UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR “REPÚBLICA DE IBERIA”

FIGURA PROFESIONAL CONTABILIDAD

PROYECTO DEMOSTRATIVO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE

BACHILLER TÉCNICO CONTABLE

NOMBRE DEL TEMA:

ELABORAR UN INVENTARIO PARA EL NEGOCIO “CINCUENTAZO”

USANDO MICROSOFT EXCEL COMO HERRAMIENTA CONTABLE A FIN
DE EVITAR LA AGLOMERACIÓN DE MERCADERÍA

AUTOR:
JOSUE LUIS VERA QUIZHPI

TUTORA:
ING. GABRIELA FLORES

GUAYAQUIL – ECUADOR
2022 – 2023
 ÍNDICE

ÍNDICE ........................................................................................................................................... 2

ÍNDICE DE FÍGURAS................................................................................................................... 3

ÍNDICE DE TABLAS .................................................................................................................... 3

Resumen Ejecutivo ......................................................................................................................... 4

Introducción .................................................................................................................................... 6

1. Propuesta de Trabajo............................................................................................................ 8

2. Memoria Descriptiva ......................................................................................................... 10

2.1. Descripción General ................................................................................................... 10

2.2. Descripción Técnica ................................................................................................... 15

2.3. Glosario ...................................................................................................................... 18

3. Proceso de Producción de Bienes o Prestación de Servicios ............................................. 20

4. Recursos ............................................................................................................................. 23

5. Cronograma de Actividades ............................................................................................... 24

6. Conclusiones ...................................................................................................................... 25

7. Recomendaciones .............................................................................................................. 26

8. Bibliografía ........................................................................................................................ 27

9. Anexos ............................................................................................................................... 28

2
 ÍNDICE DE FÍGURAS

Figura 1 Columnas de código, descripción y existencia inicial de los productos de un negocio .............. 16

Figura 2 Tabla de inventarios de productos, se muestran las columnas de entradas, salida y Stock ........ 17

Figura 3 Tabla de inventarios en Excel. Columnas Código, Descripción, Existencias, Entradas, Salidas,

Stock ......................................................................................................................................................... 21

Figura 4 Tabla de entradas en Excel. Columnas Factura, Fecha, Código, Descripción, Cantidad ............. 22

Figura 5 Tabla de salidas en Excel. Columnas Factura, Fecha, Código, Descripción, Cantidad ............... 23

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Cronograma de actividades ......................................................................................................... 24

Tabla 2 Inventario del negocio "Cincuentazo" .......................................................................................... 28

Tabla 3 Entradas del negocio "Cincuentazo" ........................................................................................... 29

Tabla 4 Salidas del negocio "Cincuentazo".............................................................................................. 30

3
 Resumen Ejecutivo

El presente proyecto demostrativo tiene como objetivo la elaboración de un inventario para

el negocio “Cincuentazo”, el mismo se desarrolla mediante el uso de la herramienta Microsoft

Excel, de tal forma que permita evitar la aglomeración de mercadería en el negocio.

Los inventarios se clasifican según varios aspectos, por ello es importante delimitar de

manera correcta el que se pretende realizar a través de este proyecto demostrativo.

De acuerdo con su forma, los inventarios pueden ser: de materia prima, de productos que

sen encuentran en proceso, o de productos terminados; los de materia prima, como su nombre lo

indica se encargan de contabilizar todos los recursos que posee una organización en forma bruta,

y que después serán sometidos a un proceso a través del cual se convertirán en un producto final;

por otro lado los inventarios de productos en proceso son aquellos que contabilizan los productos

que ya no son materia prima, pero que aún no están completamente terminados, por último, los

inventarios de productos terminados se encargan de tomar en consideración toda aquella

mercadería que se encuentra lista para ser adquirida por los clientes.

EL inventario que se pretende desarrollar, según su forma, es de tipo productos terminados,

puesto que el negocio “Cincuentazo” se encarga de vender productos que se encuentran listos para

ser usados por el cliente, además es necesario destacar que el negocio que se toma en consideración

no se dedica a la venta de materia prima como por ejemplo ingredientes para preparar comida, o

cualquier otro tipo de ingrediente para realizar un producto final, por ello el inventario estará

compuesto únicamente de productos terminados, que se encuentran completamente listos para ser

adquiridos por los clientes.

