INTRODUCCIÓN

La nueva contabilidad actual ha adquirido diversas cuentas

que puedan ayudar al registro y al mejor control de los
recursos con los que cuenta la empresa.

En varias ocasiones nos hemos encontrado con esa cuestión

de que personas ajenas nos endosan un cheque par el cobro
de este, ya sea por una deuda, compra, et.

Los documentos endosados y descontados son nuevos conceptos

que se deben de adquirir para su utilización en registro
contable.

Estos documentos pueden ser llevados dos registros

contables de los cuales serán desarrollados dentro de este
trabajo de investigación.

Cabe destacar que este trabajo solo es una pequeña

investigación para entender un poco más sobre estos
procedimientos y cuales son los conceptos más importantes,
así como ejemplos claves que puedan ayudar a un más a la
comprensión sobre este primer tema del temario de la
materia - contabilidad intermedia-.

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 DEDICATORIA

Le dedico este trabajo a

todos mis compañeros porque se que
al realizarlo cada uno de ellos
aprendió mas sobre todo lo que
tiene que ver con el comercio.

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 REGISTRO DE COMPRAS
CONCEPTO
En este auxiliar se registran todas las operaciones
mercantiles relacionadas con las compras y gastos que
realizan la empresa, por lo tanto diremos que:
REGISTRO DE COMPRAS Es un libro auxiliar obligatorio de
foliación doble, que tiene como fin controlar los bienes y
servicios que se adquieren, así como determinar el crédito
fiscal a que tuviera lugar.
Las operaciones mercantiles se asientan en forma
ordenada y cronológica es decir tal como se sucedan en el
tiempo y en el espacio. Cada operación debe ser anotada
tomando en cuenta los impuestos correspondientes a que
están sujetos, tales como el I.G.V. o el I.S.C.
IMPORTANCIA Y LEGALIZACIÓN:
Es de suma importancia para la empresa y el Estado,
porque se podrá determinar el monto de los impuestos (IGV o
ISC) a favor o en contra del comerciante así como también
nos proporciona un amplio informe sobre las compras que
realiza la empresa, que deviene posteriormente en un
análisis cualitativo de los mismos. Actualmente existen 2
sistemas de registro como son: manual y computarizado, su
opción por uno o por el otro es facultativo.
Este libro debe ser legalizado ante un Juez de Paz
Letrado o Notario Público, el cual será registrado y
llevado con las formalidades que la ley le confiere y con
un atraso no mayor de 10 días contados desde el primer día
hábil del mes siguiente o aquél en que se emita el
comprobante de pago. Tratándose de la apertura del negocio
éste debe legalizarse dentro de los 15 días de iniciado el
mismo.

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RAYADO DEL REGISTRO DE COMPRAS:
La SUNAT presentó un modelo en el cual se específica las
partes de que se compone dicho registro, pero sin embargo
la empresa puede adecuarlo según sus características y
necesidades.
Este registro recibe diferentes nombres como: Diario de
Compras, Libro Diario de Compras, etc. He aquí su modelo:
REGISTRO:
a)Se registra la fecha a la que corresponde la emisión del
comprobante de pago.
h)Tipo de documento de acuerdo a la codificación aprobada
por la SUNAT.
e)Serie del comprobante de pago.
d)Número del comprobante de pago o Declaración Única de
Importación.
e)Número de RUC del proveedor.
f)Nombre o razón social del proveedor.
g)Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan
derecho a crédito fiscal.
h)Base imponible de las adquisiciones gravadas que no dan
derecho a crédito fiscal.
i)Valor de las adquisiciones no gravadas.
j)Monto del LSC en los casos en que se pueda utilizar como
deducción de pago.
k)Monto del IGV utilizado como crédito fiscal.
1)Monto del IGV no utilizado como crédito fiscal.
m)Importe en soles después de realizado el cambio según
sea negativa o positiva su diferencia.
n)Importe total de las adquisiciones según comprobantes de
pago.

