UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

DE LOS LLANOS OCCIDENTALES

“EZEQUIEL ZAMORA”
VICE-RECTORADO DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO SOCIAL
PROGRAMA INGENIERÍA, ARQUITECTURA Y TECNOLOGÍA

Implantación de un Sistema de Información computarizado

para el registro y control de los procesos administrativos y
académicos pertenecientes a la coordinación de postgrado
del Vicerrectorado de Planificación y Desarrollo Social de la
UNELLEZ
(Dantax)
Código: 52106101

Autor: Msc. Dajerling Silva

Colaboradores: Msc. José Gerardo Guillen, Msc. Leonardo Rondon, Ing. Gabriel González
Programadores: Ing. Rubén Jiménez, Ing. Jairo Pernia,

Barinas, Mayo de 2016

 ÍNDICE

Pág.
Resumen……………………………………………………………………….. ix
Introducción…………………………………………………………………… 01
Capítulo I……………………………………………………………………... 03
El Problema……………………………………………………………….. 03
Planteamiento del Problema………………………………………………. 03
Objetivos de la Investigación……………………………………………... 04
Objetivo General………………………………………………………….. 04
Objetivos Específicos……………………………………………………... 04
Justificación……………………………………………………………….. 05
Alcances y Limitaciones…………………………………………………... 07
Capítulo II…………………………………………………………………….. 08
Marco Referencial………………………………………………………… 08
Antecedentes……………………………………………………………… 08
Bases Teóricas…………………………………………………………….. 10
Sistemas…………………………………………………………………… 10
Ciclo de vida de los sistemas……………………………………………… 12
Descripción de la Metodología MEDSI…………………………………... 12
Software Libre…………………………………………………………….. 15
PHP………………………………………………………………………... 16
Base de Datos……………………………………………………………... 17
PostgreSQL……………………………………………………………….. 18
Javascript………………………………………………………………….. 19
Estudio de Factibilidad……………………………………………………. 19
Bases Legales……………………………………………………………... 20
Operacionalización de Variables………………………………………….. 23
Definición de Términos…………………………………………………… 24
Capítulo III…………………………………………………………………… 26
Marco Metodológico……………………………………………………… 26
ii
 Pág.
Área de la Investigación………………………………………………… 26
Tipo y Diseño de la Investigación……………………………………….. 26
Población………………………………………………………………… 29
Muestra…………………………………………………………………… 29
Técnicas e instrumentos de recolección de datos………………………… 30
Validación del Instrumento……………………………………………….. 30
Confiabilidad del Instrumento……………………………………………. 31
Técnica de análisis de datos………………………………………………. 31
Procedimiento para la presentación de los Resultados……………………. 32
Capítulo IV…………………………………………………………………… 33
Presentación de los Resultados…………………………………………… 33
Nivel Perceptual…………………………………………………………... 33
Nivel Aprehensivo………………………………………………………… 37
Nivel Comprensivo………………………………………………………... 45
Nivel Propuesta……………………………………………………………. 46
Definición Proyecto…………………………………………………... 46
Análisis de Contexto………………………………………………….. 50
Construcción del Sistema y Pruebas del Sistema…………………….. 52
Pruebas del Sistema………………………………………………….. 71
Capitulo V…………………………………………………………………….. 73
Conclusiones y Recomendaciones………………………………………… 73
Conclusión………………………………………………………………… 73
Recomendaciones…………………………………………………………. 74
Referencias Bibliográficas…………………………………………………….. 76
Anexo 1. Resolución CA/06/105. Investigación Código: 52106101………….. 78
Anexo 2. Resolución Comisión técnica Estudios de Postgrado.
CTP/2005/05/05……………………………………………………………….. 81
Anexo 3. Listado de Asistencia a la Presentación de DANTAX……………… 85
Anexo 4. Comunicación para el Adiestramiento y Capacitación DANTAX…. 88
Anexo 5. Reglamento de Estudios de Postgrado de la UNELLEZ………….. 90

iii
 Pág.
Anexo 6. Planes de Estudios de Postgrado VPDS-UNELLEZ………………. 99
Anexo 7. Funciones de los Departamentos de la Coordinación de estudios de
Postgrado VPDS………………………………………………………………. 107
Anexo 8. Solvencia Administrativa…………………………………………… 114
Anexo 9. Entrevista no Estructurada………………………………………….. 118
Anexo 10. Informe de la Actualización de Dantax a DUX…………………… 120

iv
 ÍNDICE DE TABLAS

Pág.

Tabla1. Fases de la Metodología MEDSI…………………………………….. 14

Tabla 2. Operacionalización de Variables…………………………………….. 23
Tabla 3. Análisis de documentos en Digital…………………………………… 37
Tabla 4. Contratación del Reglamento, funciones descritas por personal,
acciones a desarrollar…………………………………………………………... 40

Tabla 5. Comparación de las respuestas del personal administrativo y

profesores encargados de las coordinaciones, con respecto a la entrevista
entrevistas preguntado ¿Para el desarrollo de sus actividades, utiliza GUI.
Equipos computacionales?................................................................................... 47
Tabla 6. Diccionario de datos del sistema Dantax. Base de datos: “postgrado”. 67

v
 ÍNDICE DE DIAGRAMAS

Pág.

Diagrama 1. Necesidades de la coordinación de postgrado………………….. 35

Diagrama 2. Situación actual…………………………………………………. 50
Diagrama 3. La propuesta…………………………………………………….. 51
Diagrama 4. Modelo de la base de datos del sistema DANTAX. Base de
datos: “postgrado”……………………………………………………………… 67

vi
 ÍNDICE DE FIGURAS

Pág.

Figura 1. Documentos respaldados de la coordinación de postgrado para su

análisis………………………………………………………………………….. 36
Figura 2. Documentos en digital depurados…………………………………... 39
Figura 3. Indicadores para la sistematización de la coordinación de estudios
de postgrado del VPDS………………………………………………………… 46
Figura 4. Pantalla del portal informativo y de acceso al sistema……………… 52
Figura 5. Registro de usuarios profesor y estudiante………………………….. 53
Figura6. Registrar estudiante………………………………………………….. 53
Figura7. Registrar Profesor……………………………………………………. 54
Figura 8. Crear postgrado……………………………………………………... 54
Figura 9.Crear Materia………………………………………………………… 55
Figura 10.Crear Período……………………………………………………….. 55
Figura 11.Crear Turno…………………………………………………………. 56
Figura 12. Crear Aula………………………………………………………….. 56
Figura 13. Crear Sección………………………………………………………. 57
Figura 14.Administrados de Secciones………………………………………... 57
Figura 15. Inscripción…………………………………………………………. 58
Figura 16. Pensum…………………………………………………………….. 58
Figura 17. Cambio de Contraseña……………………………………………... 59
Figura 18. Usuarios……………………………………………………………. 59
Figura 19. Reclamos…………………………………………………………... 60
Figura 20. Noticias…………………………………………………………….. 60
Figura 21. Reportes……………………………………………………………. 61
Figura 22. Reporte de Estadísticas. Estudiantes preinscritos por carrera de
estudios de postgrado…………………………………………………………... 61
Figura 23. Estadísticas por mención…………………………………………... 62
Figura 24. Configurar Menú…………………………………………………... 62
Figura 25. Configuración……………………………………………………… 63

vii
 Pág
Figura 26. Bancos……………………………………………………………... 63
Figura 27. Cuentas Bancarias…………………………………………………. 64
Figura 28. Reportes……………………………………………………………. 64
Figura 29. Registrar Profesor………………………………………………….. 65
Figura 30. Consultar Estudiantes……………………………………………… 65
Figura 31. Carga de Notas…………………………………………………….. 66
Figura 32. Reclamos…………………………………………………………... 66
Figura 33. Cambio de contraseña……………………………………………… 66
Figura 34. Actualización del Sistema Dantax ahora Dux 2010……………….. 71

viii
 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
DE LOS LLANOS OCCIDENTALES
“EZEQUIEL ZAMORA”
VICE-RECTORADO DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO SOCIAL
PROGRAMA INGENIERÍA, ARQUITECTURA Y TECNOLOGÍA

Implantación de un Sistema de Información computarizado para el registro y

control de los procesos administrativos y académicos pertenecientes a la
coordinación de postgrado del Vicerrectorado de Planificación y Desarrollo
Social de la UNELLEZ (Dantax).
Autor: Msc. Dajerling Silva.
Colaboradores: Msc. José Gerardo Guillen, Msc. Leonardo Rondon, Ing. Gabriel González
Programadores: Ing. Rubén Jiménez, Ing. Jairo Pernia
Mayo, de 2016
Resumen
La Presente investigación es una propuesta para sistematizar la Coordinación de
Postgrado que pertenece a Vicerrectorado de Planificación y Desarrollo Social
(VPDS), en esta coordinación se lleva carreras de cuarto nivel (Especializaciones,
Maestrías y Doctorado). Actualmente nuestra sociedad se encuentra en un proceso de
cambios, con el ingreso de las tecnologías, la globalización, la sistematización, entre
otras; todo este avance tecnológico exige a las instituciones universitarias, empresas u
organizaciones a mantenerse a la vanguardia y sistematizadas sus informaciones a fin
de lograr dar respuesta oportuna y eficaz para la toma de decisiones. Donde se
propone implantar un sistema de información computarizado para el registro y control
de los procesos administrativos y académicos pertenecientes a la coordinación de
postgrado del VPDS denominado Dantax. El sistema fue desarrollado con
herramientas de Software Libre en el lenguaje de programación PHP y el manejador
de bases de datos PostgreSQL. A nivel del diseño de la investigación se orientó al
paradigma holístico a una investigación proyectiva, donde Hurtado (2000) explica
que se orienta a creaciones de programas para cubrir una determinada necesidad,
constará de cuatro fases: la perceptual, aprehensivo, comprensivo y la propuesta en
esta última se presentaran las fases de la metodología del desarrollo de software.
Ahora bien para la metodología del desarrollo del software, existen numerosas
metodologías, cada una de ellas se adapta mejor a una situación determinada, de tal
manera que para alcanzar los objetivos de esta investigación, se tomará la guía de
desarrollo basada en la metodología para el desarrollo de sistemas de información
(MEDSI) propuesta por el autor Montilva (1992) la cual consta de cuatro fases:
definición del proyecto (Estudio Preliminar del Proyecto, Estudio de Factibilidad,
Planificación del Proyecto), análisis del contexto (Análisis Documental, Análisis del
contexto), construcción del sistema (Diseño y construcción de las pruebas,
Codificación de programas, Elaboración de la documentación, procedimientos
manuales y de control de programas) y pruebas del sistema (Pruebas del sistema de
información, Preparación para la implantación).
Palabras Claves: Sistema de información, Postgrado, Base de datos, Dantax.

ix
 EXPERIMENTAL NATIONAL UNIVERSITY
OF WESTERN PLAINS
"EZEQUIEL ZAMORA"
VICE-RECTOR OF PLANNING AND SOCIAL DEVELOPMENT
PROGRAM ENGINEERING, ARCHITECTURE AND TECHNOLOGY

Implementation of a computerized information system for registration and

control of administrative processes and coordination Academic belonging to
graduate the Vice President for Planning and Social Development UNELLEZ
(Dantax).
Author: Msc. Dajerling Silva
Contributors: Msc. José Gerardo Guillen, Msc. Leonardo Rondon, Ing. Gabriel González
Programmers: Ing. Ruben Jimenez, Ing. Jairo Pernia
May, de 2016

Abstract
This research is a proposal to systematize the Coordination of Postgraduate belonging
to Vice President for Planning and Social Development (VPDs), this coordination
racing fourth level (Specializations, Masters and PhD) is carried. Today our society is
in a process of change, with the entry of technologies, globalization, systematization,
among others; all this technological progress requires universities, companies or
organizations to stay ahead and systematized their information in order to achieve
give timely and effective decision making answer. Where it is proposed to implement
a computerized information system for the registration and control of administrative
processes and academics from coordinating postgraduate VPDs called Dantax. The
system was developed with Free Software tools in the PHP programming language
and database manager PostrgreSQL data. A design level dela research the holistic
paradigm to a projective research, where Hurtado (200) explains that is aimed at
creation of programs to meet a particular need, consist of four phases is oriented: the
perceptual, apprehensive, comprehensive and proposal the latter phases of the
software development methodology is presented. Now for the methodology of
software development, there are numerous methodologies, each is better suited to a
particular situation, so as to achieve the objectives of this research, development
guidance based on the methodology to be taken development of information systems
(MEDSI) proposed by the author Montilva (1992) which consists of four phases:
project definition (Preliminary Study Project, Feasibility Study, Project Planning),
analysis of the context (document analysis, Context analysis) system construction
(Design and construction of testing, coding programs, Development of the
documentation, manuals and program control) procedures and system testing (testing
of the information system, preparation for implantation).

Keywords: Information System, Graduate, Database, Dantax.

x
 INTRODUCCIÓN

En la administración pública, en la actualidad, se sugiere que se desarrolle

bajo software libre las actividades de las tecnologías de información y comunicación,
por ello la presente investigación se lleva a cabo bajo una programación PHP y la
base de datos en PostgreSQL. Como requisito servirán para la automatización de la
coordinación de postgrado que pertenece a Vicerrectorado de Planificación y
Desarrollo Social (VPDS) de la Universidad Nacional Experimental de los Llanos
Occidentales Ezequiel Zamora (UNELLEZ) con sede en Barinas. La finalidad de la
sistematización es mantener un registro y control de sus actividades e informaciones a
fin de lograr una toma de decisiones eficaz e eficiente. De tal manera, que se
presentan los diferentes métodos de programación utilizados para estructurar los
datos y los diseños que cumplan con las exigencias necesarias para los usuarios que
en realidad necesitan sistematizar en la coordinación.
De allí, que la presente investigación tiene como objeto de estudio implantar
un sistema de información computarizado para el registro y control de los procesos
Vpds-Unellez; donde la sistematización se encuentre desde el portal informativo
hasta el acceso al sistema, éste contiene reportes y estadísticas.
De tal manera, la coordinación de postgrado tiene una estructura organizativa
a nivel de gestión administrativa que consta de: recepción e información (atención al
público), secretarias, archivo, administración, control de estudio, convenios
interinstitucionales, soporte técnico e informática (aulas, laboratorio, equipos de
computación), mensajerías y correos, coordinaciones, comisión técnica de postgrado,
coordinación de apoyo a tesis. A nivel de gestión académica consta de: estudiantes
preinscritos, estudiantes inscritos, profesores pre-registrados, profesores registrados.
Así como también se lleva: carga académica, consulta de estudiantes, carga de notas.
Lo descrito permite señalar que con la sistematización de la propuesta y
gracias a las tecnologías, se logra avanzar a la universidad en la innovación para
incrementar la eficiencia y una eleva efectividad en su gestión. Esto traerá beneficio
para las otras coordinaciones de la UNELLEZ (Apure, San Carlos y Guanare). Es

1
evidente, que con la implantación se depura el sistema computarizado y puede ser
llevado a cualquier coordinación de postgrado, como política, para el ingreso de las
tecnologías a la institución. Presentar una propuesta de automatización, es ofrecer a
cualquier organización, institución o empresa una calidad en su acción y gestión, para
así tener información veraz de procesos internos y externos de procedimientos y
evaluaciones, para garantizar la pertinencia, eficacia y eficiencia de las mismas.
En tal sentido, la presente investigación consta de cinco (5) capítulos, de los
cuales:
En el Capítulo I. Se plantea los elementos relevantes al problema, la
justificación, los objetivos, los alcances y limitaciones de la investigación.
Para el Capítulo II. Se expone los antecedentes del estudio, el marco teórico,
las variables que sirven de apoyo a la estructuración del contexto conceptual.
Luego en el Capítulo III. Se explica el marco metodológico, área de la
investigación, tipo y diseño de la investigación, modalidad de la investigación,
población y muestra, instrumentos y materiales aplicados en la recolección de datos,
estructura del procedimiento para el desarrollo de la investigación (fases de la
investigación y la metodología para el desarrollo del software).
Seguidamente en el Capítulo IV. Se expone el análisis de los resultados se
organiza en cuatro fases: la perceptual, aprehensivo, comprensivo y la propuesta, en
esta última se presentaran las fases de la metodología del desarrollo de software:
consta de cuatro fases: definición del proyecto (estudio preliminar del proyecto,
estudio de factibilidad, planificación del proyecto), análisis del contexto (análisis
documental, análisis del contexto), construcción del sistema (diseño y construcción
de las pruebas, codificación de programas, elaboración de la documentación,
procedimientos manuales y de control de programas) y pruebas del sistema (pruebas
del sistema de información, preparación para la implantación).
Finalmente en el Capítulo V. Se especifica las conclusiones y
recomendaciones.

2
 CAPITULO I

EL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Considerando los cambios que se han producido en los últimos años, en la

manera de trabajar en las organizaciones se hace necesario resaltar el desempeño que
han tenido las computadoras y los sistemas de información. Donde los nuevos
gerentes trabajan hoy por hoy con los sistemas de información, haciendo de estos su
herramienta para la buena toma de decisiones.
Paralelamente se nota, cómo la implementación de tecnologías de información
y sistemas de comunicación bajo estructuras de Software Libre GNU, está en el punto
más alto de los actuales sistemas en las principales organizaciones a nivel global.
Además gran impacto en las sociedades universitarias debido a que, estas estructuras,
facilitan la perfecta adaptación a las necesidades propias permitiendo así tener una
mejor respuesta a las diferentes problemáticas actuales, en lo académico y lo
administrativo, en donde el costo de este tipo de tecnología es muy bajo. Debido a
que el desarrollo se da en mayor medida con los propios integrantes involucrados en
las organizaciones, permitiendo una mejor adaptabilidad a las necesidades que se
tienen y lo más interesantes de la situación es que este tipo de sistema es del propio
desarrollo endógeno de la organización.
Por lo antes expuesto, se presenta la necesidad en la Coordinación de
Postgrado del Vicerrectorado de Planificación y Desarrollo Social (VPDS) –
UNELLEZ, el incremento de la matrícula de estudiantes en las maestrías y las
especializaciones, lo que ha ocasionado inconvenientes administrativos, académicos,
organizacionales, a raíz de no poseer ningún sistema de información computarizado
que permita llevar el control administrativo, académico y estudiantil de la misma.
Con la ejecución del presente proyecto, se dará respuesta a dicha necesidad,
ya que se pretende desarrollar una plataforma interactiva bajo los estándares de

3
software libre, de manera que facilite tanto el proceso de transferencia de datos
necesarios para el buen desarrollo de las actividades de la Coordinación de Postgrado
del VPDS de la UNELLEZ – Barinas, como los son: llevar control de inscripciones,
control del personal académico, registro y control de pagos de las diferentes maestrías
y especializaciones que se dictan en este vicerrectorado.
Para ello se propone la implantación de un sistema de información
computarizado para el registro y control de los procesos administrativos y académicos
pertenecientes a la coordinación de postgrado del Vicerrectorado de Planificación y
Desarrollo Social de la UNELLEZ. Dentro de esta perspectiva, esta propuesta
contribuirá a llevar un control de dichas actividades, además de otras necesidades que
se vayan planteando a medida que se vaya ejecutando la primera fase del diagnóstico.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

OBJETIVO GENERAL

Implantar un sistema de información computarizado para el registro y control

de los procesos administrativos y académicos pertenecientes a la coordinación de
postgrado del Vicerrectorado de Planificación y Desarrollo Social de la UNELLEZ-
Barinas, en el período 2016.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Realizar un diagnóstico de los requerimientos del sistema.

2. Diseñar la base de datos.

3. Diseñar un prototipo para ser evaluado y así identificar posibles fallas.

4. Implantar el sistema propuesto con herramientas de software libre.

4
JUSTIFICACIÓN

La Coordinación de Postgrado del Vicerrectorado de Planificación y

Desarrollo Social de la UNELLEZ, pretende, con este trabajo, utilizar herramientas
informáticas para llevar a cabo el registro y control de las actividades, cursos y
proyectos, para dar respuestas rápidas y seguras a los usuarios pertenecientes a la
Coordinación de Extensión del VPDS.
Se plantea entonces, el diseño de un sistema automatizado que a través del
número de cedula de cada profesor, se pueda verificar todas las actividades, cursos o
proyectos de investigación a su cargo, de igual manera el código de aprobación, el
número de participantes, fechas tanto de inicio como de culminación, cuantas
personas se inscribieron, cuantas asistieron, el objetivo primordial de cada actividad
especial, recursos utilizados, empresas patrocinadoras. De esta forma se podrá
visualizar los antecedentes de la Coordinación de Extensión en tiempo real.
Dada la problemática, existente, en la Coordinación de Postgrado del VPDS,
como: actualización de datos, innovación de ideas, difusión de notas, verificación de
pagos, control de aulas, inspección del personal académico, entre otros, que son de
vital importancia para dicha coordinación. En esta perspectiva, se mejorará la
atención a los alumnos, profesores y a la comunidad que hace vida en postgrado.
Asimismo, optimizar las actividades que se realizan y la toma de decisiones de
manera oportuna.

Este trabajo en la Línea de Investigación de Sistemas de información y

estadísticas de la Secretaría Ejecutiva de Creación Intelectual de la UNELLEZ en la
cual va de la mano con respecto al Fortalecimiento Institucional de la UNELLEZ a
través de la investigación científica interdisciplinaria y transdiciplinaria basada en los
lineamientos establecidos en la Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela (1999); en su artículo 109, expone “…permite a los profesores, profesoras,
estudiantes, egresados y egresadas de su comunidad a dedicarse a la búsqueda del
conocimiento a través de la investigación científica, humanística y tecnológica, para
el beneficio de la Nación…”, en este trabajo de investigación traerá beneficio a la

5
comunidad que hace vida en postgrado así como la agilización de la información.
Además, en el Artículo 110, “El estado reconocerá el interés público de la ciencia, la
tecnología, el conocimiento, la innovación y sus aplicaciones y los servicios de
información necesarios para ser instrumentos fundamentales para el desarrollo
económico, social y político del país, así como la seguridad y soberanía….”

