Habilidades

comunicativas

Tema 12. PowerPoint

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Índice

Objetivos de aprendizaje ............................................................... 3

1. Presentación........................................................................... 3
2. Gestión de la información en las diapositivas .................................... 3
3. Ejemplo. Limpieza en la diapositiva ............................................... 6
4. Ejemplos de diapositivas correctas e incorrectas................................ 6
5. Trucos en la presentación oral ..................................................... 7
6. Usemos el teclado en la presentación ............................................. 7
7. Resumen ............................................................................... 8
Referencias bibliográficas .............................................................. 8

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Objetivos de aprendizaje
Los objetivos que se pretenden alcanzar en este recurso son los siguientes:

 Conocer los entresijos de una buena presentación.

 Saber cómo organizar y estructurar un PowerPoint.

 Conocer qué hacer para que la presentación parezca clara.

 Comprender la importancia que en la escritura tiene el tipo de letra, el estilo

y la ortografía.

1. Presentación
A lo largo de este tema nos centraremos en las presentaciones de PowerPoint, dado
que es un documento importante de la comunicación escrita cada vez más
imprescindible a la hora de realizar una presentación en una reunión, un auditorio,
impartir una clase, etc.

Hoy en día es mucha la gente que se enfrenta a las presentaciones de manera

diferente; están los que se sienten seguros, pues han cargado de información las
diapositivas y creen que con leerlas conseguirán ser escuchados, y los que no saben
qué poner en las trasparencias, dado que una vez les dijeron que no debían estar muy
cargadas de información. Aquí aprenderemos a ser eficaces sabiendo lo que hay que
escribir, cómo y para qué.

2. Gestión de la información en las diapositivas

Para una buena gestión de la información en las diapositivas de PowerPoint debemos
seguir los siguientes pasos:

 Antes de comenzar a escribir debemos ser conscientes de cuál es el objetivo a

cubrir.

 Posteriormente debemos esbozar la información que queremos trasmitir.

 Debemos ser conscientes de que nos enfrentamos a un PowerPoint y no a un

documento en formato texto, que permite una mayor extensión y desarrollo.

 Por ello, el texto que debe aparecer en cada trasparencia ha de ser corto y
conciso.

 Nunca debemos utilizar frases completas, a menos de que se traten de citas o

frases célebres; en ese caso, nos las estudiaremos de memoria para no tenerlas
que leer.

 A la hora de la redacción, debemos apostar por el uso de los ítems, para

desarrollar posteriormente la idea verbalmente.

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 No incluir información superflua.

 Jugar con los espacios en blanco.

A lo largo del tema ilustraremos los ejemplos con una presentación sobre:

La isla de los 5 faros

Toda la información vertida en el PowerPoint que servirá de ejemplo está

extraída del libro La isla de los de 5 faros (Ramón, 2005).

La redacción de un PowerPoint pasa por limitar el número de ideas a mostrar.

Como podemos observar en la trasparencia de abajo, esta corresponde a un capítulo

del libro antes mencionado del que se extrae una única idea, en este caso es la
frecuencia de comunicación de los faros, que es:

"2+1 / 2+1"

El título guarda relación con el nombre que el autor dio al capítulo y solo nos interesa,
en síntesis, el mensaje que trasmite.

Figura 1. El faro de Faváritx.

 Se han de evitar las plantillas prediseñadas de PowerPoint, lo mejor es adecuar

el fondo a la temática a exponer.

 Personalizando el fondo, daremos una imagen de mayor profesionalidad, dado

que nuestra presentación va dirigida exclusivamente ese público en cuestión y
no a otro.

 La presentación, por tanto, debemos adecuarla a las necesidades que nosotros,

como ponentes, tenemos.

Vamos a ver un ejemplo de adecuación a las necesidades del ponente:

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Figura 2. Ejemplo de adecuación a las necesidades del ponente.

Otras cuestiones a tener en cuenta para elaborar una buena presentación son:

 Asegurarnos de que el texto sea legible, debemos evitar tipos de letras que
generen distorsión visual.

 Lo recomendable es elegir los siguientes tipos de letra: Verdana, Arial, Times

New Roman o Calibri.

 Los tipos de letras a evitar son: Franklin Gothic, Demi Cond, Comic Sans, Arial
Black, etc.; es decir, todas las letras en las que destaca la negrita, o la grafía
tumbada o distorsionada.

 El tamaño del texto jamás deberá ser menor a los 20 puntos, para el cuerpo del
texto, y a 28 para los títulos (en el caso de los títulos es recomendable elegir un
tamaño de texto de un 32).

