PRESENTACIÓN

ÍNDICE
 RAZÓN Y FINALIDAD DEL MANUAL
Este manual pretende ser un instrumento de apoyo para el personal de la CTA,
para brindarle un soporte con el que puedan transmitir una imagen que los
identifique ante la población en general y otras instituciones del municipio de
Agua Blanca, Jutiapa.
 OBJETIVO DEL MANUAL
Brindar información sobre la comunicación externa, la identidad e imagen
gráfica de la CTA y el manejo de redes sociales.
 ¿QUÉ ES LA COMUNICACIÓN EXTERNA?
Se trata de las acciones que se realizan con el objetivo de reforzar las relaciones
con el entorno de la institución, en otras palabras, es la forma en la que la -CTA-
intercambia información y se comunica con el mundo exterior.

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA

Es una de las bases para la construcción de una relación sólida
con el público exterior de la institución, así como permitirle ser
una fuente de información confiable. La comunicación externa va de la mano con
la comunicación interna para tener una organización y que las estrategias que se
implementen funcionen.

VENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA

 Aumenta el reconocimiento para la institución por parte de la población en
general.

 Permite analizar las fortalezas y debilidades de la institución al momento

de implementar nuevas estrategias.

 Se trazan objetivos que permiten hacer llegar un

mensaje más claro a la población.

 Mayor organización al momento de compartir

información.

CANALES DE COMUNICACIÓN EXTERNA

Son el componente principal de la comunicación debido a que permite que los
mensajes sean enviados y recibidos de forma eficaz. Estos son algunos de los
canales que la -CTA- puede utilizar para mejorar su estrategia de comunicación
externa.

 Comunicados: son mensajes que permiten difundir

información relacionada a la institución para dar a conocer
noticias relevantes sobre la misma.

 Redes Sociales: permiten estar en contacto con los

seguidores por medio de mensajes directos o
comentarios en las publicaciones realizadas. Además
 este canal permite tener un mayor alcance al momento de compartir
información, por lo que la institución también se convierte en una fuente
oficial.

 Llamadas telefónicas: es un canal tradicional, sin

embargo, por medio de este la institución puede mejorar
la comunicación con aliados estratégicos de una forma
más directa y mantener una interacción más fluida que
permita compartir o recibir información de manera
eficaz.

 Correo electrónico: al igual que las llamadas

telefónicas, es un canal de comunicación directa que
permite el intercambio de información de manera oficial
y oportuna.

¿CÓMO CREAR UNA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN EXTERNA?

 Establecer objetivos: establecer una meta para la institución
permite proyectar mensajes con la visión que se tiene ya sea
para mejorar la imagen o crear una nueva.

 Definir la audiencia: se debe conocer el

público a quien va dirigida la estrategia de comunicación
externa, para ello es necesario tener claros los objetivos
que queremos alcanzar porque de ellos depende el tipo de
audiencia al que nos dirigimos y los resultados que se
obtendrán.

 Seleccionar los canales: estos deben ser adecuados para la

audiencia, lo que queremos comunicar al exterior y cuáles son
los que más utilizan.

 Especificar el mensaje: cuando ya se tenga claro lo

que se quiere comunicar, se debe establecer un mensaje claro
tomando en cuenta los puntos anteriores para que llegue de
forma adecuada a la audiencia.

DIRECTORIO DE ALIANZAS Y GRUPOS EMERGENTES:

 Dirección Departamental de Educación -DIDEDUC- de Jutiapa:
o Tel: 7790 8100
 o Sitio Web: https://www.mineduc.gob.gt/

 Municipalidad de Agua Blanca, Jutiapa:

o Tels.: 3121 1303 – 3121 1216
o Correo Electrónico: muniaguablancaip@gmail.com

 Cooperativa El Recuerdo R.L. Sed central San Pedro Pinula, Jalapa:

o Tels.: 7922 0891 – 7922 1211
o Correo Electrónico: elrecuerdo@gmail.com

 Asociación de Bomberos Municipales Departamentales -

ASONBOMD- Agua Blanca, Jutiapa:
o Tel: 3035 7719
o Correo Electrónico: arnoldoalonzo@outlook.es

