UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE ATLACOMULCO

LICENCIATURA EN GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL

SISTEMAS DE LA INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

“MANUAL PARA FUNCIONES BÁSICAS EN EXCEL”

PRESENTADO POR:

MARÍA FERNANDA TOSCANO OLAYA

EDUARDOVIDAL LUCAS JERÓNIMO

JOCELYN NAVARRETE SERRANO

PROFESOR:

MOISÉS MAYA GARDUÑO

ATLACOMULCO, MÉXICO, ABRIL

2023 1
 ÍNDICE

Introducción.......................................................................................................... 5

Conceptos Básicos...............................................................................................6

Partes del Exel......................................................................................................7

Operaciones básicas de EXEL...........................................................................11

Funciones básicas en EXEL...............................................................................15

Función sumar si.................................................................................................18

Función contar si.................................................................................................19

Función izquierda:...............................................................................................20

Función derecha.................................................................................................20

Tablas dinámicas en Exel...................................................................................22

¿QUÉ ES UNA TABLA DINÁMICA DE EXCEL?............................................22

COMO CONFIGURAR UNA TABLA DINAMICA.............................................22

EN LA TABLA DINÁMICA EXCEL, ¿QUÉ SON LAS CAJITAS DE ABAJO?. 23

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 ÍNDICE DE IMÁGENES.
Ilustración 1Suma Función.....................................................................................11
Ilustración 2 Resultado SF.....................................................................................11
Ilustración 3 Suma con Formula.............................................................................11
Ilustración 4 Resultado S con F..............................................................................12
Ilustración 5 Autosuma...........................................................................................12
Ilustración 6 Resultado Autosuma..........................................................................12
Ilustración 7 Resta con Formula.............................................................................13
Ilustración 8 Resultado RF.....................................................................................13
Ilustración 9 Multiplicación......................................................................................13
Ilustración 10 Resultado Multiplicación...................................................................14
Ilustración 11 Formula División..............................................................................14
Ilustración 12 Resultado División...........................................................................14
Ilustración 13 Formula Porcentaje..........................................................................15
Ilustración 14 Resultado Porcentaje.......................................................................15
Ilustración 15 Resultado Final Porcentaje..............................................................15
Ilustración 16 Suma de Cantidad más Porcentaje..................................................15
Ilustración 17 Función Máximo...............................................................................16
Ilustración 18 Función Mínimo................................................................................16
Ilustración 19 Resultados de los valores solicitados..............................................16
Ilustración 20 Formula Potencia.............................................................................17
Ilustración 21 Resultados Potencia........................................................................17
Ilustración 22Sumar si............................................................................................18
Ilustración 23 Sumar saldos...................................................................................18
Ilustración 24 Resultado suma...............................................................................18
Ilustración 25 Contar si...........................................................................................19
Ilustración 26 Formula contar si.............................................................................19
Ilustración 27Resultado contar si...........................................................................19
Ilustración 28 Letras izquierda................................................................................20
Ilustración 29 Izquierda resultado...........................................................................20
Ilustración 30 Derecha letras..................................................................................21
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Ilustración 31 Resultado Derecha..........................................................................21
Ilustración 32 Tabla................................................................................................22
Ilustración 33Rango, tabla dinámica......................................................................23
Ilustración 34 Libro con tabla dinámica..................................................................23
Ilustración 35 Filtros............................................................................................... 24
Ilustración 36 Tabla de información........................................................................24
Ilustración 37 Filtros de información.......................................................................25
Ilustración 38 Segmentación de datos...................................................................25
Ilustración 39 Aspectos tabla..................................................................................25
Ilustración 40 Escala de tiempo..............................................................................25

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 Introducción
El desarrollo de este trabajo se hace con la intención de describir de forma
detallada y simple, algunas de las fórmulas que se pueden trabajar, conceptos
básicos que necesitamos saber para poder manipular esta aplicación y las partes
que contiene.

Excel es una hoja de cálculo que nos permite manipular o modificar datos
numéricos con mayor facilidad y crear tablas formadas por la unión de filas y
columnas, Excel se distingue por que podemos realizar cálculos aritméticos
básicos o aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad y utilizar funciones
de estadísticas o funciones de tipo lógica.

Una de las características principales de Excel, es que en su pantalla principal se

muestra una matriz de dos dimensiones, que está formada por columnas y filas,
de esta manera se le da forma a una celda, que básicamente es la intersección de
una columna y una fila.

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 Conceptos Básicos

Fila: Es una celda que se encuentra en forma horizontal, se identifican mediante

números.

Celda: Es una intercesión entre una fila y una columna, en el que se puede
introducción texto.

