Microsoft Excel Manual

Guía de Trabajo y Material de Apoyo Académico Módulo: Ofimática
Recopilado, Organizado y Elaborado por el Instructor Tema: Excel

Jhonny Enrique Solano Nieto - Ing. Dairo Rodríguez Blanco Derechos Reservados de Autor ®
M icrosoft Excel es un programa que pertenece al grupo

de las hojas de cálculo o electrónicas que ha sido
diseñado por la compañía Microsoft para trabajar bajo
ambiente del sistema operativo Windows, por lo cual funciona con
todas las características y principios básicos de todas las
aplicaciones que trabajan bajo este mismo sistema operativo.
Todas las hojas electrónicas, en nuestro caso Excel, tienen como
finalidad permitir realizar operaciones matemáticas o cálculos en
forma rápida pero precisa. Se utilizan especialmente para llevar
información de tipo contable, financiera o estadística. Todo lo
anterior es debido a que este tipo de programas facilitan el diseño y
creación de formulas matemáticas dentro de su hoja de trabajo para
realizar los cálculos que necesitemos así poder hallar los resultados
correctos de nuestras operaciones.
Entre otras funciones, las hojas de cálculo se utilizan para:
 Calcular números a través de formulas matemáticas.
 Representar valores visualmente mediante la creación de gráficos estadísticos.
 Imprimir informes a partir de los datos contenidos en las diferentes hojas de trabajo.
 Organizar datos mediante su clasificación ascendente o descendente.
 Realizar análisis de datos y crear resúmenes de datos por medio de tablas consolidadas y auto
filtros.
A l igual que todas las aplicaciones de

Microsoft Office, Excel tiene diferentes
formas de acceso o de ingreso a su entorno
de trabajo. Estas alternativas son:
 Por medio del Menú Inicio de Windows, la orden

Programas o Todos los programas y en el
submenú elegimos la carpeta Microsoft Office y
dentro de ella el vínculo Microsoft Office Excel 2007.
 A través de un Icono de acceso directo que podríamos encontrar en el

Escritorio de Windows.
 Por medio de la orden Ejecutar que aparece en el

Menú Inicio de Windows, allí se desplegará un
cuadro de diálogo y en el vamos a escribir la
palabra Excel que es el nombre del archivo
ejecutable de esta aplicación.
Esta orden de ejecutar y su cuadro de diálogo
también se pueden llevar a cabo con la
combinación de teclas  + R
1
Para cerrar Excel, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

 Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de
la ventana de Excel.
 Hacer clic sobre el Botón Office y elegir la opción Salir
 También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas
cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.
L a ventana de trabajo de Excel contiene los mismos

elementos básicos de todas las ventanas de
Windows y su manejo es el mismo. El cambio está
más bien en su área de trabajo, o sea, en la estructura
central de la hoja de cálculo, la cual está formada por un
arreglo de filas (horizontales) y columnas (verticales),
donde las filas van enumeradas (1, 2, 3, etc) y las columnas
se identifican con las letras de alfabeto (A, B, C, etc.).
El lugar donde se unen o se interceptan una fila con una columna se conoce con el nombre de Celda
y a su vez cada celda se identifica mediante una Referencia o una Coordenada que resulta de unir
la letra de la columna con el número de la fila correspondiente, así por ejemplo, la primera celda de
toda la hoja de trabajo se identifica como A1 (Columna A, Fila 1).
Los Libros De Trabajo de Excel, están formados básicamente por tres (3) Hojas De Trabajo,
aunque este número puede ser aumentado o disminuido de cuerdo a las necesidades del usuario. En
todas las hojas vamos a encontrar 1048576 filas y 16384 columnas (en las versiones anteriores de
este programa la cantidad de filas es 65536 y 256 columnas).
El Botón de La Barra de La Barra de Maximizar
Office Acceso Rápido Título Minimizar Cerrar
La Cinta o
Banda de
Opciones
El Cuadro de
Nombres
Cabeceras de
Columnas
El Cursor de
Celdas
La Barra de
Formulas
Cabeceras de
Filas
Botones de
Navegación Barra de Barra de Barras de Botones de Zoom
Estado Etiquetas Desplazamiento Vistas
2
El Cuadro de Nombres y La Barra de Formulas
El Cuadro de Nombres muestra la ubicación de la celda activa (en la imagen de ejemplo A1), pero
además presenta una lista desplegable que al utilizarse mostrará los nombres de rangos que se
encuentren asignados. Por medio de este objeto podemos desplazarnos directamente a una celda
específica simplemente escribiendo su referencia y presionando Enter. Si existen nombres de
rangos entonces al escoger uno de estos nombres, el cursor se desplaza al inicio de este rango.
La Barra de Formulas nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde
estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará
ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.
La Barra de Etiquetas
En ella encontramos primero Los Botones de Navegación que nos sirven para movernos por las
distintas hojas del libro de trabajo. Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo,
siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña
Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja. Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas,
tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las últimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de
ésta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún
efecto.
Si no disponemos de un mouse debemos usar las siguientes combinaciones de teclas para poder
hacerlo:
 CTRL – Page Down (Av Pág) para ir a la hoja siguiente, y
 CTRL – Page Up (Re Pág) para regresar a la página anterior
Las Barras De Desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
Movimientos rápidos en la hoja:
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la
mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y
es necesario moverse por el documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la
hoja son:
MOVIMIENTO TECLADO MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO  Primera celda de la FIN+FLECHA ARRIBA
Celda Arriba FLECHA ARRIBA  columna activa
Celda Derecha FLECHA DERECHA  Última celda de la FIN+ FLECHA ABAJO
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA  columna activa
Pantalla Abajo AV. PAG
Pantalla Arriba RE. PAG Primera celda de la FIN+FLECHA IZQUIERDA o
Celda A1 CTRL + INICIO fila activa INICIO
Última celda de la FIN+FLECHA DERECHA
fila activa
3
E n una hoja de trabajo de Excel, los datos son

manejados generalmente de forma individual dentro de cada celda, no se escriben grandes
cantidades de texto o números en forma continua como se hace con los procesadores de
textos. En las celdas se pueden introducir datos numéricos o alfanuméricos (letras y números), esto
se logra de forma simple, pues solo basta con escribir el dato y confirmar su entrada pulsando la tecla
Enter o alguna de las teclas direccionales o cursoras    , o la tecla de tabulación Tab ,
cualquiera de las teclas mencionadas también sirven para confirmar la entrada de datos en cada
celda de la hoja de trabajo
Se debe tener en cuenta que cada tipo de datos tiene un formato de alineación dentro de las celdas
ya preestablecido así:
 Los datos alfanuméricos se alinean al lado izquierdo de las celdas.
 Los datos numéricos se alinean del lado derecho.
Veamos el siguiente ejemplo:
A B C D
1 Nombre Apellido Edad Sueldo
2 Luis Díaz 27 450000
3 José Estrada 31 385000
4 María Solís 24 420000
5 Carmen Martínez 21 610000
6 Pedro Linero 35 1250000
7 Cecilia Ortega 28 475000
Datos alfabéticos: a la izquierda Datos numéricos: a la derecha
Cabe destacar que estos formatos de alineación de los datos pueden ser modificados
por el usuario utilizando los botones del grupo Alineación que se encuentran en
la ficha o pestaña Inicio. (Izquierda, Centrado, Derecha)
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde,
después de la introducción de los datos. Si aún no se ha validado la introducción de datos y se
comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el
carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede
utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda
adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente
a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar. En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto
de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO (ENTER) o haremos clic sobre el botón
Aceptar. Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar
el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra
la información que ya tenía. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se
selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.
4
Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
 VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.
Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
 FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos y el
cálculo de valores. Se pueden realizar diversas operaciones matemáticas con los datos de las
hojas de cálculo mediante el uso de estas formulas como son +, -, x, /, promedios, etc.
L as formulas matemáticas en Excel son la herramienta

