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Manual de Usuario
Sistema Balanced ScoreCard
Subsecretaria de Desarrollo Regional y
AdministrativoManual de Usuario
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Subsecretaria de Desarrollo Regional y
Administrativo

Manual de Usuario
Sistema de Gestión de Calidad QSM
Fondo de Solidaridad e Inversión
Social

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Tabla de Contenido

l. Introducción al Software QSM .......................................................................................... 4

II. Funcionalidades de la Pantalla Principal ..................................................................... 5

lll. Ingreso Restringido al Software QSM ............................................................................. 8

IV. Funcionalidades para el Usuario ................................................................................... 9

A) MÓDULO PROCESOS ..................................................................................................... 9

Mapa de Procesos .......................................................................................................... 9

B) MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTO ..................................................... 11

Consulta Documentos.................................................................................................. 12

Listado Maestro de Documentos Externos del SGC. ........................................... 12

C) MÓDULO CONTROL DE REGISTROS. ........................................................................ 13

Listado Control de Registros por Áreas. ................................................................... 13

D) MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SOLICITUDES DE MODIFICACIÓN DE

DOCUMENTOS..................................................................................................................... 14

Solicitud de Modificación de Documentos ........................................................... 15

E) MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE NO CONFORMIDADES ..................................... 16

Emitir Reporte de NC. ................................................................................................... 16

Responder No Conformidad. ..................................................................................... 17

Seguimiento No Conformidad ................................................................................... 19

F) MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE OBSERVACIONES ............................................... 22

G) MÓDULO AUDITORÍAS ................................................................................................. 22

Administración Auditoría ............................................................................................. 22

H) MÓDULO ADMINISTRACIÓN PROGRAMA ANUAL DE REVISIÓN POR LA

DIRECCIÓN RPD.................................................................................................................. 27

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Programa Anual RPD .................................................................................................... 27

Adm. Programa Anual RPD......................................................................................... 27

Vista de las No Conformidades ................................................................................. 29

I) MÓDULO USUARIOS ....................................................................................................... 31

Cambiar Contraseña .................................................................................................... 31

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Manual de Usuario Software QSM

l. Introducción al Software QSM

El Software QSM, es una herramienta diseñada para la administración y gestión

del Sistema de Gestión de la Calidad del Fondo de Solidaridad e Inversión
Social e Identificación. Cuenta con diferentes perfiles de usuario, los cuales
poseen distintas opciones para interactuar con el Software QSM.
Esta herramienta, está disponible vía web a través de la dirección electrónica
Este sitio, posee una pantalla principal a la cual pueden acceder todos los
funcionarios(as) de la Institución, y una pantalla restringida, cuyo acceso es
controlado con la finalidad de resguardar y proteger la información que allí se
contiene.

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II. Funcionalidades de la Pantalla Principal

La pantalla principal del Software QSM permite a los funcionarios(as), tener acceso
entre otras cosas a:

1. Política de la Calidad: A través de este botón, los funcionarios(as) podrán visualizar el

texto de la Política vigente y además podrán descargar el archivo electrónico
correspondiente si lo estimaran necesario.

2. Misión: A través de este botón, los funcionarios(as) podrán visualizar el texto de la

Misión del Servicio y sus Objetivos Estratégicos.

3. Visión: A través de este botón, los funcionarios(as) podrán visualizar el texto de la

Visión del Servicio.

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4. Manual de la Calidad: A través de este botón, los funcionarios podrán visualizar,

imprimir y/o guardar el archivo correspondiente a este documento.
NOTA: Es importante recordar que sin perjuicio de que se pueda imprimir o guardar un
documento, estos tienen característica de “No Controlados”, por lo cual para acceder
a la versión vigente de un documento del SGC, siempre los funcionarios(as) deben
dirigirse al Software QSM.

5. Estructura SGC: A través de este botón, los funcionarios podrán visualizar la estructura
funcional que fue creada por el Servicio para la administración del
Sistema de Gestión de la Calidad.

6. Listado Maestro de Documentos del SGC: A través de este botón, los funcionarios(as)
podrán visualizar y/o imprimir, un listado de todos los documentos vigentes del SGC.

