

Urgente e importante: La diferencia

 Gestión del tiempo y productividad, Preguntas de las lectoras  120 Comentarios

Iago Fraga

Soy consultor, mentor y formador en

productividad. En este blog encontrarás
la ayuda necesaria para ser más
productivo y eficaz

Comp rtelo en:

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En primer lugar, gracias a Eva por señalarme en un comentario (con mucho
  
acierto, por lo que he podido investigar) que resulta difícil a menudo
diferenciar entre las tareas importantes y las urgentes en el día a día. De
ahí ha nacido este artículo. Art culos destacados

Cómo mejorar la productividad

Seguro que has leído ya bastantes contenidos sobre cómo tratar cada tipo. No 
empresarial
obstante, no tendría mucho sentido meternos en cómo deberías actuar con las
tareas de cada tipo si no tenemos claro antes qué tareas son urgentes y qué  Urgente vs importante
tareas importantes.
 Cómo administrar mi tiempo

Mea culpa y mil gracias por el aviso.  Coaching vs mentoring

 ¿Cómo planificar mi semana?

En realidad, no es una cosa tan complicada. Así que si quieres saber si una
tarea es urgente, importante o ambas de manera casi instantánea, estos son
Categor as
los pasos que te recomiendo que apliques.
Productividad para

principiantes

Las definiciones de urgente e importante (con

ejemplos)
Cómo mejorar tu productividad

empresarial

Herramientas para mejorar tu


Que no te cuenten batallas, la diferencia entre urgente e importante es fácil. productividad
Tan fácil como que son dos conceptos totalmente distintos.
 Marcarte y seguir tus objetivos

Así que si dudas en algún caso, por raro que sea, si una tarea es urgente o Cómo mejorar tu productividad

importante es que no estás mirando en el lugar correcto. Por eso vamos con las personal
definiciones, que son el pilar básico que te va a permitir decir con total
seguridad si una tarea es lo uno, lo otro o ambas cosas a la vez.

Tarea urgente

La urgencia es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que

te queda menos tiempo para la fecha límite, como en función del volumen de la
tarea.

Entre dos tareas que requieran el mismo tiempo de realización, la más

urgente es la que tenga la fecha límite antes.

Entre dos tareas que tengan la misma fecha límite, la más urgente es
la que lleve más tiempo hacer.

Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.

Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se

volverá más urgente.

Una tarea que no tiene fecha límite no será nunca urgente.

Como ves, el lenguaje no ayuda. Cuando decimos que una tarea es urgente, lo
que queremos decir es que es «muy urgente», mientras que cuando decimos
que una tarea no es urgente, en realidad deberíamos decir que es «poco
urgente».

Desde el momento en que tiene fecha límite, una tarea es como mínimo un
poquito urgente.

Tarea importante

La importancia es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea

aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella también
aumentan. En otras palabras, una tarea es importante solo si las consecuencias
que sufriremos al no hacerla son graves.

Dos tareas con consecuencias similares, independientemente del

volumen de trabajo o dificultad, son igualmente importantes. (Ej: tan
importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada)

Entre dos tareas, aunque no se parezcan en nada, la más importante

será siempre la que cause efectos más graves en caso de no
completarla.

Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo

hacen, la importancia de la tarea cambia también (aumenta o se reduce).

Diferencias entre urgente vs importante

¿Sabes cómo diferenciar una tarea urgente de una importante?

Si has entendido bien lo anterior, verás que esta pregunta tan común no tiene
sentido. La importancia y la urgencia de una tarea son dos cualidades distintas.
Igual que una persona puede ser guapa y bajita a la vez, una tarea puede ser
urgente e importante simultáneamente.

Además ninguna de estas dos cualidades es o blanco o negro, sino que tienen
toda una escala de grises. En un eje tienes la urgencia de la tarea y en otro
tienes la importancia. Entre muy urgente y poco urgente existen infinidad de
niveles intermedios. Con la importancia pasa lo mismo.

Cuadrante importante vs urgente (Matriz de

Eisenhower)

Hay un concepto que vuelve una y otra vez cuando se habla de este tema: la
matriz de Eisenhower.

En teoría, la matriz de Eisenhower nos permite priorizar de manera rápida las

tareas según lo urgente o lo importante que sean.

