¿Qué es Workflow?

Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado. Se
define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser
manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar
el proceso de negocio.

Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del Workflow una herramienta
clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralización de las actividades administrativas y
comerciales.

La evolución de Workflow consiste en buscar la máxima automatización de los procesos de trabajo y el control
total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la información o las tareas pasan de un
participante a otro, según unas normas o procedimientos previamente definidos.

A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software, muchas de ellas han
evolucionado a partir de sistemas de gestión de imagen, sistemas de gestión de documentos, sistemas de
correo electrónico o de bases de datos.

Aplicaciones/Sistemas Workflow, flujos de trabajo eficaces

Las aplicaciones Workflow automatizan la secuencia de acciones, actividades o tareas en la ejecución del
proceso, permiten realizar un seguimiento de cada etapa del mismo y aportan las herramientas necesarias
para su control o gestión del flujo de trabajo.

Un sistema Workflow va más allá y se caracteriza, principalmente, por una adecuada integración con sistemas
de información actuales: bases de datos, gestión documental, mensajería, ERP, etc., permitiendo la
ampliación de un workflow, de un simple proceso a la integración de varios procesos de negocio
interrelacionados.

En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, las principales son: Workflow Corporativo,
Workflow de Aplicación, Workflow Documental y Workflow de Producción. Algunos de ellas se limitan a
su área en particular y otras permiten la comunicación con aplicaciones externas de manera síncrona
(esperando la respuesta antes de proseguir) y/o asíncrona (solamente deja un "mensaje" y recupera la
respuesta más adelante).

En la actualidad existen nuevas herramientas y sistemas muy sofisticados, que logran mayores incrementos
en la eficacia de los procesos de negocio, nos referimos a las relacionadas con las "herramientas de trabajo
en grupo" que incluyen piezas claves de automatización de procesos administrativos (Workflow) y de gestión
de documentación.

Actualmente es muy importante acceder a la información de forma ágil y eficaz. Por regla general la
información suele estar en diferentes formatos, según sea un documento de un tipo u otro, por ejemplo un
papel o un documento del programa Word (.doc), o una imagen (.jpg, .gif.), lo que genera un problema de
accesibilidad a los mismos. El tiempo que perdemos a la hora de acceder y recuperar la información es
mucho menor usando una herramienta Workflow integrada con otros productos que permiten el
acceso informatizado a la información relacionada con el workflow definido, lo que se traduce en una
reducción importante en cuanto a costes y un incremento de la productividad.

Los sistemas de Workflow soportan circuitos de expedientes directamente sobre una red de ordenadores,
mediante el "motor de Workflow" situado en el servidor de la red, los expedientes son dirigidos según unas
reglas determinadas facilitando así las tareas de los usuarios. Los documentos que son escaneados y
almacenados pueden ser recuperados para su análisis o gestión de forma sencilla y rápida gracias a las
diversas utilidades que ofrece el sistema.

Beneficios del Workflow o flujo de trabajo

Según los procesos de negocio que implantemos en la empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden
ser:
 Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatización de
muchos procesos de negocio.
 Mejora del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo.
 Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor
previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes.
 Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales.
 Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores.
 Integración de procesos empresariales.
Los sistemas de Workflow o de flujo de trabajo, también conocidos como BPMS (Business Process
Management Systems / Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio) tienen el objetivo de acercar
personas, procesos y máquinas, ahorrando tiempo y acelerando la realización del trabajo.
Facilitan también la automatización de los flujos de trabajo entre procesos, pudiendo integrar estos en la
empresa de acuerdo a unas estrategias concretas.

Ejemplo de Workflow: Un flujo de trabajo de una empresa

Veamos cómo un importante laboratorio farmacéutico ubicado en Barcelona se beneficia del Sistema de
Workflow en sus procesos de negocio.
Esta empresa, cuya oficina principal se encuentra en el centro de Barcelona, posee varios locales y dos
centros de producción en el extrarradio de la ciudad.

El laboratorio subcontrata tres empresas para la fabricación de ciertos componentes de su gama de productos
y dos empresas externas para la limpieza de sus instalaciones y el servicio de seguridad.

Como es de esperar, el laboratorio tiene una gran variedad de procesos de negocio y producción, que
abarcan desde flujos de trabajos manuales y sencillos hasta procesos de negocios complejos e
interrelacionados. Algunos únicamente se describen como procedimientos de trabajo manuales, pero la gran
mayoría se definen de manera centralizada en su motor de Workflow, automatizando al máximo su ejecución
y control.

