregar y, a continuacin, en Campo calculado. Un campo calculado no puede hacer referencia a campos de otras tablas o consultas.

Para obtener ms informacin sobre cmo crear un campo calculado, vea el artculo sobre cmo crear una expresin.

Macros de datos Como los desencadenadores en Microsoft SQL Server, las macros de datos le permiten ejecutar tareas de programacin siempre que se cambien los datos en una tabla. Puede adjuntar macros directamente a eventos especficos como Despus de insertar, Despus de actualizar o Antes del cambio, o puede crear macros de datos independientes llamadas desde los eventos.

Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla que contiene informacin sobre el estado de un proyecto. Puede adjuntar una macro de datos al evento Despus de actualizar de la tabla y luego programar la macro para que establezca automticamente el campo Porcentaje completado en 100% cuando el campo Estado est en Completo. La macro ayuda a que dos campos se mantengan sincronizados y se ejecuta sin importar que el campo Estado de un formulario, una consulta, una macro o un cdigo de VBA est actualizado.

Conectividad con los servicios de datos Access 2010 incluye compatibilidad con los Servicios de conectividad empresarial (BCS). Los BCS fueron creados para Windows SharePoint Services 2007 para brindar a los usuarios una manera de comunicarse con los orgenes de datos del servicio web que generalmente se encuentran en un entorno de arquitectura orientada a servicios (SOA) de una empresa. Access puede usar archivos XML de definicin de aplicacin de BCS para crear expresiones y tablas vinculadas en funcin de estos orgenes de datos del servicio web.

Para obtener ms informacin sobre la arquitectura orientada a servicios, consulte el artculo sobre arquitectura orientada a servicios en MSDN.

Control de navegacin Access 2010 cuenta con un nuevo control de navegacin, que permite agregar con facilidad navegacin bsica a una aplicacin de base de datos, y que es especialmente til si est creando una base de datos web de Access. Al agregar un control de navegacin a la pgina principal de su aplicacin, los usuarios pueden cambiar con rapidez entre formularios e informes usando una interfaz intuitiva y con fichas, como se muestra en la siguiente ilustracin:

Criterios de ordenacin Access 2010 incluye cambios que permiten mejorar la ordenacin de datos en configuraciones regionales como Japn, China e India. Esto incluye compatibilidad de ordenacin para caracteres suplentes en configuraciones regionales de Asia oriental.

Nuevos tipos de cifrado Para seguir cumpliendo con los estndares criptogrficos actuales, Access 2010 implementa tipos de cifrado ms nuevos y tambin permite el cifrado de archivos de Access para productos que no son de Microsoft. Esto ayuda a permitir una mayor proteccin de los datos almacenados en Access.

Para obtener ms informacin sobre cmo cifrar una base de datos de Access, vea los vnculos que aparecen en la seccin Vea tambin.

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Conversin a formatos de archivo anteriores


Las nuevas caractersticas descritas en la seccin anterior no estn disponibles en versiones de Access anteriores a Access 2010. Si crea una base de datos de Access 2010 que usa alguna de estas caractersticas y luego intenta guardarla como una base de datos de una versin anterior a 2007 (por ejemplo, como base de datos de Access 2002-2003), Access muestra el siguiente mensaje:

No puede convertir la base de datos a un formato de una versin anterior a 2007 a menos que revise la base de datos para que no use ya las caractersticas mencionadas en el mensaje.

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Tipos de archivo
En esta seccin se resumen los tipos de archivo que el formato de archivo de Access 2010 usa.

.accdb sta es la extensin de nombre de archivo estndar para base de datos en el formato de archivo de Access 2010. Las bases de datos de Access 2010 se pueden disear como bases de datos "cliente" o bases de datos web. Base de datos cliente Una base de datos cliente es un archivo de base de datos de Access tradicional que se almacena en el disco duro local, un recurso compartido o una biblioteca de documentos. Sus tablas no han sido diseadas para ser compatibles con la