fundamental para poder llevar información contable o
financiera, por medio de éstas podemos hallar los resultados
de cada una de las operaciones necesarias para cada caso y en cada
tipo de archivo (facturas, nóminas, inventarios, informes de ventas,
etc.).
Toda formula inicia con el signo igual ( = ), y luego se hace referencia
a cada una de las celdas que contienen los valores que se van a
incluir en la formula, pero estas referencias de celdas van separadas
entre sí por el signo correspondiente a la operación matemática que
vamos a efectuar.
Los operadores matemáticos (signos) utilizados en las operaciones básicas son:
Para sumar: + (más) Para restar: – (Menos) Para multiplicar: * (Asterisco)
Para dividir: / (Slash) Para porcentajes: % (Ciento por ciento)
Por ejemplo, si vamos a sumar tres valores que están en las celdas A1, A2 y A3 y el resultado debe
quedar en la celda A5, el procedimiento sería el siguiente:
a) Ubicar el cursor en la celda donde debe quedar el resultado (en este caso A5).
b) Iniciamos la formula con = y localizamos las celdas a implicar en ella, A1+A2+A3.
c) Pulsamos Enter .  . para que acepte la formula y nos dé el resultado
A B C D E
1 546 3459 3450 146700 857200
2 342 1245 18 27
3 219
4
5 =A1+A2+A3 =B1-B2 =C1*C2 =D1/D2 =E1*25%
6 Suma Resta Multiplicación División Porcentajes
7
Lo importante de trabajar con las formulas en Excel, es que al hacer referencia a las celdas y no a los
valores contenidos en ellas, el resultado de las formulas se actualiza automáticamente con el simple
hecho de cambiar alguno de esos valores.
Siempre que se realice una fórmula matemática debe aparecer en la celda el resultado de la
operación, pero el verdadero contenido de la celda es la formula escrita. Esta fórmula se puede ver y
modificar en la Barra de Formulas de la ventana de Excel o sobre la misma celda con la tecla F2
5
Es importante destacar los siguientes aspectos a la hora de realizar formulas en Excel:
 Los operadores matemáticos se ejecutan de acuerdo al siguiente orden o nivel de jerarquía:
 Nivel 1  Los Paréntesis ( )
 Nivel 2  La Exponenciación o Potenciación ^
 Nivel 3  La Multiplicación * y la División /
 Nivel 4  La Suma + y la Resta -
 Que para hacer referencia a las celdas podemos utilizar varias opciones:
 Digitar manualmente cada coordenada.
 Desplazarnos a la celda utilizando las teclas cursoras o direccionales (   ).
 Señalando la celda y presionando el clic del mouse.
Errores en los datos
Cuando introducimos una fórmula en
una celda puede ocurrir que se
produzca un error, dependiendo del
tipo de error puede que Excel nos avise
o no.
 Cuando nos avisa del error, el
cuadro de diálogo que aparece
tendrá el aspecto que ves a la
derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar
utilizando el botón No.
 Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda
con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto:.
(normalmente es un pequeño triángulo de color verde). Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá
un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error. Dependiendo del tipo de error, al
hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que
aparece a continuación:
Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente

y nos deja elegir entre diferentes opciones.
Posiblemente el error sea simplemente que la
fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que
todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo,
ésta sea una resta y todas las demás sumas).
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la

opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para

saber si hay que modificarla o no podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas. Si
la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la
esquina de la celda.
Algunos de los mensajes de error que aparecen con mucha frecuencia son:
 ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha
o una hora negativa.
 #¡VALOR! Cuando se incluye en una formula una celda o un dato que no es numérico
 #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede
ser sumar textos.
 #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
 #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
 #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
 #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
 #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
 #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan
6
Referencias: Cuando trabajamos en Excel y más concretamente cuando hacemos usos de fórmulas
y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son
propiamente la misma celda donde tenemos la formula.
Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =A1+B1 nos
estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1.
Existen 4 tipos de referencias básicas:
 Referencia Relativa (Ej. A1): Las referencias de filas y A B
columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se
adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto 1 15 20
a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la 2 =A1+2 30
formula. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto. 3
Supongamos el ejemplo de la derecha:
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila
hacia abajo, la fórmula cambiará por: =B2+2. Lo que variará es la referencia a la celda A1, al copiarla
una columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A
pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2, resultado =B2+2. Para mantener
en la fórmula sumar 2 al contenido de la celda superior.
 Referencia Absoluta (Ej. $A$1): Las referencias de filas y A B

columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las 1 15 20
referencias a las celdas de la formula son fijas, se caracterizan
por llevar el signo $ antes de la letra y antes del numero de la 2 =$A$1+2 30
referencia. Supongamos el ejemplo de la derecha: 3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una
fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variará la
fórmula y en B3 pondrá =$A$1+2 .
 Referencia Mixta (Ejs. $A1 y A$1): Podemos hacer una A B

combinación de ambas referencias, podemos hacer que las filas
1 15 20
sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.
Supongamos el ejemplo de la derecha: 2 =$A1+2 30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante
de la columna aunque se copie una columna más a la derecha ésta no variará, pero al no tener el
signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el
resultado será =$A2+2 .
Supongamos este otro ejemplo que está debajo:
A B Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $
delante de la fila aunque se copie una fila hacia abajo ésta no
1 15 20 variará, pero al no tener el signo $ delante de la columna, al
2 =A$1+2 30 copiarla una columna más a la derecha la columna cambiará por B
3 en vez de A y el resultado será =B$1+2 .
 Referencia Circular: Se produce cuando una fórmula hace referencia a su propia celda,
directa o indirectamente. En este caso Excel mostrará un cuadro de mensaje indicando que se ha
producido una “Referencia Circular” y al presionar el botón Aceptar del cuadro de mensaje se
mostrará como resultado un número Cero (0), esto se debe a A B
que Microsoft Office Excel no puede calcular automáticamente
todos los libros abiertos cuando uno de ellos contiene una 1 15 20
referencia circular. 2 25 30
Puede quitar la referencia circular, o bien hacer que Excel calcule
3 =A1+A2+A3
cada celda de dicha referencia utilizando los resultados de la
iteración anterior. Veamos el ejemplo que aparece a la derecha:
7
Como cambiar el tipo de referencia

