8.manual Politicas CRISTIAN CAMILO YEPES MESA

MANUAL DE POLITICAS DE CONTROL INTERNO DEL AREA CONTABLE
PARA LAS FACTURAS DE PROVEEDORES EN LA EMPRESA DOMINA
ENTREGA TOTAL S.A.S
Elaborado por:
CRISTIAN CAMILO YEPES MESA
Asesor: JACKELINE GUERRA GOMEZ
MG. En Ciencias: innovación en educación
CONTADURIA PUBLICA
Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas
Medellín
MANUAL DE POLITICAS DE CONTROL INTERNO DEL AREA CONTABLE PARA LA
EMPRESA DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S
2021
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas. Tecnológico de Antioquia Institución

Universitaria
Trabajo de Grado. Ciclos Profesionales
MANUAL DE POLITICAS DE CONTROL INTERNO DEL AREA CONTABLE
PARA LAS FACTURAS DE PROVEEDORES EN LA EMPRESA DOMINA
ENTREGA TOTAL S.A.S
CRISTIAN CAMILO YEPES MESA

Estudiante de décimo semestre del programa contaduría pública
mycristian98@hotmail.com
Asesor: Jackeline guerra Gómez, contadora pública, MG. En ciencias: innovación en

educación Jackeline.guerra77@tdea.edu.co
Recibido (07 de noviembre de 2021)

Revisado (07 de noviembre de 2021)
Aceptado (19 de noviembre de 2021)
Resumen
El control interno es una mecanismo u actividades que direccionan la manera de

actuar ante diferentes situaciones complejas que se presentan a diario en el entorno
empresarial. es una herramienta lo suficientemente capaz de anticiparse ante posibles
riesgos que puedan afectar la estabilidad de la organización. De acuerdo con lo anterior, es
importante diseñar un manual de políticas de control interno del área contable de la
empresa DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S que contribuya a una mayor rapidez de
respuesta a los requerimientos de solicitud de aprobación de las facturas.
2
Este trabajo es de tipo cualitativo, la técnica utilizada fue la entrevista a la jefe

financiera y contadora como forma de conocer el panorama actual del control interno en el
proceso de aprobación de las facturas de proveedores y poder diseñar el manual para la
falencia que actualmente presenta la empresa. Se considera que al no tener un manual
documentado es difícil establecer controles al interior del área de contabilidad y es por ello
establecer una herramienta que contribuya a la correcta toma de decisiones. Por
consiguiente, este manual ayudará a una guía práctica del procedimiento a utilizar ante
facturas recibidas en el área contable, se establecerá funciones, responsabilidades y los
requisitos que se implementarán para su contabilización y posterior pago.
Palabras clave: control interno, aprobación de facturas, funciones, responsabilidades, toma

de decisiones.
Abstract
Internal control is a mechanism or activities that direct the way to act in different complex
situations that arise daily in the business environment. It is a tool capable enough to
anticipate possible risks that may affect the stability of the organization. According to the
above, it is important to design a manual of internal control policies of the accounting area
of the company DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S. that contributes to a faster response
to the requirements of request for approval of invoices.
This work is qualitative, the technique used was the interview to the chief financial officer
and accountant as a way to know the current picture of internal control in the process of
approval of supplier invoices and to design the manual for the shortcoming that currently
presents the company. It is considered that by not having a documented manual it is difficult
to establish controls within the accounting area and a tool that contributes to correct decision
making. Therefore, this manual will be a practical guide to the accounting area on the
procedure to be used for invoices received in the accounting area, establishing roles,
responsibilities and requirements to be implemented for accounting and subsequent payment.
3
Keywords: internal control, invoice approval, functions, responsabilities, decision making.
1. Introducción
El control interno es una herramienta que permite a toda organización estructurar las
actividades y procesos que se llevan a diario; es fundamental establecer este mecanismo en
razón a que, es un instrumento que contribuye en la resolución de los conflictos y necesidades
que se manejan en las diferentes áreas por las cuales está compuesta una empresa.
Ante un mundo tan globalizado y mercados tan competitivos, donde la era digital y
sistematización de la información son un elemento fundamental del entorno y desarrollo
organizacional, se hace necesario elaborar procedimientos documentados y estructurados con
el fin de generar una eficiencia y eficacia en las actividades realizadas. Es decir, las empresas
que se crean y las que tienen una trayectoria amplia en el mercado, se acogen a las nuevas
tendencias, se crean métodos, guías y procedimientos adecuados capaces de responder ante
las exigencias que el mercado le exige y las necesidades internas que se viven a diario en
cada dependencia empresarial.
En este contexto, para la empresa DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S es necesario

que se establezcan manuales y guías prácticas de las funciones de las áreas, responsabilidades
y manera de actuar de las actividades realizadas por parte de un equipo de trabajo. Con base
a lo anterior, surge la pregunta si ¿actualmente existe un manual de políticas de control
interno para el area contable en el proceso de aprobación de las facturas de proveedores?
Por lo tanto, el objetivo principal de este proyecto de grado es crear un manual de

políticas de control interno del área contable en el proceso de aprobación de las facturas de
los proveedores. También, que sirva de guía tanto para el equipo de trabajo, así como para
que los aprobadores de facturas tengan claro la responsabilidad que implica el retraso en las
aprobaciones en tiempos tardíos. Además, servirá de ayuda para los colaboradores nuevos
que ingresen al area contable de la empresa, ya que, en esta guía se documentará la
informacion de las actividades realizadas y la forma de proceder ante cada una de ellas.
4
El presente trabajo se desarrolló basándose en el tema principal del control.