Columna: Es una celda que se encuentra de forma vertical, se identifican mediante

letras.

Hoja de cálculo: Es la que nos permite realizar operaciones matemáticas, gráficos

etc.
Libro: Es el nombre que reciben los documentos de Excel el cual contiene una o
más hojas de cálculo y nos ayuda a organizar datos

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 Partes del Exel
Barra de título: Se refiere a la parte superior de la interfaz, donde se define el
nombre del archivo u hoja de cálculo. Esto permite que, en todo momento, se
tenga en cuenta de qué se trata el documento y cuál es su objetivo.
Barra de acceso rápido: Es la sección donde se ubican las herramientas o
comandos más utilizados y que requieren de un uso frecuente durante el
desarrollo de cualquier tarea en el programa.
En este apartado se encuentra las opciones de:

Guardar: representada por un símbolo similar a una memoria o disquete, es una

herramienta que permite almacenar el archivo en cualquier ubicación de nuestro
equipo.

Deshacer: se caracteriza por una flecha orientada hacia la izquierda. Se utiliza

para regresar a una acción o estado anterior del trabajo.

Rehacer: su símbolo es una flecha orientada hacia la derecha, y se utiliza para

restaurar una acción que anteriormente fue removida.

Personalizar barra de herramientas de acceso rápido: se ubica en la parte

izquierda de la barra de acceso rápido, simbolizada por un ícono similar a una
flecha hacia abajo. Despliega un menú de comandos los cuales se pueden situar
como botones en la barra.
Cinta de opciones: Es la sección donde se ubican cada una de las pestañas en
que se clasifican las diversas herramientas y opciones que ofrece Microsoft Excel
para el desarrollo de cualquier actividad. Aquí se encuentran tanto las funciones
de personalización hasta aquellas de índole matemática.
Las pestañas en las que se divide este elemento son:

Archivo: se ubica en la parte izquierda de la cinta de opciones, y es donde se

encuentran aquellas herramientas que corresponden al almacenamiento del
archivo u hoja de cálculo. De igual manera, es un acceso a través del cual se
puede configurar ciertas características del software, como lo son algunos tipos de
permisos respecto a ciertas funciones.

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Inicio: en este apartado se encuentran todas las herramientas básicas de Excel,
es decir, aquellas relacionadas con la edición de texto, personalización y
presentación, principalmente. También contiene una sección de modificación de
datos, en el que se pueden encontrar diferentes funciones de filtro y de
organización.

Insertar: aquí se incluyen las diversas herramientas de inserción de imágenes,

tablas y gráficos.

Diseño de página: en esta pestaña se incluyen aquellas opciones relacionadas a

la presentación o formato de la página, una vez la hoja de cálculo esté lista para
ser impresa.
Fórmulas: es la sección de funciones matemáticas de la cinta de opciones. Aquí
se pueden encontrar diversos tipos de fórmulas dependiendo su área de
aplicación, como las funciones financieras, las funciones de búsqueda y referencia
o las funciones de texto.

Datos: es el conjunto de herramientas que permiten modificar, organizar y manejar

los datos de una hoja de cálculo.

Revisar: este apartado está enfocado a la revisión de texto de la hoja de cálculo y

su protección.

Vista: reúne a las opciones de visualización del área de trabajo y de la

presentación del archivo.

Cuadro de nombres: Es un recuadro que indica el nombre de la celda

seleccionada, lo que permite al usuario obtener una mejor orientación sobre la
ubicación de los datos. En el caso de que se esté utilizando una fórmula, también
indica el nombre de la función.
Barra de fórmulas: La barra de fórmulas de Excel es la herramienta mediante la
cual se puede modificar o ingresar tanto datos como funciones. Además, permite
visualizar la fórmula utilizada en una celda seleccionada.
A su vez, está conformada por cuatro elementos, los cuales son:

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Cancelar: permite cancelar una operación que se está ejecutando. Está
representada por un X.

Introducir: confirma la implementación o ingreso de una fórmula en una celda, y

su símbolo es un check.

Insertar función: esta herramienta permite utilizar una función predeterminada e

ingresar los argumentos de esta a través de un formulario de texto.

Barra de entrada: es el espacio en donde se visualiza el contenido de la celda y

desde donde también se puede modificar.

