Como Hacer Presentaciones

HARVARD
BUSINESS
ES
CÓMO HACER
PRESENTACIONES.
Conozca a su audiencia + Planifique los apoyos visuales
Supere los temores + Ensaye eficazmente
Soluciones prácticas para los desafíos del día a día -

e.
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in 2022 with funding from
Kahle/Austin Foundation
https://archive.org/details/comohacerpresent0000unse .
Cómo hacer presentaciones
Serie Pocket Mentor
Los libros de esta serie ofrecen soluciones inmediatas a los desafíos

que enfrentan los ejecutivos en su trabajo cotidiano. Cada libro cuen-
ta con herramientas útiles, listas de verificación y ejemplos de la vida
real, incluyendo una sección de Autoevaluación para ayudarles a
identificar fortalezas y debilidades. Estos libros son ideales para todos
los lectores deseosos de abordar las exigencias cotidianas de su traba-
jo con mayor rapidez, experticia y eficacia.
Libros de la serie
Manejar su tiempo
Dirigir reuniones efectivas
Convirtiéndose en jefe
Negociar con resultados
Manejo de crisis
Cómo hacer coaching
Construya su carrera
Entendiendo las finanzas
Cómo hacer presentaciones
Cómo dar feedback
Manejo del estrés
Crear un plan de negocios
Como hacer
presentaciones
Soluciones prácticas para
los desafíos del día a día
Título: Cómo hacer presentaciones
Título original: Giving Presentations
Original work copyright O 2007 Harvard Business School Publishing Corporation
Published by arrangement with Harvard Business Press
Copyright de esta traducción O 2009 Impact Media Comercial S.A.
Todos los derechos reservados
Editado por Impact Media Comercial S.A.

Rosa O'Higgins 30, Las Condes
Santiago - Chile
www.hbral.com
ISBN 978-956-8827-08-3
Ninguna parte de esta publicación podrá ser reproducida, almacenada o situada

en un sistema de recuperación, o transmitida, de ninguna manera ni por cualquier
medio (electrónico, mecánico, de fotocopia, grabación o de cualquier otra índole) sin
la autorización previa del editor. Solicitudes de autorización deben ser enviadas a
permisosOhbral.com
Impreso en Chile por R.R. Domnelley

1* edición: abril de 2009
Contenido
Mensaje del mentor: Aclarar e inspirar ¡x
Cómo hacer presentaciones: lo básico 1

Todo sobre las presentaciones 3
Los ejecutivos usan las presentaciones para diversos propósitos y las
ofrecen de diversas formas.
Tipos de presentaciones 4
Lo primero es lo primero 7
La preparación comienza por conocer su objetivo y entender a la
audiencia y el contexto de la presentación.
Defina su objetivo 8
Conozca a su audiencia 9
Comprenda el contexto de su presentación 11
Decida qué va a decir 17

Saber lo que va a decir es lo que debe orientar la organización y
duración de su presentación.
Tres etapas 18
Revise y afine sus ideas 19
Prepare su presentación 21
Cuando ya conoce su objetivo, ha llegado el momento de organizar sus
materiales para ajustarse al tiempo asignado.
Organice su presentación 22
¿Cuánto debe durar una presentación? 25

Planifique los apoyos visuales 29
Los buenos apoyos audiovisuales harán que su presentación impresione,
mantendrán a los asistentes interesados y harán que sus planteamientos
sean más fáciles de recordar.
Elija los medios apropiados 31
Apoyos visuales eficaces 33
Presentaciones grupales 37
¿Cuándo es adecuado usar una presentación grupal? ¿Cuál es la mejor
manera de integrar a varias personas en una presentación?
Flujo de una presentación grupal 39
Ensaye 41
¡No improvise! Un ensayo mejorará su exposición y dejará al descubierto
las debilidades de su presentación.
El ensayo eficaz 42
Haga el esfuerzo extra 44
Prepárese 47
Como expositor, usted necesita nervios templados y la actitud mental
correcta.
Mentalícese 48
Supere el temor 49
Comienza el espectáculo 51
Logrará su mejor desempeño si se expresa con eficacia, proyecta una imagen
positiva y mantiene interesada a la concurrencia. ¿Pero cómo se logra esto?
Cómo hablar eficazmente 52
vi Contenido
Proyecte una imagen positiva 53
Técnicas para mantener interesada a su audiencia 54
Cómo manejar las preguntas 57

Si quiere responder con eficacia, anticípese y prepárese para las posibles
preguntas de la audiencia.
El momento oportuno para preguntas y respuestas 58
Prepárese para las preguntas difíciles 59
Cuando no tiene la respuesta 61
Evaluación después de la presentación 63

Las destrezas sólidas para hacer presentaciones son un activo valioso en
la carrera de los ejecutivos. Por ello trate cada presentación como una
oportunidad para continuar perfeccionándose.
Identifique las causas raíz de los problemas 64
Un video puede ser útil 65
Consejos y herramientas 67
Herramientas de Cómo hacer presentaciones 69

Hojas de trabajo que pueden ayudarlo a prepararse sistemáticamente.
Autoevaluación 77
Un test útil de los conceptos presentados en esta guía. Hágala antes y
después de leer la guía para ver cuánto ha aprendido.
Respuestas de las preguntas de la autoevaluación 80
Contenido vii
Para aprender más 83
Títulos de artículos y libros en caso de que usted quiera profundizar más
en el tema.
Fuentes de Cómo hacer presentaciones 87
Notas
Para que anote las ideas que se le vayan ocurriendo.
viii Contenido
Mensaje del mentor:
Aclarar e inspirar
Hacer presentaciones persuasivas no tiene que ver sólo con el entu-
siasmo y con usar PowerPoint requiere destrezas concretas que man-
tengan a su audiencia interesada e involucrada. Este libro de la Serie
Pocket Mentor le ayudará a conectar lo que usted sabe sobre su tema
con lo que el público necesita, de manera que aclaran e inspiran. Con-
tiene información importante sobre cómo
» Preparar una presentación eficaz adaptada a su

audiencia y al entorno.
+ Hacer una presentación eficaz que genere acción.
+ Abordar las preguntas y mantener a las personas

concentradas durante la presentación.
¡Buena suerte con su próxima presentación!
Nick Morgan, mentor
Nick Morgan es un experto en comunicaciones que ha trabaja-

do como redactor de discursos, director de relaciones públicas y
profesor de comunicaciones. Con su empresa, Public Words LLC
(www.publicwords.com), hace coaching a ejecutivos y organiza semi-
narios sobre una variedad de temas comunicacionales. Ha sido editor de
Harvard Management Communication Letter, ha escrito cientos de artículos
y es autor de Working the Room: How to MotivatPeople to Action Through
Audience-Centered Speaking (HBS Press).
Cómo hacer
presentaciones:
lo básico
lodo sobre
las presentaciones
“Con nuestras palabras gobernamos el mundo”.
—Napoleón Bonaparte
NA PRESENTACIÓN PUEDE SER una manera poderosa

de comunicar su mensaje a un grupo y de involucrarse en
un diálogo bilateral. Los ejecutivos usan las presentaciones
con el objeto de persuadir a los asistentes para que tomen un determi-
nado curso de acción, transmitir información, ofrecer un foro para la
discusión, descubrir cómo reaccionan las personas ante una situación
O idea, lograr un compromiso, involucrar a las personas en la solución
de problemas.
Tipos de presentaciones
Existen muchos tipos de presentaciones, cada uno diseñado para sa-
tisfacer necesidades específicas. Algunos ejemplos son:
» Ventas. Señala los beneficios y las características de un

producto o servicio; da al público una razón para comprar.
+» Demostración de un producto. Muestra cómo funciona un

producto.
+ Persuasión. Proporciona razones para apoyar una idea.
+ Informe de avance. Detalla el avance de un proyecto, un

grupo de trabajo o un programa de incentivos.
4 Cómo hacer presentaciones

» Plan o estrategia de negocios. Bosqueja el próximo plan
de una organización o articula las metas de la empresa.
Sin embargo, cualquiera que sea su propósito, no utilice una pre-

sentación para bombardear al público con un cúmulo de información
detallada. Las personas recuerdan pocos detalles de lo que se les en-
trega en una presentación. Puede usar una presentación para infor-
mar al público sobre un cambio o una iniciativa de envergadura, pero
recurra a la comunicación escrita al entregar los detalles. De esta ma-
nera, su propósito determina el tipo de presentación que elija. Debe
también adaptar su presentación a los siguientes factores:
» Tamaño del público.
» Formalidad de la situación.
» Regularidad de la reunión (una sola vez, ocasional, frecuente).
» Hora del día y otros detalles de la ocasión.
Todo sobre las presentaciones 5

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Lo primero
es lo primero
L IGUAL QUE TODO EMPRENDIMIENTO, una presen-
, tación eficaz comienza con un pensamiento centrado.
Esto no se refiere a la preparación, la que viene después,
sino a que usted debe pensar en el objetivo de su presentación, el
público y el contexto en que finalmente la hará.
Defina su objetivo
El objetivo de su presentación es el resultado que quiere obtener: per
suadir, deliberar, convencer, dar feedback o vender. El objetivo debe
guiar el desarrollo de la presentación. Comience por plantearse las
siguientes preguntas: “¿Cuál es el propósito de esta presentación?”.
“¿Qué quiero que mi público haga como resultado?”. Más específica-
mente, pregúntese lo siguiente:
* ¿Quiero informar, persuadir o vender?
« ¿Quiero que el público entienda, aprenda o actúe? Observe

la diferencia entre presentar un presupuesto para que el
público lo entienda y hacerlo para que la audiencia se pro-
nuncie mediante un voto.
+ ¿Quiero que la audiencia se comprometa?

