POLÍTICA DE INVERSIONES EDUCATIVAS

FECHA DE CREACIÓN: 06/05/2015

Las normas contempladas en esta política sustituyen cualquier consideración contraria en

procedimientos y/o mecanismos que la compañía haya establecido en el pasado.

1. OBJETIVO
Establecer las normas, criterios y mecanismos mediante los cuales se administrará el otorgamiento
de auxilios educativos en aras de consolidarnos como empresa familiarmente responsable que
promueve el cumplimiento de los objetivos corporativos, por medio de la estimulación y promoción
de la formación de sus colaboradores, pertinente y acorde a la estrategia corporativa.
Se espera que los planteamientos aquí expuestos se conviertan en agentes dinamizadores para
tener equipos humanos altamente competentes y comprometidos.

2. ALCANCE
La presente política establece las normas generales relacionadas con las inversiones de carácter
educativo que en lo sucesivo realice COMFANDI en beneficio de sus colaboradores vinculados
mediante contrato de trabajo a término indefinido o término fijo.

3. DISPOSICIONES GENERALES
3.1 Definiciones.
3.1.1 Inversión educativa: Las inversiones educativas son los préstamos o auxilios concedidos a los
colaboradores como estímulo por su participación en actividades formativas pertinentes para el
desempeño de sus funciones y responsabilidades laborales actuales o futuras en la Organización.
3.1.2 Préstamo educativo: Es el dinero otorgado a los colaboradores para apoyar su participación
en actividades formativas, no genera ningún interés económico y debe ser devuelto en los plazos y
términos pactados por las partes.

3.1.3 Auxilio educativo: Es un dinero otorgado a los colaboradores con contrato a término
indefinido o fijo, es considerado como un estímulo al buen desempeño educativo, en temas
pertinentes para la organización.
3.1.4 Actividad formativa: Para la presente política se considera que una actividad formativa
comprende las siguientes modalidades:
a. Estudios de pregrado: Estudios de formación profesional, técnica y tecnológica.
b. Estudios de posgrado: Estudios de especialización, maestría y doctorado.
Parágrafo. En los estudios de pregrado o postgrado, cada período matriculable se considera como
una actividad formativa.

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3.2 Recursos. Las Inversiones educativas están sujetas a la disponibilidad de recursos y la situación
financiera de Comfandi.

3.2.1 Valor de las actividades formativas. Cuando se trata de actividades formativas su valor incluye
los costos de la matrícula total pagada, sin recargos por extemporaneidad.

3.3 Horario de las actividades formativas. Cuando un colaborador desee asistir a una actividad de
formación de cualquier tipo y el horario de esta intervenga con el desempeño normal de sus
actividades en la empresa, debe tener la autorización previa de su jefe inmediato, quien evaluará
que esta autorización no afecte la prestación normal del servicio o las responsabilidades del área.
Este tipo de autorizaciones deben ser informadas a Gestión Humana con el fin de analizar el impacto
que tendrá si colaboradores de otras áreas y procesos solicitan un beneficio similar.

Parágrafo. Se podrá acordar con el colaborador la reposición del tiempo.

4. SOBRE EL PRÉSTAMO PARA INVERSIONES EDUCATIVAS

4.1 Requisitos
a. Podrá solicitar un préstamo educativo para financiar su participación en formaciones de
pregrado o postgrado, cualquier colaborador vinculado mediante contrato de trabajo a término
indefinido o término fijo, con una jornada laboral a partir de 120 horas y una antigüedad de un
año o más de servicios continuos en la Caja.
b. Además, el préstamo educativo estará sujeto a los criterios contenidos en el formulario virtual
de préstamo para inversiones educativas.
Parágrafo. El préstamo se otorgará en función de la duración de la actividad formativa, sin embargo,
en el caso de los colaboradores con contrato a término fijo se validará que el plazo del préstamo no
supere el plazo del vencimiento del contrato.

c. Para acceder al préstamo educativo para los semestres siguientes al primero de formación, el
colaborador presentará su certificado de notas con un promedio igual o superior a 3.5 emitido
por la institución y el recibo de pago indicando el valor de la matricula total a pagar, sin recargos
por extemporaneidad; sobre el cual se liquidará el préstamo. En caso de que el colaborador
tenga un promedio inferior a este, perderá el derecho al préstamo para el semestre
inmediatamente siguiente y se reactivará con la presentación del promedio igual o superior al
mínimo establecido.