7. Listado Maestro de Documentos Externos del SGC: A través de este botón, los
funcionarios(as) podrán visualizar y/o imprimir, una lista de todos los
documentos que tienen un origen externo al Servicio, pero que entregan directrices
para el accionar del Sistema de Gestión de la Calidad en forma transversal.

8. Mapa de Procesos: A través de este botón, los funcionarios(as) podrán acceder a

una grafica que representa los distintos procesos que forman parte del Sistema de
Gestión de la Calidad y su interacción. Esta gráfica permite acceder tanto a los Mapas
Específicos de cada proceso, como a la documentación asociada a ellos en forma
interactiva. (Procedimientos, instrucciones de trabajo u otros documentos)

9. Solicitud Modificación Documentos: A través de este botón, cualquier funcionario(a),

podrá solicitar formalmente a alguna de las áreas que forman parte del SGC, que
modifiquen sus documentos, ya sea porque tienen un error
o porque es posible efectuar mejoras en él. En la parte derecha de la pantalla
principal, los funcionarios también podrán informarse respecto a las últimas
publicaciones de documentos, así como las noticias del SGC, los cuales visualizara en
movimiento. En caso que desee ver el detalle de los mismos, debe pinchar en la
opción “Ver Más”, como se muestra en la siguiente figura:

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También en esta pantalla principal, los funcionarios(as) podrán visualizar los siguientes
registros transversales del SGC:

 Programa Anual de Auditorías de la Calidad y Seguimientos

 Programa Anual de Reuniones de Revisión por la Dirección
 Programa de Capacitación del SGC.

Además, podrán acceder al módulo “Contáctenos”, a través de la cual podrán

interactuar con las áreas que forman parte del SGC realizando distintos tipos de
contactos, tales como: Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones. También los
funcionarios podrán efectuar consultas respecto al funcionamiento del SGC, las cuales
serán automáticamente derivadas a la Unidad de Gestión de la Calidad a través del
correo electrónico calidad@fosis.gob.cl.

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lll.- Ingreso Restringido al Software QSM

Para ingresar al Software QSM y acceder a aquellos contenidos que están protegidos,
los funcionarios(as) deben contar con un nombre de usuario y una
clave de acceso la cual deben solicitar a la Unidad de Gestión de la Calidad al mail
calidad@fosis.gob.cl enviando los siguientes datos:

 Nombre Completo
 Área o Dirección Regional de dependencia
 RUN
 Correo electrónico institucional

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IV. Funcionalidades para el Usuario

A) MÓDULO PROCESOS

Mapa de Procesos: al pinchar en el botón “Mapa de Procesos”, el

Administrador podrá acceder a una grafica con los distintos procesos del SGC, donde
al pinchar sobre uno de ellos podrá acceder a la documentación relacionada con el
proceso seleccionado como se muestra a continuación:

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Al seleccionar uno de los Procesos Principales que conforman el Mapa, aparecerá en

primera instancia el Mapa Específico de cada proceso el cual es interactivo, como
aparece a continuación

Al seleccionar unos de estos subprocesos, se puede acceder directamente a todos los

documentos que se encuentran asociados a este.

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Se nos despliega la siguiente imagen

B) MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTO

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Consulta Documentos.

Este módulo permite a los usuarios efectuar búsquedas más específicas de

documentos, ya sea por área responsable, como por tipo de documento, según se
muestra en la siguiente figura:

Una vez seleccionado el criterio de búsqueda, podrá visualizar todos los documentos
asociados a la búsqueda. Para imprimir el listado de documentos seleccionados, se
debe seleccionar el botón “Vista Previa”

Listado Maestro de Documentos Externos del SGC.

Este módulo permite al Gestor de proceso visualizar el listado de Control de

Documentos externos al Sistema de Gestión de Calidad para su visualización, se debe
presionar en el vínculo que se muestra a continuación

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C) MÓDULO CONTROL DE REGISTROS.

A través de este módulo cualquier usuario registrado podrá visualizar el Listado de

Control de Registros de cada una de las áreas que forman parte del SGC.
Adicionalmente, con los perfiles de Administrador, Responsable de Área o Encargado
Documental, podrá efectuar modificaciones a estas tablas de control.

