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Ms-Project 2003- -
Aplicado a la Construcción
Ms-Project 2003-2007-2010
Aplicado a la Construcción
Índice Pág.
Introducción.
1. Adaptar Microsoft Project a la empresa.
2. Pasos para programar el Proyecto. 1
3. Programación. 1
1 Programación en Gantt 20
1 1. Como crear y personalizar campos en Project 21
1 2 Dibujar la Carta Gantt 2
2 Programación CPM
3.2.1. Dibujar la Malla en Diagrama de Red
2 2 Creación de Plantillas personalizadas para Diagrama de Red. 7
2 2.1. Creación de Plantilla 1-CPM 7
3.2.2.2. Creación de Plantilla 2-CPM 2
3.2.3. Como mejorar la vista Diagrama de red 2
.- Programación PERT 7
.1. Pasos para Programar en PERT 7
.2. Análisis de las mallas Optimista y Pesimista
.3. Cambio de pesos de la fórmula de duración esperada (de)
Costos de un proyecto de construcción en Project
4.1. Hoja de recursos
4.1.1. Como ingresar recursos Mano de Obra
4.1.2. Como ingresar recursos Materiales 0
4.1.3. Como ingresar recursos Herramientas 1
4.1.4. Como ingresar recursos Maquinarias 2
4.1.5. Como ingresar recursos Subcontratos
4.2. Análisis de costos en Ms-Project
4.2.1. Construcción de Presupuestos para los estados del proyecto
4.2.2. Asignación de recursos a las actividades – Análisis de Costos 7
4.2.2.1. Análisis de costos en área 3 (vista de formulario) 7
4.2.2.2. Análisis de costos mediante opción Asignar recursos 7
4.3. Análisis de gráficos de recursos en Ms-Project 7
4.3.1. Análisis de gráficos de recursos con costo variable 7
4.3.2. Análisis de gráficos de recursos con costo fijo 2
4.3.3. Análisis de gráficos de recursos con filtro de Grupo
4.4. Informes de costos en Ms-Project 7
4.4.1. Informe de presupuesto de costos en Ms-Project
4.4.2. Informe de presupuesto de costos en Excel 101
4.4.3. Informe de presupuesto detallado en Ms-Project 10
4.4.4. Informe de flujo de caja en Ms-Project 10
4.4.5. Impresión malla de programación 107
5. Control de obras – Seguimiento del proyecto 110
5.1. Establecer línea de base del proyecto 110
5.2. Seguimiento del proyecto 112
5.2.1. Control de tiempos 11
5.2.2. Control de costos 11
.2.3. Revisión de los presupuestos del proyecto 120
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Dedicatoria
Dedicado a mi hijo Ignacio, trato cada día de ser más amigo tuyo y de que te sientas
cada día más orgulloso de tu padre, en esta nueva vida de Universitario que has
empezado.
Miro en tu vida y me veo yo, se de tus sueños que fueron mis mismos sueños, siento tus
penas como yo las sentí, miro tus pasos que fueron los que yo caminé en aquellos ayeres
de mi vida de Universitario.
Espero que te sientas tan orgulloso de tu padre como me siento yo de ti, te quiero hijo
mayor con toda mi alma.
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Introducción.
Este manual de Ms-Project aplicado a la Construcción pretende ser una ayuda
primero para todos mis alumnos principalmente de la Universidad del Bío-Bío. Concepción
Chile, mi alma mater, y de la Universidad del Desarrollo, y de la Universidad Federico
Santa María donde he tenido la fortuna de dictar clases. En segundo lugar para todos los
profesionales a los cuales he preparado en esta área tan apasionante de planificación de
proyectos considerando esta excelente herramienta, Ms-Project.
Ms-Project está abierto para un sinnúmero de posibilidades de planificación de
proyectos, y no todos relacionados con la ingeniería o construcción, sino muy variados y
diversos, de esta manera, como no había nada relacionado a esta área, la Construcción,
decidí realizar este manual con la experiencia en Ms-Project acumulada desde sus primeras
versiones, bueno el primer software de administración de proyectos fue en 1987 y una
versión DOS, luego en Windows use todas las versiones pasando por las mejores según yo
2003 y 2007, hasta está última versión 2010 (hasta ahora) que no me gusta mucho pues le
han quitado algunos complementos como el PERT y “Análisis de datos en Excel” aunque si
debo decir que programando se puede hacer una buena opción de PERT y según algunos
los informes visuales de Project 2007 y 2010 reemplazan la opción de análisis de datos en
Excel, yo no estoy totalmente de acuerdo, sin programación en Visual Basic y/o macros no
es posible obtener unas curvas de control o curvas S de comparación de datos actuales,
reales y previstos, de todas maneras muestro los pasos para generar curvas S y usar los
complementos para Ms-Project 2003 y como pasarlos a Project 2007. De la misma manera
muestro todos los pasos para generar curvas de control (Curvas S) para Project 2007 y 2010
sin necesidad de usar los complementos, mediante pasos resumidos para generar datos
desde Project a Excel y con estos graficar curvas de control, así como también los pasos
para usar una macro automática que diseñé para ser usada en las versiones 2007 y 2010
Respecto a la creación manual, este inicialmente fue una iniciativa de uno de mis
alumnos que escribió el manual, luego en virtud de la falta de un lenguaje más claro y de
que le faltaban varios pasos y explicaciones más detalladas, hoy lo he reescrito todo
considerando todas las necesidades de un proyecto de construcción, desde la concepción,
programación y costos, control o seguimiento del mismo hasta la formulación de estados de
pago.
En virtud de esto he decidido separar el manual en varios capítulos, primero todo lo
que concierne a cómo crear las mallas de programación en las técnicas más utilizadas, es
decir GANTT, CPM y PERT, luego el análisis de costos de las actividades, control y
estados de pago, detallado y relacionado todo con un ejemplo práctico, un simple muro de
albañilería pero que presenta todas las necesidades de cualquier proyecto, siempre digo “si
aprenden a realizar un proyecto de 10 actividades, podrán realizar un proyecto de 1000
actividades, todo dependerá de ustedes”
En este manual indico las diferencias entre las versiones 2003, 2007 y 2010, en
color negro lo común para los tres sistemas, en color azul lo particular para Project 2007 y
donde puede encontrar cada opción en el Project 2010 destacado con color rojo.
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a) En la opción Vista:
Símbolo: $ (símbolo de moneda del país respectivo)
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Para una mejor presentación de la Carta Gantt es necesario tener presente los
cambios o mejoras que producen las siguientes opciones:
Seleccionar la opción “Mostrar números de esquemas”
Muestra números de esquema para los proyectos, subproyectos y actividades, por
ejemplo si se ha creado un subproyecto o tarea resumen: Obra gruesa y este tiene
actividades se enumerarán de acuerdo al índice del resumen:
Obra Gruesa
1.1. Excavaciones.
El numero de esquema está relacionado con la sangría que tengan las actividades
(dependencia), situación que veremos más adelante en el manual y curso.
Seleccionar la opción “Mostrar tareas de resumen del Proyecto”
Es importante considerar la opción que Project nos muestre la tarea resumen del
proyecto, información global del proyecto, como duración total costo total, nombre
del proyecto, entre otros datos importante. Es necesario destacar que al estar esta
opción activa no es posible borrar todo el proyecto al seleccionar todas las
actividades en la carta Gantt, situación que se da cuando se pretende usar el archivo
como matriz para otro proyecto.
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Notas:
Todos los cambios que se realizan en Herramientas/Opciones son para los
proyectos futuros, y no olviden que Project al iniciar ya creó un proyecto (Project1), este
no tiene los cambios realizados, sugiero entonces, cerrar este proyecto y empezar con uno
nuevo, este archivo nuevo tomará todos los nuevos parámetros.
Se ha mencionado anteriormente el archivo Global.mpt, archivo muy importante
para un buen uso y provecho de los conocimientos y “guardar” estos conocimientos para
proyectos futuros, de tal manera se verá más adelante como guardar en el global: tablas,
campos, vistas, calendario y otros datos que será útiles en los siguientes proyectos que
deban programar.
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Las opciones son similares a 2003 y 2007, solo cambian de nombre, si es conveniente
activar la ficha de Programador, lamentablemente en Ms-Project 2010 no es posible tener
los mismos complementos del 2003, como la muy buena herramienta Análisis de datos en
Excel, ni siquiera tiene Análisis PERT, estos son los motivos porque YO no uso mucho
Ms-Project 2010, es una pena, no sé si esto se solucionará…
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Los pasos a continuación son solo para Ms-Project 2003, obviamente si usted tiene
Project 2007 ó 2010 puede saltarse este paso e ir directamente al capítulo 3.
Es importante que noten que si bien es cierto que anteriormente determinamos que las hora
de inicio era las 8:00 hrs de la mañana y la Hora de salida era las 18:00 Hrs, la figura 7 del
calendario laboral nos muestra la jornada de trabajo desde las 9:00 a las 13:00 Hrs y de las
15:00 Hrs hasta las 19:00 Hrs, esto es debido a que el proyecto fue creado antes de guardar
o prefijar en el global.mpt, desde un punto de vista académico o de aprendizaje es mejor
pues debemos saber cómo cambiar el horario para cada día de la semana.
Para configurar el horario de trabajo para toda la semana en Project 2003 seleccionar el día
lunes (la Letra L) y arrastrar hasta el viernes, luego cambiar el horario de jornada de la
mañana y tarde tal como se ve en la figura N°8.
Luego si seleccionamos cada día (no es necesario aceptar o salir del calendario), podemos
verificar que el horario de cada uno es jornada de la mañana 8:00 hasta las 13:00 Hrs y
jornada de la tarde de las 14:00 hasta las 18:00 Hrs
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Luego de esto es necesario indicar al Project los días feriados para que evite trabajar estos
días. Para esto seleccionar el día feriado y seleccionar la opción ,
continuar de la misma manera para todos los días feriados del año actual y siguiente,
considerando que a lo menos deben estar los feriados en el periodo que durará el proyecto.
Creación de Feriados
Consideraré el manual de Ms-Project como un curso y clase paso a paso, por lo tanto en
este punto guardemos nuestro trabajo como “Clase1-adaptar.mpp”, considerando que en
los puntos anteriores hemos aprendido a adaptar el Project a la Empresa.
Para Ms-Project 2007 los pasos para los cambios de semana corrida y feriados son:
Menú: Herramientas Cambiar Calendario Laboral al igual que para el Ms-Project 2003 pero
los pasos a seguir para los cambios son distintos, y estos pasos son iguales al 2010 pasos
que detallo más delante.
Para Ms-Project 2010 los pasos para los cambios de semana corrida y feriados son:
Menú: Proyecto botón Cambiar Tiempo de Trabajo.
Primero debemos cambiar el horario para cada día, es decir hora de entrada, colación y
salida, los pasos son distintos al 2003 pero si son los mismos para Project 2007 y 2010.
Los pasos son: 1 seleccionar la opción semana laboral, y luego 2 detalles y para cambiar
el horario de trabajo de todos los días hábiles seleccionar la opción: Establecer días(s)
en estos períodos laborables específicos y luego ingresar la hora de entrada en la mañana,
salida entrada en la tarde y salida tal como se aprecia en la siguiente figura.
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guardemos este calendario en el Global.mpt, para esto seleccionar del menú Herramientas
la opción Organizador y de este la opción Calendario:
Organizador - Calendario
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3. Generación de la Programación.
Luego de determinada la fecha de inicio del proyecto y la semana laboral y feriado
corresponde el paso a la programación propiamente tal. Se detallaran aquí los pasos para
generar una programación Gantt, en los siguientes capítulos se abordaran los pasos pasa
general una programación en CPM.
Nota: Realmente la programación que genera Project es una CPM, pues calcula fechas
más tempranas y más tardías para cada tarea, entonces estamos en presencia una CPM
en representación Gantt y en una CPM en representación nodo actividad (Vista
Diagrama de red).
Para lo que sigue de nuestro manual, les recuerdo haber comentado que desde mi
punto de vista la mejor manera de aprender y conocer un sistema (Project) es con la
comparación real o generación real de un proyecto. Para este efecto consideraré un
proyecto pequeño, un muro de albañilería, considerando también que los pasos son válidos
y los mismos para una actividad como para 100, para un proyecto de 20 tareas como uno de
1.000
Proyecto Muro de Albañilería.
Pilares 15x15
(TIP)
Cadenas 20x15
2 0
Especificaciones Técnicas:
1. Terreno no apto para usar
como moldaje.
2. Hormigones Estructurales H-
20, no estructurales H-
3. Considere emplantillado para
las fundaciones
4. Cadenas de 20x15 cm 4 fe 12
mm, estribo 6 mm cada 20 cm
00 5. Pilares de 15x15 4 fe 12 mm,
estribo 6 mm cada 20 cm
6. Sobre Cimiento 20x15 4 fe 12
mm, estribo 6 mm cada 20 cm
00 7. Considere su criterio en datos
20x15 faltantes (anote su criterio por
20 favor)
0
S/C 4 fe d 12 mm
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Programación en Gantt.
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Para ambos casos siempre es conveniente diseñar la tabla manualmente con los campos
que nos entrega Project y los campos que debemos personalizar. Este paso lo veremos más
adelante cuando creemos nuestras propias tablas.
Para nuestro caso personalizaremos los campos Cantidad y Unidad, los cuales son Número
y texto respectivamente.
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Campo personalizado
Tabla Configuración columnas Gantt
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Project utiliza el área 1 para “ver” tablas, de esta manera esta área se controla con el menú
Ver opción Tablas.
El área 2 es la carta Gantt propiamente tal o lo correspondiente a la escala de tiempo y
duraciones gráficas.
El área 3, se despliega con el menú Ventana opción Dividir o botón de la derecha en un
espacio en blanco de la malla y opción Dividir. Esta área se utiliza, entre otras cosas, para
asignar recursos a las tareas, situación que ya veremos más adelante.
Para Project 2010 el área 3 se despliega de las siguientes maneras: 1) menú Vista opción
Detalles o 2) botón de la derecha en un espacio en blanco de la Gantt y seleccionar del
menú Mostrar división.
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Para Project 2010 los botones de vincular tareas se encuentran en el menú Tarea, la
manera de cambiar los tipos de enlace y desfase entre tareas se realiza de manera similar a
Project 2003- 2007
No olviden que los programas de Windows son en base a objetos y por lo tanto los cambios
de estos objetos se pueden logar con botón de la derecha o doble click sobre dicho objeto.
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Una vez que tengamos listas todas las Tareas de nuestro proyecto Muro de Albañilería,
Figura 19. Se pueden realizar las dependencias entre actividades.
Para Project 2010 botón de la derecha sobre la actividad y seleccionar Insertar tarea.
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Si están haciendo el proyecto del muro de albañilería les sugiero guardarlo como “clase2-
Gantt mpp”
Los botones para aplicar sangría y anular sangría en Project 2010, están disponibles en el
menú Tarea.
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De esta manera es fácil ver la dependencia de las tareas en paralelo o confecciones pues
estas dependen del Camino Crítico.
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Procesos de Confecciones
Noten que se crearon las confecciones de moldajes juntas al igual que las de enfierraduras,
esto es debido que deben considerarse como procesos únicos, esto facilitará la vinculación
y el entendimiento de la malla.
Primero seleccionar todas las tareas del proceso de Moldajes y unirlas de la misma
manera realizarlo para enfierraduras. (Ver Figura 24)
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Para la solución a las siguientes preguntas, es bueno recordar que Windows y sus
programas trabajan en base a objetos, cada elemento y área de un programa de Windows es
un objeto y como tal tiene propiedades e información.
La respuesta a cuánto dura el proyecto total se puede obtener si activamos la casilla
en la opción Opciones del Menú Herramientas. (ver
Figura 1), si queremos aun mejorar más la carta Gantt activar de igual manera la casilla
.
Para las respuestas a las preguntas es bueno conocer o comentar lo siguiente:
Los objetos muestran sus propiedades y se pueden cambiar dando doble click en
este, su información con botón de la derecha, les sugiero investigar todo dando doble click
y botón de la derecha a todos los objetos, pero eso si… sin abusar
Pero bueno volvamos a las respuestas a las preguntas antes señaladas, para esto es
bueno conocer que en el área de la Gantt, el sector donde están las fechas es un objeto y se
llama Escala temporal y como tal tiene propiedades, den doble click sobre este y tendremos
la ventana Escala temporal. (Figura 28)
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pero para responder a las preguntas es mejor revisar la Etiqueta de la Unidad seleccionada
(Días), noten la gran variedad de etiquetas, seleccionen aquí 1,2,3,4 desde el comienzo,
noten también que en la parte inferior de esta ventana nos muestra como queda nuestra
escala temporal (carta Gantt) de acuerdo a la selecciones realizadas. Ver figura 29 con la
forma de la carta Gantt de nuestro proyecto.
En la opción Período no laborable es conveniente seleccionar
.
Nuestra Gantt
está casi lista, bueno
la verdad no creo que
nunca esté totalmente
lista, si cada vez
nuestra obra cambia,
la Gantt deberá
cambiar con ella,
pero por lo menos
asumamos que en
nuestra etapa de
“dibujo” o de
planificación está
“casi” lista
Es posible
mejorar el aspecto de
la Gantt cambiando la cuadricula, el estilo de la barra, dibujando líneas entre otras, para
esto hacer botón de la derecha en un espacio en blanco de la malla (Dije espacio en blanco
no sobre una barra de tarea), con esto se tiene el siguiente menú desplegable: Esto es
similar en Project 2010.
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Seleccionar en este Cuadricula y este por ejemplo para Filas de Gantt y Columna de nivel
inferior seleccionar una línea punteada, ver el resultado final de nuestra Carta Gantt en la
Figura 30.
Como siempre les sugiero investigar el resto de las opciones.
Todas las opciones del menú anterior que se mostró haciendo botón de la derecha en
un espacio en blanco de la carta Gantt también es el mismo menú Formato, entonces es
posible obtener los pasos anteriores yendo directamente a este menú.
Programación en CPM
Recordemos que les comenté que en estricto rigor lo que Ms-Project hace es una
CPM, y la representa mediante una Carta Gantt y una representación Nodo Actividad (para
más detalles de estas metodologías de programación ver mis apuntes: Programación Gantt-
CPM-PERT), lo anterior debido a que Project calcula siempre un camino crítico,
y calcula siempre las cuatro fechas o tiempo de todo sistema CPM, entonces
veremos ahora CPM en representación Nodo Actividad, que Ms-Project llama
Diagrama de Red.
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Para dibujar una tarea en la hoja o vista diagrama de red simplemente arrastre el
mouse creando un rectángulo, creemos la primera Actividad Trazado Fundación:
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CE Duración TE
Nombre Actividad
(Operación Elemento)
CL Holgura TL
Donde: CE= Comienzo más temprano TE= Término más Temprano
CL= Comienzo más tardío TL= Término más tardío
De acuerdo a la figura anterior diseñemos una Plantilla para nuestra tarea en Project
que nos muestre toda la información requerida.
Nombre Tarea Nombre Tarea
Cantidad Unidad CE TE
CE TE CL TL
Holgura Duración Holgura Duración
Plantilla Plantilla
Los pasos a seguir para configurar y crear una plantilla personalizada para las tareas
son los siguientes:
Menú Formato opción Estilos de Cuadro, o botón de la derecha en un espacio en blanco
de la malla, por favor ESPACIO EN BLANCO no es una actividad, esto lo repito pues
siempre me pasa con mis alumnos que igual hacen botón de la derecha sobre la tarea y esto
solo cambiará la tarea en particular y las siguientes serán creadas tal como estaba antes.
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Fijémonos aquí que las Tareas críticas y Tareas no críticas están creadas con la
plantilla Estándar, que es la que trae prefijada el Ms-Project, veamos el procedimiento para
crear nuestra plantilla, para esto presionen el botón: y en la ventana
Plantilla de datos, seleccionando la plantilla Estándar presionemos el botón y
en la ventana Definición de Datos presionar el botón , tenemos todo el
proceso y ventanas en la figura 33.
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Para este caso es más conveniente empezar desde la ventana Diseño de Celdas, esta
controla el tamaño (noten que Ms-Project inicia la plantilla Estándar en 180%), y la
cantidad de celdas por cada plantilla (máximo 4 columnas y 4 filas). El diseño inicial
elegido, considera 4 filas y 2 columnas, y considera para la primera celda el nombre de la
tarea y que este nombre ocupe ambas celdas lo que se logra con la opción
, para el tamaño de esta plantilla sugiero un 70 a
75%, luego de esto presionen en botón Aceptar con lo que tendremos la figura 34.
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En esta ventana, como ya hemos creado nuestra plantilla, y ya verificamos los datos
de esta presionar el botón Cerrar, y volveremos a la primera ventana Estilos de Cuadro,
noten que aquí podemos definir los distintos estilos para las distintas tareas de la malla, por
ejemplo Tareas críticas, Tareas no críticas, resumen, hitos, etc., nos interesan dos por el
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momento para las Tareas críticas y las Tareas no críticas en el menú desplegable Plantilla
de datos nuestra recién creada Plantilla1-CPM. (Ver Figura 37)
Si presionamos el botón aceptar se podrá ver que la Tarea creada inicialmente con la
configuración inicial de Project fue reemplazada por la plantilla creada por nosotros.
