6.

DISEÑO DE LA PROPUESTA

6.1. Objetivo General:

● Implementar una plataforma web de gestión de documentos, donde se

establezca el tratamiento adecuado de documentos alineados a todos los
procesos de la organización, que permita la correcta gestión de Seguridad y Salud
en el trabajo.

6.2. Objetivo Específicos:

● Realizar un diagnóstico documental que permita conocer la situación actual de la

empresa, analizando la información recolectada, para identificar sus factores
críticos y conocer el estado real de los documentos en marco a la normatividad
vigente para la gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.

● Automatizar el flujo del seguimiento de la gestión de las acciones correctivas

derivadas de las auditorias, investigación de accidentes e incidentes.

● Generar notificaciones que se envíen al correo electrónico de manera automática

y en tiempo real a las personas involucradas, para sus Exámenes médicos
periódicos.

6.3. Implantación técnica del proyecto

Este proyecto está desarrollado en base a el modelo del software ISOTOOLS. Esta
metodología se fundamenta en el uso de las mejores prácticas como el desarrollo
iterativo, el seguimiento a los requerimientos, además de destacar el uso de
arquitecturas que permiten la permanente y continua verificación del estatus de los
documentos y registros. A continuación, se describen las actividades realizadas en cada
una de las fases que hacen parte de la metodología.

a. FASE DE INICIO

En el desarrollo de fase de inicio se bosqueja el estado del sistema actual, debido a la

necesidad de conocer, entender su estructura y funcionamiento asumiendo los
objetivos. En consecuencia, se realiza una breve descripción del sistema que incluye la
interacción con los usuarios y revela la arquitectura sobre la cual se está trabajando el
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Igualmente se relaciona el
diagrama del sistema propuesto que está compuesto por las entradas que
corresponden a los nuevos o antiguos procesos de la organización que el usuario
consulta para su análisis y o mejora, los procesos de consulta de base de datos y las
 salidas compuestas por tablas que incluyen los resultados de las consultas.
Adicionalmente, se usan los diagramas y plantillas de casos de uso que servirán para la
descripción detallada del modelamiento de los requerimientos para el desarrollo de la
aplicación. A continuación, se realiza una breve descripción de los componentes
descritos

a.1. SISTEMA ACTUAL

En la actualidad las organizaciones manejan su sistema de gestión de Seguridad y Salud

en el Trabajo de forma manual, esta gestión comienza con la simple solicitud de

documentar los procesos, los cuales son creados en un sinnúmero de formatos y así
entregados a sus líderes de procesos, para hacer su revisión y asignar las mejoras de
estos para así almacenarlos en un repositorio el cual no tiene control de dicha
documentación existente.

a.2. SISTEMA PROPUESTO

Como solución a esta problemática se plantea este sistema, el cual consiste en la

asignación de la documentación a ciertos usuarios (documentadores), y con la
integración de los líderes de procesos, revisan los documentos, para así crear las
mejoras continuas y las tomas de decisiones en los servicios de la organización,
consecutivamente se tendrá un repositorio único el cual tendrá una único formato, para
poder gestionar informes y análisis de dichos procesos y poder retro alimentar a la
organización, enfocándose en el cumplimiento de los objetivos propuestos.
a.3. Gestor Documental

ISOTools facilita la gestión de la documentación.

Podemos gestionar archivos externos de tipo Office por ejemplo .doc, pdf, xls,
imágenes, entre otros.). Nos permite controlar accesos, gestionar el ciclo de vida
completo de los documentos, así como poder distribuir la información y asociarlos con
otros módulos como puede ser: objetivos, mapa de procesos, etc.

Permite definir permisos sobre el documento para los colaboradores (visualización,

descarga, impresión y distribución) así como compartir documentos de forma externa
mediante URL.

Guarda un log de las acciones por usuario según permisos.

a.4. Mejora Continua (No Conformidades)

Desde esta aplicación, los usuarios podrán gestionar el ciclo de vida de las No
conformidades detectadas en la organización, desde la creación, la clasificación, el
análisis, la gestión de Acciones Correctivas a la resolución y evaluación de eficacia.

