¿CÓMO FUNCIONA LA CONTRATACIÓN EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL?

Una vez contratado realice las capacitaciones constantes para el éxito de su ejercicio laboral o
contractual. -Fabián Hernández / GENTE DE CABECERA.
Por: Redacción GENTE
La contratación es uno de los temas de mayor relevancia en la propiedad horizontal y a su vez uno
de los que más presenta problemas, especialmente porque muchas veces se tiene más en cuenta el
valor que se va a cancelar por los servicios, que las calidades y las condiciones en que se contrata al
personal que presta los servicios en la copropiedad.
La revista Gente consultó a dos expertos en el tema, Sergio Arenas y Ramiro Serrano, quienes
ofrecieron algunas recomendaciones y tips para que este trámite se cumpla sin inconvenientes.
Vea también: Conozca los derechos y deberes de los residentes en la Propiedad Horizontal
1. Elabore un manual de contratación y preséntelo para la aprobación en el Consejo de
Administración, que es el organismo que tiene a facultad de crear sus propios reglamentos internos.
Con esto, usted tendrá claras las etapas y procesos que debe seguir como administrador a la hora
de contratar, y en especial limita las recomendaciones o imposiciones que quieran hacer los
miembros del consejo respecto a la escogencia del contratista.
2. Defina el alcance del contrato antes de salir a buscar proveedor. En muchas ocasiones la
copropiedad requiere contratar a un proveedor, pero no tiene claro qué es lo que se debe cotizar, y
en muchos casos el administrador termina definiendo técnicamente qué se debe hacer, lo cual es un
error si no está dentro de sus competencias.
3. Revise su capacidad de contratación en el reglamento. Primero, determine hasta qué suma de
dinero puede contratar. Lo que supere esa cuantía debe someterse a aprobación del Consejo de
Administración.
4. Busque en el mercado mínimo tres cotizaciones con empresas relacionadas con el objeto de la
contratación.
5. Compruebe la idoneidad de la empresa que va a contratar (certificados y referencias).
6. Verifique la capacidad jurídica de los representantes del proveedor. A veces se hacen negocios
con personas que ni siquiera aparecen en el certificado de existencia y representación legal.
7. Establezca un cuadro comparativo que permita analizar no solo el valor de la propuesta, sino
las calidades del contratista, su experiencia en el mercado, la calidad de sus materiales.
8. Defina la forma jurídica de vincular al proveedor. Escoger el tipo de contrato que se va a firmar
con el proveedor es determinante a la hora de exigir el cumplimiento del objeto contratado o las
garantías respectivas.
9. Exija pólizas de seguros que amparen los riesgos relacionados con el contrato. Entre otras,
solicite póliza de cumplimiento, prestaciones sociales, anticipo, estabilidad de la obra.
10. Si es posible económicamente, contrate un interventor, quien será la persona que
representará técnicamente a la copropiedad.
11. No reciba dádivas, invitaciones o regalos de los proveedores.
12. No celebre contratos por más de un año. Recuerde que cada año la asamblea general de
copropietarios aprueba el presupuesto, el cual está directamente relacionado con el gasto y los
compromisos contractuales adquiridos. Si el contrato es mayor a un año, valídelo en la Asamblea
General Ordinaria.
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Para prevenir emergencias…

Realice un contrato, en el que se determinen las funciones en forma clara, la duración y la