Con respecto al Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social 2013-2019,

dicho plan está dividido en Objetivos Históricos, Nacionales, Estratégicos y
Generales: en lo económico, social, político, territorial e internacional. La
investigación a proponer se encuentra en dos ejes: El primer eje el Social, el cual
expresa, que se debe alcanzar una incorporación progresiva para garantizar el disfrute
de los derechos sociales de forma universal y equitativa, esto con respecto a una
educación de calidad para todos, ya que hoy en día están continuando sus estudios
personas adultas que trabajan y con carga familiar. Aquí la investigación por ser un
aporte a la UNELLEZ traerá beneficios a los estudiantes de las maestrías y
especializaciones. Con respecto al segundo eje el Territorial se debe ocupar y
consolidar el territorio (descentralización desconcentrada), donde se debe mejorar la
infraestructura física y social del país o sea un desarrollo territorial equilibrado en fin
de mejorar y construir sistemas de información y comunicación, acá la UNELLEZ
está marcando pauta ya que se han creado nuevos núcleos en casi todo el estado
Barinas lo que trae un mayor beneficio a las personas de poco recursos de los pueblos
que no pueden trasladarse a la capital.
En cuanto a la Línea de Investigación, en la línea del listado general de líneas
de investigación: Sistemas de información y estadísticas.
En este mismo orden de ideas, en el Decreto 3390 considera que la adopción
del software libre desarrollados con estándares abiertos en la administración pública y
en los servicios públicos, facilita la interoperatividad de los sistemas de información
del estado, contribuyendo a dar respuestas rápidas y oportunas a los ciudadanos,
mejorando la gobernabilidad. En el artículo 1, “La administración pública nacional
empleará prioritariamente software libre desarrollado con estándares abiertos, en sus
sistemas, proyectos y servicios informáticos. A tales fines, todos los órganos y entes

6
de la administración pública nacional… gradual y progresiva de éstos software libre
desarrollados con estándares abiertos”.

ALCANCES Y LIMITACIONES

Alcances
Con el desarrollo del sistema se pretende cubrir la necesidad de registro y
control de las actividades, cursos, control de notas y proyectos, generada por los
profesores y alumnos que diariamente acuden a la Coordinación de Postgrado del
VPDS - UNELLEZ– Barinas.
En este punto, es importante señalar quela comisión técnica de estudios de
postgrado presta colaboración para la sistematización: en el anexo 2 la carta
resolución de la aprobación del proyecto de investigación, en el anexo 3 lista de
asistencia de a la presentación del sistema DANTAX, en el anexo 4 la comunicación
de adiestramiento y capacitación al personal de la coordinación de postgrado.

Limitaciones
El acceso al sistema web tiene algunas limitantes, como es al momento que un
profesor ingrese notas, o actividades a desarrollar y no tenga inicialización de cómo
utilizar el sistema propuesto.
Así como la aceptación del sistema por parte del CTSI (actualmente DTSI) de
la Unellez (es el centro de tecnología de la UNELLEZ). Esencialmente, en cuanto a
diseño, programación, niveles de seguridad y se entregaron los ejecutables al
departamento de informática de la Unellez con la finalidad de que sea evaluado e
implantado, definitivamente, en la coordinación de postgrado del VPDS-UNELLEZ.
Dentro de este orden de ideas en el anexo 5 se presenta el reglamento de
estudios de postgrado de la Unellez, con la finalidad de sustentar el sistema con los
lineamientos legales de la universidad. En el anexo 6 se encuentras los planes de
estudios de postgrado que se dictan en coordinación del VPDS. El anexo 7están las
funciones de cada secretaria, a fin de lograr sistematizar los reportes y den repuesta.
En el anexo 8 la solvencia administrativa de la actividad de investigación.
7
 CAPITULO II

MARCO REFERENCIAL

ANTECEDENTES

Para reforzar la propuesta se han tomado los siguientes antecedentes: los

investigadores Azuaje, Palomares, y Silva (2004), proponen diseñar un sistema de
información integral de apoyo a la gestión del programa economía agrícola de
Barinas, esta labor abarcó las diferentes unidades, procesos, funciones y recursos, con
el fin de mejorar la calidad del servicio dentro de la universidad. Evidentemente, el
programa se destaca por cómo llevar en conjunto la parte académica y administrativa,
queservirá como base para el desarrollo de esta investigación.
Quintero (1999), planteó un trabajo denominada “Análisis, Diseño e
Implantación de un Sistema de Información Local para el Control de las Actividades
de Investigación de la Secretaría Ejecutiva de Investigación”, donde propuso la
automatización de la información en el área de la coordinación de investigación de la
Unellez– Barinas. Este trabajo estimó planificar, ejecutar, controlar, y mantener
actualizada la información de todos los proyectos investigativos que realiza el
personal académico del VPDS. Así, como vigilar el presupuesto debidamente
calculado, y la manera general, de ejecución presupuestaria, de cada proyecto. Es ahí,
el módulo de presupuesto que se tomara como base para el desarrollo de la
coordinación de postgrado.
Otra obra del autor anterior (1997), “Plan de sistemas Ezequiel Zamora”,
donde expone un plan estratégico en tres áreas básicas para la inserción y
mantenimiento de la tecnología dentro de la institución: la académica, la
administrativa, y la de redes. Cada uno de estos espacios, se va relacionando
sistemáticamente para lograr la gestión tecnológica de la investigación. De tal
manera, que el diagnóstico impulse la definición del pensamiento estratégico, las
metas y objetivos necesarios dentro de cada una de las áreas consideradas básicas.

8
 Álvarez, M. (1990), elaboró un “Sistema para la Automatización de las
actividades de Administración en la UNELLEZ”, el cual permitió el ahorro de tiempo
y optimización de los procesos y funciones de oficina. Esta investigación arrojó
resultados, positivos, al quedar automatizadas las actividades administrativas en la
Unellez, facilitando a nivel gerencial la toma de decisiones con información
actualizada y precisa de la institución financiera de la institución, lo que representa un
gran aporte con respecto al módulo de la parte administrativa de la coordinación.
En este mismo orden de ideas, en la Oficina de Planificación y Evaluación
Institucional (OPEI) (2000),se planteó un proyecto denominado “Sistema de
Información y Registro de Actuación Docente – SIRAD” (el 27-07-2000 fue
presentado por Resolución N° CD/2000. Acta Ordinaria 540, punto 34). Cuyo
objetivo principal fue permitir a los profesores de la Unellez, llevar un control del
plan operativo y los informes de gestión entregados por los profesores. Es ahí, donde
el diseño del sistema viene a ser producto de un proceso de reingeniería, esté trabajo
sirve como base para que la coordinación lleve un control de su plan operativo. Hoy
en día, se cuenta con una serie de aplicaciones informáticas que permiten automatizar
y agilizar los procesos en cualquier entidad.
Por otro lado, el desarrollo tecnológico actual permite innovaciones
productivas y de servicios. La creatividad ha desplazado sus límites y se ve como
emergen nuevas herramientas tecnológicas de gran apoyo a los usuarios, para la
sistematización de información, y toma de decisiones oportunas y eficaces.
La UNELLEZ es el ente encargado de servir de órgano operativo del sistema
de formación de educación superior pública; en su carácter profesional,
administrativo y asistencial de régimen de estudio a nivel universitario y está a la
vanguardia tecnológica se encuentra, actualmente, sistematizando sus actividades con
el fin de ofrecer información, en forma general, a la comunidad universitaria sobre
investigación, docencia y extensión.

9
BASES TEÓRICAS

SISTEMAS

La sistematización hoy en día es primordial en toda institución, empresa u

organización que requiera tener un control de sus datos y así mantener las funciones
de cada oficina. Esto es con la finalidad de dar cumplimiento a las actividades de
manera eficaz y eficiente gracias a las tecnologías. En sí, la sistematización es lograr
que de esa diversidad de funciones (especificas),de un departamento, pueda funcionar
o cumplir con el objetivo propio de la organización, institución o empresa.
Además, es importante señalar que son los sistemas de información
automatizados el corazón de las actividades cotidianas y el propósito en la toma de
decisiones. Es por ello, que las empresas consideran con mucho cuidado las
capacidades de los sistemas de información cuando deciden ingresar o no en nuevos
mercados o cuando planean la respuesta que darán a la competencia.
De tal manera, los autores Whiten, Bentley, Barlow (2000), exponen que un
sistema de información es una disposición de componentes integrados entre sí, cuyo
objetivo es satisfacer las necesidades de información de una organización. En otras
palabras, un sistema de información es la organización de datos, redes y tecnología
integrados entre sí con el propósito de apoyar y mejorar las operaciones cotidianas de
una institución, empresa u organización, así como satisfacer las necesidades de
información para la solución de problemas y la toma de decisiones para los usuarios
finales de cada oficina o departamento.
Significa entonces, que el propósito principal de los sistemas de información
es recoger, procesar e intercambiar información entre los trabajadores y dar repuesta
oportuna para la toma de decisiones, donde los sistemas son diseñados para apoyar
todas las operaciones; sin embargo, en la mayoría de los casos, es difícil distinguir
entre sistemas de empresa y sistemas de información. De allí pues, que a nivel
gerencial, son los sistemas de información de un departamento u oficina lo que
caracteriza la gestión a sistematizar.

10
 Según Emery citado por Pechuan (1996), se debe tener:
1. Disponibilidad de la información cuando es necesario y por los medios
adecuados.
2. Suministro de la información de manera “selectiva”, evitando sobrecargas
e información irrelevante.
3. Variedad en la forma de presentación de la información.
4. El grado de “inteligencia” incorporado en el sistema (relaciones
preestablecidas).
5. El tiempo de repuestas del sistema.
6. Exactitud, generalidad, flexibilidad, fiabilidad.
7. Seguridad.
8. Reserva.
9. “Amigabilidad” para con el usuario: grado con que el sistema reduce las
necesidades de aprendizaje para su manejo.
De igual forma, son los sistemas quienes a nivel de gestión suministran
información conforme van cambiando las instituciones, empresas u organizaciones,
así como en sus planes de organización a niveles estructurales, en sí en:
• La Dirección General: que tiene bajo su responsabilidad el aspecto de
planificación estratégica de la organización, y la asignación de recursos a
lo largo de las demás unidades funcionales.
• El Control de Gestión: al aportar información veraz a este nivel un SI
permite asegurar a los directivos la obtención de recursos y su efectiva y
eficaz utilización en el logro de los objetivos ya que comprenden
problemas de asignación de recursos que tienen continuidad cíclica.
• Control Operativo: para esta actividad un SI asegura la efectiva y
eficiente realización de tareas específicas allí aborda problemas de
reincidencia repetitivos, bien estructurados, predefinidos y con
características de entrada – algoritmo – salida.
Así como también en las necesidades de información operativa a su vez se
clasifican en:

11
 • Información diaria: un sistema que permite advertir sobre aquellas áreas
en las que el responsable está interesado en disponer de información
diaria sobre aquellos indicadores que pueden emitir una primera
advertencia de algún deterioro en el rendimiento y/o rentabilidad de la
empresa (ventas, devoluciones, gestión de cobros y pagos, resultados de
fábricas, nivel de existencia en el almacén, etc.).
• Información periódica permanente: toda aquella información disponible
periódicamente (trimestral, mensual, semanal, etc.) como parte del ciclo
normal de creación de informes en la organización (gastos de personal,
estadísticas de clientes, inversiones, cuentas a cobrar y a pagar, otros).

CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS.

Los sistemas sirven para organizar los datos o la información a fin de dar
respuesta inmediata, eficiente y eficaz. Sin embargo, los sistemas son estructurados y
cuentan, según sea, con procedimientos, o el autor decida utilizar lo que se denomina
Ciclos de Vida de los sistemas de Información. Éstos vienen a ser estructuras de
pasos a seguir o metodologías para la recolección de datos. Así, dados
específicamente la metodología a utilizar para la elaboración del sistema, existen gran
variedad, en el caso particular de la presente investigación donde se requiere
sistematizar la coordinación de postgrado de la UNELLEZ-VPDS. A continuación se
describe la metodología que se utilizará:

DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA MEDSI.

En su libro “Desarrollo de Sistemas de Información” el autor Montilva (1992),

define MEDSI como una metodología estructurada para el desarrollo de sistemas de

12
información y para organizaciones de cualquier tipo. Ha sido probada con éxito en el
desarrollo de diferentes sistemas de información.
Entre las características resaltantes de esta tecnología podemos resaltar:
1. Es estructurada: esta característica se debe a dos razones esenciales:
 Utiliza diferentes métodos y técnicas estructuradas, que son propias de la
ingeniería de la programación y que han demostrado ser las más eficientes
y eficaces para el desarrollo de sistemas programados
 Guía paso a paso -de arriba hacia abajo- al grupo que la aplica; explicando
primero, de forma muy general, lo que debe hacerse para luego entrar en
los detalles, a medida que se avanza, hasta explicar las tareas esenciales
que el grupo debe llevar a cabo para desarrollar un sistema de información.
2. Es completa: cubre todas las distintas fases del ciclo desarrollo de un
sistema de información desde la definición del proyecto hasta la
implantación del sistema en la organización. Guía al grupo de desarrollo a
través de las fases, a un nivel bastante detallado; explicando las actividades
que deben hacerse y en la mayoría de los casos enumerando las tareas
específicas que los miembros del grupo deben efectuar.
3. Es particionada: a fin de manipular mejor la complejidad inherente a un
proyecto de este tipo, la metodología se divide en fases (al igual que el
ciclo de desarrollo). Cada una de estas fases se divide en pasos los cuales
están orientados a algún tipo de tópico, aspecto a elemento del sistema de
información. Al mismo tiempo, cada paso, a su vez, agrupa a un conjunto
de actividades que han de ser realizadas por el grupo de desarrollo. De
hecho, las actividades se descomponen en tareas específicas, las cuales
deben ser ejecutadas por un miembro o subgrupo en un plazo o periodo de
tiempo relativamente corto (para proyectos grandes entre unas y dos
semanas).
De manera que entre las fases y pasos de la metodología, esta se orienta a
mostrar que debe hacer el grupo de desarrollo las actividades y/o tareas, o

13
 bien detalla lo que debe realizarse o muestra cómo hacer mediante la
aplicación de una técnica.
4. Es modificable y adaptable: el grupo de desarrollo puede modificar
fácilmente la metodología, bien para introducir nuevos elementos como
para eliminar algunos. De igual modo puede adaptar a las condiciones,
exigencias y características de la organización, donde se utilice, o a
cualquier otro tipo de proyecto de sistema de información.

A continuación se muestra las fases y subfases de MEDSI propuesta por

Montilva (1992):

Tabla1. Fases de la Metodología MEDSI.

FASES SUBFASES
Definición del Estudio preliminar del proyecto
proyecto
Estudio de factibilidad
Planificación del proyecto
Análisis del Análisis documental
contexto
Análisis del contexto
Construcción del Diseño y construcción de las pruebas
sistema
Codificación de programas
Elaboración de la documentación, procedimientos
manuales y de control de programas
Pruebas del Pruebas del sistema de información
sistema
Preparación para la implantación
Fuente: Montilva (1992).

Cada una de las fases antes descritas, servirá de apoyo a la investigación para
la recolección de la información y sistematización de la coordinación de postgrado.
De tal manera, la metodología estructurada del autor Montilva (ob.cit), sirve para que
la documentación se organice y pueda ser utilizada a futuras propuestas que se
orienten a sistematizar.

14
SOFTWARE LIBRE

Se denomina software libre al hecho de la libertad de los usuarios que tienen

para instalar, ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, cambiar y mejorar un software. Sin
embargo, para Kon (2003), el software libre es un tipo particular de software que
permite al usuario el ejercicio de cuatro libertades básicas. Concretamente, se pueda
ejecutar para cualquier propósito, estudiar cómo funciona y adaptarlo a sus
necesidades, distribuir copias, mejorarlo, adaptarlo a sus requerimientos y liberar esas
mejoras a cualquier público.
A un cuando, la única restricción del copyleft (es que cualquiera que
redistribuya el software, con o sin cambios, debe dar las libertades antes
mencionadas), y con el requisito primordial de permitir el acceso al código fuente si
realizó algún cambio.
Ahora bien, a continuación se presenta las libertades básicas del software
libre:
 Libertad Cero: "usar el programa con cualquier propósito", esta libertad
implica que se puede utilizar con cualquier fin, ya sea educativo, cultural,
comercial, político, social, etc.
 Libertad Uno: "Estudiar cómo funciona el programa, y adaptarlo a sus
necesidades". Está libertad trata, que se permite estudiar su funcionamiento, o
sea, tener acceso al código fuente, lo que permitirá: descubrir funciones
ocultas, averiguar cómo realizar determinada tarea, descubrir que otras
posibilidades tiene, que le falta para hacer algo, cómo adaptarlos alas
necesidades, entre otras.
 Libertad Dos: "Distribuir copias", está libertad quiere decir que el usuario es
libre de redistribuir el programa, ya sea gratis o con algún costo, ya sea por
email, FTP o en CD, ya sea a una persona o a varias, ya sea a un vecino o a
una persona que vive en otro país.
 Libertad Tres: "Mejorar el programa, y liberar las mejoras al público". Es
una libertad donde el usuario puede mejorar el programa. Es decir, mejorar los

15
 requerimientos de hardware para su funcionamiento, mejorar las prestaciones,
que ocupe menos espacio, que tenga menos errores.
En sí, las libertades en un software libre da oportunidad al usuario para
aprender y lograr modificar, adaptar a sus necesidades; entre sus ventajas, permite el
escrutinio público en el software, es decir que con el código abierto se puede lograr
hacer cambios que lleven a nuevas versiones.
Asimismo, se logra independencia del proveedor al disponer del código se
logra seguir haciendo cambios, mantenimientos, servicios a nivel de seguridad y
privacidad. De allí, que en el software libre la privacidad permite una mayor
seguridad en cuanto al introducir código malicioso, como ser: espía (capturador de
teclas), de control remoto (Troyano), de entrada al sistema (puerta trasera). Además,
se garantiza la continuidad del software aun después de que haya desaparecido la
persona que lo elaboró, dado que cualquier técnico informático puede continuar
desarrollándolo, mejorándolo o adaptándolo.

PHP

En la presente investigación se utilizó el lenguaje de programación PHP, este

es un lenguaje de estilo clásico, o sea, con variables, sentencias condicionales, ciclos
(bucles) y funciones; además, es un lenguaje cercano a Java Script o a C. Sin
embargo, se diferencia de Java Script en que se ejecuta en el navegador, mientras el
PHP se ejecuta en un servidor, esto debido a que permite acceder a los recursos que
tenga instalado en el servidor, por ejemplo una base de datos.
No obstante, al programar en PHP y ser ejecutado en el servidor el resultado
es enviado al navegador, pero al ser ejecutado en el servidor no es necesario que su
navegador lo soporte, ya que es independiente del browser, pero sin embargo para
que las páginas PHP funcionen, se necesita la versión compilada de PHP
(http://www.php.net), un servidor Web (Apache, etc), y un manejado rbase de datos.

16
BASES DE DATOS

Las bases datos son una colección de tablas que sirven para almacenar la
información, esto con la finalidad de tener acceso y poder dar respuesta de manera
eficaz y eficiente. Según Korth y Silberschatz (1993),un sistema de gestión de base de
datos (SGBD) consiste en una colección de datos conectados y una colección de
programas para acceder a esos datos, los cuales contienen información referente a una
determinada institución, empresa u organización.
Ahora bien, un SGBD tiene como objetivo proporcionar un entorno en el que
se pueda almacenar y recuperar información de forma eficaz y eficiente. Para ello, se
diseñan bases de datos que manejan gran cantidad de información, donde las
estructuras de almacenamiento tienen mecanismos de manipulación de la información
simple y sencilla. Además, el sistema de base de datos mantiene la seguridad de la
información almacenada, a pesar de las caídas del sistema o intentos de accesos no
autorizados. Asimismo, si se van a compartir datos entre varios usuarios el sistema
debe evitar posibles resultados erróneos.
De manera que, los sistemas de base de datos proporcionen a los usuarios una
visión de la información, desde lo más complejo, importante, hasta detalles.
Admitiendo que al desarrollarla se debe tener en cuenta los niveles abstracción: el
nivel físico, el nivel conceptual y el nivel de visión. Estos niveles permiten describir
la estructura de la base de datos, el modelo de datos, la colección de herramientas
conceptuales, relaciones, la semántica de datos, y restricciones de datos.
En efecto, lo que conlleva, a una base de datos son simplemente tablas que
contienen los objetos empleados para representar, administrar y tener acceso a los
datos. En ellas encontramos:
- Tablas: Almacenan filas de datos y definen las relaciones entre varias
tablas
- Índice: Optimizan la velocidad de acceso a los datos de la tabla.
- Vistas: Proporcionan una alternativa para ver los datos de una o más
tablas.

17
POSGTRESQL

A nivel de Base de Datos en la presente investigación, se utilizó The

PostgreSQL Global Development Group (2004), es una herramienta denominada
PosgtreSQL diseñada para ser un sistema de bases de datos relacional completa.
De allí que, PostgreSQL es una mejora de la base de datos POSTGRES,
donde mantiene puntos fuertes en cuanto a los tipos de datos, y remplaza el lenguaje
de consultas PostQuel con un subconjunto más extenso de SQL. En sí, PostgreSQL es
un proyecto OpenSource (software libre), esto debido a que no tiene empresas
comerciales. Ahora bien, este sistema de gestión de datos sirve para grandes
corporaciones, instituciones y pequeños negocios, es una de las comunidades de
desarrolladores más fuertes del mundo y una reputación global de una alta calidad de
ingeniería de software. Dentro de sus características internas y portabilidad se tiene:
- PostgreSQL corre en la mayoría de las plataformas UNIX, en particular
GNU/Linux, y en sistemas basados en Windows NT como ser WinXp,
Win2000, Win2003.
- Versiones de Windows basadas en MSDOS como ser Win95/98/Me
pueden correr PostrgreSQL utilizando Cywin.
- Existe también un port para Novell Netware 6.
- Soporte completo ACID, cumple con ANSI SQL e integridad referencial.
- Replicación (soluciones comerciales y no comerciales) que permite la
duplicación de bases de datos maestras en múltiples sitios de réplica.
- Implementa WAL (Write-Ahead Logging), esta es una implementación
estándar para logging de transacciones, el concepto central bajo WAL es
que los cambios de los datos deben de hacerse efectivo luego de haber sido
registrados.
- Hot Backup
- Interfaces incluidas en la distribución : C (libpq), C embebido (ecpg),Java
(jdbc), Python (PyGreSQL), TCL (libpgtcl).Existen también las siguientes
interfaces: .Net Data Provider (Npgsql), C++ (libpq++), ODBC

18
 (psqlODBC), interfaz nativa Perl (pgperl), libpq para PalmOS, Object
Pascal, PHP, Ruby,etc.
- Implementa herencia entre tablas (como la herencia en programación de
objetos).

