LAS ORGANIZACIONES

Y SUS CIRCUITOS
ADMINISTRATIVOS
 Este material se construyó para servir como apoyo del curso
de capacitación realizado en el marco del proyecto “Revisión
y/o confección integral de reglamentos internos, circuitos y
normas de procedimientos claros y ágiles. Adecuación al
ordenamiento funcional aprobado por Resolución C.S.Nº
402/06” en la Universidad Nacional de Luján – Buenos Aires –
Argentina
 Las organizaciones y sus circuitos administrativos

Índice Temático
Índice Temático ______________________________________ 3
El Sistema Organizacional ______________________________ 4
Circuitos, Procesos, Actividades y Tareas __________________ 7
Los cursogramas _____________________________________ 9
Símbolos Utilizados ____________________________________ 12
¿Cómo se ve un cursograma? ____________________________ 16
Consideraciones del gráfico ______________________________ 21
Decisiones estructuradas _____________________________________ 22
Decisiones no estructuradas ___________________________________ 22
Operaciones________________________________________________ 23

Manuales de Procedimientos __________________________ 24

Contenido del manual __________________________________ 24
Presentación del manual ________________________________ 26
Bibliografía ________________________________________ 29

3
 Walter F. Panessi

El Sistema Organizacional
Se define sistema como “un conjunto de elementos interrelacionados entre sí,
con cierto grado de dependencia funcional que interactúan regularmente
formando un todo con características diferentes a las de los elementos que lo
componen”. Esta interacción que desarrollan los elementos tiene por finalidad
la consecución de un objetivo. Los objetivos son las metas o fines hacia los
cuales se quiere llegar. Desde esta perspectiva, toda organización puede verse
como un sistema.
Los sistemas no están aislados sino que conviven con otros sistemas que se
encuentran alrededor. Se le llama ambiente a todo lo que está fuera del
sistema (otros sistemas). El ambiente actúa sobre el sistema cuando nos
provee insumos (entradas) o cuando recibe sus resultados (salidas). La parte
más importe del ambiente a considerar cuando se estudia un sistemas es el
entorno.
Se denomina entorno a todo aquello que rodea a un sistema y que, sin
pertenecer a él, interactúa e influye sobre éste decididamente. Muchas veces,
el sistema y el entorno se confunden, pues su límite (línea imaginaria que
separa al sistema de su entorno) es borroso o difuso.
Límite

Entorno

Organización

Esta dificultad de identificación exacta que posee el límite muchas veces,

entorpece el estudio de sistemas pues no permite comprender con claridad
que está dentro del sistema y que no.
Cuando uno está situado en una organización, como una universidad, es difícil
dar crédito a esto. Uno piensa “¿Cómo no voy a saber que partes son

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 Las organizaciones y sus circuitos administrativos

componentes de la organización y que partes no?”. Pero la realidad nos

demuestra que no siempre es tan fácil establecer este límite. Supongamos por
caso la consideración respecto de los estudiantes. Los estudiantes ¿Están
fuera o dentro del sistema de la Universidad?”
Dentro de una organización se pueden describir muchos sistemas. Por
ejemplo, en la Universidad podríamos analizar: El sistema presupuestario, el
sistema administrativo, el sistema político, el sistema académico, etc. El tipo
de sistema que estamos observando nos da el marco de referencia de análisis
con el cual el sistema tiene que ser interpretado.
Analizando el sistema desde el límite hacia adentro, se observa que todo
sistema posee subsistemas que son básicamente los elementos componentes
mencionados en la definición. Estos elementos puestos bajo análisis, son
sistemas en sí mismos y como tal, poseen objetivos y elementos, entorno y
límite. De esta manera se describe la llamada “Jerarquía Sistémica”. La
jerarquía sistémica implica que todo sistema es parte de un sistema mayor y a
su vez posee subsistemas.

Sistema
Universitario
Argentino
UNLu

Otra UN
DGS
DGEF

Otra DG
Otra UN más

Las jerarquías se establecen siempre dentro de un “dominio” de problema, es

decir dentro de una disciplina temática. El ejemplo mostrado en la figura
anterior extracta una supuesta jerarquía sistémica de nuestra universidad
desde el punto de vista de la gestión. Si la estudiáramos desde el punto de
vista académico, quizás los subsistemas serían las carreras ya que nuestra
universidad no posee facultades.

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 Walter F. Panessi

Conocer la jerarquía sistémica es importante ya que los sistemas de orden

superior ejercen mucha influencia en los sistemas de jerarquía inferior,
mientras que al revés, la influencia es más débil.
Como ejemplo, considere que pasaría si el estado argentino decidiera
privatizar el sistema educativo nacional en su conjunto. ¿Influiría eso en
nuestra universidad? Por otra parte, considere que pasaría si la universidad
decidiera cerrar una determinada carrera, ¿El impacto sería el mismo que el
anterior para el Sistema Universitario Argentino?