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CIERRE DEL REGISTRO DE COMPRAS:
Se suman todas las columnas correspondientes a cada uno
de los valores referentes a la base imponible e impuestos
respectivos, estableciéndose por separado, las
adquisiciones realizadas con facturas, boletas, recibos,
pólizas o notas de cargo, etc. Dichos valores sumados deben
ser igual a la columna fijada como importe total.
ASIENTO DE CENTRALIZACIÓN:
Una vez cerrado el registro de compras y comprobada su
exactitud en los resultados se trasladan los valores
establecidos al libro Diario principal. Los valores
registrados en las columnas: base imponible operaciones
gravadas, base imponible sin derecho a crédito fiscal y
adquisiciones no gravadas son considerados como costo y
gasto para la empresa por lo tanto se anotan en las cuentas
correspondientes a la clase 6. Los importes totales,
incluidos IGV, deberán ser considerados en las cuentas 42 ó
46 según corresponda. Posteriormente en base al asiento por
naturaleza se registrará el asiento por destino, tomando en
cuenta los cargos y abonos respectivos.
PROCESO TECNICO DE PROGRAMACIÓN DEL ABASTECIMIENTO
El abastecimiento de bienes y servicios no personales en
el ámbito de la Municipalidad se inicia con la ejecución de
los procedimientos establecidos para la Programación del
Abastecimiento mediante la Directiva N0 001-89- INAP/DNA,
aprobada por Resolución Jefatural N0 055-89- INAPIDNA de
fecha 13 de Marzo de 1989, proceso técnico “mediante el
cual se prevé en forma racional y sistemática la
satisfacción de las necesidades de bienes y servicios no
personales para el cumplimiento de las metas asignadas a
sus dependencias”.

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 Para el cumplimiento de este proceso técnico se emplea
los siguientes formularios
- CUADRO DE NECESIDADES (FORMULARIO SA. PRG. DL)
Documento mediante el cual se determinan en forma ordenada
las necesidades de cada Unidad orgánica de la
Municipalidad.
- PRESUPUESTO VALORADO (FORMULARIO SA. PRG. 02)
Documento que permite la consolidación de los Cuadros de
Necesidades, cuya información se emplea en la sustentación
del proyecto del Presupuesto Municipal en los rubros que
correspondan al Abastecimiento. El Presupuesto Valorado es
aprobado por el Director de la Oficina de Administración.
- CUADRO DE OBTENCIÓN (FORMULARIO SA PRG 03)
Documento que se utiliza en el proceso de la formulación
del Plan de Obtención, contiene la relación de bienes y
servicios por modalidad de adquisición.
‘Cuadro de Adquisición (Formulario SA PRG. 04)
Son documentos en que se consignan los bienes y servicios
que habrán de adquirirse por cada modalidad en el
trimestre. Es aprobado por el Jefe de la Unidad de
Logística, sirven para sustentar la propuesta de Calendario
de Compromisos y efectuar las adquisiciones entre otros
aspectos de gestión de la Unidad.
REGISTRO DE PROVEEDORES
Conforme a lo establecido en las Disposiciones Generales,
Numeral 2. de la Directiva N0 OOl-93-INAP/DNA “Los
organismos del Estado están obligados a llevar un registro
en el que inscribirán a los proveedores con los que
mantiene o inicia relaciones comerciales
El Registro de Proveedores es el proceso técnico del
Sistema de Abastecimiento mediante el cual se capta,

