ALBEDRIO

¡BIENVENIDOS AL
FESTIVAL ESTÉREO
PICNIC!
¡Gracias por estar con nosotros en esta decimotercera versión del FESTIVAL ESTÉREO
PICNIC! Para nosotros es un placer contar con ustedes.

En este manual encontrarán información importante y necesaria para que tengan la

mejor experiencia durante el FESTIVAL. La información incluye todo lo concerniente a
montaje, evento y desmontaje de las marcas.

ES MUY IMPORTANTE LA LECTURA EN TOTALIDAD DE ESTE MANUAL pues incluye

la información necesaria para que podamos trabajar conjunta y organizadamente. Es
vital diligenciar los archivos adjuntos y enviarlos cumplidamente en las fechas
definidas en el CRONOGRAMA DE ENTREGAS que verán más adelante.

Inicialmente les solicitamos enviarnos la siguiente información:

1. Descripción de la experiencia: explicar detalladamente cómo será la actividad

de su marca que se va a desarrollar dentro del stand y la implementación
logística para llevarlo a cabo, qué tipo de productos manejará y comercializará.

2. Registro de personal de montaje, desmontaje y Acreditaciones para personal

de atención durante la operación del festival.
 3. Requerimientos eléctricos: cada marca deberá diligenciar el documento
adjunto FORMATO DE REQUERIMIENTOS ELÉCTRICO anexo a este correo.
Este debe ser diligenciado por un técnico electricista. Debe llenar los datos y
verificar la sumatoria de amperios totales (el archivo ya está formulado), así
como la carga necesaria para la operación. Nuestro productor eléctrico
cotejará la información y si es el caso, se comunicará con la persona
responsable de la actividad para pedir datos adicionales. Cada marca contará
con un punto 110 w que consta de una capacidad eléctrica de 15 amperios
(una toma cuádruple con 3 enchufes disponibles).

A continuación, los contactos principales del equipo de trabajo del Festival, para
avanzar todos los temas de su activación de marca y resolver todas las inquietudes.

PRODUCTOR VASSAR FEP

Diego López
Todo lo relacionado en campo ( Montaje, desmontaje, protocolo eléctrico).
produccionferia@paramopresenta.com

Juliana Mayorga
Línea de contacto oficial
3118872041

PRODUCTORA DE CAMPO FESTIVAL

Paula Posada
paula.posada@paramopresentaexterno.com

OTROS CONTACTOS

Asociación de Emprendedores
Pagos y temas administrativos
(Integral Services)
3223744784
contabilidad@adeecolombia.com

Maria Carolina Gutiérrez

Directora Vassar - aprobación piezas para redes
maria.carolina@paramolab.com

Menú y contrato cashless

vassarferia@paramolab.com
De su parte necesitamos un responsable encargado de la producción de la actividad
para coordinar con la producción FERIA VASSAR todos los temas como: montaje,
desmontaje, electricidad, ingresos, acceso de equipos, suministros y personal. DIEGO
LÓPEZ Y JULIANA MAYORGA son su contacto principal desde el inicio del montaje
hasta que finalice el Festival.

CRONOGRAMA DE ENTREGAS

Envío de documentos solicitados a

1 contabilidad@adeecolombia.com
Marzo 4

Paz y salvo en pagos del stand

2 (contabilidad@adeecolombia.com)
Marzo 7

3 Menú y contrato cashless (vassarferia@paramolab.com) Febrero 29

4 Visita de campo y capacitación cashless Marzo 17

Envío de formato de requerimientos eléctricos

5 (Formulario adjunto).
Marzo 4

Envío listado de personal para acreditaciones con su

6 respectiva ARL. (Formulario Adjunto).
Marzo 11

Envío listado de personal para montaje, desmontaje con

7 sus respectivas ARL. (Formulario Adjunto).
Marzo 11

MONTAJE
Cada marca tendrá los días 18 y 19 de Marzo para el montaje de su stand; el día 20 de
Marzo será ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE para alistamiento de stand e ingreso de
producto en caso de ser requerido. Los días asignados se comunicarán posteriormente
al envío de este manual; una vez sean otorgados los turnos para cada emprendimiento,
sin posibilidad de cambio alguno. Por lo que se sugiere estar previamente
preparados con su logística para la fecha que le corresponda y su respectivo
horario el día asignado.
FECHA ACTIVIDAD HORARIO

