Redacción de memorandos eficaces en

P&G

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Contenido
ORDEN DEL DÍA ....................................................................................................................................................4
Objetivos ...........................................................................................................................................................4
Importancia de las comunicaciones escritas .....................................................................................................4
Razones para mejorar tus habilidades de escritura ..........................................................................................4
RESUMEN – ¿POR QUÉ ESCRIBIMOS? ..................................................................................................................5
Por qué tiene sentido el enfoque compulsivo de Procter hacia la comunicación escrita ..................................5
¿QUÉESCRIBIR? ....................................................................................................................................................6
El proceso de redacción de memorandos .........................................................................................................6
En otras palabras, gasta: ...................................................................................................................................6
TOALLAS ............................................................................................................................................................6
Comprender la mente de Procter .....................................................................................................................6
CONTENIDO ..........................................................................................................................................................7
Las pautas son simples ......................................................................................................................................7
Estructura del documento de P&G ...................................................................................................................7
¿Cómo esbozar un argumento? ........................................................................................................................7
Mientras escribe, su objetivo es producir un memorando que cumpla con estos criterios ..............................7
FORMATO .............................................................................................................................................................8
I. Formato de análisis ..................................................................................................................................8
Párrafo inicial ................................................................................................................................................8
Antecedentes del párrafo .............................................................................................................................8
Conclusión ....................................................................................................................................................8
Hallazgos .......................................................................................................................................................8
Detalles / Discusión .......................................................................................................................................8
Acción indicada .............................................................................................................................................8
Conclusiones vs Hallazgos .............................................................................................................................9
II. Formato de recomendación ...................................................................................................................10
Párrafo inicial ..............................................................................................................................................10
Antecedentes del párrafo ...........................................................................................................................10
Recomendación ..........................................................................................................................................10
Base de la recomendación ..........................................................................................................................10
Detalles / discusión .....................................................................................................................................10

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 Acción indicada ...........................................................................................................................................10
ESTILO .................................................................................................................................................................11
7 principios de una escritura limpia ...............................................................................................................11
1. Utilice palabras claras y familiares ......................................................................................................11
2. Sea breve y sencillo .............................................................................................................................11
3. Utilice el tiempo activo versus pasivo .................................................................................................11
4. Haz que la gente participe en tu escritura ..........................................................................................11
5. Utilice un estilo conversacional cuando sea apropiado .......................................................................12
6. Reúne toda la información antes de empezar a escribir .....................................................................12
7. Poner palabras y frases en forma positiva ...........................................................................................12
Hacer que los títulos sean descriptivos .........................................................................................................12
Documentos fáciles de entender ...................................................................................................................12
fragmentación ................................................................................................................................................12
Utilice verbos precisos al expresar su propósito ...........................................................................................13
Para buscar una acción ...............................................................................................................................13
Para proporcionar información ...................................................................................................................13
Consejos prácticos ......................................................................................................................................13
EJERCICIOS ..........................................................................................................................................................14
Palabras económicas y precisas ......................................................................................................................14
Eliminar términos redundantes ......................................................................................................................14
Utilice palabras familiares ...............................................................................................................................14
Verbos fuertes, frases concisas .......................................................................................................................14
Párrafos más breves ........................................................................................................................................15
Seis reglas para una redacción comercial clara .................................................................................................16
1. Regla ...........................................................................................................................16 del New York Times
2. Centrarse en los hechos
3. Cerrar el bucle
4. Evite el lenguaje sensacionalista o sugerente
5. Escribe positivamente
6. Sepa cuándo pedir consejo y cómo utilizarlo
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AGENDA
 Descripción general / Importancia de una buena habilidad de escritura
 ¿Quéescribir?
o Pensamiento
o Contenido
 ¿Cómo escribirlo?
o Formato
o Estilo
 Consejos de P&G sobre escritura
 Crítica y cierre

Objetivos
 Organice ideas y datos para que los lectores puedan comprenderlos fácilmente y reconocer su
importancia.
 Estructurar párrafos de forma lógica y persuasiva.
 Escribe oraciones claras y autorizadas.
 Diseñar documentos que inviten a la lectura.
 Revisión de contenido, estilo y mecánica.

Importancia de las comunicaciones escritas

 El 74% de los altos directivos seleccionaron las comunicaciones escritas eficaces como la necesidad de
formación número uno para su personal. (Estudio de la Universidad Penn State)
 El 85% de todos los negocios realizados en los Estados Unidos se realizan en parte (o en su totalidad)
por correo.

