!

!
!
!
!
!

!
INFORME!FINAL!–!AUDITORÍA!LABORAL!!
!
NOMBRE!DE!LA!EMPRESA! PROASEM!SAS!
REPRESENTANTE!LEGAL! MARIA!DERLY!HERRERA!MALDONADO!
NIT! 800.087.219=0!
FECHA!INFORME! 10!DE!AGOSTO!DE!2018!
!
!
LABONET! SAS! en! cumplimiento! de! los! servicios! profesionales! contratados! por! la! Empresa!
PROASEM! SAS,! por! medio! del! presente! comunica! el! informe! de! fecha! 10! de! agosto! de! 2018!
cuyo!objeto!es:!!
!
1. Identificar!el!nivel!de!cumplimiento!de!la!Sociedad!PROASEM!SAS!frente!a:!a.!Obligaciones!
como! Empleador,! b.! proceso! de! contratación,! c.! Contratos! de! trabajo,! prórrogas! y!
requisitos,! d.! jornada! de! trabajo,! e.! Trabajadores! de! dirección,! confianza! y! manejo!
(remuneración!por!trabajo!nocturno!/!domincal!y!festivo),!f.!autorización!horas!extras,!g.!
dotación,! h.! EPP,! i.! salario,! j.! Prestaciones! sociales,! k.! autorización! de! descuento,! l.!
liquidación! de! nómina! (aleatoria),! l.! terminación! del! contrato! de! trabajo! (renuncia,!
terminación! en! período! de! prueba,! terminación! por! causa! legal,! terminación! con! justa!
causa,! terminación! sin! justa! causa),! m.! sanciones! disciplinarias! –! debido! proceso,! n.!
Estabilidad!laboral!reforzada,!o.!entes!de!control.!
!
2. Ejecutar! un! estudió! jurídico/laboral! a! efectos! de! terminar! los! problables! riesgos! en! que!
puede!incurrir!PROASEM!SAS!como!consecuencia!de!las!no!conformidades!detectadas!en!
el!proceso!de!auditoría!y!que!se!puedan!ver!reflejadas!en!demandas!laborales.!
!
3. Establecer!el!régimen!sancionatorio!previsto!por!el!Ministerio!del!Trabajo!/!UGPP!en!caso!
de! incumplimiento! de! las! normas! de! dercho! laboral! y! Seguridad! Social.! Lo! anterior,! a!
efecto!de!identificar!las!probables!acciones!inseguras!en!que!la!Sociedad!PROASEM!S.!A.,!
esté!incurriendo!como!consecuencia!de!su!condición!de!Empleador.!!!
!
A!continuación!y!de!conformidad!con!el!esquema!establecido!por!LABONET!SAS,!el!informe!se!
desarrollará!así:!!
!
1. METODOLOGÍA.!
2. ETAPA!DOCUMENTAL.!
3. NO!CONFORMIDADES!/!OBSERVACIONES!
4. RIESGO!JURÍDICO!PATRIMONIAL.!
5. REGIMEN!SANCIONATORIO.!!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
6. PLAN!DE!MEJORA!/!ACCIONES!CORRECTIVAS!!!
7. SEGUIMIENTO.!!
!
!
1. METODOLOGIA!!
!
El!proceso!de!AUDITORIA!LABORAL!es!la!actividad!que!LABONET!SAS!y!su!equipo!de!trabajo!
cualificado! realizó! a! través! de! la! revisión! documental! e! información! suministrada! por! la!
Compañía!PROASEM!SAS,!!con!el!fin!de!determinar!el!objeto!identificado!en!el!encabezado!del!
presente!informe.!
!
El!objetivo!–GeneralV!del!proceso!de!AUDITORIA!LABORAL!es!identificar!si!PROASEM!SAS!en!su!
condición! de! Empleador,! cumple! con! cada! una! de! las! obligaciones! previstas! por! el!
Ordenamiento! Jurídico! Laboral! Colombiano;! en! caso! negativo,! identificar! las! acciones!
constitutivas! de! riesgo! o! que! tienen! el! potención! de! serlo,! con! el! fin! de! mitigarlas! y/o!
eliminarlas,!buscando!de!ésta!manera!la!reducción!de!posbiles!riesgos!que!pongan!en!peligro!el!
buen!nombre!y!patrimonio!de!la!Empresa.!
!
Para! tal! propósito,! LABONET! SAS! aplicó! durante! la! ejecución! del! proceso! de! AUDITORÍA!
LABORAL!la!normatividad!vigente!en!Derecho!Laboral!y!Seguridad!Social.!!
!
!
2. ETAPA!DOCUMENTAL!
!
La! información! de! trabajo! comprende! la! totalidad! de! los! documentos! preparados! o! recibidos!
por!LABONET!SAS,!de!manera!que,!los!mismos!constituyen!el!compendio!de!la!documentación!
revisada!y!analizada!durante!la!ejecución!de!las!actividades!propias!del!proceso!de!AUDITORÍA!
LABORAL.,!y!sobre!los!cuales!se!tuvo!conocimiento!bien!sea,!por!el!envío!directo!que!de!estos!
hizo!PROASEM,!o!en!su!defecto,!porque!fueron!evidenciados!por!parte!del!Equipo!Auditor!de!
LABONET!SAS!en!la!correspondiente!revisión!documental.!!
!
En! éste! punto,! es! importante! resaltar! que! LABONET! SAS! recibió! de! parte! PROASEM! SAS,! la!
totalidad! de! la! información! que! fue! solicitada! mediante! documento! de! fecha! 04! de! julio! de!
2018,!lo!que!garantizó!el!cumplimiento!del!proceso!de!auditoría.!
!
!
3. NO!CONFORMIDADES!/!OBSERVACIONES!
!
LABONET! SAS! dentro! del! proceso! de! la! referencia! revisó! y! auditó! aquellas! circunstancias!
administrativas! y! jurídicas! que,! de! conformidad! con! el! sistema! legal! laboral! colombiano,! se!
identifican!a!título!de!Obligaciones!en!cabeza!de!toda!personal!(natural!o!jurídica)!que!funge!en!
calidad!de!Empleador;!Dichas!novedades!son!establecidas!en!una!matriz!de!riegos,!herramienta!
denominada!“WORK!LEGAL”,!cuyo!propósito!es!determinar!los!hallazgos!que!son!establecidos!

!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
como! no! conformidades,! toda! vez! que,! representan! un! riesgo! jurídico/patrimonial! para! la!
Compañía.!
!
Dicha!herramienta!está!compuesta!por!los!siguientes!capítulos:!
!
I. Conformación!de!la!Empresa.!
II. Obligaciones!del!Empleador.!
III. Contrato!de!trabajo.!
IV. Jornada!de!Trabajo.!
V. Salario.!
VI. Liquidación!de!nómina.!
VII. Prestaciones!sociales.!
VIII. Seguridad!social!
IX. Terminación!contratos!de!trabajo.!
X. Entes!de!control!
!
La!organización!antes!descrita!permite!establecer!de!manera!clara,!los!temas!que!serán!objeto!
de!revisión,!así!como!las!normas!jurídicas!objeto!de!violación.!
