Contenido Manual de Microsoft Access 2021 Plantilla-Libro-17x24

PRIMERA SESION 1
(Conceptos básicos – Base de datos - Tablas)
¿Qué es Microsoft PowerPoint?
Microsoft Access es un sistema de gestión

de bases de datos incluido en las ediciones
profesionales de la suite Microsoft Office.
Es el sucesor de Embedded Basic.
Access es un gestor de datos que utiliza los conceptos de bases de datos

relacionales y pueden manejarse por medio de consultas e informes.
Está adaptado para recopilar datos de otras utilidades

como Excel, SharePoint, etc.
La aplicación permite recopilar información relativa a un asunto o

propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el
mantenimiento de una colección de música, videojuegos, huso horario,
etc.
Muy sencillo de utilizar, es un programa con una base de datos que se
utiliza para guardar información importante en diferentes casos.
¿Qué es Embedded Visual Basic?
Embedded Visual Basic o eVB, es una

implementación de Microsoft Visual
Basic que está orientada a generar
programas para sistemas embebidos
tales como PDA , teléfonos
celulares, computadoras de
bolsillo y otros sistemas
electrónicos programables y
dispositivos, generalmente para uso
bajo Windows CE .
Autor: L.B.R. – PHOENIX SYSTEM PERÚ – ASOCIACIÓN “JOSE INGENIEROS”

Las propias herramientas se ejecutan en sistemas operativos de escritorio
como Windows 98 , Windows NT , Windows XP y posteriores. 2
Las herramientas también son capaces de compilar ejecutables

para Windows NT Embedded.
Embedded Visual Basic está disponible en Microsoft, al igual que otras

herramientas como Embedded Visual C++ (eVC++), que se analiza en
el artículo de Wikipedia sobre Microsoft Visual C++ , y
Embedded Visual J++ (eVJ++), así como otras herramientas de
desarrollo y un sistema relacional. sistema de base de datos para
Windows CE (un reemplazo de factor de Visual FoxPro).
También está disponible una nueva actualización de este último, la

versión 4.5.
Microsoft también produce herramientas de programación para sistemas
.NET.
Una herramienta de desarrollo básica que se puede ejecutar en las

propias máquinas con Windows CE es el NS BASIC de terceros.
¿Qué es Windows CE?
Windows CE (también abreviado

como WinCE) es un sistema
operativo desarrollado
por Microsoft para sistemas embebidos.
Windows CE no debe confundirse con Windows XP

Embedded ni Windows Embedded Standard 7, que son sistemas basados
en Windows NT; Windows CE está desarrollado independientemente.
La versión actual de Windows Embedded Compact funciona en

procesadores Intel x86 y compatibles, además de los
tipos MIPS y ARM.
Se puede encontrar en teléfonos inteligentes, computadoras

portátiles, Pocket PCs y GPS, Pantallas Multimedia de Automóviles y,

sobre todo, en la consola de videojuegos Dreamcast.
3
El último sistema operativo creado a base de Windows CE fue Windows
Phone 7 y sus actualizaciones (7.5 y 7.8)
Conociendo la interfaz de Microsoft Access 2021:
1. Barra de Herramientas de Acceso rápido.

2. Barra de Titulo.
3. Cuenta o iniciar sesión.
4. Botones de control.
5. Menú Archivo.
6. Barra de Herramientas Estándar.
7. Cinta de opciones.
8. Panel de objetos.
9. Área de diseño o de trabajo.
10. Barra de Estado.
¿Cuál es la extensión de Microsoft Access 2021?
Microsoft Access 2007, 2010, 2013 y 2016, 2019 y 2021 usan la

extensión llamada: ACCDB, a diferencia de la versión 2003 a inferiores,
usan la extensión llamada: MDB.

Una extensión sirve para identificar qué tipo de archivo es y además
que programa es su asociado. 4
Ingresando a Microsoft Access:
▪ Clic en el botón Inicio.

▪ Escribir la palabra: Ejecutar.
▪ Ingresar la palabra: MSACCESS.
▪ Clic en el botón Aceptar.
Conociendo el menú Archivo:
Este menú o backstage Archivo, te permite ingresar a las operaciones

básicas o comunes de la presentación.

5
Guardando una base de datos:
A diferencia de otros programas de Microsoft Office, que se puede

guardar el archivo en cualquier momento (al inicio o al final).
Este archivo de base de datos se crea desde un inicio.
▪ Ingresar a Microsoft Access.

