Administracin de Proyectos con Excel usando PERT/CPM
Resumen
Se presenta la tcnica de la ciencia administrativa (PERT/CPM) que ayuda a comprobar y controlar aquellos proyectos que involucran muchas tareas interrelacionadas, mediante la resolucin de un problema de la Administracin de Proyectos con la ayuda de la hoja electrnica Excel.
Introduccin
Cuando un administrador de un proyecto grande debe planear, programar y controlar un gran nmero de actividades en toda la administracin, muchas veces sino la mayora de ellas, le es difcil recordar toda la informacin correspondiente al plan, programa y avance del proyecto. Para estas situaciones se dispone de dos tcnicas de la investigacin de operaciones con una relacin muy cercana: PERT, tcnica de evaluacin y revisin de programas, y el mtodo de la ruta crtica (CPM), estas tcnicas ayudarn al administrador de proyectos a llevar a cabo estas responsabilidades. Estas tcnicas se han utilizado en una gran variedad de proyectos, entre los que podemos mencionar: Investigacin y desarrollo de productos nuevos y procesos. Produccin de pelculas. Construccin de plantas, carreteras y edificios. Instalacin de sistemas de informacin administrativos. Embarcaciones martimas. Realizacin de campaas publicitarias. Mantenimiento de equipo grande y complejo. Diseo e instalacin de sistemas nuevos.
En este apartado se tiene el objetivo principal que es implementar la aplicacin de PERT y CPM utilizando la hoja electrnica Excel.
Problema Aplicado
P-H Microship Co. Debe emprender un programa de mantenimiento y renovacin para reparar y modernizar sus instalaciones para la fabricacin de tabletas. Este proyecto incluye seis actividades (A,B,C,D,E,F) con las relaciones de precedencia mostradas en la siguiente red.
A
INICIO ttttttt
E
FIN
F
1
Las duraciones y costos estimados de las actividades vienen dadas en la siguiente tabla Actividad Duracin estimada A 6 semanas B 2 semanas C 4 semanas D 5 semanas E 7 semanas F 9 semanas Costo estimado $420,000 $180,000 $540,000 $360,000 $590,000 $630,000
a) Encuentre los tiempos ms cercanos, ms lejanos y la holgura de cada actividad. Cul es el tiempo de terminacin ms cercano del proyecto? b) Use Excel para desplegar el presupuesto y el programa de costos basados en los tiempos de inicio ms cercanos para el proyecto en una sola hoja de clculo. c) Repita el inciso anterior pero con base en los tiempos de inicio ms lejanos. d) Use Excel para mostrar una figura con los costos acumulados del proyecto cuando todas las actividades inician en sus tiempos ms cercanos o en los ms lejanos. e) Despus de cuatro semanas, la actividad B termin (con un costo real de $200,000), la actividad A lleva 50% (un costo real a la fecha de $200,000) y la actividad D lleva 50% (un costo real a la fecha de $210,000). Elabore un informe PERT/Cost despus de 4 semanas. Dnde debe centrar su atencin el director del proyecto para mejorar el desempeo en costos? En la siguiente tabla podemos observar todas las trayectorias y sus longitudes a travs de la red de proyecto: Trayectoria Longitud InicioACEFinalizacin 6+4+7= 17 semanas InicioADFFinalizacin 6+5+9= 20 semanas InicioBDFFinalizacin 2+5+9= 16 semanas Sabemos que la duracin del proyecto no ser mayor que una trayectoria en particular, es decir, la duracin estimada del proyecto es igual a la longitud de la ruta ms larga, esta trayectoria ms larga se llama la ruta crtica. En este caso para el proyecto P-H Microship Co, Ruta crtica: InicioADFFinalizacin Duracin estimada del proyecto: 20 semanas.
En caso de tener redes pequeas de proyectos, este mtodo de encontrar todas las rutas y determinar la ruta ms larga es una manera bastante natural y cmoda para encontrar la ruta crtica, sin embargo para proyectos grandes ste no es un procedimiento eficiente. Para estos casos PERT/CPM utiliza un procedimiento ms eficiente.
Programando actividades individuales
Recordemos que el tiempo de inicio ms inmediato es el tiempo ms cercano en que una tarea posiblemente puede iniciarse, y el tiempo de terminacin ms breve es el tiempo ms corto en el que una tarea posiblemente puede concluir. La regla para el tiempo de inicio ms cercano de una actividad es igual al mayor de los tiempos de terminacin ms cercanos de sus predecesores inmediatos. De manera similar el tiempo de terminacin ms lejano es lo ms tarde que pueda concluirse una actividad, en tanto que permita que el proyecto se complete lo ms pronto posible, y el tiempo de inicio ms lejano es lo ms tarde que pueda iniciarse una tarea, pero finalizando dentro de su ltimo tiempo de terminacin. La regla para el tiempo de terminacin ms lejano de una actividad es igual al menor de los tiempos de inicio ms lejanos de sus sucesores inmediatos.
