Guía de Usuario

POLARIS SOFTWARE 2018

MODULO DE INVENTARIOS Y
FACTURACION

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GUIA DE USUARIO

Contenido
PANTALLA DE INICIO ................................................................................................................... 3
INGRESO AL SOFTWARE .............................................................................................................. 3
PANTALLA PRINCIPAL .................................................................................................................. 4
BARRA DE MENUS ......................................................................................................................... 4
BARRA DE HERRAMIENTAS ......................................................................................................... 5
MENU CONFIGURACION ............................................................................................................ 6
Opción Em pres as .................................................................................................................... 7
Crear Empresa s ........................................................................................................................ 8
Inicio d e Oper aci ones .......................................................................................................... 8
Opción Sucursal es ................................................................................................................ 11
Opción Cla sificación ........................................................................................................... 13
Opción Cli entes y Proveed ores ....................................................................................... 15
Opción Produ ctos .................................................................................................................. 17
Opción Servi cios ................................................................................................................... 19
Opción V endedores ............................................................................................................. 21
Opción Par á metros ............................................................................................................... 23
MENU OPERACION ..................................................................................................................... 24
Opción Ordenes d e Com pra ............................................................................................. 25
Opción Entrad as y sal ida s ................................................................................................. 31
Opción Tr asla do entre sucursales ................................................................................... 33
Opción Inventario fí sico ..................................................................................................... 36
Opción Precios de v enta .................................................................................................... 40
Opción Coti za ciones a clientes ...................................................................................... 41
Opción Proces ar factura s p endientes ........................................................................... 44
Opción Reproces ar tod os l os m ovimi entos ................................................................. 44
Opción Enviar a C onta e Iva ............................................................................................ 45
MENU INFORMES ......................................................................................................................... 46
MENU GRAFICAS ........................................................................................................................ 47
MENU HERRAMIEN TAS ............................................................................................................... 48

1
GUIA DE USUARIO

Opción Usuarios ..................................................................................................................... 49

Opción Reind exar D atos ..................................................................................................... 51
Opción Ba ckup ...................................................................................................................... 52
Opción Rest aur ar Backup .................................................................................................. 53
MENU SALIR .................................................................................................................................. 54

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GUIA DE USUARIO

PANTALLA DE INICIO

INGRESO AL SOFTWARE

Se selecciona el usuario POLARIS SOFTWARE y se digita la contraseña POLARIS

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GUIA DE USUARIO

PANTALLA PRINCIPAL

BARRA DE MENUS

Configuración: Opción donde se ingresa toda la información necesaria para el inicio de

las operaciones de cada empresa.

Operación: Opción donde se ingresa toda la información de inventarios de la empresa.

Informes: Opción donde se visualizan y se imprime la información generada.

Cierres: Opción donde se realizan los cierres mensuales de inventarios de la empresa.

Graficas: Opción que permite generar gráficas para el análisis de información.

Herramientas: Opción que permite parametrizar funciones del software como usuarios y
backups.

Salir: Opción del menú que permite salir totalmente del software.

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GUIA DE USUARIO

BARRA DE HERRAMIENTAS

Selección empresa : Opción que permite

seleccionar y trabajar cualquiera de las empresas creadas en el Software POLARIS
INVENTARIOS.

Periodo: Esta opción nos permite visualizar el mes y el año

de la empresa que se desea utilizar.

Botón 1: Con este botón se traslada al primer mes que se inició operaciones en la
empresa.

Botón 2: Con este botón se traslada al mes anterior del que se está utilizando.

Botón 3: Con este botón se traslada al mes siguiente del que se está utilizando.

Botón 4: Con este botón se traslada al último mes de operaciones en la empresa.

Actualizar: Con este botón se actualizan los datos de la empresa.

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GUIA DE USUARIO

MENU CONFIGURACION

Empresa: Opción que permite crear las empresas que se utilizaran.

Sucursales: Esta opción permite crear las diferentes sucursales dentro de cada empresa.

Clasificación: Esta opción permite ingresar las diferentes clasificaciones, líneas o familias
donde se agrupan los productos de nuestra empresa.

Clientes y proveedores: Esta opción permite crear los clientes y proveedores que se
utilizan en órdenes de compras y facturación.

Productos: Esta opción permite crear un catalogo o maestro de los productos que se
comercializan en la empresa.