Más adelante querrá incluir ejemplos, apoyos visuales y detalles
que le ayudarán a lograr su objetivo. Todo lo que sea superfluo, dis-
traiga o interfiera debe omitirse.
Su objetivo también le ayuda a determinar lo siguiente:
+ Si hacer o no la presentación; otra modalidad de

comunicación -como almorzar con los tomadores de
decisiones clave— podría ser más eficaz.
+ Si hacerla o no a este determinado público y en estas

circunstancias particulares.
» Qué va a decir y cómo.
» Cuál debe ser el seguimiento.
» Posibles objeciones.
Conozca a su audiencia
Una presentación es un diálogo interactivo entre usted y su público.
Mientras más comprenda a su audiencia, más podrá personalizar su pre-
sentación. Asegúrese de que pueda responder las siguientes preguntas:
» ¿Es un asunto polémico, conocido o nuevo (o una

combinación) para su audiencia?
+ ¿Quiénes constituyen la audiencia y cómo se relacionan con

su tema?
+ ¿Cuán informados están sobre el tema? ¿Qué necesitan saber
al respecto?
« ¿Qué esperan de su presentación?
+ ¿Están acostumbrados a cierto tipo de presentaciones?
* ¿Qué saben de usted? ¿Qué más necesitan saber? ¿Qué

opinan de usted?
« ¿Por qué asisten? ¿Vienen por decisión propia o por obligación?
+ ¿Es probable que se entusiasmen? ¿Que sean corteses?

¿Apáticos? ¿Hostiles?
+ ¿Hay otros obstáculos, historia pasada o expectativas que

usted necesite tomar en cuenta?
NOTA: Ya sea que esté participando en una competencia

deportiva, realizando una negociación o haciendo una
presentación, mientras más comprenda a las personas que
están al otro lado, mayores son las probabilidades de tener
éxito. No tome un atajo evitando este importante aspecto
de la presentación.
Usted puede emplear la hoja de trabajo “Características de la au-

diencia” para guiar su análisis.

Comprenda el contexto
de su presentación
Ninguna presentación sucede en el vacío. El contexto de su presen-
tación jugará un papel importante respecto a cómo será recibida, de
modo que esté consciente de los siguientes aspectos:
» ¿Esla situación formal o informal?
» Al dar la presentación, ¿los asistentes habrán recién termina-

do de comer, beber, trabajar, descansar o hacer alguna activi-
dad? ¿Estarán cansados o alertas?
» ¿Quién hablará antes que usted? ¿Quién viene después de

usted? ¿Cómo podría esto afectar la reacción de la audiencia?
» ¿Es usted el primer o el último expositor del programa? ¿Del

día? ¿De la mañana o de la tarde?
» ¿Se espera que responda preguntas o que deje copias de su

presentación?
+ ¿Cuánto tiempo tendrá para hacer su presentación? ¿Puede

entregar su mensaje en ese lapso?
+ ¿Requerirá el entorno físico de la sala que usted adapte su

presentación de alguna forma?
+ ¿Qué control tendrá usted sobre el entorno físico?
NOTA: Para asegurarse de que ha abordado todos los detalles del
contexto de su presentación, use la hoja de trabajo “Logística”
Utilice la hoja de trabajo “Contexto de la presentación” para que le

ayude a comprender el contexto de su presentación.

CÓMO HACER PRESENTACIONES *
Características de la audiencia
Utilice esta hoja de trabajo al preparar su presentación.
| Pregunta | Notas
11. ¿Quiénes constituyen su audiencia y |
| quérelación tienen con su tema? |
12. ¿Cuán informados están acerca del
asunto?
¿Qué necesitan saber?
|4. ¿Cuáles son sus expectativas del evento
en general? ¿De su presentación?
5. ¿Qué saben de usted? ¿Qué otra cosa
| deberían saber?
[6. ¿Qué opinión tienen de usted o de la
organización que representa?
7. ¿Asisten por decisión propiaopor
+———
obligación?
8. ¿Es probable que sean receptivos, SH a j |
entusiastas, corteses, hostiles, apáticos? '
9. ¿Hay otros obstáculos, historia pasada
o expectativas que deba usted tomar en
cuenta?
110. ¿Qué técnicas de presentación podrían
captar mejor su atención y transmitir
sus ideas más eficazmente (por ejemplo, |
demostraciones, anécdotas personales,
multimedia)?
CÓMO HACER PRESENTACIONES
Logística
Llene esta hoja de trabajo antes de su presentación para
confirmar que no haya olvidado ningún detalle logístico.
Tema de la presentación
Fecha
Expositor (es)
Lugar de la presentación
Coordinador de la
reunión y teléfono
Contacto en el local y
teléfono
Número de asistentes
Materiales a entregar
Características de la sala
O Auditorio U Sala en U O Podio
O Aula O Sesiones de trabajo O Escenario
O Sala de conferencia grupal
O Otras: O Mesas: al frente,
costados o al fondo
Equipos y suministros
U Computadora(s) O Cable(s) de extensión |[U Equipo de video/
reproductor VCR y
[] Retroproyector/focos de O Rotafolio/ monitores
repuesto cinta adhesiva /
rotuladores O Línea(s)
U Mesa de proyección telefónica(s)
O Proyector LCD
Q Otros: extensión O Micrófono
Rotafolio/
cinta adhesiva/
rotuladores
O Proyector LCD
Otros

Contexto de la presentación
Use esta hoja de trabajo para comprender mejor
el contexto de su presentación.
¿Es la presentación formal o informal?
Al dar la presentación, ¿los asistentes ha-
brán recién terminado de comer, beber,
trabajar o hacer alguna actividad? | ]
3. ¿Quién hablará antes y después que usted?

]
¿Qué piensan decir?
4. ¿Es usted el primer o el último expositor

del programa? ¿Del día? ¿De la mañana o
de la tarde?
¿Se espera que usted responda preguntas

o que deje copias de su presentación?
¿Cuánto tiempo tendrá para hacer su pre-

sentación? ¿Puede entregar su mensaje
en ese lapso? De lo contrario, ¿puede ser
adaptado y aún ser eficaz?
7. ¿Requerirá el entorno físico de la sala que

usted adapte su presentación de alguna
forma?
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Decida qué
va a decir
“Todo cambia un poco en cuanto es
expresado en voz alta”.
—Hermann Hesse
| ESPUÉS DE HABER ANALIZADO detenidamente su

7 objetivo, debe decidir qué es lo que quiere decirle a su
público. Esto no siempre es fácil. ¿Se ha encontrado
alguna vez en una situación en que usted conocía su objetivo
(convencer al jefe de que adopte su plan para un nuevo producto),
pero no sabía qué combinación de argumentos, datos y ejemplos
lograría ese objetivo? Si su respuesta es afirmativa, no es el único.
Tres etapas
Por lo general, la manera más fácil de superar el bloqueo de “¿qué
debo decir?” es dividir la tarea en tres etapas.
Etapa 1. Defina e! mensaje clave: qué quiere que las personas re-
cuerden y qué acción quiere que realicen. Este mensaje fluye di-
rectamente de su objetivo. Puede presentar diversos argumentos,
ideas y datos que lo sustenten, pero sólo un mensaje clave.
Etapa 2. Identifique los argumentos que respaldan su mensaje.

Evite el exceso de detalles, pero asegúrese de hablar sobre algo
más que sólo de datos. Es importante identificar y referirse a los
fundamentos emocionales de su mensaje. ¿Por qué motivo debe-
ría interesarse el público?