Inicialmente se define lo que es el control, el control interno, los orígenes y modelos
existentes del control. Son conceptos que se deben precisar para contextualizar al lector en
el tema; con estas definiciones se busca hacer un diagnóstico del contexto actual de la
empresa DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S y plantear las mejoras, propuestas y
procedimientos que permitan responder ante las necesidades actuales que presenta la
organización. Posteriormente, se plantea el modelo COSO y sus componentes como una
forma de llevar a cabo el control interno, las características de cada componente y aspectos
más relevantes para tener en cuenta a la hora de llevar a cabo el control interno bajo este
modelo de control.
Finalmente, se realiza una identificación de las actividades con mayor riesgo y se

elabora una matriz de riesgo; a partir de esta matriz se identifican las actividades con mayor
riesgo y se proponen las políticas de control que buscan disminuir la ocurrencia de dichos
riesgos y lograr anticiparse a la ocurrencia de estos al interior del area de contabilidad.
2. Antecedentes del problema
DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S, es una empresa colombiana ubicada en su sede

principal en la ciudad de Medellín, fue creada para prestar servicios de recibo y entrega puerta
a puerta en forma rápida y extra rápida de carga liviana, encomienda y correspondencia en
general, distribución de productos en vehículos de su propiedad o alquilados con personal
vinculado directamente a la empresa o bajo contratos celebrados con terceros.
Bermeo et al. (2013) plantea que “Trabajar en equipo implica una relación directa
con el otro, una especie de retroalimentación o feedback, se trata de compartir informacion
o enriquecer el conocimiento en pro de resultados positivos que generen bienestar o
crecimiento al interior de las organizaciones” (P. 104). Es por ello que, toda área,
departamento o división contable al interior de una organización, requiere de ciertos
5
procedimientos, políticas y controles bien estructurados que respondan a las necesidades de

todo un equipo de trabajo, donde se promueva una comunicación asertiva entre los
colaboradores y que permita un buen clima laboral, buscando objetivos comunes y en
consecuencia se logre la eficiencia, eficacia y productividad velando siempre por mostrar una
información que sea oportuna, confiable, precisa y razonable.
En la actualidad, en la empresa DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S se logra

identificar algunos problemas que dificultaban el correcto cierre contable mensual. La
principal barrera que impide un buen cierre es causada por los tiempos de respuesta de
aprobación de facturas y recepción de estas fuera de la fecha establecida como política al
interior del área contable. En consecuencia, genera dificultad en el pago de las fechas
pactadas con los proveedores y se registran facturas fuera de la fecha de cierre. Por otro lado,
la carga laboral por parte del área contable se ve incrementada, ya que se debe esperar la
aprobación y distribución de las facturas por parte de los gerentes y directores de las
diferentes sucursales que posee la empresa a nivel nacional.
Este manual servirá como herramienta para el personal del área contable, permitiendo
una mejora en los procesos que a diario se manejan. Es importante, revisar periódicamente
las actividades realizadas, las funciones asignadas y seguimiento a dicho manual para tener
un control interno del área y se realicen posibles correcciones anticipadamente.
3. Marco teórico, legal y conceptual
El manual de políticas de control interno para la empresa DOMINA ENTREGA

TOTAL S.A.S, se elaborará con base en diferentes fuentes de informacion como: libros
impresos, libros electrónicos, bases de datos institucionales, consulta de la revista en
contexto. Con el fin de apoyar el trabajo en las teorias que ya han sido verificadas y son
fuentes de informacion confiables.
6
3.1 Teoría del control
El primer concepto que se debe precisar es el control. “es aquella función que
pretende asegurar la consecución de los objetivos y planes prefijados en la fase de
planificación. Como última etapa formal del proceso de gestión, el control se centra en actuar
para que los resultados generados en las fases que le preceden sean los deseados. (Pérez-
carballo, 2006, p.21).
“El control interno es un proceso efectuado por el consejo de administración, la

dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objetivo de proporcionar un
grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos” (Quina luisa et al.,
2018). En este contexto, el control interno desde el enfoque empresarial se entiende como el
proceso mediante el cual los directores y gerentes de una organización pueden comprobar el
rendimiento de las operaciones económicas, financieras, administrativas y operacionales.
Con base a estos resultados, sirve de guía para tomar planes de acción que permitan corregir
fallas a nivel interno y se tomen decisiones anticipadas con el fin de disminuir los riesgos
asociados a los procesos.
Referirse al concepto de equipo de trabajo requiere que: “Toda persona en el

desempeño de sus actividades necesite de un ambiente laboral optimo, que permita que los
resultados obtenidos, sean producto de una labor ejecutada con sentido de pertenencia de lo
que está haciendo” (Granada, 2011, pág. 15). Desde este punto de vista, se necesita un líder
capaz de direccionar a un grupo en la realización de actividades, de asignar funciones y
responsabilidades, establecer objetivos e identificar los problemas que afectan el correcto
funcionamiento de la organización, así como la manera de ofrecer soluciones ante los retos
que a diario enfrentan las empresas.
El control surge de dos modelos organizacionales. Son dos escuelas que