Listado Control de Registros por Áreas.

A través de este módulo es posible visualizar las tablas de control de registros de un

área específica, además de podar buscar los registros asociados a un documento
específico, como se muestra en la siguiente figura:

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Para ver las Tablas de Control de Registros se debe seleccionar en orden: área
asociada, tipo de documento y el nombre del documento.
También a través de este módulo, se pueden ver, guardar o imprimir los formatos que
estén disponibles para la confección de los registros aquí señalados, para lo cual
deberán seleccionar el icono del disquete.

D) MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SOLICITUDES DE

MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

A través de este módulo, cualquier funcionario podrá efectuar Solicitudes de

Modificación de Documentos a las áreas que forman parte del SGC. Asimismo, los
Responsables de Área podrán responder aquellas solicitudes que le sean enviadas.

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Solicitud de Modificación de Documentos.

A través de este módulo, se podrán enviar las Solicitudes de Modificación de

Documentos que se estimen convenientes. Para estos efectos se debe completar el
siguiente formulario:

Después de completar el formulario debe presionar el botón “Grabar”. Una vez

finalizada la emisión de la solicitud y estimar que no efectuara modificaciones
posteriores debe presionar el botón “Finalizar”.

Una vez terminada la operación, el Software QSM automáticamente le enviará un

correo electrónico al Responsable del Área a la cual pertenece el documento,
informándole que tiene una Solicitud pendiente de revisar.

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E) MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE NO CONFORMIDADES.

El Administrador no opera directamente esta funcionalidad pues le corresponde a los

Responsables de las Áreas y Auditores de Calidad. Este módulo sólo será utilizado por
el Administrador, cuando sea necesario ingresar al Software QSM los Reportes de No
Conformidades emitidos por las Empresas Certificadoras o cuando sea necesario
anular un Reporte de NC ya emitido.

Emitir Reporte de NC.

A través de esta opción tanto los Gestores de Procesos como los Auditores de Calidad
podrán emitir un Reporte de No Conformidad. Al seleccionar esta opción se
desplegará el formulario respectivo donde se deben completar los siguientes datos:
Área asociada a la NC, Origen de la NC y trazabilidad de la NC, descripción de la NC
y descripción del Hallazgo.

La parte más importante del formulario, son los datos relativos a la “Descripción del
hallazgo” el cual se podrá sustentar a través de la opción “Adjuntar Archivo”. Para
adjuntar un archivo primero es necesario presionar el botón “Guardar”. Una vez que se
ha completado el formulario se selecciona la opción “Enviar”.

Una vez que la No Conformidad es enviada, el Software QSM automáticamente

enviará un correo electrónico al Responsable del Área asociada a la No Conformidad,
indicándole que este debe ser revisado en el módulo “Responder NC”, para
posteriormente aceptarla o rechazarla a partir de su fecha de emisión, en el plazo que
sea definido por el Sistema de Gestión de la Calidad.

Los Reportes de No Conformidades que se deriven de la aceptación de Reclamos o

de Auditorías Externas, no podrán ser rechazados.

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Responder No Conformidad.

Esta opción permite al Responsable de Área, visualizar todas la No Conformidades que

se han emitido a su área, su estado, fechas de emisión, implementación, seguimientos,
etc. Para responder la No Conformidad debe seleccionar el “Código” respectivo, tal
como se muestra en la figura:

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El Responsable de Área, debe realizar el Análisis de la causa de la No-conformidad.

Dependiendo del resultado del análisis, debe indicar si Acepta o Rechaza la no
conformidad.

El Software QSM automáticamente enviará un correo electrónico al emisor de la NC

indicando su decisión. En el caso de Rechazar la No-conformidad, podrá además
adjuntar algún documento que justifique su decisión. No podrá rechazar NC derivadas
de Reclamos de clientes o emitidas por Auditores de Certificación.

