IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son parte fundamental de cualquier empresa, ya que sin ellos no hay
ni historia ni memoria, y ya sabemos lo importante que son los soportes en todas
las actividades administrativas. Muchos líderes administrativos olvidan la
relevancia de los procesos de gestión documental y la digitalización de archivos,
ignorando las necesidades que suple para todas las dependencias de una
compañía.

Pienso que los archivos son parte fundamental en cualquier entidad ya sea pública
o privada que permiten direccionar y atender de una mejor manera a los usuarios,
son herramientas para poder asegurar una organización que en dado caso de
complicaciones legales en un futuro pueda tener dificultades. Un archivo es la
memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para
su supervivencia y su buen funcionamiento, en la actualidad ya no solo se maneja
como archivo lo que está plasmado en papel si no también los demás medios o
métodos como el video o el audio e imágenes aunque hay que resaltar que las
empresas por lo general manejan más los documentos escritos como las
circulares, correspondencia, memorandos y demás.

La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la

información y el valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la
gestión de los archivos y, por tanto, también de los archivos de documentos
electrónicos. La facilidad en el acceso a los archivos de documentos
electrónicos es el principal aporte de lo digital en esta área de la gestión.

Para culminar, los archivos son ese soporte que permite a la entidad protegerse
de diferentes situaciones y a su vez tener viva su historia e identidad teniendo
evidencia demostrable y veras de todo las acciones realizadas durante su historia.