JAVASCRIPT

JavaScript es un lenguaje de programación interpretado, no requiere ser

compilado, utilizado para construir sitios web y hacerlo más interactivo. Entre sus
características principales, se puede mencionar que es un lenguaje basado en
acciones, que gran parte de la programación en dicho lenguaje está centrada en
describir objetos, escribir funciones que respondan a movimientos del mouse,
aperturas, utilización de teclas, cargas de páginas entre otros y es soportado por la
mayoría de los navegadores web. JavaScript nació de la necesidad de permitir a los
autores o creadores de páginas web interactuar con sus usuarios, a crear páginas con
mayor complejidad, motivado a que HTML aunque permite crear páginas estáticas
mostrando textos con estilos, no proporciona la interacción con los usuarios.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Los estudios de factibilidad, se utilizan a nivel de tecnología para determinar

la viabilidad enel desarrollo de sistematización de una institución, empresa u
organización. En estos estudios se evalúa los aspectos técnicos, operativos,
económicos y psicosocial. Es allí, donde se analiza si un sistema de información
ayudará a lograr los objetivos que se pretenden o si no es conveniente realizarlos, ya
que hay maneras distintas de cumplir con los objetivos. La factibilidad corresponde a
la fase de nacimiento del ciclo de vida de desarrollo de los sistemas, en la cual se
parte de una necesidad o requerimiento del usuario y se decide realizar o no el
sistema. Las fases de análisis, diseño, programación, pruebas implementación del

19
método tradicional corresponde a la fase de desarrollo que se presentó antes en el
modelo del ciclo de vida de los sistemas.

BASES LEGALES

Las presentes leyes son citadas como asientos legales de la República

Bolivariana de Venezuela, con respecto a la promoción y utilización de la tecnología
en todos sus ámbitos. Es por ello, que se toma como referencia, dando así
sustentabilidad a la investigación en cuanto al marco legal. El estado promueve la
utilización de las tecnologías en todos los campos de la sociedad.

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, cita en sus artículos 108y

110:
Artículo 108. Los medios de comunicación social, públicos y privados,
deben contribuir a la formación ciudadana. El Estado garantizará servicios
públicos de radio, televisión y redes de bibliotecas y de informática, con
el fin de permitir el acceso universal a la información. Los centros
educativos deben incorporar el conocimiento y aplicación de las nuevas
tecnologías, de sus innovaciones, según los requisitos que establezca la
ley”.
Artículo 110. El Estado reconocerá el interés público de la ciencia, la
tecnología, el conocimiento, la innovación y sus aplicaciones y los
servicios de información necesarios por ser instrumentos fundamentales
para el desarrollo económico social y político del país, así como para la
seguridad y soberanía nacional….

Lo descrito, conlleva a que el Estado garantiza la promoción del interés

público a la ciencia y tecnología para el fomento y mejoras en el desarrollo de
actividades. El proyecto no vulnera ningún derecho de autor ya que todos los
elementos que lo componen son originales y no se han copiado de ninguna fuente.
En sí, uno de los esfuerzos desde el punto de vista legislativo que ha
impulsado el gobierno venezolano ha sido la promulgación de un conjunto de normas,
reglamentos y decretos que proporcionan un marco jurídico ajustado a los nuevos
tiempos y a la apertura de las telecomunicaciones; ejemplo de ello se observa en la

20
promulgación del decreto 825 del 10 de mayo de 2000, del cual se puede citar los
siguientes artículos que pueden ser considerados como fundamentales para el impulso
y desarrollo de internet:

En el Decreto 825, en sus artículos 1 y 2:

Artículo 1: Se declara el acceso y el uso de Internet como política
prioritaria para el desarrollo cultural, económico, social y político de la
República Bolivariana de Venezuela.
Artículo 2: Los órganos de la Administración Pública Nacional deberán
incluir en los planes sectoriales que realicen, así como en el desarrollo de
sus actividades, metas relacionadas con el uso de Internet para facilitar la
tramitación de los asuntos de sus respectivas competencias.

Como se observa mediante este decreto se reconoce la importancia de

internet para el desarrollo social, económico y político de la nación, así como
también la relevancia de este nuevo medio para el acceso y la difusión de nuevas
ideas, servicios y conocimientos que van en beneficio de los ciudadanos
En este mismo orden de ideas, la constitución garantiza el derecho al acceso a
las tecnologías, así como el hecho de orientar la producción de desarrollo de software
bajo estándares abiertos, emanado en:

El Decreto N° 3.390, en su artículo 2 cita:

Artículo 2. A los efectos del presente Decreto se entenderá por:
-Software Libre: Programa de computación cuya licencia garantiza
al usuario acceso al código fuente del programa y lo autoriza a ejecutarlo
con cualquier propósito, modificarlo y redistribuir tanto el programa
original como sus modificaciones en las mismas condiciones de
licenciamiento acordadas al programa original, sin tener que pagar
regalías a los desarrolladores previos.
-Estándares Abiertos: Especificaciones técnicas, publicadas y
controladas por alguna organización que se encarga de su desarrollo, las
cuales han sido aceptadas por la industria, estando a disposición de
cualquier usuario para ser implementadas en un software libre u otro,
promoviendo la competitividad, interoperatividad o flexibilidad.
-Software Propietario: Programa de computación cuya licencia
establece restricciones de uso, redistribución o modificación por parte de
los usuarios, o requiere de autorización expresa del Licenciador.

21
 -Distribución Software Libre desarrollado con Estándares
Abiertos para el Estado Venezolano: Un paquete de programas y
aplicaciones de Informática elaborado utilizando Software Libre con
Estándares Abiertos para ser utilizados y distribuidos entre distintos
usuarios.

De igual manera, Decreto N° 3.390, en sus artículos 5 y 8 señala:

Artículo 5.El Ejecutivo Nacional fomentará la investigación y desarrollo
de software bajo modelo Software Libre desarrollado con Estándares
Abiertos, procurando incentivos especiales para desarrolladores.
Artículo 8. El Ejecutivo Nacional promoverá el uso generalizado del
Software Libre desarrollado con Estándares Abiertos en la sociedad, para
lo cual desarrollará mecanismos orientados a capacitar e instruir a los
usuarios en la utilización del Software Libre desarrollado con Estándares
Abiertos.

Lo antes expuesto infiere, que la propuesta investigativa se base en

aplicaciones bajo programación de software libre, acatando lo establecido en las leyes
venezolanas y de esta manera incentivar al personal de postgrado a trabajar bajo
ambientes de sistemas abiertos.

Reglamento de Estudios de Postgrado de la UNELLEZ, en su artículo 1 expone:

Artículo 1.Los estudios de Postgrado que se realicen en la UNELLEZ se
regirán por lo pautado en el Reglamento de la Universidad y en las
normas que conforman el presente reglamento, en concordancia con las
demás disposiciones legales del país.

El reglamento de postgrado de la Unellez consta de cinco (5) capítulos:

Disposiciones generales, aspectos académicos, profesores, del tutor y del jurado, de la
comisión de estudios de postgrado y de las comisiones técnicas, de la secretaria
ejecutiva, coordinación de área y coordinación de mención. Dicho reglamento sirve
de base para la sistematización por lo que se encuentra en el anexo 5 de la presente
investigación.

22
OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
Objetivo General: Implantar un sistema de información computarizado para el registro y control de los procesos
administrativos y académicos pertenecientes a la coordinación de postgrado del Vpds-Unellez.
Tabla 2. Operacionalización de Variables.
OBJETIVOS DEFINICIÓN OPERACIONAL
ESPECÍFICOS VARIABLE DIMENSIONES INDICADORES
Realizar un diagnóstico de Sistema Es un conjunto de elementos: personas, Definición del Estudio Preliminar,
los requerimientos del datos, redes y tecnología integrados proyecto Planificación
sistema entre sí con el propósito de apoyar y Análisis del Análisis documental
mejorar las operaciones cotidianas de contexto Análisis del contexto
una institución, para satisfacer las Construcción del Diseño, Construcción,
necesidades de información a fin de dar sistema Codificación
solución a problemas y la toma de Pruebas del sistema Pruebas del sistema,
decisiones. implantación
Diseñar la base de datos. Base de datos Es una colección de datos recopilados Administrativas Atención al Público, Secretarias,
y estructurados, compuesta por tablas Archivo, Administración,
que contiene los objetos a ser Soporte Técnico
empleados para representar, Académicas Control de Estudio, Convenios,
administrar y tener acceso a los datos Aulas, Laboratorio, Mensajerías
del sistema. y Correos, Coordinaciones,
Comisión Técnica, Apoyo a
Tesis
Diseñar un prototipo para Estudio de El estudio de factibilidad, son fases Estudio Técnico Hardware, software
ser evaluado y así factibilidad para la evaluación del desarrollo de un Estudio Manejo de los equipos
identificar posibles fallas sistema, con respecto al estudio Operacional computacionales de los usuarios
técnico, operacional, psicosocial y Estudio Psicosocial Aceptación de los usuarios
económico. finales
Estudio Económico Gastos para la implantación
Implantar el sistema Software libre Se refiere a la libertad de los usuarios Programación PHP
propuesto con para ejecutar, copiar, distribuir,
herramientas de software estudiar, cambiar y mejorar el software. Base de Datos PostgreSQL
libre.
Fuente: Silva, Guillen, Rondón, González (2016).

23
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

Automatización: Proceso de mecanización de las actividades industriales para

reducir a mano de obra, simplificar el trabajo, etc.

Administrador del Sistema: Un Administrador de sistemas, o sysadmin, es aquella

persona que se dedica a mantener y operar un sistema de cómputo o una red.

Administrador: Programa diseñado para realizar una serie de tareas de

mantenimiento relacionadas en la computadora, como el mantenimiento de archivos.

Análisis: Evaluación de una situación o problema, incluyendo revisión desde

distintos aspectos o punto de vista.

Aplicación: Programa diseñado para asistir en la realización de una tarea específica,

tal como un procesador de texto, contabilidad o gestión de inventario.

Ciclo: Corresponde a un a zona. Es una parte de los puntos de entrega de cada oficina
auxiliar.

Clases: Describe un grupo de objetos con propiedades (atributos) similares, con

relaciones comunes con otros y con una semántica común.

Código: Es la identificación numérica que simplifica la denominación literal de una

región, tales como: ciclo, región, ruta, zona, oficina, etc.

Consulta: Conjunto especifico de instrucciones para realizar extracciones

particulares de información de forma repetitiva.

Control: Se aplica a las medidas diseñada para asegurar las acciones sin errores
llevadas a cabo en el momento adecuado y en el orden adecuado relativo a otras
actividades de manejo de datos o basadas en hardware.

Controlador: dispositivo en el que otros dispositivos se basan para acceder a un

subsistema de computadoras.

Cuenta: Id Del punto de entrega (suscriptor).

Datos: Unidad de información.

Desarrollo: Fase de evolución de un sistema.

Diseño: Plan o estructura general de un sistema de documento.

24
Formulario: Ventana sobre la que se desarrolla un programa.

GUI: Interfaz Gráfica de usuario.

Herencia: Es compartir atributos y operaciones entre clases tomando como base una
relación jerárquica.

HTML: HyperText Markup Language, es un lenguaje simple utilizado para crear

documentos de hipertexto para WWW. No es un lenguaje de descripción de página
como Postcript; HTML no permite definir de forma estricta la apariencia de una
página, aunque una utilización algo desviada hace que se utilice en ocasiones como
un lenguaje de presentación.

Instrucciones: Entidades ejecutables de menor

Interfaz Gráfica: Entorno que representa en la pantalla programas, archivos y

opciones por medio de iconos, menús y cuadros de diálogos.

Usuario: Persona que tiene una cuenta en una determinada computadora por medio
de la cual puede acceder a los recursos y servicios que ofrece una red. Un usuario que
reside en una determinada computadora tiene una dirección única de correo
electrónico.

25
 CAPITULO III

MARCO METODOLÓGICO

Una vez que se ha formulado el problema de investigación, la delimitación de

los objetivos y asumidas las bases teóricas que orientan el sentido de manera precisa,
se describe los distintos métodos y técnicas que permiten obtener la información
requerida. A fin de cumplir con este importante aspecto, inherente a todo proceso de
investigación, se describe en este capítulo la metodología a seguir en el proyecto.
Citando a Balestrini (2002), se puede decir.
“El fin del marco metodológico es el de situar en el lenguaje de
investigación, los métodos e instrumentos que se emplean en la
investigación, desde la ubicación del tipo de estudio y el diseño de
investigación, su universo o población, su muestra, los instrumentos y
técnicas de recolección de los datos. Proporcionando un esquema
detallado de cómo se realizó la investigación.” (p. 56).

ÁREA DE LA INVESTIGACIÓN

La investigación se desarrollara en la coordinación de postgrado de la

Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora
(Unellez), ubicada en el Vicerrectorado de Planificación y Desarrollo Social (Vpds).
Ubicado en el Estado Barinas, Municipio Barinas.

TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

En este punto es importante señalar que la presente investigación, en sus

comienzos se caracterizó por ser un estudio encontrado en la modalidad de proyecto
factible. Según la UPEL. (2003), un proyecto factible consiste en la “Investigación,
elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para

26
solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos
sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías,
métodos o procesos.” (Pág. 7).

Sin embargo, con la sistematización de la investigación se procedió a dar un

giro a la investigación al paradigma holístico, esto debido al nivel y tipo de objetivo
de la presente investigación, por lo que sus resultados se presentaran bajo el tipo de
investigación proyectiva, donde Hurtado (2000), “son todas aquellas investigaciones
que conducen a inventos, programas, diseños o a creaciones dirigidas a cubrir una
determinada necesidad, y basadas en conocimientos anteriores.” (Pág.323).

De allí que la investigación se organiza en fases a una investigación

proyectiva, la cual conlleva a un proceso continuo y progresivo de otros tipos de
investigación, que obliga a transitar a otros niveles y estadios-fases precedentes, por
lo que se utiliza los siguientes niveles:

Nivel perceptual: estadio - fase exploratoria y descriptiva en la cual se

expone el antecedente y planteamiento del problema, determinación del enunciado
holopráxico, limitación y delimitación del problema.

Nivel aprehensivo: estadio - fase comparativa y analítica en las que

investigan fuentes secundarias (bibliográficas), así como también se ubican y analizan
los elementos y procesos claves de investigaciones similares.

Nivel comprensivo: explicar y predecir qué variables se consideran en esta

investigación.

Nivel propuesta: estadio - fase proyecto.Diseño de la propuesta, se presenta

la metodología de desarrollo del software.

Asimismo, en toda investigación proyectiva se trabajan relaciones de causa

efecto, pues para diseñar una propuesta que permita modificar la situación es
necesario primero explicar por qué y cómo ocurre tal situación, para ello se toma el
reglamento que rige la coordinación de postgrado; de otra manera la propuesta no
resulta efectiva, para luego sentarse con el personal que labora en la coordinación a

27
fin de contrastar la realidad y el reglamento, y así lograr sistematizar de manera eficaz
y eficiente el registro y control de los procesos administrativos y académicos
pertenecientes a la coordinación de postgrado del VPDS-UNELLEZ-Barinas.

De tal manera que la sistematización, trae un avance tecnológico a la Unellez -

Barinas y a la comunidad en general, lo que significa un portal Web con información
permanente de las especializaciones, maestrías y doctorados que dicta esta casa de
estudio. Así como tener información veraz y oportuna de las actividades
administrativas de la coordinación de postgrado.

Aunado a ello, la investigación se apoya con un estudio de campo en función

de una estrategia para la obtención de los datos, donde según la UNA (1998), “la
investigación de campo constituye un proceso sistemático, riguroso y racional de
recolección, tratamiento, análisis y presentación de datos, basados en una estrategia
de recolección directa de la realidad de las informaciones necesarias para la
investigación.” (Pág. 39).

Es allí, donde la recopilación los datos se realiza través de técnicas como:

entrevistas informales, revisión de documentos y la observación; más no se trabaja
con hipótesis, población ni muestra; ya que está basada en un estudio de
requerimientos de automatización de los procesos de la coordinación de postgrado.
En lo esencial, referente a: inscripciones, registro, control de pagos de las diferentes
especializaciones, maestrías y doctorados que se dictan en el VPDS, control del
personal académico; así como en el área administrativa, la ejecución del presupuesto
de la coordinación, entre otras actividades de la misma.

Ahora bien, para la investigación también se toman datos documentales a fin

de obtener información de las actividades que realiza la coordinación de postgrado;
por ende, la investigación se clasifica como documental, donde Sánchez y Guarisma
(1995), “la investigación documental abstrae las características en documentos y
generaliza en base a las características fundamentales.” (Pág. 75).

Asimismo, una investigación es documental porque forma parte esencial de un

28
proceso de investigación, es decir, se obtiene conocimiento o soporte que se necesita
para este trabajo. En otras palabras, lo que se desea, alcanzar con la presente
investigación, es establecer una estrategia donde se observa y reflexiona
sistemáticamente sobre realidades (teóricas o no), usando para ello los datos
suministrados por los usuarios finales de la coordinación de postgrado y contrastarlas
con la información documental.

POBLACIÓN

La presente investigación cuenta con una población que labora en la

coordinación de postgrado del VPDS-UNELLEZ-Barinas. Arias (2006), “la
población, o en términos más precisos población objetivo, es un conjunto finito o
infinito de elementos con características comunes para los cuales serán extensivas las
conclusiones de investigación. Esta queda por la población y por los objetivos de
estudio.” (Pág.81).
En esta perspectiva, la población juega un papel fundamental debido a que
permite arrojar resultados exactos para poder dar valores verdaderos, a cada una de
las respuestas, que permiten evaluar el desarrollo de la investigación. Sin embargo, la
población o universo de la presente investigación está representada por treinta y
nueve (39) personas encargadas de los departamentos que se encuentran en la
coordinación de postgrado de la Unellez - Barinas.

MUESTRA

La muestra es una proporción de la totalidad de la población, para Arias

(2006), “La muestra es un subconjunto representativo y finito que se extrae de la
población accesible.” (p.83). Para ello, la muestra debe ser representativa si su
tamaño excede a una gran cantidad de personas, donde se puede agrupar según su

29
tamaño y características similares, permitiendo hacer interferencias o generalizar los
resultados al resto de la población con un margen de error conocido.
Sin embargo, en la presente investigación es una población de 39 personas,
por ende la población es menor a 100 personas. En este caso, la presente
investigación, la muestra será la misma población objeto de estudio, debido a que es
un grupo de personas manejable, que se encuentran en la coordinación de postgrado
de la UNELLEZ - Barinas.

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

En lo referente a las técnicas a utilizar para la recolección de datos, en la

operacionalización de las variables se puede observar que no se encuentra Items, ya
que se emplea documentación, reglamento y entrevista no estructurada, a fin de lograr
definir los indicadores que se tomaran en consideración para la recolección de los
datos. En el anexo 9 se presenta las preguntas realizadas en las entrevistas.
De tal manera, se decide para la presente investigación la entrevista y la
técnica de la observación. Arias (2006),expone que la observación directa “es una
técnica que consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática,
cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o en la
sociedad, en función de unos objetivos de investigación preestablecidos.”(p.69). Esta
observación se orienta a identificar las actividades y registros que utilizan los
usuarios finales del sistema, para llevar el control de la gestión administrativa y
académica en la coordinación de postgrado.

VALIDACIÓN DEL INSTRUMENTO

Según Hernández, Fernández y Baptista (2006), la validez se refiere, al grado

en que un instrumento realmente mide la validez que pretende medir. Las evidencias
de la validez las podemos denominar como:
 Evidencia relacionada con el contenido: se refiere al grado en que un

30
 instrumento refleja un dominio específico de contenido de lo que mide. Un
instrumento de medición debe contener representados todos los ítems del
dominio de contenido de las variables a medir.
 Evidencia relacionada con el constructo: se refiere al grado en que una
medición esté respaldada por teorías o esquemas teóricos.

La validez del contenido se evidencia al poder verificar que el instrumento de

medición contiene relación con las variables y la factibilidad para la implantación del
sistema de información computarizado. En definitiva es dar respuesta, a lo referente,
al registro y control de los procesos tanto académicos y administrativos de la
coordinación de postgrado de la Unellez – Barinas.

CONFIABILIDAD DEL INSTRUMENTO

La confiabilidad del instrumento de recolección de datos se refiere al grado de

aplicación repetida al mismo sujeto u objeto el cual produce iguales resultados, así lo
señala Hernández, Fernández y Baptista (2006), para ello se solicitará a dos expertos
la revisión y colocación de observaciones en el formato diseñado. En este caso fueron
entrevistas no guiadas, para ello, se apoyó en la observación y la toma de las
correcciones de las interrogantes que se realizaron durante la entrevista, a fin de
proceder a su aplicación.

TÉCNICA DE ANÁLISIS DE DATOS

Se realizará un análisis descriptivo de la observación y de las entrevistas no

estructuradas, lo que ayuda a interpretar de manera objetiva la información con la que
se cuenta. Unas ves recopiladas toda la información se procede a responder cada
pregunta, para su posterior análisis.