Es decir, si la tarea es urgente e importante, la priorizaremos.

Si la tarea NO es urgente pero SÍ importante debido a sus consecuencias,

la planificamos para hacerla más adelante.

Si la tarea NO es urgente y NO es importante, no es un problema del

ahora. No nos preocupamos por ella de momento.

Si la tarea SÍ es urgente pero NO es importante, quizás la podamos

delegar. ¿Y si no podemos delegarla? Una buena recomendación es
anticiparse a este tipo de tareas siempre que sea posible, es decir,
planificarlas de antemano y adelantarte a ellas.

Mi consejo: NO USES la Matriz de Eisenhower para priorizar

Lo sé, estoy contradiciendo al 99% de blogs, revistas y webs del tema incluidas
a algunas de las entidades, universidades y escuelas de mayor prestigio del
mundo que te han explicado este tema acompañándolo de esta matriz. Es más,
te sorprendería lo grandes que son algunas de las entidades que cometen este
error tan garrafal.

Pues bien, aún así defiendo firmemente mi consejo de que te recomiendo que
NO USES la Matriz de Eisenhower para priorizar nada ni en tu vida, ni desde
luego en tu negocio.

Y me explico, para ello, con un poquito de contexto.

De d nde sale la Matriz de Eisenhower

Dwight D. Eisenhower era un general estadounidense (que acabaría siendo

presidente también) que durante la II Guerra Mundial (supuestamente) habría
inventado y usado esta matriz para priorizar sus tareas.

Por razones de marketing (y de simplicidad de concepto) esta matriz se hizo

muy popular. Quitando el tema de si la usó realmente un día o si le funcionó, lo
cierto es que su casuística y la de un/a empresario/a normal no tienen nada
que ver y la matriz tiene errores de concepto graves.

Para empezar, como te había mencionado, las tareas no importantes deberías

intentar ignorarlas directamente.

Es más, si eres jefe de terceras personas, por favor, no delegues tareas que NO
son importantes a tus empleados porque es un despropósito y un malgasto de
recursos. Tus empleados lo odiarán y estarás ocupando a personas muy
importantes para la empresa en cosas que tú mismo no consideras
importantes.

Qu alternativas recomiendo?

Es cierto que hay que establecer una solución de “qué hacemos” con las
tareas cuando ya tenemos el día lleno pero la solución no te la dará una
matriz que presupone que tienes prácticamente infinitas personas en las que
delegar lo que te sobra y, la solución para ello desde luego, no es delegar.

La papelera es una mejor opción en la mayoría de los casos que una reunión,
una llamada o una delegación (como vía de aliviarte tareas de bajo valor).

Y como segunda gran diferencia: no planifiques todo lo importante. Trabajar

a base de calendario no solo es inviable sino que es un agobio y un malgasto
de recursos (gastas tiempo apuntando en el calendario, arrastrando lo que no
haces y sufres cada imprevisto porque supone arrastrar más y más).

Es mucho mejor hacer las tareas importantes tomándolas de una lista,

aceptando que “es normal que surjan imprevistos”, que “no eres vidente ni
puedes saber cuánto tiempo te llevarán” (antes de hacerlas) y que “hace más
quién pasa más tiempo haciendo que quién pasa más tiempo planificando”.

Más adelante te explicaré cuáles priorizar y por qué ya no necesitas esta matriz.

Medidas para la urgencia y la importancia

C mo medir la urgencia

Te voy a dar la medida que utilizo para organizar las tareas de más a menos
urgentes. Como te explicaba antes, una tarea es más urgente cuanto más larga
sea y cuanto menos tiempo quede para hacerla.

De esto se puede deducir que la tarea menos urgente posible es aquella que se
hace instantáneamente (0 segundos) o para la que te queda tiempo infinito (lo
que en el mundo real significa: no hay fecha límite).

Con esto en la cabeza, esta es mi medida de la urgencia:

De esto deducimos que todas las tareas estarán entre 0 y 1 significando cada
uno:

0: No es urgente ni lo será nunca.

1: Debes dedicarle todo tu tiempo a esa tarea o no lograrás acabarla

antes de la fecha límite.

Por último, podrías preguntarte: pero, ¿y qué pasa si me da que la urgencia es

superior a 1?