Botón seleccionar todo: Este botón permite seleccionar todas las celdas de la
hoja de cálculo, lo que permite realizar modificaciones a gran escala de manera
rápida.
Encabezado de columnas: Las celdas de una hoja de cálculo de Excel funcionan
como una especie de tabla, la cual se divide en columnas y filas. El encabezado
de columnas se encuentra en la parte superior de la hoja, y está compuesta por
una serie de letras en orden alfabético.
Encabezado de filas: Es el elemento que indica en qué fila se ubica una celda.
Cada fila está representada por un número, ordenadas de arriba hacia abajo,
ascendentemente. Se encuentra en la parte derecha de la hoja de cálculo.
Etiquetas: Microsoft Excel permite trabajar en varias hojas de cálculo en un solo
archivo o libro. Cada una de las hojas creadas posee una etiqueta la cual la
identifica.

Barras de Etiquetas: También conocida como barra de navegación de hojas, se

refiere a una herramienta que permite cambiar de entorno de trabajo o agregar
una nueva hoja de cálculo.
En la parte izquierda de la misma, se encuentran dos botones, mediante los cuales
se puede navegar entre las diferentes hojas creadas. En la parte derecha, está el
botón Hoja nueva

Barras de desplazamiento: Son aquellas herramientas que permiten desplazarse

dentro del archivo, dependiendo de la amplitud de este. Mediante estos elementos

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se puede visualizar información que se encuentra oculta en distintas partes del
entorno de trabajo.
Existe una barra de desplazamiento vertical, que generalmente se ubica a la
derecha de la pantalla, y que se desplaza de arriba hacia abajo, o viceversa; y la
barra de desplazamiento horizontal, que se desplaza de izquierda a derecha.

Barra de estado: A través de esta barra, se puede obtener información acerca del
estado de las acciones llevadas a cabo en las celdas de la hoja de cálculo, lo que
se conoce como modo de celdas. Existen tres modos generales, los cuales se
pueden visualizar en este apartado:
Listo: Es el estado neutro de una celda, en el que no se está llevando a cabo
ninguna acción.

Introducir: en este caso, se refiere a que se está efectuando una entrada de datos
en una celda.

Modificar: este modo significa que los datos de una celda están siendo
modificados. Para este modo, los datos tuvieron que ser añadidos previamente o,
en caso contrario, se trataría del modo Introducir.

Ventana o área de trabajo: Es el conjunto de celdas en Excel en las que se

visualizan, modifican y organizan los datos y, en general, donde se lleva a cabo
cualquier tipo de actividad.

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 Operaciones básicas de EXEL.
Suma: La suma como operación básica en exel, tiene diferentes maneras de ser
utilzada, esto de acuerdo al manejo que se le quiera dar.

1. Suma con Función:

a) Se deberá escribir la función “=SUMA(F5:H5)” dependiendo del número de
celda donde se localice las cantidades que se desean sumar.

Ilustración 1Suma Función.

b) Para obtener el resultado, solo se deberá presionar la tecla “Enter” y

arrastrar hacia abajo la formula, funcionará para sumar los mismos factores.

Ilustración 2 Resultado SF.

2. Suma con formula:

a) Se deberá escribir la formula =(F5+G5+H5), esto a partir de las celdas
donde se localicen las cantidades que se desean sumar.

Ilustración 3 Suma con Formula.

11
 b) Para obtener el resultado, solo se deberá presionar la tecla “Enter” y
arrastrar hacia abajo la formula, funcionará para sumar los mismos
factores.

Ilustración 4 Resultado S con F.

3. Autosuma:
a) Para este tipo de operación, no es necesario escribir alguna formula,
solamente se deberá seleccionar la opción “Autosuma” que se nos
muestra en la cinta de opciones.

Ilustración 5 Autosuma.

b) En automático, la operación seleccionada se sumará y si se desea

hacer lo mismo con las operaciones que se muestren, solamente se
deberá de arrastrar la formula de arriba hacia abajo.

Ilustración 6 Resultado Autosuma.

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Resta: La resta forma parte de las operaciones básicas dentro de exel, esta se
puede de igual manera llevar a cabo de una manera como se muestra a
continuación.

1. Resta con Formula:

a) Para llevar a cabo esta operación con formula, solo es necesario escribir la
formula =(F5-G5-H5).

Ilustración 7 Resta con Formula.

b) Para obtener el resultado, solo se deberá presionar la tecla “Enter” y

arrastrar hacia abajo la formula, funcionará para restar los mismos factores.

Ilustración 8 Resultado RF.

Multiplicación: Parte importante de las operaciones básicas es la multiplicación,

pues es una herramienta de gran utilidad independientemente de que perfil laboral
tenga cada persona.

1. Multiplicación con formula.

a) Para llevar a cabo esta operación, es necesario seleccionar las celdas que
se desean multiplicar y colocar el símbolo “*” entre cada celda.