NOTA: Las declaraciones hechas sin el respaldo de
argumentos o evidencias son sólo opiniones, y éstas
tienen escaso impacto en el público. Dé razones a su
público para que comparta sus puntos de vista o adopte un
curso de acción.
Etapa 3. Identifique cuándo es importante conseguir la participa-

ción, las reacciones, el acuerdo o el convencimiento del público.
Revise y afine sus ideas

Después de generar un conjunto inicial de ideas sobre qué decir, us-
ted está listo para revisarlas y refinarlas. Considere lo siguiente:
¿El mensaje clave que seleccionó es realmente el más

importante? ¿Apoya los objetivos de la presentación?
¿Los argumentos que usted reunió son comprensibles para

todos los niveles de su audiencia?
¿Su contenido convencerá a su audiencia a estar de acuerdo

con usted?
¿Son explícitas las conexiones lógicas?
¿Qué argumentos es necesario desarrollar?
¿Qué argumentos contrarios necesitará usted neutralizar?
Decida qué va a decir 19

Luego, si su meta es la persuasión, pregúntese qué otra cosa puede
hacer o decir que logre persuadir a su público. Quienes persuaden
con eficacia utilizan argumentos que combinan la lógica y la emo-
ción. Su capacidad de persuasión es en gran medida producto de su
entusiasmo, credibilidad y convicción personal en el tema.
Recuerde incluir sólo aquellos detalles que persuadan. Los deta-
lles superfluos distraerán a los oyentes de lo que usted quiere que
escuchen, procesen y recuerden. Si no está seguro del efecto de una
idea, omítala.

Prepare su
presentación
NA VEZ QUE ESTÁ SEGURO de lo que quiere decir y
del objetivo de su presentación, se encuentra listo para el
próximo paso importante: la preparación. Aquí organizará
su presentación en un formato que se ajuste al tiempo asignado.
Organice su presentación
Cuando ya dispone del material básico para su presentación, necesita
organizarlo. Una presentación bien organizada hará que el esfuerzo
de atención de la audiencia disminuya al mínimo, aumentando la
probabilidad de que usted cumpla con su objetivo. En la mayoría de
los casos, una presentación debe organizarse con una introducción,
la exposición de una necesidad o un problema, una solución y un
llamado a la acción.
Una buena organización comienza con una introducción convin-
cente. En esta fase, recurra a un anzuelo -—un comentario, una pre-
gunta, una historia relevante, una declaración o un ejemplo- para
conseguir el interés y la atención de su público. He aquí un ejemplo.
Observe cómo el expositor interactúa con la audiencia para captar su
atención.
Expositor:
Así que estamos reunidos aquí para aprender más acerca de las
transiciones del liderazgo.

¿Cuántos de ustedes han hecho la transición a un nuevo rol geren-
cial en el último año?... Bien, quizás la cuarta parte de los asistentes,
tal vez un poco más.
¿Y cuántos han tenido un nuevo supervisor en el último año?...
Un tercio, o más bien cerca de la mitad.
Bien. Veamos cuántos se han cambiado a un nuevo rol o han te-
nido un nuevo supervisor en los últimos dos años... ¡Prácticamente
todos!
Ven, estamos todos involucrados en transiciones de liderazgo.
¡Mientras más hagamos para que estas transiciones sean exitosas, me-
jor será!
La introducción también le sirve para hacer lo siguiente:
» Definir el propósito de la presentación.
» Establecer su credibilidad. Pregúntese: “¿Cuáles de mis

credenciales impresionará a este público en particular?” y
resalte ésas. O, si es apropiado, haga que otra persona con
autoridad y credibilidad anuncie su presentación.
+ Describir la importancia del tema para el público: ¿de qué

les sirve?
+ Señalar de antemano y en forma muy breve los puntos

principales que abordará.
La segunda parte de su presentación es la exposición de una necesidad

o un problema. Aquí usted debería hacer lo siguiente:
+ Dejar en claro a su audiencia por qué debería interesarse en

su mensaje.
+ Desarrollar una necesidad o un problema definidos que
usted y la audiencia resolverán juntos.
* Incorporar argumentos pertinentes, ejemplos y una variedad

de materiales de apoyo para mantener el interés sin desviar
la atención del tema.
+ Involucrar a los miembros del público pidiéndoles

sugerencias y abordando sus necesidades y problemas.
» Evaluar la aceptación pidiendo feedback, si es apropiado.
La tercera parte de su presentación, la solución, deja en claro a la

audiencia cómo piensa usted que se debe resolver el problema o res-
ponder a la necesidad. Aquí hará lo siguiente:
+ Ayudará a la audiencia a visualizar los beneficios de la

solución.
e Involucrará a la audiencia en el desarrollo de un camino

para avanzar.
+ Expresará su solución en términos de las necesidades de la

audiencia.
+ Se cerciorará de que la urgencia de su solución coincide con

la necesidad.
Para concluir, usted necesita hacer un fuerte llamado a la acción.

Aquí debería hacer lo siguiente:
+ Reiterar el mensaje clave de la presentación.

+ Integrar los puntos presentados en la introducción con los
comentarios de cierre.
» Recomendar la acción.
» Sugerir un acuerdo.
» Obtener un compromiso o la aceptación.
» Proveer una conclusión final.
Consejos para organizar una presentación

Identifique el objetivo de la presentación. Guiará todo lo que haga.
Aprenda todo lo que pueda acerca de su audiencia, sus sesgos y
sus expectativas.
e Aborde su tema desde la perspectiva de la audiencia.
e Adapte su presentación para acomodarse al contexto: el entorno
físico, la hora del día y algún evento significativo en curso que pue-
da afectar a su público.
¿Cuánto debe durar una presentación?

Muchas veces, usted debe ajustar su presentación a un horario que
han programado otros. Por ejemplo, tal vez le otorguen treinta mi-
nutos para dar una presentación de ventas a un comprador. En otras
situaciones, usted controla el tiempo y puede determinar la duración
óptima de su presentación. Las pautas a continuación son útiles para
ambas situaciones:
+ Haga que su presentación dure el tiempo necesario para
transmitir su mensaje clave en forma clara y completa.
+ Haga que dure sólo lo suficiente para que sea clara y esté
completa en el tiempo asignado.
+ Es mejor presentar menos puntos y presentarlos bien.
+ Sino dispone del tiempo necesario para conseguir que el

público comprenda o acepte una idea, resérvela para otra
presentación.
* Terminar la charla antes de tiempo es mejor que no

terminarla o que terminarla a la carrera.
» Piense en qué puede eliminar si le recortan su tiempo.
+ Deje tiempo para preguntas al final como una gentileza

básica.
¿Necesita ayuda para planificar su presentación? Considere usar la

hoja de trabajo “Planificación preliminar”.

CÓMO HACER: PRESENTACIONES
Planificación preliminar
Use esta hoja de trabajo como ayuda para planificar el contenido de su presentación.
| Tema
Solicitado por
| Objetivos
Si su presentación es exitosa, ¿cuáles serán los resultados inmediatos?
Mensajes principales
¿Qué debe comprender y recordar el público de su presentación?
Ge
qe
4,
SS
AA A A A A A A A A A A e A |
Datos de respaldo
¿Qué datos respaldan sus mensajes principales?
Mensaje 1
Mensaje 2
Mensaje 3
Mensaje 4
Mensaje 5
Planifique los
apoyos visuales
E)
MEDIDA QUE ORGANIZA la presentación, identifique
las oportunidades para usar apoyos visuales con el fin de
que sus planteamientos sean comprendidos y se fijen en
la mente de su audiencia. Cada persona tiene un estilo preferido para
aprender, pero la mayoría responde mejor a los apoyos visuales que
sólo a la palabra hablada. Tome en cuenta los siguientes hallazgos de
investigaciones realizadas:
+ Las personas adquieren 75 por ciento de lo que saben por la

vista, 13 por ciento a través del oído y 12 por ciento median-
te el olfato.
+ Una imagen es tres veces más eficaz para transmitir

información que las palabras solas.
+ Las palabras y las imágenes juntas son seis veces más eficaces
que las palabras solas.
Use apoyos visuales para ayudar a su público a mantenerse atento

y a recordar los datos. Asimismo, úselos para ayudar a las personas a
comprender ideas, relaciones o entornos físicos. Los apoyos visuales
también sirven para señalar que usted está cambiando de tópico.
Recuerde, sin embargo, que cuando la audiencia está atenta a los
apoyos visuales no lo está observando a usted, por lo cual debe man-
tenerlos al mínimo. No use diapositivas cargadas de texto que funcio-
nen como pauta; es preferible que se aprenda bien su discurso.