 Policía Nacional Civil -PNC- Agua Blanca, Jutiapa:

o Tel: 3041 5818

 Procuraduría de los Derechos Humanos -

PDH- Jutiapa:
o Tel: 2503 9131
o Correo Electrónico: auxjut@pdh.org.gt

DIRECTORIO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN

LOCALES:
Por cable:
  Tv Oriente:
o Tel: 3181 6669
o Correo Electrónico: tvorientecanal10@gmail.com

Por redes sociales:

 Tv Oriente:
o Tel: 3181 6669
o Correo Electrónico: tvorientecanal10@gmail.com

 Oriente Espectáculos:
o Correo Electrónico: orienteespectaculosgt@hotmail.com

 El Informativo de Agua Blanca:

o Tel: 5696 7706
o Correo Electrónico:
aguablancanoticiasu22@gmail.com

¿CÓMO REDACTAR UN COMUNICADO DE PRENSA?

Un comunicado es una nota que se dirige a medios de
comunicación para informar de forma breve sobre noticias
importantes que la institución comparte, el contenido de una
nota de prensa debe limitarse a una página para transmitir el
mensaje de una forma eficaz.
Según el sitio web Asana (2022) es necesario seguir estos pasos para redactar un
comunicado de prensa eficaz:
1. Colocar el logo oficial de la institución: se coloca en la parte superior
del comunicado para que los periodistas o encargados del medio de
comunicación sepa quién envió el documento.

2. Información de contacto: luego del logo, se agrega información como,

nombre y puesto del encargado o nombre de la institución.

3. Fecha de publicación: es la fecha en la que la institución quiere que el

comunicado sea publicado por el o los medios de comunicación, la fecha
más común que se suele utilizar es “para publicación inmediata”. Es
importante aclarar esta parte en el comunicado para que la información
sea difundida en el momento adecuado.

4. Título y subtítulo: son dos elementos importantes por lo que al momento

de redactarlos se debe asegurar de llamar la atención.

5. Ubicación y fecha: el primer párrafo se inicia con la ubicación de la

institución, escrita en mayúsculas y luego la fecha en la que se redacta el
comunicado (no confundir con la fecha de publicación aunque puede ser
el misma).

6. Entrada o lead: es el primer párrafo del texto y es el principal, en este se

resume todo lo que se quiere comunicar. Al igual que el título puede ser el
único párrafo que el periodista o los periodistas lean, por lo que se debe
brindar la información más importante en esta parte.

7. La historia: se describe en dos o tres párrafos breves (máximo 5 líneas) la

historia de lo que se está comunicando.

8. Información sobre la institución: la nota se finaliza con información de

la institución.

9. Cierre: cada comunicado de prensa debe finalizar con tres símbolos # o

con la palabra FIN.
 10. Nota final: debajo del cierre, lo único que se puede incluir es una nota
final con los datos de la institución como fanpage en redes sociales, dirección
de correo electrónico o número de teléfono donde el lector pueda obtener
más información sobre el contenido del comunicado.

Los comunicados es conveniente realizarlos en las siguientes situaciones:

 Cuando la reputación de la institución se vea perjudicada.
 Para separar las acciones del personal de la institución fuera del horario
laboral.
 Actualización de incidentes ocurridos en la institución o donde se
involucre al personal que labora en ella.
 Aclarar información donde se relacione a la institución de forma
incorrecta.
 Aclarar acusaciones sin fundamento a la institución o
alguno de los miembros que laboran o colaboran con la
CTA.
 Situaciones de emergencia derivadas por fenómenos
naturales o condiciones de salud (epidemias, endemias,
pandemias, etc.)

Ejemplo de comunicado de prensa:

 COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA
AGUA BLANCA, JUTIAPA

Comunicado de prensa 22/2022 – 31/10/22

Agua Blanca, Jutiapa 27/10/22

La Coordinación Técnica Administrativa -CTA- de Agua Blanca, Jutiapa

hace saber que:
Derivado de la alerta roja establecida por la Coordinadora Municipal para la
Reducción de Desastres -COMRED- por el número de casos positivos de
COVID-19 en el municipio, se determinó que a partir del martes 01 de
noviembre hasta el final del ciclo escolar, las clases serán a través de
plataformas virtuales.