!
Ahora!bien,!para!mayor!claridad!los!hallazgos!que!fueron!detectados!serán!separados!en!dos!
títulos:!I.!DERECHO!LABORAL!Y!SEGURIDAD!SOCIAL!II.!PROCESO!DE!NÓMINA.;!De!otra!parte!y!
en! el! capítulo! III.,! se! efectuaran! OBSERVACIONES! que! a! juicio! de! LABONES! SAS,! deben! ser!
tenidas!en!cuenta!por!parte!de!PROASEM!SAS.!
!
!
I. DERECHO!LABORAL!Y!SEGURIDAD!SOCIAL!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!1.!CONTRATISTAS!INDEPENDIENTES! RIESGO!
!
Se! logró! identificar! que! los! trabajadores! ALVARO! LEONIDAS! ALVAREZ! !
HERNANDEZ!C.C.!1.047.410.600,!DIEGO!STEVE!BATISTA!SISA!C.C.!91.452.292,!JOSE! !
ALFONSO! ANILLO! COGOLLO! C.C.! 1.140.831.937,! VICTOR! MANUEL! NAVARRO! C.C.! RA!
13.851.697,! inicialmente! fueron! vinculados! mediante! contrato! de! trabajo,! y,! en!
seguida,!mediante!contrato!de!prestación!de!servicios;!lo!que!genera!continuidad!
laboral!y!una!posible!reclamación!judical!por!contrato!de!trabajo!realidad.!!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!2.!REGLAMENTO!INTERNO!DE!TRABAJO!DESACTUALIZADO! RIESGO!
!
Se! logró! determinar! que! el! Reglamento! Interno! de! Trabajo! de! PROASEM! SAS! se! !
encuentra! desactualizado! (Período! de! Prueba,! Teletrabajo,! día! de! descanso! RM!
obligatorio,! trabajo! ocasional! en! día! de! descanso! obligatorio,! descanso! por!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
ejercicio! del! sufragio,! licencia! por! grave! calamidad! doméstica,! labores! prohibidad!
para!mujeres!y!menores!de!edad,!prueba!de!polígrafo,!escalas!de!faltas!y!sanciones!
disciplinarias,!procedimiento!disciplinario),!lo!que!genera!una!probable!sanción!del!
Ministerio! del! Trabajo! por! incumplimiento! de! los! requisitos! establecidos! en! los!
artículo!111!y!ss!del!Código!Sustantivo!del!Trabajo.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!3.!COMITÉ!DE!CONVIVENCIA!LABORAL!! RIESGO!
!
PROASEM! SAS,! no! cuenta! con! un! procedimiento! de! acoso! laboral! que! permita! a! !
los!miembros!del!Comité!de!Convivencia!Laboral,!conocer!el!manejo!y!etapas!que! RM!
debe!seguirse!ante!una!queja!de!acoso!laboral;!probable!sanción!del!Ministerio!del!
Trabajo!por!incumplimiento!de!la!Ley!1010!de!2006.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!4.!EXAMANES!PERÍODICOS!OCUPACIONALES! RIESGO!
! !
PROASEM! SAS,! no! ha! realizado! los! exámenes! períodicos! ocupacionales! !
correspondientes! al! año! 2017,! de! acuerdo! con! los! términos! y! condiciones! RA!
establecidos! en! el! Sistema! de! Segurida! y! Salud! en! el! Trabajo! de! la! Compañía,! así!
como! con! el! Profesiograma! del! área! HSEQ;! Probable! incumplimiento! del! Sistema!
de!Gestión!de!Seguridad!y!Salud!en!el!Trabajo!previsto!en!el!Decreto!1072!de!2015!y!
Resolución!1111!de!2017.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!5.!PROCESO!DE!ENTREVISTA! RIESGO!
!
PROASEM!SAS,!no!tiene!definido!un!proceso!de!entrevista!a!través!de!una!política! RB!
institucional;! lo! anterior! puede! violar! el! numeral! 3º! del! artículo! 108! del! Código!
Sustantivo!del!Trabajo!/!Condiciones!de!admisión.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!6.!ENTREGA!RIT! RIESGO!
!
PROASEM!SAS,!no!tiene!soporte!de!entrega!del!Reglamento!Interno!de!Trabajo!a! RB!
cada!uno!de!sus!trabajadores,!generando!que!la!Empresa!no!pueda!demostrar!que!
el!trabajador!conocE!cada!una!de!las!disposiciones!allí!establecidas,!y!por!tanto!ser!
exigibles!en!cualquier!momento.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!7.!INDUCCIÓN! RIESGO!
!
Dentro! de! las! carpetas! correspondientes! a! la! historia! laboral,! no! se! encuentra! la! RM!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
constancia!o!soporte!del!proceso!de!inducción,!lo!que!puede!generar!violación!del!
artículo!2.2.4.6.11.!del!Decreto!1072!de!2015.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!8.!AUXILIOS!EXTRALEGALES!! RIESGO!
!
Se!logró!identificar!que!los!otros!sí!a!través!de!los!cuales!PROASEM!SAS!reconoce! !
beneficios!extralegales,!no!son!redactados!de!manera!apropiada!desde!el!punto!de! !
vista! jurídico,! hecho! que! puede! dar! lugar! a! que! se! entiendan! constitutivos! de! RA!
salario,! y! por! lo! tanto,! tengan! efectos! sobre! prestaciones! sociales,! aportes! a!
seguridad!social!y!eventuales!indemnizaciones.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!9.!AUXILIO!POR!PRODUCTIVIDAD! RIESGO!
!
Se!logró!identificar!que!PROASEM!SAS!reconoce!de!manera!mensual!un!auxilio!a! !
título! de! bono! por! productividad,! el! cual! según! la! Empresa! no! es! constitutivo! de! !
salario;! sin! embargo,! por! la! forma! en! que! está! redactado! el! otro! sí! y! como! !
consecuencia! de! que! dicho! reconocimiento! está! relacionado! directamente! con! el! RA!
servicio!prestado!por!el!trabajador,!éste!tiene!altas!probabilidades!(95%)!de!que!a!
través! de! vía! judicial! sea! declarado! como! salario,! y! por! lo! tanto,! tengan! efectos!
sobre! prestaciones! sociales,! aportes! a! seguridad! social! y! eventuales!
indemnizaciones.!Riesgo!UGPP!Procedimiento!para!declarar!y/o!corregir!/!proceso!
administrativo!sancionatorio!omisión!o!inexactitud.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!10.!AUXILIO!POR!MERA!LIBERALIDAD!DICIEMBRE! RIESGO!
!
Se!logró!identificar!que!PROASEM!SAS!reconoce!en!el!mes!de!diciembre!un!bono! !
no! constitutivo! de! salario! por! mera! liberalidad,! sobre! el! cual,! no! se! observa! !
comunicación!alguna!dirigida!al!tabajador!comunicando!que!el!mismo!es!por!mera! RA!
liberalidad! y! que! por! lo! tanto! no! constituye! salario,! toda! vez! que! no! se! reconoce!
como! contraprestación! directa! del! servicio.! Riesgo! UGPP! Procedimiento! para!
declarar!y/o!corregir!/!proceso!administrativo!sancionatorio!omisión!o!inexactitud!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!11.!REGIMEN!DE!PRÓRROGAS! RIESGO!