En el caso de Aceptar la NC, debe indicar cuál es la Acción Inmediata que se tomará
para minimizar el efecto de la NC, indicando al Responsable y su fecha de
implementación. Lo mismo se debe hacer con la Acción Correctiva, en ambos casos
se pueden adjuntar documentos, para lo cual debe presionar primero “Guardar” y
luego el botón “Adjuntar”.

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Seguimiento No Conformidad.

Esta opción es de uso exclusivo del Perfil Auditor de Calidad. Aquí podrá visualizar
todas la No Conformidades que se han emitido. Podrá ver cuáles de éstas ya cuentan
con seguimiento o aquellas que le han sido asignadas para efectuar el seguimiento
correspondiente.

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Para iniciar el seguimiento de la no conformidad, debe seleccionar el “Código” de la

misma como se muestra en la figura, dónde se desplegará el Reporte de NC con todos
los datos respectivos.

El Auditor en base a la evidencia que haya recopilado en terreno, debe evaluar si la

acción inmediata y la acción correctiva comprometidas por los Responsables de
Área:

- Ha sido implementada en la forma comprometida

- Ha sido implementada en los plazos comprometidos

- Ataca directamente la causa de la no conformidad

Su decisión debe plasmarla en el formulario respectivo, indicando en el caso de la

“Acción Inmediata” si está implementada o pendiente y en el caso de la “Acción
Correctiva” si está abierta o cerrada. La Acción Correctiva no podrá cerrarse cuando
la acción Inmediata no haya sido correctamente implementada.

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El auditor podrá adjuntar archivos que sustenten el seguimiento efectuado y sus

resultados, para lo cual debe seleccionar la opción “Guardar” y luego “Adjuntar”. Una
vez realizado el Seguimiento y seleccionado el botón “Enviar”, el Software QSM
enviará un correo electrónico al Responsable del Área asociada a la NC, señalando el
resultado del mismo, el cual podrá visualizar además seleccionado el módulo
“Responder NC”.

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F) MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE OBSERVACIONES

Este módulo y su aplicación, es similar a la dinámica que se utiliza para emitir,

responder y anular una No Conformidad. La diferencia la constituye el “Seguimiento
de Observaciones”, pues este rol lo debe realizar el Responsable del Área a la cual se
asocia la Observación, ya que la implementación de Acciones Inmediatas y
Preventivas que correspondan debe ser asignada a un funcionario distinto de quien
efectúa el seguimiento correspondiente.

G) MÓDULO AUDITORÍAS

Administración Auditoria

A través de este módulo, el Administrador tiene la posibilidad de agregar nuevas

auditorias o seguimientos, pudiendo además modificarlos o eliminarlos. Además tendrá
la posibilidad de adjuntar los respectivos registros que se deriven de la ejecución de
una Auditoría o un Seguimiento.

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Si desea agregar o crear una nueva Auditoría o Seguimiento, se debe seleccionar el

botón “Nuevo”, dónde se desplegará el formulario a completar.

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Se debe seleccionar el tipo de actividad (ya sea Auditoria Interna, Externa), el Área
Seleccionada, luego se presiona el botón agregar. Luego se ingresa el objetivo de la
Auditoria, el alcance que son los procesos a ser auditados, y por último la fecha de
inicio y de término de la Auditoría.
Al terminar este proceso, se debe presionar el botón GRABAR.
A continuación se deben agregar los procesos a ser auditados, el área
correspondiente y el equipo Auditor designado.
Al presionar el icono “Agregar proceso”, se desplegará el Listado de procesos de
Calidad, los cuales debe seleccionar, indicando los procesos intervenidos. A
continuación se deben seleccionar el icono de “Agregar Áreas”, indicando las áreas
intervenidas, por último se ingresa el equipo auditor presionando el botón “Agregar”.
Luego de haber ingresado a todo el Equipo Auditor, se debe presionar el botón
“Enviar” con lo que la Auditoria o el seguimiento quedaran ingresados al Programa
Anual.

Si se requiere modificar un dato de alguna Auditoría o Seguimiento ingresado al

Programa Anual, se debe seleccionar el “Código” respectivo. Aquí se desplegará una
ventana dónde se podrán modificar los datos requeridos. Después de realizar los
cambios, se debe apretar el botón “Grabar”.