Una opción para cambiar el tipo de referencia una vez sabemos distinguir entre los diferentes tipos de
referencias que existen y la que más nos interesa en cada momento es hacerlo a mano.
Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la intersección de la celda con la columna y la
fila (A2, B3, D1...).
Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la columna y a la
fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...).
Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y absoluta por
tanto pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...).
Otra opción, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando estemos editando la formula, en el
momento en el que se incluyan las celdas referenciadas podemos pulsar sobre la tecla F4 y vemos
que va cambiando a los posibles tipos de referencias que podemos hacer con la celda.
Referencias a otras hojas o libros

Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas
que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros.
 Referencia a otras hojas.
Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo
de exclamación y el nombre de la celda.
Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia está diciendo que trabajaremos con la celda A2 de la hoja
Hoja2. Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este
modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas
simples ' '.
 Referencia a otros libros.
Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el
resto como acabamos de ver.
Por ejemplo: '[presupuesto 2009]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el
libro "Presupuesto 2009", en la Hoja1 y en la celda B2.
Muy importante: Fíjense bien que al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios
debemos ponerlo siempre entre comillas simples ' '.
N osotros los humanos estamos más acostumbrados a nombrar las cosas por su nombre
que por números de referencia, lo vemos todo mucho más claro e intuitivo. Podemos ver
una fórmula relativamente sencilla pero si contiene muchas referencias nos puede costar
interpretarla.
Por eso Excel nos facilita un poco las cosas permitiendo que podamos ponerles nombre a las celdas
y a las fórmulas para así identificarlas más fácilmente.
Para dar nombre a una celda, debemos ubicar el

Administrador de Nombres haciendo clic en el botón
Administrador de nombres de la pestaña Fórmulas,
también podemos pulsar la combinación de teclas
Ctrl+F3 o podemos seleccionar el rango de celdas,
pulsar el clic derecho del mouse y escoger la orden
Asignar Nombre a un Rango.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

8
Aquí encontraremos un listado

de todos los nombres que
hayamos creado y a qué celda
o rango de celdas hacen
referencia.
Para crear un nuevo nombre

sólo tienes que hacer clic en
el botón Nuevo.
Se abrirá el cuadro de
diálogo Nombre nuevo
como vemos en la imagen
que está debajo.
En el recuadro Nombre:
escribimos el nombre que le
queremos dar a la celda o al
rango de celdas
.
En Hace referencia a: escribimos la referencia de la

celda como vemos en la imagen.
Es importante escribir el signo igual y utilizar
referencias absolutas ($A$1) (si el rango estaba
seleccionado entonces este aparecerá ya escrito
allí).
Excel rellena de forma automática el cuadro Hace
referencia a: con la referencia de la celda activa, por lo
que es más cómodo posicionarse primero en la celda a
la cual queremos asignar un nombre y luego abrir el
cuadro de diálogo Definir nombre, así ya tendremos el
cuadro rellenado con la referencia correcta.
La utilidad de los nombres de rangos se ve reflejada en las siguientes operaciones:

 Diseño de formulas matemáticas. Podemos tener nombres asignados a rangos y emplear
estos nombres en la creación de formulas matemáticas para calcular valores. Como ejemplo
digamos que tenemos un Rango que cubre las celdas B4:B50 y que se llama Ingresos y otro
Rango que cubre las celdas C4:C50 y que se llama Egresos y deseamos calcular la diferencia
para un Saldo final. La formula a emplear sería =Ingresos – Egresos, es decir empleando los
nombres de los rangos.
 Desplazamientos del Cursor: Podemos utilizar los nombres de rangos para llegar desde
cualquier lugar en que nos encontremos ubicados en la hoja de trabajo hasta dicho rango
nombrado directamente.
Para esto se puede emplear el cuadro de nombres que aparece ubicado al lado de la barra de
formulas, desplegamos la lista y allí se mostrarán todos los nombres de rangos o de celdas creados
(existentes en el libro de trabajo) para poder seleccionarlo.
Este desplazamiento también se puede lograr

presionando la tecla de función F5 que se
encarga de mostrar un cuadro de diálogo llamado Ir a… donde se puede decidir a qué rango ir.
9
 Selección de celdas
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2007,
tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A
continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber
si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del
puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa
blanca, tal como la imagen que está a la derecha de este párrafo.
 Selección de una celda
Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con
el botón izquierdo del ratón.
 Selección de un rango de celdas
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes (consecutivas), pulsar
el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener
pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a
seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen
con un marco alrededor y cambian de color. Si se va a realizar la selección
con el teclado entonces utilizamos la tecla  Shift + alguna de las Cursoras (    )
 Selección de toda una columna
Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la
columna (la cabecera) a seleccionar y hacer clic sobre éste.
 Selección de una fila
Para seleccionar una fila hay que
situar el cursor sobre el
identificativo izquierdo de la fila
a seleccionar y hacer clic sobre
éste.
 Selección de una hoja entera

Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado
entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic
sobre éste.
Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o
insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas
con este método ya que el estar situados en la hoja basta para
tenerla seleccionada.
 Añadir a una selección (Marcar varios rangos no consecutivos)
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar
celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la
tecla CTRL.
Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos
seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila
manteniendo pulsada la tecla CTRL.
 Ampliar o reducir una selección
Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de
celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS también
conocida como  Shift, y hacer clic donde queremos que termine la selección.
10
 Borrar rango seleccionado

Para borrar un rango seleccionado lo realizamos por la ficha
Inicio y el grupo de comandos Modificar, y luego elegimos la
orden Borrar, en ella la lista desplegables presenta las
siguientes opciones de un submenú:
 Borrar Todo: Elimina el contenido, los formatos y
comentarios aplicados sobre las celdas.
 Borrar Formatos: Elimina únicamente los formatos
aplicados mas no el contenido.
 Borrar Contenido: Elimina los contenidos mas no los
formatos aplicados allí. Se puede usar la tecla SUPR
 Borrar Comentarios: Elimina comentarios aplicados sobre las celdas
 Eliminar celdas, filas y columnas

Según las necesidades que se tengan para eliminar un bloque
que celdas, Excel nos ofrece las siguientes opciones que
encontramos a través de la ficha Inicio y el grupo de comandos
Celdas, y luego elegimos la orden Eliminar, en ella la lista
desplegables presenta las siguientes opciones de un submenú:
 Eliminar Cedas
 Eliminar filas de hojas
 Eliminar columnas de hojas
 Eliminar Hoja
Estas operaciones también se puede realizar utilizando el clic

derecho del mouse sobre las celdas seleccionadas. En el
caso de las filas o las columnas también se hace clic derecho
sobre sus cabeceras
 Desplazar celdas hacia la izquierda.
 Desplazar celdas hacia arriba.
 Toda la fila.
 Toda la columna.
 Insertar celdas, filas y columnas

