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Maria Saez. El Flujo de Trabajo de GTD
Maria Saez. El Flujo de Trabajo de GTD
de GTD ®
María Sáez & Francisco Sáez
/ Tabla de contenido
Introducción
¿Qué es GTD y de qué manera puede
ayudarte a mejorar tu productividad?
Como seguramente sabes, GTD son las siglas de ‘Getting Things Done’, una metodología
de gestión personal introducida y popularizada hace ya algunos años por David Allen en
un libro con el mismo título (en español se titula ‘Organízate con eficacia’). El sistema está
basado en una serie de descubrimientos realizados a lo largo de tres décadas de trabajo
en el ámbito de la organización y productividad personal.
Puede que hayas aprendido hábitos “productivos” que te hayan funcionado durante
algún tiempo pero que se hayan visto comprometidos al producirse cambios importantes
en tu vida. Aquí te mostraremos técnicas muy concretas que mejorarán tu efectividad
en todas las situaciones. Son comportamientos sencillos que todos podemos aprender
a aplicar y que mejorarán tus capacidades para gestionar tu realidad, manteniéndola
alineada con tus prioridades.
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EL FLUJO DE TRABAJO DE GTD www.facilethings.com
En los siguientes capítulos vamos a explicarte con detalle cada una de estas etapas. Verás
en qué consisten y cómo se relacionan entre sí, creando un sistema coherente y robusto
para el tratamiento de todos tus asuntos.
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01 | Primera etapa: Capturar
La primera fase del flujo de trabajo de GTD consiste en registrar todo aquello que llame
tu atención; cualquier estímulo que pueda resultar significativo para ti o que ya lo sea,
aunque todavía no estés haciendo nada al respecto.
Capturar no significa interrumpir lo que estás haciendo para hacer otra cosa. Sólo supone
reaccionar ante algo que llega a tu mente y anotarlo, sin dedicarle más tiempo en ese
momento, para poder continuar con lo que te ocupa sin que nada te distraiga.
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Puedes servirte de diferentes herramientas parar capturar, desde una libreta a cualquiera
de las opciones de captura de tu teléfono móvil (bloc de notas, grabadora de voz, etc.).
Necesitas elegir la mejor herramienta para cada situación. Es importante tener alguna de
estas herramientas siempre a mano, para que puedas recoger ideas potencialmente valio-
sas donde quiera que estés y tener la confianza de que no se perderán. Esto te liberará del
estrés que supone tener que recordarlo todo constantemente y te proporcionará espacio
para pensar y tener más ideas.
Otra buena práctica es tener el menor número posible de recipientes de captura. Se trata
de tener acceso a ellos en cualquier momento y lugar para volcar las ideas, siempre sin
que esto suponga una dispersión de la información. Si las bandejas de entrada están muy
desperdigadas te costará más procesarlas, y dificultará el trabajo de la siguiente etapa.
El mero hecho de tener bandejas de entrada con todos tus asuntos recopilados no las
vuelve funcionales. Si no aclaras estos asuntos y vacías los recipientes regularmente, sólo
estarás almacenando cosas. La captura es sólo el primer paso, que necesita ir seguido de
todo un proceso para adquirir valor efectivo. El segundo paso consistirá en aclarar lo que
has capturado. Pasemos a ver la forma de gestionar estos asuntos con eficacia.
El barrido de la mente
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01 | Primera etapa: Capturar
Capturar, en pocas
palabras.
› ¿Qué es?
› ¿Cómo lo haces?
› ¿Cuándo lo haces?
› ¿Para qué?
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En esta segunda fase volverás más nítidos y concisos los asuntos capturados en la fase
anterior. En esto consiste precisamente “aclarar”. Se trata de un proceso mental nuevo
para quien no usa GTD y necesitarás hacerlo paso a paso hasta que te habitúes.
Necesitarás hacerte una serie de preguntas en relación con cada una de las capturas.
Sus respuestas te ayudarán a determinar la forma y la magnitud de lo que tienes entre
manos; es decir, te aportará la información necesaria para poder trabajar adecuadamente
con ello.
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02 | Segunda etapa: Aclarar
1. Es algo que no vas a hacer ni tiene ningún interés, así que lo eliminas.
Veremos qué hacer con las capturas de asuntos no accionables más a fondo en el capítulo
siguiente, dedicado a la fase “Organizar”.