contribuyeron a la humanidad a establecer procesos de control y auditoria a los bienes
públicos y privados. El primer control es el anglosajón, el cual está más enfocado a la custodia
7
y protección hacia los recursos privados (auditoria), así como lo menciona: (Scribd, 2011
citado por López Carvajal & Gómez Montoya 2017, P. 181), donde en el modelo anglosajón,
prima el interés hacia la protección de la propiedad privada, delegándole esta responsabilidad
a terceros que supervisen dicho control, a través de la figura de rendición de cuentas.
Por el contrario, la teoría del control latino es un modelo organizacional contable que
permite “satisfacer una función esencial del estado: servir como garante del interés público
interviniendo sobre la actividad desarrollada por las organizaciones sociales” (Bustamante,
2008, P. 175). Desde este punto vista, se da origen en Colombia la revisoría fiscal, la cual es
un instrumento que permite velar por el buen manejo de los recursos, velar por la
transparencia de las entidades públicas y servir como veeduría de realizar todas las
actividades conforme a lo establecido en los estatutos y normatividad colombiana.
Se puede deducir con base a lo anterior, que el control latino es caracterizado por
realizar un seguimiento previo, perceptivo, anticipándose a los hechos y corregir
desviaciones en el entorno empresarial, como se menciona en la ley 403 de 2020: “el control
además de ser posterior y selectivo; también, se podrá ejercerse de manera preventiva y
concomitante, con el propósito de asegurar la defensa y protección del patrimonio público y
privado. (Decreto 403, 2020)
3.2 Revisión de la literatura
A partir de la publicación del informe COSO, Estupiñán (2015) afirma que:
Ha resurgido en forma impresionante la atención hacia el mejoramiento del control interno
y un mejor gobierno corporativo, lo cual fue derivado de la presión pública para un mejor
manejo de los recursos públicos o privados en cualquier tipo de organización. (p.3)
El modelo COSO plantea 5 componentes, los cuales le posibilitan a la administración

tener un mayor grado de seguridad de la informacion. Además, permite inspeccionar si se
8
cumple con los objetivos por el cual fue creado el control interno y verificar posibles riesgos
asociados a las actividades para el área contable de la organización. Estos componentes son:
1). Ambiente de control: al analizar este componente, Blanco (2012) plantea que “la
administración es responsable del control interno y reconoce que teniendo procesos y
ejecutando debidamente sus procedimientos los cuales deberán ser seguidos, controlados y
adecuados periódicamente se logra la eficiencia y eficacia en la gestión de sus
administradores” (p. 188). Desde este punto de vista se deduce, que es el componente
primario, se sientan las bases de los componentes posteriores y permite generar una estructura
adecuada para evaluar periódicamente las actividades y los procesos que se llevan en la
organización y valorar el nivel de riesgo.
2). Valoración de los riesgos: Mantilla (2013) define “la valoración de riesgos es la
identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos,
constituyendo una base para determinar cómo se deben administrar los riesgos” (p. 110) es
decir, estar en la capacidad de tomar las mejores decisiones para identificar los riesgos de
mayor impacto y analizar la probabilidad de ocurrencia, ya que toda empresa por pequeña
que sea se enfrenta constantemente a nuevos riesgos que el mercado va sugiriendo.
3). Actividades de control: se define las actividades de control como las acciones
establecidas a través de las políticas y procedimientos que contribuyen a garantizar que se
lleven a cabo las instrucciones de la dirección para mitigar los riesgos con impacto potencial
en los objetivos (Auditool, 2014). Son los procedimientos y plan de trabajo que se crea para
llevar a cabo el control en cada una de las etapas y niveles funcionales de cada uno de los
grupos de trabajo.
4). Informacion y comunicación: la informacion acerca del ambiente de control, la

evaluación de los riesgos y los procedimientos de control y la supervisión son necesarios para
que los administradores puedan dirigir las operaciones y garantizar que sean puesto en
práctica las normativas legales, reglamentarias y de informacion (Rivas, 2011, p. 124)
9
Así pues, este componente contribuye a realizar un monitoreo constante y documentar

los riesgos encontrados en los procesos realizados por el personal; sin embargo, es importante
que todo el equipo de trabajo tenga conocimiento de los controles que se llevan a cabo al
interior de la organización; esto se hace por medio de los papeles de trabajo que se crean al
momento de realizar el respectivo control.
5). Monitoreo
Vega y Nieves (2016) declara:
Una vez se lleve a cabo la evaluación del indicador, es fundamental relacionar dicho
resultado con la tendencia histórica que se presenta, como parámetro para la toma de
decisiones y generación de acciones de tipo preventivo o correctivo según sea el caso. (p.
16)
Figura 1. Componentes del control interno
MONITOREO AMBIENTE DE
COMPONENTES
CONTROL
DEL CONTROL
INTERNO
INFORMACIÓN Y VALORACIÓN DE
COMUNICACIÓN LOS RIESGOS
ACTIVIDADES DE
CONTROL
Fuente: elaboración propia
10
Elaborar un manual de políticas de control interno para el área contable de la empresa

DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S, le permite desarrollar sus actividades con un
cronograma de tiempos, siguiendo unos métodos y procedimientos, que todo esté en orden y
sea oportuna la informacion. Es de gran importancia que todo el equipo de trabajo del área
este siempre involucrado, comprometido, cumpliendo a cabalidad sus funciones asignadas,
entregando informacion completa y cumpla la característica de la integralidad de la
informacion que servirá como insumo para la toma de decisiones por parte de la dirección
administrativa.
El control interno de toda empresa debe siempre estar en constante monitoreo, ya que
este tiende a ser deficiente a medida que se detectan nuevas falencias. Tal como lo menciona
William Thomson kelvin (lord kelvin) físico y matemático británico (1824-1907): “Lo que
no se define, no se controla, lo que no se controla, no se puede mejorar, lo que no se mejora,
se degrada siempre”. Por lo tanto, en una constante evolución y ante las exigencias del
mercado cada día más competitivo, las empresas deben conocer, valorar, evaluar, comunicar
y hacer monitoreo de su negocio. Es decir, la gestión resulta un elemento imprescindible
capaz de resolver las dificultades enfrentadas al llevar a cabo un sistema de control para tener
una mejora continua en los procesos del área contable.
El control interno para el manejo de la aprobación de las facturas recibidas en el área

de contabilidad demanda una planificación y una estructuración acorde con la necesidad
empresarial. Requiere que en el área de compras y contabilidad se tenga un manejo
homogéneo con respecto al tratamiento que se le da a las facturas de los proveedores que
llegan a la empresa. Por lo tanto, es importante que el ciclo de vida de las facturas se haga de
manera uniforme y se tenga un procedimiento establecido, tanto desde que ingresa hasta el
momento en que se paga, además, es indispensable que las personas encargas de aprobar las
facturas lo hagan con un tiempo prudente, ya que en esta etapa es donde se continua el ciclo
de la factura que corresponde a la contabilización y posterior pago.
11
El problema de la aprobación de la factura no es algo nuevo, esta falencia ocurre a

menudo tanto en las grandes empresas como en las PYMES. Al no existir procesos
adecuados, genera una falta de efectividad y retrasos de los demás procesos. Un ejemplo que
se puede mencionar es en el almacén de la facultad de ciencias económicas y sociales de la
universidad de ZULIA. En esta dependencia no existía controles en los métodos que se
llevaban desde el manejo del inventario hasta los procesos administrativos relacionados con
la cancelación de la facturación de los proveedores. Es decir, se comprobó que un buen
manejo de pago a proveedores radica en la efectividad que se dé a los componentes de tiempo,
claridad y detalle de la informacion.
Surge la pregunta si es una función por parte del equipo contable verificar que las
facturas enviadas al correo sean comprobadas con las características que se requiere tales
como: importe, descripción de los bienes y servicios adquiridos, fecha de la transacción,
responsable del adquiriente o área que se beneficiará de la operación. Tal como lo menciona
Pirela (2005):
El procedimiento relativo a la liquidación de una factura no es uniforme. Hay diferencias

de opiniones sobre si la comprobación y aprobación de la factura es función del
departamento de compra o del departamento de contabilidad. Lo que está claro es que una
factura debe ser revisada y comprobada. (p.492)
Desde el anterior punto de vista, para el área de contabilidad es indispensable y

obligatorio que toda factura que ingrese a la compañía se tenga conocimiento de lo que se
compra e identificar las necesidades de cada área o departamento. Una de las causas que
genera retrocesos en las aprobaciones de las facturas que ingresan a la empresa DOMINA
ENTREGA TOTAL S.A.S, es el desconocimiento del área que hizo el contrato de la compra
de insumos, materiales y activos fijos o la prestación de servicios. Es decir, se debe indagar
a cuál director le corresponde la factura. En conclusión, se hace necesario saber los servicios
y bienes que se necesitan en cada dependencia, ya que si no se tiene claro qué se está
comprando para la empresa se le incrementaría los activos improductivos e ineficientes en el
corto y largo plazo.
12
Metodología
La elaboración del manual de políticas de control para la empresa DOMINA

ENTREGA TOTAL S.A.S, se basó en un enfoque de tipo cualitativo, ya que, por medio de
la evaluación de la realidad de los diferentes procesos llevados en el día a día del área de
contabilidad, se estudia cómo se realizan las actividades que el equipo contable realiza y se
plantean posibles propuestas de mejora que responda a la necesidad de la procedencia y
verificación de las aprobaciones por parte de los gerentes regionales encargados de sus
dependencias. Se utilizo la entrevista como técnica orientada a la obtención de informacion.
Se realizaron preguntas cerradas y abiertas, las cuales se hicieron a la jefe financiera y la
contadora de la empresa. con base en las respuestas, se determinó cual es el panorama,
contexto actual del control interno y se identificaron cuáles son las mayores dificultades que
enfrenta la organización en el área contable.
El objetivo general se planteó diseñar un manual de políticas de control interno para

el área contable en el proceso de aprobación de facturas de los proveedores en la empresa
DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S, se realizaron diferentes actividades para dar
cumplimiento al objetivo general como: se elaboró este manual siguiendo las instrucciones
de la jefe financiera y la contadora de la organización, se manifiestan las necesidades que se
requieren en el area y se documenta las correcciones para dar cumplimiento al objetivo.
También, se detallan los riesgos más comunes en el proceso de aprobación de las facturas y
se plantean los controles que disminuyan la probabilidad de ocurrencia del riesgo.
Los objetivos específicos se basaron en hacer un diagnóstico en el manejo del control

interno actual de la empresa en la aprobación de facturas, identificar las fortalezas y
debilidades encontradas en los procesos del area contable de la empresa DOMINA
ENTREGA TOTAL S.A.S y enunciar las políticas de control interno en el proceso de
aprobación de las facturas. Para dar cumplimiento a los anteriores objetivos específicos se
tuvieron en cuenta las siguientes actividades: se realiza unas preguntas cerradas y abiertas de
13
tipo investigativo a la jefe financiera y la contadora, con el fin de conocer el panorama actual
de la organización con respecto al manejo del control en las aprobaciones de facturas.
Por otro lado, se identifica la necesidad actual de esta dependencia por medio del
acercamiento y la exploración directa en el proceso, se crea una matriz DOFA del equipo de
trabajo, la cual permitió conocer el desempeño del área y poder crear una matriz de riesgos,
y con base en ellos, crear las políticas de control asociadas a los riesgos.
A continuación, se relacionan las preguntas utilizadas como técnica para la