Ingresemos directamente los datos como la cantidad, unidad, y duración, no olviden
para la duración si queremos ingresar la letra de la duración seguida de la cantidad por
ejemplo para horas ingresar la letra “h”, “m” para minutos, “d” para días, “s” para semanas
y “ms” para mes.
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Si hemos creado ya la Plantilla 1, la número dos será sin duda más fácil, para esto realizar
los siguientes pasos:
De la ventana Estilos de cuadro (Ver figura 36), seleccionando la Plantilla 1-CPM,
presionar el botón Copiar.
En la ventana Definición de estilos de cuadros, cambiemos el nombre de la plantilla a
Plantilla 2 – CPM, y cambiemos los campos de acuerdo al esquema de la plantilla 2 visto
anteriormente.
Plantilla 2- CPM
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Hemos mejorado el cuadro de las tareas, usaremos para los siguientes pasos la
plantilla 1-CPM, estas aun siguen uniéndose con las líneas rectas y aun no es posible
moverlas manualmente o a algún lugar que queramos sin que Ms-Project las ubique de
acuerdo su esquema, para cambiar esto del Menú Formato seleccionar la opción Diseño.
(Ver figura 40)
Ventana Diseño
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Tenemos entonces dos archivos clase2-gantt en el cual el proyecto fue creado para
una vista Gantt pero que su vista Diagrama de Red (CPM Nodo actividad) está con algunos
problemas o falencias, y tenemos el archivo clase3-CPM que tiene una vista Diagrama de
Red personalizada y de acuerdo a nuestros requerimientos, la idea es pasar la vista de la
clase3 a la clase2, para esto utilizaremos el Organizador, cargar ambos archivos en
memoria y luego seleccionar del menú Herramientas la opción Organizador.
En Project 2010 presionar el comando Alt +H+O, o menú Archivo+ Información+
Organizador.
En esta ventana seleccionar la opción Vistas y en las ventanas para vistas
disponibles seleccionar en una de ellas la clase2.gantt y en la otra la clase3-CPM, tal como
se muestra en la figura 42, copiar desde la clase3 la vista Diagrama de Red a la clase2
mediante el botón , verificar que se tenga seleccionado el Diagrama de red y que sea en la
dirección correcta (clase3 a clase2), nos saldrá un mensaje de que ya existe un diagrama de
red en la clase2, aceptemos para que sea reemplazado por la vista de la clase3. Luego de
esto cerrar el organizador y verificar en la vista Diagrama de Red el resultado (Ver Figura
)
Nota : La vista que se desea reemplazar no debe estar activa o en pantalla, esto es como
queremos reemplazar la vista Diagrama de red de la clase2, esta no puede estar activa en
este archivo, para evitar este problema activen cualquier otra vista, por ejemplo Diagrama
de Gantt.
Nota2: Si la vista Diagrama de Red no está del todo “ordenada” utilizar menú Formato
Diseñar ahora y la malla se redibujará.
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Si ponen un poco de atención notaran que los cuadros de las Tareas resumen aun
están más grandes que las tareas críticas y no criticas, esto es fácil de solucionar, pues basta
con seleccionar para todas las tareas resúmenes la Plantilla 2- CPM o simplemente
disminuir el tamaño del cuadro de la actividad.
Para cambiar a la Plantilla 2, en menú Formato opción Estilos de cuadro, seleccionar en
la ventana Configuración de estilos para: Resumen del proyecto, Tareas de resumen
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Para terminar esta parte es conveniente guardar este trabajo como clase3-Gantt-
CPM así recordaremos que en nuestro proyecto están bien diseñadas las vistas Diagrama
de Gantt y la Vista Diagrama de Red, el siguiente paso a seguir en nuestro proyecto es
realizar un análisis de costos de cada tarea.
Es importante destacar que hemos “copiado” la vista “Diagrama de red” solo entre
archivos, si se crea un archivo nuevo, este tendrá aun la vista Estándar, entonces si
queremos que siempre el diagrama de red sea dibujado con nuestras plantillas se debe
copiar esta vista al Global.mpt así cuando creemos una tarea esta será creada con la
plantilla personalizada. Para esto en el Organizador (Ver figura 43) seleccionar en una de
las áreas el proyecto clase3-Gantt-CPM y en la otra Global.mpt y con el botón
, copiar en la opción el Diagrama de
Red desde la clase3 hasta Global.mpt.
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. Programación PERT
do 4dm dp
de ; para esta fórmula PERT estima una probabilidad de un 50%
6
Para realizar una programación PERT en Project se deben seguir los siguientes pasos:
1) Verificar y/o activar la barra de herramientas PERT, esto en Menú Ver – Barra de
Herramientas y verificar que esté la opción Análisis PERT con un tick y si no está,
activarla, con lo que pondrá esta barra en el área de barra de herramientas.
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Entrada de Duraciones
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Luego de presionar el botón Modificar, en la siguiente vista dar doble click a la palabra
Esperada y en la siguiente ventana cambiar la palabra Esperada por Media, y presionar el
botón Aceptar, después de esto guardar la modificación en el menú Archivo- Guardar,
luego seleccionar Archivo y Salir. Verificar que se hayan realizado los cambios.
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Noten aquí la columna Duración que tiene las mismas duraciones de la CPM, recuerden
que usamos el mismo archivo, y aun no hemos calculado.
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Noten que la duración total del proyecto ha cambiado respecto al programa en CPM, si bien
es cierto es poca la variación esto se debe a que el proyecto es pequeño y solo hemos
ingresado datos probabilísticos a 5 actividades, pero la función principal de esto es que
aprendan a usar la metodología PERT en Ms-Project.
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Veamos ahora la malla y las distintas GANTT que realiza esta metodología.
El diagrama de Red ahora se ha calculado con la duración esperada, pero también Project
presenta otras herramientas como la Gantt Optimista, Gantt esperada (qué realmente es la
media), y Gantt pesimista.
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Sin duda alguna todo constructor (o empresa constructora) estudia (o realiza) los
proyectos para ganar dinero, no creo que alguien diga que no, pues bueno bajo este
entendido es bueno administrar el dinero gastado de buena manera para tener utilidades,
una buena planificación (de tiempo y costos) y un buen control de los mismos hará que se
cumplan los objetivos planteados.
No explicaré acá el proceso de estudio de costos en extenso, pero si es necesario
aclarar conceptos y una breve introducción, pues si bien es cierto Ms-Project es una
herramienta, y una muy buena herramienta, esta no piensa, no hace los estudios, quien debe
tener claros los conceptos y pasos y quien es responsable ante todo es el evaluador
(Constructor, Ingeniero, Arquitecto o quien sea el profesional responsable), nunca deben
culpar al sistema (Ms-Project) de los problemas, entonces para evitar problemas (o
disminuirlos) hagan buenos estudios.
En general el estudio de presupuesto estimativo consta de pasos importantes, como
la cotización de recursos, análisis de costos y generación de presupuesto.
Es importante aclarar las diferencias entre: Análisis de Precios Unitarios, Análisis de
Costos Unitarios, Análisis de Precios y Análisis de Costos.
Primero veamos la diferencia entre Precio y Costo:
Precio es el valor de venta del producto o servicio, es el valor de venta del proyecto o de la
partida, el precio de venta necesariamente considera el costo del producto.
Costo: Es cuando nos cuenta el proyecto o cada partida en particular.
Si en construcción consideramos el Costo como nuestro Costo Directo (el costo que nos
genera la obra o partida) y a este le agregamos % de Gatos Generales (directos e
indirectos), % Gastos Financieros, % de Utilidades y % de IVA, sumando todo estos
valores se obtiene el Precio de venta.
Entonces, aclaradas las diferencias (o similitudes) entre Precio y Costo, continuemos con
los siguientes conceptos:
Análisis de Costos Unitarios: Es el estudio de costos (no olviden que los precios
consideran necesariamente los costos) a nivel de unidad de producción (de aquí porqué se
dice Unitario), en Construcción no todo debe (o puede) estudiarse de un punto de vista
unitario, por ejemplo si consideramos un metro cúbico de hormigón de cimientos, este es
igual al siguiente metro cubico y al siguiente y así todos los metros cúbicos son iguales, de
esta manera podemos asumir que todos los recursos (materiales, maquinarias y mano de
obra son proporcionales a cada metro cubico y las cantidades son iguales para todos estos),
entonces en cada partida en que todas las unidades de estudio sean iguales es posible
realizar un estudio unitario, es decir al estudiar el costo de una unidad este puede ser
asumido para todas las unidades a producir.
Análisis de Precios Unitarios: Es similar al estudio de Costos Unitarios, es decir es la
determinación de las cantidades de recursos (materiales, maquinas herramientas y mano de
obra) a nivel de unidad de producción, pero a estos costos se le deben agregar otros gastos y
utilidades y los impuestos para obtener el precio final de venta desde el punto de vista de la
unidad a producir o vender.
Análisis de Precios Unitarios= Análisis de Costos Unitarios +%Gastos Generales+%
Gastos Financieros+% Utilidades +% Impuestos
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Análisis de Costos: Cuando el estudio de costos no se puede hacer para la unidad o cuando
las unidades a estudiar son distintas entre sí se debe estudiar la totalidad de la partida y
calcular la cantidad total de recursos, y el costo total se divide por la cantidad de la partida
a ejecutar para obtener el costo por unidad.
Un ejemplo de unidades distintas es la partida “Trazado y replanteo”, el metro lineal de un
esquina es distinto a un metro lineal central, no todos los metros lineales de trazado tienen
la misma cantidad de niveletas (materiales), por lo tanto si estudiamos un metro lineal de
una esquina y obtenemos los recursos para este (rendimiento por metro lineal) para obtener
la cantidad total de recursos (o costos) no es válido multiplicar este valor por la cantidad
total de metros lineales, pues el resultado estará errado.
De la misma manera otro ejemplo es el recubrimiento de muro de madera por medio de
tableros si se quiere hacer una buena utilización de los tableros.
Análisis de Precios: Similar al análisis de costos pero se incorporan al estudio los valores
de gastos generales, financieros, utilidades e impuestos, considerando obviamente que el
estudio debe hacerse por la cantidad total de la partida.
En Ms-Project el estudio utilizado es Análisis de Costos, pues no debemos olvidar que
cuando se administra un proyecto se administran los recursos y costos directos de obras, al
realizar el estudio de esta manera se obtendrán también las cantidades de recursos
necesarias para un determinado tiempo, para de esta manera considerar las ordenes de
pedido de materiales, punto que tocaremos más adelante.
De todas maneras si como comenté el estudio debe ser realizado por Análisis de Costos,
es decir total por partida, siempre está presente el estudio unitario, si un evaluador tiene
ya realizado análisis de costos unitarios por partida bastará multiplicar por la cantidad
de obra para obtener la cantidad de recurso total a ingresar al Ms-Project. De otra
manera si se tiene el estudio de recursos y costos totales, para obtener el costo unitario
bastará entonces dividir por la cantidad total.
Generación del:
Generación de:
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Para mejor entendimiento y recordar los puntos tratados mostraré un Formato de Análisis
de Precios Unitarios donde detallaré gráficamente los puntos anteriores. (Ver figura 57)
OBRA: Si el análisis es Unitario, la
cantidad es “1”, en caso
PARTIDA: contrario es el total de la
actividad
Cantidad de Obra: Unidad:
Si el análisis es
A. Materiales Unitario, la cantidad
Recurso Unidad Cantidad Unitario Total es Rendimiento por
unidad de
producción, en caso
contrario es el total
de la actividad
Total A
Unitario A
B. Máquinas y Herramientas
Recurso Unidad Cantidad Unitario Total
Total B
Unitario B
C. Mano de Obra
Recurso Unidad Cantidad Unitario Total Es el total de Costo
directo de la
Actividad
Si las cantidades son
totales por partida, Sub. Total C
los unitarios se % Leyes Sociales
obtienen dividiendo Total C
por el total de la Unitario C
partida. D Total Costo Directo (A+B+C)
Para obtener el
Total Costo Unitario Directo
Precio de venta se
D. __% Gastos Generales le suman al costo
E. __% Gastos Financieros directo estos
F. __% Utilidades valores.
G. __% Impuestos IVA
Total Precio Partida
Total Precio Unitario partida
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Para entender esta sección crearemos algunos recursos particulares para el muro de
albañilería paso a paso con el fin de entender cada columna de esta sección.
Veamos los pasos para Ingresar el recurso Carpintero de 1ra, que consideramos en el
trazado y replanteo del muro:
En Ms-Project 2010, todas las columnas están prefijadas como filtro, es posible
entonces seleccionar los datos de acuerdo al criterio que desee el usuario.
Recurso: Maestro Carpintero de primera, con costo de $15.000 diario (incluidas las leyes
sociales).
En la columna Nombre del Recurso: Carpintero 1ra (día), se ingresa el nombre del
recurso y entre paréntesis la unidad de consumo o producción.
En la columna Tipo: Trabajo. Se selecciona Trabajo para todos los recursos que
dependen del tiempo como Mano de Obra, Maquinarias. Se selecciona Materiales para
todos los recursos que no dependen del tiempo como Materiales, Herramientas, Tratos. Se
selecciona Costo, cuando el recurso es un costo asociado a la actividad.
Yo particularmente prefiero seleccionar Material para las Herramientas con costo fijo o
depreciadas por producción (que no sean arrendadas pues estas dependen del tiempo y
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entonces su tipo debe ser Trabajo), de la misma manera prefiero para Tratos seleccionar el
tipo Material en vez de Costo, pues también la columna Tipo condiciona la columna Tasa
estándar y para Tratos al seleccionar Material es posible ingresar un costo por unidad de
producción.
Columna Etiqueta de material: Ms-Project solo tiene esta columna habilitada solo para
recursos que no dependen del tiempo, no entiendo realmente el motivo de no dejarla
habilitada para los otros recursos, pero bueno es así.
La columna Iniciales: es una columna que no le veo mucha utilidad la verdad y que
siempre la elimino de la tabla, para esto posicionar el cursor en el nombre de la columna y
presionar la tecla suprimir o botón de la derecha y seleccionar Ocultar columna, ambas
opciones no borran el campo ni la columna solo la ocultan de la tabla.
En la columna Grupo: Mano de Obra, se ingresa el grupo al cual pertenece el recurso
en cuestión, la idea es crear tantos grupos como sea necesario, por ejemplo (mano de obra,
maquinarias, herramientas, tratos, materiales).
En la columna Capacidad máxima: 1, Ms-Project inicialmente asume 1, Capacidad
máxima se relaciona con la cantidad de recursos que se dispone para realizar la obra, esto
obviamente esta solo relacionado con los recursos que dependen del tiempo (Mano de obra
y Maquinarias) pues tener más o menos de estos recursos condiciona la duración de la
actividad, en cambio los materiales no se pueden restringir ni cambiar la cantidad
determinada por la cubicación o por las especificaciones técnicas.
Si al inicio de la planificación de la obra se sabe o está condicionada la cantidad de
algunos recursos (mano de obra y/o maquinaria) se debe ingresar para que Ms-Project nos
indique si el recurso esta sobreasignado (recursos con texto rojo), también es posible que
no se sepa la cantidad de recursos y se utiliza la propia programación del proyecto y la
asignación de recursos para que nos indique la cantidad de recursos requerida para la
materialización del proyecto. (Este punto lo volveré a tocar más adelante cuando
realicemos análisis y gráficos de recursos).
En la columna Tasa estándar:15000/d, se ingresa el costo del recurso de acuerdo a la
unidad de consumo o de pago que consideremos, en este caso se ha considerado $15.000
por cada día de trabajo (15000/d), al igual que la duración si el costo es por minuto agregar
al costo /m, /h si es por hora, /s si es por semana y /ms si es por mes. Para el caso del
Carpintero 1ra como en la columna Tipo se seleccionó Trabajo Ms-Project condiciona la
columna Tasa estándar para ingresar costos por unidad de tiempo. Cuando en la columna
Tipo se selecciona Material Ms-Project condiciona la columna Tasa estándar para ingresar
costos por unidad de producción o de consumo.
Los costos ingresados para la mano de obra son con leyes sociales, y los costos de
materiales son costos netos, no olviden que un administrador de proyectos en la
planificación considera costos directos.
En la columna Tasa horas extra : Se ingresa el costo de la hora extra. Cada
administrador de proyectos podrá tener su propia metodología o sistema de trabajo, pero yo
utilizo las horas extras cuando el proyecto está ya desarrollo y como una herramienta para
suplir atraso.
En la columna Costo/uso: Se ingresa un costo asociado por cada vez que se usa el
recurso para el caso de recursos con costos fijos solo se asigna una vez independiente de la
cantidad asignada, por ejemplo si se asignan 100 ladrillos a una actividad el costo por uso
se asignaría una sola vez. Si el recurso tiene costo variable por ejemplo maquinaria o mano
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de obra el costo por uso se asigna cada vez que se asigna un recurso, es decir si se asignan 2
carpinteros de 2da a una actividad el costo por uso se asignara dos veces a la actividad.
En la columna Acumular: Prorrateo, esta columna es importante para que Project
construya el Flujo de Caja y de acuerdo a este campo se determine en que periodo del flujo
de caja considera el costo del recurso. Se selecciona Comienzo para los Materiales y
Herramientas, se selecciona Prorrateo para los recursos que dependen del tiempo es decir
Mano de Obra y Maquinarias, y se selecciona Fin para los subcontratos.
En la columna Calendario: Estándar, inicialmente Project asume para todos los
recursos que dependen del tiempo el calendario estándar (recordemos que ya hemos
cambiado la semana laboral y los feriados del calendario), es posible también luego de
crear los recursos que dependen del tiempo (mano de obra y maquinarias) configurar un
calendario particular para cada uno de estos.
En la columna Código: Es posible ingresar en esta columna un código para cada
recurso de acuerdo a la codificación de cada empresa o de su sistema de presupuesto
particular.
Para todos los recursos mano de obra se deben seguir los mismos pasos y reglas vistas
anteriormente.
Recurso: Pieza de Pino bruto de 1”x ”x ,2 mts, con costo neto de $1000 la pieza
Nombre del Recurso: Pino B. 1x4x3,2 mts (pza)
Tipo: Material
Etiqueta de material: pza
Grupo: Materiales
Capacidad máxima: los recursos materiales no pueden están restringidos, de acuerdo a
esto no es posible en Ms-Project cambiar o ingresar una cantidad máxima.
Tasa estándar: 1000, recuerden que el valor ingresado acá debe ser el valor neto.
Tasa horas extra:
Costo/uso:
Acumular: Comienzo, los materiales desde el punto de vista de administrador de
presupuesto de costo directo, deben ser considerados para el período inicial del flujo de
caja, es decir al comienzo.
Calendario base: Los recursos que no dependen del tiempo no tienen asignado
calendario.
Código:
Todos los materiales deben ser ingresados bajo los mismos principios considerados en los
puntos anteriores.
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Recurso: Carretilla 90 lts, Costo unitario con rueda de goma $22 000.
Este recurso se puede considerar de dos maneras en el análisis de costos:
Primero considerando su valor por unidad de producción, para esto debemos
depreciar esta herramienta, necesitamos entonces además de su costo, la vida útil de la
carretilla, esta puede ser estipulada en tiempo o en producción que es el caso de la
carretilla, ahora cuanto produce la carretilla en su vida útil?, esto sin duda nos lo debe
entregar el fabricante o la experiencia en terreno, yo asumiré una vida útil de 100m3, pero
por favor no consideren este valor como algo real es solo con fines académicos y puede
estar muy errado de la realidad solo es solo con los fines estipulados.
Si no consideramos un costo residual el valor del costo de producción es:
Costo $22.000
$220 / m3
Vida _ útil 100m3
Segundo considerando el costo por unidad de carretilla, para esto al asignar se debe
tener la precaución si esta herramienta se consume totalmente en la actividad que se asigna
o es solo un porcentaje de la vida útil, por lo tanto también en esta manera de asignación
está presente el concepto de vida útil.
Caso uno por unidad de producción:
Nombre del Recurso: Carretilla 90 lts (m3)
Tipo: Material
Etiqueta de material: m3
Grupo: Herramientas
Capacidad máxima:.
Tasa estándar: $220.
Tasa horas extra:
Costo/uso:
Acumular: Comienzo.
Calendario base:.
Código:
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La hoja de recursos debe contener a lo menos todos los recursos que se usarán en el
proyecto (con sus costos unitarios), es posible utilizar Excel para copiar desde Project o
viceversa para facilitar esta labor, yo sugiero siempre utilizar un archivo aparte como base
de datos de recursos y que este sea utilizado en todos los proyectos, actualizando sus datos
en Excel mediante fórmulas de actualización de precios mediante el IPC o cualquier
metodología de actualización de precios que utilice el administrador de proyectos.
Al tener esta base de datos es posible copiar los recursos de esta al proyecto que se
estudie. Para este efecto consideraré una base de datos con 27 recursos llamada
recursos27.mpp y es un archivo de Project que solo tiene estos recursos, se carga este
archivo se seleccionan todos, presionar el botón copiar recursos (o control +C), luego en el
archivo “Clase4-Recursos” pegar la selección, como en nuestro proyecto tenemos ya
recursos creados se pueden duplicar algunos, para tal efecto es necesario borrar los
duplicados para evitar problemas al asignarlos a las actividades, de esta manera nuestro
proyecto ya tiene una base de datos de recursos para iniciar el análisis de costos (Ver
Figura ).