Sistema
Universitario
Argentino
UNLu

Otra UN
DGS
DGEF

Otra DG
Otra UN más

Por otra parte, las influencias de sistemas de igual jerarquía son similares
hacia ambos lados. Esto es, es de importancia o relevancia similar que nuestra
Universidad abra una carrera nueva para la Universidad del Sur que si la abre
esa universidad para nosotros.

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 Las organizaciones y sus circuitos administrativos

Circuitos, Procesos, Actividades y Tareas

Toda organización realiza ciertas actividades para la consecución de sus
objetivos. La norma IRAM ISO 9000 establece que: “Cualquier actividad, o
conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de
entrada en resultados puede considerarse como un proceso.”

Entrada Proceso Salida

Y agrega: “Para que las organizaciones operen de manera eficaz, tienen que
identificar y gestionar numerosos procesos interrelacionados y que
interactúan. A menudo el resultado de un proceso constituye directamente el
elemento de entrada del siguiente proceso”
La información y sus soportes (documentación) circula para las organizaciones
y la forma en que se administran resulta de un mejor o peor desempeño. Cada
sistema organizacional utiliza diferente tipo de información para trabajar y
produce otro tanto para sí y para otros sistemas organizacionales. Si un
sistema produce varias veces la misma información, pues ésta no se transmite
adecuadamente, las funciones se vuelven ineficientes. Por ello es importante
la identificación y gestión de los procesos.
Con la definición dada en la norma ISO 9000 respecto de proceso, se puede
considerar como un proceso de una organización genérica a “una venta”, que
puede abarcar desde el contacto inicial con el cliente hasta la aceptación de la
oferta o firma del contrato con el cliente (inicio y fin del proceso). Dentro de
estos límites pueden realizarse etapas, por ejemplo como:
1. Búsqueda de base de datos de posibles clientes
2. Contacto inicial con clientes y fichaje de los clientes
3. Elaboración de ofertas para el cliente
4. Revisión de la oferta
5. Seguimiento comercial de la oferta
6. Aceptación o rechazo de una oferta

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 Walter F. Panessi

Pero también se puede considerar a cada una de estas etapas como procesos
ya que, en todas ellas, se utilizan recursos para transformar entradas en
salidas.
De manera que, con el propósito de ponernos de acuerdo
1. Llamaremos Tarea a una acción que tiene el máximo grado de concreción
y especificidad. Algunos ejemplos de tareas son: Archivar, enviar,
registrar, firmar, verificar, etc.
2. Un conjunto de tareas conforman una actividad o proceso. Una Actividad
o Proceso es la concreción de un paso completo de un trámite. Por
ejemplo, una actividad podría ser “Cuando el docente entrega las actas de
examen, se verifica que la misma contenga la firma de, al menos, dos de
los tres docentes que conforman el tribunal y que no haya tachaduras o
enmiendas no salvadas. De ser así, se emite un certificado de acta
entregada y se archiva el acta transitoriamente. De lo contrario se le
devuelve el acta al docente para que corrija los errores”. En esta actividad
se encuentran las tareas de:
a. Verificar el acta.
b. Emitir Certificado.
c. Archivar Acta.
d. Devolver Acta.
3. Un conjunto de actividades conforman un circuito administrativo. Un
circuito administrativo es el cumplimiento completo de un objetivo del
sistema, desde su inicio hasta su concreción o, hasta que el producto o
servicio creado, deje de ser responsabilidad del sistema organizacional
bajo estudio. Como ejemplo, el proceso de inscripción de estudiantes a
finales abarca desde que el estudiante se inscribe, hasta que el acta de
finales se archiva en el sector de Apoyo a la docencia pues allí termina la
responsabilidad del sistema respecto del trámite. Por supuesto que luego
vendrán otros circuitos que tendrán otras responsabilidades funcionales.
Como se comprenderá, hay circuitos que son más largos que otros y que
intervienen más o menos sectores y agentes de la organización, pero todos
ellos son importantes pues cada uno aporta su “granito de arena” a la
concreción de los objetivos organizacionales.