Si decides que un asunto es accionable, tendrás que concretar cuál es la acción siguiente.
La “acción siguiente” es la siguiente actividad física y visible que hace que algo avance o
se complete. Los recordatorios sobre estas acciones serán un componente sustancial de tu
sistema de gestión.
Ahora necesitas preguntarte ¿cuál es la siguiente acción física y visible que podrías dar
para avanzar en este tema? (¿cuál es la acción siguiente?). En cuanto hayas decidido cuál
es la acción siguiente tienes tres opciones:
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Por último, necesitas preguntarte si con esta acción puedes dar por terminada la captura.
Si es así, ya has finalizado; si no, necesitas definir el resultado deseado y añadirlo a la
lista de proyectos. Esto te servirá de recordatorio de que este trabajo todavía no estará
finalizado cuando hayas completado la acción.
Además, David Allen nos advierte de que los “dos minutos” son una
cifra orientativa que es posible expandir, lo que a veces se malinter-
preta como “hazlo en el momento si tienes tiempo”.
Sin embargo, hay casos concretos en los que esta fórmula puede
resultar beneficiosa. Como señala el propio David Allen en su libro, la
gestión de los correos electrónicos requiere muchas veces de accio-
nes rápidas que se pueden hacer inmediatamente, desbloqueando
así una cantidad de trabajo considerable (respuestas inmediatas del
tipo “gracias” o “ok, quedamos el viernes” no deberían aplazarse).
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02 | Segunda etapa: Aclarar
Aclarar, en pocas
palabras.
› ¿Qué es?
› ¿Cómo lo haces?
› ¿Cuándo lo haces?
› ¿Para qué?
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La tercera etapa del flujo de trabajo GTD es Organizar. Organizar consiste en poner cada
cosa en su lugar. En realidad, esta fase y la anterior se realizan de manera consecutiva,
una a continuación de la otra.
Necesitas crear un recordatorio para cada cosa que consideras incompleta en tu mundo,
y según la naturaleza y características del recordatorio, guardarlo en la categoría adecua-
da, cuya implementación muchas veces será una simple lista.
2. Listas de Siguientes Acciones. Ahora bien, ¿qué pasa con todas aquellas que
debes hacer tú, pero no tienen una fecha fija? Estas acciones suelen cons-
tituir un grupo mucho más amplio (aproximadamente un 90% del total de
tus acciones) y por tanto también necesitarán una serie de criterios para su
organización. El criterio principal del que nos valdremos en este caso serán los
contextos. En GTD llamamos contextos a las posibilidades y limitaciones que
tienes según el entorno en que te encuentras físicamente. Algunas acciones
se pueden hacer en cualquier parte, pero la mayoría requieren de un lugar
y/o herramientas concretas disponibles, es decir, de un contexto determinado.
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03 | Tercera etapa: Organizar
Debes agrupar las Acciones Siguientes en diferentes listas, una por cada
contexto que necesites delimitar. Por ejemplo, la lista “casa” tendría todas las
acciones que puedes hacer cuando estás en casa, y la lista “ordenador” tendría
todas las acciones que puedes hacer cuando estés en el contexto que delimita
tu trabajo con el ordenador.
4. A la lista A la espera irán a parar todas tus acciones delegadas, que están a la
espera de que la persona o institución competente las realice.
5. La Lista de Proyectos contiene todos los resultados con los que te has compro-
metido, pero aún no has completado.
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La lista Algún Día/Tal Vez puede contener elementos de diferente naturaleza cuyo
denominador común es el potencial interés para su tratamiento en un futuro.
Es el lugar en el que incluir tanto los eventos fijados en fechas concretas a los que te
podría interesar asistir (Ej.: ir a un concierto, exposición, etc.), como aquellas cosas que
te gustaría hacer si tus circunstancias te lo permitieran (Ej.: apuntarte a un curso de
alfarería), como cualquier material asociado a alguna actividad de tu interés que reali-
ces habitualmente (Ej.: libros que leer, películas que ver, nuevas recetas que cocinar…).
Para este último caso puede resultar interesante generar unas sublistas que sólo
tendrás que consultar cuando quieras realizar esas actividades concretas,
y no de manera regular.