especificación de las faltas graves que impliquen la terminación. – Fabián Hernández / GENTE
DE CABECERA.
Sergio Arenas dio un ejemplo de algunas de las emergencias que pueden ocurrir dentro de la
copropiedad con el personal de servicios generales. En una copropiedad de
aproximadamente 240 unidades de vivienda, la administradora dentro de sus facultades
contrató el servicio de aseo con una empresa especializada.
Dentro de la ejecución normal de las actividades de aseo, un trabajador vinculado a la
empresa sufrió un accidente laboral dentro de su jornada. La empresa de servicios de aseo
cumplía con todas las obligaciones laborales y de riesgos laborales; sin embargo, en el
momento de la emergencia la administradora del conjunto residencial no se encontraba
dentro de la propiedad horizontal y tampoco fue posible ubicarla.
Los propietarios no atendieron la emergencia de manera oportuna, y el trabajador
lamentablemente falleció dentro de la copropiedad.
Cuando se indaga sobre la situación, los propietarios se dan cuenta de que el trabajador no
tiene identificación, no ubicaron los teléfonos de la empresa, dado que los datos reposaban
bajo llave en la oficina de la administración, no se logró acceder al lugar en donde estaba el
desfibrilador, no se conocía la empresa de servicios de ambulancia que tenía la copropiedad
ni tampoco se pudo encontrar la camilla.
Las copropiedades están obligadas a tener mecanismos claros para la atención de estos
eventos, especialmente cuando la administradora no esté en la propiedad horizontal. No solo
con los trabajadores, sino con los visitantes y con los mismos propietarios. En los contratos
con los proveedores se deben establecer los canales de comunicación efectivos para las
novedades que se presenten con sus trabajadores, y además imponer una obligación de
colaboración con los demás proveedores como las empresas de vigilancia.
Estos dos proveedores son los más comunes en las propiedades horizontales. Entre ellos
debe haber armonía e integralidad en los servicios que prestan. Los propietarios no son los
responsables del manejo de este tipo de crisis. Los proveedores deben centrar sus esfuerzos
en prestar servicios que generen valor y no simplemente bienes o mejoras a la infraestructura
del edificio.
Una adecuada atención a esta emergencia pudo haber salvado una vida.
¡Tenga en cuenta!
Todas estas contrataciones tienen en común que es importante la rigurosidad no solo en la elección
de la forma de contratación, sino también en la correcta ejecución del contrato y la buena
terminación. – Fabián Hernández / GENTE DE CABECERA.
Para el administrador:
-Este debe ser escogido únicamente por el Consejo de Administración y a falta de éste por la
Asamblea General de Copropietarios.
-Antes de escoger al administrador es necesario conocer qué necesidades tiene la copropiedad:
sociales, técnicas, financieras, etc. De ahí la importancia de su capacitación, ya que no se puede
dejar el valor que tiene todo un edificio (que son varios millones de pesos) en manos de una persona
que sólo sabe pagar unos recibos.
-Verifique sus referencias para ratificar su honorabilidad, capacidad y liderazgo para manejar grupos
sociales.
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propiedad horizontal?
-Determine la forma en que va a prestar el servicio. De ahí se debe tomar la decisión de su tipo de
contratación: Laboral o por prestación de servicios. Recuerde que el artículo 23 del Código
Sustantivo de Trabajo establece tres elementos para que se constituya contrato de Trabajo: Trabajo
personal, subordinación o dependencia y remuneración para que se constituya un contrato laboral
realidad.
-Determine sus honorarios. Aunque esta decisión la tiene la asamblea, estamos muy seguros que
existe incompatibilidad entre calidad y un mal precio.
-Realice supervisión de los pagos de seguridad social, pensión y ARL, especialmente si es contrato
de prestación de servicios.
-Los consejos de administración deben realizar las políticas de seguimiento de la gestión
administrativa del administrador. No solo es responsabilidad de este órgano realizar el respectivo
control, sino que además un administrador sin control es muy seguro que no funcione.
«Es de imperiosa necesidad implementar políticas claras en la contratación, los proveedores
no pueden caer en el canibalismo mercantil, porque de una u otra forma incumplirán o
disminuirá la calidad de sus trabajos», Sergio Arenas.
Las empresas de vigilancia:
-Antes de contratarlas verifique en la página de la Superintendencia de Vigilancia si tiene el permiso
para operar en la ciudad. Si contratan empresas que no estén habilitadas por la Superintendencia, se
exponen a millonarias sanciones por parte de esta entidad.
-Solicite una propuesta de servicios con un diagnóstico de necesidad en seguridad de su edificio.
Generalmente los Consejos de Administración inician solicitando son los valores agregados (que son
totalmente ilegales y que pueden ser denunciados por cualquier tercero ante la Superintendencia,
generando multas no solo a la copropiedad, sino a la empresa de vigilancia) quitándole la posibilidad
al edificio o Conjunto de solicitar un buen servicio. Es necesario recordar que cuando existen estos
valores agregados los revisores fiscales deben dejarlos evidenciados en sus dictámenes.
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 Archivo / GENTE DE CABECERA
-Antes de contratar y durante el seguimiento del contrato verifique los requerimientos como pólizas,
permisos, pago de los salarios y parafiscales acorde a la ley, etc; como el cumplimiento de las
normas del SSGT y de habeas data por parte de la empresa y de sus trabajadores, ya que su
incumplimiento los hace solidariamente responsables.
«Hay frases como No hay nada más caro que un mal empleado que nos inducen a realizar una
contratación perfecta. Hoy en día en que la propiedad horizontal ha tenido tantas cargas
legales no se puede contratar sólo teniendo en cuenta el más barato, sino el que
efectivamente pueda proteger mi patrimonio», Ramiro Serrano.
Del personal en general:
-Verifique las necesidades del conjunto y realice un mapeo de servicios vs. personal para cumplir
con el funcionamiento del edificio.
-Escoja el tipo de contratación y verifique el cumplimiento de las obligaciones legales para el ejercicio
del cargo y de parafiscalidad.
-Vincúlelo al sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo que ya debe tener implementado.
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GESTIÓN CONTRACTUAL, UN RETO PARA EL ADMINISTRADOR