recolección de la informacion:
1). ¿Cuenta la empresa con un manual de políticas de control interno para la

aprobación de las facturas recibidas en el área de contabilidad?
SI___ No_x_
2). ¿Por qué cree que es necesario elaborar un manual de políticas de control interno
en el proceso de aprobación de las facturas?
3). ¿Qué riesgos considera que se pueden generar con aprobaciones de facturación
fuera de la fecha establecida?
4). ¿Considera que elaborando este manual se podría disminuir los riesgos
anteriormente mencionados? ¿Por qué?
SI___ NO_x_
4. Análisis y discusión de resultados
Se realizo unas preguntas tipo entrevista a la jefe financiera y la contadora de la

organización y se concluye que un diseño de este manual resulta beneficioso, ya que, en la
actualidad el proceso manejado en la aprobación de facturas no es algo nuevo; por el
contrario, para el área de contabilidad esta falencia la han venido sobrepasando, pero
14
consideran que se debe estructurar lineamientos correctores y poner fin al problema actual.
Por lo tanto, el diseño del manual de políticas de control interno se basó en dar cumplimiento
al objetivo planteado, conocer el contexto actual de la empresa en el tema de investigacion y
con base en el estudio realizado proponer medidas correctivas que permitan generar procesos
más eficientes y que sirvan de insumo para la toma de decisiones de los encargados del
manejo del ente económico.
Este manual conlleva a documentar la informacion, se analizó si hay actualmente un

manual de control en la empresa y se afirma que actualmente no tienen un manual relacionado
con el proceso de aprobación de las facturas de proveedores. El trabajo es propositivo y se
busca implementar mecanismos capaces de establecer controles en el área contable de la
empresa DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S, donde los responsables y encargados de
aprobar las facturas conozcan las políticas de control que se utilizaran en el momento de
aprobar una factura y el cronograma de tiempo en que deberá dar respuesta oportuna.
4.1. Resultados
Con respecto a la pregunta si la empresa cuenta con un manual de políticas de control

interno para la aprobación de facturas, los colaboradores entrevistados responden a la
pregunta que actualmente la organización no cuenta con un manual documentado que sirva
de guía a los aprobadores de las facturas. Se hace necesario apoyarse en este manual que
servirá de herramienta para evaluar el desempeño de las personas encargadas de aprobar
facturas, es decir, valorar la gestión y permitir la toma de decisiones adecuadas a las
necesidades empresariales.
A continuación, se detallan las actividades realizadas por equipo de contabilidad

referente al manejo de las facturas:
1. Recepción de facturación en el correo de compras de recepcionfe@domina.com.co
2. Verificación por el área de compras de los elementos, activos y servicios si

corresponda con la negociación realizada en su momento.
15
3. Envío de facturación al correo de contabilidad

contabilidadygestion@domina.com.co
3.1 Verificar que toda factura tenga los datos de la empresa, tanto el NIT, el nombre
y que se cumpla con los requisitos de facturación electrónica tal como la DIAN establece en
la resolución 000042 de 2020.
3.2 Verificar que la fecha si coincida con el mes mes correspondiente en que se realizó
la compra o se recibió el servicio, independientemente si no se está haciendo uso del bien o
el servicio, pero se comprueba mediante la factura o documento equivalente que se realizó la
transacción. En este numeral se está haciendo referencia al principio contable del devengo,
como menciona Delgado (2015) el cual considera que: “la entidad pública debe efectuar la
contabilización de un ingreso o un gasto, aun cuando la realización de dicho evento
económico no haya sido cobrado o pagado” (p. 9).
3.3 Realizar una búsqueda de las personas encargadas de dar aprobación a las facturas
en el buzón del correo de contabilidad y gestión. En este ítem juega un papel importante la
experticia de los colabores ya que logran identificar a quien corresponde las facturas que
ingresan.
3.4 Solicitar la aprobación de las facturas a los gerentes y directores regionales vía
correo electrónico o llamada telefónica.
3.5 Proceder con la causación de las facturas aprobadas en el sistema contable (factura
sin aprobación no se contabiliza).
3.6 Direccionar las facturas al analista contable, quien se encarga de revisar que se
utilizaron las cuentas correctas, se aplicó el IVA correspondiente a la compra o servicio y se
aplica la retención en la fuente de manera adecuada.
3.7 Ingresar las facturas en las carpetas destinadas por la dependencia de tesorería,
quien se encarga de realizar los pagos a proveedores únicamente los días viernes de cada
semana.
16
4.1.1 Matriz DOFA del equipo contable en la empresa DOMINA ENTREGA TOTAL
S.A.S
Mas que hablar de debilidades, actualmente en la organización existe un gran equipo

de trabajo que se caracteriza por ser siempre comprometido, colaborador y siempre con la
mejor actitud en las actividades realizadas. Las debilidades siempre se deben ver como una
manera de corregir posibles desviaciones al interior del area, va encaminado a establecer
planes de mejoras continuos y acorde a las necesidades que se van presentado en el desarrollo
normal de las operaciones.
Tabla 1. Matriz DOFA del área contable
FORTALEZAS DEBILIDADES
. Compromiso y responsabilidad en las . Seguimiento constante de los

labores realizadas. requerimientos a los directores y
gerentes.
. Equipo propositivo ante nuevas iniciativas.
. Socializar entre todo el equipo las
. Agilidad en los procesos asignados.
novedades presentadas en cada mes.
. Dinamismo, proactividad, trabajo en
. Organización de un plan de acción
equipo y seguimiento de instrucciones.
documentado en retrasos de facturación.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
. Nuevo programa ATHENTO, que busca . Retrocesos en los procesos por falta de
mayor rapidez y agilidad en los procesos capacitacion.
contables.
. Selección de personal con perfiles
. Capacitaciones y reuniones periódicas inadecuados en los cargos.
para el adecuado funcionamiento del área.