!
Se!logró!identificar!que!PROASEM!SAS!utiliza!el!régimen!de!prórrogas!de!manera! !
inapropiada,! toda! vez! que,! el! mismo! día! en! que! es! firmado! el! otro! sí! a! través! del! RM!
cual! se! establece! la! correspondiente! prórroga,! se! firma! el! preaviso.! Lo! anterior,!
puede! generar! un! riesgo! en! la! medida! de! que! un! trabajor! reclame! ante! el!
Ministerio!del!Trabajo,!la!indebida!utilización!del!preaviso.!!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!12.!SUSPENSIÓN!DEL!CONTRATO!DE!TRABAJO!POR!FUERZA! RIESGO!
MAYOR! !
!
Se!logró!identificar!que!PROASEM!SAS!en!aquellos!casos!en!los!que!se!presenta!la! !
suspensión!de!labores!por!caso!fortuito!o!fuerza!mayor,!suspende!el!contrato!de! !
trabajo,! aplicando! dicha! suspensión! a! la! contabilización! del! término! del! contrato,! RB!
cuando!lo!único!que!se!suspende!a!favor!del!Empleador!es!el!pago!del!salario,!y!a!
favor!del!trabajador,!la!prestación!de!sus!servicios;!lo!descrito,!puede!generar!que!
el!trabajador!reclame!una!prórroga!automática!del!contrato!de!trabajo!y!por!tanto!
la! terminación! sin! justa! causa! (indemnización)! toda! vez! que! cuando! feneció! el!
contrato!ya!estaba!vigente!una!nueva!prórroga.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!13.!FALTAS!GRAVES!EN!CONTRATOS!DE!TRABAJO! RIESGO!
!
En!los!contratos!de!trabajo!no!estan!calificadas!aquellas!faltas!graves!que!pueden! !
dar!lugar!a!la!terminación!del!contrato!de!trabajo!con!justa!causa,!bien!sea!por!que! !
su!naturaleza!tiene!tal!connotación,!bien!sea!por!su!reiteratividad,!o!por!que!moral! RB!
o!eticamente!sean!reprochables;!lo!anterior,!puede!dificultar!la!terminación!de!un!
contrato! de! trabajo! a! pesar! de! que! exista! una! hecho! grave,! debido! a! que! no! se!
encuentra!calificado!como!tal!en!el!contrato!de!trabajo.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!14.!AUXILIO!DE!TRANSPORTE!EN!APREDICES!SENA! RIESGO!
!
PROASEM! SAS! de! acuerdo! con! la! Ley! 789! de! 2002! no! está! obligado! a! reconcer! !
auxilio!de!transporte!a!los!aprendices!SENA;!sin!embargo!en!los!desprendibles!de! RB!
nómina!se!logró!identificar!que!le!es!reconocido!dicho!beneficio.!!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!15.!APOYO!DE!SOSTENIMIENTO! RIESGO!
!
Se!logró!determinar!que!existen!aprendices!sena!a!los!que!en!su!nómina!el!apoyo! !
económico! le! es! reconocido! a! título! de! sueldo! sena,! cuando! debe! identificarse! RB!
como!apoyo!de!sostenimiento;!lo!anterior,!puede!generar!confusión!en!un!proceso!
de!solicitud!de!información!UGPP.!!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!16.!HORAS!EXTRAS!JORNADA!14!X!7!–!14!X!14!! RIESGO!
!
Se! logró! determinar! que! PROSASEM! SAS! tiene! establecido! turnos! de! trabajo! !
especiales!con!el!fin!de!garantizar!los!contratos!comerciales!vigentes!(artículo!165! !
C.S.T.);!sin!embargo,!dichos!turnos!de!trabajo!exceden!el!límite!máximo!de!horas! RA!
que!pueden!justificarse!como!jornada!ordinaria;!las!horas!que!exceden!dicho!limite!
no!son!reconocidas!a!título!de!horas!extras,!circunstancia!que!puede!generar!que,!
a!través!de!un!proceso!judicial!se!ordene!el!reconocimiento!y!pago!de!horas!extras,!
reliquidación! de! prestaciones! sociales! y! aportes! a! seguridad! social.! Transgresión!
artículo!165!del!Código!Sustantivo!del!Trabajo.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!17.!COMPUTO!DE!DESCANSOS!DISTINTOS!A!HORAS!DE! RIESGO!
ALMUERZO! !
!
PROSASEM! SAS! para! el! computo! del! trabajo! diario! de! los! trabajadores! que! se! !
encuentran!en!campo,!descuenta!1!hora!correspondiente!a!los!descansos!que!son! !
reconocidos! en! horas! de! la! máñana! y! tarde! (distinto! al! tiempo! destinado! para! la! RA!
ingesta!de!alimentos);!dicho!descuento!no!está!permitido!toda!vez!el!único!tiempo!
válido!que!se!puede!descontar!de!la!jornada!ordinaria,!es!aquél!que!se!destina!para!
la!ingesta!de!alimentos!y!que!se!otorga!a!media!jornada,!circunstancia!que!puede!
generar! que,! a! través! de! un! proceso! judicial! se! ordene! el! reconocimiento! y! pago!
del! tiempo! qu! es! objeto! de! descuento,! reliquidación! de! prestaciones! sociales! y!
aportes! a! seguridad! social.! Transgresión! artículo! 165! del! Código! Sustantivo! del!
Trabajo.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!18.!ACTIVIDADES!DE!CAPACITACIÓN,!RECREACIÓN!O! RIESGO!
DEPORTIVAS! !
!
El!artículo!21!de!la!Ley!50!de!1990!establece!que!aquellas!empresas!con!más!de!50! !
trabajadores!y!que!implementen!la!jornada!máxima!legal,!deben!destinar!dos!(02)! RB!
horas!mensuales!para!realizar!actividades!de!capacitación,!culturales,!recreativas!o!
deportivas;! De! dicha! obligación! no! se! encontró! evidencia! alguna,! lo! que! puede!
generar!una!acción!judicial!que!persiga!el!cumplimiento!de!la!misma.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!19.!TRABAJAO!DOMINICAL!HABITUAL! RIESGO!
!
Por!disposición!del!artículo!181!del!C.!S.!T.,!el!trabajador!que!en!un!período!de!un! !
(01)! mes! preste! servicios! en! 3! o! más! días! de! descanso! obligatorio! (domingo! y! !
festivos),! tendrá! derecho! al! reconocimiento! y! pago! de:! 1.! Un! descanso! !
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
compensatorio! remunerado,! así! como,! 2.! la! retribución! en! dinero! prevista! en! RA!
artículo! 180! del! C.! S.! T.;! no! obstante,! se! logró! evidenciar! que! PROASEM! SAS! en!
aquellos! casos! donde! se! presenta! trabajado! en! día! de! descanso! obligatorio,! sólo!
reconoce!el!descanso!remunerado.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!20.!JORNADA!FAMILIAR! RIESGO!