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 Las organizaciones y sus circuitos administrativos

Los cursogramas
Existen diferentes maneras de describir circuitos administrativos. La forma
más natural es describirlos en narrativa o prosa, es decir, en lenguaje natural.
Se sabe que prácticamente cualquier cosa puede ser descripta utilizando
lenguaje natural con más o menos dificultad. Para la descripción de circuitos
administrativos particularmente, la forma narrativa utilizada aisladamente (sin
otro recurso que la acompañe) presenta algunas dificultades.
Las dificultades más significativas a destacar son:
 La narración obliga a leer una cantidad voluminosa de párrafos.
 La corrección de la narración dependerá de la habilidad y manejo del
idioma de quien la redacte.
 Es difícil que dos personas den la misma interpretación a lo que leen.
 El uso de un vocabulario específico del dominio, puede agregar
obstáculos a la compresión de lo escrito.
 Puede estar viciada de subjetividad.
 No permite detectar si se ha omitido información.
En cierta forma, cuando el “emisor” (quien cuenta la historia) redacta el
circuito, está partiendo de ciertos supuestos respecto a la comprensión que el
“receptor” posee. Esta presunción no siempre es correcta. Por otro lado,
habitualmente pasa que ciertos datos se omiten por error. Por ejemplo:
“…al recibirse el formulario, secretaría controla que la documentación coincida
con los registros que se poseen y luego lo archiva transitoriamente.”
Leído rápidamente, el texto anterior parece libre de ambigüedades y sin
omisiones. Es más, cualquiera podría ver esta frase reflejada en una
descripción de nuestras propias actividades. Pero, ¿para qué la secretaría
realizó el control si no deja reflejado el resultado del mismo? Es decir, si la
documentación no coincide con los registros, ¿Qué hace? ¿Lo archiva igual?
Este simple ejemplo intenta poner de manifiesto que no siempre es fácil
escribir un procedimiento y que asegurar que esa descripción está completa
es más difícil aún.

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 Walter F. Panessi

Evidentemente se necesita de una técnica que permita reducir la ambigüedad.

Una descripción no posee ambigüedades si dos personas cualesquiera
observándola la interpretan de la misma forma.
Por otro lado, sabemos que el lenguaje natural es ambiguo. Esto se ve
claramente en cada una de las interpretaciones posibles que los jueces y
abogados les dan a las leyes y la cantidad de discusiones que se generan
alrededor de ello.
Por lo tanto, se necesita otra forma de describir los procedimientos. Una que
permita, sin ambigüedades, mostrar las actividades y procedimientos y que, a
la vez, ponga de manifiesto que la información que se tiene de esos está
completa.
Una de estas formas es utilizar representaciones gráficas. La representación
gráfica constituye un lenguaje abreviado o forma de expresión sistematizada,
que permite la comprensión de un problema en períodos relativamente
cortos. Facilita la labor “de quién la lee” que, observando un dibujo de
dimensiones limitadas, puede llegar a conocer los detalles más relevantes del
procedimiento que se está estudiando.
Los cursogramas, también denominados Flujogramas o Diagramas de Flujo,
son una técnica de documentación que representan en forma analógica, la
secuencia sistemática de acciones (rutinas o procedimientos administrativos)
que se efectúan para satisfacer las distintas finalidades de la organización; es
decir, representan en forma gráfica los circuitos de información y flujo de
documentos de una organización.
La utilidad de un cursograma es tanto mayor en cuanto más sintético sea,
todo lo contrario, por lo general, de una descripción narrativa.
El gráfico representa:
 Los sectores, personas o equipos que actúan como emisores y/o
receptores de información.
 Los límites del sistema.
 Los procesos a que son sometidos los datos.
 Los soportes físicos donde la información queda materializada.

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 Las organizaciones y sus circuitos administrativos

 Los almacenes físicos (archivos, carpetas, folios) donde los soportes

físicos son almacenados.
 Los almacenes lógicos (archivos magnéticos) donde la información es
almacenada.
 Una breve descripción acerca de la naturaleza de los procesos
gráficamente representados.
Los cursogramas brindan información útil que permite una verificación del
relevamiento realizado, para determinar si está completo o falta relevar
información. Además permite, en un lenguaje común, comprobar
conjuntamente con otras personas que lo especificado es correcto, ya que
está libre de ambigüedades e interpretaciones subjetivas.
En definitiva, los cursogramas permiten conocer:
 Las Unidades funcionales, tanto de la organización como fuera de
ella, que participan en el procedimiento.
 Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en
los procedimientos y las decisiones que se toman como consecuencia
de los controles.
 Formularios y soportes de información involucrados en el
procedimiento, cuántos formularios se emiten cada vez, cómo se
distribuyen y hacia dónde se dirigen.
 Distintos cursos de acción posible dentro del procedimiento.
 Cómo se ordenan los archivos y de qué tipo son.
Un análisis posterior de un cursograma pone clara y rápidamente de
manifiesto:
 Rutinas o procedimientos administrativos.
 Sectores que quedan al margen de informaciones que resultan
imprescindibles.
 Sectores que son informados en redundancia.
 Operaciones, controles y/o archivos innecesarios.