31
PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS

En lo referente al procedimiento para la presentación de los resultados se

utiliza los niveles de una investigación proyectiva según Hurtado (2000):
Nivel perceptual: estadio - fase exploratoria y descriptiva en la cual se
expone el antecedente y planteamiento del problema, determinación del enunciado
holopráxico, limitación y delimitación del problema.

Nivel aprehensivo: estadio - fase comparativa y analítica en las que

investigarán fuentes secundarias (bibliográficas), así como también se ubicarán y
analizarán los elementos y procesos claves de investigaciones similares.

Nivel comprensivo: explicar y predecir qué variables se consideraron en esta

investigación.

Nivel propuesta: estadio - fase proyecto.Diseño de la propuesta, se presenta

la metodología del desarrollo de software. Para la presente investigación se utiliza la
metodología del desarrollo del software propuesta por Montilva (1992) la cual consta
de las siguientes fases y sub-fases:

1. Definición del Proyecto.

 Estudio preliminar del proyecto.
 Estudio de factibilidad.
 Planificación del proyecto
2. Análisis del contexto.
 Análisis documental.
 Análisis del contexto.
3. Construcción del Sistema.
 Diseño y construcción de las pruebas.
 Codificación de programas.
 Elaboración de la documentación, procedimientos manuales y
de control de programas.
4. Pruebas del Sistema.
 Pruebas del sistema de información.
 Preparación para la implantación

32
 CAPITULO IV

PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS

La presente investigación tiene como objetivo sistematizar la coordinación de

postgrado de la UNELLEZ-VPDS, específicamente para llevar el control de la
información de los procesos académicos y administrativos. Ahora bien, para el
análisis de los resultados se organizó según los niveles expuestos por Hurtado (2000),
los cuales son: nivel perceptual, nivel aprehensivo, nivel comprensivo y el nivel
propuesta; donde en cada nivel se expone los resultados logrados y que responden a
los objetivos específicos de la presente investigación. Además, es importante explicar
que en el nivel de la propuesta se presentan las fases de la metodología del desarrollo
de software expuesta por Montilva (1992).
En este punto es importante señalar que la primera parte da respuesta al orden
ontológico del ser de la investigación, es decir, la investigación que se realiza para
llegar a la sistematización epistemológicamente; luego se expone a nivel axiológico
paso a paso de cómo se desarrolla el sistema realizado para la coordinación de
postgrado.
Por tanto a continuación se describe los resultados logrados durante la
ejecución de la investigación:

NIVEL PERCEPTUAL.

La primera reunión para organizar la investigación se tiene a nivel

tecnológico, donde se procede a visitar la coordinación de postgrado del Vpds-
Unellez, con la finalidad de observar la necesidad y entrevistarse con el personal de la
coordinación a fin de tomar nota de los requerimientos y necesidades para la
sistematización. En el anexo 2 se presenta la resolución CTP/2005/05, punto 05
donde se aprueba la realización del programa de la sistematización de postgrado, a fin

33
de que el personal que labora preste toda su colaboración para lograr con éxito la
sistematización.
Luego de tener la aprobación por parte de la coordinación y del centro de
tecnología y servicios de información C.T.S.I de la UNELLEZ se procedió a realizar
la evaluación, que se muestra en la página web de la UNELLEZ con respecto a la
coordinación de postgrado. Se observó que solo se encuentra información estática de
las especializaciones y maestrías que se dictan en la universidad. Además, la
coordinación informó que no lleva control de los profesores que dictan clases, sus
pagos, los estudiantes, sus pagos, no se da información por la página web de las
especializaciones, maestrías y doctorados que dicta la Unellez-Barinas. De allí, la
problemática de pagos al día tanto de los estudiantes como a los profesores, entrega
de notas e información a la comunidad.
De igual forma a nivel administrativo, el control del personal en cuanto a
comunicaciones, la entrega de notas a los estudiantes, el control de los depósitos
realizados por los estudiantes como pago del estudio de cuarto nivel que esté
realizando y el grupo al cual pertenece. Otra de las inquietudes, llevar control de la
agenda de la comisión técnica de puntos aprobados y refutados, la aprobación u
rechazoa profesores que dicten clases, los títulos de trabajos a presentar, los tutores,
los jurados, fechas de presentación, constancias de aprobación y culminación. Lo
anteriormente expuesto fueron las acotaciones en una primera reunión y apreciación
de la coordinación donde se tomó nota.
No obstante, para determinar el enunciado holopráxico, limitación y
delimitación de la investigación se procedió a solicitar el reglamento que rige la
coordinación de postgrado, esto con la finalidad de tener un criterio legal de que se va
a sistematizar.
Sin embargo, para dar respuesta a uno de los objetivos específicos, que indica:
realizar un diagnóstico de los requerimientos del sistema. Los programadores
realizaron levantamiento de información, donde cada oficina cuenta con equipo
computacional apto para el sistema que se desarrollará. La coordinación no cuenta
con un buen internet, y no cuenta con servidor. En virtud de ello el CTSI

34
(actualmente denominada DTSI) tomó nota para que se utilice un espacio en los
servidores centrales y de manera alojar el sistema, y tramitar ante el VPDS la
conexión de internet en Barinas II, lugar donde se encuentra la coordinación de
postgrado.
De lo descrito, se presenta a continuación diagrama de flujo, donde se
estructuró la problemática, a fin de dividir el trabajo y lograr sistematizar, organizar
ideas, para luego tomar decisiones.

Diagrama 1. Necesidades de la coordinación de postgrado.

Fuente: Silva, Guillen, Rondón, González (2016).

Ahora bien, es importante señalar que la coordinación procedió a realizar

respaldo de la información que se maneja con la finalidad de revisar y lograr
comprenderla cantidad de información que procesa, formatos, redacción de cartas; a
nivel administrativo, cómo se lleva la caja chica si es de manera manual o digital (una
tabla en un documento en formato .doc), el control de pagos se realiza en tablas en

35
excel, el control de profesores en documento .doc, entre otros. Asimismo, se procedió
a revisar y tomar datos de cada archivo para organizarlos, un total de tres carpetas y
noventa y cinco archivos.
En la figura 1 se muestra varias imágenes para tener una idea del estudio que
se realizó y tomar de decisiones, establecer las entradas y los reportes del sistema a
desarrollar, definir las tablas, visitar a cada usuario. Así como los niveles de
seguridad, el manejo de información, duplicidad de actividades; en el área
administrativa: control de pagos tanto para profesores como de estudiantes, donde se
observó a estudiantes aprobando varios subproyectos y solo cancelando el inicial,
adeudando gran cantidad de cuotas.
Figura 1. Documentos respaldados de la coordinación de postgrado para su análisis.

Fuente: Silva (2005)

36
NIVEL APREHENSIVO.

En este punto, se realizó la fase analítica de los documentos en digital

enviados y el retorno de documentos impresos por parte de los usuarios finales. Esto
es con la finalidad de tomar decisiones de los datos que serán elegidos para la
sistematización. Por tanto a continuación se presenta una tabla que resume los
archivos entregados por los usuarios:

Tabla 3. Análisis de documentos en digital.

Nombre del
N Descripción Analítica
Documento
Es utilizado para llevar la agenda de la comisión técnica en cuanto a las
reuniones ordinarias y extraordinarias, en ella se toman decisiones con
Agenda comisión
respecto aprobación de profesores que dictaran los subproyectos,
1 técnica de fecha 14-07-
aprobación de jurados de los trabajos que serán presentados para
2004
culminar ya sea especialización, maestría y doctorado. También
apertura de cursos y nuevos estudios de cuarto nivel.
Del documento anterior que es la agenda de la comisión se desprende
Resoluciones de fecha las resoluciones, son documentos oficiales para ejecutar la toma de
2
22-09-2004 decisiones. Para ello se toma en cuenta la sistematización como reporte
de la agenda.
Existe una pequeña biblioteca que almacena libros y los trabajos
Préstamo de trabajos y
3 presentados para optar a los títulos de especialización, maestrías y
libros de postgrado
doctorados, en calidad de préstamo.
4 Relación de caja chica Formato para hacer entrega y petición de caja chica.
Archivo en excel donde lleva las maestrías, especializaciones y
5 Reporte de cobranzas doctorado, las cobranzas, totalidad del costo y lo que se adeuda (por
cobrar).
En los archivos entregados existen archivos de los contenidos de los
Varios contenidos de subproyectos que se dictan en las especializaciones, maestrías y
6
subproyectos doctorados, no presentan una forma con lineamientos, al revisarlos no
todos están digitalizados.
Archivo excel donde lleva el control de las cobranzas por maestrías,
Control de las
7 cada subproyecto, lo que se adeuda. También cuenta con otra hoja
maestrías
donde se observa control de maestrías por participante.
En este documente se observa como se lleva la relación de pagos de
cada estudiante por maestrías, así como fechas de pagos, multas por
atraso en los pagos. Es importante señalar que la relación lleva un
8 I semestre maestrías archivo por semestre generando sobre cargo de información y falta de
control de pagos. Una observación importante es la dependencia del
usuario, debido a que es la persona que entiende como se carga y como
se lleva la relación de la información.
Fuente: Coordinación de postgrado Unellez-Barinas. Silva, Guillen, Rondón, González (2016)

Cont…

37
 Cont…

Cont… Tabla 3.Análisis de documentos en Digital.

Nombre del
N Descripción Analítica
Documento
Este documento permite tomar en cuenta en la sistematización, un
9 Informe financiero reporte del estado financiero de la coordinación y los datos que debe
reflejar, tanto a nivel total como por estudiantes.
El archivo se realiza con la finalidad de entregar a los profesores con el
Listado de fin de que sepan los estudiantes matriculados y quienes han pagado el
10
participantes subproyecto. Ésto significa realizar un reporte de estudiantes por
subproyecto.
Notas derecho agrario El archivo muestra el formato como los profesores entregan las notas
11
I cohorte de los estudiantes
El archivo se encuentra en formato .doc y lleva la relación de
estudiantes, subproyectos cancelados y no tiene relación del formato
12 Planillas de control
presentado en excel. Esto lleva a inferir existe una duplicación de la
información y sin formato establecido.
En él se muestra el formato del comprobante que se le encarga al
13 Planillas de inscripción
estudiante al cancelar para su inscripción.
Programa de En el archivo de excel se observa la relación de horas, aulas, cantidad
14
actividades de estudiantes y nombres de cada profesor, el subproyecto a dictar.
Formato de requisición de compras, formato pre establecido por
15 Requisicióncompras
administración.
Reseña histórica de los Se presenta reseña histórica de postgrado, misión y visión. Elaborada
16
post-grado para ser colocada en el sistema a diseñar.
Formato de cómo promueven los estudios de cuarto nivel, que se dan
17 Tríptico
en la coordinación de postgrado del Vpds-Barinas
Listado de En este archivo se observa cada uno de los cursos de cuarto nivel que
18 participantes por cursos se dicta en la coordinación de postgrado del Vpds-Barinas, el perfil, el
de cuarto nivel coordinador y los estudiantes por subproyecto.
19 Constancia de notas Formato de constancia de notas a estudiantes.
Relación de profesores Este archivo lleva cada especialización, maestría y doctorado de la
20 por curso de cuarto coordinación de postgrado del Vpds-Barinas, sus subproyectos y cada
nivel y subproyecto profesor, unidades de crédito, número de horas, inicio y culminación.
Fuente: Coordinación de postgrado Unellez-Barinas. Silva, Guillen, Rondón, González (2016)

En los archivos existen varias propuestas para nuevas maestrías, formatos de

etiquetas para identificar carpetas y archivar, distintos archivos de comunicaciones.
Lo descrito permite dar una solución de un buzón de correspondencias y la
sistematización o codificación del archivo a fin de organizar carpetas y documentos
de las propuestas de maestrías nuevas. Así como también archivos con formatos de
avisos que son publicados en la cartelera de la coordinación de postgrado.
Evidentemente, esto llevará a colocar una sección de anuncios con la finalidad de
mantener informado a los estudiantes y a la comunidad.

38
 En la figura 2, se muestra la depuración y organización que se realiza de los
documentos en digital, entregado por parte de la coordinación de postgrado, el cual
consta de tres carpetas con un total de 113 archivos, los cuales se utilizaron como
referencia 20 archivos y fueron analizados en la tabla 4.

Figura 2. Documentos en digital depurados.

Fuente: Silva, Guillen, Rondón, González (2016)

Ahora bien, luego de analizados los archivos en digital para obtener

información de la coordinación de postgrado del VPDS-UNELLEZ-Barinas, se
procedió a solicitar a los usuarios que indiquen las funciones según el reglamento
desempeñan en sus departamentos. A continuación se presenta una tabla donde se
contrasta los señalado en el reglamento y lo que el usuario realiza diariamente. Esto
se realiza con el fin de que acciones se tomaran para la sistematización,
programación, entradas, reportes que sean relevantes para la propuesta.

39
Tabla 4. Contratación del reglamento, funciones descritas por personal, acciones a desarrollar.
Departamento Reglamento Descripción Usuario
Capítulo V, Sección segunda.
Coordinación de área Artículo 55. Se crea la coordinación de
área de estudios de postgrado la cual
Secretaria Ejecutiva tendrá la responsabilidad de coordinar y
(Lourdes Mora) planificar las actividades de postgrado en
el vicerrectorado respectivo. Estará a cargo
de un coordinador de área con rango de
jefe de subprograma, bajo la supervisión
del secretario de estudios de postgrado.
Artículo 58. Son atribuciones del
coordinador de área de estudios de
postgrado.
a) Preparar las convocatorias de las
reuniones ordinarias y extraordinarias
de la comisión técnica de estudios de
postgrado.
b) Preparar las agendas y actas de las
reuniones de la comisión técnica de
estudios de postgrado.
c) Rendir cuenta de sus actividades al
vicerrector de área y al secretario(a)
ejecutivo de postgrado.
d) Asistir a las reuniones de la comisión
técnica de estudios de postgrado.
e) Establecer la comunicación entre la
comisión técnica de estudios de
postgrado y otras dependencias del
vicerrectorado.
f) Presentar a la comisión técnica de
estudios de postgrado los informes.
Fuente: Silva, Guillen, Rondón, González (2016)
Acciones a Desarrollar
 Elaborar agenda de comisión técnica. El departamentocontrola:
 Asistir a reuniones de comisión técnica.  Comisión técnica.
 Elaborar acta y resoluciones de comisión  Actas y resoluciones.
técnica.  Bandeja de comunicaciones.
 Distribuir a cada coordinación de mención las  Archivo
resoluciones inherentes a los casos  Informes: nuevas propuestas
presentados en las comisiones. de estudios de postgrado,
 Redactar y transcribir todo tipo de rendición administrativa,
correspondencia. inscripciones, facturas,
 Redactar y transcribir actas e informes. chequeo de llamadas.
 Atender llamadas que realizan a la
coordinadora de postgrado, en su ausencia.
 Atender a las personas que vienen en busca de
la coordinadora de postgrado, en su ausencia.
 Revisar la correspondencia que viene dirigida
a la coordinadora de postgrado y presentársela
en cuenta.
 Atender a los estudiantes y realizar
inscripciones en cualquiera de las maestrías,
el día que corresponde la guardia hasta las
8:00pm.
 Realizar diligencias para el mantenimiento y
reparación de las instalaciones físicas.
 Atender estudiantes de cualquiera de las
maestrías, realizar inscripciones, entrega de
documentos, entre otras.
 Revisar facturas y realizar rendición de caja
chica.
 Realizar cualquiera otra actividad solicitada
por la coordinación, cuando así se requiera.
Cont…
40
Tabla 4. Contratación del reglamento, funciones descritas por personal, acciones a desarrollar.
Departamento Reglamento Descripción Usuario Acciones a Desarrollar
Recepcionista No tiene lineamientos  Atender y realizar llamadas. El Departamento controla:
(Dulmar Rivas)  Atender al público.  Llamadas realizadas.
 Recibir y despachar correspondencias.  Personas atendidas.
 Archivar la correspondencia recibida y enviada.  Archivo
 Formalizar inscripciones, cursos de  Inscripciones.
actualización y/o ampliación de conocimientos.
 Realizar cualquier otra actividad solicitada por
la coordinación de postgrado, cuando así se
requiera.
Reproducción No tiene lineamientos  Elaborar los certificados de los cursos El Departamento controla:
Secretaria actualizados y/o ampliación de conocimientos.  Cancelación de inscripción y
(Ginette Nobriga)  Elaborar certificados de cualquier actividad que cuotas.
se realice dentro de los estudios de postgrado.  Certificados de aprobación de
 Chequear conjuntamente con la administración los cursos de estudios de
la cancelación de los cursos, previo a la postgrado.
elaboración de los certificados respectivos.
 Publicar notas referentes a los cursos.
 Realizar cualquiera otra actividad solicitada por
la coordinación, cuando así se requiera.
Apoyo técnico No tiene lineamientos  Instalar equipos (Video Beam, Computadora) El Departamento controla:
(Ender Vargas)  Repartir correspondencias a otras dependencias  Equipos de computación.
de la institución.  Libros de recepción y envío
 Atender público cuando así se requiera. de comunicaciones.
 Realizar actividades de mensajería.
 Realizar cualquiera otra actividad solicitada por
la coordinación de postgrado, cuando así se
requiera.
Fuente: Silva, Guillen, Rondón, González (2016)

Cont…

41
Tabla 4. Contratación del reglamento, funciones descritas por personal, acciones a desarrollar.
Departamento Reglamento Descripción usuario Acciones a
desarrollar
Coordinación de Capítulo V, Sección tercera.  Realizar inscripciones a los estudiantes de las maestrías en El Departamento
mención. Artículo 59. Cada mención administración, menciones gerencia general y gerencia y controla:
Maestrías en conducente a un título de planificación institucional.  Inscripciones.
administración, postgrado estará bajo la  Registro y control de pagos de las maestrías en administración y  Notas
menciones responsabilidad de un menciones.  Profesores
gerencia general y coordinador de mención de  Elaborar constancias de estudios.  Horarios
gerencia y estudios de postgrado, con rango  Elaborar y entregar relaciones de pago por inscripciones de  Pagos.
planificación de jefe de proyecto. manera interdiaria.  Correspondencia.
institucional. Artículo 62.  Atender a los docentes de las maestrías en administración y  Puntos para la
Secretaria a) Asistir a las reuniones de la menciones, así como la entrega del material para inicio de clases. Comisión Técnica,
(Gladys comisión técnica de estudios  Atender estudiantes y realizar inscripciones. actas y resoluciones..
Colmenares) de postgrado.
 Control y seguimiento de anteproyectos y trabajos de grado.  Anteproyectos y
b) Rendir cuenta de sus
 Redacción y transcripción de actas veredicto de estudiantes que Trabajos de Grado
actividades al coordinador de
defienden tesis.  Tutor y Jurados.
área de estudios de postgrado.
 Remitir a la oficina de ARSE las planillas de inscripción y  Actas de aprobación de
c) Presentar al coordinador de
originales de notas de cada subproyecto dictado. trabajos de grado.
área de postgrado informes
requeridos sobre el desarrollo  Archivar correspondencia.  Llamadas telefónicas.
de la respectiva mención, así  Realizar llamadas telefónicaspara contactar docentes designados  Archivo.
como planes operativos e para dictar clases en postgrado, así como miembros de jurado y
informes de gestión. comisiones evaluadoras.
d) Planificar y supervisar las  Elaborar agenda de comisión técnica, asistir y realizar acta y
actividades correspondientes resoluciones.
a la mención.  Distribuir a cada coordinación de mención las resoluciones
e) Llevar el registro de la inherentes a los casos presentados en las comisiones técnicas.
disponibilidad presupuestaria  Atender estudiantes de cualquier maestría, realizar inscripciones,
asignada a mención entrega de documentos, el día corresponde hasta las 8:00pm.
correspondiente.  Realizar cualquier otra actividad solicitada por la coordinación,
f) Asistir a todas aquella… cuando así se requiera.
Fuente: Silva, Guillen, Rondón, González (2016)
Cont…