!
Por!disposición!de!la!Ley!1587!de!2017!PROASEM!SAS!debe!facilitar!una!jornada!de! !
trabajo! semestral! a! sus! trabajadores,! destinada! a! fortalecer! los! lazos! afectivos! y! !
emocionales! entre! el! trabaajador! y! su! familia;! dicho! tiempo,! que! puede! ser! RB!
compensado! por! el! trabajador,! flexibilizando! la! jornada! de! trabajo! de! común! !
acuerdo!entre!las!partes;!no!obstante,!dicha!obligación!no!fue!identificada!dentro! !
del!proceso!de!auditoría.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!21.!AUTORIZACIÓN!DE!DESCUENTO! RIESGO!
!
No!se!evidencia!autorización!de!descuento!por!parte!del!trabajador!para!cada!caso! RM!
en! el! que! se! aplica! un! descuento! no! autorizado! por! el! ordenamiento! jurídico;!
violación! de! los! artículos! 149! y! ss! del! Código! Sustantivo! del! Trabajo! V! ! Sanción!
Ministerio!del!Trabajo.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!22.!SALARIO!UNIFORME! RIESGO!
!
Existen! otros! si! en! los! que! se! implementa! un! salario! uniforme;! sin! embargo,! el! RA!
alcance!del!mismo!no!cubre!los!conceptos!de!horas!extras.!Lo!manifestado,!genera!
un!riesgo!de!reclamación!judicial!en!el!que!se!persiga!el!reconocimiento!y!pago!de!
horas! extras,! reliquidación! de! prestaciones! sociales! y! aportes! al! sistema! de!
seguridad!social.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!23.!LIMITE!DE!DESALARIZACIÓN! RIESGO!
!
El!artículo!30!de!la!Ley!1393!de!2010!dispone!que!sólo!podrá!desalarizarse!(efecto! !
no!prestacional)!un!40%!del!total!de!la!remuneración!que!reciba!el!trabajador!para! !
cada! mes;! Para! el! período! de! diciembre! de! 2017! se! detectaron! casos! en! los! que! RA!
PROASEM!SAS!excedió!dicho!límite.!Riesgo!UGPP!Procedimiento!para!declarar!y/o!
corregir!/!proceso!administrativo!sancionatorio!omisión!o!inexactitud.!!
!
!
!
!

!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!24.!OTRO!SI!TERMINO!FIJO!A!OBRA!O!LABOR! RIESGO!
!
Se!detectaron!casos!en!los!que!la!Empresa!con!el!fin!de!no!generar!la!prórroga!a!un! !
(01)!año!(4!prórroga)!en!contratos!a!término!fijo!(término!inicial!3!meses),!decide! RA!
suscribir! otro! sí! a! obra! o! labor;! lo! anterior,! puede! ser! debatido! en! un! proceso!
judicial!en!el!que!se!reconozca!la!prórroga!automática!a!un!(01),!y!por!lo!tanto,!la!
terminación!sin!justa!causa!con!el!pago!de!la!correspondiente!indemnización.!!
!

! !
NO!CONFORMIDAD!25.!EXÁMENES!DE!EGRESO! RIESGO!
!
Se! en! el! caso! del! Señor! ARMANDO! LEONIDAS! ALVARES! HERNANDES! C.C.! !
1.047.410.600,!que!no!existe!examen!de!egreso;!violación!directa!Resolución!2346! RA!
de!2007.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!26.!PROCEDIMIENTO!DISCIPLINARIO!! RIESGO!
!
Se! detectó! que! la! Empresa! impone! llamados! de! atención! con! copia! a! la! hoja! de! !
vida!sin!agotar!de!manera!previa!un!procedimiento!disciplinario;!de!igual!forma,!se! RM!
evidenciaron! casos! en! los! que! se! diferentes! trabajadores! fueron! objeto! de!
diligencia! de! descargos,! sin! que! exista! soporte! de! las! decisiones! que! la! Empresa!
tomó!sobre!el!presunto!incumplimiento.!Violación!sentencia!CV593!de!2014.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!27.!TRABAJADORES!DE!DIRECCIÓN,!CONFIANZA!Y!MANEJO! RIESGO!
!
Se! detectó! que! la! Empresa! no! tiene! establecido! otro! si! a! través! del! cual! se! !
determine! cuales! son! aquellos! trabajadores! considerados! como! de! dirección! RM!
confianza!y!manejo;!de!igual!forma,!no!se!evidenció!el!pago!de!trabajo!nocturno,!
dominicales!y!festivos!para!éste!tipo!de!trabajadores;!riesgo!de!reclamación!judicial!
que!persiga!el!reconocimiento!y!pago!de!trabajo!nocturno,!dominicales!y!festivos.!!
Violación!artículo!162!y!168!del!Código!Sustantivo!del!Trabajo.!!
!
! !
NO!CONFOMIDAD!28.!CERTIFICADO!LABORAL! RIESGO!
!
Se! detectaron! casos! en! los! que! el! certificado! laboral! no! corresponde! a! los! !
contratos! que! reposan! en! la! carpeta! laboral;! de! igual! forma;! en! aquellos! caso! en! RA!
los!que!se!evidenció!la!terminación!del!contrato!de!trabajo,!no!se!logró!identificar!
el! correspondiente! certificado! laboral.! Existe! riesgo! de! que! el! trabajador! con!
certificado! laboral! diferente! reclame! el! reconocimiento! y! pago! de! derechos!
derivados!de!dicho!certificado.!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
II. PROCESO!DE!NÓMINA!
!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!29.!PROCESO!DE!RETENCIÓN!EN!LA!FUENTE!Y!RECALCULO! RIESGO!
SEMESTRAL! !
!
Se! identificó! en! las! nóminas! auditadas,! y! en! los! casos! de! retención! en! la! fuente,! !
que! la! Empresa! aplicó! el! procedimiento! 1! de! retención! artículo! 385! del! Estatuto! RA!
Tributario,! y! no! realizó! el! recalculo! de! retención! en! la! fuente! regulado! por! el!
artículo!386!del!Estatuto!Tributario.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!30.!DETERMINACIÓN!DEL!CREE!! RIESGO!
!
Se!identificó!que!el!caso!del!trabajador!HERNANDO!RAFAEL! VALENCIA!CASTAÑO! !
C.C.! 72.300.286! para! los! meses! de! junio! de! 2017! y! junio! de! 2018,! la! Empresa! no! !
realizó! los! aportes! parafiscales! a! SENA! e! ICBF,! así! como! tampoco! al! Sistema! de! RM!
Seguridad!en!Salud!(EPS),!toda!vez!que!no!tuvo!en!cuenta!los!limites!previstos!por!
los!decretos!862!de!2013!y!1607!de!2012.!!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!31.!RETENCIÓN!EN!LA!FUENTE!/!CUENTAS!POR!PAGAR! RIESGO!
GASTOS!DE!VIAJE! !
!