4.2 Solicitud del préstamo para inversiones educativas

Para solicitar un préstamo educativo cualquier empleado que cumpla el requisito básico debe
diligenciar el formulario virtual de préstamo para inversiones educativas, y adjuntar los soportes
requeridos, así como las garantías, incluida la firma de los documentos:
• Pagaré a la orden anexada
• Carta de instrucciones
Una vez se valide que el colaborador adjuntó de manera correcta todos los soportes requeridos para
la solicitud, se procederá con la aprobación de su jefe inmediato y posterior grabación y pago a
través de la nómina.

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4.3 Monto del préstamo
El monto del préstamo no puede exceder los nueve (9) S.M.M.L.V

4.4 Aprobación del préstamo para inversiones educativas.

Se tendrá en cuenta la capacidad de endeudamiento del colaborador, por tanto este no puede
superar el 50% de su salario básico en descuentos incluyendo la cuota del préstamo para inversiones
educativas.

4.5 Desembolso del préstamo.

Se consignará en la nómina de acuerdo con la radicación completa y correcta de la solicitud a
Gestión Humana y a la fecha de corte. El solicitante debe prever el tiempo requerido para surtir todo
el procedimiento para que el desembolso se ajuste a la fecha en que debe cancelar la actividad
formativa, o de lo contrario asumir provisionalmente los gastos con sus propios recursos.
Parágrafo. El desembolso se realizará una vez constituidas las garantías.

4.6 Amortización del préstamo

El valor total del préstamo concedido debe ser cancelado en un plazo máximo de 6 meses, para
estudios realizados y pagados por semestres, y en un plazo máximo de 12 meses, para estudios
realizados y pagados por año. Se iniciarán los pagos a partir de la siguiente nómina en la que se hizo
efectivo el desembolso del préstamo. Para este efecto, se realizan los descuentos por nómina sin
exceder las normas de la Caja en términos de capacidad de endeudamiento.
Parágrafo: el colaborador puede solicitar por escrito condiciones de pago diferentes, siempre que
estas no excedan el plazo de 6 meses para estudios pagados por semestres o 12 meses para estudios
pagados anualmente. La solicitud debe venir con la aprobación de la dirección a la que pertenezca
el colaborador y el caso solo lo puede aprobar la dirección de Gestión Humana.

4.7 Manejo del préstamo en caso de terminación de contrato

En caso de terminación del contrato de trabajo por cualquier causa, se debe descontar de la
liquidación definitiva de las prestaciones sociales la totalidad del saldo pendiente a su cargo, aunque
se encuentre cursando la actividad formativa.

Parágrafo: en caso de que al momento del retiro el saldo no alcance a ser cubierto en su totalidad,
la persona se obliga a saldar la misma bajo las condiciones de cartera establecidas por la Caja.

5. SOBRE EL AUXILIO PARA INVERSIONES EDUCATIVAS

La organización se reserva el derecho de estudiar cada caso de acuerdo con el direccionamiento
estratégico, el presupuesto, las posibilidades de desarrollo del colaborador, el orden de llegada de
la solicitud y otras condiciones que sean pertinentes y de acuerdo con esto definirá la asignación
del auxilio.

5.1 requisitos para otorgar el auxilio para inversiones educativas en caso de estudios de pregrado
y posgrado