Elija los medios apropiados
Hay muchos medios visuales, tales como las transparencias, las dia-
positivas digitales, los rotafolios y el material impreso. Al seleccionar
alguno de estos medios, usted debe tomar en cuenta la flexibilidad, el
costo y cuán apropiado es para su presentación.
Ventajas y desventajas de ¡os medios

Medio Ventajas Desventajas
Transparencias e Flexibles * Puede ser incómodo

Fáciles de crear poner y sacar las
Permiten luz en la transparencias
sala para mantener el * Tecnología antigua
contacto visual
Adecuadas tanto para
situaciones formales
como informales
Diapositivas Fáciles de crear, * No siempre se

digitales actualizar y transportar proyectan con claridad
* La tecnología puede
fallar; debe tener
un conjunto de
transparencias de
respaldo
Papelógrafo Flexibles * No son eficaces para
Fáciles de crear grupos grandes
Estimulan la interacción * Difíciles de
transportar
Material impreso Util para presentaciones * Puede convertirse en
para entregar breves e informales el punto focal de la
Proporciona espacio audiencia, desviando
para tomar apuntes y su atención de la
puede conservarse para presentación
consultas posteriores
Puede contener
antecedentes
complementarios

Qué haría
La mochila para perros
ada año, Oscar y su equipo de gestión de productos presentan

Cas productos en la conferencia nacional para BestPet, Inc.,
una fábrica de productos para mascotas. Con el fin de preparar al
personal de ventas de la empresa, constituido por 150 personas,
para promover productos nuevos a clientes minoristas, los gerentes
de línea de producción esbozan las características y los beneficios
de los nuevos productos.
EsteañoOscarysugrupoanunciaránunfascinanteproducto
nuevo:
Trail Hound, una “mochila para perros” para que éstos transporten
su comida y agua durante las excursiones con sus amos. La mochila
Trail Hound tiene un sistema nuevo e innovador de compartimentos.
Oscar necesita explicar este detalle claramente de modo que los
representantes de ventas puedan hacerdemostracionesalos clientes.
La presentación de Oscar está programada justo después de
almuerzo. En las semanas anteriores a la conferencia, comienza a
preparar los apoyos visuales que espera profundicen la comprensión
de los representantes de ventas sobre el nuevo producto y los
inspire a venderlo.

Si usted decide emplear material impreso, evite entregarlo duran-
te la presentación; esto le quita valor a su presentación.
Apoyos visuales eficaces

No todos los medios visuales mejoran una presentación. Si usted es
como la mayoría de las personas que trabaja en gestión, probable-
mente conoce la expresión “muerte por PowerPoint”. presentaciones
en las cuales el expositor usa demasiadas diapositivas, emplea apoyos
visuales con diagramas de flujo confusos repletos de celdas, flechas,
circuitos de retroalimentación y texto e imagenes de extremo a extre-
mo o peor aún, simplemente lee el texto de las diapositivas.
Para que sean eficaces, los apoyos visuales deben:
» ser simples
+ usar gráficos, iconos y símbolos para reforzar o

comunicar un concepto
» utilizar palabras clave, no oraciones completas
« emplear un solo concepto y no más de seis líneas por

diapositiva o página
+ aplicar sólo tres a seis ideas en cada hoja del rotafolio
+ adoptar color, cuando sea posible, pero no en exceso
+ aprovechar imágenes cuando sea posible.

+ usar viñetas, no números, para los ítems sin secuencia
+ emplear todo en mayúsculas sólo para los títulos y

acrónimos
Para organizar todos los elementos de su presentación, use la hoja

de trabajo “Esquema de la presentación”.
Consejos para crear apoyos visuales

e Use una sola idea y no más de seis líneas por diapositiva.
» Sea selectivo con sus palabras.
e No use escritura vertical.
e No use más de dos tipos de tamaño de letra por página.
+ Use mayúsculas y minúsculas. Use todo en mayúscula sólo para
los títulos y acrónimos.

- CÓMO HACER PRESENTACIONES
Esquema de la presentación
Use esta hoja de trabajo como ayuda para organizar el contenido de manera más eficaz, identificar los
apoyos visuales o materiales de apoyo que realzarán su presentación y estimar el tiempo que requerirá.
Tal vez sea necesario revisar el contenido si éste parece exceder sus límites de tiempo.
Apra
Su contenido Apoyos visuales
/ materiales de
apoyo
Introducción
+ Enuncie su propósito.
+ Exponga previamente los puntos
principales.
» Motive a su público a escuchar.
Sección principal
* Exprese los puntos principales de su
presentación.
Conclusión
* Resuma su contenido.
* Emplace al público a tomar acción.

o que usted
- PODRÍA hacer.
¿Qué tipo de apoyos visuales podrían ser
más convincentes para el propósito de
__ Oscar? Aquí hay algunas posibilidades:
e Una lista de una página con las diez razones más importantes por
las cuales la mochila Trail Hound es mejor que cualquier mochila
para perros de la competencia. Oscar podría entregar la lista
durante su presentación.
e Un rotafolio con dos o tres diagramas claros que demuestren
cómo funcionan los compartimentos de la mochila Trail Hound.
e Una diapositiva digital con una imagen que contraste el sistema
nuevo de compartimentos deTrail Hound con el de los principales
competidores, y que incluya una lista con viñetas de varias
ventajas del sistema Trail Hound.
Al final, Oscar decide crear una presentación en su computadora

compuesta de diapositivas con texto y dibujos. Además, decide
entregar a los miembros de la audiencia -a medida que ingresan
a la sala de conferencias- material impreso que detalla las
especificaciones importantes
de la mochila Trail Hound.

Presentaciones
grupales
37
MENUDO USTED DESEARÁ que otros colaboren con su
presentación. Tal vez esté presentando los resultados de un
e rabajo grupal o sienta que la presencia y experiencia de
los demás le ayudará a alcanzar su objetivo. Considere este ejemplo:
Samantha, líder de un equipo de desarrollo de productos nuevos,

quiere hacer una presentación a la alta dirección de su empresa
acerca del avance del equipo en el desarrollo de una nueva línea
de platos preparados congelados sanos para el corazón. Ella decide
que una presentación en grupo sería lo más conveniente porque
permitirá que aquellos miembros del equipo con reconocida expe-
riencia técnica expliquen los detalles del trabajo que realizan. En
consecuencia, organiza la presentación para que incluya a las si-
guientes personas:
+ Harold, experto en nutrición del equipo, quien abordará los

aspectos nutricionales y médicos que enfrenta el grupo.
» Conrad, representante de marketing del equipo, explicará lo

aprendido acerca de los productos rivales y respuestas del
consumidor.
» Carlos, proveniente del área de administración financiera,

presentará un conjunto de diapositivas digitales para analizar
los costos de ventas proforma asociados con la nueva línea de
productos.

Se debe asignar a los oradores ya sea por áreas de especialidad,
como lo hizo Samantha, o conforme a sus fortalezas y debilidades
para hacer presentaciones. Por ejemplo, las personas que se destacan
por sus destrezas para hacer presentaciones son los mejores candida-
tos para abrir y cerrar la charla, momentos en los que la persuasión es
más importante. Asimismo, pueden ser muy eficaces durante las fran-
jas horarias dificultosas, como antes y después de almuerzo y al final
del día. Si es posible, organice un ensayo grupal antes de la presenta-
ción a fin de que cada persona sepa lo que los otros van a presentar.
Flujo de una presentación grupal

¿Cuál es la mejor forma de integrar varios colaboradores en una pre-
sentación? No existe una fórmula única que sea la mejor. Sin embar-
go, una presentación grupal típica, fluye de la siguiente manera:
» El primer orador presenta a los demás brevemente e

introduce el tema.
+ Cada uno de los oradores que sigue hace una transición al

próximo anunciando: “Ahora June se referirá a...”.
» El último orador resume la presentación completa.
» Un facilitador se encarga de todas las transiciones.
Los apoyos visuales pueden presentar desafíos logísticos para una

presentación grupal. Una planificación especial puede garantizar que
dichos apoyos realcen su mensaje en lugar de distraer al público. A fin
de hacer una presentación lo más perfectamente integrada posible,
siga estas pautas:
Presentaciones grupales 39
« Disponga que una persona que no sea el expositor maneje
los apoyos visuales durante la presentación (a menos que el
orador prefiera hacerlo).
+ Si otra persona está manejando los apoyos visuales, es

necesario ensayar para poder lograr una sincronización.
+ Cerciórese de que todas las diapositivas o transparencias

tengan el mismo formato.
+ Silos oradores emplean medios diferentes, coordínelos para

lograr una transición sin problemas.
Asimismo, planifique la manera en que el grupo responderá las

preguntas. Cada expositor debe estar preparado para responder pre-
guntas en un área determinada y estar atento por si otro expositor
necesita ayuda. Si es posible, evite que todos los expositores comen-
ten todas las preguntas.

Ensaye
“Por cada discurso que usted da, hay en realidad tres.
El que ensaya, el que dio y el que desearía haber dado”.
—Dale Carnegie
CUÁNDO LE GUSTARÍA conocer los puntos débiles, las partes

tediosas y el exceso de detalles de su presentación? ¿Antes
o después de darla? Ensaye para descubrir y corregir estos
problemas por adelantado.
El ensayo eficaz
Para aprovechar al máximo su ensayo, practique su presentación ante
una audiencia de prueba y luego solicite su feedback. Reúna a per-
sonas que tengan un perfil comparable al de su público objetivo. Por
ejemplo, si va a hacer una presentación a expertos en el tema, incluya
a un experto en su audiencia de prueba y obtenga la evaluación de
esa persona. Asimismo, recuerde estos consejos prácticos:
+ Ensaye con los equipos y apoyos visuales que usará en el

evento real.
+ Ensaye la presentación completa cada vez que practique.
+ Pruebe en voz alta y, si es posible, frente a un amigo o colega.