Es importante que los padres de familia y docentes de todos los niveles

educativos tengan conocimiento de esta nueva medida para evitar más
contagios en niños, jóvenes y adultos.

El personal que labora en la -CTA- de igual forma notificará a los directores de

cada centro educativo para asegurar que la información llegue a cada docente
y padre o madre.

Ante cualquier duda existente pueden avocarse directamente a la institución

ubicada en el barrio Las Casitas o por medios digitales en la página de
Facebook “Coordinación Técnica Administrativa -CTA- Agua Blanca, Jutiapa” o
a los números: 5633 6539 y 54127907.

FIN

¿CÓMO HACER UNA RUEDA DE PRENSA?

Según el sitio web La Suite Comunicación (2019) una rueda de

prensa es un acto informativo que convoca una
institución, organismo o persona; en el que se invita a
medios de comunicación para que sean el medio por el que se informe lo que
ocurre.

Una rueda de prensa se convoca en ocasiones específicas para presentar

información de interés a la opinión pública, teniendo en cuenta si lo que
queremos comunicar es importante para el público en general y periodistas o
solamente para la institución.

Para hacer una rueda de prensa es necesario tomar en cuenta estos aspectos:

1. Preparación del material: se debe preparar el material que se enviará a

los medios de comunicación con toda la información con la que se
elaborará un portafolio para entregarlo en la rueda de prensa.
2. Elaboración del mensaje: se diseña mediante la información obtenida en
el diagnóstico realizado, se debe tomar en cuenta el entorno
socioeconómico y físico de los objetivos a los que llegará
3. Fecha y Hora: es importante que no coincida con otros eventos en los que
deban estar presentes los medios e instituciones o personas convocados,
por lo que la fecha debe agendarse después de conocer la agenda de los
participantes o proponer fechas en las que se considere ellos estarán
disponibles. El horario es aconsejable que sea entre las 10:30 y 12:00
horas.
4. El Lugar: puede ser la misma institución o alquilar un salón o local,
considerando que debe ser de fácil acceso, con espacio disponible para
estacionamiento, que facilite el acceso a la energía eléctrica para el sonido
y proyectores, etc.
5. Gestionar las invitaciones: se aconseja enviarlas por medio de correo
electrónico, en un aproximado de 14 días antes de la celebración de la
rueda de prensa. La información que conforma la invitación es quién
convoca la rueda de prensa, fecha y hora, lugar del evento (de ser
necesario con indicaciones para llegar) y persona de contacto para
cuestiones de organización. Es fundamental que los invitados confirmen
su asistencia.

6. Refacción y Material Informativo: es necesario crear material

informativo para repartir a los medios de comunicación, letreros con los
nombres de los oradores; esto facilitará a los periodistas comunicarse
directamente por su nombre y citar de forma correcta en sus reportes. De
igual manera se necesita de un espacio con la refacción que se dará, puede
ser suficiente con refrescos y café.
7. Personas que hablarán: explicarles como darán el mensaje, sus
intervenciones y la forma para expresarse. Se recomienda que usen frases
 cortas y directas, también se debe repetir en varias ocasiones el motivo de
la convocatoria de la rueda de prensa para que el tema no sea desviado.
8. Duración: el número de asistentes, lugar de celebración y tema a tratar
son factores de los que depende la duración de una rueda de prensa, sin
embargo, por lo general dura entre 15 y 25 minutos.
9. Fotos, Vídeos y Audio: debe salir el logo oficial de la institución, el
material audiovisual y fotografías deben tenerse en cuenta para poder
enviarlo a los medios o para publicarlo en las redes sociales de la
institución.
10. Agradecimientos: Tanto al inicio como al final de la rueda de prensa se
debe agradecer a los asistentes. De igual forma es conveniente hacerlo
también por correo electrónico.
11. Resultados: medir los resultados obtenidos del acto es importante para
conocer si el mensaje fue efectivo para darlo a conocer a la opinión
pública, en caso contrario también es importante potenciar el mensaje por
medio de redes sociales o cualquier herramienta que se tenga disponible.
12. Puntualidad, normas y presentación de asistentes: la rueda de prensa
debe empezar con puntualidad y los teléfonos de ser posible que estén en
modo “silencioso” para evitar interrupciones o distracciones a los demás.
Al inicio se debe dar la bienvenida y presentar la convocatoria,
también a los asistentes con nombre y apellido y cargos
correspondientes.
 ¿QUÉ ES LA IDENTIDAD GRÁFICA INSTITUCIONAL?
Según el sitio web domestika (2020) la identidad gráfica es un conjunto de
parámetros que define el aspecto visual de una marca o institución, lo que facilita
identificar su presencia al relacionarla a un logo, colores y tipografías.