Ilustración 9 Multiplicación. 13
 b) Para obtener el resultado, solo se deberá presionar la tecla “Enter” y
arrastrar hacia abajo la formula, funcionará para multiplicar los mismos

Ilustración 10 Resultado Multiplicación.

factores.

División: Dentro de las operaciones básicas, se encuentra la división no por ser la

última, significa menor importancia. Al igual que las anteriores, es de suma
importancia contar con ella.

1. División con Fórmula:

a) Para llevar a cabo esta operación, es necesario determinar una formula que
sirva como referencia para realizar la operación. Ejemplo: “=F5/G5”

Ilustración 11 Formula División.

b) Para obtener el resultado, solo se deberá presionar la tecla “Enter” y

arrastrar hacia abajo la formula, funcionará para dividir los mismos factores.

Ilustración 12 Resultado División.

14
 Funciones básicas en EXEL.
Porcentaje: Parte fundamental de Excel, es saber utilizar porcentajes, saber
calcularlo, sumarlo, restarlo, multiplicarlo o inclusive, dividirlo.

a) Para sacar porcentajes, como primer paso se debe de escribir una formula
similar a “=B4*F2” y como se puede observar, es arte de una multiplicación.

Ilustración 13 Formula Porcentaje.

b) Para obtener el resultado, solo se deberá presionar la tecla “Enter” y

arrastrar hacia abajo la formula, funcionará para multiplicar los mismos

Ilustración 14 Resultado Porcentaje.

factores.
c) Aquí no termina, lo siguiente es sumar porcentaje, esto se hace a partir de
la suma de las celdas, como por ejemplo “=B4+C4”. Para obtener el
resultado, solo se deberá presionar la tecla “Enter” y arrastrar hacia abajo la
formula, funcionará para sumar. los mismos factores.

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Funciones Máximo y Mínimo.

1. Función Máximo: La función “Máximo”, tiene como propósito el localizar

dentro de un formato de datos, el de mayor rango. También se puede
trabajar la función Mínimo en le mismo ejercicio.
a) Como primer paso, se debe de escribir la función “=MAX(B4:B14)” y apara
el valor Mínimo “=MIN(B4:B14)”.

Ilustración 17 Función Mínimo.

Ilustración 18 Función Máximo.

b) En base a las formulas que se han escrito dentro de las celdas, se nos
arrojaran dos resultados, el valor máximo y el valor mínimo dentro de los
datos seleccionados.

Ilustración 19 Resultados de los valores solicitados.

16
Potencia: Elevar números con potencias es importante porque muchas veces
influye en el manejo de operaciones complejas, como las matemáticas.

a) Para elevar potencias, solo es necesario escribir una formula como ´por
ejemplo: “=B4^C4”.

Ilustración 20 Formula Potencia.

b) Para obtener el resultado, solo se deberá presionar la tecla “Enter” y

arrastrar hacia abajo la formula, funcionará para usar la potencia con los
mismos factores.

Ilustración 21 Resultados Potencia.

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 Función sumar si.
La podemos usar para sumar algún criterio que nosotros le demos un ejemplo es
que queremos sumar los sueldos que sean iguales a 1,600,000

Ilustración 22Sumar si

Cómo queremos sumar los sueldos, lo primero que haremos será seleccionar la
columna de sueldos , ponemos en otra celda suma de saldos iguales a 1,600,000
y le ponemos el signo =sumar si (la columna de sueldo, 1600000) y le damos enter

Ilustración 23 Sumar saldos.

Y como resultado nos debe salir 3,200,000 ya que solo dos personas cumplen con
la condición de que establecimos

Ilustración 24 Resultado suma.

18
Función contar si : Esta función se usa para que cuente las celdas que cumplen
una condición que nosotros establecemos, por ejemplo queremos ver cuántas
personas tienen 35 años

Ilustración 25 Contar si.

En otra celda colocaremos personas que tienen 35 años y enfrente colocaremos

= CONTAR.SI(La columna de edad ,35)

Ilustración 26 Formula contar si.

Al presionar enter, el resultado será 2 ya que es el número de personas que

cumplen con la condición

Ilustración 27Resultado contar si.

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Función izquierda: Esta función nos permite obtener un número específico de
caracteres que se encuentra a la izquierda de cualquier texto un ejemplo
queremos que nos muestre las primeras 2 letras de las frutas

Escribimos la fórmula =Izquierda ( la columna de frutas, número de letras que e

queremos que aparezcan ) y nos deben aparecer las primeras 2 letras del nombre
de las frutas

Ilustración 28 Letras izquierda

Función derecha

Nos permite obtener un número específico de caracteres que se encuentren a la

derecha de cualquier texto, un ejemplo es que queremos obtener las últimas 3
letras de los nombres de las frutas, escribimos la fórmula

Ilustración 29 Izquierda resultado.