Listas de precios: En esta opción permite crear diferentes listas de precios según los tipos
de clientes

Servicios: Esta opción permite crear catalogo o maestro de servicios que se

comercializan en la empresa

Vendedores: Esta opción permite agregar los vendedores que tendrán acceso a realizar
las facturas a través del Modulo de FACTURACION

Parámetros: Esta opción podremos configurar toda la información necesaria para poder
el manejo del software tales como: El símbolo de moneda para los informes, Porcentaje
de IVA y de retención.

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GUIA DE USUARIO

Opción Empresas

Opción que permite crear una nueva empresa.

Esta opción permite modificar los datos de una empresa ya existente.

Esta opción permite eliminar una empresa ya existente.

Esta opción permite regresar al menú principal.

Esta opción permite buscar una empresa específica dentro de las ya existentes.

7
GUIA DE USUARIO

Crear Empresas

Opción que permite crear una nueva empresa.

Aquí se digitan todos los datos de la empresa que se desea utilizar (Los datos con
asterisco son obligatorios).

Esta opción guarda los datos digitados de la empresa.

Esta opción cancela los datos modificados de una empresa.

Inicio de Operaciones

Se selecciona la empresa previamente creada

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GUIA DE USUARIO

Haga clic en el botón SI

Haga clic en el botón Siguiente

9
GUIA DE USUARIO

Se determina el manejo de los precios de venta ya sea asignando los precios por cada uno
de los productos o determinando lista de precios por cliente. Haga clic en el botón
Siguiente

Se define el mes y al año de inicio de operaciones y se le da clic en el botón Finalizar

Se da clic en el botón Aceptar y posteriormente en el botón para iniciar las

operaciones de la empresa.

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GUIA DE USUARIO

Opción Sucursales

Opción que permite crear una nueva sucursal dentro de la empresa.

Esta opción permite modificar los datos una sucursal ya existente.

Esta opción permite eliminar una sucursal ya existente.

Esta opción permite regresar al menú principal.

11
GUIA DE USUARIO

Opción que permite crear una nueva sucursal.

Se digita el codigo de la sucursal, nombre, dirección y se determina el correlativo con

el cual se iniciara la numeración de las facturas

Esta opción guarda los datos digitados de la sucursal.

Esta opción cancela los datos modificados de la sucursal.

12
GUIA DE USUARIO

Opción Clasificación

Opción que permite crear una nueva clasificación dentro de la

empresa.

Esta opción permite modificar los datos una clasificación ya existente.

Esta opción permite eliminar una clasificación ya existente.

Esta opción permite regresar al menú principal.

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GUIA DE USUARIO

Opción que permite crear una nueva clasificación.

Se digita el código de la clasificación y nombre, adicionalmente se digitan las cuentas

contables para asociar las operaciones al modulo de contabilidad, generando las
partidas de costo de venta, compras y ajustes.

Esta opción guarda los datos digitados de la clasificación.

Esta opción cancela los datos modificados de la clasificación.

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GUIA DE USUARIO

Opción Clientes y Proveedores

Opción que permite crear un nuevo cliente o proveedor dentro de la

empresa.

Esta opción permite modificar los datos ya existentes.

Esta opción permite eliminar un cliente o proveedor ya existente.

Esta opción permite regresar al menú principal.

15
GUIA DE USUARIO

Opción que permite crear un nuevo cliente o proveedor.

Aquí se digitan todos los datos del cliente o proveedor para las respectivas facturas de
compras y ventas (Los datos con asterisco son obligatorios).

Esta opción guarda los datos digitados del cliente o proveedor.

16
GUIA DE USUARIO

Esta opción cancela los datos modificados del cliente o proveedor.

Opción Productos

Opción que permite crear un nuevo producto dentro de la empresa.

Esta opción permite modificar los datos ya existentes.

Esta opción permite eliminar un producto ya existente siempre y cuando

no tenga existencia.

Esta opción permite regresar al menú principal.

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GUIA DE USUARIO

Opción que permite crear un nuevo producto.

Aquí se digitan todos los datos del producto incluyendo código, descripción,
clasificación, proveedor; los precios de venta los cuales deben incluir IVA, permitiendo
hasta 3 precios y porcentaje máximo de descuento; la existencia inicial del producto,
costo unitario y la sucursal (Los datos con asterisco son obligatorios).

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GUIA DE USUARIO

Esta opción guarda los datos digitados del producto.

Esta opción cancela los datos modificados del producto.

Opción Servicios

Opción que permite crear un nuevo servicio dentro de la empresa.