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analiza, inscribe, divulga y evalúa información de las
fuentes de suministro de bienes y prestación de servicios
no personales que, potencialmente, pueden relacionarse
comercialmente con organismos del Sector Público (Art.
1.2.1 Inc. w) del RUA).
Asimismo, en este proceso técnico debe tenerse en cuenta
las disposiciones establecidas en el Cap. 1.6 del RUA.
Este Registro tiene por finalidad proporcionar información
al organismo competente, respecto a los proveedores
debidamente codificados y clasificados en función de los
bienes y servicios que suministran y de las condiciones que
ofrecen; asimismo, este Registro permite a los organismos
cumplir con la información que se debe proporcionar al
INAP, conforme a lo dispuesto en la citada Directiva.
SOLICITUD DE COTIZACION
La Solicitud de Cotización es el documento mediante el
cual la entidad solicita a tres (3) o más proveedores, la
cotización de bienes que requiere adquirir, a fin de que el
Comité de Adquisiciones efectúe la comparación de precios,
calidad, especificaciones técnicas y plazo de entrega más
conveniente, entre otros aspectos inherentes a la ad-
quisición.
CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES
Tiene por finalidad trasladar las informaciones
proporcionadas por los proveedores en las Solicitudes de
Cotización, con el propósito de comparar precios, calidad,
especificaciones, fecha de entrega y otras características
requeridas para otorgar la Buena-Pró a los proveedores que
coticen en las mejores condiciones.
Según el Art. 1.2.1 Párrafo a) para efecto de aplicación
del RUA se entiende por Adjudicación

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 “Designación del proveedor que suministre el bien o
preste el servicio no personal mas adecuado a los intereses
del organismo del Sector Público que licita o somete a
concurso; es el resultado de un proceso selectivo de entre
varias alternativas propuestas
“La adjudicación se realiza en Mesa en el momento
señalado por las Bases, también se denomina otorgamiento de
Buena-Pro’
“Puede adjudicarse el total de rubros -bienes y/o
servicios no personales- que comprende la adquisición o
cada uno en forma individual; esa posibilidad también se
expresa en las bases”
En el proceso de Adjudicación debe asimismo, tenerse en
cuenta las disposiciones señaladas en el Capitulo 3.4 y en
los Art. 4.1.8, 4.5.7 y 4.5.9 del RUA.
De otro lado, el Art. 4.5.6 del RUA establece “La
Adjudicación Directa es facultad del Director o Jefe de
Abastecimiento quien aprobará el CUADRO COMPARATIVO DE
PROPUESTAS autorizando la respectiva adquisición. Cada
Cuadro Comparativo de Propuestas empleará los criterios
consignados en el Art. 3.3.5 y Segundo Párrafo del Art.
3.4.2”.
ORDEN DE COMPRA - GUIA DE INTERNAMIENTO
Es el documento que se elabora en las Unidades de
Logística, para formalizar el convenio de compra de bienes
entre el proveedor y la Entidad.
El giro de las Ordenes de Compra deben ceñirse a las
disposiciones establecidas en el RUA (Artículos 1.3.5,
1.3.6, 1.4.2 Inc.a), 5.2.1, 5.2.2 y 5.2.3). Las Órdenes de
Compra son firmadas por el responsable de las adquisiciones
y por el Director o Jefe de la Unidad de Logística.

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Este documento tiene la condición de documento fuente
probatorio de la recepción de los bienes adquiridos. A tal
efecto, las Ordenes de
Compra deben ser firmadas por el Jefe de Almacén en señal
de haberse recibido los bienes adquiridos, requisito que
permite atender el pago de las facturas a los proveedores
correspondientes.
ORDEN DE SERVICIO
Es el documento que se elabora en las Unidades de
Logística, para formalizar el convenio de adquisición de
servicios no personales entre el proveedor y la entidad.
Conforme se señala en el Art. 1.2.1 Inc.x) del RUA, se
entiende por Servicios No Personales a la actividad o
trabajo que efectúa una persona natural o jurídica ajena al
organismo público que desea adquirir, a cambio de una
retribución económica, para atender una necesidad
intangible. Se orienta a la producción, construcción,
habilitación, funcionamiento, orientación, conservación,
preservación u otros; se mide, en y por sus efectos o
resultados.
En cuanto a las especificaciones técnicas de los servicios
no personales, el Art. 1.4.2 Inc. b) del RUA establece que
se deben precisar las características de lo que se va a
adquirir, conteniendo en cuanto sea aplicable, información
sobre los aspectos siguientes
- Denominación y descripción general;
- Cobertura física y puntos de atención;
- Resultados esperados, unidades de medición;
- Plazos;
- Formas de medición de resultados;
- Condiciones en que se prestará el servicio;