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=Derecha ( columna de frutas, número de letras que deseamos que aparezca

Ilustración 30 Derecha letras.

El resultado deberán ser las últimas 3 letras del nombre de las frutas

Ilustración 31 Resultado Derecha.

21
 Tablas dinámicas en Exel
¿QUÉ ES UNA TABLA DINÁMICA DE EXCEL?

Para saber lo que es una tabla dinámica en Excel, lo primero que hay que tener
preparado en Excel será nuestra tabla de datos. Siempre habremos de partir de
una tabla de datos donde la información se organiza por filas y las columnas son
los diferentes atributos o características de nuestra información para trabajar con
las tablas dinámicas.

COMO CONFIGURAR UNA TABLA DINAMICA

Primero, en Excel hay que seleccionar toda la información de nuestros datos. Para
ello recomiendo convertir nuestro rango donde encontramos nuestra información a
una tabla de datos. ¿Cómo? Muy sencillo. Selecciona el rango y ve a Ventana
Insertar >> Grupo Tablas >> Tabla

Una vez que hemos hecho esto la información de nuestra tabla quedará de la
siguiente manera:

Ilustración 32 Tabla

Esto nos permitirá, que, al hacer crecer la información de nuestra tabla en número
de filas, al refrescar las tablas dinámicas, todo el rango sea cogido por la tabla
dinámica en cuestión.

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Pero ahora sí, para crear una tabla dinámica en Excel seleccionamos nuestra
recién creada tabla y hacemos: Ventana Insertar >> Grupo Tablas >> Tabla
Dinámica

Al hacer clic en tabla dinámica aparecerá una ventana como la siguiente:

Ilustración 33Rango, tabla dinámica.

En esta pestaña vemos que el rango/tabla que ha seleccionado. En la siguiente

parte nos permitirá elegir donde situaremos nuestra tabla dinámica. En este caso
vamos a permitir que cree una hoja nueva y nos coloque la tabla dinámica ahí.
Haciendo clic en OK lo que veremos será lo siguiente: una nueva hoja con el
espacio creado para una tabla dinámica genérica y a la derecha un display para
ordenar la información de nuestra tabla dinámica.

Ilustración 34 Libro con tabla dinámica.

ORGANIZAR UNA TABLA DINÁMICA EN EXCEL

En la parte de la derecha vemos que en el recuadro superior se han almacenado

todos los títulos de columna de nuestra tabla. Eligiendo el que queramos
podremos arrastrarlo a una de las cajitas de abajo.

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EN LA TABLA DINÁMICA EXCEL, ¿QUÉ SON LAS CAJITAS DE ABAJO?

Filtros de reporte: nos permitirá filtrar la tabla entera seleccionando uno o varios
elementos de la lista del filtro que hayamos aplicado.

Columnas: nos permitirá organizar nuestra información por columnas (podremos

seleccionar uno o varios elementos de la colección)

Filas: nos permite organizar nuestra información por filas (podremos seleccionar
uno o varios elementos de la colección)

Valores: serán los valores de cálculo. Podremos visualizar los valores como suma,
máximo, media, contar valores…

En la siguiente imagen vemos los filtros que hemos aplicado nosotros:

Ilustración 35 Filtros.

Y de esta manera podremos filtrar la información como nosotros la necesitemos

COLUMNAS: hemos puesto las etiquetas de las tiendas para poder ver lo que han
vendido en el mes seleccionado

FILAS: Mes. De esta manera podremos seleccionar el mes del que queremos
conocer los datos de ventas.

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VALORES: Suma de las ventas (precio) conseguido según los filtros
seleccionados.

Pero también podemos filtrar la información dependiendo lo que queramos ver

Ilustración 37 Filtros de información.

Existen dos tipos de filtros

Segmentacion de datos: La segmentación de datos es una función en Excel que

proporciona una manera fácil de filtrar datos de una tabla. Esto permite filtrar y
volver a filtrar la información rápidamente, lo que vuelve fácil encontrar la
información exacta necesaria.

Ilustración 38 Segmentación de datos.

Y con este filtro podremos modificar aspectos dentro de nuestra tabla

Ilustración 39 Aspectos tabla.

Ilustración 36 Tabla de información.

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Escala del tiempo: Una escala de tiempo es una representación gráfica de un
periodo de tiempo mediante una figura de dos dimensiones como puede ser una
línea o una barra.

Ilustración 40 Escala de tiempo.

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