COMUNICACIN ESCRITA: REDACCIN DE CARTAS DE SOLICITUD,

EXCUSA, QUEJA, RECLAMACIN Y EXPOSICIN DE HECHOS.

A lo largo de los aos en el mbito acadmico hay siempre la necesidad de

comunicarse con los docentes, administrativos o cualquier otra persona
concerniente con la Entidad Educativa. Algunas veces la comunicacin se produce
en una ambiente informal, como llamadas telefnicas, correos electrnicos. Otras
formas de comunicacin son ms formales y es necesario que sean por escrito,
por ejemplo las cartas, quejas, solicitudes, peticiones, entre otras, las cuales
proporcionan un archivo de ideas, preocupaciones y sugerencias.
En la vida cotidiana, a veces hasta sin darnos cuenta, utilizamos documentos o
textos que quizs ni su nombre sabemos, y desconocemos cmo y cundo
utilizarlos.
Debemos aprender a dar uso a algunos de ellos que nos servirn de mucho en la
vida, ya que tienen suma importancia en diferentes ocasiones, situaciones y
lugares.
Poner sus pensamientos sobre el papel le da la oportunidad de tomar el tiempo
que necesita en cosas como declarar sus preocupaciones, meditar acerca de lo
que usted ha escrito, hacer cambios o hacer que alguien ms lea su mensaje y
haga sugerencias.
Este tipo de escritos, le dan la oportunidad de repasar lo que ha sido sugerido o
hablado con anterioridad. Escribir sus pensamientos e ideas le puede evitar
muchas confusiones y malentendidos. Sin embargo, escribir este tipo de
documentos tiene su tcnica. Cada documento que usted escribe ser diferente
segn la situacin, la persona a quien le escribe y las cuestiones que trata.
Cuando nos plantamos frente a la hoja en blanco y nos disponemos a escribir,
debemos cumplir unos mnimos en cuanto a calidad. No podemos arriesgarnos a
escribir de manera incorrecta, con faltas de ortografa, o con un lenguaje mal
expresado. Tenemos que tener en cuenta que no se trata de una comunicacin
directa como la que puede haber entre dos personas al telfono o cara a cara. Un
documento escrito despus de ser enviado, no desaparece, va a permanecer y por
ello no se puede rectificar tan fcilmente como una conversacin. El orden en el
que redactamos se vuelve algo fundamental para la correcta lectura posterior de
la persona que la recibe. No podemos redactar de manera espontnea, segn nos
vengan las palabras a la mente. Ser necesario, y as lo recomendamos, que se

haga un borrador previo, que se lea varias antes de enviarse, y que se cuida su
estructura.
COMO REDACTAR UNA CARTA A UNA UNIVERSIDAD
No es conveniente que a las personas que acuden a la universidad se les ensee
de lo que el profesor no est absolutamente seguro, porque es muchsimo mejor
que ignoren mil verdades a meter en su corazn una sola mentira. Y con esta
frase tan hermosa de Ruskin, queremos hablar sobre las cartas de universidad.
Por otra parte, otra frase clebre de Saavedra nos indica que la universidad
mejora a los buenos y hace buenos a los malos. Y Jovellanos aseguraba que la
universidad es un noble empeo que tiene por objeto ilustrar a los hombres para
hacerlos mejores y ms felices. As que pensando en la educacin de las nuevas
generaciones, encontramos bastante til mostrar algn modelo de carta que
empleamos en la universidad.
CORRESPONDENCIA FORMAL
1. La carta formal
Las cartas formales no son como las cartas coloquiales, que se envan entre
amigos o parientes para saludarse o contarse cosas.
Una carta pasa a ser formal cuando se escribe a una persona ajena, a una
autoridad, o a un medio de comunicacin, por ejemplo, o bien, cuando el tema que
se trata requiere formalidad.
Por ejemplo, aunque un seor sea amigo de su jefe, y se lleven muy bien, si el
seor va a renunciar a su trabajo, debe comunicrselo a su jefe por medio de una
carta formal.
Las cartas formales son consideradas textos informativos, porque la entrega de
informacin es lo que las justifica: se escribe una carta formal para ello. Sin
embargo, tambin pueden expresar opiniones o sentimientos, sin que premie en
ellas la zalamera o el mal gusto.
A continuacin te presentamos la estructura de una carta formal, con las distintas
partes que esta posee.
Partes de una carta formal
1. Lugar de origen y fecha de elaboracin. Es lo primero que se escribe, y
puede ir en el margen derecho o en el izquierdo.