. Fallas técnicas en el software contable de
la empresa y el programa ATHENTO.
17
Tabla 2. Matriz de riesgo proceso aprobación facturas proveedores
MATRIZ DE RIESGO PROCESO APROBACIÓN FACTURAS PROVEEDORES
RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO VALORACIÓN NIVEL DEL

(OCURRENCIA) DEL RIESGO RIESGO
Envío aprobaciones
de facturas en tiempos MUY ALTA CATASTROFICO 50 MUY GRAVE
tardíos.
Realizar
aprobaciones sin ser BAJA MODERADO 35 CONSIDERABLE
el responsable del
área.
Distribución errónea
de los centros de ALTA CATASTROFICO 45 MUY GRAVE
costos y operativos.
En el caso de la
compra de los activos
fijos; no relacionar las 25
ALTA MODERADO CONSIDERABLE
personas que serán
utilizarán dichos
bienes.
No estar autorizadas
las cajas menores por BAJA MODERADO 35 GRAVE
los encargados de las
regionales.
Fuente: elaboración propia.
A continuación, se detallan las leyendas que se utilizarán para el relleno de la matriz de riesgos:
18
Tabla 3. Nivel de probabilidad de ocurrencia
MUY ALTA
ALTA
PROBABILIDAD
MEDIA
BAJA
MUY BAJA
Tabla 4. Nivel de impacto del riesgo
INSIGNIFICANTE
MENOR
IMPACTO
MODERADO
MAYOR
CATASTROFICO
Tabla 5. Valoración y nivel del riesgo
VALOR NIVEL
1-10 LEVE
11-20 ESTIMABLE
VALORACION Y
NIVEL DEL 21-30 CONSIDERABLE
RIESGO 31-40 GRAVE
41-50 MUY GRAVE
19
4.2. Discusión de resultados
El tiempo del proceso de prácticas en la empresa DOMINA ENTREGA TOTAL

S.A.S, se hizo un análisis de los diferentes procesos que se llevan a diario en el area contable
de la organización. Una de las mayores dificultades que se logró encontrar es la falta de una
estructura adecuada en la organización en el proceso de aprobación de las facturas de los
proveedores por parte de los directores y gerentes regionales. Por lo tanto, con la elaboración
e implementacion de un manual de políticas de control interno para el area contable servirá
como una guía práctica y herramienta para llevar a cabo controles a las diferentes
dependencias por las que se compone la empresa y regirse bajo estos procedimientos que se
llevan en contabilidad. Ya que, en la actualidad, no posee un plan documentado respecto a
este proceso y resulta beneficioso para la organización porque se busca dejarlo documentado
y que el equipo contable lo aplique.
4.2.1 Políticas de control interno
A continuación, se detallan las políticas de control interno establecidas con base a los
riesgos asociados al proceso de aprobación de las facturas de los proveedores:
1). Las aprobaciones de las facturas por parte de los directores y gerentes regionales
se harán en un tiempo máximo de 8 horas. El tiempo comenzará a transcurrir desde el
momento en que el area de contabilidad envía el correo electrónico desde el correo de
contabilidad y gestión solicitando la aprobación al encargado de dicha factura.
El mismo procedimiento ocurre desde la aprobación de facturas enviadas desde el

programa ATHENTO, en este caso, los aprobadores deben verificar que facturas les han sido
asignadas por gestión documental para ser verificadas. El mismo tiempo de 8 horas se dará
como límite para la aprobación.
20
2). Verificar por parte de los directores y gerentes regionales que las facturas
asignadas si correspondan a su area; en el caso que no corresponda o no se tenga
conocimiento de la misma factura, redireccionar está informando que no se tiene
conocimiento. El procedimiento en ATHENTO es devolver la factura a gestión documental
cambiando el estado de este documento.
3). Verificar que los centros de costos y centros operativos si correspondan a sus
dependencias. Es importante, verificar y tener actualizados los centros de costos y operativos
e informar en caso de que se presente alguna novedad con respecto a la modificación de estos.
Es fundamental, para el equipo de contabilidad verificar las distribuciones de las