▪ Clic en la opción llamada: Base de
datos en blanco.
▪ Clic en el botón llamado: Busca una

ubicación para colocar su base de
datos,
▪ Se mostrará una ventana llamada: Archivo de nueva base de datos.

Para seleccionar el lugar donde se guardará la base de datos e ingresar
el nombre de la base de datos. 6
▪ En el lado izquierdo, seleccionar la opción: Escritorio, tal como se

muestra:
▪ En la parte superior, clic en la opción llamada: Nueva carpeta, para

crear una carpeta.
▪ Ingresar el nombre llamado: BD, tal como se muestra:

▪ Presionar la tecla: Enter, para culminar la creación de la carpeta (se
seleccionará de color azul), por defecto. 7
▪ En el lado derecho, doble clic en la carpeta BD, para abrirla, tal como
se muestra:
▪ Se mostrará el nombre de la carpeta en la ruta de archivo de la

ventana activa, tal como se muestra:
▪ Ingresar el nombre la nueva base de datos, en este caso se llamará:

BD.
▪ Clic en el botón llamado: Guardar, para guardar la base de datos, tal

como se muestra:

8
▪ Se regresará a la ventana anterior, clic en el botón llamado: Crear, tal

como se muestra:
▪ Se mostrará una pantalla en modo: Vista hoja de datos, el archivo de

la tabla nueva (la tabla es el objeto primordial de una base de datos),
tal como se muestra:

▪ Realizar la combinación de teclas: CTRL + W, para cerrar:
9
Nota: el modo: Vista hoja de datos es para ingresar datos a la tabla,
pero por ahora no nos sirve, por que debemos diseñar la tabla en el
modo: Vista Diseño.
¿Qué es una Base de datos?
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de

datos incluido en las ediciones profesionales de la
suite Microsoft Office.
Una base de datos (database en inglés) se encarga no solo de almacenar

datos, sino también de conectarlos entre sí en una unidad lógica.
En términos generales, una base de datos es un conjunto de datos

estructurados que pertenecen a un mismo contexto y en cuanto a su
función, se utiliza para administrar de forma electrónica grandes
cantidades de información.
En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos

compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e
indexados para su consulta.
Actualmente y debido al desarrollo tecnológico de campos como

la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en
formato digital, siendo este un componente electrónico; por tanto, se ha
desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema
del almacenamiento de datos.

¿Qué es una Tabla?
10
Una tabla en las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de
datos donde se guardan los datos recogidos por un programa.
Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa de

tablas.
Las tablas hacen referencia a objetos de una base de datos que contienen
todos los datos de la misma.
Las tablas se componen de dos estructuras:
Campo: Corresponde al nombre de la columna. Debe ser único y

además de tener un tipo de dato asociado.
Registro: Corresponde a cada fila que compone la tabla. Ahí se

componen los datos y los registros. Eventualmente pueden ser nulos en
su almacenamiento.
En la definición de cada campo, debe existir un nombre único, con su

tipo de dato correspondiente. Esto es útil a la hora de manejar varios
campos en la tabla, ya que cada nombre de campo debe ser distinto entre
sí.
A los campos se les puede asignar, además, propiedades especiales que

afectan a los registros insertados.
El campo puede ser definido como índice o auto incrementable, lo cual

permite que los datos de ese campo cambien solos o sean el principal
indicador a la hora de ordenar los datos contenidos.

Cada tabla creada debe tener un nombre único en cada base de datos,
haciéndola accesible mediante su nombre o su seudónimo (alias) 11
(dependiendo del tipo de base de datos elegida).
La estructura de las tablas viene dada por la forma de un archivo plano,

los cuales en un inicio se componían de un modo similar.
Creando una Tabla:
▪ Clic en la cinta de opción llamada: Crear.

▪ En el bloque llamado: Tablas, clic en la opción llamado: Tabla, tal
como se muestra:
▪ Se mostrará la siguiente interfaz:
▪ En el bloque llamado: Vistas, tal como se muestra:

▪ Clic en la flecha hacia debajo de la opción llamada: Ver.
12
▪ Se mostrará dos opciones: Vista hoja de datos y Vista diseño.

