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ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

11 / FEB / 2015 1 1 / 10
Consorcio Nombre del proyecto

ACCKW DIVERTIFOOD S.A.S. / ​

Implementación de la operación
Patrocinador del proyecto Gerente del Proyecto
William Henry Torres

GERENCIA DE PROYECTOS

Bogotá, 11 de febrero de 2015

Ángela Patricia Rodríguez Monje

Camila Tarazona Rodríguez

Camilo Alberto Ávila Pinilla

Kelly Hernández Galindo

Wilmar Andrés Triviño

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Propósito o justificación del proyecto

Este proyecto nace de la necesidad de conformar la producción en línea de la confitería de la Empresa

DIVERTIFOOD S.A.S., a raíz de la contratación de las instalaciones y los equipos es necesario diseñar y
poner en marcha la planta de producción generando el producto terminado para que pueda ser
comercializarlo .

Objetivos medibles del proyecto

●​ ​
Poner en marcha la planta de producción.
●​ ​
Conformar los diferentes departamentos de la empresa, generando la estructura organizacional.
● Subcontratar los procesos de mercadeo, comercialización y ventas, para así poder cumplir con las
​

metas de ventas proyectadas.

●​ ​
Mantener el punto de equilibrio de la organización por un año.

Criterios de éxito

Los criterios de éxito del proyecto consisten en:

●​ P
​roducir la confitería de acuerdo a las cantidades mensuales proyectadas.

●​ N
​o tener paradas en la planta que generen retrasos representativos en la producción.

● Alcanzar un nivel de ventas mayor o igual al necesario para lograr el punto de equilibrio de la
​

operación 12 meses después del inicio de operación.

●​ N
​o tener productos no conformes.
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Requisitos de alto nivel

●​ L​a planta de producción estará ubicada en los alrededores de Bogotá.

●​ L​as oficinas administrativas se constituyen aparte de la planta de producción.
●​ L​os productos desarrollados por DIVERTIFOOD tendrán un alto valor nutricional.
●​ L​os procesos distribución y comercializacion serán tercerizados.
●​ C
​apacitaciones al personal.

Supuestos de la Organización y Ambientales

●​ E
​ntregas oportunas de materias primas por parte de los proveedores.

●​ A
​dquisición de permisos sin contratiempos.

​
Restricciones de la Organización y Ambientales

●​ N
​o se permiten horas extras laborales.

●​ P
​roductos únicamente de confitería.

●​ E
​l precio de venta por unidad será de $3.300.

Descripción de alto nivel del proyecto

El proyecto consiste en la constitución de la estructura organizacional de la empresa y puesta en marcha de

la planta de producción de la empresa DIVERTIFOOD S.A.S. Garantizando unas cantidades producidas y
ventas mensuales establecidas. El proyecto está conformado por las siguientes etapas:
1. Diseño.
En esta etapa se elaborará el plan estratégico de la compañía, las estrategias de producción, compras,
mercadeo, logística y todos los procesos de la compañía. Se realizarán los diseños de las instalaciones de
la planta de producción y la oficina administrativa, se dimensionará y seleccionará la maquinaria y los
equipos.
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2. Segunda etapa: Implementación.

Al finalizar la etapa de diseño se consolidará el presupuesto, se volverá a hacer la evaluación financiera y
se someterá a aprobación el nuevo presupuesto. Con el presupuesto aprobado se contratará, capacitará y
entrenará el personal administrativo y de producción, se arrendarán la oficina y las instalaciones de la
planta de producción junto con la maquinaria y los equipos, se harán los contratos de logística, publicidad y
mercadeo.
Luego de que los productos salgan al mercado. la operación de la empresa DIVERTIFOOD estará a cargo
del Consorcio ACCKW hasta que las ventas alcancen el punto de equilibrio.

Riesgos de Alto nivel

AMENAZA ACCIÓN O CONTRAMEDIDA

Daños a las personas y/o al Supervisar lo operación de las empresas contratadas., revisando la
medioambiente calidad de los procesos

Sobrecosto por trabajos o Consolidar y detallar el presupuesto luego de la consolidación del

equipos no contemplados en el alcance y la elaboración de diseños.
presupuesto

Cambio del alcance del proyecto, Realizar reuniones con todos los interesados con el fin de detallar,
especificación de equipos o revisar y aprobar el alcance del proyecto.
trabajos.

