MÉTODOS PARA REALIZAR UN ANALISIS DE PUESTOS

No se debe olvidar la importancia del analista de puesto ya que el objetivo de

éste es reunir los datos los cuales además de ser fidedignos deben ser exactos
(con ello se hace referencia a que en determinadas ocasiones existen
empleados que tienen la tendencia a exagerar la dificultad de sus puestos), la
información debe ser objetiva y verificable.
Cabe señalar que un análisis de puesto es la principal tarea del departamento
de recursos humanos. Los analistas son las personas que tienen la
responsabilidad de analizar los puestos, ellos necesitan la cooperación de
empleados y supervisores de los distintos departamentos ya que son ellos su
principal fuente de información.

Existen diferentes métodos de obtener información sobre el PUESTO, los más

comunes son:
 Observación directa: Las características más significativas de este
método consisten en que una o más personas obtengan la información
acerca de los trabajadores, observando o registrando las tareas asignadas
de acuerdo a su puesto de trabajo, de lo cual podemos deducir que esta
persona o grupo de ellas tienen una participación interactiva con los
trabajadores, como por ejemplo existen empresas hoy en día las cuales
graban el trabajo de sus empleados para luego analizarlo, sin embargo
este método no se utiliza cuando el trabajo del empleado requiere un
esfuerzo mental.
 Cuestionario: La descripción y especificación de PUESTO se realiza
solicitando al personal que llene un cuestionario en el que responda las
preguntas en forma individual, relacionadas con todas las indicaciones
posibles acerca del PUESTO, su contenido y sus características. La
información recopilada a través del cuestionario se utilizará para obtener
datos en el área de los deberes, tareas, propósito del PUESTO,
distribución física, requisitos para realizar el trabajo (habilidades,
educación, experiencia, exigencias físicas y mentales), el equipo y
material que se utilizará, además de temas de interés especial en materia
de salud y seguridad.

El cuestionario debe ser preparado de manera que permita obtener respuestas

concretas e información útil.
 Entrevista: Consiste en la interacción entre el analista de cargo y el
empleado, esta interacción permite la eliminación de dudas y desconfianza
principalmente frente a empleados conflictivos.
o Existen tres tipos de entrevistas:
o Entrevistas individuales, o sea, con cada empleado.
o Entrevistas colectivas, con grupos de empleados que realizan el mismo
trabajo.
o Entrevistas con uno o más supervisores que tengan un conocimiento a
fondo del PUESTO.
 Métodos mixtos: Es la combinación de dos o más métodos de análisis, la
elección de estas combinaciones se hará según las necesidades de cada
empresa como por ejemplo: tiempo, objetivo de la descripción,
especificación del cargo y personal disponible para esta tarea.
 PASOS PARA LLEVAR A CABO EL ANÁLISIS DE LOS PUESTOS

Paso 1.- Diseñar el Cuestionario que se utilizará

Siempre vale la pena realizar algunas pruebas previas con puestos en

diferentes niveles antes que los directivos o el propietario lo autorice,
para corregir fallas o situaciones que no se hubieran previsto en un
principio.
Paso 2.- Seleccionar los Analistas

Podemos hacer uso de empleados de la propia empresa o bien de

personas de fuera de la organización contratadas ex-profeso para el
estudio. En caso de optar por esta última alternativa, es
recomendable reclutar estudiantes del tercer y cuarto semestres de
las carreras de administración, sicología, ingeniería industrial o
trabajo social, ya que en sus planes de estudios se contempla esta
materia, están familiarizados con el método a seguir y representan un
bajo costo de inversión para la empresa. De cualquier manera, el
directivo siempre deberá considerar la necesidad de capacitar a los
analistas previamente en el uso de su cuestionario, buscando obtener
la mayor objetividad posible.

Paso 3.- Levantar la Información

Aquí vale recordar los papeles que pueden adoptar los analistas para
recabar información, estos son:

- Solo como observador

- Como observador-participante

Ahora bien, la información la podemos recabar:

- A través de Entrevista:
- Escrita, en base a un cuestionario.
- Oral
. De forma libre o no dirigida
. Dirigida

Para cubrir este paso, el directivo o propietario de la empresa tiene a

su disposición una extensa gama de técnicas de recolección,
dependiendo del tipo de información que se desea obtener, sin
embargo para los propósitos de este tema, recomiendo lo siguiente:

Con objeto de dar una mayor rapidez al proceso, antes de proceder a

realizar la entrevista con cada ocupante de los puestos, el analista
deberá haber llenado previamente en cada formato la parte
correspondiente a los datos generales del puesto y la descripción
general del mismo, en base a información proporcionada de manera
verbal o escrita por parte del (o los) directivo(s) o propietario(s) de la
empresa. Dicha información deberá compartirse con cada ocupante
del puesto al inicio de la entrevista solo para corroborar que ellos
tengan la misma información.