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El análisis de costos debe ser hecho para cada actividad de la programación (Ver
figura Pasos para Análisis de Costos), y este es posible hacerlo en varias vistas como:
Diagrama de red, Gantt, y Gantt de seguimiento entre otras, yo prefiero inicialmente utilizar
el Diagrama de Gantt, esta tiene varias ventajas y la principal radica en la posibilidad de ver
las tablas (donde visualizaremos el presupuesto), además del análisis de costos.
Utilizaremos el archivo clase4-recursos.mpp, para los pasos siguientes.
El diagrama de Gantt que inicialmente está dividido en dos áreas es necesario crear
el área (para Ms-Project Vista de formulario), de ingreso de datos de recursos y costos
esto mediante el menú Ventana opción Dividir. (Ver figura 60).
En la figura 60, el área 1 corresponde al área de tablas y se controla en el menú Ver
opción Tablas
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Nota: Esta área que ahora utilizaremos para el análisis de costos, veremos más
adelante que tiene muchos otros usos, como gráficos de recursos, usos de tareas o de
recursos entre otros.
Antes de describir como se hace el análisis de costos en Ms-Project creo que es
conveniente recordar algunos puntos respecto a los estados de todo proyecto de
construcción, esto es necesario para poder realizar los distintos presupuestos para cada
estado de nuestra obra.
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nuestra necesidad, de la misma manera con color negro los campos que Project ya los tiene
creados del tipo que se requiere en el presupuesto.
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Este campo tiene fórmula, pues Ms-Project no calcula el precio unitario, pero
tenemos el Costo total de la actividad en el campo costo y tenemos el valor de la cantidad
actual en el campo personalizado número1, construyamos la fórmula mediante el botón
Fórmula de acuerdo con los siguientes pasos:
Primero en base a selección de campos, mediante el botón
seleccionemos el campo Costo, a continuación seleccionar el símbolo de división “/”,
luego mediante el mismo botón seleccionemos la opción Número luego Número
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De esta manera cuando el valor de la cantidad sea mayor que cero efectuará la
división [Costo]/[Cantidad], para todos los otros casos considerará un cero en el valor del
unitario. Con esto tenemos personalizados todos los campos de la tabla “Presupuesto
Actual”
b) Campos personalizados para “Presupuesto Real”
Personalizaremos los campos de la tabla “Presupuesto Real” en esta solo nos resta
personalizar la columna “Unitario real” mediante el campo Costo2:
En la ventana Campos pers. Primero seleccionemos el Tipo: Costo, y de los campos
seleccionemos el campo Costo2 luego mediante el botón Cambiar nombre cambiemos el
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Para crear una tabla en Ms-Project del menú Ver seleccionar la opción Tabla: y de
esta la opción Mas Tablas con esto tendremos la ventana Mas Tablas (Ver Figura 70),
guardemos el trabajo como Clase 4-Presupuestos.
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Para crear esta tabla seguiremos los pasos aprendidos anteriormente, pero esta vez nos
será más útil copiar la tabla ya creada, para esto mediante el botón copiemos
la tabla de Presupuesto Real cambiemos el nombre de la tabla a Presupuesto Previsto y
activemos el check list .
Como el presupuesto previsto tendrá todos los valores de costos y cantidades
presentadas al mandante, es decir son los valores que no deben cambiar (a menos que hayan
aumentos de obra) con estos nos debemos comparar para determinar las variaciones
posibles, debido a esto los campos son particulares y específicos para este presupuesto,
construyamos entonces el Presupuesto Previsto de acuerdo al diseño del punto 4.2.1.1 c,
reemplazando los campos respectivos.
Reemplazar el campo Cantidad por Cantidad prevista, borrar el título Cantidad real.
Reemplazar el campo Unitario real por Unitario previsto.
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Reemplazar el campo Costo real por Costo previsto. Luego de presionar el botón Aceptar,
se crea la tabla y aparecerá en el listado y la podemos Modificar si es necesario (Ver
Figura 7 ).
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Todos estos presupuestos están vacios pues no hemos aun realizado el análisis de
costos, recordemos que inicialmente los valores estarán en el Presupuesto actual, entonces
activemos este en el área de tablas de la vista Gantt mediante las opciones antes vistas.
Para hacer el análisis de costos tenemos dos maneras en Ms-Project y estas son:
1ro En el área 3 (vista de formulario) (Ver Figura 63) y 2do con menú Herramientas
opción Asignar recursos, veamos más en detalle ambas maneras:
Es importante tener claro los conceptos de análisis de costos, no hago este manual
para enseñar costos, pero de todas maneras relacionaré conceptos básicos y esenciales para
los pasos futuros de este manual.
Para hacer el análisis de costos es importante tener claro los recursos que se
utilizaran, las cantidades, rendimientos, y obviamente los costos unitarios de estos, este
último punto ya debe estar definido en la hoja de recursos.
Lamentablemente muchos analistas utilizan análisis de costos (unitarios) de otras
empresas o de manuales que entrega el “mercado de la construcción”, y mucho más
lamentable es aun que los utilizan sin cambios, entiendo que si no se tiene experiencia se
utilice algún análisis sin cambios o con cambios mínimos pero luego es OBLIGATORIO
(profesional y/o moral) hacer sus propios estudios para sus obras u proyectos, luego de esto
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la experiencia hará mejorar los estudios, tener base de datos de rendimientos, considerar
factores influyentes, entre otros puntos.
Solo haré un estudio más acabado del análisis de costos con una o máximo dos
actividades para mostrar de manera más detallada que los estudios “reales” de costos
pueden ser realizados con la misma “realidad” en Ms-Project.
Para hacer un análisis de costos primero debemos hacer un diseño de la actividad,
yo sugiero dibujar o diagramar esta actividad, todos los constructores tenemos o tuvimos
clases de dibujo es decir no nos debería costar “dibujar” en papel esta actividad, o los más
avanzados en CAD o algún programa de dibujo.
Actividad a estudiar: Trazado fundacion, Cantidad: 6 ml.
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Para que Ms-Project calcule los costos debemos presionar el botón Aceptar, o
cambiar a otra actividad o realizar una operación distinta, luego de esto los botones
Aceptar y Cancelar se cambian a Anterior y Siguiente respectivamente. (Ver Figura 79)
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Antes de continuar creo necesario explicar cómo Ms-Project calcula los costos.
Calculo Costos variables, (Mano de Obra, Maquinarias) es decir todos los costos que
dependen del tiempo, se calculan de acuerdo a la siguiente fórmula:
Costo variable= Cantidad Recurso x Costo Unitario Recurso x Duración Actividad.
Ejemplo: Costo Carpintero 1ra= 1 x $15.000/día x 2 horas = $
Recordemos que hemos considerado 9 horas diarias, entonces el costo por hora es
$1 000 $1 , 7, pero de este cálculo no debemos preocuparnos Ms-Project lo hace y
efectúa los cálculos de los costos para cualquier unidad de tiempo.
Calculo Costos Fijos, (Materiales, Herramientas, Tratos) es decir todos los costos que no
dependen del tiempo, estos se calculan de acuerdo a la siguiente fórmula:
Costo Fijo= Cantidad Recurso x Costo Unitario Recurso.
Ejemplo: Costo Pino B 2”x2”x ,2 mts 1 x $1000 $2 000
De la misma manera se calculan todos los costos. El costo total directo de la
actividad está en el campo Costo, esto se puede ver reflejado en el Presupuesto Actual, el
resto de los análisis pueden ser hechos de la misma manera, pero veamos otra posibilidad
de realizar costos que nos ofrece Ms-Project.
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Para asignar recursos en esta ventana, buscarlos en el listado (que es el listado que
hemos generado en la Hoja de recursos), la búsqueda es distinta a la realizada en el área 3,
no es posible buscar al escribir el nombre en el listado pues esto borrará el recurso y será
reemplazado por el que pretendemos buscar, veremos más adelante como podemos hacer
para disminuir este listado o como se pueden utilizar filtros.
Consideraremos para la Actividad Excavación fundaciones los siguientes recursos:
1 jornal, Carretilla y Pala; no consideraremos entibaciones para estas excavaciones por lo
tanto no se asignaran maderas.
Actividad: Excavación fundaciones, Cantidad: 3,1 m3
Para el caso del Jornal buscarlo en el listado y en la columna Unidades asignar 1,
luego presionar Enter o el botón Asignar, el recurso asignado se ubica al inicio del listado
con un tick lo que indica que está asignado a la actividad, el costo del recurso es calculado
automáticamente y asignado al área 3, .
Recordemos que las herramientas las podemos asignar como unidad de producción
o unidad de recursos (ver punto 4.1.3), entonces la asignación de la carretilla y pala debe
ser efectuada bajo estas consideraciones, considerare la carretilla por producción y la pala
por cantidad de recurso.
Para el caso de la carretilla tenemos dos recursos creados, Carretilla (m3) para
producción, y Carretilla (unidad), si es asignada por producción debemos asignar la
cantidad de acuerdo a la actividad es decir 3,1m3 en la columna Unidades de la ventana
Asignar recursos. Esto quiere decir que la carretilla debe producir o desgastarse un total de
3,1 m3 y el costo a cobrar debe ser consecuente con esto.
La pala también está creada como producción y como unidad de recurso, utilizaré
para este caso la asignación por unidad, en este caso se debe tener presente la vida útil que
hemos considerado en la creación de la Hoja de recursos, consideré una vida útil de la pala
de 100m3, esto es solo con fines académicos, la cantidad que ustedes deben considerar debe
ser la que les detalla el fabricante o la que han medido mediante la experiencia en sus obras.
Entonces la asignación de la pala por unidad es 3,1/100=0,031.
Muchos profesionales del área de la construcción consideran todas las herramientas
en gastos generales y no en el análisis de costo de la actividad que los consume, como dije
anteriormente no es función, ni mi intención enseñar análisis de costos, pero yo considero
siempre las herramientas en el análisis de costos de la actividad para obtener el real costo
de esta. (Ver Figura 81)
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Una de las ventajas de la ventana Asignar recursos, es que permanece activa para
asignar en otras actividades, y que podemos asignar en varias actividades a la vez, si se
consideran los mismos recursos, por ejemplo para todas las colocación y los retiros de
moldajes consideraré el Carpintero 1ra y el Jornal, sin cerrar la ventana Asignar recursos
con la tecla Control presionada seleccionemos todas las actividades de colocación y retiro,
luego de esto asignemos 1 Carpintero 1ra y 1 Jornal, tal como se muestra en la Figura 82.
Noten en la ventana de recursos que no muestra costos sino dos guiones, esto es
debido a que el costo total de mano de obra considera la duración de la actividad, por lo
tanto en la asignación a varias actividades los costos variables pueden ser distintos entre
estas.
Para el caso de las colocaciones de moldajes si se consideran otros recursos,
materiales por ejemplo, estos se asignaran de manera particular para cada actividad. Es
posible que algún evaluador de costos considere todos los recursos en la actividad de
fabricación y en colocación y retiro solo la mano de obra, para este caso no será necesario
ingresar más recursos.
Asignaré a la actividad colocación de moldajes de cimientos fundación, los recursos
restantes, las cantidades asignadas deben estar cubicadas considerando vuestros
rendimientos, yo asignaré cantidades arbitrarias.
Para esto seleccionar con el cursor esta actividad (con esto se deseleccionan las
restantes).
La ventana Asignar recursos, presenta más ventajas como por ejemplo filtro de
recursos, si se tiene una base de datos de muchos recursos y resulta “molesto” buscar en el
listado, entonces es útil el filtro, para esto presionar , y activar la
opción Filtrar por, y seleccionar la opción Grupo donde escribamos el nombre del grupo
de recursos que queremos que filtre el listado, para este caso escribamos Materiales con
esto solo mostrará los Materiales además de los recursos ya asignados. (Ver Figura 83).
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Cantidades de recursos
No Actividad Cantidad Carpintero Jornal Pino Pino Clavo Clavo
1ra 1x4 2x2 ” 3”
Conf. Moldaje cimiento 8,6 m2 1 1 10 7 0, 0
Conf. Moldaje s/c 3,0 m2 1 1 , 2, 0,2 0
Conf. Moldaje pilares 3,9 m2 1 1 , ,2 0, 0
Conf. Moldaje cadenas 8,6 m2 1 1 10 7 0, 0
Tabla Cubicación de recursos para actividades de Confección de moldajes.
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Para el resto de las actividades podemos seguir cualquiera de los dos métodos vistos
anteriormente, es decir asignar recursos mediante el menú desplegable en el área 3, o
asignarlos por medio de la ventana Asignar recursos.
También es posible que tengan algunos proyectos donde se han estudiado los
análisis de costos de actividades similares, que pueden tener las mismas cubicaciones y los
mismos recursos, o pueden tener cantidades de obras distintas y por consiguiente
cantidades de recursos distintas, considerando que la cantidad de recursos que se debe
ingresar debe ser consecuente con la cantidad de obra de cada actividad.
Para enseñarles cómo pueden copiar los análisis de costos de otros proyectos,
considerando el supuesto que ustedes puedan tener proyectos ya estudiados con actividades
similares y que además en la construcción el tiempo es oro (aunque creo que en todo orden
de cosa lo es), y todo lo que podamos hacer para economizar este recurso tan escaso y
valioso es bienvenido, les enseñaré el famoso “copiar – pegar” en Ms-Project.
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Bueno yo por esas casualidades de la vida tengo un archivo donde están todos los
análisis de costos de las actividades ya realizados, utilizaré este archivo para “pegar” los
análisis en el archivo de ejemplo.
Quiero dejar claro (como en varias veces antes en este manual) que los análisis de
costos son irreales no están hechos para ser utilizados como referencia para obras u
proyectos, solo pretender ser ejemplo de los pasos para realizar los pasos de análisis de
costos en Ms-Project.
Aclarado lo anterior para copiar análisis anteriores debemos abrir ambos archivos
(para mi caso Clase 4-Presupuesto y Presupuesto completo), luego de esto en ambos
archivos cerrar el área 3 (vista de formularios) y desde la barra de vistas seleccionar Uso
de tareas, pueden ver en esta vista que se muestran los recursos de todas las actividades,
para nuestro caso no hemos hecho el análisis de la actividad “Conf. y coloc.
emplantillado” entonces seleccionar del archivo, Presupuesto completo, los recursos de
esta actividad y botón de la derecha en la selección y del menú desplegable seleccionar
Copiar asignación (Control + C), luego en el archivo Clase4-Prespuestos, seleccionar la
línea que corresponda a la misma actividad y desplegar el menú con botón de la derecha y
seleccionar la opción Pegar, con esto hemos pegado los recursos de la actividad de un
presupuesto antiguo a un presupuesto nuevo (Ver Figura 88).
Para las siguientes actividades realizaré el mismo proceso de copiar y pegar Análisis
de costos del proyecto Presupuesto completo al Clase4-Presupuestos. Para el caso de las
actividades de confección y colocación de enfierraduras quiero recordarles que el
subcontrato de enfierraduras está dividido en Fabricación (Enfierrador F (kg)), en
Colocación (Enfierrador C (kg)), y en Colocación y Fabricación (Enfierrador F/C (kg)) y
se ha asignado de acuerdo a la operación que realice el subcontratista.
Nota: El proyecto antiguo del cual se quieren pegar los análisis de costos no debe estar
CONTROLADO.
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Al haber realizado los análisis de costos de todas las actividades, por cualquier
método (área 3 (vista de formularios), o Asignar recursos o Copiar-Pegar desde otro
proyecto), podemos apreciar que el Presupuesto Actual debe desplegar los costos de todas
las actividades, las tareas resúmenes y la tarea resumen del proyecto (costo total), recuerden
que estos costos son solo de referencia académica.
Es bueno a esta altura, si no lo han hecho ya, guardar el archivo sigamos por el
momento con el mismo nombre es decir Clase4-Presupuestos.
Verifiquemos además que los otros presupuestos Presupuesto Real, y Previsto,
permanecen con sus costos en cero, pues aun no se ejecutan para el caso del Real y aun no
se asignar los valores para el caso previsto, ya veremos estos y su utilidad cuando
aprendamos como Ms-Project realiza el control de obra o seguimiento.
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En este capítulo aprenderemos a revisar los gráficos de recursos (solo los más
importantes, el resto es responsabilidad de ustedes), para revisar los gráficos seleccionar de
la Barra de vistas el botón Gráfico de recursos, o menú Ver opción Gráfico de recursos.
Para Ms-Project 2010 Gráficos de recursos se puede seleccionar mediante la Barra de vistas
botón Gráfico de recursos, o menú de Tarea opción Ver.
Antes de seleccionar la opción Gráfico de recursos, es conveniente para esta primera
parte del estudio cerrar la vista de formularios (Área 3) para poder ver los gráficos
generales del proyecto y no particular para cada actividad (pasos que veremos más
adelante), entonces dejar la vista del proyecto tal como se aprecia en la Figura 8 , luego de
esto presionar el botón Gráfico de recursos.
Nota: Como el archivo de ejemplo de planificación del proyecto muro de albañilería tiene
fecha de inicio jue 07- - , para actualizarlo a una fecha más actual, supondré una fecha
de inicio para el 9 de abril del 2012, ya veré de acuerdo al avance de la escritura de este
manual su fecha definitiva de inicio para que nos coincida con la fecha de presentación al
mandante y la fecha de control de obra de acuerdo a la figura 65 Diagrama Estados del
proyecto.
La vista Gráfico de recursos se puede apreciar en la Figura 90, acá al igual que para
el análisis de costos nombraré esta vista en dos áreas solo para efectos académicos y
diferenciar estas áreas en esta vista.
Gráfico de recursos
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Si cambiamos los recursos con la barra de desplazamiento del Área 1, podemos ver
que están todos los recursos del proyecto, (todos los creados en la hoja de recursos,
asignados o no a las actividades), esto es porque no están filtrados, ya veremos más
adelante el uso de filtros y su utilidad.
También es posible cambiar la escala temporal del gráfico mediante las opciones de
Zoom Alejar – Acercar , (Para Ms-Project 2010 Menú Vista opción Zoom),
opciones que más que hacer un zoom a la vista cambian la escala de tiempo del gráfico
desde minutos hasta semestres.
Analicemos el gráfico del carpintero que tenemos en la Figura 90, el gráfico en si
tiene una sección en azul (en nivel 1) y sobre este en rojo, esto indica que el recurso
carpintero de 1ra esta sobreasignado en una unidad, considerando para esto la capacidad
máxima que inicialmente considera Project igual a uno y que dejamos tal cual para poder
analizarlas en este momento. Este gráfico es una curva de contrato y despido del carpintero,
en estricto rigor nos indica lo siguiente:
Lunes 9 de abril necesitamos un carpintero, el martes 10 necesitamos dos, el
miércoles 11 necesitamos uno (deberíamos despedir uno), los días jueves y viernes no
necesitamos carpinteros por lo tantos deberíamos (de acuerdo al gráfico) despedir el que
nos quedaba y volver a contratarlo los días lunes 16 y martes 17 de abril. Esto que nos
indica Ms-Project es imposible de hacer desde el punto de vista social o de planificación
del recurso humano, entonces debemos decidir con cuantos recursos Carpintero de 1ra
contaremos en nuestra obra, de acuerdo al gráfico la cantidad máxima de recursos son dos,
pero esta cantidad solo es necesaria un día del total de nueve en los que se requieren
carpinteros.
Seguramente si ustedes van a decirle a su jefe que necesitan 2 carpinteros para
vuestro proyecto, recibirán un rotundo NO, buen la verdad si yo fuera el jefe les diría lo
mismo, pero esperaría de ustedes una respuesta a este No tan rotundo, por ejemplo: “Está
bien pero el día que necesitamos dos carpinteros y tendremos solo uno, ese día
probablemente nos atrasaremos por tener menos recursos, o tendremos que utilizar
horas extras para disminuir o eliminar este atraso y eso por consiguiente subirá los
costos, entonces señor Jefe, está de acuerdo en asumir esta responsabilidad?”, bueno
pueden usar los lenguajes que ustedes quieran pero la verdad es que trato de indicarles que
un planificador debe poder ver el futuro en los proyectos ante cualquier variación y
proyectar soluciones, y los distintos escenarios al analizar los datos que nos presenta el Ms-
Project.
Para todos los recursos que dependen del tiempo el análisis es similar, ¿pero cómo
se procede ante la posibilidad de que el jefe si nos diga que podemos tener los recursos que
hemos solicitado?, que no necesariamente es el máximo, es decir si de acuerdo a la curva
ocupacional (para cualquier recurso variable) necesitamos 4 unidades, y de acuerdo a los
análisis y peticiones con el jefe acordamos en trabajar con 3, que presenta una buena media
de trabajo, esta cantidad es entonces la capacidad máxima del recurso en cuestión, para
cambiar el valor desde el gráfico del recurso presionar el botón Hoja de recursos de la
barra de vistas y cambiar la Capacidad máxima al valor acordado, luego volver el cursor a
la línea del recurso y nuevamente regresar al Gráfico de recursos presionando el botón
correspondiente en la barra de vistas.
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Este gráfico nos indica que el primero y segundo día gastaremos $15.000
respectivamente, $6.667 el tercero, $3.333, del cuarto al séptimo día no gastaremos en
carpintero, el octavo, y $10.833 el noveno día que es el último día que necesitaremos
carpintero en nuestro proyecto.