TIPOGRAFÍA:
El material editorial será conformado por todos los impresos realizados en la
institución.

El material publicitario será el utilizado para las publicaciones en la fanpage de

Facebook, videos o presentaciones.
8/

Para documentación oficial que la CTA dirige a la Dirección Departamental de

Educación, directores y docentes de los centros educativos y demás instituciones,
es posible elegir utilizar la tipografía para material editorial o bien continuar
utilizando la tipografía actual.
COLORES INSTITUCIONALES:
 ESQUEMA CROMÁTICO A COLOR:

 CÓDIGOS DE COLOR EN DISTINTOS FORMATOS:

  ESQUEMA CRÓMATICO A ESCALA DE GRISES:

 CÓDIGOS DE COLOR EN DISTINTOS FORMATOS:

Es necesario que, tanto el esquema tipográfico como el esquema de colores sea

respetado con cada uso que se le dé y así evitar el uso de colores indebidos o que
no están establecidos en este manual.
ISOLOGOTIPO O ISOLOGO:
Se trata de un isologotipo debido a que la imagen y el texto no pueden funcionar
por separado. Será la imagen con la que la Coordinación Técnica Administrativa
se identificará como una institución que trabaja en pro de la educación, así
también permite que personas ajenas a la misma puedan reconocer a quienes
laboran en ella.

CONTORNO DEL ISOLOGO:

En el contorno del isologo se observa en forma redondeada, el nombre de la Institución
y del Ministerio al que pertenece.
En la parte central aparecen las siglas de la Coordinación y al final el nombre del
municipio y departamento donde se ubica.

IMAGEN CENTRAL:
La silueta de las 3 personas formando
un lápiz en representación de la
educación, es la comunidad educativa
que se encuentra integrada por los
docentes, padres de familia y
comunidad, quienes también son la
base de la educación en Guatemala.

FORMATOS PARA UTILIZAR

EL ISOLOGO:
 ESCALA DE COLOR
CON FONDO BLANCO:
 Es el formato que se utiliza con mayor frecuencia.

 RECORTADO:
Este formato puede ser de
utilidad cuando el espacio
donde se requiera colocar el
isologo sea reducido.

 EN FONDO TRANSPARENTE:
Es conveniente tener el isologo de la CTA con fondo transparente para
poder colocarlo en cualquier diseño editorial o publicitario sin perjudicar
la estética visual.
 ESCALA DE GRISES:
Debido a las distintas circunstancias, es conveniente contar con un
formato del isologo en escala de grises para siempre sea con las mismas
tonalidades e intensidad.
 ESCALA DE
GRISES CON FONDO
TRANSPARENTE:
USOS INADECUADOS DEL ISOLOGOTIPO:
 No está permitido utilizar colores distintos a los establecidos
anteriormente.
 Estirar o encoger el isologotipo provocando que pierda la forma original.

 Recortarlo y que se pierda parte de la

información necesaria para identificar a la
institución.
 Colocar el isologo en fondos oscuros.
 REDES SOCIALES
¿CÓMO CREAR UNA PÁGINA O FANPAGE EN FACEBOOK?
 EN LA VERSIÓN DE ESCRITORIO:
o Abre Facebook.
o Ve a páginas en el menú de la izquierda de la pantalla, con una
bandera naranja.

Foto y nombre de
perfil privado. Foto de perfil

Clic aquí

o Elige en caso de administrar varias páginas diferentes.

Foto de perfil y nombre de la página

o Al estar dentro de la página, elige la opción panel para
profesionales, en la parte izquierda.