Retraso en la entrega del Realizar una evaluación de proveedores y contratistas antes de

proyecto por incumplimiento de adjudicar órdenes de compra y servicios.
contratistas Realizar visitas a las oficinas y/o instalaciones de los terceros

Demoras en el inicio de Realizar pruebas de funcionamiento de los equipos en el taller del

producción contratista antes de ser enviados a planta.
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Realizar un plan de pruebas antes de la fecha de terminación de los

montajes.

Variación en la tasa de cambio Establecer montos de aseguramiento “colchones” en el presupuesto

Factores climáticos que afecten Contar con varios proveedores en diferentes lugares geográficos
la obtención de materias primas

Paradas repentinas en la planta Plan de mantenimiento preventivo y RCM

de producción

Cronograma de Hitos

Actividades Cronograma (semanas)

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8

2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32

Aprobación del proyecto ◊

Consolidación de alcance ◊

Entrega de diseños ◊

Entrega de órdenes de compra y de servicio a ◊

proveedores

Inicio de obras de adecuación de oficina y planta ◊

de producción
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Finalización de adecuación de oficina ◊

Contratación del 100% del personal para ◊

administracion, operacion y mantenimiento

Finalización de obras, montajes y pruebas ◊

Inicio de Operación ◊

Fin de la operación Asistida ◊

Evaluación y cierre del proyecto ◊

Presupuesto (resumen)

ÍTEM PRESUPUESTO
(miles de pesos)

Estudios y diseños $ 100.000

Adecuaciones oficina $ 6.000

Gerenciamiento $ 2.200

Página WEB y software $ 100.000

administrativo

Campaña publicitaria $ 100.000

TOTAL $ 308.200
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Interesados del proyecto o stakeholders

STAKEHOLDER INFLUENCIA TIPO DE INTERÉS

Comité de socios

Asesor seguridad industrial

Asesor medio ambiente

Gerente financiero

Alcaldía local y otros entes

gubernamentales

Patrocinador del proyecto

Interventoría de calidad

Criterios de aceptación

ENTREGABLE CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

Equipos
●​ D
​eben cumplir con las normas técnicas colombianas.

●​ D
​eben contar con dispositivos de bloqueos de energía.

● En lo posible se utilizarán equipos de características similares a los

​

existentes en planta con el fin no incrementar el stock de repuestos.

●​ T
​odos los equipos deben identificarse o rotularse.
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● Los equipos deberán quedar instalados de tal forma que no generen

​

riesgo de accidente a las personas, al medioambiente o a la producción.

Instalaciones (Bodega)
●​ D
​eben cumplir con las normas técnicas colombianas

●​ L​as áreas intervenidas se deben entregar limpias y ordenadas

●​ L​os residuos generados durante las obras se deben retirar de planta.
● Las tuberías y cableado deberán quedar instalados de tal forma que
​

no generen riesgo de accidente a las personas, al medioambiente o a la

producción.

Documentación
●​ A
​probación de los procesos estandarizados por las áreas involucradas

●​ D
​eben cumplir con las normas técnicas colombianas

●​ T
​oda la información debe estar en idioma español o inglés.

●​ S
​e deben entregar catálogos y manuales de todos los equipos.

Requerimientos de elaboración de reportes

COMUNICACIÓN O INFORME GENERADA EN FRECUENCIA

Apertura del proyecto. Reunión presencial Una sola vez, luego de ser aprobado
el proyecto.

Actividades con problemas. Reunión presencial Semanal

Informe de progreso del proyecto. Correo electrónico Mensual

Informe de progreso de actividades. Correo electrónico Semanal

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Cierre del proyecto. Reunión presencial Una sola vez, luego del inicio de
operación.

Evaluación de desempeño del proyecto. Reunión presencial Una sola vez, luego del inicio de
operación.

Evaluación de desempeño del producto Reunión presencial Una sola vez, luego del inicio de
del proyecto. operación.

Factores críticos de éxito del proyecto

●​ E
​valuación de proveedores

●​ C
​apacitación al personal.

● Apoyo de las personas de producción y mantenimiento a la hora de definir los equipos y la

​

programación de secuencias pues son ellos los que mejor conocen el proceso.

● Compromiso de todos los involucrados para detallar el alcance en un principio y no tener

​

modificaciones luego de iniciar la ejecución de los trabajos.

Aprobación del Acta de Constitución

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