4
 Otro aspecto a considerar en la clasificación de inventarios es por su frecuencia, donde

existen de tipo periódico o permanente, el primero de ellos se refiere al inventario que se realiza

de forma periódica, es decir, dentro de un lapso de tiempo que puede ser de manera mensual,

trimestral, semestral o anual, en otras palabras este tipo de inventario no implica un seguimiento

en tiempo real; por otro lado se encuentra el inventario de tipo permanente, el cual se caracteriza

por que se encarga de actualizar la contabilidad de los productos en el mismo instante cuando

existan variaciones de existencias, en otras palabras implica un seguimiento continuo .

Tomando en consideración que el negocio “Cincuentazo” no es una empresa gigante con

reglas exigentes, se puede usar sin ningún problema, de acuerdo con su frecuencia, el tipo de

inventario periódico, también conocido como cíclico o intermitente, es decir, cada cierto tiempo

se realizará el inventario en el negocio, por lo tanto el seguimiento de la existencia de productos

no se realiza en tiempo real, sino que se lo va actualizando cada vez que se realice el inventario,

para efectos de este trabajo, se considera apropiado realizar el inventario de manera mensual, de

tal forma que se puedan tomar decisiones con respecto a los productos vendidos, para cada vez

realizar comprar a los proveedores de acuerdo con el resultado obtenido.

Por otro lado, para lograr realizar el inventario propuesto se utiliza la herramienta

Microsoft Excel, puesto que gracias a ello se puede obtener los resultados del inventario de una

manera rápida, con la finalidad de conocer la totalidad de productos que se encuentran disponibles

para la venta, correctamente organizados de acuerdo a códigos únicos para cada producto, su

descripción y la cantidad total de existencias en stock. Todas las herramientas antes mencionadas

fueron de gran ayuda para poder realizar el inventario, y de esa manera el negocio “Cincuentazo”

conozca la realidad sobre los bienes que posee, y toda la mercadería que tiene disponible para la

venta.

5
Introducción

Para lograr cumplir con esta propuesta se debe seguir una serie de pasos que se mencionan

brevemente a continuación: entre ellos se tiene el detalle del trabajo practico, donde se indica el

servicio prestado que se genera al realizar este proyecto, las condiciones que debe cumplir el

mismo, y las estrategias que se usarán con la finalidad de cumplir con la propuesta planteada.

El negocio “Cincuentazo” se dedica de manera general a la compra y venta de mercancía

variada, es decir, adquieren los productos por medio de sus proveedores y se encargan de venderlos

al público en general a través de la tienda física. Entre los productos que se comercializan en el

negocio se tiene: artículos de belleza (todo tipo de maquillaje, espejos, peinillas, cremas para el

cabello, para la piel, entre otros); también se comercializan productos para el hogar como por

ejemplo platos, tasas, sillas, mesas, bancos y demás; entre los productos de limpieza que se pueden

encontrar están: limpiadores de inodoro, cortinas de baño, recipientes para colocar productos de

aseo personal, entre otros.

En el negocio también se pueden encontrar diversos productos de pequeño tamaño como

moños, aretes, relojes, billeteras, bisutería en general, y muchos más; por lo que se puede concluir

que el negocio tiene una amplia variedad de mercadería a la venta, y por tanto debe tratar con

diversos proveedores, por lo tanto, un sistema de inventario sería una herramienta bastante útil

para conocer la totalidad de productos que tiene disponible para ser adquirida por los clientes.

A continuación, se realiza una descripción general sobre el concepto, uso, función, las

partes por las que está formado, y las principales características del inventario que se está

proponiendo, esto con la intención de conocer el tema general de forma más detallada, en adición,

se debe realizar una explicación de como se lo ha realizado. Todos los detalles mencionados

previamente son necesarios para que el lector pueda comprender que es un inventario, para que

6
sirve, como fue realizado, y que actividades se pueden realizar con su uso. Es decir, se brinda una

explicación general y especifica de lo que se ha realizado con el fin que se pueda usar de manera

correcta.

Luego se realiza una descripción sobre la prestación del servicio, es decir, se desarrolla la

línea de acción del proyecto. También se mencionan todos los recursos necesarios que fueron

usados para la realización del inventario; estos recursos pueden ser equipos, herramientas,

materiales, insumos y todo lo necesario para realizar la propuesta.