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 Walter F. Panessi

 Controles necesarios que no se efectúan.

El análisis ulterior de éstos permite entonces proponer alternativas de
circulación de la información que redundan en una reducción importante de
tiempo o costo de procesamiento.
Pero los cursogramas presentan algunas limitaciones que, aunque pueden ser
subsanadas, deben ser tenidas en cuenta. Las limitaciones que posee se
derivan precisamente de su naturaleza gráfica y la imposibilidad de ésta de
representar todos los rasgos del sistema.
Sus principales limitaciones se relacionan básicamente con las siguientes
variables:
 Tiempo: no consideran el factor tiempo. De la observación se puede
inferir los sectores por dónde pasa la información y qué hace cada
uno de ellos, pero no el tiempo insumido de cada operación.
 Frecuencia y volumen: no aparece la cantidad de veces que se repite
una operación unitaria. El diagrama no indica si el proceso cumple
una, cinco o quinientas operaciones en un lapso de tiempo
determinado
 Jerarquías: los diagramas individualizan a personas y sectores, pero
no establecen relaciones jerárquicas entre ellos.
Las limitaciones que tiene el cursograma son suplidas por herramientas
específicas que complementan al diagrama.
 El cronograma; indica los tiempos de proceso de cada sector y los
horarios de transferencia de información, para contemplar la variable
tiempo.
 Los organigramas; muestran las relaciones jerárquicas entre los
cargos que ocupan las personas.
La utilidad de los cursogramas para el análisis del circuito excede las
limitaciones que posee.

Símbolos Utilizados
Para la confección de los cursogramas se utilizan símbolos y reglas
convencionales, cuya aplicación, si bien dista de ser uniforme, constituye un

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 Las organizaciones y sus circuitos administrativos

esfuerzo importante por lograr un idioma común entre especialistas, técnicos

y usuarios.
En este sentido el INSTITUTO ARGENTINO DE RACIONALIZACIÓN DE
MATERIALES (IRAM), estableció tres normas para la diagramación de los
cursogramas administrativos:
La norma IRAM 34501/84, pretende:
a) definir una serie de símbolos convencionales que representan
secuencialmente las operaciones y controles efectuados en un
procedimiento administrativo;
b) minimizar la cantidad de símbolos necesarios para simplificar la
interpretación de los diagramas;
c) utilizar principios mnemotécnicos que relacionen la forma de los
símbolos con su significado.
En el año 1999 el IRAM incluyó en la norma, con carácter experimental hasta
tanto se la revise, los símbolos a utilizar en la documentación de
procesamiento de información estableciendo convenciones para las
representaciones de cursogramas de datos, cursogramas de programas y
cursogramas de sistemas.
La norma IRAM 34502/85, trata sobre las técnicas para la presentación grafica
de los procedimientos administrativos.
La norma IRAM 34503/74, por su parte, dispone los lineamientos generales
para el diseño de los formularios portadores de las representaciones gráficas.
Estas normas buscan la racionalización de los procedimientos
administrativos, pero no son inflexibles ya que pueden ser adaptadas a las
necesidades de la organización que las utiliza. El nivel de detalle de las
operaciones descriptas tiene relación directa con las necesidades a cubrir y los
objetivos perseguidos por la organización.
Por lo tanto, los símbolos y siglas a emplear deben ser definidos en una cartilla
inicial del cursograma, donde se los graficará junto con la indicación de lo que
significan.

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 Walter F. Panessi

Teniendo como base la norma IRAM 34501 (versiones 84 y 99) la simbología a

utilizar para el diseño de representaciones gráficas y su oportunidad de uso se
describen a continuación:
Actividades
Símbolo Descripción
Operación: Representa toda acción de elaboración,
modificación o incorporación de información (emisión de
formularios; incorporación de datos; autorizaciones, consultas)

Control: Representa toda acción de verificación. (cotejo entre

comprobantes o registro y comprobación; constatación,
compulsa, examen, sobre los datos contenidos en los soportes
de información; comprobación de cálculos; corrección de datos;
validez de autorizaciones, entre otros)
Control y Operación: Resume a un control con sus
consecuentes operaciones a realizar. Es la unión de los dos
símbolos anteriores y es lo más común que suceda pues si algo
se controla es porque luego se tomará alguna acción. Por
consiguiente es más sintético representarlo de esta manera que
desagregarlos y realizar las operaciones después de controlar.
Archivo Transitorio: Almacenamiento sistemático
temporario de elementos portadores de información.

Archivo Definitivo: Almacenamiento sistemático y

permanente de elementos portadores de
información.
Destrucción: Representa la eliminación de la
información, se destruya o no el elemento portador
de ella.
Demora: Representa toda detención transitoria del
proceso a la espera de un acontecimiento
determinado. La denominación correcta sería

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 Las organizaciones y sus circuitos administrativos

espera, ya que se refiere al hecho de hallarse a la

expectativa de ocurrencia de un suceso, lo que no
implica necesariamente una demora del
procedimiento.