Razones para mejorar tus habilidades de escritura

 Para presentar una mejor imagen de ti mismo
 Para escribir más rápido y obtener mejores resultados
 Para darle un pensamiento claro, la expresión más clara posible.
 Para aumentar la confianza en usted mismo y la confianza que otros puedan tener en usted.
 Para avanzar en tu carrera

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RESUMEN – ¿POR QUÉ ESCRIBIMOS?
Dentro de Procter & Gamble, los memorandos son nuestro medio básico de comunicación. Estimulan
acciones , analizan experiencias, confirman acuerdos, mantienen informadas a las personas, responden a
preguntas de la gerencia y resumen el aprendizaje para orientación futura.

sentido el enfoque compulsivo de Procter hacia la comunicación escrita

 Es la forma más eficiente de comunicación.
 La gestión es accesible a todos en forma de comunicación escrita.
 Tus ideas se juzgan por sus propios méritos.
 Presenta el mensaje, idea o propuesta completos ante quien toma las decisiones.
 Proporciona un registro útil
 Aclara el pensamiento
 Enseña la disciplina de la forma Procter de hacer negocios.
 Enseña comunicación verbal alimentaria.
 Es el mejor medio para darse a conocer por parte de la dirección.

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¿QUÉ ESCRIBIR ?
El proceso de redacción de notas
 Pensamiento: ¿Qué quiero que haga el lector? ¿Qué quiero que sepa?
 Investigación: ¿Tengo todos los datos que necesito para empezar a escribir?
 Esquema: ¿Cuáles son mis prioridades?
 Investigación: ¿ Falta algún dato/hecho para completar el cuadro?
 Estructura: ¿Cómo organizo/posiciono la información/argumento?
 Escribir
 Editar
 Corrección: ¡Haz que otros te ayuden!

En otras palabras, gasta:

 50% de tu tiempo pensando
 30% de tu tiempo Estructurando
 20% de tu tiempo escribiendo

TOALLAS
 Pensar
 Describir
 Escribir
 Editar
 Dejar
 Enviar

Comprender la mente de Procter

 ¿Cómo ayudará al negocio ?
 ¿Qué es la política corporativa?
 ¿Cuáles son los pros y los contras/objeciones previstas?
 ¿Cuáles son las alternativas?
 ¿Hay precedentes de esto? ¿Tu propuesta ya se hizo antes?
 ¿Cuáles son los costos? ¿Cuánto tiempo implica?
 ¿La tecnología existente respalda esta propuesta? Si no, ¿podemos desarrollarlo u obtenerlo?
 ¿Cuáles son las autorizaciones/aprobaciones necesarias?

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CONTENIDO

Las pautas son simples.

 Sea selectivo
 Adopta un estilo natural
 Sea conciso
 Sea minucioso
 No le digas a alguien lo que sabes: dile lo que no sabe, lo que significa y lo que se debe hacer.

Estructura del documento de P&G

 Audiencia/lista de distribución
 Título
 Finalidad: ¿Informar? ¿Recomendar? ¿Pedido? ¿Resumir?
 Fondo
 Información clave
 Argumentos de apoyo
 Próximos pasos
 Archivos adjuntos

¿Cómo esbozar un argumento?

 Determina quién es tu lector y qué quieres que haga o sepa.
 Defina los factores clave que su lector querrá considerar al tomar la decisión.
 Reúna toda la información necesaria relacionada con los factores clave.
 Encuentra la idea organizadora. ¿Qué mantiene unida toda la información?
 Decidir qué información utilizar como evidencia.
 Escribe ideas al azar. Cuando escribas, no te preocupes por el orden al principio.
 Recortar desde abajo hacia arriba. Utilice el material más resistente y elimine el resto.

Mientras escribe, su objetivo es producir un memorando que cumpla con estos criterios.
 Bien organizado
 Claro y preciso
 Completo
 Persuasivo
 Conciso
 Correcto
 invitando a leer

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FORMATO
Memos, análisis, recomendaciones: formatos comúnmente utilizados

I. Formato de análisis
Se utiliza para comunicar una interpretación más profunda de una actividad, estudio o informe .
- Resúmenes de Nielsen
- estudios CMK
o Prueba piloto

Párrafo inicial
- Intención: Interpreta lo que significa la información para P&G.
- Descripción general del tema: responde a las preguntas de "qué", "por qué" y "cuándo". Nunca
el “cómo”
- Gancho: Valora ligeramente los resultados: Buenas/malas noticias

Párrafo de fondo
- Datos históricos que aclaran la nota.
- Breve, fáctico, objetivo, sólo datos necesarios.
- Una descripción de los métodos utilizados para recopilar datos y por qué se apropiaron esos
métodos. Si es demasiado complejo, necesita un párrafo aparte después de este.