Después de esto se presenta el cronograma de actividades, en el cual se detallan las diversas

actividades que se deben realizar para poder dar cumplimiento a la propuesta, además se detalla el

tiempo, o fecha cuando se llevaron a cabo dichas actividades.

Finalmente se presenta la sección de conclusiones y recomendaciones del proyecto

demostrativo, en adición se encuentra la bibliografía que detalla las referencias tomadas en

consideración para realizar el trabajo, y los anexos necesarios para el correcto entendimiento de

este.

La estrategia que se pretende implementar para el correcto manejo del stock en el negocio

es el inventario, con su uso, el dueño del establecimiento conocerá de forma exacta todo el

producto que se encuentra en bodega, con ello podrá tomar decisiones de compra que afectaran de

manera positiva los ingresos del negocio, asegurándose obtener ganancias y evitando la

aglomeración de productos con difícil salida.

7
 1. Propuesta de Trabajo

El negocio que se toma en consideración para realizar este proyecto demostrativo es

conocido como “Cincuentazo” que se dedica a la comercialización diversos productos entre ellos

de belleza, hogar, limpieza, entretenimiento, entre otros; sin embargo, es necesario aclarar que el

negocio no realiza la producción de los productos que tiene en sus vitrinas, sino que se enfoca en

brindar el servicio de compra y venta de estos.

Por otro lado, la propuesta de trabajo de este proyecto demostrativo es elaborar un

inventario para el negocio utilizando la herramienta Microsoft Excel, lo cual se puede considerar

como un servicio que se le proporcionara al negocio con la finalidad de optimizar sus actividades

y evitar la aglomeración de mercadería.

Las condiciones que debe cumplir el inventario son las básicas que se espera sean

realizadas por esta herramienta, la cual se define como una de las más simples y necesarias que se

realizan en la contabilidad, y que está formada por una relación detallada, ordenada y valorada de

la totalidad de bienes, derechos y deudas que tiene un negocio (De Jesús, 2021). En otras palabras,

en esta herramienta se encuentra de forma detallada todos los productos con los que cuenta un

negocio, en adición se puede encontrar las deudas por conceptos de bienes que tiene la

organización.

En resumen, el inventario que se propone realizar debe cumplir por lo menos con tener

clasificados todos los bienes del negocio, además de los productos, y si es el caso la materia prima

que se tiene disponible para su comercialización; en adición debe ser capaz de registrar, con todos

sus detalles, los ingresos de nueva mercadería y la salida de estas, con la finalidad que los gerentes

puedan tomar decisiones financieras sobre los productos que comercializan en el negocio.

8
 Entre las estrategias a usar destacan la realización de diversas tablas donde se llena la

información del inventario para mantener el orden de este, estas tablas contendrán información

sobre los productos que se encuentran en el negocio, las entradas de producto que ingresan a través

de los proveedores, y la salida de producto que en su mayoría son aquellos comprados por los

clientes del negocio.

En adición se pueden mencionar ciertas funciones básicas de la herramienta Microsoft

Excel que serán usadas para realizar procesos de una forma rápida y eficiente, permitiendo el

ahorro de tiempo que puede ser usado para otras actividades.

9
 2. Memoria Descriptiva

2.1.Descripción General

En este apartado se explicará en qué consiste, el uso que tiene, la manera de funcionar, las

partes que se encuentra formado, las principales componentes y características de la herramienta

que se pretende desarrollar en este proyecto demostrativo, es decir un inventario para el negocio

“Cincuentazo”, para ello es necesario desarrollar algunos conceptos como gestión de inventario, y

el uso de Microsoft Excel, que se muestran a continuación.

Se puede llegar a pensar que un inventario es un simple recuento de la mercancía que tiene

cierta organización, con el propósito de conocer la cantidad total de artículos que posee, sin

embargo, lo antes mencionado únicamente representa el inicio de un inventario, pues más allá de

eso también permite conocer los artículos con mayor y menor demanda, y en base a esa

información tomar decisiones financieras sobre la mercancía que posee y sobre abastecimientos

futuros, en adición los inventarios permiten llevar un control de todos los productos que ingresan

y que salen de un negocio, convirtiéndolo así es toda una gestión.