El tema de la contratación en la propiedad horizontal reviste especial importancia en la actividad del
administrador, a quien corresponde, como representante legal, gerenciar los recursos de la copropiedad y
celebrar con terceros, contratos de trabajo, seguros, obra, mantenimiento, prestación de servicios,
compraventa, suministro, arrendamiento; lo cual, conlleva una gran responsabilidad y los enfrenta con los
retos propios de la actividad contractual. Por lo anterior, surge la necesidad de establecer mecanismos que
permitan mitigar los riesgos que genera la inversión de los recursos comunes, obteniendo reducción de costos
y mayor transparencia en la gestión contractual.
A continuación, mencionamos algunas recomendaciones a tener en cuenta para fortalecer la actividad
gerencial del administrador en materia contractual:

Como primera medida, toda contratación debe estar precedida por la planeación de las necesidades que se
pretenden satisfacer para la vigencia correspondiente, teniendo en cuenta la conveniencia y oportunidad del
contrato; lo primero que se ha de establecer es la necesidad, forma de satisfacerla y los beneficios que se
obtendrán con la contratación. Con el fin de presupuestar estas necesidades de bienes y servicios, es
necesario consultar los precios y las condiciones de mercado, teniendo en cuenta todos aquellos factores
económicos que afecten el precio del bien o servicio a contratar. Es preciso realizar o contratar previamente
los estudios técnicos necesarios, que permitan definir las especificaciones técnicas del contrato. Igualmente
se debe verificar si se requieren permisos, licencias, diseños u otro tipo de trámites que demande la iniciación
o ejecución del contrato. Al momento de contratar, verificar la disponibilidad de los recursos necesarios para
cumplir con la obligación de pago que genera el contrato y así evitar el cobro de intereses por mora y el pago
de perjuicios causados al contratista o cobro de la cláusula penal. Cuando el objeto, la cuantía o la
especialidad de la contratación lo amerite, es recomendable realizar procesos de selección que permitan
elegir el mejor servicio o producto, mediante un procedimiento transparente, objetivo y ágil. Se podrá realizar
una invitación pública a varios proveedores para que presenten sus propuestas y entre ellas realizar la
escogencia del ofrecimiento más favorable a la copropiedad y a los fines que ella busca. Para tal efecto, se
requiere la elaboración de los términos de condiciones que establezcan los términos de la contratación y las
condiciones para participar, así como el cronograma del proceso y los criterios de valoración de las
propuestas y de selección de la oferta más favorable. Es indispensable hacer un análisis de los riesgos
involucrados en la contratación y con base en ello exigir la constitución de las garantías que permitan el
manejo del riesgo, dentro de las cuales se encuentran las siguientes, a las cuales nos referiremos en un
próximo boletín:
(1) Buen manejo y correcta inversión del anticipo (2i) Cumplimiento del contrato (3) Pago de salarios,
prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales (4) Seguro de responsabilidad civil extracontractual
(5) Estabilidad y calidad de la obra (6) Calidad del servicio (7) Calidad y correcto funcionamiento de los bienes