caracterstica Publicar en Servicios de Access; por lo tanto, requiere que se ejecute el programa Access. Todas las bases de datos que se crearon con versiones anteriores de Access se abren como bases de datos cliente en Access 2010. Base de datos web Una base de datos web es aqulla que se cre con el comando Base de datos web en blanco en la vista Backstage de Microsoft Office, o que ha obtenido un resultado positivo en las pruebas aplicadas por el Comprobador de compatibilidad (ubicado en Publicar en Servicios de Access, en la ficha Guardar y publicar de la vista Backstage). Las tablas de una base de datos web estn estructuradas para ser compatibles con la caracterstica de publicacin y no pueden abrirse en la vista Diseo (aunque puede modificar su estructura en la vista Hoja de datos). Una base de datos web tambin contiene al menos un objeto (por ejemplo, un formulario o un informe) que se representar en el servidor. Cualquiera que se conecte con ese servidor puede usar los componentes de la base de datos que se representa en l, sin necesidad de tener instalado Access 2010 en el equipo. No obstante, cualquier componente de la base de datos que no se represente en el servidor puede usarse tambin en un equipo que tenga instalado Access 2010 seleccionando Abrir en Access en el men Acciones en SharePoint. .accdw Los archivos .accdw se crean automticamente y se usan para abrir una base de datos web en el programa Access. Se pueden considerar como un acceso directo a la aplicacin web que siempre abre la aplicacin en Access, en lugar de en el explorador. Access y los Servicios de Access crean automticamente el archivo .accdw cuando se usa comando de SharePoint Abrir en Access del men Acciones del sitio del sitio de la aplicacin web. Puede abrir el archivo .accdw directamente desde el servidor, o puede guardarlo en su equipo y, a continuacin, hacer doble clic en l para ejecutarlo. En cualquier caso, al abrir el archivo .accdw, la base de datos se copia al equipo como un archivo .accdb. .accde Esta es la extensin del nombre de archivo para bases de datos de escritorio de Access 2010 compiladas como versin bloqueada o de solo ejecucin del archivo .accdb original. Si el archivo .accdb contena cdigo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA), solo se incluye el cdigo compilado en el archivo .accde. Por lo tanto, el usuario no puede consultar ni modificar el cdigo de VBA. Adems, los usuarios que trabajen con el archivo .accde no tienen permiso para realizar modificaciones de diseo en los formularios o informes. Puede crear archivos .accde a partir de archivos .accdb mediante el siguiente procedimiento:

1. 2.

En Access 2010, abra la base de datos que desea guardar como un archivo .accde. En la ficha Archivo, haga clic en Guardar y publicar y, en Guardar base de datos como, haga clic en Crear ACCDE.

3.

En el cuadro de dilogo Guardar como, desplcese a la carpeta en la que desea guardar el archivo, especifique un nombre para el archivo en el cuadro Nombre de archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar.

.accdt Esta es la extensin de nombre de archivo de plantillas de base de datos de Access. Puede descargar plantillas de base de datos de Access desde Office.com o puede guardar una base de datos como plantilla haciendo clic en Plantilla (*.accdt) en el apartado Compartir de la vista Backstage de Microsoft Office. .accdr La extensin de nombre de archivo .accdr permite abrir una base de datos en modo de tiempo de ejecucin. Cambiando simplemente la extensin de nombre de archivo de una base de datos de .accdb a .accdr, puede crear una versin "bloqueada" de la base de datos de Access 2010. Puede modificar la extensin de nombre de archivo de nuevo a .accdb para que recupere toda su funcionalidad . .mdw Los archivos de informacin de grupo de trabajo almacenan informacin para bases de datos seguras. No se ha realizado ningn cambio en el formato de archivo .mdw en Access 2010. El administrador del grupo de trabajo de Access 2010 crear archivos .mdw idnticos a los que se crean en Access 2000 hasta Access 2007. Los archivos .mdw creados en las versiones anteriores se pueden usar en las bases de datos de Access 2010.
NOTA

Puede usar Access 2010 para abrir una base de datos de una versin anterior que se

asegur usando seguridad a nivel de usuario. No obstante, la seguridad a nivel de usuario no existe en las bases de datos de Access 2010. No hay comandos en la cinta para iniciar el administrador de grupo de trabajo, pero an puede iniciar dicho administrador en Access 2010 usando el comando DoCmd.RunCommand acCmdWorkgroupAdministrator en cdigo de VBA o creando una macro de Access que contenga la accin EjecutarComando con un argumento de comando de AdministradorDeGruposDeTrabajo. .laccdb Cuando abre una base de datos de Access 2007 o Access 2010 (.accdb), se controla el bloqueo de archivos mediante un archivo de bloqueo con la extensin de nombre de archivo .laccdb. Cuando abre un archivo de una versin anterior de Access (.mdb), el archivo de bloqueo tiene una extensin .ldb. El tipo de archivo de bloqueo que se crea depende del tipo

de archivo de la base de datos que se abre, no de cul versin de Access est usando. Los archivos de bloqueo se eliminan automticamente cuando todos los usuarios cierran la base de datos.

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Tablas vinculadas
Una base de datos de Access puede contener vnculos a tablas de otras bases de datos de Access que se crearon usando la misma versin o versiones anteriores de Access. No obstante, una base de datos de Access no puede contener vnculos a tablas en bases de datos creadas usando versiones posteriores de Access. Por ejemplo, una base de datos de Access 2010 puede contener un vnculo a una tabla de una base de datos que se cre usando Access 2007. No obstante, una base de datos de Access 2007 no puede contener un vnculo a una tabla de una base de datos creada usando Access 2010.