Se entiende como gestión de inventarios aquella actividad que se realiza con el propósito

de planificar la cantidad y calidad de los bienes que una organización necesita para poder realizar

sus actividades y ejercer sus funciones; representan los recursos que poseen las compañías para

sus actividades diarias, de manera que, resguardar su integridad se vuelve imperioso para recuperar

la inversión realizada por los socios o accionista de la entidad. De manera que, para empresas

comerciales como en el caso de las dedicadas a vender productos de ferretería una apropiada

gestión de los inventarios representa una estrategia competitiva al fin de mantener su permanencia

en el mercado, por lo que sus responsables deben enfocar sus esfuerzos en administrar de forma

apropiada los riesgos a la que están expuestas. (Cortez & Ponce, 2019).

10
 De acuerdo con lo antes mencionado, cuando se realiza una gestión de inventario, se

obtiene como resultado la cantidad total de mercancía que una empresa tiene disponible para la

venta, en adición se debería conocer las entradas y salidas de aquella mercancía; con estos datos,

las organizaciones pueden conocer cuáles son los productos que tienen mayor y menor preferencia

de compra por sus clientes, es decir, se descubrirá los productos que se venden en gran cantidad,

y aquellos que no; por lo tanto, con estos datos, se pueden tomar decisiones financieras sobre los

productos que adquiere un negocio para poner a la venta, de tal manera se realiza la planeación

sobre las futuras entradas de producto a la organización, con el fin de evitar aglomeración de

mercadería en las bodegas o perchas del negocio.

En el marco de la gestión de inventarios se tiene que esta es considerada como el conjunto

de actividades para hacer que los inventarios se manejen de la mejor manera en las empresas. Se

entiende por Gestión de Inventarios, todo lo relativo al control y manejo de las existencias de

determinados bienes, en la cual se aplican métodos y estrategias que pueden hacer rentable y

productivo la tenencia de estos bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de entradas

y salidas de dichos productos; el principal objetivo de la gestión de inventarios es garantizar la

disponibilidad de los insumos que se necesitan, es decir, materia prima, materiales en proceso,

productos terminados, insumos, repuestos, etc., en el momento correcto, las circunstancias

esperadas y en el lugar exacto (Cotto, 2021).

La gestión de inventarios es la actividad muy técnica que, aunque no parezca puede afectar

la operatividad de la empresa si es que en ese marco no se toman las decisiones más adecuadas.

La gestión de inventarios involucra tomar decisiones para comprar inventarios, para entregar los

inventarios, vender los inventarios, para los niveles de stock; como para determinar la calidad de

11
los inventarios y claro las cantidades necesarias de los mismos para llevar a cabo las operaciones

de las empresas (Fresneda, 2019)

El funcionamiento de los sistemas de inventario puede variar de un software a otro, pero -

en líneas generales se puede resumir de la siguiente manera, de acuerdo con sus partes:

Ingreso de un stock inicial, donde lo primero que permite hacer un sistema de control de

inventarios es ingresar a una base de datos la cantidad, costo y precio de venta de cada uno de los

productos que componen el stock del negocio. Por lo general, estos productos vienen identificados

con un código único que el sistema puede leer rápidamente empleando cualquier tipo de pistola,

lo que facilita considerablemente el registro de mercancías. Cada vez que llega nueva mercadería

al almacén se debe realizar el respectivo ingreso de las cantidades recibidas, para no generar

inconsistencias entre las existencias reales y las registradas en el sistema.

A continuación, se debe realizar una actualización del inventario en tiempo real, en otras

palabras, el inventario queda asociado al registro de ventas. Por lo tanto, cada vez que se vende un

producto el sistema lo descuenta del stock, ingresando el valor de la venta. Así se mantiene un

registro continuo de cada artículo del inventario, lo que permite ver -en todo momento- las

mercancías disponibles y las que están próximas a agotarse. Sin duda, información relevante para

simplificar la gestión del stock y ayudar en la toma de decisiones.

Finalmente es de gran importancia mantener el orden sobre los ingresos y egresos,

asegurando una gestión del inventario fidedigna y transparente, lo que deriva en un mejor control

de las finanzas y, por ende, de las utilidades. Para obtener el máximo provecho de un sistema de

inventarios, es fundamental analizar las diferentes opciones del mercado y optar por un proveedor

que ofrezca asistencia técnica y, además, que permita la integración con el sistema, de esta manera

se podrá mantener actualizada la información de stock y contable.

