Creación, ordenado y archivo de Files del área Comercial

Revisión: 01 Elaborado por: Marco Tinoco / Sofía Antich

Cod: SC-OP -
P.01 Fecha: 15 06.2012 Revisado por: MT

Area: Calidad Página: 1 de 1 Aprobado por: MT

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento a seguir para la creación, ordenado y archivo de Files del área
Comercial.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica al área comercial y de operaciones.

3. DEFINICIONES

3.1 El File es una carpeta física donde se archivarán todos los registros y documentos
correspondientes a una operación de un cliente. Cada file debe contar con un número de
identificación correlativo.

3.2 El Archivo de Información Técnica y Comercial es el archivo físico que está ubicado en el
área Comercial y de Operaciones.

4. DISPOSICIONES GENERALES

4.1 Todos los colaboradores del área comercial y de operaciones deben de guardar todo
documento ó registro generado en la operación del cliente en su file respectivo. Ningún
documento de una de las operaciones debe estar suelto, para prevenir su pérdida.

4.2 Todo documento generado por las operaciones con los clientes debe ser tratado como
información confidencial.

4.3 El file deberá contener documentos originales propios de la operación. Aquellos documentos
originales que se deban enviar a otras área como Finanzas, deberán tener una copia en el
file.

5. DESARROLLO

5.1 El file de cada operación del cliente será creado por el Jefe de Ventas, al momento que
recibe la requisición del cliente.

5.2 El Jefe de Ventas numerará en el Sistema y le asignará el número correlativo al file. Este
número será consignado en el file en el borde derecho superior del mismo, para su fácil
identificación.

5.3 Todos los documentos del file deberán estar debidamente ordenados y archivados por
antigüedad hacia la fecha más actual.

5.4 El file permanecerá en los escritorios del área comercial y de operaciones mientras sea
necesario su uso inmediato, de lo contrario deberá ser archivado.

5.5 El file se archiva en el espacio físico destinado para los files del área comercial, llamado
Archivo de Información Técnica Comercial.

Maj Project and Industries S.A.C.

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