42
Tabla 4. Contratación del reglamento, funciones descritas por personal, acciones a desarrollar.
Departamento Reglamento
Coordinación de Capítulo V, Sección tercera.
mención. Artículo 59. Cada mención
Maestrías conducente a un título de
universitarias y postgrado estará bajo la
especializaciones en responsabilidad de un
orientación coordinador de mención de
educativa, derecho estudios de postgrado, con
agrario y ambiental. rango de jefe de proyecto.
Secretaria Artículo 62.
(Yadira Vega) a) Asistir a las reuniones de
la comisión técnica de
estudios de postgrado.
b) Rendir cuenta de sus
actividades al coordinador
de área de estudios de
postgrado.
c) Presentar al coordinador
de área de postgrado
informes requeridos sobre
el desarrollo de la
respectiva mención, así
como planes operativos e
informes de gestión.
d) Planificar y supervisar las
actividades
correspondientes a la
mención….
Fuente: Silva, Guillen, Rondón, González (2016)
Descripción Usuario Acciones a
Desarrollar
 Realizar inscripciones a los estudiantes de las maestrías El Departamento
universitarias y especializaciones en orientación educativa, controla:
derecho agrario y ambiental.  Inscripciones.
 Elaborar constancias de estudio.  Notas
 Registro y control de pagos.  Constancia de
 Elaborar y entregar a la coordinadora de las maestrías estudios.
universitarias y especializaciones en orientación educativa,  Profesores.
derecho agrario y ambiental, las relaciones de inscripciones y  Horarios.
pagos interdiaria.  Pagos.
 Atender a los docentes que dictan los subproyectos, entrega del  Correspondencia.
material para el inicio de clases.  Puntos para la
 Control y seguimiento de los anteproyectos, trabajos de grado. comisión técnica, actas
 Archivar la correspondencia. y resoluciones..
 Redacción y transcripción de actas de veredicto de estudiantes  Anteproyectos y
que defienden tesis. trabajos de Grado
 Remitir a la oficina de ARSE las planillas de inscripción y  Tutor y jurados.
originales de notas de cada subproyecto dictado.  Actas de aprobación de
 Atender los estudiantes y realizar inscripciones en cualquier trabajos de grado.
maestría.  Llamadas telefónicas.
 Realizar llamadas, telefónicas, para contactar a los docentes  Archivo.
designados para dictar clases en postgrado, así como a los
miembros de jurados y comisiones evaluadoras.
 Atender estudiantes de cualquier maestría, realizar inscripciones
entrega de documentos, guardia hasta las 8:00pm.
 Realizar cualquiera otra actividad solicitada por la coordinación,
cuando así se requiera.
Cont…
43
Tabla 4. Contratación del reglamento, funciones descritas por personal, acciones a desarrollar.
Departamento Reglamento Descripción Usuario Acciones a
Desarrollar
Administradora Capítulo V, Sección tercera  Tramitar y hacer seguimiento a solicitudes de pago, pasajes aéreos, El Departamento
(Nesmarg En el Artículo 58. Son solicitudes de viáticos, a los docentes que dictan clases de cada una de las controla:
Dominguez) atribuciones del coordinador maestrías (conferencistas).  Pagos de los
del área de estudios de  Tramitar y hacer seguimiento a las solicitudes de materiales y equipos. estudiantes.
postgrado…  Control de ingresos por pagos de matrículas.  Pagos a los
En el punto  Realizar rendición de ingresos por matricula, de manera interdiaria profesores.
h. Llevar el registro de recibida de cada una de las secretarias de las maestrías.  Traslados
disponibilidad  Chequeo y revisión de las solicitudes de pago que se tramitan ante la  Ejecución
presupuestaria asignada a oficina de personal del Vpds. presupuestaria.
las actividades de postgrado  Asistir a reuniones de coordinadores de menciones.  Elaboración
del vicerrectorado.  Realizar cualquiera otra actividad solicitada por la coordinación, cuando requisiciones.
así lo requiera.  Correspondencias.
Coordinación de Capítulo V, Sección tercera.  Realizar inscripciones a los estudiantes de las maestrías en deporte y El Departamento
mención. Artículo 59. Cada mención educación ambiental. controla:
Maestrías en conducente a un título de  Registro y control de pagos.  Inscripciones.
deporte y postgrado estará bajo la  Elaborar constancias de estudio a los estudiantes.  Notas
educación responsabilidad de un  Control y seguimiento de los anteproyectos de la maestría en contaduría  Profesores, horarios.
ambiental. coordinador de mención de mención auditoria y costos (Ucla).  Pagos.
Secretaria estudios de postgrado, con  Atender estudiantes y realizar inscripciones en cualquier maestría, la  Correspondencia.
Ejecutiva (Alida rango de jefe de proyecto. guardia hasta las 8:00pm.  Puntos para la
Toro) Artículo 62.  Elaborar y entregar a la coordinadora las relaciones de pagos por comisión técnica,
a) Asistir a las reuniones de maestrías de manera interdiaria actas y resoluciones.
la comisión técnica de
 Elaborar requisiones de compras y/o solicitudes de órdenes de servicio.  Anteproyectos y
estudios de postgrado.
 Realizar llamadas, telefónicas, para contactar a docentes. trabajos de grado
b) Rendir cuenta de sus
 Atender a los docentes, entrega de material.  Tutor y jurados.
actividades al
 Atender a estudiantes de cualquier maestría, realizar inscripciones.  . Archivo.
coordinador de área de
estudios de postgrado…  Archivar correspondencia inherente a la maestría  Llamadas
 Realizar cualquier otra actividad solicitada por la coordinación. telefónicas.
Fuente: Silva, Guillen, Rondón, González (2016)

44
NIVEL COMPRENSIVO.

Realizado el nivel aprehensivo, sigue el comprensivo yla autora Hurtado

(2000), indica que se debe explicar y predecir qué variables se desprenden del análisis
realizado en el anterior nivel. Concretamente se lleva a cabo con la finalidad de
establecer los indicadores relevantes en la gestión académica y administrativa de la
coordinación de estudios de postgrado del VPDS-UNELLEZ-Barinas. Para la
presente investigación los indicadores son:

1. CRITERIO: comisión técnica

INDICADOR: agenda
VARIABLES: actas, resolución
DATOS: acta: Año/mes/ número de reuniones por año; resolución:
CTP/Año/mes/ numero consecutivo del punto presentado.

2. CRITERIO: Academia.
INDICADOR: estudio, plan de estudio, inscripciones, horarios, profesores
VARIABLES: especialización, maestría, doctorado, cursos de ampliación,
malla curricular, alumnos matriculados, aprobados, desaprobados y retirados.
DATOS: fichas de inscripción, registro de notas, certificados, constancia de
estudios, contenidos de subproyecto, listado de asistencia.

3. CRITERIO: grado
INDICADOR: anteproyectos, trabajo de grado, tutor, jurado
VARIABLES: especialización, maestría, doctorado.
DATOS: estudio, acta de aprobación.

4. CRITERIO gestión administrativa y financiera

INDICADOR: estudiantes, profesores
VARIABLES: especialización, maestría, doctorado, horas lectivas, plan de
estudios malla curricular
DATOS: horas dictadas, subproyectos (U. C. Unidades de Créditos),
distribución de horas (inicio – finalización), plan de estudios, viáticos,
disponibilidad presupuestaria, requisiciones, traslados, cobranzas, caja chica,
informe financiero.

45
NIVEL PROPUESTA.

El presente nivel la autora Hurtado (2000), establece que es la fase proyecto

del diseño de la propuesta. En este caso del presente trabajo de investigación por ser
una implantación de un sistema información computarizado para el registro y control
de procesos administrativos y académicos pertenecientes a la coordinación de
postgrado, se procedió a utilizar la metodología de desarrollo de software propuesta
por el autor Montilva (1992). Esto con la finalidad de presentar los resultados pasó a
paso según se fueron desarrollando por parte de los programadores. Dicha
metodología consta de fases y sub-fases, por ende a continuación se desarrolla los
resultados logrados:

1. DEFINICIÓN DEL PROYECTO.

Para el autor Montilba (1992), en esta etapa se presenta el estudio preliminar

del proyecto, la factibilidad y planificación del proyecto. Por ello se puede observar
los niveles antes descrito de Hurtado (2000) donde se detalla lo realizado en la
coordinación de Estudios de postgrado del (VPDS). A continuación se presenta la
figura 3, que resume los indicadores que se tomaran en cuenta la sistematización:

Figura 3. Indicadores para la sistematización de la coordinación de estudios de

postgrado del VPDS.

Fuente: Silva, Guillen, Rondón, González (2016)

46
 Al mismo tiempo el estudio de factibilidad se refiere a la disponibilidad de los
recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados por la
coordinación de estudios de postgrado del VPDS. Apoyándose en 4 aspectos básicos:
operacional, técnico, económico y psico-social, el éxito de este proyecto está
determinado por el grado de factibilidad que se presente en cada uno de ellos.
Además, el estudio de factibilidad recopila datos relevantes para la
sistematización del proyecto y en base a esto se selecciona la mejor decisión A
continuación se desarrolla dicha disertación:

Factibilidad operacional. Estableciendo que el sistema es operativamente confiable.

De allí pues, que si se toma en cuenta que la interfaz gráfica de usuario (GUI) es
bastante amigable y que la mayoría del personal administrativo y profesores de la
Universidad Nacional Experimental Nacional de los Llanos Occidentales “Ezequiel
Zamora” (Unellez – Barinas), maneja los recursos necesarios para interactuar con una
computadora, ya que el mismo, con solo tener un conocimiento mínimo de
computación, podrá ser utilizado sin ningún problema, debido a que su interfaz
gráfica que es bastante amigable para el usuario.
Además, la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales
“Ezequiel Zamora” (Unellez-Barinas), cuenta con personal capacitado en lenguaje de
control para Gnome, GLC. Es por ello que se procedió a realizar entrevistas.

Tabla 5. Comparación de las respuestas del personal administrativo y profesores

encargados de las coordinaciones, con respecto a la entrevista preguntada: ¿Para el
desarrollo de sus actividades, utiliza Equipos computacionales?
Personal administrativo Coordinadores menciones postgrado

Fuente: Cálculos propios

47
 Como se puede observar el 100% de los entrevistados indicaron que si utilizan
a diario equipos computacionales, un total de 39 personas que laboran en la
coordinación de estudios de postgrado del VPDS; además se observó que los mismos
cuentan con equipos computacionales. De tal manera, el personal administrativo y
profesores coordinadores de menciones de estudios de postgrado, se encuentran
capacitados en conocimientos en el área de informática. Por tanto, la presente
investigación es factible operacionalmente, se puede agregar que los usuarios
señalaron haber realizado cursos de computación.

Factibilidad técnica. En esta factibilidad se detalla la tecnología que se requiere, a

fin de poner en funcionamiento la propuesta de la sistematización que se va a realizar,
por tanto se presentan los equipos computacionales, con los que cuenta la
coordinación de estudios de postgrado del VPDS-UNELLEZ, dichos aparatos son:

 Equipos computacionales. Cuenta con nueve (9) computadores de escritorio

VIT y 5 Laptos.
 Software. En cuanto al software, necesario, para la instalación del sistema se
instalara en la granja de servidores del CTSI (DTSI). El sistema fue
desarrollado con herramientas de software libre en el lenguaje de
programación PHP y el manejador de bases de datos Postrgresql.
 Conexión a Internet. La conexión es por CANTV y conexión inalámbrica a
512 Mbp.

Por tanto, la coordinación de estudios de postgrado cumple con las

características suficiente para la puesta en marcha de la implantación del sistema a
desarrollar. Asimismo, el sistema estará en capacidad de dar respuestas sin importar
el número de consultas.

Factibilidad económica. La presente investigación fue inscrita en la coordinación de

investigación de la Unellez del VPDS-Barinas. Se solicitó financiamiento para los
programadores. Ver anexo, solvencia administrativa, lo que lleva a ser
económicamente factible para desarrollar el sistema e implantarlo.
Factibilidad psicosocial. Está factibilidad es el nivel de aceptación de los usuarios

48
finales al hecho de sistematizar sus actividades cotidianas. Es importante señalar que
estos usuarios tienen una manera particular de llevar la información y la organización
de la misma; por ello el diseño está orientado a satisfacer las necesidades y
requerimientos de los usuarios finales.
Por ende, se procedió hacer entrevista y observación. Además, se exigió que
escribieran las funciones que realizan en cada uno de sus departamentos, en el anexo
7 se presenta lo entregado por los usuarios. En este punto es importante señalar que
solo dieron respuesta las secretarias de cada departamento, por lo que se tomó nota de
lo observado durante varias visitas y se contrastó con los documentos, como el
reglamento y malla curricular de cada una de los estudios de postgrado.
Cabe agregar, que en las entrevistas también se preguntó ¿Está usted dispuesto
al cambio Tecnológico? Admitiendo que si se logra la sistematización y es
implantado, se debe capacitar al personal. Sucede pues, que en el anexo 3 se presenta
lo utilizado para la presentación del sistema, en la sala multimedia de Barinas 1 en la
sede de la Unellez-Barinas del VPDS, al Secretario Ejecutivo de Estudios de
Postgrado como a los Coordinadores de cada Vicerrectorado, Coordinadores de
Menciones, Estudiantes de Postgrado, Profesores, DTSI. Asimismo en el anexo 4 la
comunicación donde se daría el adiestramiento y capacitación del sistema.

2. ANÁLISIS DEL CONTEXTO.

En este orden de ideas este trabajo se orienta a realizar tanto un análisis

documental como de contexto. En efecto, ya fue descrito paso a paso la recolección
de la información documental (reglamento, funciones de los usuarios finales,
entrevistas realizadas, visitas realizadas y observaciones), lo que llevo a determinar
los indicadores y el flujo de información, a fin de indicar las entradas, procesos,
salidas y archivos del sistema.
En ese mismo sentido, a continuación se presenta el análisis estructurado de
los diagramas de la situación actual, propuestos y los que se utilizarán y manejaran la

49
complejidad del sistema, hasta llegar a un nivel de detalle.

Diagrama 2. Situación actual.

Fuente: Silva, Guillen, Rondón, González (2016)

Como se puede observar en el diagrama se cuenta con ocho (8) entradas, y de

salida con tres (3). Dentro de este marco, la coordinación utiliza equipos
computacionales para llevar la información pero en formato ofimática, lo que
conlleva a una falta de seguimiento y control, atraso a la toma de decisiones. Tal es el
caso, el control de pagos de los estudiantes y de los profesores que dictan y reciben
clase de los subproyectos, las notas, los certificados, la correspondencia, entre otras.
De allí, que a continuación se presenta la propuesta de la implantar un sistema
de información computarizado para el registro y control de los procesos
administrativos y académicos pertenecientes a la coordinación de postgrado.

50
Diagrama 3. La propuesta.

Fuente: Silva, Guillen, Rondón, González (2016)

Como puede observarse, la propuesta mantiene las entradas de la situación

actual debido a que es la información que se maneja en la coordinación de estudios de
postgrado. En cuanto a las salidas se encuentra: las actas y resoluciones de la
comisión técnica, el informe del pan operativo anual que se nutre de la información
de todas las menciones, el presupuesto tiene implicación con la disponibilidad
presupuestaria y las entradas y egreso de los pagos.
Asimismo la gestión anual se trata del seguimiento y control tanto a nivel
académico como el administrativo de la coordinación. En lo referente a ARSE luego
de aprobado el subproyecto es entregado un certificado a los estudiantes, así como
después de la defensa del trabajo de grado se procede a emitir a ARSE el definitivo
de las notas para la constancia de notas. Mientras el archivo, es un control de las
carpetas y su distribución en los estantes para lograr organizar y dar respuesta de
forma eficaz y eficiente.

51
3. Construcción del sistema y pruebas del sistema.

En este punto de la metodología el desarrollo del software propuesto por

Montilva (1992), en la presente investigación, se procedió a fusionar la construcción
del sistema y las pruebas del sistema. Como paso previo, es importante señalar que el
sistema propuesto se le dio el nombre de DANTAX dando seguimiento a los
lineamientos de software libre cuando indica que las propuestas de sistematización
deben tener un nombre de un animal en peligro de extinción y agregar las siglas del
Kernel de Linux (núcleo del sistema).

Lo que lleva a que el sistema propuesto DANTAX, es un sistema de control

de estudios diseñado para el manejo académico y administrativo de la coordinación
de estudios de postgrado UNELLEZ-VPDS. El sistema fue desarrollado con
herramientas de software libre con lenguaje de programación PHP y manejador de
bases de datos Postrgresql.
A continuación se describen los principales módulos del sistema:

 MÓDULO RELACIONADO CON EL PORTAL DE ACCESO:

Figura 4. Pantalla del portal informativo y de acceso al sistema.

Fuente: Jiménez, Pernia (2016)

Portal informativo y de acceso al sistema: comprende la pantalla inicial con

noticias que se cargan dinámicamente y el formulario para autentificarse en el
sistema.

52
Figura 5.Registro de usuarios profesor y estudiante.

Fuente: Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Registro de usuarios profesor y estudiante: permite a los profesores y

estudiantes registrarse en el sistema, creando además su respectivo usuario y
contraseña.

 MÓDULOS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN ACADÉMICA:

Figura 6.Registrar estudiante.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Registrar estudiante: permite registrar nuevos estudiantes en el sistema

verificando además los documentos presentados.

53
Figura 7.Registrar profesor.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Registrar profesor: permite registrar nuevos profesores en el sistema.

Figura 8. Crear postgrado.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Crear postgrado: permite insertar nuevos postgrados y gestionar los

postgrados creados.

54
Figura 9.Crear materia.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Crear materia: Permite cargar los pensum de los diferentes postgrados.

Figura 10.Crear período.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Crear período: permite insertar nuevos periodos académicos y gestionar los

periodos académicos actuales.

55
Figura11.Crear turno.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Crear turno: permite insertar nuevos turnos y gestionar los turnos cargados
en el sistema.

Figura 12.Crear aula.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Crear aula: permite insertar nuevas aulas y gestionar las aulas registradas.

56
Figura13.Crear sección.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Crear sección: permite insertar nuevas secciones.

Figura 14.Administrar secciones.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Administrar secciones: permite gestionar las aulas registradas actualmente,

mediante esta opción se puede cargar o modificar el profesor de una sección, cambiar
el horario de una sección, ver los alumnos inscritos en una sección y borrar una
sección.

57
Figura 15. Inscripción.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Inscripción: permite procesar la inscripción de un alumno.

Figura 16.Pensum.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Pensum: permite consultar los pensum de los postgrados ya registrados,
pudiéndose editar y borrar materias de cada pensum.

58
 MÓDULOS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DEL SISTEMA:

Figura 17.Cambio de contraseña.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Cambio de contraseña: permite cambiar la contraseña del usuario logueado

actualmente o de otros usuarios del sistema.

Figura 18.usuarios.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Usuarios: mediante esta opción se pueden gestionar los usuarios,

administradores, registrados en el sistema permitiendo eliminarlos o cambiar el nivel
de los mismos.

59
Figura 19.Reclamos.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Reclamos: permite gestionar los reclamos realizados por los usuarios de tipo
“alumno” o “profesor”.

Figura 20.Noticias.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Noticias: permite crear o editar anuncios, noticias o artículos para ser mostrados en el
portal principal del sistema.

60
Figura 21.Reportes.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Reportes: en esta opción se pueden visualizar diferentes reportes estadísticos

de datos del sistema tales como:
- Estudiantes preinscritos.
- Estudiantes inscritos.
- Profesores pre registrados.
- Profesores registrados.

Figura 22.Reporte de estadísticas. Estudiantes preinscritos por carrera de estudios de

postgrado.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

61
Figura 23.Estadísticas por mención.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Figura 24.Configurar menú.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Configurar menú: permite insertar y/o modificar opciones del menú de

usuarios.

62
 MÓDULOS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DE ARANCELES:

Figura 25.Configuración.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Configuración: permite configurar las unidades de crédito a pagar por cada

unidad de crédito inscrita y el valor de la unidad tributaria.

Figura 26.Bancos.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Bancos: permite ingresar y editar bancos.

63
Figura 27. Cuentas bancarias.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Cuentas bancarias: permite insertar y modificar las cuentas bancarias.

Figura 28. Reportes.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Reportes: permite visualizar reportes derivados de los pagos realizados en el

sistema.

64
 MÓDULOS DEL USUARIO DE TIPO “Profesor”:

Figura 29. Registrar profesor.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Carga académica: permite visualizar la carga académica asignada al profesor,

conjuntamente con el horario asignado.

Figura 30. Consultar estudiantes.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Consultar estudiantes: permite consultar los listados de estudiantes inscritos

en la carga académica asignada al profesor.

65
Figura 31. Carga de notas.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Cargar notas: permite cargar las notas de las secciones asignadas al profesor.

Figura 32. Reclamos.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Reclamos: permite a los profesores enviar reclamos.

Figura 33. Cambio de contraseña.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

 Cambio de contraseña: permite al profesor cambiar su contraseña actual.

