Propuesta comercial Servicios

de Implementación Netsuite
Número de la cotización: FT - 347
Edición Netsuite: Suite Success Finantial First
Presentada a: DISICO
Validez de la oferta: 31-01-2023

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1. Confidencialidad
La información contenida en este documento es confidencial y de propiedad de Four Technology SAS por lo cual no podrá

ser utilizada para fines diferentes a aplicar en este documento, ni podrá ser compartida con ninguna otra entidad salvo
expresa autorización por parte de Four Technology SAS. Las partes se obligan a mantener absoluta confidencialidad y

reserva profesional y a que sus funcionarios involucrados en la presente propuesta y en ejecución de contrato que surja de la
misma, guarden absoluta reserva sobre toda clase de información, políticas de procedimiento u operación. Por lo tanto las

partes se comprometen a no hacer uso directo, próximo o remoto de ninguna información que pudiera comprometer la

seguridad de la otra parte ni dar ventajas competitivas a terceras personas. Four Technology SAS es una organización
dedicada a brindar soluciones empresariales especializadas en consultoría gerencial y en tecnología de información.

Nuestro COMPROMISO consiste en apoyar constantemente y dar solución a los requerimientos y expectativas de nuestros
clientes, en el contexto estratégico, táctico, procesos, tecnológico y de datos. Con el fin que les permita generar valor y

competir con mayor efectividad y eficiencia en sus mercados.

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2. Quienes somos
Four Technology SAS, en adelante 4Tech, es una compañía nacida en Colombia y con presencia en Ecuador.

Nuestro objetivo consiste en estar actualizados constantemente en la medida que el mundo se transforma

tecnológicamente. La acelerada evolución tecnológica define la época en que vivimos. Las empresas de todo el
mundo se están transformando digitalmente a medida que se enfrentan al desafío de mejorar los procesos de

negocios y desarrollar nuevas capacidades y modelos de negocios.

Nos especializamos en diseñar soluciones empresariales digitales que soportan la transformación digital de las
empresas. Gracias a nuestro portafolio podemos combinar de manera efectiva procesos, personas y aplicativos para

satisfacer las necesidades específicas de nuestros clientes. Nuestro objetivo es entregar soluciones de alta calidad

que cumplan con las expectativas de nuestros clientes permitiéndoles generar valor y competir con mayor

efectividad y eficiencia en sus mercados actuales.

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 Mercados y Clientes
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CO
Headquarter |
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EC |
Sucursal
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4 |
3. Alcance fase 1: Suite Success Finantial First
Módulos Licenciados FF FF Roles FF
Netsuite Core ERP (2 RAZÓN SOCIAL – 1 Libro Contables) X Administrador
Netsuite CRM X Ejecutivo
Gerente de Contabilidad
Netsuite Advanced Electronic Bank Payments (3 PLANOS DE BANCO) X Analista de CXC
Analista de CXP
Netsuite Advanced Electronic Bank Payments X Gerente de inventarios
Ventas
Netsuite Fix Assets Management X Compras
Centro de empleados
Netsuite Financial Management X
Módulos adicionales
Netsuite Inventory Management
Netsuite Procurement Management

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3. Procesos: Gestión de Artículos

De la Compra al Pago

De la Orden al Cobro
Control maestro de
artículos

Inventario Si
rastreado?

Administración de Almacén - Gestión

Almacenes de transacciones

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3. Procesos: De la orden al cobro

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3. Procesos: Devolución al crédito

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3. Procesos: Recepción de artículos

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3. Procesos: De la compra al pago

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3. Procesos: Reporte de gastos

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3. Procesos: Gestión de activos fijos

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4. Localización Oracle Netsuite

Nota: No incluye entrega de medios distritales.