Antes de establecer comentarios o juicios de este gráfico, quiero que veamos cual es
el costo total de carpintero que nos presenta Ms-Project, para esto en el menú desplegable
del área de gráfico seleccionar Costo acumulado, el gráfico cambia automáticamente al
tipo Área escalonada, yo considero que este tipo no es el apropiado para esta información
de costo acumulado, aprovechemos esto para cambiar el tipo de gráfico, para esto demos
doble clic en el grafico, con lo que se desplegará la ventana Estilos de barra (Ver Figura
)
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De acuerdo al gráfico el costo total que según Ms-Project tenemos considerado para
recurso Carpintero 1ra es de $50.833, esta valor, como decir para que no resulte
complicado para Ms-Project ni para nosotros, pero este valor NO es el valor que realmente
gastaremos (en caso de que lo real se ajuste a lo programado).
Ms-Project nos entrega el valor de tiempo efectivamente asignado a la actividad
(seleccionar trabajo en el menú desplegable) , por ejemplo si tenemos un solo carpintero
con un costo de $15.000/día y este trabaja solo en dos actividades que se ejecutan en días
seguidos estas a su vez solo duran medio día cada una, entonces el Project nos entregará el
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Cantidad 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Recurso: Jornal
Costo Día $ 8.000
Tiempo
Proyecto 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
cant J. 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Para el caso de los recursos con costos fijos, analizaremos el ladrillo, entonces para
esto desplazar en el área 1 hasta este recurso, y en él área de gráficos seleccionemos
Unidades de recursos asignadas mediante el menú desplegable. (Ver Figura 95)
De este gráfico seguramente diríamos que los días cuatro, cinco y ocho se necesitan
225 unidades de ladrillos, es decir 675 unidades, pero ¿Cómo puede ser estos si en el
análisis de costo solo asigné 450 unidades (verifiquen esto, seleccionando del menú
Ventana la opción Dividir) (Ver Figura 96)
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Este gráfico si nos muestra la cantidad programada para cada día, nos indica que el
día cuatro del proyecto necesitamos 150 ladrillos, 225 unidades para el día cinco y en el
día ocho necesitamos 75 unidades.
Esta información es valiosa para un buen planificador, nos sirve para programar
nuestros pedidos de materiales, en este caso para el recurso ladrillo, no creo que ustedes
pedirán de acuerdo al grafico las cantidades diarias que nos muestra, Ms-Project espera que
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Para determinar la fecha de pedido del material, es necesario a lo menos tener claros
dos tiempos.
El tiempo 1 (T1) está determinado por el tiempo que se demoran en procesar la orden de
pedido en la oficina central y enviarla al proveedor, para el ejemplo yo asumiré tres días.
El tiempo 2 (T2) es el tiempo que se demora en procesar la orden de pedido el proveedor
hasta el momento que realiza el despacho y tiempo de traslado, yo para todo este tiempo
consideré cuatro días, entonces para este supuesto caso la orden del material desde la obra
debe ser enviada a lo menos con 7 días hábiles para evitar atrasos.
Para todas las opciones de gráficos anteriores y las siguientes, como hemos visto,
podemos dividir el área de gráfico de recursos, y mostrar en esta nueva sección información
importante para el análisis, como Programación, Costo, Trabajo, Notas y Objetos, y además
poder combinar con cualquiera de la información disponible del gráfico. (Ver Figura 9 ).
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Hasta el momento solo hemos visto recursos sin filtrar, en el área de recursos están
todos los que creamos en la hoja de recursos, estén asignados al proyecto o no,
independiente de su grupo, o tipo, entonces es necesario saber cómo poder filtrar estos
recursos como para poder responder a preguntas tales como: ¿Cuánto tenemos planificado
gastar en todos los materiales?, ¿Cuál es el recurso más incidente en el total de gasto de
materiales?, estas preguntas pueden ser realizadas para cada grupo de recursos como mano
de obra, maquinarias, tratos y el grupo que hayamos creado y que queramos ver costos y
datos totales.
Para ver los tipos de filtros para los recursos, revisar el menú Proyecto, opción
Filtro para, tenemos varias opciones de filtro, además de Más filtro, donde podemos crear
filtros personalizados, considerando campos y operaciones de filtro.
Si bien todas son útiles, algunas más otras obviamente menos, yo uso
principalmente la opción Grupo… donde podemos escribir el nombre del grupo que
queremos filtrar, para el ejemplo escriban Materiales, es importante tener claro el nombre
que hemos escrito en la columna grupo de la Hoja de recursos, por ejemplo si escribimos
Material, no nos mostrará recursos (a menos que haya algún grupo material y recursos en
este). (Ver Figura 100)
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Luego de esto tendremos en el área 1 solo los recursos del grupo Materiales, para
poder graficar datos totales del botón seleccionar del menú Formato la opción Estilos de
barra o doble clic en el área de gráfico.
Para Ms-Project 2010 en Menú Formato seleccionar botón Estilos de barra
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Con el gráfico respondemos a las dos preguntas planteadas, el costo total estimado
de Materiales para el muro de albañilería son $319.904, y el recurso más incidente es el
Cemento corriente. El costo total del cemento no se muestra en este gráfico, pero en la
ventana de información se muestran los parciales seleccionando la opción Costo, tal como
se muestra en la Figura 101.
De manera similar a las vistas anteriormente podemos revisar el resto de los
recursos, determinar capacidades máximas, costos totales y parciales planificados,
reprogramar el proyecto antes esta revisión o tomar medidas de ajuste si las estimamos
necesarias, antes de pasar al siguiente punto que revisar los informes que nos entrega
Project para presentarlos al mandante.
Por supuesto antes de presentarles a nuestro Jefe y/o mandante los informes de
presupuesto y flujo de caja (entre otros) debemos revisarlos, arreglarlos y conocerlos bien,
y estar preparados antes las preguntas que seguro nos harán, bueno es lo que veremos en
este punto.
Para acceder a los informes en Ms-Project 2003 menú Ver opción Informes, en Ms-
Project 2007 menú Informes opción Informe. En Ms-Project 2010 menú Proyecto botón
Informes.
Project 2007 y 2010 tienen informes Visuales que
pretenden reemplazar a la opción Análisis de datos de
escala temporal en Excel, sin logarlo según mi opinión, no
se aun si optaré por un capitulo analizando estos Informes visuales.
Ms-Project tiene varios informes disponibles, solo veremos los más importantes para un
proyecto de construcción, y principalmente porque son los que se necesitan para presentar
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al mandante, veremos los bueno y lo malo de estos informes, y como podemos arreglar la
presentación, de ser posible.
El problema de estos informes de Ms-Project es la rigidez de su estructura, que si
bien es cierto se puede modificar, esta modificación es bastante limitada, yo en general no
uso los informes de Project directamente, lo bueno es que primero muchos informes
puedes ser realizados en base a tablas personalizadas, y segundo que estas tablas pueden ser
exportadas a Excel y ahí construir un informe con más detalles y de mejor presentación.
Además no olviden que en Ms-Project debemos trabajar con costos directos, y por lo tanto
no son los costos que debemos presentar al mandante, al mandante se le presenta el Precio
de venta, y sugiero este informe final hacerlo en base al de Project pero en una planilla de
cálculo Excel, o para los más avanzados si sabe Visual Basic y macros pueden generar sus
propios informes de manera más fácil y automática.
Ventana Informes
Para seleccionar el informe de presupuesto de Ms-Project, dar doble clic en el botón
Costos, luego en Presupuesto, se tiene el informe de la figura 103.
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Seguramente pueden ver que el informe inicial para un 99,9% de los constructores
no tiene utilidad tal cual está, bueno mi intención es enseñar a arreglar lo que se pueda (y
nos permita Project) y mejorar para una presentación como seguramente ese 99,9% espera.
Ms-Project inicialmente confecciona el informe en base a la tabla de costos y con
parámetros prefijados, para cambiar estos realizar los siguientes pasos: Cerrar el informe,
luego doble clic en botón Costos, y seleccionar Presupuesto en ventana Informe de costos
(no presionar el botón seleccionar, solo un clic), y luego presionar el botón Modificar, nos
desplegará la ventana Informe de tareas, realizar en estas los siguientes pasos:
1) En la opción Definición seleccionar en Tabla: Presupuesto Actual (Figura 104)
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Este informe (Figura 107) está bastante mejor que el anterior (Figura 103),
podríamos presentarlo al Jefe pues es un buen informe de Costo directo, y es generalmente
él quien le agrega los porcentajes faltantes para llegar al precio de venta, bueno pueden
ustedes ser también los responsables de este paso, entonces veremos cómo podemos hacer
para generar un presupuesto de precio de venta, solo los pasos generales he, no esperen que
les haga todo.
Como hemos generado las tablas de costos (Presupuesto Actual, Presupuesto Real y
Presupuesto Previsto) entonces les indicaré los pasos para crear en una planilla de cálculo
con el presupuesto de precio de venta en base al presupuesto de costo directo. Para esto
seguiremos los siguientes pasos:
Cerrar la vista previa del informe y la ventana Informes, para los pasos tomaré la
tabla de Presupuesto Actual, pero es obvio que puede ser cualesquiera de ellos dependiendo
del informe y de la etapa del proyecto que se trate.
Los pasos a seguir son los siguientes:
Paso 1: Para Ms-Project 2003 y Para Ms-Project 2007 en menú Herramientas seleccionar
opción Opciones y en la opción Seguridad activar
Para Ms-Project 2010 en
menú Archivo seleccionar Opciones luego Centro de confianza y el botón
y en Formato heredado
.
Paso 2: Del menú Archivo seleccionar la opción Guardar como y en Tipo seleccionar
Libro de Microsoft Excel, (en Ms-Project 2010 seleccionar Libro de Excel), cambiémosle
nombre al archivo a Presupuesto Actual, recuerden la ubicación de donde están guardando
su archivo, no es raro que al mejor planificador se le olvide o no se fije donde esta
guardando sus archivos o que carpeta es, les sugiero además guardar la fecha del archivo en
algún lugar o en el mismo nombre del archivo.
También pueden guardar en vez de Libro de Excel una Tabla dinámica de Microsoft
Excel, los pasos son similares, aunque los resultados obtenidos en Excel serán distintos,
para nuestras necesidades solo ocuparemos Libro de Excel.
Luego de cambiado el nombre, presionar el botón Aceptar, con lo que se activa la
ventana Asistente para exportación presionar el botón Siguiente hasta la sección
Opciones de equivalencia, activar acá cualesquiera de los check box (o los tres) y luego
presionar el botón Siguiente (Ver Figura 10 )
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Posteriormente cargar desde Excel el archivo que Ms-Project nos creó, tenemos la
tabla Presupuesto Actual en Excel, en esta planilla es posible entonces crear o modificarla
para construir un Presupuesto de Precio de venta. Yo les sugiero crear una planilla donde
tengan hojas de cálculo para determinar el costo estimado de mano de obra, gastos
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Informes personalizados
En la ventana Informes personalizados podemos crear nuevos informes, copiar,
modificar, entre otras opciones, además de ir directamente al Organizador, opción que
veremos más adelante con más detalle. Para ver el informe creado presionar el botón Vista
Previa.
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Este informe nos presenta detalles del análisis de costos que hemos hecho para cada
actividad. Este informe tal como está no puede ser enviado con esta estructura a Excel, pero
en el punto anterior que aprendimos (Punto 4.4.1.2), si seleccionamos la opción
de la ventana Opciones de equivalencia del Asistente
para exportación nos generará el informe de costos con los recursos asignados en cada
actividad. (Ver Figura 108).
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Para ambos informes es posible además agregar detalle de los recursos si activamos
la opción .
No olviden que cada vez que cambiamos nombre al informe este estará disponible
en la opción Personalizados, entonces tendremos estos informes para poder ocuparlos en
cualquier momento de nuestro proyecto, o para proyectos futuros mediantes el
Organizador, herramienta esencial de Ms-Project que veremos más adelante.
Configuración de Página
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Si se fijan los presupuestos Previsto y Real están en cero, el previsto porque aun no
hemos establecido la línea base, (paso que veremos y explicaré más adelante), es el que
deberemos usar para comparar con la realidad. El presupuesto Real está en cero porque aun
no hacemos control de nuestro proyecto, este tendrá valores a medida que controlemos las
actividades e informemos al Ms-Project esta realidad.
El primer paso antes de ver los pasos para el seguimiento es pasar las cantidades
actuales a la columna “Cantidad Prevista” simplemente copiando y pegando de uno a otro.
Para hacer el control utilizaremos la vista Gantt de Seguimiento y en esta configuremos la
escala temporal y la cuadricula tal como tenemos la Gantt normal, dejemos el Presupuesto
previsto en el área de tablas, dividir la pantalla para mostrar la vista de formulario,
seleccionar Trazado fundación y guardar el archivo con el nombre: Clase 5- Para control.
Nota: (Para poder hacer control en tiempo real cambié la fecha de inicio del proyecto al
- - )
El primer paso y más importante es Establecer línea de base para el proyecto, con esto
se “llenan” los campos previstos tanto de costos como de tiempos, datos que utilizaremos
como efecto de comparación, ya que son estos los datos que presentaremos al mandante y
con estos también nos controlaran tanto nuestro jefe como el mandante del proyecto.
Línea de Base, para Ms-Project 2003 del menú de Herramientas seleccionar la opción
Seguimiento y luego Guardar línea de base. En Ms-Project 2007 del menú de
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La primera vez que se establece línea de base, siempre debe ser para el proyecto
completo, con esto se llenaran los campos previstos con los datos que están en los campos
actuales, de costos (costo previsto), de tiempos (comienzo previsto, duración prevista y fin
previsto) y trabajo (trabajo previsto),. Luego cuando el proyecto esté en desarrollo podemos
guardar Plan provisional guardando datos de la línea de base y/o comienzos y fin de las
actividades para la fecha de control. Cuando el proyecto esté en desarrollo también es
posible guardar línea de base para tareas seleccionadas, por ejemplo si hay aumento de obra
en algunas actividades y este aumento cambia las fechas de inicio, fin y los costos, y
posiblemente fechas de término del proyecto, entonces se debe guardar una nueva línea de
base, recuerden que nos compararan con los datos previstos y si hay aumento de obra deben
y cambian los datos, estos deben reemplazar a los valores previstos antiguos.
Presionar el botón Aceptar y vean las diferencias entre las vistas antes y después del
proceso (Ver Figura 121). Volvamos a guardar el archivo con el mismo nombre.
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Al guardar o establecer línea de base los costos totales actuales y los costos de cada
recursos se pasan a los correspondientes previstos, y estos permanecerán fijos para el
posterior control, de la misma manera como expliqué antes los tiempos actuales pasaran a
los campos de tiempo previstos, entonces, ya está listo nuestro proyecto para ejecutarse y
empezar el seguimiento de este.
Asumamos que nuestro proyecto tiene 2 días de ejecutado, que hemos medido en
terreno lo real y que tenemos que realizar el control al proyecto, es decir informar al Ms-
Project de esta realidad.
Para realizar el seguimiento o control debemos tener en cuenta lo siguiente:
Fecha de estado o de control: es la fecha hasta donde hemos medido los datos reales y que
informaremos al Project. La fecha de estado se informa en Menú Proyecto opción
información del proyecto, Fecha de estado. Para nuestro ejemplo consideraré le fecha de
progreso el 21-02-2012
Líneas de progreso: Son líneas que podemos elegir mostrarlas o no en nuestro proyecto,
son intervalo de tiempo que nos indica la fecha de estado o la fecha de hoy en nuestra malla
de programación. Para el proyecto elegiré y
luego presionar el botón Aceptar. (Ver Figura 122)
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de estado estipulada, cuando hagamos control veremos el cambio en las actividades donde
se haya informado la realidad.
El control o seguimiento del proyecto se hace a dos niveles, Control de tiempo y
Control de costos, ambos si a nivel de actividades y de recursos.
Con el control de tiempo, debemos informar a Ms-Project los tiempos reales para la
actividad a controlar, es decir porcentaje de avance (% completado), fecha de comienzo
real, fin real, duración real y duración restante, no necesariamente debemos ingresar todo,
pues si informamos por ejemplo comienzo y fin real estamos implícitamente informando la
duración, si ingresamos fecha de comienzo y 100% completado estamos informando
duración real, fin real. Veremos más en detalle en el proyecto de ejemplo estos conceptos.
Para realizar este control, seleccionemos la actividad a controlar, (Trazado
fundación) luego de esto del menú Herramientas seleccionar la opción Seguimiento y
luego Actualizar tareas. (Ver Figura 123).
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El ingreso de datos reales referentes a tiempo, como los vistos en el punto anterior,
realiza cálculos de costos reales, revisemos todo lo referente al control de costos que
debemos conocer para nuestros proyectos.
El control de costos se realiza en el área 3 (Vista de formulario), Ms-Project calcula
los costos reales y el costo total real lo guarda en el campo Costo real, pero este cálculo
inicial Project lo hace para facilitar nuestro trabajo, revisemos los datos entonces:
Los costos variables (costo mano de obra, maquinarias) Ms-Project los calcula de
acuerdo a la siguiente fórmula:
Costo real variable recurso: Cantidad Real recurso * unitario real recurso* duración real
actividad.
Para la actividad Trazado Fundación los costos reales varaibles son iguales a los
previstos pues se mantuvieron los parámetros de cálculo de la fórmula.
Los costos fijos (costos materiales, herramientas, subcontratos) Ms-Project los
calcula de acuerdo a la siguiente fórmula:
Costo real fijo recurso: Cantidad Real recurso * unitario real recurso.
Inicialmente Ms-Project asume los costos fijos reales iguales a los previstos, esto
tiene varias ventajas y justificaciones, como por ejemplo:
El control cuesta dinero, el hacer control es un gasto (que todas las empresas deben
considerar), es un costo pues se debe disponer de profesionales que midan en terreno
(cantidades reales, rendimientos reales, entre otros) y que midan en oficina (costos unitarios
reales, facturas de compra de materiales, entre otros), es un gasto además por el tiempo
necesario para hacer esta medición.
Alguien quizás se podría preguntar ¿Entonces si el control cuesta dinero, es mejor
no hacer control?, la respuesta obvia es NO, no hay que dejar de hacer el control es un
punto muy importante en todo proyecto, no da el estado de este proyecto para tomar
medidas a tiempo para enmendar posibles atrasos y aumentos de costo, pero si hay que
hacer control a lo importante de la actividad ( y del proyecto), es por esto que Ms-Project
asume todos los costos fijos reales iguales a los previstos, los recursos poco incidentes en el
costo de la actividad no necesitamos controlarlos o informarlos, entonces lo mejor es
asumirlos iguales, sin variación, y así nosotros nos preocupamos de los recursos
importantes y lo debemos hacer de la siguiente manera.
Asumiré que para esta actividad realizaremos el control para los siguientes recursos
y los datos reales medidos en terreno y son de acuerdo a los siguientes casos:
Primer caso de control, que la cantidad real de un recurso sea distinta a la prevista
Pino B. 1x4x3,2 mts (pza):
Cantidad real 2 piezas, (prevista una pieza)
Costo Unitario real igual al previsto, esto debido a que compramos este recurso al
mismo precio cotizado ($1.000 la pieza).
Para realizar el control de este recurso, ingresar la cantidad real en la columna
“Unidades” de la vista de formulario (área y presionar Aceptar.
Ms-Project recalculó los costos con la fórmula vista anteriormente (Costo fijo real
recurso), y el costo real del recurso es desplegado en la columna Costo real del la vista
formulario, si comparamos el costo previsto $1.000 que es el costo estimado con el costo
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real $2.000 nos indica que hemos gastado el doble de lo considerado en este recurso. (Ver
Figura 124)
Vista Formulario: Costo recurso, ingreso datos para Pino B.1x4x3.2 mts.
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Vista Formulario: Costo recurso, cambio costo unitario para Pino B.2x2x3.2 mts.
En este caso de control, de cambio de precio unitario del recurso, puede ser debido
principalmente a los siguientes motivos:
1) Mala cotización, quizás no se realizó, no se llamó a los proveedores para actualizar
precios.
2) No se consideró el tiempo desde la cotización al inicio del proyecto, y la variación
de los impuestos (IPC para Chile).
3) El proveedor cambió el precio de venta del recurso.
Antes del ver el tercer caso de control realicemos el seguimiento en las siguientes
actividades ingresando los datos reales medidos en terreno, para esto seleccionemos
primero “Excavación fundaciones” y luego ingresemos los datos de tiempos, en menú
Herramientas opción Seguimiento y Actualizar tareas…
Esta actividad se atrasó, de acuerdo a los informes su duración real fueron 1,2 días,
por lo tanto basta ingresar en la ventana Actualizar tareas en el casillero Duración real:1,2d
y en Duración restante: 0d. Recuerde no ingresar la fecha de comienzo esta vez pues si lo
hace Ms-Project asumirá que el inicio es a las 8:00 hrs.
Luego de esto presionar Aceptar y Project asumirá la actividad terminada en un
100% las fechas de comienzo y fin real con el atraso ingresado, de la misma manera
calculará los costos de acuerdo a las fórmulas vistas anteriormente. El costo del Jornal
aumentó de $8.000 (previsto) a $9.600 (real) esto debido al aumento del la duración de la
actividad de 1 día a 1,2 días. Para el caso de los restantes recursos no se realizará control
debido a que el costo no es significativo (recuerden que el control cuesta).