Eso querría decir que el tiempo que te lleva la tarea es más que el que te
queda. Así que dicho de otro modo: ya es imposible acabar esa tarea a
tiempo.

Cuando sea así, no malgastes esfuerzos empezando algo que no va a dar

resultados. Abandónala o negocia ampliar la fecha límite.

Y la importancia?

La importancia es extremadamente subjetiva, depende tan solo de ti. No existe

medida objetiva.

Sé que esta conclusión puede sonar un poco decepcionante pero en realidad es

todo lo contrario. Te recomiendo que guardes el control de lo que consideras
importante o no en todo momento. Si alguien cambia la importancia que le das
a tus tareas podría conseguir que hagas lo que quiera.

Te pongo un ejemplo. Cuando tu madre quería que te comieses un plato de

lentejas de pequeño, podía amenazarte con dejarte sin salir a jugar.

Así es como otra persona puede cambiar la importancia de una tarea para ti.

Con esa amenaza en juego, no comerte las lentejas ya no solo supone quedarte
con un poco de hambre, sino que se le añade el no poder jugar después. Por lo
tanto, acababas percibiendo el comerte las lentejas como más importante. ¿Da
miedo visto así, eh? ¡Menos mal que nuestras madres lo hacían porque las
lentejas tienen mucho hierro!

Por eso digo que no sólo no te doy un método para ordenar la importancia,
sino que te animo a que protejas siempre que seas tú el único que la define.

¿Qué tareas debería priorizar (las urgentes o las importantes)?

Al final, lo que queremos saber nosotros normalmente es qué hacer con las
tareas. En concreto: cuáles deberíamos priorizar (y qué hacer con el resto
mientras tanto).

Podría dibujar una “Matriz de Fraga” que sustituya a la de Eisenhower

resumiendo todo esto que te he dicho pero, como ves, es innecesario porque lo
que nos presenta la matriz de Eisenhower parte de un falso dilema.

¿Qué tareas deberías de priorizar?

La respuesta es: prioriza siempre las tareas importantes. O dicho de otro

modo: cada mañana, cuando vayas a empezar el trabajo o tu proyecto
personal, continúa por la tarea más importante.

Ni mires “la urgencia” prácticamente.

Haz el 99% de las veces tu tarea más importante y te equivocarás muchísimo

menos que jugando cada día a adivinar el orden de prioridad perfecto o que
excepciones deberías hacer.

Si una tarea urgente es para mañana y te la olvidas el impacto será pequeño.

Si una tarea importante es para dentro de una semana y te ocupas de 7

urgentes hasta no poder hacerla, el impacto será grande.

Por eso: prioriza siempre las tareas importantes.

Qu opinas?

Si incluyes este modelo en tu forma de pensar te va a resultar mucho más fácil

priorizar tus tareas.

A menudo también, lo difícil no es tanto diferenciar entre lo urgente y lo

importante como el pararse a pensar en ello.

Sólo que ahora que tienes todo claro, tanto las definiciones como lo que
implica cada cosa, espero que te resulte una tarea más llevadera. ¿Crees que
puedes incluirlo en tu organización?

Si no tienes muy claro por dónde empezar a aplicarlo recuerda que en la guía
¿Cómo puedo organizarme? tengo varias ideas para ti para empezar a
estructurar tu productividad un poquito mejor. Y si tienes un negocio en el que
priorizar se vuelva un problema tan importante que estés perdiendo mucho
tiempo y dinero, recuerda que tengo la auditoría de productividad disponible
para que consigas salir de esa situación.

Échale un ojo. Es rápida, eficaz y en una hora analizaré tu caso.

Si tienes dudas, ¡nos vemos en los comentarios!

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comentarios

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Humberto Morales
Responder

Hola Iago
Muy inteligente de tu parte decir que la prioridad la define uno. Quiero pensar que
incluyes los casos donde NO eres el que maneja el timón de la compañía (Que
corresponde al 90% de los que te leemos) donde las «prioridades» vienen desde «arriba»
y decirle NO a la «querida del dueño» te puede costar la chamba.
Creo que es mejor pasar como una persona que expresa su punto de vista y aunque no
este de acuerdo, esta dispuesto a trabajar en equipo, a pasar por una persona
intransigente que no puede seguir ordenes. Un Saludo

Iago Fraga
Responder

Hola Humberto,

Genial comentario.