Esta opción permite modificar los datos ya existentes.

Esta opción permite eliminar un servicio ya existente siempre y cuando

no tenga existencia.

Esta opción permite regresar al menú principal.

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GUIA DE USUARIO

Opción que permite crear un nuevo servicio.

Aquí se digitan todos los datos del servicio incluyendo código, descripción,
clasificación; los precios de venta los cuales deben incluir IVA, permitiendo hasta 3
precios, porcentaje máximo de descuento, si es exento o incluye impuesto CESC o
turismo.

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GUIA DE USUARIO

Esta opción guarda los datos digitados del servicio.

Esta opción cancela los datos modificados del servicio.

Opción Vendedores

Opción que permite crear un nuevo vendedor dentro de la empresa.

Esta opción permite modificar los datos ya existentes.

Esta opción permite eliminar un vendedor ya existente.

Esta opción permite regresar al menú principal.

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GUIA DE USUARIO

Opción que permite crear un nuevo vendedor.

Aquí se selecciona el usuario en caso que ya exista, caso contrario se digita el nombre
del vendedor, la sucursal en la que esta asignado.

Esta opción guarda los datos digitados del vendedor.

Esta opción cancela los datos modificados del vendedor.

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GUIA DE USUARIO

Opción Parámetros

Esta opción nos permite definir la configuración necesaria para el manejo del módulo de
INVENTARIOS.

Se definen porcentaje e IVA, retención, CESC o turismo.

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GUIA DE USUARIO

MENU OPERACION

Ordenes de compra: Esta opción permite los pedidos de los proveedores para luego
trasladarlos a compras locales o importaciones.

Entradas y salidas: En esta opción permite ingresar operaciones de inventarios que no

están amparadas en documentos legales, como inventario inicial, ajustes, averías, etc.

Traslado entre sucursales: Esta opción permite mover existencias a precio de costo entre
sucursales.

Inventario físico: Esta opción permite generar por sucursal un listado de la existencia de
los productos para su verificación y posterior ajuste.

Precio de venta: Esta opción permite modificar los precios de venta de los productos.

Cotizaciones a clientes: Esta opción permite generar cotizaciones las cuales

posteriormente pueden ser enviadas a la facturación.

Procesar facturas pendientes: Esta opción permite enviar al kardex todas las facturas
digitadas del mes y actualiza la existencia de los productos.

Reprocesar todos los movimientos: Esta opción actualiza los costos y existencias de todos
los productos.

Enviar a Conta e Iva: Esta opción envía todas las operaciones compras y ventas al

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GUIA DE USUARIO

modulo de IVA y genera las partidas del costo de venta en la contabilidad.

Opción Ordenes de Compra

El ingreso de compras se divide en 4 etapas: Pedido de productos, Recepción de

productos, Retaceo de productos(Si aplica) y Envió a kardex.

Opción que permite crear una nueva orden de compra.

Esta opción permite modificar una compra ya existente siempre y

cuando no se hayan enviado al kardex.

Esta opción permite eliminar una compra ya existente siempre y cuando

no se hayan enviado al kardex.

Esta opción permite regresar al menú principal.

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GUIA DE USUARIO

Opción que permite crear una nueva orden de compra.

Aquí se digitan todos los datos de la orden de compra: numero de orden, proveedor,
fecha, lugar de entrega, condición de pago y el detalle de los productos que se
necesiten.

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GUIA DE USUARIO

Esta opción permite agregar una línea de movimiento para seleccionar un

producto.

Esta opción permite eliminar una línea de movimiento.

Esta opción permite buscar un producto que se desea ingresar en la orden.

Esta opción despliega una calculadora para realizar operaciones aritméticas.

Esta opción agrega comentarios a la compra en tu etapa de pedido o recibido.

Esta opción guarda el pedido de compras.

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GUIA DE USUARIO

Esta opción cancela los datos modificados del pedido de compra.

Una vez ingresado el pedido de la orden de compra se pasa a la fase de recepción de

compra

Aquí se digita la fecha que se despacho por parte del proveedor el producto, la fecha
que se recibió en nuestras instalaciones, el tipo de compra si es local o importación.

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GUIA DE USUARIO

Es importante considerara que en caso que haya diferencia entre lo pedido y recibido se
puede modificar las cantidades y precio de cada producto.

En caso que la compra sea una importación se ingresan los valores correspondientes a
Flete, Seguros y Otros.