Aplica para Solicitud/Oportunidades de Acciones de Mejora, Producto/Servicio No

Conforme y Hallazgos de Auditorías.

a.5. Incidentes y Accidentes de Trabajo

Permite el ciclo completo de un Accidente / Incidente, desde el registro, el Reporte

Inicial, la clasificación, la comunicación a las partes interesadas, la gestión de las
acciones inmediatas, la investigación del incidente, así como la apertura de planes de
acción correctiva.

Automáticamente permite obtener:

 Registro de Incidentes Peligrosos e Incidentes

 Registro de Accidentes de trabajo

a.6. Vigilancia de la Salud

 Permite planificar las actividades de vigilancia de la salud o inspecciones médicas, de
forma que podamos dejar planificada la actividad y registrar los resultados de si el
trabajador es apto para el puesto, no apto o tendrá restricciones, exámenes médicos
periódicos y equipos de protección específicos.

b. FASE DE ELABORACIÓN

Aquí se establece la solución técnica de este proyecto utilizando como descripción los
requerimientos, casos de uso y síntesis de arquitectura posible para responder la
viabilidad de las especificaciones que hacen parte del sistema propuesto.

b.1. REQUERIMIENTOS

Esta aplicación de gestor documental web que debe suplir los requerimientos mínimos
de un sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en la que, debe permitir la
creación, modificación y eliminación total de la documentación del sistema,
adicionalmente poder gestionar nuevas solicitudes y modificaciones respecto a
documentación y llevar la trazabilidad de los mismos.

Se presentan a continuación los requerimientos funcionales para el desarrollo del

módulo de gestión documentario:

Número Requerimiento Nombre Requerimiento Descripción

R01 Manejo de documentación Se debe poder adicionar,

del sistema de gestión de modificar y eliminar la
Seguridad y Salud en el documentación del sistema
Trabajo de gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo en la plataforma.

R02 Listados maestros Debe existir una opción donde se

puedan ver en lista los
documentos existentes en la
plataforma.

R03 Solicitud de documentos Aquí se podrá solicitar

documentos nuevos que ayuden
al mantenimiento de nuestro
sistema de gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo
 R04 Mapa de procesos Debe existir un módulo donde se
muestre el mapa de procesos de la
organización.

R05 Mejora continua Se debe poder gestionar el

seguimiento, análisis y mejora
del sistema de gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo

R06 Gestor de tareas Se debe poder agendar

tareas de mejoramiento
continuo en este módulo
cuando se revisen y se
actualicen los documentos
cuando sea necesarios y
aprobarlos nuevamente.

R07 Acceso a la plataforma El acceso a la plataforma a

a través del navegador de través de un navegador web.
internet

R08 Solicitud de documentos Se debe permitir adicionar,

modificar e inactivar usuarios con
los respectivos permisos en la
plataforma.

R09 Administración de tablas Permitir que se puedan adicionar,

básicas modificar y ocultar registros de
las listas predeterminadas para
el manejo dentro de la plataforma.

R10 Notificación de tareas al Cada vez que se cree o se

correo electrónico. programe una tarea en la
plataforma se debe enviar una
notificación al correo del
responsable.

b.2. Equipo de Trabajo

Para la ejecución del proyecto ISOTools dispone de un equipo compuesto de grandes

profesionales multidisciplinarios, cada uno cumpliendo sus roles de acuerdo a su
experiencia, bajo este enfoque es que presentamos la siguiente estructura sólida de
Equipo de Trabajo que realizara la implementación del proyecto:
 Perfil Funciones

 Análisis y definición de los objetivos del proyecto.

 Planificación de recursos y plazos para el desarrollo de las

distintas
funcionalidades.
Director del
 Coordinación de recursos del proyecto, realizando labores de
Proyecto
interlocución con los distintos departamentos implicados.

 Identificación de necesidades. Propuesta de soluciones.

 Seguimiento y control del proyecto, garantizando plazos de

ejecución y coste del proyecto.
Jefe de Proyecto  Apoyo en la asignación de recursos

 Seguimiento y aseguramiento de estándares de calidad.