Datos en memoria: Representa datos guardados en

una forma adecuada para ser procesados sin
especificar el medio que los contiene.
Curso de acción
Símbolo Descripción

Decisión o alternativa: Representa una función de

decisión o conmutación que tiene una sola entrada,
pero puede tener dos o más alternativas de salida,
de las cuales una sola será activada, según la
evaluación de las condiciones indicadas dentro del
símbolo.

Traslado de Documentación (Flujo de

Documentos): Representa el desplazamiento físico
del elemento portador de la información y es la
conexión entre los símbolos. La flecha indica el
sentido de la circulación. El sentido normal del
diseño es, mientras sea posible, de arriba hacia
abajo y de izquierda a derecha.

Traslado de Información (Flujo de Información):

Representa el desplazamiento de la información sin
desplazamiento físico del elemento que la porta. Así
se representa la consulta a archivos o ficheros y el
traspaso de información verbal.
Soporte de información (documentos)
Símbolo Descripción

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 Walter F. Panessi

Formulario – Documento: Representan los

soportes de información.
Unión o vinculo
Símbolo Descripción

Procesos no Relevados: Representa el conjunto de

acciones que se desconocen por falta de
relevamiento.

Proceso no Relevante: Representa el conjunto de

acciones que definidas, no interesan representarse o
no es necesario (procedimientos externos a la
empresa, para simplificar el cursograma, eliminando
los pasos que no hacen a la situación estudiada).

Conector Interior: Representa el nexo entre

procedimientos administrativos interrumpidos en su
graficación y cuya continuación se encuentra en la
misma página.

Conector Exterior: Representa el nexo entre

procedimientos administrativos interrumpidos en su
graficación y cuya continuación se encuentra en otra
página del mismo circuito o de otro circuito.

¿Cómo se ve un cursograma?
Con estos símbolos se construye un cursograma, ¿pero cómo se ve? A
continuación mostramos un ejemplo de una nota de relevamiento y su
cursograma correspondiente. La nota de relevamiento expresa la situación
que se genera cuando un alumno se inscribe en una asignatura para rendir
final.

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 Las organizaciones y sus circuitos administrativos

Obsérvese el encabezado que precede a la nota de relevamiento. En él se

expresan datos que ayudan a determinar algunos de las falencias
mencionadas anteriormente de los cursogramas. Nos referimos puntualmente
al Volumen de transacciones (que cantidad de veces se realiza esta
transacción en un mes). Frecuencia: En qué meses ocurre esta frecuencia.
No es necesaria la máxima precisión respecto de estas cuestiones sino más
bien una apreciación aproximada que permita luego estimar cuellos de
botella, viabilidad para la automatización de partes, mejoramiento del
circuito, etc.

Sistema : AA01 Circuito : Inscripción de Alumno a Final

Volumen : 1000 Transacciones
Frecuencia : Períodos de Marzo, Mayo, Julio, Septiembre,
Diciembre
Fuente : Sector de Alumnos de la Universidad AA01
Los Alumnos pueden inscribirse desde las fechas establecidas por
cronograma que fueron publicadas y hasta 48 hs hábiles antes de la fecha
correspondiente a cada mesa de final. Las fechas de las mesas, son
establecidas por los Jefes de división de los departamentos académicos,
almacenándose dicha información en el archivo informático Mesas.dat que
se encuentra disponible antes de la fecha de habilitación para la inscripción.
Cuando un alumno se presenta al sector habilitado para la inscripción,
completa un formulario donde figura: el número de legajo, Apellido y
Nombre, Código de carrera, Nombre de la carrera, los códigos de las
asignaturas a las cuales se quiere presentar y los nombres de cada
asignatura. El Dto. de Alumnos verifica que se esté dentro del período válido
para la inscripción a cada asignatura, consultando el archivo Mesas.dat. Si
esto no es así, se rechaza la inscripción, de lo contrario se lo inscribe para
rendir final como libre o como regular, según la condición del alumno en esa
asignatura, que se encuentra en el archivo MatAlum.dat. Otro control que
se debe realizar antes de inscribirlo, es que tenga las correlativas aprobadas.
Para esto se debe consultar el archivo informático Correlat.dat y
MatAlum.dat y que la asignatura a la que se pretende presentar no la tenga
aprobada, también consultando el último archivo (esto es común que
suceda, pues los estudiantes se confunden de códigos de asignatura). Las