De lo contrario, practique con una grabadora de cinta o video.
+ Ensaye hasta que la presentación no suene como si la

hubiera memorizado.
+ Concéntrese en el tema y en su deseo de comunicarlo, no en

sus apuntes.

—_——— —_—_ o
—_
—__ o —_——__——úÁá
Qué haría
USTED?
Preparado pero tedioso
B” apaga la cinta de video y sacude la cabeza en un gesto de

frustración. ¿Cómo pudo resultar tan aburrida su presentación?
Había estudiado su audiencia, había investigado el tema y trabajó
durante horas para preparar una charla que fuera clara y concisa.
Ahora que pasa revista a la cinta de video, se percata de algunos
problemas. Su cabeza estaba enterrada en sus apuntes, la audiencia
parecía perdida y al final él parecía cualquier cosa menos carismático.
Bob sabe que en realidad es un hombre bastante ingenioso,
extrovertido e incluso bueno para contar anécdotas. Ahora se
pregunta cómo puede inyectar su propia personalidad en una
presentación a fin de involucrar más a su público. ¿Qué haría usted?
Ensaye 43
Haga el esfuerzo extra
¿Hay mucho que depende de esta presentación? En caso afirmativo,
juéguese el todo por el todo. Si es posible, ensaye en la misma sala o
auditorio en el que realizará su presentación. Esto le dará una percep-
ción del lugar, de la entrada y la salida, y del volumen que necesita
emplear para que lo escuchen hasta en la última fila.
A fin de aprovechar bien su ensayo, invite a algunos colegas neu-
trales. Ubique a algunos adelante, a otros en el centro y a otros en
los asientos de la última fila. Luego pídales que le den feedback res-
pecto de su expresión oral y la eficacia de los apoyos visuales. Use
las observaciones para elevar la calidad de las partes débiles de la
presentación.
44. Cómo hacer presentaciones

o que usted
PODRIA hacer.
E n retrospectiva, Bob sabe que podría haber hecho varias cosas

de forma diferente. Para comenzar, podría haber hecho más
contacto visual con su audiencia, haber usado un tono conversacional
y haberse referido a sus apuntes sólo en caso de necesidad.
Adicionalmente, podría haber preparado algunos apoyos visuales
para ejemplificar las ideas principales de su charla. Los apoyos
visuales habrían contribuido a que el público se mantuviera atento.
Por último, podría haber incluido historias y ejemplos pertinentes
que sustentaran su material, pero sin distraer al público de su
mensaje global. La implementación de estas medidas la próxima
vez hará que Bob haga una presentación más cautivadora y eficaz.
Ensaye 45
SS
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Prep arese
Y
47
ACER UNA presentación eficaz requiere una preparación
mental. Ensayar su guión es una cosa, pero ponerse en el
estado anímico adecuado antes de que se levante el telón
es otra, y a menudo igualmente importante.
Mentalícese
Por fortuna, hay varias medidas que puede tomar para ganar el juego
mental. He aquí algunos ejemplos:
+ Visualícese dando una presentación exitosa. Repita para sí

afirmaciones positivas como “Estoy relajado y listo”.
+ Use técnicas de respiración y ejercicios para liberar la tensión

a fin de disminuir el estrés.
+ Pregúntese: “¿Qué es lo peor que podría suceder?” y luego

esté preparado para esa posibilidad.
+ Acepte el nerviosismo como algo natural y no intente

contrarrestarlo con alimento, cafeína, drogas o alcohol antes
de la presentación.

Supere el temor
Muchos oradores, actores e intérpretes musicales profesionales su-
fren de pánico escénico antes de proceder; sin embargo, consiguen
mantener el temor bajo control. Usted debe hacer lo mismo. Conside-
re las siguientes tácticas que le ayudarán a superar el temor:
» Ensaye su presentación y apréndasela a fondo.
+ Ocúpese de conocer a los asistentes en forma individual,

ya sea por teléfono antes de la presentación o en persona a
medida que ingresan a la sala.
+ Anticipe las preguntas y objeciones que tengan más probabi-

lidad de surgir.
+ Prepárese tanto física como mentalmente.
Prepárese 49
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Ln al
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Y
omienza el
espectáculo
51
A PREPARÓ SUS mensajes, sus materiales y su persona. Ahora
está listo.
Cómo hablar eficazmente

Una vez que se encuentre en la sala con su audiencia, debe concen-
trarse en hacer la presentación más interesante posible. Usted logrará
el mejor desempeño si se expresa de manera eficaz, proyecta una ima-
gen positiva y mantiene a su audiencia involucrada. He aquí algunas
sugerencias:
+ Haga su presentación en tono conversacional.
+ Evite usar jerga O términos que puedan ser desconocidos

para el público.
* Observe a la audiencia en busca de claves no verbales

respecto de su reacción.
+ Respire. Eso lo ayuda a relajarse y disminuye el uso de

lenguaje de relleno como “eem” y “ahh”.
A fin de sacarle el máximo provecho a su voz, mantenga un tono

neutral y conversacional. Hable con un volumen suficientemente
alto para que todos lo escuchen. En la mayoría de los casos puede

hacerlo dirigiéndose a la persona más alejada en la sala. Si cuenta
con un sistema de sonido con micrófono, pruébelo cuando ensaye. He
aquí algunos consejos adicionales:
+ Evite hablar en forma demasiado rápida o lenta. Practique

con una grabadora o con un colega para obtener feedback.
» Sea expresivo. No hable en forma monótona. Suba y baje el

tono de su VOZ para expresar su idea.
» Enuncie y pronuncie las palabras con claridad.
Proyecte una imagen positiva

Su confianza en su mensaje y su compromiso con éste se reflejan en
su postura y en su lenguaje corporal. Para optimizar su eficacia, cer-
ciórese de hacer lo siguiente:
» Proyecte confianza a través de su vestuario y presencia.
» Asegúrese de que sus expresiones faciales transmitan

interés en el público. Si está demasiado nervioso para
mirar a todo el público, concéntrese en algunas personas.
+ Haga y mantenga contacto visual miembros de la audiencia.
Técnicas para mantener
interesada a su audiencia
La mayoría de los oradores deben enfrentar a uno o varios participan-
tes difíciles: los que dejan de prestar atención, los agotados o los que
están tan ocupados que están pensando en otros asuntos urgentes.
Es probable que las personas que calcen con estas descripciones no
escuchen lo que usted tenga que decir a menos que tome medidas
para captar su atención y mantenerla.
Sin embargo, ¿cómo puede detectar cuáles participantes están
atentos y cuáles no? Los psicólogos afirman que las personas emiten
señales no verbales de su estado de atención. Los que están siguiendo
lo que dice están atentos observándolo a usted o sus apoyos visuales,
o bien están ocupados tomando apuntes. Los distraídos cruzan las
piernas, se mueven inquietamente en sus asientos O pasean la mira-
da por la sala más de lo usual. Su desafío es atraer a las mentes que
divagan de regreso a la presentación. He aquí algunas técnicas com-
probadas para hacerlo:
+ Cambie lo que está haciendo. Por ejemplo, haga una pausa

repentina o cambie su tono de voz.
+ Proponga una votación a mano alzada: “Sólo por curiosidad,

¿cuántos de ustedes creen que sus clientes están satisfechos
con nuestra actual política de devoluciones? Levanten la mano”,
+ Agregue humor. Una pausa humorística en una presentación

seria es bienvenida y capta la atención del público.
+ Use analogías y ejemplos vívidos.
54. Córno hacer presentaciones