12
 Algunas características de los inventarios son estándares como: la demanda, el horizonte

de planeación, los productos y el costo. Con respecto a la demanda se refiere a las unidades

requeridas que se toman del inventario durante un tiempo definido, los productos que pueden ser

por unidad o por lotes, dependiendo del proceso que se desea realizar, si son perecederos o

duraderos a través del tiempo, divisibles o indivisibles u otra característica que los defina; el

horizonte de planeación se refiere al tiempo de control del inventario, es decir, el tiempo sobre el

cual se tiene un seguimiento sobre los resultados del inventario, el horizonte puede ser de tipo

finito o infinito de acuerdo con la demanda, con respecto a los costos estos pueden ser de compra,

inversión, adquisición o colocación de pedidos (Mite, 2019).

Con respecto a los tipos de inventarios se puede tomar en consideración el punto de vista

de varios autores, por ejemplo Virguez y Rodríguez (2019) mencionan que existen dos tipos de

inventario; el inicial y el final; el inventario de tipo inicial se encuentra formada por todos los

productos que existen en una empresa durante una fecha determinada, que por lo general es un año

antes del cierre del ejercicio; donde se recuentan los productos y se determina el costo de ellos,

por otro lado el inventario de tipo final es el que se realiza al finalizar el ejercicio económico, luego

de un año fiscal, se le suman las compras del ejercicio; se realiza una comparación con el inventario

inicial para conocer el dividendo o las desventajas que se tengan en el año.

Ahora bien, los inventarios también se pueden subdividir en inventario intermitente;

cuando es necesario realizar varios conteos de productos en el año, motivado a que se realizan

cambios de productos de lugar; por ejemplo una nueva sucursal, en la que se requiere trasladar los

productos a la nueva sede; inventario perpetuo, es el que se efectúa con base a que los materiales

o la materia prima sea establecido su costo, el valor que arroja el inventario y la utilidad del

mismo.; inventario de materias primas; aquí se utiliza para conocer los productos primarios con

13
que se elaborarán los nuevos productos o productos en proceso. La empresa necesita conocer con

cuánto inventario de materia prima dispone para la producción; inventario de productos

terminados: es necesario conocer el costo, tanto la existencia de los productos terminados y los

que aún están en proceso (Cruz, Contreras, & Pérez, 2019).

14
 2.2.Descripción Técnica

En esta sección se explica de manera detallada la forma en como se ha realizado el

inventario con ayuda de la herramienta Microsoft Excel. Sin embargo antes de ahondar en el tema

es necesario mencionar que la realización de este proyecto surge de la necesidad evidenciada en

el negocio “Cincuentazo”, donde debido a la gran cantidad de productos que comercializan, y al

pequeño tamaño físico de la mayoría de ellos, fácilmente se pueden extraviar, o inclusive pueden

existir robos y si estos no son considerados no se pueden realizar acciones de prevención, en

adición a estos problemas también se encuentra la desorganización que existe en el negocio, de tal

manera que no conocen la totalidad de productos con los que cuentan por lo que al momento de

solicitar mercadería a sus proveedores puede existir aglomeración de mercadería, porque las

decisiones tomadas no son las correctas, en adición se pueden presentar problemas financieros por

no saber con exactitud lo que está saliendo y entrando del negocio.

Ahora bien, antes de entrar a la herramienta informática es necesario conocer con exactitud

toda la mercadería que el negocio posee, esto se puede encontrar mediante las facturas

proporcionadas por los proveedores, o en el peor de los casos de no contar con ellas se deberá

hacer de manera manual, pues este dato es de suma importancia y se considera fundamental para

empezar con el inventario a través de Excel. Además de conocer la totalidad de la mercadería, esta

debe ser clasificada con un código único, el cual pueden ser letras o números, o una combinación

de ellos; es importante mencionar que los productos deben ser clasificados según su marca y

naturaleza, llegando algunos inclusive a clasificarse de acuerdo con sus colores.

Una vez conocidos todos los productos con los que cuenta el negocio, la totalidad de cada

uno de ellos, y haberle asignado un código único a cada conjunto de productos iguales, es momento

de utilizar la herramienta Excel. Es decir, esta información será mucho más fácil de usar y analizar

15
si se encuentra en una hoja de cálculo ordenada según el código del producto, en la figura se

muestra un ejemplo sencillo de código, descripción del producto y cantidad existente

Figura 1
Columnas de código, descripción y existencia inicial de los productos de un
negocio

Ordenar los productos de tal manera como se muestra en la figura es de gran utilidad,

puesto que, si se desea conocer el número de productos disponibles de cualquier artículo,

únicamente se debe buscar su código, el cual se puede hacer de forma manual, puesto que están

ordenados de acuerdo al código o también se puede hacer con ayuda de la herramienta “Buscar”

en Excel, que automáticamente al escribir el código se encarga de mostrar la celda donde se

encuentra el producto de interés.