Se! detecto! dentro! de! las! nóminas! auditadas,! la! existencia! de! un! pago! a! título! de! !
“cuentas! por! pagar! gastos! de! viaje”,! lo! cuales! en! los! desprendibles! de! nómina! !
corresponde!a!un!anticipo!de!nómina;!En!cualquier!caso,!estos!pagos!representan! RA!
un!pago!dentro!de!la!nómina!y!lo!convierten!en!un!ingreso!gravable!para!retención!
en!la!fuente.!!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!32.CERTIFICADO!DE!INGRESOS!Y!RETENCIONES! RIESGO!
!
Dentro! de! la! revisión! a! los! certificados!de!ingreso!y!retenciones! expedidos! por! la! !
Empresa!para!el!año!2018,!se!determinó!que!en!el!CIR!casilla!46!se!deben!incluir!los! !
valores! consignados! o! reconocidos!a!título!de!cesantías!correspondientes!para! el! RM!
mes!de!febrero!de!2017.!No!obstante,!no!se!evidencia!en!el!certificado!de!ingresos!
y!retenciones!el!diligenciamiento!de!dicha!casilla!con!la!novedad!antes!descrita;!Ej:!
No!se!evidencia!en!el!certificado!de!ingresos!y!retenciones!del!trabajador!OLIVER!
DE!LA!ROSA!C.C.!91.444.884!las!cesantías!consignadas!al!Fondo!del!mes!de!febrero!
de!2017.!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!33.!RETENCIÓN!EN!LA!FUENTE!PROYECTADA!EN! RIESGO!
LIQUIDACIONES!FINALES!DE!CONTRATO!E!INGRESOS! !
!
Se!determinó!que!en!aquellos!casos!de!Empleados!por!método!1!de!retención!en!la! !
fuente! en! donde! prestaron! servicios! en! períodos! inferiores! a! 30! días! (retiro! o! RM!
ingreso),! no! se! aplicó! la! proyección! de! retención! en! la! fuente! establecida! en! el!
artículo!385!del!Estatuto!Tributario.!
!
! !
NO!CONFORMIDAD!34.!CONCEPTOS!CONSIDERADOS!COMO!NO!CONSTITUTIVOS! RIESGO!
DE!RENTA! !
!
Dentro!del!listado!de!conceptos!entregados!por!parte!de!Proasem,!se!identificaron! !
tres!novedades!que!no!están!siendo!tenidos!en!cuenta!dentro!del!proceso!de!ley! !
1393!y!seguridad!social!como!“ingresos!no!constitutivos”! !
! !
Lo! anterior! se! identificó! únicamente! en! el! listado! de! conceptos! entregados,! y! la! !
entrevista! realizada! al! usuario,! ya! que! dentro! de! las! nóminas! auditadas! no! se! !
evidenció!que!se!presentara!un!caso!en!el!cual!aplique!la!formula!del!60/40!de!ley! !
1393!con!estos!conceptos.! !
!
!
A!continuación,!el!listado!de!conceptos!identificados:!
! !
• Concepto! 3! –! Auxilio! de! transporte:! no! se! toma! como! un! ingreso! no! !
constitutivo!de!renta! !
• Concepto! 128! –! Cuentas! por! pagar! gastos! de! viaje:! no! se! toma! como! un! RB!
ingreso!no!constitutivo!de!renta!
• Concepto! 140! –! Prima! vacacional! 145%:! no! se! toma! como! un! ingreso! no!
constitutivo!de!renta!
!
Estos! tres! conceptos! cumplen! con! los! lineamientos! reglamentados! en! el! artículo!
128! del! código! sustantivo! de! trabajo,! y! se! consideran! pagos! que! no! constituyen!
salario.!
!
!
III.!OBSERVACIONES!
!
! !
OBSERVACIÓN!1.!SISTEMA!DE!PROTECCIÓN!DE!DATOS!PERSONALES! RIESGO!
!
PROASEM! SAS! no! cuenta! con! un! adecuado! sistema! de! protección! de! datos! !
personales!que!garantice!la!custodia!de!la!información!a!la!cual!tienen!acceso!y!que! RB!

!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
es!de!propiedad!de!terceros,!así!como!aquella!que!es!de!propiedad!de!la!Compañía!
y!que!es!conocida!por!terceros,!incluídos!los!trabajadores.!!
!
! !
OBSERVACIÓN!2.!POLITICA!SALARIAL! RIESGO!
!
PROASEM!SAS!no!!tienen!establecida!una!política!de!salarios!/!Salarios!diferentes! RB!
en!iguales!cargos.!!Implementar!un!esquema!de!remuneración!y/o!compensación.!
!
! !
OBSERVACIÓN!3.!ANTICIPOS!NO!JUSTIFICADOS!DE!MANERA!POSTERIOR!EN!LA! RIESGO!
NÓMINA! !
!
Se! detectaron! casos! en! los! que! en! determinado! mes! existen! anticipos,! y! !
posteriormente! no! se! encuentran! justificados! y/o! legalizados.! Control! sobre! RM!
anticipos.!
!
! !
OBSERVACIÓN!4.!DESPRENDIBLES!DE!NÓMINA! RIESGO!
!
No!se!encontraron!dentro!de!la!carpeta!de!cada!trabajador,!los!desprendibles!de! !
nómina! mes! a! mes;! de! igual! forma,! no! se! evidenció! que! el! trabajador! pueda! RA!
acceder!a!ellos!a!través!de!la!Intranet.!Establecer!acceso!vía!intranet.!
!
! !
OBSERVACIÓN!5.!AFILIACIÓN!TARDÍA!SEGURIDAD!SOCIAL! RIESGO!
!
Se! determinó! afiliación! tardía! en! el! caso! del! trabajador! JONATHAN! BOHORQUEZ! RA!
PATIÑO!C.C.!1.030.563.795;!garantizar!de!manera!general!y!sin!distinción!alguna,!la!
afiliación! inmediata! de! cada! trabajador! vinculado! a! la! Empresa! /! prohibir! incio! de!
labores!sin!novedad!de!afiliación.!
!
! !
OBSERVACIÓN!6.!PROCESO!DE!SEGURIDAD!SOCIAL!Y!GENERACIÓN!DEL!ARCHIVO! RIESGO!
PILA! !
!
Se!detectó!que!el!proceso!de!!cálculo!y!pago!de!seguridad!social!es!extenso!toda! !
vez!que!se!realiza!de!manera!manual;!De!igual!forma,!se!estableció!que!el!archivo! RM!
PILA! generado! por! el! Sistema! Helisa! no! es! confiable! y! presenta! errores,! lo! que!
repercute! en! la! pérdida! de! la! integralidad! y! confiabilidad! de! la! información.!!
Determinar!alternativas!de!sistemas!de!administración!de!nómina.!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
! !
OBSERVACIÓN!7.!GENERACIÓN!DE!REPORTE!UGPP!MENSUAL! RIESGO!
!
Se! recomienda! que! la! Empresa! genere! un! reporte! mensual! UGPP,! con! el! fin! de! !
tener!la!documentación!completa!ante!un!eventual!requerimiento!de!información! !
por! parte! de! dicha! entidad;! lo! anterior! permitirá! tener! la! información! de! manera! RM!