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 Walter F. Panessi

inscripciones se registran en el archivo informático Inscrip.dat. Los

formularios de inscripción que presenta el estudiante se lo sella como
procesados y se lo archiva, pero antes de archivarlos se le agrega en cada
renglón correspondiente a cada asignatura, un código de procesamiento
que indica : R – Inscripto como regular, L – Inscripto como libre, NP – No
procesado por estar fuera del período, NPC – No procesado por falta de
correlativas. NPA – No procesado pues la asignatura solicitada la tenía
aprobada. Luego se le emite un certificado de inscripción al alumno, con las
asignaturas que se inscribió y que no fueron rechazadas indicando condición
en cada asignatura. Un día antes de la fecha de cada final se imprimen las
actas de examen y se las remite al sector Apoyo a la docencia para que estos
se las entreguen a los profesores.

Dado el informe de relevamiento, el cursograma se vería así.

Alumnos Dto. de Alumnos Dto Apoyo a la Doc
.

FIE

FIE I

No

FIE FIE

1
FIE

Cursograma del circuito Inscripción de Alumnos a Final.

(Primera parte)

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 Las organizaciones y sus circuitos administrativos

Alumnos Dto. de Alumnos Dto Apoyo a la Doc

.

II FIE III

No

FIE
RI FIE IV

V
V

RI

24 hs del examen

IV

AE AE

Cursograma del circuito Inscripción de Alumnos a Final.

(Segunda parte)

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 Walter F. Panessi

Formularios
FIE Formulario de Inscripción a Examen
RI Recibo de Inscripción
AE Acta de Examen
Archivos
I Archivo Informático de Mesas de Examen Mesas.dat
II Archivo Informático de Correlativas Correlat.dat
III Archivo Informático de condiciones de alumnos
MatAlum.dat
IV Archivo Informático de Alumnos Inscriptos a Final
Inscrip.dat
V Archivo Físico de Formularios de Inscripción
Operaciones y Controles
1 Se controla que se encuentre dentro del período de
inscripción.
Si es así
Continúa en 2
Sino
Se devuelve el formulario al alumno.
Fin si
2 Se controla que no tenga la asignatura aprobada,
que tenga las correlativas aprobadas y la condición
con que el alumno desea inscribirse al final de la
asignatura.
Si todo está bien
Se emite el recibo,
Se sella el recibo
Se archiva el formulario
Se registra la inscripción.
sino
Se sella
Se archiva la inscripción.
Fin si
3 Se emiten las actas de examen.

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 Las organizaciones y sus circuitos administrativos

Consideraciones del gráfico

El cursograma comienza con el símbolo de proceso no relevante. Este símbolo
sustituye el texto : “Los Alumnos pueden inscribirse desde las fechas
establecidas por cronograma que fueron publicadas y hasta 48 hs hábiles
antes de la fecha correspondiente a cada mesa de final. Las fechas de las
mesas, son establecidas por los Jefes de división de los departamentos
académicos, almacenándose dicha información en el archivo informático
Mesas.dat que se encuentra disponible antes de la fecha de habilitación para
la inscripción.
Cuando un alumno se presenta al sector habilitado para la inscripción,
completa un formulario donde figura: el número de legajo, Apellido y Nombre,
Código de carrera, Nombre de la carrera, los códigos de las asignaturas a las
cuales se quiere presentar y los nombres de cada asignatura.” ¿Por qué todo
esto es no relevante?, porque para este sistema el alumno es una entidad
externa.
Una entidad externa es todo aquello que forma parte del entorno
organizacional, es decir, que no forma parte del sistema organizacional bajo
estudio. Lo cual, no significa que no pertenezca a la organización, sino que,
dentro del sistema que actualmente se está estudiando, este sector o rol es
externo. Está afuera del límite. ¿Cómo establecer que está afuera del sistema
y qué no? No es tan fácil de determinar pero piense que cuando algún órgano
o sector o rol está fuera del control del sistema, es porque decididamente está
afuera. Observe en este caso que no tengo forma de garantizar que el alumno
se va a presentar en el momento que deba presentarse, ni que va a presentar
la documentación necesaria, ni siquiera que sea alumno de la Universidad.
Obsérvese que no se puede hacerle a un estudiante un sumario por no hacer
lo que debe. Es decir, no hay métodos coercivos que le permitan al sistema
actuar para establecer el control. Esta falta de control, es un claro indicio de
que este sector o rol se encuentra fuera del sistema. En definitiva, es un
usuario del sistema.
Por lo tanto es el sistema quien debe actuar para asegurar que la información
de entrada es correcta. En este caso se observa que el alumno, ya vimos que
no importa cómo, genera un formulario de inscripción a examen (FIE). Este
formulario es entregado al Dto de Alumnos quien controla la información
contenida en el FIE contra cierta otra información contenida en un archivo.