 Es aconsejable que la trasparencia aparezca limpia; es decir, que haya espacio

entre las frases. Por eso se recomienda el uso del interlineado de 1,5. En el
caso de PowerPoint, el botón que nos permite modificar el interlineado es este:

 Se debe justificar el texto a ambos lados. El botón que debemos pulsar una vez
que tengamos seleccionado el texto es este:

 En cuanto al número de diapositivas que debemos preparar, debemos ser

conscientes del tiempo del que dispongamos y de no aburrir al oyente. Por eso
no se deben superar las 15 diapositivas, siendo el mínimo unas 10.

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 Se ha de evitar la saturación, lo que incluye evitar los efectos especiales, a no
ser que sea una presentación creativa.

3. Ejemplo. Limpieza en la diapositiva

La siguiente muestra es un ejemplo de limpieza en una diapositiva:

 Claves referidas a la construcción y planificación del mensaje:

o Un único mensaje.

o Hacerle memorable con historias.

o Utilizar un lenguaje que conecte con la gente.

 Claves referidas al acto de comunicar y a la escenificación:

o Estar pendiente de lo que la gente captará.

o Estar convencido e invitar en lugar de intentar convencer.

 Elementos destacables:

o Claridad expositiva.

o Interlineado de 1,5.

o Tipo de letra igual o superior a 20.

o Enumeración.

o Frases que facilitan el desarrollo.

4. Ejemplos de diapositivas correctas e incorrectas

Veamos un ejemplo de una diapositiva incorrecta y de otra correcta:

Figura 3. Ejemplos de diapositivas.

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5. Trucos en la presentación oral

A la hora de la presentación oral de un PowerPoint podemos seguir los siguientes
trucos:

 Durante la presentación debemos estar seguros con el material a exponer, para

lo que es imprescindible que lo hayamos realizado nosotros.

 Es fundamental que sepamos lo que queremos transmitir y que aprendamos a

desarrollarlo, recordemos que no podemos leer lo que aparece en pantalla.

 La información que aparece en las diapositivas nos ha de servir para poner

ejemplos y desarrollar nuestro discurso, pero este no puede ser solo el que
aparece en el PowerPoint, porque resultaríamos aburridos y poco profesionales.

 Dado que proyectamos sobre una pantalla, nunca debemos dar la espalda al
auditorio.

 Evitaremos, en la medida de lo posible, el puntero láser; así habrá menos

elementos de distracción.

6. Usemos el teclado en la presentación

Hay una serie de trucos que nos ayudan en una presentación con diapositivas:

 Imaginemos que estamos en una sala y, en medio de una presentación, se genera

un debate. Pese a que hay luz suficiente como para apagar el proyector y evitar
que la trasparencia distraiga la atención, hacerlo sería dificultoso. ¿Qué
podemos hacer? Es fácil; pulsamos la tecla N del teclado y la imagen se pondrá
en negro y, para regresar, bastará con volver a pulsar la tecla N.

 Imaginemos que estamos en una sala y, en medio de una presentación, se genera

un debate, pero no hay luz suficiente como para apagar el proyector, y dejar la
trasparencia visible distraería la atención. ¿Qué podemos hacer? Es fácil; si
pulsamos la tecla B del teclado la imagen se pondrá en blanco y habrá luz, pero
no imagen; para regresar bastará con volver a pulsar la tecla B.

 En el caso de que no dispongamos de ratón, podremos avanzar la presentación

pulsando la tecla S de siguiente. También podremos retroceder en la
presentación pulsando la tecla A de anterior.

 Si quisiéramos que apareciera el puntero, lo resolveríamos pulsando la tecla P.

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7. Resumen
Si queremos realizar una buena presentación en PowerPoint:

 Debemos ser conscientes de lo que queremos transmitir para saberlo sintetizar.

 Intentaremos no poner más de una idea por diapositiva.

 Jugaremos con los espacios y las imágenes.

 Seremos claros y concisos.

 Adecuaremos la presentación a nuestras necesidades.

 Debemos usar el PowerPoint solo como apoyo y no como base.

 Nunca podemos leer, solo exponer.

Referencias bibliográficas
Núñez, J.R. (1988). Comunicación escrita. En J. Garcia (ed.) Habilidades
Comunicativas. Madrid: Akal S. L.

López, Josep. 2007. El camino de las hormigas. Barcelona: Alba Editorial.

Ramón, F. (2008). La Isla de los 5 faros. Barcelona: RDA.

Alvar, M. (1998). Manual de redacción y estilo. Madrid: Istmo.

Sebastián, J. (2009). 100 cartas administrativas. Barcelona: Editorial De Vecchi.

Sebastián, J. (2009). 100 cartas de empresa. Barcelona: Editorial De Vecchi.

Sebastián, J. (2009). 100 cartas personales. Barcelona: Editorial De Vecchi.

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