Me encanta además que hables de esto con tanta franqueza (y que no solo
opinemos en teoría) que al final el dilema es tan crudo como tú mismo lo pones
«decirle NO a la «querida del dueño» te puede costar la chamba».

Pues sí. 100% de acuerdo.

Y me reafirmo, ahí también se aplica.

Lo que no haría es ir totalmente frontal o como si todo me diese igual a resolver

ese problema dicéndole por ejemplo «que no» a esa señora sin más. Sino que en
una situación así lo primero que haría es hacerme asumir que ha saltado una luz
roja y necesito reaccionar. La luz roja de: «yo no quiero estar aquí, es imposible
que yo pueda llegar a ser productivo en estas condiciones, necesito construirme
una alternativa desde YA».

Y luego hay que estar dispuesto a dar el salto (a veces progresivo, no siempre se
puede directo de una mala situación a la ideal) pero sí irme acercando al contexto
que yo necesito para funcionar bien.

Al final una persona para ser productiva necesita dos cosas:

* Saber serlo a nivel interno
* Que le dejen serlo a nivel externo

Así que toda persona que quiera ser productiva necesita cambiar de contexto y
trabajarlo si quiere «que no pueda haber esa doña en su puesto de trabajo» (y lo
sé, es difícil y a veces lleva años) pero en mi opinión, es el camino correcto (el que
nos permite ayudarnos a nosotros mismos).

Por último, comentarte que en mi experiencia tampoco idealizaría que esto sea
una cuestión de ser o no ser tu propio jefe.

He visto jefes de empresas grandes que dejan que sus clientes les mangoneen
(«jueguen con ellos») como si fuesen sus superiores, y asalariados/as que han
logrado perfectamente que sus jefes/as les respeten su manera de hacer las
cosas.

Para mí está más relacionado con aprender a desarrollar esas alternativas que te
den poder de negociación. El poder que, en último caso te hace poder decirle a
un jefe, colaborador o cliente «Mire, yo quiero ser productivo y necesito trabajar
así. O usted me lo permite o tendré que irme a esta otra alternativa porque si no
ni produzco, ni cobro ni me desarrollo al nivel para el que estoy trabajando».

Porque sin esa alternativa, te conoces la teoría pero, cuando venga la doña, o le
respondes que sí o pierdes la chamba. Y ahí vamos a perder la partida cada día
hasta que tengamos la alternativa.

¿Te tiene sentido lo que te comento?

Un saludo Humberto, ¡un placer leer comentarios así !

Humberto Morales
Responder

Hola Iago
Muchas gracias por responder de forma tan personal mi comentario.
Cuando leí tu articulo «La diferencia entre lo urgente y lo importante»,
recordé cuando compartiste tu decisión por hacer grandes cambios en tu
vida y que planeabas dedicarte a la consultoria de tiempo completo; dejar
el trabajo en una «respetable compañía de software» (como Thomas
Anderson en «Matrix» : Tomar una muy importante decisión : O
procurabas llegar temprano o te buscabas otro empleo.)
Sentí que eso que te orillo a dejar ese trabajo faltaba en tu articulo y con
tu respuesta me da mucho gusto saber que no has perdido piso. Un
saludo

Gabriela
Responder

Demasiado brutal esta explicación. ¡Nunca lo había entendido así! Muchísimo gracias
por esto.

Iago Fraga
Responder

Muchas gracias, Gabriela. Me alegro de que sea de ayuda

Israel
Responder

Muchas gracias por su enseñanza.

Iago Fraga
Responder

A ti Israel por pasarte a dar tu feedback. ¡Un saludo!

Elkin
Responder

Muchas gracias, me gusto mucho! Increíble que algo tan esencial, a veces no lo
tengamos tan claro, y nos traiga problemas. Me impacta la l´ógica (aunque tiene mucho
sentido):
Si la tarea
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Si sigues más volumen, en el mismo
se sobrentiende queperiodo dePuedes
lo aceptas. tiempo,
veres más
más urgente. Yo
información hepolítica de privacidad.
en la

tendido a pensar que si salgo primero de las tareas
Acepto cortas, o sea de menos volumen, me
Leer más
podría concentrar más en la de más volumen… Pero esto me dejo pensando! Que opinas