▪ Clic en la opción llamada: Vista diseño, para diseñar o editar la tabla.
▪ Le mostrara una ventana llamada: Guardar como, tal como se

muestra:
▪ Ingresar o digitar el nombre a la tabla, en este caso se llamará:

Cliente, para este ejemplo.
▪ Clic en el botón llamado: Guardar.

▪ En el lado izquierdo, en el panel objetos, se mostrará los objetos de
la base de datos, tal como se muestra: 13
Mostrar uno o varios Campos o Columnas:
▪ Abrir la tabla, que se desea ocultar o mostrar el campo o columna.
▪ En el bloque llamado: Registros.

▪ Clic en la opción llamado: Mas, tal como se muestra:
▪ Se mostrará un listado, clic en la opción llamado: Mostrar campos,

tal como se muestra:

▪ Se mostrará la siguiente ventana llamada: Mostrar columnas.
14
▪ Activar o desactivar la columna o campo que se desee o se pida. Para

este ejemplo vamos a desactivar la columna llamada: Haga clic para
agregar.
▪ Por último, clic en el botón llamado: Cerrar.
▪ Se mostrará la tabla, con los siguientes campos o columnas.
¿Tipos de datos en una Base de datos?
Los tipos da datos son parámetros que se ingresa en cada campo, por
ejemplo, si queremos un campo que se ingrese fecha, entonces
deberemos elegir el tipo de datos Fecha/Hora.
1. Texto corto: te permite ingresar texto, su valor estándar es 50 y

máximo 255 caracteres.

2. Texto largo: grandes cantidades de datos alfanuméricos: oraciones
y párrafos. 15
Vea El tipo de datos Memo ahora se llama "Texto largo" para

obtener más información sobre los detalles de los textos largos.
Hasta 1 gigabyte (GB) aproximadamente, pero los controles para

mostrar un texto largo se limitan a los primeros 64 000 caracteres.
3. Numero: te permite ingresar datos numéricos, para cálculos

matemáticos. Datos numéricos en tamaño: 1, 2, 4, 8 o 16 bytes.
4. Numero grande: te permite ingresar datos numéricos, para cálculos

matemáticos. Datos numéricos en tamaño: 8 bytes.
5. Fecha/Hora: te permite ingresar datos en tipo fecha u hora. Tamaño

8 bytes.
6. Fecha/Hora extendida: te permite ingresar datos en tipo fecha u

hora. Tamaño en cadena codificada de 42 bytes.
7. Moneda: te permite ingresar datos en tipo moneda.
8. Auto numeración: número secuencial (incrementado de uno a uno).
Microsoft Access asigna cada vez que agrega un registro.
9. SI/NO: Se utiliza para almacenar valores que deban ser

comprobados de forma continua, como, por ejemplo, si una
persona está activa o no en un determinado momento.
Si (Verdadero).
No (Falso).
10. Objeto OLE: como por ejemplo una hoja de cálculo, gráficos,
sonidos, procesador de textos, etc.
Se utiliza para almacenar datos suministrados en un archivo,

como, por ejemplo, una imagen
16
11. Hipervínculo: texto o combinación de texto almacenados que
utilizada como dirección de enlace.
12. Datos adjuntos: Para adjuntar en una tabla archivos tales como
fotografías, imágenes, archivos de Office (de Word, de Excel...).
En cuanto al tamaño que puede albergar este tipo de campo, para los
datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes y para los datos adjuntos
no comprimidos, alrededor de 700 kilobytes, según la capacidad de
compresión de los datos adjuntos.
Este nuevo tipo de datos adjuntos permite almacenar fácilmente

todos los tipos de documentos y archivos binarios en una base de
datos sin que su tamaño crezca innecesariamente.
13. Calculado: Se trata de un campo en el que se puede manejar

otra forma numérica, como, por ejemplo, la edad de una persona en
años, meses y días.
14. Asistente de búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor

de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o
de cuadro combinado.
PRATICA 01:
Crear tres tablas con sus respectivas propiedades y contenido:
ARTÍCULOS
Nombre de
Cod_Art Articulo Descripcion Marca
Campo
Tipo de Texto Texto
Texto corto Texto corto
Datos corto corto
Tamaño del
4 20 50 15
Campo
Formato