Para agregar los “Hallazgos” de la respectiva Auditoría o Seguimiento, se debe hacer

clic en “Agregar Hallazgo” en el icono y se abrirá la siguiente pantalla

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Para ingresar los hallazgos encontrados ya sea No Conformidad u Observaciones u

Oportunidad de mejoras, se debe presionar el icono . Al presionar este botón nos

llevara a la pantalla de Emitir no Conformidad o Emitir Observación u Oportunidad de
Mejora, explicados anteriormente.

Una vez ingresados los hallazgos, presionamos el icono que se nos muestra a
continuación

Al seleccionar esta opción se nos desplegará la siguiente imagen

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Los datos a completar de libre texto son:

- Comentarios al proceso de Auditoría.

- Conclusión Auditoría

Al finalizar se debe presionar el botón guardar, para seleccionar a las personas

entrevistadas en el informe de Auditoria. Para seleccionar a las personas entrevistadas

se debe presionar el botón

Una vez realizada esta operación, se nos desplegara un menú para seleccionar las
personas entrevistadas, seleccionándolas con el Check Box que se encuentra al
costado derecho como se muestra en la siguiente imagen

Se menciona además que se pueden filtrar las personas entrevistadas por región. Una
vez finalizado este proceso, se cierra la ventana para poder visualizar el informe de
auditoría..

Para visualizar el Acta Preliminar del informe de Auditoría se debe presionar el botón

Para imprimir el Programa debe presionar el botón “EXPORTAR”, y luego imprimir. El

Administrador podrá enviar un correo electrónico a cada uno de los usuarios
registrados en el Software QSM informando que se ha actualizado el Programa,
seleccionando el botón “Enviar Mail”.

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H) MÓDULO ADMINISTRACIÓN PROGRAMA ANUAL DE

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN RPD
Este módulo, permite al Administrador programar las Reuniones de Revisión por la
Dirección, indicando la fecha de ejecución, los participantes obligatorios e invitados,
así como la fecha de aprobación del Acta y los registros asociados a la reunión, tales
como: Informe del Estado del SGC, Presentación PPT, Acta de Reunión y Plan de
Acción para la Mejora del SGC.

Programa Anual RPD

Esta opción le permite tanto al Administrador como al Responsable de Área ver la
programación de las reuniones de Revisión por la Dirección, visualizar los registros
asociados e imprimir la programación.

Adm. Programa Anual RPD

A través de esta opción, el Administrador puede agregar, modificar o eliminar una
reunión de Revisión por la Dirección. Además puede subir los registros que se elaboren
a propósito de la ejecución de estas reuniones. A su vez también puede ingresar los
distintos tipos de acuerdos que se generen en esta acta con su responsable
correspondiente

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Los datos que se deben colocar son:

- Tipo
- Temario del Acta
- Fecha de Ejecución del Acta
- Participantes Permanentes
- Participantes Invitados

Una vez ingresados los datos en dicha acata, se deben Grabar, para poder ingresar
posteriormente los acuerdos.

Al seleccionar esta opción, se nos desplegara la siguiente imagen

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Se debe completar la siguiente información:

- Título del acuerdo

- Responsable de Acuerdo
- Correo de responsable del acuerdo
- El detalle del acuerdo
- Estado del acuerdo
- Fecha de inicio del acuerdo
- Fecha de término del acuerdo
- Fecha de revisión del acuerdo

Vista de las No Conformidades

A través de este módulo, el Administrador podrá visualizar todos los Reportes de No
Conformidad emitidos a las áreas del SGC, pudiendo filtrarlos por área y por estado.

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Vista de las Observaciones

A través de este módulo, el Administrador podrá visualizar todos los Reportes de
Observación emitidos a las áreas del SGC, pudiendo filtrarlos por área y por estado.

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I) MODULO USUARIOS

Cambiar Contraseña
A través de este módulo, cualquier usuario registrado, podrá acceder a cambiar su
contraseña o clave de acceso, modificando los datos solicitados por la aplicación
para estos efectos como se muestra en la siguiente figura.
Una vez realizados los cambios, presione “Enviar” para hacer efectivos los cambios.

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