6. En la lista Algún día/Tal vez incubarás todas aquellas cosas sobre las que
no puedes o no contemplas intervenir por el momento, ya sea porque no
estás seguro de que esto sea realmente relevante en este momento o
porque son eventos proyectados a un futuro incierto por el que no puedes
comprometerte todavía.
› El Archivo, donde deposi tarás elementos que tienen un valor intrínseco como
información que puede ser de utilidad o interés. El archivo suele dividirse en
dos secciones:
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03 | Tercera etapa: Organizar
Organizar, en pocas
palabras.
› ¿Qué es?
› ¿Cómo lo haces?
› ¿Cuándo lo haces?
› ¿Para qué?
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Asuntos
Bandeja de entrada
¿Qué es?
¿Es accionable?
SÍ NO
Proyectos
Necesita varias acciones
¿Llevará menos de 2 minutos?
SÍ NO
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03 | Tercera etapa: Organizar
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Es totalmente recomendable que revises todo el sistema de manera regular, para asegu-
rar que es un espejo fiel de tu realidad. La fórmula “mágica” para la sostenibilidad de tu
sistema es la Revisión Semanal. Es fundamental para garantizar la fiabilidad de todo el
sistema organizativo.
1. Ganar claridad
La Revisión Semanal empieza por recopilar y aclarar todos los asuntos incompletos.
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04 | Cuarta etapa: Reflexionar
2. Poner al día
Ahora es el momento de eliminar los recordatorios desfasados de tu sistema y poner al
día y completar tus listas activas:
3. Revisa los datos de fechas pasadas en el calendario: Revisa las entradas del
calendario desde la última Revisión Semanal en busca de elementos pen-
dientes y traslada esa información al sistema activo. Captura todo aquello que
pueda requerir alguna acción o te provoque alguna idea.
4. Revisa los datos de fechas futuras en el calendario: Revisa las entradas del
calendario de las próximas semanas para evitar sorpresas con poco tiempo de
reacción. Si es necesario, captura cualquier cosa pertinente para preparar las
próximas actividades.
3. Aplicar la creatividad
Una vez has puesto al día tu sistema y tienes una visión clara de toda tu actividad, es un
buen momento para impulsar el pensamiento creativo. Para ello:
8. Revisa la lista “Algún día/Tal vez”: Algún proyecto podría haberse vuelto más
interesante y valioso; de ser así, actívalo y trasládalo a la lista de proyectos.
Elimina todos aquellos elementos que hayan perdido relevancia.
9. Sé creativo y valiente: ¿Hay alguna nueva idea que puedas capturar e incluir
en tu sistema? Ahora que tienes una perspectiva más clara de tu vida, es un
buen momento para pensar en cosas nuevas, tener ideas, crear.
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Una vez a la semana necesitarás alejarte de tu rutina diaria durante un rato; no para
desconectar, sino para situarte en un horizonte más elevado desde el que contemplar tus
proyectos en conjunto y ponerte al día. Intenta adaptar esta práctica ritual a tus circuns-
tancias particulares (sean cuales sean) para volver efectivo el uso del sistema.
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04 | Cuarta etapa: Reflexionar
Reflexionar, en pocas
palabras.
› ¿Qué es?
› ¿Cómo lo haces?
› ¿Cuándo lo haces?
› ¿Para qué?
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El propósito esencial de este proceso de la gestión del flujo de trabajo es facilitar las
buenas decisiones acerca de lo que vayas a hacer en cualquier momento, de modo que la
elección de las acciones que vayas a ejecutar resulte lo más sencilla y satisfactoria posi-
ble. Esta es la fase final a la que sirven y conducen las anteriores, ya que has construido
un marco de criterios robustos que le proporcionarán fiabilidad. En definitiva, el objetivo
de todo lo anterior es que te sientas bien con lo que haces en cada momento.
En cualquier momento del día estarás llevando a cabo una actividad que será de uno de
estos tipos:
› Realizar el trabajo a medida que surja. Cuando estás haciendo las cosas según
van apareciendo. En ocasiones puede surgir algo urgente o algo que requiera
tu atención inmediata, pero ésta debería ser una decisión consciente por tu
parte, para lograr una mayor efectividad.