Nombre de
Fec_Ing Precio Cantidad 17
Campo
Tipo de
Fecha/hora Numero Numero
Datos
Tamaño del
4 Simple Entero largo
Campo
Formato Fecha_corta Moneda
CLIENTES
Nombre de
Cod_Cli Cliente Direccion
Campo
Tipo de
Texto corto Texto corto Texto corto
Datos
Tamaño del
4 40 50
Campo
Formato
Nombre de
Articulo Marca
Campo
Tipo de
Datos
Tamaño del
20 15
Campo
Formato

18
PROVEEDORES
Nombre de
Cod_Pro Proveedor Direccion
Campo
Tipo de
Texto corto Texto corto Texto corto
Datos
Tamaño del
4 40 50
Campo
Formato
Nombre de
Marca Articulos
Campo
Tipo de
Datos
Tamaño del
15 15
Campo
Formato
Nombre de
Telefono Ruc
Campo
Tipo de
Datos
Tamaño del
15 15
Campo
Formato

19
Creando una Clave Principal:
▪ Abrir la tabla que desea insertar la Clase Principal, para este ejemplo
se abrirá la tabla llamada: Proveedores, tal como se muestra:
▪ Clic en la cinta de opción llamada: Inicio (Por defecto).
▪ En el bloque llamado: Vistas, clic en la flecha hacia abajo llamado:

Ver, se mostrará dos opciones, clic en la opción llamada: Vista
Diseño, tal como se muestra.

▪ Se mostrará de la siguiente manera:
20
▪ Clic en el campo que desea insertar la clave principal, para este

ejemplo el campo llamado: Cod_Pro.
▪ En el campo llamado: Diseño de tabla, tal como se muestra:
▪ En el bloque llamado: Herramientas, clic en el botón llamado: Clave

Principal.

▪ En el lado izquierdo del nombre del campo, se mostrará la clave
principal, tal como se muestra: 21
▪ Realizar la combinación de teclas: CTRL + W, para cerrar la tabla.

▪ Le mostrara una ventana de dialogo llamado: Microsoft Access,
preguntando si desea guardar los cambios de la Tabla.
▪ Clic en el botón llamado: Si, para guardar los cambios de la tabla, tal
como se muestra:
PRATICA 02:
Crear una copia de la carpeta llamada: Practica 01 y cambiarle el

nombre por: Practica 02, para esta Base de datos llamada: BD, insertar
los datos a las respectivas tablas:
1. Artículos
2. Clientes

3. Proveedores
22

ACTIVIDAD 01 23
(Conceptos básicos – Base de datos - Tablas)
1) ¿Para qué sirve Microsoft PowerPoint?
a) Para crear presentaciones.

b) Para crear documentos.
c) Para crear hojas de cálculo.
d) Todas las anteriores.
e) Ninguna de las anteriores.
2) ¿Cuál es la extensión de Microsoft PowerPoint 2021?
a) HTML.
b) PPTX.
c) DOCX.
3) ¿Cuál es el nombre ejecutable de Microsoft PowerPoint?
a) Powerpnt.
b) PowerPoint.
c) Ppnt.
4) ¿Con que combinación de teclas se Deshacer una acción?
a) CTRL + Z.
b) CTRL + Y.
c) CTRL + X.
5) ¿En qué cinta de opción se localiza el Zoom?
a) Insertar.
b) Vista.
c) Comando.

APUNTES: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
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APUNTES: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
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SEGUNDA SESION 26
(Insertando Formas 1)
Insertando un cuadro de texto:
▪ Clic en la cinta de opción llamado: Insertar.
▪ En el octavo bloque llamado: Texto.

▪ Clic en la opción llamado: Cuadro de texto.
▪ Clic en el área de trabajo, donde dese insertar el cuadro de

texto.
▪ Se mostrará un cursor que va parpadear.
▪ Ingresar el texto que desee o se le pida.

ACTIVIDAD 02 27
1) ¿En qué Bloque te permite cambiar el diseño de la diapositiva?
a) Diapositivas.
b) Portapapeles.
c) Fuente.
2) ¿En qué Bloque te permite agregar un cuadro de texto?
a) Tablas.
b) Imágenes.
c) Texto.
3) ¿En qué Bloque te permite agregar un WordArt?
f) Tablas.
g) Imágenes.
h) Texto.
i) Todas las anteriores.
j) Ninguna de las anteriores.
4) ¿En qué Bloque te permite agregar un Encabezado y Pie de página?
k) Tablas.
l) Imágenes.
m) Texto.
n) Todas las anteriores.
o) Ninguna de las anteriores.
5) ¿Cuál es la tecla de función, que permite Iniciar una presentación?
a) F3.
b) F4.
c) F5.