18 y 19 de Marzo
Montaje
8 am a 7 pm

20 de Marzo Alistamiento y producto 7 am a 7 pm

ESPECIFICACIONES Y UBICACIÓN
Medidas y renders:

Cada marca contará con una carpa de 3x3 mts con una altura de 3 mts. Se sugiere en
caso de realizar panelerías o backings que estos tengan una altura máxima de 2, 23 mts
x 2,78 mts de ancho teniendo en cuenta el grosor de las estructuras de cada carpa.
Cada carpa contará con 4 laterales en lona blanca que no se podrán intervenir de
ninguna manera. Contará con piso entarimado color negro que tampoco podrá ser
intervenido, pintado o taladrado. Cualquier daño a la estructura de la carpa, lona o piso
será facturado a las marcas responsables, ya que deben ser entregados a la producción
de la misma forma en las que fueron relacionados en el acta de entrega.

No se permitirá ningún tipo de publicidad exterior o fuera de la zona de cada carpa y

deberán respetarse las normas visuales y estéticas del festival.
Con cada espacio se entregará un punto de luz de 110w (una toma cuádruple con 3
enchufes disponibles), un reflector de iluminación, una mesa tipo tablón ( 2mts x 60
cm) y dos sillas rimax.

RENDERS Y PLANO DE LA ZONA.

ELECTRICIDAD
Para contar con el recurso eléctrico deberá diligenciar y enviarnos el PROTOCOLO
ELÉCTRICO antes del 4 de Marzo. Le agradecemos que esta información sea revisada
por un técnico electricista. En caso de requerir puntos adicionales para más carga
eléctrica estos deben ser relacionados en el formato de protocolo eléctrico para
poder emitir el valor correspondiente. El costo de cada punto adicional de 110 KW
o 220 KW con cargas de 15 AMP en cada caso es de $200.000 pesos m/cte + iva.

LISTADOS PARA MONTAJE Y

DESMONTAJE
● Personal para montaje y desmontaje: adjunto encontrará el LISTADO PARA
MONTAJE Y DESMONTAJE. Este listado es aparte del de acreditaciones y será
recibido y operado por producción. Este listado no será aceptado en días de
evento. Durante montaje y desmontaje, se enmanillará por día a cada persona que
labore. Estas manillas no podrán usarse para ingresar durante los días del evento.

● Todas las personas que trabajan en el montaje y desmontaje de su marca deben

presentar su ARL vigente a la entrada del Festival. Sin presentar el ARL no habrá
ingreso. Verifique por favor que el personal que va a contratar la agencia esté
cubierto.

● Para el montaje y desmontaje usted podrá contar con todo el personal que
considere necesario para su activación mientras NO supere las 10 personas
diarias. Para los días de festival, cada marca tiene derecho a dos manillas
incluidas y una extra si se requiere con valor adicional. LAS MANILLAS DE
CADA UNA SON INTRANSFERIBLES.
 ACREDITACIONES
Para la operación durante el Festival requerimos que diligencie y envíe el formato de
Excel adjunto con el listado del personal que trabajarán durante el evento. Estos listados
serán revisados por el área de producción. Una vez aprobados, les serán enviadas las
instrucciones para acreditarse. Las manillas se entregarán personalmente y se exigirá,
sin excepción, la presentación del documento de identidad.

Les recordamos las reglas generales de acreditaciones:

● Cada marca o emprendimiento SÓLO TENDRÁ DERECHO A DOS MANILLAS

(ENTRADAS) COMBO DE ACREDITACIONES PARA OPERACIÓN DEL STAND.
Si desean 1 manilla adicional pueden adquirirla a precio festival con 15% OFF.
● Las manillas son personales e intransferibles.
● Es muy importante que su empresa como marca haga una clasificación juiciosa del
personal que va a asistir al festival y los divida muy claramente entre montaje y
operación de festival. El equipo de acreditaciones no discrimina entre quienes son
empleados, dueños o socios de cada marca por lo que esas dos acreditaciones serán
las únicas otorgadas a cada emprendimiento y el uso de ellas estará bajo potestad de
cada marca.