2. Destinatario. Es importante que los datos del destinatario se dirijan en forma

personalizada, es decir, a un funcionario especfico. Si no es posible obtener el
nombre, se enva a la dependencia u oficina responsable.
3. Asunto: Especifica el tema a tratar. Debe ser breve y conciso.
4. Saludo: Debemos saludar al destinatario de manera corts, pero manteniendo
siempre el lenguaje formal.
5. Texto: es el "desarrollo" de la carta; un nmero indeterminado de prrafos en
los que se expone aquello que motiva la escritura. Normalmente una carta formal
no debe ser muy extensa, pero es conveniente que entregue toda la informacin
necesaria y que est bien redactada. En este sentido, no hay que caer en el error
de que la carta debe ser breve.
6. Despedida: pequeo prrafo que va al finalizar la carta, en el cual se sintetiza
brevemente la idea principal de la misma, y se cierra la comunicacin con alguna
palabra amable.
7. Firma: al final de la carta el emisor debe individualizarse con su nombre y
cualquier otra informacin que sea relevante segn la ocasin. Para mandar una
carta a un diario, por ejemplo, se suele poner adems del nombre, el nmero de
Carn de Identidad.

3. Modelo carta para faltar a clase

La podemos redactar, muy similar a como redactaramos una carta que va dirigida
a determinada persona, salvo con algunas modificaciones. Un buen modelo o
formato de excusa para faltar a clase puede ser:

Santa Marta, 25 marzo de 2015

Seor
DAVID DE LA ROSA
Coordinador Acadmico
Departamento de Estudios Generales e Idiomas
E.S.D
Asunto: Justificacin por ausencia a clases.

Cordial saludo

Yo, NANCY LUZ MENDEZ QUIROZ, estudiante de II semestre de Psicologa, con

cdigo 2015123456 se dirige respetuosamente a ustedes con fin de justificar las
inasistencias a clase los das 21 y 22 del presente mes, las cuales fueron
motivadas por razones laborales, imprevisibles y de las que dependa la
continuidad de mi trabajo.
Si bien cada una de las asignaturas son de suma importancia para la carrera, mi
actividad profesional hace que por momentos deba optar por razones ausentarme
y encontrarme con estas dificultades ajenas a mi voluntad.
En mi deseo que sepan comprender estos obstculos involuntarios y que tengan
en cuenta mis rezones.

Atentamente,

_______________________________
NANCY LUZ MENDEZ QUIROZ

CC. 1085765490 de Santa Marta

Cdigo 2015123456
4. Revisin y reclamacin de un examen
Los universitarios tienen derecho a solicitar la revisin individualizada de sus
exmenes y a reclamar en caso de disconformidad, adems de estudiar y cumplir
las tareas y actividades previstas en la programacin docente de las asignaturas;
stas son las principales obligaciones que adquiere un estudiante universitario al
matricularse en un centro de estudios superiores, tal como se recoge en los
estatutos de las distintas universidades.
Ejemplo de carta de reclamacin:
Bogot, 9 de abril de 2008

Seores
DECANATURA FACULTAD DE INGENIERIA
E.S.D

Asunto: Solicitud de revisin de examen de Clculo Diferencial.

Afectuoso saludo:

Yo, ALBERTO JOSE CUEVAS MORENO, me dirijo a usted de la manera ms

respetuosa, con el propsito de solicitar autorice y/o d las instrucciones
correspondientes para la REVISIN DE EXAMEN final de Clculo Diferencial del
III semestre de Ingeniera Civil, el cual present con fecha 28 de Noviembre del
ao en curso.
Manifiesto mi inters por dicha revisin, ya que la considero necesaria para aclarar
algunas dudas al respecto.
Agradezco su atencin y
solicitud.
ATENTAMENTE,

quedo en espera de una respuesta favorable a mi

_________________________________
ALBERTO JOSE CUEVAS MORENO
CODIGO 200857089
5. Solicitud formal
Esta solicitud obedece a varios motivos. En algunos casos posibilitar la realizacin
de eventos extraacadmicos como realizacin de eventos, fiestas, competencias
deportivas y/o concursos.
En la mayora de los casos, existe una dependencia especializada dentro de la
institucin encargada de la recepcin, tramitacin y aceptacin de la solicitud en
gestin o puede bien ser denominadas, entre otras, Oficina de Bienestar,
Bienestar Estudiantil, entre otros. Un modelo podra ser:
Medelln, 8 de septiembre de 2011
Seora
NURIS LARA G.
DIRECTORA OFICINA BIENESTAR ESTUDIANTIL
Asunto: Solicitud para apartar Auditorio Central y vdeo beam.