Otra de las necesidades que se presentan frecuentemente es la
de poder insertar un bloque que celdas, en este caso Excel nos
ofrece las siguientes opciones que encontramos a través de la
ficha Inicio y el grupo de comandos Celdas, y luego elegimos la
orden Insertar, en ella la lista desplegables presenta las
siguientes opciones de un submenú:
 Insertar celdas
 Insertar filas de hoja
 Insertar columnas de hoja
 Insertar hoja
Estas operaciones también se puede realizar utilizando el
clic derecho del mouse sobre las celdas seleccionadas. En
el caso de las filas o las columnas también se hace clic
derecho sobre sus cabeceras.
 Desplazar celdas hacia la derecha.
 Desplazar celdas hacia abajo.
 Insertar toda una fila.
 Insertar toda una columna.
11
 Otras operaciones con fila y columnas

Excel también ofrece otras operaciones básicas relacionadas
con el manejo de las filas y las columnas. Entre estas
operaciones se encuentran las siguientes:
Operaciones con Columnas

 Ancho de Columna: para ajustar el ancho manualmente.
 Autoajustar ancho de columna: el ancho se ajusta
automáticamente al texto más extenso del bloque
seleccionado.
 Ancho predeterminado: coloca las columnas en su
ancho o tamaño normal (10,71).
 Ocultar: oculta las columnas seleccionadas, se puede
hacer con CTRL + 0 (cero)
 Mostrar: desoculta las columnas indicadas en la
selección.
El ancho de una
columna se puede
modificar manual-
mente ubicando el puntero del
mouse entre las intersec-
ciones de dos columnas,
manteniendo el clic sostenido
y arrastrándolo para darle la nueva dimensión.
Operaciones con Filas
 Alto de fila: para ajustar la altura manualmente.
 Autoajustar alto de fila: la altura se ajusta automáticamente al
texto más grande del bloque seleccionado.
 Ocultar: oculta las filas seleccionadas, se puede hacer con CTRL +
9
 Mostrar: desoculta las filas indicadas en la selección.
Al igual que las columnas, la altura de las filas se puede ajustar manualmente con el puntero
del mouse entre las dos filas, mantenemos el clic sostenido y arrastramos el mouse.
 Operaciones con las hojas

Para realizar todas las operaciones básicas con toda una hoja,
debemos trabajar por la ficha Inicio y buscar el grupo de
comandos Celdas y allí encontramos la orden Formato que
ofrece las siguientes opciones:
 Cambiar el nombre de la hoja: sirve para modificar
manualmente el nombre de la hoja actual. También lo
podemos realizar presionando doble clic sobre el nombre de
la hoja, o con el clic derecho del mouse.
 Ocultar: oculta la hoja actual. (Están dentro de Visibilidad)
 Mostrar: desoculta la hoja indicada.
Las otras dos operaciones con la
hoja de trabajo son Insertar o
Eliminar hoja, para cada caso
podemos utilizar el clic derecho
del mouse sobre los rótulos de
las hojas o en el caso de insertar
se puede en la ficha Inicio grupo
de comandos Celdas opción
Insertar  Insertar Hoja
12
E xcel nos permite no solo realizar cuentas y cálculos matemáticos sino que también nos
permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la
información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la
información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo
podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color
rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha
ido bien o mal.
A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio
de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y
aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.
Cabe destacar que Excel agrupa los formatos en tres categorías:
a) Los Formatos para Fuentes (Tipo de fuente, tamaño, color, negrita, cursiva, subrayado, etc.)
b) Los Formatos para Números (Estilos de moneda, contabilidad, millares, decimales, etc.)
c) Los Formatos para Celdas (Color de relleno, bordes, combinar y centrar, alineación, etc.)
Los formatos se pueden aplicar en forma rápida seleccionando las celdas que se necesiten para la
actividad que se vaya a realizar, vamos a la ficha INICIO y allí encontraremos los grupos de
comandos que sirven para aplicar estos formatos. Los formatos de uso más frecuente son:
No. Nombre Comb. Teclas No. Nombre Comb. Teclas

1 Fuente Ctrl + 1 15 Alineación izquierda Ctrl + 1
2 Tamaño de fuente Ctrl + 1 16 Alineación centrada Ctrl + 1
3 Aumentar fuente Ctrl + 1 17 Alineación derecha Ctrl + 1
4 Disminuir fuente Ctrl + 1 18 Disminuir sangría Ctrl+Alt+Shift+Tab
5 Negrita Ctrl + N 19 Aumentar sangría Ctrl+ Alt + Tab
6 Cursiva Ctrl + K 20 Ajustar texto Ctrl + 1
7 Subrayado Ctrl + S 21 Combinar y centrar Ctrl + 1
8 Bordes Ctrl + 1 22 Formato de número Ctrl + 1
9 Color de relleno Ctrl + 1 23 Estilo moneda-Cont. Ctrl + Shift + 4
10 Color de fuente Ctrl + 1 24 Estilo porcentual Ctrl + Shit + %
11 Alineación superior Ctrl + 1 25 Estilo millares Ctrl + 1
12 Alineación en medio Ctrl + 1 26 Aumentar decimales Ctrl + 1
13 Alineación inferior Ctrl + 1 27 Disminuir decimales Ctrl + 1
14 Dirección del texto Ctrl + 1
13
Es importante anotar que la combinación de teclas Ctrl + 1 nos lleva hasta el cuadro de diálogo
Formato de Celdas en el cual encontraremos varias pestañas dentro de las cuales están los
diferentes tipos de formatos que Excel maneja, esas pestañas son:
Para el manejo de formatos también podemos emplear y aprovechar las bondades de la herramienta
Copiar formatos que está ubicada dentro de la ficha Inicio en el grupo de comandos
denominado Portapapeles. Esta herramienta nos va a servir para poder copiar o transferir
los formatos de una celda hacía otras de tal forma que su apariencia sea igual en lo
relacionado al tipo de fuente, el color, el tamaño, el color de relleno de la celda, el borde
de la misma, etc. En otras palabras, se copian las propiedades de la celda original hacia
las otras celdas más no se copia el contenido de ésta.
Para utilizar la herramienta Copiar Formatos se debe seleccionar la celda que ya posee los formatos
asignados, damos clic en el icono de Copiar Formatos, en ese momento el puntero del mouse
tomará la apariencia de una cruz gruesa acompañada de una pequeña brocha y luego seleccionamos
las celdas sobre las cuales se van a aplicar los formatos.
14
L as funciones son Fórmulas Predefinidas que vienen con Excel

y que ejecutan cálculos utilizando valores específicos,
denominados Argumentos, en un orden determinado o Estructura. Por ejemplo, la función
SUMA agrega valores o rangos de celdas y arroja el resultado de la sumatoria entre éstos y la función
PAGO calcula los pagos de un préstamo basándose en un tipo de interés, la duración del préstamo y
el importe principal del mismo como argumentos.
Excel incluye un gran número de funciones, las cuales se agrupan en diferentes categorías
dependiendo de su objetivo o finalidad principal. Entre las categorías de las funciones se encuentran
las siguientes: matemáticas y Trigonométricas, Estadísticas, Financieras, Lógicas, de Fechas, de
Bases de Datos, de Búsqueda y Referencia, etc.
Toda función tiene tres elementos o aspectos importantes a tener en cuenta:
 Nombre: Es su identificador, además le indica a Excel y al usuario qué operación se realizará.
 Argumentos: Los argumentos son los datos válidos que la función requiere para poder
trabajar. Estos argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o
FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se
designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también
constantes, fórmulas u otras funciones. Estos argumentos deben ir siempre encerrados entre
paréntesis y se separan entre ellos por medio de un punto y coma.
 Estructura: La estructura de una función se refiere al orden lógico en que se debe escribir la
formula y sus argumentos. Esta estructura comienza por el nombre de la función, seguido de un
paréntesis de apertura, luego los argumentos de la función separados por comas o por punto y
coma (según la configuración de su PC) y un paréntesis de cierre. Si la función se encuentra al
iniciar una fórmula entonces escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función. A
medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda
sobre su estructura o sintaxis para guiarnos en su correcta escritura.
Ejemplo:
Signo igual (si la función está al comienzo de la formula)
Nombre de la función
Argumentos
=SUMA(A10;B5:B10;50;37)
Los punto y comas o las comas separan a los argumentos