Finalmente se ingresa el numero de crédito fiscal o póliza y su fecha de emisión

Esta opción guarda la compra recibida.

Esta opción cancela los datos modificados de la compra.

Una vez recibida de la orden de compra siempre y cuando sea una importación se

procede al retaceo

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GUIA DE USUARIO

A finalizar la orden de compra se procede a enviarla al Kardex , una vez enviada ya

no podrá ser modificada.

Haga click en el botón SI

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GUIA DE USUARIO

Opción Entradas y salidas

Opción donde se digita el código del productos o se busca por nombre.

Opción que permite crear una nueva operación de entrada o salida.

Esta opción permite modificar una entrada o salida ya existente.

Esta opción permite eliminar una entrada o salida ya existente.

Esta opción permite regresar al menú principal.

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GUIA DE USUARIO

Opción que permite crear una nueva entrada o salida.

Aquí se digita la fecha del movimiento, la sucursal, tipo de transacción, tipo de

movimiento, numero de referencia, cantidad, costo unitario y comentario.

Esta opción guarda el movimiento.

Esta opción cancela los datos modificados.

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GUIA DE USUARIO

Opción Traslado entre sucursales

Opción que permite crear un nuevo traslado.

Esta opción permite modificar un traslado ya existente siempre y cuando

no se hayan enviado al kardex.

Esta opción permite eliminar un traslado ya existente siempre y cuando

no se hayan enviado al kardex.

Esta opción permite regresar al menú principal.

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GUIA DE USUARIO

Opción que permite crear un nuevo traslado.

Aquí se digitan todos los datos del traslado: numero de documento, fecha, sucursal
origen y destino, responsable que entrega y que recibe, código de producto y cantidad.

Esta opción permite agregar una línea de movimiento para seleccionar un

producto.

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GUIA DE USUARIO

Esta opción permite eliminar una línea de movimiento.

Esta opción permite buscar un producto que se desea ingresar en el traslado.

Esta opción despliega una calculadora para realizar operaciones aritméticas.

Esta opción guarda el traslado entre sucursales.

Esta opción cancela los datos modificados del traslado.

A finalizar el traslado se procede a enviarla al Kardex , una vez enviada ya no podrá

ser modificada.

35
GUIA DE USUARIO

Opción Inventario físico

Opción que permite crear un nuevo inventario fisico.

Esta opción permite modificar un inventario ya existente siempre y

cuando no se hayan enviado al kardex.

Esta opción permite eliminar un inventario ya existente siempre y cuando

no se hayan enviado al kardex.

Esta opción permite regresar al menú principal.

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GUIA DE USUARIO

Opción que permite crear un nuevo inventario físico.

Aquí se digitan la sucursal, la fecha del inventario físico, el responsable del inventario,
código de producto y automáticamente muestra la existencia disponible según el
sistema.

Esta opción permite agregar una línea de movimiento para seleccionar un

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GUIA DE USUARIO

producto.

Esta opción permite eliminar una línea de movimiento.

Esta opción permite buscar un producto que se desea ingresar en el inventario.

Esta opción despliega una calculadora para realizar operaciones aritméticas.

Esta opción genera un listado de todos los productos con su existencia.

Esta opción guarda el inventario fisico.

Esta opción cancela los datos modificados del inventario.

Una vez generado el inventario físico se procede a su impresión

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GUIA DE USUARIO

Se ingresa la cantidad real de cada producto para que el sistema proceda con el ajuste
correspondiente

Al finalizar el inventario se procede a enviarla al Kardex , una vez enviada ya no podrá

ser modificada.

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GUIA DE USUARIO

Opción Precios de venta

Esta opción permite incrementar o disminuir porcentualmente los precios de los productos
en base al precio actual o costo.

Opción inicia el proceso de cambio de precios.

Esta opción permite regresar al menú principal.

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GUIA DE USUARIO

Opción Cotizaciones a clientes

Opción que permite crear una nueva cotización.

Esta opción permite modificar una cotización ya existente.

Esta opción permite eliminar una cotización ya existente.

Esta opción permite regresar al menú principal.

41
GUIA DE USUARIO

Opción que permite crear un nuevo inventario físico.

Aquí se digitan e número de cotización, la fecha de cotización y la entrega, condición

de pago, cliente a quien va dirigida la cotización, responsable de la compra, lugar de
entrega y condiciones especiales si aplica, código de producto, cantidad, precio y total.

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GUIA DE USUARIO

Esta opción permite agregar una línea de movimiento para seleccionar un

producto.