a. Cumplir los criterios contenidos en el formulario virtual para solicitud de auxilio inversiones
educativas pregrado o posgrado.
b. El contenido de la formación apoya el cumplimiento de los objetivos del área y apoya el
desempeño y el desarrollo del colaborador.
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c. El área de Desarrollo y Cultura validará con el jefe inmediato del colaborador si el desempeño
actual cumple o supera las expectativas. Se espera que el concepto de desempeño que haga el
líder tenga coherencia con el resultado del último ADI del colaborador.
d. El tiempo de vinculación a la Caja debe ser igual o superior a 12 meses continuos; en el caso de
los docentes, se validará teniendo en cuenta la fecha de antigüedad.
e. Desarrollo y Cultura revisará aquellos casos en los que no es clara la aplicación de la formación
académica en Comfandi y hará las respectivas validaciones con el Director o Gerente al que
pertenece el colaborador que solicita el auxilio.
f. La aprobación de las solicitudes que cumplan los criterios definidos en el formulario virtual para
solicitud de auxilio inversiones educativas pregrado o posgrado, están además sujetas a la fecha
de diligenciamiento completo y correcto de la documentación que le fue presentada a Gestión
Humana y a la disponibilidad de presupuesto para su aprobación.
g. Para hacer efectivo el otorgamiento del auxilio, el colaborador presenta un certificado
académico expedido por la institución educativa, el cual debe contener los datos de esta, el
periodo cursado, los datos del estudiante, ser completamente legible y contener el promedio
del semestre cursado, en escala numérica siempre que esta sea homologable a una escala de 1
a 5; de lo contrario, no serán válidos y no procederá el pago del auxilio. Comfandi se reserva el
derecho de homologación.
h. Cuando la formación se realice con una entidad educativa extranjera, el colaborador debe
validar que la formación académica esté aprobada por la entidad gubernamental del respectivo
país equivalente al Ministerio de Educación Nacional de Colombia y debe anexar con todos los
demás soportes la imagen de la página web donde se evidencie que la formación está aprobada
por dicho ente estatal. Desarrollo y Cultura verifica esta información, al igual que cuando exista
dudas de formaciones en el territorio colombiano en los que se desconoce la procedencia de la
entidad educativa.
i. El colaborador debe adjuntar un documento expedido por la institución educativa en el que se
detalle el valor cancelado por concepto de matrícula ordinaria, estampillas procultura y demás
conceptos; sobre este certificado se liquidará el auxilio, o podrá anexar recibo de pago con el
sello de la entidad bancaria, completamente legible y con los datos claros del colaborador
(nombre completo, cédula, periodo cursado). A consideración de la organización se podrán
solicitar soportes aclaratorios.
j. El colaborador debe estar vinculado mediante contrato de trabajo a término indefinido o
término fijo con una jornada laboral a partir de 120 horas.
Parágrafo. En el caso de los colaboradores con contrato a término fijo se validará que se cuente con
prórrogas automáticas anuales.

5.2 Nivel de aprobación

Las solicitudes que cumplan los requisitos serán aprobados por el Generalista de Gestión Humana,
excepto cuando no se cuente con presupuesto para otorgar el auxilio; en este caso, se requiere la
aprobación de la Dirección o Gerencia a la que pertenece el colaborador que solicita el auxilio.

Parágrafo: Desarrollo y Cultura enviará mensualmente a los directores y gerentes un reporte con
los auxilios aprobados.

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5.3 Monto del auxilio.
El porcentaje asignado dependerá del desempeño académico del colaborador y de la jornada laboral
contratada:

En el caso de colaboradores con contrato de trabajo a término indefinido o término fijo, con una
jornada laboral de 240 horas aplica:
 15% para promedios entre 3,70 y 3,99
 25% para promedios entre 4,0 y 4,29
 35% para promedios iguales o superiores a 4,30

El auxilio máximo otorgado será:

 Hasta seis (6) S.M.M.L.V cuando la actividad formativa solo otorga un promedio por año de
formación.
 Hasta tres (3) S.M.M.L.V. cuando la actividad formativa se cursa de manera semestral.
 Hasta dos (2) S.M.M.L.V cuando la actividad formativa se realiza de manera cuatrimestral.
 Hasta uno punto cinco (1.5) S.M.M.L.V cuando la actividad formativa se realiza de manera
trimestral.
De acuerdo con la escala anterior, el máximo auxilio por inversiones educativas que se puede
otorgar a un colaborador, durante un año, es de seis (6) S.M.M.L.V.

El colaborador solo podrá aplicar al auxilio por una sola formación durante un mismo periodo de
tiempo, a excepción de las formaciones académicas que otorgan una doble titulación, en cuyo caso
se calcula el promedio de ambas titulaciones y el auxilio se paga sobre la suma del valor pagado por
estas.

Parágrafo: Para los casos de doble titulación los montos máximos son iguales a las formaciones de
una sola titulación, es decir que el total del auxilio no puede exceder los montos establecidos para
cada periodo académico (trimestre, cuatrimestre, semestre o anualidad) y de acuerdo con el
promedio obtenido.

En el caso de colaboradores con contrato de trabajo a término indefinido o término fijo, con una
jornada laboral mensual entre 120 y menos de 240 horas, aplica el 70% del auxilio que se otorga a
colaboradores con 240 horas de acuerdo con su promedio académico. No se otorgará auxilio a
colaboradores con una jornada laboral inferior a 120 horas mensuales.