● Solo se recibirán las listas enviadas por la empresa y su respectivo

representante ante la producción y no por las agencias o terceros.
● NO SE ACEPTARÁN CAMBIOS EN LOS LISTADOS UNA VEZ RECIBIDOS, en
ninguna circunstancia.

● La fecha de entrega de los listados del personal es el 11 de Marzo SIN

EXCEPCIÓN. Es imprescindible que las marcas cumplan con esta entrega para
poder tener un acceso eficiente al festival.
● Las manillas serán entregadas a cada persona inscrita entre el 15 y el 17 de
Marzo en la carpa de acreditaciones dispuesta en el parque Simón Bolívar.
Después del día 17 de Marzo, NADIE SIN EXCEPCIÓN podrá ingresar al festival
sin estar debidamente acreditado.
● Por cada persona que se incluya en esta lista, la empresa participante nos debe
enviar un certificado de relación laboral que garantice que la persona trabaja
para la marca. Si el personal trabaja en la modalidad de Freelance, la empresa
que lo contrató debe pasar un certificado garantizando este vínculo.
● Todas las personas que trabajan en el montaje, operación y desmontaje de cada
emprendimiento, deben presentar su ARL vigente a la entrada del Festival. Sin
presentar el ARL no habrá ingreso. Mantenga una carpeta digital o física con los
documentos pues en cualquier momento estos podrán ser solicitados por
producción del FESTIVAL y/o autoridades externas.
● Personal debidamente identificado realizará diariamente rondas de seguridad
en las cuales se verificará que las manillas de todo el personal trabajando en su
activación estén puestas de manera adecuada y que a su vez tengan puesta la
manilla que le corresponde. Si por alguna razón encontramos alguna
irregularidad, su marca incurrirá en sanciones por parte del Festival.
● Por favor recuerde que nadie sin identificación podrá quitarle su manilla.
● No se permitirá el reingreso al evento. Si alguien sale del evento no podrá
ingresar de nuevo así sea parte de la operación o empleado de la marca en
cualquiera de sus rangos laborales. Si alguien de su equipo comete ese error,
deberá comprar una manilla para público general en la taquilla del festival.

● Horario de ingreso de acreditaciones: Se podrá ingresar al venue desde la hora

estipulada para el abastecimiento de insumos por día (ver horario operación) y
solo habrá ingreso de personal hasta las 7:00 p.m.
● No se permitirá el ingreso de personal de operación (acreditados) después
de las 7:00 p.m. Por favor informar bien a su personal esta directriz.
● Las manillas para operación por día se cortarán al salir del venue. Las
manillas en combo se deberán portar los dos días del evento.
● Si alguien de su personal que porte una manilla en combo llegase a faltar uno
de los días de evento y fuera necesario reemplazarlo, el responsable por parte de la
marca deberá comunicarse con la persona encargada (Maria Carolina Gutierrez)
para evaluar la situación y darle manejo.
 CANTIDAD MÁXIMA DE MANILLAS POR ESPACIO
Para su espacio de 3 x 3 mts en zona VASSAR tendrá:

NÚMERO MANILLAS
● 2 manillas de combo, es posible adquirir una tercera manilla a precio de
festival con 15% OFF

No se aceptarán cupos adicionales a los estipulados.

Serán personales e intransferibles.
No se permitirán cambios después del envío de listados.

Le recordamos la fecha de entrega de listados de operación:

FECHA MÁXIMA DE ENTREGA DE LISTADOS

Entrega Marzo 11

INSTRUCCIONES DE MONTAJE
● Seguridad industrial: Por lineamientos del festival cada activación deberá presentar
todos los requerimientos de seguridad industrial dispuestos en la norma (ARL,
Certificado de alturas, elementos personales de seguridad como cascos, botas,
arneses o los que vengan al caso). El festival contará con un personal de SISO que
hará constante revisión de estos requisitos. El no cumplimiento de estas normas
acarreará el no ingreso del montaje de su activación al campo, hasta el cumplimiento
a cabalidad de los requerimientos. El festival no se hace responsable por los
sobrecostos que estos retrasos pueden causar.
● Herramientas de corte eléctricas: Si necesitara usar herramientas de corte eléctricas
para madera o metal, es OBLIGATORIO EL USO DE UNA MESA ADECUADA para el
trabajo con estos elementos. No se permitirá trabajar en el piso ni en áreas inestables
con este tipo de herramientas. Adicionalmente, se deben usar los implementos de
protección necesarios para este trabajo: Guantes anticorte del nivel necesario según la
herramienta, gafas y protección corporal. De no cumplir con estas directrices, la
producción del evento podrá detener el montaje hasta que se cumpla a cabalidad con
los requerimientos. El festival no se hace responsable por los sobrecostos que estos
retrasos pueden causar.
● Ingreso Equipos de Montaje: Las zonas para descarga y carga de elementos y
material para las activaciones serán asignadas por el personal de backstage del
festival. Las zonas y los ingresos pueden variar en cuanto algún evento obligue a
redireccionar los vehículos a otras zonas. El ingreso al campo de materiales y
estructuras debe hacerse en zorras o vehículos de tracción humana. Estos vehículos
deben ser traídos por cada marca.
● No se permitirá el abandono de ningún vehículo por su conductor dentro de la zona
de descarga bajo ninguna circunstancia. Por lo que se sugiere que cada marca cuente
con el personal necesario y suficiente para su montaje. Las instrucciones y tiempo de
parqueo se le darán a cada conductor una vez el vehículo ingrese.

● No se permitirá el ingreso de personal de montaje en los vehículos que ingresan a zona

de descarga. Todo el personal deberá ingresar peatonalmente y pasar el proceso de
manillaje en acreditaciones.

● Estructuras y/o elementos autorizados: No se permitirá el montaje de estructuras o

elementos que excedan las medidas previamente establecidas y autorizadas para su
activación de marca. Por favor tenga en cuenta que los anclajes, amarres, outriggers,
etc. que se requieran deben quedar dentro del área asignada para su activación.

● Cableado externo e interno: No está permitido el uso de Yellow Jackets o pisacables

en áreas de contacto con el público. Todos sus cables deben estar fuera del acceso del
público y de ser necesario deben ser enterrados con cuidado en el pasto del venue. NO
SE ACEPTA POR NINGÚN MOTIVO CONEXIONES INTERNAS CON CABLES
DUPLEX. TODO DEBE MANEJARSE CON CABLE ENCAUCHETADO.
● Baños: El parque Simón Bolívar cuenta con baterías de baños disponibles para su uso
dentro de esta etapa de trabajo, así como el Festival dispondrá algunas otras
unidades de baños disponibles para todo el personal, desde el montaje y hasta
finalizar el desmontaje.

● Salud: El Festival contará con un equipo de paramédicos móviles durante el montaje,

evento y desmontaje. Este personal de salud podrá prestar la atención inmediata y de
ser necesario se trasladará a quién haya sufrido un accidente a una clínica para
atención de urgencias. Por ello, los documentos deben estar al día y en poder de
producción pues el equipo médico los exigirá al momento del traslado. En el evento,
contaremos con la implementación en salud requerida por las entidades.

OPERACIÓN DURANTE EL FESTIVAL

● El horario de operación es de 12m a 9pm, este puede extenderse por disposición de
producción del festival.*
● Está prohibido regalar comidas o bebidas dentro de los espacios de cada marca.
● Está prohibido el consumo de bebidas alcohólicas y fumar dentro del stand.
● No está permitida la entrega de productos o información por fuera del área designada
para su actividad.
● No se permite el uso de parrillas, calefactores, cafeteras o resistencias eléctricas para
calentamiento, manipulación o cocción de alimentos dentro de las carpas.
● Por lineamientos de festival, todos los empaques y recipìentes que las marcas
entreguen a los asistentes deben ser compostables. NO se permite el uso de plástico,
icopor ni vidrio.
● Todos los stands deben contar con un plan y equipo de emergencias que incluya:
botiquín de primeros auxilios y extintor.
● No se permite la venta de agua ni gaseosas en ningún stand incluyendo gastronomía
● Todas las marcas/stands de categoría alimentos deben tener vigente la
documentación relacionada con: Permisos de manipulación de alimentos, plan de
saneamiento para la operación durante el festival, licencias de salubridad y venta
en espacio público.
● Los productos que correspondan tanto a materia prima como empacados para la
venta deben contar con un rótulo que indique: Nombre del producto, fecha de
fabricación y fecha de vencimiento de acuerdo a lo establecido en la
normatividad sanitaria vigente: Ley 9 de 1979, Resolución 5109 de 2005 y
Resolución 2674 de 2013.