Tercer caso de control, que Costo total real de un recurso sea distinto al previsto
Para la siguiente actividad “Conf. y coloc. Emplatillado” realicemos los mismos
pasos anteriores, considerando la siguiente información de terreno “La actividad se realizó
de manera prevista de acuerdo a los tiempos”, es decir en Actualizar tareas ingresemos
100% en % completado y presionemos Aceptar. Con esto Project asume todos los costos
reales iguales a los previstos y espera que Usted ingrese el efectivamente real de acuerdo a
las mediciones o datos entregados, para esto el informe es el siguiente: “En el recurso
cemento corriente se gastaron $7000 para esta actividad”, en informe no indica si se gastó
más cantidad de sacos, o si el costo unitario cambió, es importante revisar luego el motivo
de esta variación o pedir un informe más detallado.
Esto puede ser debido a:
1) Un sobrecosto en el flete o
2) Un cambio solo atribuible a esta actividad,
Para este caso de control se cambia directamente el costo real del recurso en el área 3 (vista
de formulario), presionemos Aceptar para que Project recalcule el costo.
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hora de trabajo, de la actividad que tiene una duración estimada de 2 horas, lo más probable
es que se decida continuar una hora extra para terminar esta partida, es más esta actividad
es a trato por lo tanto esto no tendrá un aumento en el costo de mano de obra, pero si un
posible atraso. Pero de acuerdo a la malla de programación esta actividad es válida como
ejemplo “académico” desde el punto de vista de control que quiero plantear en Ms-Project,
esto por lo tanto es extrapolable a cualquier actividad “más importante” que se esté
ejecutando a la fecha de control de vuestros proyectos.
Informe de terreno de la actividad “Coloc. enfierradura pilares”:
Duración a la fecha: 15 minutos
Cantidad ejecutada: 1 kg
Con estos datos es posible calcular los rendimientos reales, la duración restante,
determinar si estamos atrasados o adelantados y de acuerdo a los cálculos realizar el control
de la actividad.
Los datos previstos son:
Duración estimada (prevista) 2 horas
Cantidad de obra: 15 kg
Rendimiento estimado: 15kg/2 hrs = 7,5 kg/hora = 67,5 kg/día (para día de 9 hrs de trabajo)
Los datos reales son:
Rendimiento real = 1kg/0,15 hora= ,7 kg/hora = 0, kg/día
De acuerdo a esto, estamos atrasados, el rendimiento es más bajo que el estimado, entonces
si seguimos o se considera este rendimiento para lo que falta de producir, la duración
restante es:
Duración real=(15kg-1k)/ ,7kg/hora=2 horas
El avance entonces es (1kg/15Kg)*100=6,67%, de la misma manera se puede calcular en
base a los tiempos, es decir (0,15hrs/2,15hrs)*100=6,69% (duración hasta el control
dividido por la duración total estimada)
Para realizar el control, seleccionemos la actividad y en el menú Herramientas
opción Seguimiento y Actualizar tareas, ingresar la duración real (0,15 hrs) y la duración
restante 2 horas y presionar el botón Aceptar, revisemos luego de esto lo calculado por Ms-
Project. (Ver Figura 127 a y b)
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Presupuesto Actual
Presupuesto Real: es el presupuesto que tiene los datos reales, muestra lo gastado a
la fecha. (Ver Figura 131)
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Presupuesto Real
Para el caso del ejemplo, llevamos a la fecha gastado $204.717, los costos reales
totales para cada actividad controlada son los que se muestran en el presupuesto, en este
presupuesto también es posible ingresar la cantidad real de la partida, y esta se actualizará
en el Presupuesto Actual.
Las actividades no controladas tienen costo real total en $0, las cantidades de obra
inicialmente se consideraron igual a las estimadas, y si hay variación se ingresa cuando se
informe su valor real.
Presupuesto Previsto: tiene la línea base, es decir los costos estimados
inicialmente, este presupuesto no debería variar (a menos que haya aumento de obra), es el
presupuesto presentado al mandante, contra estos datos nos compararan (y nos debemos
comparar) para determinar los aumentos o disminución de costos. (Ver Figura 131)
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Presupuesto Previsto
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Aplicar esta tabla en el área de tablas, abrir además la ventana para ver y analizar
todas las columnas tal como se muestra en la figura 135.
Esta tabla esta indudablemente mejor estructurada para revisar el control de costos,
no necesitamos recordar los valores de cada presupuesto o estado, por ejemplo para la
partida que antes habíamos hecho el ejercicio mental, ahora podemos ver que en la
actividad “Colocación moldaje cimiento fundación” el costo real gastado es de $ 1 11, y
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el costo que teníamos estimado era de $25.611, es decir hubo una variación de sobrecosto
de $6.000 para esta partida. En la misma tabla se puede apreciar que en nuestro presupuesto
a la fecha llevamos gastados de más $26.400, $9.600 corresponden a obra gruesa y $16.800
a confecciones.
La tabla anterior si bien es cierto está bien, nos presenta ventajas al estar separada
por estado, podríamos crear una tabla basada en la No1, pero que agrupe todos los campos
del mismo tipo, es decir agrupamos todas las cantidades, todos los unitarios y todos los
costos, tal como el diagrama de la figura 136.
No Actividades Cant. Cant. cant. Unit. Unit. Unit. Total Total Total
actual real prev. actual real prev. actual real prev.
Para crear esta tabla, en el Menú Ver, opción Tablas seleccionar Más Tablas… y
seleccionando la “Tabla No1 Control de Costos”, activen , y presionar el
botón Copiar, recuerden copiar no Modificar (que en los cursos que he dictado muchas
veces he visto a algunos alumnos que igual presionan el botón Modificar), Modificar
modificará la tabla y si le cambiamos nombre se perderá la inicial.
Cambiemos el nombre a “Tabla No2 Control de Costos”, luego sin más cambio
presionemos el botón Aplicar.
La tabla No2 está inicialmente tal como la No1, pero con la opción de mover
columnas la podemos ordenar de acuerdo al esquema, (presionar con botón izquierdo sobre
el nombre de la columna y “arrastrarla” a la posición indicada).
Mover también la columna Unidad antes de Cantidad actual, y verificar que la
Columna variación de costo quede al final, al lado de las columnas, Costo real y Costo
previsto, considerando que es la variación entre estos dos costos. (Ver Figuras 137 y 13 )
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Con las tablas de control No1 y No2, tenemos “casi” todas las necesidades de
comparación de control de costos, digo “casi” pues aun es posible diseñar alguna más, pero
eso se los dejo a ustedes, en el siguiente paso veremos tablas de control de tiempos.
Con las tablas anteriores revisamos los datos de costos controlados, ahora
construiremos de manera similar tablas de control de tiempos, en la primera de esta, al igual
que la de costo agruparemos los datos por estado del proyecto, es decir Actual, Real y
Previsto, tal como se muestra en el esquema de la figura 139.
Para la variación del tiempo, Ms-Project tiene tres campos, Variación de comienzo,
Variación de la duración y Variación del fin, su uso y función se explica por sí sola, para la
tabla No1 no utilizaré estos campos, ya veremos el porqué y en que tabla la usaré.
Para crear la tabla en Project seleccionar del menú Ver la opción Tabla y luego
Más tablas…, en la ventana Más tablas podemos crear una tabla nueva (vacía) e ingresar
los campos o tomar algunos de los presupuestos cambiar el nombre a “Tabla No1 Control
de tiempos”, activar , y borrar las columnas de costo, dejando los Campos
Id, Indicadores, Nombre, Unidad. Los campos se pueden eliminar presionando la tecla
Supr del teclado de su computador o con el botón .
Luego de esto ingresar en orden los campos detallados en la tabla anterior, el titulo
solo ingresarlo para los tres primeros campos, para los siguientes no es necesario pues el
nombre del campo es igual al título. (Ver Figura ).
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Luego de esto presionar el botón Aceptar y luego aplicar la tabla No1 de control de
tiempos.
Seguramente al aplicar las columnas de la tabla quedaron de la manera que se
detalla en la figura 141, para solucionar este problema al igual que Excel basta dar doble
clic en el vértice de ambas columnas, o doble clic en el nombre de la columna y presionar
el botón . (Ver Figura 142)
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No Actividades Cmzo. Cmzo. Cmzo. Variac. Dur. Dur. Dur. Variac. Fin Fin Fin Variac.
actual prev. real cmzo actual real prev. dur. actual real prev. fin
Una vez aplicada la Tabla No2, con opción de mover columnas la debemos ordenar
de acuerdo al esquema, (presionar con botón izquierdo sobre el nombre de la columna y
arrastrarla a la posición indicada). Una vez agrupados los campos iniciales (comienzos,
duraciones y fin), insertemos las columnas de variación de acuerdo a su tipo, presionando
botón de la derecha en el nombre de la columna posterior a la posición de ingreso, para la
tabla en Duración actual, Fin actual, en el caso de Fin previsto se insertará la columna antes
de este campo, luego con la opción mover “moverla” al final (Ver Figura 144).
Similar análisis al de costos podemos hacer en estas tablas, pero referido al tiempo,
por ejemplo podemos ver que la fecha de término prevista para nuestro proyecto era el
2/3/2012 y por los atrasos hasta ahora informados el proyecto tiene un fin proyectado para
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el día 5/03/2012, es decir hay que tomar medidas para reducir este atraso, que puede ser
mejorar los rendimientos, incorporar más tecnología, entre otros.
Las tablas anteriores pueden ser mejoradas si incorporamos por ejemplo columna
con % de avance, trabajo, (actual, real, previsto), hay un sinfín de posibilidades, todo
depende del planificador y las limitaciones y posibilidades de Ms-Project obviamente.
En este punto les enseñaré a cómo crear una tabla de estado de pago, si bien es
cierto esta no es una tabla de control, si debe crearse en base al control del proyecto.
La función principal de la tabla estado de pago es cobrar lo construido a la fecha,
veremos acá como crear la tabla, simularemos estados de pago.
No olviden que como el planificador trabaja con costos directos, y Ms-Project de la
misma manera informa costos directos, el estado de pago que generaremos acá para ser
presentado al mandante debemos exportarlos a Excel, y los valores de costo directo deben
ser incrementados en los porcentajes antes vistos para presentar un precio de venta (Costo
directo +% Gastos Generales+% Gastos financieros+% utilidades + % Impuestos = precio
de venta)
Diseño de la tabla
Hay varias maneras de crear tablas de estado de pago, puede ser en virtud de la
cantidad de obra realizada, del avance de la actividad, de la duración, no olvidemos sí que
todo está relacionado, por lo tanto yo crearé un tipo de tabla de control, si ustedes no usan
este tipo o no es de su agrado, espero que con el conocimiento que adquieran en este punto
puedan crear y diseñar sus propias tablas de control.
Como debemos cobrar lo que nosotros “ofrecimos” al mandante es decir lo previsto,
tomaremos este presupuesto como base para la tabla, en la figura 145 se muestra el diseño
de tabla con las columnas y los campos de Project y personalizados.
No Actividad Campos Previstos % %a Total E.P. E.P. Saldo por % Total Liquido a
Cant. Unitario Total Completado Cobrar Ejecutado Anterior Actual cobrar Retención Retención Pagar
número1 costo3 (1) (2) costo4 costo5 costo6 costo7 Número3 costo8 costo9
Los campos personalizados del esquema anterior están con color rojo, el resto son
campos que ya Ms-Project tiene definidos.
El Campo (1) es el campo % Completado que es el porcentaje que nos indica Ms-
Project de acuerdo al control que hemos realizado en cada actividad.
El Campo (2), para la columna % a cobrar, resuelve el problema de que no siempre
podemos cobrar el total del avance que llevamos a la fecha, porque según contrato, por
ejemplo solo se nos permite cobrar actividades terminadas en un 100%, o a veces
actividades que tienen menor avance, o porque la fecha de estado de pago no coincide
plenamente con el avance informado al Project, por cualquiera de estos motivos u otros, el
estado de pago se generará de acuerdo al porcentaje a cobrar ingresado por el planificador,
he usado para esta columna el campo % físico completado y lo he usado principalmente
porque Project agrega un símbolo de % al valor ingresado, puede ser también un campo
numérico el utilizado para este efecto.
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E.P. Anterior (costo5): es el Estado de Pago anterior que se cobró, de haber estados de
pago anteriores, de ser el primero E.P. este valor será cero, es un valor acumulado, este
valor se informa por lo tanto no tiene fórmula.
E.P. Actual (costo ): es el valor a cobrar de lo efectivamente realizado en este estado de
pago, es decir el total ejecutado menos lo que ya hayamos cobrado en los estados de pago
anteriores. La fórmula es la siguiente:
Saldo por cobrar (costo ): es el dinero remante que nos queda pro cobrar, siempre y
cuando el porcentaje a cobrar (% a cobrar) sea menor al 100%. Es el valor presentado al
mandante menos lo que hemos cobrado a la fecha. La fórmula es la siguiente:
% retención (número3): En muchos contratos retienen dineros del presupuesto, puede ser
esto por varios motivos pero el más común es por “buena ejecución de la obra”, con esto el
mandante “se asegura” de que las posibles fallas o errores o reparaciones sean arregladas
por la empresa, el mandante retiene este monto hasta que sea reparada la falla, si todo está
correcto o se ha reparado todo estos fondos se devuelven pasado un tiempo. Todo esto debe
estar claro y establecido en las bases administrativas y/o contrato. Como Ms-Project no
tiene más campos de porcentaje disponibles para ocupar, usé un campo numérico y el
siguiente libre es decir el número3, este valor se informa, por lo tanto no tiene fórmula.
Total Retención (costo8): es el monto de la retención de cada actividad para el estado de
pago actual, por lo tanto se calcula en base al estado de pago actual. La fórmula es la
siguiente:
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Una vez personalizados todos los campos podemos crear la tabla Estado de Pago.
Creación de la tabla Estado de Pago
Para crear la tabla estado de pago debemos considerar como base el presupuesto
previsto, entonces en el menú Ver opción Tablas, y luego Más tablas… en la ventana
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seleccionar la tabla “Presupuesto previsto” del listado y presionar el botón Copiar, cambiar
el nombre a “Tabla Estado de Pago”, activar e ingresar a continuación del
Costo previsto los campos personalizados en el orden que están en el esquema de la figura
145, en la siguiente tabla he resumido los campos, el nombre personalizado para cada uno,
los únicos campos que debemos ingresar un titulo son %Completado y % físico
completado, pues estos no son campos personalizables, para el resto no es necesario pues
el titulo será el nombre del campo, entonces se debe dejar en blanco este espacio cuando
creemos la tabla. (Ver Figura 147).
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Simularemos algunos estados de pago para probar y arreglar la tabla que hemos
realizado, si arreglar, pues aun hay pasos que mejorar, pero prefiero hacer estas
“reparaciones” en virtud de probar esta tabla y ver sus falencias, pues desde el punto de
vista académico es más ventajoso aprender de ver el problema y solucionarlo a que le den
todo hecho.
Para probar la tabla, o generar el primer estado de pago, necesitamos informar él %
a Cobrar para las actividades que tengan algún % de avance. Este porcentaje real fue
informado por el encargado de control de acuerdo a la siguiente tabla:
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Al seleccionar esta opción desde la tabla Estado de Pago nos lleva directamente a la
ventana Campos pers. y con el campo donde activamos el menú desplegable seleccionado
para activar la suma de los valores para la línea de Resumen de la opción Cálculo de filas
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Realizar los mismos pasos para todos los campos de costos sin salir de la ventana
Campos pers., luego de esto la tabla queda de la manera mostrada en la figura 152.
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Recordemos que este es el primer estado de pago, si este es por ejemplo quincenal,
el segundo estado de pago deberá ser preparado para esa fecha de acuerdo al informe
entregado.
Con fines académicos y para probar esta tabla con un segundo estado de pago solo
asumiré cambios en el avance en las actividades cuyos porcentajes están de color rojo.
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Con esto es fácil visualizar que hacer para generar una planilla con estado de pago
con precios, para esto pasar esta tabla a Excel, tal como vimos en el punto 4.4.2 para la
generación de presupuesto en Excel, el procedimiento acá es similar.
Yo les aconsejo hacer una gran planilla donde tengan todo, incluyendo los cálculos
de los porcentajes de la formula anterior, generar planillas de traspaso mediante Project,
copiarla luego a la planilla principal para que se reactualice automáticamente.
Como ejemplo les presento la planilla generada en Excel de la figura 154.
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En construcción es común que los mandantes o las empresas soliciten los días
corridos del proyecto, hasta el momento solo hemos visto días hábiles, pues Ms-Project
calcula directamente estos y los días corridos no, si hemos configurado la Gantt para que la
tarea de resumen del proyecto nos muestre la cantidad total de días, (Ver Figura ), esto
obviamente no es suficiente siempre estará la pregunta ¿En cuántos días me entregaras el
proyecto?, la respuesta en (por ejemplo) 25 días hábiles, no satisfará a nuestro mandante, el
debe saber cuántos días corridos o totales debe esperar para “disfrutar” de su proyecto
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Recordemos también que el proyecto tiene tres estados: El estado actual que no
sindica el cómo vamos y como terminaremos de seguir todo tal cual, es una proyección de
lo que ha pasado y lo que aún nos falta. El estado previsto nos indica lo que estimamos
inicialmente en cuanto a costos y tiempos. El estado real nos indica lo real hasta el
momento es lo informado a la fecha de estado.
Entonces podemos hacer algunas preguntas, ¿Cuál es la duración actual del proyecto
en días corridos?, ¿Cuál es la duración actual de las actividades en días corridos?, ¿Cuáles
son las duraciones previstas para ambos casos?, para responder estas preguntas
generaremos algunas columnas con fórmulas que nos permite Ms-Project.
Para tal efecto crearé tres columnas con fórmulas para responder a las preguntas y
que sean de utilidad, como por ejemplo la columna Duración si puede tener varias
unidades, crearé una columna de duración con días hábiles actuales, también una columna
con días corridos actuales, y una columna con los días previstos.
Ms-Project tiene varias fórmulas para realizar o usar en operaciones de fechas,
indicaré en color Rojo las formulas para Ms-Project 2010.
Para calcular el tiempo laboral (días hábiles actuales) entre dos fechas:
ProjDateDiff( fecha1; fecha2; calendario )
Devuelve la duración entre dos fechas en minutos.
Sintaxis
fecha1 Necesario; Variable. La fecha usada como comienzo de la duración.
fecha2 Necesario; Variable. La fecha usada como fin de la duración.
calendario Opcional; String. El calendario que se va a usar cuando se calcula la duración.
Si no se especifica calendario, el valor predeterminado para el recurso actual es el
calendario de recursos o bien, para la tarea actual, el calendario de tareas o el calendario
estándar si no existe calendario de tareas.
Entonces para calcular el tiempo entre las fechas actuales en horas dividimos por 60 y este
por 9 para obtenerlo en días, fórmula es:
Nota: Para Ms-Project 2010 se puede usar comienzo y fin o la primera fórmula, pues la
fecha de Inicio programado es igual a la fecha en el campo Comienzo al igual que fin y fin
programado.
Para poder obtener el tiempo corrido (días corridos actuales) entre dos fechas:
DateDiff( intervalo; fecha1; fecha2; primer_día_semana; primera_semana_año )
Devuelve un tipo de datos Variable (Long) que especifica el número de intervalos de
tiempo entre dos fechas especificadas.
Sintaxis
intervalo Necesario; expresión de cadena que representa el intervalo de tiempo que se usa
para calcular la diferencia entre fecha1 y fecha2, este intervalo puede ser “m”, “h”, “d”, “s”
para minutos, horas, días y semanas respectivamente.
fecha1, fecha2 Necesario; Variable (Date). Dos fechas que se desean usar en el cálculo.
primer_día_semana Opcional; un valor constante que especifica el primer día de la
semana. Si no se especifica, se supone que es el domingo.
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Nota: Para Ms-Project 2010 se puede usar comienzo y fin o la fórmula para versiones
anteriores, pues la fecha de comienzo programado es igual a la fecha en el campo
comienzo al igual que fin y fin programado.
Consideré calcular el tiempo en horas y el resultado dividirlo por 24 para llevarlo a
días (las horas totales del día, laborales y no laborales), pues si considero días “d” el
resultado para duraciones de actividades menores a un día (horas) será cero.
Para poder obtener el tiempo corrido (días corridos previstos) entre dos fechas:
Para el cálculo de los días corridos previstos la fórmula básicamente es la misma
anterior pero teniendo en consideración dos puntos importantes:
a) Las fechas deben ser las previstas, y
b) Hay que considerar que la fórmula dará error cuando las fecha previstas aun no se
informen, es decir cuando no se haya establecido línea de base, entonces el valor de
estas fechas será NOD.
Para esto hay que considerar la incorporación de otras funciones de Project:
IIf( expr; parte_verdadera; parte_falsa ), y
ProjDateValue( expr ) que devuelve el valor de fecha de una expresión.
Por lo tanto la fórmula definitiva para obtener los días corridos previstos es:
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Crear la tabla en menú Ver opción Tablas y luego Más tablas… para Ms-Project
2003/2007 y para Project 2010 menú Vista botón Tablas opción Más tablas…
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Al inicio de este punto hice algunas preguntas: a) Cuál es la duración del proyecto
en días corridos?, b) ¿Cuál es la duración de las actividades en días corridos?, c) ¿Cuáles
son las duraciones previstas para ambos casos?, bueno todas las respuestas a estas
preguntas las podemos obtener de la tabla de la figura 158.