16
 Para completar la Tabla de inventarios de producto se deben adicionar tres columnas

adicionales: Entradas, Salida y Stock. En la columna de entradas se colocara la cantidad de

productos que el proveedor lleva al negocio, y que se puede visualizar en la factura que entregan,

por otro lado la columna de salida se debe llenar de acuerdo con las ventas que se realizan, es decir,

si 15 unidades de cierto producto se han vendido, esa cantidad se debe considerar como salida;

finalmente en la columna de Stock, que debería calcularse de forma automática, muestra la

cantidad de productos que se encuentran disponibles en el negocio, de acuerdo a esta columna se

pueden tomar decisiones de compra para el siguiente periodo, en caso de que existan pocas

unidades; por el contrario se existe un exceso de mercadería no se pedirá dicho producto a los

proveedores, de esa manera se podrá evitar la aglomeración de productos.

Figura 2
Tabla de inventarios de productos, se muestran las columnas de entradas, salida y Stock

17
 2.3.Glosario

En esta sección se presentan algunos términos que son necesarios entenderlos para

comprender de forma general lo que se ha realizado en este proyecto investigativo, en este caso la

elaboración de un inventario. Entre los términos a definir se encuentran:

Abastecimiento: El abastecimiento es la acción mediante la cual se hace referencia al

proceso donde los proveedores se encargan de suministrar lo necesario para un determinado grupo

o individuos económicos; el abastecimiento permite satisfacer las necesidades de consumo que

tienen las empresas y también las organizaciones (Méndez, 2019).

Clientes: Se entiende con el termino cliente, a la persona, conjunto de personas, u

organización que adquiere los bienes o servicios ofrecidos por una empresa, además, el termino

cliente puede ser usado como sinónimo de comprador, debido a que un cliente puede adquirir un

producto y guardarlo de tal manera que otra persona o institución sea quien le de uso; el cliente

debe ser prioridad para cualquier institución y se lo debe considerar para realizar actividades

entorno a la empresa (Quiroa, 2019).

Excel: Microsoft Excel es un programa de software creado por Microsoft que usa hojas de

cálculo para organizar números y datos con fórmulas y funciones. El análisis de Excel es

omnipresente en todo el mundo y lo utilizan empresas de todos los tamaños para realizar análisis

financieros (CFI Team, 2022).

Inventario: Se entiende como inventario al registro de todos los productos, partes o

componentes que una organización posee y que tiene pensado darle uso en un futuro, ya sea para

un proceso de producción o ventas; de forma general también se puede considerar al inventario

18
como el conjunto de bienes tangibles de propiedad de la empresa, el almacenamiento de

mercadería, un registro de los bienes que serán usados en el futuro (Quintana, 2022).

Mercadería: Se encuentra formada por todo bien apto para ser comercializado, sea de

manera física o como un servicio, a través de actividades económicas como la compra y venta de

mercadería; todo tipo de mercadería es el núcleo de la actividad económica donde se encuentre

inmersa, compradores y vendedores realizan su intercambio tomando en consideración su

naturaleza y diversas características (Galán, 2020)

Negocio: se entiende como negocio a la actividad, ocupación, trabajo o quehacer cuyo fin

tiene fines lucrativos, en muchas ocasiones se denomina negocio a la entidad privada que se creó

con este cometido (Westreicher, 2021).

Productos: En economía se define al producto como el resultado que se obtiene del

proceso de producción realizado por una empresa, con respecto al marketing se define como el

bien o servicio que una empresa produce con la finalidad de ser comercializado y enfocado a

satisfacer las necesidades del consumidor (Quiroa, 2019).

Proveedores: Se considera como proveedor a la persona o empresa que se encarga de

abastecer de productos o materia prima a otra empresa u organización, con la finalidad que pueda

realizar sus actividades comerciales; el termino proviene del verbo proveer que significa a

suministrar algo necesario para un fin específico (Pérez & Merino, 2019).