66
Diagrama 4. Modelo de la base de datos del sistema Dantax Base de datos:
“postgrado”.

Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

Se observa claramente, en diagrama anterior se presenta la base de datos del

sistema propuesto, en ella se muestra la relación de cada tabla.No obstante, a
continuación se presenta el diccionario de datos:

Tabla 6.Diccionario de datos del sistema Dantax. Base de datos: “postgrado”

Tabla: datos_aca
Columna Tipo Predeterminado Comentario
nextval('public.datos_aca_cod_datos_s
cod_datos Integer NOT NULL
eq'::text)
cedula Integer NOT NULL
titulo character varying(50) NOT NULL
tipo_titulo character varying(50) NOT NULL
institucion character varying(20) NOT NULL
fecha_grado Date NOT NULL
fecha_registro Date NOT NULL

Tabla: esp_est
Columna Tipo Predeterminado Comentario
nextval('public.esp_est_codigo_seq'::te
codigo Integer NOT NULL
xt)
cedula Integer NOT NULL
cod_esp Integer NOT NULL
Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

67
 Cont…
Tabla 6.Diccionario de datos del sistema Dantax. Base de datos: “postgrado”
Tabla: esp_sede
Columna Tipo Predeterminado Comentario
nextval('public.esp_sede_cod_esp_sede
cod_esp_sede integer NOT NULL
_seq'::text)
cod_esp smallint NOT NULL
cod_sede smallint NOT NULL

Tabla: especialidad
Columna Tipo Predeterminado Comentario
nextval('public.especialidad_codigo_se
codigo integer NOT NULL
q'::text)
nombre character varying NOT NULL
tipo smallint NOT NULL
sede smallint NOT NULL

Tabla: histórico
Columna Tipo Predeterminado Comentario
nextval('public.historico_cod_hist_seq':
cod_hist integer NOT NULL
:text)
ced_est integer NOT NULL
cod_secc integer
Nota double precision NOT NULL

Tabla: horarios
Columna Tipo Predeterminado Comentario
nextval('public.horarios_cod_horario_s
cod_horario integer NOT NULL
eq'::text)
Dia character varying(10) NOT NULL
cod_secc integer NOT NULL
hora_inicio character varying(7)
hora_salida character varying(7)

Tabla: inscripción
Columna Tipo Predeterminado Comentario
nextval('public.inscripcion_cod_insc_s
cod_insc Integer NOT NULL
eq'::text)
ced_est Integer NOT NULL
cod_secc Integer NOT NULL
nota double precision NOT NULL
Fuente: Jiménez, Pernia(2016)
Cont…
68
 Cont…
Tabla 6.Diccionario de datos del sistema Dantax. Base de datos: “postgrado”
Tabla: materias
Columna Tipo Predeterminado Comentario
codigo Integer NOT NULL
cod_esp Integer NOT NULL
nombre_mat character varying(15) NOT NULL
uc Integer NOT NULL

Tabla: periodos
Columna Tipo Predeterminado Comentario
nextval('public.periodos_c
codigo Integer NOT NULL
odigo_seq'::text)
nombre character varying(10) NOT NULL

Tabla: prof_est
Columna Tipo Predeterminado Comentario
cedula integer NOT NULL
apellidos character varying(20) NOT NULL
nombres character varying(20) NOT NULL
nacionalidad character varying(10) NOT NULL
direccion_hab character varying(500) NOT NULL
telefono_hab character varying(15)
celular character varying(15)
estado civi character varying(10)
num_dependientes integer
correo_e character varying(50) NOT NULL
cond_empleado character varying(10)
institucion_trabajo character varying(20)
direccion_trabajo character varying(50)
telefono_trabajo character varying(15)
cargo character varying(15)
dedicacion_trabajo character varying(15)
fecha_registro date NOT NULL
tipo_usuario smallint NOT NULL

Tabla: sede
Columna Tipo Predeterminado Comentario
nextval('public.sede_codig
codigo integer NOT NULL
o_seq'::text)
nombre character varying NOT NULL
Fuente: Jiménez, Pernia(2016)
Cont…

69
 Cont…
Tabla 6.Diccionario de datos del sistema Dantax. Base de datos: “postgrado”
Tabla: reclamos
Columna Tipo Predeterminado Comentario
nextval('public.reclamos_c
cod_reclamo integer NOT NULL
od_reclamo_seq'::text)
contenido character varying(500) NOT NULL
tipo_reclamo smallint NOT NULL
Usuario integer NOT NULL
Fecha date NOT NULL
Estado smallint NOT NULL
Tabla: seccion
Columna Tipo Predeterminado Comentario
nextval('public.seccion_co
cod_secc integer NOT NULL
d_secc_seq'::text)
cod_materia integer NOT NULL
nombre_secc character varying(10) NOT NULL
aula character varying(5) NOT NULL
ced_prof integer NOT NULL
cod_periodo integer NOT NULL
cod_turno smallint

Tabla: tipo_esp
Columna Tipo Predeterminado Comentario
nextval('public.tipo_esp_co
codigo integer NOT NULL
digo_seq'::text)
nombre character varying NOT NULL

Tabla: turnos
Columna Tipo Predeterminado Comentario
nextval('public.turnos_cod
cod_turno integer NOT NULL
_turno_seq'::text)
nombre character varying NOT NULL

Tabla: usuario_access
Columna Tipo Predeterminado Comentario
nextval('public.usuarios_co
codigo integer NOT NULL
digo_seq'::text)
cedula integer NOT NULL
contrasena character varying(50) NOT NULL
tipo_usuario smallint NOT NULL
Fuente: Jiménez, Pernia(2016)

70
4. PRUEBAS DEL SISTEMA.
A continuación se presenta informe de la actualización del Sistema DANTAX
ahora denominado DUX, esto después de entregado, implantado y revisado por el
departamento de informática de la UNELLEZ. Dicho informe se presento en febrero
de 2010, el cual es la actualización de la presente investigación. Por tanto a
continuación se presenta el informe:

Figura 34. Actualización del Sistema Dantax ahora Dux 2010.

Fuente: Rondón, González (2016).

El sistema que actualmente se encuentra implantado en el área de postgrado

de la UNELLEZ, intenta suplir las faltas de sistema existentes en dicha área,
tanto a nivel de Coordinaciones de Postgrados de los Vicerrectorados como a
nivel de la Secretaría Ejecutiva de Postgrado. Este sistema esta permitiendo la
estandarización de los procesos de Postgrado en los cuatro Vicerrectorados,
tomando en cuenta, que la UNELLEZ es una sola Universidad y no debería
trabajar de forma aislada en cada uno de sus Vicerrectorados, por lo que
la implementación de este sistema ha permitido corregir dichas inconsistencias en los
procesos administrativos y en la toma de decisiones por parte de las autoridades
académicas lo que ha generado históricamente el retraso de la gestión en lo que se
refiere a los estudios de cuarto nivel.
Cabe destacar que las políticas del nuevo sistema han abierto un horizonte
para los estudiantes, profesores y personal académico - administrativo del área de
postgrado, permitiéndole a cada Coordinador, Secretaría Ejecutiva de Postgrado y

71
demás Autoridades, tener acceso a la información académica - administrativa de
manera oportuna. A los profesores les brinda la posibilidad de cargar sus notas en
línea proporcionando a los estudiantes el acceso a ellas en el momento que lo
requieran, así como constancias de estudio, notas, entre otros, solo con poseer el
acceso a internet. Esta característica solvento la problemática que tenían los
estudiantes de acceso a documentos para los cuales debía esperar varios días y
en algunos casos hasta meses. Además, de estas grandes ventajas que eran
inexistentes a nivel académico, tenemos que el sistema maneja el control de pagos
en línea, lo que permite que un estudiante pueda introducir los datos de su
depósito para que luego el sistema pueda indicar quienes han pagado y quienes no,
lo que agiliza el proceso administrativo realizando una gestión transparente ,
permitiendo a las autoridades tener idea de los ingresos de cada uno de los
postgrados. Entre los principales características que posee el sistema se destacan:
1. Sistema modular con la capacidad de permitir la inclusión de nuevos
módulos.
2. Sistema con independencia de acciones de ejecución y permisología de cada
acción.
3. Sistema estructurado a nivel de código fuente con el fin de ser modificado
y/o mejorado de una manera fácil
4. Base de Datos con una estructura Relacional.
5. El sistema cuenta con la siguiente documentación:
a. Diccionario de Datos.
b. Diagrama de la Estructura de Datos.
c. Diagramas de Procesos.
d. Manual del Administrador.
6. 5.- Manual de Usuario.
7. Bitácora de procesos.
8. Capacidad de manejar Permisos de usuarios por sedes, carreras y perfiles.
Nota: En el Anexo 10 se presenta el Informe Completo de la actualización del
Sistema en el 2010.

72
 CAPITULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIÓN
La globalización acelerada del mundo ha traído consigo la evolución rápida de
las tecnologías. Además este conjunto de técnicas han sido un beneficio para la
gestión administrativa de instituciones o de empresas en el campo laboral,
permitiéndole ocupar un lugar central en la sociedad y en la economía del actual
siglo, ejemplo de ello son los avances en la toma de decisiones en cualquier
organización pública o privada a la hora de obtener información veraz y oportuna, y
esto gracias a la sistematización de los procesos ya sean a nivel administrativo o
académicos.
Para ello, las TIC surge como la convergencia tecnológica de la electrónica, el
software y las infraestructuras de telecomunicaciones, estas tres asociadas dan lugar a
una concepción del proceso de la información, en el que las comunicaciones abren
nuevos horizontes y paradigmas. Para Castells (2005), “no es la centralidad del
conocimiento y la información, sino la aplicación de ese conocimiento e información
a la generación de conocimiento y los dispositivos de procesamiento comunicación de
la información, en un circuito de retroalimentación acumulativa que se da entre la
innovación y los usos de la innovación”. (p. 2).
En este mismo orden de ideas, la presente investigación trae un acercamiento
de los profesores, alumnado y comunidad interesada en información referente a
estudios de cuarto nivel (Doctorados, Maestrías, Especializaciones) que oferta la
UNELLEZ – Barinas. En este sentido se comprende que la propuesta plantea
implantar un sistema de información computarizado para el registro y control de los
procesos administrativos y académicos pertenecientes a la coordinación de postgrado
del Vicerrectorado de Planificación y Desarrollo Social de la UNELLEZ-Barinas. Y
se logra a través de la herramienta de comunicaciones más eficaz la Internet o red de

73
redes.
En el documento se da respuesta a cada uno de los objetivos y se van
describiendo paso a paso a través de la metodología de la investigación expuesta por
Hurtado (2000), donde se inicia a dar respuesta al objetivo específico se trata sobre el
diagnostico que se realizó desde documentos, reglamentos y entrevistas con los
usuarios finales.
De tal manera, que la sistematización propuesta permite mantener
información actualizada en cuanto control de inscripciones, registro y control de
pagos de las diferentes maestrías y especializaciones que se dictan en la coordinación
de estudios de postgrado del VPDS. En esta perspectiva se da respuesta al objetivo
dos referente al diseño de la base de datos, realizada en PostgreSQL lo que permite
tener control del personal académico, del área administrativa, los pagos, horarios,
ejecución del presupuesto, del manejo de entrada y salida de la relación de gastos,
entre otros.
Para los resultados del objetivo tres, la programación del sistema de
información computarizado para el registro y control de los procesos administrativos
y académicos pertenecientes a la coordinación de postgrado del Vpds, se realizó bajo
herramientas de software libre (PHP y PostgreSQL), con esta automatización se da
respuesta al hecho de que se ha ido incrementando la matrícula de estudiantes en
doctorados, maestrías, especializaciones y cursos de ampliación.
Sin embargo para la implantación se realizó invitaciones a los coordinadores
de los otros vicerrectorados de la UNELLEZ, como a los coordinadores de mención
para que observaran y dieran retro alimentación en cuanto a cómo los ayudará la
sistematización, y cómo se logrará resolver los inconvenientes administrativos,
académicos, organizacionales. Se puede inferir que durante la charla (la asistencia
esta en los anexos), fue de gran ayuda para tomar en cuenta: llevar control de
inscripciones, pagos, estudiantes, profesores, gestión presupuestaría.
Además, el portal de información para la coordinación de postgrado
UNELLEZ-Barinas se considerará como una fuente de información permanente para
la comunicación e interrelación de los actores sociales, entre sí, con la comunidad y

74
otras entidades empresariales, a fin de orientar acciones y presupuestos hacia el logro
del desarrollo tanto económico como social de la región.

RECOMENDACIONES

Sistematizar un dependencia que consta de varios departamentos es un reto,

sobre todo si estos cuentan con equipos computacionales y los empleados llevan
información cada uno a su manera de pensar. Las tecnologías son herramientas que
ayudan a manejar la información, pero si no se realiza organizadamente y con
criterios apoyados de los reglamentos que los rigen, se pierde o se obvia la
información. De allí que la presente propuesta permitirá a través de las tecnologías de
información y comunicaciones (TICs), en dar respuesta a las necesidades de gestionar
los procesos tradicionales que conlleva efectivamente a cumplir los objetivos de los
procesos administrativos y académicos de la coordinación de estudios de postgrado
del VPDS.
De lo antes descrito a manera de reflexión, las recomendaciones se proyectan
en tres etapas diferentes: la automatización de tareas, la experimentación de usos y la
reconfiguración de la propuesta implantada. De allí que, se puede decir que las dos
primeras etapas, permitirán la innovación tecnológica en cada uno de los
departamento que pertenece a la coordinación, y de esta manera se van cargando los
datos y su uso sirve de aprendizaje.
Sin embargo, en la tercera etapa, se recomienda que los usuarios aprendan del
sistema DANTAX haciendo. En el convencimiento de irse adaptando a las
necesidades de los usuarios, reconfigurando las redes, encontrando errores para la
reorganización de la programación. Por ello se recomienda mantener contacto con los
usuarios finales, a fin de mantener la retroalimentación para generar la introducción
del sistema, su uso y su desarrollo.

75
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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THE POSTGRESQL GLOBAL DEVELOPMENT GROUP. PostgreSQL 7.3.2 User
s Guide. [online] Disponible en < http://www.postgresql.org/docs/pdf/7.3/user-
7.3.2-A4.pdf> .
UNELLEZ Plan General de Investigación 2004. UNELLEZ: Barinas, Venezuela.
UNA (1998). Manual de la Investigación. Caracas, Venezuela.
UPEL. Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2003). Manual de Trabajo
de Grado Caracas.
WHITEN, BENTLEY, BARLOW (2000). Análisis de Sistemas de Información.

77
 ANEXO 1
Resolución CA/06/105
Investigación Código:52106101

78
79
80
 ANEXO 2
Resolución Comisión Técnica Estudios de Postgrado
CTP/2005/05/05

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 ANEXO 3
Listado de Asistencia a la Presentación de DANTAX

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86
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 ANEXO 4
Comunicación para el Adiestramiento y Capacitación DANTAX

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89
 ANEXO 5
Reglamento de Estudios de Postgrado de la UNELLEZ

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 ANEXO 6
Planes de Estudios de Postgrado VPDS-UNELLEZ

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101
102
103
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105
106
 ANEXO 7
Funciones de los Departamentos de la Coordinación de estudios de Postgrado
VPDS

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109
110
111
112
113
 ANEXO 8
Solvencia Administrativa

114
115
116
117
 ANEXO 9
Entrevista no Estructurada

118
Listado de Preguntas
Entrevista No Estructurada

 ¿Qué Departamento Usted Labora?

 ¿Cuáles son sus Funciones?
 ¿Cuentan con Equipos computacionales?
 ¿Para el desarrollo de sus actividades, utiliza Equipos
computacionales?
 Nos permitiría hacer un respaldo de los documentos que tiene su
equipo computacional, a fin de tomar datos de las entradas y formato
de los reportes a generar el sistema?
 /Nos permitirá pasar un tiempo con Usted para ver el desarrolla de sus
actividades, a fin de sistematizar?
 ¿Está usted dispuesto al cambio Tecnológico?
 En el momento de instalar el sistema permitirá que se le de inducción.
 ¿Luego de Instalado el sistema nos indicará que correcciones se deben
realizar?
 ¿Cuántos Equipos Computacionales tiene Postgrado?
 ¿Cómo es la conexión de internet?
 ¿Será rápida?

119
 ANEXO 10
Informe de la Actualización de Dantax a DUX

120
Sistema para la Gestión Académico Administrativa
POSTGRADO - UNELLEZ

Barinas, Febrero 2010.

 SISTEMA DE CONTROL DE GESTION DE LOS PROCESOS
ACADÉMICOS – ADMINISTRATIVOS DEL POSTGRADO DE LA
UNELLEZ

El sistema que actualmente se encuentra implantado en el área de postgrado de la

UNELLEZ, intenta suplir las faltas de sistema existentes en dicha área, tanto a nivel de
Coordinaciones de Postgrados de los Vicerrectorados como a nivel de la Secretaría
Ejecutiva de Postgrado. Este sistema esta permitiendo la estandarización de los procesos
de Postgrado en los cuatro Vicerrectorados, tomando en cuenta, que la UNELLEZ es una
sola Universidad y no debería trabajar de forma aislada en cada uno de sus
Vicerrectorados, por lo que la implementación de este sistema ha permitido corregir dichas
inconsistencias en los procesos administrativos y en la toma de decisiones por parte de las
autoridades académicas lo que ha generado históricamente el retraso de la gestión en lo
que se refiere a los estudios de cuarto nivel.

Cabe destacar que las políticas del nuevo sistema han abierto un horizonte para los
estudiantes, profesores y personal académico - administrativo del área de postgrado,
permitiéndole a cada Coordinador, Secretaría Ejecutiva de Postgrado y demás Autoridades,
tener acceso a la información académica - administrativa de manera oportuna. A los
profesores les brinda la posibilidad de cargar sus notas en línea proporcionando a los
estudiantes el acceso a ellas en el momento que lo requieran, así como constancias de
estudio, notas, entre otros, solo con poseer el acceso a internet. Esta característica
solvento la problemática que tenían los estudiantes de acceso a documentos para los
cuales debía esperar varios días y en algunos casos hasta meses. Además, de estas
grandes ventajas que eran inexistentes a nivel académico, tenemos que el sistema maneja
el control de pagos en linea, lo que permite que un estudiante pueda introducir los datos
de su depósito para que luego el sistema pueda indicar quienes han pagado y quienes no,
lo que agiliza el proceso administrativo realizando una gestión transparente , permitiendo a
las autoridades tener idea de los ingresos de cada uno de los postgrados.
Entre los principales características que posee el sistema se destacan:

Sistema modular con la capacidad de permitir la inclusión de nuevos módulos.

Sistema con independencia de acciones de ejecución y permisología de cada acción.
Sistema estructurado a nivel de código fuente con el fin de ser modificado y/o
mejorado de una manera fácil
Base de Datos con una estructura Relacional.
El sistema cuenta con la siguiente documentación:
1.- Diccionario de Datos.
2.- Diagrama de la Estructura de Datos.
3.- Diagramas de Procesos.
4.- Manual del Administrador.
5.- Manual de Usuario .
Bitácora de procesos.
Capacidad de manejar Permisos de usuarios por sedes, carreras y perfiles.

PERFIL DE USUARIO ADMINISTRATIVO

Los usuarios administrativos son todos aquellos empleados de la institución que

tienen acceso al Sistema, generalmente son los que laboran en Control de Estudios,
Unidades Administrativas y Académicas.

Su usuario y contraseña es asignada por el Administrador del Sistema al igual que la

permisología a cada uno de los módulos.

Para iniciar, recuerda que debes acceder al sistema por la pagina principal de la
UNELLEZ, en http://www.unellez.edu.ve/postgrado/scep/

Seguidamente saldrá en su pantalla la siguiente ventana:

Sigue los pasos marcados en rojo:

Introducir Código
de Validación

Enviar

Es importante que recuerdes el usuario y contraseña para lograr acceder al sistema.

El menú se divide en las secciones definidas como se muestra en la figura.

Menú

A continuación se detallaran cada una de las secciones del Menú.

Es importante destacar que siempre debes presionar el botón “Enviar”
para que los datos sean almacenados correctamente.

2. CONSULTAS:

Al hacer clic en la opción Consultas, se despliega un

submenú, como se muestra en la figura, con cinco opciones, las cuales se describen a
continuación:

Si desea consultar datos sobre otro estudiante, haga click en la opción que requiera
en el Menú Principal.

1.1 REGISTRO DE INSCRIPCIÓN:

Esta opción presenta los Subproyectos inscritos por el estudiante en el periodo

académico activo.

Pasos para emitir el Registro de Inscripción:

1.Colocar el número de cédula del estudiante en el campo del mismo nombre, sin colocarle
puntos (.) como se muestra en la figura.

Introducir
Cédula del Estudiante

2. Presione el botón Enviar para procesar la solicitud.

3. Al procesar la solicitud aparecerán los datos del estudiante: Cédula, Apellidos y

Nombres, Fecha de ingreso y Sede en la cual estudia. Igualmente aparece la
Especialización, Maestría o Doctorado que cursa, con su respectivo Turno, Estatus (activo ó
inactivo), Índice académico acumulado en la misma y la cantidad de créditos aprobados,
como se muestra en la figura.

Pulse Aquí para Pulse Aquí para Ver

Imprimir Registro Registro de Inscripción
 Para emitir el Registro de Inscripción debe hacer click en la Especialización, Maestría
o Doctorado del estudiante ó si desea la versión en PDF, haga click en el ícono con forma
de impresora.
4. El Registro de Inscripción se muestra de la siguiente manera:

1.2 HISTÓRICO:

Esta opción muestra el Historial Académico del estudiante detallando los

Subproyectos que ha cursado (aprobadas y reprobadas), con sus respectivas unidades de
créditos, periodos y notas obtenidas en cada una.

Pasos para emitir el Histórico:

1.Colocar el número de cédula del estudiante en el campo de mismo nombre, sin colocarle
puntos (.) como se muestra en la figura.
 Introducir
Cédula del Estudiante

2. Presione el botón Enviar para procesar la solicitud.

3. Al procesar la solicitud aparecerán los datos del estudiante: Cédula, Apellidos y
Nombres, Fecha de ingreso y Sede en la cual estudia. Igualmente aparece la
Especialización, Maestría o Doctorado que cursa o ha cursado, con su respectivo Turno,
Estatus (activo ó inactivo en la carrera), Índice académico acumulado y la cantidad de
créditos aprobados en la misma; como se muestra en la figura.

Pulse Aquí para Pulse Aquí para

Imprimir Histórico Ver Histórico

Para emitir el Historial Académico debe hacer click en la Especialización, Maestría o

Doctorado del estudiante ó si desea la versión en PDF, haga click en el ícono con forma de
impresora.

4. El Historial Académico en pantalla se muestra de la siguiente manera:

1.3 SITUACIÓN ACADÉMICA:

Esta opción muestra, por semestre, los Subproyectos que han sido aprobados por el
estudiante, detallando los períodos que ha cursado, los Subproyectos con sus respectivas
notas y unidades de créditos, y el índice académico acumulado en la Especialización,
Maestría o Doctorado que cursa con el total unidades de crédito aprobadas.

Pasos para emitir la Situación Académica:

1. Colocar el número de cédula del estudiante en el campo del mismo nombre, sin
colocarle puntos (.) como se muestra en la figura.

Introducir
Cédula del Estudiante

2. Presione el botón Enviar para procesar la solicitud.

3. Al procesar la solicitud aparecerán los datos del estudiante: Cédula, Apellidos y
Nombres, Fecha de ingreso y Sede en la cual estudia. Igualmente aparece la
Especialización, Maestría o Doctorado que cursa o ha cursado, con su respectivo Turno,
Estatus (activo ó inactivo en la carrera), Índice académico acumulado y la cantidad de
créditos aprobados en la misma, como se muestra en la figura.
 Pulse Aquí para Pulse Aquí para
Imprimir Ver
Situación Académica Situación Académica

Para emitir la Situación Académica debe hacer click en la Especialización, Maestría o

Doctorado del estudiante ó si desea la versión en PDF, haga click en el ícono con forma de
impresora.

4. La situación académica se muestra de la siguiente manera:

1.4 VER HORARIO:

Esta opción muestra los horarios, el nombre del profesor, la condición y la

compartición de todas las secciones ofertadas para una carrera en un periodo académico
determinado. También se podrá observar en épocas de inscripciones el número de
estudiantes inscritos en la sección y el cupo restante. Al hacer click en la opción aparecerá
la siguiente figura:

Pasos para emitir los Horarios:

DEL HORARIO QUE SE ESTA CREANDO

OFERTADA O NO OFERTADA
CONDICIÓN EN LA QUE SE
OFERTA EL SUBPROYECTO
(REGULAR, AUTOESTUDIO.
PARALELO,ETC)

Una vez seleccionados cada uno de los campos se presiona el botón en Enviar y se
presentará la información de manera detallada de cada subproyecto en la Especialización,
Maestría o Doctorado escogido, en el periodo seleccionado como se muestra en la figura:

Si desea imprimir los horarios presione el icono con forma de impresora

1.5 VER PENSUM DE ESTUDIO:

A través de esta opción, se muestra el pensum de estudios de la Especialización,

Maestría o Doctorado que este cursando el estudiante con sus respectivos periodo
académico, código del subproyecto, nombre del subproyectos, condición (activo o inactivo)
en la que se encuentra el subproyecto, sección, notas, veces que ha cursado el
subproyecto y status en el que se encuentra cada subproyecto.