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 Walter F. Panessi

Estos símbolos reemplazan al texto: “El Dto. de Alumnos verifica que se esté
dentro del período válido para la inscripción a cada asignatura, consultando el
archivo Mesas.dat.” Es decir que dentro del archivo I, debe haber información
que le permita a alguien controlar que las asignaturas a las cuales el alumno
se pretende inscribir estén dentro del período establecido.
Un control representa siempre una comparación de una cosa respecto de
otra. NUNCA un control tendrá un solo elemento de entrada. Luego de
realizar un control, SIEMPRE se deberá tomar una decisión. Sino, en realidad
no se controló, simplemente se miró ¿por curiosidad? Es decir, un control se
debe hacer para que éste tenga efecto sobre los elementos controlados. Por
lo tanto, debajo de un símbolo de control siempre se coloca un símbolo de
decisión (rombo).
Hay dos tipos de Controles / decisiones (ya se vio que siempre van unidos):

Decisiones estructuradas
Una decisión es estructurada cuando siempre que se toma, bajo las mismas
condiciones y elementos, la decisión resultante es la misma.
Para serlo, los elementos de juicio deben ser objetivos. Las dos decisiones
tomadas en este circuito son estructuradas. Por ejemplo, en la primera ¿qué
se evalúa? : Que el período de exámenes se encuentre abierto y que la fecha
la mesa de examen de la asignatura, cuyo código coincide con el enunciado en
el formulario de inscripción, sea al menos 48 hs hábiles posteriores a la de la
fecha de la presentación del formulario. Por supuesto, siempre puede estar
presente el error o la omisión pero la decisión sigue siendo estructurada.

Decisiones no estructuradas
Las decisiones no estructuradas son aquellas que no siguen un criterio
objetivo para su resolución. En general, serán decisiones no estructuradas las
que se tomen políticamente, las de los cuerpos colegiados, etc.
Por ejemplo, la decisión del orden de mérito en un concurso es una decisión
no estructurada por más lógica que sea. La decisión de aprobar un concurso
en el HCS también es no estructurada.

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 Las organizaciones y sus circuitos administrativos

Estas decisiones, no son relevantes en los circuitos administrativos pues no se

tiene control sobre ellas por lo tanto quien las tome siempre estará FUERA del
límite del sistema bajo estudio, forme parte o no de la organización.

Operaciones
Las operaciones son tareas o agrupaciones de tareas. En el caso de una
operación y control (ambos elementos juntos) se dice que como acción luego
de decidir se hará alguna tarea. Enviar el documento a otro lado, archivarlo,
etc. Las operaciones pueden estar solas, por su puesto, como en este caso la
operación 3 que reemplaza al texto: “… se imprimen las actas de examen y se
las remite al sector Apoyo a la docencia para que estos se las entreguen a los
profesores.”

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 Walter F. Panessi

Manuales de Procedimientos
La norma IRAM 34551/86 tiene como objetivo establecer el contenido y la
presentación de un manual de procedimientos administrativos, pero aclara
que el contenido establecido tiene carácter “enunciativo”. Esto supone que
puede ser tomado como marco de referencia paro puede ser ajustado según
las necesidades de la organización. A efectos de su discusión se transcribe
aquí el contenido propuesto.

Contenido del manual

1. Contenido: Contendrá la enunciación de la codificación, la
denominación y la cantidad de páginas de cada norma de
procedimientos o parte del manual.
2. Objetivos: Contendrá la explicación de los propósitos de la aplicación
del manual y, cuando fuese necesario, de los motivos que le dieron
origen.
3. Responsabilidad: Contendrá la indicación de la unidad orgánica
responsable del cumplimiento.
4. Alcance de los procedimientos: Contendrá la indicación de los entes
en los cuales se aplicarán los procedimientos y las circunstancias en
que deben emplearse o, por vía de excepción, cuáles son los límites
en que cesa la aplicabilidad de los procedimientos.
5. Instrucciones: Contendrán las concernientes a:
a. Codificación: Explicación del sistema utilizado.
b. Actualización: Indicará la forma de identificar las revisiones,
modificaciones o actualizaciones, quiénes pueden
generarlas y por qué medios, y como introducir el nuevo
material o destruir el material inválido.
c. Criterios de cumplimiento: Enunciará explícitamente los
criterios que permiten discernir el cumplimiento o
incumplimiento de los fines para los que se establecen los
procedimientos del manual.