Los paréntesis encierran a los argumentos
Para generar o introducir funciones disponemos de dos alternativas, la primera

de ellas, es ubicarnos en la celda donde esperamos que se muestre el
resultado y digitar manualmente la función y sus argumentos en el orden
apropiado, pero esto se consigue con éxito cuando uno ya tiene conocimiento
claro y preciso de la función a emplear y de cómo utilizarla.
La segunda alternativa es utilizar el Asistente para Pegar Función que se
encuentra en la ficha Inicio dentro del grupo de comandos Modificar y en él
encontramos el icono de la herramienta Autosuma . Allí se mostrarán
las funciones que se han empleado recientemente y al final tiene una opción
que dice Más Funciones… que nos llevará a la ventana del asistente.
15
La forma clásica en Excel 2007 para

llegar al asistente para pegar
funciones es a través de la ficha
Formulas y el grupo de comandos
Biblioteca de Funciones, allí está la
herramienta Insertar Función
Asistente para pegar o insertar función
Para buscar una función de

acuerdo a su descripción.
Active la lista desplegable para

ver las diferentes categorías de
las funciones y elegir una de ellas.
De la lista de funciones que

aparecen en la categoría
seleccionada usted debe elegir el
nombre de la función que desea
utilizar.
Observe una breve descripción de

la función escogida y cuáles son
sus argumentos.
Haga clic en Aceptar para ver el

próximo cuadro de diálogo del
asistente
Cuando se trabaja por el asistente para pegar o insertar función y se ha seleccionado la categoría de
la función, el nombre de la función a utilizar y presiona el botón de comando aceptar, debe aparecer
en pantalla un cuadro de diálogo en el cual vamos a escribir los argumentos que se van a tener en
cuenta con esta función. Recuerde que los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos
como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda.
Por ejemplo si la función a utilizar es la de SUMA el cuadro de diálogo que debe aparecer es el
siguiente:
Cuadro de diálogo para los argumentos de la función SUMA:
Nombre de la función
Argumentos de la función
Descripción de la función
Explicación breve de cómo

emplear los argumentos de la
función
Muestra del resultado

obtenido al aplicar la formula
o función
16
Trabajar con algunas funciones

Excel posee más de cien funciones en total de tal modo que nosotros sólo estudiaremos algunas de
ellas, las más empleadas en ciertos casos.
FUNCIÓN CATEGORÍA DESCRIPCIÓN SINTAXIS, ARGUMENTOS Y

EJEMPLOS
=SUMA(número1;número2; ...)
Matemáticas y Suma todos los Ejemplos:
=SUMA
trigonométricas números de un rango. =SUMA(B4:B20)
=SUMA(A6;C7;D3:D10;20)
=PROMEDIO(número1;número2; ...)
Devuelve el promedio Ejemplos:
Matemáticas y (media aritmética) de =PROMEDIO(A1:A5)
=PROMEDIO
trigonométricas los valores que están =PROMEDIO(Puntos)
como argumentos. =PROMEDIO(A1:A5; 5)
=PROMEDIO(Puntos; OtrosPuntos)
=PRODUCTO(número1;número2; ...)
Multiplica todos los Ejemplos:
Matemáticas y números que son =PRODUCTO(A1:A5)
=PRODUCTO
trigonométricas argumentos y = PRODUCTO (Puntos)
devuelve el resultado = PRODUCTO (A1:A5; 5)
= PRODUCTO (Puntos; OtrosPuntos)
Proporciona el =RESIDUO(número;num_divisor)
Matemáticas y residuo después de Ejemplos:
=RESIDUO =RESIDUO(B4;B5)
trigonométricas dividir un número por
un divisor =RESIDUO(C9;4)
=RAIZ(número)
Devuelve la raíz
Matemáticas y Ejemplos:
=RAIZ cuadrada de un
trigonométricas =RAIZ(E12)
número =RAIZ(36)
=ENTERO(número)
Redondea un número
Matemáticas y Ejemplos:
=ENTERO hasta el entero
trigonométricas =ENTERO(D14)
inferior más próximo =ENTERO(56.7)  56
Redondea un número =REDONDEAR(número;num_decimales)
de acuerdo a la canti- Ejemplos:
Matemáticas y dad de decimales =REDONDEAR(B7;0)
=REDONDEAR =REDONDEAR(45,7;0)  46
trigonométricas especificados y
aproximándolo el =REDONDEAR(32,3;0)  32
=REDONDEAR(458,957;2)  458,96
entero más cercano.
Suma todos los =SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Matemáticas y números que cumplan Ejemplos:
=SUMAR.SI =SUMAR.SI(A1:A4;">160000";B1:B4)
trigonométricas con cierto criterio o
condición =SUMAR.SI(C5:C15;”<=100”)
=MAX(número1;número2; ...)
Devuelve el valor
Ejemplos:
=MAX Estadísticas máximo o más alto de
=MAX(B4:B20)
una lista de valores =MAX(A6;C7;D3:D10)
=MIN(número1;número2; ...)
Devuelve el valor
Ejemplos:
=MIN Estadísticas mínimo o más bajo de
=MIN(B4:B20)
una lista de valores =MIN(A6;C7;D3:D10)
=CONTAR(ref1;ref2;...)
Cuenta la cantidad de
Ejemplos:
=CONTAR Estadísticas celdas que contienen
=CONTAR(D2:D18)
números. =CONTAR(C4:C65;E7:E34)
=CONTARA(valor1;valor2;...)
Cuenta el número de
Ejemplos:
=CONTARA Estadísticas celdas no vacías dentro
de un rango. =CONTARA(B2:B14)
=CONTARA(C5:C25;Puntos;H2:H19)
17
FUNCIÓN CATEGORÍA DESCRIPCIÓN SINTAXIS, ARGUMENTOS Y