Venta: Es la acción o efecto de vender, es decir intercambiar la propiedad de algo a otra

persona o institución después del pago de un precio convenido, son la entrega de un determinado

bien o servicio bajo un precio estipulado o convenido y a cambio de una contraprestación

económica en forma de dinero por parte de un vendedor o proveedor (Westreicher, 2021).

19
 3. Proceso de Producción de Bienes o Prestación de Servicios

El proceso de producción, en este caso, la realización en Excel del inventario consta de tres

partes fundamentales, es decir tres tablas:

• Tabla de inventario

• Tabla de entradas

• Tabla de salida

La tabla de inventarios se puede visualizar en la figura, las columnas que la conforman con

el código, la descripción, las existencias iniciales, las entradas, salidas y stock del producto.

Entre la descripción de esta columna se tiene: el código se refiere a la manera de identificar

el producto, es decir, en lugar de referirse al nombre, se le asigna una combinación de números.

La columna de descripción muestra el nombre real del producto, la columna d existencias iniciales

muestra la cantidad inicial que se encuentra dentro del negocio cuando se hizo el conteo la primera

vez; en la columna de entrada se colocan la cantidad de productos que se ha comprado a los

proveedores, es importante mencionar que en esta tabla, este valor se genera automáticamente

después de ingresar los detalles de la factura en la tabla de entradas, algo similar ocurre en la

columna de salida, donde se genera el número de productos vendidos, una vez que se ha ingresado

la factura entregada al cliente; por último la columna de stock se refiere a la cantidad de existencias

actuales, es decir, después de un proceso de entradas y de salida, se obtiene sumando la columna

de existencias iniciales y entradas, restándola con la columna de salida.

20
Figura 3
Tabla de inventarios en Excel. Columnas Código, Descripción, Existencias, Entradas, Salidas,
Stock

Por otro lado, en la tabla de entradas que se puede observar en la Figura, se encuentra

formada por las columnas de factura, fecha, código, descripción y cantidad.

En la columna de facturas se debe escribir el número de factura, en este caso depende del

proveedor, es decir, este número debe ser extraído de la factura que el proveedor entrega al

negocio, al igual que la fecha; mientras tanto el código se refiere al código único del producto que

se le ha asignado de forma interna, puesto que al ingresar al código y con ayuda de la formula

“BUSCARV”, la columna de descripción de llenará de forma automática, por último el valor de

la columna de cantidad también se extrae de la factura entregada por el proveedor.

21
Figura 4
Tabla de entradas en Excel. Columnas Factura, Fecha, Código, Descripción, Cantidad

En la Figura se puede observar la tabla de salidas, la misma que tiene igual cantidad y

naturaleza de columnas que la tabla de entrada, su principal diferencia es que en este caso se

anotara el número de factura, fecha y cantidad dependiendo de las ventas que realice el negocio,

es decir, información de las facturas emitidas y entregadas a los clientes.

22
Figura 5
Tabla de salidas en Excel. Columnas Factura, Fecha, Código, Descripción, Cantidad

4. Recursos

A continuación, se presenta un listado de los recursos usados para la realización del

proyecto demostrativo, entre ellos se encuentran:

• Computadora

• Internet

• Microsoft Excel

• Fórmulas como: SUMARSI (); BUSCARV ()

• Conocimiento sobre inventarios

23
 • Conocimiento sobre las existencias en el negocio

• Conocimiento sobre las entradas en el negocio (facturas de proveedores)

• Conocimiento sobre las salidas del negocio (ventas)

5. Cronograma de Actividades

Tabla 1
Cronograma de actividades

Enero Febrero
Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4
N Actividades L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V M
23 24 25 26 27 30 31 1 2 3 6 7 8 9 10 1 14 15 16 17 22
Presentación y
1 aprobación de los temas
de proyecto de grado
Enlistar los contenidos
2
del tema del proyecto
Resumen Ejecutivo
3 Introducción
Propuesta de trabajo
4 Memoria descriptiva
Proceso de producción
5 de bienes o prestación
de servicios
6 Recursos
7 Cronograma
Presentación del
8
proyecto

24
 6. Conclusiones

El uso de la herramienta Excel es de gran importancia para realizar un inventario de forma

automática y con mucha más rapidez en comparación con un inventario manual o físico.