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5. Metodología: Suite Success Finantial First

Toda la ejecución del proyecto se realizará bajo la metodología de implementación Suite Success y sus mejores prácticas.
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6. Línea de tiempo de la implementación
Iniciar Migrar Habilitar Convertir

Capacitación en conceptos básicos Capacitación para administradores Capacitación adicional del equipo
del equipo de proyecto de equipos de proyectos del proyecto

Planificación de la migración de datos Prueba de migración de datos Lista de migración de datos Migración de datos de transacciones

Plan de UAT Capacitación para UAT Pruebas de Aceptación del Usuario

Sesiones de personalización Tutoriales de los procesos

Plan de Capacitación Capacitación de Usuarios Finales Soporte

Diseño técnico y configuración por el equipo de NetSuite Planificación de la transición y la siguiente fase

Comienzo del Proyecto

Transición al
• Línea de tiempo del proyecto Plan de migración de Plan de Plan de Capacitación
datos finalizado soporte
• Adopción del usuario formación prueba de del usuario
• Revisión de los Flujos de aceptación final Corte para
finalizado
proceso finalizado completada Producción
Sesiones de
Migración de datos
personalización Tutorial del proceso Prueba de
completadas final completado completada
aceptación del
usuario completada

4 Mese de implementación
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7. Inversión y flujo de pagos – hasta 31 de ene, 2023
CAPACIDAD ALCANCE / PROCESO / MODULO CANTIDAD HORAS HOMBRE
1. Procesos Estructura 1 15
1. Procesos De la compra al pago 1 15
1. Procesos De la venta al cobro 1 15

Fase 1: 1. Procesos
2. Configuración
2. Configuración
Del Registro al Reporte
Pagos electrónicos avanzados
Finanzas avanzadas
1
3
1
15
36
20

Implementación 2. Configuración
2. Configuración
Activos Fijos
Inventarios Avanzados
1
1
20
20

Netsuite
2. Configuración Compras Avanzadas 1 20
2. Configuración CRM 1 80
2. Configuración Impuestos 1 40
2. Configuración Cuentas por pagar 1 20
2. Configuración Cuentas por pagar 1 20

$80.000.000 2. Configuración
2. Configuración
3. Capacitación
Contabilidad General
Subsidiarias
Capacitación ERP
1
1
1
20
30
80
556 Horas Hombre 3. Capacitación Capacitación BI & Analíticos 1 20
3. Capacitación Capacitación en plantillas de datos 1 20
6. Datos Soporte a la carga de datos 1 20
7. Soporte Soporte pos implementación 1 30
TOTAL HORAS HOMBRE 556

Programación de Pagos Implementación Netsuite Entregables Anexo 1 SUBTOTAL IVA TOTAL

Anticipo de implementación 20% A la firma del contrato COP 20,000,000 COP 3,800,000 COP 23,800,000
Mes 1 Implementación Netsuite Entregables Fase I - Iniciar COP 15,000,000 COP 2,850,000 COP 17,850,000
Mes 2 Implementación Netsuite Entregables Fase II - Migrar COP 15,000,000 COP 2,850,000 COP 17,850,000
Mes 3 Implementación Netsuite Entregables Fase III - Habilitar COP 15,000,000 COP 2,850,000 COP 17,850,000
Mes 4 Implementación Netsuite Salida en Vivo Entregables Fase iV - Convertir COP 15,000,000 COP 2,850,000 COP 17,850,000
Total COP 80,000,000 COP 15,200,000 COP 95,200,000

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8. Condiciones comerciales
• Pagos mensuales iguales de acuerdo a programa de pagos y entregables del proyecto..

• 2 meses de garantía sobre la implementación, a partir de la fecha de salida en vivo.

• Los valores presentados NO incluyen impuestos de ley, estos impuestos serán liquidados de acuerdo con las
condiciones legales vigentes en el momento de la facturación.

• Los valores se encuentran presentados en pesos colombianos.

• Todos los conceptos de servicios de implementación, consultoría funcional, técnica o cualquier otro derivado de
esta propuesta deben estar cancelados antes de la salida en vivo.

• La hora adicional de consultoría funcional o técnica tiene un precio de 150.000 pesos colombianos.

• El precio de hora tendrá un ajuste anual equivalente al IPC.

• Toda la ejecución del proyecto se realizará de manera virtual.

• En caso de requerirse el desplazamiento de cualquier tipo de personal a las instalaciones del cliente, este deberá
asumir los gastos de transporte, alojamiento y alimentación requerido.
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9. Escenarios no incluidos en el alcance
• Funcionalidades, desarrollos a la medida o integraciones no indicadas de manera explicita en el presente documento.
• Habilitación de modulo del WMS u otros módulos no especificados en este documento

• Personalización de documentos (se personalización un (1) documento por transacción)

• Habilitación de integración con e-commerce
• Módulo de comisiones y compensación
• Habilitación de módulo comisiones
• Carga de información histórica
• Paralelos con otros sistemas
• Personalizaciones o integraciones bajo desarrollos Java diferentes a las interfaces propuestas
• Configuración de Reconocimiento de Ingresos a partir de módulo especializado

• Cualquier otro modulo o funcionalidad no incluido en este documento

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10. Condiciones comerciales
• Localización estándar de Oracle Netsuite; en caso de ser requerido la localización del partner tienen un precio de
$8.400.000 (Ocho Millones, Cuatrocientos Mil Pesos Colombianos) anuales.