facturas si se relacionen adecuadamente ya que, si se contabiliza de manera errónea, se genera
una carga de costos y gastos a otra dependencia que no le corresponde. Por lo tanto, no se
reflejará correctamente la informacion de las transacciones realizadas durante un periodo de
tiempo determinado.
4). Relacionar las personas que utilizaran los activos fijos. Cada uno de los activos
fijos se le debe asignar un responsable de su uso. Se debe asignar un responsable encargado
de hacer un inventario periódico de dichos activos; en caso de que se cambie de responsable
o el empleado deje de laborar en la empresa, se deberá informar en el documento de
inventario a realizar por el responsable de dicho inventario. En el caso daño por inadecuado
uso se le deberá adjudicar dicho daño al responsable asignado llevándolo a una cuenta por
cobrar a empleados.
5). Las cajas menores de precierre deben ser enviadas a los correos de las auxiliares
contables hasta el día 26 de cada mes, adjuntado el PDF de los gastos que se hicieron y el
Excel de la distribución con los centros operativos y centros de costos.
NOTA: verificar por parte del equipo de contabilidad, que las personas jurídicas
responsables de IVA si emitan la factura electrónica, de acuerdo con los requisitos que debe
cumplir dicha factura electrónica y que se menciona en la resolución 0000042 de 2020
emitida por la DIAN.
21
Se dará un mensaje de alerta informando a los responsables de las cajas las novedades
que se presenten en la informacion enviada, ya sea por errores de valores en recibos, cuentas
de cobro no firmadas, facturas electrónicas no cumpliendo los requisitos como código CUFE
Y QR, entre otros. Si no se da una respuesta en un tiempo prudente no se pagan los recibos
que presenten las novedades informadas.
Las cajas de cierre se envían como tiempo máximo los días 01 de cada mes, adjuntado
el PDF de los gastos que se hicieron y el Excel de la distribución con los centros operativos
y los centros de costos.
NOTA: Es necesario por parte del area de contabilidad hacer un seguimiento del
funcionamiento de las cajas menores, revisar el tiempo de envío al area de contabilidad,
informar las novedades que se presentan por mínimas que sean a la jefe financiera establecer
controles y medidas correctivas ante los hechos presentados.
5. Conclusiones, recomendaciones y limitaciones
Se logra evidenciar que para toda organización es fundamental establecer controles

internos que respondan a las necesidades o problemáticas que se manifiestan en el desarrollo
de las actividades. Es una herramienta necesaria y que se debe estructurar adecuadamente,
identificando los procedimientos más comunes que afectan el correcto funcionamiento de las
compañías. Establecer controles internos no solo depende de un director, jefe o gerente; es
una función que le compete a todo un equipo de trabajo, que sea comprometido y que cumpla
con las políticas que se crean con el fin de disminuir la posible ocurrencia de los riesgos que
se identifican al momento de establecer un sistema de control interno.
Tanto la jefe financiera y la contadora de acuerdo con la entrevista realizada

manifiestan que la no existencia documentada de un manual de políticas en el proceso de la
aprobación de las facturas de los proveedores genera dificultades internas que se manifiestan
en un exceso de carga laboral para el area del equipo contable, manifestándose en cierres
22
contables en un tiempo muy ajustado a la fecha límite de entrega de informacion por parte
de la gerencia.
Implementar este manual de políticas y hacerlo cumplir adecuadamente, permitirá ser

más eficientes, eficaces y ser más productivos en los resultados que se esperan obtener de las
labores contables realizadas, se disminuyen que los riesgos asociados a las actividades
realizadas se materialicen y generan efectos negativos tanto en registros erróneos; así como
la informacion generada al final del cierre contable no corresponda con la realidad.
23
Referencias
Auditool. (2014, Julio 31). Actividades de control según coso III.
https://www.auditool.org/blog/control-interno/2867-actividades-de-control-segun-
coso-iii
Bermeo, S., Londoño, J. & Vergara, F. (2013). Trabajo en equipo: ingrediente esencial del
liderazgo empresarial. Revista FACCEA, 3(2), 102-109 [fecha de consulta 18 de
octubre de 2021]. ISSN: 2539-4703. Recuperado de
http://www.uniamazonia.edu.co/revistas/index.php/faccea/article/view/316
Blanco Luna, Y. (2012). Auditoría integral: normas y procedimientos (2a. ed.). Ecoe
Ediciones. https://elibro.net/es/lc/tdeaecoe/titulos/126411
Bustamante García H. C. (2009). Los imaginarios del revisor fiscal: una aproximación
teórica. Contaduría Universidad De Antioquia, (52), 155-198. Recuperado a partir de
https://revistas.udea.edu.co/index.php/cont/article/view/2168
Decreto 403 de 2020 [congreso de la república]. Por la cual se dictan normas para la correcta
implementacion del acto legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal.
16 de marzo de 2020.
24
Delgado Casique, E. S. (2015). Reconocimiento y contabilización de los hechos económicos
a través del principio del devengo en el sector público (examen complexivo).
UTMACH, Unidad Académica de ciencias empresariales, Machala, Ecuador.
Estupiñán, R. (2015). Administración de riesgos E.R.M. y la auditoría interna. Bogotá,
Colombia: Ecoe Ediciones.
https://tdea.basesdedatosezproxy.com:2114/#search/jurisdiction:CO/el+control+inte
rno+(modelos)/WW/vid/57886232
Granada Escobar, R. Manual de control interno: sectores público, privado y solidario (3a
ed.). Nueva Legislación, 2011. Digitalia,
https://tdea.basesdedatosezproxy.com:2094/a/13608
López, O. y Gómez, L. (2017). Diagnóstico de la implementacion en Colombia de las
normas internacionales de control de calidad y del código de ética en el trabajo de
los revisores fiscales en las organizaciones del grupo 2. En-contexto, 6, 181-201.
Mantilla Blanco, S. A. (2013). Auditoría del control interno (3a. ed.). Ecoe Ediciones.
https://elibro.net/es/lc/tdea/titulos/114316
Pirela, Alfonso (2005). Estudio de un caso de control interno. Telos, 7(3),483-495. [fecha de
Consulta 30 de octubre de 2021]. ISSN: 1317-0570. Disponible en:
https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=99318837010
25
Quinaluisa Morán, Nancy Vanessa, Ponce Álava, Verónica Alexandra, Muñoz Macías,
Sandra Cecilia, Ortega Haro, Xavier Fernando, & Pérez Salazar, Jazmín Alexandra.
(2018). El control interno y sus herramientas de aplicación entre COSO y
COCO. Cofin Habana, 12(1), 268-283. Recuperado en 08 de octubre de 2021, de
http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2073-
60612018000100018&lng=es&tlng=es
Pérez Carballo Veiga, Juan F. (2006). Control de la gestión empresarial. séptima edición.
Madrid: Libros profesionales de Empresa/ ESIC Editorial.
Rivas Márquez, Glenda (2011). Modelos contemporáneos de control interno. Fundamentos
teóricos. Observatorio laboral revista venezolana, 4(8), 115-136 [fecha de consulta
18 de octubre de 2021]. ISSN: 1856-9099. Disponible en:
Vega-de la Cruz. & Nieves, J. (2016). Procedimiento para la gestión de la supervisión y
monitoreo del control interno. Ciencias Holguín, 22(1), 50-68. [fecha de consulta 18
octubre de 2021]. ISSN: 1027-2127. Disponible en
26

