INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“Catalina Buendía de Pecho”

DOCUMENTACIÓN MERCANTIL Y CONTABLE

DOCUMENTACION MERCANTIL

I. DEFINICION. es una rama de la contabilidad que se encarga de estudiar en forma técnica a

todos los documentos que van a intervenir en la actividad comercial, sirviendo de constancia
escrita para comprobar y respaldar las transacciones realizadas por las empresas.
II. CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Los documentos comerciales son clasificados en:

1. Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de

endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento. Ejemplo letra de
cambio, pagare, cheque, etc.
2. Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los
registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista
legal. Ejemplo recibos, facturas, vales, guías de remisión, nota de abono, nota de crédito, etc.

III. IMPORTANCIA

Son de suma importancia los documentos mercantiles, conforme surge de lo siguiente:

 En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada
operación, o sea sus derechos y obligaciones.
 Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de
comercio.
 Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
 Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad.
IV. USOS

Podemos destacar que la pretensión del documento mercantil no es otra que la de dejar constancia
escrita de una determinada transacción comercial, en aras de certificar los registros realizados en la
contabilidad, así como probar un hecho desde el punto de vista jurídico, por lo que podemos manifestar
que los Libros Contables no son más que un mero medio de prueba.

DOCUMENTACIÓN CONTABLE

I. DEFINICION. Documentar una operación significa emitir un comprobante que indique sus
características y valores, constituyéndose así en prueba y respaldo de la misma.
Se denomina formularios por qué consisten en una fórmula pre impreso en la que sólo hay que agregar
algunos datos para documentar la operación.
II. FUNCIONES

La documentación contable cumple las siguientes funciones:

a) Función contable: Brinda al sistema contable los datos necesarios sobre la operación que respaldan.
b) Función jurídica: Constituyen un medio de prueba escrito de las operaciones para ser utilizado en
situaciones controvertidas con terceros (juicios) o requerido por los organismos de control estatal

Documentació n Comercial y Contable

DOCENTE CPCC. Dina Sumari Alanya
 INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“Catalina Buendía de Pecho”

( laborales, impositivos, previsionales)
c) Función de control: permiten individualizar a las personas que intervienen en las transacciones,
determinando responsabilidades.

III. CLASIFICACIONES

A.- Según su origen:

1.- Propios: son los documentos emitidos por la empresa.

2.- De uso interno: se emiten para ser utilizados dentro de la empresa.  Ejemplo: Notas de Pedido,
Ordenes de Trabajo, Informes de Producción, etc.

3.- De uso externo: se emiten para entregarlos por operaciones realizadas con terceros. Ejemplo:
Venta, cobro, etc.)

4. - De terceros: son los emitidos por entes y recibidos en la empresa a los efectos de controlar y
registrar las transacciones realizadas (compras, pagos, et)

B - Según su efecto contable:

1 - Registrables: respaldan hechos u operaciones que generan una variación patrimonial y deben
registrarse. Ejemplo: documentación que respaldan las ventas, compras, pagos, cobros, etc.
2 - No Registrables: respaldan hechos u operaciones que no generan variaciones patrimoniales.
Ejemplo: Nota de Pedido a través de la cual el Departamento Administración le solicita al
Departamento Compras la adquisición de un escritorio.

Documentació n Comercial y Contable

DOCENTE CPCC. Dina Sumari Alanya