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RESOLUCION NO.

POR MEDIO DEL CUAL SE CREA EL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO PARA


INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO NUESTRA SEÑORA DE LA PRESENTACION
LA RECTORA DE LA INSTITUCION DEL COLEGIO TECNICO DE NUESTRA
SENORA DE LA PRESENTACION

CONSIDERANDO

Que mediante el Decreto 2578 del 13 diciembre del año 2012, el Gobierno
Nacional reglamenta el Sistema Nacional de archivos, se establecen la Red
nacional de Archivos, Se Deroga el Decreto 4124 y se dictan otras
disposiciones relativas a las administración de los archivos del Estado.

Que el artículo 4 del decreto 2578 de 2012, se establecen los comités


internos de archivo creados en las entidades públicas como instancias
asesorasen las entidades territoriales, como en las entidades
descentralizadas, autónomas de municipios, distritos y departamentos y
entidades privadas que cumplan funciones públicas.

Que el artículo 5° de la ley 594 de 2000 define el Sistema Nacional de


Archivos como el conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre si
que posibilitan la homogeneización y normalización de los procesos
archivísticos y la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los
ciudadanos a la información y a los documentos.
Que el articulo 14 del Decreto 2578 del 13 de diciembre del año
2012,establece “del comité interno de archivo. Las entidades territoriales en
los departamentos y distritos y municipios se establecer mediante acto
administrativo el comité interno de archivo cuya función es asesorar a la alta
dirección de la entidad en materia archivística y gestión documental en
conformidad con la ley 594 de 2000y demás normas reglamentarias.

Que los artículos 15 y 16 del Decreto 2578 del 13 de diciembre del año 2012
determina la conformación del comité interno de archivo y sus funciones.

Que por lo anteriormente expuesto se,

RESUELVE
ARTICULO PRIMERO: Créase el Comité interno de archivo para la institución
educativa Colegio Técnico nuestra señora de la Presentación.
ARTICULO SEGUNDO: Conformación del comité interno de archivo. El comité
interno de archivo de la institución educativa Colegio Técnico nuestra señora
de la Presentación, estará orientado con el que trata el articulo 14 del
decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012 estará conformado de la siguiente
manera:
a)PRESIDENTE
b)SECRETARIO
c)
d)
e)
ARTICULO TERCERO:
Funciones del comité interno de archivo de la institución educativa Colegio
Técnico nuestra señora de la Presentación, tendrá las siguientes funciones
1. Asesorar a la persona encargada de la ventanilla única
2. Aprobar la política de la ventanilla única en la gestión y buen
funcionamiento de la ventanilla única
3. Aprobar los formatos implementados para el funcionamiento de la
ventanilla única.

4.

5.

6.
ARTICULO CUARTO:
El comité sesionará dos veces al año. Y se levantara acta firmada por el
presidente y secretario del comité
ARTICULO QUINTO: todas las decisiones respecto al manejo documental de la
ventanilla única del colegio serán competencia del comité interno de archivo.
ARTICULO SEXTO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su
expedición.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

HNA GLORIA ARIAS MENDOZA RECTORA


MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA VENTANILLA UNICA DE
CORRESPONDENCIA COLEGIO TECNICO NUESTRA SENORA DE LA
PRESENTACION
TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION

1. OBJETIVOS

2. INSTRUCCIONES PARA EL MANEJO DEL MANUAL DE FUNCIONES

3. PROPOSITO DEL MANUAL

4. BASES LEGALES

5. RECIBO Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA

6. TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES

7. CONSERVACION DOCUMENTAL
INTRODUCCION

Dada la importancia del manejo de la ventanilla única de correspondencia se consigna en este


manual normas y procedimientos establecidos para el manejo de la correspondencia producida en
el COLEGIO TÉCNICO NUESTRA SEÑORA DE LA PRESENTACIÓN, esto garantiza satisfacer las
necesidades técnicas de orden organizacional que propenden por un eficiente servicio y manejo
de la ventanilla única de correspondencia.

La legislación colombiana establece que los organismos públicos están en deber de organizar y
conservar los documentos que se genere en el ejercicio de sus funciones.
1. OBJETIVOS:

 UNIFICAR LA ELABORACION, ENVIO, RECEPCION Y DISTRIBUCION DE LA


CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA CON ABSOLUTA RESPONSABILIDADY
CONFIABILIDAD BASANDONOS EN UN CONTROL PERMANENTE.
 AGILIZAR EL TRAMITE Y CONTROL DE RESPUESTA OPORTUNA A CADA DOCUMENTO POR
PARTE DE CADA DEPENDENCIA.
 LOCALIZAR Y CONSULTAR EN FORMA FACIL, RAPIDA Y SEGURA CUALQUIER DOCUMENTO
QUE SE ENCUENTRE CONSERVADO
 ORIENTAR Y CONCIENTIZAR A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS SOBRE LA IMPORTANCIA
ADECUADA ELABORACION Y TRAMITE Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS.
PROPOSITO DEL MANUAL

 Lograr que la implantación del sistema de gestión documental del colegio técnico nuestra
señora de la presentación cumpla con los requisitos técnicos, administrativos y
lesgislativos.
 Sensibilizar a los funcionarios, sobre la importancia del acervo documental y crear sentido
de responsabilidad en el manejo de documentos
 Evitar la duplicidad y conservación de documentos innecesarios.
 Recuperar rápida y oportunamente la información solicitada
 Responsabilizar de la custodia de la correspondencia y darle su respectiva tramitación y
manejo de los documentos.
BASES LEGALES

CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA DE 1991

LEY 80 DE 1989 : CREACION DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS DE COLOMBIA


RECIBO Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA

 Toda correspondencia externa tanto recibida como enviada del colegio técnico nuestra
señora de la presentación se debe radicar en portería
 Toda comunicación interna estará firmada por el rector o por la persona que el designe
 Las comunicaciones oficiales en todas sus manifestaciones, se considera de carácter
confidencial. por lo tanto queda prohibido facilitar o comentar a particulares los
documentos oficiales de la institución.
 Las comunicaciones de carácter privado serán entregadas en forma directa y personal.
 La comunicación oficial externa enviada o recibida se registra y se radica para su
distribución , también puede ser por correo electrónico , y el fax Se le darä el mismo
tratamiento este documento via a fax se debe fotocopiar para garantizar su permanencia
y durabilidad de conservación.

 La persona encargada de la correspondencia abrirá los sobres que lleguen sellados y


procederá a radicar y registrar estas comunicaciones.
 Las comunicaciones que ingresen a las institución deberán ser revizadas para verificar su
competencia los anexos, destino y datos de origen del ciudadano o de la entidad que las
remite, dirección donde se debe enviar las respuesta y asunto correspondiente y se
procede a la radicación del mismo.
 Si la comunicación no esta firmada ni presenta el nombre del responsable se considera
anónima y deberá ser remitida sin radicar a la oficina de su competencia
 La persona encargada de la correspondencia