El porcentaje del auxilio se liquidará sobre el valor total pagado de la matricula ordinaria. Los
incrementos en la matricula por pagos extraordinarios o extemporáneos no se tendrán en cuenta
en la liquidación del auxilio.

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5.4 Solicitud del auxilio

5.4.1 Sobre auxilios para pregrados

Para solicitar el auxilio el colaborador debe diligenciar el formulario virtual para solicitud de auxilio
inversiones educativas pregrado teniendo en cuenta los requisitos mencionados en el numeral 5.1

5.4.2 Sobre auxilios para posgrados

Para solicitar el auxilio el colaborador debe diligenciar el formulario virtual para solicitud de auxilio
inversiones educativas posgrado y el formato TH-FT-0124 CARTA DE COMPROMISO PARA
INVERSIONES EDUCATIVAS, teniendo en cuenta los requisitos mencionados en el numeral 5.1.

Se recibirá la solicitud del auxilio hasta el tercer mes subsiguiente a la terminación del semestre
(para el primer semestre del año sería hasta el último día hábil de septiembre y para el segundo
semestre del año hasta el último día hábil de marzo). Para casos con calendarios académicos
diferentes, se considerará la excepción. La recepción de solicitudes se realizará acorde al
cronograma divulgado anualmente.

5.5 Desembolso del auxilio educativo.

Una vez se valide el cumplimiento de los requisitos se aplica el valor a favor del solicitante y se
consignará a la nómina de acuerdo con la radicación de la solicitud a Gestión Humana y a las fechas
de corte de nómina. El solicitante debe prever las implicaciones tributarias ya que hace parte de sus
ingresos laborales.

5.6 CONTRAPRESTACIÓN DE LA INVERSIÓN ECONÓMICA.

Para COMFANDI, es vital el desarrollo de su grupo humano, como se mencionaba en la presentación
de este documento, aun así no se puede olvidar, que esta preparación y desarrollo que la Caja está
dispuesta a ofrecer a sus colaboradores, debe verse reflejada en mejores desempeños y aportes a
la misma, por lo cual la Caja ha establecido mecanismos que le permitirán que el colaborador que
haya recibido este auxilio por parte de la empresa, permanezca en la misma el tiempo prudente y
necesario para que desarrolle lo aprendido.

De acuerdo con lo anterior, el colaborador favorecido por este auxilio para actividades formativas
de posgrado deberá firmar el formato TH-FT-0124 CARTA DE COMPROMISO PARA INVERSIONES
EDUCATIVAS, en la que se especifica cuánto tiempo debe permanecer laborando en la Caja, una vez
finalice la actividad formativa.
Los colaboradores que, habiendo recibido este auxilio para actividades formativas de posgrado, se
retiren de la Caja por decisión personal o con justa causa, deben reembolsar todo o parte del auxilio,
según los parámetros definidos en el formato TH-FT-0124 CARTA DE COMPROMISO PARA
INVERSIONES EDUCATIVAS, este formato debe diligenciarse por parte del colaborador.

En caso de terminación del contrato de trabajo por decisión personal o con justa causa se debe
descontar de la liquidación definitiva de prestaciones sociales, la totalidad del saldo pendiente a su
cargo. En caso de que quede un excedente de pago, la persona se compromete a saldar su deuda
de acuerdo con la política de cartera definida en la Caja.

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6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Formulario virtual de préstamo para inversiones educativas:

https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=7RAcgZj40Ee8zu57F_aw_2dCHHp2pUdJrQ
3iY9pzsY5UOFZOWFVHQklZVU5GTjNFM0VJRFM5QUFWRy4u

Formulario virtual para solicitud de auxilio de inversiones educativas – PREGRADO:

https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=7RAcgZj40Ee8zu57F_aw_2dCHHp2pUdJrQ
3iY9pzsY5URDhNVzhaUExVM0IyRzNZVjRYVFVITTBBTC4u

Formulario virtual para solicitud de auxilio de inversiones educativas – POSGRADO:

https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=7RAcgZj40Ee8zu57F_aw_%202dCHHp2pU
dJrQ3iY9pzsY5UQkVDQTJROEU2NjgxS0c4VzJHTTQ0VlhDRS4u

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