Conclusión
- Si es soltero, puede estar en el Apertura
- Resumen de todos los hallazgos y su significado para P&G
- Consistente con la sección de acción indicada

Recomendaciones
- Declaraciones que introducen datos y dicen a los lectores lo que significan los hechos.
- Numerado, subrayado y escrito en oración completa.
 Análisis de hechos, no más de 3 puntos, en orden de importancia.
 Usar tablas según sea conveniente (más de 3 números)

Detalles / Discusión
- Breve discusión de temas no abordados previamente.
- Riesgo, limitaciones, instrumentos de medición.

Acción indicada
- ¿Qué debería pasar a continuación cuando se determine quién es el responsable?

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Conclusiones vs Hallazgos
Conclusiones
- Tus opiniones o juicio
- NO es un resumen de sus hallazgos

Recomendaciones
- basan sus conclusiones.
- NO opiniones personales

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 II. Formato de recomendación
Se utiliza para estimular la realización de una acción, para un equipo o una dirección .
- Lanzamiento de productos
- Asignación de presupuesto
- Actividades de promoción
- Proyectos

Párrafo inicial
- Recomienda acciones para fortalecer el negocio de P&G
- Qué, por qué, cuándo + quién más está de acuerdo
- Idea de venta, beneficios, recompensa/pago

Párrafo de fondo
- Breve, fáctico, objetivo. Solo datos necesarios
- Establece racional. Cómo el sistema actual no cumple con los objetivos de la empresa

Recomendación
- Detalles sobre “qué” y cómo
- Sin "por qué" ni "beneficios"

Base para la recomendación

- Declaraciones que resumen cada uno de los beneficios.
- Cada resumen de motivos está numerado, subrayado y escrito en oración completa.
 Prueba o razones – no más de 3 puntos principales
 Resaltar el impacto positivo en los negocios, las relaciones o los objetivos de la
empresa.
 Cita experiencias precedentes, pruebas de sentido cuantitativas y cualitativas.
 Mesas según sea necesario

Detalles / discusión
- Detalles de implementación (cronograma, cantidades, costo)
- Supuestos básicos a tener en cuenta
- Resumen de otras alternativas y por qué no fueron elegidas
- Riesgo involucrado (planes alternativos)

Acción indicada
- Orienta al lector sobre qué debe hacer y cuándo, para autorizar la implementación de las
acciones recomendadas.

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ESTILO
Consejos básicos al escribir

7 principios de una escritura limpia

1. palabras claras y familiares
- Las palabras más grandes pueden ser imprecisas
- Familiaridad, extensión, capacidad de pronunciación, concreción.
- Evita adjetivos innecesarios, reemplaza por datos

EJEMPLOS:

POBRE MEJOR
Las operaciones de la empresa durante el período La empresa perdió 6.300.000 dólares el año
contable anual anterior terminaron con un déficit pasado
sustancial.
Una pérdida significativa Una pérdida del 87%
La mayoría cincuenta y uno por ciento

2. Sea breve y sencillo

- Una idea clave por frase

3. tiempo activo versus pasivo

- Es más claro, más enfático.
- Denota responsabilidad

EJEMPLO:

POBRE MEJOR
Se deberá realizar una auditoría mensual en Deberían realizar auditoría a Planta Aysén
Planta Aysén

4. Haz que la gente participe en tu escritura

- Hacer referencia a las personas.
- Utilice "yo" cuando hable de usted mismo, "nosotros" cuando hable de la empresa o marca. En
caso de duda, utilice "Nosotros".

EJEMPLO:

POBRE MEJOR
Hay que felicitar al personal adecuado. Felicitaciones para usted y sus compañeros de
trabajo.

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 5. Utilice un estilo conversacional cuando sea apropiado
- No seas tan técnico
- ¿Cómo le explicarías a un niño ?
- Ten en cuenta quién es tu lector

6. Reúne toda la información antes de empezar a escribir.

- Para escribir con claridad, es necesario pensar con claridad.
- Para pensar con claridad es necesario tener toda la información a mano
- Los datos dan confianza en uno mismo sobre lo que estás escribiendo .

7. Poner palabras y frases en forma positiva.

- Las oraciones negativas dicen lo que se debe evitar hacer , pero no especifican qué hacer.
- Doble negativo = positivo. ¡Evite retrabajos!

EJEMPLO:

POBRE MEJOR
Como lo que propones no es ilegal, creo que no Como lo que propones es legal, creo que lo
fracasarás. conseguirás.