Estimada Directora:

Me dirijo a usted en mi calidad de representante del grupo organizador del Festival

de la Cancin Indita, con el fin de solicitar autorizacin para realizar el tradicional
evento.
En esta oportunidad la celebracin se realizara el da sbado 10 de octubre a las
17:00 pm, en el auditorio central, razn por la cual solicitamos apartar el recinto
para dicha fecha, y un video beam.
Como todos los aos, los grupos se han dividido en comisiones que estarn a
cargo de los distintos aspectos de la fiesta, como son la msica, el orden de las
sillas, el espectculo y otros, por lo cual podemos confiar en que todo saldr de la
mejor manera.
Esperamos contar con su autorizacin y apoyo.
Atentamente,

___________________________________
NICOLAS VERA
C.C No. 85.455.149
Cdigo 20154223092
CARTAS DE PERMISO
Existen tantos ejemplos de cartas de permiso como necesidades para solicitarlo
puedan existir; cada ocasin tiene su situacin y su particularidad. Por eso es que
a la hora de escribirlas lo ms recomendable es considerar los componentes de
las circunstancias del caso concreto.
Ejemplos de Cartas de Permiso:
Existen ejemplos de cartas de permiso estandarizados y esto puede resultar de
utilidad para quien daba redactar una y no tenga experiencia ni conocimiento al
respecto. Pero de todos modos habr que tener en cuenta una serie de factores.
El hecho de solicitar un permiso en cualquier caso toma mayor seriedad desde el
momento en que se hace por escrito.
Los ejemplos de cartas de permiso en este punto guardan similitudes de obligado
contenido, por ejemplo: detalle de la fecha de presentacin, de aquellas para las
que se solicita el permiso y los motivos de la solicitud.
Otro mbito en el que los ejemplos de cartas de permiso cobran importancia es en
el de las solicitudes de autorizacin para organizar eventos en lugares pblicos.
En estos casos, la formalidad de la estructura de la carta aporta an mayor
seriedad al pedido.
En una especie de alternativa general de los ejemplos de cartas de permiso es
posible marcar una estructura a seguir:

Ciudad, de de 20

Sr.

Asunto:

Desarrollo: el permiso que se solicita, sus motivos y causas.

Agradecimiento.

Nombre del solicitante.

Cargo del solicitante (si corresponde)

(Firma)

Redactar una Carta de Queja o una Carta de Reclamo puede parecer tarea
sencilla, pero no lo es. En muchos casos, el tono, las palabras, las formas que
utilicemos al redactar la carta, condicionarn su resultado. Compartimos aqu
algunos consejos sobre cmo redactar una Carta de Queja:

Nunca escriba la queja o el reclamo estando enojado e irritado, porque no

lograr ms que alterar negativamente a quien la recibe. Insultar no es una
forma inteligente de lograr algo. Tmese su tiempo, piense detenidamente
en lo que dir al redactar su carta de queja, estudie cules son los puntos
que usted tiene a favor en su reclamo, y luego intente pensar tambin en
qu cosas podran jugarle en contra al momento de realizar su queja.
Sea claro en lo que quiere comunicar en su Carta de Queja o Reclamo. Si
usted no es muy bueno redactando, pdale a alguien ms que lea su carta
para ver si entiende lo que usted quiere transmitir.
Cuide su ortografa y gramtica. Si usted presenta una Carta de Queja o
Reclamo con faltas, nadie lo tomar en serio, porque creern que es una
persona inculta, y a las personas incultas rara vez se las respeta en la
"jungla de cemento" en que vivimos hoy en da.
Transmita confianza en su carta. No diga que piensa que tiene razn...
Demustrelo! Exija que se lo compense por los desperfectos en el servicio
o producto que usted adquiri.
Averige qu asociaciones de proteccin al consumidor amparan su
reclamo. Infrmese bien antes de redactar la carta de reclamo o queja,
porque -y recurdelo siempre- la informacin es poder.
BIBLIOGRAFA
MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL. Correspondencia comercial. ICFES,
Programa Educacin a Distancia.
ROJAS R., Demstenes. Redaccin comercial estructurada. Tercera edicin.
McGraw-Hill.

De Carvajal, Moreno, Estrada & Rebolledo. (2005) Cmo elaborar y presentar un

trabajo escrito. Colombia, Barranquilla: Ediciones Uninorte.