ágil!y!sin!requerir!recursos!adicionales!(tiempo!y!equipo!de!trabajo).!!!
!
Validar!área!de!soporte!Software!Helisa!/!Generación!de!reporte!mensual.!
!
Para!la!identificación!del!riesgo,!el!peligro!que!éste!genera!y!su!eventual!sanción!se!utilizarón!
los!siguientes!colores:!
!
Rojo:! ! Riesgo!alto!!!
!
Naranja:! ! Riesgo!medio!
!
Amarillo:!! ! Riesgo!bajo!
!
!
4. RIESGO!JURÍDICO!/!PATRIMONIAL!!
!
De! acuerdo! con! las! NO! CONFORMIDADES! detectadas,! a! continuación! se! indican! los! riesgos!
jurídicos!patrimoniales!que!se!derivan!de!los!hallazgos!detectados.!
!
4.1. RIESGO!JUDICIAL!
!
Dentro! de! éste! parámetro! se! encuentran! aquellas! no! conformidades! identificadas! con! los!
numerales:!1,!2,!3,!4,!8,!9,!10,!11,!12,!13,!15,!17,!18,!19,!20,!22,!24,!25,!26!y!27.!
!
4.2. !RIESGO!MINISTERIO!DEL!TRABAJO!
!
Dentro! de! éste! parámetro! se! encuentran! aquellas! no! conformidades! identificadas! con! los!
numerales:!2,!3,!5,!6,!13,!19,!20,!21,!22,!23,!24!y!27.!
!
4.3. !RIESGO!UGPP!!
!
Dentro! de! éste! parámetro! se! encuentran! aquellas! no! conformidades! identificadas! con! los!
numerales:!9,!10,!11,!15,!16!y!25.!
!
4.4. !RIESGO!ADMINISTRATIVO!/!SUBORDINACIÓN!
!
Dentro! de! éste! parámetro! se! encuentran! aquellas! no! conformidades! identificadas! con! los!
numerales:!2,!6,!7,!8,!14!y!28.!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
4.5. RIESGO!DIAN!
!
Dentro! de! éste! parámetro! se! encuentran! aquellas! no! conformidades! identificadas! con! los!
numerales:!29,!30,!31,!32,!33!y!34.!
!
!
5. RÉGIMEN!SANCIONATORIO!!
!
5.1. SENTENCIAS! JUDICIALES! /! RECONOCIMIENTO! DE! DERECHOS! A! FAVOR! DE! LOS!
TRABAJADORES.!
!
Aquellos!trabajadores!que!con!ocasión!de!las!acciones!inseguras!tengan!a!su!favor!un!derecho!
laboral!no!reconocido,!tienen!la!oportunidad!de!acudir!a!un!Juez!Laboral!para!que,!a!través!de!
sentencia!judicial!se!les!declare!el!reconocimiento!y!pago!de!determinado!derecho.!
!
5.2. PROCESO!ADMINISTRATIVO!SANCIONATORIO!MINISTERIO!DEL!TRABAJO.!
!
Incumplimiento! de! Obligaciones! como! Empleador:! Multa! entre! uno! (01)! y! cinco! mil! (5.000)!
SMLMV:!
!
5.3. PROCESO!ADMINISTRATIVO!SANCIONATORIO!UGGPP.!
!
Incumplimiento! de! Obligaciones! como! Empleador:! Proceso! de! Fiscalización! por! omisión! o!
inexactitud,!pago!de!multa!e!intereses.!!
!
5.4. INCUMPLIMIENTO!DIAN!
!
Imposición! de! multas! suscevisas! por! incumplimiento! en! el! procedimiento! de! retención! en! la!
fuente.!!
!
!
6. PLAN!DE!MEJORA!/!ACCIONES!CORRECTIVAS!
!
Como!consecuencia!de!las!evidencias!que!se!reflejaron!en!el!Capítuo!de!NO!CONFORMIDADES,!
a!continuación!LABONET!SAS!presenta!una!recomendación!o!plan!de!trabajo,!cuya!finalidad!es,!
eliminar!y/o!subsanar!a!través!de!acciones!seguras,!los!riesgos!administrativos!y!patrimoniales!
ocasionados!por!el!incumplimiento!expuesto.!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
I. DERECHO!LABORAL!Y!SEGURIDAD!SOCIAL!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!1!
!
Eliminar! cualquier! practica! que! tenga! por! objeto! vincular! a! un! colaborador! a! través! de!
contrato!de!prestación!de!servicios!independientes,!que!haya!prestado!sus!servicios!mediante!
contrato! de! trabajo,! para! cumplir! las! mismas! funciones! que! venía! desempeñando! en! calidad!
de!subordinado.!!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!2!
!
Actualizar!el!Reglamento!Interno!de!Trabajo.!!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!3!
!
Implementar! un! procedimiento! de! acoso! laboral,! así! como,! realizar! una! capacitación! a! los!
miembros!que!lo!conforman.!!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!4!
!
Programar! de! manera! inmediata! y! en! coordinación! con! el! área! HSEQ! y! proveedor! de! dicho!
servicio,!la!practica!de!los!examenes!médicos!ocupacionales!períodicos!según!los!lineamientos!
descritos!en!profesiograma.!!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!5!
!
Definir! dentro! de! sus! políticas! un! proceso! de! entreviste! que! garantice! la! imparcialidad! y! no!
discriminación!de!candidatos.!!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!6!
!
Garantizar!que!bien!sea!en!la!copia!del!contrato!de!trabajo!(contrato!inicial),!o!en!documento!
aparte!(entrega!de!equipos!y!herramientas!de!trabajo)!quede!constancia!de!que!al!trabajador!!
le! fue! entregada! una! copia! del! RIT.! Otra! alternativa! es! enviarlo! vía!eVmail! asegurando! que! el!
trabajador!confirme!el!recibido!y!su!correspondiente!lectura.!!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!7!
!
Garantizar! que! los! trabajadores! que! ingresar! a! la! Empresa! reciban! la! correspondiente!
inducción,!dejando!constancia!de!lo!propio,!en!soporte!físico!y/o!digital.!!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!8!
!
Institucionalizar! otros! sí! que! reunan! los! requisitos! jurídicos! a! fin! de! que! los! pagos! no!
constitutivos!de!salario,!no!sean!considerados!como!tal.!!!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!9!
!
Si! la! intención! de! la! Empresa! es! que! dicho! auxilio! no! sea! constitutivo! de! salario,! deberá!
modificarse! la! redación! del! mismo,! así! como! su! denominación.! Ejemplo:! Auxilio! de! vivienda,!
rodamiento,!alimentación,!clima!organizacional,!vestuario!etc.!!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!10!
!
PROASEM! SAS,! cada! vez! que! decida! entregar! un! auxilio! no! constitutivo! de! salario! por! mera!
liberalidad,!deberá!comunicarlo!al!trabajador!a!fin!de!dejar!constación;!así!mismo!deberá!tener!
en!cuenta!el!límite!previsto!en!el!artículo!30!de!la!Ley!1393!de!2010.!!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!11!