Existen diversos tipos de inventarios, algunos con infinidad de detalles que son empleados

en las grandes empresas, sin embargo, para un negocio pequeño o mediano se puede utilizar un

inventario sencillo, con información de utilidad y que servirá para tomar decisiones sobre la

adquisición de mercadería.

Si bien el negocio “Cincuentazo” no es una empresa de gran tamaño, es necesario que el

propietario tenga claro todos los productos con los que cuenta dentro de las instalaciones, con la

finalidad de proveer de artículos que hagan falta, y no adquirir aquellos que aún se encuentran

disponibles en Stock, con ello se garantiza que no se acumule la mercadería en las bodegas.

25
 7. Recomendaciones

Tratar de crear un código de producto para cada uno de los que existan en el negocio, así

sean objetos pequeños, con ello se tendrá disponible un verdadero control sobre la existencia de

mercadería en las bodegas y estanterías del negocio.

Tomar en consideración los resultados del inventario, es decir, si un producto se vende de

forma regular, y según la tabla de inventarios se presenta un stock muy bajo, se deberá realizar un

pedido al proveedor de dicho producto.

El inventario es una herramienta poderosa, pero debe revisarse cada cierto tiempo, por ello

es necesario realizar una revisión física cada cierto tiempo para comprobar que los resultados del

inventario son correctos.

26
 8. Bibliografía

CFI Team. (2022). Excel Definition. Recuperado el 2 de Febrero de 2023, de CFI:

https://corporatefinanceinstitute.com/resources/excel/excel-definition-overview/

Cortez, K., & Ponce, E. (2019). Análisis de factores de riesgos en la gestión de inventarios Caso Ferretería
Gutiérrez. Guayaquil: Universidad de Guayaquil.

Cotto, F. (2021). SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO Y SU IMPACTO EN LA RENTABILIDAD DE LA

EMPRESA GURITBALSAFLEX CIA. LTDA, CANTÓN QUEVEDO . Quito: Universidad Técnica Estatal
de Quevedo.

Cruz, C., Contreras, M., & Pérez, F. (2019). Análisis de la gestión de inventarios en la empresa ferretería
la casita SAS. Reflexiones contables (Cúcuta), 77-86.

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27
 9. Anexos

Tabla 2

Inventario del negocio "Cincuentazo"

INVENTARIO

Código Descripción Existencias iniciales Entradas Salidas Stock

001 Sillas plásticas color blanco 40 30 37 33

002 Globos de cumpleaños plateados (números) 25 5 23 7
003 Globos de cumpleaños dorados (números) 25 5 17 13
004 Velas de cumpleaños 25 5 29 1
005 Esmalte para uñas 30 10 19 21
006 Armadores para ropa 100 0 32 68
007 Cortinas de baño 20 5 9 16
008 Platos desechables 50 10 26 34
009 Vasos plásticos 50 15 32 33
010 Llaveros 50 0 15 35

28
Tabla 3

Entradas del negocio "Cincuentazo"

ENTRADAS

Factura Fecha Código Descripción Cantidad

F001 1/1/2023 001 Sillas plásticas color blanco 30
F002 2/1/2023 002 Globos de cumpleaños plateados (números) 5
F003 3/1/2023 003 Globos de cumpleaños dorados (números) 5
F004 4/1/2023 004 Velas de cumpleaños 5
F005 5/1/2023 005 Esmalte para uñas 10
F006 6/1/2023 006 Armadores para ropa 0
F007 7/1/2023 007 Cortinas de baño 5
F008 8/1/2023 008 Platos desechables 10
F009 9/1/2023 009 Vasos plásticos 15
F010 10/1/2023 010 Llaveros 0

29
Tabla 4

Salidas del negocio "Cincuentazo"

SALIDAS

Factura Fecha Código Descripción Cantidad

F001 1/1/2023 001 Sillas plásticas color blanco 37
F002 2/1/2023 002 Globos de cumpleaños plateados (números) 23
F003 3/1/2023 003 Globos de cumpleaños dorados (números) 17
F004 4/1/2023 004 Velas de cumpleaños 29
F005 5/1/2023 005 Esmalte para uñas 19
F006 6/1/2023 006 Armadores para ropa 32
F007 7/1/2023 007 Cortinas de baño 9
F008 8/1/2023 008 Platos desechables 26
F009 9/1/2023 009 Vasos plásticos 32
F010 10/1/2023 010 Llaveros 15

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