Pasos para Ver el Pensum de Estudios:

1. Colocar el número de cédula del estudiante en el campo del mismo nombre, sin
colocarle puntos (.) como se muestra en la figura.

Introducir
Cédula del Estudiante

2. Presione el botón Enviar para procesar la solicitud.

3. Al procesar la solicitud aparecerán los datos del estudiante: Cédula, Apellidos y
Nombres, Fecha de ingreso y Sede en la cual estudia. Igualmente aparece la
Especialización, Maestría o Doctorado que cursa o ha cursado, con su respectivo Turno,
Estatus (activo ó inactivo en la carrera), Índice académico acumulado y la cantidad de
créditos aprobados en la misma, como se muestra en la figura.

Pulse Aquí para

Ver Pensum

4. El Pensum presentará de manera detallada de cada subproyecto en la

Especialización, Maestría o Doctorado escogido, como se muestra en la figura:
 3. INGRESAR:

Al dar click en la opción Ingresar, se despliega un submenú

como se muestra en la figura, con trece opciones, las cuales se
describen a continuación:
3.1 TURNO:

Esta opción permite administrar los turnos que se ofertan en las diferentes
Especializaciones, Maestrías o Doctorados que se dictan en la Universidad, solo debe crear
el código del turno e ingresarlo y colocar el nombre del turno.

A continuación se muestra un ejemplo de esta opción:

Si desea eliminar alguno de los turnos, debe dar click en la figura que se
encuentra en el campo Acción.
Para editar un turno, haga click en el nombre del mismo.

3.2 CARRERAS:

Esta opción permite ingresar todas las diferentes Especializaciones, Maestrías o

Doctorados que se dictan en la Universidad, para esto se requiere:

1. Asignar un código único a cada carrera.

2. Ingresar el nombre de la carrera.
3. Ingresar la Mención.
4. Ingresar el total de unidades de crédito de la carrera.
5. Ingresar el número de unidades de crédito que se pueden inscribir en un semestre.
6. Ingresar el (los) nombre(s) del (los) usuario (s) responsable(s) de resolver los reclamos
de esa carrera. Si se coloca múltiples nombres de usuario deberán separarse por un punto
y coma “;”.
7. Seleccione la sede.

A continuación se muestra un ejemplo de esta opción:

ASIGNAR UN CÓDIGO UNICO PARA CADA ESP., MAESTŔIA O DOCTORADO

COLOCAR NOMBRE DE LA ESPECIALIZACIÓN., MAESTŔIA O DOCTORADO

ASIGNAR EL O LOS RESPONSABLES DE RESOLVER LOS RECLAMOS DE LA

ESPECIALIZACIÓN, MAESTRÍA O DOCTORADO

Si desea ubicar todas las Especializaciones, Maestrías o Doctorados ingresadas por

sede, selecciones de la caja de texto la sede que aspira conocer.

El listado de las Especializaciones, Maestrías o Doctorados existentes se mostrará de

la siguiente manera.
 Pulse Aquí para modificar la
Especialización, Maestría o Doctorado
Al pulsar esta figura podrá asignar las sedes
Pulse Aquí si desea eliminar la en donde se dictará la Especialización,
Especialización, Maestría o Doctorado Maestría o Doctorado

Si desea eliminar alguna Especialización, Maestría o Doctorado, debe dar click en la

figura que se encuentra en el campo Acción e inmediatamente quedará eliminado; en
caso de alguna modificación en los datos de la Especialización, Maestría o Doctorado solo
debe ubicar el cursor en el nombre de la misma y aparecerán nuevamente los datos de
ésta para ser editados.

Usted deberá asignar las sedes en donde se dictarán las Especializaciones, Maestrías
o Doctorados; para ello debe dar click en la figura que se encuentra en el campo
Acción. Posteriormente aparecerá un formulario como el siguiente:

AL SELECCIONAR LA SEDE, ÉSTA

APARECERÁ EN LA TABLA DE LA PARTE
INFERIOR

Pulse Aquí si desea

eliminar la Sede
 Seleccione una sede de la caja de selección que se encuentra en la parte superior de
la imagen, al hacer esto el nombre de la sede aparecerá en la tabla que se encuentra en la
parte inferior, mostrando el listado de sedes asignadas a las Especializaciones, Maestrías o
Doctorados: si desea eliminar una de las sedes debe dar click en la figura que se
encuentra en el campo Acción.

3.3 PENSUM:

A través de esta opción, se cargan los Pensum de las carreras que se dictan en la
Universidad, con sus respectivos Subproyectos, prelaciones y equivalencias. Igualmente se
pueden consultar los Pensum ya cargados y realizar modificaciones en los mismos. Al dar
click en la opción aparecerá la siguiente figura:

Al seleccionar la Sede automáticamente aparecerá otro recuadro con una caja de

texto donde tendrá que elegir la Especialización Maestría o Doctorado a la cual se le creará
el Pensum o se le anexará un subproyecto a un Pensum ya existente.

ASIGNARLE UN CÓDIGO ÚNICO PARA CADA SUBPROYECTO

INGRESE NOMBRE DEL SUBPROYECTO

INGRESE EL Nº DE UNIDADES CREDITO DEL SUBPROYECTO

REGULAR, AUTOESTUDIO, PARALELO, ENTRE OTROS.
HORAS TEÓRICAS

HORAS PRÁCTICAS

ELIJIR SI EL SUBPROYECTO ES OBLIGATORIO O ELECTIVA

SELECCIONE SI LA EVALUACIÓN SERÁ CUANTITATIVA O CUALITAVA

ASIGNAR EL SEMESTRE AL CUAL CORRESPONDE EL

SUBPROYECTO

Al presionar el botón “Enviar” quedará almacenado el subproyecto.

 Este paso debe realizarse por cada una de los subproyectos pertenecientes al
Pensum de la Especialización, Maestría o Doctorado seleccionada. El Pensum se muestra de
la siguiente manera:

Pulse Aquí si desea

Pulse Aquí si desea Pulse Aquí para Pulse Aquí para
consultar o
eliminar algún Asignar Prelación Asignar Código para
modificar los datos
Subproyecto Ejecutar Traslados
del Subproyecto

3.4 CONDICIÓN:

Al presionar sobre esta opción se podrán cargar las condiciones que pueden tener
los subproyectos, solo debe ingresar el código de la condición, su nombre y la condición.
A continuación se muestra un ejemplo de esta opción.
 Pulse Aquí si desea Pulse Aquí si desea
Modificar la eliminar la Condición
Condición

Si desea modificar alguna condición debe dar click sobre el nombre de la misma y se
presentará la información. Si desea eliminar alguna de las condiciones, debe dar click en la
figura que se encuentra en el campo Acción.

3.4 HORARIO:

Permite ingresar los bloques de horarios de los subproyectos, esto se utilizará a la

hora de cargar la oferta académica. Cabe destacar que el formato utilizado para ingresarla
es la hora militar. A continuación se muestra un ejemplo de esta opción:
 HORAS
MINUTOS

Pulse Aquí si desea Pulse Aquí si desea

Modificar el Horario Eliminar el Horario

Debe recordar que siempre que el presionar el botón “Enviar” los datos quedaran
almacenados.

3.5 PERÍODO:

Permite ingresar los periodos académicos, solo debe ingresar el periodo nuevo, el
nombre del periodo, el nivel y el año al que corresponde el período; además, del status del
mismo. A continuación se muestra un ejemplo de esta opción:

Si desea Eliminar o Activar un Período Académico solo debe presionar sobre la palabra que
se encuentra en el campo acción.
3.6 MULTAS:

A través de esta opción el usuario ingresa las multas de los estudiantes, esta opción
bloquea la inscripción, es decir, aquellos estudiantes que se encuentren en el listado de
multas, no podrán inscribirse hasta tanto no solventen su situación. Solo debe ingresar la
cédula del multado y el tipo de multa. A continuación se muestra un ejemplo de esta
opción:

Si desea eliminar la Multa solo presione Aquí

3.7 CONDICION NEG:

Al dar click en esta opción se podrán ingresar las condiciones negadas que pueden
tener los subproyectos, objetos de inscripción y estudiantes, solo debe seleccionar la
condición y esta aparecerá en la tabla que se encuentra en la parte inferior.

A continuación se muestra un ejemplo de esta opción:

 Ingrese el Nombre de
la Condición

Si desea eliminar alguna condición negada, debe dar click en la figura que se encuentra
en el campo Acción.

3.8 SEDE:

Permite administrar todas las sedes de la Universidad, solo debe ingresar el código,
el nombre de la Sede, el Vicerrectorado en el cual se dictan las diferentes
Especializaciones, Mastrías o Doctorados y la dirección de la Sede
A continuación se muestra un ejemplo de esta opción:

Pulse Aquí para

Pulse Aquí Para
Editar Sede
Eliminar Sede
3.9 OFERTAR POR PENSUM:

El menú permite crear una oferta académica, seleccionando los subproyectos que
serán ofertados a los estudiantes durante el proceso de inscripción.

A continuación se muestra un ejemplo de esta opción:

Seleccionando la Sede, el Período y la Carrera (en este caso Especialización,

Maestría o Doctorado) se desplegará en la parte inferior de la pantalla un cuadro con el
Pensum Completo de la Carrera solicitada; al lado derecho de cada subproyecto podrá
observar las unidades crédito del mismo y un pequeño recuadro que es el indicará que
subproyecto es el que se esta ofertando. A continuación se muestra un ejemplo de esta
PULSE EL RECUADRO PARA
opción: CONFIRMAR LA OFERTA
SELECCIONADA

PULSE EL RECUADRO DEL

SUBPROYECTO QUE DESEE
OFERTAR

PULSE EL RECUADRO PARA

ENVIAR LA OFERTA
NOTA: de no presionar el recuadro “confirmar envío” no serán guardados los datos.
Luego de pulsar el botón enviar la oferta quedara cargada (pero no de manera oficial
ya que solo después de haber asignado la sección es que los usuarios podrán ver lo
ofertado); a partir de ese momento, se debe asignar Turno, Condición, Sección, Limite de
Cupos y Profesor a cada subproyecto. Para esto solo debe hacer click sobre el nombre del
subproyecto y aparecerá un recuadro como el que se muestra a continuación.

AL PRESIONAR AQUÍ
APARECERÁ EL SIGUIENTE
RECUADRO

En el campo Profesor debe ingresar solo el número de Cédula del Profesor que se
asignará; en caso de haber más de un Profesor dictando el mismo subproyecto se deben
separar los números de Cédula con un punto y coma (;), por ejemplo
16189652;15461360.

Después de llenar todos los campos que están en blanco y pulsar el botón enviar la
oferta será oficial y los usuarios podrán ver lo ofertado.

A continuación se muestra un ejemplo de un subproyecto ofertado:

PRESIONANDO ESTA FIGURA
PODRÁ ASINARLE EL
HORARIO A LA SECCIÓN (5)

ESTA FIGURA INDICA QUE AL

SUBPROYECTO NO SE LA HA PULSANDO AQUÍ PODRÁ
COMPARTIR LA SECCIÓN CON
ASIGNADO HORARIO (1) AL PRESIONAR
SOBRE ESTA FIGURA OTRA CARRERA (4)
AL PRESIONAR SOBRE ESTA PODRÁ MODIFICAR
FIGURA ELIMINARÁ EL LOS DATOS DE LA
REGISTRO (2) SECCIÓN (3)

(1)Cuando este presente ésta figura es porque al subproyecto que estamos ofertando
todavía no tiene horario asignado.
(2)Al presionar sobre esta figura se eliminarán todos los datos de la sección (el Turno, la
Condición, el Cupo y la Sección como tal).
(3) Al oprimir esta figura el sistema le brinda la oportunidad de editar o modificar uno o
todos los datos de la sección dependiendo de lo requerido.
(4)Pulsando aquí tiene la posibilidad de compartir una sección con cualquier otra
carrera, esto con el fin de optimizar el recurso físico y humano de la Universidad.
(5)Si hace click en esta figura tiene la opción de crear el horario del subproyecto. A
continuación se muestra un ejemplo de esta opción:

3.10 AULAS:

Permite administrar las aulas con los cuales se contará al momento de cargar la
Oferta Académica, por lo que se deben crear de acuerdo a la sede a la que hagan
referencia.

Al ingresar a esta opción aparecerá un recuadro donde debe seleccionar la sede a la

cual desee asignarle aula, lo que hará que se desplieguen automáticamente otros dos
campos en la parte posterior de la pantalla; dichos campos don los del el Código que se le
asignara al aula y la Definición o Nombre del aula. Aquí se muestra un ejemplo de esta
opción:

AL SELECCIONAR LA SEDE SE
DESPLEGARÁN
AUTOMATICÁMENTE OTROS
DOS CAMPOS

Solo debe seleccionar la sede, llenar los campos requeridos y pulsar el botón enviar;
si ya se han ingresado aulas en el ambiente que selecciono aparecerá un recuadro en la
parte posterior con el código, el nombre del aula y la acción por si desea borrar.

3.11 CONDICIÓN APROBADA:

Permite administrar las condiciones aprobatorias. Para ello selecciones la condición

que desea configurar como aprobatoria de la caja de selección. Las condiciones
aprobatorias se muestran en una tabla ubicada en la parte inferior. A continuación se
muestra un ejemplo de esta opción:

Si desea eliminar una condición, debe dar clic en la figura que se encuentra en el
campo Acción.

3.12 VICERRECTORADOS:

Permite administrar los Vicerrectorados, para ello debe llenar los campos solicitados
por el sistema, al pulsar el botón “Enviar” los datos quedarán guardados; tendrá la
posibilidad de editar o modificar presionando el nombre del Vicerrectorado creado.

A continuación se muestra un ejemplo de esta opción:

4. ESTUDIANTE:

Al dar click en la opción Estudiante, se despliega un submenú

como se muestra en la figura, con diez y seis opciones, las cuales se
describen a continuación:
4.1 CAMBIO DE PENSUM:

Permite procesar cambios de pensum de una carrera a otra en caso de ser

necesario, bien sea por estudiante (individualmente) o para toda una carrera al mismo
tiempo, esto con el fin de agilizar los procesos de equivalencias, cambios de denominación
de las Especializaciones, Maestrías o Doctorados o modificaciones completas de pensum.

Seleccionando la Sede, la Carrera Origen (la carrera donde que actualmente se

encuentra el estudiante), la Carrera Destino (la carrera hacia donde el estudiante
quiere cambiarse) y definiendo si quiere procesar el cambio para toda una carrera o a
un estudiante en especifico, habrá cambiado de pensum exitosamente.

4.2 INGRESAR ESTUDIANTE:

Con esta opción se solicita la información del estudiante a fin de crear o modificar su
registro en el sistema; además, se puede conocer el Número Total de estudiantes de
Postgrado, el Número de estudiantes por Especialización, Maestría o Doctorado, además de
ubicar a un estudiante usando la opción búsqueda de estudiante.

Para ingresar un nuevo estudiante al sistema, se requieren los siguientes datos :

- Cédula: Debe colocar la cédula del estudiante, solo números, sin colocarle puntos “.”; en
caso de no tener cédula, debe colocar el numero de pasaporte.
- Nacionalidad: Debe seleccionar la nacionalidad (Venezolano o Extranjero).
- Apellidos: debe colocar sus apellidos tal como aparecen en sus documentos de
identificación.
- Nombres: debe colocar sus nombres tal como aparecen en sus documentos de
identificación.
- Fecha de Nacimiento: Debe colocar su fecha de nacimiento de acuerdo al siguiente
formato: dd/mm/aaaa
- Fecha de Ingreso: Debe colocar su fecha de ingreso a la institución, de acuerdo al
siguiente formato: dd/mm/aaaa
– Sede: Debe seleccionar la Sede en la cual esta estudiando.

A continuación se presenta un ejemplo de esta opción:

Pulse Aquí para Pulse Aquí para ubicar

conocer el Número Pulse Aquí para a un Estudiante
Total de Estudiantes de conocer el Número de (Conocer que Carrera
la Universidad Estudiantes por cursa o en que Sede)
Carrera

Al presionar el botón Enviar, aparecerá un cuadro (como se muestra en la figura) con

los datos del estudiante:
 Pulse Aquí para
Ingresar la Carrera

Pulse Aquí para Eliminar el Registro del

Estudiante

En caso de que el estudiante ya este registrado al ingresar los datos del mismo y
presionar el botón “Enviar o Buscar”, aparecerá un cuadro (como se muestra en la figura)
con los datos del estudiante:

Si el usuario desea eliminar el registro del estudiante, debe dar click a la figura
que se encuentra en la columna Acción.

En caso de que el estudiante no se ha registrado, debe dar click en la opción Carrera

, que se encuentra en la columna Acción, se desplegara en la parte inferior un

recuadro donde el usuario podrá ingresar los datos de la carrera que cursa o cursará el
estudiante; los datos requeridos son:

•Carrera: Debe seleccionar la carrera que cursa el estudiante.

•Sede: Debe seleccionar la sede a la cual pertenece.
•Status: Debe seleccionar la condición actual del estudiante (Activo o Inactivo).
•Período de Ing: Debe seleccionar el período de ingreso a la carrera.
•Titulo de Tesis: en caso de ya tener un titulo de tesis colocarlo.
 A continuación se presenta un ejemplo de esta opción:

4.3 INGRESAR NOTAS:

AL PRESIONAR LA OPCIÓN INGRESAR

NOTAS EL SISTEMA HARÁ UN LLAMADO
AL SUBMENÚ NOTAS Y SE DESPLEGARAN
LAS OPCIONES DEL MISMO
4.4 PROCESAR INSCRIPCIÓN:

A través de esta opción el usuario podrá crear, modificar o eliminar la inscripción de

un estudiante.

4.4.1 Crear Inscripción: Para inscribir Subproyectos a un estudiante se deben seguir los
siguientes pasos:

1. Ingresar el número de cédula del estudiante en el campo de mismo nombre, sin

colocarle puntos “.”, como se muestra en la figura:

2. Al presionar sobre el botón “Enviar” aparecerá el siguiente formulario, con los datos del
estudiante:

3. Debe dar click en la figura que aparece en el campo Acción y aparecerá un

formulario como el que se observa a continuación:
4.5 ENVIAR FOTO:

A través de esta opción el usuario podrá registrar la foto del estudiante a fin de que
aparezca en su registro de inscripción, historial, situación académica y constancias.

Pulse Aquí para buscar el

Archivo donde se encuentra la
foto

Como hacer el envío de la foto, el nombre de la imagen debe ser el numero de tu

cédula y la extensión (jpg) el tamaño 90x100.

Para enviar la foto, debe dar click en el botón examinar (Browse...) y seleccionar la
foto, finalmente debe dar click en el botón Enviar para almacenar la foto.

4.6 NOTAS CERTIFICADAS:

Al ingresar a esta opción el usuario podrá ver e imprimir las notas certificadas de los
estudiantes en formato PDF; solo debe colocar la Cédula del Estudiante y presionar el botón
“Enviar” como se observa en la siguiente figura:

Aparecerá un cuadro con los datos personales del estudiante y otro con la
Especialización, Maestria o Doctorado que este cursando el mismo y dos opciones de Notas
Certificadas:
1)con las firmas del Jefe de ARSE y el Secretario General de la Universidad.
2)con las firmas de Jefe de ARSE, el Secretario General de la Universidad y del Rector de la
Universidad.
4.7 VER CLAVE:

A través de esta opción el usuario podrá Editar, Borrar, Cambiar o Desbloquear la

clave de un estudiante, solo debe ingresar el número de cédula del estudiante en el campo
de mismo nombre, sin colocarle puntos “.”, luego aparecerán los datos del estudiante. El
usuario debe dar click en la opción deseada que se encuentra en el campo Acción del
cuadro Datos Personales.

4.8 VER RECLAMO:

Esta opción permite a los usuarios revisar los reclamos hechos por los estudiantes y
profesores de la institución, al dar click en esta opción se mostrara la siguiente figura:

Al dar click
sobre las letras azules, se mostrará un cuadro indicándole que seleccione la sede de la cual
desea revisar los reclamos.

Al seleccionar la sede correspondiente, se mostrará un cuadro indicando la Fecha,

Motivo, Carrera, Datos Personales, Respuesta y Acción del Reclamo, como se muestra en la
figura:

Para eliminar un reclamo, debe dar click en la opción “Borrar”, que se encuentra en
el campo “Acción”.
Para leer el reclamo, debe dar click en la opción “Leer”, que se encuentra en el
campo “Acción”, luego aparecerá la siguiente figura:

Si el usuario desea responder el reclamo, debe dar click en la opción “Responder

Reclamo” que se encuentra en la parte superior del cuadro, de ser así, aparecerá la
siguiente figura:
 A través de esta opción se muestra el estatus de todos los reclamos que ha hecho
los estudiante y los profesores.

4.9 BUSCAR ESTUDIANTE:

Permite buscar estudiantes que se encuentren registrados en el sistema, bien sea

por cédula por apellidos o nombres. Si se desea hacer la búsqueda por apellidos o
nombres, se debe colocar el dato en la casilla con el mismo nombre y seleccionar en la
opción “Busca” por si es por palabras o comienzo, ej. Si esta seguro de que el apellido del
estudiantes Pérez, debe seleccionar la opción comienzo, ya que es el primer dato que esta
registrado, el sistema buscara todos aquellos estudiantes cuyo apellido inicie por Pérez. Si
no esta seguro, debe seleccionar la opción Palabras, y el sistema buscara todos aquellos
estudiantes cuyo primer o segundo apellido coincida con el buscado.
4.10 PROCESAR EQUIVALENCIA:

Esta opción permite procesar las equivalencias de un estudiante, al dar click en esta
opción se mostrará la siguiente figura:

Al ingresar la cédula del estudiante podrá ver los datos del mismo y la
Especialización, Maestría o Doctorado que cursa, además, de la opción “Procesar
Equivalencias”.