+ Incorpore historias personales.
+ Emplee datos estadísticos convincentes y testimonios

expertos.
+ Utilice los apoyos visuales, como las ilustraciones, tablas y

gráficos eficazmente.
» Haga una pregunta: “Entonces, ¿qué significa el último

punto para usted y su empresa?”.
Consejos para presentar eficazmente

e No hable a partir de un libreto. Use apuntes.
e Mire a su audiencia y haga contacto visual.
e Cuando desee control o más participación, o bien incorporarse al
grupo, camine entre el público.
e No haga tintinear llaves o monedas en sus bolsillos.
e Emplee gestos de manera relajada y normal.
e Use su voz eficazmente.
e Manténgase centrado en su mensaje y en su público.
Las preguntas provenientes de la audiencia pueden involucrar a

los oyentes y al mismo tiempo ofrecerle a usted oportunidades
para entregarles más detalles en las áreas que les interesan. No
obstante, es esencial estar bien preparado para las preguntas que
le formulen.
Cómo mane jar
las preguntas
57
AS PREGUNTAS PROVENIENTES de la audiencia pueden
involucrar a los asistentes y al mismo tiempo ofrecerle a
sted oportunidades para entregarles más detalles en las
áreas que les interesan. Hay quienes piensan que cuando no hay
preguntas se debe a que la presentación ha sido todo un éxito. Sin
embargo, si sus oyentes están involucrados y están trabajando con
usted, lo más probable es que tengan preguntas.
Como parte de su preparación, debe prever las preguntas más pro-
bables. Esto es factible si conoce a su público y sus inquietudes.
El momento oportuno
para preguntas y respuestas
Muchos expositores prefieren dejar las preguntas para el final de la
presentación. Esto les permite terminar la charla dentro de un plazo
especificado y estar seguros de que la audiencia cuenta con una visión
del panorama completo. Si elige este método, recuerde estos consejos:
+ Haga una clara transición a su sesión de preguntas y respuestas.
+ Mantenga el control de la sesión de preguntas y respuestas

repitiendo la pregunta y dando la respuesta a todo el grupo,
no sólo a la persona que planteó la interrogante.
Algunos expositores también responden preguntas durante la pre-

sentación, ya que consideran que hacerlo mantiene al público involu-

crado y porque les brinda feedback inmediato respecto de cuán bien
los miembros de la audiencia entienden el mensaje. Use este método
con cautela porque puede hacerle perder el control de su charla.
Por último, otros oradores responden preguntas en momentos espe-
cíficos durante la presentación. Esos momentos podrían ocurrir cuan-
do desea conocer las reacciones o las ideas del público. Sin embargo,
si elige este método, asegúrese de identificar estos momentos de an-
temano y marcarlos en su presentación a fin de no olvidar que debe
detenerse para responder preguntas.
Prepárese para las preguntas difíciles

Suponga que está presentando el nuevo plan estratégico de la empre-
sa a un grupo de ejecutivos y empleados ansiosos. O que está hacien-
do una presentación a un grupo de ejecutivos e ingenieros de otra
empresa con el objeto de convertirse en un proveedor preferido. O
que el presidente ejecutivo le delegó la tarea de visitar cada oficina
regional para explicar los próximos despidos de personal y paquetes
compensatorios por salida.
¿Qué tienen en común estas presentaciones? Todas ellas sin duda
suscitarán preguntas y objeciones difíciles de parte de la audiencia.
Las preguntas pueden ser provocativas e incluso, beligerantes. En
consecuencia, antes de hacer este tipo de presentación, prepárese
para las preguntas difíciles que probablemente le formulen. En mu-
chos casos es posible prever estas preguntas si usted se pone en el
lugar de los oyentes.
Use la hoja de trabajo “Objeciones” para elaborar una lista de las
preguntas u objeciones difíciles que prevé. Busque ayuda si la necesita.
Cómo abordar las preguntas 59

(01110) HACER PRESENTACIONES
Objeciones
Llene esta hoja de trabajo antes de su presentación para identificar posibles objeciones o
problemas que puedan plantearse y preparar las respuestas adecuadas.
Posibles respuestas
Asistente / Grupo o - Problemas públicos (Reconocer, abordar y
. 0 > . _u objeciones resolver)

Cuando no tiene la respuesta
Ni siquiera la mejor preparación puede prever todas las preguntas. Si
no sabe la respuesta a una pregunta, remita a la persona a una fuente
para que busque la respuesta u ofrezca buscarla usted mismo.
Consejos para abordar las preguntas

e Si sabe la respuesta, déla en forma clara y concisa.
e Sino sabe la respuesta a una pregunta, remita a la persona a otra
fuente, ofrezca obtener la respuesta o pregunte si alguien del públi-
co puede responderla.
e Anticipe las preguntas y los argumentos. No los niegue ni les quite
importancia.
e Si las preguntas comienzan a perturbar el flujo de su presentación,
anótelas en una pizarra blanca o en un rotafolio y ocúpese de ellas
al final de la reunión.
ESAS LALA ATIENDE DEAD TARA ATA AEALLEAT¡ATIARDATES Y RESTAN LARA DIS RCASARARAERAA
Cómo abordar las preguntas 61

Evaluación después
de la presentación
L IGUAL QUE OTRAS ACTIVIDADES, un discurso o una
), presentación esel resultado de un proceso que transforma
un aporte (sus ideas, información y argumentos) en
un producto (lo que la audiencia ve y oye). Asimismo, al igual que
cualquier otro proceso, puede perfeccionarse.
Identifique las causa

raíz de los problemas
Mejorar los procesos -ya sea para manufacturar automóviles o hacer
presentaciones al equipo de ventas— es la base de la calidad. Si desea
mejorar la calidad de su próxima presentación, examine la calidad de
la que recién dio. ¿Estuvo a la altura de lo esperado? ¿Hubo defectos
cuantificables, como por ejemplo una diapositiva ilegible desde el
fondo de la sala? Al encontrar defectos, identifique su causa raíz. Una
vez conocidas las causas raíz, puede tomar las medidas correctivas.
Si se toma el tiempo para evaluar objetivamente una presenta-
ción después de darla (o después de ensayarla), podrá precisar las
verdaderas causas de un desempeño deficiente. Por ejemplo, tal vez
descubra transparencias confusas, observaciones iniciales de poca
fuerza, intentos humorísticos ineficaces u otras. Una vez identificados
los problemas, haga algo para solucionarlos a medida que se prepare
para su próxima presentación.

Un video puede ser útil
Una de las mejores maneras de evaluar su desempeño y determi-
nar las áreas a mejorar es grabar en video cada presentación (o ensa-
yO) para una evaluación posterior. Si esto no es posible, pídale a uno
o más colegas serviciales tomar nota de lo que salió bien y lo que
no. Una evaluación posterior de la grabación o de los apuntes de sus
colegas lo familiarizará con lo mejor y lo peor de sus destrezas para
hacer presentaciones.
Si usted hace mejoramiento continuo, sus presentaciones se vol-
verán cada vez más eficaces y crecerá su prestigio en la empresa.
Evaluación después de la presentación 65

SS E Ñ E
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Consejos y
herramientas
Herramientas de
Cómo hacer
presentaciones
00) HACER PRESENTACIONES
Características de la audiencia
Use esta hoja de trabajo al preparar su presentación.
. ¿Quiénes constituyen su audiencia y qué relación

tienen con su tema?
2. ¿Cuán informados están acerca del tema?
. ¿Qué necesitan saber?
. ¿Cuáles son sus expectativas del evento en general?
¿Y de su presentación?
. ¿Qué saben de usted? ¿Qué otra cosa deberían
saber?
. ¿Qué opinión tienen de usted o de la organización
que usted representa?
. ¿Asisten por decisión propia o por obligación?
. ¿Es probable que sean receptivos, entusiastas,
corteses, hostiles, apáticos?
. ¿Hay otros obstáculos, historias o expectativas que
deba usted tomar en cuenta?
10. ¿Qué técnicas de presentación podrían captar mejor
su atención y transmitir sus ideas más eficazmente
(porejemplo,demostraciones, anécdotas personales,
multimedia)?
70 Herramientas de Cómo hacer presentaciones

Logística
Llene esta hoja de trabajo antes de su presentación para
confirmar que no haya olvidado ningún detalle logístico.
Tema de la presentación:
Fecha:
Expositor (es):
Lugar de la presentación:
Coordinador de la
reunión y teléfono:
Contacto en el local y
teléfono:
Número de asistentes:
Material impreso:
Características de la sala
[] Auditorio O Sala en U O Podio
O Aula O Sesiones de trabajo O Escenario
O Sala de conferencia grupal
O Otras: O Mesas: al frente,

costados o al fondo
Equipos y suministros
O Computadora(s) O Cable(s) de extensión O Equipo de video /
reproductor VCR y
O Retroproyector / focos de O Rotafolio/ monitores
repuesto cinta adhesiva/
rotuladores O Línea(s)
O Mesa de proyección telefónica(s)
O Proyector LCD
DJ Otros: extensión O Micrófono
Rotafolio / cinta
adhesiva / rotuladores
O] Proyector LCD
Otros

MATTON
Contexto de la presentación
Use esta hoja de trabajo para comprender mejor
el contexto de su presentación.
¿Es la presentación formal o in-

formal?
Al dar la presentación, ¿los asis-
tentes habrán recién terminado
de comer, beber, trabajar o hacer
alguna actividad?
3. ¿Quién hablará antes y después
que usted? ¿Qué piensan decir?
4. ¿Esusted el primer o el último ex-
positor del programa? ¿Del día?
¿De la mañana o de la tarde?
¿Se espera que usted responda
preguntas o que deje copias de su
presentación?
¿Cuánto tiempo tendrá para ha-
cer su presentación? ¿Puede en-
tregar su mensaje en ese lapso?
De lo contrario, ¿puede ser adap-
tado y aún ser eficaz?
¿Requerirá el entorno físico de la
sala que usted adapte su presen-
tación de alguna forma?