EJEMPLOS
Cuenta las celdas =CONTAR.SI(rango;criterio)
en el rango que Ejemplos:
=CONTAR.SI Estadísticas =CONTAR.SI(B5:B18;”=MASCULINO”)
coincidan con la
condición establecida =CONTAR.SI(E2:E20;”>1000”)
=CONTAR.BLANCO(rango)
Cuenta el número de
Ejemplos:
=CONTAR.BLANCO Estadísticas celdas en blanco
=CONTAR.BLANCO(D5:D50)
dentro de un rango.
=CONTAR.BLANCO(Puntos)
=MEDIANA(numero1;número2;...)
Devuelve le mediana o
Ejemplos:
el número central de
=MEDIANA Estadísticas un conjunto de
=MEDIANA(A10:A30)
=MEDIANA(B5:B16;D4:D14;Puntos)
números
=MEDIANA(21;4;18;9;12)  12
=MODA(número1;número2;...)
Devuelve el valor más Ejemplos:
=MODA Estadísticas frecuente o que más =MODA(C10:C40)
repite en un rango =MODA(F2:F19;Puntos;H5:H10)
=MODA(15;12;6;15;7;21;15;6)  15
Devuelve la fecha =HOY()
=HOY Fecha y hora actual o del sistema en Nota: no tiene argumentos por eso los
formato DD-MM-AAAA paréntesis van vacíos.
Devuelve la fecha y la =AHORA()
=AHORA Fecha y hora hora actual o del Nota: no tiene argumentos por eso los
sistema. paréntesis van vacíos.
Devuelve un valor si la =SI(Condición;Acción_resp_V;Acción_resp_F)
condición especificada Ejemplos:
es VERDADERO y otro =SI(B4>100;B4/10;B4*20)
valor si dicho =SI(C10>=18;”Mayor”;”Menor”)
=SI Lógicas argumento es FALSO. =SI(D3<6;100000;140000)
Utilice SI para realizar =SI(A8=”Crédito”;C8*10%;0)
pruebas condicionales
en valores y fórmulas.
Devuelve VERDADERO Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
si todos los argumen- Ejemplos:
tos son VERDADEROS; Y(VERDADERO; VERDADERO)  VERDADERO
Y Lógicas
devuelve FALSO si uno Y(VERDADERO; FALSO)  FALSO
o más argumentos son Y(2+2=4; 2+3=5)  VERDADERO
FALSOS Y(2+2=4; 2+3=8)  FALSO
Devuelve VERDADERO O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
si alguno de los argu- Ejemplos:
O Lógicas
mentos es VERDADE- O(VERDADERO; VERDADERO)  VERDADERO
RO; devolverá FALSO O(VERDADERO; FALSO)  VERDADERO
si todos los argumen- O(FALSO; FALSO)  FALSO
tos son FALSOS. O(1+1=1;2+2=5)  FALSO
Busca un valor espe- BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_Com-
cífico en la columna paración;indicador_columnas;ordenado)
más a la izquierda de Ejemplos:
BUSCARV Búsqueda y una matriz y devuelve BUSCARV(10;C2:F20;3;FALSO)
(Búsqueda vertical o
por columnas) referencia el valor en la misma BUSCARV(B4;Hoja2!C2:F20;3;FALSO)
fila de una columna BUSCARV(A5;Empleados!Lista;3;FALSO)
especificada en la Nota: Empleados es el nombre de una hoja de Excel
tabla. y Lista es el nombre de un rango dentro de la hoja.
NOTA: También existe una función denominada BUSCARH que realiza una función similar a la
función anterior debido a que trabaja con los mismos argumentos pero la diferencia radica en que
ésta hace la búsqueda horizontalmente, es decir, por filas y no por columnas.
18
Uso de la función condicional SI en su forma simple

Las formulas condicionales que emplean la función SI son utilizadas para la toma de decisiones a
partir de una prueba lógica o condición planteada, esta condición puede arrojar una respuesta
verdadera o puede arrojar una respuesta falsa (no puede ser V y F al mismo tiempo) y a partir de esta
respuesta producida se llevará a cabo una de dos acciones o procedimientos posibles asignados
cada uno para cada tipo de respuesta (V ó F). Veamos los siguientes ejemplos ilustrativos:
Respuesta V  Acción 1 Resp. V  “Mayor de edad”
CONDICIÓN? Edad>=18?
Respuesta F  Acción 2 Resp. F  “Menor de edad”
Nota: Solo se lleva a cabo una sola de las dos acciones, en ningún caso se ejecutan ambas
Siempre que se plantea una condición se hace con el ánimo de comparar valores o datos y para
poder hacer estas comparaciones debemos utilizar los llamados operadores relacionales, ellos son:
= Igual a Estas comparaciones se pueden hacer de acuerdo a las
> Mayor que siguientes estructuras lógicas tomadas como ejemplos:
< Menor que
>= Mayor o igual que  Celda VS Celda ........................ Ej. B5>C5
<= Menor o igual que  Celda VS Valor_Constante........ Ej. D14<=1000000
<> Diferente de  Celda VS Expresión_Aritmética.. Ej. E10=B10+C10–D10
 Celda VS Texto............................ Ej. C8=“Crédito”
El orden entre Celda, Valor constante, Expresión aritmética y texto puede invertirse de acuerdo a las
necesidades de cada caso.
Sintaxis de la formula condicional simple:
=SI(Condición;Acción_para_respuesta_V;Acción_para_respuesta_F)
Las acciones a desarrollar para una posible respuesta verdadera o para una posible respuesta falsa
se pueden dar de tres formas diferentes, ellas son las siguientes:
a) Una operación matemática Ej. =SI(B5>100000;B5*10%;B5*5%)
b) Un mensaje de texto Ej. =SI(C8>=18;”Mayor de Edad”;”Menor de edad”)
c) Un valor constante Ej. =SI(D4=”Primaria”;120000;150000)
Ejemplos:
En una hoja presupuestaria, la celda A10 contiene una fórmula para calcular el presupuesto actual. Si el
resultado de la fórmula de A10 es igual o menor que 100, la siguiente función mostrará "Dentro de presupuesto".
De lo contrario, la función mostrará "Presupuesto excedido".
 SI(A10<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido")
En el siguiente ejemplo, si el valor en la celda A:10 es 100, prueba_lógica será VERDADERO y se calculará el
valor total del rango B5:B15. De lo contrario, prueba_lógica será FALSO y se devolverá una cadena de texto
vacía ("") que borrará el contenido de la celda que contenga la función SI.
 SI(A10=100;SUMA(B5:B15);"")
Supongamos que una hoja de cálculo contiene las cifras de los gastos actuales y los pronosticados. Las celdas
B2:B4 contienen los "Gastos actuales" para enero, febrero y marzo: 1500 $; 500 $; 500 $. Las celdas C2:C4
contienen los "Gastos pronosticados" para los mismos períodos: 900 $; 900 $; 925 $. Con las siguientes fórmulas
puede escribir una fórmula que compruebe si se ha excedido el presupuesto:
 SI(B2>C2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Presupuesto excedido"
 SI(B3>C3;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Aceptar"
Funciones anidadas dentro de otras funciones