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 - Tecnología básica a emplear;
- Especialidades mínimas del equipo humano;
- Experiencia y resultados anteriores;
- Forma de expresar la propuesta; y
- Criterios de evaluación de los postores.
La contratación de los servicios no personales se sujetará
a lo dispuesto por la Ley N0 23554, Ley de Consultoría y su
Reglamento aprobado por Decreto Supremo N0 208-87-EF y las
normas presupuestarias que señale la correspondiente Ley
Anual de Presupuesto. En los casos de Adjudicación Directa,
deben aplicarse las disposiciones establecidas en el
Capítulo 4.5 del RUA. Asimismo, la formulación o giro de
las Ordenes de Servicio deben observar las disposiciones
establecidas en el Capítulo 5.2 del citado RUA.
PROCESOS TECNICOS DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION
Los procesos de Almacenamiento y Distribución, son procesos
técnicos del Sistema de Abastecimiento que están
normalizados en el Manual de Administración de Almacenes
para el Sector Público aprobado por Resolución Jefatural N 0
335-90-LNAP/DNA del 25 de Julio de 1990.
En el citado Manual se establecen las normas, criterios,
procedimientos y responsabilidades inherentes a la
administración de almacenes en cuyo ámbito se desarrollan
los procesos técnicos de almacenamiento y distribución.
PROCEDIMIENTOS
A. PROCESO DE ALMACENAMIENTO
El Almacenamiento es un proceso técnico del abastecimiento,
las actividades concernientes a este proceso, están
referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio
físico determinado con fines de custodia como vía para

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trasladarlos físicamente (temporal o definitivo) a quienes
lo necesitan.

Consta de las fases siguientes: recepción, verificación y

control de calidad, internamiento, registro, control y
custodia.
RECEPCION
a. Consiste en la secuencia de operaciones que se
desarrollan a partir del momento que los bienes han
llegado al local del almacén y termina con la ubicación
de los mismos en el lugar designado para efectuar la
verificación y control de calidad.
b. La recepción se efectúa teniendo a la vista los
documentos de recibo (Orden de Compra o Guía de Remisión
u otro documento análogo).
c. Las operaciones concernientes a la recepción se
ejecutarán conforme a lo siguiente:
(1)Examinar en presencia de la persona responsable de la
entrega: los registros, sellos, envolturas, embalajes,
etc. a fin de informar sobre cualquier anormalidad.
(2) Contar los paquetes, bultos y/o el equipo
recepcionado y asegurarse de anotar las discrepancias
encontradas en los documentos de recibo.
(3) Pesar los bultos recibidos anotando el peso en
las guías y en el exterior del mismo bulto.
Esta acción no será necesaria cuando el número y
características de los bienes recepcionados permitan
efectuar una verificación cuantitativa sin problema
alguno.
(4) Anotar en la documentación de recibo:
- Nombre de la persona que hace la entrega;

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 - Nombre de la persona que recibe la mercadería;
- Número de placa del vehículo utilizado en el
transporte (cuando sea pertinente); y
- Fecha y hora de recepción.
VERIFICACION Y CONTROL
Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben
ser ejecutadas en un lugar predeterminado independiente de
la zona de almacenaje; comprende las acciones siguientes
a.Retirar los bienes de los embalajes;
b.Una vez abiertos los bultos se procederá a revisar y
verificar su contenido en forma cuantitativa y
cualitativa;
c.La verificación cuantitativa se efectuará para comprobar
que las cantidades recibidas son iguales a las que se
consignan en la documentación de recibo. Incluye las
comprobaciones dimensionales de identificación, tales
como : longitud, capacidad, volumen, peso, gravedad,
presión, temperatura, etc.
d.La verificación cualitativa, denominada control de
calidad se realizará para verificar que las
características y propiedades de los bienes recepcionados
estén de acuerdo con las especificaciones técnicas
solicitadas.
e.La verificación y control de calidad se efectúa en
presencia de la persona que hace la entrega cuando la
cantidad y características de los bienes permitan
realizar la verificación cuantitativa y cualitativa en el
momento de la recepción.
f.Si por el número y características de los bienes
recepcionados fuera necesario mayor tiempo para efectuar
la verificación y control de calidad; el Jefe de Almacén