Al hacer click en esta opción se desplegará un cuadro con las campos necesarios
para procesar la equivalencia.
 Pasos para Procesar Equivalencias:

1. Seleccionar el Período Académico que se le asignará a las equivalencias.

2. Seleccionar las condición de la equivalencia.
3. Seleccionar las Especializaciones, Maestrías o Doctorados a la cual se le van a hacer
las equivalencias.

Al seleccionar lo requerido en cada campo y pulsar el botón “Enviar” las

equivalencias quedarán como se muestra a continuación:
4.12 MEJOR INDICE:

Esta opción permite visualizar los mejores indices de los estudiantes por doctorados,
maestrías y/o especializaciones; especificando el número de indices que se desea observar.
Al dar click en esta opción aparecerá el siguiente cuadro:

En el campo Carrera, se elige la Maestría, Doctorado y/o Especialización de la cual

se quiere visualizar el listado de mejores indices.
En el campo Status, se elige la condición del estudiante (Activo o Inactivo).
En el campo Cant., se escribe la cantidad de estudiantes que se desea visualizar.
Una vez completados los campos anteriores, se hace click en el botón Enviar, y en
la parte inferior se desplegará el listado con los indices superiores de la Maestría,
Doctorado o Especialización, como se detalla a continuación.
4.13CERTIFICAR NOTAS EST.

Se realiza a petición del estudiante después de recibir el título para la certificación

de sus notas. Como primer paso se ingresa el numero de cedula del estudiante
Una vez que se ha ingresado al estudiante, se hace click en la Maestría, Doctorado o

Especialización:

Pulse Aquí para Ver

las notas
Posteriormente, aparece una tabla que contiene los subproyectos cursados y su
respectiva nota, con una casilla de verificación para activar las notas de los subproyectos
que requieren de certificación y por último, se presiona el botón Enviar.

4.14VER DATOS PERSONALES.

Esta opción se utiliza para visualizar los datos de un estudiante de Maestría,

Doctorado y/o Especialización. Como primer paso se ingresa el número de cédula y se hace
click en el botón Enviar como se indica a continuación:

Ingrese el número de
cédula

Pulse Aquí para ver los

datos del estudiante

Luego aparece una tabla con los datos del estudiante:

 En el caso de que se quiera completar la información de uno o más campos, se hace
click en el botón Editar, y se podrá completar dicha información.

4.15EJECUTAR CAMBIOS.
Esta opción se utiliza para efectuar cambios en el status de la carrera del estudiante
de Maestría, Doctorado y/o Especialización.
Como primer paso se ingresa el número de cédula del estudiante:

Ingrese el número de
cédula

Pulse Aquí para ingresar

al registro del estudiante
 A continuación aparecerá un cuadro en donde se especifican los datos del
estudiante, así como la carrera que cursa; se hace click en la carrera para accesar a las
opciones de cambio de status.

Se abrirá un cuadro en donde se seleccionará la acción a ejecutar:

Pulse Aquí para

Seleccionar la acción

Se desplegará una lista de opciones en las cuales se tiene que seleccionar la que se
adapte a la necesidad.

✔Activar/Desactivar Carrera: En esta opción se activa o desactiva la carrera del

estudiante de Maestría, Especialización y/o Doctorado.
✔Cambio de Sede: Esta opción se utiliza cuando el estudiante requiere ser cambiado
para otra sede.
✔Cambio de turno: Esta opción se utiliza para hacer cambios en el turno de la
Maestría, Especialización y/o Doctorado de acuerdo a los turnos que se ofrezcan, los
cuales son Diurno, Nocturno y Fin de Semana (Viernes y Sábados).
✔Aplicar Retiro: Esta opción se utiliza para retirar parcial o temporalmente al
estudiante; alli se expecifica el periodo académico y el motivo del retiro (Insuficiente,
 Negado, Reprobado, Retiro de Subproyectos, Retiro Definitivo, Retiro Temporal).
✔Aplicar Reingreso: Esta opción se utiliza cuando el estudiante quiera reincorporarse a
la Carrera que estudia, en la cual se tiene que seleccionar el periodo académico en
que ingresará nuevamente.

Luego que se ha elegido cualquiera de las opciones anteriores, al final quedará una
tabla en donde se describe la nueva situación del estudiante, especificando la Carrera, la
modalidad, el Turno y la Sede donde estudia.

4.1PROCESAR ACTAS.
Se utiliza para evaluar de forma cualitativa al estudiante, en donde aparece un
histórico con todos y cada uno de los subproyectos cursados, especificando las unidades de
crédito cursadas, unidades de crédito aprobadas y las unidades de crédito reprobadas. Al
hacer click, se presentará el siguiente cuadro:

Ingrese el numero de
Cédula del Estudiante

Haga click aquí para

ingresar al Acta

Luego aparecerá el siguiente cuadro:

 Haga click aquí para ver Haga click aquí para
Historial de notas Imprimir el Histórico

Haga click aquí para

Ingresar Registro
Hal hacer click en el botón aparecerá una tabla con los datos del estudiante,
seguido de otra tabla titulada “Ingresar Acta”, en donde se tiene que especificar el
semestre, el semestre académico, la condición (Aprobado, Reprobado, Suficiente,
Insuficiente, Negado), y por ultimo, observaciones en caso de que las haya; Una vez
llenados estos campos, se hace click en el botón “Enviar”.

Llenar todos los campos y luego hacer click

aquí

5. GRADO:
 Al dar click en la opción Grado, se despliega un submenú como se muestra en
la figura, con veinte (20), las cuales se describen a continuación:

5.1 CREAR FECHA DE GRADO.

Esta opción le permite al usuario del sistema organizar la fecha del acto de grado; en
ella se podrá especificar aspectos como la fecha, la ciudad y el lugar donde se llevará a
cabo el acto de grado. Al hacer click en esta opción aparecerá el siguiente cuadro:

Llenar todos los campos y luego hacer click

aquí
Luego de llenados todos los campos se hace click en el botón Enviar y aparecerá
una tabla con la información detallada del acto de grado, como se ve a continuación:

5.2 INGRESAR REQUISITOS.

Esta opción se utiliza para solicitar los requisitos que necesita consignar el
estudiante de Maestría, Especialización y/o Doctorado, con fines de estar solvente para el
grado. Para ésto, el usuario debe ingresar el código, el nombre del requisito y pulsar el
botón Enviar como se observa a continuación:
 Ingrese el código del requisito
Ingrese el nombre del
requisito
Click aquí

Posteriormente apacererá una tabla contentiva de los requisitos asignados por el

usuario para ser consignados por los estudiantes, esta tabla contiene el código y el nombre
del requisito, así como también una columna denominada Acción para eliminar algún
requisito que ya no sea necesario.

5.3 INGRESAR CARRERA PARA GRADO.

Esta opción se utiliza para ingresar al sistema las carreras que van a llevar a cabo
actos de promoción. En ella, el usuario tiene que ingresar el código y el nombre de la
carrera a promocionarse, y hacer click en el botón enviar, como se observa a continuación.

Ingrese el código de la carrera

Ingrese el nombre del
requisito
Click aquí

Posteriormente aparecerá una tabla con la información de los diferentes programas

de Postgrado donde se encuentran ubicadas las carreras que serán objeto de promociones,
como se observa a continuación:

5.4 ASIGNAR FECHA DE GRADO.

En esta opción el usuario podrá asignar la fecha del grado según la carrera y la sede
donde se vaya a efectuar, asimismo, el usuario podrá reasignar la fecha en caso de que no
se efectúe para la fecha prevista. El usuario tendrá que seleccionar la fecha del grado,
escoger la sede, seleccionar la carrera y por último seleccionar la acción (Asignar o
Reasignar fecha segun sea el caso). Al darle click a esta opción aparecerá el siguiente
cuadro:
 Click aquí para Asignar Fecha

5.5 MODIFICAR FOLIO.

Esta opción se utiliza para modificar el folio de aquellos estudiantes que no han sido
ingresados en el sistema, ya que se han graduado en años anteriores a la implementacion
del mismo. Al hacer lici en esta opción aparecerá el siguiente cuadro:

Ingrese la Cédula aquí

En este cuadro, el usuario deberá ingresar la cédula de identidad del estudiante y

posteriormente asignarle un numero de folio.
Click aquí para Buscar

5.6 VALIDAR SOLICITUD.

Esta opción la utiliza el usuario para validar las solicitudes realizadas por los
estudiantes. En la misma, el usuario podrá desactivar tanto la solicitud como al estudiante,
según sea el caso. Al hacer click en esta opción, aparecerá el siguiente cuadro:

Seleccione la fecha de Grado

Ingrese la Cédula aquí
 Luego de hacer click en el botón Enviar, aparecerá una tabla, en la cual el usuario
tendrá que llenar los datos personales del estudiantes, así como los requisitos o
documentos a ser consignados por el mismo, y por
ultimo, se hace click en el botón Enviar de la Click aquí para Ingresar manera
que se muestra a continuación:

Click aquí para enviar la solicitud

5.7 REPORTE DE SOLICITUD.

En esta opción, el usuario podrá realizar reportes en pantalla o impresora, de las
solicitudes de grado realizadas por los estudiantes, los cuales estarán organizados por la
fecha que se le haya dado anteriormente (ver ítems 5.1 y 5.4). Al hacer click en esta
opción aparecerá el siguiente cuadro:

Click aquí para enviar el Reporte

Posteriormente aparecerá un cuadro, el cual mostrará la información solicitada por el

usuario, mediante un listado en el cual se especifica la fecha del grado, el lugar y los datos
de todos los estudiantes que hicieron la solicitud de grado, así como un botón con la
imagen de una impresora, si el usuario desea imprimir el listado.

5.8 CALCULAR INDICE A LOS SOLICITANTES.

En esta opción, el usuario podrá calcular el indice académico de los solicitantes de
grado. Al hacer click, aparecerá un cuadro en el que se tiene que seleccionar la Carrera
como se puede observar en la imagen a continuación:

Seleccione la Carrera aquí

Click aquí para enviar el Reporte

5.9 UBICACIÓN DE PROMOCIÓN.

Esta opción se utiliza para visualizar la posición que tendrá el estudiante en la
promoción. Se ingresa el número de cédula del estudiante y se hace click en el Botón
Enviar, y aparecerá los datos del graduando y la ubicación de la promoción.
 Ingrese el Número de Cédula

Click aquí para visualizar el lugar

de la promoción.

5.10 REPARTIR FOLIO.

En esta opción, el usuario podrá asignar el número de Folio a cada estudiante, de
acuerdo con la fecha de grado, la Sede y la Carrera de la Maestría, Especialización o
Doctorado. Al hacer click en esta opción, aparecerá el siguiente cuadro:

Click aquí para seleccionar fecha

Posteriormente aparecerá un cuadro con información de los estudiantes que han

realizado la solicitud de grado. En dicho cuadro, se especificarán los datos del estudiante,
la carrera que cursa, el índice académico y las unidades de crédito aprobadas, como
se observa a continuación: Click aquí para visualizar el lugar de la
promoción.

Información del último Folio Asignado

5.11 REPORTE DE ESTUDIANTES FOLIADOS.
En esta opción, el usuario podrá realizar reportes por pantalla o por impresora, del
listado de estudiantes que se encuentran foliados en el sistema. Al hacer click en esta
opción, aparecerá el siguiente cuadro:

5.12 IMPRIMIR ACTA DE ENTREGA.

Esta opción permite al usuario, imprimir actas de entrega de los documentos que
fueron consignados por el estudiante al momento de su inscripción. Al hacer click en esta
opción aparecerá el siguiente cuadro:

Seleccione la fecha de grado

Click aquí para visualizar el reporte

Luego de seleccionar la fecha de grado, la sede y la carrera, se hace click en el botón

enviar, y el cuadro se ampliará y ofrecerá una opción para imprimir la(s) acta(s)
correspondientes, la cual permitirá descargar un archivo que contiene las actas para ser
impresas como se observa a continuación:
 Seleccione la fecha de grado

Click aquí para visualizar el reporte

5.13 IMPRIMIR ACTA DE GRADO.

Esta opción permite al usuario, imprimir actas de Grado de los ducumentos que
fueron consignados por el estudiante al momento de su inscripción. En esta opción, el
usuario realizará los mismos pasos del ítem anterior (5.12 Imprimir Acta de Entrega), con la
salvedad de que las actas que se imprimirán, será las actas de grado de los estudiantes de
forma personalizada.

5.14 HISTÓRICO EN LOTES.

Esta opción le permite al usuario, imprimir el histórico de todos y cada uno de los
estudiantes que están en grado. Para eso, el usuario tendrá que seleccionar la Sede y la
Carrera y hacer click en el link Imprimir Reporte como se observa a continuación:

Click aquí para imprimir actas de entrega

5.15 SITUACIÓN EN LOTES.

Esta opción le muestra al usuario, todos y cada uno de los subproyectos con su
respectiva calificación ordenados de manera secuencial por los semestres cursados por el
estudiante, con la finalidad de ser impresos por lotes. Al hacer click en esta opción,
aparecerá el siguiente cuadro:
 Click aquí para imprimir Histórico

5.16 LISTADO PUBLICABLE.

En esta opción, el usuario podrá emitir reportes de todos los estudiantes que
realizaron la solicitud de grado, los cuales estarán ordenados por Carrera, y se
especificarán los datos del estudiante, así como el Status (unidades de crédito) y los
documentos pendientes. Al hacer click en esta opción, aparecerá el siguiente cuadro:

Click aquí para imprimir la Situacion Académica

6. PROFESOR:
Al dar click en la opción Profesor, se despliega un
submenú como se muestra en la figura, con tres (03), ítems, los
cuales se describen a continuación:

6.1 INGRESAR PROFESOR.

En esta opción, el usuario podrá ingresar a un profesor al sistema, para esto tendrá
que llenar una serie de datos para posteriormente ser cargados al sistema. También podrá
acceder a la base de datos para realizar consultas de los profesores de postgrado. Al hacer
click en esta opción aparecerá el siguiente cuadro:

Click aquí para imprimir el Listado.

 Ingrese Numero de Cedula y haga click aquí para buscar profesor

Click aquí para ingresar profesor

Click aquí para visualizar el
listado de los Profesores
6.2 VERIFICAR PROFESOR.
En esta opción, el usuario podrá verificar a los profesores del sistema, para esto
tendrá que seleccionar la sede y llenar una serie de datos tales como el periodo
académico, condición del profesor, opciones, y la carrera que imparte. Por último se hace
click en el botón Enviar para posteriormente ser cargados al sistema.

Click aquí para seleccionar la Sede

Posteriormente, el cuadro se ampliará y se tendrá que seleccionar las opciones como

se observa a continuación:

Click aquí para ver los Profesores

Luego aparecerá un cuadro, el cual contendrá la información de la Sede, así como el

código y el nombre de la carrera, la sección, y los datos del profesor a la cual está
asignada, además mostrará la cantidad de profesores que aún no tienen asignaturas
asignadas tal y como se muestra a continuación:
6.3 IMPRIMIR ACTAS.
En esta opción, el usuario podrá imprimir las actas de las notas del profesor, para
posteriormente, cumplir con los demás pasos administrativos. Al hacer click en esta opción,
aparecerá el siguiente cuadro:

Ingrese numero de Cédula del Profesor aquí

Posteriormente, aparecerá un cuadro con la información de los datos personales del

profesor, así como de la carga académica por periodo, tal y como se muestra a
continuación:
 Click aquí para imprimir acta

7. NOTAS:
Al dar click en la opción Grado, se despliega un submenú
como se muestra en la figura, con tres (03) ítems, los cuales se
describen a continuación:

7.1 INGRESAR NOTAS.

En esta opción, el usuario podrá ingresar las notas de los estudiantes al sistema, así
como también, realizar impresiones del histórico de dichas notas. Al hacer click en esta
opción aparecerá el siguiente cuadro:

Ingrese Num de Cédula del estudiante aquí

Haga click aquí para Ingresar Notas

Posteriormente, aparecerá un cuadro con los datos del estudiante y las opciones de
impresión y de ingreso de notas, tal y como se observa a continuación:

Click aquí para ver el historial de notas Click aquí para imprimir el histórico

Click aquí para ingresar registro de notas

Al hacer click en el ícono aparecerá un
cuadro con los datos del estudiante, y una serie de opciones que se deben llenar para
poder ingresar la nota en el sistema como se observa a continuación:

Click aquí para ingresar registro de notas

7.2 NOTAS POR LISTA.
En esta opción, el usuario podrá cargar las notas de subproyectos a la sección
completa, así como también podrá realizar impresiones del acta completa de notas por
subproyecto. Al hacer click en esta opción, aparecerá el siguiente cuadro:

Click aquí para selecionar la Sede.

Después, se selecciona el periodo:

Click aquí para selecionar el periodo académico

Y luego la carrera:

Click aquí para selecionar el periodo académico

Posteriormente, aparecerá una tabla con los datos de la carrera (código, nombre y
unidades de crédito) y del periodo académico, así como las opciones de cargar notas e
impresión, seguidas por la información de la Sección, la cantidad de cupos disponibles, la
condición y el turno como se observa a continuación:
 Click aquí para cargar notas Click aquí para imprimir acta
de notas

Al hacer click en el ícono aparecerá el acta de notas de la carrera

seleccionada, y se podrá cargar y/o modificar las notas de todos los estudiantes de la
sección como se observa en el siguiente cuadro:

Click aquí para cargar notas

7.3 INGRESAR NOTAS EN LOTE.
En esta opción, el usuario podrá cargar notas de estudiantes que no fueron cargadas
por el profesor en su debido momento. Se podrá cargar las notas de una sección entera por
subproyectos. Al hacer click en esta opción, aparecerá el siguiente cuadro:

Click aquí para seleccionar la carrera

Luego de seleccionada la carrera, el cuadro se ampliará como se observa a

continuación:

En el cuadro Datos para Ingresar la Nota, se debe seleccionar la Carrera, el

Semestre, el Subproyecto, el Semestre Académico en la que se cursó dicho subproyecto, y
la Condición, asi como también se debe ingresar manualmente la sección.

En el cuadro Ingresar Cédula y Notas, se podrán cargar las notas de todos los
estudiantes de la sección del subproyecto seleccionado anteriormente. El procedimiento
consiste en ingresar el número de cédula y luego la nota y hacer click en el botón Enviar.

8. USUARIO:
Al dar click en la opción Grado, se despliega un submenú
como se muestra en la figura, con un (01) ítem, el cual se
describe a continuación:

8.1 CAMBIAR CLAVE.

En esta única opción, el usuario podrá cambiar la clave de acceso al sistema, para
eso tendrá que ingresar su clave actual y luego ingresar la nueva clave, posteriormente al
hacer click en el botón Enviar, tal y como se observa a continuación:

9. ESTADISTICAS:
Al dar click en la opción Estadísticas, se despliega un submenú
como se muestra en la figura, con ocho (08) ítems, los cuales se
describen a continuación:
9.1 REPORTE (NUEVO).

Este reporte te muestra las personas censadas, previamente aperturado en el modulo

Abrir Preinscripciones en la Sección Administrador.

La oferta quedaria de esta manera:

10. CONTABLE:
Al dar click en la opción Contable, se despliega un submenú
como se muestra en la figura, con diecisiete (17) ítems, los cuales
se describen a continuación:

10.1 INGRESAR BANCOS.

En esta opción, el usuario podrá ingresar instituciones bancarias con las cuales
trabajará el sistema. Para esto, tendrá que el código del banco, el nombre y el estado
(activo o inactivo). Al hacer click en esta opción, aparecerá el siguiente cuadro:
10.2 INGRESAR CUENTAS BANCARIAS.
En esta opción, el usuario podrá agregar las cuentas bancarias de los bancos que
han sido agregados al sistemas con anticipación (véase Item 10.1). Al hacer click aparecerá
un cuadro, en el cual se llenará el código de la cuenta, el número de la cuenta, y se tendrá
que seleccionar el banco dentro de los bancos que ya han sido cargados previamente en el
sistema, por último, se le asigna la condición de la cuenta bancaria (si está activa o
inactiva) y se hace click en el botón Enviar, para agregar la cuenta bancaria. A
continuación se puede apreciar en el siguiente cuadro:

Ingrese Código de la Cuenta

Ingrese el Número de Cuenta

Click aquí para Ingresar la

cuenta.
Como información adicional acerca del sistema es necesario destacar que este fue
diseñado para centralizar la administración de postgrado, sin la necesidad de tener varios
sistemas en cada vicerrectorado, esto debido a los niveles de permisologías que se pueden
asignar a los usuarios, el diseño de la base de datos y la optimización del código del
sistema.

Al implementar este sistema se encontro la diversidad de trabajo entre cada

coordinación, donde podemos destacar como diferencia mas significativa que cada
coordinación a atendido estudiantes, con sus requerimientos concernientes a constancias
de estudio, pagos, etc. Sin embargo en el VPA la parte de control de estudio esta
concentrada totalmente por personal de ARSE, por lo que se recomienda que en pro de
generar un respuesta mas eficiente y estandarizar, que la coordinación de postgrado del
VPA administre la parte correspondiente a control de estudio.
La interacción de postgrado con ARSE debería ser en el envío de las notas en físico a
ARSE para archivo, así como en el proceso de grados, donde se esta instalando un modulo
similar al que tiene pregrado y que se ha discutido y optimizado con el personal
responsable de grados en ARSE. (anexo maual de Grados).

Jefe de la CTSI – UNELLEZ Secretaria Ejecutiva de Postgrado