Notacin
TIC= tiempo de inicio ms cercano para una tarea asignada. TTC= tiempo de terminacin ms cercano para una tarea asignada. Estos tiempos se relacionan mediante la ecuacin: TTC=TIC + duracin estimada de la tarea TIL= tiempo de inicio ms lejano para una tarea asignada. TTL= tiempo de terminacin ms lejano para una tarea asignada. Estos tiempos estn relacionados mediante la ecuacin: TIL=TTL - duracin estimada de la tarea Algunas reglas para obtener el TIC o el TIL: Si una actividad solamente tiene un predecesor inmediato, entonces se tiene que el TIC para una tarea es igual al TTC para el predecesor inmediato. Para el caso en que una actividad tiene ms de un predecesor se debe cumplir: el tiempo de inicio ms cercano de una tarea es igual al mayor de los tiempos de terminacin ms cercanos de sus predecesores inmediatos. Aqu se comienza con las actividades iniciales y se trabaja hacia delante en el tiempo hasta las actividades finales para el clculo de los TIC y TTC. El tiempo de terminacin ms lejano de una tarea es igual al menor de los tiempos de inicio ms lejanos de sus sucesores inmediatos. Para los clculos de los TIL y TTL se comienza con las ltimas actividades hacia atrs en el tiempo hacia las actividades iniciales.
Para el clculo del TIC se cuenta el nmero de periodos (semanas) desde el momento en que el proyecto comienza, en efecto para las distintas actividades: Actividad A: TIC=0 TTC=0+duracin de 6 semanas =6 Actividad B: TIC=0 TTC=0+ duracin de 2 semanas =2 Actividad C: TIC=TTC de la actividad A=6 TTC=TIC+duracin de la actividad=6+4=10 Actividad D: TIC=Max{TTC de la actividad B, TTC de la actividad A}=Max{2,6}=6 De igual manera se sigue fcilmente con el resto de los clculos. Si bien los clculos anteriores se pueden hacer a mano, en proyectos ms grandes se pueden facilitar estos clculos usando la computadora. Por tanto para el inciso a) usando Excel se tiene:
Actividad Comienzo A B C D E F Final Tiempo 0 6 2 4 5 7 9 TIC 0 0 0 6 6 10 11 20 TTC 0 6 2 10 11 17 20 20 TIL 0 0 4 9 6 13 11 20 TTL 0 6 6 13 11 20 20 20 Holgura 0 0 4 3 0 3 0 0 Ruta crtica S No No S No S
Duracin del proyecto
20
El tiempo ms cercano para terminar el proyecto es de 20 semanas. El contenido de las celdas en Excel para los clculos anteriores se pueden ver en la siguiente tabla,
B 3 Comienzo 4 A 5 B 6 C 7 D 8 E 9 F C
0 6 2 4 5 7 9
Actividad Tiempo
=D4+C4 =D5+C5 =D6+C6 =MAX(E4) =MAX(E4,E5) =D7+C7 =MAX(E6) =D8+C8 =D9+C9 =MAX(E7) =E9
D TIC 0 0 0
E TTC 0
F TIL 0
G TTL 0
H Holgura 0
I Ruta crtica
=SI(H4=0,"s","no") =SI(H5=0,"s","no") =SI(H6=0,"s","no") =SI(H7=0,"s","no") =SI(H8=0,"s","no") =SI(H9=0,"s","no")
=G4-C4 =MIN(F7,F6) =G4-E4 =G5-C5 =MIN(F7) =G5-E5 =G6-C6 =MIN(F8) =G6-E6 =G7-C7 =MIN(F9) =G7-E7 =G8-C8 =+D13 =G8-E8 =G9-C9 =D13 =G9-E9 20 =D13 =G10-E10
10 Final =E9 11 12 13 Duracin proyecto= =MAX(E4,E9)
Podemos observar que cada actividad con holgura cero pertenece a la ruta crtica de la red del proyecto, por tanto cualquier retraso a lo largo de esta ruta retrasar la terminacin del proyecto a tiempo. Observe que esta ruta crtica es la misma encontrada anteriormente usando otro mtodo. Al principio se puede requerir ms tiempo en la elaboracin de la tabla anterior, que en los clculos hechos a mano, sin embargo, es ms didctico y beneficioso aprender a formar una tabla como la anterior. Adems, con un poco de prctica nos damos cuenta de su simplicidad y facilidad para elaborarla e implementarla.