8.manual Politicas CRISTIAN CAMILO YEPES MESA

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

8.manual Politicas CRISTIAN CAMILO YEPES MESA

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL DE POLITICAS DE CONTROL INTERNO DEL AREA CONTABLE

PARA LAS FACTURAS DE PROVEEDORES EN LA EMPRESA DOMINA

ENTREGA TOTAL S.A.S

CRISTIAN CAMILO YEPES MESA

Asesor: JACKELINE GUERRA GOMEZ

MG. En Ciencias: innovación en educación

Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria

Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas

Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas. Tecnológico de Antioquia Institución

Trabajo de Grado. Ciclos Profesionales

MANUAL DE POLITICAS DE CONTROL INTERNO DEL AREA CONTABLE

PARA LAS FACTURAS DE PROVEEDORES EN LA EMPRESA DOMINA

ENTREGA TOTAL S.A.S

CRISTIAN CAMILO YEPES MESA

Asesor: Jackeline guerra Gómez, contadora pública, MG. En ciencias: innovación en

Recibido (07 de noviembre de 2021)

El control interno es una mecanismo u actividades que direccionan la manera de

Este trabajo es de tipo cualitativo, la técnica utilizada fue la entrevista a la jefe

Palabras clave: control interno, aprobación de facturas, funciones, responsabilidades, toma

Keywords: internal control, invoice approval, functions, responsabilities, decision making.

En este contexto, para la empresa DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S es necesario

Por lo tanto, el objetivo principal de este proyecto de grado es crear un manual de

El presente trabajo se desarrolló basándose en el tema principal del control.

Finalmente, se realiza una identificación de las actividades con mayor riesgo y se

2. Antecedentes del problema

DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S, es una empresa colombiana ubicada en su sede

procedimientos, políticas y controles bien estructurados que respondan a las necesidades de

En la actualidad, en la empresa DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S se logra

3. Marco teórico, legal y conceptual

El manual de políticas de control interno para la empresa DOMINA ENTREGA

3.1 Teoría del control

“El control interno es un proceso efectuado por el consejo de administración, la

Referirse al concepto de equipo de trabajo requiere que: “Toda persona en el

El control surge de dos modelos organizacionales. Son dos escuelas que

3.2 Revisión de la literatura

A partir de la publicación del informe COSO, Estupiñán (2015) afirma que:

Ha resurgido en forma impresionante la atención hacia el mejoramiento del control interno

manejo de los recursos públicos o privados en cualquier tipo de organización. (p.3)

El modelo COSO plantea 5 componentes, los cuales le posibilitan a la administración

4). Informacion y comunicación: la informacion acerca del ambiente de control, la

Así pues, este componente contribuye a realizar un monitoreo constante y documentar

Vega y Nieves (2016) declara:

Figura 1. Componentes del control interno

Fuente: elaboración propia

Elaborar un manual de políticas de control interno para el área contable de la empresa

El control interno para el manejo de la aprobación de las facturas recibidas en el área

El problema de la aprobación de la factura no es algo nuevo, esta falencia ocurre a

El procedimiento relativo a la liquidación de una factura no es uniforme. Hay diferencias

Desde el anterior punto de vista, para el área de contabilidad es indispensable y

La elaboración del manual de políticas de control para la empresa DOMINA

El objetivo general se planteó diseñar un manual de políticas de control interno para

Los objetivos específicos se basaron en hacer un diagnóstico en el manejo del control

A continuación, se relacionan las preguntas utilizadas como técnica para la

1). ¿Cuenta la empresa con un manual de políticas de control interno para la

4. Análisis y discusión de resultados

Se realizo unas preguntas tipo entrevista a la jefe financiera y la contadora de la

Este manual conlleva a documentar la informacion, se analizó si hay actualmente un

Con respecto a la pregunta si la empresa cuenta con un manual de políticas de control

A continuación, se detallan las actividades realizadas por equipo de contabilidad

1. Recepción de facturación en el correo de compras de recepcionfe@domina.com.co

2. Verificación por el área de compras de los elementos, activos y servicios si

3. Envío de facturación al correo de contabilidad

Mas que hablar de debilidades, actualmente en la organización existe un gran equipo