APUNTES: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
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APUNTES: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
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TERCERA SESION 30
Insertando un SmartArt:
▪ Clic en la cinta de opción

llamado: Insertar.
▪ En el cuarto bloque llamado:

Ilustraciones.
▪ Clic en la opción llamado:
SmartArt.
▪ Elegir el grafico que desee o se pida, en este ejemplo se seleccionara el

primero por defecto.
▪ Clic en el botón llamado: Aceptar.

ACTIVIDAD 03 31
1) ¿En qué Bloque te permite agregar las animaciones?
a) Animación.
b) Animaciones.
c) Animar.
2) ¿En qué Bloque te permite agregar una Transición?
a) Transición a esta diapositiva.

b) Transición a estas diapositivas.
c) Transición a todas las diapositivas.
3) ¿Con que combinación de teclas se agrega una Diapositiva?
a) CTRL + M.
b) CTRL + T.
c) CTRL + D.
4) ¿Con que combinación de teclas te permite Imprimir?
a) CTRL + I.
b) CTRL + P.
c) CTRL + H.
5) ¿Con que combinación de teclas te permite Guardar cómo?
a) F10.
b) F11.
c) F12.

APUNTES: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
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PRIMERA SESION 1

(Conceptos básicos – Base de datos - Tablas)

¿Qué es Microsoft PowerPoint?

Microsoft Access es un sistema de gestión

Es el sucesor de Embedded Basic.

Access es un gestor de datos que utiliza los conceptos de bases de datos

Está adaptado para recopilar datos de otras utilidades

La aplicación permite recopilar información relativa a un asunto o

¿Qué es Embedded Visual Basic?

Embedded Visual Basic o eVB, es una

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Las herramientas también son capaces de compilar ejecutables

Embedded Visual Basic está disponible en Microsoft, al igual que otras

También está disponible una nueva actualización de este último, la

Una herramienta de desarrollo básica que se puede ejecutar en las

¿Qué es Windows CE?

Windows CE (también abreviado

Windows CE no debe confundirse con Windows XP

La versión actual de Windows Embedded Compact funciona en

Se puede encontrar en teléfonos inteligentes, computadoras

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Conociendo la interfaz de Microsoft Access 2021:

1. Barra de Herramientas de Acceso rápido.

¿Cuál es la extensión de Microsoft Access 2021?

Microsoft Access 2007, 2010, 2013 y 2016, 2019 y 2021 usan la

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Ingresando a Microsoft Access:

▪ Clic en el botón Inicio.

Conociendo el menú Archivo:

Este menú o backstage Archivo, te permite ingresar a las operaciones

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Guardando una base de datos:

A diferencia de otros programas de Microsoft Office, que se puede

Este archivo de base de datos se crea desde un inicio.

▪ Ingresar a Microsoft Access.

▪ Clic en el botón llamado: Busca una

▪ Se mostrará una ventana llamada: Archivo de nueva base de datos.

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▪ En el lado izquierdo, seleccionar la opción: Escritorio, tal como se

▪ En la parte superior, clic en la opción llamada: Nueva carpeta, para

▪ Ingresar el nombre llamado: BD, tal como se muestra:

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▪ Se mostrará el nombre de la carpeta en la ruta de archivo de la

▪ Ingresar el nombre la nueva base de datos, en este caso se llamará:

▪ Clic en el botón llamado: Guardar, para guardar la base de datos, tal

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▪ Se regresará a la ventana anterior, clic en el botón llamado: Crear, tal

▪ Se mostrará una pantalla en modo: Vista hoja de datos, el archivo de

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¿Qué es una Base de datos?

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de

Una base de datos (database en inglés) se encarga no solo de almacenar

En términos generales, una base de datos es un conjunto de datos

En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos

Actualmente y debido al desarrollo tecnológico de campos como

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Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa de

Las tablas se componen de dos estructuras:

Campo: Corresponde al nombre de la columna. Debe ser único y

Registro: Corresponde a cada fila que compone la tabla. Ahí se

En la definición de cada campo, debe existir un nombre único, con su

A los campos se les puede asignar, además, propiedades especiales que

El campo puede ser definido como índice o auto incrementable, lo cual