En algunos casos, puede que tenga que utilizar una función como uno de los argumentos de otra
función. Por ejemplo, la siguiente fórmula se utiliza una función PROMEDIO anidada y compara el
resultado con el valor 50.
Ejemplos: Funciones anidadas Funciones anidadas
=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) =AÑO(HOY()) =MES(HOY())
19
Devoluciones válidas: Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá
devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve
un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste
no es el caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!
Límites del nivel de anidamiento: En Office 2007 una fórmula puede contener como
máximo 64 niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A,
la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA
del ejemplo anterior son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI.
Una función anidada dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.
Uso de la función condicional SI en su forma anidada

Este tipo de formulas donde se emplean varias funciones SI ubicadas una dentro de otra son
utilizadas para la toma de decisiones a partir de una prueba lógica o condición planteada, pero con la
variante que en este caso vamos a encontrar más de dos alternativas de respuestas posibles y por
consiguiente un solo condicional no va a ser suficiente para dicho proceso. Cada una de estas
condiciones puede arrojar una respuesta verdadera o puede arrojar una respuesta falsa y a partir de
la respuesta producida se llevará a cabo una de dos acciones o procedimientos posibles asignados
cada uno para cada tipo de respuesta (V ó F). Se debe tener en cuenta que la anidación indica que
cada nuevo condicional sólo es evaluado si el anterior resulta falso debido a que los nuevos
condicionales hacen parte del argumento falso de la condición anterior.
Veamos el siguiente ejemplo ilustrativo:
Resp.V1 Acción 1
CONDICIÓN1? Resp.V2  Acción 2
Resp.F1 CONDICIÓN2? Resp.V3  Acción3
Resp.F2  CONDICIÓN3?
Resp.F3  Acción4
Se lleva a cabo una sola de las diferentes acciones propuestas, en ningún caso se ejecutan dos o
más. El procedimiento que se ejecuta es aquel donde se encuentre una respuesta verdadera a
alguna de las condiciones planteadas ignorando el resto del procedimiento y sólo se llega al último de
estos procedimientos cuando todas las condiciones resultan falsas.
Sintaxis de la formula condicional anidada:
=SI(Cond1;Acción_resp_V1;SI(Cond2;Acción_resp_V2; SI(Cond3;Acción_resp_V3;Acción_para_respuesta_F)))
En el ejemplo de la sintaxis y el ejemplo ilustrativo tenemos que hay anidados tres condicionales y
que todos finalizan sus argumentos cerrando todos los paréntesis al final de la formula. Siguiendo las
reglas de anidación podemos encontrar casos que conlleven un máximo de 64 funciones anidadas).
Veamos el siguiente ejemplo ilustrativo:
En una factura se ha calculado el valor del subtotal y se encuentra en la celda F25, dependiendo de
este valor, en la celda F26 se va a hallar, mediante una formula, el valor del descuento de acuerdo a
la siguiente tabla de condiciones:
Subtotal >= 3millones  Descuento del 20% Son cinco alternativas o posibilidades de respuestas
Subtotal >= 2millones  Descuento del 15% (20%, 15%, 10%, 5% y 0) esto nos indica que debemos
emplear 4 condicionales ya que el último maneja las dos
Subtotal >= 1millón  Descuento del 10% últimas alternativas. Recuerde que cada nuevo
Subtotal >= 500mil  Descuento del 5% condicional es el argumento falso fa la condición
Sino cumple las condiciones  Descuento = 0 anterior.
Formula a emplear:
=SI(F25>=3000000;F25*20%; SI(F25>=2000000;F25*15%; SI(F25>=1000000;F25*10%;
SI(F25>=500000;F25*5%;0))))
20
Formulas condicionales anidadas empleando

la compañía de las funciones “O” e “Y”
Otros casos que se pueden presentar son aquellos donde las condiciones a evaluar son varias, es
decir, no se condiciona sobre un solo tipo de dato sino que es necesario analizar varios datos para
poder tomar una decisión o en otra situación es posible que se condicione sobre un dato pero éste
tiene varias opciones que pueden ser tomadas como respuesta verdadera. Debido a lo anterior se
hace necesario emplear las funciones “O” e “Y” dependiendo de la situación planteada, veamos cómo
funcionan y algunos ejemplos de su utilización.
Uso de la función “Y”
Cuando se trabaja con esta función para analizar varias condiciones se debe tener en cuenta que
todas las condiciones planteadas deben ser verdaderas para que la respuesta
de dicho condicional se asuma como verdadera, en el caso que alguna de P Q PyQ
ellas resulte falsa la respuesta del condicional V V V
se tomará como falsa. V F F
Para mayor claridad en el uso de esta función es conveniente analizar la tabla F V F
que se muestra a la derecha. F F F
Sintaxis de la formula condicional simple acompañada de la función “Y”:
=SI(Y(Condición1;Condición2,Condición);Acción_resp.V;Acción_resp.F)
Ejemplo:
B C D E F
3 ESTUDIANTE NOTA_DEF. No_FALLAS NOTA_P.VIDA ESTADO_FIN
4 María Díaz 3,9 15 2,0 Form.Cond.
5 Pedro Meza 2,7 9 3,7
6 Juan Polo 4,5 36 4,0
7 Sara Torres 3,8 6 4,5
Form. Condicional: Determinar si el estudiante “Aprobó” o “Reprobó” el módulo teniendo en cuenta

que para aprobar debe cumplir las siguientes condiciones: Nota definitiva de 3,5 en adelante, que el
Número de fallas no supere 27 Y que la Nota del Proyecto de Vida sea superior o igual a 3
Análisis del caso: Son tres las condiciones a analizar y que se deben cumplir verdaderas para que
la respuesta sea verdadera, estas condiciones son: La Nota Definitiva que se encuentra en la celda
C4, el número de fallas que se encuentra en la celda D4 y la Nota del Proyecto de Vida que está en la
celda E4. La formula la vamos a escribir en la celda F4 y será copiada a las demás celdas del rango.
Formula a aplicar en este caso: =SI(Y(C4>=3,5;D4<27;E4>=3);”Aprobó”;”Reprobó”)