 Almacenamiento y respaldo de información.

  Monitoreo para la detección de posibles nichos que ayuden a
hacer más eficiente la operación de la empresa a través de
análisis y métricas de productividad.

 Mentoring y coaching sobre administradores de proyecto.

 Análisis de la documentación

 Planteamiento de mejoras a la estructura de datos

 Parametrización de la herramienta
Consultor
 Formación al personal usuario administrador y no administrador
de la herramienta.

 Resolver dudas sobre funcionalidades

 Validación de los distintos entregables

 Establecer un marco aceptable para la instalación

 Solucionar problemas en instalación de elementos

Técnico
 Solventar ajustes y bugs de la herramienta

 Resolver dudas en el mantenimiento técnico

Soporte  Gestión y resolución de dudas y consultas

b.3. Carta Gantt

En el presente plan de trabajo se describe la planificación y programación de las

actividades de este proyecto para la implantación de la Plataforma web de manera
detallada.

El objetivo es delimitar el conjunto de requisitos y actividades que permitirán a los

usuarios principales hacer uso de la plataforma para cubrir las necesidades. De esta
forma, el proyecto requiere una serie de compromisos por todas las partes implicadas
con el fin de una correcta instalación y puesta en marcha.

b.4. Planificación del Proyecto

 Reunión Inicial de Coordinación En esta fase se identifican las necesidades logísticas, se
definen responsables de cada rol y se formalizan los procesos principales de gestión en
un entregable del proyecto. El objetivo principal es organizar el inicio del proyecto y
definir el plan de trabajo detallado que deberá ser aprobado por la Alta Dirección.
Sobre la Revisión del Plan de Trabajo: ambas partes acordarán un calendario de trabajo
y las actividades definidas en el proyecto. Se comprometerán en el cumplimiento de los
plazos y se establecerán los accesos a la información necesaria para poder llevar a cabo
el desarrollo de la plataforma. Adicionalmente se acordarán los medios de coordinación
remota, los cuales normalmente son correos electrónicos, telefónicos o mensajería.

Entregables de la fase Contenido General

Plan de Proyecto  Plan de Proyecto

Acta de Inicio del Proyecto  Acta de Inicio

b.5. Inicio y Análisis de la Situación Actual – Toma de Requerimientos

Durante el análisis se realizan reuniones con el usuario de cada proceso, con el

propósito de obtener una visión real de los objetivos, principales funcionalidades y
flujos de información que se gestionan dentro de éste.

Entregables de la fase Contenido General

Informe de especificación de  Alcance del proyecto.

Requerimientos  Requerimiento para la parametrización

Carta Gantt  Acta de aceptación funcional firmada

por jefe de proyecto.

b.6. Parametrización del Sistema

Esta etapa consiste en la parametrización para dar cumplimiento a los requisitos

establecidos en estas bases. Este tiene como elementos:

- Entradas: Documentación del modelo de gestión del cliente y análisis de la situación

actual.
 - Salidas: Herramienta ISOTools parametrizadas a las necesidades de la metodología.

El resultado de esta fase del proyecto se plasmará en los entregables respectivos

considerando lo especificado y las necesidades para su correspondiente revisión y
validación.

Entregables de la fase Contenido General

Herramienta ISOTools parametrizada  Plataforma parametrizada en base a los

requisitos.
 Plan de pruebas funcional
 Acta de aceptación funcional firmada
por jefe de proyecto.

6.4. Presupuesto de ejecución.

La viabilidad de la ejecución del proyecto dependerá de costo que el implementarla conlleve,

es por eso que usando el Proyect en la fase de asignación de recursos se consideraron cuáles
serían dichos recursos y el costo que implica que los recursos participen durante toda la
ejecución del proyecto.

a.1. Costos de implementación por etapas

N° Tarea Costo total

Proyecto Implementación

Planificación del sistema de implementación de la

1.1 5,400.00 USD
plataforma para la administración del SGSST

Capacitación en la implementación de la plataforma

1.2 400.00 USD
ISOTools

1.3 Costo de membresía Mensual 600.00 USD

TOTAL 6,400.00 USD

Elaboración: propia