Para la pregunta a) la respuesta es 14 días corridos
Para la pregunta b) la respuesta está en la columna Días corridos actuales.
Para la pregunta c1) la respuesta es 11,38 días corridos
Para la pregunta c2) la respuesta está en la columna Días corridos previstos.
Nuestro proyecto está atrasado respecto a lo previsto, teníamos previsto entregar al
mandante el proyecto en 11,38 días corridos y actualmente de suceder lo que no hemos
construido tal cual lo previsto terminaremos nuestro proyecto en 14 días corridos, eso
implica que debemos mejorar los rendimientos, agregar más tecnología o reprogramar
nuestro proyecto entre otros posibles cambios.
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El Método del Valor Ganado (EVM por sus siglas en ingles) es una técnica de
gestión de proyectos que permite controlar la ejecución de un proyecto a través de su
presupuesto y de su calendario de ejecución.
Definición Según PMBOK (11)
Gestión del Valor Ganado / Earned Value Management (EVM):
“Una metodología de gestión para integrar alcance, cronograma y recursos, y para medir
el rendimiento y el avance del proyecto en forma objetiva. El rendimiento se mide
determinando el costo presupuestado del trabajo realizado (es decir, el valor ganado) y
comparándolo con el costo real del trabajo realizado (es decir, el costo real). El avance se
mide comparando el valor ganado con el valor planificado.”
El análisis de valor ganado se realiza puntualmente para medir el estado del
proyecto a la Fecha de estado por medio de la respuesta a las tres siguientes preguntas.
Luego de obtener la respuesta a estas preguntas, los datos del Valor Ganado pueden ser
fácilmente calculadas:
Que tanto trabajo se planificó? (Valor Planeado)
Que tanto trabajo actualmente se ha completado? (Valor Ganado)
Que tanto ha costado completar el trabajo actual? (Costo Actual)
El valor planeado (PV) representa el costo del presupuesto para todas las tareas que fueron
planeadas empezar y terminar en el momento del análisis.
El valor ganado (EV) representa la suma de todo el costo del presupuesto del trabajo
realizado en el momento del análisis.
El Costo Actual (AC) es el costo real del trabajo realizado en el momento del análisis.
Al inicio se suele presentar la confusión de costo actual con la figura del valor ganado,
también con el porcentaje alcanzado con el valor ganado. Para la facilidad de entendimiento
es importante recordar que el EVM está basado en el presupuesto inicial del proyecto.
Microsoft Project tiene tres tablas relacionadas con el Valor Ganado (Valor
Acumulado) que se pueden obtener a través del Menú Ver opción Tablas y luego Más
Tablas… para Ms-Project 2003/2007 y para Project 2010 seleccionar del Menú Vista
botón Tablas y opción Más tablas, estas tablas son:
Valor acumulado
Indicadores de costo del valor acumulado
Indicadores de programación del valor acumulado
Les sugiero antes de aplicar cada tabla, presionar el botón Modificar y activar el
chek box Visible en el menú. (Ver Figura )
1
El PMBOK es una colección de procesos y áreas de conocimiento generalmente aceptadas como las
mejores prácticas dentro de la gestión de proyectos. El PMBOK es un estándar reconocido internacionalmente
(IEEE Std 1490-2003) que provee los fundamentos de la gestión de proyectos que son aplicables a un amplio
rango de proyectos, incluyendo construcción, software, ingeniería, etc.
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2
http://office.microsoft.com
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VC (variación de costo del valor acumulado) muestra la diferencia entre cuánto debería
haber costado y cuánto ha costado en realidad alcanzar el nivel actual de finalización hasta
la fecha de estado o la fecha actual.
CEF El campo CEF (estimación al finalizar) muestra el costo total esperado de una tarea,
según el rendimiento hasta la fecha de estado. CEF también se denomina previsión al
finalizar.
En versiones anteriores de Ms-Project 2010, CEF era el equivalente al campo Costo
programado. Se calcula como sigue: CEF = CRTR + (Costo previsto * - CPTR) / IRC.
CPF Es el costo presupuestado al finalizar, para nuestro caso es igual al costo previsto.
VAF (variación al finalizar) muestra la diferencia entre el presupuesto en el momento de la
finalización (CPF) y el costo estimado al finalizar (CEF). En Project, el CEF es el campo
Costo total y el CPF es el campo Costo previsto de la línea de base asociada. En el gráfico
de la figura 161 podemos apreciar el significado de cada una de las variables.
(3)
Gráfico Valor Acumulado
La tabla Indicadores de valores del costo acumulado (Ver Figura 162), nos aporta algunos
otros datos de análisis además de los ya vistos, y estos son4:
%VC (Porcentaje de variación de costo) muestran la relación entre la variación de costo
(VC) y el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) expresada como un porcentaje.
Indica la variación entre lo que debería haber costado y lo que ha costado realmente
conseguir el nivel de finalización actual hasta la fecha de estado o la fecha actual.
Existen dos categorías de campos %VC.
%VC (campo de tareas)
%VC (campo de tareas con fases temporales)
3
Gráfico adaptado de http://www.gestiondeproyectos.com.es.
4
http://office.microsoft.com
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http://office.microsoft.com
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La versión de fase temporal de este campo muestra los valores distribuidos a lo largo del
tiempo.
Existen diversas categorías de campos IRP.
IRP (campo de tareas)
IRP (campo de fases temporales de tareas)
Además de las tablas vistas anteriormente es posible crear otras dependiendo del
conocimiento y necesidad del planificador, o enviar datos a Excel para poder graficar
curvas S de control de valor acumulado, en Project 2003 es posible utilizando Análisis de
datos de escala temporal en Excel, también es posible enviar datos desde la vista Uso de
tareas, copiando y pegando en Excel y graficando directamente o generando una macro
automática para repetir los pasos automáticamente.
Para enseñar los pasos que podamos replicar en todas las versiones (Project
2003/2007 y 2010) utilizaré la vista Uso de tareas para la generación de las curvas de
control de Valor Ganado. (Para más detalles de estas vistas ver capítulo 6)
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Recordemos que los datos de Valor ganado son hasta la Fecha de estado y en
nuestro proyecto solo hemos informado dos días de control, por lo tanto realizaré el control
hasta el 28 de febrero. Entonces cambiar la fecha de estado en Menú Proyecto información
del proyecto a la indicada, luego hacer un control estimado variando cantidades, fechas, y
datos reales, guardare el archivo como Clase7-control 28 febrero.
Luego del control seleccionar de la barra de vistas Uso de tareas, y en el área de
detalles dar doble clic para desplegar la ventana estilos de detalles y seleccionar los campos
CPTP, CRTR y CPTP. (Ver Figura 164).
CPTP Corresponde al Valor programado del trabajo, CRTR es el valor real del trabajo
realizado y CPTR es el valor acumulado del trabajo realizado.
Una vez seleccionado estos campos, seleccionar solo la tarea resumen del proyecto,
en la columna Detalles y seleccionar Copiar, (Ver Figura 165), luego abrir Excel y
pegarlos en la celda C2
El copiar desde esta vista a Excel no considera los nombres de las filas ni los
nombres de las columnas o escala temporal para nuestro caso, ambas situaciones las
remediaremos en Excel.
Seguramente a algunos de ustedes se les ha ocurrido copiar la tabla activa en esta
vista a Excel, pero bueno para lo que queremos ahora generar no nos servirá de nada, ni
tampoco usar Guardar como en el comando de Project y guardar la Tabla de uso de tareas
que tiene Project como una hoja de Excel, pues lamento decirle que tampoco sirve no nos
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guarda los detalles sino solo la tabla que tiene generada, por lo tanto solo nos queda el
viejo y útil comando Copia- Pegar.
Entonces copiar la selección en Excel, celda C2, luego en la celda B1 ingresar la
fecha de un día antes del proyecto, para nuestro caso 19 de febrero y arrastrar hasta el
último día de datos, luego ingresar ceros para el primer día y copiar el formato del día
siguiente, ingresar los nombres de los campos en la columna A. (Ver Figura 166)
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Las tablas o vistas de Uso de tareas y Uso de recursos son muy buenas herramientas
de Project debido a eso les dedicaré este capítulo, aunque ya he hablado de ellas y las
hemos aplicado en algunos puntos, pero aun tienen más uso para la construcción.
Estas vistas pueden ser desplegadas como vista principal, Figura 1 a, o como parte
de otra como por ejemplo Gantt de seguimiento, Figura 1 b. La información es la misma
pero referida en el primer caso a todo el proyecto, en el segundo en particular a la actividad
seleccionada.
Primero analicemos la vista Uso de tareas, que información nos entrega y el provecho
que podríamos sacar de la información. Analizaremos primero esta vista como principal,
entonces cierren la vista de formulario, y luego de la barra de vista seleccionar Uso de
tareas.
Esta vista es similar a la Gantt en lo referido a las área de trabajo, inicialmente tenemos
el área de tablas (área 1) y el área de información de información de Uso de la tarea (área
2 . Para el caso del área 1, podemos desplegar cualesquiera de las tablas que hemos creado
anteriormente o modificar la tabla de Uso de Project, por el momento dejaremos esta.
La vista Uso de tareas nos muestra un detalle de todas las tareas del presupuesto y los
recursos del análisis de costo de cada actividad.
El trabajo Ms-Project lo entiende de dos maneras, para los recursos con costo fijo
(materiales, herramientas, tratos) el trabajo es igual a las cantidades de recursos
consideradas en el análisis de costo. En cambio para los recursos con costo variable es el
trabajo o esfuerzo que despliega el recurso para esa actividad, para la mano de obra es
Hombre Día (HD) U hora Hombre (HH), para la maquinaria es Hora o Día maquina (HM o
DM), y se mide en tiempo. El cálculo del trabajo es:
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luego del menú desplegable Nombre del campo seleccionemos el campo Unidades de
asignación y presionen el botón Aceptar, la vista debe quedar como la figura 1 .
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elegir “Estilos de detalle”, para Project 2003 y 2007 menú Formato opción Estilos de
detalle. Project 2010 menú Formato botón Agregar detalles. (Ver Figura ).
Estilos de detalle
En la sección de Campos disponibles hay muchos que son de utilidad para las
necesidades de la construcción, en la sección Mostrar estos campos están todos los
campos con los cuales se construye la tabla Uso de tareas, entonces si queremos desplegar
más solo bastará pasar de una sección a otra los campos con el botón Mostrar, de manera
contraria para quitar de la sección Mostrar estos campos se selecciona y presiona el botón
Ocultar. Los campos de esta sección también pueden ser ordenados con los botones
Mover.
Como ejercicio construyamos nuestra tabla de Uso de tareas con los siguientes
campos: Costo, Costo real, Costo previsto y Costo acumulado.
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Selección de área
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la información numérica es buena pero mejor y más clara es siempre una información
gráfica, con los pasos anteriores de “copiar-pegar” podemos con algo de trabajo obtener
buenos gráficos a partir de los datos.
También para Ms-Project 2007 y Project 2010 pueden usar la opción Informes
visuales (menú Informe opción Informes visuales), con esta nueva opción (que no creo
que le dedique mucho de mi tiempo a esta en el manual) es posible crear nuevas plantillas,
editar las existentes, desplegar a Excel o Visio los informes, e incluso seleccionar los
campos, (Ver Figura ), luego de esto nos genera tablas dinámicas y gráficos los que
podemos cambiar y personalizar, personalmente no me gusta mucho esta opción, yo
prefiero sin duda la opción que el Sr. Microsoft quitó de Project 2007 y 2010 el
complemento Análisis de datos de escala temporal de Excel, opción que si veré más en
extenso y a esta si le dedicaré un capítulo especial.
La vista Uso de tareas yo la uso además para suplir un problema de control de cantidad
de recursos reales versus previstas que tienen las tablas anteriores y la manera de hacer el
control de costos, esto es debido a que las tablas de control y los presupuestos desplegados
(y los campos personalizados) son especificas o para actividad o para recursos, no hay
manera de generar una tabla en la cual se puedan mezclar campos de actividades y recursos
en la misma tabla, o por lo menos yo no lo he encontrado. No quiero decir que el problema
es de Ms-Project pues este tiene campos para actividad y para recursos (aunque son los
mismos), pero veremos que la tabla de Uso de tareas si mezcla ambos estados y entonces en
esta podemos suplir dicho problema.
Para graficar más el problema recordemos la manera de ingresar la cantidad real de los
recursos, en el área 3, en la columna Unidades están solo las cantidades actuales (Ver
Figura ) (recuerden que antes de hacer control los campos actuales son iguales a los
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previstos), si remplazamos este valor por el real (y fue lo hicimos) borramos el previsto
pues no hay campos de cantidades previstas de recursos asignados.
Los campos son los mismos que hemos personalizado antes, inicialmente en la tabla
solo tiene valor en la fila que corresponde a la actividad (en la figura 6 para Trazado
Fundación y 3,1 para Excavación fundaciones), pero en las filas que corresponden a los
recursos tiene valor 0 (por ejemplo en la figura para la actividad Excavación fundaciones)
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entonces en esta columna debemos ingresar las cantidades estimadas (previstas) de cada
recurso antes de hacer el control (en la figura para la actividad Trazado Fundación).
Yo inserte las columnas en la tabla de Uso de Ms-Project, obviamente podemos
crear una tabla separada e insertar las columnas que creamos necesarias para controlar a
nivel de recursos.
Cree una nueva tabla de nombre “Tabla control de recursos”, no detallaré el paso
a paso para crearla pues estoy seguro que no será problema para ustedes el hacerla por sus
propios medios, los campos que inserté están en la figura 17 . Para los usuarios del manual
estarán todos los archivos de clases a disposición de ellos, y ya verán en el capítulo 7 como
usar lo aprendido en proyectos futuros mediante el Organizador que cada archivo tiene
todos los campos, fórmulas, vistas, tablas y que estas pueden ser ocupadas en cada proyecto
que queramos, entonces si les dejo los archivos tendrán todas las tablas, campos, vistas y
demás “cosas” que hayamos creado en el transcurso de este manual.
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Para solucionar este problema usemos los comandos que a todo el mundo salva
“Copiar – Pegar”, para esto seleccionen el vértice de la tabla y activen el comando Copiar
y luego en una Hoja de Excel simplemente activar Pegar, luego si hay que hacer arreglos,
como colocar los títulos a las columnas, sangrías a los recursos, y cualquier arreglo que
ustedes quieran para mejorar esta tabla. (Ver Figura ).
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Esta vista está dividida en dos áreas, el área de tablas y el área de uso, y como decía
la vista Uso de recurso es referida al recurso y su uso en todas las actividades en las que
está asignado, por ejemplo del área de tabla podemos obtener la siguiente información el
Carpintero 1ra (día) está asignado a once actividades y el trabajo total de este recurso son
3,39 días (3,39 HD). En el área de uso encontramos información similar pero referida a la
unidad de tiempo, indica la distribución diaria de la cantidad de trabajo total (3,39 días),
nos muestra que para los días uno y dos se necesita 1 día de trabajo, para el día tres 0,23
días y así sucesivamente hasta el día diez que se termina de ocupar el carpintero.
El carpintero anteriormente analizado, depende del tiempo por lo tanto genera
trabajo, en cambio un recurso que no depende del tiempo como el Pino B. 1x4x3,2 mts
(pza) no genera trabajo, Project muestra en la columna y filas de trabajo las unidades de
asignación en el área uno y las cantidades necesarias por unidad de tiempo. Desde el punto
de cantidades esta vista en el área de tablas indica que se necesitan 34,5 piezas para todo el
proyecto y la distribución parcial de este recurso está en las actividades donde está
asignado. En el área de uso, nos indica las cantidades requeridas por unidad de tiempo, nos
indica que el primer día se necesitan 18 piezas y el segundo 16,5 piezas con lo que se
completa la cantidad total requerida.
En esta vista al igual que la vista Uso de tareas, podemos agregar más información
tanto en el área de tabla como en el área de uso.
Por ejemplo yo agregué en el área de tablas columnas de trabajo (trabajo actual,
trabajo real, trabajo previsto) y costos (costo actual, costo real y costo previsto), y en el área
de uso pueden agregar información igual que lo aprendido en la Vista Uso de tareas por
medio del menú desplegable y/o la opción Estilos de detalle… (Ver Figura ).
Recuerden que pueden crear sus propias tablas o modificar las existentes, yo al
ingresar las columnas de trabajo y costos modifique la tabla de uso existente.
Si quisiéramos ingresar los campos personalizados como cantidad, o costo unitarios
no se pueden ingresar en esta tabla, ni siquiera estarán disponible y esto debido a que los
creamos como campos para tareas, podemos crear campos nuevos asignados a los recursos
(si es que lo requieren). Revisemos lo anterior, dando botón de la derecha en cualquiera de
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las columnas de la tabla (de los títulos) y del menú desplegable seleccionar la opción
Personalizar campos… (Ver Figura ).
Noten que esta activa la opción recursos, y que los campos (en la figura campos de
costos) no están personalizados, podemos personalizar campos de recueros para cualquier
requerimiento. No crearé ni personalizaré campos pues el procedimiento necesario ya lo
hemos aprendido en los puntos anteriores.
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todo lo aprendido, los archivos no deben estar controlados, si usan un archivo controlado no
olviden eliminar la línea de base y de progreso antes de hacerlo.
Entonces ustedes carguen cualquier proyecto antiguo o en ejecución, yo cargaré el
archivo clase3-Gantt-CPM, si ustedes quieren probar los comandos antes de intentar en
vuestros proyectos es bueno usar las clases anteriores, recuerden que el archivo que
actualizaremos solo tiene las plantillas de CPM y dos campos personalizados y el proyecto
estrella tiene todo lo que hemos aprendido hasta ahora.
Verifiquemos los campos, vistas y tablas que
tienen el archivo clase3, por ejemplo si activamos el
menú Ver opción Tablas las disponibles se muestran
en la figura 1 .
Podemos ver que no tenemos tablas nuevas en
este archivo, esto es debido a que no las hemos
creado aun o como es un proyecto “antiguo” no
habíamos aprendido lo necesario para crear tablas,
también es posible si ustedes usan un archivo antiguo
y si han creado tablas pero no las tienen activas para
el menú.
Para verificar que campos hemos creado
podemos usar el comando Herramientas–
personalizar – campos, o simplemente seguir los
Tablas del proyecto clase3 pasos que veremos más adelante donde verificaremos
que pasos tenemos creados y cuales nos faltan.
Antes del siguiente paso, recuerden que en el archivo que queremos actualizar
(clase3-Gantt-CPM) no puede estar activa la vista que deseamos reemplazar, es decir si
queremos actualizar la vista de Gantt de seguimiento no puede esta estar activa, entonces
en este archivo seleccionemos una vista que nunca hemos variado, pocas nos quedan la
verdad pues hemos mejorados casi todas las disponibles en la barra de vistas, pero aun es
posible seleccionar alguna vista o formulario que no hemos variados, para esto de la barra
de vista activen el botón Mas Vistas y del listado seleccionen, por ejemplo, Formulario
detalles de tarea. Luego de esto activen el Organizador desde cualquier archivo, yo lo
activaré desde el archivo clase3-Gantt-CPM.
En una de las áreas de listado del Organizador seleccionen el archivo “proyecto
estrella” y en la otra el archivo “clase3-Gantt-CPM”, para que sigamos los mismos pasos
activemos a la izquierda la clase3-Gantt-CPM y en la derecha el archivo proyecto estrella,
vean la diferencia en los listados por ejemplo de la opción Vistas, para copiar todas las
vistas seleccionen todo el listado en el área de proyecto estrella y mediante el botón copian
peguen todo al archivo clase3-Gantt-CPM (Ver Figura ).
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informes de Project, luego de esto proceder de la manera vista anteriormente pasando por
medio del Organizador todo lo que hemos realizado en el proyecto estrella.
Esta manera de actualizar proyectos entre archivos las pueden usar en cualquier
momento, pero principalmente cuando no quieren que quede nuestro “conocimiento y
trabajo” disponible para todos, cada opción que se pase al global mpt quedará en el
computador disponible parea cualquier usuario de este, yo les aconsejo siempre tener el
proyecto estrella o su propio archivo con su campos personalizados, tablas, vistas, informes
y todo lo que ustedes hayan creado y usar este archivo para actualizar sus proyecto o crear
proyectos nuevos con todo lo aprendido.
Si no queremos que nos copien nuestro trabajo, o disminuir la posibilidad de esto, el
usar el Organizador entre archivos es la mejor opción, en cambio si queremos que todo lo
aprendido esté siempre para todos los que usen el computador y obviamente Ms-Project
debemos usar la siguiente opción.
Todo lo que vimos en el punto anterior fue actualización entre archivos y que no
quedaba dicha actualización en el computador, es decir cada vez que creemos un archivo de
Project este estará tal como inicialmente está configurado inicialmente.
Todo lo que se haga en este paso quedará en el computador y Ms-Project de la
misma manera todo lo que hemos creado estará disponible para todos los que usen Project,
si es la determinación de la Empresa (o de ustedes) que estén siempre las tablas, campos,
vistas y todo lo creado, lo que veremos más adelante es la opción, en cambio si no
queremos que tengan disponible todo y solo usarlo de manera particular lo aprendido
entonces la opción es entre archivos.