Replicacin
Los formatos de archivo de Access 2010 o Access 2007 no admiten la replicacin de archivos. No obstante, puede usar Access 2010 o Access 2007 para replicar una base de datos que existe actualmente en un formato de archivo anterior a Access 2007.

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Access > Conceptos bsicos de Access Seleccionar y usar una plantilla de Access
Si no est familiarizado con las bases de datos o si no desea dedicar tiempo a crear una base de datos desde cero, Microsoft Access 2010 proporciona diversas plantillas que puede usar para crear rpidamente una base de datos lista para usar. En este artculo se describen las plantillas incluidas en Access 2010, cmo crear una base de datos a partir de una plantilla y cmo buscar plantillas adicionales en Office.com.

En este artculo

Qu es una plantilla de Access? Seleccionar una plantilla Crear una base de datos mediante una plantilla Pasos siguientes

Qu es una plantilla de Access?


Una plantilla de Access es un archivo que, al abrirla, crea una aplicacin de base de datos completa. La base de datos est preparada para usarse y contiene todas las tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones que necesita para empezar a trabajar. Debido a que las plantillas estn diseadas como soluciones de base de datos completas de principio a fin, ahorran tiempo y esfuerzo, y permiten comenzar a usar directamente la base de datos. Despus de crear una base de datos mediante una plantilla, puede personalizarla para adaptarla a sus necesidades, como si la hubiera creado desde cero.

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Seleccionar una plantilla


Cada plantilla est diseada para satisfacer necesidades de administracin de datos especficas. En esta seccin se describen las plantillas incluidas en Access 2010. Si estas plantillas no satisfacen sus necesidades concretas, puede conectarse a Office.com y explorar una amplia seleccin de plantillas. Para obtener ms informacin, vea la seccin Crear una base de datos mediante una plantilla.

PLANTILLAS DE BASE DE DATOS WEB


Access 2010 incluye cinco plantillas de base de datos web. El trmino "base de datos web" significa que la base de datos est diseada para ser publicada en un servidor de SharePoint que ejecuta Servicios de Access. Sin embargo, tambin puede usar una base de datos compatible con la Web como base de datos de cliente estndar, porque son adecuadas para cualquier situacin.

Base de datos web de activos Realizar el seguimiento de los activos, incluidos los detalles y propietarios de los mismos. Clasificar en categoras y registrar el estado de los activos, cundo se adquirieron, dnde se encuentran y mucho ms. Base de datos web de contribuciones caritativas Si trabaja para una organizacin que acepta contribuciones caritativas, use esta plantilla para realizar el seguimiento de las labores de recaudacin de fondos. Puede realizar el seguimiento de varias campaas y crear informes sobre las contribuciones recibidas durante cada una. Realice el seguimiento de los colaboradores, los eventos relacionados con la campaa y las tareas pendientes. Base de datos web de contactos Administrar la informacin sobre las personas con las que trabaja su equipo, por ejemplo clientes y socios. Puede realizar el seguimiento de informacin como nombre y direccin, nmeros de telfono, direcciones de correo electrnico e incluso adjuntar imgenes, documentos y otros archivos. Base de datos web de problemas Crear una base de datos para administrar un conjunto de problemas, como tareas de mantenimiento que deben realizarse. Asignar, clasificar por orden de prioridad y seguir el progreso de un problema desde el principio hasta el final. Base de datos web de proyectos Realizar el seguimiento de diversos proyectos y sus tareas asociadas. Asignar las tareas a personas y supervisar el porcentaje de finalizacin.

Para obtener ms informacin sobre cmo crear, publicar y usar bases de datos web, vea el artculo sobre cmo compilar una base de datos para compartir en la Web.

PLANTILLAS DE BASE DE DATOS DE CLIENTE


Access 2010 incluye siete plantillas de base de datos de cliente. No estn diseadas para ser publicadas en Servicios de Access, pero se pueden compartir si se ubican en una carpeta de red compartida o en la biblioteca de documentos.

Eventos Realizar el seguimiento de las prximas reuniones, plazos y otros eventos importantes. Registrar un ttulo, una ubicacin, una fecha de inicio, una fecha de finalizacin, una descripcin y, adems, adjuntar una imagen.