Foto de perfil y nombre de la página

Clic aquí

o Aquí aparecen las secciones de información general, estadísticas,

ampliar público, tus herramientas, herramientas de la plataforma,
herramientas para probar y ayuda y recomendaciones, daremos clic
en acceso a la página en la sección tus herramientas.
 Nombre de la página

Clic aquí

o Aquí aparecen herramientas como acceso a la página, historial de

administración de la página, calidad de la página, mensajería
avanzada, anuncios sobre temas, elecciones o política e insignias de
Facebook, daremos clic en acceso a la página para asignarle el rol
de administración a una o más personas de la institución.
Hacer clic para agregar
persona.

Clic aquí
o Se busca a la persona a la que se le asignará el acceso a la página.

Clic en el usuario
 Clic aquí

 EN LA APLICACIÓN PARA TELÉFONOS MÓVILES:

o Hacer clic en menú.

o Cambiar directamente del perfil a la página.

 Si el usuario maneja
más de una página
hacer clic en páginas,
elegir la de la CTA y
luego dar clic en el
botón de cambiar.

o Hacer clic en ver herramientas.

o Hacer clic en acceso a la página.

o Hacer clic en agregar.

o Hacer clic en siguiente.
o Buscar a la persona a la que se le dará acceso.
 o Hacer clic en otorgar acceso.

RECOMENDACIONES PARA PUBLICAR EN FACEBOOK:

Según el portal digital de María Teruel (2022) en Facebook

hay un total de 2.910 millones de usuarios conectados cada
mes, con un tiempo de uso de 19,6 horas al mes, compuesto
por un 56,5% de hombres y un 43,4% de mujeres y con un
rango de edad desde los 25 hasta los 44 años.

1. Los mejores días para publicar son:

 Lunes: de las 10:00 a las 11:00 de la mañana.
  Miércoles: de la 1:00 a las 3:00 de la tarde.
 Jueves: de las 10:00 a las 11:00 de la mañana.
 Viernes: de las 10:00 a las 11:00 de la mañana.

2. Los días intermedios para publicar son:

 Sábado y domingo: después del almuerzo, a partir de
la 1:00 de la tarde.

3. Los peores días para publicar:

 Martes en cualquier horario.

4. El número de publicaciones recomendado:

 10 veces por semana.

IMÁGENES EN FACEBOOK:
Con base en la Guia definitiva para conocer el tamaño de imagen para Facebook
de Adobe Express (2021) estos son los parámetros a tener en cuenta al momento
de compartir fotos o imágenes en Facebook, según el uso que se le dé.

1. Tamaño de imagen para portada:

 El tamaño adecuado es de 851x315 píxeles.

 Utilizando el formato JPG, con color RGB

y menos de 100 KB, se obtienen mejores
resultados.
  Facebook ajusta automáticamente las imágenes, para evitar que se
distorsionen lo mejor es utilizar una imagen de al menos 400x150
píxeles.

 Las portadas en computadora se muestran a 820x312 píxeles y en

teléfonos inteligentes a 640x360 píxeles, es importante utilizar
imágenes que funcionen en ambos.

2. Tamaño de imagen para foto de perfil:

 El tamaño ideal para una foto o imagen de perfil puede ser de
cualquier tamaño, pero se debe tener en cuenta que Facebook
recorta en un cuadrado las imágenes y además en el perfil se
muestran como círculo, por esto se debe cuidar que al momento de
publicarla se muestre todo el diseño sin recortes.

 Se recomienda cargar la imagen en formato PNG cuando se trata de

logotipos o imágenes con texto.

1. Tamaño de imagen para publicaciones:

 En las publicaciones el tamaño de las imágenes recomendado es de
720x960.

 Para obtener mejores resultados el formato

debe ser JPG, con color RGB y con menos de
15MB.

 Si la imagen que se va a compartir está en

formato PNG, se debe mantener un tamaño de
archivo inferior a 1 MB, si tiene más puede aparecer pixelada.

VIDEOS EN FACEBOOK:
En el sitio web de Meta Facebook (2022) se recomienda:

 Tipo de archivo: Mp4, MOV o GIF.

 Relación de aspecto: 1:1 para computadoras y

celulares o 4:5 solo para celulares.

 Resolución: 1.080x1.080 píxeles como mínimo.

 Duración: mínimo 1 segundo y máximo 241 minutos (4 horas).

 Tamaño de archivo máximo: 4 GB.

  Ancho mínimo: 120 píxeles.