Expresada mediante texto  =SI(Y(Nota_Def>=3,5;No_Fallas<27;Nota_P.Vida>=3);”Aprobó”;”Reprobó”)
Uso de la función “O”
Cuando se trabaja con esta función para analizar varias opciones que pueden P Q PoQ
ser posibles respuestas verdaderas de las condiciones planteadas se debe
V V V
tener en cuenta que con alguna de las condiciones que resulte verdadera, la
V F V
respuesta de dicho condicional se asume como verdadera, en el caso que
F V V
todas ellas resulten falsas las respuesta del condicional se tomará como falsa.
Para mayor claridad en el uso de esta función es conveniente analizar la tabla F F F
que se muestra a la derecha.
Sintaxis de la formula condicional simple acompañada de la función “O”:
=SI(O(Condición1;Condición2,Condición);Acción_resp.V;Acción_resp.F)
Ejemplo:
B C D E F
3 CODIGO PRODUCTO VALOR_UNIT CLASE_PROD IMPUESTO
4 112 Lápices 800 Tipo2 Form.Cond.
5 651 Cuadernos 5700 Tipo2
6 455 Plastilina 1500 Tipo1
7 815 Colores 16800 Tipo1 21
Form. Condicional: Determinar el valor del impuesto a pagar por cada producto teniendo en cuenta
las siguientes condiciones: Los productos cuyo código sea inferior a 500 O que sean de Tipo1 pagan
el 10% de su valor como impuesto, sino sólo pagan el 7% de su valor de impuesto
Análisis del caso: Son dos las condiciones a analizar y que al cumplirse alguna de ellas verdadera
la respuesta del condicional se asume como verdadera, estas condiciones son: El Código del
producto que se encuentra en la celda B4 o el Tipo de Producto que se encuentra en la celda E4. La
formula la vamos a escribir en la celda F4 y será copiada a las demás celdas del rango.
Formula a aplicar en este caso: =SI(O(B4<500;E4=”Tipo1”);D4*10%;D4*7%)
Expresada mediante texto  =SI(O(Código<500;Clase_Prod=”Tipo1”);Valor_Unit*10%;Valor_Unit*7%)
Estas dos funciones vistas anteriormente (“Y”, “O”) acompañando a la función condicional (SI)
también se pueden emplear en forma anidada, es decir, empleando dos o más condicionales. En este
caso lo que se debe tener en cuenta es que para la anidación deben haber máximo 64 funciones
dentro de la formula que diseñemos.
Veamos algunos ejemplos de posibles sintaxis que se pueden presentar en estos casos:
=SI(Y(Cond1;Cond2;Cond3);Acción_resp.V1;SI(Y(Cond4;Cond5;Cond);Acción_respV2;Acción_respF))
=SI(O(Cond1;Cond2;Cond3);Acción_resp.V1;SI(O(Cond4;Cond5;Cond);Acción_respV2;Acción_respF))
También se puede presentar el caso donde en una misma fórmula se mezclen las funciones “O” e “Y”
con los condicionales anidados.
Funciones de base de datos

Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar cálculos sobre alguna columna pero
añadiendo una condición de selección de las filas que entrarán en el cálculo, es decir aplicando
previamente un filtro.
Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros automóviles (ver figura
más abajo) y queremos saber cuánto ha sido el beneficio de los Ford, no podemos utilizar la
función suma porque sumaría todos los automóviles, en este caso lo podríamos conseguir con la
función de base de datos BDSUMA incluye la condición de filtrado automóvil="Ford"
Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la hoja:
En esta hoja tenemos una

lista con los automóviles de
la empresa, con los datos de
plazas, años, rentabilidad y
beneficio obtenido.
Nota: Las filas 1 a 4 se

utilizan para definir los
filtros.
Estas son que veremos a

continuación son funciones
de base de datos ofrecidas
por Excel.
Todas ellas llevan tres argumentos: el rango de datos que define la tabla o base de datos, el
nombre del campo que se utiliza en la función, un rango de criterios para indicar la condición que
deben cumplir las filas que serán utilizadas en el cálculo de la función (el filtro).
22
 Función BDCONTAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un número en una determinada columna (campo), considerando
unicamente las filas que cumplan una determinada condición.
 rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se
quiere contar.
 nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar.
 rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los
registros que entran en el recuento
Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Años";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2
Cómo se forman las condiciones?
Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parámetro rango_criterios,
debemos reservar una zona en nuestra hoja de cálculo para dichas condiciones
(preferiblemente antes de la base de datos).
En esta zona tendremos que escribir en una fila los nombres de los campos de la hoja de
cálculo. Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, introduzca
una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios
 Función BDCONTARA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en una determinada columna
(campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.
 rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
 nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.
registros que entran en el cálculo.
Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Años";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2
En nuestro caso esta función tendría el mismo resultado que la anterior, pues en la columna años
todos los registros tienen completos sus datos.
 Función BDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelve el valor máximo encontrado en una determinada columna (campo), considerando

 nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el
cálculo.
Ejemplo: BDMAX(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 123
 Función BDMIN(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelve el valor mínimo encontrado en una determinada columna (campo), considerando

cálculo.
Ejemplo: BDMIN(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 105
23
 Función BDPRODUCTO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelve el producto de los valores encontrados en una determinada columna (campo),

considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.
cálculo.
Ejemplo: BDPRODUCTO(A5:F14;"Rentabilidad";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 178200
 Función BDPROMEDIO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna (campo),
considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.de una columna o lista
que cumplen los criterios establecidos.
Ejemplo: BDPROMEDIO(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 110,33
 Función BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando
Ejemplo: BDSUMA(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 566
 Función BDEXTRAER(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Extrae de la base de datos un único valor contenido el campo indicado y en la fila que cumpla la
condición establecida mediante el rango de criterios.
 nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene el valor a extraer.
 rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que debe cumplir el
registro buscado.
Si ningún registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Si más de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡NUM!.
Ejemplo: BDEXTRAER(A5:F14;"Automovil";D1:D4) Como resultado obtenemos --> Ford , el
valor del campo Automóvil en la fila que cumpla la condición incluida en el rango D1:D4
(rentabilidad=9).
Nota: este ejemplo funciona porque hay un sólo registro que cumple la condición, hay un solo
automóvil con rentabilidad 9.
24
U
n gráfico es la representación gráfica de los
datos de una hoja de cálculo y facilita su
interpretación. Vamos a ver en esta unidad, cómo
crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una
hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los
datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y
columnas.
Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:
 Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
 Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de
gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.
Crear gráficos
Para insertar un gráfico tenemos
varias opciones, pero siempre
utilizaremos la sección Gráficos
que se encuentra en la pestaña
Insertar.
Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que
quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá
generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se
mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los
datos que solicita.
Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra
disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic
en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los
que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar
un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los
tipos de gráfico...
Hacer clic en esa opción

equivaldría a desplegar el
cuadro de diálogo de Insertar
gráfico que se muestra al
hacer clic en la flecha de la
parte inferior derecha de la
sección Gráficos
Aquí puedes ver listados
todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
25
Si seleccionaste un rango de celdas verás tu nuevo gráfico inmediatamente y lo insertará en la hoja

de cálculo con las características predeterminadas del gráfico escogido. Si has decidido probar
suerte y no tenías celdas seleccionadas, deberás seguir leyendo los siguientes apartados.
Añadir una serie de datos

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué
datos queremos que aparezcan en el gráfico.
Una vez tengamos un gráfico sobre la hoja de cálculo, aparecerán nuevas
pestañas para mostrarnos nuevas opciones.
Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy
útiles
26
27

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Para dar nombre a una celda, debemos ubicar el

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Aquí encontraremos un listado

Para crear un nuevo nombre

En Hace referencia a: escribimos la referencia de la

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Este desplazamiento también se puede lograr

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 Borrar rango seleccionado

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Estas operaciones también se puede realizar utilizando el clic

 Insertar celdas, filas y columnas

 Otras operaciones con fila y columnas

Operaciones con Columnas

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=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) =AÑO(HOY()) =MES(HOY())

Uso de la función condicional SI en su forma anidada

Formulas condicionales anidadas empleando

Form. Condicional: Determinar si el estudiante “Aprobó” o “Reprobó” el módulo teniendo en cuenta

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Nota: Las filas 1 a 4 se