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 Las organizaciones y sus circuitos administrativos

6. Normas de procedimientos: Estarán integradas y ordenadas de la

forma siguiente:
a. Cursogramas: Representarán gráficamente los
procedimientos administrativos (IRAM 34501; IRAM 34502;
IRAM 34503) comprendidos en la norma.
b. Normas de trámite: Describirán la secuencia de los pasos en
los procedimientos administrativos.
c. Formularios: Contendrán las instrucciones y referencias
para la utilización de todos los documentos y comprobantes
que circulan dentro de los distintos sectores de una
organización, sus diseños y especificaciones y modelos de
llenado.
d. Anexos: Podrán contener las tablas, cuadros, gráficos,
ejemplos de aplicación normal de los procedimientos,
análisis de casos límite para la aplicación de los
procedimientos y demás elementos, que se consideren
necesarios.
7. Glosario: Contendrá la definición de los términos no técnicos
utilizados.
8. Índice temático: Contendrá la enumeración de los distintos temas
que comprende el manual, ordenados alfabéticamente. Cuando los
temas estén incluidos en otros manuales, podrá contener referencias
cruzadas.
9. Referencias cruzadas: Contendrá la información necesaria para la
ubicación de los temas que comprende el manual y que se hallan
desarrollados en otros manuales o aparecen con otra denominación.
10. Verificación y Asesoramiento: Contendrá los datos de la unidad
orgánica facultada para verificar el cumplimiento y asesorar, en caso
de dudas, sobre el empleo del procedimiento.
11. Indicación de fecha
a. Fecha de emisión

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i. Se indicará en cada página de las normas de

procedimientos y de las partes del manual, a los
efectos de poder identificar las distintas ediciones o
modificaciones de la norma.
ii. Expresará la fecha en que se aprobó el manual.
b. Fecha de vigencia
i. Se indicará en la nota de distribución que
acompaña a la norma de procedimientos o a las
correspondientes modificaciones.
ii. Indicará la fecha desde la cual es obligatorio el
cumplimiento del contenido del manual o una
modificación.
c. Numeración de páginas
i. Cada norma de procedimiento y cada parte del
manual tendrá enumeradas sus páginas
correspondientes a partir del Nº 1, indicándose en
cada una de ellas la cantidad total de páginas
después de una barra.
Ejemplo: 3 / 20 (quiere decir que es la página 3
sobre un total de 20 páginas).

Presentación del manual

1. Formato: Se adoptará alguno de los establecidos en la norma IRAM
3001 Parte I, preferentemente los formatos IRAM A4 (210 mm x 297
mm) e IRAM A5 (148 mm x 210 mm).
2. Armado: Con el objeto de facilitar la consulta del manual, la parte
correspondiente a normas de procedimientos se armará en la forma
siguiente:
a. El extremo derecho del anverso de los cursogramas estará
adherido sobre el borde lateral izquierdo del reverso de la

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 Las organizaciones y sus circuitos administrativos

hoja del título de la norma (fig. 1 y 2), de manera que, al

desplegarlos hacia la izquierda queden visibles los
cursogramas, facilitándose de esta forma la consulta
simultánea de los cursogramas y del texto de la norma.
b. A continuación del texto de la norma de trámite, se
incorporará la sección de formularios. El diseño de los
formularios estará adherido al borde lateral derecho del
anverso de la última hoja de instrucciones de cada uno de
los formularios que intervengan en la norma, facilitándose,
de esta forma, la consulta simultánea de los cursogramas
(ver 2.1), del texto de la norma y del diseño de los
formularios.
c. Los anexos pueden, según convenga, adherirse de igual
forma que los diseños de los formularios.
d. Para facilitar la actualización del manual es conveniente que
las hojas sean removibles.

Figura 1: Disposición de las partes

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Figura 2: Dirección para el plegado

Figura 3: Plegado

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Bibliografía
1. JOHANSEN, Bertoglio. “Introducción a la Teoría General de Sistemas” Ed.
Limusa, Mexico, (1991)
2. LANGERFORS, Börje. “Teoría de los Sistemas de Información”. Ed. El
Ateneo, Buenos Aires, Argentina (1976).
3. LARDENT, Alberto R. "Sistemas de Información para la Gestión
Empresaria. Planeamiento, tecnología y calidad". Ed. Prentice Hall,
Buenos Aires, Argentina. (2001)
4. LARDENT, Alberto R. "Sistemas de Información para la Gestión
Empresaria. Procedimientos, seguridad y auditoría". Ed. Prentice Hall,
Buenos Aires, Argentina. (2001)
5. POCH, Ramón. “Manual del Control Interno” Editorial Gestión 2000,
Barcelona, España (1992)
6. SENN, James A. "Análisis y Diseño de Sistemas de Información". Editorial
Mc Graw Hill, México (2000).
7. Norma IRAM 34551/86.
8. Norma IRAM 34501/84.
9. Norma IRAM 34502/85.
10. Norma IRAM 34503/74.

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Notas

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