› Determinar tu trabajo. Estás aclarando las cosas que has capturado reciente-
mente para decidir si vas a hacer algo al respecto o no; y en caso de hacerlo,
definir cuál es la siguiente acción a realizar. Hacer tu Revisión Semanal tam-
bién es determinar tu trabajo.
En caso de que estés realizando el trabajo predeterminado, lo más probable es que sólo
te lleve unos instantes elegir cuál es la acción que debes realizar a continuación.
2. Luego mira tus listas de Acciones Siguientes: Será fundamental que tengas
tus acciones siguientes organizadas agrupadas según contextos, de modo
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05 | Quinta etapa: Ejecutar
que puedas centrarte en cada momento en las cosas que realmente puedes
hacer (por ejemplo, cuando tengas un teléfono a mano, buena predisposición
para hablar por teléfono y tiempo de sobra, revisarás las acciones del
contexto @teléfono).
¿Cómo elegirás qué acción siguiente realizar a continuación, sintiéndote a gusto con tu
elección? El Modelo de los Cuatro Criterios será el que te ayude a la hora de tomar estas
decisiones. No te dará respuestas definitivas (ya que no hay una solución única), pero sí
te ayudará a abordar tus opciones de una manera efectiva.
2. Tiempo disponible: «¿Cuándo tienes que hacer otra cosa?». Otras actividades
cercanas en el tiempo pueden limitar tus opciones. Por ejemplo, si tienes una
reunión dentro de 30 minutos, es preferible dedicarte a alguna acción que
requiera menos tiempo y pueda ser completada.
4. Prioridad relativa: Una vez filtradas tus acciones siguientes en función de los
criterios anteriores, ¿cuál de ellas te reportará un mayor beneficio? ¿Cuál tiene
más sentido hacer ahora mismo?
Cada vez que aplicas uno de estos criterios, tu lista de acciones posibles disminuye. El
último criterio simplemente consiste en elegir la mejor opción dentro de las acciones que
son realizables. Esta elección es intuitiva, pero tu intuición ha sido perfectamente infor-
mada mediante todo el flujo de trabajo que te ha conducido hasta ella.
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Ejecutar, en pocas
palabras.
› ¿Qué es?
› ¿Cómo lo haces?
› ¿Cuándo lo haces?
› ¿Para qué?
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06 | Tus siguientes pasos
Si has llegado hasta aquí, ya conoces con detalle cómo implementar las cinco etapas del
flujo de trabajo de GTD. No necesitas nada más para empezar a tener una vida personal y
profesional mucho más efectiva y relajada.
Como ves, todos estos pasos son sencillos de realizar. Debes capturar todo lo que tengas
pendiente, aclarar qué significa cada cosa y decidir qué vas a hacer con ellas, poner los
recordatorios adecuados en las listas apropiadas, y revisar esas listas con la frecuencia
que necesites. Es puro sentido común.
Sin embargo, aunque la teoría es sencilla, la ejecución de estas etapas es algo más
complicada de lo que parece a simple vista. El problema es que necesitarás establecer
hábitos nuevos que, probablemente, entrarán en conflicto con otros hábitos que ya tie-
nes. Necesitarás desaprender esos hábitos antiguos e ineficaces si decides que quieres
implementar con éxito la metodología GTD.
Eso lleva tiempo. También implica equivocarse y fracasar unas cuantas veces antes de
lograrlo. A todos nos ha pasado.
Por eso, nuestra recomendación es que trates de implementar estos pasos de manera
muy consciente durante al menos seis meses, antes de seguir profundizando en la me-
todología. No necesitas saber nada más en este momento, sólo practicar. Si lo haces así,
será mucho más fácil que tengas éxito y disfrutes de los beneficios de la productividad
sin estrés. Entonces será el momento de subir otro nivel y ver las cosas con una perspec-
tiva más amplia.
Céntrate en los hábitos, no en las herramientas. Empieza a practicar con papel y bolígrafo
para que el software y la tecnología no distorsionen la metodología. Cuando el volumen
de información haga complicado seguir utilizando el papel, busca un sistema basado
específicamente en la metodología Getting Things Done, como FacileThings, que te ayude
a mantener los buenos hábitos organizativos.
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Escrito por María Sáez
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