En el archivo “proyecto estrella” activen nuevamente el Organizador (menú
Herramientas opción Organizador), en un lado dejaremos esta vez Global.MPT y en la
otra área el proyecto estrella, tal como la figura 1 1.
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4) Informes y
) Calendarios, y si ustedes tienen más opciones modificadas del Organizador actualícenlas
también en el Global.MPT.
Luego de esto si creamos un proyecto nuevo, este estará con todo disponible para
poder usarlo (Ver Figura ), obviamente las tablas estarán en cero, las vistas vacías, pero
por ejemplo si queremos crear una CPM en la vista diagrama de Red al crear una tarea esta
será de acuerdo a las plantillas creadas, de igual manera estarán todas las tablas disponibles
para este nuevo proyecto.
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8. Programación rítmica
Decidí escribir todo lo referente a Programación rítmica en un capítulo separado por
la importancia de este sistema, debido a que es un sistema que se aplica a la construcción
pero a programación repetitiva, como villas, poblaciones, condominios de casas iguales.
Recuerdo una vez en uno de los cursos que dicté a unos profesionales del área de la
construcción hice la siguiente pregunta: ¿Es posible aplicar programación rítmica en
construcción de edificios?, esta vez tampoco dejaré esta pregunta planteada para ustedes
sino que les contaré que las respuestas en general fueron rotundos No, bueno la realidad es
que si podemos aplicar programación rítmica en la construcción de edificios pero solo en
terminaciones, en obra gruesa obviamente no es posible.
No explicaré con un montón de teoría como funciona una programación rítmica sino
con un ejemplo práctico el que calcularé paso a paso de manera manual y luego desarrollaré
el mismo proyecto en Ms-Project.
Para el ejercicio consideremos el proyecto de la figura 1 , una villa de 5 casas iguales.
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Quiero dejar en claro, pero muy en claro, que este listado de actividades es solo con
los fines académicos de enseñar Programación rítmica y que estas actividades no son
realmente todas las de la programación de una vivienda normal, para el caso de estudio el
resultado será exactamente el mismo.
Luego de esto debemos elegir el Ritmo (R) para nuestra programación, el ritmo es
por lo general la duración que más se repite, es el desfase en el inicio de cada partida con
respecto a la anterior, determina el número de cuadrillas (NC) y la cantidad de tiempos
muertos (TM).
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N. Actividad Dur Q
1 Trazado 0, Q1 C T C T C T C T C T
1 M 2 M M M M
2 Excavaciones 1 Q1 C1 C2 C3 C4 C5
Q2 C2- Q2 C4- Q2
Techumbre 1 Q1 C1 C2 C3 C4 C5
Terminacione 1 Q1 C1 C2 C3 C4 C5
s
Programación Rítmica
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La siguiente actividad “Muros” tiene dos cuadrillas para su ejecución (Q1 y Q2) por
lo tanto son dos actividades, “Muros Q1–Casa 1, , ” y “Muros Q2-Casa 2, ” y deben ser
creadas como dos cuadrillas.
Para la actividad “Muros Q1–Casa 1,3,5” sigamos los mismos pasos vistos
anteriormente en el cual el primero ingresar lo siguiente: Duración 2d, el Patrón de
repetición cada 2 días laborales, el comienzo igual a la fecha de inicio del proyecto y se
repetirá 3 veces (esta cuadrilla trabajará en 3 casas). (Ver Figura ).
Realicen los dos pasos siguientes (2do y 3er paso) y que son editar nombres y
vincular las tareas, que se deben realizar tal como vimos anteriormente.
El cuarto paso implica abrir la actividad “Excavación Q1 Casa1- ” y vincular las
primeras actividades (“Excavación Q1 Casa 1” y “Muros Q1–Casa 1” para este caso no
hay que considerar desfases pues las actividades precedentes no tienen tiempos muertos
asociados.
Luego de esto crear la Actividad de Muros para la cuadrilla 2, “Muros Q2-Casa 2, ”,
de la misma manera que vimos anteriormente, no olviden que esta cuadrilla solo trabaja en
2 casas por lo tanto se debe ingresar
Para el cuarto paso deben cuidar en unir las actividades que corresponden, para este
caso se deben vincular desde “Excavación Q1 Casa 2” a la actividad “Muros Q2-Casa 2”, si
se fijan todo sigue un orden lógico, siempre se unen entre las mismas casas, excavación
casa 2, a muros casa 2.
Y en general cuando son dos cuadrillas para una actividad, la cuadrilla impar trabaja
en casas impares, y la cuadrilla par trabajará por lo tanto en casas pares, si siguen esta
simple regla podrán simplificar también la confección de la programación rítmica, que
realmente no es una metodología complicada pero si requiere de seguir ciertos pasos y
rigurosidad en estos, en el ejemplo solo programamos cinco casas, lo normal de construir
son muchas más y entonces requerirá mucho más cuidado.
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Para las siguientes actividades seguir los mismos pasos descritos anteriormente,
recuerden cerrar la última actividad principal para crear la siguiente, no olviden también
seguir los pasos descritos anteriormente (cuatro pasos para programación rítmica).
Para que se despliegue la duración total del proyecto del menú Herramientas
seleccionar la opción Opciones y en Vista seleccionar ,
en la Escala temporal para el Nivel inferior seleccionar ,
la programación rítmica terminada se puede ver en la Figura 200.
Para esta programación pueden ustedes realizar todo lo aprendido, es decir análisis
de costos, presupuestos (actual, previsto, real), realizar control, tablas de control, estados de
pago, es decir se puede tratar como cualquier otro sistema de programación como Gantt,
CPM y PERT, de la misma manera podemos usar el Organizador para pasar todas las tablas
a este proyecto, o si han pasado todo al Global.MPT todo estará siempre disponible para
todos los proyectos nuevos.
La programación rítmica por defecto es crítica en todas las actividades, pues
cualquier atraso en una de ella produce atrasos en cadena en las siguientes actividades.
Yo solo vinculé las primeras actividades de cada actividad resumen, lo correcto
sería unirlas todas, también se puede hacer esta vinculación a medida que avanza el
proyecto.
Para el caso de edificios les comenté que solo es aplicable a terminaciones de pisos
iguales, por ejemplo al terminar pisos de baño del 1er piso, pasar al del 2do, entonces las
casas podrían equivaler a los pisos, la manera de construir la programación rítmica es
exactamente igual a la vista anteriormente.
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Curva S Actual
Costo Costo acumulado
140000 700000
120000 600000
Costo acumulado
100000 500000
80000 400000
Costo
60000 300000
40000 200000
20000 100000
0 0
20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 1 2 3 4 5
Semana 8 Semana 9 Semana 10
T1
2012
Ejemplo Curva S Actual para el proyecto
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Aunque parezca muy repetitivo y “casi” innecesario según algunos, quiero volver a
decir lo mismo, Para poder hacer el seguimiento del proyecto debe controlarse, para poder
controlarlo debe estar guardada una línea de base (o establecida en Ms-Project 2007-2010
Pero volvamos a lo importante en este punto, crear Curva S en Ms-Project no es tan
directo como presionar un botón (ojalá fuera así), en Project 2007 y 2010 con los informes
visuales se puede logar una curva S de costo actual acumulado y trabajo actual acumulado
relativamente fácil, lo complicado es logar en un gráfico las tres curvas (o por lo menos
dos) para poder compararlas (Actual, Real y Prevista).
En Ms-Project 2003 hay una muy buena herramienta (complemento) que nos
permite realizar gráficos mediante Excel, bueno la verdad esta herramienta no nos gráfica
directamente pero si nos permite pasar muchos datos desde Project a Excel y bueno desde
este programa hacer lo que necesitemos, para este caso curvas de control.
Inicialmente los complementos no están instalados, por lo menos los que
necesitaremos (o el que necesitamos para nuestro objetivo), pero ¿Que es un
complemento?, bueno es un “pequeño programa” de modelo de objetos componentes
(COM) que permite realizar operaciones en base a pasos preestablecidos en este.
Inicialmente no todos los complementos están instalados, los pasos para hacerlo es lo que
veremos ahora.
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Ms-Project 2003 tiene varios complementos útiles como Análisis PERT y Análisis
de daros de escala temporal de Excel, el segundo de este y que veremos más adelante no
está para Project 2007, fue eliminado, pero en este capítulo veremos cómo podemos hacer
para instalarlo. En estricto rigor los señores creadores de Project 2007 dicen que está
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herramienta fue reemplazada por los Informes visuales, lo que a mí no me parece tan así,
situación que analizaré más adelante.
Si buscan en la ayuda de Ms-Project 2007, este desplegará el siguiente mensaje o
texto:
“El Asistente para análisis de datos de escala temporal en Excel complemento COM (Modelo de
objetos componentes) no se incluye en Microsoft Office Project 2007. En su lugar, use los informes
visuales para analizar los datos del proyecto mediante el uso de los informes de los gráficos
dinámicos de Microsoft Office Excel.”
Si tienen solo el Project 2007 entonces no podrán tener este complemento, lo siento
mucho, no es mi culpa , es del señor Gate (supongo que fue él, como es el jefe), pero no
todo está perdido si además de tener el Project 2007 también tienen el 2003 están salvados
podemos “sacar” los complementos del 200 y pasarlos al 2007, en caso contrario pues no
les quedará otra que usar los Informes visuales.
Los complementos que están disponibles en Ms-Project 2007 son los de la figura
20 , con los pasos que veremos más adelante podremos obtener además los de Project 2003
y obviamente el que nos interesa “Análisis de datos de escala temporal de Excel”
Yo asumiré para este paso que ustedes tienen ambas versiones, entonces los pasos
para obtener estos complementos en Project 2007 son los siguientes:
Primero instalar Ms-Project 2003, luego instalar Ms-Project 2007 y cuando nos
alerte que existe una versión anterior y nos pregunte si deseamos actualizar, o dejarla sin
tocarla pues optemos por dejarla “tranquila” (por ahora ), esto hará que tengamos ambas
versiones instaladas.
Luego instalar los complementos en Ms-Project 2003, tal como vimos en el punto
1 , cerrar Project 2003 y cargar Ms-Project 2007.
En Project 2007 realizar los mismos pasos para instalar los complementos vistos en
el punto 9.1. (Desactivar y activar los complementos), ahora Project 2007 leerá todos los
complementos de la versión 2003 y los tendrá disponibles (Ver Figura ), realizar el
mismo procedimiento desactivarlos, cerrar la ventana Complementos COM y luego abrir
nuevamente esta ventana y volver a activarlos, volver a cerrarla.
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Esta opción nos activa la barra de herramientas de complementos, con los nuevos
complementos extraídos de Project 2003, arrastrarla hasta la cinta de herramientas (Ver
Figura ), para poder utilizar el Análisis de datos de escala temporal para generar las
curvas S.
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Los pasos para usar el complemento Análisis de datos de escala temporal de Excel,
son iguales para Ms-Project 2003 y Ms-Project 2007, por lo tanto no haré diferencia entre
ambos software pues el resultado es el mismo, el archivo resultante para Excel se llamará
igual, pero no olviden que para Project 2007 tenemos este complemento solo porque lo
hemos “sacado” del Project 200 , de la misma manera quiero aclarar que estos pasos para
extraer este complemento no funcionan si pretendemos hacer lo mismo para Project 2010,
no es posible pasar estos complementos del 2003 al 2010, ni PERT, ni el Análisis de datos
de escala temporal, en internet encontré una rutina para poder hacer que Ms-Project calcule
PERT, es muy probable que la incluye en algún anexo del manual.
El procedimiento de uso de este complemento lo realizaremos en Ms-Project 2007,
para esto carguen el Proyecto estrella (o clase6-control), pues este tiene el primer control
ya informado, luego de esto activen el Botón Analizar datos de escapa temporal en Excel
que nos despliega la siguiente figura.
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En este capítulo mostraré paso a paso lo que deberíamos hacer para poder graficar
en Excel las Curvas S de Trabajo (actual, real y previsto), Costos (actual, real, previsto) y
Avance del proyecto, mostraré los datos que nos entrega este complemento y que datos nos
faltan y los pasos en Excel para obtenerlos y/o generar las fórmulas, luego de estos
exhaustivos pasos les mostraré la macro que hace todo esto automáticamente, pero eso es
de otro capítulo.
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Luego de pasar todos los campos presionar el botón Siguiente para pasar al paso 3,
(Ver Figura ) ingresemos en Desde la fecha desde donde deseamos pasar los datos a
Excel, como quiero graficar las Curvas S de todo el proyecto ingresaré un día antes de la
fecha de inicio para poder considerar el valor Cero como inicio, en Hasta se ingresa la
fecha que determina el último rango de traspaso de datos a Excel, los datos se pasaran
entonces entre las fechas Desde y Hasta. En el menú desplegable Unidades se elige el
tiempo para la columna de la matriz e indican cada cuanto Project pasará datos a Excel
(horas, días, semanas, meses, trimestres, años), esto dependerá de la duración total del
proyecto y de los requerimientos contractuales, si un proyecto dura una semana (como este)
la Unidad no puede ser meses o semanas pues solo generaría una sola columna, elegiré para
nuestro proyecto Días, luego presionar Siguiente.
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Al presionar el botón Exportar datos nos genera una planilla de texto en Excel
llamada TimeData.txt (Ver Figura ), la renombraré como TimeData-Graficos.xls.
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Planilla TimeData
Recuerden que los datos del proyecto que necesitamos para graficar no estaban
todos en los campos de Ms-Project, campos que pasamos a Excel, entonces debemos
mediante fórmulas y pasos más o menos engorrosos arreglarlos para luego de esto poder
graficar las curvas S.
Como primer paso cambiemos los nombres de los campos de Ms-Project por los de
los datos del proyecto de acuerdo a la tabla 17, esto se puede realizar en Project con la
opción de Buscar y Remplazar, presionar el botón Remplazar todos. (Ver Figura ).
Como segundo paso, debemos crear algunas fórmulas que nos faltan antes de
graficar, Ms-Project generó algunos totales de columnas, pero no de las filas, entonces las
debemos crear nosotros.
Para nuestro proyecto el total de las filas o de los datos de proyecto lo debemos
generar en la columna S, la formula es =SUMA(C4:R4) esta se arrastra hasta la última fila
de la planilla y copiamos el formato de la columna R. (Ver Figura ).
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Creemos ahora la fórmula para Avance Físico Previsto, esto se obtiene con el
Trabajo previsto para el periodo dividido por el total de trabajo para la partida, es decir para
el primer día la fórmula es =C5/S5, si S5 es igual a cero (como en este caso el resultado
será error , por lo tanto incorporaré la fórmula de Si condicional, entonces la
fórmula queda de la siguiente manera =SI(S5>0;C5/S5;0), esta la debemos “arrastrar por la
fila correspondiente pero para evitar errores debemos fijar la columna S en la fórmula,
entonces la fórmula final es =SI($S5>0;C5/$S5;0). (Ver Figura 204).
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Tenemos ya las fórmulas para Avance Físico Previsto y para Avance Físico
Previsto Acumulado pero solo para las dos primeras filas, para copiar en el resto de las
filas de las restantes actividades podemos realizar un filtro de Excel, primero filtremos
Avance Físico Previsto. (Ver Figura )
Seleccionar toda la primera fila, donde tenemos la formula que hemos creado y esta
arrastrarla hasta la última fila. Quitar el filtro de Avance Físico Previsto y filtrar ahora
Avance Físico Previsto Acumulado y seleccionar la fila donde están las fórmulas y
copiarlas hasta el final de la planilla. Luego de esto quitar la orden de filtro para la planilla.
Ms-Project no incorporó las fórmulas del Total de las partidas para los avances
físico real y acumulado (Ver Figura ), pero el valor de Avance Físico Real lo podemos
calcular en base al Trabajo Real, por lo tanto el Avance real es igual al Trabajo real divido
por el total de trabajo a realizar, y este es el Total Trabajo Actual (columna S), pues este
tiene el trabajo que debemos realizar con las variaciones reales incluidas. (Ver Figura 208).
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Una vez calculados estos totales parciales debemos calcular los Totales acumulados
que son los valores que debemos graficar (recuerden la Curvas S se grafican del valor
absoluto). De manera similar he calculado incidencias del Avance Físico Incidencia
(Real/Previsto) Acumulado y Avance Costo Incidencia (Real/Previsto) Acumulado.
Las fórmulas de cálculo de los valores acumulados ya las saben, y asumo también
sabrán como generar estas líneas para la planilla TimeData-Graficos.xls
Acumulados
Trabajo Actual Acumulado
Trabajo Previsto Acumulado
Trabajo Real Acumulado
Costo Actual Acumulado
Costo Previsto Acumulado
Costo Real Acumulado
Avance Físico Actual Acumulado
Avance Físico Previsto Acumulado
Avance Físico Real Acumulado
Avance Físico Incidencia (Real/Previsto) Acumulado
Avance Costo Actual Acumulado
Avance Costo Previsto Acumulado
Avance Costo Real Acumulado
Avance Costo Incidencia (Real/Previsto) Acumulado
Tabla Campos Acumulados para Graficar
En la planilla es posible mejorar todo lo que ustedes requieran, pintar las celdas, las
filas, líneas, etcétera, la imaginación para esto (y la necesidad) será de vuestra
responsabilidad, (Ver Figura ).
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Para graficar basta seleccionar los datos (filas) y graficar, les sugiero generar los
gráficos en hojas independientes de acuerdo al tipo, por ejemplo yo solo graficaré trabajo,
selecciono entonces las tres filas de trabajo y elegiré gráfico de líneas.
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Hay que tener claro que cada avance (control) que se ingrese al Ms-Project
producirá diferencias en las curvas Actuales y Reales, entonces cada vez que se requieran
nuevos gráficos se debe utilizar la herramienta Análisis de datos de escala temporal de
Excel, les sugiero mantener la primera planilla como matriz, y copiar en esta los nuevos
datos (sin borrar las filas de totales pues estas tienen formulas que recalcularán los datos)
generados en la TimeData, como la matriz ya tiene las fórmulas de totales y los gráficos,
solo tendremos que generar las fórmulas de las filas parciales y todo se reactualizará.
Bueno supongo ¿están pensando lo que creo que están pensando?, ¡igual es bastante
trabajo hacer esto!, aunque un planificador no debería tener problema con los gráficos y el
cálculo de los datos, tengo que coincidir con ustedes que si es un trabajo que “ojala no
hiciéramos” o como una vez dije el control cuesta, tiempo y dinero, la idea es siempre
“gastar menos”, en este caso menos tiempo, entonces en el siguiente paso les enseñaré a
como no hacer todos los pasos anteriores y usar una macro para que esta realice todo por
nosotros.
Como les decía, los pasos anteriores los hace una macro automática, bueno porque
no empecé por mostrar la macro y no perder tiempo en el punto anterior, la respuesta es
simple, prefiero enseñarles los criterios con los cuales se creó la macro y las necesidades
que la crearon, las necesidades son una gran oportunidad de superación y para crear.
La macro fue producto de una investigación de Tesis de Grado para optar al Grado
de Licenciado en Ciencias de la Construcción de la Universidad del Bío-Bío, esta
investigación de la cual fui profesor guía dio como resultado esta macro, mi alumno de ese
entonces Giovanni Aravena, hoy titulado y trabajando. Como docente siempre busco
alumnos y/o alumnas que den más pasos hacia delante de lo acostumbrado, de lo normal,
todos mis alumnos y alumnas me hacen sentir orgullos, pero algunos como Giovanni, me
hacen sentir aun más orgullo de la labor tan gratificante de ser Docente Universitario.
Bueno la macro que usaremos ahora fue una de las primeras que creó Giovanni,
luego creó otras más completas y con más “adornos”, y que abocaban otros temas como
presupuesto, esta macro la MacroGio nos facilitará enormemente el trabajo y los pasos
para usarla son los siguientes.
Activar el botón Análisis de datos de escala temporal de Excel y pasemos los
mismos campos que para el punto 9.3 de acuerdo a la tabla 16, los pasos (1 al 5) son
exactamente los mimos vistos anteriormente.
Para que ustedes no regresen en el manual a revisar los pasos anteriores y si solo
quieren generar las Curvas S en base a esta macro, me tomaré la libertad de repetirlos paso
a paso hasta generar la planilla TimeData en Excel.
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Los datos del proyecto y los campos de Ms-Project son los siguientes:
No Dato Proyecto Campo Ms-Project
1 Trabajo Actual Trabajo
2 Trabajo Real Trabajo Real
Trabajo Previsto Trabajo Previsto
Costo Actual Costo
Costo Real Costo Real
Costo Previsto Costo Previsto
7 Avance Físico Real Porcentaje completado
Avance Físico Real Acumulado Porcentaje completado acumulado
Avance Físico Previsto PVC
10 Avance Físico Previsto Acumulado PVP
Tabla Datos para generar la planilla TimeData en Excel
Luego de pasar todos los campos presionar el botón Siguiente para pasar al paso 3,
(Ver Figura ) ingresemos en Desde la fecha desde donde deseamos traspasar los datos a
Excel, como quiero graficar las Curvas S de todo el proyecto ingresaré un día antes de la
fecha de inicio para poder considerar el valor Cero como inicio, en Hasta se ingresa la
fecha que determina el último rango de traspaso de datos a Excel, los datos se pasaran
entonces entre las fechas Desde y Hasta. En el menú desplegable Unidades se elige el
tiempo para la columna de la matriz e indican cada cuanto Project pasará datos a Excel
(horas, días, semanas, meses, trimestres, años), esto dependerá de la duración total del
proyecto y de los requerimientos contractuales, si un proyecto dura una semana (como este)
la Unidad no puede ser meses o semanas pues solo generaría una sola columna, elegiré para
nuestro proyecto Días, luego presionar Siguiente.