Profesores Administrar informacin importante acerca de los miembros del profesorado, como los nmeros de telfono, las direcciones, la informacin de contacto para emergencias y datos sobre el empleo. Proyectos de marketing Administrar los detalles de un proyecto de marketing y programar y supervisar las entregas del proyecto. Northwind Crear un sistema de control de pedidos que administre clientes, empleados, detalles de los pedidos e inventario.
NOTA

La plantilla de Northwind contiene datos de ejemplo que tendr que quitar antes de

usar la base de datos. Canalizacin de ventas Supervisar el progreso de la prospeccin de ventas en un pequeo grupo de profesionales de ventas. Estudiantes Administrar informacin relativa a los alumnos, incluidos los contactos para emergencias, informacin mdica e informacin acerca de sus tutores. Tareas Realizar un seguimiento de un grupo de elementos de trabajo que usted o su grupo deban realizar.

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Crear una base de datos mediante una plantilla


El proceso de creacin de una base de datos mediante una plantilla es el mismo para las bases de datos web y las bases de datos de cliente. Sin embargo, el procedimiento vara ligeramente si descarga una plantilla de Office.com.

CREAR UNA BASE DE DATOS MEDIANTE UNA PLANTILLA INCLUIDA EN ACCESS 2010
1. 2. 3. 4. Inicie Access 2010. En la ficha Nuevo de la vista Microsoft Office Backstage, haga clic en Plantillas de ejemplo. En Plantillas disponibles, haga clic en la plantilla que desee usar. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo.

5.

Opcionalmente, haga clic en el icono de carpeta situado junto al cuadro Nombre de archivo para buscar la ubicacin donde desea crear la base de datos. Si no indica una ubicacin especfica, Access crea la base de datos en la ubicacin predeterminada que se muestra debajo del cuadro Nombre de archivo.

6.

Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos y la abre para usarla.

CREAR UNA BASE DE DATOS MEDIANTE UNA PLANTILLA DE OFFICE.COM


Si est conectado a Internet, puede buscar plantillas en Office.com desde la vista Microsoft Office Backstage. Use el procedimiento siguiente:

1. 2.

Inicie Access 2010. En la ficha Nuevo de la vista Backstage, realice una de las siguientes acciones:

Buscar una plantilla En Plantillas en Office.com, haga clic en la categora de plantilla que le interesa (por ejemplo, Negocios).

Busque una plantilla En el cuadro Buscar plantillas en Office.com, escriba uno o varios trminos de bsqueda y, a continuacin, haga clic en el botn de flecha para buscar.

3. 4. 5.

Cuando encuentre una plantilla que desea probar, haga clic en ella para seleccionarla. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Opcionalmente, haga clic en el icono de carpeta situado junto al cuadro Nombre de archivo para buscar la ubicacin donde desea crear la base de datos. Si no indica una ubicacin especfica, Access crea la base de datos en la ubicacin predeterminada que se muestra debajo del cuadro Nombre de archivo.

6.

Haga clic en Descargar.

EMPEZAR A USAR LA NUEVA BASE DE DATOS

Segn la plantilla usada, quizs necesite realizar una o varias de las siguientes acciones para empezar a trabajar con la nueva base de datos:

Si Access muestra el cuadro de dilogo Iniciar sesin con una lista vaca de usuarios, use el procedimiento siguiente para comenzar: 1. 2. 3. 4. Haga clic en Nuevo usuario. Rellene el formulario Detalles de usuario. Haga clic en Guardar y cerrar. Seleccione el nombre de usuario que acaba de escribir y, a continuacin, haga clic en Iniciar sesin. Si Access muestra una hoja de datos vaca, puede empezar a escribir los datos directamente en ella, o haga clic en otros botones y pestaas para explorar la base de datos. Si Access muestra la pgina Introduccin, haga clic en los vnculos de esa pgina para obtener ms informacin acerca de la base de datos, o haga clic en otros botones o pestaas para explorar la base de datos. Si Access muestra un mensaje Advertencia de seguridad en la barra de mensajes y confa en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos requiere un inicio de sesin, deber volver a iniciar la sesin.

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Pasos siguientes
Cada una de las cinco plantillas de base de datos web de Access disponen de una pgina Introduccin con vnculos a vdeos que ofrecen una introduccin rpida sobre cmo usar y cambiar la plantilla. Tambin puede hacer clic en otros vnculos de la pgina Introduccin y buscar ms informacin en el sistema de Ayuda de Access.

Si no encuentra una plantilla que satisfaga sus necesidades, puede crear fcilmente una nueva base de datos desde cero. Use los vnculos siguientes para comenzar:

Para obtener ms informacin sobre las bases de datos web, vea el artculo sobre cmo compilar una base de datos para compartir en la Web.

Para obtener ms informacin sobre cmo crear bases de datos de cliente, lea el artculo sobre cmo crear una nueva base de datos de escritorio.

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Access > Conceptos bsicos de Access