 Altura mínima: 120 píxeles.

¿QUÉ NO SE DEBE PUBLICAR EN LA PÁGINA DE FACEBOOK?

 Fotografías donde se muestre el rostro de menores de edad.

 Contenido relacionado a partidos políticos.

 Publicaciones que no tengan relación con la institución.

 Anuncios publicitarios ajenos a la

institución y a la educación.

 Información que su veracidad no haya sido

verificada con anterioridad.

NORMAS PARA UTILIZAR GRUPOS DE WHATSAPP

 Respetar el objetivo del grupo.

 Respetar el objetivo del grupo.

 No enviar información que no haya sido

verificada.

 No compartir contenido inapropiado.

 Si en la conversación solamente están dialogando dos personas, es

mejor continuar en privado para evitar que el grupo se sature y se
pierdan mensajes con mayor importancia.

 Evitar enviar videos o imágenes que ocupen mucha memoria.

  Establecer un horario para el uso del grupo. Por ejemplo: de 7:00
am a 6:00 pm.

 Etiquetar a la persona específica a la que se dirige, de esta forma

@nombre de la persona.

 Comunicar las ideas de forma clara, sencilla y respetuosa para

evitar malos entendidos.

 Evitar el uso excesivo de palabras escritas en mayúscula para que

los lectores no piensen que se les está gritando o hablando fuerte,
además de no ser agradable a la vista.

 Tener un ambiente agradable y evitar generar

conflictos.

 Limitar el uso excesivo de stickers, utilizarlos de

forma inadecuada o que no sean apropiados al
objetivo del grupo.

PLATAFORMAS VIRTUALES:
Según la agencia creativa Búho (2021) las plataformas digitales son herramientas
que permiten la ejecución de varias aplicaciones o programas que satisfacen
distintas necesidades utilizando menos recursos.

1. Plataformas para videoconferencias:

 Zoom
  Google Meet

 Microsoft Teams

NORMAS PARA UTILIZAR PLATAFORMAS VIRTUALES

 Respetar la asistencia y la
puntualidad.

 Al ingresar a la reunión virtual se

debe saludar e identificarse con la
cámara encendida.

 No apagar la cámara, con

excepción de fallas por inestabilidad en la conexión, fallas en el equipo
que se utiliza (computadora o celular) o que quien dirige la reunión lo
pida.

 Mantener el micrófono apagado y encenderlo solamente cuando sea

necesario.

 Usar vestimenta adecuada para la reunión.

 Estar en un lugar lo más silencioso posible para evitar

interrupciones externas.

 Respetar los espacios para consultas, levantando la mano.

  Utilizar un lenguaje apropiado para la reunión.

 Si por algún motivo se ingresa con retraso en la

reunión, hacerlo de forma silenciosa para no
interrumpir.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Asana (2022). Comunicados de prensa: cómo redactar un artículo impactante.
Recuperado de https://asana.com/es/resources/press-release-template

La Suite Comunicación (2019). ¿Qué es una rueda de prensa?

Recuperado de https://www.lasuitecomunicacion.com/como-organizar-
una-rueda-de-prensa/?cn-reloaded=1

Domestika (2020). ¿Qué es la identidad gráfica y qué tiene que saber un

profesional del branding?
Recuperado de https://www.domestika.org/es/blog/6226-que-es-la-
identidad-grafica-y-que-tiene-que-saber-un-profesional-del-
branding#:~:text=La%20identidad%20gr%C3%A1fica%20es%20un,unos
%20colores%20y%20unas%20tipograf%C3%ADas.

María Teruel (2022). Mejores horas para publicar en Redes Sociales.

Recuperado de https://mariateruel.com/mejores-horas-para-publicar-
redessociales/
Adobe Express (2021). Guía definitiva para conocer el tamaño de imagen para
Facebook en 2021.
Recuperado de https://www.adobe.com/es/express/discover/sizes/facebook

Meta Facebook (2022). Video Feed de Facebook.

Recuperado de https://www.facebook.com/business/ads-guide/video

Agencia creativa Búho (2021). Todo sobre las plataformas digitales: ¿Qué tipos
existen?
Recuperado de https://buhoagenciadigital.com/plataformas-digitales-tipos/