Planificación preliminar
Use esta hoja de trabajo como ayuda para planificar el contenido de su presentación.
Tema:
Solicitado
por;
Objetivos
Si su presentación es exitosa, ¿cuáles serán los resultados inmediatos?
Mensajes principales
¿Qué debe comprender y recordar el público de su presentación?
Datos de respaldo
¿Qué datos respaldan sus mensajes principales?
Mensaje 1
Mensaje 2
Mensaje 3
Mensaje 4
Mensaje 5

Esquema de la presentación
Use esta hoja de trabajo como ayuda para organizar el contenido de manera más eficaz, identificar los
apoyos visuales o materiales de apoyo que realzarán su presentación y estimar el tiempo que requerirá.
Tal vez sea necesario revisar el contenido si éste parece exceder sus límites de tiempo.
Su contenido Apoyos visuales

/ materiales de
apoyo
Introducción
+ Enuncie su propósito.
+ Exponga previamente los puntos
principales.
+ Motive a su público a escuchar.
Sección principal
* Exprese los puntos principales de su
presentación.
Conclusión
* Resuma su contenido.
* Emplace al público a tomar acción.

= — CÓMO HACER PRESENTACIONES -.*.-
Objeciones
Llene esta hoja de trabajo antes de su presentación para identificar posibles objeciones o
problemas que puedan plantearse y preparar las respuestas adecuadas.
Posibles respuestas
Problemas públicos (Reconocer, abordar Y
u objeciones resolver)

Autoevaluación
Esta sección ofrece preguntas de selección múltiple para ayudarle a
determinar lo que aprendió e identificar aquellas áreas que tal vez
desee profundizar. Las respuestas a las preguntas se encuentran al
final de esta prueba.
1. ¿Cuál de las siguientes estrategias no es recomendable para ayu-

darle a prepararse física y mentalmente para una presentación?
a. Visualizarse a sí mismo dando una presentación exitosa, repitien-
do enunciados positivos, tales como: “Estoy relajado y listo”.
b. Mentalizarse para una oratoria exitosa.
c. No aceptar estar nervioso, e intentar contrarrestar los nervios
por cualquier medio posible.
2. El tipo de presentación que elija depende de:

a. Cuán formal será la presentación.
b. Quién asistirá, lo que usted quiere decir y cómo debe decirlo.
c. El posible tamaño de la audiencia.
3. Al considerar qué le ayudará a lograr los objetivos de su presenta-

ción, ¿cuál es una de las principales pautas que debe recordar respec-
to de lo que no debe hacer?
a. No hablar en forma espontánea; usar apuntes.
b. No referirse sólo a los datos.

c. No describir el resultado que espera obtener de la presentación.
77
4. La mayoría de los expertos concuerda en que es importante limitar
el número de mensajes e ideas principales que se tratan en una sola
presentación. ¿Cuál es este límite generalmente aceptado?
b. Cinco.
Cc. Nueve.
5. La introducción de una presentación consta de cuatro partes: (1)

describir la importancia del tema para el público, (2) establecer su
credibilidad y (3) exponer previamente los puntos principales que
abordará. ¿Cuál es la cuarta parte?
a. Incluir enunciados claros de los puntos principales.
b. Definir el propósito de la presentación.
Cc. Entregar todos los materiales de apoyo relacionados.
6. Durante la sección principal de una presentación, ¿cuál es una for-

ma eficaz de involucrar al público?
a. Solicitar sugerencias y preguntas del público.
b. Utilizar apoyos visuales, como transparencias, para respaldar

sus mensajes principales.
Cc. Hacer circular una hoja en la que el público escriba preguntas
acerca del contenido para utilizarlas durante la sesión final de
preguntas y respuestas.
7. ¿Cuán larga debe ser una presentación?
a. En general, no más de una a una hora y media.
78 Autoevaluación
b. De cualquier longitud, a condición de que usted plantee varios
puntos y los trate en detalle.
c. Tan larga como sea necesario para transmitir al menos un
mensaje de forma clara y por completo.
8. ¿Cuál es un momento adecuado para entregar material impreso

durante una presentación?
a. Antes, durante o después de la presentación, dependiendo de

sus Objetivos.
b. Durante la presentación.
c. Antes o después de la presentación.
9. ¿Qué aspectos de una presentación son los más eficaces para lograr
que los mensajes y los objetivos deseados sean más persuasivos?
a. Testimonios expertos, cifras, apoyos visuales como tablas y grá-

ficos y la participación del público.
b. Historias personales, ejemplos, humor y analogías.
c. Entusiasmo, credibilidad y convicción personal en el tema.
10. ¿Cuál es una forma eficaz de lidiar con una pregunta cuando no
sabe la respuesta?
a. Obtener el nombre de la persona, escribir la pregunta y pe-
dirle que hable con usted al término de la presentación. Sin
embargo, no diga que no sabe.
b. Primero, señale que es una buena pregunta. Admita que no
sabe la respuesta y continúe con la pregunta siguiente.
Autoevaluación 79
c. Remitir a la persona a una fuente; alternativamente, ofrecer
buscar la respuesta o preguntar si alguien del público puede
responder la pregunta.
Respuestas de las preguntas

de la autoevaluación
1, C. No aceptar estar nervioso, e intentar contrarrestar los nervios
por cualquier medio posible.
Se debe aceptar el nerviosismo como algo natural. Tratar de contra-
rrestarlo consumiendo drogas, cafeína o alcohol antes de su presen-
tación probablemente tenga un efecto negativo sobre su desempeño.
En cambio, visualizar una presentación exitosa y mentalizarse puede
ayudarlo a prepararse mentalmente.
2, b. Quién asistirá, lo que usted quiere decir y cómo debe decirlo.

El tipo de presentación que elija depende del objetivo de la reunión.
Después de elegir el tipo adecuado, es importante considerar el ta-
maño del público, la formalidad de la situación y la regularidad de
la reunión.
3, b. No referirse sólo a los datos.

Aunque los datos son importantes para sustentar sus ideas y, por
ende, su objetivo, es importante recordar que casi nunca son un fin
en sí mismos. Además, incluir demasiados datos puede crear una so-
brecarga de información. Limite la cantidad de datos que presenta y
evite el exceso de detalles.
80 Autoevaluación
4, b. Cinco.
Trate de limitar su mensaje y las ideas principales a un máximo de cin-
co. Al parecer, cinco, más o menos dos, es el límite de la memoria para
recordar mensajes importantes en la mayoría de los adultos. Asimismo,
mientras más complejo sea el mensaje, menor debiera ser el número.
5, b. Definir el propósito de la presentación.

El cuarto componente es definir el propósito de ia presentación en
un lenguaje claro y conciso. Esto es, en realidad, lo primero que debe
decirle a su público.
6, a. Solicitar sugerencias y preguntas del público.

Hacer participar al público solicitándole sugerencias y luego abordar
sus necesidades y temas, produce que la presentación sea verdadera-
mente interactiva.
7, c. Tan larga como sea necesario para transmitir al menos un men-

saje de forma clara y completo.
Un aspecto de igual importancia al considerar la duración de una pre-
sentación es finalizar la reunión dentro del plazo asignado. Recuerde,
si no tiene tiempo para conseguir que el público comprenda o acepte
una idea, resérvela para otra presentación.
8, c. Antes o después de la presentación.

Para obtener los mejores resultados, entregue el material impreso ya sea
antes de la presentación, con suficiente antelación para que las personas
absorban el contenido antes de que usted hable, o después, a fin de que
el público tenga un resumen de los puntos principales para repasar.
Autoevaluación 81
9,c. Entusiasmo, credibilidad y convicción personal en el tema.
Su persuasión es en gran medida producto de estas cualidades. Usar
argumentos que combinen la lógica y la emoción puede hacer más
persuasiva toda su presentación. Otras opciones, como los testimo-
nios expertos, apoyos visuales, historias personales, cifras, ejemplos,
entre otros, la hacen más interesante y convincente.
10,c. Remitir a la persona a una fuente; alternativamente, ofrecer

buscar la respuesta o preguntar si alguien del público puede respon-
der la pregunta.
Es importante no eludir, desconocer, ni pasar por alto ninguna pre-
gunta o argumento.
82 Autoevaluación
Para aprender más
Artículos
Ballaro, Beverly. “Six Ways to Grab Your Audience from the Start”.
Harvard Management Communication Letter, June 2003.
La información más convincente del mundo no logrará llegar a

la mayor parte de su audiencia a menos que usted la transmita
en forma atractiva. Para captar -y mantenerla atención de la
audiencia, es esencial establecer una fuerte conexión desde el co-
mienzo. Lea los seis consejos prácticos que ofrecen los expertos
y que le ayudarán a aumentar la receptividad de su mensaje, sea
éste oral o escrito.
Harvard Business School Publishing. “Are Your Presentations Inspi-

ring? Harvard Management Communication Letter, January 2001.
Pocas presentaciones logran decir lo correcto en forma sucinta. El