● Todos los stands de categoría alimentos deben contar con un piso adicional al
proporcionado por la organización del festival, este piso debe ser de material
plástico y de color blanco o transparente y sera proporcionado por cada una de
las marcas. Durante la operación en el festival deben mantenerlo limpio y despejado
de acuerdo a lo establecido en la normatividad sanitaria vigente: Ley 9 de 1979, y
Resolución 2674 de 2013.

● Todas las marcas/stands de categoría alimentos deben contar con un plan y

equipo de emergencias que incluya: botiquín de primeros auxilios y extintor para
cocina de acuerdo a lo establecido en la normatividad sanitaria vigente
comprendido en la Resolución 2674 de 2013.

PARQUEADEROS

● Durante montaje, operación y desmontaje el FESTIVAL ESTEREO PICNIC NO contará

con parqueaderos para motos y automóviles. Recomendamos usar transporte
público por aplicación o contratado pues se espera una gran afluencia de público.
● Si van a parquear en lugares aledaños, verifiquen bien la hora de cierre para no
verse afectados
● No se permitirá el ingreso de vehículos con personal para montaje o desmontaje ni
operación. Las personas deben ingresar a pie por la puerta de producción.
 HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO
Y SUMINISTROS
Durante los horarios de público no se permite el ingreso de suministros ni camiones al
área del Festival. A continuación, encontrarán los horarios generales del evento:

SUMINISTROS 8:00am – 10:00am

Marzo 21
OPERACIÓN 12m-9pm *
SUMINISTROS 8:00am – 10:00am
Marzo 22
OPERACIÓN 12m-9pm *

SUMINISTROS 8:00am – 10:00am

Marzo 23
OPERACIÓN 12m-9pm
SUMINISTROS 8:00am – 10:00am
Marzo 24
OPERACIÓN 12m-9pm

INSTRUCCIONES DE OPERACIÓN

● No está permitido el ingreso de menores de edad, acompañantes, alimentos y bebidas,

recipientes de vidrio o latas, armas de ningún tipo, pipetas de gas ni productos
inflamables.
● Las marcas deben tener al menos 1 extintor ABC en un punto visible.
● No se permite ningún tipo de uso de elementos con HELIO.
● Le solicitamos ayudarnos con las mejores formas de convivencia durante el Festival
para garantizar el éxito de este. Le recomendamos especial atención en temas de
ruido, aseo y olores que puedan molestar al público y a las actividades de marca
aledañas.
● Tenga en cuenta que los aspectos de humo, olores, ruido y desechos podrán ser
regulados por el personal del Festival. Como emprendimiento usted está
comprometido a seguir las recomendaciones que se hagan.
● Todos los productos de categoría alimentos deben tener su documentación al día
relacionada con permisos y licencias de salubridad y venta en una carpeta y los
documentos en físico.
● En caso de GASTRONOMÍA TERMINADA, los alimentos procesados deben cumplir con
la Resolución 5109/05 en cuanto a nombre del alimento, lista de ingredientes, nombre y
dirección del fabricante, identificación del lote, fecha límite o fecha de vencimiento,
registro sanitario e instrucciones de conservación, y cumplir con las condiciones de
conservación establecidas según el fabricante. (Ambiente, refrigeración, congelación).
Teniendo en cuenta que la temperatura de refrigeración es del rango de 0 a 4°C y la de
congelación desde los -18 a - 30 °C.
● En caso de GASTRONOMÍA TERMINADA, el almacenamiento de materias primas
debe impedir la contaminación cruzada y alteración de los alimentos.
● En caso de GASTRONOMIA TERMINADA, los alimentos y bebidas expuestos para la
venta deben garantizar la conservación y protección de los mismos, estar en vitrinas,
campanas plásticas, mallas metálicas o plásticas o cualquier sistema apropiado que
los proteja del medio exterior.
● En caso de GASTRONOMÍA TERMINADA, la conservación de materias primas o
productos se deben contar con cadena de frío que garantice temperaturas, se admiten
neveras tipo camping (no icopor) y pilas refrigerantes (no hielo ya que el agua
generada en la descongelación contamina el producto, exceptuado hielo para
enfriamiento para bebidas enlatadas).
● En caso de GASTRONOMÍA TERMINADA, el hielo utilizado para el servicio este debe
ser fabricado con agua potable y manipulado en condiciones de higiene. Debe cumplir
con rotulado según resolución 5109/05 - exceptuado hielo para enfriamiento para
bebidas enlatadas. Deben garantizarse las condiciones de almacenamiento de hielo.
● El Festival no tendrá casino para comprar comidas dentro de la locación; por lo que se
sugiere que consuman dentro de los restaurantes del mismo festival o ingresen por la
puerta de producción y expositores alimentos propios de su consumo personal
envasados en empaques plásticos. Este ingreso de consumos sólo se autorizará por el
ingreso de producción y a las personas que porten la manilla de expositores
únicamente.
 CASHLESS
El FESTIVAL ESTÉREO PICNIC contará con el sistema CASHLESS para hacer
compras tanto en cualquier zona de venta dentro del festival incluyendo la
FERIA VASSAR. Habrá puntos de recarga a lo largo del venue para que los
asistentes y personas del festival puedan recargar sus manillas. El día 17 de
Marzo se realizará la capacitación, la cual se programará de acuerdo al horario
asignado para cada emprendimiento, se les avisará oportunamente. Los
documentos como el menú cashless y el contrato deben ser enviados al correo
vassarferia@paramolab.com .