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Al presionar el botón Exportar datos nos genera una planilla de texto en Excel
llamada TimeData.txt, la renombraré como TimeData.xls.
Luego de esto cargar la macro MacroGio, para que esta funcione deben estar
activada la opción que permite habilitarlas.
Les sugiero si no confían en esta u otra macro no habilitar este centro de confianza,
por lo menos yo doy fe que esta macro solo hace los pasos automáticos para generar las
Curvas S y nada “oscuro”, de todas maneras es buena opción solo habilitar las macros para
probarla y luego desactivar esta opción.
Los pasos para realizar esta operación en Excel 2007 son los siguientes, del Botón
de Office seleccionar y de Opciones de Excel seleccionar
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Activación SUPERMACRO
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Luego de unos segundos la macro debería generar todos los pasos vistos en el punto
9.3, crear las fórmulas, ordenar los datos, pintar celdas, filas y uno que otro maquillaje, y lo
mejor genera hojas con las Curvas S para Trabajo, Costos, Avance Físico, Avance de
Costos además de los datos de TimeData que fue renombrada a Datos de escala temporal.
(Ver Figura ), yo renombraré esta nueva planilla como TimeData-Macro.xls.
Los gráficos creados los veremos en la hoja siguiente, recuerden es una macro
inicial, que si hace mucho más fácil la labor está más que claro, también se puede mejorar,
y de hecho como les comenté anteriormente fue mejorada para realizar otras labores
además, con un menú en base a botones y demás, pero eso pertenece al autor y a la
Universidad bueno en parte al profesor guía igual , pero yo asumo que muchos de ustedes
saben programar en macro, y que dominan en menor o mayor grado Visual Basic y que
vuestro espíritu investigativo y de superación les hará crear más macros con muchas otras
opciones.
Recuerden también que la opción Análisis de datos de escala temporal para Excel es
un complemento para Ms-Project 200 , que yo les enseñé como poder “sacar” este
complemento para poder usarlo en Ms-Project 2007, pero que esto no es posible de hacer
para Ms-Project 201 , por lo tanto si ustedes solo tienen la versión 2010 solo podrán usar
los informes visuales, que según algunos reemplaza a la opción de Análisis de datos, pero
según yo, los informes visuales son buenos pero no se puede lograr lo que hemos hecho acá
con la macro, a menos que programen obviamente y así programando en Visual Basic y
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macros se le abrirá un nuevo horizontes donde los límites los pondrán ustedes y bueno este
escaso recurso, el tiempo, de todas maneras veré en un próximo capítulo como hacer curvas
de control (curvas S) para Project 2010.
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Los pasos a seguir son los mismos para Project 2007 y 2010 así que no haré
diferencia en estos, yo sin embargo generaré los informes en Project 2007.
Hay bastantes informes disponibles para ser generados en Microsoft Excel y/o Visio,
yo mostraré los (o el más) importante, asumo, como siempre, que ustedes investigaran los
otros.
Se pueden crear nuevas plantillas para graficar en el botón Plantilla nueva, se
pueden editar los existentes en el botón Editar plantilla y se puede Administrar plantillas
existentes en el botón respectivo.
En general los gráficos son del tipo Actividades versus Tiempo (el tiempo genera
las columnas y las actividades las líneas), se elige en
como la función
principal de esto es generar Curvas S, entonces me abocaré a ello, para esto seleccionen la
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Opción Uso de tareas. De Uso de tareas seleccionen el informe Flujo de caja y seleccionen
Días para el Nivel de datos de uso, luego presionen en botón Editar plantilla
(presionaremos editar solo para aprender el funcionamiento, pero podríamos haber ido
antes directamente al gráfico). (Ver Figura )
Por esta opción de Selector de campos, es que muchos dicen que los informes
visuales reemplazan al complemento Análisis de datos de escala temporal para Excel,
bueno en parte tienen razón se parece mucho y básicamente hace muchos pasos similar y
gráfica directamente, pero a mí no me gusta tanto comparativamente hablando digo. Quizás
algún día pueda sacarle el provecho quizás programando macros y en visual, pero por ahora
lo uso tal cual.
Primero seleccionen el gráfico sin hacer ningún cambio en los campos, ni más ni
menos campos, presionemos el botón Cancelar y en Crear informes activemos Microsoft
Excel y desactivemos Visio en Mostar plantilla de informes creada en:
luego presionen el botón Ver.
Luego de esto generará el gráfico y una tabla dinámica en Excel, el gráfico inicial
que nos ha mostrado es bastante “feo” y no nos muestra ni mejora los informes anteriores,
pero si tocan con el puntero del mouse el gráfico podrán ver al lado derecho de este el
listado de campos y los campos que están seleccionados y que generan el gráfico
propiamente tal.
Para poder cambiar el periodo o rango de grafico seleccionemos la hoja Uso de
tareas, (Ver Figura ).
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Generar curvas S de Costo Actual y de Trabajo Actual es bastante fácil (pues están
los datos acumulados), pero para poder generar todas las curvas de Costo para poder
comparar por ejemplo Costo Actual, Real y Previsto todos en un solo gráfico (tal como se
vio en la macro), esto no será tan fácil, es decir mediante “solo” Informes visuales no es
posible. De la misma manera no es posible generar las tres curvas de trabajo (Actual, Real,
Previsto) en un solo gráfico por medio de estos Informes visuales.
Ms-Project genera la mayoría de los campos necesarios para poder crear a partir de
estos los otros campos que necesitamos para graficar, los campos acumulados son más
fáciles de crear en Excel.
En la tabla 20 he generado un listado de los campos del proyecto que necesitamos
para poder graficar las Curvas S y los datos que podemos obtener directamente de Ms-
Project, los datos en color rojo no están disponibles directamente por lo tanto se deben crear
en Excel.
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No quiero dejar el manual sin creación de curvas de control para Ms-Project 2010
que es una herramienta tan útil para todos los planificadores de proyectos de la
construcción.
Dije al inicio del manual que yo prefiero usar Project 2007 luego de “quitarle” los
complementos al Project 2003 esto principalmente por la herramienta de Análisis de datos
de escala temporal para Excel, pero no podía dejar a Ms-Project 2010 como “el malo de la
Película” y la verdad no lo es, entonces en este capítulo quiero enmendarme y enmendar
algo a esta versión explicando los pasos para crear curvas de control o curvas S en Excel
con los datos de Project.
Los pasos los seguiré para Ms-Project 2010 pero son válidos también para las dos
versiones anteriores, vistas en este manual (2003 y 2007), considero para Project 2010 ya
que en este no se puede usar ni el complemento antes comentado ni la macro automática
detallada en los capítulos anteriores..
Utilicemos para este ejemplo el “proyecto estrella” o la “clase6-control”, y
seleccionemos la vista Uso de tareas, recuerden que esta vista se divide en dos secciones
que arbitrariamente yo denominé Área 1 a la sección de tablas y Área 2 a la sección de los
datos de uso o detalles. En el Área 1 creamos una tabla nueva con campos personalizados,
pero para la generación de las curvas de control (Curvas S) no es relevante que tabla
tengamos activa en esta sección, pues “pasaremos” a Excel datos desde el área de detalles.
Para este ejemplo no pasaré ningún campo acumulado, como Trabajo acumulado,
Costo acumulado, y Porcentaje completado acumulado, pues estos los generaremos
directamente en Excel.
De manera similar pasaré a Excel los campos para poder graficar los tres estados del
proyectos, estados que detallé anteriormente y que quiero recordarles ahora por lo
importante que es graficar estos y poder compararlos en un mismo gráfico, además que en
general los planificadores solo graficas los estados Previstos y real.
Estado Previsto tiene los valores de lo estimado a futuro (costo previsto, comienzo
previsto, duración prevista, fin previsto, trabajo previsto), es lo que ofrecimos al mandante
o comprometido con nuestro jefe.
Estado Real tiene los datos reales informados a la fecha de control (costo real,
comienzo real, duración real, fin real, trabajo real. Cuando el proyecto no se ha empezado
(o no informado o controlado) estos datos están en cero o no NOD para las fechas.
Estado Actual tiene los datos proyectados, es decir lo real informado a la fecha de
control más lo previsto o aun no informado (costo, comienzo, duración, fin, trabajo).
El estado actual nos indica como terminaría el proyecto de suceder todo lo que resta
aun de la manera que se estimó, nos muestra entonces que más caro o más barato saldrá el
presupuesto. Nos indica cual sería la fecha de término del proyecto con lo real que ha
sucedido a la fecha del control y si continuáramos de la manera prevista lo que aun no se ha
ejecutado.
Cuando el proyecto está terminado y completamente informado (controlado) los
campos actuales (de costos, tiempo y trabajo) son iguales a los datos reales, de ahí la
importancia de hacer el control de los proyectos.
Es importante revisar constantemente este estado pues nos indica las posibilidades
de mejoras de acuerdo a los costos, tiempos y trabajos por realizar.
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No Campo Ms-Project
1 Trabajo
2 Trabajo Real
Trabajo Previsto
Costo
Costo Real
Costo Previsto
7 Porcentaje completado
Tabla Campos para Excel
Entonces tal como aprendimos en el Capítulo “Como usar las tablas de uso de
tareas y uso de recursos”, pasemos al área de detalles los campos de la Tabla , dando
doble clic en esta sección y en la ventana pasaremos los campos de Project de la tabla, el
resto de campos que no tiene Project los generaremos en Excel. (Ver Figura )
Una vez seleccionados los campos podemos ordenarlos con los botones de Mover
hacia arriba o abajo, luego de esto presionar el botón Aceptar.
Utilizaremos solo la sección de resumen del proyecto para el ejemplo, es posible
seleccionar todas las actividades, pero para graficar las curvas S basta solo el resumen
como veremos más adelante, de la misma manera también debemos seleccionar la escala
temporal de la columna que pasaremos a Excel en la
opción Escala temporal (Menú Vista - Escala
Temporal), yo optaré por días (Ver Figura ).
caso pueden pasar todos los datos de las actividades seleccionando en la escala temporal y
arrastrando a la derecha hasta el fin del proyecto, de esta manera tendrán una tabla similar a
la vista y creada por la opción Análisis de datos de escala temporal en Excel, pero insisto,
no necesitamos ahora estos datos.
Toda esta selección la debemos pasar a Excel, los pasaremos con los comandos
Copiar – Pegar, peguemos entonces la selección en una hoja de Excel.
Esta manera, la única, de copiar la información desde Project tiene algunos
inconvenientes, no graves afortunadamente y que solucionaremos más adelante, y estos
son:
1. No copia los nombre de las columnas (tiempo o período de tiempo),
2. Si seleccionamos los nombres de los campos en la columna Detalles, nos selecciona
todo el período que dura el proyecto pero no podemos seleccionar (o pegar) un día
antes del inicio del proyecto que será útil para graficar la curva S desde cero.
Los pasos para crear las Curvas S en Excel son los siguientes:
1. Copiemos la selección en la celda C2,
2. Eliminemos todas las letras del prefijo de trabajo que utiliza Project y no nos sirven
en Excel para poder realizar operaciones con estos datos, para nuestro ejemplo es la
letra “d” correspondientes a días de trabajo, utilizar para esto la opción
Reemplazar, y remplacémoslas por un blanco “ “ (Ver Figura )
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luego arrastrar hasta el fin del proyecto. En la primera columna ingresemos ceros y
copiemos los formatos de la columna siguiente (Ver Figura ).
4. En la primera columna ingresar los nombres de los campos (o filas), desde Ms-
Project lamentablemente no podemos seleccionar estos nombres y pegarlos en
Excel, así que no nos quedará otra posibilidad que escribirlos (Ver Figura ).
5. Crear las filas de datos acumulados para cada parcial, la última columna (fecha de
fin actual) del proyecto tendrá la fecha más tardía de término y los valores totales
de este, copiar los formatos correctos para todas las filas y celdas. (Ver Figura
).
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6. Pero sigamos con los pasos para crear las curvas S, muchos planificadores crean las
curvas S con los valores acumulados, por ejemplo muestra el costo acumulado para
cada periodo de tiempo y la última fecha nos debe mostrar el costo total gastado. Yo
particularmente prefiero graficar las curvas de control (curvas S) para los valores
absolutos es decir considerando el porcentaje relativo acumulado para el fin del
proyecto será un 100%, de todas maneras es bueno graficar también los acumulados
y poder realizar comparaciones.
El acumulado absoluto entonces es el acumulado parcial dividido por el total del
proyecto, esto es válido para los datos actuales y los previstos, pero para el caso del
real se debe considerar el total actual para cada ítem respectivo, es decir para el
Trabajo real acumulado del primer periodo la fórmula es =B12/$Q10, el divisor es
el Trabajo actual acumulado (para el ejemplo la celda total actual es $Q10), para el
Costo real acumulado absoluto la fórmula es =B15/$Q13, el divisor es entonces el
Costo actual acumulado. (Ver Figura ).
Los valores absolutos nos presentarán más información al graficarlos, para esto
sigamos con los pasos siguientes.
7. Graficaré en hojas distintas las distintas curvas de control. Cambiemos nombres a
las hojas, para la hoja de Curvas S de Trabajo del menú Insertar seleccionemos
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Si vemos los datos con los cuales construimos este gráfico el avance informado era
un 35% y para esta fecha el previsto es de un 30,4% (calculado por el trabajo previsto), Ms-
Project calcula el Porcentaje avance de acuerdo a la cantidad de partidas informadas y no
de acuerdo al trabajo realizado, debido a esto si queremos saber realmente si estamos
atrasados a esta fecha en cantidad de trabajo realizado y por realizar es mucho mejor
considerar las Curvas de control (curvas S) en base a los trabajos, es decir el primer gráfico
que he analizado y creado en este capítulo.
Siempre es bueno también analizar y comparar los gráficos de datos absolutos
(rango 0% a 100%) y valores acumulados (Ver Figuras 2 y 2 )
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Los gráficos son sin duda buenos elementos de información y análisis de datos para
toda la organización, y principalmente en construcción las curvas S o curvas de control son
una herramienta muy utilizadas tanto de gráficos absolutos (rango de 0% a 100%) gráficos
de las figuras 2 , 2 y 2 como de valores acumulados figuras 2 y 2 .
La información gráfica también debe ser complementada con información tabulada,
ya hemos creado varias tablas, tal como los distintos presupuestos para los estados del
proyecto actual, previsto y real, también tablas de control de costos y tiempos, tabla de
estado de pago, tablas para Tareas y para Recursos (Ver Figura ).
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En varias partes del manual dije que uno de los grandes problemas del Ms-Project
2007 y 2010 es que no tienen el complemento Análisis de datos de escala temporal para
Excel que nos permitía generar curvas S en Excel de manera manual, paso a paso
generando las tablas de acumulados, índices y gráficos (Ver puntos 5.2.4.9; 9.3 y 10.1 ),
bueno tengo que asumir que igual no es tan grave si consideramos la creación de curvas S
utilizando los datos que nos entrega la tabla Uso de tareas, y esto puede ser paso a paso
(punto 10,1) o como dije con una macro automática, pues bien ya he creado dos macros
para facilitar esta labor y no extrañar tanto el complemento mencionado.
En este punto entonces generaré un manual paso a paso para usar estas macros,
consideraré para este subcapítulo algo que seguramente pasará, que será considerado como
un manual independiente, y seguramente (lo se por experiencia) que muchos de ustedes se
“saltaran” varios capítulos del manual y leerán directamente este punto, por lo tanto
resumiré varios pasos anteriores en este y trataré de que sea autónomo en su entendimiento.
Pasos previos a la generación de Curvas de Control:
No olvidemos para que para hacer curvas de control o hacer seguimientos de
nuestros proyectos, aunque parezca obvio el proyecto debe estar controlado, en algún
porcentaje de avance, y no olvidemos también que para hacer control debe estar establecida
por lo menos una línea de base, para mejor entendimiento indico los pasos que debemos
tener ya realizados como una simple planilla de check list.
Entonces asumamos todas las tareas anteriores realizadas, podemos generar las
curvas de control para nuestro proyecto, estos pasos los podemos y debemos realizar para
cada vez que hagamos control o para cada Fecha de estado del proyecto, en este ejemplo
realizaré las curvas de control para dos fechas de estado (dos controles). Para este efecto
tengo dos archivos del proyecto de estudio del manual, Muro de Albañilería, el primer
control realizado con fecha de estado “mar 21-02-12”, (Ver Figura ), y el segundo
control del proyecto realizado con fecha de estado “mar 28-02-12” (Ver Figura ).
Es bueno, como sugerencia, cada vez que se realice el control en un proyecto
guardar el archivo con la fecha de estado, de esta manera será más fácil realizar la
comparación entre los distintos estados, la generación de las tablas, generación de curvas de
control entre otros puntos importantes, esto independiente de que se establezcan diferentes
planes provisionales para el proyecto o distintas líneas de base.
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No Nombre Tipo
1 Archivo Project
2 Archivo Macro Excel
Tabla Macros para Curvas de Control (Curvas S)
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Antes de detallar los pasos de uso de cada macro es importante tanto para Ms-Project y
Excel que ambos sistemas permitir el uso de macros, esto bajando la seguridad de macros.
En Ms-Project los pasos para bajar esta seguridad son los siguientes:
Antes de cargar el archivo que tiene la macro, para Ms-Project 2003 ó , en el menú
Herramientas, Opciones opción Seguridad presionar el botón y
luego seleccionar el nivel Bajo. (Ver Figura 263). (O menú Herramientas opción Macro
y luego seleccionar Seguridad).
Luego de este paso cargar la macro, si la han cargado sin cambiar la seguridad a
Bajo se debe cambiar la seguridad de la macro y volver a cargar el archivo con la macro.
Para Ms-Project 2010 realizar los siguientes pasos para modificar la Seguridad de
las macros:
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seleccionar Macros. (Ver Figura 264). La macro la pueden activar desde cualquier
vista de Ms-Project
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No Campo Ms-Project
1 Porcentaje completado acumulado
2 Porcentaje completado
Trabajo
Trabajo Previsto
Trabajo Real
Costo
7 Costo Previsto
Costo Real
Tabla Campos de Uso de tareas para Graficar Curvas de Control
Si los datos son generados y copiados de forma manual deben ser pegados en la
celda C2, pues la siguiente macro (de Excel) asume esta posición para los cálculos
siguientes.
Como sugerencia seria bueno copiar la macro (opción Modificar) y crear una macro
darle nombre y dejarla grabada en el Global.mpt así no tendrán que cada vez que quieran
utilizarla cargar el archivo que la contiene.
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5. Regresar al archivo donde están los datos, desde este seleccionar (Excel 2007 o
2010) del menú Vista presionar el botón Macros y del listado Ejecutar la macro
(Ver Figura 268).
Ejecutar la Macro
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calcula por primera vez con datos nuevos presionar el botón Calcular datos nuevos,
cuando las tablas y gráficos estén ya calculados y se requiera calcular nuevamente o probar
distintas modificaciones presionar el botón Recalcular. (Ver Figura 269).
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sin hacemos un paralelo con un proyecto de construcción, asumiendo que solo considerara
mano de obra, el trabajo Real versus Actual nos indicaría que porcentaje mas de HD
(Hombres Días) gastamos con respecto al proyectado, de la misma manera para el trabajo
Real versus el Previsto nos indica que porcentaje de HD (Hombres Días) gastamos con
respecto al que habíamos considerado originalmente (previsto).
Los gráficos respectivos están en las siguientes hojas, un gráfico por hoja, pero
ustedes pueden cada uno de ellos modificarlos a voluntad o copiarlos y pegarlos en una
hoja, generar informes, cambiar color, fuentes, etc.
Cada administrador deberá revisar las curvas y saber reconocer las desviaciones del
proyecto (datos reales) con respecto a lo que tenia estimado (datos previstos), de la misma
manera la macro entrega curvas de datos actuales, datos que muestran el estado del
proyecto considerando lo que ha ocurrido a ese momento y que se ha controlado (real) y lo
que aun falta por construir (previsto o estimado) esta curva de datos nos muestra una
proyección de lo que pasaría con nuestro proyecto, si lo que aun no hemos construido lo
realizamos de acuerdo a los datos previstos. Nos indica también el esfuerzo que debemos
realizar (en costo, trabajo y %) para terminar en lo previsto, en caso de estar atrasado.
En un futuro no muy lejano, espero, les prometo que haré un análisis de los datos y
de los gráficos generados y que significa para nuestro proyecto y que deberíamos realizar
para ajustarnos a lo estimado. Mientras dejaré ese análisis a cada uno de ustedes que estoy
seguro que como administrador de proyectos sabrán realizar dicho análisis, y para los aun
estudiantes que usan mi manual, pues también estoy seguro que vuestro espíritu
investigador y de superación le llevará a estudiar más esta apasionante área de planificación
y control de proyectos de construcción.
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