discurso de John F. Kennedy a los ciudadanos de Berlín Occidental
en junio de 1963 fue una excepción. El análisis de dicho discurso
deja traslucir seis lecciones para cualquier ejecutivo que desee
causar un impacto en su audiencia: (1) escriba el discurso usted
mismo; (2) hágalo sencillo y genuino; (3) satisfaga las necesidades
de la audiencia; (4) apele a algo de más peso que el interés propio;
(5) identifíquese con la audiencia desde un principio; y (6) repita
frases memorables con frecuencia.
83
Morgan, Nick. “Preparing to Be Real”. Harvard Management Commu-
nication Letter, January 2004.
Ensayar es más que aprender los renglones y practicar gestos; es

una destreza de negocios clave. ¿Por qué las personas de negocios
se privan de ensayar, a pesar de que existe una evidencia abruma-
dora de que improvisar no es una buena idea? Esto se debe a que
la mayoría de ellas está tan nerviosa de hablar en público, que
prefiere postergar lo más posible todo lo relacionado con ello en
lugar de enfrentar sus temores. La buena noticia es que con un
poco de previsión, preparación y, claro está, ensayo, usted pue-
de exponer una presentación que establezca una conexión con
su público.
Morgan, Nick. “Opening Options: How to Grab Your Audience's At-

tention”. Harvard Management Communication Letter, July 2003.
Los momentos iniciales de cualquier presentación son los más

difíciles de preparar y exponer. El público se hace una idea del
orador en los primeros minutos; la presión está siempre presente.
Entonces, ¿cómo comenzar? Lea estas seis interesantes maneras
de cómo entrar con buen pie en su presentación.
Sandberg, Kirsten. “Easy on the Eyes”. Harvard Management Commu-

nication Letter, August 2002.
En este animado artículo de preguntas y respuestas el destacado

diseñador gráfico Nigel Holmes ofrece sus puntos de vista sobre el
uso de gráficos para transmitir información. Además de esbozar las
84 Para aprender más

mejores prácticas para crear tablas y gráficos para presentaciones,
Holmes reflexiona sobre una serie de temas relacionados, incluida
la forma en la que las personas asimilan la información visual, así
como el rol y la influencia de PowerPoint en los negocios.
Wiles, Cheryl. “Take Your Speech Cues from the Actor's Trade”. Har-
vard Management Communication Letter, August 2004.
¿Sufre usted de pánico escénico al dar una presentación? Si comienza

a pensar en la comunicación como si fuera un arte, tal como lo hacen
los actores, mejorará su habilidad para hablar ante un grupo. Estudie
las técnicas que emplean los actores con el objeto de perfeccionar las
destrezas para hablar en público y pronto atraerá más atención.
Libros
Harvard Business School Publishing. The Manager's Guide to Effective
Presentations II. Harvard Management Communication Letter Collec-
tion. Boston: Harvard Business School Publishing, 2000.
Esta colección tomada de las páginas de Harvard Management Com-

munication Letter, ofrece consejos prácticos de comprobada eficacia
para aumentar al máximo el impacto de sus presentaciones.
Morgan, Nick. Working the Room: How to Move People to Action

Through Audience-Centered Speaking. Boston: Harvard Business
School Press, 2003.
¿Recuerda el tema del último discurso que escuchó? Si no es así,
usted no está solo. De hecho, los estudios indican que una audien-
Para aprender más 85

cia recuerda sólo 10 a 20 por ciento del contenido de un discurso
o una presentación. En vista de estas cifras deprimentes, ¿por qué
nos damos la molestia de hacer discursos? Según el experto en
comunicaciones Nick Morgan, lo hacemos porque siguen siendo
la manera más eficaz de conectarse con el público. En este libro,
Morgan ofrece un método para hablar en público centrado en la
audiencia. A través de ejemplos intuitivos, Morgan presenta un
proceso de tres partes —desarrollar contenido, ensayar y exponer—
que permitirá a los lectores de todos los niveles de experiencia
hacer discursos más eficaces y llenos de entusiasmo.
Morrisey, George L., Thomas Sechrest y Wendy B. Warman. Loud and

Clear: How to Prepare and Deliver Effective Business and Technical Pre-
sentations. Reading, MA: Addison-Wesley Publishing Company, 1997.
Este libro es una guía concisa para todos los aspectos para prepa-
rar y hacer una presentación de negocios típica. Además de ofre-
cer pautas y consejos, el libro contiene diversas formas de ayudar
a los conferencistas a organizarse.
86 Para aprender más

Fuentes de
Cómo hacer
presentaciones
Harvard Business School Publishing. Business Communication. Bos-
ton: Harvard Business School Press, 2003.
Morrisey, George L., Thomas Sechrest y Wendy B. Warman.

Loud and Clear: How to Prepare and Deliver Effective Bu-
siness and Technical Presentations. Reading, MA: Addison-
Wesley Publishing Company, 1997.
87
Notas
Notas
Notas
Notas
Notas
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Notas
Notas
Notas
Notas
Notas
Notas
Notas
Notas
Pedidos
Para este y otros libros de la colección, así como para otros produc-
tos de Harvard Business Publishing, por favor contactar a
info Chbral.com o en www.hbral.com
CÓMO HACER PRESENTACIONES -
Obtener los resultados que espera de su presentación implica algo más
que el armado visual. Esta guía le proporciona las destrezas AS
necesarias para conectarse con su audiencia y mantener su atención.
Aprenda a: e
e Personalizar su mensaje
e Interesar a su audiencia
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Conozca a su mentor |
Nick Morgan, autor de Working the Room: How to Motivate People
to Action Through Audience-Centered Speaking, es experto en
comunicaciones, profesor y coach de ejecutivos.
Acerca de la Serie Pocket Mentor |

Los libros de esta Serie ofrecen soluciones inmediatas a los desafíos
habituales que enfrentan los ejecutivos en su trabajo cotidiano. Cada libro
de la Serie cuenta con herramientas útiles, autoevaluaciones y ejemplos
- de la vida real para ayudarle a identificar sus fortalezas y debilidades, y
perfeccionar destrezas clave. Ya sea que se encuentre en su escritorio,
en una reunión o de viaje, estas guías de bolsillo le permiten enfrentar las
exigencias diarias de su trabajo con mayor rapidez, experticia y eficacia.
ISBN: 978- 956-8827-08-3
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Published by arrangement with Harvard Business Press

Copyright de esta traducción O 2009 Impact Media Comercial S.A.

Todos los derechos reservados

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Impreso en Chile por R.R. Domnelley

Cómo hacer presentaciones: lo básico 1

Comprenda el contexto de su presentación 11

Decida qué va a decir 17

Revise y afine sus ideas 19

¿Cuánto debe durar una presentación? 25

Elija los medios apropiados 31

Apoyos visuales eficaces 33

Flujo de una presentación grupal 39

Haga el esfuerzo extra 44

Cómo hablar eficazmente 52

Técnicas para mantener interesada a su audiencia 54

Cómo manejar las preguntas 57

El momento oportuno para preguntas y respuestas 58

Prepárese para las preguntas difíciles 59

Cuando no tiene la respuesta 61

Evaluación después de la presentación 63

Identifique las causas raíz de los problemas 64

Un video puede ser útil 65

Herramientas de Cómo hacer presentaciones 69

Respuestas de las preguntas de la autoevaluación 80

Fuentes de Cómo hacer presentaciones 87

» Preparar una presentación eficaz adaptada a su

+ Hacer una presentación eficaz que genere acción.

+ Abordar las preguntas y mantener a las personas

¡Buena suerte con su próxima presentación!

Nick Morgan, mentor

Nick Morgan es un experto en comunicaciones que ha trabaja-

NA PRESENTACIÓN PUEDE SER una manera poderosa

» Ventas. Señala los beneficios y las características de un

+» Demostración de un producto. Muestra cómo funciona un

+ Persuasión. Proporciona razones para apoyar una idea.

+ Informe de avance. Detalla el avance de un proyecto, un

4 Cómo hacer presentaciones

Sin embargo, cualquiera que sea su propósito, no utilice una pre-

» Tamaño del público.

» Regularidad de la reunión (una sola vez, ocasional, frecuente).

» Hora del día y otros detalles de la ocasión.

Todo sobre las presentaciones 5

Y 1D 034 MI 4 osa Ji a age ss ] 3

la A zin de ¿Adan a MNR IK

* ¿Quiero informar, persuadir o vender?

« ¿Quiero que el público entienda, aprenda o actúe? Observe

+ ¿Quiero que la audiencia se comprometa?

8 Cómo hacer presentaciones

Su objetivo también le ayuda a determinar lo siguiente:

+ Si hacer o no la presentación; otra modalidad de

+ Si hacerla o no a este determinado público y en estas

» Qué va a decir y cómo.

» Cuál debe ser el seguimiento.

» ¿Es un asunto polémico, conocido o nuevo (o una

+ ¿Quiénes constituyen la audiencia y cómo se relacionan con

« ¿Qué esperan de su presentación?