• Precio habilitación / configuración subsidiaría adicional: $10.000.000 (Diez Millones de Pesos Colombianos) – Única
vez

• Configuración de Archivo plano para banco adicional: $1.200.000 (Un Millón Doscientos Mil Pesos Colombianos) –
Única vez.

• Integración facturación electrónica (emisión de documentos electrónicos): $4.000.000 (Cuatro Millones de Pesos
Colombianos) – Única vez.

• Integración nómina (Creación del empleado y asiento contable liquidación nómina): $4.000.000 (Cuatro Millones
de Pesos Colombianos) – Única vez. (Se incluye la integración de nómina como cortesía en esta propuesta).

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11. Premisas de implementación (1/2)
• El proyecto se implementa a partir de la adopción de mejores prácticas, escenarios y herramientas brindadas por
el estándar de la solución Netsuite correspondiente a los procesos incluidos en el alcance.
• Para los escenario en los que se requiera personalizaciones o desarrollos, se levantará el requerimiento y al final del
proyecto se entregará la matriz de impacto para su implementación en una fase posterior. En caso de ser
requerido en la fase inicial de implementación, el cliente debe tener en cuenta que tanto tiempo como costo del
proyecto podrán verse afectados.
• Reportes: Se entregan los reportes existes en el sistema, acompañados de capacitación para su personalización. El
usuario será responsable de la configuración de los reportes que requiera para su gestión.
• Workflows: Se podrán activar los siguientes flujos de trabajo, siempre y cuando se cuente con el alcance requerido:
• Flujo de trabajo para la aprobación de orden de compra y orden de venta
• Envío de ordenes de compra por correo electrónico a los proveedores
• Notificación de pago a los proveedores
• Envío de ordenes de venta por correo electrónico a los clientes
• Campos personalizados: Se proporciona hasta 10 campos en objetos existentes en el ambiente de Oracle Netsuite
• Registros personalizados: Se proporciona hasta 2 registros en objetos existentes en el ambiente de Oracle Netsuite

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11. Premisas de implementación (2/2)
• Las personas designadas al proyecto de implementación por parte del cliente deben conocer los procesos de la empresa
y poder tomar decisión con respecto a cambios sobre el mismo.
• La persona designada como líder de proyecto por parte deberá tener conocimiento en gestión y administración de
proyectos relacionados a transformación tecnología o cambios organizacionales, con el fin de generar una buena
sinergia y acompañamiento para el éxito del mismo.
• Las personas designadas para el proyecto de implementación por parte del cliente recibirá el proceso y capacitación
sobre el uso de las transacciones desde la fase inicial del proyecto.
• En las sesiones de capación se entregan plantillas y se explica el método de carga de datos que serán cargados en el
sistema para pruebas y posteriormente para la salida en vivo.
• El equipo de implementación de 4Tech, soporta a los usuarios en la carga de datos. La validación y la calidad de los datos
es responsabilidad del cliente.
• Las personas designadas para el proyecto de implementación por parte del cliente deben conocer y preparar los
escenarios de negocios que serán probados (partiendo de las definiciones y mejores prácticas de Netsuite). A partir de
estos se preparan los escenarios en Netsuite para garantizar su operación.
• Las personas designadas para el proyecto de implementación por parte del cliente, toda vez finalizadas las pruebas,
proceden con la capacitación a los usuarios finales.
• Las personas designadas para el proyecto de implementación por parte del cliente, preparan los saldos (con base en el
sistema legado) y realizan las cargas en el ambiente productivo, para dar inicio a la operación.
• Se inicia la operación en el ambiente productivo con apoyo a través de la mesa de soporte de 4Tech.
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12. Planes de soporte pos-implementación

Acuerdo de nivel de servicios: https://4tech.com.co/ans

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