Esta opción permite eliminar una línea de movimiento.

Esta opción permite buscar un producto que se desea ingresar en la cotización.

Esta opción despliega una calculadora para realizar operaciones aritméticas.

Esta opción guarda la cotización.

Esta opción cancela los datos modificados de la cotización.

Una vez generada la cotización se procede a su impresión

Todas las cotizaciones una vez convertidas en facturas cambia su estatus de pendientes a
facturadas

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GUIA DE USUARIO

Opción Procesar facturas pendientes

Esta opción permite enviar al kardex todas las facturas ingresadas en el mes
correspondientes y en esa forma actualizar la existencia de los productos, todas las facturas
enviadas ya no podrán ser modificadas, solamente anuladas.

Opción Reprocesar todos los movimientos

Esta opción permite recalcular las existencias y los costos de todos los productos que han
sido afectados por operaciones de inventario en el mes correspondiente.

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GUIA DE USUARIO

Opción Enviar a Conta e Iva

Esta opción permite que todas las facturas de ventas y compras del mes correspondientes
se trasladen automáticamente al modulo de POLARIS IVA, asi como se generen en POLARIS
CONTABILIDAD las partidas del costo de ventas.

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GUIA DE USUARIO

MENU INFORMES

Operaciones (entradas y salidas): Opción que permite visualizar un reporte por sucursal
o total, por entradas y salidasel reporte del balance general ya sea con saldos
acumulados o mensuales, en forma de reporte o cuenta y en forma comparativa.

Kardex: Opción que permite visualizar el reporte de estado de resultados en forma

acumulado o mensual y en forma comparativa.

Listado de existencias: Opción que permite visualizar el reporte de cambios en

patrimonio de un periodo mensual a otro y en forma comparativa.

Pedido sugerido de mercadería: Opción que permite visualizar el reporte de flujo de

efectivo de un periodo mensual a otro y en forma comparativa.

Inventarios fisicos: Opción que permite visualizar el reporte de flujo de efectivo de un

periodo mensual a otro y en forma comparativa.

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GUIA DE USUARIO

MENU GRAFICAS

Tipos de reportes que se pueden generar.

Periodo en meses que se desean analizar.

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GUIA DE USUARIO

Tipos de graficas que se pueden generar.

Opción que muestra los resultados del análisis.

Opción que permite regresar al menú principal del sistema.

MENU HERRAMIENTAS

Usuarios: Esta opción nos permite agregar, eliminar, editar, asignar o restringir accesos a
cada uno de los usuarios existentes

Reindexar datos: Esta opción nos permite generar nuevamente los índices de todas
nuestras bases de datos, para efectuar este procedimiento no debe haber ningún
usuario conectado al sistema.

Backup: Esta opción crea una copia de seguridad de todos los módulos, se genera una
copia de todos los archivos y los meses creados, se crea un archivo ZIP donde se
guardara toda la información.

Restaurar backup: Esta opción recuperar la copia de seguridad dentro de una nueva
empresa.

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GUIA DE USUARIO

Opción Usuarios

Opción que permite crear un nuevo usuario.

Esta opción permite modificar los datos de un usuario ya existente.

Esta opción permite eliminar un usuario ya existente.

Esta opción permite regresar al menú principal.

49
GUIA DE USUARIO

Opción que permite crear un nuevo usuario.

Se digita el nombre el usuario.

Se digita el nombre completo del usuario.

Se digita la contraseña del usuario.

50
GUIA DE USUARIO

Opciones existentes en el módulo de CONTABILIDAD.

Opciones a las que el usuario tendrá acceso.

Esta opción guarda los datos digitados del usuario

Esta opción cancela los datos digitados en usuarios.

Opción Reindexar Datos

Esta opción nos permite generar nuevamente los índices de todas nuestras bases de datos,
para efectuar este procedimiento no debe haber ningún usuario conectado al sistema.

51
GUIA DE USUARIO

Opción Backup

Esta opción crea una copia de seguridad de todos los meses trabajados en la empresa

El usuario determina el nombre del archivo de respaldo y el lugar donde se desea guardar

52
GUIA DE USUARIO

Opción Restaurar Backup

Esta opción permite recuperar una copia de seguridad de una empresa realizada
previamente.

El usuario buscar el archivo de la empresas que desea restaurar.

53
GUIA DE USUARIO

MENU SALIR

Esta opción nos permite salir totalmente del sistema

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