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 suscribirá la guía respectiva dando conformidad sólo por
el número de bultos recibidos y el peso bruto respectivo.
g.Tratándose de bienes que por sus características ameritan
ser sometidos a pruebas de conformidad, las pruebas o
exámenes serán encargados por el Jefe del órgano de
abastecimiento a especialistas o entes especializados del
mismo organismo u otros organismos del Sector Público, y
excepcionalmente a las del Sector Privado.
h.La conformidad de la recepción será suscrita por el
responsable de almacén en el rubro respectivo de la Orden
de Compra y guía respectiva. Se sustenta en la
verificación que éste realice o con el informe favorable
de las pruebas de conformidad a que se refiere el literal
anterior.
INTERNAMIENTO
Comprende acciones para la ubicación de los bienes en los
lugares previamente asignados. Se ejecutarán las labores
siguientes
a.Agrupar los bienes según su tipo, período de vencimiento,
dimensión, etc.;
b. Ubicar los bienes en el lugar que previsamente se les
ha designado en la zona de almacenaje. Se hará de tal
manera que su identificación sea ágil y oportuna;
e.Se evitará dividir un grupo de bienes del mismo tipo en
zonas de almacenaje distintas;
d.En caso de que los espacios disponibles resulten
reducidos, se procederá a internar el íntegro del grupo
en zonas previstas para las ampliaciones.
e.Si el almacén de abastecimiento no cuenta con los
equipos o ambientes especiales para la conservación de
determinados bienes, éstos se internarán a través de

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 otros Órganos u organismos que cuenten con ellos. La
responsabilidad de la custodia corresponde a estos
últimos. El Jefe de Almacén efectúa la constatación del
ingreso y da conformidad al mismo.
REGISTRO Y CONTROL
a.Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje se
procederá a registrar su ingreso en la Tarjeta de
Control Visible, la misma que sera colocada junto al
grupo de bienes registrado. Para aquellos bienes que
proceden de donaciones, transferencias u otros conceptos
distintos de la compra se procederá previamente a
formular la correspondiente Nota de Entrada a Almacén.
b.Copia del documento de ingreso (Orden de Compra-Guía de
Internamiento o Nota de Entrada a Almacén) será remitida
al área respectiva para efecto del registro del ingreso
en la Tarjeta de Existencia Valorada de Almacén.
c.Los bienes que se incorporan al Patrimonio Mobiliario
Institucional se codifican conforme al procedimiento
establecido en el “Manual de Codificación del Patrimonio
Mobiliario del Sector Público” aprobado por R.J. N 0 126-
89-INAP/DNA.

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 CONCLUSIÓN

- Se puede concluir que, el hombre desde tiempos

memorables se ha empecinado en llevar un control
exhaustivo de todos -los movimientos financieros que se
ejecutan en sus pequeñas, medianas o grandes empresas.
Por consiguiente, se ha apoyado en diversas formas para
lograr su fin.
- Con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y
las exigencias empresariales los procesos y técnicas
contables han evolucionado.

- Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y

registrar datos financieros se desarrolla de una manera
más simple y sencilla con el apoyo del contador, pero,
es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los
principios establecidos para ejecutar la contabilidad
empresarial.

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 BIBLIOGRAFÍA

Finney, H. (1982) "Curso de Contabilidad." Introducción.

Tomo I, 3ra Edición. México.

Silva, J. (1990) Fundamentos de la Contabilidad I Ediciones

CO- BO.

Tovar, C. (1977) CONTABILIDAD I Introducción de la

Contabilidad Editorial Diana.

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