La ejecución del contrato debe iniciar con posterioridad a la firma del mismo y aprobación de las
garantías y no antes, ya que en algunas oportunidades los contratistas inician sus labores y después no hay
consenso en el contenido del contrato. Igualmente, no se debe continuar la ejecución del contrato cuando se
ha producido el vencimiento del plazo de ejecución pactado, pues para ello es requisito prorrogar el contrato
con anterioridad a su vencimiento. El anticipo sólo deberá pactarse en casos excepcionales, donde se
encuentre suficientemente sustentado que se requiere de inversión inicial para comenzar la ejecución
contractual. La regla general debe ser que el pago del valor de los contratos se ejecute en proporción al
avance o ejecución de las obligaciones contractuales. Para el desembolso del anticipo se requiere que el
contrato se encuentre perfeccionado y aprobadas las garantías exigidas. En caso que el contratista sea
persona jurídica, es necesario solicitar un certificado de existencia y representación legal con máximo un mes
de expedición, para verificar que quien firma el contrato es la persona autorizada para representar a la
empresa y cuenta con facultades suficientes. No se debe exigir al contratista la realización de actividades no
contempladas en el contrato, y que por consiguiente no alcanzan a ser cubiertas por el valor del mismo, para
ello se requiere la suscripción de un contrato adicional. En los contratos de prestación de servicios, el
contratante tiene la posición de garante frente al Gobierno Nacional en materia de protección social,
por lo tanto para la celebración de contratos debe exigirse al contratista persona natural el comprobante de
afiliación y previo al pago de las obligaciones contractuales, debe exigirse tanto a personas naturales como
jurídicas el comprobante de pago de los aportes al sistema de protección social. Cuando se celebran
contratos de prestación de servicios, es importante tener presente que en derecho existe lo que se denomina
el contrato realidad y el principio de primacía de la realidad sobre las formas, por lo tanto así se suscriba un
contrato de prestación de servicios, si en la práctica se dan los elementos del contrato de trabajo (actividad
personal, continuada subordinación y salario), el contrato se considerará laboral con las implicaciones que de
ello se derivan. El único facultado para celebrar contratos en nombre de la copropiedad es el representante
legal. Cuando el administrador sea persona jurídica, su representante legal actuará en representación del
edificio o conjunto. La única excepción contemplada en la ley, es el contrato que se celebra con el
administrador, en el cual actuará como representante legal de la persona jurídica el presidente del consejo de
administración o, cuando este no exista, el presidente de la asamblea general. En caso que el administrador
tenga un límite para contratar en razón de la cuantía y requiera autorización de la asamblea o del concejo,
esta autorización deberá obtenerse con antelación al inicio del proceso contractual.
Es importante documentar el desarrollo de la relación contractual, exigiendo al contratista la
presentación de informes periódicos que den cuenta de su gestión y de los avances del contrato, levantar
actas, dejar registro de las observaciones a que haya lugar. Definir como se vigilará la correcta ejecución del
objeto contratado, con el fin de poder adoptar medidas a tiempo, que eviten el incumplimiento del contrato.
Será responsabilidad del administrador el acompañamiento integral en la ejecución del contrato durante todo
el plazo de ejecución. Cuando por la complejidad, especialidad o la magnitud del proyecto lo requiera, será
necesaria la contratación de interventores. Los contratos se rigen por el principio de autonomía de la voluntad
de las partes y los principios de lealtad y buena fe contractual. No obstante lo anterior, la redacción de los
contratos no debe dejarse a cargo de los contratistas, por el contrario es la administración quien debe
proponer su texto con el fin de garantizar los fines que se persiguen con la celebración del contrato.Cabe
mencionar que por expresa disposición legal los actos y contratos que celebre en ejercicio de sus funciones,
se radican en la cabeza de la persona jurídica, siempre y cuando se ajusten a las normas legales y
reglamentarias.
Finalmente, es aconsejable que al interior de la copropiedad se regulen los procedimientos para la
contratación, donde se establezcan políticas claras y unificadas en materia de contratación, con lineamientos
que sirvan de guía a los administradores en la gestión y ejecución de recursos, y se identifiquen los pasos que
deben surtirse para la celebración de contratos y la realización de procesos de selección de ofertas.

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