!
Modificar! la! manera! en! que! administra! el! régimen! de! prórrogas;! lo! más! aconsejable! es! que!
evalué! para! cada! caso,! el! tipo! de! contrato! que! más! se! ajusta! a! la! necesidad! contractual.! En!
caso! de! que! la! opción! sea! contrato! a! término! fijo,! se! debe! establecer! un! sistema! de!
seguimiento!y!alerta!que!permita!comunicar!el!correspondiente!preaviso.!!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!12!
!
PROASEM! SAS,! En! aquellos! casos! en! los! que! opere! la! suspensión! del! contrato,! no! deberá!
suspenderse!el!término!de!vigencia!del!mismo.!!
!

!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!13!
!
Implementar! en! los! contratos! de! trabajo! aquellas! faltas! que! deben! ser! consideradas! como!
graves!con!ocasión!de!la!naturaleza!en!el!sector!de!que!se!desarrolla,!la! reiteratividad!de!las!
misma,!asi!como!por!el!reproche!etico!moral!que!se!enmarque.!!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!14!
!
PROASEM!SAS,!no!está!en!la!obligación!de!reconocer!a!los!aprndices!SENA!dicho!auxilio;!no!
obstante! si! decide! mantenerlo! deberá! mencionarlo! dentro! de! los! contratos! de! aprendiz!
(nuevos!vínculos)!o!a!través!de!otros!sí!(vínculos!vigentes).!!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!15!
!
Modificar! en! el! programa! de! nómina,! el! concepto! sueldo! sena! por! el! de! apoyo! o! cuota! de!
sostenimiento.!!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!16!
!
Reconocer!y!cancelar!las!horas!extras!que!se!generan!en!las!jornadas!de!trabajo!establecidas!
en!campo!14!X!7!y!14!X!14.!!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!17!
!
Computar! como! parte! de! la! jornada! de! trabajo! los! descansos! reconocidos! en! horas! de! la!
máñana!y!tarde!en!los!turnos!de!trabajo!establecidos!en!campo.!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!18!
!
Programar! jornadas! de! capacitación,! recreación,! culturales! o! deportivas;! Ej.! Capacitaciones!
mensuales!/!Día!de!Recreación!a!final!de!año.!
! !
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!19!
!
PROASEM!SAS,!en!aquellos!eventos!en!los!que!se!esté!en!presencia!de!trabajo!domincal!y/o!

!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
festivo!habitual,!deberá!reconocer!y!cancelar!1.!Un!descanso!compensatorio!remunerado,!y,!2.!
la!retribución!en!dinero!prevista!en!artículo!180!del!C.!S.!T.!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!20!
!
Implementar! la! jornada! familiar! semestral,! cuyo! tiempo! puede! ser! compensado! por! el!
trabajador!flexibilizando!la!jornada!de!manera!previa!y/o!posterior.!Ej:!1.!Implementar!día!de!la!
familia;!2.!Destinar!el!día!de!halloween!para!que!los!empleados!lleven!a!sus!hijos!a!la!empresa!a!
celebrar!el!día;!3.!Día!de!celebración!de!navidad.!La!jornada!se!puede!coordinar!con!la!Caja!de!
Compensación!Familiar.!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!21!!
!
Se!debe!implementar!una!autorización!de!descuento!de!nómina,!para!cada!caso!en!el!que!se!
presente!un!descuento!no!previsto!y/o!autorizado!por!el!marco!legal!laboral!colombiano.!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!22!
!
PROASEM! SAS,! en! aquellos! eventos! en! los! que! pretenda! implementar! el! salario! uniforme!
previsto! en! el! artícuo! 170! del! C.! S.! T.,! deberá! suscribiri! bien! sea! en! el! contrato! u! otro! sí,! una!
clausula!que!identifique!el!pago!no!solo!del!trabajo!nocturno,!el!día!de!descanso!obligatorio,!
sino!que!además,!remunere!el!tiempo!extra!que!se!genere!de!manera!mensual.!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!23!
!
PROASEM!SAS,!no!podrá!superar!para!cada!mes!el!límite!previsto!en!el!artículo!33!de!la!Ley!
1393!de!2010,!esto!es,!que!del!total!de!la!retribución!sólo!se!podrán!reconocer!beneficios!no!
salariales! en! un! límite! máximo! del! 40%;! como! alternativa,! cuando! el! bono! no! constitutivo! de!
salario!!supere!dicho!límite,!podrá!ser!reconocido!en!dos!nóminas!con!el!fin!de!que!esto!último!
no!susceda.!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!24!
!
PROASEM!SAS,!deberá!propender!por!no!aplicar!de!manera!reiterada,!otro!sí!que!modifica!el!
término! de! duración! del! contrato! de! trabajo! a! término! fijo,! por! duración! de! la! obra! o! labor!
contratada,! máxime! en! aquellos! eventos! en! los! que! está! por! entrar! en! vigencia! la! prórroga!
automática!a!un!(01)!año.!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!25!
!
Garantizar!que!dentro!del!proceso!de!terminación!del!contrato!de!trabajo!por!cualquier!causa,!
se!le!entregue!al!trabajador!desvinculado,!orden!de!examen!de!egreso!con!la!advertencia!de!
que,! en! caso! de! no! practicarselo! se! entenderá! que! renuncia! a! dicho! derecho;! ésta!
circunstancia!exonera!de!responsabilidad!al!Empleador!ante!una!eventual!condición!médica!de!
salud!del!trabajador!no!comunicada!a!la!Empresa.!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!26!
!
Establecerun! procedimiento! disciplinario! que! garantice! los! requisitos! establecidos! en! la!
Sentencia! CV593! de! 2014;! de! igual! manera! debe! realizarse! una! jornada! de! capacitación! a!
efectos! de! que! los! líderes! de! cada! proceso,! conozcan! la! manera! como! deben! administrar! y!
reportar!novedades!constitutivas!de!incumplimiento!laboral.!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!27!
!
Estructurarotros! si! a! través! de! los! cuales! se! identifique! que! colaboradores! son! considerados!
de! dirección,! confianza! y! manejo;! reconcer! y! cancelar! a! favor! de! quienes! ostenten! dicha!
calidad!el!tiempo!nocturno,!dominicales!y!festivos!trabajados;!Alternativa,!salario!uniforme!o!
salario!integral.!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!28!
!
Implementar! un! sistema! de! control! que! corrobore! la! información! relacionada! con! el! o! los!
contratos! de! trabajo! de! cada! colaborador! a! fin! de! detectar! inconsistencias! y/o! errores! en! la!
información!que!se!certifica.!
!
!
II. PROCESO!DE!NÓMINA!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!29!
!
Realizar! el! proceso! de! recalculo! semestral! de! retención! en! la! fuente,! de! conformidad! con! el!
artículo!386!del!Estatuto!Tributario.!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!30!
!