Vamos a centrarnos en un ejemplo simplificado, partiendo de un pedido proveniente de un mayorista.

A este laboratorio entran documentos de muy diverso tipo; sobre todo en papel, por lo que lo primero que
debe hacer la empresa es digitalizar toda la información que le llegue y capturar los datos importantes, para
así almacenarlos y archivarlos en un formato capaz de ser leído por otros programas. Para poder permitir una
gestión controlada, cada ubicación escanea los documentos localmente, extrae información predefinida y se
almacena en la base de datos central de su motor de Workflow.

No queremos decir que haya que digitalizar toda la documentación de la empresa, tanto interna como
externa, sino que deben/pueden digitalizarse únicamente la información necesaria, para su posterior
gestión, automatización y optimización permitiendo así un seguimiento completo de su flujo de
trabajo.

En nuestro caso, el formulario de pedido está estandarizado y, al digitalizarlo, se puede extraer

automáticamente la información necesaria, así como el número de mayorista, los productos y las cantidades
pedidas. A este mayorista se le envía la mercancía los martes y jueves de cada semana. Hoy es lunes.

1. El sistema de Workflow consulta las existencias en el stock.

A los productos que hay en almacén les resta los pedidos y los marca como reservados para este cliente.
2. A continuación la aplicación envía un email al departamento de envío de mercancías. Este, por su parte,
procesa el envío consultando los productos marcados para este mayorista, genera el albarán
automáticamente y prepara el envío para el martes. La lectura de los códigos de barras de los productos
 enviados cambia el estado del producto para este cliente. Si hasta el martes no se han procesado los
productos todavía, el Workflow envía un aviso a una estancia superior.
3. El motor de Workflow, además, consulta dónde se fabrica cada producto, de modo que actualiza también
automáticamente la planificación para cada centro de producción, y envía los emails con la información de los
productos pedidos a cada una de las empresas subcontratadas.
4. A partir de este momento el sistema de Workflow consulta la base de datos los lunes y miércoles para
verificar si ha entrado la mercancía en el almacén para este mayorista y, en caso afirmativo, repite los
pasos 1 y 2. Si pasado un plazo definido no se ha recibido la mercancía en el almacén, el sistema ejecuta los
procesos definidos para cada caso. P.e. enviar un email de recuerdo a las empresas subcontratadas, y en
segundo lugar a la instancia superior. Para que esto funcione se actualiza la base de datos, a través de la
lectura de los códigos de barras de cada producto, cuando este entra en el almacén. En el caso de las
empresas subcontratadas, se digitaliza el albarán y se extrae la información para actualizar el stock.
5. Naturalmente, también la facturación y los pagos de facturas aprovechan la información del proceso
almacenado en la base de datos del sistema Workflow.
Cuando el importe de la mercancía enviada supera cierto límite, se genera automáticamente una factura para
una serie de envíos. Por otro lado, cuando llega la factura de la empresa subcontratada, se comparan
automáticamente los datos del albarán correspondiente y, si no hay discrepancias, se envía un email al
responsable para la aprobación de pagos. La aprobación, a su vez, genera el envío de otro email para avisar
del pago pendiente.
Como hemos visto, el proceso de pedido y entrega de mercancías afecta a varios departamentos internos y a
partes externas de la empresa. Es un Workflow relativamente complejo y en gran parte automatizado. Podría
automatizarse más si los clientes efectuasen los pedidos directamente desde una aplicación en Internet. Y
todo ello, sin modificar el flujo de trabajo definido en el motor de Workflow.

El laboratorio debe pagar a las dos empresas que tiene subcontratadas, para la limpieza de los edificios la
seguridad. Para ello aprovecha módulos de los flujos de trabajo ya definidos, agilizando, de esta manera, los
trámites necesarios y aumentando la eficiencia de la empresa. Otros muchos procesos pueden beneficiarse
de la implantación del Workflow.

Pixelware le ofrece una solución, basada en componentes de Workflow, cuyas ventajas principales se
centran en el aumento del rendimiento y la productividad del trabajo de su empresa, un incremento en el
control del proceso a través de un seguimiento de los flujos de trabajo de la empresa y una mayor agilidad de
todos los procesos de negocio.