Hacer que los títulos sean descriptivos

EJEMPLOS:

POBRE MEJOR
Funciones de recepción Nuevos procedimientos para recibir paquetes.
Agentes de compras Puestos disponibles para agentes de compras

Documentos fáciles de entender.

 La línea de asunto indica claramente el qué del memorándum.
 El primer verbo en el primer párrafo aclara la intención del memorando.
 El primer verbo resume todo el memorando y pronostica el desarrollo.
 El encabezado permite a los lectores obtener una vista previa del argumento (contenido y secuencia)
 Los párrafos interiores comienzan con oraciones temáticas, que el resto del párrafo demuestra.

fragmentación
ARTÍCULO LARGO
notas enteras 1 – 2 páginas
Párrafos 8 lineas
Oraciones 2 – 3 líneas
Palabras Se prefiere más corto a más largo
Longitud de la línea 55 – 75 caracteres por línea

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Utilice verbos precisos al expresar su propósito.

Para buscar una acción

- Esto recomienda
- Esto confirma su acuerdo .
- Esto solicita su cooperación.
- Por favor proporcione a nuestra oficina la siguiente información
- Esto documenta las políticas y procedimientos a seguir.

Para proporcionar informacion

- Esto te informa
- Esto resume
- Esto responde a la gerencia.
- Este analiza
- Esto proporciona información general.
- Esto reporta nuevos datos.

Consejos prácticos
 Sin errores tipográficos ni gramaticales. ¡Triple verificación!
 No uses adjetivos, cuando los números hacen el trabajo
 Utilice gráficos si los párrafos tienen más de tres números
 No seas repetitivo para intentar vender un punto .
 Una página, si es posible
 Documentos autocontenidos .
 Obtenga soporte en otras áreas
 Guardar copias
 Sea autocrítico . Déjalo reposar un rato y léelo de nuevo.

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EJERCICIOS

Palabras económicas y precisas.

POBRE MEJOR
Permitirse una oportunidad Permitir
Un gran número de Muchos
En ese momento Entonces
En ausencia de Sin
En la mayoría de los casos Generalmente
En caso de que Si
Anualmente Anualmente

Eliminar términos redundantes

POBRE MEJOR
Fundamentos básicos Fundamentos
Experiencia pasada Experiencia
Absolutamente esencial Básico
Consenso de opinión Consenso
Resultados finales Resultados
Planificación anticipada Planificación
Un ejemplo particular Un ejemplo

Usa palabras familiares

POBRE MEJOR
Adicional Más
Beneficioso Útil
Respectivamente Entonces
Concurrir Aceptar
Corroborar Confirmar
Emplear Usar
Agregar Total

Verbos fuertes, frases concisas.

POBRE MEJOR
Ella emitió un rechazo de ella rechazó
Hicimos un intento de Nosotros tratamos
Esto es un reflejo de Esta espectáculos
hacer preparativos para Preparar
¿Harás mejoras en ¿Mejorarás?
Ella hizo referencia a ella se refirió a

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Párrafos más cortos
POBRE MEJOR
Se espera que reemplazar el rosa por una barra Cambiar Safeguard del rosa al dorado reforzará su
dorada de Safeguard contribuya de manera imagen como el mejor jabón desodorante
importante a la imagen de Safeguard como el
mejor jabón desodorante disponible.
Después de reunirnos con el grupo BROCA Suspendimos la entrega de escudos térmicos
durante más de 3 horas la semana pasada para después de reunirnos con el grupo BROCA.
revisar su solicitud de financiación adicional para
el proyecto Tarmarck , decidimos suspender la
entrega de escudos térmicos.

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Seis reglas para una redacción comercial clara

1. La regla del New York Times

 Imagine que cada palabra que escribe podría aparecer en la portada de un periódico.

2. Centrarse en los hechos

 Las opiniones a menudo se malinterpretan o distorsionan
 Los números, los índices suelen hablar por sí solos.

3. cerrar el ciclo
 Las cuestiones planteadas por escrito deben cerrarse por escrito.
 Para cada problema debe haber un registro de la solución.

4. Evite el lenguaje sensacionalista o sugerente.

 Palabras con poca información (artículos exagerados)
 Palabras sin valor añadido

5. Escribe positivamente
 Qué hará su idea por su negocio, no por los demás
o Quitarle negocios a la palanca versus construir nuestro negocio
o Palabras como “defenderse contra”, “atacar”, “ blitz ”

6. Sepa cuándo recibir consejos y cómo usarlos .

 Haz que otros, en tu equipo, lean el documento.
 En algunas áreas, se recomienda asesoramiento legal ( es decir, planes defensivos, propuestas
de adquisición, estrategia comercial, estrategia de copia).

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