Validar! las! nóminas! en! general! y! determinar! en! qué! meses! no! se! realizó! el! correcto! pago! de!
aportes! al! ICBF,! SENA! Y! EPS! EMPLEADOR;! posteriormente! y! por! medio! de! una! planilla! de!
corrección! tipo! N,! realizar! los! pagos! en! relación! con! las! novedades! detectadas,! con! el! fin! de!
evitar! procesos! de! liquidación! y! corrección! ppor! parte! de! UGPP,! así! como! por! las! entidades!
involucradas!SENA!e!ICBF.!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!31!
!
Validar! las! nóminas! en! general! y! determinar! en! qué! meses! no! se! realizó! el! correcto! pago! de!
aportes! al! ICBF,! SENA! Y! EPS! EMPLEADOR;! posteriormente! y! por! medio! de! una! planilla! de!
corrección! tipo! N,! realizar! los! pagos! en! relación! con! las! novedades! detectadas,! con! el! fin! de!
evitar! procesos! de! liquidación! y! corrección! ppor! parte! de! UGPP,! así! como! por! las! entidades!
involucradas!SENA!e!ICBF.!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!32!
!
En!cuanto!no!haya!cambios!en!la!normatividad,!se!recomienda!incluir!en!el!CIR!que!se!expedirá!
en!el!año!2019!y!correspondiente!al!periodo!gravable!2018,!el!pago!realizado!por!concepto!de!
cesantías!canceladas!el!14!de!feberero!de!2018.!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!33!
!
Realizar! en! las! futuras! nóminas! el! cálculo! de! la! retención! en! la! fuente! proyectada! para! los!
casos!en!los!cuales!exista!un!ingreso!o!un!retiro!de!un!empleado!método!1;!se!sugiere!diseñar!e!
implementar!controles!adecuados!!para!!los!!cálculos!!efectuados!!en!!los!!procedimientos!!de!!
retención!!en!!la!fuente!a!funcionarios.!
!
!
ACCIÓN!CORRECTIVA.!34!
!
Dado!lo!anterior!para!futuras!nominas!estos!conceptos!deben!ser!tenidos!dentro!del!proceso!
de!seguridad!social!como!no!constitutivos.!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
III.!RECOMENDACIONES!
!
!
!
ACCIÓN!DE!MEJORA!1.!SISTEMA!DE!PROTECCIÓN!DE!DATOS!PERSONALES!
PROASEM! SAS! no! cuenta! con! un! adecuado! sistema! de! protección! de! datos!
personales!que!garantice!la!custodia!de!la!información!a!la!cual!tienen!acceso!y!que!
es!de!propiedad!de!terceros,!así!como!aquella!que!es!de!propiedad!de!la!Compañía!y!
que!es!conocida!por!terceros,!incluídos!los!trabajadores.!!
!
!
ACCIÓN!DE!MEJORA!2.!POLITICA!SALARIAL!
PROASEM!SAS!No!existe!política!de!salarios!/!Salarios!diferentes!en!iguales!cargos.!!
!
!
ACCIÓN!DE!MEJORA!3.!ANTICIPOS!NO!JUSTIFICADOS!DE!MANERA!POSTERIOR!EN!
LA!NOMINA!
!
Se! detectaron! casos! en! los! que! en! determinado! mes! existen! anticipos,! y!
posteriormente!no!se!encuentran!justificados!y/o!legalizados.!
!
!
ACCIÓN!DE!MEJORA!4.!DESPRENDIBLES!DE!NOMINA!
No! se! encontraron! dentro! de! la! carpeta! de! cada! trabajador,! los! desprendibles! de!
nómina!mes!a!mes;!de!igual!forma,!no!se!evidenció!que!el!trabajador!pueda!acceder!
a!ellos!a!través!de!la!Intranet.!
!
!
ACCIÓN!DE!MEJORA!5.!CERTIFICADO!LABORAL!
Se!detectaron!casos!en!los!que!el!certificado!laboral!no!corresponde!a!los!contratos!
que! reposan! en! la! carpeta! laboral;! de! igual! forma;! en! aquellos! caso! en! los! que! se!
evidenció!la!terminación!del!contrato!de!trabajo,!no!se!evidencia!el!correspondiente!
certificado!laboral.!
!
!
ACCIÓN!DE!MEJORA!6.!AFILIACIÓN!TARDÍA!SEGURIDAD!SOCIAL!
Se! determinó! afiliación! tardía! en! el! caso! del! trabajador! JONATHAN! BOHORQUEZ!
PATIÑO! C.C.! 1.030.563.795;! La! Empresa! deberá! garantizar! que! no! exista! ningún!
trabajador!afiliado!de!manera!tardía.!
!
!
!

!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!

!
ACCIÓN!DE!MEJORA!7.!PROCESO!DE!SEGURIDAD!SOCIAL!Y!GENERACIÓN!DEL!
ARCHIVO!PILA!
!
Se! detectó! que! el! proceso! de! cálculo! y! pago! de! seguridad! social! es! extenso! y! se!
realiza! de! manera! manual;! De! igual! forma,! se! estableció! que! el! archivo! PILA!
generado! por! el! Sistema! Helisa! no! es! confiable! y! presenta! errores.! Se! recomienda!
establecer! contacto! entre! la! división! de! recursos! humanos! y! la! casa! de! software!
Helisa,! con! el! fin! de! identificar! e! implementar! una! soluciones! relacionada! con! la!
generalidad! del! proceso! seguridad! social! y! archivo! PILA,! y! así! garantizar! el!
funcionamiento! permanente! de! la! nómina,! luego! de! nuevas! actualizaciones! y/o!
desarrollos!solicitados.!
!
!
ACCIÓN!DE!MEJORA!8.!GENERACIÓN!DE!REPORTE!UGPP!MENSUAL!
Se!recomienda!que!la!Empresa!genere!un!reporte!mensual!UGPP,!con!el!fin!de!tener!
la! documentación! completa! ante! un! eventual! requerimiento! de! información! por!
parte! de! dicha! entidad;! lo! anterior! permitirá! tener! la! información! de! manera! ágil! y!
sin!requerir!recursos!adicionales!(tiempo!y!equipo!de!trabajo).!!!
!
Validar!área!de!soporte!Software!Helisa!/!Generación!de!reporte!mensual.!
!
!
7. SEGUIMEINTO!
!
LABONET! SAS,! en! este! punto! realizará! un! seguimiento! a! PROASEM! SAS,! con! el! fin! de!
establecer! el! proceso! de! implementación! de! las! acciones! correctivas! indicadas! en! el! plan! de!
mejora!antes!descrito:!Primer!seguimiento:!30!de!septiembre!de!2018!/!Segundo!Seguimieno:!
15!de!noviembre!de!2018.!
!
Esperamos!que!el!presente!informe!cumpla!de!manera!satisfactoria!las!expectavias!generadas!
como!consecuencia!de!los!servicios!contratados,!con!el!fin!de!consolidar!una!relación!jurídica!
estable!y!duradera.!
!
Atentamente,!
!

!
_______________________________!
ANDRÉS!FELIPE!AGUIRRE!SÁNCHEZ!
Director!Jurídico!
LABONET!SAS! !
!
!
!
!
!