MÚSICA
No se permite música en las carpas de los emprendimientos o marcas.

DRONES
Está completamente prohibido el vuelo de drones durante el transcurso del Festival
incluyendo montaje y desmontaje. Solo el festival podrá usar esta tecnología para el
registro.

SEGURIDAD

● El Festival contará con seguridad privada para cubrir áreas generales, pero no se hace
responsable por los equipos, estructuras u objetos que se encuentren en zonas
específicas.

● Si deciden dejar su mercancía en el stand durante la noche, recuerden que deben

dejarla empacada, embalada y muy bien asegurada dentro del mismo.

BODEGA
● El área de FERIA VASSAR contará con una bodega que será un container de 20 pies
para uso de todas las marcas de manera general. El uso de este espacio no tendrá
costo alguno y estará bajo disponibilidad en el momento de requerirlo. NO se
reservará ningún tipo de bodegaje para nadie.
● Cada marca que desee usar este servicio deberá acercarse al container de manera
autónoma y embodegar personalmente su mercancía, la cuál deberá estar
debidamente empacada, embalada y marcada. Por ningún motivo se recibirá
mercancía suelta o mal empacada y sin marcar.

DESMONTAJE
Los horarios y fechas para el desmontaje son los siguientes, tenga en cuenta que para
iniciar el desmontaje debe agendarse previamente con el equipo de producción:

HORARIOS
FECHA ACTIVIDAD HORARIO

Marzo 24 Salida de producto 11:00pm - 12:30am

Marzo 25 y 26 Desmontaje 7:00am - 7:00pm

Cada marca es responsable de devolver el espacio en las mismas condiciones que se le

entregó. Cualquier daño ocasionado al terreno, carpas o pisos que les fue entregado por
el festival durante montaje, evento o desmontaje será responsabilidad del emprendedor,
por lo tanto, el valor del arreglo correrá por cuenta de la marca.

Se asignan en un posterior correo electrónico los turnos de horarios designados para

cada marca dentro del desmontaje. Sin embargo es muy importante tener en mente los
días dispuestos para tal fin.

Toda marca deberá entregar el stand a la producción por medio de acta de recibo.
El Festival tendrá cuadrillas de aseo para el parque en general, pero este
personal no se hace responsable de los desechos de montaje ni desmontaje de
su stand. Les pedimos que una vez finalizado el montaje y el desmontaje se
lleven el material de desecho así sea reciclable.
Al momento de terminar el desmontaje, la zona será revisada por la producción.
Solo con el visto bueno y la autorización de producción, los vehículos podrán
abandonar el venue.

Esta carta de bienvenida hace las veces de manual y será la hoja de ruta para todos los
procesos del FESTIVAL ESTÉREO PICNIC 2024.

Para dejar constancia de lectura y aceptación, se firma el día ____ del mes
______________ del año 2024

Marca: _________________________________

Responsable: _________________________________

Firma: _________________________________

Identificación: _________________________________

Cargo: _________________________________