Para el llenado de la sección relativa a la descripción específica del

puesto, el analista deberá actuar como observador-participante,
aclarando a través de ejemplos sencillos, si es posible, el sentido de
las preguntas que se formulan al ocupante del puesto.

Por último, en el llenado de la parte correspondiente a las

especificaciones del puesto, el analista deberá asumir un papel solo
de observador, evaluando todos los conceptos de acuerdo al cúmulo
de información sobre el puesto que ya ha logrado recabar.

Paso 4.- Evaluar la Información

Este paso consiste en proporcionar a cada supervisor los formatos de

los puestos de sus subordinados, para que revisen la información
obtenida, hagan sus comentarios y, en su caso, se realicen las
correcciones necesarias.

Paso 5.- Presentar el Estudio

Es necesario que al hacerlo lo acompañes con las recomendaciones

que juzgues convenientes para una mejor marcha de la empresa
 BENEFICIOS DE UN ANALISIS DE PUESTOS

 Definir la responsabilidad de los individuos por su propio trabajo

 Dar a los empleados libertad para variar los métodos, la secuencia y el
ritmo de su trabajo
 Permitir que los empleados influyan en el establecimiento de objetivos y
estándares de desempeño
 Dar a los empleados la información de control que necesitan para poder
hacer seguimiento de su propio desempeño.
 Asignar claramente responsabilidades
 Propiciar un ambiente de sentido de pertenencia e identidad con el cargo
 Conocer cuáles son las competencias que el cargo demanda y las que
realmente posee la persona
 Ayuda en el área de selección y reclutamiento de personal
 Apoya con el material necesario en el área de capacitación de personal
 Facilita la determinación de salarios (ya que ellos van acorde según el
nivel del cargo).
 Prestar apoyo a los jefes o supervisores (o sea ser una especie de guía)

PUEDO REALIZAR UN ANALISIS DE PUESTOS CUANDO:

 Se crea una organización y se inicia un programa de análisis de puestos

por primera vez.
 Se crean nuevos puestos.
 Se modifican de manera significativa los puestos como resultado de
nuevas tecnologías, métodos, procedimientos o sistemas.
 Cuando se va diseñar el manual de funciones de la organización.
ETAPAS EN EL ANÁLISIS DE PUESTO

1- Etapa de planeación: Como su nombre lo dice en esta etapa sucede la

planificación del análisis de PUESTOS, pero esta planificación a su vez
sucede apoyada de distintos pasos los cuales se nombran a continuación:

a) En una primera etapa se determina “que” PUESTOS van a describirse.

b) Se elabora el organigrama para ver así en qué posición va cada uno de
los puestos.
c) Se realiza la elección de uno o más métodos de análisis y así el o los
métodos escogidos serán con respecto a las necesidades del PUESTO.
(Se escogen por lo general varios métodos de análisis dicha elección
recaerá en métodos de análisis que vierta las mayores ventajas o
menores desventajas.)
d) Se realiza una selección de los factores de especificaciones que se
utilizarán en el análisis (Existen dos criterios, el criterio de variedad, este
criterio indica características específicas del puesto en análisis las cuales
van a variar de acuerdo al nivel jerárquico en que dicho puesto se
encuentre y el criterio de generalidad que como su nombre lo indica este
criterio debe ser general, o sea debe estar presente en la totalidad de los
PUESTOS o al menos en el 75% de ellos para así elegir a los personajes
idóneos para el puesto.)

2- Etapa de preparación: En esta etapa se dispone de los elementos y

personas que se requieren.
a) Se escogen los analistas de PUESTO que conformarán el equipo de
trabajo.
b) Se prepara el material de trabajo.
c) Se dispone del ambiente
.

3- Etapa de ejecución: Fase en la que se toman los datos relativos a los

PUESTOS que se analizarán para luego redactar un análisis.
a) Se realiza una recolección de datos a través de los ya mencionados
métodos de análisis.
b) Selección de datos obtenidos.
c) Se redacta en forma provisoria el análisis, elaborado por el analista de
cargos.
d) Se presenta este informe a la persona correspondiente, para rectificarlo o
ratificarlo.
e) Se vuelve a redactar el análisis pero en forma definitiva.
f) Se realiza la presentación oficial del informe final.